Organizacin de Eventos

ESTRATEGIA DE PRECIOS

1. Estrategia DUMPING: empresa nueva en el mercado que ofrece un precio ms bajo de

lo normal para conseguir clientes.
2. Estrategia de DOMINACIN: empresas que llevan muchos aos y tienen muchos
clientes, tienen precios bajos porque sus proveedores, al llevar tanto tiempo, les
ofrecen precios especiales. De este modo se hunde a otras empresas.
3. Estrategia de PARAGUAS: mantienen precios aunque sus proveedores les hagan
descuentos, por lo tanto aumentan sus beneficios.
4. Estrategia de CONQUISTA: busca posicionar-se mejor en el mercado, sacrificando los
mrgenes. Es una empresa ya establecida pero quiere mejorar su posicionamiento.
5. Estrategia del ABANDONO: pierde clientes por su precio, pero mantiene a otras, ya
que no puede competir con precios ms bajos que ofrecen otras agencias.

Tipo de costes:

1. Costes fijos y de estructura: costes que no varan en funcin a los asistentes que
vengan al acto. Ej.: alquiler local, actuaciones, audiovisual
2. Costes variables: varan en funcin de los asistentes. Ej.: hoteles, restaurantes,
transportes.
3. Costes directos: vienen derivados de las gestiones de la organizacin, pueden ser fijos
o variables. Ej.: personal, know how, traduccin
4. Costes indirectos: relacionados con la empresa organizadora. Ej.: A. jurdica, luz, agua,
alquileres

Clculo de los honorarios:

- Segn el tipo de cliente: tener en cuenta el tipo de cliente, porque si me interesa le

hare un presupuesto ajustado.
- Segn el tipo de evento.
- Segn el prestigio y la credibilidad: cobrar por la calidad de mi imagen, de mi
prestigio.
- Segn el coste de produccin: gastos indirectos.
- Coste de imprevistos: en funcin de la dificultad del actor.
- Proveedores: si son proveedores de primer nivel me costar ms.
- Impacto: si ser pblico, puedes cobrar si sale mal o bien.
- Competencia: puedo cobrar por mi exclusividad al realizar eventos nicos.
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Fijacin de precios:

- Sistema de adicin de mrgenes: el ms habitual, consiste en aadir un porcentaje

como comisin de agencia en cada una de las partidas del evento. Se har segn la
complejidad, a cuanta ms dificultad ms comisin en los % habituales:
o Costes fijos y variables: 5% - 10%
o Costes directos: 10% - 25%
o Costes indirectos: 5% - 15% Variar en funcin de la provisin de gastos y
el clculo de la facturacin.

Proveedor Dinero Agencia Dinero

Precio men 90 Precio men 90

IVA 7% (6,3) IVA 7% (6,3)

Comisin agencia 10% (9,63) Margen 5% (4,8)

9, 63 + 4,8 = 14,43 / persona que cene

- Sistema para conseguir la tasa de rentabilidad: se aplica un 15% - 25% sobre el precio
total del programa.

Total programa: 240.000 + 7% IVA

Presentacin presupuesto:

- Precio total evento

- Precio por persona
- Precio desglosado + partidas
- Recursos materiales (lmparas, mesas)
- Recursos humanos (seguridad, azafatas, )
- Fuentes de financiacin: si hago yo el pago o lo hace el cliente.

PROCESO DE CREACIN DE UN EVENTO

1. Necesidades de comunicacin: cuales son los mensajes que queremos dar, a partir de
los objetivos y de lo que me ha dicho el cliente que quiere. Hay que escribir los
mensajes en frases, verbalizar el mensaje. Tienen que ser concretos y ordenados, es
decir de ms importancia a menos, en funcin de lo que busque/quiera el cliente.
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2. Pblico objetivo: a quin le quiero hacer llegar el mensaje, puede ser el directo y el
indirecto.
3. Contenidos bsicos: de qu forma se lo quiero decir, por lo tanto ya empezaremos a
definir el evento.
4. Creacin del eje argumental: Cul ser la estrategia creativa del evento. Podemos
llegar a crear un slogan (que dar una imagen del evento) del evento. Todo teniendo
en cuenta los puntos 1 y 2.
5. Definicin del marco: el entorno y espacio dnde se har el evento.
6. Disear contenidos: diseo cosas que van a ocurrir.
7. Redaccin del proyecto: ligado con el equipo de produccin para que me consiga los
recursos de dinamizacin necesarios.
8. Presupuesto: nos lo dar el equipo de produccin.

Es muy importante seguir ste guin, porqu sino el proceso no quedar bien definido.

PERFIL DEL PBLICO

Hablar el mismo idioma con el pblico directo, es decir, que todos hablemos de lo mismo. Para
ello hay que saber el mximo posible del pblico. Nivel adquisitivo, cultura, gustos, aficiones
y de ah encontraremos el idioma comn, un nexo. Es importante para que la gente se sienta
en grupo y hable con las otras personas. Resaltaremos estos elementos en el evento para que
todos sean cmplices de lo que va a pasar en el acto.

Principales ventajas del idioma en comn:

1. Nos permite saber las expectativas que tendr el pblico objetivo. Tenemos que poner
un listn mnimo en las expectativas para superarlas.
2. Adaptar el mensaje en funcin del idioma comn del pblico
3. Construir el mensaje segn el cdigo de comunicacin que ms se adecue.
4. Minimizar el riesgo de rechazo.

Es muy importante entonces, buscar el mximo comn denominador entre el pblico

asistente.

Ventajas y peligros del directo:

Ventaja: El pblico cautivo tiene inters en lo que le vas a vender y solo tiene impactos
de mi marca.
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Ventaja: Participacin en la construccin de mensajes, el pblico puede participar en

ello, as el pblico formar parte del evento.
Desventaja: No todos los mensajes son fciles de transmitir, hay que vigilar.
Ventaja/desventaja: Atencin a la reaccin del pblico. Nosotros tenemos que prever
como va a reaccionar el pblico. Hay que vigilar con el humor.

LA IMPORTANCIA DEL CLAIM

CLAIM = slogan = frase que me ayuda a reforzar la idea creativa que se va a usar en el evento.

No es obligatoria tener uno. Se usa a veces de nexo de unin entre lo que sucede en un
evento. En el momento que ya empezamos a disear el acto el claim tendr mucha influencia.
Ej.: Frases de los polticos.

Si el slogan es bueno es unos de los elementos que se recuerda ms en el tiempo, y podremos

recurrir a l despus del evento. El claim nunca se puede modificar durante el evento.

Caractersticas CLAIM:

1. De fcil pronunciacin por las personas destinatarias del evento. Tambin vigilar el
acento.
2. Tiene que estar vinculado a los objetivos del evento.
3. Cuanto ms corto, ms fcil es recordarlo.
4. Se recurre mucho a juegos de palabras, frases hechas, etc.

EL HILO CONDUCTOR

Temtica entorno a la que gira el evento, es la forma de volcar la creatividad del evento. Se
llega a ese hilo a travs del briefing donde se proponen temas de la fiesta.

Ventajas:

Recuerdo: Un buen hilo genera mayor posibilidad de recuerdo ( no es imprescindible

tener hilo conductor)
Ayuda a la implicacin de los participantes en la actividad del evento.
Genera imagen de marca positiva.
Rompe con los tpicos eventos de siempre.
Forma de desarrollar la estrategia creativa.

Hay 2 tipos de hilos:

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- Transversal: se limita al desarrollo del evento desde que empieza hasta que termina.
- Longitudinal: puede empezar antes del evento y puede seguir despus del evento.
Amplia el efecto temporal del evento.

*FALTA pgina 13

Calendario de eventos:

+ Eventos: octubre, noviembre y abril.

-Eventos: agosto, julio, mayo, enero y febrero.

Das de la semana:

+ Eventos: jueves, mircoles, viernes, martes, sbado, domingo, lunes. Eventos

Hay que tener en cuenta los otros eventos que se hagan el mismo da y en la misma ciudad, el
mismo tipo de evento. Tambin tener en cuenta competiciones deportivas, que coincidan.

PROVEEDORES CATERING I

- Transmisin de los valores de la marca: Es muy importante, deja mucho impacto en el

pblico.
- Cuestiones previas:
o Tipo de servicio que voy a contratar: en funcin de lo que quiera habr que
exigir mucho ms.
o Relacin del catering y de la idea creativa.
o Informarme de la experiencia previa de la empresa en lo que yo le voy a pedir.
Porque si no lo ha hecho nunca, puede salir mal.
o Actitud del proveedor hacia nuestras peticiones. Ver si se lo toman con inters
y con iniciativa.
o Visita de prospeccin: probar lo que vamos a hacer y que ellos han hecho lo
que nosotros les hemos pedido.

Es muy importante PEDIR MS DE UN PRESUPUESTO.

La visita de prospeccin consiste en 1ro probar el catering con el cliente. En este momento,
qu hay que tener en cuenta?:

- Como est presentado el men (escrito, con que palabras y si es claro).

- Valorar el estado de la vajilla (platos limpios, nuevos, que no estn rotos, ni rallados)
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- Comprobar la presentacin del platos (que no haya gotas alrededor)

- Ver igualmente la presentacin y la decoracin de la mesa (que todo se ajuste a lo que
hemos pedido).

CREATIVIDAD Y SOSTENIBILIDAD

Es importante hoy en da que las agencias de eventos sean sostenibles.

Qu es la sostenibilidad? Es una caracterstica que nos permite satisfacer las necesidades

actuales sin comprometer que generaciones futuras o personas de otros sitios puedan
satisfacer sus necesidades. Ser consciente de lo que realmente necesito. Es un tema mucho
ms amplio que slo tener en cuenta el medio ambiente.

Cundo es un evento sostenible? Cuando el evento satisface las necesidades de lo que yo

quiero hacer sin poner en peligro necesidades futuras.

La sostenibilidad tiene 3 patas fundamentales:

1. Medioambiente
2. Economa
3. Sociedad

Ventajas:

Econmicas: por un uso ms consciente del dinero, sin gastar en cosas superfluas.
Medioambiental: reduce el impacto.
Social: Compromiso con la sociedad, les garantizo futuro econmico.
Imagen: Mejora de la imagen de la empresa que muestra que es sostenible.

Cualquier actividad humana va a afectar en 3 mbitos:

El espacio: Salas, edificios con el gasto de agua, decoracin.

A los materiales: Si monto catering (vasos, manteles, cubiertos), escenario, carteles
puerta
De la movilidad: Las personas que vienen al evento cogen algn transporte (avin,
coche..)

Actualmente existen dos certificaciones que certifican que el evento es sostenible, pero la ms
importante es la BS (British Standard, 9801). Es una certificacin para eventos sostenibles.
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Cmo se aplica la sostenibilidad en el evento:

Administracin, logstica:
o ANTES: Intentar evitar reuniones que impliques desplazamiento, tinta
reciclada as como el papel, usar portaminas.
o DURANTE: Contenedores de recogida selectiva en el departamento durante la
preparacin, videoconferencias.
Espacios e instalaciones:
o ANTES: Dimensionar bien el espacio (lo necesario, no ms), buscar espacios
donde la luz se pueda sectoralizar, que los hoteles estn cerca de donde hago
el evento para evitar transporte, determinar la temperatura confort del
evento.
o DURANTE: Desplazamientos a pie (estar cerca), prever las traducciones de
signos as puede venir ms gente, facilitar acceso a gente de movilidad
reducida, ornamentacin autctona del sitio de donde se hace el evento.
o DESPUS: Calcular los consumos que hemos tenido en el evento, garantizar la
recuperacin de lo que hemos usado en el evento.
Consumo responsable:
o ANTES: Obsequios perdurables y tiles, al contratar proveedores que estos
sigan un criterio de sostenibilidad.
o DURANTE: Usar bolsas de tela que tengan un uso prolongado en el tiempo,
intentar contratar empresas locales para evitar un transporte largo, intentar
contratar empresas que trabajan con gente de insercin laboral, usar material
de escritura reutilizable, evitar usar flores frescas, mejor que sean plantas.
o DESPUS: intentar recuperar el material que no se ha usado.
Difusin del congreso:
o ANTES: Usar papel reciclado, usar impresin doble cara, intentar utilizar
medios electrnicos o digitales, usar soportes alternativos al PVC.
o DURANTE: Evitar dar documentos masivos, mirar de dar pens con la
informacin.
o DESPUS: Publicar ponencias en la web, recuperar el material para uso
posterior.
Movilidad:
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o ANTES: Negociar precios especiales para transporte pblico para no usar taxis,
pedir certificaciones ambientales del transporte, contratar transporte en
funcin de la gente.
o DURANTE: Informar transporte cercano, transporte lanzadera, elctrico,
facilitar aparcamiento bici, evitar que haya parking para que usen transporte
pblico.
o DESPUS: Control del transporte utilizado, compensacin de la emisiones
(hacer un clculo y plantar rboles para que consuman el CO2 que hemos
generado)
Gestin de residuos:
o ANTES: principales residuos (maqueta, cartn, plstico, metal, garantizar
contenedores)
o DURANTE: Envases de recogida selectiva, retirada por fracciones.
Catering:
o ANTES: Ajustar comida a los participantes, que la compra de productos sea al
por mayor que no al detallista, alimentos de produccin loca, productos de
comercio justo.
o DURANTE: usar material reutilizable (servilleta de tela), vajilla reutilizable, uso
de envases de cristal y porcelana.
o DESPUS: Asegurar que la comida sobrante se da a entidades beneficiarias.

PROVEEDORES CATERING II

Comprobar cmo es el personal, si te sirven adecuadamente

Evitar mens excesivamente fuertes, especiados o picantes, que sea neutro.
Prever mens alternativos (diabticos, celiacos, sin sal)
Personal:
o Catering: 1 camarero cada 8/10 personas.
o Catering de pi: 1 camarero cada 10/11 personas
Ver decoracin mesa

Tipos de catering:

1. Cocktail: Lo importante es la bebida, ya que comida hay poca, es ms un aperitivo

(alimentos salados, canaps). Siempre se hace de pi, es breve, permite que la gente
se relacione. Se suele hacer por las tardes.
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Primero suele haber la bebida principal (cocktail) y otras bebidas pero nunca fuertes
como whisky. La barra suele ser limitada para eventos de trabajadores, se pueden
hacer tiquets de consumicin.
o Barra libre: comer y beber lo que quieran
o Barra limitada: solo beber x o que paguen aparte.
2. Banquete: personas sentadas en mesas, normalmente con sitio asignado. La
presentacin del banquete es bsica, hay que tener mucho cuidado con el montaje.
Importante las restricciones alimentarias para evitar que nadie coma lo que no quiere
comer.
3. Buffet: Es una comida pero es similar al cocktail, buscamos que se relacionen entre
ellos. Hay unas mesas donde hay la comida separada por sectores, y todo bien
repartido.
Le servirn en la mesa lo que quieran probar, puede ser de pi o sentado, segn las
personas que haya que atender.
Es importante el servicio de recogida, as como de servir, es importante que haya una
zona para desechar (= logstica). Porque es muy importante que no se vea suciedad
acumulada, as como bandejas vacas porque la gente nunca se atreve a coger los
ltimos trozos.
Pero cuando queremos acabar un buffet hay que dejas las bandejas vacas y dejar de
reponer.
Tambin es importante saber movilizar a la gente cuando va a buscar la comida.
Primero abrir las mesas del fondo para que la gente entre, y usar a los camareros para
que la gente se mueva.

Tipos de mesas:

Mesa imperial: es rectangular y alargada (75m de largo aproximadamente)

Mesa mltiples: suelen ser mesas redondeadas, cuadradas casi nunca se usan. Mesas
redondas (8 10 personas o de 10-12)

Decoracin del catering:

Seleccin de la vajilla: transmite la sensacin del evento (juvenil, elegante, moderno)

pera que la gente se sienta cmoda.
Decoracin mesas: utilizar las texturas para transmitir mensajes. Podemos cubrir las
sillas con el color que queramos, las servilletas igual. Podemos colocar centros de
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mesa, si son flores que no tengan olor. Es importante que no tape la decoracin la
visibilidad de las personas.
Iluminacin: es importante transmitir sensaciones o marcar algo que vaya a pasar o
llamar la atencin en algn momento.
Mens: cuidado con los diseos de autor, mejor que sea un diseo normal en
contenido. Si lo hacemos en el hotel no se puede hacer en el restaurante del hotel.
Bebidas: el servicio de alcohol hay que hablarlo con el cliente y del servicio de
catering. Hay que vigilar porque la gente no sabe beber. Normalmente: vinos, cavas
Si la gente viene en coche se reduce mucho el alcohol.

Si hacemos un banquete necesitamos 1m2/asistente, de pi 08m2/asistente, hay que probar

insitu la capacidad del local. Comprobar cuando este montado el banquete, mirar como estn
las sillas sentndose. Visualmente engaa.

MEN

Caractersticas del men:

1. Equilibrado: alternar platos fuertes con suaves

2. Variado: alternar carnes, pescados, huevos, verduras que haya de todo.
3. Sencillo: Tambin en la explicacin del men, simplificar al mximo ingredientes en el
men.

Composicin banquetes:

COMIDA:
o Entrante
o Pescado
o Carne
o Postre
CENA:
o Entrante
o Carne/pescado
o Poste

Vinos:
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Si hay aperitivos no podemos servir licores o alcohol fuerte, tiene que ser cava, cerveza.. Antes
de las 12h no se sirve nada de alcohol, ni siquiera cava.

Se eligen despus de escoger el men, nos los propone la empres del catering. Con los vinos
aejos que tiene mucho poso, se sirven en frasco de cristal (decantadores).

Las bebidas se sirven por el lado derecho, la comida por la izquierda, y te lo retiran todo por la
izquierda.

Tipos de vinos

Los vinos blanco nos e pone la piel de la uva. No duran ms de 2 aos, se deja poco
fermentado. Los tintos se dejan la piel de la uva y tiene un ingrediente que dura en el tiempo.
Se deja ms tiempo, ms fermentado.

Vino tinto:
o Crianza: 1 ao envejeciendo en barrica y luego 6 meses mnimo en botella.
o Reserva: 2 aos en barrica y luego mnimo 1 ao embotellado.
o Gran reserva: 3 aos en barrica y mnimo 1 ao embotellado.
Este est controlado por las denominaciones de origen .
Equivalencias:

VINO COMIDA
Jerez Sopa o consom
Vino blanco Pescados y mariscos
Vino tinto Carnes rojas
Vino rosado Carnes blancas
Cerveza Salsas picantes
Cava/Champagne Postres

Los vinos tintos es importante que se aireen antes para que se normalice el aromo.
Mientras que los vinos blancos se sirven muy fros y en cubitera pero nunca helado.

Cavas:

El mismo proceso que el vino pero se le echa levaduras dentro de la botella, se pone boca
abajo as caen en la boca de la botella y se produce el gas. Tenemos dos tipos:

Brut: 6 15 gramos
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Brut Nature: Menos azcar, menos de 6 gramos.

Se sirve:

Muy frio ( sin meterlo en el congelador)

No hacer taponazos
Copa estrecha y delgada
No chocar copas al brindar

MONTAJE MESA

PROVEEDORES AUDIOVISUAL:

- Pantalla:
o Para proyectar: con tamao estndar. Con el proyector hay que tener en
cuenta el espacio y la iluminacin de la sala.
o Pantallas que emiten directamente la imagen. Suelen ser de leds que se
acoplan de unas a otras. Son muy buenas a la luz del da.
- Monitor
- Microfonia:
o Con cable o sin cable (depende de la batera)
o Micrfono de corbata: TV, cable y petaca.
o De manos ambientales: Reciben sonido por toda la superficie, capta el sonido
global.
o Micrfonos de pi direccionales: solo capta a la persona cuando habla.
o Micrfonos para espectculos: va en la cabeza que no se ve y baja el cable
entre el pelo. Son direccionales.
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o Micrfonos de diadema: Son direccionales y se aguantan en la oreja.

- Retroproyectores: Copia una imagen y la reproyecta. Se usa en salas que no tiene sitio
para los proyectores. Va muy bien en espacios con mucha luminosidad.
- Telepromter: Sistema que reproduce un teto previamente preparado, que pasa a la
velocidad de la voz.
- Luces: a los que ponen las luces, que ellos montn el proyecto. Se trabaja 90% con LED
porque gata poco y permite hace de todo. Tambin las luces motorizadas que giran,
cambian luz, tamao, proyectan imgenes.
- Videoconferencia: No se usa skype, si queremos una buena imagen se contrata una
empresa de videoconferencia y con banda ancha de internet.
- Traduccin: Simultnea: Traducimos al mismo tiempo que la persona hable, necesitan
buenos equipos tcnicos. Se necesitan cabinas insonorizadas, dentro del evento o
apartado las personas de la sala necesitan un emisor y un receptor que se pondr en
los auriculares. Hay que montan las cabinas si o si, necesitan visin directa e indirecta
para traducir correctamente. Necesitamos saber cuntos idiomas necesitamos para
saber cuntas cabinas montar:
o Idiomas activos: Ingles, francs, espaol (ejemplo)
o Idiomas pasivos: Idioma con el que podrs escuchar. Mnimo 1 cabina por
idioma pasivo.
- Mapping: tcnica de proyeccin en 3D, te reproduce lo que quieras, donde quieras.

Es muy importante saber todo el material que necesitamos para montar el evento.

CUENTA ATRS

1 semana antes

Lista de asistentes confirmacin llamando. Sobre todo la gente ms importante para

nosotros, hay que insistir.
Confirmar la recepcin de la documentacin (acreditaciones, accesos). An as
nosotros tenemos que tener una copia por si acaso.
Comprobar si se han entendido las particularidades del evento. Normas de etiqueta,
transporte, horario
Comprobar posibles modificaciones de ltima hora. Tener capacidad de reaccin.
Revisin de la aplicacin de la identidad visual.

3-4 das antes

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Lista de asistentes, comprobar hasta ltima hora.

Ensayo general: en un evento mnimamente importante siempre hay 1 ensayo general.
Tiene que estar todo el mundo, representacin de la realidad.
Reparar timing de montajes: establecer un orden lgico de montaje. Tambin tener la
previsin de error.
Preparar material informativo para el personal interno: para toso los que trabajan.
Convocar una reunin previa el da antes del evento.
Comprobar que se ha recibido el material necesario.
Revisar seguros. Tanto el nuestro como el de cada proveedor (ellos tienen cada uno el
suyo), seguro de responsabilidad civil y nosotros lo cogemos para la duracin del
evento (2h, 3h.)

1-2 das antes

Lista de asistentes
Posibilidades de cancelacin del plan B. Activarlo o cancelarlo. Confirmar que todo el
mundo sepa los datos del plan B, o cancelar directamente el evento y transmitir bien
los motivos.
Comprobacin del montaje in situ, que todo est segn lo previsto.
Comprobar la colocacin de la imagen corporativa.
Reunin previa (de repaso) tiene que estar todo el mundo.
Repaso detallado del programa con todo el personal.
Asignar material y vestuario al personal.
Personal para el plan B.

Da D

Llegar con antelacin suficiente al lugar para revisiones de ltima hora. Tiene que estar
todo el equipo del evento. 4-5 horas antes.
Revisar montaje: todo lo que se hace en el evento.
Supervisar pruebas: sonido, video, audio
Supervisar hospitality DESK: Los objetivos que se entregan, que todo est
perfectamente preparado.
Confirmar asistencia de las personas.
Contacto directo con el responsable de los medios de comunicacin
Identificacin y presentacin de los asistentes: Tener fotos para saber bien quien son.
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Control de llegada de asistentes.

Una vez terminado el acto NO ABANDONAR EL SITIO HASTA QUE TODO ESTE DESMONTADO.
Salvo que el cliente indique lo contrario. Porque si alguien rompe algo, se tiene que hacer
responsable.

Post- evento

Reunin interna de valoracin. Muy importante para saber que ha salido bien y que ha
salido mal.
Repasar el acto y ver puntos de mejora. Si todo se ha cumplido en tiempo o no, si
podemos mejorar.
Planificar la presentacin de valoracin del cliente:
o Si los objetivos se han cumplido
o Apariciones en prensa (beneficios)
o Si hay errores, asumirlos
Todo esto se realiza en una reunin con el cliente.
Planificacin de acciones de valoracin externa: valoracin sobre algo de los
asistentes, como se han sentido, Formas que no sean mediante una encuesta.

7-15 das despus

Cierre del programa (facturas, pagos, cobros)

Repasar precio final
Repaso de los ltimos pagos
Pactar posibles acciones futuras con el cliente.

Valoracin externa

Aspectos ms o menos valorados del evento, para el cliente se realizar un informe.

2 o 3 pginas como mucho
Valoracin general, planteamiento estratgico futuro
Aportar soluciones para ganar confianza con el cliente de cara al futuro
Resumir todos los errores de la operativa.