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La serie Cuadernos, que complementa los materiales de apoyo para los Cursos de
Formacin para Equipos Directivos, ha sido coordinada por:
Joaqun Galrn Sallan, de la Universidad Autnoma de Barcelona.
- Rafael Munilla Lasanta, de la Subdireccin General de Formacin del Profesorado.
Ana Prez Fgueras, de la Subdlreccln General de Formacin del Profesorado.
Pginas
Parte I
La toma de decisiones 5
Introduccin 9
Bibliografa 41
Parte II
Organizacin y direccin de reuniones 43
Introduccin: necesidad de las reuniones 47
Bibliografa 83
ndice
Pginas
1. Introduccin 9
Fase de deliberacin 21
Fase de decisin 21
Fase de comunicacin 22
Fase de ejecucin 22
El consenso 27
7
Pginas
7. Bibliografa 41
Introduccin
La toma de decisiones resulta ser, as, una tarea difcil, en la que puede
constatarse con ms claridad la inseguridad y debilidad de los directi-
vos en un Centro.
10
Anlisis de las variables que inciden
en la toma de decisiones
11
La toma de decisiones
f) Consecuencias y repercusiones.
De la misma manera que se analizan las causas, los procedimientos o
los responsables en la toma de decisin, es necesario que se analicen y
prevean las consecuencias y repercusiones que puede traer consigo.
Quin decide?
Qu se decide?
Cundo es necesario y conviene decidir?
Tcnica o estrategia a utilizar.
Personas afectadas o implicadas en la decisin.
Consecuencias.
SUs'fVA-' i.--*-.*1
12
La toma de decisiones individual y en grupo
13
La toma de decisiones
Aspectos positivos:
Decisin rpida y gil.
Responsabilidad clara
Seguimiento y control ms responsable.
Aspectos negativos:
Decisin de posible menor calidad.
_ implicacin
Menor _ _ profesorado.
del ...... m
14
La toma de decisiones individual y en grupo
15
La toma de decisiones
Ventajas:
Decisin de ms calidad.
Motivacin e implicacin del profesorado.
Responsabilidad compartida.
Inconvenientes:
Decisin lenta.
Responsabilidad diluida.
Requiere el hbito de trabajo en equipo.
a) Nivel informativo
Es un nivel en la toma de decisiones de muy poca participacin.
La decisin se toma antes o con posterioridad por parte de la persona
o estructura responsable.
Los miembros del grupo intervienen nicamente en cuanto que son infor-
mados.
El grupo recibe la informacin y se le aclaran las dudas surgidas tras la
exposicin.
Este nivel debe ser potenciado siempre por los Equipos Directivos.
Deben informar de las decisiones que toman, de las razones que las
han motivado, etc., sobre todo a las personas que se pueden sentir impli-
cadas o afectadas de alguna manera.
EJEMPLOS
16
La toma de decisiones individual y en grupo
b) Nivel de consulta
Razn tcnica
Razn comunicativa
17
La toma de decisiones
EJEMPLOS
c) Nivel decisorio
18
La toma de decisin individual
Fase de planteamiento
La persona responsable de la toma de una decisin individua! debe anali-
zar y definir las variables siguientes:
Personas implicadas.
19
La toma de decisiones
EJEMPLO A
EJEMPLO B
20
La toma de decisin individual I
EJEMPLO
Fase de deliberacin
Es el momento del estudio y anlisis de los problemas o dificultades de las
diferentes propuestas, de los pros y contras de cada una de ellas, de las posi-
bles consecuencias, del momento apropiado para tomar la decisin, comuni-
carla y llevarla a la prctica.
EJEMPLO
Fase de decisin
La persona responsable debe hacer en esta fase la eleccin de la alter-
nativa y llegar a una conclusin sobre la decisin ms conveniente o nece-
saria.
EJEMPLOS
21
La toma de decisiones
EJEMPLOS
EJEMPLO
22
La toma de decisin individual I
1. Planteamiento.
2. Informacin.
3. Deliberacin.
4. Toma de decisin.
5. Comunicacin.
6. Ejecucin.
7. Seguimiento o control.
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La toma de decisiones en grupo
Vamor a referirnos, tras ver las distintas fases de las decisiones de carc-
ter personal, al complejo proceso de decisin cuando los intervinientes son
colectivos de personas como los que componen los Centros Educativos. Dedi-
caremos una especial atencin al consenso como la forma ms adecuada de
decidir cuando se trata de compartir responsabilidades e implicar a todos los
miembros del grupo.
25
La toma de decisiones
EJEMPLOS
De forma parlamentaria
26
La toma de decisiones en grupo I
EJEMPLOS
Creacin en el seno del Claustro de una Comisin para fijar los criterios para
las actividades exlraescolares a realizar por el profesorado a lo largo del
curso y para establecer una seleccin y una temporalizacin de las mismas
para su presentacin al Consejo Escolar.
Decidir el calendario de las sesiones de evaluacin.
Aprobar la propuesta de fechas y actividades que ha elaborado la Comisin
de la Semana Cultural.
Por consenso
Esta forma de tomar decisiones en equipo supone el nivel mayor de par-
ticipacin y de compromiso por parte del grupo.
La decisin se toma por consenso, no llegndose nunca a la votacin.
No es aconsejable la votacin, ya que, en ciertos temas, se corre el ries-
go de que los resultados de la misma no sean aceptados y asumidos.
Se aconseja el consenso a travs del pacto y de la negociacin.
Esta forma de trabajo y de decidir es mucho ms lenta, pero ms efi-
caz, ya que todo el grupo participa y se implica en la decisin.
Frente a la votacin, crea un buen ambiente de trabajo y un buen clima
de relaciones personales.
Esta forma de decidir es totalmente necesaria...
1. ...si la decisin va a tener mucha importancia en la organizacin y
funcionamiento del grupo o del Centro.
2. ...si el grupo no est de acuerdo con el anlisis del problema o tema.
3. ...si la decisin que se va a tomar afecta directamente a los intere-
ses, a los valores, o est relacionada directamente con el trabajo y
las funciones de cada uno de los miembros participantes.
4. ...si la decisin se quiere implantar y llevar a efecto con garantas.
27
La toma de decisiones
EJEMPLOS
El consenso
El consenso se produce en la toma de decisiones cuando todas las per-
sonas que intervienen asumen la decisin final como si fuese la suya propia.
28
La toma de decisiones en grupo
Prueba de consenso
29
La toma de decisiones
2.a El grupo est configurado pero, ante una situacin dada, no realiza el
mismo anlisis de las causas de la situacin o no est de acuerdo en
las alternativas o propuestas ante decisiones que hay que tomar; es
decir, se produce una situacin de bloqueo.
Esta situacin se da en grupos grandes y numerosos; en grupos redu-
cidos la situacin es difcil que aparezca, ya que las interacciones y las
intervenciones son mucho ms posibles y el acercamiento, el pacto y
la negociacin podran ser ms fciles.
EJEMPLOS
b) Tcnica de la comisin
El grupo designa una comisin tcnica, en la que estn repre-
sentados partidarios de las diferentes soluciones. El grupo reducido
puede adquirir el compromiso de llegar a una situacin de pacto y
negociacin, que posibilite el acuerdo y el consenso.
30
La toma de decisiones en grupo |
EJEMPLOS
31
El seguimiento y control de
las decisiones adoptadas
El control suele ser una de las funciones que produce mayor desgaste
personal y profesional a los rganos unipersonales responsables del Centro.
A menudo se mueven con cierta incomodidad y ambivalencia entre dos pos-
turas o actitudes opuestas: la de la autoridad que ejerce el control y la del com-
paero que empatiza y se solidariza.
33
La toma de decisiones
34
El seguimiento y control de las decisiones adoptadas
Principales requisitos:
1. u Planificacin de objetivos claros, asumidos, realistas, operativos y
medibles.
2 Establecimiento de indicadores y criterios de observacin diseados
en la fase de planificacin, que deben ir implcitos en la formulacin de
metas y objetivos.
3.a Distribucin y divisin de tareas y responsabilidades.
4:' Distincin clara de las diferentes funciones y roles en la organiza-
cin del grupo o del Centro docente.
5- c Cronoprogramacin de actividades.
6. Existencia del principio de autoridad asumido por los responsables
o directivos y aceptado por el grupo o Centro Educativo.
7. En todo grupo es necesario que exista una persona o grupo de per-
sonas que se responsabilicen de hacer el seguimiento y el control
para que las actividades programadas se realicen y se lleven a efecto.
EJEMPLO
Requisitos
35
La toma de decisiones
EJEMPLO
Los factores que influyen para que esta funcin pueda ser asumida de forma
responsable y eficaz son:
Personalidad y caractersticas de la persona que ejerce la funcin direc-
tiva.
Conflicto institucional entre autoridad, poder e influencia en el
Centro. Cuando estos roles son ejercicidos por personas diferentes, se
da lugar al enfrentamiento y al conflicto o a la situacin de anarqua
organizada y de descontrol en los Centros.
36
El seguimiento y control de las decisiones adoptadas!
diato por parte del Equipo Directivo y/o profesorado. De no ser as las deci-
siones tomadas, las normas establecidas, los acuerdos fijados fcilmente
dejarn de cumplirse.
37
La toma de decisiones
Este principio hace necesario que las personas que ejercen el con-
trol y las personas o grupos sobre los que se ejerce aqul comprendan
y acepten que es necesario y conveniente moverse entre actitudes que
combinen la comprensin, el dilogo, la tolerancia, la firmeza y la res-
ponsabilidad.
A veces son necesarias las tcnicas quirrgicas o sancionadoras.
EJEMPLOS
38
El seguimiento y control de las decisiones adoptadas
Personas responsables.
Cronoprogramacin o temporalizacin de actividades.
Criterios de seguimiento, autocontrol y evaluacin.
Mecanismos de control.
Las actas no son un mero trmite burocrtico. Las actas son el mejor pro-
cedimiento para que un grupo de trabajo o un Equipo docente realice su
propio seguimiento de los objetivos marcados, de las tareas y actividades pro-
puestas, acordadas y asumidas como equipo, de los problemas, dificultades
o imprevistos encontrados o de la toma de nuevas decisiones tendentes a
mejorar el programa o proyecto iniciado.
Las actas son, en definitiva, un mapa del camino recorrido por el equipo
para la consecucin del fin propugnado.
39
Bibliografa
41
ndice
Pginas
El estudio de documentos 73
El estudio de casos 74
El anlisis de anteproyectos 75
45
Pginas
La discusin guiada 76
El torbellino de ideas 77
8. Bibliografa 83
46
Introduccin: necesidad de las reuniones
47
Organizacin y direccin de reuniones
48
Concepto y elementos de una reunin
a) Nmero de asistentes
49
Organizacin y direccin de reuniones
50
Concepto y elementos de una reunin i
Tema de la reunin
El tema o temas de la reunin aparece en el orden del da, que contie-
ne los puntos a tratar.
Finalidad de la reunin
La finalidad de la reunin se especifica en el objetivo u objetivos que se
pretende alcanzar.
EJEMPLO
Tcnica de la reunin
Segn cul sea el tipo de reunin, se seleccionar la tcnica ms adecua-
da para la consecucin de los fines propuestos (vase la parte I de este cua-
dernillo referida a La toma de decisiones: seguimiento y control).
51
Organizacin y direccin de reuniones
Nmero de asistentes.
Tiempo de reunin.
Finalidad de la reunin.
52
La eficacia de las reuniones
Requisitos
Los requisitos para que una reunin sea eficaz son los siguientes:
53
Organizacin y direccin de reuniones
54
Los tipos de reuniones
A) Informativas
El objetivo de la reunin es transmitir a un Claustro o Equipo docente una
informacin que es necesaria o conveniente.
El que dirige la reunin tiene que ser consciente del objetivo y no permitir
que se entre en discusiones o desviaciones que modificaran el objetivo de la
reunin. Para ello es conveniente asignar tiempos lmites a las ruedas de inter-
venciones.
55
Organizacin y direccin de reuniones
EJEMPLO
Pasos
B) Consultivo-deliberativas
La finalidad de este tipo de reuniones es estudiar o analizar propuestas
o soluciones a temas o problemas que tiene planteado un Equipo docente o
Claustro.
En ellas se estudian las diversas alternativas o propuestas, analizando los
pros y contras de cada una de ellas.
56
Los tipos de reuniones |
EJEMPLO
Pasos
1." El Equipo Directivo ha debido entregar una copia de la propuesta del plan
con una antelacin mnima de tres o cuatro das.
2.a En la reunin, el Claustro (que debe ser consciente y sabedor de que la reu-
nin es consultiva) analizar y se limitar a exponer los pros y contras,
las ventajas, problemas y dificultades.
3. La decisin ltima sobre su elaboracin corresponde al Equipo Directivo.
C) Formativas
57
Organizacin y direccin de reuniones
EJEMPLO
Pasos
1." Escribe brevemente actividades que haces con los alumnos para desarro-
llar la expresin escrita.
2." Lee el siguiente texto:
"Con el fin de guiar al profesorado en la planificacin de las actividades, se indican
algunas de las condiciones que pueden favorecer el desarrollo de la escritura y que,
a la vez, resulten sencillas de plantear en el aula.
Estas condiciones se refieren a la seleccin de situaciones de comunicacin escritas,
a la determinacin de objetivos que se pueden alcanzar, a la bsqueda de los apo-
yos pertinentes y a la publicacin de los textos.
En primer lugar, las actividades escritas deben atender a las necesidades reales de
comunicacin de nias y nios
Si el objetivo es lograr que esle aprendizaje sea significativo y funcional, ser preciso
aprovecharse de la vida cotidiana para localizar situaciones donde se haga necesaria la
escritura (apuntar algo para recordarlo, lomar nota de las conclusiones acordadas en una
discusin, solicitar informacin, hacer un plan para llevar a cabo una experiencia, la lisia
de la compra...). De esta manera puede favorecerse el cuidado de la presentacin, el inte-
rs por la letra clara y legible, y el respeto hacia las convenciones de la lengua escrita.
En relacin con esto puede ser til aprovechar distintos interlocutores del entorno
escolar compaeros del centro, familiares y otros adultos que participan en la vida
escolar, alumnado de otras escuelas, personas o instituciones a las que se solicita
informacin, etc.). Asimismo, es aconsejable trabajar textos que atiendan a diferen-
tes finalidades como: descripciones, comentarios personales, poemas, cuentos, res-
menes, guiones, fichas de recogida de informacin, cuestionarios, informes, murales,
carteles, cumies, historietas, revistas o publicaciones peridicas, etc.'
LENGUA CASTELLANA Y LITERATURA
"Cajas Rojas" de Educacin Primaria. M. E. C.
Pgina 119.
3. Propon al grupo, ante la lectura realizada, el tipo de actividades que se podran
hacer con los alumnos y alumnas del Ciclo para desarrollar la expresin escrita.
D) Decisorias
Las reuniones decisorias son aquellas que tienen como objetivo tomar una
decisin colegiada.
La toma de decisiones siempre es complicada y compleja por dos razones:
58
Los tipos de reuniones I
EJEMPLO
Pasos
59
Organizacin y direccin de reuniones
EJEMPLO
Pasos
Todos los miombras del Claustra lian recibido con al orden del da de la reunin una copra de la
Propuesta de la Semana del Libro y han podido realizar sus propuestas con anterioridad a travs
del Presidente de la Corrasin. La reunin no es el momento para que cada profesor exponga su
propuesta particular.
60
Los tipos de reuniones
61
Organizacin y direccin de reuniones
Este tipo de reuniones es muy lento y necesila una gran labor de coor-
dinacin o conduccin de la sesin. Pueden ser de escasa eficacia y nulo
rendimiento y producir desnimo, as como poca implicacin y participa-
cin de sus miembros.
Si todas las reuniones deben ser preparadas, las de gran grupo exigen
una previa y exquisita preparacin, tanto por parte de la persona que las
debe conducir o coordinar como por parte de sus participantes.
D
or su finalidad
> Informativas. Si
li Decisorias.
3
or el nmero de asistentes
Pequeo grupo (3 a 7 miembros).
Grupo medio (8 a 20 miembros).
Gran grupo (20 a 40 miembros).
Asamblea (ms de 40 miembros).
62
Las fases de una reunin
a) Necesidad tcnica
Existe necesidad de comunicar o de informar sobre algn aspecto de la orga-
nizacin y funcionamiento del Centro, y la reunin es el mejor cauce para
Iransmitir esta informacin, dada la importancia o la naturaleza de la misma.
Es conveniente y necesaria una reunin para pedir la opinin, suge-
rencias o propuestas a un grupo de personas, Equipo docente u rgano
del Centro Educativo.
Es preciso tomar una decisin y sta es responsabilidad de un Equipo
docente o de un rgano del Centro.
63
Organizacin y direccin de reuniones
B) La fase de preparacin
La responsabilidad de la preparacin de una reunin recae directamente
en el conductor o coordinador de la misma y en las personas que van a asis-
tir y participar.
64
Fases de una reunin I
EJEMPLOS
Los miembros que han de asistir a una reunin de trabajo no pueden acudir a
ella sin leer, estudiar y analizar la documentacin entregada, sin analizar alter-
nativas y sugerencias y sin preparar propuestas para exponer en la reunin.
65
Organizacin y direccin de reuniones
C) El inicio de la reunin
El director de una reunin debe:
Comenzar la reunin con puntualidad.
Clarificar los puntos del orden del da.
Precisar el objetivo o finalidad de la reunin.
Definir con claridad y precisin la tcnica o estrategia a emplear en la
reunin.
Priorizar el tratamiento de los puntos del orden del da.
D) El desarrollo de ia reunin
66
Fases de una reunin
Hacer la sntesis de cada fase o de cada punto del orden del da.
Hacer la sntesis final.
Evitar degresiones y huidas del tema.
Mantener el orden y turno de palabra.
Destacar los puntos de acuerdo o desacuerdo.
Mantener en la reunin un ritmo adecuado. Un ritmo lento cansa, desa-
nima, aburre y adormece. Un ritmo muy rpido genera excitacin.
Se debe evitar:
Contestar personalmente a las cuestiones que se planteen.
El planteamiento de cuestiones personales.
Las descalificaciones personales.
Hacer sentir que las decisiones estn ya tomadas.
Se debe potenciar:
Las intervenciones de todas las personas asistentes.
El respeto a todas las opiniones e intervenciones.
La creacin de confianza, cooperacin y cordialidad.
Reformulacin
Qu es?
67
Organizacin y direccin de reuniones
Cundo se hace?
Cmo se hace?
Re estimulacin
Procedimientos
1." Pregunta-test:
Tiene por objetivo definir una palabra o concepto que los participantes
utilizan con significados claramente distintos.
Se utiliza tambin para definir una palabra desconocida o una alusin
oscura.
4. Pregunta eco:
El moderador devuelve al participante su propia pregunta y con su misma
formulacin, pidiendo que sea l quien responda, ya que es su respon-
sabilidad o conoce el tema.
68
Fases de una reunin
Dificultades ms frecuentes
69
Organizacin y direccin de reuniones
Saboteador sistemtico.
Debemos analizar las causas, pero ser necesario que cuanto antes e!
conductor de la reunin o el propio grupo se enfrente con la actitud y
posiciones de algunas personas.
No siempre es conveniente que sea el coordinador el que acte.
E) El fnal de la reunin
70
Fases de una reunin
Cada reunin debera comenzar con la lectura del acta anterior y la revi-
sin de la puesta en prctica de los acuerdos.
2.- Preparacin.
3. J Inicio.
5.a Final.
71
Las tcnicas o estrategias de trabajo
en una reunin
Principales tcnicas
El estudio de documentos
La reunin se basa en un documento que previamente ha sido analizado
por cada uno de los componentes del equipo, y de cuyo anlisis y debate en
comn se obtendrn unas conclusiones o decisiones de equipo.
EJEMPLO
73
Organizacin y direccin de reuniones
Pasos
"La participacin activa de los alumnos y alumnas en las (ases de los pro-
cesos de aprendizaje que tienen una significacin evaiuatiua ms clara, valo-
rando conjuntamente con los profesores sus progresos y dificultades, no
slo lavorece una evaluacin cualitativamente ms matizada y comprensi-
va, sino que constituye, por derecho propio, un objetivo educativo impor-
tante en la educacin. El alumno no debe entenderse como un sujeto pasi-
vo del proceso de evaluacin; hay que promover su participacin activa
mediante la autoevaluacin y el anlisis conjunto, por parte del profesor y
del alumno, del trabajo realizado."
El estudio de casos
El proceso de la reunin se basar en unos datos o hechos, sobre los cua-
les el equipo reunido debe:
Estudiar el hecho o los datos e implicacin de personas.
74
Las tcnicas o estrategias de trabajo en una reunin 1
EJEMPLO
Pasos
2." Expon las causas que estn motivando las diferencias de las calificaciones
y de los porcentajes:
a) Debidas a los alumnos.
b) Debidas a los profesores.
El anlisis de anteproyectos
75
Organizacin y direccin de reuniones
EJEMPLO
Pasos
La discusin guiada
76
Las tcnicas o estrategias de trabajo en una reunin
EJEMPLO
Pasos
El torbellino de ideas
77
Organizacin y direccin de reuniones
EJEMPLO
Pasos
Se ha repetido ya varias veces que los grupos de trabajo eficaces son equi-
pos entre cinco y siete personas. Sin embargo, el Consejo Escolar y muchos
de nuestros Claustros son superiores en nmero.
Previamente a las reuniones, es preciso a veces trabajar en Comisiones o
Equipos docentes y hacer posteriormente puestas en comn, donde los dife-
rentes Equipos o Comisiones comuniquen sus anlisis, sus razonamientos,
propuestas y alternativas al gran grupo.
Estas reuniones no deben tener un carcter decisorio, sino nicamente de
informacin y de confrontacin de ideas o actitudes.
Si fuera necesario tomar decisiones, se hara en una reunin posterior y
con una tcnica diferente.
78
Las tcnicas o estrategias de trabajo en una reunin
EJEMPLO
Pasos
79
Interrogantes que se plantean
o cuestiones a debate
81
jpos. Ed. Sal
q. Deustesche.
-lio. Bue-
Bibliografa
LOEW, VIVAN (1988): Juegos de dinmica de grupos. Ed. Club de Estudio. Bue-
nos Aires,
83
Ministerio de Educacin y Ciencia
SUIXIRUXN CFNFRAI
CIE FORMACIN CJL! PROIESORACO