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(Envo/Archivo)
25-6-2015
MANUAL BUZN MENSAJERA
ARCHIVO / ENVIO
PROCEDIMIENTO Versin 1
VIGENTE A PARTIR DE 27/07/2015
MU-012 Hoja 1 de 29
La primera (1) opcin es dar clic en el botn BUZONES DE MENSAJERA ah se debe escoger el
buzn que se desea revisar as como muestra la imagen.
- Edificio central si tiene el rol de Archivar escoge la opcin de ARCHIVO y si tiene el rol
de envi de correspondencia y digitalizacin escoger la opcin ENVO Y
DIGITALIZACION, como muestra la imagen
La segunda (2) opcin para ingresar al buzn es dar clic en botn MIS TAREAS, luego dar clic
en INICIAR PROCESO y se escoge en buzn de mensajera a revisar as como lo muestra las
imgenes siguientes.
ELABORO: Johann David Conde V. REVISO: Ibeth E. Garca. APROB: Andrs Barreto Obregn
FECHA: 25/06/2015 FECHA: 30/06/2015 FECHA: 28/07/2015
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
CARGO: Ing. Proyectos Especiales CARGO: Lder proyectos Especiales CARGO: Gerente General
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MU-012 Hoja 2 de 10
BANDEJA DE ENTRADA
Dando clic en BANDEJA DE ENTRADA se encontrarn todas las comunicaciones que se han
redactado de los diferentes Proyectos o reas y es necesario enviarlas a radicar. Estas lneas
tienen una serie de metadatos precargados en el momento de hacer la redaccin del
comunicado.
- Informar los Datos Bsicos del comunicado Externo que se encuentran los siguientes
datos:
- No. Radicacin.
- Si contiene o no anexos.
- Estado del comunicado.
- Asunto
- Destinatario Principal y (Destinarios con copia), si aplica.
- Se tiene la opcin de anular l envi de comunicacin, si es necesario NO enviarla a
radicar, aqu deber explicar el motivo de la accin.
- Se tendr que diligenciar los Datos de Mensajera:
- Fecha y hora de Recepcin (En el momento que se le entrego la carta por
parte del redactor).
- Mensajero Asignado para la radicacin de ese comunicado (Escribir nombre
de Mensajero).
En el momento que estn completos los campos solicitados hacer clic en ENVIAR y la
comunicacin pasara a estado de correspondencia enviada, pestaa Corr. Enviada
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CORRESPONDENCIA ENVIADA
Dando clic en la pestaa CORR. ENVIADA se encontraran todas las comunicaciones que se
enviaron a radicar de los diferentes Proyectos o reas.
- Datos Bsicos del comunicado Externo que se encuentran los siguientes datos:
- No. Radicacin.
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- Si contiene o no anexos.
- Estado del comunicado.
- Asunto
- Destinatario
- Datos de mensajera, datos ingresados en el proceso de envi de la correspondencia.
- Se encuentran los datos que se tienen que ingresar:
- Fecha y hora de Radicacin esta informacin se llena de acuerdo a la
radicacin del documento.
- No. Radicacin (destinatario) se ingresa el nmero de radiacin, sello o
firma segn caso.
- Comunicado externo Enviado (Radicado) En la LUPA se tendrn que
integrar el documento principal radicado y si contiene copia se integran
tambin.
En el momento que se hallan llenado los campos solicitados hacer clic en ENVIAR y la
comunicacin pasara a estado de Archivo, pestaa Archivo
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MU-012 Hoja 7 de 10
INTEGRAR DOCUMENTO
Dar clic en la opcin INTEGRAR SIMPLE solo si vamos a integrar un (1) documento si se
necesita integra ms de un documento se va a la pestaa INTEGRAR MULTIPLE como
muestra la siguiente imagen.
Luego damos clic en el botn agregar y nos enva a la ubicacin del Equipo de cmputo ah se
escoge el documento que vamos a integrar.
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MU-012 Hoja 8 de 10
Una vez seleccionado el documento se le da clic al botn abrir para comenzar a cargar el
documento.
Para terminar la carga del documento se le da clic en el botn aceptar seleccin y comenzara
a cargar todos los documentos seleccionados
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MU-012 Hoja 9 de 10
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