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Nit: 900.356.217-9
EL PAS
ACTA 02
DESARROLLO:
El gerente Marlwin Fabin Hurtado Castao, agradeci a todos los presentes por
aceptar el llamado a la reunin, donde se habl sobre la ley 594 y los acuerdos 060
y 042.
En nombre de la compaa el Pas brind una cordial bienvenida, y expres que se
sintieran a gusto, dijo: recuerden que esta es nuestra empresa.
Cedi la palabra al departamento de Marketing y Ventas a cargo de la Jefe Rosalba
Gonzlez Coy.
Anotacin:
El gerente Marlwin Fabin Hurtado Castao, intervino para dar paso a la lectura del
acta anterior.
La secretaria general, Patricia Cortes Moreno pidi disculpas por haber omitido el
punto numero dos donde se da la lectura al acta anterior y procedi a realizarla.
El gerente Marlwin Fabin Hurtado Castao, puso en consideracin el acta anterior
y fue aprobada.
Palabras Claves: Archivo General de la Nacin, Acuerdo 060 de 2001, ley 594,
Recuperacin de la Informacin, informacin, Colombia, comunicaciones.Con las
normas impuestas en Colombia y con la identificacin de las comunicaciones del
estado las cuales son circulares, memorandos, oficios o cartas Reunin Ordinaria
como es conocido en el medio lo que se pretende es dar a conocer las leyes que se
pueden aplicar a estas funciones.
Por consiguiente en el acuerdo 060 del ao 2001, se establecen las pautas para la
administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas
que cumplan con funciones pblicas, estas comunicaciones oficiales trata
bsicamente del tratamiento correcto para las cartas, circulares, memorando, y todo
tipo de documentos que se genere en el ejercicio de una labor pblica.
La constitucin poltica en los artculos 15, 21,42, la ley 594 del ao 2000 artculo 27
y el acuerdo 060 del ao 2001 las normas que se deben cumplir para el trato de la
informacin pertinente y de la correspondencia que se genere. De acuerdo a lo
anterior el respectivo acuerdo establece y regula los temas correspondientes a las
comunicaciones del estado o estatales las cuales hacen un desarrollo a travs de
la Constitucin Poltica de Colombia de acuerdo a la ley 594 del Archivo General de
la Nacin.
De la misma manera, el acuerdo 060 del ao 2001, en las pautas que da para el
cumplimento debido de la correspondencia, dice que. Las firmas deben ser de las
personas autorizadas, que los procedimientos para la radicacin de comunicaciones
especiales es el principio de orden original y una secuencia numrica, que la
numeracin de estos actos administrativos debe llevar un estricto orden numrico.
Tambin en cuanto al control que se debe llevar es por medio de planillas ya
normalizadas por la ley y la conservacin documental debe asegurar la integralidad
de los documentos, para las comunicaciones oficiales recibidas por medios
electrnicos se deben hacer seguimiento de las comunicaciones por el mismo
medio en que fueron creadas.
Artculo Primero
Objetivo: Establecer los criterios que deben seguirse para la organizacin de los
archivos de gestin, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organizacin administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas.
Articulo Segundo
Obligatoriedad de la organizacin de los archivos de gestin
Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, debern organizar sus archivos
de gestin de conformidad con sus Tablas de Retencin Documental y en
concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva
entidad.
Artculo Tercero
Conformacin en los archivos de gestin y responsabilidad de los jefes de la uni
administrativa.
Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento
en la tabla de retencin documental aprobada, velar por la conformacin,
Calle 12 4 19 Andaluca Valle telfonos: 223 5641 226 3745
Correo electrnico: informate@elpais.com.co
Compaa S.A
Nit: 900.356.217-9
Artculo Cuarto
Criterios para la organizacin de archivos de gestin
CONCEPTOS BASICOS
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
ARCHIVO PBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades
privadas.
7. Pautas de Archivo.
Quien hablo fue la doctora Karol Liceth Romero Echavarra, Departamento de
Financiera donde dijo que en el artculo 060 nos da las pautas para archivar
adecuadamente en nuestro departamento de finanzas, utilizaremos el organizar,
identificar y archivar directamente todos los documentos con el ejercicio econmico
de la empresa.
8. Foliacin
Quien hablo fue la doctora Mara Alejandra Pearanda, Jefe del Departamento
Tcnico donde dijo que la foliacin se debe realizar a medida que se va generando
y alimentando el expediente, de tal forma que se pueda evidenciar el desarrollo de
los tramites.
Debe efectuase en el extremo superior derecho de la hoja, con un lpiz de mina
negra y blanda (HB,B), en forma legible y sin enmendaduras.
Proposiciones y varios.
Observacin por parte de la asistente Zuly Castro; Sera bueno que la empresa
proporcione unos refrigerios ya que salimos de la jornada laboral a la capacitacin.
Convocatoria
La prxima reunin se llevara a cabo el da 18 de agosto de 2017, en el auditorio
Juan de Dios Rodrguez, a las 18:00 horas.