GUA DEL AUDITOR

GUA
DEL
AUDITOR

Direccin de Calidad
Abril 2005
Revisin 00
GUA DEL AUDITOR
 GUA DEL AUDITOR

Definicin

Auditora

Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la

auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se
cumplen los criterios de auditora.
 GUA DEL AUDITOR

TABLA DE CONTENIDO

I - Planeacin de la Auditora

a. Calendario de auditoras
b. Plan de Auditora

II - Realizacin de la Auditora

a. Reunin de apertura
b. Desarrollo de la Auditora
c. Tcnicas de Auditora
d. Reunin de clausura

III - Informe de la Auditora

IV - Seguimiento

V - Registros
 GUA DEL AUDITOR

I - PLANEACION DE LA AUDITORA

A - Calendario de auditoras

El Calendario de Auditoras (FTO-REP-09), debe considerar:

- Preocupaciones y / o prioridades de la Direccin

- Estado de implementacin del sistema de calidad
- Resultado de las auditoras realizadas
- Procesos identificados con problemas
- Despus de un cambio importante, para poder evaluar su impacto
- Familiarizacin y experiencia del personal con las actividades que realiza
- Grado o requerimientos del proyecto (producto) bajo contrato
- Estado y requerimientos del proyecto (producto) bajo contrato
- Incidencias de fallas o quejas
- Evaluacin de proveedores

B - Plan de la Auditora

El Plan de la Auditora (FTO-REP-10) debe considerar:

1 - Identificacin de la Auditora

- Tipo de la Auditora, Auditora de Primera parte o Auditora de Segunda parte

2 - Establezca el Objetivo de la Auditora:

- Defina claramente el motivo finalidad de la Auditora

3 - Establezca el Alcance de la Auditora:

- Defina claramente el alcance de la auditora

- Al sistema de calidad
- Al producto
- Proceso y/o actividades especficas a ser auditadas

4 - Seleccin/asignacin del grupo auditor

- No siempre es necesario asignar ms de un Auditor, uno solo puede realizar la Auditora.

Cuando hay un solo auditor, ste debe desarrollar todos los trabajos aplicables al Lder del
Grupo Auditor.
- Nombrar a un Lder del grupo auditor, quien es responsable de la coordinacin del grupo
auditor, cuando se asigna a ms de un auditor,
- Seleccionar a los auditores de tal manera que todo el conocimiento y habilidades estn
presentes en el equipo auditor.
- Asegrese que el auditor no tiene responsabilidad directa sobre el proceso auditado, debe ser
independiente
- La condicin de auditora de primera parte o auditora de segunda parte.
- Consideraciones de otro tipo; vacaciones, das feriados, etc.
 GUA DEL AUDITOR

5 - Reconozca los documentos de referencia y Criterios de Auditora que necesitar de acuerdo

al Objetivo y alcance.

- Manual de calidad
- Procedimientos e Instrucciones de trabajo aplicables
- Diagramas de Flujo
- Gua de Identificacin del Proceso
- Indicadores
- Normas, Cdigos, Especificaciones,
- Expediente de Reportes de No Conformidad
- Reportes de auditora previas
- Requisitos regulatorios
- Otros documentos o registros

6 - Codifique los documentos de la Auditora

6.1 - Identificacin de documentos

Los documentos generados en la Auditora, se identificarn con un nmero, como se

describe a continuacin:

- Para el nmero de la Auditora

Ejemplo: PAC-PRO-01 en donde

1, 2 y 3 dgito = Iniciales del Programa de Auditoras de Calidad

4, 5 y 6 dgito = Proceso auditado
7 y 8 dgito = No. consecutivo

La Auditora pertenece al Programa de Auditora de Calidad (PAC), afecta al proceso de

Produccin (PRO) y su nmero consecutivo es el 01.

- Para el nmero del expediente de Auditora

Ejemplo: ERA-PRO-01 en donde

1, 2 y 3 dgito = Iniciales del Expediente del Reporte de Auditora

4, 5 y 6 dgito = Proceso auditado
7 y 8 dgito = No. consecutivo

El Expediente del Reporte de Auditora (ERA), pertenece al proceso de Produccin

(PRO) y su nmero consecutivo es el 01.

- Para el nmero del informe de la Auditora

Ejemplo: IAC-PRO-01 en donde

1, 2 y 3 dgito = Iniciales del Informe de la Auditora de Calidad

4, 5 y 6 dgito = Proceso auditado
7 y 8 dgito = No. consecutivo
 GUA DEL AUDITOR

El Informe de la Auditora de Calidad (IAC), es del proceso de Produccin (PRO), y su

nmero consecutivo es el 01.

- Para el reporte de la Auditora

Ejemplo: RAC-DIR-01 en donde

1, 2 y 3 dgito = Iniciales del Reporte de la Auditora de Calidad

4, 5 y 6 dgito = proceso Auditado
7 y 8 dgito = No. consecutivo

El Reporte de la Auditora de Calidad (RAC), es del proceso de la Direccin General

(DIR), y su nmero consecutivo es el 01.

7 - Agenda del Plan de Auditora.

- Agenda para la auditora (Programa de trabajo, duracin en cada proceso, comida, etc.)
- Confirma la logstica (Transportacin, hospedaje, oficinas, servicios de oficina, etc.).

- Preparacin del Expediente de la Auditora con todos los formatos requeridos

- Plan de la Auditora FTO-REP-10

- Notificacin de la Auditora FTO-REP-11
- Listas de Verificacin FTO-REP-12
- Formato de Reporte de No Conformidad (unos diez) FTO-DIR-04
- Formato de Reunin de Apertura (unos dos) FTO-REP-13
- Formato de Reunin de Clausura (unos dos) FTO-REP-13
- Formato del informe de la Auditora (unos dos) FTO-REP-14

- Puntos para tener en cuenta:

Auditor: Persona con la competencia para realizar una Auditora.

Lder del Grupo Auditor: Es un Auditor que est autorizado para dirigir una Auditora interna del
Sistema de Calidad.

Las Auditoras deben efectuarse para determinar que los diferentes elementos dentro de un Sistema
de Calidad, son efectivos y apropiados para alcanzar los objetivos de calidad establecidos.
 GUA DEL AUDITOR

En el momento de decidir cuantos auditores se necesitan y si hay necesidad de incluir expertos

tcnicos se debe considerar lo siguiente:

- El objetivo, alcance, los criterios y la duracin estimada de la auditora

- Si la auditora es una auditora combinada o conjunta
- La competencia del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditora
- Los requisitos estatutarios (legales) reglamentarios, contractuales / certificacin, segn aplique
- La necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con respecto a las
actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses
- La capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el auditado
y trabajar conjuntamente
- El idioma de la auditora y la comprensin de las caractersticas sociales y culturales
particulares del auditado
- El tiempo necesario para desarrollar cada Auditora.

Tanto el cliente de la auditora como el auditado pueden requerir la sustitucin de miembros en

particular del equipo auditor con argumentos razonables basados en los principios de la auditora:

- Situaciones de conflicto de intereses, tales como un miembro del equipo auditor sea un antiguo
empleado del auditado que le haya prestado servicios de consultora.
- Un comportamiento previo no tico

Estos argumentos deben comunicarse al lder del equipo auditor y a aquellos con la responsabilidad
asignada para la gestin del programa de auditoras, quienes debern resolver con el cliente de la
auditora y el auditado antes de tomar alguna decisin sobre la sustitucin de los miembros del equipo
auditor.
 GUA DEL AUDITOR

II - REALIZACION DE LA AUDITORA

A - Reunin de Apertura. La reunin de apertura (FTO-REP-13) debe incluir lo siguiente:

1 El Lder del Grupo Auditor presenta al equipo auditor.

2 - Confirma el objetivo de la auditora y su alcance. (Las actividades y los procesos a ser incluidas
y el detalle y la profundidad de la auditora). Esto deber ser suministrado por escrito en la
Notificacin de la Auditora (FTO-REP-11).

3. Muestra un breve resumen de las tcnicas de auditora a ser usados, incluyendo el aviso al
auditado de que las evidencias de auditora sern simplemente un muestreo de la informacin
disponible y por tanto incluye un elemento de incertidumbre en la auditora.

4 - Confirma las normas, documentos y criterios a ser usados como base para la auditora.

5 Confirmacin del horario y otra informacin relevante acordada con el auditado, como es
tiempo para la reunin final, cualquier otra reunin interna entre el equipo auditor y cualquier otro
cambio.

6 - Explica el termino No Conformidad, como sern reportadas y como sern calificadas (Mayor /
Menor, Observacin).

7 - Acuerda el status del sistema de documentacin del auditado, que va ha ser usado durante la
auditora.

8 - Se asegura que los guas han sido proporcionados e instruidos.

9 - Informa cuando se llevarn las reuniones de enlace (comunicacin), incluyendo los detalles de
las reuniones con los representantes del auditado.

10 Confirmacin de la duracin de la auditora, el auditado ser informado del progreso de la

auditora.

11 Confirmacin de los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor y que necesita
tener disponible (oficina, servicios de oficina, etc.).

12 - Organiza, si es necesario, un mapa del lugar o una visita para los miembros del equipo.

13 - Explica la necesidad de la reunin de cierre, sus detalles, tiempo y propsito.

14 - Pregunta si existe alguna duda a cerca de la auditora.

 GUA DEL AUDITOR

- Puntos para tener en cuenta:

1 - El Lder del Grupo Auditor dirige la reunin y la debe controlar. Esto debe hacerse en forma
corts, con tacto y diplomacia.

2 - Las reuniones de enlace se realizarn en las horas de almuerzo o despus de las horas de
trabajo para asegurar la efectividad en el uso del tiempo.

3 - Despus de la reunin de apertura, el equipo sostiene una reunin privada para confirmar
los detalles de las reuniones de enlace y para recibir informacin final del Lder del Grupo
Auditor.

4 - No Conformidad: Es el incumplimiento de un requisito especificado, est puede ser Mayor o

Menor. (Se debe confirmar a travs de evidencia objetiva).
 GUA DEL AUDITOR

B - DESARROLLO DE LA AUDITORA

Dependiendo de si el Manual de Calidad del auditado o su equivalente fue sido recibido con
anterioridad a la auditora, entonces un miembro del equipo comienza por conducir la Auditora de
suficiencia, los otros miembros del equipo proceden con la Auditora de cumplimiento.

Los miembros del equipo deben recordar que los Reportes de No Conformidad (FTO-DIR-04) son:

- Claros y concisos.
- Basados en evidencias slidas y objetivas.
- Fundamentados en requisitos / normas apropiadas.

El Lder del Grupo Auditor es responsable de:

1 - Asegurar que el alcance de la auditora sea completamente cubierto.

2 - Asegurar que las No Conformidades estn basadas en evidencias objetivas slidas.

3 - Los Reportes de las No Conformidades sean claros y concisos.

4 - Las reuniones de enlace se realizan regularmente.

5 - La auditora se lleva a cabo de acuerdo a lo planeado, incluyendo la reorganizacin de los

recursos como sea necesario.

6 - Informar a los representantes del auditado de cualquier No Conformidad mayor tan pronto
como sea posible, teniendo en cuenta las consecuencias.

- Puntos para tener en cuenta:

1 - Es importante que los Auditores no revelen detalles especficos de la Auditora

prematuramente al Auditado ya que pudiera poner en peligro la recoleccin de Evidencia
Objetiva. Debe cuidar de informar al Auditado solamente de la logstica de la Auditora.

2 Cuando las evidencias disponibles de la auditora indican que los objetivos de la auditora
no son alcanzables, el Lder del Grupo Auditor debe informar al Representante de la
Direccin y al auditado para determinar las acciones apropiadas que pueden ser
reconfirmacin del plan de la auditora, terminacin de la auditora o cambio en los
objetivos de la auditora o en el campo de aplicacin.
 GUA DEL AUDITOR

C - Tcnicas de Auditora.

El auditor debe conocer y utilizar las tcnicas que le permitan:

- Entender y evaluar el sistema de calidad que esta auditando o la parte del sistema.
- Verificar que su implementacin mediante el muestreo y evaluacin de evidencias objetivas.

Las tcnicas de auditora constituyen la herramienta del auditor y se clasifican en:

1 - Tcnicas de verificacin:

1.1 - Entrevista. Tiene por objeto.

- Verificar si el personal conoce sus responsabilidades establecidas para el sistema de

calidad.
- Conocer lo que s esta realizando realmente y por quien.
- Se debe agradecer su participacin y cooperacin a la persona entrevistada.

1.2 - Muestreo.

- No solicitar que le muestren documentos tpicos, le darn lo mejor que tengan.

- Solicitar ver listados, ndice, registros, etc., para seleccionar las muestras que desea
verificar.
- Solicitar ver los archiveros donde se guardan los registros y escoja las muestras del frente,
mitad y final.
- Seleccione muestras de diferentes pasos del proceso.
- Cuando encuentre desviacin, tome muestras adicionales del mismo tipo para comprobar
si es algo genrico.

1.3 - Rastreo.

a - De punto profundo.

- Seleccione un rea o producto aparentemente dbil, y efecte una auditora del

sistema, adems de una auditora tcnica.
- Esto, pondr de manifiesto si existe una implementacin incompleta del sistema de
calidad.

b - De seguimiento.

- Comenzar ya sea al principio o al final del proceso. (Cualquier proceso).

- Haga un seguimiento desde un documento dado, hasta los documentos asociados de
referencia.
- Vaya de los procedimientos a los reportes, de los reportes a los procedimientos.
- Siga la cadena de las transacciones hacia atrs o hacia delante a lo largo del proceso.
 GUA DEL AUDITOR

1.4 - Comprobacin:

a - De control del proceso:

- Verificar si se sigue la secuencia de operacin y si se estn llenando los registros de

control del proceso.
- Revisar los documentos para evaluar el cumplimiento con las especificaciones
aplicables.

b - De revisin de documentos y registros:

- Verificar que cada paso de la actividad se efecta como se describe en el documento

de calidad aplicable.
- Verificar que cada espacio es llenado, firmado y fechado, si es requerido por el registro
de calidad aplicable.
- Verificar la actualizacin de las revisiones actualizadas de los documentos.
- Verificar las correcciones hechas a mano, en los documentos y los espacios que hayan
sido borrados en los registros.
- Revisar totalmente algunos documentos.

2 - Listas de Verificacin/Ayudas de Memoria (FTO-REP-12).

1 - Deben ser preparadas para cada actividad del sistema de calidad que vaya a ser auditada.

2 - Deben incluir todos los requisitos a ser evaluados.

3 - Es conveniente que sean redactadas de manera que una respuesta si, signifique cumplimiento.

4 - Debe contener espacio para el registro apropiado de la evidencia objetiva correspondiente.

5 - Debe registrar el cumplimiento o no cumplimiento de cada requisito verificado.

6 - Deben proporcionar al auditor la oportunidad de resumir y sintetizar las observaciones y lo

encontrado individualmente para facilitar conclusiones.

7 Debe ser identificada de manera que permita ser relacionada con la auditora en la cual se esta
utilizando.

8 - El uso de listas de verificacin cuidadosamente preparadas para la auditora ofrece muchas

ventajas:

- Mejora la administracin del tiempo de auditora.

- Proporciona uniformidad al proceso de auditora.
- Evitan dar la impresin de la improvisacin.
 GUA DEL AUDITOR

D - LA REUNION DE CLAUSURA.

El procedimiento normal para la reunin de clausura es realizarla al final de la auditora, a esta reunin
deben asistir las mismas personas que atendieron la reunin de apertura.

Antes de la reunin de clausura, el equipo se debe reunir para permitir que:

- Cada miembro del equipo relate sus hallazgos.

- El equipo evala y revisa los hallazgos.
- Confirma la clasificacin de las No Conformidades.
- Determinar la accin a ser tomada como el resultado del conjunto de hallazgos.
- Prepara un borrador del informe final.

1 - La reunin de clausura (FTO-REP-13).

La reunin de cierre se realiza, una vez ms, dirigida por el Lder del Grupo Auditor, para
acordar las fechas para la terminacin de las acciones correctivas, y determinar cualquier accin
de supervisin.

La reunin debe incluir lo siguiente:

1 - Solicite que todas las preguntas y cualquier discusin se dejan para el final de la
presentacin.

2 - Agradecimiento al auditado y su organizacin por su cooperacin.

3 - Aclaracin de objetivo y el alcance de la auditora y la tcnica de auditora usada.

4 - Un breve resumen del alcance de la auditora.

5 - Re-presentacin del equipo.

6 - La declaracin de que solamente las No Conformidades son reportadas y no todo lo que

est conforme. A ste punto se debe informar que no todas las no conformidades han
sido descubiertas.

7 - La presentacin por parte de cada auditor, para cubrir el proceso (s) auditado (s). Hechos
solamente.

8 - El Lder del Grupo Auditor prepara para su empresa, un resumen general y las
conclusiones de las acciones que se deben tomar (para el caso de auditora de primera
parte es el Informe de la Auditora).

9 - Una invitacin a los (representantes) del auditado a discutir cualquier punto especfico.

10 - Acuerdo de las fechas para el cierre de las Acciones Correctivas y una explicacin,
cuando se requiera, de las acciones de supervisin.
 GUA DEL AUDITOR

12 - La entrega de todos los Reportes de No Conformidad individuales y el informe final. Si

ste es escrito a mano, lo cual puede ser necesario, entonces ste debe ser seguido con
una copia a maquina tan pronto como sea posible.

13 Clausurar la reunin, despedirse y retirarse.

Nota: El informe final debe ser objetivo, basado en las No Conformidades apoyadas por las
evidencias objetivas.

- Puntos para tener en cuenta:

Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de Auditora o a las conclusiones entre el
equipo auditor y el auditado deben discutirse y si es posible, resolverse. Si no se resuelven, las
dos opiniones deben registrarse.

Evidencia Objetiva: Informacin cualitativa o cuantitativa, registros de declaraciones de hechos

pertenecientes a la calidad de un producto o servicio o la existencia y aplicacin de un elemento
del Sistema de Calidad, que esta basado en la observacin, medicin o prueba y que puede ser
verificado.

1 Evidencia basada en hechos de diferencias entre el Manual de Calidad y los procedimientos

asociados.

2 - Evidencias basadas en hechos de diferencias entre procedimientos y las prcticas de trabajo.

3 - Carencia de evidencia que apoye la implementacin de las diversas clusulas de la norma

seleccionada (modelo de gestin de calidad).

4 - Carencia de evidencia que muestre la implementacin contina de las diversas partes del
sistema.

Nota: Esta lista no debe considerarse exhaustiva

 GUA DEL AUDITOR

III - INFORME DE LA AUDITORA.

El Informe de la Auditora (FTO-REP-14) debe contener cierta informacin relevante a la auditora y del
proceso auditado.

El contenido sugerido de ste informe es el siguiente:

- Objetivo

El que se registr en el Plan de la Auditora

- Alcance

El que se registr en el Plan de la Auditora

- Reportes de No Conformidad.

Todos aquellos observados durante la auditora (incluyendo aquellos que fueron cerrados durante
la auditora).

- Declaracin.

Basada en declarar que la auditora es nicamente un muestreo del sistema en el proceso y que no
puede decir que aquellas partes que no se revisen no tengan No Conformidades.

- Areas donde se detectaron No Conformidades.

Esto puede ser por clusula de la norma o procedimiento, o an por secciones de cada proceso.
Es til para el responsable del proceso ver en que parte necesita atencin.

- Numero de Reportes de No Conformidades.

Esto se puede agregar en caso que alguno sea separado del informe. No es usual agregar el
nmero de mayores y menores.

Nota. Otra informacin puede ser agregada si se desea, est lista es nicamente una sugerencia.
 GUA DEL AUDITOR

- Puntos para tener en cuenta:

- La auditora se completa cuando todas las actividades incluidas en el Plan de auditora se han
finalizado y el informe de la Auditora ha sido aprobado y distribuido.

- Los Reportes de No Conformidad que se levantaron en la Auditora se les dar el seguimiento de

acuerdo al Procedimiento documentado MPC-REP-8.5.3 Acciones Preventivas

- La tarea final del Lder del Grupo Auditor es preparar un reporte para su propia empresa
(Expediente de la Auditora) que pueda contener informacin subjetiva adicional la cual pueda
ayudar en las acciones de seguimiento y futuras Auditoras. Este Expediente de la Auditora es
Confidencial.

- Preparacin del Expediente de la Auditora con todos los formatos requeridos

- Plan de la Auditora (Original) FTO-REP-10

- Notificacin de la Auditora (Copia) FTO-REP-11

- Listas de Verificacin FTO-REP-12

Estas contienen varas notas relevantes tomadas por el auditor y pueden ser una gua muy
til para la prxima auditora del proceso auditado

- Notas del Auditor.

Incluyen cualquier nota adicional tomada por el auditor.

- Reportes de No Conformidad FTO-DIR-04

- Reunin de Apertura FTO-REP-13

- Reunin de Clausura FTO-REP-13

- Informe de la Auditora (Copia) FTO-REP-14

- La informacin subjetiva puede constituir de:

- Debilidades del sistema, como puntos a revisar en futuras auditoras.

- Actitud de la organizacin ante auditoras.

- Facilitar el seguimiento.
 GUA DEL AUDITOR

IV - SEGUIMIENTO.

Transcurrido el tiempo acordado para la implantacin de Acciones Correctivas al Reporte de No

Conformidad, el Representante de la Direccin o el Auditor que l designe, hace una visita de seguimiento para
verificar que las acciones correctivas tomadas, han probado ser y continan siendo efectivas y que han sido
apropiadamente registradas y comunicadas a las partes interesadas, como se indica en el Procedimiento
documentado MPC-REP-8.5.2 Acciones Correctivas.

Lo que es quizs ms importante, asegurar que la accin tomada fue la correcta y que, como resultado de
sta, el sistema ha llegado a ser ms efectivo y ms eficiente. Esto es generalmente difcil de probar con
precisin, pero es tambin verdad que aquellos miembros del personal que son afectadas por las Acciones
Correctivas saben si su trabajo ha llegado a ser ms fcil o ms difcil como resultado de stas y saben si la
Accin Correctiva ha valido la pena.

Parte de la tarea del Lder del Grupo Auditor es seguir una auditora despus de que el tiempo acordado ha
pasado para verificar que las acciones correctivas efectivas se han tomado y si no, el Lder del Grupo Auditor
debe comunicarlo a la Direccin General / Representante de la Direccin (RD).

- Puntos para tener en cuenta:

- La verificacin de la efectividad de la Accin Correctiva, puede ser parte de una auditora posterior.

- A menos que un seguimiento apropiado de las auditoras se lleve ha cabo y la efectividad de las
Acciones Correctivas sea probable, entonces el ejercicio total de la auditora no sera ms que
una prdida de tiempo y dinero.
 GUA DEL AUDITOR

V - REGISTROS.

1 Calendario de auditoras.

2 - Calificacin de auditores.

3 Expediente de la Auditora

4 - Seguimiento del Reporte de No Conformidad con la anotacin de nuevas observaciones y /o

incumplimientos durante la verificacin de acciones correctivas.

5 - Cierre del seguimiento del Reporte de No Conformidad.