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PROCEDIMIENTO

VERSIN:
4

ACCESO E IDENTIFICACION DE
FECHA:
REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA INDOLE 20/SEP/2010

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derechos de autor, solo el personal acreditado de la Organizacin tiene autorizacin para la utilizacin con fines
laborales de este documento, prohibida la reproduccin total y/o parcial de su contenido salvo autorizacin explcita
escrita por parte de la Gerencia.

Este Documento est firmado digitalmente cualquier alteracin anulara las firmas y carecer de valor alguno ante el
Sistema de Gestin Integral de la Organizacin.

RESPONSABLE : GERENTE
REVISO : DIRECTOR ADMINISTRATIVO
APROB : GERENTE

VERSIN FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO AUTOR

0 02/05/2007 Creacin Ral Avellaneda

Modificacin en el numeral 4.2, 4.3, se excluye


1 11/11/2007 numeral 4.4 en adelante, anulacin de codificacin Ral Avellaneda
y modificacin de los registros

2 12/02/2008 Inclusin del Flujo grama y cambio de la estructura Ral Avellaneda

Se asigna la responsabilidad a la gerencia, se


modifica la herramienta de identificacin, se incluye
3 30/03/2009 Virginia Rozo
el perodo de transicin del requisito, gestin del
requisito legal
Se unifican los numerales 3 y 4, mejorando las
herramientas de identificaciones de los requisitos
4 20/09/2010 aplicables, en el 8 se enfatiza la necesidad de las Virginia Rozo
actualizaciones de la matriz cuando surja un nuevo
requisito y/o aplique uno ya identificacdo.

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OBJETIVO
Establecer la metodologa para identificar, acceder y comunicar la normatividad legal y de otra ndole aplicable,
a las actividades de la Organizacin y evaluar la efectividad de su cumplimiento.

ALCANCE
Aplica para la gestin en calidad, seguridad industrial, salud ocupacional, medio ambiente y otros que la
Organizacin suscriba.

DEFINICIONES
AFP: Administradora de Fondo de Pensiones

ARP: Administradora de Riesgos Profesionales

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Disposicin: Determinacin de las acciones que se deben tomar cuando se detecta un producto o servicio
no-conforme.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Requisito Legal: Es una obligacin que establece la legislacin aplicable a una actividad y cuyo
incumplimiento puede ocasionar sanciones.

SSOMA: Seguridad industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

Convenciones de flujo grama

Inicio-Fin Conector
Actividad Documento
Verificacin Decisin de
Document pagina
o multiple

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INICIO

1 Necesidad de cumplimiento

Identificacin de actividades ,
2
productos y/o servicios

Identificacin de requisitos legales aplicables


de origen nacional, regional, Local y sectorial 3
convenios internacionales

Registro de la
Elaboracin o actualizacin de la matriz de elaboracin y/o
4 identificacin de requisitos legales y de otra actualizacin
ndole.

Periodo de transicin
5
para el requisito legal

NO

Difusin al personal que debe aplicar


6
la legislacin y partes interesadas

Gestin
de requisitos legales
7
aplicacin y
actualizacin

SI

Evaluacin del
8
cumplimiento legal

Resultados de
Generar plan de
las
9 accin para NO Se cumple?
evaluaciones
cumplimiento

SI

FIN

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1. Este procedimiento inicia con la necesidad de dar cumplimiento a la legislacin legal vigente y de
otra ndole por la Organizacin.

2. Para que este cumplimiento sea efectivo, se realiza la identificacin de las actividades, productos o
servicios que la Organizacin brinda, esta actividad estar a cargo de la Gerencia. Se puede apoyar
en el panorama de riesgos y peligros, la matriz de evaluacin de aspectos ambientales e
identificacin de requisitos del cliente y de otra ndole ya que en estos documentos se describen a
fondo las actividades de la Organizacin.

3. Se buscara la normatividad legal aplicable en las entidades gubernamentales de la zona con el fin
de no omitir ninguna ley para la identificacin de los requisitos legales y de otra ndole aplicable de
origen Nacional, Regional, Local, Sectorial e Internacional. Si algn miembro de la Organizacin
diferente al Gerente conoce de requisitos legales y de otra ndole que le apliquen a la Organizacin
los deber enviar a la Gerencia para su anlisis y validacin a que haya lugar.
En la zona en la cual se ejecuten actividades fuera de las instalaciones del cliente (o instalaciones
de terceros segn rdenes del cliente) a cargo de la Organizacin, se deber consultar en las
entidades gubernamentales de la zona, la normatividad legal aplicable para control de impactos
ambientales y obligaciones en seguridad industrial y salud ocupacional. Las entidades a consultar
son:
Alcaldas Municipales.
Gobernaciones.
Corporaciones regionales
Hospitales o Centro de Salud.

Algunas de las fuentes que se deben consultar para mantener actualizados los requisitos legales y de otra
ndole son sin limitarse:

Biblioteca de legislacin con actualizacin, suministrada por el Consejo Colombiano de Seguridad.


Biblioteca de legislacin con actualizacin de la ARP COLMENA.
Cdigo Sustantivo del Trabajo y Cdigo Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social.
Constitucin Poltica de Colombia.
Libros LEGIS Ambiental y Seguridad Social.
Sentencias de las cortes.
Cmaras de Comercio
Gacetas Oficiales
Superintendencia de servicios pblicos
Superintendencia de Industria y Comercio
Superintendencia Bancaria
www.activolegal.com
www.asocars.org.co
www.dafp.gov.co/direccin jurdica.
www.germanplazas.com
www.google.com

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www.humboldt.org.co
www.ideam.gov.co
www.laleycolombiana.com
www.minambiente.gov.co
www.minproteccionsocial.gov.co
www.presidencia.gov.co
www.secretariadeambiente.gov.co

4. Cuando se tiene debidamente identificada la legislacin aplicable a la Organizacin, se elabora y/o


se actualiza la matriz de identificacin de requisitos legales y de otra ndole; dejando el respectivo
registro.

5. Teniendo en cuenta que la legislacin una vez emitida tiene un perodo de transicin, el
responsable directo de la actividad tendr que coordinar todas las acciones necesarias para dar
cumplimiento al requisito legal, en el tiempo establecido

6. La distribucin de los requisitos legales y otros: Son para los responsables que por su actividad
requieren del conocimiento de los requisitos legales y de otra ndole que le aplique a su actividad.
El responsable de actualizacin y difusin de la matriz legal es el Gerente, quin enva por correo
electrnico el requisito legal que ha adicionado al involucrado directo; a fin de que este haga la
respectiva socializacin.

7. Gestin de los Requisitos Legales: Una vez la matriz legal sea actualizada el Gerente y el dueo del
proceso debe asegurarse de que los requisitos legales y de otra ndole aplicables a la Organizacin,
sean tenidos en cuenta en el establecimiento, implementacin y mantenimiento del Sistema de
Gestin Integral de la Organizacin. Nota: De aplicar requisitos nuevos y/o previamente
identificados pero que en su momento no aplicaban a la Organizacin, la matriz debe ser
actualizada inmediatamente por la Gerencia.

8. Evaluacin del Cumplimiento Legal: Se evaluara el cumplimiento de los requisitos legales y de otra
ndole aplicables a la Organizacin, de acuerdo a las fechas de revisin establecidas en la matriz,
sus frecuencias pueden variar dependiendo del requisito, generando un registro adecuado a la
naturaleza del requisito. Las evaluaciones se pueden registrar en Actas de Gerencia; Actas de
Reuniones u otro elemento que me permita evidenciar el cumplimiento de los requisitos. Registro
al Cumplimiento Legal: en el Formato Matriz de Identificacin de Requisitos Legales y de Otra
ndole en S&SO y Formato Matriz de Identificacin de Requisitos Legales y de Otra ndole en
Ambiental en la columna registro del cumplimiento se dejara evidencia del cumplimiento, haciendo
as ms fcil y oportuna su evaluacin.

9. En el evento de que algn integrante de la Organizacin identifique el no cumplimiento de los


requisitos legales y de otra ndole, deber aplicar el procedimiento de control no conformidad,
acciones correctivas, preventivas y de mejora, con un reporte a la Gerencia del hallazgo, luego de
generar el plan de accin pasa al numeral 3.

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DOCUMENTOS RELACIONADOS

Formato matriz de identificacin de requisitos legales y de otra ndole en medio ambiente


Formato matriz de identificacin de requisitos legales y de otra ndole en S&SO
Formato tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora
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Cdigo Sustantivo del Trabajo y Cdigo Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social - LEGIS
Rgimen de Seguridad Social LEGIS
Rgimen Legal del Medio Ambiente. - LEGIS
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