FUNCIONAMIENTO Y METODOLOGIA EN LA PRODUCCION DE DOCUMENTOS

ACTA N 001

06 DE MAYO DE 2012

Lugar: Bogot, carrera #32 9-48 Puente Aranda

Hora: 10:00am 11:30am

Asistentes: Oscar Pea, Contador

Robinson Adrin Ramrez Amaya, Aprendiz

Brayan Esmid Castiblanco Arvalo, Aprendiz

ORDEN DEL DIA:

1. Presentacin formal

2. Dar a conocer el tema a tratar

3. reas las cuales producen documentos

4. Como se manejan los documentos producidos (induccin sobre la metodologa)

5. Proposiciones y varios

DESARROLLO

1. Iniciamos presentndonos formalmente como estudiantes de la institucin SENA Villeta

explicamos el por qu no portbamos el uniforme que nos representa como tal el contador
Oscar Pea entendi la situacin y ofrecimos excusas por el inconveniente.
2. Despus de una corta charla de cortesa dimos a conocer el motivo por el cual asistimos a la
reunin planeada propuesta por el gerente de COODECAFEC LTDA. El Doctor Milton Prez
que es la persona que permite la realizacin de nuestro proyecto. Explicamos al contador
de que trata el proyecto que debemos realizar dimos a conocer los objetivos los cuales
 tenemos planeados alcanzar con la realizacin y finalizacin, explicamos que utilizaremos
nuevos mtodos en la organizacin de los documentos, dejamos en claro que como
estudiantes que estamos iniciando una carrera tecnolgica tenemos poca experiencia pero
tenemos ganas de seguir aprendiendo y que nuestro objetivo principal es aprender y aportar
nuestro mayor esfuerzo para que lo planteado en el proyecto salga al pie de la letra, tambin
que tendremos apoyo por parte de nuestra instructora Yuly Barreto. El contador comprendi
la situacin y afirm que el objetivo principal es aprender y que nos brindara todo el apoyo
que necesitamos por parte de la empresa, nos aclar que el tiempo que tenemos propuesto
para realizar el proyecto es muy poco, en la empresa tenemos que organizar documentos
importantes de hace 20 aos atrs.
3. COODECAFEC LTDA. Es una Cooperativa Departamental Cafetera de Cundinamarca solida
sostenible e integral que tiene productos de alta calidad para ser altamente competente en
el mercado, un punto importante que nos dej en claro es que ser eficiente, eficaz y tener
productos reconocidos trata de todos los procesos que all se realizan desde la compra del
caf el proceso de la materia prima el producto final y la venta. El punto ms importante
para que sea una Cooperativa competente y sostenible trata del trmite y manejo de los
documentos que producimos:
rea administrativa y recursos humanos: se manejan datos de las personas que
laboran, hojas de vida memorandos, incapacidades, contratos laborales hechos y
ocurrencias que han pasado
El rea de compra y venta: All se manejan recibos de pago del caf comprado,
cantidad por kg y los datos de las personas que venden el caf
rea Comercial: se manejan documentos como las ventas de productos tickets,
volantes de pago, consignaciones bancarias compra de productos al por mayor,
documentos producidos en los puntos de venta
rea de torre factora: Es el sitio donde la materia prima se transforma al producto
final sellado y empacado listo para su venta es el rea que menos documentos
produce de all obtenemos documentos en los cuales se escriben la cantidad de
bolsas que se producen por da
rea financiera: se aclaran los hechos que han sucedido en los procesos de la
empresas la situacin econmica, principalmente se manejan informes , deudas
bancarias, recibos, cheques

4. Los documentos que se producen se manejan mediante tablas de retencin se anexan a

portafolios AZ marcados con su descripcin, tipo y rea a la cual pertenecen, finalmente se
guardan en estantes donde all permanecen durante el ciclo necesario.
 5. La opinin de doctor Milton Prez y del seor Oscar Pea fue clara y nos dijeron que el
tiempo estipulado sera muy corto y por tanto no alcanzaramos a realizar todas las
actividades propuestas, nos propusieron la realizacin de un proyect en el cual estipulemos
estos puntos y se deje en claro las actividades que se desarrollaremos en su Cooperativa

CONVOCATORIA

La prxima reunin se acord llevarse a cabo el da 03 de junio de 2017. En las instalaciones de la

cooperativa COODECAFEC LTDA de Sasaima Cundinamarca, ser el lugar especfico donde
estaremos desarrollando las actividades previstas.

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GERENTE. MILTON PEREZ CONTADOR. OSCAR PEA

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APRENDIZ. ROBINZON RAMIREZ APRENDIZ. BRAYAN CASTIBLANCO