Como se realiza un diagnstico para implementar un Sistema de

Gestin de la Calidad.

Todas las empresas cuando se crean poseen un Sistema de gestin, ya sea naturales o informales,
poco a poco van definiendo sus procesos, a la vez que se auto organizan y definen como van a
producir y servir al cliente, entonces en algn momento dado empiezan a definir objetivos y tomar
decisiones estratgicas, una de ellas puede ser implementar un sistema de gestin de calidad.

De entrada un diagnstico es un anlisis que se realiza para determinar la diferencia entre el sistema
de gestin natural que actualmente tiene la empresa y un sistema de gestin de calidad apto para
certificacin bajo la norma ISO 9001.

Iniciar un proyecto de implementacin con un diagnostico supone muchas ventajas sobre no hacerlo
como son las siguientes:

Si eres consultor externo, es la primera entrada para demostrar tu talento

De ser interno, es tu primera paso para refrendar la confianza que se te dio
Detectas los obstculos que no solo dificultan una implementacin, impiden otros
resultados deseados.
Adquieres un conocimiento detallado del know how del personal y su nivel de formacin
Puedes determinar la habilidad interna que se tiene para documentar y registrar
Determinas cual es la cultura interna respecto a los problemas y como los resuelven
Es un vistazo profundo a los procesos y el alcance del sistema que vas a implementar
Con los resultados estableces actividades, prioridades y tiempos; vital para un proyecto
Puedes detectar los riesgos de implementacin y hacer planes para mitigarlos
Es tu primer paso para establecer vnculos de confianza con el personal clave

En resumen, un diagnstico permite detectar oportunidades de mejora, fortalezas y debilidades con

el objeto de disear un plan de implementacin de un sistema que realmente mejore el desempeo
global de la empresa. Es un paso imprescindible en tu proyecto.

El proceso de diagnstico para implementar ISO 9001

Ahora veamos de manera sencilla el proceso para realizar un diagnstico que te permita hacer un
buen plan de implementacin:
Inicio del diagnstico de implementacin del SGC

Para iniciar un diagnstico se requiere el apoyo total de la direccin, al momento el representante

de la direccin y lder del proyecto ya deben de haber sido designados.

Los requisitos internos tambin deben estar claros; tiempos, personas implicadas, a quien se
contactar, protocolos y medidas de seguridad en reas de operacin, tipo de informes y resultados
esperados son parte de los requisitos.

Aunque el objetivo primordial es detectar la diferencia entre el estado actual de la empresa con
respecto a los requisitos de la norma ISO que aplique, tambin es oportuno sealar otros obstculos
relacionados y que estn impidiendo el logro de objetivos empresariales, esto indudablemente
aporta valor.

Buenas prcticas dentro de este diagnstico:

Nombrar al representante de la direccin de manera formal
Comunicar de manera directa y positiva al personal la iniciacin del diagnostico
Tener charlas con los directivos con el fin de clarificar los objetivos a lograr
Planificacin del diagnstico
Lo primero es organizar al personal, bien se puede integrar un equipo interno de diagnstico
dirigidos por un consultor externo o por alguien interno capacitado.

Lo siguiente es determinar Quin es el lder de cada proceso?, su nombre, datos de contacto y

ubicacin, sus horas disponibles Forma una lista de contactos internos!

Un plan de diagnstico consiste en hacer una pequea tabla sencilla que conteste A quin?, Qu
puntos de diagnstico trataremos?, Dnde?, Cunto tiempo?, Qu informacin previa se
requiere?

Conforme a la norma, determina que informacin previa necesitas en cada etapa del diagnstico:
productos y servicios de la empresa, expedientes de los empleados, diagramas de los procesos,
relacin de proveedores, otras certificaciones, etc.

Buenas prcticas para la planificacin del diagnostico

Equipos mnimos de 3 personas

Realizar el plan y hay que apegarse a l, tenerlo permitir ajustar cualquier cambio

Definir las herramientas, cuestionarios, formatos de entrevistas y grficos.

Hay que realizar una lista de informacin previa requerida y comunicarla oportunamente

Ejecucin
En el paso anterior se realiz un plan que debe ponerse en marcha, hay que presentar el plan de
diagnstico al personal que estar involucrado, esto servir para confirmar el momento en que
participaran y su disponibilidad, se puede hacer preferiblemente en una reunin o por medio digital.

Se debe seguir un protocolo tipo auditoria, llevando el cuestionario de diagnstico y anotando todos
los hallazgos detectados, se debe insistir en que el diagnstico es algo positivo y motivar a las
personas para que opinen.

Evaluar un hallazgo del diagnstico consiste en clarificar la razn del mismo, consultando con un
experto tcnico, con el resto del personal que fue parte del equipo de diagnstico y con los
directivos. Se trata de acordar una opinin en consenso.

Buenas prcticas en la ejecucin

Organizar una reunin para comunicar el plan de diagnstico, esto siempre genera
compromiso
Recalcar siempre que el diagnstico es una oportunidad de mejora
Clarificar y tomar decisiones en consenso
Resultados
Despus del consenso, llega el momento de preparar un buen informe de los resultados, el cual
consiste en mostrar los resultados obtenidos y el nivel de madurez que tiene la empresa respecto a
las buenas prcticas de gestin de procesos (aun si no estn certificados deben existir algunas).

Un buen resultado de diagnstico no solo es un inventario de cada uno de los elementos de la

norma, debera de mostrar un nivel de madurez de buenas prcticas, ejemplo:

Del diagnstico resultan las acciones que integraran el plan de implementacin pero estas deben
ser valoradas y deben drseles prioridad para integrarlas a un buen plan, por ejemplo una empresa
que realiza diseo y desarrollo debe de inmediato trabajar en los elementos de la norma que tratan
ese punto, empresas que estn ahogadas en problemas recurrentes deberan trabajar
inmediatamente en su procedimiento de acciones correctivas.

Buenas prcticas en el anlisis de resultados

Realizar un informe ejecutivo y una presentacin para todo el equipo
Utilizar una matriz de prioridades para valorar los hallazgos ms relevantes
Como base definir 5 niveles de madurez para las practicas detectadas, se puede hacer
referencia a ISO 9004:2009

Este diagnstico debera representar las fortalezas y debilidades que tendr la empresa antes de la
implementacin, a mediano plazo y despus de la implementacin la situacin ya debera ser otra.

Alumnos:

Johnny Javier Robles Argueta RA102211

Angel Francisco Minero Menjvar MM107610