Nit. 900.297.

577-7

ACTA DE REINDUCCION CARGO AUXILIAR ADMINISTRATIVA

(RECEPCION)
Por medio de la presente se informa que a partir del da diecinueve (19) de octubre del ao 2017,
Fontalvo Parejo Luz Dary se compromete a llevar el control y manejo de informacin de la
empresa, llevando a cabo todas las funciones que hacen parte del cargo de Auxiliar
Administrativa, para tales fines se realizara reinduccin del puesto con las funciones asignadas
y procedimientos, los cuales se relacionan a continuacin:

1. Se le explica el manejo de los itinerarios diarios del mensajero y los previos formatos que
se utilizan para las diligencias respectivas.

2. Se le explica e indica que cuando las facturas son recibidas deben contener sello de
almacn para hacer constancia que ya fueron recibidas para continuar su debido
proceso. De igual forma se le hace saber que las facturas de servicio si se le coloca su
sello inmediatamente.

3. Se le explica e indica que los documentos de Transmetro deben ser escaneados

inmediatamente, porque es informacin que debe hacerse llegar a las personas
correspondientes.

4. Se le indica que se debe revisar los datos de remitente cuando llega correspondencia de
mensajeras.

5. Se le explica e indica cuando se reciban cuentas de cobros, se le debe anexar

documento equivalente, diligenciando todos los tems y firmado nicamente por la
persona que solicita dicho documento.

6. Se le explica e indica cuando los documentos que son tanto recibidos y enviados se
deben relacionar en el computador, el cual se manejan y se radican por los documentos
que llegan y se envan al mes de dicha entidad.

7. Se le explica que se debe revisar el peridico o redes sociales si hay alguna noticia sobre
Transmetro para poder archivarlo en la carpeta: Archivo de Prensa.

8. Se le explica que se debe revisar la factura de telefona CLARO, mensualmente para su

respectivo descuento a cada persona. (esta facturacin es enviada por Guisel Gonzalez),
se debe tener en cuenta que las sim devueltas por las personas retiradas se les debe
hacer acta de recibido e informar la devolucin de esta.

9. Se le indica que cuando se le termina contrato a una persona o se retire voluntariamente

se debe verificar si tiene otros descuentos con (Suramericana, Olivos, Claro, etc). Para
la no facturacin de esta.
 10. Se le indica que debe enviar correo a los OLIVOS los primeros das del mes para que
ellos hagan envi de la facturacin del mes correspondiente, e informar que personas
de retiraron y estaban afiliados a este plan exequial para que no sean facturados en el
mes siguiente.

11. Se le explica que al momento de solicitar una carta o actualizacin del correo electrnico
estos deben ser solicitados por el formato nico de trmite.

12. La correspondencia recibida de Transmetro debe escanearse y enviarse a las siguientes

personas: Lder Jurdica, Asistente jurdica, Gerente, Asistente de Gerencia, Lder de
Operaciones, Lder de Gestin Humana y Director de Mantenimiento (Si la informacin
es sobre estado de vehculos, interventoras de los vehculos o todo lo relacionado con
el rea de mantenimiento). De igual forma guardar la informacin en una carpeta en el
computador.

13. Solo puede subir personal autorizado.

14. Las incapacidades recibidas a diario deben ingresarse al GREDCO, tener en cuenta el
da de inicio y fin de esta, nombre de la eps o ips nombre de la persona y los das
correspondientes de esta incapacidad.

15. Se le indica que debe revisar el correo corporativo diariamente y verificar las novedades
presentadas de todo el personal, e informar inmediatamente al lder del proceso
encargado, (Ausentismos, Calamidad familiar, Licencias, Incapacidad, Permisos) etc.

16. Los permisos y licencias deben ser diligenciados en el formato correspondiente y deben
ser firmados por el lder encargado del proceso y por la lder de Gestin Humana.

Horarios De Atencin

Entrega De Dotacin: (Operaciones Y Mantenimiento)

9:00 - 10:30 A.M. (Martes)

3:00 - 5:00 P.M. (Jueves)

Horario De Atencin Gestin Humana: (Entrega De Documentos, Atencin En

General).

Lunes - Mircoles - Viernes (Tarde) 3:00 - 500 P.M.

Martes - Jueves (Maana) 9:00 - 11:00 A.M.

Atencin Psicolgica: De Acuerdo A Lo Que Se Requiera Con Su Previa

Programacin.

Entrega De Cartas Laborales: nicamente Viernes A Partir De Las 3:00 P.M.

Entrega Recibe
Estefany Ruiz Luz Dary Fontalvo
Asist. Administrativa Aux. Administrativa
 HORARIOS DE ATENCION

ENTREGA DE DOTACIN: (OPERACIONES Y MANTENIMIENTO)

9:00 - 10:30 a.m. (martes)

3:00 - 5:00 p.m. (jueves)

HORARIO DE ATENCIN GESTIN HUMANA:

(ENTREGA DE DOCUMENTOS, ATENCIN EN GENERAL).

LUNES - MIRCOLES - VIERNES (TARDE) 3:00 - 500 P.M.

MARTES - JUEVES (MAANA) 9:00 - 11:00 A.M.

ATENCIN PSICOLGICA: De acuerdo a lo que se requiera con su previa

programacin.
 ENTREGA DE CARTAS LABORALES: nicamente VIERNES a partir de las
3:00 p.m.