Servicio Departamental de Caminos Auditoria Operativa GESTIÃ"N 2005 Introduccion

SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS
AUDITORIA OPERATIVA
GESTIN 2005
INTRODUCCION
El propsito del presente trabajo de investigacin es demostrar que la Auditoria Operativa se constituye en
un instrumento muy importante para evaluar la eficiencia, eficacia y econom-a de una entidad, como as-
tambin la legalidad de sus operaciones, sea la entidad pblica o privada.
La importancia que ha adquirido en los ltimos tiempos la Auditoria Operativa como instrumento de
evaluacin y control en empresas publicas y privadas motivo a estas entidades que se interesan a que se
practiquen estas auditorias, para poder conocer las causas que originan los resultados obtenidos al cierre de
cada gestin.
Las Auditorias Operativas pueden efectuarse a toda la entidad o en una determinada rea en particular
dependiendo de las necesidades del ente sujeto de evaluacin; en el presente trabajo para demostrar la
importancia de la misma, en la segunda parte del temario tentativo, vale decir en el diagnostico , se realizar
una evaluacin operativa en la unidad de observacin; es decir, al departamento de mantenimiento del
Servicio Departamental de Caminos (S.D.C), como complemento del trabajo de investigacin.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Para identificar a priori las deficiencias de la unidad de observaciones me permito plantear las siguientes
interrogantes:
La entidad cumple con la planificacin efectuada para cada gestin?

Es adecuada la planificacin y es ptimo el nivel de organizacin, direccin y control?
Utiliza la entidad los recursos humanos y materiales con eficiencia, eficacia y econom-a?
Las interrogantes planeadas nos permiten encontrar de forma previa lo siguiente: Por la informacin recibida
de los usuarios directos de los caminos, como ser los transportistas y los pasajeros, el estado actual de los
caminos presenta serias deficiencias.
Tosa la informacin recibida nos hace suponer que existen problemas en la planificacin, organizacin,
direccin y control de las operaciones de la entidad.
En s-ntesis, se puede afirmar a priori que las actividades del departamento de mantenimiento no se
cumplen con la efectividad, eficiencia y econom-a.
HIPTESIS
La falta de una buena planificacin, una adecuada organizacin, direccin, y un eficiente control hacen
que la entidad no logre sus objetivos de acuerdo a lo programado
OBJETIVOS
General
1
Demostrar la importancia y utilidad de la Auditoria Operativa para la gerencia de cualquier entidad
Demostrar la importancia de la Auditoria Operativa en la medicin o evaluacin del grado de eficiencia de

la entidad en la realizacin de sus operaciones destacando reas cr-ticas para su posterior mejoramiento.
Espec-ficos
Analizar los elementos bsicos de la administracin para realizar una evaluacin del
cumplimiento de los mismos
Evaluar el cumplimiento de las pol-ticas, normas y procedimientos prescritos por la entidad
Estudiar y evaluar los sistemas de comunicacin internos entre los ejecutivos y el personal
Determinar si existen elementos informales que impiden una administracin eficiente.
ALCANCE Y LIMITACIONES
El estudio se efectuar a las operaciones que se desarrollan actualmente y se extendern si es necesario a

operaciones pasadas para hacer comparaciones si el caso aconseja. En nuestro caso particular, analizamos las
actividades en el departamento de mantenimiento y algunos de los departamentos directamente relacionados
como el departamento de Maquinaria y equipo
METODOLOGIA
En la realizacin del presente trabajo de investigacin se aplicarn los siguientes mtodos.
El Mtodo Deductivo, puesto que se utilizar los principios y normas de Auditoria Operativa que nos
permitan analizar y evaluar los sistemas administrativos del departamento de mantenimiento, partiendo de lo
general a lo particular.
El Mtodo Inductivo, nos permite la observacin directa de los hechos y relaciones en la actividad
administrativa, partiendo de un hecho aislado para llegar a conclusiones generales.
Por otra parte, a travs del Mtodo Anal-tico estudiaremos al departamento, en cada una de sus
acciones y con ayuda del mtodo cient-fico lograremos una s-ntesis de la informacin captada, la cual
permitir obtener una conclusin trabajo realizado.
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
N PROGRAMA FECHA REF.

I PROPOSITO DEL PROGRAMA
II El propsito del programa es obtener informacin general y documentada sobre

las actividades realizadas por la empresa, como paso inicial para continuar con el
1 proceso de valuacin.
2 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
3 Informacin a Obtener:
4 Obtenga informacin sobre el origen legal de la entidad.
5 Identifique y obtenga copias de disposiciones legales y otras normas bajo

las cuales las actividades son conducidas.
2
6 Historia, Antecedentes y Objetivos:
7 Prepare un relato de la historia, antecedentes y objetivos de cada una de las

actividades del departamento de mantenimiento.
III
Organizacin:
1
Obtener copia del organigrama, manual de funciones, reglamentos
2 internos, otros.
Identifique en estas copias o prepare desde el comienzo exposiciones
3 breves que muestren:
Divisin de deberes y responsabilidades
4 Principales delegaciones de autoridad
Establecer se dichos instrumentos de organizacin estn debidamente
5 aprobados y actualizados.
Recursos Involucrados en las Actividades:
Haga un resumen breve de la naturaleza, inversin y ubicacin de los

recursos empleados en las actividades.
Pol-tica General:
Obtenga copias o prepare resmenes de la pol-tica general aplicable en

la comunicacin de la informacin y en la realizacin de actividades.
Evaluacin del Control Interno:
Realice la evaluacin del control interno en las reas que estudiarn en

profundidad.
Determine cules son los registros existentes en Contabilidad
MTODO DE LA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN
Renase con funcionarios administrativos que puedan precisar las fuentes de

informacin.
Vaya a las fuentes sealadas y a otras que pueda ser tiles para la obtencin de
la informacin.
Lleve a cabo entrevistas con el funcionario responsable de las actividades bajo

examen.
Examine:
Estatutos de la Empresa
Archivos de Legislacin de la Empresa
Informes Internos o Externos elaborados por o para la Empresa
Planes de reorganizacin
Manual de funcionamiento
3
Evale el sistema de Control Interno a travs de Cuestionario.
AUDITORIA OPERATIVA
Gestin 2005
Memorndum de Inspeccin Julio 2005
El 2 de julio a horas 8 A.M. del presente ao se llev a cabo la visita a las oficinas del Servicio
Departamental de Caminos en la ciudad de Tarija, ubicada en la Calle Mndez N 025 del Barrio el
Molino, pudiendo constatar que en las instalaciones de la misma se desarrollan las actividades de personal
administrativo y del personal tcnico, stos ltimos son los que se ocupan del mantenimiento de la
maquinaria y equipo. El personal que realiza las funciones de mantenimiento de las carreteras normalmente
trabaja fuera de la ciudad, en los campamentos destinados para ello y en las residencias.
Tambin se llevo a cabo las visitas a las instalaciones de la residencia de Villamontes en fecha 2 de julio de
2005, habiendo prolongado dicha visita hasta en 10 de julio del mismo ao, con la finalidad de observar
como se desarrollan las actividades en la misma. El encargado del campamento Sr. Cesar Ortega tuvo la
gentileza de acompaar a las inspecciones y dar explicaciones a algunos puntos analizados. De las
observaciones realizadas se pudo obtener la siguiente informacin:
La residencia de Villamontes cuenta con un complejo de edificio el que consta de 5 mdulos construidos y
completamente amoblados las necesidades y a las funciones que cumple cada mdulo, por ejemplo dos
mdulos, los ms antiguos sirven como dormitorios a los trabajadores que permanecen en la mayor parte
del ao, otro mdulo esta destinado a la cocina, comedor almacn para los trabajadores, otro esta
dispuesto para las oficinas de administracin del campamento;
Otro mdulo realizan las veces de alojamiento a los empleados administrativos o tcnicos que estn de
paso por el campamento.
Toda y cada una de las dependencias de la residencia, como los objetivos que se encuentran en ellas, estn
bajo la responsabilidad del Ing. Residente, el encargado del campamento y el sereno.
AUDITORIA OPERATIVA
Gestin 2005
ENTREVISTA N 1
Asunto: Historia, antecedentes y propsito
Entrevistado: Dra. Teresa Castro
Cargo: Asesora Legal
4
1. Cundo se fundo la entidad?
R.La entidad fue creada en enero del ao 2000 pero a partir del 2002 surge como una entidad de derecho
publico con personalidad jur-dica, capital y patrimonio propio
2. Con que objeto o propsito se fund la entidad?
R. La entidad tiene como objetivos la plantacin, la programacin, estudio, diseo, construccin,

mantenimiento, supervisin y administracin de las carreteras y caminos secundarios del departamento de
Tarija. As- mismo el cumplimiento de los Reglamentos internos y el Plan Operativo Anual.
3. Posee la entidad un Reglamento Interno actualizado?
R. La entidad cuenta con un Reglamento Interno el que est en vigencia desde el ao 2002. no ha sido
actualizado.
4. Por qu razn no se ha actualizado en Reglamento Interno conjuntamente con los cambios que se
han producido en la entidad?
R. No se hizo la actualizacin debido a que no se cuenta con el presupuesto necesario para dicho trabajo
que deber ser asignado a los profesionales competentes en la materia
5. Bajo que normas legales la entidad desarrolla sus funciones?
R. La entidad desarrolla sus actividades fundamentales basndose en la ley 1178
AUDITORIA OPERATIVA
Gestin 2005
ENTREVISTA N 2
Asunto: Aspectos Generales de Organizacin
Entrevistado: Lic. Hugo Fuentes
Cargo: Administrador de la Entidad
1.Cuenta la entidad con un organigrama o grfico de la organizacin?
R. S-, tenemos un organigrama que refleja la situacin actual de la institucin
2. Define el organigrama con claridad las l-neas de: Autoridad, Responsabilidad y Dependencia? Lo
que puede ver?
R. Como usted lo puede observar define claramente las l-neas de autoridad y responsabilidad
3. Existe un manual de funciones que defina las funciones de cada individuo y que refleja la situacin
5
actual de la entidad, es decir este manual est actualizado?
R--. Si existe un manual de funciones, pero no esta actualizado, refleja la situacin de la entidad como
Servicio Departamental de caminos, lo que no afecta en nada el desarrollo de las funciones ya que se
desarrollan las mismas actividades de mantenimiento.
4. Cuenta la entidad con normas e instrucciones escritas sobre las funciones a desarrollar?
R. S-, las normas y todas las instrucciones se dan por escrito
NOTA: Revisando el organigrama se pudo ver que s- expresa con claridad las l-neas de autoridad,
responsabilidad y dependencia.
Tambin define las funciones de cada individuo, sus dependencias superior e inferior y los requerimientos
de cada cargo. Pero no est actualizado.
AUDITORIA OPERATIVA
Gestin 2005
ENTREVISTA N 3
Asunto: Aspectos Generales de Organizacin
Entrevistado: Lic. Hugo Fuentes
Cargo: Administrador
1. Con qu recursos cuenta la entidad?
R. la entidad cuenta con recursos financieros, materiales y humanos (recursos propios y ajenos)
2. De que fuentes provienen los recursos financieros?
R. los recursos financieros provienen de la prefectura en su mayor porcentaje, percibimos tambin

ingresos por peaje, y por el alquiler de maquinaria y equipo.
3. Vemos que los recursos materiales de la entidad en su mayor parte estn formados por maquinaria y
equipo. Toda la maquinaria est en buen estado?
R. Del total de la maquinaria de la entidad un 60% ms o menos se encuentra en perfecto estado de

funcionamiento. El resto est en una situacin regular o en mal estado
4. Es suficiente la maquinaria existente para cumplir con las operaciones programadas?
R. No, al encontrarse un buen porcentaje de la maquinaria es estado regular y generalmente en reparacin,

resulta insuficiente para hacer frente a nuestras necesidades
6
5. Quin es el directo responsable de la maquinaria y el equipo?
R. El encargado de supervisar el manejo y mantenimiento de la maquinaria y el equipo es el ingeniero Ivn

Aries, pero el responsable de cada una de las unidades es su conductor.
AUDITORIA OPERATIVA
Gestin 2005
ENTREVISTA N 4
Asunto: Sistema de Programacin de Operaciones
Entrevistado: Ing. Jorge Ossio
Cargo: Jefe del Departamento de Mantenimiento
1. Programa todas las operaciones que se realizan en la entidad?
R. S-, por supuesto todo lo que se hace va a cumplir parte de un plan
2. Quines toman parte en la programacin de las operaciones?
R. Toman parte los ingenieros residentes, el jefe administrativo y financiero, el jefe del departamento de
mantenimiento y el director de la entidad.
3. La entidad hace conocer por escrito las operaciones a realizar a los responsables de la ejecucin de la
misma?
R. Depende de las circunstancias, a veces no es necesario realizar un instructivo escrito se da las rdenes en
forma oral.
4. Existe un seguimiento y control de las operaciones efectuadas?
R. S-, si se hace un seguimiento y un control a travs de los informes diarios de los trabajadores
5. Se realiza una evaluacin del rendimiento de los empleados en los puestos de trabajo?
R. N, no se realiza una evaluacin individual de cada empleado, pero se tiene un parmetro del trabajo
que debe desarrollar al d-a, en base a los informes diarios que se realiza en el control
AUDITORIA OPERATIVA
Gestin 2005
7
ENTREVISTA N 5
Asunto: Sistemas Contables y Administracin del personal
Entrevistado: Lic. Sergio Ortiz
Cargo: Contador de la entidad
1. La entidad cuenta con un plan de cuentas?
R. S-, si se utiliza el plan de cuentas por Ley para la contabilidad integrada
2. Existen procedimientos contables expresado por escritos?
R. No, no tenemos procedimiento contables expresado por escrito, la contabilidad se lleva como se hizo
siempre desde que era el Servicio nacional de Caminos.
3. Qu estados contables representan y cuando lo hacen?
R. Presentamos el Balance General, Estado de Resultados, Estado de Origen y Aplicacin de Fondos y en

este ltimo ao tambin hicimos las notas a los Estados Financieros al 31 de marzo del ao siguiente.
4. Referente al personal, cuentan los empleados con seguros contra accidentes y todo tipo de riesgo?
R. S-, los empleados estn asegurados contra esos riesgos.
5. Se realizan evaluaciones al mrito y desempeo del personal?
R. No se realizan evaluaciones al personal por su desempeo, pero ya se conoce quienes trabajan y quienes
no, ya que los empleados tienen muchos aos en la institucin.
AUDITORIA OPERATIVA
Gestin 2005
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN
PLANEACIN
N CUESTIONARIO SI NO
Existe en la entidad un Plan Anual Operativo con objetivos especificados y sustentados
1
con los respectivos justificantes?

Cuenta el Plan Anual Operativo con objetivos generales y objetivos espec-ficos
2
determinados de antemano?

3 Son los objetivos claros y precisos?

8
4 Son los objetivos revisados peridicamente?

5 Existen metas fijadas por escrito en el Plan Anual Operativo?
6 Se encuentran expresados por escrito en el POA: Objetivos y Metas?
7 Tiene la entidad pol-ticas escritas que estn en armon-a con los objetivos?
8 Son aprobados y apoyadas las pol-ticas por el director?
9 Se revisan peridicamente las pol-ticas para reflejar condiciones que cambiaron?
10 Son apropiados y apoyados los procedimientos de cada actividad por el director?
11 Estn escritos y se explican con claridad los procedimientos de cada actividad?
Considera usted que los procedimientos son los adecuados ante las necesidades de la
12
entidad?

13 Se elaboran los cronogramas de actividades de acuerdo con los objetivos de la entidad?
14 Los cronogramas de actividades son aprobados y aprobados por el director?
15 Se elaboran los cronogramas en su conjunto en un tiempo determinado y adecuado?
16 Corresponde a todos los jefes de la entidad la funcin de la planeacin?
17 Todos los Funcionarios involucrados tienen conocimiento de la planeacin?
En la planeacin se contemplan actividades para mejorar los ingresos propios de la
18
entidad?

Al realizar la planeacin se integra o coordina informacin de los departamentos
19
directamente relacionadas con el departamento de mantenimiento?

Al realizar la planeacin se toma en cuenta el estado del equipo que tomar parte en la
20
ejecucin de las actividades?

Cundo se efecta un recorte presupuestario por parte de la Prefectura la entidad
21
realiza la formulacin de su presupuesto?

Al efectuarse el recorte presupuestario se utiliza tcnicas para reducir las actividades a
22
desarrollar?

ndice de Eficiencia de Control Interno: / x 100 =
AUDITORIA OPERATIVA
Gestin 2005
ORGANIZACIN
1 Contribuye la organizacin a conseguir los objetivos de la entidad?
2 Cuenta la entidad con un organigrama funcional actualizado?
3 Todos los funcionarios conocen o tienen a la vista el organigrama?
4 Cuenta la entidad con un manual de funciones?
5 El manual de funciones est actualizado y debidamente aprobado?

9
6 El manual refleja claramente la situacin del organigrama?

7 Especifica claramente el manual de las funciones bsicas?
Especifica el manual en forma clara y lgica las l-neas de autoridad,
8
responsabilidad, as- como los canales de comunicacin?

9 Est el manual al alcance de cualquier funcionario?
10 Existe relaciones adecuadas entre los diferentes departamentos?
11 Se capacitan al personal nuevo para asegurar de que conoce sus funciones?
12 Se da Curso de capacitacin permanente a todo el personal?
13 Se procura poner al hombre adecuado en el puesto adecuado?
Est debidamente calculado el nmero de empleados en cada seccin o
14
departamento?

15
AUDITORIA OPERATIVA
Gestin 2005
DIRECCIN
1 Los ejecutivos implantan medios de motivacin para el personal?
2 Es la Direccin el centro de comunicaciones de la entidad?
Asumi el director sus funciones luego de un concurso de mritos o una
3
evaluacin especial?

Los ejecutivos en su mayor-a estn en sus cargos como consecuencia de un
4
concurso de mritos?

5 Vigila personalmente el superior las labores de sus subordinados?
6 Responden los subordinados a un solo jefe?
7 Se delega autoridad de acuerdo a las pol-ticas y reglas?
8 Saben Guiar los dirigentes a sus subordinados?
9 Son buenas las relaciones entre los empleados y sus jefes?
10 Reciben cursos de liderazgo todos los dirigentes de la entidad?
11 Atienden los jefes peticiones de sus subordinados?
12 Solicitan los jefes ideas u opiniones de sus subordinados?
13 Se comunican los cambios y las nuevas ideas por escrito?
14 Se comunican los cambios y las nuevas ideas oportunamente?
15 Existe mucha comunicacin entre los subordinados y los dirigentes?

10
16 Existe buena comunicacin entre el personal y sus directivos?

COORDINACIN
El departamento de mantenimiento recibe instrucciones por escrito del director de la
1
entidad?

El departamento de mantenimiento solicita a los dems departamentos un informe
2
sobre sus actividades para planificar las suyas?

El departamento de mantenimiento realiza informes mensuales de sus requerimientos
3
para la obtencin de los mismos oportunamente?

Se realiza la planificacin y la ejecucin de las actividades tomando en cuenta las
4
opiniones de todos los departamentos involucrados?

Se revisa peridicamente las pol-ticas de la entidad a fin de enfrentar cambios de
5
cualquier -ndole?

6 Las comunicaciones recibidas son contestadas oportunamente?
Los materiales y suministros necesarios para la ejecucin de las operaciones estn
7
a disposicin y en forma oportuna?

8 La maquinaria est en ptimas condiciones de funcionamiento?
Los repuestos que se solicitan en las residencias o campamentos llagan a su debido
9
tiempo?

10 Se solicitan repuestos y otros materiales slo cuando es necesario?
11 Los repuestos y lubricantes que se solicitan llegan oportunamente?
CONTROL
Cuenta la entidad con un sistema de informacin eficiente para ejercer el
1
control?

2 Se realiza control de todas las operaciones dejando prueba de ello?
3 Se compara los resultados con los planes establecidos?
Ante las comparaciones realizadas se establece medidas para superar las
4
diferencias?

Acta eficientemente el control descubriendo a su debido tiempo las
5
desviaciones?

6 Es el control el reflejo de los planes?
7 Tienen los controles la suficiente flexibilidad para seguir siendo efectivos an

11
cuando faltan los planes?
8 Satisface el control establecido las necesidades del ejecutivo?
9 Satisface el control establecido las necesidades de la entidad?
10 Se informa a los niveles superiores sobre las desviaciones?
11 Se toman medidas inmediatas para corregir las desviaciones?
12 Se realiza un control escrito sobre los recursos de la entidad?
Se controla estrictamente la salida e ingreso de los presupuestos, combustibles y
13
lubricantes, como de otros materiales?

PROGRAMA A LA PROGRAMACIN DE OPERACIONES
La entidad programa sus operaciones para cada ao prximo a ms tardar en
1
el mes de agosto del ao actual?

Dicha programacin es la nica base para la formulacin del proyecto de
2
presupuesto anual?

3 La programacin consta de un documento elaborado por escrito?
El documento de programacin emitido espec-fica concretamente las metas
4
cualitativas y cuantitativas a corto y mediano plazo?

Se seala en la programacin de operaciones los responsables de cada una de
5
las metas o resultados que se desea alcanzar?

6 El programa contempla: Las tareas a ejecutar para alcanzar las metas definidas?
7 El programa contempla: Los requerimientos de humanos y materiales necesarios?
La programacin de operaciones se encuentra debidamente autorizada por
8
autoridad competente?

En la programacin de operaciones se toman parte todos los sectores
9
involucrados en su ejecucin?

Se hace conocer dicha programacin a todos los responsables de su
10
cumplimiento?

ndice de Eficiencia de Control Interno: 4 / 10 x 100 = 40,00
SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
Cundo la entidad con un organigrama que ilustre los niveles de autoridad y las
1
l-neas de comunicacin?

2 El organigrama es de conocimiento de todo los empleados?
3 El personal de la entidad conoce claramente:

12
*Las funciones y atribuciones del puesto que ocupa?
*Las condiciones que debe reunir para el desempeo de su cargo?
*La responsabilidad ante su autoridad inmediata superior?

4 Todos estos conceptos se encuentran en un manual de funciones?
El sistema asegura que cada empleado sea responsable ante la autoridad
5
inmediata superior?

6 El sistema prevee la delegacin de autoridad a los niveles inferiores?
Esta delegacin permite que cada nivel tome decisiones en los procesos de
7
operacin y cumpla las funciones y responsables que le fueron asignadas?

Prevee el sistema que toda operacin realizada deba contar con la
8
documentacin necesaria que la respalde y demuestre?

Dicha documentacin permite identificar la naturaleza, finalidad y resultados de
9
cada operacin?

Existe un sistema de archivo donde se conserve los documentos de respaldo en
10
orden lgico y/o de fcil acceso y utilizacin?

SISTEMA DE PRESUPUESTO
El proceso presupuestario contempla la separacin de las fases de elaboracin,
1
presentacin y ejecucin?

Se prepara el presupuesto en concordancia con la programacin de operaciones y
2
sus actividades espec-ficas?

3 El presupuesto se proyecta sobre las bases objetivas de clculo?
4 Se utiliza formularios uniformes para la presentacin de los anteproyectos?
Se presento el proyecto de presupuesto de acuerdo con los plazos que estableci la
5
subsecretar-a del presupuesto pblico?

Lleva la entidad un sistema de registro apropiado para el control de la ejecucin
6
presupuestaria?

Los informes sobre ejecucin presupuestaria se prepara: semanalmente,
7
mensualmente, anualmente?

Se informa los resultados de la ejecucin presupuestaria a la Subsecretaria del
8
Presupuesto Pblico como la Contralor-a General de la Repblica?

9 Se cumple con el cierre de Recursos y de Gastos al 31 de diciembre de cada ao?
10 El presupuesto resulta suficiente para la entidad y sus operaciones?
13
SISTEMA DE TESORERA Y CRDITO PBLICO
Se ha constituido una entidad financiera con un nivel jerrquico y autoridad
1
suficiente para el manejo de los ingresos y egresos?

Se ha asignado la responsabilidad por el manejo de fondos fijos de cja chica a
2 servidores independientes del cajero principal y de otros funcionarios que realicen
funciones contables o financieras?
Se practica arqueos sorpresivos de los fondos y valores de la entidad
3
independientes de quienes tienen la responsabilidad de custodia y registro?

4 Estn todas las cuentas bancarias abiertas a nombre exclusivo de la entidad?
Los bancos tienen instrucciones de pagar los cheques nicamente cuando estn
5
firmados mancomunadamente por funcionarios acreditados legalmente ante ellos?

6 Se cancelan oportunamente las firmas de funcionarios retirados o traslados?
Se ha diseado e implantado procedimientos de custodia y registro que protejan
7
las inversiones de perdidas eventuales?

SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
Los requerimientos del personal guardan concordancia con la programacin de
1
operaciones?

Se ha establecido una unidad organizacional responsable para la seleccin del
2
personal?

Se ha establecido programas de capacitacin para los funcionarios en los diferentes
3
campos en los cuales tienen responsabilidad?

Se ha divulgado claramente a los empleados la prohibicin de buscar o recibir otros
4 benficos personales derivados de sus funciones distintos a los provenientes de la
remuneracin pactada?
Se ha divulgado claramente al personal que ningn funcionario podr
desempear dos o ms cargos, o percibir dos o ms remuneraciones del Tesoro
5
General de la Repblica o en el presupuesto consolidado del sector pblico, con

excepcin de los casos previstos por ley?
Se ha Establecido procedimientos para el control de asistencia de los empleados a
6
sus fuentes de trabajo?

De la misma manera se ha establecido procedimientos para el control de asistencia
7
de los empleados en las residencias?

Dicho control es ejercido por la unidad de personal y el jefe inmediato superior de
8
los empleados?

En concordancia con los jefes de cada unidad administrativa y la unidad de personal,
9 se ha elaborado un programa de vacaciones y que tenga la aceptacin de los
empleados?
10 Se cubren las vacantes del personal cuando se presentan lo ms pronto posible?

14
Cuenta el departamento de personal con un archivo de los antecedentes e
11 informacin actualizada m-nima necesaria de cada funcionario (Ej: Telfono,

antecedentes laborales y acadmicos)?
Cuenta la entidad con un sistema de control de permisos, salidas y abandono de
12
labores en horas de oficina, as- como de horas extras y sobre tiempos de trabajados?

13 Existen sanciones de alguna naturaleza en caso de atrasos y faltas?
Se paga la nomina mediante planillas generales o boletas individuales donde se
14 especifica de manera detallada todos los descuentos, bonos y/o asignaciones de los
empleados?
El pago de haberes es realizado en forma personal, siendo exigidos documentos de
15
identificacin y/o poderes notariales?

SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS
L a entidad cuenta con una adecuada planificacin sobre el reclutamiento y la
1
seleccin del personal?

Todos o la mayor-a de los empleaos ingresaron a la empresa como consecuencia
2
de un concurso de meritos?

3 Se planifica los movimientos de rotacin del personal?
4 La rotacin se lo realiza en base a informes tcnicos?
5 Existe un sistema de informacin de recursos humanos?
Este sistema de informacin incluye informes sobre el comportamiento de los
6
empleados dentro la entidad?

Se realiza un control escrito de los empleados en sus lugares de trabajo como
7
tambin de las operaciones que realiza?

8 Se brinda seguridad en el trabajo contra cualquier riesgo?
Se da cursos de capacitacin permanente a los empleados para disminuir el
9
margen de accidentes en la entidad?

10 Se cuenta con una adecuada administracin de salarios?
11 Se realiza una planificacin efectiva sobre las vacaciones de los empleados?
12 Se otorga todas las vacaciones solicitadas?
SISTEMA CONTABLE
N CUIESTIONARIO SI NO
El sistema contable es coincidente con el implantado y normado por la Contralor-a
1
General de la Repblica?

15
Se ha establecido un registro de carcter presupuestario, donde se revelan los
2
compromisos adquiridos de erogacin de fondos o de ejecucin de gasto?
3 Se elaboran conciliaciones de saldos bancarios, valores a cobrar, obligaciones?
Dichas conciliaciones son realizadas por el personal de la unidad de contabilidad
4
independiente de la funcin de registro y custodia?

Se ha presentado los estados financieros, con sus notas y el informe del auditor
5
interno hasta el 31 de marzo del ao siguiente?

Los Estados Contables se entregan a la entidad que ejerce tuicin, a la Contralor-a
6
General de Repblica y a la Contralor-a Departamental a la que corresponde?

En caso de accidente, se tiene proteccin f-sica adecuada para: Registros
7
manuales, datos almacenados en medios magnticos, equipos de computadora?

Contabilidad ha dado instructivos especiales a las residencias sobre el registro de los
8
recursos materiales (Combustibles y Lubricantes)?

Se realiza la verificacin peridica de los inventarios f-sicos de la entidad en las
9
residencias?

10 Existen una pol-tica definida para proteger la informacin confidencial?
MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS
1 Existe procedimientos establecidos para la adquisicin de bienes y servicios?
Existe una constancia escrita respecto de la satisfaccin de los bienes adquiridos
2
en cuanto a la calidad y cantidad por parte del funcionario correspondiente?

Se ha establecido un sistema de registro permanente de inventario para controlar
3
sus movimientos por unidad de iguales caracter-sticas?

Se ha asignado un espacio f-sico adecuado segn el tipo de inventarios, para su
4
almacenamiento y control adecuado?

Se ha tomado medidas para la conservacin, seguridad y manejo, apropiacin de
5
los bienes o elementos almacenados?

Se realiza verificaciones peridicas de las existencias f-sicas de los bienes del
6
inventario?

Las verificaciones son practicadas por servidores independientes del manejo,
7
custodia y registro de dichos bienes?

La entidad ha contratado los seguros necesarios para proteger los activos contra
8
distintos riesgos que se puedan presentar?

Se ha formalizado a cada unidad administrativa la responsabilidad por los bienes
9
que se le ha asignado?

La entidad mantiene un sistema de codificacin que permite un control adecuado
10
de los activos?

Los veh-culos de la entidad estn siendo utilizados exclusivamente en
11
actividades propias de la misma?

12 Los veh-culos llevan necesariamente placa oficial y en la puesta lateral la leyenda

16
Uso Oficial junto con el nombre de la entidad?
La circularizacin de los veh-culos oficiales en d-as y horas son autorizadas
13
por el mximo ejecutivo de la entidad?

El uso del telfono est destinado slo para efectuar llamadas de oficina y
14
concernientes al trabajo?

15 Se efecta un control de las llamadas a larga distancia?
16 Las normas sobre el uso de bienes estn dadas en forma escrita?
Se revisa peridicamente las normas sobre el uso de losa bienes de la entidad para
17
determinar situaciones que pudieran haber cambiado?

Existen mtodos adecuados para impedir el acceso no autorizado a:
*Oficinas (Ej. Un guardia o Recepcionista)
18 *Terminales de Computadoras

*Instalaciones de Computadoras
*Otros Activos valiosos y movibles

INDICE DE EFICIENCIA DEL CONTROL INTERNO TOMANDO EN CUENTA
LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN
N CONCEPTO INDICE DE EFICIENCIA

1 Planeacin 54,54
2 Organizacin 57,14
3 Direccin 50,00
4 Coordinacin 54,54
5 Control 53,85
6 Administracin de Recursos Humanos 33,33
PROMEDIO DEL INDICE DE EFICIENCIA 50,57
INDICE DE EFICIENCIA DEL CONTROL INTERNO TOMANDO EN CUENTA TODOS LOS

SISTEMAS CONTEMPLADOS POR LA LEY 1178
N CONCEPTO INDICE DE EFICIENCIA

1 Sistema Manejo de Bienes y Servicios 55,55
2 Sistema Contable 60,00
3 Sistema de Presupuesto 60,00
4 Sistema de Administracin del Personal 60,00
5 Sistema de Programacin de Operaciones 40,00
6 Sistema de Tesorer-a y Crdito Pblico 71,43
7 Sistema de la Organizacin Administrativa 60,00
PROMEDIO DEL INDICE DE EFICIENCIA 58,14
Promedio Total del ndice de Eficiencia 54,36
17
Para realizar el anterior detalle se tomo como referencia la siguiente frmula:
INDICE DE EFICIENCIA = [Preguntas Positivas / (Preguntas Positivas + Preguntas Negativas) ] * 100
N PROGRAMA FECHA REFER.

Propsito del Programa
I
El propsito del programa es evaluar los elementos del proceso
II administrativo, los sistemas de contabilidad y el sistema de administracin
de los recursos humanos.
1
Procedimientos de Auditoria
2
Evaluacin del aspecto Normativo de la Entidad
3
Establecer que normas rigen el funcionamiento de la entidad. Y si la
4 entidad se cie estrictamente a dichas normas.
Verificar si la entidad cuenta con un reglamento interno actualizado y
5 si el mismo es de conocimiento de todos los funcionarios de la
entidad.
6
Evaluacin del sistema de Planificacin
7
Verificar la existencia de un plan operativo, que el mismo de haya
III efectuado en un tiempo predeterminado y oportuno, tomando en
cuenta las normas bsicas sobre la programacin de operaciones.
Verificar que el PAO se haya efectuado en base a datos y estudios
tcnicos, que todas las actividades y proyectos estn
contemplados en l y verificar el cumplimiento de los objetivos
planteados en l.
Verificar la existencia de un cronograma de actividades, que el
mismo est reflejado en el PAO y que se haya efectuado en base a
datos tcnicos y estudios realizados para el efecto.
Determinar el grado de cumplimiento del cronograma de actividades
y el grado de eficiencia de dicho cumplimiento
Verificar la existencia de un complemento presupuestario en el PAO
y que dicho presupuesto cubra todas las actividades del cronograma
de actividades y todos los proyectos el PAO
Verificar si el PAO, el cronograma de actividades, y el presupuesto
cuentan con los respaldos necesarios, basados en estudios y datos
tcnicos. Y si la programacin es de conocimiento de los
empleados responsables de su cumplimiento.
Verificar si la entidad elabora cronograma de actividades y
presupuestos de gasto para cada -tem.
Evaluacin del Sistema de Organizacin
Verificar la existencia de un organigrama funcional, que el mismo se

encuentre actualizado y en lugar visible a fin de que sea de
conocimiento de todos los empleados de la entidad.
Verificar la existencia de un manual de funciones, que el mismo se
encuentre actualizado, y est en lugar visible y sea de
18
conocimiento de todos los funcionarios de la entidad.
Evaluacin del Sistema de Direccin y Coordinacin
Verificar que los directivos realicen la respectiva capacitacin y

motivacin a todo el personal de la entidad para una mejor
ejecucin de las actividades
Verificar que exista una perfecta coordinacin en la realizacin de
las actividades por parte de los diferentes departamentos, como
tambin en la informacin que ellos reciben
Evaluacin del Sistema de Control
Verificar la existencia de un sistema de control en cuanto a las

actividades y los recursos que antevienen en la realizacin de las
actividades. Y si se efectan un control de los funcionarios en sus
puestos de trabajo.
Verificar la existencia de un sistema de control en cuanto a los
recursos materiales (Combustibles y Lubricantes, repuestos y otros)
que se emplean sobre todo en las residencias y en los campamentos.
Evaluacin del Sistema Contable
Verificar si la entidad cuenta con un plan de cuentas, como est

conformado y que sistema de contabilidad emplea. Adems los
estados que elabora y si los mismos se presentan oportunamente.
Evaluacin del Sistema de Administracin de los Recursos Humanos
Determinar si existe reglamentos o pol-ticas establecidas para el

manejo del personal y si estn en conformidad con las disposiciones
legales.
Analizar y evaluar el criterio, la necesidades y obligaciones de los
empleados de la actividad
MTODOS PARA LA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN
Revisar la aplicacin real de prcticas y procedimientos a travs

de entrevistas a las personas responsables de su cumplimiento
Realizar la comparacin de los rendimientos con los objetivos
planeados.
Evaluar los elementos del proceso administrativo a travs de
entrevistas a las personas responsables de su cumplimiento.
INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA
I INTRODUCCION
Desde 1940 y luego de haber pasado por una serie de cambios a travs de los aos el Servicio Nacional
de Caminos pasa a ser Servicio Departamental de Caminos (S. D. C.) que depende de la prefectura del
Departamento, la cual proporciona la mayor la parte de sus ingresos.
19
PROPSITO
El propsito u objetivo principal del Servicio Departamental de Caminos es el mantener en buen estado las
carreteras de la red fundamental y la construccin de carreteras dentro de la red vial vecinal.
ASPECTO ORGANIZATIVO
Estructura Organizativa
La Entidad cuenta con un organigrama actualizado que refleja la actual situacin del S. D. C.
Estructura de Liderazgo
Conformado de la siguiente manera:
Director departamental. Es la mxima autoridad a nivel departamental responsable de todas las

actividades de la entidad.
Asesor-a Legal. Su funcin es el que delimita el accionar a la entidad a travs del empleo de
las normas o leyes.
Auditoria Interna. Su funcin principal es la de encaminar a la entidad a una ejecucin eficiente
de sus actividades.
Subdirector Departamental. Secunda al director y lo suplanta ante su ausencia a una ejecucin
eficiente de sus actividades.
Jefe Divisin de Administracin y Finanzas. Responsable de la elaboracin de planes sobre el
mantenimiento de las carreteras y su posterior ejecucin.
Jefe Divisin de Equipos. Responsables por el Estado de la maquinaria y el equipo de la entidad.
Estructura Administrativa
La entidad de acuerdo a su estructura administrativa cuenta con 93 personas trabajando en la central y 12

personas distribuidas en las cuatro residencias.
II ALCANCE DEL TRABAJO
La investigacin efectuada abarca las operaciones realizadas por le departamento de mantenimiento por la
gestin 2005, tomando en cuenta que solo de llegara con la informacin hasta el mes de octubre del mismo
ao en la actividad mejoramiento de caminos vecinales, segn programa del JICA, -tem B, mas
concretamente en sus proyectos.
Bermejo Padcaya
Entre R-os Palos Blancos
Carapar- Yacuiba
La investigacin fue realizada a los elementos del proceso administrativo tomando fundamentalmente al
departamento de mantenimiento en las actividades ya mencionadas y a los departamentos directamente
relacionados como ser el caso de administracin y equipos.
El estudio, revisin y evaluacin de los elementos del proceso administrativo y sistemas de administracin
de recursos humanos se lo realizo a travs de la obtencin de informacin mediante cuestionarios,
entrevistas, revisin de documentacin e inspeccin ocular.
Adems de la inspeccin de las instalaciones de la entidad, se observo el desarrollo de actividades en la
20
residencia de Villamontes, tambin se reviso el aspecto legal, organigrama, manual de funciones,
reglamento interno, boletines normativos, manual de cuentas, plan de cuentas, estados financieros y los
documentos existentes relativos a la planificacin.
III DETERMINACIN DE REAS CRTICAS
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeacin. La planeacin que efecta la entidad es deficiente ya que el P.A.O. analizando en el

cual se encuentran los objetivos generales y espec-ficos que la entidad pretende alcanzar, no cuenta
con los justificantes de la planeacin financiera es decir del presupuesto ni de la planeacin
operativa, en otras palabras del cronograma de actividades.
Organizacin. La entidad cuenta con un organigrama actualizado que define la autoridad desde la
direccin hasta el ltimo de los empleados; sin embargo, las relaciones entre los departamentos no
son de las mejores, ya que no existe una buena coordinacin entre los departamentos y cada uno
acta de manera particular. La entidad cuenta tambin, con un manual de funciones donde se
especifica con claridad las l-neas de autoridad, responsabilidad, as- como los canales de
comunicacin. Es necesario aclarar que el manual de funciones no ha sido actualizado, por lo que no
guarda relacin con el organigrama actual.
Direccin. La entidad tiene una direccin estable y poco ambiciosa que no propone tcnicas y
procedimientos para alcanzar
Control. La entidad cuenta con pol-ticas de control, pero no estn siendo aplicadas en forma
adecuada, especialmente en la parte administrativa, donde los controles no actan eficientemente
descubriendo con eficacia las desviaciones importantes. Los controles se abocan a vigilar las
operaciones financieras, dejando de lado la parte operativa.
RECURSOS HUMANOS
Los recursos humanos a la fecha de la evaluacin no estn del todo satisfecho ya que consideran que
deber-a tomarse en cuenta muchas necesidades y de sus opiniones como ser:
Necesidades de participar efectivamente en la programacin de las operaciones que ellos mismos

ejecutan.
Necesidad de que sus opiniones sean escuchadas.
Necesidades de que sus reclamos sean atendidos.
Necesidad de que se les motive para realizar mejor su trabajo.
La mayor-a de los empleados tiene estas inquietudes, pero la direccin no le da la importancia que se
merece. Por lo que pudimos observar que los empleados no se sienten identificados con su entidad y trabajan
para cumplir sus objetivos individuales o personales y no as- los objetivos de la entidad.
CONTROL INTERNO
Al haber realizado la evaluacin del control interno de la entidad a travs de cuestionarios, tomando
aspectos generales y particulares para cada una de las etapas de la administracin, se determin que el
-ndice de Eficiencia del Control Interno nos da como resultado un 54,67%.
FALTA DE TARJETAS DE CONTROL DE KRDEX
De la revisin efectuada a los almacenes de la residencia de Villamontes se pudo obtener que la persona
encargada de llevar un control de inventarios a nivel de la entidad est mostrando inefectividad en el
control de los mismos.
21
IV CONCLUCIONES GENERALES
Como conclusin general del trabajo de revisin que se ha efectuado al departamento de mantenimiento del
S.D.C. tomando en cuenta a los elementos del proceso administrativo y a la administracin de los recursos
humanos de manera general, conjuntamente con los datos obtenidos a travs de los papeles de trabajo
correspondiente podemos afirmar que el sistema administrativo de S.D.C. no es muy aceptable.
El estudio que se hizo en trminos de eficacia y econom-a revelo que la entidad al planificar y ejecutar las
actividades del mantenimiento rutinario de la red fundamental (Item A) y las actividades de mejoramiento de
caminos vecinales (Item B) no cumple con las tres E.
Para el mantenimiento rutinario de la red fundamental y complementaria (Item A) las actividades ejecutadas
segn el cronograma no presentan eficacia ya que no se han cumplido las metas trazadas, el porcentaje de
avance de obra llaga al 49,54% con un uso de recursos que llega al 52,54% de lo preprogramado de la
gestin, lo que nos muestra que no hay econom-a debido al sobregiro existente en el tiempo de ejecucin
aunque la obra no avance igual siguen pagando sueldos, combustibles, lubricantes, repuestos y otros. Se ha
obtenido un -ndice de eficiencia del 50,60%.
Para efectos de mejoramiento de caminos vecinales (Item B) se observo similar situacin, el porcentaje de
ejecucin de obras en promedio de los tres proyectos analizados llega al 34,47% sobrepasando al porcentaje
de avance de obra en un promedio del 20%. Esta situacin es desfavorable para la entidad ya que toda
ejecucin de obra debe ir directamente relacionada con la ejecucin de gastos. No se puede seguir
desembolsando dinero para obras que no avanzan.
Para ambas actividades se han presentado esta situacin por las siguientes causas:
No existe una adecuada planificacin, porque no se realizan inventarios viales para la elaboracin
del P.A.O. de cada gestin o planes quinquenales.
Como consecuencia de la inadecuada programacin los cronogramas de actividades no se ejecutan
de acuerdo a lo programado.
Ante el recorte presupuestario efectuado por la prefectura y la disminucin de los ingresos propios
no se realizan priorizacin de obras a ejecutar, ni redistribucin de gastos de acuerdo al presupuesto
disponible, sino que se ejecutan las obras programadas con menor cantidad de recursos, lo que lleva a
una ejecucin en poca cantidad que lo programado.
Otra causa es la falta de control, seguimiento y supervisin por parte de los ejecutivos, aunque
existen normas las mismas no se cumplen.
Uno de los aspectos mas importantes es la ingerencia pol-tica existente en la entidad, lo que provoca
que desde lo mas altos ejecutivos hasta el ltimo de los empleados desempean funciones en la
entidad sin compromiso, dejando de lado los objetivos de la institucin.
Por ltimo es necesario mencionar la falta de conocimiento o aplicacin de la ley 1178 por parte de
los ejecutivos de la entidad, ya que esta ley establece en sus sistemas la manera de programar y
ejecutar las actividades en las empresas pblicas para lograr eficacia y econom-a.
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1. A la fecha del examen la entidad presenta el PAO, el mismo que carece de informacin tcnica y
documentacin de respaldo de la planificacin efectuada para el Item A correspondiente al mantenimiento
rutinario de la red fundamental el que carece de determinacin de tiempo. Recursos y materiales que
tomarn parte en la ejecucin de operaciones.
R. La ley 1178 establece que las entidades pblicas deben traducir sus objetivos y planes a travs de un
sistema de programacin de operaciones en el que se debe contemplar las tareas a ejecutar y los medios a
22
utilizar, es decir, el tiempo, los recursos humanos y los recursos materiales.
El desconocimiento e incumplimiento de las normas y leyes por parte de los ejecutivos que la misma tenga
una inadecuada planificacin y por ende una mala ejecucin.
Por lo que se recomienda al mximo ejecutivo que el futuro de cumplimiento con lo que establece la ley.
2. El cronograma de actividades y el presupuesto de gastos elaborado para el manteniendo de la red

fundamental (tem A) no se efecta en base a datos o estudios tcnicos actuales como ser inventario
viales, si no que estos elementos de programacin de realizan en base a datos anteriores extra-dos del S. A.
M. .elaborado por el antiguo S. N. C. donde no se especifica precios unitarios, tramos a los cuales se har el
mantenimiento, ni el tiempo que durara el mismo. Ante el recorte presupuestario efectuado por la prefectura la
entidad no realiza la priorizacin de las obras a ejecutar, tampoco realiza la redistribucin de gastos de
acuerdo a la nueva situacin de presupuesto y disponibilidad de fondos con que se cuenta.
R. Las normas bsicas sobre la programacin de operaciones de la ley 1178 establecen los lineamientos de
cmo debe efectuarse la planificacin en base a datos actuales y reales.
El desconocimiento de esta norma por parte de los ejecutivos de la entidad afecta a la planificacin, como
tambin la reformulacin de la misma. Si nos referimos a los cronogramas. En caso de los presupuestos de
gastos puede presentarse una subestimacin y/o una estimacin provocando un uso ineficiente de los
recursos.
Se recomienda al mximo ejecutivo la elaboracin de los cronogramas de actividades y los presupuestos

estn basados en estudio y normas tcnicas donde se especifica el lugar, -tem tiempo, y recursos a
emplear como establece la ley. Por otra parte priorizan la ejecucin de obras y realizar una redistribucin de
los recursos financieros de acuerdo a las necesidades de la entidad para la ejecucin de obras de calidad.
3. La entidad y concretamente el departamento de mantenimiento no esta cumpliendo satisfactoriamente los

objetivos y las metas fijadas para la gestin, el porcentaje de avance de obra para el mantenimiento rutinario
de la red fundamental (tem A) solo alcanza al 49,54% con un promedio de ejecucin de gastos del
52,34% lo que prueba una vez ms que los -ndices o grados de eficacia no son los ptimos.
Similar situacin se presenta en el mejoramiento de caminos vecinales (tem B) donde el promedio del
porcentaje de avance de obra llega al 34,47% con un promedio de ejecucin de gastos del 52, 34% lo que
prueba una vez ms que los -ndices o grados de eficacia no son los ptimos.
R. La experiencia administrativa a demostrado que la ejecucin de obras debe ir directamente relacionada

con su planificacin, sirviendo esta ltima de base para la primera. Uno de los requisitos tcnicos ms
importantes para la ejecucin de una obra es contar con un proyecto a diseo final o minimamente un
perfil de proyecto que contemple:
Precio unitario
Costo de Obra por tem y Totales
Planos
Para el caso de licitacin, o invitacin directa si es necesario contar con proyectos a diseo final
Con toda esta informacin recin puede llevarse a cabo la ejecucin de las obras pudiendo alcanzar un
grado ptimo de eficacia y eficiencia.
El desconocimiento, falta de seguimiento y supervisin de obras por parte de los responsables da cada
departamento da como resultado que la misma sea ineficiente y se provoque un sobre giro en el gasto de
23
recursos al efectuar la misma.
Se recomienda al mximo ejecutivo implantar un sistema adecuado de ejecucin, control y supervisin de

obras.
4. en la entidad existe un organigrama actualizado que no es de conocimiento de todos los empleados. El

manual de funciones encontrado y analizado data de enero de 2004 y fue elaborado para el antiguo S. N. C., el
mismo no esta actualizado en funcin de la estructura actual y tampoco es de conocimiento de todos los
empleados. Aunque existen normas y elementos de organizacin que no se dan cumplimiento.
R. Para cumplir con los principios de organizacin, cada empleado debe conocer la estructura
organizacional, quienes son superiores y quienes dependen de l y las funciones que debe desempear.
El desconocimiento de los principios de organizacin y administracin por parte de los ejecutivos hace que
no asignen la importancia que se merece la actualizacin y divulgacin de todos los elementos de
organizacin. Lo que puede originar una inadecuada ejecucin de las operaciones, divisin de
responsabilidades e incumplimiento de los deberes formales del servidor pblico.
Se sugiere al mximo ejecutivo instruya la actualizacin, divulgacin y cumplimiento de todos los

elementos de organizacin para un mejor desenvolvimiento de los empleados.
5. En la entidad no se ha encontrado pruebas suficientes sobre la capacitacin permanente efectuada a todos

los empleados, la motivacin existente y las comunicaciones adecuadas y oportunas. Lo que si se ha
observado es que existe una ingerencia pol-tica importante en la entidad, lo que dificulta la toma de
decisiones.
R. La experiencia administrativa y muchos autores han demostrado que para ejecutar una buena direccin se
debe dar mayor importancia al capital humano, capacitndolo continuamente, motivndolo a ejecutar sus
operaciones de la mejor manera posible y escuchando sus reclamos y sugerencias. Tambin a quedado
demostrado que la institucionalizacin de cargos es muy buena e importante medida para el progreso de las
instituciones pblicas.
El desconocimiento de los principios de administracin hace que no se otorgue a los recursos humanos la
importancia que tienen dentro de la entidad, ocasionando que los mismos no se sientan comprometidos e
identificados con su institucin, lo que ira reflejndose en una constante baja en la productividad, cantidad
y calidad de las operaciones realizadas.
Se sugiere al mximo ejecutivo conciliar el inters general con el individual para de esta manera
subordinar al inters individual al general para lograr alcanzar los objetivos de la institucin.
6. Se han encontrado informes y requerimientos sin respuestas, sugerencias no tomadas en cuenta y

programadas sin ejecucin, lo que nos da pruebas de que no hay una buena coordinacin entre los
departamentos de la entidad.
R. La situacin encontrada contradice el principio administrativo Esp-ritu de Equipo, el que nos ensea
que la unin hace la fuerza entendiendo como unin a la integracin.
La falta de comunicacin entre los ejecutivos y el personal es la causa principal que no haya coordinacin
en los departamentos involucrados en el mantenimiento de los caminos. Lo que ocasiona conformismo y a su
vez acarrea baja productividad en el trabajo que se realiza.
Se sugiere al mximo ejecutivo se tome las medidas necesarias para que todos los departamentos trabajen en
24
forma integrada, buscando conseguir los mismos objetivos, institucionales y no realicen su trabajo como si
fueran islas independientes.
7. La entidad no efecta un control eficiente sobre los recursos materiales con los que cuenta, ya que en las
residencias no se cuenta con almacenes por lo que no se lleva ningn control sobre los repuestos, tampoco se
tiene tablas especiales de medicin, balanzas u otros mecanismos para la verificacin f-sica y control de
los combustibles.
R. La ley en sus normas bsicas del subsistema de manejo de bienes y servicios establece que la
responsabilidad por el manejo de bienes recae en la persona del jefe de unidad administrativa. Estas normas se
refiere adems a la organizacin de almacenes, ingreso, salida de los bienes del almacn y el registro de
todos los movimientos de bienes en dichos almacenes.
El desconocimiento de estas normas y la falta de supervisin adecuada por parte de los ejecutivos hacen que
se descuide el manejo de bienes de la entidad ocasionando un uso antieconmico de los recursos.
Se sugiere al mximo ejecutivo se implante un adecuado sistemas de control interno basado en la ley 1178,
que salvaguarda realmente los recursos de la entidad para de esta manera evitar las posibles prdidas que
podr-a sufrir la entidad. Este sistema de control debe constar por ejemplo: De inventarios actualizados,
pedidos, kardex, valorados, vales de salidas de material y control del uso del mismo.
8. El 48% del personal se desempea en funciones administrativas, siendo este porcentaje elevado en
relacin al personal que se dedica exclusivamente al mantenimiento de los caminos.
R. Esta situacin contradice el Art. 17 de las normas bsicas sobre administracin de personal establecido
en la ley 1178, donde de especifican que la programacin del personal deber coincidir o tener como base
la programacin de operaciones (PAO)
El desconocimiento de esta ley hace que se mantengan puestos innecesarios en el rea administrativa lo que
ocasiona que la entidad eleve su gasto administrativo y disminuya la asignacin de recursos para la
ejecucin de obra.
Se sugiere al mximo ejecutivo instruir al departamento de personal elaborar programas para la

contratacin y asignacin de personal de acuerdo a las necesidades reales de la entidad y en funcin al
plan operativo y a planes estratgicos.
CAPTULO I
INTRODUCCIN
ADMINISTRACIN
Administracin es un Proceso. de cuatro funciones bsicas, estas funciones fundamentales de la

administracin son: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control; las cuales constituyen el
proceso administrativo y son elementos a travs de los cuales administra el gerente de la entidad.
La administracin es el proceso de disear y mantener en el cual las personas trabajando en grupos

alcanzan las metas fijadas, y quienes lo efectan se llaman directores, gerentes, miembros de la
administracin, o funcionarios ejecutivos.
Necesidades de la Administracin.
25
La administracin se aplica a organizaciones pequeas y grandes, a empresas cuyo fin es la utilidad y a las
no lucrativas; es decir, que la administracin es una necesidad fundamental para cualquier organizacin
como tambin en todos los niveles de la organizacin de una empresa. Es una actividad propia no slo
del gerente de la entidad, sino tambin del capataz que tienen a su cargo un cierto nmero de
subordinados. Una administracin efectiva e inteligente debe exigir que todos aquellos de quienes otros
dependen, en todos los niveles y en cualquier tipo de empresa, se consideren a si mismos como
administrativos.
La Administracin se define como:
Administracin es lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno (George Terry)
La Administracin es el proceso de disear y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando

juntas en grupos, alcanzan con eficiencia las metas seleccionadas
Elementos bsicos de la Administracin
Entre otros: George Ferry y Fabin Martines V. dividen a los elementos de la administracin en cuatro, los
cuales son:
PLANEACIN
Planear es decidir de antemano que hacerlo, cuando y quien deber llevarlo acabo. La planeacin se
asemeja a un puente entre el punto donde nos encontramos y aquel donde queremos ir, salvo brecha existente
entre donde se est y a donde se quiere llegar.
La planeacin comprende seleccionar objetivos y a las acciones para alcanzarlos; se requiere tomar
decisiones; es decir, seleccionar entre cursos de accin futuros alternativos.
Componentes de la Planeacin:
Para realizar un examen completo de la planeacin se debe estudiar los diferentes componentes de la misma,
que son los siguientes: Objetivos, Pol-ticas, Procedimientos y Programas.
Objetivos. Constituyen la razn como resultado de todo el mecanismo administrativo, deben ser
sujetos a una completa y meticulosa revisin por parte de la auditor-a administrativa, ms an
cuando los propios objetivos darn la pauta para evaluar las funciones y actividades que se
desarrollan dentro de la empresa y an a los propios directivos.
Pol-ticas. Estas son gu-as de carcter general que establecen el marco en que deben tomarse las
decisiones, asegurando su uniformidad, sin que ello signifique la eliminacin de la iniciativa de
quienes deciden, es decir; los Administradores.
Para realizar la revisin de las pol-ticas debemos basarnos en los siguientes principios:
Las pol-ticas deben fijarse en forma sencilla y clara, de modo que su interpretacin sea lo ms
uniforme posible.
Siempre que sea posible, las pol-ticas deben redactarse por escrito y formar parte del manual de
organizacin.
Las pol-ticas generales deben fragmentarse en cada nivel, de manera que las pol-ticas
departamentales y las secciones estn subordinadas a las pol-ticas generales.
La formulacin de las pol-ticas, as- como la fijacin de objetivos debe ser producto de la
26
participacin del personal involucrado en su propio cumplimiento.
Procedimientos. Son planes mas concretos que norman el criterio y la accin que debe seguirse
apoyando en los objetivos y pol-ticas. Los procedimientos indican claramente cmo y cuando se
han de realizar o ejecutar las actividades.
Los procedimientos tienen una directa relacin con las pol-ticas por ejemplo una pol-tica de la entidad
puede ser la de conceder vacaciones a sus empleados, los procedimientos establecidos para poner en prctica
estas pol-ticas se encargan de programar las vacaciones para evitar interrupciones en el trabajo.
Programas. Son un conjunto de metas, pol-ticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas a

seguir, recurso a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de
accin. En consecuencia los programas permiten:
Determinar la cantidad de recursos, materiales, humanos y tcnicos que habrn de conjugarse de

acuerdo al fin propuesto.
Sealar cmo, cuando y dnde se utilizan esos recursos en forma espec-fica.
ORGANIZACIN
Se puede definir como la agrupacin de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes, asignado la
autoridad y responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecucin de dichas actividades.
La organizacin es la parte de la administracin que establece una estructura intencional de roles que deben
cumplir las personas en la organizacin. Es intencional en el sentido de asegurarse de que se asignen todas
las tareas necesarias para alcanzar las metas y que, se conf-a en que sean asignadas a las personas ms
idneas.
Importancia de la Organizacin
La organizacin ayuda a suministrar los medios para que los gerentes desempeen sus puestos. Las
actividades que se planean, ejecutan y controlan necesitan integrarse para que estas funciones administrativas
puedan llevarse a cabo. Sin organizacin, los gerentes sencillamente no podrn ejercer su funcin.
Un funcionamiento ejecutivo no podr ser enteramente eficaz a menos que conozca espec-ficamente las
actividades que debe dirigir, quien le ayudara, de quien depender y quienes dependern de l. Los que
ms, deber conocer la forma en que est constituido su grupo de trabajo, su propio lugar en l, la
relacin que guarda con otros funcionarios ejecutivos y los canales oficiales de comunicacin.
Principios de Organizacin:
Unidad de Mando. Por medio de este principio se entiende que la unificacin de esfuerzos, la
consistencia de direccin y la efectividad de coordinacin slo de logra cuando un grupo tiene un
solo jefe.
Tramo de Control. Seala que un jefe debe tener el nmero de subordinados que pueda
controlar eficientemente. El principio en cuestin sostiene que mientras mayor sea el nmero de
subordinados respondan ante un jefe, mayor dificultad encontrara ste en dirigirlos.
Delegacin de Autoridad. Consiste en conferir a un subalterno la facultad para decidir, lo cual

significa que se le est dando el derecho de planear, organizar, dirigir y controlar las acciones de
otros.
27
Divisin del trabajo. Este principio parte de que el trabajo y las obligaciones deben
descomponerse para poder ser desempeadas por varias personas y as- aprovechar las ventajas.
Errores de la Organizacin
Teor-a de Principios. Uno de los grandes errores que se cometen en el proceso de organizacin
es querer considerar los principios de organizacin como algo r-gido e inviolable y que debe
observarse inflexiblemente.
Imitar Organizaciones. Otro error es la tendencia de hacer rplicas exactas de estructuras que
han tenido xito en otras empresas, pero que no siempre lo tendrn en otras organizaciones por
muy similares que parezcan.
Organizaciones r-gidas. Es necesario pensar que toda organizacin es dinmica, sujeta a

cambios, ya sea mediatos o inmediatos, que siempre se presentaran. Esto exige que no caiga en el
error de disear una estructura como algo que ha llegado a su fin ltimo, sino algo que est ms
bien en proceso de cambio continuo.
Resistencia al Cambio. Un error que lleg a ser bastante peso para que una reorganizacin tenga
xito es el que se presenta como resultado de todo cambio: la resistencia natural que ofrecen las
partes afectadas a dicho cambio.
Revisin de las Funciones
Una empresa debe realizar aquellas funciones que sean necesarias en la entidad para que el logro o
cumplimiento de sus objetivos puedan subdividirse de la siguiente manera:
Funciones Bsicas. Son aquellas necesarias para que una empresa alcance sus objetivos, pueden
ser primarias y secundarias.
Primarias. Son aquellas que existen en todo tipo de empresas, independiente de las caracter-sticas
particulares que cada tipo de negocio pueda tener, Eje. Mercadotecnia, produccin, financiamiento.
Secundaria. Son aquellas que complementan a las funciones primarias para la consecucin eficaz
de los propsitos de una empresa. Estas funciones dependen a su vez todo tipo de cada empresa en
particular. Eje. Personal, contabilidad, investigacin y desarrollo.
Subfusiones. Son un conjunto de actividades que integran un grupo, subfusin con

caracter-sticas y fisonom-as propias, suficientes para integrar una entidad orgnica cuyos
objetivos estn subordinados a los objetivos de la funcin bsica a la cual pertenecen.
Actividades. Es un conjunto de labores o tares espec-ficas genitalmente llevadas a cabo por una
persona o un grupo pequeo, con el propsito de cumplir con los objetivos de la subfusin en que
estn comprendidas. (Fabin Martines V)
La revisin de funciones y actividades debe hacerse estudiando primero por separado cada una de ellas, para
hacerlo luego en conjunto, logrando as- una mejor comprensin de anlisis realizado.
DIRECCIN
Bajo este elemento un jefe debe tratar de que sus subordinados acten no por imposicin de l, sino
mediante la colaboracin espontnea de ellos para contribuir con efectividad y eficiencia al logro de los
objetivos de la empresa. La direccin implica guiar y conducir a los empleados o subordinados. El
administrador superior inculca en sus subordinados una apreciacin aguda de las tradiciones, historia,
28
objetivos y pol-ticas de la empresa.
Relaciones Humanas
Gran parte de la funcin administrativa de direccin est basada en las relaciones humanas que se
practican. Esto es explicable en virtud a que la colaboracin de los subordinados depende de la armon-a
que exista entre estos y su jefe.
Los gerentes y las personas que ellos dirigen son miembros de familia, iglesia, escuela, asociaciones, etc.
Donde actan en diferentes roles, cada uno formando una parte de todo. Pero es muy importante destacar que
cada persona es diferente en si misma, tienen diferentes necesidades, diferentes ambiciones, diferentes
actitudes, diferentes niveles econmicos y habilidades, como tambin diferentes posibilidades, es por eso
que el dirigente debe conocer estas diferencias y semejanzas de su personal para llevar a cabo una buena
direccin sin considerar ms o menos a las personas.
Motivacin
Un gerente no puede hacer su trabajo sin conocer lo que motiva a la gente que trabaja en la empresa.
Los motivos que hacen actuar a las personas a las personas, se basan en necesidades, bien sean consistentes o
inconsistentes. Algunas son necesidades primarias como fisiolgicas de agua, aire, alimento y albergue.
Otras necesidades se pueden considerar como secundarias como autoestima, estatus, afecto, etc. La
motivacin es un trmino general que se aplica a toda clase de impulsos, anhelos, necesidades, deseos y
fuerzas similares. Los gerentes motivan a sus empleados; es decir, hacen aquellas cosas que conf-an
satisfarn esos impulsos y deseos, e inducirn a los subordinados a que acten en una forma deseada.
Muchos estudios realizados han demostrado que los principales motivos que mueven a la gente a trabajar con
esmero son:
Ingresos suficientes
Reconocimiento a la dignidad humana
Reconocimiento a su trabajo
Posibilidad de superacin
Seguridad en su empleo
Comunicacin
Evaluacin de dirigentes
Control
CONTROL
PLAN OPERATIVO ANUAL
Se ha procedido a solicitar en las oficinas del Servicio Departamental de Caminos un ejemplar o copia del
Plan Operativo Anual (P.A.O) el que ha sido efectuado y presentado en Agosto del ao en curso
Al Hacer la revisin del P.A.O, y determinar su apego a las Normas Bsicas sobre la programacin de
operaciones, encontramos que el mismo contiene:
La misin de la entidad
Objetivos Institucionales
Objetivos de gestin
Metas que se pretende alcanzar en la gestin
29
Para cumplir con todos estos aspectos en el P.A.O se agrupa las actividades en cuatro tipos de trabajo para los
cuales se ha elaborado un cronograma de actividades y un complemento presupuestario por separado de la
siguiente manera:
Plan Operativo Anual para la Gestin 2004
Resumen del Presupuesto de Gasto
Item Actividades Monto en Bs.
A Mantenimiento rutinarios de la red fundamental y complementar-a 15.300.000
B Mejoramiento de los caminos vecinales segn el programa del JICA 5.300.000
C Asfaltado de caminos de inters departamental 9.300.000
D Construccin de puentes en el departamento 9.500.000
Totales 39.400.000
PLANANUALOPERATIVO
Anlisis de su elaboracin
El anlisis de la informacin encontrada en el plan anual operativo sobre la actividad de mantenimiento

rutinario objeto principal de nuestro estudio nos muestra que la planificacin efectuada no se realiza en base
a estudios y datos tcnicos actuales sino que se toman datos anteriores realizados por el Servicio
Departamental de Caminos.
Basndose en el Art. 22 de las normas bsicas sobre la programacin de operaciones, podemos afirmar
que el plan anual operativo de la entidad carece de:
Estimacin de los tiempos que demandan la ejecucin de operaciones

Determinacin de los recursos humanos para desarrollar las operaciones
Establecimiento de los recursos materiales
Identificacin de servicios de consultar-a, Auditoria, transporte, energ-a, etc.
Segn el Art 23 de las mencionadas normas bsicas el P.A.O. carece tambin de:
Indicadores de eficacia y eficiencia
Tomando en cuenta el Art. 24 de las normas bsicas diremos que el P.A.O.
No se compatibiliza los programas de operaciones de las reas funcionales entre si.

Ni los requerimientos de recursos humanos entre los diferentes programas
Ni la asignacin de los recursos financieros entre los diferentes programas de operaciones
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Habindose hecho presente en las oficinas de la central del Servicio Departamental de Caminos Tarija
con la finalidad de verificar la existencia del cronograma de actividades para el Iten A, el resultado fue el
siguiente:
30
Existen cronograma de actividades para cada proyecto en forma individual los que se encuentran slo en las
oficinas del departamento de mantenimiento ubicadas en el edificio central de la entidad. Estos cronogramas
slo los conocen los ejecutivos y sobre todo los relacionados con el departamento de mantenimiento es decir
los Ingenieros residentes y el personal que trabaja en la oficina del departamento de mantenimiento.
Estos son realizados por el Ingeniero jefe del departamento de mantenimiento con los Ingenieros Residentes.
Esta labor se realiza en el mes de agosto.
Tambin se pudo analizar el complemento presupuestario el que muestra los materiales a utilizar, la mano
de obra requerida y la maquinaria a emplear. Estos requerimientos son efectuados para toda la gestin y
distribucin en forma equitativa para todos los meses.
Para el Iten A no fue posible analizar las bases o tcnicas de clculo que se utilizan para la elaboracin
de los cronogramas de actividades, ni de los presupuestos ya que las mismas no son desconocimiento en ese
departamento. Ante la pregunta de como se realizaban los clculos de dichas cantidades se hizo conocer que
se tomaba como base las planificaciones de aos anteriores a las cuales se realiza pequeas
modificaciones de acuerdo a las necesidades de la entidad.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MANTENIMIENTO RUTINARIO EN LA RED

FUNDAMENTAL
(1) (2) (3) Aumento y disminucin demasiados elevados para actividad rutinaria
CUADRO DEMOSTRATIVO DE LA PLANIFICACIN
Y CUMPLIMIENTO DE SU EJECUCIN
COD PRODUCCIN MANO DE OBRA MATERIALES EQUIPO
31

Servicio Departamental de Caminos Auditoria Operativa GESTIÃ"N 2005 Introduccion

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Servicio Departamental de Caminos Auditoria Operativa GESTIÃ"N 2005 Introduccion

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La entidad cumple con la planificacin efectuada para cada gestin?

Demostrar la importancia de la Auditoria Operativa en la medicin o evaluacin del grado de eficiencia de

El estudio se efectuar a las operaciones que se desarrollan actualmente y se extendern si es necesario a

En la realizacin del presente trabajo de investigacin se aplicarn los siguientes mtodos.

N PROGRAMA FECHA REF.

II El propsito del programa es obtener informacin general y documentada sobre

4 Obtenga informacin sobre el origen legal de la entidad.

5 Identifique y obtenga copias de disposiciones legales y otras normas bajo

7 Prepare un relato de la historia, antecedentes y objetivos de cada una de las

Recursos Involucrados en las Actividades:

Haga un resumen breve de la naturaleza, inversin y ubicacin de los

Obtenga copias o prepare resmenes de la pol-tica general aplicable en

Evaluacin del Control Interno:

Realice la evaluacin del control interno en las reas que estudiarn en

Determine cules son los registros existentes en Contabilidad

MTODO DE LA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

Renase con funcionarios administrativos que puedan precisar las fuentes de

Lleve a cabo entrevistas con el funcionario responsable de las actividades bajo