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ndice
MDULO I. INTRODUCCIN Y GESTIN DE EXCEL ................................ 5
1. Introduccin a Microsoft Excel. ....................................................... 6
1.1. Iniciar Excel. .......................................................................... 6
1.2. Men bsico de Excel............................................................... 6
2. Gestin de un libro. ...................................................................... 7
2.1. Crear un libro. ........................................................................ 8
2.2. Guardar un libro. .................................................................... 9
2.3. Recuperar un libro................................................................. 10
2.4. Insertar/Eliminar Hojas. ......................................................... 12
2.5. Cambiar el nombre de las hojas. ............................................. 13
2.6. Mover/Copiar hojas. .............................................................. 13
2.7. Opcin de cerrar todo. ........................................................... 15
3. Uso del mouse para copiar. .......................................................... 16
3.1. Dentro de una hoja. .............................................................. 16
3.2. Entre hojas. ......................................................................... 17
3.3. Pegado Especial. ................................................................... 18
3.4. Asignacin de nombres a hojas. .............................................. 23
4. Trabajo con Celdas. .................................................................... 23
4.1. Introduccin de valores en una hoja de clculo. ........................ 24
4.2. Escritura directa de datos....................................................... 24
5. Cambiar Formato a una Celda. ..................................................... 25
5.1. Alineacin. ........................................................................... 26
5.2. Formato nmero. .................................................................. 26
5.3. Formato fuente. .................................................................... 27
5.4. Bordes. ................................................................................ 27
5.5. Estilos en celdas. .................................................................. 29
6. Copiar y mover celdas a travs del .............................................. 31
6.1. Men Inicio. ......................................................................... 31
6.2. Men Contextual. .................................................................. 31
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6.3. Arrastrar datos dentro de la hoja. ........................................... 32
6.4. Agregar comentarios a una celda. ........................................... 33
MDULO II. CLCULO EN MS EXCEL .................................................... 37
7. Frmulas sencillas. ..................................................................... 38
7.1. Que son las frmulas. ............................................................ 39
7.2. Uso de constantes. ................................................................ 40
7.3. Uso de referencias relativas y absolutas. .................................. 40
7.4. Autosuma. ........................................................................... 40
8. Funciones sencillas. .................................................................... 41
8.1. Uso del asistente para funciones. ............................................ 43
8.2. Funciones Estadsticas. .......................................................... 44
8.3. Promedio, contar, mximo, mnimo, contar blanco, contar si y
moda. .......................................................................................... 44
8.4. Funcin lgica: bsica. ........................................................... 45
9. Formato condicional (simple). ...................................................... 46
9.1. Aplicar formatos condicionales. ............................................... 46
MDULO III. IMPRESIN ................................................................... 49
10. Impresin de una hoja. ............................................................... 50
10.1. Pgina. ................................................................................ 51
10.2. Mrgenes. ............................................................................ 52
10.3. Encabezado y pie de pgina. .................................................. 52
10.4. Hoja. ................................................................................... 56
10.5. Vista preliminar. ................................................................... 56
10.6. Impresin. ........................................................................... 57
MDULO IV. GESTIN DE DATOS ........................................................ 59
11. Gestionando una base de datos. ................................................... 60
11.1. Ordenar datos. ..................................................................... 60
11.2. Filtro automtico. .................................................................. 61
11.3. Subtotales............................................................................ 62
12. Introduccin al uso de Tablas Dinmicas. ...................................... 64
12.1. Generacin de la tabla. .......................................................... 64
12.2. Reportes. ............................................................................. 68
3
12.3. Cuadro y grfico. .................................................................. 69
13. Uso y manejo de tablas Dinmicas. ............................................... 70
MDULO V. MANEJO DE GRFICOS. .................................................... 71
14. Creacin de una grfica. .............................................................. 72
14.1. Nueva barra: Herramientas de grficos. ................................... 73
14.2. Opciones del rea de grfico. .................................................. 74
14.3. Herramientas de diseo y formatos. ........................................ 75
14.4. Editando texto directamente sobre el marco del grfico. ............ 77
14.5. Ajustar tamao de las diferentes reas. ................................... 77
4
MDULO I.
INTRODUCCIN Y GESTIN DE
EXCEL
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1. Introduccin a Microsoft Excel.
Excel es una aplicacin de Microsoft Office que permite realizar operaciones con
nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas
hasta clculos complejos, crear grficos y analizar datos.
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10. Hojas: Muestra las hojas que contiene el libro.
11. Barras De Desplazamiento: Permite desplazar el contenido de la hoja de
manera izquierda-derecha o bien, arriba-abajo.
12. Barra De Estado: Se encuentra en la parte inferior de la ventana de Excel y
provee informacin til sobre el estado de la aplicacin.
13. Botones de Vista: Mediante estos botones podremos cambiar fcilmente de vista
en nuestra hoja de clculo.
14. Zoom: Nos permite ampliar o disminuir el tamao de nuestra hoja mediante el
deslizador situado en el centro, el cual podemos mover hacia el + (aumentar
tamao) o hacia el -(disminuir). En la parte izquierda nos muestra siempre el tamao
de zoom en porcentaje (100% normalmente)
2. Gestin de un libro.
Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de
clculo que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de informacin
relacionada.
Los documentos de Excel se denominan libros de trabajo. Cada libro de trabajo est
compuesto por una o ms hojas de clculo. En este curso veremos las tcnicas
necesarias para dominar la gestin del libro de trabajo y las hojas que lo componen.
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1.-El primer libro que abre se denomina Libro1. Este ttulo aparece en la barra de ttulo
situada en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio
ttulo.
2.-Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro.
Para crear un libro nuevo en Excel 2007 seguir los siguientes pasos:
8
2.2. Guardar un libro.
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4.-Se abrir la pantalla de controles de Guardar.
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Para evitar perder datos siempre es aconsejable ir guardando constantemente los
archivos a medida que vas trabajando en ellos y tambin ponerles nombre cuanto
antes a travs de la opcin Guardar como cuando son nuevos.
Si te ocurre que Excel se cerr inesperadamente, la vez siguiente que abras la hoja
electrnica con la que estabas trabajando se mostrar y adems te aparecer a la
izquierda de la pantalla la ventana que te va a ayudar en el proceso de recuperar la
informacin.
En concreto esas tres versiones se referirn a una versin recuperada del archivo, una
versin guardada automticamente por el programa tambin conocida esta accin
como Autoguardado y una versin original del archivo.
En todos ellos dispondrs de informacin adicional al respecto de cuando se us por
ltima vez en fecha y hora.
En el primer caso: Una versin recuperada del archivo, se suele mostrar la versin ms
actual del mismo.
En el segundo: Una versin guardada automticamente, no suele ser la ms actual
pero por lo menos es la que ha ido realizando Excel cada x tiempo si se te ha
olvidado ir dando al botn de guardar cada cierto tiempo o cuando has realizado una
accin importante en tu hoja.
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En el tercero: Una versin original de archivo, suele ser la menos actualizada.
En primer lugar debes revisar en profundidad las tres y optar por seguir trabajando en
aquella en que se haya guardado mayor cantidad de informacin que generalmente
ser sobre la que estabas trabajando antes de producirse la incidencia.
Para Abrir, Guardar o mostrar las reparaciones realizadas, basta con que pulses con el
ratn en la flecha negra que aparece al lado de cada archivo, de esta forma se
desplegara una pequea ventana que te permitir ver estas opciones.
Para insertar una hoja de clculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:
Sugerencia: Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en
una hoja de clculo existente y, a continuacin, hacer clic en Insertar. En la ficha
General, haga clic en Hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Para eliminar una hoja de clculo existente, siga uno de los procedimientos
siguientes:
Sugerencia: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la ficha hoja de una
hoja de clculo o en la ficha de hoja de cualquiera de las hojas de clculo
seleccionadas que desee eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminar.
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2.5. Cambiar el nombre de las hojas.
Para cambiar el nombre de una hoja de clculo existente, siga uno de los
procedimientos siguientes:
1.-En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botn secundario del mouse en la
ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuacin, haga clic en Cambiar
nombre.
2.
3.
4.
Si desea mover o copiar hojas en Excel 2007 siga los siguientes pasos:
Sugerencia: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en una ficha de hoja
seleccionada y a continuacin, hacer clic en Mover o copiar.
3. En el cuadro de dilogo Mover o copiar, en la lista Antes de la hoja, siga uno de estos
procedimientos:
Haga clic en la hoja delante de la cual desea insertar directamente las hojas
movidas o copiadas.
Haga clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas despus
de la ltima hoja del libro y antes de la ficha Insertar hoja de clculo.
4. Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de dilogo Mover o copiar,
active la casilla de verificacin Crear una copia.
Nota: Al crear una copia de la hoja de clculo, la hoja de clculo se duplica en el libro
y el nombre de la hoja indica que es una copia. Por ejemplo, la primera copia que se
hace de Hoja1 se denomina Hoja1 (2).
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2.6.1. Dentro de un Libro.
Para mover las hojas del libro actual, puede arrastrar las hojas seleccionadas por la
fila de fichas de hojas. Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CTRL y, a
continuacin, arrastre las hojas; suelte el botn del mouse antes de soltar la tecla
CTRL.
Para cambiar el nombre de la hoja de clculo movida o copiada, haga clic con el
botn secundario en su ficha de hoja, haga clic en Cambiar nombre y, a continuacin,
escriba el nuevo nombre en la ficha de hoja.
Para cambiar el color de la ficha de hoja, haga clic con el botn secundario en la
ficha de hoja, haga clic en Color de etiqueta y, a continuacin, haga clic en el color que
desea usar.
1. Para mover o copiar hojas de clculo a otro libro, asegrese de que el libro de
destino est abierto en la misma sesin de Microsoft Office Excel.
Nota: No se pueden mover ni copiar hojas de clculo entre libros que estn abiertos
en sesiones diferentes de Excel, es decir que abramos un libro y sin cerrarlo, abramos
otro y tengamos dos diferentes libros abiertos en una misma sesin.
En el libro que contiene las hojas que desea mover o copiar, seleccione las hojas.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la seccin Organizar
hojas, haga clic en Mover o copiar hoja.
Nota: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en una ficha de hoja
seleccionada y, a continuacin, hacer clic en Mover o copiar.
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5. Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de dilogo Mover o copiar,
active la casilla de verificacin Crear una copia.
Nota: Al crear una copia de la hoja de clculo, sta se duplica en el libro de destino. Al
mover una hoja de clculo, sta se quita del libro original y aparece nicamente en el
libro de destino.
Sugerencias:
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para
no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento
recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de
varias formas que a continuacin se detallan:
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Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de men.
En caso de querer cerrar con una sola operacin todos los libros de trabajo abiertos,
debemos hacer lo siguiente:
Para copiar algn texto u objeto con la ayuda del mouse primero se selecciona la celda
que se desea copiar, despus se da clic derecho y se desplegaran algunas opciones,
seleccionamos Copiar, en seguida, se debe posicionar en la celda en donde se desea
poner el texto antes copiado y con clic derecho seleccionamos Pegar.
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3.2. Entre hojas.
En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el
libro de trabajo donde queremos copiarla.
Hacer clic sobre la casilla Crear una copia para activarla, si no marcas esta casilla lo
que haremos ser mover la hoja en vez de copiarla.
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3.3. Pegado Especial.
Una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda, seleccionamos la opcin
Pegar, pinchando sobre el tringulo que aparece bajo esta opcin desplegaremos un
panel con todas las posibilidades de pegado.
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Las opciones ms utilizables que podemos encontrar dentro de este cuadro de dilogo
son:
Esta opcin copia los valores pero vinculndolos con las celdas de origen, de tal forma
que si los datos cambian en el origen, cambiarn tambin en el destino ya que en el
destino se ha creado una frmula que los vincula.
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Si pegamos directamente las celdas sin otra especificacin, podemos pulsar sobre el
botn de Opciones de pegado que aparecen junto con la celda o rango de las
mismas que hemos pegado, y desde all marcar la opcin Vincular celdas.
Pegando datos con vinculacin: Con esta opcin conseguimos que cuando los
valores se modifiquen en su origen, el cambio se ver reflejado en la celda en la que
se peg con vnculo.
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3.3.2. Valores, formatos y comentarios.
Esta opcin pega los valores como se presentan en las celdas. Copiar un rango de
celdas y pegar nicamente los valores de las mismas es una operacin un tanto
frecuente. Normalmente, lo hacemos copiando el rango de celdas, seleccionando la
celda de destino y dando clic derecho eligiendo la opcin Pegado especial y en seguida
clic en Valores:
Otra opcin es copiar el rango, clic en la lista desplegable del botn pegar, Valores:
Formatos: Esta opcin pega slo el formato, dejando todos los valores y frmulas
fuera del intervalo pegado.
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Una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda, seleccionamos la opcin
Pegar, pinchando sobre el tringulo que aparece bajo esta opcin desplegaremos un
panel con todas las posibilidades de pegado.
Comentarios: Esta opcin pega los comentarios adjuntos a una celda. Los pasos a
seguir son los siguientes:
1.-Una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda, seleccionamos la opcin
Pegar, pinchando sobre el tringulo que aparece bajo esta opcin desplegaremos un
panel con todas las posibilidades de pegado.
2.- Seleccionamos Pegado especial y se abrir un cuadro de dilogo.
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3.- Seleccionamos Comentarios y pegar solamente los comentarios de la celda,
seguido de esto damos clic en Aceptar.
Excel y otras hojas de clculo traen varias hojas que puedes ver en la parte inferior
izquierda del libro cuando lo abres.
El nombre que viene es Hoja1, Hoja2, Hoja3, etctera.
Si quieres cambiar dichos nombres y poner una descripcin mucho ms acorde con el
tema de la hoja de clculo sigue estos pasos:
Celda: Es la interseccin de una fila con una columna y en ella se introducen los
grficos, ya sea de texto, nmeros, fechas, u otros datos.
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4.1. Introduccin de valores en una hoja de clculo.
Los datos que se van ingresando en una celda, aparecern paralelamente en la barra
de formulas.
Para guardar los cambios realizados sobre aquella celda, se debe mover hacia otra
dentro de la hoja, ya sea mediante las teclas direccionales, Enter, Tab o seleccionando
otra con el botn izquierdo del mouse.
Para editar el contenido de una celda, basta con posicionarse sobre ella y remplazar su
contenido directamente de la misma forma que se ingres, o bien editar parcial o
totalmente a travs de la barra de formulas.
Textos
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El
texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan
reproducir en la impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en
la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para
visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda.
El texto aparece, alineado a la izquierda en la celda
Ejemplo:
Numricos
Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . .
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Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero
negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo,
lo cual es tpico en contabilidad.
Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes.
Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asigna formato Moneda al nmero y as
se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo.
Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo
de porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/2 , 6/89 , debes escribir primero un cero para
que no se confundan con nmeros de fecha.
Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a
anotacin cientfica.
Los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.
Ejemplo:
Fechas y horas
Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que
deseas que aparezca.
Al igual que los nmeros, las fechas y las horas tambin aparecen alineadas a la
derecha en la celda.
Ejemplo:
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5.1. Alineacin.
La opcin Nmero de la pestaa Inicio, permite el ajuste del formato con el que se
visualizarn valores numricos ingresados a las celdas:
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Para cambiar el formato de valores numricos, se debe dar clic en la flecha situada a la
derecha de la opcin General (se encuentra por default en Excel), seleccionando el tipo
de dato que se desea utilizar. Luego de eso es posible realizar ajustes especficos de
acuerdo a su tipo como porcentaje, tipo de moneda, hora, entre otros.
Una fuente representa el tipo de letra con el que se escriben datos en una celda. Con
el fin de diferenciar de otras, es posible ajustar tanto el tipo de celda, como su
tamao, color y/o nfasis (negrita, cursiva, subrayado).
Este botn se utiliza para poner o quitar la letra Negrita. Al hacer clic sobre ste
se activa o desactiva la opcin dependiendo del estado inicial.
El botn Cursiva funciona para poner las letras del texto de manera ligeramente
inclinada hacia el lado derecho.
5.4. Bordes.
El ajuste de bordes de una celda implica el marcado de ella con un contorno especial
que le permite diferenciarse de las otras. El ajuste de bordes puede realizarse sobre
una varias celdas.
Existen varios tipos de ajustes de bordes para las celdas, entre ellos:
Adicionalmente es posible definir el grosor, el color y el estilo (punteado, liso, etc.) del
borde.
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Ejemplo:
3.-En este ejemplo elegimos la opcin Todos los bordes y el resultado es el siguiente:
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5.5. Estilos en celdas.
Con esta herramienta puede hacer que sus datos numricos ofrezcan informacin
grfica adicional. Si necesita ofrecer una mejor visualizacin de sus datos numricos
en las hojas de clculo sin tener que recurrir a los grficos, Excel 2007 ofrece un gran
nmero de posibilidades en esta rea.
Excel dispone de una serie de formatos predefinidos que se pueden aplicar a un rango
de celdas.
Ejemplo:
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Ejemplo:
2.-En la opcin Dar formato como tabla elegimos el diseo y color que deseamos
para nuestra tabla.
3.-En el cuadro de dialogo Dar formato como tabla, especifique el rango donde se
encuentran los datos y si la primera fila contiene encabezados de columna.
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6. Copiar y mover celdas a travs del
Para mover copiar unas celdas a otra ubicacin, se deben seguir los siguientes
pasos:
Nota: Mientras la lnea punteada aparezca sobre el rea copiada puede volver a pegar
el rango en otra posicin sin necesidad de volver a copiar.
4.- Dar clic sobre el botn (Situado en la pestaa Inicio, seccin Portapapeles).
Nota: Se debe tener cuidado de no pegar las celdas copiadas sobre celdas no vacas,
ya que se borrar el contenido de las ltimas. Para quitar la lnea punteada alrededor
del rea copiada, oprimir la tecla ESC en el teclado.
El men contextual, tambin conocido como men del botn secundario, aparece al
hacer clic en una seleccin de celdas, incluye comandos relacionados con esa
actividad: Copiar, Pegar, Fuente, etc.
El men contextual aparece al dar clic al botn derecho del mouse (ratn), sobre algn
elemento en la pantalla, con esto, se abrir un men que le corresponde a ese
elemento donde se situ el mouse (ratn).
El men contextual permite un acceso rpido a las funciones bsicas relacionadas al
elemento.
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Se denomina "contextual" porque justamente las opciones que se despliegan tienen
relacin con lo que est "ocurriendo" en ese momento en tu ambiente de trabajo o
aplicacin en la computadora, o sea son opciones para un "contexto" especfico.
Microsoft Office Excel 2007 permite tener acceso de manera rpida a los comandos de
formato del texto incluido en las celdas mediante la mini barra de herramientas. Esta
barra aparece de manera atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos
dar formato, si sealamos con el puntero del ratn esta mini barra, se activar y
podremos elegir las opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.
A continuacin se enlistan los pasos para arrastrar datos dentro de una hoja de
trabajo.
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3.-Manteniendo el clic presionado en el borde se arrastra la informacin o datos hasta
el lugar deseado.
Los comentarios son como etiquetas adhesivas que se leen cuando se pasa el puntero
del ratn por la celda. Se usan para explicar contenidos ampliar informacin
referente al contenido de la celda.
Opcin 1:
Haz clic en la celda donde quieras aadir el comentario.
Ahora haz clic con el botn derecho del mouse (ratn) y en la lista desplegada
de opciones selecciona: Insertar comentario.
En pantalla aparece un pequeo cuadro similar a un post-it y el cursor est
situado en l para que escribas el texto.
Para cerrar basta hacer clic fuera de la nota en la que has escrito.
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A partir de insertar un comentario, aparece de lado derecho de la celda un
triangulo pequeo color rojo, que indica que esa celda tiene un comentario.
Opcin 2:
Se puede acudir a la cinta Revisar y pulsar sobre el botn de Nuevo comentario.
Opcin 3:
Seleccione la celda que desea comentar.
Presione Shift + F2.
En el cuadro de texto, inserte el comentario.
Se sabe que una celda contiene un comentario cuando aparece un pequeo tringulo
rojo en la esquina superior derecha.
Ejemplo:
O bien mediante el men contextual, haciendo clic con el botn derecho del mouse
(ratn) seleccionar en la lista de opciones Modificar comentario.
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Ejemplo:
4.-Una vez que hemos terminado hacer clic fuera del cuadro.
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O bien mediante el men contextual, haciendo clic con el botn derecho del mouse
(ratn) seleccionar en la lista de opciones Eliminar comentario.
Ejemplo:
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MDULO II.
CLCULO EN MS EXCEL
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7. Frmulas sencillas.
Son las que se refieren a la SUMA, RESTA, MULTIPLICACIN Y DIVISIN; veremos las
cuatro mediante los siguientes ejemplos:
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MULTIPLICACIN: Debemos colocarnos en la celda donde se requiere que aparezca
el resultado y comenzar a teclear las cantidades anteponiendo el signo "=" a
continuacin escribimos el multiplicando seguido del smbolo "*" despus el
multiplicador, pulsamos <Enter> y tendremos la solucin en la celda respectiva.
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de
datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo
como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes,
nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en
la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
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7.2. Uso de constantes.
Referencia Relativa: Indica la posicin relativa de una celda que contiene la frmula
y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la
frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la
referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas
utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda
B2 a la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2.
Referencia Absoluta: Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1,
siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin
de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se
copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma
predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario
cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la
celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1."
7.4. Autosuma.
Con ese botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha derecha
del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la siguiente lista desplegable:
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Ah tenemos la opcin de poder utilizar otra funcin aparte de la Suma, como puede
ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx. (obtiene el
valor mximo) o Mn. (obtiene el valor mnimo).
8. Funciones sencillas.
Suma: Con esta funcin lo que calculamos es la suma de todos los nmeros de un
conjunto de datos (tambin denominado rango) Se representa en la hoja de Excel:
=SUMA(celda(s):celda(s)).
Ejemplo:
=SUMA(A1,B1)
=PRODUCTO(A2,B2)
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Mximo y Mnimo: Con esta funcin Excel nos va a indicar el valor mximo y
mnimo de un conjunto de valores. As:=MAX(rango) y=MIN(rango).
Ejemplo de Mximo:
=MAX(A1:A8)
Ejemplo de Mnimo:
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8.1. Uso del asistente para funciones.
Microsoft Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una
breve descripcin de la funcin necesitada en el cuadro Buscar una funcin,
describimos la funcin y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta
forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que
nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin, las funciones que tienen
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que ver con la descripcin escrita, solo debemos seleccionar la funcin deseada y
llenar los datos correspondientes para que funcione correctamente.
Son las funciones de Excel que permiten realizar clculos estadsticos con datos, como
promedio, mediana, moda, desviacin estndar, entre otras.
Sintaxis: =CONTAR(A1:A20)
Ejemplo: Puede escribir la siguiente frmula para contar los nmeros en el rango
A1:A20
Sintaxis: CONTAR.BLANCO(rango)
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Ejemplo: Puede contar todas las celdas que comienzan con cierta letra, o bien todas
las celdas que contienen un nmero mayor o menor que un nmero especificado por el
usuario.
-MODA: Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango de
datos.
FUNCION DESCRIPCION
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADEROS.
FALSO Devuelve el valor lgico FALSO.
SI Especifica una prueba lgica que realizar.
NO Invierte el valor lgico del argumento.
O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.
VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO.
-Funcin Y: Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara.
Solamente devuelve VERDADERO si ambas condiciones se cumplen.
Ejemplo:
Y(2>1;3>2) devuelve VERDADERO
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-Funcin NO: Si valor_lgico es
FALSO, NO devuelve
VERDADERO; si valor_lgico es
VERDADERO, NO devuelve
FALSO.
-Funcin O:
Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara. Devuelve
VERDADERO si al menos una de las dos condiciones se cumple.
Ejemplo:
Con el formato condicional puedes hacer que tus datos numricos ofrezcan informacin
grfica adicional.
Si necesitas ofrecer una mejor visualizacin de los datos numricos en hojas de clculo
sin tener que recurrir a los grficos, Microsoft Excel 2007 ofrece un gran nmero de
posibilidades en esta rea.
Desde la Ficha Inicio del Grupo Estilos botn Formato Condicional, tenemos
disponible una serie de posibilidades para ofrecer una visualizacin grfica de los
valores numricos en las propias celdas.
A continuacin se detallan las diferentes formas en las que podemos utilizar el formato
Condicional:
Barras de Datos.
1.- Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional, seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que
quiere utilizar.
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Como ver en la siguiente imagen su rango de celdas ofrece la misma informacin que
antes pero gracias a esta opcin del Formato Condicional es mucho ms sencillo
identificar la informacin numrica global.
Escalas de color.
Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional, seleccione la opcin "Escalas de color" y dentro de ella el rango de
colores que quiere utilizar.
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Conjuntos de conos.
Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional seleccione la opcin Conjunto de conos y dentro de ella el tipo de
conos que desea utilizar.
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MDULO III
IMPRESIN
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10. Impresin de una hoja.
Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos
permite definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la misma.
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En la seccin Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Lneas de divisin: Para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro: Es por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a
utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos utilizar el cartucho de colores.
Calidad de borrador: Para realizar una impresin economizando el cartucho de tinta.
Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Encabezados de filas y columnas: Para imprimir los encabezados de filas (los
nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.
10.1. Pgina.
Antes de imprimir una hoja de clculo, Microsoft Excel 2007 nos permite modificar la
presentacin de las pginas.
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3.- Seleccionar la orientacin del papel, vertical u horizontal.
4.-En la seccin Ajuste de Escala: nos permitir indicar si deseamos que la salida a
impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien
ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico. Tambin
tenemos opciones como el tamao del papel y la calidad de impresin a utilizar.
5.- En la parte inferior derecha disponemos de un botn para ir a opciones especficas
de la impresora seleccionada.
10.2. Mrgenes.
Para modificar el tamao de los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las
hojas a imprimir, utilizar dentro de la ventana Configurar Pgina, la ficha Mrgenes.
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En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en el ejemplo dice
Pgina 2 de tablas, manuales.
Para modificar el pie de pgina, debemos hacer clic sobre el botn Personalizar pie
de pgina.
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Los pasos para insertar un encabezado o un pie de pgina son los siguientes:
1.-En la ficha Insertar dentro del grupo Texto, seleccionamos Encabezado y pie de
pgina.
2.-Nos abre un cuadro de texto donde podemos insertar el nombre de encabezado que
necesitamos.
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Si lo que deseamos es colocar un Pie de pgina, lo colocamos desde la misma
ubicacin que en el encabezado.
Estos son los pasos a seguir para Repetir encabezados en Microsoft Excel 2007.
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3.-En la seccin Imprimir Ttulos, daremos clic en la opcin Repetir filas en extremo
superior y Seleccionaremos las filas que llevaran el mismo encabezado.
10.4. Hoja.
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajan con
gran cantidad de datos y necesitan realizar clculos u operaciones con ellos.
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja de
trabajo antes de imprimirla.
Para ver la vista preliminar de la hoja, utiliza la opcin Vista Preliminar que
encontrars en el Botn Office, haciendo clic en la flecha derecha de Imprimir.
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En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar
utilizando los botones:
Nota: Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados.
10.6. Impresin.
Una vez que nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y
despus, seguir los siguientes pasos:
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Con el botn Propiedades podremos cambiar algunas caractersticas de la impresora.
En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las
Hojas activas o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja.
Por ltimo en Nmero de copias, podrs indicar el nmero de copias a imprimir del
documento y tambin indicar si deseas intercalar pginas.
Otra opcin es imprimir la hoja directamente sin pasar por este cuadro de dilogo
haciendo clic en la opcin Impresin Rpida que se encuentra dando clic al Botn
Office en el desplegable Imprimir.
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MDULO IV
GESTIN DE DATOS
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11. Gestionando una base de datos.
Muchos sistemas utilizados hoy en da requieren el uso de lo que se conoce como base
de datos para funcionar y para almacenar cantidades masivas de informacin
ofreciendo una manera rpida y fcil de utilizar los datos.
Puede utilizar Microsoft Office Excel 2007 para crear y editar conexiones a orgenes de
datos externos almacenados en un libro o en un archivo de conexin.
Podemos obtener datos externos desde:
Si deseamos ordenar datos, Excel nos ofrece realizarlo de manera simple, es decir,
ordenar por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para realizar un orden simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer
apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos
acceder a la pestaa Datos, pulsar sobre Ordenar y escoger el criterio de ordenacin o
bien pulsar sobre uno de los botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la
ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin
estn disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando clic derecho en el
encabezado de la columna, opcin Ordenar.
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Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos
o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn por el
primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn este botn sirve para abrir
el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el
criterio de la ordenacin.
Para utilizar el Filtro (Ubicado en la pestaa Datos, seccin ordenar y filtrar) nos
servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de los campos (podemos
mostrar u ocultar el autofiltro marcando o desmarcando el botn Filtro).
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Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del
campo Nombre, nos aparece un men
desplegable como el que vemos en la
imagen, donde nos ofrece una serie de
opciones para realizar el filtro.
11.3. Subtotales.
Una vez que hemos elegido nuestro archivo de datos, vamos a definir el resultado que
queremos tener, vemos en el ejemplo que tiene una lista de votos por partido y por
distrito. Lo que queremos tener es la suma de votos por partido en cada distrito.
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Lo primero que vamos a hacer es ordenar nuestra lista por el campo que deseamos, es
decir por la columna Partido.
Ya que esta ordenado este campo, lo que hacemos es seleccionar todas las celdas
dnde existan los datos.
Al tener seleccionados los datos, vamos a la pestaa Datos y presionamos el botn
Subtotal, que se encuentra dentro del grupo Esquema, en seguida aparecer un
cuadro de dilogo como el siguiente:
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Revisamos que estn seleccionadas las siguientes opciones: Reemplazar subtotales
actuales y Resumen debajo de los datos, despus hacemos clic en Aceptar.
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Nos posicionamos en cualquier celda en donde haremos la tabla dinmica.
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En la parte superior de dicho cuadro de dilogo aparecen los campos de nuestra tabla
de datos original. En la parte inferior se muestran cuatro reas adonde arrastrar los
datos y disear la tabla.
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Los campos que situemos en el rea Rtulos de columna aparecern en horizontal a lo
largo de la tabla y los que situemos en el rea Rtulos de fila en vertical. Los Valores
se establecen para situar los clculos totales de datos.
Podemos observar dependiendo del tipo de datos que contenga el campo, ste se
coloca automticamente en el rea correspondiente.
En este caso como el campo nombre contiene texto, al hacer clic en la casilla de
verificacin se ubica directamente bajo los Rtulos de fila. Los otros dos campos al
contener datos numricos se ubican en el rea Valores. Podemos modificar la ubicacin
de los datos haciendo clic y arrastrando al rea que deseemos.
Automticamente, se van aadiendo visualmente los datos a la tabla dinmica situada
a la izquierda del cuadro de dilogo Lista de campos de tabla dinmica.
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12.2. Reportes.
Excel mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el grfico dinmico.
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Excel muestra el cuadro de dilogo Conexiones existentes.
3. En la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de dilogo,
seleccione la categora de conexiones para la cual desea elegir una conexin o
seleccione Todas las conexiones existentes (que es el valor
predeterminado).
4. Seleccione una conexin del cuadro de lista Seleccionar una conexin y haga
clic en Abrir.
Puede usar cualquier tipo de grfico excepto los grficos xy (dispersin), de burbujas o
de cotizaciones.
Busque el informe de tabla dinmica asociado que tenga el mismo nombre que el
informe de grfico dinmico haciendo lo siguiente:
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2.-Para determinar cul es el nombre del informe de tabla dinmica asociado, en la
ficha Diseo, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos para mostrar el
cuadro de dilogo Modificar origen de datos, anote el nombre de la tabla dinmica
asociada, que es el texto que sigue al signo de exclamacin (!) en el cuadro de texto
Rango de datos del grfico y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
3.-Para encontrar el informe de tabla dinmica asociado, haga clic en el informe de
tabla dinmica del libro, vaya a la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinmica, haga
clic en Opciones hasta que encuentre el mismo nombre en el cuadro de texto
Nombre.
4.-Haga clic en Aceptar.
5.-En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a
continuacin, en Toda la tabla dinmica.
6.-Presione SUPR.
1. Seleccione los datos del informe de tabla dinmica que desee usar en el grfico.
Para incluir botones de campo y datos en la primera fila y columna del informe,
comience a arrastrar desde la esquina inferior derecha de los datos que seleccione.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
3. Haga clic en una celda en blanco fuera del informe de tabla dinmica.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada al lado de
Pegar y, a continuacin, haga clic en Pegado especial.
5. Haga clic en Valores y, a continuacin, en Aceptar.
6. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en un tipo de grfico.
Cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de
nmeros para resumir y deseas realizar comparaciones distintas con cada nmero para
eso se usan las tablas dinmicas en Excel.
-Filtro de informe
-Rtulos de columna
- Rtulos de fila
-Valores
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MDULO V.
MANEJO DE GRFICOS
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14. Creacin de una grfica.
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo que facilita
su interpretacin. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la
interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de
datos clasificados por filas y columnas.
Vamos a crear una grfica mediante el siguiente ejemplo:
2.- Desde la pestaa Insertar, seccin Grficos, seleccionamos el tipo de grfico que
deseamos, en este ejemplo escogeremos Columna.
4.- Ya estar creado en nuestra hoja de trabajo, el grfico con la informacin que
hemos seleccionado.
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Ejemplo:
Microsoft Excel 2007 nos presenta una nueva barra de herramientas en donde
podemos seleccionar el tipo de grfico que deseamos con solo dar clic en l.
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Dispersin: Este tipo de grfico compara pares de valores. Utilcelo cuando los valores
que se estn representando no estn en el eje X, o cuando representen medidas
separadas.
Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo de grfico que nos
interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
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Aqu podemos ver todas las opciones de grficos disponibles como son:
Guarda el formato y diseo del grfico como plantilla que puede aplicar a
futuros grficos.
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Mueve este grfico a otra hoja o ficha del libro.
La barra de herramientas de Formatos nos ofrece diferentes opciones para dar formato
a nuestro grfico.
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14.4. Editando texto directamente sobre el marco del grfico.
1.- Haz clic sobre el texto que quieres editar para seleccionarlo. Aparecer un recuadro
alrededor del mismo.
2.- Comprueba que el punto de insercin aparece en el texto dentro del recuadro. Si
no es as, vuelve a hacer clic dentro del recuadro para que aparezca.
3.- Edita el texto como lo haras si estuvieses editando el contenido de una celda de la
hoja de clculo.
4.- Pulsa la tecla Esc para introducir el texto modificado. Si despus de introducir el
texto modificado cambias de idea y quieres recuperar el texto que haba antes de
modificarlo, utiliza el comando Deshacer.
Para modificar el rea del grfico es necesario posicionarnos en alguno de los bordes
del rea hasta que el cursor cambie a las flechas para modificar el tamao de una
imagen tal como se muestra en la pantalla:
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Ajustar el tamao del rea de trazado.
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