CONTROL DE VERSIONES

Versin Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

1.0 AG KV CH 13/01/17 Versin original

ACTA DE CONSTITUCIN
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Diseo e Implementacin del modelo de EMPICK
empaque para el rea de Picking

CONCEPTOS ASOCIADOS AL FORMATO

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO: ES EL PROCESO DE DESARROLLAR UN
DOCUMENTO QUE AUTORIZA FORMALMENTE LA EXISTENCIA DE UN PROYECTO Y CONFIERE AL DIRECTOR DE
PROYECTO LA AUTORIDAD PARA ASIGNAR LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIN A LAS ACTIVIDADES DEL
PROYECTO. EL BENEFICIO CLAVE DE ESTE PROCESO ES UN INICIO Y UNOS LMITES DEL PROYECTO BIEN
DEFINIDOS, LA CREACIN DE UN REGISTRO FORMAL DEL PROYECTO Y EL ESTABLECIMIENTO DE UNA FORMA
DIRECTA PARA QUE LA DIRECCIN GENERAL ACEPTE FORMALMENTE Y SE COMPROMETA CON EL PROYECTO.
ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO: ES UN DOCUMENTO EMITIDO POR EL INICIADOR DEL PROYECTO O
PATROCINADOR, QUE AUTORIZA FORMALMENTE LA EXISTENCIA DE UN PROYECTO Y CONFIERE AL DIRECTOR DEL
PROYECTO LA AUTORIDAD PARA ASIGNAR LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIN A LAS ACTIVIDADES DEL
PROYECTO. DOCUMENTA LAS NECESIDADES DE NEGOCIO, LOS SUPUESTOS, LAS RESTRICCIONES, EL
CONOCIMIENTO DE LAS NECESIDADES Y REQUISITOS DE ALTO NIVEL DEL CLIENTE Y EL NUEVO PRODUCTO ,
SERVICIO O RESULTADO QUE EL PROYECTO DEBE PROPORCIONAR.

DESCRIPCIN DEL PROYECTO: DESCRIBIR LA FINALIDAD DEL PROYECTO, QUINES SON LAS PERSONAS
INVOLUCRADAS, CMO SE LOGRARN LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO, EL TIEMPO ESTABLECIDO DE INICIO Y FIN
DEL PROYECTO, Y EL LUGAR DONDE SE REALIZAR EL PROYECTO. (QU, QUIN, CMO, CUNDO Y DNDE)

El proyecto Diseo e Implementacin del Modelo Operativo consiste en disear e implementar el modelo
operativo de la Divisin de Concretos del Grupo Cementero del Sur. La implementacin ser en los centros
representativos que el consorcio cementero determine. Asimismo, el desarrollo del proyecto se realizara
segn el estndar del Project Management Institute (PMI) y su ejecucin mediante herramientas como el MS
Project.

El Diseo y la Implementacin del Modelo Operativo se realizara de la siguiente manera:

Elaboracin del Scan Operativo para la determinacin del periodo base
Alineamiento operativo a la eficiencia de los cuatro macro procesos para el diseo e
implementacin del modelo operativo

El desarrollo del proyecto estar a cargo de las siguientes personas:

Christian Huamani - Supervisor del proyecto.

Andrea Gamarra Consultor
Katia Victoria- Consultor

El proyecto ser realizado en 28 semanas desde el 2 de mayo hasta el 12 de noviembre del 2016. El
desarrollo del proyecto se realizara en las instalaciones de la Divisin Concretera del Sur, en las siguientes
localidades:
Arequipa: Planta Gloria AV Panamericana s/n Urb. Industrial, Cayma, Arequipa
Cuzco: Av. La Libertad 1340, Urb Precursores, San Lazaro, Cuzco

Para tal efecto, el equipo del proyecto ser trasladado un dia antes a la ciudad de Cuzco, desde la Base que
ser en la Planta Gloria en Arequipa, lugar donde estar condicionado las oficinas de equipo de consultor.

DEFINICIN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: DEFINIR DETALLADAMENTE EL PRODUCTO, SERVICIO O

CAPACIDAD A GENERAR, AS COMO TODOS LOS ENTREGABLES SOLICITADOS POR EL CLIENTE.
Sistema de Gestin: Elaboracin del manual de procesos de los Macro procesos: Pedido al Ingreso, Pedido al
Pago, Sistemas de Calidad y Sistemas de Mantenimiento.

Perfiles por Competencias: Definicin del Diccionario de competencias y Diseo del Perfil por competencia de
todas las reas funcionales.

Sistemas de Control: Elaboracin del rbol de indicadores de gestin y sus respectivas fichas

Presentaciones y Minutas: Compilacin de las presentaciones realizadas en las Juntas Operativas y Juntas
Ejecutivas; y las minutas firmadas por los asistentes.

Auditora: Elaboracin de Informe de auditora seis meses post implementacin.

Capacitacin: Desarrollo de capacitaciones durante la etapa de implementacin del Modelo Operativo en los
cuatro macro procesos desarrollados

DEFINICIN DE REQUISITOS DEL PROYECTO: {REQUISITO: CONDICIN O CAPACIDAD QUE DEBE ESTAR
PRESENTE EN UN PRODUCTO , SERVICIO O RESULTADO PARA SATISFACER UN CONTRATO U OTRA ESPECIFICACIN
FORMALMENTE IMPUESTA}. DESCRIBIR LOS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES, NO FUNCIONALES, DE CALIDAD,
ETC., DEL PROYECTO.

El Patrocinador (CONSULTORES S.A.) tiene los siguientes requisitos:

Habilitar accesos a la red de la empresa, repositorio e intranet.

Facilitar el ingreso a las sedes administrativas y operativas en las instalaciones solicitadas por el
cliente.
Cumplir con los acuerdos presentados en la propuesta y respetar los requerimientos del cliente.

El Cliente (Divisin de Concretos del Grupo Cementero del Sur) tiene los siguientes requisitos:

Los Consultores debern realizar la implementacin en las instalaciones definidas por el cliente.
Entregar las Minutas de reuniones de las Juntas Operativas y Juntas Ejecutivas firmadas por los
asistentes al trmino del proyecto.
Entregar un documento final que contenga el Sistema de gestin, los Perfiles por competencias y el
Sistema de Control de los cuatro Macro procesos impreso y digital (CD)
Entregar un Informe de la Auditoria post implementacin impreso y digital.
Entregar los archivos en versin editable de los entregables

OBJETIVOS DEL PROYECTO: DESCRIBIR LAS METAS HACIA LAS CUALES SE DEBE DIRIGIR EL TRABAJO DEL
PROYECTO EN TRMINOS DE LA TRIPLE RESTRICCIN, DEFINIENDO LOS OBJETIVOS MEDIBLES DEL PROYECTO Y LOS
CRITERIOS DE XITO ASOCIADOS.
CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE XITO
1. ALCANCE Cumplir con la elaboracin de los entregables: Aprobacin de todos los
Sistema de gestin, Perfiles por competencias, entregables por parte del cliente.
Sistemas de control, Auditoria.
2. TIEMPO Concluir el proyecto en el plazo establecido por Concluir el proyecto en 28
el cliente. semanas, del 2 de mayo hasta el
12 de noviembre del 2016.
3. C OSTO Cumplir con el presupuesto estimado del No exceder el presupuesto del
proyecto de $ 156,000. proyecto.
FINALIDAD DEL PROYECTO: DESCRIBIR EL FIN LTIMO, PROPSITO GENERAL, U OBJETIVO DE NIVEL
SUPERIOR POR EL CUAL SE EJECUTA EL PROYECTO, MENCIONANDO EL ENLACE CON PROGRAMAS, PORTAFOLIOS , O
ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIN.

Generar ingresos y reducir gastos de la Divisin de Concretos del Grupo Cementero del Sur.

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO: DESCRIBIR LAS RAZONES CUALITATIVAS Y CUANTITATIVAS POR LAS CUALES
ES NECESARIO REALIZAR EL PROYECTO, ESPECIFICANDO LOS BENEFICIOS A LOGRAR.
JUSTIFICACIN CUALITATIVA JUSTIFICACIN CUANTITATIVA
Medir y Controlar los ingresos y egresos de la Flujo de Ingresos
empresa.
Medir el desempeo del capital humano. Flujo de Egresos

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Mejorar el pronstico de ventas para ser ms VAN
asertivos.
Facilitar el proceso para la obtencin de la TIR 35%
certificacin ISO.
RBC

DESIGNACIN DEL DIRECTOR DE PROYECTO: {DIRECTOR DE PROYECTO: PERSONA NOMBRADA POR LA

ORGANIZACIN EJECUTANTE PARA LIDERAR AL EQUIPO QUE ES RESPONSABLE DE ALCANZAR LOS OBJETIVOS DEL
PROYECTO}. ESCRIBIR EL NOMBRE DEL DIRECTOR DEL PROYECTO (PROJECT MANAGER) ASIGNADO, SU
RESPONSABILIDAD Y SU NIVEL DE AUTORIDAD.
NOMBRE Luis Belaunde NIVELES DE AUTORIDAD
REPORTA A Cesar Rivera
Exigir el cumplimiento de los entregables y del
Isabel Onton cronograma.
SUPERVISA A Francisco Espinoza.
Manuel Villar

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO: {HITO: PUNTO O EVENTO SIGNIFICATIVO DENTRO DE UN

PROYECTO, PROGRAMA O PORTAFOLIO }. MENCIONAR A TODOS LOS HITOS DE MANERA CRONOLGICA,
COLOCANDO SUS FECHAS PROGRAMADAS DE INICIO Y FIN.
HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Inicio del Proyecto Lunes 2 de mayo
1. Gestin del Proyecto Del 2 al 14 de mayo
2. Scan Operativo Del 2 al 28 de mayo
3. Pedido al Ingreso Del 30 de mayo al 30 de julio
4. Pedido al Pago Del 1 de agosto al 17 de setiembre
5. Sistemas de Mantenimiento Del 19 de setiembre al 19 de octubre
6. Sistemas de Calidad Del 20 de octubre al 7 de noviembre
7. Cierre de proyecto Del 8 al 11 de noviembre
8. Auditoria Del 8 mayo del 2017 al 19 de mayo 2017

ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO. EN

ESTA SECCIN SE NOMBRAN A TODOS LOS GRUPOS DE INTERS DENTRO DEL PROYECTO AS COMO TAMBIN EL
ROL QUE DESEMPEA CADA UNO DE ELLOS.
ORGANIZACIN O GRUPO ORGANIZACIONAL ROL QUE DESEMPEA
Consultores S.A. Proveer el servicio de Diseo e Implementacin del
Modelo Operativo.
Divisin de Concretos del Grupo Cementero del Demandante del servicio de Diseo e Implementacin
Sur. del Modelo Operativo, para la Divisin de Concretos del
Grupo.

PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO: {AMENAZA: RIESGO QUE TENDRA UN EFECTO NEGATIVO
SOBRE UNO O MS OBJETIVOS DEL PROYECTO}. SE DEBEN INGRESAR LOS RIESGOS NEGATIVOS QUE PUEDEN
AFECTAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO. UN RIESGO NEGATIVO DEL PROYECTO QUE SE HA MATERIALIZADO SE
CONSIDERA COMO PROBLEMA.
Los entregables no sean aprobados por el cliente en el tiempo establecido.
Cambios en las Directores del Grupo, el cual genere revalidaciones o reproceso sobre lo ya avanzado.
Cliente cancelo un proyecto similar cinco meses atrs con otra empresa consultora, por lo tanto potencial
rechazo a retomar el trabajo conjunto con el personal.
Falta de disponibilidad del cliente a las reuniones, revisiones y/o agendas programadas. Falta de acceso a la
informacin del cliente.

PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO: {OPORTUNIDAD: RIESGO QUE TENDRA UN EFECTO

POSITIVO SOBRE UNO O MS OBJETIVOS DEL PROYECTO}. SE DEBEN INGRESAR LOS RIESGOS POSITIVOS QUE
PUEDEN GENERAR UN MAYOR VALOR EN EL PROYECTO.

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 El desarrollo del proyecto en el Grupo Cementero del Sur abre la posibilidad de proponer proyectos nuevos o
complementarios en la Divisin de Concretos o en otras Divisiones del Grupo

SUPUESTOS: {SUPUESTO: FACTOR DEL PROCESO DE PLANIFICACIN QUE SE CONSIDERA VERDADERO, REAL O
CIERTO, SIN PRUEBA NI DEMOSTRACIN}. DESCRIBIR LOS FACTORES QUE PARA PROPSITOS DE LA
PLANIFICACIN DEL PROYECTO SE CONSIDERAN VERDADEROS, REALES O CIERTOS.
El cronograma establecido para las reuniones de validacin previamente establecidas con las partes de cada
rea funcional no sufrir modificacin alguna.
Se contara con los permisos y accesos a los documentos del sistema integrado de gestin del Grupo
Cementero del Sur, e intranet.
Se contara con permisos y accesos a las instalaciones de las reas administrativas y operativas previamente
establecidas por la Divisin de Concretos.

RESTRICCIONES: {RESTRICCIN: FACTOR LIMITANTE QUE AFECTA LA EJECUCIN DE UN PROYECTO,

PROGRAMA, PORTAFOLIO O PROCESO }. DESCRIBIR LOS FACTORES QUE LIMITAN EL RENDIMIENTO DEL PROYECTO,
EL RENDIMIENTO DE UN PROCESO DEL PROYECTO, O LAS OPCIONES DE PLANIFICACIN DEL PROYECTO, PUEDEN
APLICAR A LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO O A LOS RECURSOS QUE SE EMPLEA EN EL PROYECTO.
El presupuesto del proyecto no debe exceder lo presentado en la propuesta a Divisin de Concretos del
Grupo Cementero del Sur.
El proyecto deber ser culminado el 12 de noviembre segn lo establecido por el cliente.
Estada del Equipo de consultores en la ciudad de Cayma, Arequipa.
Horario de trabajo de Lunes a Viernes de 8:00am a 19:00 horas

LISTA DE INTERESADOS: {INTERESADO O STAKEHOLDER: INDIVIDUO, GRUPO U ORGANIZACIN QUE PUEDE

AFECTAR, VERSE AFECTADO O PERCIBIRSE A S MISMO COMO POSIBLE AFECTADO POR UNA DECISIN , ACTIVIDAD
O RESULTADO DE UN PROYECTO}. EN ESTA SECCIN SE MENCIONAN A TODOS LOS INTERESADOS INTERNOS Y/O
EXTERNOS QUE PARTICIPAN EN EL PROYECTO, AS COMO TAMBIN SUS ROLES.
Cesar Rivera: Socio Regional de Consultores S.A.
Divisin de Concretos del Grupo Cementero del Sur.
Grupo Cementero del Sur.
Andres Sotelo: Administrador del Sistema de Gestin
Jaime Nieto: Gerente de la Divisin de Concretos

REQUISITOS DE APROBACIN DEL PROYECTO: DESCRIBIR EN QU CONSISTE EL XITO DEL PROYECTO,

QUIN DECIDE SI EL PROYECTO TIENE XITO Y QUIN FIRMA LA APROBACIN DEL PROYECTO.
El proyecto ser exitoso, si se concluye el Diseo e Implementacin del Modelo Operativo en el plazo
solicitado, con el presupuesto sugerido y con la mayor satisfaccin del cliente Divisin de Concretos del
Grupo Cementero del Sur.
La aprobacin se llevara a cabo por la Vice Presidencia de Mejora Continua del Grupo Cementero del Sur.

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO: SE MENCIONA DE MANERA TENTATIVA TODOS LOS

CONCEPTOS DE GASTO , SUS RESPECTIVOS COSTOS, EL TOTAL ACUMULADO DE LNEA BASE Y EL TOTAL DE
PRESUPUESTO QUE INCLUYE A LAS RESERVAS DE CONTINGENCIA Y DE GESTIN.
CONCEPTO MONTO (USD $)
1. Consultores 105,000
2. Pasajes areos (cada 30 das) 5,000
3. Viticos 20,000
4. Alquiler Casa 12,000
TOTAL LINEA BASE 142,000
5. Reserva de Contingencia 7,000
6. Reserva de Gestin 7,000
TOTAL PRESUPUESTO 156,000

PATROCINADOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO: {PATROCINADOR: UNA PERSONA O GRUPO QUE PROVEE
RECURSOS Y APOYO PARA EL PROYECTO, PROGRAMA O PORTAFOLIO Y QUE ES RESPONSABLE DE FACILITAR SU
XITO .} EN ESTA SECCIN SE MENCIONA AL PATROCINADOR DEL PROYECTO, AS COMO LA ENTIDAD A LA QUE
PERTENECE, EL CARGO QUE OCUPA Y LA FECHA DE ELABORACIN DEL ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO.
NOMBRE EMPRESA CARGO FECHA

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Cesar Rivera Consultores S.A. Socio Regional 12 03 - 2016