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Decenio ¢ -Affo de la Promacion ACTA DEL PLENARIO ‘ XI Convencion de Representantes de las Oficinas de Asesorla Juridica y Gerencias Legales de las entidades del Sector Publico: “Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica” Dia: Viernes 14.11.14 En la ciudad de Lima, siendo las 4: 45 de la tarde del dia viernes 14 de agosto de 2014, y de acuerdo al Reglamento y Programa de la actividad, se reunieron los 07 (Siete) grupos de trabajo de la XX! Convencién de Representantes de las Oficinas de Asesoria Juridica y Gerencias Legales de las entidades del Sector Publica: “Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Pablica’, organizada por el Ministerio de Justia y Derechos Humanos, con el fin de dar a conocer las conclusiones y propuestas grupales a las interrogantes formuladas, Luego del debate y votacién correspondiente se arribé a las siguientes conclusiones y propuestas: Preguntas: 1. 2Qué problemas, deficienclas 0 vacios normativos encuentra en la aplicacién de los supuestos de excepcion al ejercicio fundamental del derecho de acceso a la informacién piiblica? Propuestas 2. eQue Buenas Practicas podrian proponer para promover un Gobierno Abierto? Grupo de Trabajo 4: Respuesta 1: a) Problemas: ~ No se cuenta con un glosario de términos que de manera concreta defina que informacién es considerada secreta, reservada o confidencial = Abuso por parte de los usuarios en el requerimiento de informaci6n. - Falta de presupuesto para atender adecuada y oportunamente los requerimientos de Informacion Publica. " Esta Acta seri elaborada por el Secretario de la XXT Convencién con el apoyo del coordinator cencargado del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, ) Deficiencias: ~ No se designa al funcionario responsable de calificar y entregar a informacion Publica. - Falta de capacitacién a los servidores publicos con relacién a las normas y procedimiento para atender las solicitudes de informacion publica. ©) Vacios normativos: = Falta establecer con precisién las faltas y sanciones en que incurren los funcionarios a cargo de la entrega de la informacion publica - Falta de precision normativa respecto a distinguir el procedimiento ordinario en el ‘acceso a la Informacion Publica y los casos complejos. 4d) Propuesta grupal sustentada: = Elaborar un glosario de téminos que permita definir de manera concreta que informacién es considerada secreta, reservada o confidencial, ello facilitara la ‘operatividad en los procedimientos de acceso a la informacion y a los ciudadanos distinguir el tipo de informacién a solicitar. - Regular razonablemente et ejercicio abusivo por parte de los usuarios en el requerimiento de informacién publica. = Que en los presupuestos institucionales se establezca la partida presupuestal respectiva para atender de manera adecuada y oportunamente los requerimientos de Informacion Publica. ~ Designar por parte del Titular del Pliego al funcionario responsable de calificar y entregar la informacion Publica, quien debe contar con Ia logistica y e! personal ‘apacitado para tal fin. Dicho funcionario deberé ser a dedicacién exclusiva = Incorporar en los PDP de cada entidad temas concretos de capacitacion a los servidores piilicos con relacién a las normas y procedimiento para atender las solicitudes de informacién publica. - Reglamentar el régimen disciplinario de las faltas y sanciones en que incurren los funcionarios a cargo de la entrega de la informacién publica, - Necesidad de efectuar la precision normativa respecto a distinguir el procedimiento ordinario en el acceso a la Informacién Publica y los casos compiejos, estableciendo plazos distintos. Respuesta 2: a) Sistematizar y publicar debidamente clasificada la informaci6n publica en la pagina web de ias entidades. b) Capacitacion y designacién a dedicaciin exclusiva del personal a cargo de la Informacién Publica, ¢) Difusién de manuales o instructivos de fécil acceso del usuario respecto al procedimiento de AIP. 4) Creacién de Oficinas de Orientacién al Usuario en las entidades, con personal capacitado en los procedimientos de acceso a la informacién pilblica Grupo de Trabajo 2: Respuesta 1; a) Problemas - No existe concepto claros de la naturaleza de informacién. - La pagina Web de las entidades no cuentan con informacién suficiente. =,No establece con claridad quién es el servidor 0 funcionario responsable de CALIFICAR las solicitudes de acceso a la informacion. - El servidor designado como responsable de entregar la informacién, normalmente tiene esa funcién adicionado a su funcién regular, de manera que no tienen la capacitacién suficiente para calificar la solicitud de informaci6n o deriva esta funcién de calificar al servidor poseedor de la informacién. b) Deficiencias: - La normativa no cuenta con un glosario de términos que oriente al adrministrado y al propio servidor saber la naturaleza de informacién. = Necesidad de incorporar la mayor cantidad de informacién en la pag. Web de las Entidades, para que los requerimientos disminuyan ya que los usuarios tendran ‘acceso a la informacién directamente a través de la pagina WEB = La necesidad de nombrar como responsable y a dedicacién exclusiva de un servidor a cargo del tramite de los requerimientos de informacién, quien debera tener la facultad de calificar ias solicitudes de acceso a la informacién ©) Vacios normativos: - No establece qué servidor 0 funcionario es el encargado de CALIFICAR les solicitudes de acceso a la informacion. 4d) Propuesta grupal sustentada: ~ Establecer conceptos como glosario de términos, para que el administrado sepa diferenciar a clasificacion de la informacion. Modificar la Disposicién Transitoria, Complementaria y Final del TOU de la Ley N* 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica aprobada con el Decreto Supremo N° 043-2003-PCM de fecha 22 de abril de! 2003; incorporando un Tercera Disposicion Complementaria, bajo el siguiente texto: “TERCERA: GLOSARIO DE TERMINOS to)" ~ Respecto a las probleméticas observadas de Precisarse en la norma, que el funcionario o servidor encargado, debe calificar la solicitud de acceso para verificar la legalidad de! mismo, es decir, si se encuentra 0 no dentro de los alcances de las excepciones. Este servidor debe tener la capacitacién idénea y que su cargo sea a dedicacion exclusiva, siempre que la demanda o flujo de requerimientos de cada entidad se haga necesario. Modificar el ultimo parrafo del articulo 3° de del TOU de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica aprobada con el Decreto Supremo N° 043-2003-PCM de fecha 22 de abril del 2003, bajo el siguiente texto: Dice: “La entidad Publica designard al funcionario responsable de entregar la informacion solicitada.” Debe Decir: "La entidad Publica designaré mediante acto administrative al funcionario responsable de entregar la informacién solicitada; quien calificara las solicitudes de acceso a /a informaci6n para verificar su legalidad 0 si se encuentra dentro de los supuestos de excepci6n. El Titular de la Entidad podrd designario a dedicacién exclusiva; siempre que la demanda o flujo de requerimientos de cada entidad se haga necesario.” espuesta = Incorporar la mayor cantidad de informacién en la Web de las Instituclones 0 Entidades, con una clasificacién 0 codificacion del tipo de informacién. Asi como elaborar un formato de clasificacién de la informacién. Grupo de Trabajo 3: Respuesta 4 a) Problemas: - Interpretacién respecio a Ia calificacin de la informacién cuando ésta contiene datos que pueden ser considerados de “intimidad personal" (Art. 17 inc. 5 del TUO de la Ley N° 27806), el valor subjetivo que se asigna a este término depende de cada caso en concreto, para algunos cierta informacion le resulta de su ambito intimo o de su esfera de privacidad, sin embargo, para otros es necesario que sea divulgads a fin de propiciar un gobiemo abierto, = Sistematizacién defectuosa de la documentacién que no permite una busqueda ‘oportuna y éptima de la informacién, lo que perjudica el cumpiimiento del plazo en la entrega de la informacién b) Deficiencias: - EArt. 17. inc, 4 del TUO de la Ley N° 27806, respecto a la informacion preparada para ser utilizada en un proceso administrativo 0 judicial, no solo pueden hacer este trabajo los abogados, sino también pueden preparar informacion otros profesionales. ¢) Vacios normativos: TUO de la Ley N* 27806 1.- El Art 16 no incluye temas relacionados @ la seguridad ciudadana, sino Gnicamente a la Seguridad Nacional. 2.- Enel Art. 17 inc. 2 , se encuentra un vacio respecto del alcance de la proteccién del secreto empresarial, regulado en el articulo 13° de la Ley de Competencia Desleal. ) Propuesta grupal sustentada: 14 El Art. 16 no incluye temas relacionados a la seguridad ciudadana, sino nicamente a la Seguridad Nacional Art. 16 ine, 1 literal a) Texto propuesto: "7. La informacién que por razones de seguridad nacional en ef émbito del orden interno cuya revelacién originaria un riesgo a la integridad territorial y/o subsistencia def sistema democratic. En consecuencia se considera reservada /a informacion que tiene por finalidad prevenir y reprimir a criminalidad en el pats y cuya revelacién puede entorpecerta y comprende Gnicamente: 2). Los planes de operaciones policiales, de inteligencia, de los gobiernos regionales 0 locales, asi como aquellos destinados a combatir el terrorismo, trafico ilicito de drogas y organizaciones criminales, asi como Jos oficios, partes y comunicaciones que se refieran expresamente a ellos. Oy" Justificacion: En materia de Seguridad Ciudadana los planes coordinados por los Gobiernos Regionales o Gobiernos Locales con la Policfa Nacional del Perl, no se encuentra incluidos dentro de las excepciones a que se refiere el literal a) del Art. 17 de la Ley, lo cual genera que tales entidades deban otorgar la informacién solicitada; sin embargo, por medidas de seguridad se justifica su no entrega amparandose en dicho literal. 2.- Respecto al Art. 17 ine. 2, se encuentra un vacio respecto del alcance de la proteccién del secreto empresarial, regulado en el articulo 13° de la Ley de Competencia Desleal La informacién protegida por el secreto bancario, tributario, comercial, industrial tecnolégico y bursétil, 0, en general empresarial, que estén regulados, unos por ef inciso 5 del articulo 2 de la Constitucién, y los demés por la legislacién vigente. Justifica EI contenido del "secreto empresarial" establecido en el articulo 13° del Decreto Legislativo 1044, circunsctibe el Ambito de secreto protegido a todas las aristas de la organizacion de los factores de produccion de toda unidad empresarial, es por ello que no sélo se delimité a establecer secreto industrial o comercial. En ese sentido, y dada la complejidad del mercado, existe informacién dentro de las empresas que, no constituyendo aquella de produccién industrial, ni comercial, otorga a sus titulares una ventaja competitiva y de alto valor patrimonial, considerada asi mientras no sea divulgada, tales como formas de organizacién intema, Balances y Estados Financieros no pUblicos, Proyectos de inve! Politicas de gobierno corporativo, contratos como Know how, etc. 3.- Art. 17 inc, 4.- INFORMACION CONFIDENCIAL 4. La informacién preparada u obtenida por asesores juridicos, abogados o especialistas técnicos y/o profesionales, de la Administracién Publica cuya publicidad pudiera revelar la estralegia a adoptarse en la tramitacién o defensa en un proceso administrativo 0 judicial, o de cualquier tipo de informacién protegida por el secreto profesional que debe guardar el abogado respecto de su asesorado. Esta ‘excepcién termina al concluir ef proceso. Justificacién: En un proceso judicial 0 administrative, no solo los asesores juridicos 0 fos abogados preparan informacién que podria ser utilizada en la estrategia a ser utilizada en un proceso judicial, sino también puede ser preparada por técnicos, u otros profesionales de acuerdo a ia naturaleza de la litis presentada en un proceso o procedimiento trilateral, verbigracia, que un ingeniero perteneciente a un area determinada realice un estudio sesudo de la magnitud de afectacién a la estructura de electrificacion que un trabajador del area de soporte técnico sujeto al régimen del DL 1057, al hurtar ciertos cables parte una de las instalaciones. Dicha informacion puede ser presentada como estrategia a fin de sustentar el grado de dafio 0 afectacion ocasionado a la entidad por el comportamiento presentado. Respuesta 2: - Clasificar y sistematizar la informacion de los dispositives legales emitidos por las, entidades de la Administracion Publica, respecto a materias, fecha, y tipos (Resolucion Ministerial, Directoral, Gerencia General, de Alcaldia, etc.) - Capacitacién previa de! Funcionario encargado de acceso a la informacion, sobre las excepciones que regula la Ley. ~ Considerar un link de la data de solicitudes de Acceso a la Informacién Publica, por temas y su situacién de atencién, de ser el caso negativas, la justificacion correspondiente. = Incluir en el Portal Esténdar del Estado Peruano un enlace de informaci6n actualizada de cada entidad respecto a su direccién, ubicacién y un mapa que faclite su acceso, sobre todo en las instituciones descentralizadasy Municipaiidades del interior del pats. Grupo de Trabajo 4: Respuesta 1: a) Problemas = Redaccién ambigua de la norma que no permite una aplicacin clara de sus disposiciones. ~ Los precedentes judiciales (Poder Judicial y Tribunal Constitucional), si bien han permitido una uniformidad en la aplicacién de algunas disposiciones de la Ley, no son concluyentes en algunos puntos, dejando a los aplicadores del derecho la decision respecto a la interpretacién. b) Deficiencias: - En el numeral 1 del articulo 17 no se ha definido claramente a qué se refiere cuando se hace expresa alusién “decision de gobierno"; asimismo no se sefiala el plazo hasta cuando duraré la exclusién cuando no se hace referencia expresa a las recomendaciones, consejos u opiniones. ~ La no concordancia entre el numeral 4) del articulo 17 referido a fa confidencialidad del secreto profesional y el titimo parrafo del articulo 18 referido a informacién Telacionada a la violaci6n de derechos humanos o de las Convenciones de Ginebra de 1949, - En el numeral 5 de la Ley hay cierta ambigliedad en el término “publicidad y publicacién’ no se tiene claro si el termino se refiere al acceso a la informacion 0 a Su difusién a través de los medios, ) Vacios normativos: - En relacién al punto 1 del art 17, no se precisa a qué entidad se refiere al sefialar que la entidad decide hacer referencia a sus propias opiniones. Como en el caso de un informe final que deba emitir el Ministerio de Educacion y cuyo sustento se encuentra en un informe emitido por una DREL. JA cual de éstas entidades se referiria la norma, al sefialar que la ‘entidad” opta por hacer referencia en forma expresa a sus recomendaciones u opiniones? - gCual de ellas se encuentra legitimada para hacer referencia al Informe, el Ente rector 0 quien originariamente elaboré el informe que le sirvid de sustento al Minedu? - En atencién a lo sefialado en el punto 2 del art. 17, se debe establecer una disposicién que precise detalladamente qué tipo de informacién constituye secreto, bancario, tributario, comercial, industrial, tecnolégico y bursétil, pudiendo precisar la norma que dicha relaci6n seré la emitida por la autoridad administrativa competente. - En relacion al punto 3 del art 17, consideramos que deben precisarse los términos luego de los cuales culmina la exclusién del acceso siendo el agotamiento de la via administrativa asi como también cuando la resoluci6n queda firme, ~ Principio de razonabilidad vs. Legalidad: En la administracion Pablica debe primar el principio de la razonabilidad en vista que las normas contienen demasiadas deficiencias y defectos que impiden una aplicacién literal. d) Propuesta grupal sustentada: - Sistematizacion:_La informatica es una herramienta constitutiva de la modernizacién dei Estado, por io tanto es imprescindible la implementacion de las TIC en todos los procedimientos generados a nivel gubernamental, creandose para dicho fin sistemas integrados que nos permitan en tiempo real contar con informacion adecuada y que pueda someterse oportunamente a conocimiento de! usuario y que nos permitira como operadores del sistema el monitoreo, seguimiento y evaluacion de los procesos implementados. Respuesta 2: = Sistema Integrado sobre la base del Registro de Solicitudes de Acceso a la informacién Publica al que se refiere el inciso d.4 del articulo 3 de! Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la informacién Publica, promoviendo que las entidades publiquen en su portal institucional los pedidos que son mas frecuentes, - Capacitar a quien sera el responsable del acceso a la informacién publica de manera permanente. Grupo de Trabajo 5: Respuesta 1: a) Problemas __ b) Deficiencias: - Falta de capacitacién e idoneidad de los operadores que han sido delegados por el titular de cada entidad para los efectos de actuar con criterios de razonabilidad y discrecionalidad para determinar la confidencialidad, reserva 0 secteto de los casos especificos que se le presenten. - Ausencia de un érgano rector que absuelva consultas y provea de criterios interpretativos de alcance general, em: SERVIR u OSCE. ¢) Vacios normativos: = Establecer el perfil de! personal responsable a cargo de brindar Ia informacion solicitada por ios usuarios en materia de transparencia y acceso a la informacion publica. 4d) Propuesta grupel sustentada - La continua y permanente capacitacion al personal responsable para poder adoptar un criterio acorde a lo sefialado en la norma. = Creacion de un érgano rector que absuelva consultas y provea de criterios interpretativos de alcance general Respuesta 2; - Sistema de alerta que permita al personal responsable de brindar @ los usuarios la informacién de manera adecuada y en plazo establecido. Grupo de Trabajo Respuesta 1: a) Problemas - El numeral 4 del articulo 17 de! TUO de ia Ley N° 27806 dispone en su parte final que la excepcion se levanta cuando el proceso culmina. E! problema se presenta para los procuradores del Estado 0 Asesores Juridicos porque en el caso de procesos judiciales e! proceso culmina con la sentencia, y en el caso de los procedimientos administrativos con la decisién firme, y la norma no lo precisa, originado varias interpretaciones, pues para el caso de procesos judiciales puede entenderse que @ proceso culmina con la ejecucién de la sentencia = Si bien el numeral 5 del articulo 17 del TUO de la Ley 28806 establece como excepcién la informacién referida a los datos personales cuya publicidad constituya una invasién a la intimidad personal y familiar, equiparandola con la definicion de datos sensibles que se contempla en la Ley N° 29733, Ley de Proteccién de Datos Personales*; éste se contrapone a la realidad cuando se publica informacién referida a los ingresos econémicos de los servidores civiles. b) Deficiencias: = La deficiencia del numeral 4 del articulo 17 del TUO de la Ley N° 27806 esté en que no diferencia cuando culmina un proceso judicial y cuando un administrativo. * Ley 29733, Ley de Proteccién de Datos Personales, en su articulo 2, numeral 5) define como datos sensibles "Informacion relacionada a ls ingresos econémicos’, ‘ala Salud’, entre otros, - Respecto del problema 2), ni ia Ley ni el Reglamento precisan mecanismos de seguridad, que garanticen que ambos derechos no colisionen’; esto es, que se brinde la informacién pero a la vez se protejan los datos personales. ¢) Vacios normatives: - El vacio normativo de! numeral 4 del articulo 17 del TUO de la Ley N° 27806 se presenta porque la ultima disposicién de la precitada norma no detemina con precision cuando termina un proceso judicial y cuando un proceso administrativo. 4) Propuesta grupal sustentada: ~ Se propone agregar a la parte final de! numeral 4 del articulo 17 del TUO de la Ley N° 27806 1 siguiente texto: "La excepcion se levanta cuando culmina el proceso judicial con sentencia con calidad de cosa juzgada y el proceso administrativo con decision firme que agota la via administrativa’ = Respecto del numeral 5, se propone la precisién de la excepcién relacionada a la informacion de ingresos econémices, estableciendo que ésta se debe de brindar a través de la asignacién de eédigos que protejan la identidad del administrado y/o servidores civiles involucrados en la informacion requerida. Respuesta 2: - Publicar en el portal de fa institucién los informes técnicos y legales que sustentan las resoluciones emitidas por la administracién publica, con el objeto de que el ciuidadano conozca la motivacién integra de las decisiones de la administracion, Grupo de Trabajo 7: Respuesta 1 a) Problemas - Falta de capacitacion del personal responsable de otorgar la informacion, = Incumplimiento del plazo debido a la complejidad de los expedientes solicitados por los cludadanos, ~ El personal responsable carece de criterios para la clasificacién de la informacién que debe ser otorgada, - Falta de simplficacién del procedimiento para el otorgamiento de la informacion. - Muchas entidades carecen de archivos sistematizados, lo cual retarda o impide brindar la informacién ) Deficiencias: * La colsién del Derecho a la Intimidad y Proteccién de Datos Personales, Vs. el Derecho al Acceso a Ia Informacion Publica, ~ Ausencia de portales de transparencia actualizados. - Falta de dlfusién de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién, y de los medios 0 canales para acceder a la informacién de las entidades puiblicas. ©) Vacios normativos: - Imprecision de la norma respecto a los criterios de informacion secreta, reservada y confidencial - Omision de precisar e individualizar al responsable de proporcionar la informacién solicitada, para determinar la sancion aplicable. d) Propuesta grupal sustentada ~ Capacitacion de! personal responsable, y sensibiizacin a todos los miembros de la institucién respecto al Gobiemo Abierto, es decir, transparentar todos los actos, procesos de las entidades publicas, y ponerlas al servicio de los ciudadanos. - Promover la sistematizacién de los archivos y expedientes digitales en las entidades publicas, a fin de facilitar el otorgamiento de la informacién. - Ampliar el plazo para el otorgamiento de la informacién en los casos que revisten complejidad; toda vez que, existen casos que requieren mayor tiempo para obtener la informacién en diferentes areas de las entidades publicas. - Elaborar guias o manuales para la aplicacién de las excepciones previstas en el articulo 15 de la Ley, en la cual se debe incluir el glosario a fin de uniformizar criterios en la aplicacién de la Ley de Transparencia. esta 2: = Que [os titulares de las entidades piiblicas cumplan con simplificar el procedimiento para el oto'gamiento de la informacién solicitada por los ciudadanos en base a los principios de celeridad, integridad, oportuna, veraz y confiable. ~ Actualizacion permanente de los portales de transparencia. = Utizacién de las tecnologias de informacién a fin de fecilitar el acceso a la informacién, en estricto cumplimiento a los alcances de la Ley de Transparencia CONCLUSIONES En cuanto a la Pregunta 1 1 En la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica se debe estabiecer que el funcionario responsable de entregar la informacion solicitada también sea el responsable de calificar si dicha informacién puede ser proporcionada o se encuentra dentro de las excepciones previstas en la Ley. Tt 2.- Es necesario definir y desarrollar los términos previstos en las excepciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica, a fin de poder realizar una correcta calificacién de la informacién y verificar si esta se encuentra dentro de las mismas. 3.- Regular ef ejercicio abusivo del derecho de acceso a la informacién publica En cuanto a la Pregunta 2: 1.- Digitalizar, clasificar y publicar la mayor cantidad de informacién posible en la pagina web institucional de las entidades 2.- El servidor publico encargado de calificar y entregar la informacion debe estar debidamente capacitado y debe dedicarse de manera exclusiva a dichas funciones. 3.- Difundir manuales o instructivos de facil acceso y entendimiento de! usuario respecto al procedimiento de Acceso a la Informacién Pubiica. PRESIDENTE DE LA xxl CONVENCION ARIANE ISIS AMENABAR VILLACORTA ‘SECRETARIA DE LA XXI CONVENCION MACRORREGIONAL, LAURA LIDIA GALLEGOS LOPEZ PRESIDENTE 2 DE TRABASO 2: — x ARI PRESIDENTE, (a 'SECRETARIO GRUPO DE TRABAJO 3: CUE. a 4, p MERCEDES LUISA VELIZALANYA DAVID GERMAN BURGOS REANO PRESIDENTE SECRETARIO GRUPO DE TRABAJO. Al ee -DGAR GONZALO]PARIHUANA So TAZMIDNETGENORERO JARRIN ESIDENTE ‘CRETARIO. GRUPO DE TRABAJO 5: HECTOR ALEJANDRO QUINTO ROJAS MARTA DEL|PILAR ZUNIGA ABREGU PRESIDENTE |SECRETARIO GRUPO DE TRABAJO 6: YIERSNEIT QUISPE GUTIERREZ PRESIDENTE 13 GRUPO DE TRABAJO 7: MARITA BEL PRESIDEN’ ROBHER AGUILAR DE LA CRUZ SECRETARIO 4

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