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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS:
MANUAL DE PROCESOS
OPERATIVOS
MANUAL DE PROCESOS
OPERATIVOS
CAJAS
INDICE
03 CAJA .......................................................................................................................................... 2
03.01 - OBJETIVO ............................................................................................................................ 2
03.02 - ALCANCE ............................................................................................................................ 3
03.03 - ASPECTOS NORMATIVOS..................................................................................................... 4
03.04 - PROCEDIMIENTOS................................................................................................................ 5
03.04.01 Fondo de Cambio ..................................................................................................... 5
03.04.01.01 Creacin y Asignacin del Fondo de Cambio ................................................. 5
03.04.01.02 Manejo Inicial del Fondo de Cambio .............................................................. 6
03.04.02 Reposicin del Fondo de Cambio al Cierre del Da ................................................ 8
03.04.02.01 Reposicin del Nivel de Efectivo .................................................................... 8
03.04.03 Reposicin del Fondo de Cambio Durante Operatoria del Da ............................. 10
03.04.03.01 Solicitud de Reposicin de Caja.................................................................... 10
03.04.03.02 Autorizacin y Obtencin de Reposicin de Caja......................................... 11
03.04.04 Cierre del Da ......................................................................................................... 13
03.04.04.01 Control del Efectivo ...................................................................................... 13
03.04.04.02 Control y Registro de Diferencias de Caja .................................................... 14
03.04.05 Operatoria de Ventanillas ...................................................................................... 15
03.04.05.01 Registro de Operatoria de Ventanillas........................................................... 15
03.04.06 Caso de Asalto ........................................................................................................ 17
03.04.06.01 Notificacin a la DGIC ................................................................................. 17
03.04.06.02 Toma y Firma de Denuncia ........................................................................... 18
03.04.06.03 Contabilizacin del faltante de Caja .............................................................. 19
03.04.06.04 Levantamiento de Acta y Notificacin a la Ca. de Seguro .......................... 20
03.04.07 Fondo de Caja Chica .............................................................................................. 21
03.04.07.01 Creacin y Asignacin del Fondo de Caja Chica .......................................... 21
03.04.07.02 Manejo Inicial del Fondo de Caja Chica ....................................................... 23
03.04.07.03 Reposicin del Fondo de Caja Chica ............................................................ 26
03.05 DIAGRAMA DE FLUJOS ..................................................................................................... 27
03.06 - ASPECTOS IMPOSITIVOS .................................................................................................... 35
03.07 - ASPECTOS CONTABLES ..................................................................................................... 36
03.08- FORMULARIOS Y LISTADOS ............................................................................................... 38
03.08.01 - Fondo de Cambio .................................................................................................... 38
03.08.01.01 - Comprobante de Entrega o Recibo de Valores de la Caja de Reserva........... 38
03.08.01.02 - Comprobante de Pase de Valores entre Cajas ................................................ 39
03.08.02 - Fondo de Caja Chica .............................................................................................. 40
03.08.02.01 - Vale de Caja Chica......................................................................................... 40
03.09- NIVELES DE AUTORIZACIN .............................................................................................. 41
03.10 GLOSARIO ......................................................................................................................... 42
03.11 - MODIFICACIONES .............................................................................................................. 43
1
Manual de Procesos Operativos Cajas
03 Caja
03.01 - Objetivo
2
Manual de Procesos Operativos Cajas
03.02 - Alcance
Adicionalmente se mencionar:
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
03.04 - Procedimientos
03.04.01 Fondo de Cambio
Mediante resolucin especial, la Junta Directiva autoriza los montos de los Fondos
de Cambio que manejar cada Oficina.
La Cooperativa difunde la resolucin especial a los Gerentes y Jefes involucrados
en el manejo de fondos.
Recibe la resolucin especial que determina los montos que corresponden a cada
Oficina en concepto de Fondo de Cambio (Fondo) y se encarga de hacer contratar
con una Compaa Aseguradora, la pliza por la totalidad del Fondo.
Procede a situar el Fondo, para lo cual ordena emitir nota (por duplicado) que firma,
sella y remite:
- El original, al Cajero que tendr a su cargo el manejo del mismo,
indicndole tal hecho e instruyndolo sobre la firma de un pagar o letra de
cambio -en calidad de fianza de fidelidad o caucin- por el importe del
dinero asignado. Adjunta Reglamento de Caja en el cual encontrar la
normativa que deber cumplir, respecto del manejo del Fondo de Cambio y
del cual no podr alegar desconocimiento.
- El duplicado, al Cajero General que tiene a su cargo a la persona que se
encargar del manejo del Fondo.
En oportunidad de recibir la fianza o caucin, obtiene dos copias que firma y sella al
dorso (en seal de haber recibido el original) remitiendo una copia al Cajero
General que tiene a su cargo a la persona que se encargar del manejo del Fondo y
la otra ordena remitirla a la Compaa Aseguradora para efectos del rendimiento de
la caucin.
Resguarda la fianza o caucin original en un archivo de acceso restringido, creado
al efecto.
Emite formulario de solicitud del Fondo de Cambio, lo firma, sella y remite al
Cajero General indicado, para que solicite cheque a Contabilidad, lo enve al cobro
y posteriormente entregue el efectivo al Cajero a su cargo.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Sector: Cajas
Responsable: Cajero
Recibe nota informando la asignacin del Fondo de Cambio, las instrucciones para
la firma de la fianza de fidelidad correspondiente y el Reglamento de Caja.
Procede segn lo indicado, entregando la fianza al Gerente General/Filial.
Al momento de apertura de caja, recibe del Cajero General, el importe del dinero
asignado para la operatoria diaria, integra formulario de reposicin de caja,
indicando el importe que recibe, en nmeros y letras, lo firma y sella y lo entrega al
Cajero General.
Sector: Cajas
Responsable: Cajero General
Sector: Contabilidad
Responsable: Jefe Contable
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Sector: Caja
Responsable: Cajero General
Sector: Contabilidad
Responsable: Jefe Contable
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Sector: Caja
Responsable: Cajero con insuficiencia de fondos
Durante el desarrollo de las operaciones del da, detecta que los fondos son
insuficientes para seguir operando.
Solicita al Cajero General, reposicin de caja.
Si los fondos que recibe en reposicin, provienen del margen de seguridad de la
Oficina Principal o Filial para suplir insuficiencias de las cantidades asignadas a los
cajeros o, en ausencia de este margen, provienen de una reposicin de Fondo de
Cambio originada en un cheque emitido por Contabilidad por el cual se recibe
efectivo, recibe formulario de reposicin de caja por duplicado, firmado por el
Cajero General, verifica fecha, Nombre y Nmero de Cajero, importe en nmeros y
letras y tipo de moneda, firma y sella original y lo entrega al Cajero General a
cambio del dinero equivalente, el cual cuenta y guarda. Recibe copia firmada del
formulario y lo archiva con la documentacin de caja para control.
Si los fondos que recibe en reposicin, provienen de otro Cajero, recibe formulario
de Pase de Caja por duplicado, autorizado por el Cajero General, verifica fecha,
Nombre y Nmero de Cajero, importe indicado en nmeros y letras, tipo de moneda
que recibe, lo firma, sella y entrega original al Cajero General, recibiendo de ste el
dinero, el cual cuenta y guarda.
Archiva la copia con documentacin de caja para control.
Si no hay existencia de fondos en el margen de seguridad para cubrir insuficiencias
de efectivo y, otros Cajeros no tienen dinero disponible para efectuar un pase de
caja, recibe instruccin del Cajero General de efectuar los pagos que se presenten
mediante cheques, hasta tanto reciba la reposicin de Fondo de Cambio.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Sector: Caja
Responsable: Cajero General
Sector: Caja
Responsable: Cajero con disponibilidad de fondos
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Recibe consulta del Cajero General sobre si posee disponibilidad de fondos para
efectuar un pase de los mismos a otro Cajero a lo cual responde en forma positiva.
Entrega el dinero al Cajero General, recibe formulario firma de Pase de Caja con
la opcin He Entregado marcada, verifica fecha, Nombre y Nmero de Cajero,
importe en nmeros y letras- y tipo de moneda que transfiere, firma, sella y entrega
original, conserva copia del mismo firmada.
La archiva con documentacin de caja para control.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Sector: Cajas
Responsable: Cajero
Transcurrida la operatoria del da, emite los reportes de las transacciones efectuadas
por Caja.
Realiza recuento de efectivo y controla con el saldo que arroja el reporte del sistema
(Hoja de Colecta).
Si no existe diferencia, remite comprobantes y reportes conciliados al Cajero
General para su control.
Si existe diferencia de Caja, confecciona formulario -por duplicado- con detalle del
faltante o sobrante, lo firma, sella y enva junto con los comprobantes y reportes
emitidos, al Cajero General para su control.
Solicita firma del duplicado al Cajero General y lo guarda como comprobante
personal.
Sector: Cajas
Responsable: Cajero General
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Sector: Contabilidad
Responsable: Auxiliar Contable
Recibe y controla comprobantes con reportes del sistema contra los movimientos y
saldos contables.
Si verifica diferencias, solicita al Cajero General la inmediata regularizacin.
Archiva documentacin.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Sector: Caja
Responsable: Responsable de Ventanilla
Sector: Caja
Responsable: Cajero General
Recibe diariamente la documentacin remitida por las ventanillas. Verifica las hojas de
colecta con la documentacin de respaldo y el dinero restante en caja. Si surgiera algn
faltante de documentacin o error en la hoja de colecta, reclama a la ventanilla
correspondiente hasta recibir solucin.
Efecta los registros correspondientes en el sistema contable.
Remite la documentacin a Contabilidad para control.
Si recibe notificacin de diferencias detectadas por parte de Contabilidad verifica si las
mismas tienen origen en:
- Sistemas por problemas de parametrizacin: en este caso solicita
modificaciones a Sistemas solicitando fecha de solucin.
- Documentacin faltante: en este caso remite a Contabilidad la
documentacin que fuera omitida en el envo.
- Diferencia de caja (faltante o sobrante), por la cual solicitar comprobante
de partidas al Encargado de Ventanilla, por el importe del sobrante o faltante
de caja, segn corresponda, el cual una vez recibido y verificado, ingresa al
sistema contable y remite a Contabilidad para su control y archivo.
Sector: Contabilidad
Responsable: Auxiliar Contable
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Sector: Seguridad
Responsable: Personal de Seguridad
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Sector: Caja
Responsable: Cajero General
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Mediante resolucin especial, la Junta Directiva autoriza los montos de los Fondos
de Caja Chica.
La Cooperativa difunde la resolucin especial a los Gerentes y Jefes involucrados.
Sector: Contabilidad
Responsable: Jefe Contable
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Recibe nota informando la asignacin del Fondo de Caja Chica, las instrucciones
para la firma de la fianza correspondiente y el Reglamento de Caja.
Procede segn lo indicado, entrega la fianza al Gerente General/Filial, recibe el
dinero asignado, por el cual firma un recibo que entrega al Gerente y una caja de
seguridad metlica bajo llave en la cual introduce el dinero recibido.
Recibe requerimiento de efectivo del rea Operativa, para la compra de un
suministro de oficina.
Verifica que el importe solicitado no supere al permitido por cada transaccin- por
el Reglamento de Caja.
Si supera el importe permitido por cada transaccin, solicita que el requerimiento
sea autorizado por el Gerente General, obtenido el cual solicita emisin de cheque
por dicho importe a Contabilidad.
Si no supera el importe permitido por cada transaccin o habindolo superado, se
recibi cheque, emite Vale de Caja Chica en el cual coloca fecha, nombre y
Sector de la persona que lo retira, importe en nmeros y letras y nmero de cheque,
si este ltimo correspondiera.
Lo entrega a la persona solicitante (la cual debe tener firma autorizada) para que
firme el mismo contra entrega del efectivo o cheque, segn corresponda y le indica
a sta, que debe presentar el correspondiente comprobante respaldatorio del gasto
antes de transcurridos dos das hbiles, contados a partir de la fecha de la emisin
del Vale de Caja Chica.
Archiva el Vale de Caja Chica firmado en caja metlica bajo llave.
Diariamente verifica que los Vales de Caja Chica no tengan una antigedad
superior a dos das hbiles contados desde su emisin.
Si encuentra vales no rendidos, habiendo transcurrido el plazo indicado, efecta el
reclamo a la persona que firm el vale que presenta atraso de rendicin, para que
proceda a efectuar la misma.
Si no obtiene la rendicin despus de transcurrido igual plazo desde el primer
reclamo, confecciona nota -con dos copias- al Gerente General, informando el
hecho y queda a la espera de una resolucin de su parte. Archiva segunda copia en
espera de la primera firmada como acuse de recibo.
En oportunidad de recibir los comprobantes que dan lugar a la liquidacin del Vale
de Caja Chica, verifica que los mismos se refieran a compras efectuadas dentro de
los fines especficos establecidos en el Reglamento de Caja para lo relativo al Fondo
de Caja Chica y procede a colocarles el sello PAGADO.
Si el gasto realizado no est dentro de los objetos indicados en el Reglamento de
Caja, reclama la restitucin del efectivo a la persona que firm el Vale de Caja
Chica, obtenido el cual, procede a la destruccin de aqul.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Sector: Contabilidad
Responsable: Jefe Contable
Recibe la solicitud de emisin del cheque con autorizacin adjunta, firmada por el
Gerente General/Filial.
Emite el cheque y lo enva con recibo, por duplicado, para obtener conformidad del
Administrador del Fondo de Caja Chica.
Registra contablemente la operacin.
Recibe y archiva recibo conformado.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
mayor, dentro de los lmites admitidos, al importe que figuraba en el Vale de Caja
Chica.
Verifica que el Encargado del Fondo de Caja Chica complete el Vale con los datos
del comprobante y que lo firme en seal de conformidad.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Detecta la necesidad de reembolso del fondo de caja chica, por agotamiento del mismo
en el porcentaje indicado en el Reglamento de Caja. Controla comprobantes para enviar
a Contabilidad.
Emite solicitud de reembolso del fondo de caja chica, en original y dos copias, en la
misma detalla los comprobantes que adjunta (nmero de factura, recibo, ticket, fecha
de emisin, concepto e importe), firma y enva original y primera copia al Gerente
General para su autorizacin y remisin a Contabilidad y archiva la segunda copia en
espera de la primera firmada como acuse de recibo.
Recibe copia firmada, cheque y nota de envo la cual firma y remite a Contabilidad.
Cobra el cheque en la Caja.
Guarda el efectivo del cheque cobrado, en caja metlica bajo llave.
Sector: Contabilidad
Responsable: Jefe Contable
Recibe solicitud de reembolso del fondo de caja chica, firma copia y remite al rea
solicitante.
Controla que todos los comprobantes que amparan cada reembolso contengan los datos
de identificacin y autorizacin requeridos como as tambin el monto y tipo de gasto
del cual se solicita reembolso, verificando que todo se encuentre conforme con el
Reglamento de Caja.
Si detecta anomalas, realiza el reclamo correspondiente al Encargado de Caja Chica.
Encontrado todo conforme, emite cheque a nombre del Encargado del Fondo y lo
remite con recibo para obtener conformidad. Archiva copia del mismo en espera del
original firmado.
Registra contablemente la operacin.
Recibe original del recibo firmado, el cual archiva.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
1
1-Inicio de Proceso
4
4- Cuenta efectivo y controla con el
saldo que arroja el reporte de sistemas
(hoja de colecta)
no
5
si 8
7 9-Existen diferencias?
10-Confecciona boleta de depsito en
original y dos copias. Entrega efectivo
con boleta original al camin de
caudales del Banco y hace sellar y
11 firmar las dos copias. Enva reportes y
comprobantes a Contadura.
Archiva copia de boleta de depsito.
11-Controla comprobantes con
no reportes del sistema.
12
12- Existen diferencias?
17 16-Archiva documentacin
17-Fin de proceso.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Junta
Entidades Personal de Junta de Gerente Cajero
Externas Seguridad
Directiva
Vigilancia General/Filial General
Multisector Descripcin
(Presidente)
1 1 Inicio de Proceso
10 Necesita aclaraciones?
12
11 Si lo considera necesario efecta
consultas sobre el contenido de la misma.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
No es aplicable.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Fondo de Cambio:
e) Con la recepcin de efectivo, desde la Caja de Reserva, para reposicin del Fondo:
D/H Cta. N Cta. Descripcin Observacin
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Manual de Procesos Operativos Cajas
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Manual de Procesos Operativos Cajas
COOPERATIVA &&&&&&
COMPROBANTE DE ENTREGA O RECIBO DE VALORES
DE LA CAJA DE RESERVA
FECHA
OFICINA:
HE RECIBIDO
Firmo el presente como constancia de que en esta fecha:
HE ENTREGADO
Cantidad en letras..................................................
.
___________________________ _____________________________
Firma y Sello Cajero N . Firma Autorizada y Sello
Aclaracin de Firma:
.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
COOPERATIVA &&&&&&
COMPROBANTE DE PASE DE VALORES ENTRE CAJAS
FECHA
OFICINA:
HE RECIBIDO
Firmo el presente como constancia de que en esta fecha:
HE ENTREGADO
Cantidad en letras..................................................
.
___________________________ _____________________________
Firma y Sello Cajero N . Firma Autorizada y Sello
Aclaracin de Firma:
.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
COOPERATIVA &&&&&&
VALE DE CAJA CHICA
Oficina: Fecha
Cantidad en letras ..
Sector: _____________________
Nombre y Apellido:______________________________
Firma: __________________________________
.. .
Firma del Encargado de Caja Chica Firma y sello de quien presenta rendicin
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Manual de Procesos Operativos Cajas
Los fondos de cambio y de caja chica son autorizados por la Junta Directiva mediante
resolucin especial.
La Junta Directiva autoriza, por medio del Gerente General, los montos que maneja cada
Oficina.
Las transacciones efectuadas por Caja debern contar con las autorizaciones de los niveles
previstos en el Reglamento de Caja.
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Manual de Procesos Operativos Cajas
03.10 Glosario
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Manual de Procesos Operativos Cajas
03.11 - Modificaciones
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