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MANUAL

GENERAL DE 2014
PROCEDIMIENTOS
MANUAL
GENERAL DE 2014
PROCEDIMIENTOS

2|Manual de Procedimientos
CRDITOS AUTORES

Promotora institucional Equipo de levantamiento de datos


HERMANAS OBLATAS DE SAN William Yagual
FRANCISCO DE SALES

Rectora Coordinacin
Hna. Miriam Villamar Francisco Mancero
Comisin de Mejora Continua Direccin
Patricio Avilez

Primera edicin, julio de 2014


Revisin, noviembre 2014
Unidad Educativa San Francisco de Sales
Av. Coln E10-07 y Tamayo
Quito, Ecuador
La reproduccin parcial o total de esta publicacin, en cualquier forma que sea, por cualquier medio mecnico o electrnico debe ser previamente
solicitada a los autores.

3|Manual de Procedimientos
PRESENTACIN

El ser humano es social por naturaleza, siempre est en contacto con otras personas,
ya sea compaeros de estudio, de trabajo, amigos, familiares u otros. Debido a esto se
ha desarrollado una tendencia natural a organizar y administrar todos los procesos que
se llevan a cabo, de manera tal que se puedan mantener las relaciones, mejorar el
control y hacer ms fcil el intercambio de informacin, datos, productos, dinero,
entre otros.

Dado lo anterior, en las instituciones educativas y en toda organizacin donde


participe ms de una persona, se han determinado polticas y procedimientos formales
o informales, que facilitan la tarea de organizar y administrar todos los recursos con los
que se cuenta.

Con el fin de mantener estas polticas ordenadas, se han creado los Manuales de
Procedimientos, los cuales ayudan al cumplimiento de propsitos y objetivos de forma
efectiva y ordenada.

Al elaborar un manual, se simplificar el quehacer de la organizacin y el de sus


colaboradores (directivos, colaboradores pedaggicos, entre otros).

4|Manual de Procedimientos
FORMATO DE PRESENTACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

El Manual General de Procedimientos se encuentra estructurado de la siguiente


manera:

1. Nombre del Departamento o Unidad Administrativa.

Cada departamento constar con su nombre y se ubicar en el manual sin


seguir un rango jerrquico, pero s de importancia relativa.

2. Nombre del procedimiento a detallar.

Son todas aquellas tareas que se realizan para cumplir con la funcin del
departamento.

3. Nmero del procedimiento por Departamento

Es un nmero que sirve para contabilizar los procedimientos que realiza cada
Unidad Administrativa o Departamento.

4. Descripcin del procedimiento.

Es la descripcin detallada paso a paso para realizar cada actividad. Dicha


descripcin es simple y breve, se fijan responsables, y textualmente se manejan
posibles formularios.

5. Notas

Son colocadas en la parte final del procedimiento, sumando ms informacin


relevante al mismo.

5|Manual de Procedimientos
OBJETIVO GENERAL

El presente manual tiene como objetivo normar todas las actividades necesarias para
cumplir la misin establecida en la Planificacin Institucional.

ALCANCE DEL MANUAL

El presente manual est diseado para ser aplicado en la Institucin SAN FRANCISCO
DE SALES dedicada a la educacin y enseanza de nios, nias y adolescentes futuros
Bachilleres. Aplica a los procesos ms importantes de la Institucin los cuales sern
denominados procesos misionales (que generan valor agregado al servicio). El
compromiso de la Institucin es ajustar sus procesos a las necesidades y recursos
disponibles, as como, de realizar cada una de las tareas con eficiencia y dedicacin
para brindar y satisfacer al cliente (administrativos, estudiantes, docentes y padres y
madres de familia).

6|Manual de Procedimientos
ACTUALIZACIN DEL MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS

Dado que el Manual se elabora en un tiempo determinado, con informacin


recolectada en ese momento y debido a los constantes cambios que se presentan,
tanto a lo interno como a lo externo de las Instituciones Educativas, este puede quedar
obsoleto, si no se le da el mantenimiento necesario y si no se le actualiza conforme a
los movimientos que se van presentando.

Por lo tanto se debe revisar y actualizar constantemente para que su vida til sea
mayor y pueda ser una herramienta efectiva para la institucin.

Con el fin de mantener el presente Manual actualizado a continuacin se presentan


una serie de recomendaciones:

Se deber revisar mnimo una vez cada ao, con el fin de determinar si los
cambios ocurridos durante este perodo han afectado la forma de llevar a cabo
el procedimiento.
Cuando se presente algn cambio interno o en materia legal que amerite la
transformacin del procedimiento en cuanto a sus polticas, normas, personas
que intervienen o en la forma en que se lleva a cabo, se debe proceder a
corregir de inmediato el Manual.
El responsable de revisar y de actualizar el manual cada ao ser el Consejo
Ejecutivo o en su defecto la persona que designen para esta labor.
Cada Directivo o miembro del Consejo Ejecutivo deber informar o dar a
conocer cualquier cambio que noten en la forma que se realizan las tareas, con
el fin de corregirlo en el Manual de Procedimientos.

7|Manual de Procedimientos
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS 2014

8|Manual de Procedimientos
RESPONSABLE GENERAL:

RECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Planificacin Operativa Anual.


N DEL PROCEDIMIENTO:

01

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Rectorado 1. Comunica a los departamentos, comisiones y reas las
polticas institucionales y les entrega los formatos de
planificacin.

Rectorado 2. Recibe y verifica que el Plan de Actividades cumple con los


lineamientos y establece las observaciones necesarias.

Rectorado 3. Recibe el Plan con las correcciones realizadas, coloca una


certificacin de recepcin y entrega el documento para
archivo del departamento, comisin o rea.

Rectorado 4. Unifica las actividades planificadas, las consolida y prepara el


Plan General de Actividades de la Unidad Educativa.

5. Fin del procedimiento

Nota: El plan de actividades de Rectorado y de toda la institucin es aprobado por la


Comunidad Oblata de San Francisco de Sales. Los planes operativos de cada
departamento, comisin o rea se presentarn en el mes de julio de cada ao y
entrarn en vigencia a partir del primer da del siguiente ao lectivo.

9|Manual de Procedimientos
RESPONSABLE GENERAL:

RECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Aprobacin de Eventos (Programas)


NMERO DE PROCEDIMIENTO:

02

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Rectorado 1. Recibe por parte de las comisiones o reas la agenda de
eventos a realizarse durante el ao lectivo, y comprueba que
se encuentre prevista dentro de la planificacin operativa
presentada y aprobada.

Rectorado 2. Establece una reunin con por lo menos quince das previos a
la realizacin de la actividad, para conocer la agenda especfica
(programacin) sobre la actividad a realizarse.

Rectorado 3. Verifica que el evento se encuentre en el cronograma de


actividades. [Si la actividad est fuera del cronograma y es de
gran importancia establecen fechas]

Rectorado 4. Establece las observaciones correspondientes si as merece la


situacin.

Rectorado 5. Aprueba y da la autorizacin para que se desarrolle la


actividad programada (desde la preparacin hasta la
evaluacin de la misma.

6. Fin del procedimiento.

10 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

RECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Elaboracin de Horarios de Clase.


N DEL PROCEDIMIENTO:

03

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Rectorado 1. Conforma una comisin de docentes.

Rectorado 2. Se rene con la comisin para brindar los lineamientos para


elaborar el horario de clases.
[Da prioridad a las materias que especifica el Ministerio de
Educacin]

Rectorado/Comisin 3. Revisan la malla curricular que establece el MINISTERIO DE


de Horarios EDUCACIN.

Rectorado/Comisin 4. Evalan las asignaturas para ubicar de acuerdo a su prioridad y


de Horarios dificultad para dar mayor facilidad al estudiante.

Comisin de Horarios 5. Cuadra horas en base a criterios tcnico - pedaggicos.

Comisin de Horarios 6. Revisa y enva al Rectorado para que realice las observaciones
necesarias.

Rectorado 7. Aprueba los horarios de clases.

Rectorado 8. Entrega copias a Inspeccin, Docentes Tutores, DECE,


Secretara General.

9. Fin del Procedimiento.

11 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

RECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Elaboracin de Distributivo de Trabajo.


N DEL PROCEDIMIENTO:

04

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Rectorado 1. Conforma una comisin con directivos.

Rectorado 2. Se rene con la comisin para brindar los lineamientos de la


elaboracin del distributivo de trabajo.

Comisin de 3. Revisan los perfiles de los empleados, el manual de funciones


Distributivo y la malla curricular que establece el MINISTERIO DE
EDUCACIN.

Comisin de 4. Evala los perfiles de los empleados, caractersticas del puesto


Distributivo y malla curricular; as como, la formacin y capacidades de los
empleados con relacin a las actividades que realizar cada
uno en el rea directiva, docente, administrativa o de apoyo.

Comisin de 5. Cuadra horas de trabajo (en base a una carga de mnimo 35


Distributivo horas pedaggicas para docentes y 40 horas reloj para los
dems) en base a criterios tcnicos.

Rectorado 6. Aprueba los distributivos de trabajo, los legaliza con su firma y


entrega individualmente a cada uno de los trabajadores su
respectivo distributivo.

7. Fin del Procedimiento.

12 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

RECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Elaboracin del Cronograma de Actividades.


N DEL PROCEDIMIENTO:

05

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Rectorado 1. Brinda los lineamientos a las reas y comisiones para que
elaboren sus planes de trabajo.

Rectorado 2. Entrega los formatos de POA a las reas y comisiones junto


con el cronograma que realiza el MINISTERIO DE EDUCACIN.

Rectorado 3. Recibe los cronogramas de actividades elaborados en cada una


de las comisiones, departamentos y reas, cuyos planes han
sido previamente aprobados.

Rectorado 4. Condensa las actividades, elabora el cronograma institucional


y dispone su comunicacin a travs de los diferentes medios
disponibles (carteleras, circulares, pgina web)

Rectorado 5. Entrega una copia de las actividades mensuales a los padres de


familia y representantes legales a travs del portal de la
institucin.

6. Fin del procedimiento.

13 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

RECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Deteccin de Necesidades de Capacitacin


N DEL PROCEDIMIENTO:

06

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Rectorado 1. Elabora el Plan de Desarrollo Profesional para todos los
integrantes de la institucin, definiendo polticas, objetivos y
estrategias, segn el rea y nivel de cada uno.

Rectorado 2. Realiza el anlisis de las necesidades de capacitacin por


unidades organizativas a travs de observacin (en lo
pedaggico se delega a Vicerrectorado) cuestionarios, anlisis
de cargos, reuniones interdepartamentales, autoevaluacin
institucional.

Rectorado 3. Con las conclusiones divide las necesidades detectadas en:


especficas, integrales y estratgicas.

Rectorado 4. Elabora el listado de temticas para capacitacin y


perfeccionamiento profesional, as como el cronograma de
implementacin del mismo.

Rectorado 5. Gestiona la realizacin de las actividades de capacitacin y


aprueba los montos de gasto por cada temtica.

Rectorado 6. Comunica a los miembros de la comunidad educativa el


cronograma de capacitacin y lo coloca dentro del
cronograma institucional.

7. Fin del procedimiento.

Nota: Vicerrectorado elabora dentro del Plan de Desarrollo Profesional, el Plan de


Capacitacin Docente y Directivo en temas de planificacin, evaluacin y solucin de
conflictos.

14 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

RECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Proclamacin de Abanderados (as) Portaestandartes y Escoltas


N DEL PROCEDIMIENTO:

07

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Rectorado 1. Convoca a una reunin del Consejo Ejecutivo en la primera
semana de Septiembre, para nombrar a los veedores del
proceso.

Rectorado 2. Convoca a los representantes de padres de familia,


comunidad religiosa y estudiantes, nombrados como
veedores del proceso por parte del Consejo Ejecutivo.

Rectorado 3. A travs de la secretara de la institucin, presenta el


resumen del desempeo acadmico de los estudiantes de
tercer ao de Bachillerato General Unificado, desde octavo
grado EGB hasta segundo curso de BGU.

Rectorado 4. Elabora a travs de la secretara de la institucin, el acta de


nombramiento del cuadro de abanderados, portaestandartes
y escoltas, de conformidad con el estudio efectuado por
Consejo Ejecutivo y avalizado por la comisin de veedores.

Rectorado 5. Comunica por medio de secretara y a travs de un oficio, a


los padres, madres o representantes legales de los (as)
estudiantes la designacin alcanzada por su hijo/a o
representado.

6. Fin del procedimiento.

15 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

RECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Eleccin del Consejo Estudiantil


N DEL PROCEDIMIENTO:

08

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Rectorado 1. Convoca a reunin del Consejo Ejecutivo en la Primera
semana de Noviembre.

Rectorado 2. A travs de secretara, da lectura al marco legal (Reglamento


y Ley Orgnica Intercultural de Educacin) y participa de la
reunin de Consejo Ejecutivo para nombramiento de Tribunal
Electoral.

Rectorado 3. Preside el Tribunal Electoral designado por Consejo Ejecutivo,


cuyos miembros son asesorados y apoyados por el DECE.

Rectorado 4. Con el apoyo de todo el Tribunal Electoral, elabora el


Cronograma de Actividades que establece las fechas para la
votacin, campaas, y dems actividades para eleccin del
Consejo Estudiantil, as como el reglamento correspondiente.

Rectorado 5. Con el reglamento aprobado por parte del Consejo Ejecutivo,


emite a travs de secretara un comunicado a todos los
estudiantes de Segundo y Tercero de BGU para que
conformen las listas para los consejos estudiantiles con los
requisitos solicitados.

Rectorado 6. En reunin con el Tribunal Electoral, aprueba la postulacin


de los estudiantes al Consejo Estudiantil, previa revisin y
cumplimiento de los requisitos solicitados por Tribunal
Electoral de conformidad con el reglamento de elecciones,
Cdigo de Convivencia, Reglamento General a la LOEI y
disposiciones ministeriales sobre la materia.

16 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Rectorado 7. En reunin con el Tribunal Electoral, aprueba los planes de
campaa y de trabajo presentados por los postulantes al
Consejo Estudiantil, quienes recibieron asesoramiento de un
docente designado por el mismo Tribunal.

Tribunal Electoral 8. Lleva a cabo las elecciones y resto de actividades segn el


cronograma.

Junta Electoral 9. Contabiliza los votos de manera pblica.

Tribunal Electoral 10. Proclama la lista ganadora

11. Realiza la posesin del nuevo Consejo Estudiantil.

12. Fin del procedimiento.

17 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

RECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Aprobacin de Uso de reas Deportivas y Recreacionales


N DEL PROCEDIMIENTO:

09

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Rectorado 1. Recibe una solicitud escrita de Docentes, Docentes de
Extracurriculares y/o Consejo Estudiantil para la utilizacin de
las reas Deportivas y Recreacionales.

Rectorado 2. Revisa la solicitud, el cronograma de actividades y el horario


de clases.

Rectorado 3. Compara la fecha de utilizacin de los espacios que se


solicitaron y determina si hay o no disponibilidad de los
mismos.

Rectorado 4. Autoriza la utilizacin en la fecha solicitada (en caso de existir


disponibilidad del espacio) o pide el cambio de fechas,
remitiendo las posibilidades.

Rectorado 5. Remite al jefe del personal de apoyo una copia de la


autorizacin para su conocimiento y archivo.

Rectorado 6. Supervisa el desarrollo de la programacin y solicita un


informe con la correspondiente evaluacin de la actividad

Rectorado 7. Recibe el informe y lo archiva

8. Fin del procedimiento.

18 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

RECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reuniones de la Junta General de Directivos y Docentes


N DEL PROCEDIMIENTO:

10

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Rectorado 1. Elabora a travs de secretara la convocatoria a Junta General
de Directivos y Docentes con al menos 48 horas de
anticipacin, por decisin propia o a peticin de las dos
terceras partes de sus miembros.

Rectorado 2. A travs de la Secretara General de la institucin, lee el


orden del da en el cual se pueden tratar los siguientes
puntos:
Conocimiento de Planes, programas y proyectos
Institucionales.
Conocimiento del informe anual de labores presentado
por el Rector y los miembros formularn
recomendaciones que estimare conveniente.
Eleccin o ratificacin de los vocales del Consejo
Ejecutivo.
Atender y solucionar problemas varios que se
encontraren pendientes en la Institucin.

Rectorado 3. Dirige el debate y resolucin efectuada por la Junta General,


sobre los puntos del orden del da.

Rectorado 4. A travs de la Secretara General, llena el libro de actas en el


que hace constar las recomendaciones propuestas y
decisiones que se hayan tomado y que se tendrn que
ejecutar inmediatamente.

5. Fin del procedimiento.

19 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Ingreso de Calificaciones y Asistencias al Sistema


N DEL PROCEDIMIENTO:

01

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara General 1. Crea en el sistema la Malla Curricular

Secretara General 2. Crea la base de datos de los docentes en el sistema y les


asigna materias y cursos

Secretara General 3. De conformidad con el cronograma de ingreso de


calificaciones, habilita el sistema para que los docentes
puedan utilizarlo.

Secretara General 4. Una vez concluido los plazos de ingreso de calificaciones,


deshabilita el sistema institucional de registro de notas.

Secretara General 5. Terminado el plazo para el ingreso de calificaciones tanto del


rendimiento acadmico como comportamental, verifica que el
docente lo haya hecho de forma directa al sistema
institucional.

Secretara General 6. Fuera del plazo de ingreso de notas, habilita el sistema previa
autorizacin por parte de Vicerrectorado.

Secretara General 7. Impresin de reportes de calificaciones por cada parcial o


segn cronograma.

8. Entrega a los tutores respectivos.

9. Fin del procedimiento.

20 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Ttulos y Actas de Grado


N DEL PROCEDIMIENTO:

02

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Registra la nmina de graduados y datos exigibles

Secretara 2. Registra los promedios de graduacin, equivalentes a


los porcentajes que establece la LOEI, correspondiente
a bsica, bachillerato, monografa y exmenes de
grado.

Secretara 3. Elabora los documentos correspondientes (nminas,


cuadros, etc.) para legalizarlos en el Ministerio de
Educacin.

4. Registra en el sistema de titulacin los promedios de


grado de las estudiantes.

Secretara 5. Acude a la Direccin Distrital correspondiente a


presentar las promociones y cuadros de calificaciones
(Quimestral, final, etc.), de los estudiantes prximos a
graduarse segn agenda.

Secretara 6. La Direccin Distrital de Educacin da la


documentacin y emite los ttulos y actas de grado.

Secretara 7. Asiste en el proceso de refrendacin y legalizacin de


ttulos y actas de grado.

Secretara 8. Entrega las actas y ttulos refrendados por el


Ministerio de Educacin a sus titulares.

Secretara 9. Lleva un registro de entrega y conserva un archivo de

21 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
las copias institucionales.

10. Fin del procedimiento.

22 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Archivo Maestro
N DEL PROCEDIMIENTO:

03

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Habilitado el sistema por el Ministerio de Educacin,
ingresa al mismo con usuario y clave.

Secretara 2. Registra en el sistema los datos de los integrantes de


la comunidad educativa, incluyendo la infraestructura
y los datos necesarios de la Institucin.

Secretara 3. Elimina los integrantes (Personal Docente,


Administrativo, de Servicios o Estudiantes) que ya no
pertenezcan a la Institucin.

Secretara 4. Una vez finalizado el ingreso de datos, registra los


documentos impresos en la Direccin Distrital de
Educacin.

Secretara 5. Archiva los documentos con la firma y sello del


Distrito de Educacin, realizado en dos ocasiones, al
inicio y finalizacin del ao escolar.

6. Fin del procedimiento.

23 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Archivo de Documentacin Oficial.


N DEL PROCEDIMIENTO:

04

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Recibe la documentacin (oficios, comunicaciones
internas, cargas horarias, etc.) por los distintos
departamentos, organismos y comisiones
institucionales.

Secretara 2. Archiva estos documentos durante el ao lectivo,


cuando este se termina, se cierra un ciclo y se abre
otro el siguiente ao lectivo.

Secretara 3. Archiva los documentos que sirven para constancia


de lo realizado en el ao lectivo.

4. Fin del proceso.

24 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Archivo Estudiantil
N DEL PROCEDIMIENTO:

05

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Cuando un estudiante ingresa a la institucin debe
entregar los documentos de toda su vida estudiantil.

Secretara 2. Una vez recibido los documentos del estudiante,


archiva en la carpeta correspondiente.

Secretara 3. Archiva los documentos, durante el ao lectivo,


hasta culminar el ciclo.

Secretara 4. Completa el archivo con un registro de la entrega de


carpetas personales de estudiantes retirados.

5. Fin del procedimiento.

25 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Legalizacin de Promociones.
N DEL PROCEDIMIENTO:

06

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Una vez registradas las calificaciones finales de
todas las asignaturas, procede a realizar los clculos
en el sistema de calificaciones interno.

Secretara 2. Elabora los cuadros y promociones de los


estudiantes (2do grado EGB, 3er curso de BGU)

Secretara 3. Ingresa en el Sistema Ministerial los promedios


quimestrales y finales que determinan la promocin
o no de cada estudiante.

Secretara 4. Previa cita, acude a legalizar la documentacin en la


Direccin Distrital de Educacin.

Secretara 5. Organiza el archivo institucional DDE

Secretara 6. Archiva los cuadros de calificaciones quimestrales,


finales y las promociones, revisadas y legalizadas
por la Direccin Distrital de Educacin.

Secretara 7. Guarda los documentos en las divisiones del archivo


correspondientes. (por estudiante)

Secretara 8. Lleva un registro de la entrega de promociones a los


estudiantes retirados.

9. Fin del procedimiento.

26 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Legalizacin del Consejo Ejecutivo.


N DEL PROCEDIMIENTO:

07

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Elabora y archiva el acta de Junta General de
Directivos y Docentes en la que se nombran los
vocales del Consejo Ejecutivo de conformidad con el
RGLOEI.

Secretaria 2. Solicita a los miembros de la junta los respectivos


documentos para legalizar su rol en el Consejo
Ejecutivo.

Secretaria 3. Elabora un oficio a la Direccin Distrital respectiva,


donde solicita la legalizacin del Consejo Ejecutivo

Secretaria 4. Presenta los documentos necesarios para la


aprobacin del Consejo Ejecutivo, que sern retirados
en un plazo determinado.

Secretara 5. Recibe y archiva la documentacin en la cual la


Direccin Distrital de Educacin, ratifica y aprueba la
conformacin del Consejo Ejecutivo.

6. Fin del procedimiento.

27 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Matrcula Estudiantes Nuevos


N DEL PROCEDIMIENTO:

08

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Publica el cronograma de matrculas para conocimiento de
todos los miembros de la comunidad educativa.(pgina web,
carteleras, circulares enviadas a los representantes)

Secretara 2. Verifica la cancelacin del valor de la matrcula mediante la


presentacin de la factura correspondiente.

Secretara 3. Recepta el expediente personal del estudiante, comprobando


la existencia de la carta compromiso firmada (en rectorado se
realiza una entrevista previa con los representantes de los
estudiantes) por el padre de familia/representante legal.

Secretara 4. Registro de datos personales de los estudiantes, padres,


madres y representantes legales.

5. Registro de la matrcula del (la) estudiante en el grado/curso


correspondiente.

6. Fin del procedimiento.

Nota: El proceso de matriculacin inicia conforme disposicin ministerial y cronograma


interno.

28 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Matrcula Estudiantes Antiguos


N DEL PROCEDIMIENTO:

09

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Publica el cronograma de matrculas para conocimiento de
todos los miembros de la comunidad educativa.(pgina web,
carteleras)

Secretara 2. Verifica la cancelacin del valor de la matrcula mediante la


presentacin de la factura correspondiente.

Secretara 3. Recepta los requisitos para la matrcula previamente


solicitados, y comprueba la existencia de la carta compromiso
firmada (en casos especiales) por el padre de
familia/representante legal.

Secretara 4. Actualizacin de datos personales de los estudiantes, padres,


madres y representantes legales.

5. Registra la matrcula del (la) estudiante en el grado/curso


correspondiente.

6. Fin del procedimiento.

Nota: El proceso de matriculacin inicia conforme disposicin ministerial y cronograma


interno.

29 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Comunicados a Padres de Familia


N DEL PROCEDIMIENTO:

10

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Recibe la informacin de rectorado y otros departamentos
sobre el requerimiento que se le solicita a los Padres de
Familia.

Secretara 2. Realiza el comunicado por escrito y enva un borrador a


Rectorado.

Secretara 3. Corrige el comunicado (en caso de ser necesario).

Secretara 4. Enva el comunicado a inspeccin (se sacan las fotocopias


necesarias) para que sean entregados a los estudiantes y a su
vez ellos a los Padres de Familia.

5. Fin del procedimiento.

30 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Elaboracin de las Listas de Estudiantes


N DEL PROCEDIMIENTO:

11

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Crea en el sistema de calificaciones, los niveles, grados, cursos
y paralelos.

Secretara 2. Verifica la matrcula y datos personales del (la) estudiante.

Secretara 3. Registra el curso y paralelo asignado.

Secretara 4. Archiva la Ficha Personal del Estudiante de manera individual.

Secretara 5. Emite el listado de estudiantes por grados y cursos.

Secretara 6. Enva las listas a Rectorado y hace las correcciones en caso de


que lo requiera.

Secretara 7. Entrega las listas a la copiadora para distribuir a todos los


Docentes

8. Fin del procedimiento

31 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Eleccin de Abanderados
N DEL PROCEDIMIENTO:

12

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Rene todas las promociones legalizadas de cada estudiante
que se encuentre cursando el tercer ao de bachillerato.

Secretara 2. Elabora un cuadro que registra todas las calificaciones


obtenidas por el estudiante, durante su vida estudiantil hasta
el segundo ao de bachillerato.

Secretara 3. Previa designacin y autorizacin rectoral, convoca a los


miembros que conforman la comisin delegada para la
eleccin del Cuadro de Honor.

Secretara 4. Participa en la reunin de la comisin para la eleccin del


Cuadro de Honor.

Secretara 5. Presenta el cuadro de calificaciones con los clculos de los


promedios obtenidos por las estudiantes.

Secretara 6. Presenta los expedientes personales de cada estudiante para


la verificacin de calificaciones.

Secretara 7. Elabora el acta de la reunin de la comisin para la eleccin


del Cuadro de Honor.

Secretara 8. Notifica a la mxima autoridad institucional la aprobacin.

32 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Secretara 9. Previa autorizacin elabora las notificaciones a las
estudiantes.

10. Fin del procedimiento

RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Juntas de Curso
N DEL PROCEDIMIENTO:

13

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Cierra el proceso de ingreso de calificaciones.

Secretara 2. Verifica el registro de todas las calificaciones.

Secretara 3. Elabora los cuadros de calificaciones.

Secretara 4. Registra la asistencia de los docentes a la Junta de Curso.

Secretara 5. Elabora las actas de la Junta de Curso.

Secretara 6. Archiva los informes presentados por tutores, docentes y


departamentos.

Secretara 7. Elabora y publica los cuadros de calificaciones.

8. Fin del procedimiento

33 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Junta de Consejo Ejecutivo


N DEL PROCEDIMIENTO:

14

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Convoca a las reuniones.

Secretara 2. Elabora las actas de las reuniones y las archiva.

Secretara 3. Emite las notificaciones.

4. Fin del procedimiento

34 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Registros y Documentos
N DEL PROCEDIMIENTO:

15

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Imprime reportes de calificaciones y entrega a los tutores.

Secretara 2. Elabora certificados de asistencia, matrcula, records


acadmicos, certificados de Primera Comunin, etc.

Secretara 3. Registra la correspondencia interna y externa.

Secretara 4. Archiva toda la documentacin.

5. Fin del procedimiento

35 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

SECRETARA GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Seguro Estudiantil
N DEL PROCEDIMIENTO:

16

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Secretara 1. Realiza las notificaciones para la inscripcin en el seguro.

Secretara 2. Elabora el listado de estudiantes que contratan el seguro.

Secretara 3. Coordina e informa sobre los beneficios del seguro.

Secretara 4. Realiza un reporte de los accidentes y entrega un formulario


de reclamo.

5. Fin del procedimiento

36 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

INSPECCIN GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Control a las Actividades de los Docentes


N DEL PROCEDIMIENTO:

01

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inspeccin 1. Coordina con rectorado las actividades docentes en virtud de
los horarios de entrada y salida, horarios de clase, actividades
acadmicas fuera de clase y el cronograma de actividades.

Inspeccin 2. Ejecuta visitas inadvertidas a los cursos que crea pertinente, y


llena el control por medio del leccionario.

Inspeccin 3. Llena un registro de ausencias del docente.

Inspeccin 4. Elabora diariamente un informe con las novedades


presentadas en el periodo, que es remitido al Rectorado, para
que se aplique (de ser el caso) el Reglamento Interno de
Trabajo.

Inspeccin 5. Remite al docente la sancin correspondiente (en caso de


existir) para su firma.

Inspeccin 6. Recibe la constancia del conocimiento de la sancin por parte


del docente.

Inspeccin 7. Enva copias a rectorado para su conocimiento y elaboracin


de estadstica.

8. Fin del procedimiento

37 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

INSPECCIN GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Control y Registro de Asistencia de los Estudiantes.


N DEL PROCEDIMIENTO:

02

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inspeccin 1. Entrega a cada grado y curso de toda la Unidad Educativa, la
hoja de control de actividades diarias para el registro de la
asistencia de los estudiantes a la jornada escolar).

Inspeccin 2. Revisa que en las hojas de control, el docente haya registrado la


asistencia de los estudiantes a su hora clase.

Inspeccin 3. Elabora un informe resumen de las hojas de control de


actividades diarias y visitas de los padres de
familia/representantes legales, para su revisin y desarrollo de
la estadstica.

Inspeccin 4. Convoca a los padres para que se acerquen a un dilogo en la


institucin y justifiquen las inasistencias dentro del trmino
legal.

Inspeccin 5. Legaliza la documentacin con su firma

Inspeccin 6. Remiten la estadstica al DECE para que realice el seguimiento y


tome las acciones respectivas en cada caso.

7. Fin del procedimiento.

38 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

INSPECCIN GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Evaluacin Docente
N DEL PROCEDIMIENTO:

03

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inspeccin 1. Establece el calendario de evaluacin docente en coordinacin
con vicerrectorado y la remite al rectorado para su
aprobacin.

Inspeccin 2. Entrega el calendario de evaluacin a cada docente y socializa


el modelo de evaluacin institucional.

Inspeccin 3. Recibe el informe de vicerrectorado sobre los resultados de la


observacin de clase y revisin de planificaciones (parcial y
clase).

Inspeccin 4. Aplica una encuesta a los estudiantes sobre las actividades


acadmicas desarrolladas por el docente dentro de clase.

Inspeccin 5. Aplica una encuesta a los padres de familia y representantes


legales, para determinar los niveles de satisfaccin con la labor
del docente dentro del aula.

Inspeccin 6. Controla la asistencia del docente a la institucin, su hora clase


y sus actividades adicionales, adems observa el
comportamiento del docente en las actividades fuera del aula.

Inspeccin 7. Condensa la informacin recibida de vicerrectorado con los


resultados de las encuestas a padres de
familia/representantes legales, estudiantes y el resumen de
cumplimiento de las actividades docentes dentro del periodo
evaluado.

39 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Inspeccin 8. Prepara un informe de todas las observaciones realizadas y
remite al rectorado para la aplicacin de reconocimientos no
remunerados o acciones correctivas segn el caso.

9. Fin del procedimiento

40 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

INSPECCIN GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Permisos a los trabajadores.


N DEL PROCEDIMIENTO:

04

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inspeccin 1. Solicita al docente/trabajador en general que llene el
formulario de permisos, especificando el tiempo que
necesitar ausentarse y la fecha para la ejecucin del mismo
(en caso de permiso mdico adjuntar los documentos
respectivos).

Inspeccin 2. Sumilla el permiso (en caso de no existir ningn


inconveniente) y remite a rectorado (si el permiso es solicitado
por ms de dos horas)

Inspeccin 3. Recibe la aprobacin del permiso por parte de rectorado y


comunica a recepcin para la salida del docente u otro
trabajador, a travs del formato de salida.

Inspeccin 4. Autoriza la salida del docente (en caso de permisos de


ausencia temporal el mismo da) y controla el regreso del
mismo a la hora acordada.

Inspeccin 5. Controla la cantidad de permisos otorgados y establece un


cronograma de recuperacin de los das u horas permitidos, en
coordinacin con el jefe inmediato del trabajador (no ser
necesario en caso de atencin mdica).

6. Fin del procedimiento.

Nota: Ningn trabajador puede abandonar sus funciones dentro de la institucin sin la
ejecucin del proceso precedente.

41 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

INSPECCIN GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Justificaciones por inasistencias de los trabajadores.


N DEL PROCEDIMIENTO:

05

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inspeccin 1. Entrega el formulario de justificacin de inasistencia para que
lo llene el trabajador y adjunte los documentos necesarios al
mismo.

Inspeccin 2. Revisa la documentacin y justifica la inasistencia.

Inspeccin 3. Conjuntamente con el docente/trabajador en general, firma


un compromiso de recuperacin de los das de inasistencia (No
ser necesario en caso de enfermedad de hasta tres das o
atencin mdica de emergencia)

Inspeccin 4. Controla la cantidad de inasistencias justificadas y establece


un cronograma de recuperacin de los das u horas perdidos,
en coordinacin con el jefe inmediato del trabajador.

5. Fin del procedimiento.

Nota: Las inasistencias no justificadas o la negativa del trabajador a firmar el


compromiso de recuperacin permitirn a la inspeccin informar el evento para que se
realice el correspondiente descuento del sueldo del trabajador.

42 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

INSPECCIN GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Justificacin de atraso o inasistencia de los/las Estudiantes


N DEL PROCEDIMIENTO:

06

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inspeccin 1. Recibe del padre de familia/representante legal, la
comunicacin de las razones de la inasistencia o atraso de su
hijo/representado, mediante la agenda escolar, va telefnica
o presencialmente (debe adjuntar documentos en caso de ser
necesario).

Inspeccin 2. Acepta las razones del padre de familia/representante legal


(nicamente en casos de enfermedad, calamidad domstica,
fuerza mayor o caso fortuito).

Inspeccin 3. Remite a travs del estudiante la respectiva justificacin al


docente, para que permita su ingreso o presentacin de
evaluaciones (tareas, trabajo individual, trabajo grupal,
lecciones, pruebas) dentro de las 72 horas posteriores a su
reincorporacin a la institucin.

Inspeccin 4. Registra la justificacin en su archivo.

5. Fin del Procedimiento

43 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

INSPECCIN GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Permiso de salida para los Estudiantes


N DEL PROCEDIMIENTO:

07

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inspeccin 1. Recibe del padre de familia/representante legal, la solicitud
de salida anticipada de su hijo/representado por medio de la
agenda, llamada telefnica o presencialmente (adjuntar
documentacin en caso de ser necesario).

Inspeccin 2. Recibe del departamento mdico una orden de descanso para


el estudiante en caso de necesidad mdica, registrando el
tiempo de reposo.

Inspeccin 3. Llama al padre de familia/representante legal, para que se


acerque a la institucin y retire a su hijo/representado (en
caso de necesidad mdica).

Inspeccin 4. Registra en la hoja del estudiante el permiso (historia


estudiantil) y emite una autorizacin de salida de la
institucin.

Inspeccin 5. Semanalmente recibe de la oficina de informacin, el registro


de salida anticipada del (la) estudiante mediante permiso
autorizado por inspeccin.

Inspeccin 6. Remite el informe a Rectorado y DECE, para su conocimiento


y seguimiento respectivamente.

7. Fin del procedimiento.

44 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

INSPECCIN GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Control de la Disciplina dentro y fuera de la Institucin


N DEL PROCEDIMIENTO:

08

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inspeccin 1. En reunin con el personal docente, realiza cronograma de
control de espacios (en horas de recreo estudiantil) y
delegacin de responsabilidades (en salidas planificadas)

Inspeccin 2. Recibe informes de los docentes sobre las novedades


disciplinarias dentro de las horas clase, en los espacios
recreativos de la institucin (segn cronograma) o en lugares
fuera de la misma, donde se haya autorizado la asistencia de
los estudiantes (segn delegacin).

Inspeccin 3. Recibe por parte de los responsables de transporte, las


novedades suscitadas dentro de las unidades, tanto del da
anterior (viaje a casa) como del da actual (viaje a la
institucin).

Inspeccin 4. Comunica al padre de familia el cometimiento de una falta


disciplinaria y el inicio del proceso correspondiente para
imponer una Accin Educativa Disciplinaria.

Inspeccin 5. Remite la resolucin con la Accin Educativa Disciplinaria


tomada por Rectorado al DECE para su seguimiento.

6. Fin del Procedimiento

45 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

INSPECCIN GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Programa de Induccin al Personal


N DEL PROCEDIMIENTO:

09

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inspeccin 1. Elaboran el Programa de Induccin al personal, as como el
cronograma para su aplicacin.

Inspeccin 2. Recibe la aprobacin del programa por parte del Consejo


Ejecutivo, para su vigencia y obligatoria aplicacin.

Inspeccin 3. Ejecuta en primera instancia el cronograma establecido para


el Programa de Induccin al personal, tomando en cuenta la
disposicin de Formatos, Procesos y Normas institucionales.

Inspeccin 4. Entrega al personal en el que se ha ejecutado la induccin,


una hoja de evaluacin sobre la pertinencia y oportunidad
del programa de induccin.

Inspeccin 5. Resume los resultados de la evaluacin al programa y


propone las reformas necesarias al mismo.

6. Fin del Procedimiento.

Nota: El Programa de Induccin, deber ser evaluado peridicamente por la Inspeccin


General, conjuntamente con el Rector y Consejero Estudiantil de la Institucin; con el
fin de realizar los ajustes necesarios que se den ya sea por la Evaluacin de los
Trabajadores o por las necesidades de la institucin, para asegurar la permanencia del
Programa.

46 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

INSPECCIN GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Control de Transporte
N DEL PROCEDIMIENTO:

10

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inspeccin 1. Controla que el ingreso y salida del transporte escolar a la
institucin se realice con un tiempo prudente antes del inicio
de clases y al trmino de la jornada.

Inspeccin 2. Recibe la comunicacin del padre de familia/representante


legal que su hijo/representado no asistir a la institucin o
que lo har en un recorrido diferente al usual.

Inspeccin 3. Recibe del transportista un informe con las novedades


existentes (disciplina, atrasos, faltas)

Inspeccin 4. Registra en el formato institucional las novedades existentes


(disciplinarias, atrasos, faltas) y llama al padre de
familia/representante legal para mantener una conversacin
dentro de la institucin.

Inspeccin 5. Al final de la jornada, informa a los transportistas si existe


algn cambio en la cantidad de estudiantes que regresarn a
su casa (de forma verbal o mediante pizarra colocada en la
seccin de recorridos.

Inspeccin 6. Controla que la salida del transporte escolar se desarrolle en


un ambiente ptimo y seguro para todos los miembros de la
comunidad educativa.

7. Fin del procedimiento.

47 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

CONSEJO EJECUTIVO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Elaboracin del Proyecto Educativo Institucional (PEI)


N DEL PROCEDIMIENTO:

01

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Consejo Ejecutivo 1. Obtiene por medio de la secretara de la institucin, la
informacin actualizada sobre la construccin del PEI (emitida
por el Ministerio de Educacin).

Consejo Ejecutivo 2. Revisa las disposiciones emitidas por el Ministerio de


Educacin en lo referente al PEI y analizan la informacin
obtenida para empezar con el desarrollo del documento.

Consejo Ejecutivo 3. De conformidad con los lineamientos de la Autoridad


Educativa Nacional forma comisiones tomando en cuenta
perfiles tcnicos y pedaggicos, con un mximo de cinco
integrantes por comisin.

Consejo Ejecutivo 4. Emite una comunicacin dirigida a los integrantes de las


comisiones con la designacin de un coordinador por cada
una, as como con las responsabilidades que tendran en la
elaboracin del PEI.

Consejo Ejecutivo 5. En reunin con los coordinadores de las comisiones se elabora


el cronograma de trabajo de cada una (mximo 1 mes).

Consejo Ejecutivo 6. Realiza el monitoreo de la construccin del PEI, por medio de


informes de avance presentados por cada una de las
comisiones.

Consejo Ejecutivo 7. Con la recepcin de los informes de cada comisin se analizan


los avances y las dificultades en la elaboracin del PEI, para
establecer nuevos caminos o estrategias de ser necesario.

48 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Consejo Ejecutivo 8. Recibe de las comisiones el borrador del documento (se
entregan por medio magntico copias a todos los miembros
del CE para su revisin previa a la reunin de aprobacin).

Consejo Ejecutivo 9. Analiza el contenido del PEI y realiza las correcciones


necesarias en el documento.

Consejo Ejecutivo 10. Aprueba el documento del PEI en reunin convocada para el
efecto.

Consejo Ejecutivo 11. Socializa el documento con todos los miembros de la


comunidad Educativa.

12. Fin del Procedimiento.

49 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

CONSEJO EJECUTIVO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Evaluacin del Proyecto Educativo Institucional (PEI)


N DEL PROCEDIMIENTO:

02

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Consejo Ejecutivo 1. Realiza el seguimiento de la implementacin del PEI de
conformidad con el captulo de evaluacin y monitoreo del
mismo.

Consejo Ejecutivo 2. Solicita informacin de la implementacin del PEI a la


administracin (gestin administrativa) a Vicerrectorado
(gestin pedaggica) e Inspeccin General (gestin
comportamental).

Consejo Ejecutivo 3. Analiza la informacin y establece estrategias de


mejoramiento (de ser el caso)

Consejo Ejecutivo 4. Presenta un informe anual de avance a los promotores


institucionales.

Consejo Ejecutivo 5. Socializa los resultados del proceso de monitoreo a los


miembros de la comunidad educativa.

6. Fin del Procedimiento

50 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

CONSEJO EJECUTIVO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Elaboracin o Reforma del Cdigo de Convivencia


N DEL PROCEDIMIENTO:

03

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Consejo Ejecutivo 1. Recibe de la secretara de la institucin, las disposiciones
ministeriales correspondientes al Cdigo de Convivencia
Institucional (pgina web Ministerio de Educacin)

Consejo Ejecutivo 2. Analiza la informacin brindada por secretara y por la


Comisin de Promocin de la Convivencia Armnica (si han
pasado dos aos de implementacin del cdigo) para proceder
a la construccin o reforma del Cdigo de Convivencia
Institucional.

Consejo Ejecutivo 3. Analiza los instrumentos de elaboracin dados por el


Ministerio de Educacin (aplicables tambin a la reforma)

Consejo Ejecutivo 4. Se forman las comisiones para la elaboracin o reforma del


Cdigo de conformidad con las disposiciones ministeriales
para el efecto.

Consejo Ejecutivo 5. Enva una carta (memorndum) a cada coordinador indicando


sus responsabilidades junto con el cronograma de actividades.

Consejo Ejecutivo 6. Monitorea el trabajo de las comisiones mediante la recepcin


de informes de avance.

Consejo Ejecutivo 7. Recibe de las comisiones la informacin completa una vez


finalizado el tiempo determinado en el cronograma (Se
entregan copias en digital a todos los miembros de Consejo
Ejecutivo)

51 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Consejo Ejecutivo 8. Analiza el contenido del Cdigo de Convivencia y realiza las
correcciones necesarias (de ser el caso) para mantener una
alineacin completa con el Proyecto Educativo Institucional.

Consejo Ejecutivo 9. Aprueba al Cdigo de Convivencia en sesin extraordinaria


convocada con un mximo de 48 horas.

Consejo Ejecutivo 10. Recibe la ratificacin del Cdigo de Convivencia por parte del
Distrito Educativo.

Consejo Ejecutivo 11. Socializa el documento con todos los miembros de la


comunidad Educativa.

12. Fin del Procedimiento.

52 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

CONSEJO EJECUTIVO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Conformacin de las Comisiones Institucionales


N DEL PROCEDIMIENTO:

04

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Consejo Ejecutivo 1. Se rene en el mes de julio para nombrar Comisiones, previa
convocatoria de rectorado.

Consejo Ejecutivo 2. En aplicacin del art. 53 del Reglamento de la LOEI, revisa el


Cdigo de Convivencia y las necesidades institucionales para el
nombramiento de comisiones.

Consejo Ejecutivo 3. Analiza los perfiles de los docentes y dems empleados de la


institucin para integrarlos en las comisiones.

Consejo Ejecutivo 4. Comunica a los integrantes de las comisiones su


nombramiento y las funciones que deben realizar en adelante

5. Fin del Procedimiento

53 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
PROCEDIMIENTOS
PEDAGGICOS 2014

54 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

VICERRECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Asesora Pedaggica (Planificacin Meso y Micro Curricular).


N DEL PROCEDIMIENTO:

01

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Vicerrectorado 1. Se rene con la Comisin Tcnico Pedaggica y establece los
lineamientos institucionales de planificacin, con base en la
normativa ministerial referente al tema.

Vicerrectorado 2. Indica los lineamientos a los docentes a travs de los Jefes de


rea y Coordinadora de Educacin Bsica, sobre planificacin
meso y micro curricular basado en lo que solicita el Ministerio
de Educacin y el Proyecto Educativo Institucional.

Vicerrectorado 3. Establece la fecha de entrega de las planificaciones por parte


de los docentes para un mximo de tres das antes del inicio
del parcial respectivo.

Vicerrectorado 4. Recibe la Planificacin elaborada por el docente, dentro del


plazo determinado.

Vicerrectorado 5. En un plazo de 2 das entrega la planificacin al docente, con


las observaciones correspondientes (de ser el caso).

Vicerrectorado 6. Indica sobre los diferentes aspectos acadmicos que se


desarrollan durante el ao escolar, tales como: actividades
acadmicas, sociales, religiosas y culturales.

Vicerrectorado 7. Determina el porcentaje de cumplimiento en el formato de


planificacin y solicita se vuelva a elaborar a los docentes con
un promedio inferior al 60%.

Vicerrectorado 8. En caso de solicitar correcciones, recibe y aprueba la


planificacin, entregndola al docente para su archivo en el

55 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
portafolio y entrega a los estudiantes y padres de
familia/representantes legales.

Vicerrectorado 9. Desarrolla un dilogo con los docentes cuyo cumplimiento es


inferior al 80%

Vicerrectorado 10.Elabora la estadstica de cumplimiento y establece las


estrategias de mejoramiento.

Vicerrectorado 11. Archiva de manera magntica, la planificacin, la revisin


individual de la misma y el compromiso de mejora.

12. Fin del procedimiento.

56 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

VICERRECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Asesora Pedaggica (Junta Acadmica)


N DEL PROCEDIMIENTO:

02

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Vicerrectorado 1. Convoca a los coordinadores de rea y de ciclo escolar (bsica
elemental y media) para reunin en Junta Acadmica.

Junta Acadmica 2. Discute en presencia de la Vicerrectora, las causas de la


problemtica acadmica de los estudiantes presentada en
cada rea y registra la reunin por escrito en un acta.

Junta Acadmica 3. Establece estrategias de solucin a la problemtica acadmica


y propone sugerencias de mejoramiento a los docentes.

Directores de rea y 4. Socializan las estrategias dentro de la reunin de rea y ciclo,


ciclo escolar que fueron consensuadas en la Junta Acadmica.

Directores de rea y 5. Mantienen reuniones de seguimiento con los docentes del


ciclo escolar rea o ciclo durante el periodo de duracin del parcial.

Directores de rea y 6. Presenta un informe de logros (basado en el acompaamiento


ciclo escolar docente) a la Junta Acadmica al finalizar cada parcial.

7. Fin del procedimiento.

57 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

VICERRECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Asesoramiento y Supervisin de la Actividad Docente


N DEL PROCEDIMIENTO:

03

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Vicerrectorado 1. Elabora con la participacin de la Comisin tcnico
Pedaggica un calendario de supervisin del trabajo Docente,
a travs del control de: asistencia a reuniones de reas
acadmicas o juntas de curso, observacin de clase, y
solicitud de informes.

Vicerrectorado 2. Comunica de manera escrita a todos los profesores, el


calendario de supervisin al trabajo docente.

Vicerrectorado 3. En reunin con Directores de rea, delega la supervisin a los


mismos, en la bsica superior y el bachillerato.

Supervisor/Observador 4. Una vez en el sitio de la supervisin (clase, rea, junta de


curso) llenar una matriz de observacin que ser firmada
por todos los presentes.

Supervisor/Observador 5. Elabora el informe de supervisin y lo remite al


Vicerrectorado (en caso de ser delegado).

Vicerrectorado 6. Convoca al docente a un dilogo para desarrollar asesora en


los puntos dbiles encontrados a travs de la observacin,
detectar las causas y establecer sugerencias de solucin.

Vicerrectorado/Docent 7. Firma de un acuerdo entre el Docente y la Vicerrectora para


e el mejoramiento profesional.

8. Fin del procedimiento.

58 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

VICERRECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Apoyo Pedaggico y Tutoras Acadmicas


N DEL PROCEDIMIENTO:

04

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Vicerrectorado 1. Recibe el Programa de Refuerzo Escolar por parte del DECE.

Vicerrectorado 2. De manera coordinada con el DECE planifica la socializacin


del programa.

Vicerrectorado 3. Recibe del docente el cronograma de refuerzos y tutoras con


el listado de los estudiantes beneficiarios, as como la
planificacin correspondiente.

Vicerrectorado 4. Acepta el cronograma y revisa la planificacin de


conformidad con el procedimiento de asesora pedaggica
(planificacin meso y microcurricular)

Vicerrectorado 5. Recibe del docente un informe de logros acadmicos


alcanzados por el estudiante (una vez terminado el
cronograma de refuerzo y tutoras) y lo remite al DECE.

Vicerrectorado 6. Recibe del DECE la estadstica del Programa de Refuerzo


Escolar.

7. Fin del procedimiento

59 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

VICERRECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Revisin y Aprobacin de los Instrumentos de Evaluacin


N DEL PROCEDIMIENTO:

05

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Vicerrectorado 1. Revisa conjuntamente con la planificacin didctica, los
instrumentos de evaluacin formativa y sumativa, que de
conformidad con el Docente se apliquen durante el desarrollo
del ao escolar.

Vicerrectorado 2. Los instrumentos y criterios de evaluacin son analizados de


forma independiente a la planificacin, para lo cual se
elabora una matriz como base del diseo del instrumento de
evaluacin.

Vicerrectorado 3. Convoca al docente a una reunin y se solicita las


modificaciones correspondientes (en caso de existir
observaciones a los instrumentos de evaluacin).

Vicerrectorado 4. Una vez aprobado el instrumento de evaluacin (con o sin


observaciones) se procede al archivo y la entrega de una
copia al Docente para su aplicacin.

5. Fin del procedimiento.

Nota: En el caso de los exmenes Quimestrales, stos se revisan una vez que han sido
certificados por la junta de grado o curso, segn lo establecido en lo puntos 2 y 3 de
este procedimiento.

60 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

VICERRECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Control de Rendimiento Acadmico


N DEL PROCEDIMIENTO:

06

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Vicerrectorado 1. Revisa en el sistema los promedios parciales de los
estudiantes.

Vicerrectorado 2. Solicita al docente un informe de rendimiento general


(promedios de parcial) de los estudiantes que se encuentran
con menos de 7 en su materia.

Vicerrectorado 3. Recibe del docente un Plan de Refuerzo Acadmico para


solucionar el problema del estudiante.

Vicerrectorado 4. Aprueba el Plan de Refuerzo Acadmico propuesto por el


docente.

5. Fin del procedimiento.

61 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

VICERRECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Planificacin de Actividades (casas abiertas, concursos, participaciones,


salidas, etc.)
N DEL PROCEDIMIENTO:

07

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Jefe de rea 1. Convoca a reunin de rea para tratar como nico punto la
planificacin de las actividades (casas abiertas, concursos,
participaciones, etc.).

rea acadmica 2. Analiza los objetivos educativos del rea y los estndares de
aprendizaje, para preparar la temtica de las actividades
escolares.

rea acadmica 3. Presenta la planificacin de las actividades escolares


(objetivos, metas, cronograma y presupuesto) al
Vicerrectorado.

Vicerrectorado 4. Analiza la planificacin, presenta recomendaciones (en caso


necesario), la aprueba y coloca dentro del cronograma
institucional las actividades planificadas.

rea acadmica 5. Recibe la autorizacin y ejecuta la actividad el da


programado en el cronograma.

Jefe de rea 6. Realiza la evaluacin de las actividades escolares y entrega


los resultados en el Vicerrectorado.

Vicerrectorado 7. Recoge las evaluaciones de todas las actividades y prepara la


estadstica final.

8. Fin del procedimiento.

62 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

VICERRECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Planificacin Curricular
N DEL PROCEDIMIENTO:

08

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Vicerrectorado 1. Socializa al personal docente, las disposiciones institucionales
sobre planificacin, as como la matriz institucional de
planificacin de bloque o clase.

Vicerrectorado 2. Recibe del docente la matriz de planificacin llena, de


conformidad con el instructivo entregado.

Vicerrectorado 3. Revisa la planificacin y hace las recomendaciones pertinentes


(en caso necesario).

Vicerrectorado 4. Elabora la estadstica de cumplimiento de los indicadores de


planificacin docente.

Vicerrectorado 5. Aprueba la Planificacin de los Docentes y la archiva.

Vicerrectorado 6. Supervisa el cumplimiento de la planificacin.

7. Asesora a los docentes en asuntos relacionados con el


cumplimiento de la planificacin.

8. Fin del procedimiento.

Nota: La planificacin se debe presentar cinco das antes del inicio del parcial
correspondiente.

63 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

VICERRECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Control de los Portafolios de los Docentes.


N DEL PROCEDIMIENTO:

09

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Vicerrectorado 1. Entrega los lineamientos a los docentes, sobre cmo se debe
llevar los portafolios.

Vicerrectorado 2. Elabora un calendario de evaluacin de la actividad docente en


la que incluye la revisin del portafolio.

Vicerrectorado 3. Solicita los portafolios, evala y verifica si cumple con los


lineamientos previamente establecidos antes del inicio de
clases, presenta recomendaciones en caso de ser necesario.

Vicerrectorado 4. Entrega el portafolio aprobado o con recomendaciones.

5. Fin del procedimiento.

Nota: Los portafolios son carpetas donde archivan todas sus planificaciones, y solo el
Docente tiene archivado.

64 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DOCENTE TUTOR

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Solicitud de Recursos y Materiales Didcticos.


N DEL PROCEDIMIENTO:

01

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Docente 1. Elabora el listado de tiles escolares para el ao (inicial,
preparatoria, bsica elemental y bsica media) o por
asignatura (bsica superior y bachillerato) de su
responsabilidad.

Docente Tutor 2. Remite a Rectorado los listados de tiles escolares para su


aprobacin y publicacin en la pgina web para conocimiento
de los padres de familia/representantes legales.

Docente Tutor 3. En la fecha establecida por la Institucin, recibe de los padres


de familia los materiales solicitados.

Docente Tutor 4. Revisa los materiales al momento de su presentacin y las


almacenas (nicamente en el caso de la bsica preparatoria,
elemental y media).

5. Fin del procedimiento.

65 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Elaboracin de horarios de pruebas

RESPONSABLE GENERAL:

DOCENTE TUTOR

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Elaboracin de Horario de Pruebas de Parcial.


N DEL PROCEDIMIENTO:

02

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Tutor de Grado o 1. Revisa el cronograma institucional para determinar el
Curso periodo de pruebas de bloque, as como los horarios de clase
de su grado o curso.

Tutor de Grado o 2. Pide a los profesores, entreguen un calendario de pruebas


Curso para el grado o curso, elaborado conjuntamente con los
estudiantes.

Docentes y 3. Elaboran el calendario de pruebas de forma coordinada con


Estudiantes un mximo de tres pruebas por da, utilizando el formato de
horarios.

Tutor de Grado o 4. Recibe los horarios y de conformidad con la carga horaria,


Curso evala la dificultad de cada materia para que exista una
dosificacin adecuada (materia de menor dificultad junto a
otra con mayor dificultad).

Tutor de Grado o 5. Remite a la Vicerrectora el horario de pruebas de bloque


Curso para su revisin y aprobacin final

Vicerrectorado 6. Aprueba y conserva el horario de exmenes original.

Vicerrectorado 7. Distribuye una copia a Inspeccin General, en cada aula y una


al Padre de familia mediante la agenda escolar.

8. Fin del procedimiento

66 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

JUNTA DE CURSO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Juntas de Curso Quimestrales


N DEL PROCEDIMIENTO:

01

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Junta de Curso 1. Recibe por medio del docente tutor el cuadro general de
rendimiento acadmico del curso, proporcionado por
secretara.

Junta de Curso 2. Se instala con la direccin del docente tutor, secretaria,


Psiclogo(a) institucional y docentes del curso.

Junta de Curso 3. Conoce el informe acadmico y comportamental del curso,


elaborado por el docente tutor.

Junta de Curso 4. Analiza los documentos y elabora las recomendaciones y


estrategias en coordinacin con todos los Docentes.

Junta de Curso 5. A travs del docente tutor, agrupa en un solo documento los
informes de cada asignatura y presenta a vicerrectorado un
resumen del curso.

Junta de Curso 6. Archiva el Acta de la junta y entrega una copia del


rendimiento acadmico y comportamental para la carpeta de
cada Docente.

Junta de Curso 7. Remite el informe al DECE, para que realice el seguimiento a


los estudiantes con alguna falencia (acadmica o
comportamental).

Junta de Curso 8. Entrega a Secretara el cuadro de rendimiento acadmico del


curso.

67 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
9. Fin del procedimiento.

68 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

JUNTA DE CURSO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Revisin y Certificacin de Exmenes Quimestrales


N DEL PROCEDIMIENTO:

02

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Junta de curso 1. Recibe por medio de los docentes tutores, el cronograma de
juntas de curso elaborado por vicerrectorado (el cronograma
se lo realiza para que la junta se instale un mes antes de la
fecha de exmenes).

Junta de curso 2. Conoce por medio de secretara la planificacin e


instrumento de evaluacin del examen quimestral
presentado por cada docente en cada una de las asignaturas.

Junta de curso 3. Analiza el instrumento de evaluacin y estudia el peso de


cada pregunta, cada docente expone la forma como realiz la
construccin del instrumento de evaluacin.

Junta de curso 4. En caso de ser necesario, emite recomendaciones y


estrategias para la mejora del instrumento de evaluacin.

Junta de curso 5. De no existir recomendaciones, o stas no ser de fondo sino


de forma, por secretara de la junta se certifica el
instrumento de evaluacin y se remite a Vicerrectorado para
que se autorice su reproduccin.

Junta de curso 6. Por medio de secretara, realiza el acta de la junta y solicita a


todos los presentes firmarla.

7. Fin del procedimiento.

69 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

JUNTA DE CURSO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Informe Anual de Aprendizaje


N DEL PROCEDIMIENTO:

03

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Junta de Curso 1. Revisa las notas finales de cada asignatura y la estadstica del
curso por materia.

Junta de Curso 2. Conoce la nmina de los estudiantes aprobados y pone


atencin en aquellos con notas inferiores a 7, adems revisa
la planificacin de clase para los 15 das de nivelacin
acadmica.

Junta de Curso 3. Abaliza las calificaciones y resuelve la publicacin de las notas


por parte de secretara, remite copia del acta de reuniones al
DECE para seguimiento.

Junta de Curso 4. Se rene para conocer los resultados de los exmenes


supletorios y promover al siguiente curso/grado a los
aprobados.

5. Fin del procedimiento.

Nota: La promocin se legalizar una vez que el estudiante haya aprobado el ao, en
caso de no hacerlo, se legalizar la matrcula en el ao anterior, siempre con el
consentimiento del padre de familia para la continuidad del estudiante en la
institucin.

70 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DOCENTE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Seguimiento de los cuadernos y textos de los estudiantes.


N DEL PROCEDIMIENTO:

01

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Docente 1. Brinda lineamientos de cmo deben llevar los estudiantes
los cuadernos.

Docente 2. Lleva un registro de revisin de cuadernos (en caso de


pedir al estudiante lleve apuntes) que es obligatorio en la
bsica preparatoria, elemental y media.

Docente 3. Al final de cada bloque, entrega en vicerrectorado el


registro de revisin de cuadernos, para la verificacin del
cumplimiento de los parmetros establecidos y
comunicados con anterioridad.

Docente 4. Firma un compromiso de cumplimiento con


vicerrectorado, en el caso de existir alguna novedad.

5. Fin del procedimiento.

71 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DOCENTE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Promedio General a finalizar cada Bloque


N DEL PROCEDIMIENTO:

02

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE

Docente 1. Elabora el promedio final de las evaluaciones (tareas, trabajo


individual y grupal, lecciones y pruebas) al final del bloque.

Docente 2. Ingresa las notas del bloque al sistema institucional.

Docente Tutor 3. Revisa los promedios individuales del curso y en caso de


tener promedios bajos se toman medidas para mejorar el
rendimiento.

Docente Tutor 4. Realiza un trabajo en conjunto con los Coordinadores de


rea para solucionar el problema de bajo rendimiento.

Docente Tutor 5. Comunica las novedades al Vicerrectorado, con copia en la


carpeta de cada Docente y copia al DECE.

DECE 6. Realiza un seguimiento a los estudiantes con rendimiento


bajo y se enva recomendaciones que deben ser analizadas
por la Junta de Curso al final del quimestre.

Docente 7. Recibe y ejecuta las recomendaciones establecidas por el


DECE, en caso de no resolver el problema, se vuelve a
contactar con DECE.

8. Fin del procedimiento.

72 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
PROCEDIMIENTOS
DECE 2014

73 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DEPARTAMENTO DE CONSEJERA ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Seguimiento a Estudiantes con Problemas de Aprendizaje

N DEL PROCEDIMIENTO:

01

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Docente tutor 1. Reporta al DECE, los estudiantes con problemas de
aprendizaje mediante un informe escrito.

Docente 2. Llena el formato de Reporte de Casos y lo archiva en la


carpeta del estudiante.

DECE 3. Procede a llamar a los Padres de Familia.

Padre de 4. Recibe la comunicacin del DECE y se acerca a la reunin


familia/representante convocada para definir estrategias de mejoramiento y
legal apoyo familiar.

DECE/Padres de 5. Llena el Acta de Reunin, en la cual constan los


Familia compromisos y acuerdos llegados con el padre de
familia/representante legal.

Docente 6. Recibe los acuerdos mencionados durante la reunin para


su respectiva aplicacin en trabajo conjunto con DECE.

DECE 7. Realiza el seguimiento del estudiante e informa los


resultados a los Padres de Familia/representantes legales.

DECE 8. Elabora la estadstica de seguimiento (casos resueltos y no


resueltos) que es anexada a la carpeta del estudiante.

DECE 9. Enva el informe a Rectorado.

10. Fin del procedimiento

74 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Nota: El seguimiento por parte del DECE durar el tiempo que el mismo departamento
considere necesario para la evolucin positiva del caso.

75 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DEPARTAMENTO DE CONSEJERA ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Conocimiento y Seguimiento de Casos Especiales de Comportamiento o


Disciplina
N DEL PROCEDIMIENTO:

02

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DECE 1. Recibe por parte de inspeccin (en casos de
comportamiento) o rectorado (en caso disciplinario) el
expediente estudiantil para la realizacin de seguimiento.
Luego de aplicarse la accin disciplinaria.

DECE 2. Se rene con el padre de familia/representante legal y el


(la) estudiante para establecer estrategias de
mejoramiento (comportamental o disciplinario) y realizar el
seguimiento necesario.

DECE/Padres de 3. Acepta los compromisos, sugerencias y firma el acta de


Familia acuerdos.

DECE 4. Elabora un informe de seguimiento y lo remite a Inspeccin


o Rectorado (de conformidad con la falta sea
comportamental o disciplinaria).

5. Fin del procedimiento.

76 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DEPARTAMENTO DE CONSEJERA ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Apoyo y Organizacin a los Docentes con el Trabajo en casos de


Necesidades Educativas Especiales
N DEL PROCEDIMIENTO:

03

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DECE 1. Realiza una reunin con los docentes para darles a conocer
las medidas que deben tomar con los estudiantes con casos
especiales.

DECE 2. Llena la gua individual de ACI.

DECE 3. Monitorea la actividad docente con los estudiantes de


Necesidades Educativas Especiales (Planificacin de
adaptaciones curriculares y ejecucin de las actividades de
aula).

DECE 4. Recibe del docente un informe de avance de la


programacin y del alcance de logros por parte de los
estudiantes.

DECE 5. Realiza el seguimiento de los casos especiales reportados


por los docentes y elabora la estadstica de casos.

6. Fin del procedimiento.

77 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DEPARTAMENTO DE CONSEJERA ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Elaboracin y Actualizacin de Fichas de Registro Acumulativo

N DEL PROCEDIMIENTO:

04

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DECE 1. Publica en la pgina Web de la institucin el listado de
documentos que debe presentar el padre de familia para el
registro acumulativo del estudiante.

DECE 2. Abre una ficha por estudiante, la misma que es actualizada


cada ao lectivo.

DECE 3. Archiva las carpetas y genera la estadstica respectiva del


seguimiento de casos acadmicos remitidos por docentes,
estudiantes con NEE y estudiantes con problemas
comportamentales y disciplinarios.

Psiclogo 4. Realiza el seguimiento de casos con los estudiantes, llena la


Ficha de Seguimiento y anexa a la carpeta: evaluaciones
externas, reuniones con Padres de Familia, cartas o
comunicaciones especiales.

Trabajador Social 5. Realiza la actualizacin de datos del estudiante (incluyendo


una foto), la incorpora en la carpeta individual y la archiva.

6. Fin del procedimiento.

Nota: Las carpetas individuales de los estudiantes son permanentes (durante toda la
vida escolar) y permanecern bajo custodia exclusiva del Departamento de Consejera
Estudiantil.

78 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DEPARTAMENTO DE CONSEJERA ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Elaboracin del Plan Operativo Anual

N DEL PROCEDIMIENTO:

05

REA O
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Coordinador del DECE 1. Convoca a reunin del Departamento durante la cuarta
semana de agosto.

DECE 2. Con todos sus miembros reunidos realiza un anlisis a la


normativa especfica del DECE, as como a las disposiciones
(formatos institucionales) dadas por las autoridades de la
institucin y elaboran el Plan Operativo Anual del
Departamento.

Coordinador DECE 3. Presenta el POA a Consejo Ejecutivo para su aprobacin.

Consejo Ejecutivo 4. Revisa el POA, presenta recomendaciones (de ser


necesario) y aprueba el mismo.

DECE 5. Cumple con las actividades previstas y ejecuta el


presupuesto aprobado.

6. Fin del procedimiento.

79 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DEPARTAMENTO DE CONSEJERA ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Remisin Externa de Casos Especiales.

N DEL PROCEDIMIENTO:

06

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Coordinador del DECE 1. Solicita un tratamiento externo especializado para el
estudiante, una vez comprobada su necesidad.

Padre de 2. Informa el nombre del terapista externo y coordina con el


Familia/Representante DECE los calendarios de terapia y los resultados de las
legal evaluaciones.

DECE 3. Realiza el seguimiento a travs de solicitudes de informes


preliminares.

Padre de 4. Entregan un informe de avances de terapia externa (formato


Familia/Representante llenado con la ayuda del terapista) que posteriormente deber
legal ser archivado en la carpeta del estudiante.

DECE 5. Comunica al Docente Tutor el progreso de la terapia y coordina


estrategias de tratamiento del estudiante en el aula.

DECE 6. Archiva el informe final del terapista, si existe.

7. Fin del procedimiento.

Nota: Los informes de las terapias externas son archivados de manera mensual en la
carpeta del estudiante.

80 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DEPARTAMENTO DE CONSEJERA ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Intervencin en casos de Asistencia Psicolgica

N DEL PROCEDIMIENTO:

07

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DECE 1. Recibe del docente un reporte sobre algn problema con los
estudiantes (llena el formato de reporte de casos).

DECE 2. Realiza una convocatoria a los padres de


familia/representantes legales, para mantener una
conversacin con el estudiante que determinar la dificultad
y plantear posibles soluciones.

DECE 3. Aplica un Test Proyectivo, trabaja con el estudiante a travs


de estrategias dependiendo del problema.

DECE 4. Trabaja en conjunto con el Docente Tutor para que apoye el


proceso.

DECE 5. Evala el progreso del estudiante (de forma semanal).

6. Fin del procedimiento.

81 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DEPARTAMENTO DE CONSEJERA ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Adaptaciones Curriculares para Estudiantes con NEE

N DEL PROCEDIMIENTO:

08

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DECE 1. Recibe la informacin de los padres de
familia/representantes legales o de los docentes, sobre las
Necesidades Educativas Especiales

DECE 2. Realiza una evaluacin para obtener un diagnstico


presuntivo de una Necesidad Educativa Especial.

DECE 3. Informa a los docentes el procedimiento a seguir con las


Necesidades Educativas Especiales a ser consideradas en cada
asignatura.

DECE 4. Da a conocer al Padre de Familia la Adaptacin Curricular


Individual (ACI).

DECE 5. Firma el Acta de entrevista con los Padres de Familia y se


solicita informacin adicional (evaluaciones
psicopedaggicas).

DECE 6. Informa los casos de Necesidades Educativas Especiales con


ACI a las autoridades competentes

DECE 7. Realiza el seguimiento de conformidad con el Plan


Institucional de Adaptaciones Curriculares para estudiantes
con NEE.

8. Fin del procedimiento.

82 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DEPARTAMENTO DE CONSEJERA ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Seguimiento de casos con bajo rendimiento

N DEL PROCEDIMIENTO:

09

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DECE 1. Realiza el anlisis de los cuadros de rendimiento acadmico
por grados/cursos y asignaturas.

DECE 2. Identifica las asignaturas con bajo rendimiento (calificaciones


inferiores a 7 puntos).

DECE 3. Entrevista a los estudiantes con la finalidad de identificar los


factores que inciden en el bajo rendimiento.

DECE 4. En reunin con el padre de familia/representante legal,


socializa los factores identificados y que inciden en el bajo
rendimiento de los estudiantes.

DECE 5. Informa factores identificados y solicita P.R.

DECE 6. Recepta la planificacin de mejoramiento acadmico


desarrollada por el docente.

DECE 7. Realiza el monitoreo de las actividades de mejoramiento


acadmico.

Docente 8. Elabora un informe de resultados, sobre el monitoreo y los


avances de mejoramiento de los estudiantes dentro del
programa.

9. Fin del procedimiento.

83 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Nota: El programa de Refuerzo Escolar es previamente elaborado y socializado por el
DECE para su aplicacin por parte de los docentes.

84 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

DEPARTAMENTO DE CONSEJERA ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Asistencia y Apoyo a Adolescentes Embarazadas

N DEL PROCEDIMIENTO:

10

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DECE 1. Realiza un acercamiento y dilogo con la/los estudiante/s
implicada/os.

DECE 2. Convoca una reunin con Padres de Familia/Representantes


legales de la/los estudiantes dndoles recomendaciones sobre
esta situacin.

DECE 3. Remite el caso al Departamento Mdico para su


acompaamiento.

DECE 4. Con el apoyo del padre de familia, realiza el seguimiento


durante el periodo de embarazo.

DECE 5. Informa a los docentes que estn en relacin directa con la


estudiante.

DECE 6. Realiza el seguimiento al desarrollo acadmico de la


estudiante a travs del Programa de Apoyo Pedaggico
realizado por el docente (evaluacin formativa y sumativa),
durante el periodo de alumbramiento.

DECE 7. Coordina con vicerrectorado el monitoreo del cronograma de


actividades acadmicas presentado por el docente.

DECE 8. Elabora un informe de resultados, de conformidad con el


monitoreo y seguimiento realizado.

9. Fin del procedimiento.

85 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Nota: Los trabajos y evaluaciones desarrolladas por la estudiante durante el periodo
de alumbramiento se entregarn va correo electrnico.

RESPONSABLE GENERAL:

DEPARTAMENTO DE CONSEJERA ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Promocin y Prevencin de Embarazos, Consumo de Sustancias


Estupefacientes o Psicotrpicas y Bullying
N DEL PROCEDIMIENTO:

11

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DECE 1. Al inicio del ao lectivo elabora el registro acumulativo.

DECE 2. Elabora los proyectos de prevencin desde el inicio del ao


lectivo, apuntalando los siguientes aspectos:
Promocin de la vida sexual y reproductiva (talleres,
charlas, foros).
Prevencin del consumo de tabaco, alcohol y otras
drogas.
Bullying (campaas, carteles, talleres, foros)
Escuela para padres con apoyo del departamento de
Pastoral

DECE 3. Ejecuta cada uno de los proyectos planificados y presenta


informes peridicos de avance y evaluacin al final de cada
proyecto.

DECE 4. Realiza el seguimiento a los estudiantes para el proceso de


promocin del Buen Vivir.

5. Fin del procedimiento

86 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
PROCEDIMIENTOS
2014
GENERALES

87 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

COMISIN DE TRANSPORTE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Organizacin de la Entrada y Salida de los Estudiantes por Bus Escolar


N DEL PROCEDIMIENTO:

01

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Consejo Ejecutivo 1. A mediados de agosto da a conocer la confirmacin de las
comisiones y sus respectivas funciones y coordinadores.
Comisin de 2. Una semana antes del inicio de clases, la Comisin se rene
Transporte con el Representante de los transportistas. Se da a conocer el
nmero de buses y la lista de los Conductores. (Los
transportistas ya tienen Rutas y Sectores definidos).
El Representante de 3. Entrega la lista a la Comisin.
los Transportistas Estos son elaborados por el representante de los
Transportistas.
Hay 2 tipos de lista, 1: Por bus que va para el coordinador y, 2:
por paralelo (que se entrega al Tutor).
(Estos documentos se archivan temporalmente por la
Comisin)
Comisin de 4. Cuando empiezan las clases la Comisin realiza 3 repasos de
Transporte las listas durante el 1er da y se gua a los estudiantes a sus
buses en la hora de salida.
Comisin de 5. Forman a los Estudiantes en el patio en la fila de los buses
Transporte correspondientes, los buses deben encontrarse dentro de la
institucin en la parte de atrs.

88 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Transportista 6. Cuando los Estudiantes estn formados el asistente del
transportista se acerca a la puerta, un integrante de la
Comisin entrega a los estudiantes de ese bus (el 1er mes la
Comisin toma lista de los Estudiantes en cada bus), despus
del mes quien toma lista es el asistente del Transportista
dentro del bus.
(Inspeccin General se encarga de notificar en una pizarra,
que se encuentra en la parte de la salida, a los Estudiantes
ausentes y aquellos que se van en bus escolar pero que sern
retirados por sus padres.)
Estudiante 7. Sube al bus (los buses esperan a los Estudiantes que salen ms
tarde)

8. Fin del Procedimiento.

Nota: En la entrada se verifica que todos los buses lleguen a tiempo a la


Institucin para que los estudiantes lleguen puntuales a sus aulas de clases.

89 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

COMISIN DE TRANSPORTE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Seguridad en el Transporte para los Estudiantes


N DEL PROCEDIMIENTO:

02

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Transportista 1. Antes de iniciar el recorrido de los estudiantes desde y hacia
la institucin, debe revisar el bus y garantizar el buen estado
del mismo.

Asistente de 2. Verifica la ubicacin ms segura para cada uno de los


transporte estudiantes.

Asistente de 3. Verifica el uso del cinturn de seguridad, y revisar


Transporte peridicamente, en el transcurso del recorrido, que los
estudiantes no se zafen el cinturn a menos que est
detenido el bus en la parada preestablecida.

Asistente de 4. Controla que el estudiante baje del bus en su parada habitual,


Transporte a menos que el padre de familia haya solicitado otra parada
con anticipacin.

5. Fin del procedimiento.

90 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

COMISIN DE TRANSPORTE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Atrasos o inasistencias del bus a la entrada y salida de clases


N DEL PROCEDIMIENTO:

03

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Transportista 1. Notifica va telefnica (o por cualquier otra va de
comunicacin) a la persona responsable de la comisin de
transporte, la inasistencia o el atraso del transporte (en caso
de inasistencia deber garantizar la presencia de otra unidad
de transporte).

Transportista 2. Justifica su inasistencia o atraso, en la notificacin hecha


anteriormente.

Coordinador de 3. Comunica a Inspeccin el retraso del transporte, quien a su


Transporte vez comunica a los Docentes de la primera hora.

Coordinador de 4. En caso de inasistencia del transporte escolar, notifica a


Transporte Inspeccin General para que por medio de este, notifique a
los representantes de los estudiantes para que tomen las
debidas precauciones, en el traslado de sus representados a la
institucin y viceversa.

5. Fin del Procedimiento.

91 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

COMISIN DE GESTIN DE RIESGOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Planificacin de la Gestin de Riesgo


N DEL PROCEDIMIENTO:

01

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Gestin de Riesgo 1. Prepara el Plan Institucional de Gestin de Riesgos (cada ao).

Gestin de Riesgo 2. Establece mtodos que subsanen las falencias dentro y fuera
de la institucin.

Rectorado 3. Recibe el Plan de Gestin de Riesgo, establece las


observaciones necesarias, aprueba y enva al Distrito
Educativo para su aprobacin.

Distrito Educativo 4. Aprueba el Plan de Gestin de Riesgo y lo remite a la


institucin.

Rectorado 5. Archiva en digital y documento.

Comisin de Gestin 6. Ejecuta las actividades del Plan de Gestin de Riesgo.


de Riesgo

7. Fin del procedimiento.

92 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

COMISIN DE GESTIN DE RIESGOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Simulacros Dentro de la Institucin


N DEL PROCEDIMIENTO:

02

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Gestin de Riesgo 1. Garantiza la inclusin de las actividades de simulacro en el
cronograma institucional.

Gestin de Riesgo 2. Activa las brigadas (segn el plan de gestin de riesgos).

Gestin de Riesgo 3. Socializan el tema del simulacro en toda la Unidad Educativa.

Gestin de Riesgo 4. Informa das antes al simulacro a los encargados del BOTN
DE RIESGO, para que sea desactivado rpidamente.

Gestin de Riesgo 5. Ejecutan el simulacro.

Gestin de Riesgo 6. Elabora un informe sobre lo realizado especificando las


observaciones que encontr.

Rectorado 7. Recibe y archiva el informe.

8. Fin del procedimiento.

93 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

COMISIN DE GESTIN DE RIESGOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Conformacin de Brigadas de Seguridad


N DEL PROCEDIMIENTO:

03

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Gestin de Riesgo 1. Conforma cada ao brigadas (de carcter obligatorio de 1ero a
3ro de bachillerato) y con voluntarios.

Gestin de Riesgo 2. Elabora las nminas de los integrantes de los miembros de


brigadas.

Gestin de Riesgo 3. Establecen un jefe de brigada (Docente).

Gestin de Riesgo 4. Brinda las capacitaciones necesarias (primeros auxilios,


rescate, etc.).

Brigadas 5. Se involucran con la colectividad, y ejecutan lo aprendido.

Gestin de Riesgo 6. Elabora un informe con todas las actividades realizadas con
sus debidos respaldos.

7. Fin del procedimiento.

94 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

COMISIN DE GESTIN DE RIESGOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Capacitaciones
N DEL PROCEDIMIENTO:

04

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Gestin de Riesgo 1. Establece las capacitaciones en el plan y se informa en las
reuniones que se realizan cada semana.

Rectorado 2. Brinda la autorizacin correspondiente (escrita).

Gestin de Riesgo 3. Dentro del plan estipula las dos capacitaciones que se realizan
(semestralmente).

Gestin de Riesgo 4. El primer grupo capacitado es conformado por los miembros


permanentes de las brigadas en sus diferentes reas de
trabajo (primer semestre).

Gestin de Riesgo 5. El segundo grupo capacitado es conformado por todos en


general incluyendo los transportistas con previo aviso al jefe
de transporte (segundo semestre).

Gestin de Riesgo 6. Entrega los videos y diapositivas de las capacitaciones.

Rectorado 7. Recibe los videos y diapositivas.

8. Fin del procedimiento.

95 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

COMISIN DE GESTIN DE RIESGOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Control y Mantenimiento de todos los Equipos de Seguridad.


N DEL PROCEDIMIENTO:

05

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Gestin de Riesgo 1. Cada determinado tiempo evala como se encuentran los
equipos de seguridad.

Gestin de Riesgo 2. Si encuentra alguna falencia, la registra.

Rectorado 3. Recibe la informacin, sobre las novedades de los equipos de


seguridad (verbal o email), y si existe la necesidad de adquirir
nuevos equipos solicita las proformas para la compra.

Gestin de Riesgo 4. Entrega las proformas y recibe el dinero para la compra.

Gestin de Riesgo 5. Instala los equipos adquiridos y los registra en una bitcora.

6. Fin del procedimiento.

Nota: Si necesita nuevos equipos solo informa de manera verbal, y presenta


proformas de donde sera conveniente adquirir los productos

96 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
PROCEDIMIENTOS
RGANOS DE
2014
REPRESENTACIN

97 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

CONSEJO ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reuniones del Consejo


N DEL PROCEDIMIENTO:

01

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Presidente del 1. Convoca a reunin de forma escrita, una vez cada dos
Consejo meses.

Consejo 2. Se renen los miembros del consejo en cualquier sala de


reuniones de la institucin.

Consejo 3. En la reunin se discuten los temas del da.

Consejo 4. Durante la reunin toma apuntes de lo acordado y elabora


una Acta, la cual ser archivada en las carpetas.

5. Fin del procedimiento.

Nota: La primera reunin de Consejo es convocada en noviembre para planificar las


Fiestas de Quito. Organizan como Consejo todas las actividades a realizar y dividen el
trabajo en un cronograma.

98 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

CONSEJO ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Propuestas de Cumplimiento de Derechos y Deberes.


N DEL PROCEDIMIENTO:

02

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Consejo Estudiantil 1. Se rene das antes de la finalizacin del ao lectivo para
preparar informe de actividades a ser presentado al
Consejo Ejecutivo.

Consejo Estudiantil 2. Las resoluciones de esa reunin, son consideradas para el


orden del da de la reunin del Consejo Ejecutivo.

Presidente del 3. Da lectura durante su participacin en la reunin de


Consejo Consejo Ejecutivo de las resoluciones.

Presidente del 4. Su participacin es tomada en cuenta en el libro de Actas


Consejo del Consejo Ejecutivo.

5. Fin del procedimiento.

99 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

CONSEJO ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Participacin en Organizacin de Eventos.


N DEL PROCEDIMIENTO:

03

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Consejo Estudiantil 1. Convoca a reunin por medio de un escrito.

Consejo Estudiantil 2. Se renen siguiendo el orden del Da previo algn evento


planificado. (Plan de Gobierno)

Consejo Estudiantil 3. Elaboran un cronograma de actividades y dividen trabajo.

Consejo Estudiantil 4. Se informa a las autoridades sobre las actividades a realizar


( Se entrega por escrito el cronograma que se aprob
(Rectora))

Consejo Estudiantil. 5. Se ejecutan las actividades planificadas.

Consejo Estudiantil 6. Realizan el evento segn lo planeado.

Consejo Estudiantil 7. Elabora un informe del evento (este informe se lo realiza


en sus das posteriores y se archiva).

8. Fin del procedimiento.

100 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
RESPONSABLE GENERAL:

CONSEJO ESTUDIANTIL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Solicitud de Uso de reas Deportivas y Recreacionales


N DEL PROCEDIMIENTO:

04

REA O PERSONA
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Presidentes de Curso 1. Conversan con los miembros del Consejo Estudiantil para
solicitar por medio del Consejo, la utilizacin de los
espacios fsicos.

Consejo Estudiantil 2. Determina si es aceptable la utilizacin de los espacios


fsicos dentro de la institucin y elabora la solicitud.

Consejo Estudiantil 3. Entrega a Rectorado para que sumille con la autorizacin.

4. Fin del procedimiento.

101 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
CONTENIDO

PRESENTACIN.............................................................................................................................. 4
FORMATO DE PRESENTACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS ........................................................... 5
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................................... 6
ALCANCE DEL MANUAL ................................................................................................................. 6
ACTUALIZACIN DEL MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS ................................................. 7
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ......................................................................................... 8
Planificacin Operativa Anual. .................................................................................................. 9
Aprobacin de Eventos (Programas)....................................................................................... 10
Elaboracin de Horarios de Clase............................................................................................ 11
Elaboracin de Distributivo de Trabajo. .................................................................................. 12
Elaboracin del Cronograma de Actividades. ......................................................................... 13
Deteccin de Necesidades de Capacitacin ............................................................................ 14
Proclamacin de Abanderados (as) Portaestandartes y Escoltas ........................................... 15
Eleccin del Consejo Estudiantil .............................................................................................. 16
Aprobacin de Uso de reas Deportivas y Recreacionales..................................................... 18
Reuniones de la Junta General de Directivos y Docentes ....................................................... 19
Ingreso de Calificaciones y Asistencias al Sistema .................................................................. 20
Ttulos y Actas de Grado.......................................................................................................... 21
Archivo Maestro ...................................................................................................................... 23
Archivo de Documentacin Oficial. ......................................................................................... 24
Archivo Estudiantil .................................................................................................................. 25
Legalizacin de Promociones. ................................................................................................. 26
Legalizacin del Consejo Ejecutivo. ......................................................................................... 27
Matrcula Estudiantes Nuevos ................................................................................................ 28
Matrcula Estudiantes Antiguos .............................................................................................. 29
Comunicados a Padres de Familia ........................................................................................... 30
Elaboracin de las Listas de Estudiantes ................................................................................. 31
Eleccin de Abanderados ........................................................................................................ 32
Juntas de Curso ....................................................................................................................... 33
Junta de Consejo Ejecutivo ..................................................................................................... 34
Registros y Documentos.......................................................................................................... 35

102 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Seguro Estudiantil ................................................................................................................... 36
Control a las Actividades de los Docentes .............................................................................. 37
Control y Registro de Asistencia de los Estudiantes. .............................................................. 38
Evaluacin Docente ................................................................................................................. 39
Permisos a los trabajadores. ................................................................................................... 41
Justificaciones por inasistencias de los trabajadores.............................................................. 42
Justificacin de atraso o inasistencia de los/las Estudiantes .................................................. 43
Permiso de salida para los Estudiantes ................................................................................... 44
Control de la Disciplina dentro y fuera de la Institucin ......................................................... 45
Programa de Induccin al Personal......................................................................................... 46
Control de Transporte ............................................................................................................. 47
Elaboracin del Proyecto Educativo Institucional (PEI) .......................................................... 48
Evaluacin del Proyecto Educativo Institucional (PEI) ............................................................ 50
Elaboracin o Reforma del Cdigo de Convivencia ................................................................ 51
Conformacin de las Comisiones Institucionales .................................................................... 53
PROCEDIMIENTOS PEDAGGICOS .............................................................................................. 54
Asesora Pedaggica (Planificacin Meso y Micro Curricular). ............................................... 55
Asesora Pedaggica (Junta Acadmica) ................................................................................. 57
Asesoramiento y Supervisin de la Actividad Docente ........................................................... 58
Apoyo Pedaggico y Tutoras Acadmicas .............................................................................. 59
Revisin y Aprobacin de los Instrumentos de Evaluacin..................................................... 60
Control de rendimiento acadmico ........................................................................................ 61
Planificacin de actividades (casas abiertas, concursos, participaciones, salidas, etc.) ......... 62
Planificacin Curricular ........................................................................................................... 63
Control de los portafolios de los Docentes. ............................................................................ 64
Solicitud de recursos y materiales didcticos. ........................................................................ 65
Elaboracin de Horario de Pruebas de Parcial. ....................................................................... 66
Juntas de Curso Quimestrales ................................................................................................. 67
Revisin y certificacin de Exmenes Quimestrales ............................................................... 69
Informe anual de aprendizaje ................................................................................................. 70
Seguimiento de los cuadernos y textos de los estudiantes. ................................................... 71
Promedio General a finalizar cada Bloque .............................................................................. 72

103 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
PROCEDIMIENTOS DECE.............................................................................................................. 73
Seguimiento a Estudiantes con problemas de aprendizaje .................................................... 74
Conocimiento y Seguimiento de casos especiales de comportamiento o disciplina .............. 76
Apoyo y Organizacin a los Docentes con el Trabajo en casos de Necesidades Educativas
Especiales ................................................................................................................................ 77
Elaboracin y Actualizacin de Fichas de Registro Acumulativo ............................................ 78
Elaboracin del Plan Operativo Anual..................................................................................... 79
Remisin externa de Casos Especiales. ................................................................................... 80
Intervencin en casos de Asistencia Psicolgica ..................................................................... 81
Adaptaciones Curriculares para Estudiantes con NEE ............................................................ 82
Seguimiento de casos con bajo rendimiento .......................................................................... 83
Asistencia y Apoyo a Adolescentes Embarazadas ................................................................... 85
Promocin y Prevencin de Embarazos, Consumo de Sustancias Estupefacientes o
Psicotrpicas y Bullying ........................................................................................................... 86
PROCEDIMIENTOS GENERALES ................................................................................................... 87
Organizacin de la Entrada y Salida de los estudiantes por bus escolar ................................ 88
Seguridad en el transporte para los estudiantes .................................................................... 90
Atrasos o inasistencias del bus a la entrada y salida de clases ............................................... 91
Planificacin de la Gestin de Riesgo ...................................................................................... 92
Simulacros dentro de la Institucin ........................................................................................ 93
Conformacin de Brigadas de Seguridad ................................................................................ 94
Capacitaciones ........................................................................................................................ 95
Control y Mantenimiento de todos los Equipos de Seguridad. .............................................. 96
PROCEDIMIENTOS RGANOS DE REPRESENTACIN .................................................................. 97
Reuniones del Consejo ............................................................................................................ 98
Propuestas de cumplimiento de Derechos y Deberes. ........................................................... 99
Participacin en Organizacin de Eventos. ........................................................................... 100
Solicitud de Uso de reas Deportivas y Recreacionales ....................................................... 101
CONTENIDO ............................................................................................................................... 102
FORMULARIOS .......................................................................................................................... 106
Ingreso a Bodega ............................................................................................................... 107
Solicitud a Bodega ............................................................................................................. 109
Egreso de Bodega .............................................................................................................. 111

104 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Orden de Compra .............................................................................................................. 113
Orden de Pago ................................................................................................................... 115
Solicitud de Requisicin de Bienes y/o Servicios.............................................................. 117

105 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
FORMULARIOS 2014

106 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Ingreso a Bodega

Objetivo

Este formulario tiene por objeto controlar y legalizar el Ingreso de los materiales,
bienes, papelera, etc., a Bodega.

Descripcin general del formulario

El formulario INGRESO A BODEGA consta de un original y una copia.

ORIGINAL

Para archivo de Administracin, despus de la entrega de los materiales y como


constancia de la entrega a Bodega.

COPIA

Para Bodega, con la finalidad de registrar inmediatamente el ingreso de materiales a


sus formatos de control.

Uso del formulario

El formulario Ingreso a Bodega, sirve para registrar todos los materiales recibidos
directamente del Administrador o quien hiciera sus veces de Proveedura en la
Institucin.

Todos los formularios deben ir pre numerados.

107 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
INGRESO A BODEGA

Sr. (a): => ____________________________ ENCARGADA DE BODEGA

Srvase ingresar y registrar las siguientes mercaderas.

Proveniente de: ________________________ Segn Factura N:__________________

Tipo:_______________________ Fecha:_____________________________

ITEM CANT. MEDIDA DESCRIPCIN VALOR


1 1 UNID CUALQUIERA 2.000,00 2.000,00
2 1 UNID
3 1 UNID

2.000,00

ORDENADO POR RECIBIDO

PROVEEDURA ENC. DE BODEGA

108 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Solicitud a Bodega

Objetivo

El objeto de este formulario es el de tramitar y controlar toda solicitud de materiales,


desde el momento en que llega a Bodega, hasta cuando realice la entrega de los
materiales, bienes, medicinas, etc., a la Unidad Solicitante.

Descripcin general del formulario

El formulario SOLICITUD A BODEGA, sirve para solicitar materiales bienes, etc., el


formulario consta de un original y una copia.

ORIGINAL

El original se utiliza en Bodega, para determinar si existen o no los materiales


solicitado.

COPIA

Se archivar en el Departamento solicitante.

Uso del formulario

La SOLICITUD DE BODEGA, se utiliza nicamente cuando la unidad solicitante requiere


algn material, bienes, papelera, etc., para el desenvolvimiento de sus actividades
cotidianas.

Todos los formularios deben ser pre-numerados.

109 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
UNIDAD SOLICITANTE:. PERIODO:

FECHA:

CANTIDAD CANTIDAD
N DESCRIPCIN MEDIDA
SOLICITADA APROBADA
1 CUALQUIERA
2
3

OBSERVACIONES:

SOLICITADO POR AUTORIZADO POR

NOMBRE: NOMBRE:

110 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Egreso de Bodega

Objetivo

Este Formulario tiene por objeto controlar y legalizar el Egreso de los materiales,
bienes, papelera, etc., de la Bodega.

Descripcin general del formulario

El Formulario EGRESO DE BODEGA consta de un original y dos copias.

ORIGINAL

Para Contabilidad, con la finalidad de registrar inmediatamente el Egreso de materiales


en Libros.

PRIMERA COPIA

Para registro de Bodega, inmediatamente al Egreso de los materiales y para archivar.

SEGUNDA COPIA

Para la Unidad solicitante, como constancia de haber retirado el material.

Uso del formulario

El formulario EGRESO DE BODEGA, sirve para registrar todos los materiales


entregados a los diferentes Departamentos solicitantes.

Todos los formularios debern ser pre-numerados.

111 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
SOLICITUD A BODEGA N DE:. AUTORIZADO POR:

PARA USARSE EN: FECHA:.

CANTIDAD CANTIDAD
N DESCRIPCIN MEDIDA
SOLICITADA ENTREGADA
1 CUALQUIERA
2
3

OBSERVACIONES:

SOLICITADO POR AUTORIZADO POR

NOMBRE: NOMBRE:

112 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Orden de Compra

Objetivo

Este Formulario, tiene por objeto establecer un comprobante de compra entre el


Proveedor o Casa Comercial y la Institucin para la adquisicin de materiales bajo
ciertas condiciones.

Descripcin general del formulario

El Formulario ORDEN DE COMPRA, consta de original y una copia.

ORIGINAL

Para el Departamento de Contabilidad, constituyndose en un documento de soporte


para la elaboracin del Comprobante de Egreso y la Orden de pago.

COPIA

Para quien hiciera las veces de Proveedura, con el propsito de llevar un archivo de las
compras realizadas.

Uso del formulario

El formulario ORDEN DE COMPRA se utiliza para hacer adquisiciones de materiales


cuando no existen en Bodega o hayan llegado a su nivel mnimo.

Todos los formularios debern ser pre-numerados.

113 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
ORDEN DE COMPRA

Sr. (a) : => XXXXXXXXXXXXXXX

Srvase despachar a la Institucin WXY el siguiente pedido.

ITEM CANT. MEDIDA DESCRIPCIN VALOR


1 1 UNID CUALQUIERA 2.000,00
2 1 UNID
3 1 UNID

2.000,00

Nota: Enviar Factura por FORMA DE PAGO: CONTADO X CRDITO X

Duplicado, triplicado, etc.

ORDENADO POR RECIBIDO

GERENTE ENC. DE BODEGA

114 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Orden de Pago

Objetivo

Este Formulario, tiene por objeto establecer un Comprobante de Pago para la


adquisicin de materiales bajo ciertas condiciones.

Descripcin general del formulario

El Formulario ORDEN DE PAGO, consta de original y dos copias.

ORIGINAL

Para el Departamento de Contabilidad, constituyndose en un documento de soporte


para los registros contables.

PRIMERA COPIA

Para quien hiciera las veces de Proveedura, con el propsito de llevar un archivo de las
compras realizadas/pagadas.

SEGUNDA COPIA

Para archivo de Direccin, como constancia de haber ordenado el pago.

Uso del formulario

El formulario ORDEN DE PAGO se utiliza para desembolsar el dinero correspondiente


al pago a los proveedores despus de haber obtenido el visto bueno de los dems
Departamentos.

Todos los formularios debern ser pre-numerados.

115 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Seor: Fecha:

Pguese la cantidad de US$ a nombre de,

Segn Factura N adquisicin realizada mediante Orden de Compra


N y Solicitud de Requisicin N

Atentamente,

DIRECTOR

CONTADOR PAGADOR

OBSERVACIN

116 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
Solicitud de Requisicin de Bienes y/o Servicios

Objetivo

Este Formulario, tiene por objeto el registro de materiales que se adquirirn para
llenar los requerimientos solicitados por los diferentes Departamentos de la
Institucin.

Descripcin general del formulario

El Formulario SOLICITUD DE REQUISICIN DE BIENES Y/O SERVICIOS, consta de


original y dos copias.

ORIGINAL

Para Bodega, con la finalidad de registrar inmediatamente el ingreso de materiales a


sus formatos de control.

PRIMERA COPIA

Para archivo de Direccin, como constancia de haber ordenado el pago.

SEGUNDA COPIA

Para el Departamento de Contabilidad, constituyndose en un documento de soporte


para los registros contables.

Uso del formulario

El formulario SOLICITUD DE REQUISICIN DE BIENES Y/O SERVICIOS es utilizado por


el encargado de Bodega para pedir los materiales a Proveedura que debe ser
adquirido.

Todos los formularios debern ser pre-numerados.

117 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s
ALMACN O BODEGA, DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO, OPERACIONES Y
SERVICIOS GENERALES.

SOLICITUD DE REQUISICIN DE BIENES Y/O SERVICIOS

Me permito solicitar a Jefe/director/rector con fecha:. Lo siguiente:

CONCEPTO CANTIDAD VALOR APROX.

EXISTEN FONDOS: SI NO NO

JEFE DE FINANZAS: ___________________ FIRMA: _______________

OBSERVACIONES:

----------------------------------------------- --------------------------------------------

DIRECTOR JEFE DE PROVEEDURA

118 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s

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