Pasos para una negociacin exitosa

Pasos para una negociacin exitosa

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 Pasos para una negociacin exitosa

ndice

Inicio ..............................................................................................
3
- Introduccin
- Objetivo - Temario
- Antecedentes

Tema 1. Preparacin de la negociacin ........................................

5
- Introduccin
- Objetivo
- Conclusin

Tema 2. Desarrollo de la negociacin ...........................................

9
- Introduccin
- Objetivo
- Conclusin

Tema 3. Cierre de la negociacin ...............................................

12
- Introduccin
- Objetivo
- Conclusin

Conclusin del curso ...................................................................

15 Inicio
Introduccin

Muchas veces, la falta de tiempo, el exceso de trabajo y las presiones de otras actividades
ms urgentes, provocan que dejemos la planeacin de cualquier actividad, y en especial de
una futura negociacin hasta el final, o an peor, que simplemente no lo hagamos.

Por otra parte, la falta de inters en esta importante funcin, las distracciones constantes y la
apata ante una actividad que algunas personas encuentran tediosa, puede llevar a una mala o
nula preparacin, con sus consecuentes resultados negativos al momento de negociar.

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No basta con ser rpido, gil de mente y efectivo al momento de negociar, adems, se debe
tener objetivos claros, informacin completa y detallada, un plan de accin, una estrategia a
seguir, un listado de temas a tratar, una distribucin de asuntos y priorizar los mismos, as como
un resultado deseado a buscar.

Algunas personas asumen que planear significa saber de qu se trata el asunto a tratar, pero
una verdadera planeacin, no est construida por adquirir cierta informacin bsica y superficial,
sino que implica un verdadero proceso de administracin de la informacin y su utilizacin,
para realmente planear con anticipacin la futura negociacin.

Finalmente, debemos recordar que las habilidades propias, la experiencia personal y nuestro
estilo negociador, as como los de la contraparte, son factores sobre los que tenemos muy poco
control, por lo que en realidad, lo nico que realmente podemos controlar completamente, es
la planeacin previa que realizamos y que nos lleva a definir nuestra estrategia y plan de accin.

Dicho de otra manera, el desarrollo y el cierre de la negociacin siempre sern inciertos, por
mayores esfuerzos que hagamos para controlarlos, y lo nico que realmente podemos controlar
por completo, es la planeacin previa.

Objetivo
Identificar las diferentes etapas de la negociacin, para as preparar un proceso de negociacin, con
el fin de ejecutarlo y culminarlo exitosamente.

Temario
1. Preparacin de la negociacin.

Planteamiento, Anlisis, Objetivos, Estrategias, Evaluacin, Metodologa.

2. Desarrollo de la negociacin.

Acciones, Tcticas, Terceros, Acuerdos.

3. Cierre de la negociacin.

Instrumentacin, Seguimiento, Renegociacin.

Antecedentes
El ingeniero Indalecio Iturbide, es el Subgerente de Relaciones Comerciales Internacionales, de la
Empresa Comercializadora del Golfo S.A de C.V., quien tiene una junta de trabajo con el Lic.
Adalberto Santos, uno de los nuevos colaboradores dentro de su equipo negociador.

Ing. Iturbide

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Muy bien Licenciado, sta ser su primera gran negociacin comercial, as que hay que
estar preparados para todo. Estas empresas Internacionales, tienen muchos recursos
para aplicar.

Lic. Adalberto Santos

Si Ingeniero, me han dicho que su equipo negociador es muy bueno, qu estrategias vamos
a utilizar?, tiene algunas recomendaciones para m?

Ing. Iturbide
Si, te explicar uno a uno todos los pasos para realizar una negociacin, y as sabrs los
lineamientos generales que debes seguir, Qu te parece?

Lic. Adalberto Santos

Me parece excelente!, cundo empezamos?

Ing. Iturbide
De inmediato

Tema 1. Preparacin de la negociacin

Introduccin
La preparacin es el primer paso a seguir para lograr con xito el cierre de una negociacin
efectiva, es por esto que en este tema analizars su importancia, identificars los pasos a seguir
en la preparacin de la estrategia de negociacin y revisars algunos ejemplos de su aplicacin.

Objetivos
Identificar los seis pasos iniciales de la negociacin.
Exponer, a travs de un ejemplo, la aplicacin de los seis pasos para la preparacin de una
negociacin exitosa.

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El Ing. Iturbide le explica al Lic. Adalberto Santos los pasos a seguir dentro de la etapa de
preparacin.

La preparacin para la negociacin est formado

por una serie de pasos coherentes a seguir, que
permiten articular un conjunto de elementos
enfocados a preparar adecuadamente la estrategia
de negociacin.

Lo primero que se determinar en una negociacin es su planteamiento, es decir:

Identificar cada una de las partes involucradas.
Ubicar los lmites o marco referencial de la negociacin.
El tiempo para realizarla.
Planteamiento Los episodios en los que se realizar.
Los antecedentes de la negociacin.
Los objetivos comunes y la aproximacin previa (si la hay)

El segundo paso es analizar la informacin generada en el planteamiento:

Valorarla entre s.
Anlisis Compararla con la informacin obtenida en negociaciones previas.
Identificar factores de incidencia y/o riesgo.
Plantear el marco conceptual de la negociacin.

El tercer paso es identificar el o los objetivos, ya que es la parte ms importante de

la negociacin y consiste en reconocer:
Qu es lo que se quiere lograr con la negociacin?
Qu fin se persigue?, o cul es el resultado final deseable o al que se
quiere llegar?
El objetivo puede ser nico o mltiple, en caso de haber ms de un objetivo,
Objetivos tambin se deben establecer las prioridades entre los mismos, a fin de
tener un orden de importancia y preferencia en cuanto a los objetivos a
lograr.

El cuarto paso consiste en la definicin de la estrategia a seguir, la estrategia no es

Estrategias otra cosa ms que el plan maestro de accin dirigido a obtener los objetivos
deseados.

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El quinto paso es la evaluacin de los temas en discusin, es decir elaborar el

marco de referencia del problema a resolver o la negociacin para llevarla a cabo.
Esta evaluacin se relaciona con darle una dimensin realista al mundo a nuestro
Evaluacin alrededor, pues es que evidente que cada persona puede ver las situaciones de
distinta manera y la objetividad de dicha visin, es slo la consecuencia de la propia
subjetividad de cada persona, quien analice la situacin.

Finalmente, el sexto paso sera el procedimiento en s de la negociacin, pues a

pesar del plan estructurado con base en los cinco pasos anteriores, siempre existir
un elemento de transformacin durante el proceso mismo de la negociacin. Al
interactuar e intercambiarse la informacin de las partes negociantes, la mutua
Metodologa influencia provocar variaciones en la estructura previa elaborada por cada una de
ellas. Asimismo, la influencia de la informacin presentada por la contraparte, puede
modificar el plan original que se haba planteado.

Ing. Iturbide:
Una vez que conocimos los seis pasos iniciales de toda negociacin, te dar un ejemplo de
cada uno, para que lo entiendas mejor.

Lic. Adalberto Santos:

La verdad si se lo agradecera, pues est un poco complicado, es mucha informacin y
bastantes trminos poco comunes.

Ing. Iturbide:
No te preocupes, acurdate que nadie nace enseando, esto se va aprendiendo poco a poco
y con mucha prctica.

Lic. Adalberto Santos:

Pues qu bueno que usted es un experto.

Ejemplo de cmo aplicaran cada uno de los seis pasos para la preparacin de una negociacin con
la empresa Christmas Three.

1. Planteamiento
2. Anlisis
3. Objetivos
4. Estrategias
5. Evaluacin
6. Metodologa

Nuestra empresa est interesada en obtener un contrato de distribucin

para Mxico de artculos navideos fabricados en China por la empresa
Christmas Three. Esta empresa cuenta con ms de 1,000 empleados y
factura alrededor de 5.7 millones de dlares al ao. No realiza ventas
1. Planteamiento actualmente en Mxico y no hemos hecho contacto alguno con ellos, pero
sabemos que tiene inters en extender su mercado a nuestro pas.
Creemos que podemos iniciar una negociacin con ellos y en
aproximadamente 3 meses distribuir en Mxico entre el 40 y el 70% de sus
productos.

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Esta empresa es mucho ms grande que nosotros, pues apenas contamos

con 35 empleados incluyendo vendedores, facturamos alrededor de 150,
000 dlares al ao y slo hemos hecho negocios internacionales con
2. Anlisis
empresas norteamericanas. Nos interesa mucho un contrato de distribucin
exclusivo y un margen de ganancia atractivo a cambio de abrirles un nuevo
mercado, asimismo nos gustara un contrato por 5 aos renovable a otros 5
por lo menos.

Nuestro objetivo principal es obtener el contrato de distribucin exclusivo,

en los trminos que nos convienen, como objetivo secundario, queremos
asegurar la calidad del producto y bajo precio, pues ambos sern nuestras
3. Objetivos armas competitivas, as como el oportuno envo de las mercancas, pues
los retrasos en los envos por barco son comunes, nuestros agentes de
ventas son muy activos y no contamos con capital suficiente, por lo que no
podemos darnos el lujo de tener demasiado inventario almacenado.

Les haremos una llamada telefnica para concertar una cita y enviaremos
4. Estrategias al Lic. Adalberto Santos a Shanghi, donde se encuentran las oficinas de
Christmas Three a negociar con ellos un contrato.

Sabemos que pueden tratar de abusar de su posicin dominante en la

negociacin, es posible que contacten otros distribuidores para tener varias
opciones y presionarnos y nosotros por nuestra parte tenemos muy poco
inters en contratar con otra empresa, hemos sabido que el margen de
5. Evaluacin
utilidad en otros pases es del 40% y que usualmente el distribuidor y el
fabricante comparten los gastos del flete y el riesgo, cosas que no estamos
en posibilidad de aceptar, aunque podramos aceptar un margen de
ganancia menor.

Estos son los lineamientos generales, para efectos prcticos, el contrato

exclusivo de distribucin no es negociable, el margen de ganancia puede
ser de un 30% y aceptaramos hasta un mnimo de 15% si las otras
condiciones nos son favorables. Podemos pagar algo o todo el flete
6. Metodologa terrestre en Mxico, pero no el martimo y podramos recibir la mercanca
una vez al mes, en Veracruz o Mazatln, suponemos por razones
geogrficas que ellos preferirn Mazatln, a nosotros nos da igual, pero no
lo diremos al principio. Es importante que el riesgo de transporte de la
mercanca y/o el seguro lo absorban ellos y que nos cambien toda la
mercanca daada a juicio nuestro, por nueva, en el siguiente embarque.
Todo lo dems, fuera de estos aspectos, es ampliamente negociable.

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Conclusin
En este tema vimos que la preparacin de la negociacin se basa en seis pasos bsicos a seguir,
donde el planteamiento es lo primero que se determina en una negociacin; seguido por el
anlisis donde se examina la informacin generada en el planteamiento; siendo el tercer paso el
objetivo que es la parte ms importante de la negociacin.

Posteriormente vienen las estrategias o plan maestro de accin, las cuales estn dirigidas a
obtener los objetivos deseados; el quinto paso es la evaluacin de temas, donde se elabora un
marco de referencia del problema a resolver o la negociacin para llevarla a cabo; y, finalmente,
est la metodologa que es donde se trazan los procedimientos de la negociacin.

Tema 2. Desarrollo de la negociacin.

Introduccin
En el desarrollo de la negociacin no hay reglas fijas a seguir, sin embargo se identificaron cuatro
puntos que comnmente definen el desarrollo de toda negociacin, y aunque no todos
necesariamente intervienen en sta, es importante conocerlos e identificar a qu se refiere cada
uno de ellos.

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Objetivo

Distinguir los cuatro puntos que definen el desarrollo de la negociacin.

Lic. Adalberto Santos:

Pues la verdad me siento ms seguro de conocer toda esta informacin Ingeniero, y no ir
a negociar de manera improvisada, como a veces acostumbrarnos. Sin embargo, me
siento francamente inquieto por esa ltima parte, el paso de la metodologa, creo que
pudiera estar dbil en ese paso.

Ing. Iturbide:
Efectivamente, se pone uno un poco nervioso, pues se pierde algo de control sobre la
negociacin, peor el conocer el desarrollo de la misma, te dar ms seguridad en tu
preparacin para este proceso, por lo que te explicar en un minuto cmo funciona.

Los siguientes cuatro puntos definen el desarrollo de toda negociacin, y aunque no todos
intervienen siempre es importante conocerlos.

Acciones
Tcticas
Terceros
Acuerdos

Las principales acciones que se deben llevar a cabo durante el proceso de

negociacin son:

Crear un libre flujo de informacin.

Tratar de reconocer y comprender las necesidades y objetivos reales de
Acciones la contraparte.
Enfatizar los puntos en comn entre las partes y minimizar las diferencias.
Buscar soluciones que cumplan las metas y objetivos de ambas partes.

Las principales tcticas recomendadas durante el proceso de negociacin son:

Identificar y definir el problema de una forma mutuamente aceptable.

Transformar el problema en un objetivo identificando los obstculos para
cumplir el objetivo.
Tcticas Despersonalizar el problema.
Identificar intereses y necesidades.
Generar alternativas de solucin.

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Uno de los puntos de relevancia durante el proceso de negociacin, es la posible

intervencin de terceros:

Agentes y representantes.
Negociaciones adicionales.
Terceros Equipos de negociadores.
Partes no representadas o audiencia.
Terceros.

Finalmente, analizaremos los puntos relevantes con respecto a los acuerdos:

Crear opciones.
Expandir el pastel.
Intercambio de intereses.
Acuerdos Uso de compensaciones.
Reducir el costo del cumplimiento.
Encontrar una solucin puente.
Generar soluciones alternativas.
Lluvia de ideas.
Grupo nominal.
Encuestas.

Ing. Iturbide:
Espero que te haya quedado claro, Adalberto, las complejidades durante el proceso de
negociacin, ya que son muchas, y slo se dominan con la prctica.

Lic. Adalberto Santos:

Si Ingeniero, me qued muy claro, y no me cabe la menor duda, que esto es slo el principio
de muchas cosas ms que tendr que aprender.

Ing. Iturbide:
Exactamente Adalberto, prcticamente entre ms se estudia este tema, ms se da uno
cuenta de la vasta informacin y de la profunda ignorancia en la que nos encontramos.

Lic. Adalberto Santos:

Ni hablar!, pues habr que ponerse a estudiar entonces.

Conclusin
En este tema revisamos los cuatro puntos que definen el desarrollo de toda negociacin. Iniciamos
revisando las acciones que se deben llevar a cabo durante el proceso de la negociacin; y
algunas de las tcticas recomendadas para este proceso, como el identificar y definir el problema
de una forma aceptable, as como generar alternativas de solucin. Por otro lado, dentro de los
puntos de gran relevancia durante el proceso de negociacin est la posible intervencin de
terceros y finalmente se encuentran los acuerdos.

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Tema 3. Cierre de la negociacin.

Introduccin
El cierre de la negociacin es el punto culminante de todo el proceso. Todo el esfuerzo
anteriormente realizado se ver reflejado en este punto. En este tema vers cmo se realiza el
cierre de la negociacin a travs de los puntos que la definen, que aunque no todos se llevan
siempre a cabo, es importante conocerlos y aplicarlos a la hora de hacer el cierre.

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Objetivo
Distinguir los tres puntos que definen el cierre en toda negociacin.

Lic. Adalberto Santos:

Pues la verdad creo que me qued bastante claro todo, pero tengo una duda, cmo se da
por terminada la negociacin?

Ing. Iturbide:
Bueno, hay varias formas de terminar una negociacin, puede ser que ambas partes
decidan terminarla sin llegar a un acuerdo, que una de las partes decida retirarse de la
negociacin o que ambas partes lleguen a un acuerdo, nos enfocaremos en este ltimo
caso, que es el que realmente nos interesa.

Los siguientes tres puntos definen el cierre de toda negociacin, y aunque no todos se llevan a
cabo siempre, es importante conocerlos.

Instrumentacin
Seguimiento
Renegociacin

Al final de toda negociacin se lleva a cabo lo que llamaremos la

negociacin final, en la cual se llega a un acuerdo mediante la mutua
convergencia de los intereses de cada una de las partes, moviendo
paulatinamente sus posiciones encontradas, a travs de paquetes o grupos
de intereses, hacia una posicin mutuamente aceptable.

En esta etapa, es comn que las partes se den cuenta que dejaron fuera
algunos temas, que algunas cosas que negociaron no son viables, que
pudiera contener acuerdos ilegales, las situaciones han cambiado, o nuevos
puntos de discusin existen, es aqu donde entrara de nuevo la etapa de
renegociacin.

Una vez puestos de acuerdo, las partes debern identificar el procedimiento

que seguirn para establecer en la prctica la serie de pasos operativos que
les permitirn ejecutar el acuerdo, es decir, quin har qu, cmo y cundo.

Establecern un sistema de monitoreo y seguimiento, para asegurarse que

Instrumentacin

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el acuerdo est teniendo verificativo conforme a lo acordado.

Finalmente se formalizar el acuerdo, y se establecer una forma de

compromiso para su ejecucin, y un mecanismo para poder ejecutar el
acuerdo forzosamente en caso necesario.

Se recomienda siempre hacer el acuerdo por escrito, firmado por ambas

partes o sus representantes legales con poder suficiente de representacin
para obligar a la parte que representa, hacerlo ante dos testigos, y ratificarlo
ante un notario o corredor pblico.

En trminos de instrumentacin de la negociacin, algunos elementos

a considerar son:

Buscar siempre acuerdos completamente efectivos.

Tratar de que el acuerdo sea justo para ambas partes.
Evitar llegar a un acuerdo para salir del paso, y que luego no se
cumplir.
Tratar de evitar que las partes acepten el primer acuerdo que se
les ocurre sin evaluar otras opciones.
Evitar el famoso partirlo por la mitad (50-50) si esto no es
equitativo para ambas partes.

Retomaremos en esta etapa, dos de los puntos mencionados en la etapa

anterior de instrumentacin.

Una vez puestos de acuerdo, las partes debern identificar el

procedimiento que seguirn para establecer en la prctica la serie de pasos
operativos que les permitirn ejecutar el acuerdo, es decir, quin har qu,
cmo y cundo.
Seguimiento
Establecern un sistema de monitoreo y seguimiento, para asegurarse que
el acuerdo est teniendo verificativo conforme a lo acordado.

Y slo resta, el que las partes ejecuten en esta etapa de seguimiento el

acuerdo a los procedimientos que hayan establecido.

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Repetiremos nuevamente la parte de renegociacin, mencionada en la

etapa de instrumentacin.

En esta etapa es comn que las partes se den cuenta que dejaron fuera
algunos temas, que algunas cosas que negociaron no son viables, que
pudiera contener acuerdos ilegales, las situaciones han cambiado, o nuevos
puntos de discusin existen, es aqu donde entrara de nuevo la etapa de
renegociacin.

Tambin puede suceder, que alguna de las partes sea morosa en ejecutar
o realizar el acuerdo, que se niegue a hacerlo, o que por alguna razn se
vuelva imprctico o gravoso ejecutarlo.

Puede existir asimismo una situacin de empantanamiento (impasse) por

Renegociacin alguna razn, o an peor, que alguna de las partes se niegue a cumplir el
acuerdo alegando que no le qued claro cules eran sus obligaciones.

En cualquier caso de los mencionados, y en otros que pudieran surgir, no

previstos y que afecten la correcta ejecucin del acuerdo, se recomienda
siempre la renegociacin como primera instancia, antes de acudir a otro
mtodo de solucin de conflictos ms complejo, como pudiera ser la
mediacin, conciliacin o arbitraje, y por supuesto tambin, antes de acudir
a demandar en un juicio.

Qu debemos hacer si la contraparte se niega a ejecutar el acuerdo o lo hace slo

parcialmente?

1. Antes de que eso suceda, asegurarse de consultar un abogado experto que revise el
acuerdo, y que el mismo acuerdo se firme y ratifique ante notario.
2. Luego de que la parte se niega a cumplir, evaluar la posibilidad de una renegociacin, otro
mtodo alterno de solucin de conflictos y eventualmente la demanda judicial sobre el
incumplimiento del acuerdo firmado.

Conclusin
En este tema, vimos que hay varias formas de terminar una negociacin, puede ser porque ambas
partes decidieron terminarla sin haber llegado a un acuerdo, porque una de las partes decide
retirarse de la negociacin, o bien porque ambas partes llegaron a un acuerdo. Por ello, se
identificaron tres puntos importantes que llevan a un cierre exitoso en toda negociacin:

En trminos de instrumentacin hay algunos elementos a considerar como buscar acuerdos

efectivos, tratar de que el acuerdo sea justo para ambas apartes y evitar llegar a un acuerdo para
salir del paso.

Para el seguimiento, es necesario que las partes identifiquen el procedimiento a seguir, para
establecer en la prctica la serie de pasos operativos que permitan ejecutar el acuerdo.

Por ltimo, se recomienda la renegociacin como primera instancia, en caso de que pudiera surgir
algn percance.

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Conclusin del curso

Lic. Adalberto Santos:

Muy bien! Ya me ha quedado muy claro cmo terminar la negociacin, hacer el cierre, y en
su caso renegociar.

Ing. Iturbide:
Qu bueno! Me da mucho gusto que lo hayas comprendido, ahora slo tienes que poner en
prctica tus nuevos conocimientos y desarrollar tus habilidades negociadoras.

Lic. Adalberto Santos:

La verdad se lo agradezco mucho, en serio que s me siento mejor preparado para iniciar
las negociaciones.

Ing. Iturbide:
Recuerda que nadie nace enseado, la prctica hace al maestro, te deseo: Mucha suerte!

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