Acta de Constitucin del Proyecto

Control de Versiones
Versin Realizada Revisada Aprobada Fecha Comentarios
1.0 A.A. 08-06-13
1.0 E.L.
1.0 J.L.

Nombre del Proyecto

Implantacin de una PMO en KORTEZURI PMOK
Propsito y Justificacin del proyecto:
La empresa KORTEZURI, dedicada a la fabricacin de maquinas de corte de precisin, se encuentra en fase
de abordar un cambio organizacional, con el objetivo de estandarizar y mejorar la Gestin de Proyectos
La empresa, lleva ms de 20 aos diseando y fabricando mquinas de corte de precisin. En la actualidad
sus exportaciones suponen un 70% de la produccin y esto les exige un grado mayor de fiabilidad y
seguridad en las fechas de entrega.
Cada mquina es una proyecto en s.
Actualmente, no tienen ningn procedimiento estndar relacionado con la Gestin de Proyectos. Si tienen
procedimientos establecidos en torno al negocio.
Se considera necesario activar una mejora gradual en la cual se vayan adquiriendo nuevas tcnicas
relacionadas con la gestin de proyectos.
Les falta la visin global de los proyectos tanto en cartera como en ejecucin, cara a una mejor planificacin

Descripcin de alto nivel:

El planteamiento a seguir en este proyecto es:
Partiendo de un anlisis emprico de lo qu estn haciendo y cmo lo estn haciendo, sacar una foto inicial
de la situacin actual.
Detectar y Analizar que puntos de mejora y eliminacin de desperdicios nos interesan abordar en una
primera fase.
La cultura en gestin de proyectos no esta arraigada en la organizacin. Son muy buenos ejecutando, pero
no Inicializando, Planificando y Cerrando los proyectos.
Por el tipo de organizacin interna, las metodologa AGILES se adaptan bastante bien a la cultura de la
empresa. Sin embargo, teniendo en cuenta que su exportacin principal es Alemania , la tipologa de
proyectos (maquinas medianas-grandes) que desarrollan y los procedimientos de negocio ya implantados,
hay que pensar en un MIX entre PMBOK y AGILE.
Formacin inicial en conceptos PMP y AGILE para ir definiendo la ruta a seguir.
Anlisis de factores crticos de xito y fracaso.
Definir modelo a implantar
Elegir que proyecto (mquina) va a ser el piloto

Pgina 1 de 3
 Acta de Constitucin del Proyecto

Poner en practica lo definido.

Lecciones aprendidas y definicin de siguientes pasos.

Requerimientos de alto nivel (Generales):

Apoyo por parte del equipo de direccin a este proyecto
Seleccionar un equipo inicial que sean los que lideren y ejecuten este proyecto y luego sean los responsables
de extrapolar al resto de la organizacin
Intentar acoplar los procesos lo mximo posible a estndares, con el fin de simplificar y facilitar la
adaptacin de los nuevos procesos y tcnicas

Requerimientos de alto nivel (Funcionales):

El sector en el que trabajan es muy especifico y algo endogmico por lo que cualquier proceso nuevo se
tiene que acoplar y adaptar, evitando las mximas fricciones.
Definir 3-5 puntos de mejora, no ms y llevarlos a cabo.
Pensar bien cual va a ser el proyecto piloto. Analizar beneficios, riesgos y oportunidad de mejora en el
piloto.
En la fase de definicin del modelo a implantar (medio plazo) saldrn muchos ms puntos de mejora.
Priorizar y seleccionar los 3-5 a implantar siguiendo el criterio de aquellos que mejor se adaptan al proyecto
piloto elegido.

Objetivos del Proyecto: Metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo del proyecto
Objetivos
Formar a un equipo que lidere este proyecto
Detectar cual es la ruta a seguir, apoyndonos
en metodologas estndares de gestin de
proyectos .
Aplicar 3-5 puntos de mejora en el proyecto
piloto
Criterio de xito
Que a final del proyecto, estn preparados para extrapolar
en la siguiente mquina lo realizado. Con un apoyo mnimo
externo (a nivel consulta y seguimiento)
En el primer mes del proyecto detectar, analizar y
consensuar entre 10-15 nuevos procesos, tcnicas o
herramientas adecuadas a la organizacin
Analizar y ver la viabilidad de considerar estos 3-5 puntos
aplicables a la mayora de los proyectos.

Finalidad del Proyecto

El fin principal de este proyecto es dar los primeros pasos para la Mejora Continua en la Gestin de
Proyectos. Ir asimilando el cambio cultural y organizacional que esto va a suponer.

Designacin del Equipo Inicial del Proyecto

Nombre Role que desempea
Juan Lpez Sponsor del Proyecto
Esther Lopez Responsable y coordinadora interna del proyecto
Ana Aranda Consultora Artesana en Gestin de Proyectos

Pgina 2 de 3
 Acta de Constitucin del Proyecto

Departamentos directamente involucrados en el Proyecto

Nombre Role que desempea
Equipo de Direccin Promotores de la iniciativa
Departamento de Fabricacin Usuarios finales de negocio. Beneficiarios del proyecto
Departamento de Diseo Usuarios finales de negocio. Beneficiarios del proyecto

Principales amenazas del Proyecto (Riesgos negativos)

Kortezuri es una empresa familiar, que lleva en el sector ms de 20 aos. Su producto final es reconocido
por el mercado y mal que bien han surfeado la crisis. La sensacin del equipo interno es que a un precio muy
alto y mucho desgaste personal.
Por su parte, el factor tiempo es una restriccin, pero saben y quieren dedicarle el mximo tiempo disponible
que tengan.
Les da miedo salir de la zona de confort, son muchos aos trabajando como lo hacen ahora

Principales Oportunidades del Proyecto (Riesgos positivos)

Estn en un proceso de reorganizacin interna (traspaso generacional)
Tienen definidos procesos de negocio y de calidad. Este proyecto les sirve para revisar y mejorar lo que ya
se esta haciendo.
Equipo joven con ganas de cambiar en el Cmo y el Por qu se hacen ciertas cosas

Resumen Planificacin de Hitos

Hito o Evento significativo Fecha prevista o deseada
Sacar foto inicial
Formacin visin general en Gestin de Proyectos al equipo
Anlisis de factores crticos de xito y fracaso
Definir modelo a implantar
Seleccionar proyecto piloto
Ejecutar los 3-5 puntos iniciales de mejora en el piloto
Lecciones aprendida. Siguientes pasos

Anexo:

Siglas Nombre Role en el proyecto Email Mvil

J.L. Juan Lpez Sponsor del Proyecto jl@kortezuri.com 111 222 333
E.L. Esther Lpez Lder del Proyecto el@kortezuri.com 444 555 666
AA Ana Aranda Consultora Artesa. Gestin de Proyectos ana@arandaconsultora 608 098 098

Pgina 3 de 3