excel

Bsico

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ndice
MDULO I. INTRODUCCIN Y GESTIN DE EXCEL ................................ 5
1. Introduccin a Microsoft Excel. ....................................................... 6
1.1. Iniciar Excel. .......................................................................... 6
1.2. Men bsico de Excel............................................................... 6
2. Gestin de un libro. ...................................................................... 7
2.1. Crear un libro. ........................................................................ 8
2.2. Guardar un libro. .................................................................... 9
2.3. Recuperar un libro................................................................. 10
2.4. Insertar/Eliminar Hojas. ......................................................... 12
2.5. Cambiar el nombre de las hojas. ............................................. 13
2.6. Mover/Copiar hojas. .............................................................. 13
2.7. Opcin de cerrar todo. ........................................................... 15
3. Uso del mouse para copiar. .......................................................... 16
3.1. Dentro de una hoja. .............................................................. 16
3.2. Entre hojas. ......................................................................... 17
3.3. Pegado Especial. ................................................................... 18
3.4. Asignacin de nombres a hojas. .............................................. 23
4. Trabajo con Celdas. .................................................................... 23
4.1. Introduccin de valores en una hoja de clculo. ........................ 24
4.2. Escritura directa de datos....................................................... 24
5. Cambiar Formato a una Celda. ..................................................... 25
5.1. Alineacin. ........................................................................... 26
5.2. Formato nmero. .................................................................. 26
5.3. Formato fuente. .................................................................... 27
5.4. Bordes. ................................................................................ 27
5.5. Estilos en celdas. .................................................................. 29
6. Copiar y mover celdas a travs del .............................................. 31
6.1. Men Inicio. ......................................................................... 31
6.2. Men Contextual. .................................................................. 31

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 6.3. Arrastrar datos dentro de la hoja. ........................................... 32
6.4. Agregar comentarios a una celda. ........................................... 33
MDULO II. CLCULO EN MS EXCEL .................................................... 37
7. Frmulas sencillas. ..................................................................... 38
7.1. Que son las frmulas. ............................................................ 39
7.2. Uso de constantes. ................................................................ 40
7.3. Uso de referencias relativas y absolutas. .................................. 40
7.4. Autosuma. ........................................................................... 40
8. Funciones sencillas. .................................................................... 41
8.1. Uso del asistente para funciones. ............................................ 43
8.2. Funciones Estadsticas. .......................................................... 44
8.3. Promedio, contar, mximo, mnimo, contar blanco, contar si y
moda. .......................................................................................... 44
8.4. Funcin lgica: bsica. ........................................................... 45
9. Formato condicional (simple). ...................................................... 46
9.1. Aplicar formatos condicionales. ............................................... 46
MDULO III. IMPRESIN ................................................................... 49
10. Impresin de una hoja. ............................................................... 50
10.1. Pgina. ................................................................................ 51
10.2. Mrgenes. ............................................................................ 52
10.3. Encabezado y pie de pgina. .................................................. 52
10.4. Hoja. ................................................................................... 56
10.5. Vista preliminar. ................................................................... 56
10.6. Impresin. ........................................................................... 57
MDULO IV. GESTIN DE DATOS ........................................................ 59
11. Gestionando una base de datos. ................................................... 60
11.1. Ordenar datos. ..................................................................... 60
11.2. Filtro automtico. .................................................................. 61
11.3. Subtotales............................................................................ 62
12. Introduccin al uso de Tablas Dinmicas. ...................................... 64
12.1. Generacin de la tabla. .......................................................... 64
12.2. Reportes. ............................................................................. 68

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 12.3. Cuadro y grfico. .................................................................. 69
13. Uso y manejo de tablas Dinmicas. ............................................... 70
MDULO V. MANEJO DE GRFICOS. .................................................... 71
14. Creacin de una grfica. .............................................................. 72
14.1. Nueva barra: Herramientas de grficos. ................................... 73
14.2. Opciones del rea de grfico. .................................................. 74
14.3. Herramientas de diseo y formatos. ........................................ 75
14.4. Editando texto directamente sobre el marco del grfico. ............ 77
14.5. Ajustar tamao de las diferentes reas. ................................... 77

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MDULO I.

INTRODUCCIN Y GESTIN DE
EXCEL

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1. Introduccin a Microsoft Excel.

Excel es una aplicacin de Microsoft Office que permite realizar operaciones con
nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas
hasta clculos complejos, crear grficos y analizar datos.

1.1. Iniciar Excel.

El primer paso para abrir la aplicacin de Excel es ir al comando de START INICIO.

Seleccionar TODOS LOS PROGRAMAS, luego Microsoft Office y de ah seleccionar la
aplicacin de Excel 2007. Si por el contrario ya tienen un Shortcut en el desktop de su
monitor, oprima dos veces el cono.

1.2. Men bsico de Excel.

1. Botn de Office: En este botn se encuentran principalmente las opciones que se

refieren al libro de Excel (nuevo, guardar, abrir, etc.) as como opciones de
configuracin de la aplicacin.
2. Barra de Herramientas de acceso rpido: Aqu podemos agregar los conos de
los comandos ms habituales.
3. Cinta de Opciones: Es equivalente a la barra de mens.
4. Ficha: El equivalente a cada men.
5. Grupo de Opciones: En este elemento se clasifican los comandos segn su
utilidad.
6. Cuadro de nombres: Sirve para identificar las celdas o los rangos.
7. Portapapeles: Muestra el panel de tareas portapapeles de Office.
8. Comandos: Muestra los conos ms utilizados de la barra de herramientas.
9. Barra De Frmulas: Sirven para introducir informacin y/o frmulas.

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10. Hojas: Muestra las hojas que contiene el libro.
11. Barras De Desplazamiento: Permite desplazar el contenido de la hoja de
manera izquierda-derecha o bien, arriba-abajo.
12. Barra De Estado: Se encuentra en la parte inferior de la ventana de Excel y
provee informacin til sobre el estado de la aplicacin.
13. Botones de Vista: Mediante estos botones podremos cambiar fcilmente de vista
en nuestra hoja de clculo.
14. Zoom: Nos permite ampliar o disminuir el tamao de nuestra hoja mediante el
deslizador situado en el centro, el cual podemos mover hacia el + (aumentar
tamao) o hacia el -(disminuir). En la parte izquierda nos muestra siempre el tamao
de zoom en porcentaje (100% normalmente)

2. Gestin de un libro.

Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de
clculo que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de informacin
relacionada.

Los documentos de Excel se denominan libros de trabajo. Cada libro de trabajo est
compuesto por una o ms hojas de clculo. En este curso veremos las tcnicas
necesarias para dominar la gestin del libro de trabajo y las hojas que lo componen.

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1.-El primer libro que abre se denomina Libro1. Este ttulo aparece en la barra de ttulo
situada en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio
ttulo.
2.-Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro.

2.1. Crear un libro.

Para crear un libro nuevo en Excel 2007 seguir los siguientes pasos:

1.-Clic sobre el botn de Microsoft Office Excel 2007

2.-Seleccionar la opcin Nuevo.

3.-En seguida se abrir la siguiente ventana.

4. Pulse dos veces la opcin del cono Libro Nuevo.

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 2.2. Guardar un libro.

Una hoja trabajada en Excel puede guardarse como un archivo, al cual

podemos darle el nombre que ms convenga.

Pasos para guardar un archivo:

1.-Una vez hemos terminado nuestro trabajo y lo queremos guardar, nos

posicionamos en el Botn Office.

2.-Pulsamos el botn Office y se desplegarn las opciones principales.

3.-Seleccionamos Guardar como:

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 4.-Se abrir la pantalla de controles de Guardar.

5.-Le damos nombre al archivo en el espacio correspondiente

6.-Pulsamos el botn Guardar

2.3. Recuperar un libro.

Recuperar archivos Excel es posible gracias a la funcin de seguridad incluida en los

programas Excel en particular y Office en general.

En ocasiones puede suceder que inesperadamente se desconecte el ordenador o en un

momento dado no responda y tengas que reiniciarlo.

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Para evitar perder datos siempre es aconsejable ir guardando constantemente los
archivos a medida que vas trabajando en ellos y tambin ponerles nombre cuanto
antes a travs de la opcin Guardar como cuando son nuevos.

Si te ocurre que Excel se cerr inesperadamente, la vez siguiente que abras la hoja
electrnica con la que estabas trabajando se mostrar y adems te aparecer a la
izquierda de la pantalla la ventana que te va a ayudar en el proceso de recuperar la
informacin.

Dicha ventana se llama Recuperacin de documentos. Es una ventana en la que se

mostrarn hasta tres versiones del documento u hoja de clculo en el que estabas
trabajando cuando se produjo la interrupcin.

En concreto esas tres versiones se referirn a una versin recuperada del archivo, una
versin guardada automticamente por el programa tambin conocida esta accin
como Autoguardado y una versin original del archivo.
En todos ellos dispondrs de informacin adicional al respecto de cuando se us por
ltima vez en fecha y hora.

En el primer caso: Una versin recuperada del archivo, se suele mostrar la versin ms
actual del mismo.
En el segundo: Una versin guardada automticamente, no suele ser la ms actual
pero por lo menos es la que ha ido realizando Excel cada x tiempo si se te ha
olvidado ir dando al botn de guardar cada cierto tiempo o cuando has realizado una
accin importante en tu hoja.

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En el tercero: Una versin original de archivo, suele ser la menos actualizada.
En primer lugar debes revisar en profundidad las tres y optar por seguir trabajando en
aquella en que se haya guardado mayor cantidad de informacin que generalmente
ser sobre la que estabas trabajando antes de producirse la incidencia.
Para Abrir, Guardar o mostrar las reparaciones realizadas, basta con que pulses con el
ratn en la flecha negra que aparece al lado de cada archivo, de esta forma se
desplegara una pequea ventana que te permitir ver estas opciones.

Una vez recuperado el archivo deseado, en la ventana Recuperacin de documentos

tienes un botn abajo a la derecha en el que pone Cerrar, pulsa sobre l y volvers a
la hoja electrnica en la que estabas trabajando y en la que podrs seguir hacindolo.

2.4. Insertar/Eliminar Hojas.

Para insertar una hoja de clculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

1.-Haga clic en la ficha Insertar hoja de clculo en la parte inferior de la pantalla.

2.-Para insertar otra hoja de clculo delante de una existente, seleccione esta hoja de
clculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a
continuacin, haga clic en Insertar hoja.

Sugerencia: Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en
una hoja de clculo existente y, a continuacin, hacer clic en Insertar. En la ficha
General, haga clic en Hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Para eliminar una hoja de clculo existente, siga uno de los procedimientos
siguientes:

1.-Seleccione la hoja u hojas de clculo que desea eliminar.

2.- En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar
y, a continuacin, en Eliminar hoja.

Sugerencia: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la ficha hoja de una
hoja de clculo o en la ficha de hoja de cualquiera de las hojas de clculo
seleccionadas que desee eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminar.

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 2.5. Cambiar el nombre de las hojas.

Para cambiar el nombre de una hoja de clculo existente, siga uno de los
procedimientos siguientes:

1.-En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botn secundario del mouse en la
ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuacin, haga clic en Cambiar
nombre.

2.
3.
4.

2.-Seleccione el nombre actual y, a continuacin, escriba el nombre nuevo.

2.6. Mover/Copiar hojas.

Si desea mover o copiar hojas en Excel 2007 siga los siguientes pasos:

1. Seleccione las hojas de clculo que desea mover o copiar.

Mtodo abreviado de teclado: Para desplazarse a la ficha de hojas anterior o
siguiente, tambin puede presionar CTRL+RE PG o CTRL+AV PG.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la seccin Organizar
hojas, haga clic en Mover o copiar hoja.

Sugerencia: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en una ficha de hoja
seleccionada y a continuacin, hacer clic en Mover o copiar.

3. En el cuadro de dilogo Mover o copiar, en la lista Antes de la hoja, siga uno de estos
procedimientos:
Haga clic en la hoja delante de la cual desea insertar directamente las hojas
movidas o copiadas.
Haga clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas despus
de la ltima hoja del libro y antes de la ficha Insertar hoja de clculo.

4. Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de dilogo Mover o copiar,
active la casilla de verificacin Crear una copia.

Nota: Al crear una copia de la hoja de clculo, la hoja de clculo se duplica en el libro
y el nombre de la hoja indica que es una copia. Por ejemplo, la primera copia que se
hace de Hoja1 se denomina Hoja1 (2).

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 2.6.1. Dentro de un Libro.

Para mover las hojas del libro actual, puede arrastrar las hojas seleccionadas por la
fila de fichas de hojas. Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CTRL y, a
continuacin, arrastre las hojas; suelte el botn del mouse antes de soltar la tecla
CTRL.

Para cambiar el nombre de la hoja de clculo movida o copiada, haga clic con el
botn secundario en su ficha de hoja, haga clic en Cambiar nombre y, a continuacin,
escriba el nuevo nombre en la ficha de hoja.

Para cambiar el color de la ficha de hoja, haga clic con el botn secundario en la
ficha de hoja, haga clic en Color de etiqueta y, a continuacin, haga clic en el color que
desea usar.

2.6.2. En otros libros de trabajo.

1. Para mover o copiar hojas de clculo a otro libro, asegrese de que el libro de
destino est abierto en la misma sesin de Microsoft Office Excel.

Nota: No se pueden mover ni copiar hojas de clculo entre libros que estn abiertos
en sesiones diferentes de Excel, es decir que abramos un libro y sin cerrarlo, abramos
otro y tengamos dos diferentes libros abiertos en una misma sesin.

En el libro que contiene las hojas que desea mover o copiar, seleccione las hojas.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la seccin Organizar
hojas, haga clic en Mover o copiar hoja.

Nota: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en una ficha de hoja
seleccionada y, a continuacin, hacer clic en Mover o copiar.

3. En el cuadro de dilogo Mover o copiar, en la lista Al libro, siga uno de estos

procedimientos:
Haga clic en el libro al que desee mover o copiar las hojas seleccionadas.
Haga clic en (nuevo libro) para mover o copiar las hojas seleccionadas a un
nuevo libro.
4. En la lista Antes de la hoja, siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en la hoja delante de la cual desea insertar directamente las hojas
movidas o copiadas.
Haga clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas
despus de la ltima hoja en el libro y antes de la ficha Insertar hoja de
clculo.

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5. Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de dilogo Mover o copiar,
active la casilla de verificacin Crear una copia.

Nota: Al crear una copia de la hoja de clculo, sta se duplica en el libro de destino. Al
mover una hoja de clculo, sta se quita del libro original y aparece nicamente en el
libro de destino.

Sugerencias:

Para cambiar el nombre de la hoja de clculo movida o copiada en el libro de

destino, haga clic en la hoja con el botn secundario, despus haga clic en
Cambiar nombre y, a continuacin, escriba el nuevo nombre en la ficha de la
hoja.
Para cambiar el color de la ficha, haga clic con el botn secundario en la hoja,
despus haga clic en Color de etiqueta y, a continuacin, haga clic en el color
que desea usar.

2.7. Opcin de cerrar todo.

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para
no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento
recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de
varias formas que a continuacin se detallan:

Selecciona el Botn Office y elige la opcin Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no

almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de
dilogo:

Haz clic sobre el botn:

Cancelar para No cerrar el documento y permanecer en l.

S para almacenar el documento antes de salir de l.
No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizadas
desde la ltima vez que guardamos.

En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro

de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se
almacenar con el nombre que tena.

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Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de men.

En caso de querer cerrar con una sola operacin todos los libros de trabajo abiertos,
debemos hacer lo siguiente:

1.- Haz clic en el Botn Office .

2.- Haz clic en el botn Salir de Excel.
3.-Si al cerrar algn libro encuentra alguna modificacin no guardada, nos avisar
como anteriormente vimos la operacin normal para cerrar un libro.
4.-En seguida se cerrarn automticamente todos los libros abiertos.

3. Uso del mouse para copiar.

Con la ayuda del mouse podemos desplazarnos fcilmente de izquierda a derecha, de

arriba hacia abajo y podemos seleccionar una o ms celdas, filas, etc. lo que nos
facilita copiar datos dentro de nuestra hoja de trabajo o incluso permite copiar datos
entre hojas.

3.1. Dentro de una hoja.

Para copiar algn texto u objeto con la ayuda del mouse primero se selecciona la celda
que se desea copiar, despus se da clic derecho y se desplegaran algunas opciones,
seleccionamos Copiar, en seguida, se debe posicionar en la celda en donde se desea
poner el texto antes copiado y con clic derecho seleccionamos Pegar.

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 3.2. Entre hojas.

1.- Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.

2.-Pulsar el botn derecho del mouse, se desplegar un men contextual.
3.-Seleccionar la opcin Mover o copiar.

En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el
libro de trabajo donde queremos copiarla.

En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedar a la derecha de la

hoja copiada.

Hacer clic sobre la casilla Crear una copia para activarla, si no marcas esta casilla lo
que haremos ser mover la hoja en vez de copiarla.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

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 3.3. Pegado Especial.

El pegado especial nos permite definir diferentes condiciones en el pegado de las

celdas. Para conseguir acceder a este pegado especial debemos hacer lo siguiente:

Una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda, seleccionamos la opcin
Pegar, pinchando sobre el tringulo que aparece bajo esta opcin desplegaremos un
panel con todas las posibilidades de pegado.

Seleccionamos Pegado especial y se abre el siguiente cuadro de dilogo:

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Las opciones ms utilizables que podemos encontrar dentro de este cuadro de dilogo
son:

-Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas

-Frmulas: Pega nicamente las frmulas como se han escrito en la barra de
frmulas.
-Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas.
-Formatos: Pega solamente el formato de la celda.
-Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda.
-Validacin: Pega las reglas de validacin de datos de las celdas copiadas.
-Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los
bordes.
-Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas.
-Formatos de nmeros y frmulas: Pega nicamente las frmulas y todos los
formatos de nmero de las celdas seleccionadas.
-Formatos de nmeros y valores: Pega nicamente los valores y todos los formatos
de nmero.

3.3.1. Pegar Vnculos.

Esta opcin copia los valores pero vinculndolos con las celdas de origen, de tal forma
que si los datos cambian en el origen, cambiarn tambin en el destino ya que en el
destino se ha creado una frmula que los vincula.

Existen varios procedimientos que proporcionan el mismo resultado. Vamos a

desarrollarlos:

1. Seleccionar la celda o el rango que contiene la informacin que se quiere

visualizar en otro punto del libro.
2. Seleccionar la opcin Copiar de la ficha Inicio, o bien desde el men
contextual.
3. Acceder a la hoja correspondiente del libro en la cual se quiere disponer de
la informacin.
4. Situarse en la celda a partir de la cual, hacia su derecha y hacia abajo, se
van a incluir los datos del rango seleccionado.
5. Seleccionar la opcin Pegado de la ficha de Inicio, y dentro de la misma
Pegar vnculos -recordemos que el pegado con vnculos es un tipo de
pegado especial-.

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Si pegamos directamente las celdas sin otra especificacin, podemos pulsar sobre el
botn de Opciones de pegado que aparecen junto con la celda o rango de las
mismas que hemos pegado, y desde all marcar la opcin Vincular celdas.

Observar dentro de la barra de frmulas, que el contenido de la celda vinculada

corresponde a la direccin de la celda original precedida del signo "=".

Pegando datos con vinculacin: Con esta opcin conseguimos que cuando los
valores se modifiquen en su origen, el cambio se ver reflejado en la celda en la que
se peg con vnculo.

Nota: Si se pega con vnculo el contenido de una celda o celdas pertenecientes a un

libro que ha sido guardado con contrasea, al abrir el archivo que contiene los
vnculos, nos solicitara la contrasea del libro origen de los datos que se utilizarn en
el libro actual. Esta contrasea nos la solicita en el momento de abrir al archivo.

Como se observa, tambin es posible vincular una celda escribiendo directamente en

ella, o en la barra de frmulas, la direccin completa de la celda con la cual se quiere
vincular precedida del signo "=".

En este ejemplo se ha copiado el rango de valores de Enero a un lugar de destino con

vnculo:

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 3.3.2. Valores, formatos y comentarios.

Esta opcin pega los valores como se presentan en las celdas. Copiar un rango de
celdas y pegar nicamente los valores de las mismas es una operacin un tanto
frecuente. Normalmente, lo hacemos copiando el rango de celdas, seleccionando la
celda de destino y dando clic derecho eligiendo la opcin Pegado especial y en seguida
clic en Valores:

Otra opcin es copiar el rango, clic en la lista desplegable del botn pegar, Valores:

Formatos: Esta opcin pega slo el formato, dejando todos los valores y frmulas
fuera del intervalo pegado.

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Una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda, seleccionamos la opcin
Pegar, pinchando sobre el tringulo que aparece bajo esta opcin desplegaremos un
panel con todas las posibilidades de pegado.

1.- Seleccionamos Pegado especial y se abre el siguiente cuadro de dilogo:

2.- Seleccionamos Formato y pegar solamente el formato de la celda, seguido de

esto damos clic en Aceptar.

Comentarios: Esta opcin pega los comentarios adjuntos a una celda. Los pasos a
seguir son los siguientes:

1.-Una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda, seleccionamos la opcin
Pegar, pinchando sobre el tringulo que aparece bajo esta opcin desplegaremos un
panel con todas las posibilidades de pegado.
2.- Seleccionamos Pegado especial y se abrir un cuadro de dilogo.

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3.- Seleccionamos Comentarios y pegar solamente los comentarios de la celda,
seguido de esto damos clic en Aceptar.

3.4. Asignacin de nombres a hojas.

Excel y otras hojas de clculo traen varias hojas que puedes ver en la parte inferior
izquierda del libro cuando lo abres.
El nombre que viene es Hoja1, Hoja2, Hoja3, etctera.

Si quieres cambiar dichos nombres y poner una descripcin mucho ms acorde con el
tema de la hoja de clculo sigue estos pasos:

-Sitate encima de las pestaa Hoja1.

-Haz clic con el botn derecho del ratn.
-Elige Cambiar nombre en la ventana que se abre.
-Veras que en la pestaa Hoja1 la etiqueta se resalta para que escribas.
-Escribe el nuevo nombre que le quieras dar, por ejemplo: ao, mes, lista de clientes,
reportes, etctera.

Anlogamente seguir los mismos pasos si se desea cambiar el nombre al resto de

las hojas.

4. Trabajo con Celdas.

Celda: Es la interseccin de una fila con una columna y en ella se introducen los
grficos, ya sea de texto, nmeros, fechas, u otros datos.

Fila Columna Celda

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 4.1. Introduccin de valores en una hoja de clculo.

La introduccin de informacin corresponde al ingreso de datos en las celdas para su

posterior visualizacin y/o manipulacin.
Para ingresar datos en una celda, se debe seleccionar e ingresar la informacin con la
ayuda del teclado:

Los datos que se van ingresando en una celda, aparecern paralelamente en la barra
de formulas.

Para guardar los cambios realizados sobre aquella celda, se debe mover hacia otra
dentro de la hoja, ya sea mediante las teclas direccionales, Enter, Tab o seleccionando
otra con el botn izquierdo del mouse.
Para editar el contenido de una celda, basta con posicionarse sobre ella y remplazar su
contenido directamente de la misma forma que se ingres, o bien editar parcial o
totalmente a travs de la barra de formulas.

4.2. Escritura directa de datos.

Textos

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El
texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan
reproducir en la impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en
la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para
visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda.
El texto aparece, alineado a la izquierda en la celda

Ejemplo:

Textos (A-Z): Ingresados directamente va teclado.

Numricos

Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . .

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Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero
negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo,
lo cual es tpico en contabilidad.
Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes.
Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asigna formato Moneda al nmero y as
se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo.
Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo
de porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/2 , 6/89 , debes escribir primero un cero para
que no se confundan con nmeros de fecha.
Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a
anotacin cientfica.
Los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.
Ejemplo:

Numricos (0-9): Ingresados directamente va teclado.

Fechas y horas

Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que
deseas que aparezca.

Al igual que los nmeros, las fechas y las horas tambin aparecen alineadas a la
derecha en la celda.

Ejemplo:

Fechas y horas: Ingresados directamente va teclado.

5. Cambiar Formato a una Celda.

El formato de celdas corresponde a la forma en que una celda particular se visualizar

por parte del usuario que tenga acceso al libro de clculo. Los formatos pueden ser
modificados con el fin de ajustar, destacar, diferenciar o resaltar cierta informacin.

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 5.1. Alineacin.

Corresponde a la posicin que ocupa la informacin dentro de una celda en particular.

Existen dos tipos principales de alineacin: Horizontal y Vertical. A su vez, cada uno
de ellos presenta una serie de opciones.

Para el caso de la alineacin horizontal se utilizan:

Izquierda: Posiciona la informacin a la izquierda de la celda.

Centrar: Posiciona la informacin al centro de la celda con espacio uniforme
hacia cada lado.
Derecha: Posiciona la informacin a la derecha de la celda.
Justificado: Convierte la informacin en un bloque, distribuyndola de forma
uniforme desde el principio al final de la celda.

Para la alineacin vertical, las ms utilizadas son:

Superior: Posiciona la informacin en la parte superior de la celda.

Centrada: Posiciona la informacin al centro de la celda, con espacio uniforme
en la parte superior e inferior.
Inferior: Posiciona la informacin en la parte inferior de la celda.
Justificar: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte
superior como por la inferior.

5.2. Formato nmero.

La opcin Nmero de la pestaa Inicio, permite el ajuste del formato con el que se
visualizarn valores numricos ingresados a las celdas:

26
Para cambiar el formato de valores numricos, se debe dar clic en la flecha situada a la
derecha de la opcin General (se encuentra por default en Excel), seleccionando el tipo
de dato que se desea utilizar. Luego de eso es posible realizar ajustes especficos de
acuerdo a su tipo como porcentaje, tipo de moneda, hora, entre otros.

5.3. Formato fuente.

Una fuente representa el tipo de letra con el que se escriben datos en una celda. Con
el fin de diferenciar de otras, es posible ajustar tanto el tipo de celda, como su
tamao, color y/o nfasis (negrita, cursiva, subrayado).

Dentro de la Barra de herramientas encontramos botones que nos permiten modificar

algunas de las opciones de formato de texto como se presentan a continuacin:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la

que nos encontramos situados. Para modificarlo, debemos hacer clic sobre la flecha
de la derecha para elegir el tipo de fuente que deseamos utilizar.

En este recuadro aparece el tamao de la fuente de la celda, para modificarlo

se puede hacer clic en la flecha de la derecha, o bien, escribirlo directamente en el
recuadro.

Este botn se utiliza para poner o quitar la letra Negrita. Al hacer clic sobre ste
se activa o desactiva la opcin dependiendo del estado inicial.

El botn Cursiva funciona para poner las letras del texto de manera ligeramente
inclinada hacia el lado derecho.

Este botn funciona para poner o quitar un Subrayado simple.

Dando clic en la flecha de este recuadro, podemos elegir el color de la fuente

que vamos a utilizar.

5.4. Bordes.

El ajuste de bordes de una celda implica el marcado de ella con un contorno especial
que le permite diferenciarse de las otras. El ajuste de bordes puede realizarse sobre
una varias celdas.

Existen varios tipos de ajustes de bordes para las celdas, entre ellos:

Bordes externos completos.

Bordes externos por separado (solo izquierda, solo derecha, solo abajo, solo
arriba).
Todos los bordes (externos e internos)

Adicionalmente es posible definir el grosor, el color y el estilo (punteado, liso, etc.) del
borde.

27
Ejemplo:

1.-Seleccionamos las celdas en donde se realizar el borde.

2.- Vamos a la opcin Borde (Situada en el men de Inicio, seccin fuente) y

seleccionamos el tipo de borde que deseamos.

3.-En este ejemplo elegimos la opcin Todos los bordes y el resultado es el siguiente:

28
 5.5. Estilos en celdas.

Con esta herramienta puede hacer que sus datos numricos ofrezcan informacin
grfica adicional. Si necesita ofrecer una mejor visualizacin de sus datos numricos
en las hojas de clculo sin tener que recurrir a los grficos, Excel 2007 ofrece un gran
nmero de posibilidades en esta rea.

Excel dispone de una serie de formatos predefinidos que se pueden aplicar a un rango
de celdas.

Es posible definir un estilo propio mediante la opcin Estilos de celda en la seccin

Estilos de la pestaa Inicio.

Ejemplo:

1.-Seleccionamos las celdas y elegimos la opcin Estilos de celda.

2.-Elegimos las opciones de color y texto que deseamos utilizar y automticamente

obtenemos el resultado.

Tambin es posible dar formato a un conjunto de celdas y convertirlas en una tabla,

mediante la opcin Dar formato como tabla en la seccin Estilos de la pestaa
Inicio.

29
Ejemplo:

1.-Seleccionamos la (s) tabla (s) a las que les daremos formato.

2.-En la opcin Dar formato como tabla elegimos el diseo y color que deseamos
para nuestra tabla.

3.-En el cuadro de dialogo Dar formato como tabla, especifique el rango donde se
encuentran los datos y si la primera fila contiene encabezados de columna.

4.-Damos clic en Aceptar y se obtiene el diseo de la tabla.

30
6. Copiar y mover celdas a travs del

6.1. Men Inicio.

Copiar el contenido de las celdas significa hacer un duplicado de la informacin en otra

posicin de la hoja, as como tambin en otra hoja de clculo del mismo libro de
trabajo en un libro de trabajo distinto. Pueden copiarse textos, nmeros, fechas y
frmulas. A continuacin se explica cmo realizar esta operacin.

Al copiar se realizan dos operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplica

las celdas seleccionadas y Pegar adhiere la informacin seleccionada en la posicin
actual del cursor.

Para mover copiar unas celdas a otra ubicacin, se deben seguir los siguientes
pasos:

1.-Seleccionar la(s) celda(s) a copiar.

2.-Dar clic sobre el botn (Situado en la pestaa Inicio, seccin Portapapeles) y

observar que aparece una lnea punteada alrededor de la(s) celda(s) copiadas
sealando que la informacin se ha colocado en el portapapeles.

Nota: Mientras la lnea punteada aparezca sobre el rea copiada puede volver a pegar
el rango en otra posicin sin necesidad de volver a copiar.

3.-Seleccionar con el cursor la celda donde se desea colocar la informacin copiada.

4.- Dar clic sobre el botn (Situado en la pestaa Inicio, seccin Portapapeles).

Nota: Se debe tener cuidado de no pegar las celdas copiadas sobre celdas no vacas,
ya que se borrar el contenido de las ltimas. Para quitar la lnea punteada alrededor
del rea copiada, oprimir la tecla ESC en el teclado.

6.2. Men Contextual.

El men contextual, tambin conocido como men del botn secundario, aparece al
hacer clic en una seleccin de celdas, incluye comandos relacionados con esa
actividad: Copiar, Pegar, Fuente, etc.
El men contextual aparece al dar clic al botn derecho del mouse (ratn), sobre algn
elemento en la pantalla, con esto, se abrir un men que le corresponde a ese
elemento donde se situ el mouse (ratn).
El men contextual permite un acceso rpido a las funciones bsicas relacionadas al
elemento.

31
Se denomina "contextual" porque justamente las opciones que se despliegan tienen
relacin con lo que est "ocurriendo" en ese momento en tu ambiente de trabajo o
aplicacin en la computadora, o sea son opciones para un "contexto" especfico.

Mini barra de herramientas.

Microsoft Office Excel 2007 permite tener acceso de manera rpida a los comandos de
formato del texto incluido en las celdas mediante la mini barra de herramientas. Esta
barra aparece de manera atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos
dar formato, si sealamos con el puntero del ratn esta mini barra, se activar y
podremos elegir las opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.

6.3. Arrastrar datos dentro de la hoja.

A continuacin se enlistan los pasos para arrastrar datos dentro de una hoja de
trabajo.

1.- Selecciona la(s) celda(s) que se desea arrastrar.

2.-Se debe posicionar el mouse en el borde de la(s) celda(s) seleccionada(s)

32
3.-Manteniendo el clic presionado en el borde se arrastra la informacin o datos hasta
el lugar deseado.

4.-Se debe soltar el botn del mouse para finalizar el proceso.

6.4. Agregar comentarios a una celda.

Los comentarios son como etiquetas adhesivas que se leen cuando se pasa el puntero
del ratn por la celda. Se usan para explicar contenidos ampliar informacin
referente al contenido de la celda.

6.4.1. Crear un comentario.

A continuacin se detallan diversas opciones para crear un comentario:

Opcin 1:
Haz clic en la celda donde quieras aadir el comentario.
Ahora haz clic con el botn derecho del mouse (ratn) y en la lista desplegada
de opciones selecciona: Insertar comentario.
En pantalla aparece un pequeo cuadro similar a un post-it y el cursor est
situado en l para que escribas el texto.
Para cerrar basta hacer clic fuera de la nota en la que has escrito.

33
 A partir de insertar un comentario, aparece de lado derecho de la celda un
triangulo pequeo color rojo, que indica que esa celda tiene un comentario.

Opcin 2:
Se puede acudir a la cinta Revisar y pulsar sobre el botn de Nuevo comentario.

En seguida se obtiene un cuadro de texto en el que se puede escribir el

comentario.

Opcin 3:
Seleccione la celda que desea comentar.
Presione Shift + F2.
En el cuadro de texto, inserte el comentario.

6.4.2. Formas de visualizacin.

Se sabe que una celda contiene un comentario cuando aparece un pequeo tringulo
rojo en la esquina superior derecha.

Para visualizar su contenido se debe posicionar el mouse (ratn) en la celda.

Ejemplo:

6.4.3. Modificar Comentario.

A continuacin se detallan los pasos para modificar un comentario:

1.-Nos situamos en la celda que contiene el comentario que deseamos modificar.

2.-En la cinta Revisar en el grupo de opciones comentarios seleccionamos la
opcin Modificar comentario.

O bien mediante el men contextual, haciendo clic con el botn derecho del mouse
(ratn) seleccionar en la lista de opciones Modificar comentario.

34
Ejemplo:

3.-Se abre el cuadro del comentario permitiendo modificar su contenido.

4.-Una vez que hemos terminado hacer clic fuera del cuadro.

6.4.4. Eliminar Comentario.

Si se desea eliminar un comentario, se deben seguir los siguientes pasos:

1.-Nos situamos en la celda que lo contiene.

2.-Ir a la cinta Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la
opcin Eliminar comentario.

35
O bien mediante el men contextual, haciendo clic con el botn derecho del mouse
(ratn) seleccionar en la lista de opciones Eliminar comentario.

Ejemplo:

36
MDULO II.

CLCULO EN MS EXCEL

37
7. Frmulas sencillas.

Son las que se refieren a la SUMA, RESTA, MULTIPLICACIN Y DIVISIN; veremos las
cuatro mediante los siguientes ejemplos:

SUMA: Se trata de colocarse en la celda donde se requiere que aparezca el resultado y

comenzar a teclear las cantidades anteponiendo el signo "=" (para indicar a Excel que
se trata de una frmula) a continuacin escribimos la primera cantidad seguida del
signo "+" de la suma, despus la otra cantidad, pulsamos la tecla <Enter> (o
ubicarnos fuera de la celda) para que aparezca el resultado de la suma.

RESTA: Debemos colocarnos en la celda donde se requiere que aparezca el resultado y

comenzar a teclear las cantidades anteponiendo el signo "=" a continuacin
escribimos la primera cantidad seguida del signo "-" de la resta, despus la otra
cantidad, pulsamos <Enter> y tendremos la solucin en la celda respectiva.

38
MULTIPLICACIN: Debemos colocarnos en la celda donde se requiere que aparezca
el resultado y comenzar a teclear las cantidades anteponiendo el signo "=" a
continuacin escribimos el multiplicando seguido del smbolo "*" despus el
multiplicador, pulsamos <Enter> y tendremos la solucin en la celda respectiva.

DIVISIN: Debemos colocarnos en la celda donde se requiere que aparezca el

resultado y comenzar a teclear las cantidades anteponiendo el signo "=" a
continuacin escribimos la cantidad, seguida de sta el smbolo "/" despus la otra
cantidad, pulsamos <Enter> y tendremos la solucin en la celda respectiva.

7.1. Qu son las frmulas.

Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de
datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo
como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes,
nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en
la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

39
 7.2. Uso de constantes.

Constantes: Nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula.

Las constantes se utilizan para ingresar valores alfanumricos en una celda.

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2012, el

nmero 510 y el texto "Ganancias trimestrales".

7.3. Uso de referencias relativas y absolutas.

Referencia Relativa: Indica la posicin relativa de una celda que contiene la frmula
y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la
frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la
referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas
utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda
B2 a la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2.

Referencia Absoluta: Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1,
siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin
de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se
copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma
predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario
cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la
celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1."

7.4. Autosuma.

En la pestaa de Frmulas encontrars el botn Autosuma que nos

permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. Tambin encontramos el botn
Autosuma en la pestaa Inicio en la seccin Modificar.

Con ese botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha derecha
del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la siguiente lista desplegable:

40
Ah tenemos la opcin de poder utilizar otra funcin aparte de la Suma, como puede
ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx. (obtiene el
valor mximo) o Mn. (obtiene el valor mnimo).

8. Funciones sencillas.

Suma: Con esta funcin lo que calculamos es la suma de todos los nmeros de un
conjunto de datos (tambin denominado rango) Se representa en la hoja de Excel:
=SUMA(celda(s):celda(s)).
Ejemplo:

=SUMA(A1,B1)

Producto: Multiplica todos los nmeros obteniendo el producto de dichos nmeros.

Aparecer: =PRODUCTO(celda(s);celda(s)).
Ejemplo:

=PRODUCTO(A2,B2)

41
 Mximo y Mnimo: Con esta funcin Excel nos va a indicar el valor mximo y
mnimo de un conjunto de valores. As:=MAX(rango) y=MIN(rango).
Ejemplo de Mximo:
=MAX(A1:A8)

Ejemplo de Mnimo:

Promedio: Devuelve la media aritmtica de una serie de valores. Con la expresin:

=PROMEDIO(rango).
Ejemplo:

42
 8.1. Uso del asistente para funciones.

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si

conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.

A continuacin, los pasos para introducir una funcin en una celda:

1.-Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.

2.-Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin

O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Microsoft Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una
breve descripcin de la funcin necesitada en el cuadro Buscar una funcin,
describimos la funcin y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta
forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que
nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin, las funciones que tienen

43
que ver con la descripcin escrita, solo debemos seleccionar la funcin deseada y
llenar los datos correspondientes para que funcione correctamente.

Ejemplo de funcin: SUMA, PROMEDIO, SI, MINIMO, MAXIMO.

8.2. Funciones Estadsticas.

Son las funciones de Excel que permiten realizar clculos estadsticos con datos, como
promedio, mediana, moda, desviacin estndar, entre otras.

Se utilizan principalmente para calcular o determinar tendencias en los nmeros

(datos) que luego nos permiten predecir o encontrar determinados patrones y
entender fcilmente y mejor la informacin.

8.3. Promedio, contar, mximo, mnimo, contar blanco, contar si

y moda.

-PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.

Sintaxis: PROMEDIO(number1, [number2],...)

Ejemplo: Si el rango A1:A20 contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO(A1:A20)

devuelve el promedio de dichos nmeros.

-CONTAR: La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y

cuenta los nmeros dentro de la lista de argumentos. Usando la funcin CONTAR
obtenemos la cantidad de entradas en un campo de un rango o matriz de nmeros.

Sintaxis: =CONTAR(A1:A20)

Ejemplo: Puede escribir la siguiente frmula para contar los nmeros en el rango
A1:A20

-MXIMO: Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Sintaxis: MAX(nmero1;nmero2; ...)

-MNIMO: Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Sintaxis: MIN(nmero1;nmero2; ...)

-CONTAR.BLANCO: Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango.

Sintaxis: CONTAR.BLANCO(rango)

-CONTAR.SI: La funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas dentro de un rango

que cumplen un solo criterio especificado por el usuario.

Sintaxis: CONTAR.SI(rango, criterio)

44
Ejemplo: Puede contar todas las celdas que comienzan con cierta letra, o bien todas
las celdas que contienen un nmero mayor o menor que un nmero especificado por el
usuario.

-MODA: Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango de
datos.

Sintaxis: MODA(nmero1;nmero2; ...)

8.4. Funcin lgica: bsica.

FUNCION DESCRIPCION
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADEROS.
FALSO Devuelve el valor lgico FALSO.
SI Especifica una prueba lgica que realizar.
NO Invierte el valor lgico del argumento.
O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.
VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO.

-Funcin Y: Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara.
Solamente devuelve VERDADERO si ambas condiciones se cumplen.

Ejemplo:
Y(2>1;3>2) devuelve VERDADERO

Y(2<1;3>2) devuelve FALSO

Y(2<1;3<2) devuelve FALSO

-Funcin Falso: Devuelve el valor lgico Falso.

Ejemplo: =FALSO() devuelve FALSO

-Funcin SI: Imagina que en la celda A2

escribimos la edad de una persona y en la
celda B2 queremos que aparezca el texto
"Mayor de edad" en el caso que la edad
sea igual o superior a 18, mientras que
nos interesara aparezca "Menor de edad"
en caso que la edad sea menor de 18. La
funcin que deberamos escribir en la
celda B2 sera =SI(A1>=18;"Mayor de
edad";"Menor de edad") Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor
o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es Verdadera se obtendr como respuesta
lo que se escribi el segundo argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta
es falsa, obtendremos como respuesta el tercer argumento: "Menor de edad".

45
-Funcin NO: Si valor_lgico es
FALSO, NO devuelve
VERDADERO; si valor_lgico es
VERDADERO, NO devuelve
FALSO.

-Funcin O:

Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara. Devuelve
VERDADERO si al menos una de las dos condiciones se cumple.

Ejemplo:

O(2>1;3>2) devuelve VERDADERO

O(2<1;3>2) devuelve VERDADERO

O(2<1;3<2) devueve FALSO

-Funcin VERDADERO: Devuelve el valor lgico Verdadero.

Ejemplo: =VERDADERO() devuelve VERDADERO.

9. Formato condicional (simple).

Con el formato condicional puedes hacer que tus datos numricos ofrezcan informacin
grfica adicional.

Si necesitas ofrecer una mejor visualizacin de los datos numricos en hojas de clculo
sin tener que recurrir a los grficos, Microsoft Excel 2007 ofrece un gran nmero de
posibilidades en esta rea.

9.1. Aplicar formatos condicionales.

Desde la Ficha Inicio del Grupo Estilos botn Formato Condicional, tenemos
disponible una serie de posibilidades para ofrecer una visualizacin grfica de los
valores numricos en las propias celdas.

A continuacin se detallan las diferentes formas en las que podemos utilizar el formato
Condicional:

Barras de Datos.

1.- Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional, seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que
quiere utilizar.

46
Como ver en la siguiente imagen su rango de celdas ofrece la misma informacin que
antes pero gracias a esta opcin del Formato Condicional es mucho ms sencillo
identificar la informacin numrica global.

Escalas de color.

Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional, seleccione la opcin "Escalas de color" y dentro de ella el rango de
colores que quiere utilizar.

47
Conjuntos de conos.

Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional seleccione la opcin Conjunto de conos y dentro de ella el tipo de
conos que desea utilizar.

48
MDULO III

IMPRESIN

49
10. Impresin de una hoja.

Para la impresin de una hoja debemos seguir los siguientes pasos:

1.- Ir al Botn Office, en la lista desplegable, seleccionar la flecha derecha de la

opcin Imprimir, entrar a Vista Preliminar y seleccionar la opcin Configurar Pgina.

Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos
permite definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la misma.

En rea de impresin: podrs indicar qu rango de celdas deseas imprimir.

En la seccin Imprimir ttulos podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior: Para que en cada pgina que se imprima
aparezca como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda: Para que en cada pgina que se imprima aparezca
como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

50
En la seccin Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Lneas de divisin: Para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro: Es por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a
utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos utilizar el cartucho de colores.
Calidad de borrador: Para realizar una impresin economizando el cartucho de tinta.
Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Encabezados de filas y columnas: Para imprimir los encabezados de filas (los
nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.

10.1. Pgina.
Antes de imprimir una hoja de clculo, Microsoft Excel 2007 nos permite modificar la
presentacin de las pginas.

A continuacin se detallan los pasos para modificar una Pgina:

1.- Ir al Botn Office, en la lista desplegable, seleccionar la flecha derecha de la

opcin Imprimir, entrar a Vista Preliminar y seleccionar la opcin Configurar Pgina.

2.-Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina.

51
3.- Seleccionar la orientacin del papel, vertical u horizontal.
4.-En la seccin Ajuste de Escala: nos permitir indicar si deseamos que la salida a
impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien
ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico. Tambin
tenemos opciones como el tamao del papel y la calidad de impresin a utilizar.
5.- En la parte inferior derecha disponemos de un botn para ir a opciones especficas
de la impresora seleccionada.

10.2. Mrgenes.

Para modificar el tamao de los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las
hojas a imprimir, utilizar dentro de la ventana Configurar Pgina, la ficha Mrgenes.

10.3. Encabezado y pie de pgina.

Para utilizar encabezado y pie de pgina, utilizar dentro de la ventana Configurar

Pgina, la ficha Encabezado y pie de pgina.

52
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en el ejemplo dice
Pgina 2 de tablas, manuales.

Hacer click flecha ubicada a la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar.

Para modificar el encabezado, debemos hacer clic sobre el botn Personalizar

encabezado.

En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en el ejemplo

dice Pgina 2 de tablas, manuales.

Pulsando la flecha ubicada a la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar.

Para modificar el pie de pgina, debemos hacer clic sobre el botn Personalizar pie
de pgina.

10.3.1. Insertar encabezado y pie de pgina.

Encabezado: Es un texto impreso en la parte superior de cada una de las pginas.

Pie de pgina: Es un texto impreso en la parte inferior de cada pgina.

53
Los pasos para insertar un encabezado o un pie de pgina son los siguientes:

1.-En la ficha Insertar dentro del grupo Texto, seleccionamos Encabezado y pie de
pgina.
2.-Nos abre un cuadro de texto donde podemos insertar el nombre de encabezado que
necesitamos.

3.-O bien damos clic en el cono encabezado y nos ofrece algunas

opciones de encabezados que nos pueden ser de utilidad.

54
Si lo que deseamos es colocar un Pie de pgina, lo colocamos desde la misma
ubicacin que en el encabezado.

Iremos al apartado correspondiente como se muestra en el siguiente ejemplo:

10.3.2. Repetir encabezado.

Estos son los pasos a seguir para Repetir encabezados en Microsoft Excel 2007.

1.-Ir a la Pestaa Diseo de pgina.

2.-Seleccionar el botn Imprimir Ttulos ubicado en la seccin Configurar pgina.
3.-A continuacin se abrir la siguiente ventana:

55
3.-En la seccin Imprimir Ttulos, daremos clic en la opcin Repetir filas en extremo
superior y Seleccionaremos las filas que llevaran el mismo encabezado.

10.4. Hoja.

La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajan con
gran cantidad de datos y necesitan realizar clculos u operaciones con ellos.

Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.

10.5. Vista preliminar.

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja de
trabajo antes de imprimirla.

Para ver la vista preliminar de la hoja, utiliza la opcin Vista Preliminar que
encontrars en el Botn Office, haciendo clic en la flecha derecha de Imprimir.

La pgina se mostrar de este modo:

56
En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar
utilizando los botones:

Para ver la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla

Re Pag del teclado.

Para ver la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla

Av Pag del teclado.

Nota: Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados.

10.6. Impresin.

Una vez que nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y
despus, seguir los siguientes pasos:

1.-Hacer clic sobre Botn Office. y seleccionar la opcin Imprimir.

2.-Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos cambiar alguna opcin de
impresin como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el nmero de
copias deseadas.

3.-En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos

instalada en nuestra computadora. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la
flecha derecha del nombre, para elegir la otra impresora.

57
Con el botn Propiedades podremos cambiar algunas caractersticas de la impresora.

En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir

Todas las pginas, o bien slo un rango de Pginas, especificndolo en Desde: y
Hasta.

En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las
Hojas activas o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja.

Por ltimo en Nmero de copias, podrs indicar el nmero de copias a imprimir del
documento y tambin indicar si deseas intercalar pginas.

Otra opcin es imprimir la hoja directamente sin pasar por este cuadro de dilogo
haciendo clic en la opcin Impresin Rpida que se encuentra dando clic al Botn
Office en el desplegable Imprimir.

58
MDULO IV

GESTIN DE DATOS

59
11. Gestionando una base de datos.

Muchos sistemas utilizados hoy en da requieren el uso de lo que se conoce como base
de datos para funcionar y para almacenar cantidades masivas de informacin
ofreciendo una manera rpida y fcil de utilizar los datos.
Puede utilizar Microsoft Office Excel 2007 para crear y editar conexiones a orgenes de
datos externos almacenados en un libro o en un archivo de conexin.
Podemos obtener datos externos desde:

Access: Importa datos desde una base de datos de Microsoft Access.

Web: Importa datos desde una pgina web.

Texto: Importa datos desde un archivo de texto.

De otras fuentes: Importa datos de otros orgenes de datos.

11.1. Ordenar datos.

Si deseamos ordenar datos, Excel nos ofrece realizarlo de manera simple, es decir,
ordenar por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Para realizar un orden simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer
apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos
acceder a la pestaa Datos, pulsar sobre Ordenar y escoger el criterio de ordenacin o

bien pulsar sobre uno de los botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la
ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin
estn disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando clic derecho en el
encabezado de la columna, opcin Ordenar.

Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, en la pestaa Datos,

pulsamos sobre Ordenar nos aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos
seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para
aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o cono (en
Ordenar Segn), y el Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico
(A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.

60
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos
o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn por el
primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botn este botn sirve para abrir
el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el
criterio de la ordenacin.

11.2. Filtro automtico.

Una de las utilidades ms funcionales de Excel es la de Filtro automtico, en especial si

se est trabajando con grandes listas de informacin. El filtrado de filas en Excel hace
que se muestren nicamente las filas que cumplen con determinada condicin y se
oculten el resto de las filas.

Para filtrar datos de una lista con el Filtro automtico:

Para utilizar el Filtro (Ubicado en la pestaa Datos, seccin ordenar y filtrar) nos
servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de los campos (podemos
mostrar u ocultar el autofiltro marcando o desmarcando el botn Filtro).

61
 Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del
campo Nombre, nos aparece un men
desplegable como el que vemos en la
imagen, donde nos ofrece una serie de
opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si slo marcamos el cuadro con

el nombre Mara, Excel filtrar todos los
registros que tengan Mara en el 1er nombre
y las dems filas 'desaparecern' de la lista.

11.3. Subtotales.

Cuando tenemos una lista o base de datos extensa en ocasiones necesitamos

presentar la informacin de manera resumida, en Excel 2007 tenemos la opcin de los
subtotales para este trabajo.
Para utilizar la funcin de subtotales en Excel 2007, lo primero que requerimos es
tener una hoja con datos ordenados por columnas, como este:

Una vez que hemos elegido nuestro archivo de datos, vamos a definir el resultado que
queremos tener, vemos en el ejemplo que tiene una lista de votos por partido y por
distrito. Lo que queremos tener es la suma de votos por partido en cada distrito.

62
Lo primero que vamos a hacer es ordenar nuestra lista por el campo que deseamos, es
decir por la columna Partido.
Ya que esta ordenado este campo, lo que hacemos es seleccionar todas las celdas
dnde existan los datos.
Al tener seleccionados los datos, vamos a la pestaa Datos y presionamos el botn
Subtotal, que se encuentra dentro del grupo Esquema, en seguida aparecer un
cuadro de dilogo como el siguiente:

En el cuadro de opcin Para cada cambio en: seleccionamos Columba B (Columna de

partido) Ejemplo:

En el cuadro de opcin Usar funcin: seleccionamos Suma, Ejemplo:

En la lista de Agregar subtotal a: marcamos nicamente la opcin Votacin Total.

63
Revisamos que estn seleccionadas las siguientes opciones: Reemplazar subtotales
actuales y Resumen debajo de los datos, despus hacemos clic en Aceptar.

Veremos que en nuestra hoja de clculo aparecen 3 cuadros

enumerados del 1 al 3 del lado superior izquierdo de nuestra
hoja, esto es porque ha agrupado la informacin de nuestro
archivo en 3 niveles, el nmero 1, incluye todos los datos de
nuestra hoja de clculo, el nmero 2 los agrupa por partido y el
nmero 3, nos muestra todos los datos que tenemos. Al hacer
clic en el cuadro marcado con el nmero 2 podemos ver que se
ocultan las lneas con datos y nos quedan solo los subtotales, es
decir, los votos por partido, de igual manera podemos hacer clic
en el nmero 1 y nos mostrar solo el total general de votos.

12. Introduccin al uso de Tablas Dinmicas.

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a

varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos
facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo
diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, as como
tambin nos permite cruzar de diversas formas informacin de una base de datos,
tanto de una base armada en Excel, como tambin en fuentes de datos externas
como: Archivos de texto, bases de datos Access, SQL, etc.

12.1. Generacin de la tabla.

Vamos a crear una tabla dinmica a partir de los siguientes datos:

64
Nos posicionamos en cualquier celda en donde haremos la tabla dinmica.

Hacemos clic en la ficha Insertar Tabla dinmica

Se abrir automticamente el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el rango de

datos deseado.

Hacemos clic en Aceptar.

Observamos cmo se crea una hoja nueva.

La hoja muestra un nuevo cuadro de dilogo de tabla dinmica denominado Lista de

campos de tabla dinmica.

65
En la parte superior de dicho cuadro de dilogo aparecen los campos de nuestra tabla
de datos original. En la parte inferior se muestran cuatro reas adonde arrastrar los
datos y disear la tabla.

Zona de diseo de tabla dinmica en Excel 2007.

66
Los campos que situemos en el rea Rtulos de columna aparecern en horizontal a lo
largo de la tabla y los que situemos en el rea Rtulos de fila en vertical. Los Valores
se establecen para situar los clculos totales de datos.

Marcamos los tres campos que vamos a incluir en la tabla dinmica

Podemos observar dependiendo del tipo de datos que contenga el campo, ste se
coloca automticamente en el rea correspondiente.

En este caso como el campo nombre contiene texto, al hacer clic en la casilla de
verificacin se ubica directamente bajo los Rtulos de fila. Los otros dos campos al
contener datos numricos se ubican en el rea Valores. Podemos modificar la ubicacin
de los datos haciendo clic y arrastrando al rea que deseemos.
Automticamente, se van aadiendo visualmente los datos a la tabla dinmica situada
a la izquierda del cuadro de dilogo Lista de campos de tabla dinmica.

67
 12.2. Reportes.

Para analizar datos numricos en profundidad y para responder preguntas no

esperadas sobre los datos, use un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico.

Crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico

Para crear un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico, debe conectarse a un

origen de datos y especificar la ubicacin del informe.

1. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de insercin dentro

de una tabla de Microsoft Office Excel.
Asegrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna.
2. Seleccione el tipo de informe que se generar mediante uno de los siguientes
procedimientos:

Para crear un informe de tabla dinmica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas,

haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, haga clic en Tabla dinmica.

Excel muestra el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.

Para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico, en la ficha Insertar, en el

grupo Tablas, haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Grfico dinmico.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el grfico dinmico.

3. Seleccione un origen de datos mediante uno de los siguientes procedimientos:

Seleccione la tabla que desea analizar

1. Haga clic en Seleccione una tabla o rango.
2. Escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla, como
=GananciasTrimestrales, en el cuadro Tabla o rango.

Si seleccion una celda en un rango de celdas o si el punto de insercin estaba en una

tabla antes de que se iniciara el asistente, Excel muestra el rango de celdas o la
referencia del nombre de tabla en el cuadro Tabla o rango.

Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en

Contraer cuadro de dilogo para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo,
seleccione el rango en la hoja de clculo y, a continuacin, presione Expandir dilogo
.

Utilizar datos externos:

1. Haga clic en Utilice una fuente de datos externa.

2. Haga clic en Elegir conexin.

68
 Excel muestra el cuadro de dilogo Conexiones existentes.
3. En la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de dilogo,
seleccione la categora de conexiones para la cual desea elegir una conexin o
seleccione Todas las conexiones existentes (que es el valor
predeterminado).

4. Seleccione una conexin del cuadro de lista Seleccionar una conexin y haga
clic en Abrir.

Especifique una ubicacin mediante alguno de los siguientes procedimientos:

Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva que
empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo.
Para colocar el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo existente,
seleccione Hoja de clculo existente y, a continuacin, especifique la primera
celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinmica.
O bien, haga clic en Contraer cuadro de dilogo para ocultar temporalmente
el cuadro de dilogo, seleccione la primera celda de la hoja de clculo y, a
continuacin, presione Expandir dilogo .

5. Haga clic en Aceptar.

Excel agrega un informe vaco de tabla dinmica en la ubicacin especificada y
muestra la Lista de campos de tabla dinmica para que pueda agregar campos,
crear un diseo o personalizar el informe de tabla dinmica.

12.3. Cuadro y grfico.

A continuacin vamos a crear un informe de grfico dinmico a partir de un informe de

tabla dinmica existente.

1. Haga clic en el informe de tabla dinmica.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en un tipo de grfico.

Puede usar cualquier tipo de grfico excepto los grficos xy (dispersin), de burbujas o
de cotizaciones.

Convertir un informe de grfico dinmico en un grfico estndar.

Busque el informe de tabla dinmica asociado que tenga el mismo nombre que el
informe de grfico dinmico haciendo lo siguiente:

1.-Haga clic en el informe del grfico dinmico.

Esto mostrar las Herramientas de grfico dinmico, agregando las fichas Diseo,
Presentacin, Formato y Analizar.

69
2.-Para determinar cul es el nombre del informe de tabla dinmica asociado, en la
ficha Diseo, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos para mostrar el
cuadro de dilogo Modificar origen de datos, anote el nombre de la tabla dinmica
asociada, que es el texto que sigue al signo de exclamacin (!) en el cuadro de texto
Rango de datos del grfico y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
3.-Para encontrar el informe de tabla dinmica asociado, haga clic en el informe de
tabla dinmica del libro, vaya a la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinmica, haga
clic en Opciones hasta que encuentre el mismo nombre en el cuadro de texto
Nombre.
4.-Haga clic en Aceptar.
5.-En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a
continuacin, en Toda la tabla dinmica.
6.-Presione SUPR.

Crear un grfico estndar a partir de algunos o todos los datos de un informe

de tabla dinmica.

1. Seleccione los datos del informe de tabla dinmica que desee usar en el grfico.
Para incluir botones de campo y datos en la primera fila y columna del informe,
comience a arrastrar desde la esquina inferior derecha de los datos que seleccione.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
3. Haga clic en una celda en blanco fuera del informe de tabla dinmica.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada al lado de
Pegar y, a continuacin, haga clic en Pegado especial.
5. Haga clic en Valores y, a continuacin, en Aceptar.
6. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en un tipo de grfico.

13. Uso y manejo de tablas Dinmicas.

Cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de
nmeros para resumir y deseas realizar comparaciones distintas con cada nmero para
eso se usan las tablas dinmicas en Excel.

Cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla

dinmica que resume varias filas de informacin.

Despus de crear un informe de tabla dinmica, puede utilizar la lista de campos de

tabla dinmica para agregar, ordenar y quitar campos. De manera predeterminada, la
lista de campos de tabla dinmica contiene dos secciones: Una seccin de campos en
la parte superior para agregar o quitar campos, y una seccin de diseo en la parte
inferior para volver a organizar campos y ajustar su posicin.
As mismo puede arrastrar y combinar los campos entre las diferentes secciones:

-Filtro de informe
-Rtulos de columna
- Rtulos de fila
-Valores

Nota: Si no aparece la lista de campos de tabla dinmica, asegrese de hacer clic en

el informe de tabla dinmica o grfico dinmico. Si aun as no aparece, en la ficha
Opciones, en el grupo Mostrar u ocultar.

70
MDULO V.

MANEJO DE GRFICOS

71
14. Creacin de una grfica.

Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo que facilita
su interpretacin. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la
interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de
datos clasificados por filas y columnas.
Vamos a crear una grfica mediante el siguiente ejemplo:

1.- Sombreamos los datos que deseamos graficar.

2.- Desde la pestaa Insertar, seccin Grficos, seleccionamos el tipo de grfico que
deseamos, en este ejemplo escogeremos Columna.

3.- Pulsamos y se abrirn las opciones correspondientes al tipo de grfico Columna.

Seleccionamos el grfico especfico que deseamos.

4.- Ya estar creado en nuestra hoja de trabajo, el grfico con la informacin que
hemos seleccionado.

72
Ejemplo:

14.1. Nueva barra: Herramientas de grficos.

Microsoft Excel 2007 nos presenta una nueva barra de herramientas en donde
podemos seleccionar el tipo de grfico que deseamos con solo dar clic en l.

A continuacin presentamos las caractersticas de los principales grficos:

Columna: Los grficos de columna se utilizan para comparar valores de categoras.

Lnea: Los grficos de lnea se utilizan para mostrar tendencias en el tiempo.
Circular: Los grficos circulares muestran la contribucin de cada valor al total. Utilice
esta opcin cuando pueda agregar valores o cuando tenga nicamente series de datos
y todos los valores sean positivos.
Barra: Los grficos de barras son el mejor tipo de grfico para comparar varios
valores.
rea: Los grficos de rea enfatizan las diferencias entre diferentes conjuntos de
datos en un periodo de tiempo.

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Dispersin: Este tipo de grfico compara pares de valores. Utilcelo cuando los valores
que se estn representando no estn en el eje X, o cuando representen medidas
separadas.

14.2. Opciones del rea de grfico.

Existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin.

Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo de grfico que nos
interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de grficos podremos encontrar un enlace en la

parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico.

Al hacer clic en se abrir el cuadro de dilogo Insertar

grfico que se muestra a continuacin:

74
Aqu podemos ver todas las opciones de grficos disponibles como son:

Columna, Lnea, Circular, Barra, rea, XY (Dispersin), Cotizaciones, Superficie,

Anillos, Burbuja, Radial.

14.3. Herramientas de diseo y formatos.

La barra de herramientas de Diseo nos ofrece diferentes opciones para nuestro

grfico.

A continuacin presentamos sus funciones:

Cambia a un tipo diferente de grfico.

Guarda el formato y diseo del grfico como plantilla que puede aplicar a
futuros grficos.

Los datos que se han colocado en el eje X, se movern al eje Y y

viceversa.

Cambia el rango de datos incluidos en el grfico.

Muestra diferentes diseos de grfico.

Nos permite seleccionar el Estilo del grfico.

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 Mueve este grfico a otra hoja o ficha del libro.

La barra de herramientas de Formatos nos ofrece diferentes opciones para dar formato
a nuestro grfico.

Al dar clic en esta seccin abre una ventana en la

cual nos permite dar formato a las lneas de divisin principales as como el color y
sombreado.

Estas opciones nos permiten

modificar el estilo de la forma desde formatos predeterminados con colores y texto de
una forma as como modificar el color de fondo, contorno y efectos.

En esta opcin podemos dar un estilo profesional a

las letras o texto que queramos tal como letras sombreadas, con efecto 3D, etc.

En la opcin de organizar podemos enviar al frente o al

fondo si tenemos varios objetos y de esta manera encimar objetos, tambin podremos
agrupar o girar objetos.

Esta opcin nos permite modificar el tamao del objeto seleccionado

tanto en la altura como en lo ancho.

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 14.4. Editando texto directamente sobre el marco del grfico.

Una vez introducido un texto en un grfico, puedes necesitar cambiarlo. El

procedimiento que se muestra a continuacin permite editar el texto del grfico.

1.- Haz clic sobre el texto que quieres editar para seleccionarlo. Aparecer un recuadro
alrededor del mismo.
2.- Comprueba que el punto de insercin aparece en el texto dentro del recuadro. Si
no es as, vuelve a hacer clic dentro del recuadro para que aparezca.
3.- Edita el texto como lo haras si estuvieses editando el contenido de una celda de la
hoja de clculo.
4.- Pulsa la tecla Esc para introducir el texto modificado. Si despus de introducir el
texto modificado cambias de idea y quieres recuperar el texto que haba antes de
modificarlo, utiliza el comando Deshacer.

14.5. Ajustar tamao de las diferentes reas.

Un grfico est compuesto de varios objetos: rea de trazado, rea de grfico,

Leyenda, Ttulos, Series, Rtulos de datos, etc. y la gran mayora de estos objetos los
podemos personalizar.

Ajustar el tamao del rea del grfico.

Para modificar el rea del grfico es necesario posicionarnos en alguno de los bordes
del rea hasta que el cursor cambie a las flechas para modificar el tamao de una
imagen tal como se muestra en la pantalla:

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Ajustar el tamao del rea de trazado.

Para modificar el rea de trazado es necesario posicionarnos en alguno de los bordes

del rea hasta que el cursor cambie a las flechas para modificar el tamao de una
imagen tal como se muestra en la pantalla:

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