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SIGC

ACTA DE REUNION COMIT DE CALIDAD.

ACTA No. 9 de FECHA: 18 de HORA INICIO: 7:00a.m. LUGAR: Palacio de Justicia

2011 Mayo de 2011 TERMINACIN 9:00 Piso 9 . Saln N 1.
a.m.

OBJETIVO DE LA REUNIN : 1 . Presentacin informe de resultados ICONTEC.

2. Presentacin Plan de Trabajo para la Auditora de recertificacin de octubre de 2011.

RESPONSABLES DE LA REUNION: Doctora Gladys Virginia Guevara y Doctor Santiago Alba

Herrera.

CONVOCADOS / ASISTENTES
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO DEPENDENCIA ASISTIO
SI NO
Santiago Alba Herrera Magistrado Auxiliar - despacho Dr. X
Castillo Rugeles
Gladys Virginia Guevara Directora Escuela Judicial Rodrigo X
Lara Bonilla
Paola Zuluaga Montaa Director - Centro de Documentacin X
Judicial Cendoj
Ral Eduardo Martnez Lugo Director - Unidad de Recursos Fsicos X
Jorge Mario Rivadeneira Director - Unidad de Carrera Judicial X
Carlos Eduardo Devia Director Administracin de la Seguridad X
Harold Iguarn Ballesteros Director Unidad de Asistencia Legal. X
Adriana Guzmn. Directora Unidad Administrativa X
Sonia Tequia Directora Unidad de Presupuesto X
Nelly Ruiz. Directora - Unidad de Gestin Humana X
Antonio Barrera Director - Unidad de Informtica Deaj X
lvaro Aroca Collazos. Director Unidad de Desarrollo y X
Anlisis Estadstico
Dorys Mejia Flrez Directora Unidad de Auditoria X
Mara Nydia Prieto B Directora. Unidad de Planeacin X
Juan Jos Parada Director Unidad de Registro Nacional X
de Abogados y Auxiliares de la Justicia
Diego Londoo Ayrn Jefe Divisin Organizacin y Mtodos X
Coordinador de Calidad

Coordinador de Seccionales X
Jos Eduardo Gmez

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AGENDA

1. Verificacin del qurum.

2. Presentacin informe de resultados ICONTEC.

3. Presentacin Plan de Trabajo para la auditora de recertificacin de octubre de

2011.

4. Proposiciones y varios.

DESARROLLO DE LA AGENDA

1. Verificacin del qurum.

Se verific el qurum y se constat que haba suficiente asistencia para la reunin y

desarrollo de la agenda.

2. Lectura y aprobacin del Acta # 12 del 4 Mayo de 2011.

Se dio lectura al Acta correspondiente a la reunin celebrada el pasado 4 de Mayo de 2011,

sin que se presentara objecin alguna.

Por lo anterior, se aprueba la mencionada Acta y su publicacin en el software de control y

gestin de calidad.

3. Presentacin de informe de resultados ICONTEC.

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El Coordinador de Calidad presenta el informe respectivo sobre los resultados de la visita

realizada por parte del ente certificador en la auditora del pasado 9,10 y 11 de mayo del 2011

Sobre el particular seala el excelente resultado arrojado por la organizacin, propio del
esfuerzo realizado por la Alta Direccin, Lderes de Proceso y servidores judiciales en general.

Se observa cmo los mecanismos adoptados por el sistema funcionaros adecuadamente, no

obstante las dificultades presentadas en la funcionalidad del software de gestin de calidad, lo
que oblig a generar planes de contingencia que evitaran entorpecer la presentacin normal de
la auditora.

En lo que respecta a la no conformidad menor, se present el plan de trabajo para que sea
enviada a ms tardar el prximo 20 de mayo de 2011 al correo electrnico del Coordinador de
Calidad y firmada en documento impreso para la remisin al Lder de Auditores del ICONTEC.
Sobre este aspecto, manifiesta el Coordinador de Calidad, es muy importante el cumplimiento
con la fecha de entrega de la NO CONFORMIDAD MENOR al ICONTEC, en aras de acatar el
reglamento establecido por el Ente Certificador.

4. Presentacin Plan de Trabajo para la auditora de recertificacin de octubre de 2011.

En este sentido, el Coordinador de Calidad expone la propuesta de plan de trabajo, la cual en

general contiene los tem siguientes:

1. Visitas del Consorcio CRECE- AIAP y el Coordinador de Calidad con el

acompaamiento del Dr. Castillo y el Dr. Santiago Alba para analizar el estado real en las
seccionales.

2. Las seccionales potencialmente propuestas para la ampliacin son :

Bogot, Cali, Tunja, Neiva, Villavicencio, Bucaramanga, Barranquilla, Manizales, Armenia,
Ibagu.

Requisitos para la prxima auditora. :

1. Realizar Auditoras internas de Calidad.

2. Articulacin con las Seccionales.
3. Mejoramiento de las Caracterizaciones.
4. Mejoramiento del Ciclo de medicin, anlisis y mejora.
5. Cierre de las NO CONFORMIDADES.
6. Informe de la Alta direccin.
7. Implementacin del ciclo PHVA en las seccionales , siendo el apoyo el nivel central para
que sea entendido.
8. Capacitacin en el SOFTWARE de Gestin de Calidad tanto al nivel central como en las
Seccionales.
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Informe y programacin de las Auditoras Internas de Calidad.

1. Convocar a los Auditores internos de Calidad para analizar la experiencia y requisitos.

2. El programa de las Auditorias Internas de Calidad est proyectado para Julio en el Nivel
Central y se debe programar para las seccionales.
3. Programar 15 das para el informe a la alta direccin en el Nivel Central y 7 das en las
seccionales. El corte a Septiembre 16 para hacer la entrega a la Sala el 26 teniendo en
cuenta que se est muy cerca de la Auditora en la primera semana de Octubre 2011.
4. Revisar los hallazgos surgidos de todos los rganos de control
5. Capacitacin en la NORMA.
6. Se debe registrar la ISO.., ya que se tiene la GP:1000.

5. Proposiciones y varios :

1. Observaciones por parte del Magistrado Auxiliar Lder Grupo de Apoyo a la Alta
Direccin , doctor Santiago Alba :
- Reconocimiento especial por parte del Dr. Castillo a los lderes de proceso por el
esfuerzo y los resultados obtenidos en la Auditora de Mayo 2011.
- La Auditora de la primera semana de octubre DE 2011 es TRASCENDENTAL
para la institucin.
- El informe a la Alta direccin debe prepararse con la debida anticipacin.
- Se deben entregar los lineamientos, con la orientacin y el respectivo Plan de
Accin de la prxima Auditoria de Recertificacin para firma del Dr. Castillo.

TAREAS Y COMPROMISOS

No. TAREA / ACTIVIDAD RESPONSABLE ENTREGA

1. Capacitacin en el Software CORDINADOR DE CALIDAD 23 /05/11 y 30/05/11.
de gestin de Calidad

SEGUIMIENTO A TAREAS PENDIENTES

No TAREA PENDIENTE MOTIVO DEL INCUMPLIMIENTO ENTREGA

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Fecha de aprobacin del acta: .

ANEXOS SI (X ) NO ( )

ELABORO : Doris E. Sarmiento Santander.

REVISO : Diego Londoo Ayrn.

En constancia firman:

NOMBRE ROL NOMBRE - ROL

SANTIAGO ALBA HERRERA GLADYS VIRGINIA GUEVARA

PUENTES
Magistrado Auxiliar Lder Grupo de Lder Comit del SIGC
Apoyo a la Alta Direccin

Colegio

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