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El proceso de recepcin de documentos

Dentro de los distintos Planes de Gestin Documental (PGD), el Proceso de


Recepcin de Documentos puede ser considerado como la fase inicial del ingreso
de un documento al Archivo de una Institucin, as como el momento en donde
se disponen y aplican las distintas operaciones relacionadas con la verificacin y
control, que permitirn que los documentos externos sean consignados, recibidos y
clasificados correctamente.

Funcin de la Recepcin de Documentos

En este sentido, entonces, el Proceso de Recepcin de Documentos estara


bsicamente dirigido a dotar al personal a cargo de la metodologa necesaria para
recibir, clasificar y dar curso correcto a los distintos documentos y
correspondencias, que una empresa o institucin recibe en el ejercicio de sus
funciones, evitando que estos se extraven o no lleguen a su correcto destino. De
esta forma, entonces, un adecuado y correcto sistema de Recepcin de
Documentos estara garantizando, en lo que corresponde a sus alcances, una
comunicacin institucional eficaz y eficiente, puesto que evitara en todo momento
que los documentos dirigidos a la institucin se traspapelaran o no llegaran a su
correcto destino, causando molestias y demoras a las funciones propias de la
institucin, as como a los usuarios de estas entidades
.
Pasos para la Recepcin de Documentos

Con respecto a las distintas fases que puede tener el sistema de Recepcin de
Documentos de una determinada institucin, aun cuando cada empresa u
organismo maneja el suyo, por lo general se distinguen las siguientes tareas o
etapas:
Recepcin
Constituida como la primera fase del proceso de Recepcin de Documentos, este
proceso bsicamente se encarga de recibir todas las comunicaciones que llegan
a la institucin, independientemente del medio y las entidades que las emiten. As
mismo, durante esta fase, el profesional a cargo debe revisar que los documentos
y dems correspondencias cumplan con los requisitos necesarios para ser
admitidas como recibidas por la entidad. Al respecto, los Planes de Gestin
Documental distinguirn entonces entre dos tipos de materiales:

Fsicos y directos: categora constituida por todos los materiales que llegan de
forma fsica hasta la institucin.
Magnticos e indirectos: grupo conformado por todas las comunicaciones que son
dirigidas a la institucin por medios electrnicos.
En este sentido, los PDG consideran tambin distintas estrategias y verificaciones,
que debern ser hechas por parte de los distintos profesionales que reciban
los materiales dirigidos a la empresa, compaa o institucin. De esta forma,
segn la categora se chequearn las siguientes informaciones y requisitos:

Documentos fsicos y directos


Si el documento o correspondencia fue enviado, de forma fsica, directamente a la
institucin, el personal encargado del rea de Recepcin de Documentos debe
entonces dirigirse al sobre o paquete a fin de chequear que ste se encuentre
debidamente identificado, y que de forma visible presente los siguientes datos:
Que el destinatario anotado corresponda con el nombre de la empresa, o por el
contrario con el de algn funcionario o empleado de la entidad.
Que se trate de una comunicacin de tipo oficial, o por el contrario de un documento
personal.
Que en el sobre, adems del destinatario, se encuentran identificados
correctamente todos los datos inherentes al remitente.
Documentos magnticos e indirectos
Si por el contrario, la comunicacin ha sido recibida en los distintos medios
electrnicos de la institucin, el funcionario a cargo deber entonces comenzar
por revisar que el documento cumpla con los siguientes requerimientos:
En primer lugar, el encargado de recibir este tipo de comunicaciones debe verificar
que el asunto del documento o la solicitud hecha realmente sea asunto de
pertinencia de la institucin.
A pesar de ser una comunicacin electrnica, a fin de poder darle curso dentro de
la entidad, esta debe ir firmada por su remitente.
De igual forma, en el documento debe encontrarse de forma legible la fecha en la
cual se realiz la emisin del material, a fin de saber qu tan vigente se encuentra.
Al igual que en el caso de los documentos fsicos, las comunicaciones electrnicas
deben contener los datos del remitente: nombre, direccin, cdigo postal, correo
electrnico y telfonos de contacto.
Finalmente, de ser necesario, los anexos requeridos en la comunicacin deben
estar completos, de otra forma deber procesarse para revisin.
Clasificacin
Una vez que se han hecho las verificaciones correspondientes, y el profesional ha
recibido el documentos, deber entonces proceder a clasificarlo, es decir, distinguir
a cul de los dos grupos pertenece:
Comunicacin oficial: en este sentido, el encargado del rea de Recepcin de
Documentos deber fijarse si la comunicacin recibida cuenta con los requisitos
para ser considerada una comunicacin oficial, cuyo principal criterio de
identificacin es que el asunto de la correspondencia est directamente
relacionado con las funciones propias de la institucin.
Comunicaciones privadas: por otro lado, cabe la posibilidad de que aun cuando
no toque directamente un asunto de la entidad, el documento recibido vaya dirigido
a algn miembro del personal, perteneciendo entonces al mbito privado de su
destinatario.

Bibliografia: https://educacion.elpensante.com/el-proceso-de-recepcion-de-
documentos/

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