Documentacin propia de la venta de productos y servicios

Documentos comerciales

Todas las empresas realizan una Actividad Comercial (compran y venden

productos o servicios), la cual ser su objeto principal, es decir, la razn por la que
se crearon con el fin de obtener una ganancia. Las operaciones comerciales
siguen un proceso que empieza con el pedido de las mercancas y finaliza con el
pago de las mismas:

El comprador comienza la relacin comercial realizando un Pedido

de las mercancas que desea, pudindose hacer de distintas formas, por
telfono, por carta, fax o mediante impreso.

Posteriormente, el vendedor procede a la entrega de los productos

solicitados que llegarn junto a un impreso denominado Albarn, indicando los
artculos entregados, y que debe ser firmado por el cliente o comprador dando
su conformidad. Como tercer paso, la empresa vendedora o proveedora debe
realizar la Factura: documento que acredita, oficial y legalmente, la operacin
de compra-venta ante Hacienda y cualquier institucin estatal. Tras recibir la
Factura, el cliente debe abonar la compra conforme al acuerdo al que hayan
llegado.

Todos estos documentos son los que trataremos de explicar,

exhaustivamente, en este y posteriores captulos, comenzando por el Pedido, ya
que es con ste con el que se inicia la Actividad Comercial.

Documentos propios de la compra-venta

El Pedido

Cuando una empresa tiene la necesidad de adquirir un determinado bien o

servicio, debe solicitarlo a quienes los vendan. A esta solicitud se le denomina
Pedido o Propuesta de Pedido.

El Albarn

Una vez ha sido remitido el pedido a la empresa vendedora, sta debe

entregar las mercancas en el plazo acordado. Junto con los productos, el
vendedor debe remitir un impreso denominado Albarn o Nota de Entrega, en el
que el cliente acepte y confirme que las mercancas recibidas son correctas. Si no
lo fueran, puede optar por devolverlas o rectificar la nota de entrega. El Albarn
nos va a servir de gua para la elaboracin de la Factura, ya que en l se
relacionarn los productos realmente entregados a los clientes.

La Factura

La Factura, es el documento legal acreditativo de la operacin de compra-

venta. Para realizar una Factura, no existe un determinado formato, pero, a
diferencia de los dems documentos estudiados, s deben contener una serie de
datos para que cumplan los requisitos mnimos exigidos por Ley.

Normativa y usos habituales en la elaboracin de la documentacin

comercial

El Pedido

ste puede realizarse:

Por telfono: No obstante, para dejar constancia por escrito es

aconsejable que tras la llamada se realice una carta o documento por
duplicado, enviando el original a la empresa vendedora.

Por carta: No es ms que el envo de una carta comercial donde

se solicitan los productos que se desean adquirir, se incluirn, tambin, todas
aquellas observaciones. El Pedido que considere se deban tener en cuenta.
Esta va no es la ms aconsejable debido a su lentitud.

Por Impreso: Documento preparado para su inmediata

cumplimentacin, aporta todos los datos necesarios para comenzar con la
operacin de compra-venta: las empresas que intervienen en la operacin (la
compradora o cliente y la vendedora o proveedora); los productos solicitados, ...
Este impreso puede ser transmitido por diversos medios: fax, correo
electrnico,...

El Pedido tambin puede ser realizado mediante representantes, cuyo

trabajo consiste en ir visitando posibles compradores para sus productos. Cuando
se realiza el pedido por esta va, el impreso suele ser cumplimentado por el
comercial, o lo que es lo mismo por la empresa vendedora. Tanto en un caso
como en otro, aunque no se establecen normas a la hora de disear el impreso,
existen una serie de datos que deben incluirse en el modelo de Pedido para que
no haya problemas a la hora de realizarlo:

Datos del comprador.

 Datos del vendedor.

Nmero del Pedido.

Fecha.

Direccin donde deben ser entregados los productos.

Artculos solicitados.

Condiciones y forma de pago.

En el supuesto de que el Pedido haya sido realizado con

anterioridad por telfono, debe hacerse referencia.

Si ste ha sido realizado por un comercial, debe anotarse su

nombre.

Puede incluirse tanto el precio unitario como el subtotal si se

conociera, aunque no es imprescindible.

El Albarn

Junto con los productos, el vendedor debe remitir un impreso denominado

Albarn o Nota de Entrega, en el que el cliente acepte y confirme que las
mercancas recibidas son correctas. Si no lo fueran, puede optar por devolverlas o
rectificar la nota de entrega.

El Albarn nos va a servir de gua para la elaboracin de la Factura, ya que

en l se relacionarn los productos realmente entregados a los clientes. Si se le
aadieran los datos legalmente exigidos para la realizacin de las Facturas,
pueden llegar a convertirse en ellas, denominndose Facturacin Directa.

Al igual que suceda con el Pedido, no existe ninguna norma a la hora de

elaborar el Albarn; pero s debe tener en cuenta una serie de datos elementales
para la validez e interpretacin del mismo:

Nombre y direccin del vendedor.

Nombre y direccin del comprador.

Nmero del documento.

Fecha de envo.
 Nmero del pedido al que corresponde.

Lugar de entrega.

Bultos entregados.

Por quin estn remitidas.

Descripcin de las mercancas.

La Factura

Para realizar una Factura, no existe un determinado formato, pero, a

diferencia de los dems documentos estudiados, s deben contener una serie de
datos para que cumplan los requisitos mnimos exigidos por Ley.

Nmero de la Factura. (Debe ser correlativo, aunque se pueden establecer

series distintas).

Datos de la empresa vendedora. (Incluido su N.I.F. o C.I.F. segn proceda).

Datos de la empresa compradora. (Incluido su N.I.F. o C.I.F. segn

proceda).

Fecha y lugar de emisin.

Detalle de los productos solicitados.

Tipo de I.V.A. (y Recargo de Equivalencia, si procede) y su cuota.

Importe total, incluyendo todos los gastos adicionales y descuentos que

hayan podido ocasionar la operacin. Es imprescindible que se refleje la moneda
de valoracin del documento.

Elaboracin de la documentacin

Elaboracin de un pedido

Ejemplo de Pedido realizado por la empresa compradora:

El 15 de mayo de 2011, la empresa EL BAZAR, S.L., con domicilio en C/

Paredes, 45 (Segovia), recibe un Pedido de la empresa EL ESTUCHE, S.A.,
situada en la C/ Hernn Corts, 56 (Granada), solicitando los siguientes artculos:

3 Talonarios de facturas copias color a 1'202024 euros/und.

 3 Talonarios de albaranes a 3 copias color a 1'202024 euros/und.

4 Cajas de bolgrafos de 10 unidades a 0'090152 euros/und.

4 Cajas de rotuladores de 10 unidades a 0'150253 euros/und.

Las mercancas sern entregadas en el domicilio social de la empresa en

quince das por Seur, y abonadas al contado.

Realizar el Pedido 453 correspondiente a dicha operacin.

A continuacin, explicaremos cada uno de los apartados del modelo, y as

podr comprobar que su cumplimentacin no presenta ninguna dificultad:
 Parte del documento donde se debe cumplimentar todos los datos de la
empresa compradora y de la vendedora, adems de todos aqullos que resulten
necesarios para que la operacin se realice correctamente. Para este tipo de
documentos no ser necesario que se introduzca el Nmero o Cdigo de
Identificacin Fiscal (N.I.F. o C.I.F.).

El primer recuadro debe ser completado con los datos de la empresa que
realiza el Pedido, en nuestro ejemplo se trata de la empresa compradora, EL
ESTUCHE, S.A. Esta parte es conocida por el nombre de Membrete.

Pedido n: Se introduce el nmero correlativo al anterior documento

cumplimentado.

Fecha: Fecha en la que se realiza el Pedido.

Lugar de entrega: Domicilio donde deben llegar las mercancas. Es

importante saber que no siempre se entregarn en la direccin social o fiscal de la
empresa compradora, en algunas ocasiones los productos se recepcionan en
almacenes con direccin propia.

Plazo de entrega: Plazo en el que deben ser suministradas las mercancas

solicitadas.

Remitido por: Medio o empresa por la que van a ser remitidos o

transportados los productos.
 El segundo recuadro, que aparece en el Pedido, ser completado con los
datos de la empresa a la que va dirigida el Pedido, es decir, la empresa
vendedora, en nuestro ejemplo se trata de EL BAZAR, S.L.

A esta parte se le denomina cuerpo del Pedido, en l anotaremos las

cantidades de los productos solicitados con sus respectivas descripciones y
referencia si las tuviramos. El precio y el total se completarn slo si se
conocieran, en caso contrario se dejarn en blanco.

Aunque nuestra moneda slo admite dos decimales, el precio puede

expresarse con ms cifras. Sin embargo, para el Total ser imposible emplear ms
de dos decimales, ya que no existe moneda de pago ms pequea que el cntimo.

Puede ocurrir que la empresa vendedora haya cambiado los precios de sus
productos desde el ltimo Pedido, por tanto los precios y totales anotados en el
modelo no pueden ser vinculantes, sino solamente orientativos.

En el pie del Pedido, anotaremos la forma en la que se abonarn las

mercancas y, por ltimo, pero no menos importante, la empresa compradora, en
este caso EL ESTUCHE, S.A. tendr que firmar el impreso.
 La firma, como en todo documento mercantil, es de suma importancia, ya
que es la que acredita o confirma que el Pedido ha sido realizado realmente por la
empresa cuyos datos figuran en la primera parte del documento.

Elaboracin de un Albarn

En este apartado vamos a estudiar cmo es la estructura del modelo de

Albarn, as como su cumplimentacin. En esta ocasin el modelo slo lo realizar
la empresa vendedora, ya que es sta la que enva la mercanca solicitada a la
empresa compradora.

Datos del pedido anterior

El da 15 de mayo de 2011, la empresa EL BAZAR, S.L., con domicilio en la

C/ Paredes, 45 (Segovia), recibi el Pedido n 453 de la empresa EL ESTUCHE,
S.A., sita en C/ Hernn Corts, 56 (Granada), solicitndole los siguientes artculos:

3 Talonarios de facturas copias color a 1'202024 euros/und.

3 Talonarios de albaranes a 3 copias color a 1'202024 euros/und.

4 Cajas de bolgrafos de 10 unidades a 0'090152 euros/und.

4 Cajas de rotuladores de 10 unidades a 0'150253 euros/und.

Las mercancas han sido entregadas a los quince das por Seur, en una
caja y en el mismo domicilio de la razn social de la empresa. stas han sido
supervisadas y admitidas por D. Florentino Campos, encargado del almacn de la
empresa EL BAZAR.

Realizar el Albarn 521 correspondiente a dicha operacin.

 El Albarn es realizado por la empresa que vende los productos, por tanto,
el primer recuadro debe ser completado con los datos de sta.
 Albarn n: Se anotar el nmero del documento que le corresponda, ir
en orden consecutivo.

Fecha: Fecha de envo de las mercancas. En el ejemplo que nos ocupa se

entregan a los quince das de realizado el Pedido, por tanto el 31 de Mayo.

Pedido n: Hace referencia al Pedido a travs del cual se han enviado las
mercancas.

Lugar de entrega: Lugar donde deben ser suministrados los artculos

solicitados. En esta ocasin, coincide con el domicilio social de la empresa
compradora, pero, como ya sabe, no tiene porqu ser siempre as.

Bultos entregados: Debemos indicar el nmero de embalajes en los que

se encuentran envueltos los artculos entregados.

Remitido por: Empresa que realiza el envo o transporte de las

mercancas.

En el segundo recuadro deben anotarse los datos de la empresa que

realiz el Pedido, es decir, la compradora.
 En el cuerpo del documento se describen los artculos enviados, su precio y
total no son imprescindibles anotarlos.

Por ltimo, nos encontramos con el pie del documento, donde tendremos
que anotar el nombre y cargo de la persona que recepciona las mercancas, as
como su firma, es decir, la firma de la empresa compradora. Si existiera alguna
anomala en el Pedido, bien porque falten productos o por alguna otra razn,
deber ser anotada en esta parte del Albarn, tanto si deciden quedarse con ellas
como si las enva de vuelta. Estas modificaciones han de ser tenidas en cuenta
cuando se vaya a realizar la Factura, ya que la cuanta que refleje sta ser la que
se deba abonar.

Elaboracin de una Factura

Adems de los datos anteriores, cuando se calcula el total de una Factura,

existen una serie de conceptos que debemos conocer, ya que stos harn que su
resultado final o total se modifique:
 Descuentos: Una vez es calculada la suma de las cuantas de cada
producto, sta puede disminuir, debido a que, por acuerdo entre las
partes interesadas, hayan considerado aplicar un descuento comercial o
financiero:

- Descuentos Comerciales: Son aqullos que estn directamente

relacionados con la operacin de compra que se realiza. Pueden ser: por
promociones especiales, otorgados por incumplimiento de algunas
condiciones del contrato, por haber alcanzado un determinado volumen
de compra (llamados Rappels).

- Descuentos financieros: Descuentos que se conceden por abonar en

un plazo anterior al establecido en el sector. No tienen que ver con la
operacin comercial que se realiza, sino con las decisiones de pago.

Gastos o suplidos: Hacen referencia a todos aquellos gastos vinculados

directamente a la operacin de compra-venta que corresponde hacer frente a la
empresa compradora.

Impuestos: Para finalizar con el clculo de la Factura, debemos

aadir al total obtenido, los impuestos que correspondan en cada situacin.
stos sern, generalmente, el I.V.A. y el Recargo de Equivalencia y se
estudiarn en epgrafes posteriores.

Al igual que los modelos de Pedido y Albarn, la Factura se puede dividir en

tres partes:

Encabezado, donde se reflejarn los datos de las empresas que

intervienen en la operacin (el vendedor y el comprador), as como, todos los
datos referentes a la venta (fecha, nmero de Factura, nmero de Albarn, ...).

Cuerpo, se encuentra dividido en cinco columnas (cantidad,

artculo, referencia, precio y total), donde se consignar el detalle de los
productos vendidos, as como sus valoraciones (precios, descuentos, gastos
adicionales, ...). Los impuestos sern calculados sobre el total obtenido tras
realizar todas las operaciones detalladas anteriormente.

Pie, donde se anotarn las condiciones de pago y se firmar por el

comprador cuando sta hubiera sido abonada.

A travs de este ejemplo, vamos a estudiar la forma de cumplimentar la

Factura.

El da 09 de noviembre de 2011, GENIL, S.A., con domicilio en la Avda. de

la Constitucin, s/n de Crdoba, y C.I.F. A14-752284, realiz el Pedido n 5602 a
BODEGAS REUNIDAS, S.A., sita en C/ Carmen Marroco, 52 (Cdiz), y cuyo C.I.F.
es A11-552412:

800 cajas de vino manzanilla al precio de 25'84 euros/und.

400 cajas de vino fino al precio de 30'05 euros/und.

BODEGAS REUNIDAS sirvi la mercanca el 27 de noviembre de 2011. Su

Albarn n 5121 fue aceptado y firmado por GENIL. Condiciones de la compra-
venta:

Se incluyen en concepto de transportes 120'20 euros.

Se aplica un 6% de descuento en concepto de promocin de los

productos vendidos.

I.V.A. del 18%.

Realice la Factura 52144.

 Como puede comprobar, el IVA se aplica al total obtenido tras aplicarle el
descuento o descuentos y los gastos o suplidos que pudiera tener. Una vez
calculada la cuanta a pagar de I.V.A. se sumar al total consiguiendo el montante
a abonar en la operacin (36.40380 euros).

Aplicaciones informticas para la elaboracin y organizacin de la

documentacin comercial

Para que una empresa minimice el tiempo de elaboracin y optimice la

productividad es recomendable utilizar aplicaciones informticas a la hora de crear
documentos comerciales.
 Las ventajas que ofrecen las aplicaciones informticas son:

1. Velocidad en el trabajo.

2. Manejo de gran cantidad de informacin.

3. Disminucin de errores y facilidad en su resolucin.

4. Integracin de la informacin.

5. Minimizacin de costes.

Vamos a ver los distintos tipos de aplicaciones:

Procesadores de texto

Es una aplicacin destinada a la creacin o modificacin de documentos de

texto. Los procesadores de texto tambin permiten intercalar imgenes y distintos
tipos de grficos dentro del texto, lo que permite crear documentos ms
avanzados al no limitarse a las palabras escritas con mltiples funcionalidades
para la redaccin, diferentes tipografas, tamaos de letra, colores, tipos de
prrafos, etc.

Hojas de clculo

Su funcin es realizar operaciones matemticas, permite procesar nmeros

y ayuda a realizar clculos desde los ms simples hasta los ms complejos que
implican manipular muchos nmeros y realizar muchas operaciones numricas.
Permite agilizar tareas contables, financieras, etc.

Base de datos

Es un conjunto de datos organizados sistemticamente en los cuales los

datos se relacionan entre s de alguna forma, y son creados para un posterior uso
o consulta.

Presentaciones grficas

Es un conjunto de datos organizados sistemticamente en los cuales los

datos se relacionan entre s de alguna forma, y son creados para un posterior uso
o consulta.