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Con respecto a las distintas fases que puede tener el sistema de Recepcin de
Documentos de una determinada institucin, aun cuando cada empresa u
organismo maneja el suyo, por lo general se distinguen las siguientes tareas o
etapas:
Recepcin
Constituida como la primera fase del proceso de Recepcin de Documentos, este
proceso bsicamente se encarga de recibir todas las comunicaciones que llegan
a la institucin, independientemente del medio y las entidades que las emiten. As
mismo, durante esta fase, el profesional a cargo debe revisar que los documentos
y dems correspondencias cumplan con los requisitos necesarios para ser
admitidas como recibidas por la entidad. Al respecto, los Planes de Gestin
Documental distinguirn entonces entre dos tipos de materiales:
Fsicos y directos: categora constituida por todos los materiales que llegan de
forma fsica hasta la institucin.
Magnticos e indirectos: grupo conformado por todas las comunicaciones que son
dirigidas a la institucin por medios electrnicos.
En este sentido, los PDG consideran tambin distintas estrategias y verificaciones,
que debern ser hechas por parte de los distintos profesionales que reciban
los materiales dirigidos a la empresa, compaa o institucin. De esta forma,
segn la categora se chequearn las siguientes informaciones y requisitos:
Bibliografia: https://educacion.elpensante.com/el-proceso-de-recepcion-de-
documentos/