Las peores prcticas en

Business Intelligence
Por qu las aplicaciones de BI triunfan
cuando fallan las herramientas de BI

Estudio

por Kevin R. Quinn

Vice-presidente de Marketing de Productos
Kevin R. Quinn Kevin R. Quinn es vicepresidente de marketing de productos de
Information Builders. Kevin tiene ms de 24 aos de experiencia en
diseo e implementacin de inteligencia de negocios y soluciones de
integracin empresarial. Ha escrito y publicado diversos artculos y
estudios acerca de las arquitecturas de informacin estratgica.

En sus distintos puestos en Information Builders, Kevin ha conseguido

que muchas empresas de todo el mundo desarrollen estrategias de
informacin que les ayudan a acelerar la toma de decisiones y mejorar
el rendimiento de la empresa. Ha trabajado con empresas globales
para implementar las mejores prcticas para conseguir instalaciones
totalmente operativas

Kevin se gradu en el Queens College donde obtuvo la licenciatura

en Informtica.
Contenido
1 Cmo convertir el fracaso en xito

2 Peor prctica n 1: Dar por hecho que el usuario empresarial medio cuenta con los conocimientos
prcticos o el tiempo necesarios para utilizar las herramientas de BI.
2 No prestar la atencin suficiente al verdadero usuario final
3 Demasiado para muy pocos
3 Es cuestin de tiempo
4 La facilidad de uso es ms importante que las prestaciones
4 Los entendidos en BI y las mltiples versiones de la verdad
5 La solucin

7 Peor prctica n 2: Permitir que Excel se convierta en la plataforma de BI por defecto

7 Procesos manuales en los que es fcil cometer errores
7 El impacto de los errores en los datos
8 La creacin de spreadmarts
8 La solucin

11 Peor prctica n 3: Dar por hecho que un almacn de datos va a resolver todas las necesidades
de acceso y distribucin de los datos
11 No evaluar ntegramente la necesidad de un almacn de datos
11 La solucin

14 Peor prctica n 4: Seleccionar una herramienta de BI sin una necesidad de negocio especfica
14 La solucin

15 Usted tiene el antdoto

Cmo convertir el fracaso en xito

El software de Business Intelligence (BI) surgi como respuesta a la necesidad de una informacin
precisa y puntual que respaldara la toma de decisiones de negocio debidamente informadas.
El BI, cuyos orgenes se remontan a los informes de lneas verdes basados en COBOL de los aos
70 y 80, ha evolucionado hasta convertirse en un complejo mercado integrado por herramientas y
plataformas. Existen herramientas para disear informes, formular consultas ad hoc y efectuar
procesos analticos online (OLAP), mientras que las plataformas de BI combinan estas
herramientas con bases de datos, tecnologa de integracin y portales con el fin de ofrecer
sofisticadas aplicaciones de BI. Mientras que COBOL exiga la participacin de informticos y
meses para elaborar un solo informe, las soluciones actuales van dirigidas a los usuarios
empresariales y facilitan informes en tiempo real. Entonces cul es el motivo de que la mayora
de las organizaciones sigan considerando que sus necesidades de acceso a la informacin y de
generacin de informes estn adecuadamente resueltas?

El software de BI (ya sean herramientas, plataformas o aplicaciones) tiene un gran potencial para
ayudar a las organizaciones a disponer de un acceso adecuado a la informacin empresarial
necesaria para adoptar decisiones de negocio informadas y, en ltimo trmino, para lograr sus
objetivos de negocio. Pero, como sucede con cualquier tecnologa, las prcticas de
implementacin, despliegue y uso tienen una importancia crucial en el xito del BI.

Al estudiar resultados mediocres e incluso fracasos en la implementacin del software de BI a lo

largo de los aos, podemos distinguir numerosos aspectos comunes o peores prcticas. Las
cuatro peores prcticas en BI son las siguientes:
Dar por hecho que el usuario empresarial medio cuenta con los conocimientos prcticos o el
tiempo necesarios para utilizar las herramientas de BI
Permitir que Excel se convierta en la plataforma de BI por defecto
Dar por hecho que un almacn de datos va a resolver todas las necesidades de acceso y
distribucin de los datos
Seleccionar una herramienta de BI sin una necesidad de negocio especfica

Esta serie de prcticas encaminan a las empresas hacia el fracaso en BI. Se trata de errores que han
sido repetidos por algunas de las empresas ms brillantes y mejor gestionadas del mundo. Por lo
general, esta serie de peores prcticas son el resultado de querer subirse al carro de la tecnologa
ms reciente sin contar con conocimientos y experiencia prcticos.

En el presente estudio, concebido para ayudar a las organizaciones a aprender de los errores
ajenos, se abordan en profundidad las cuatro perores prcticas en BI. En l tambin se ofrece
asesoramiento para evitar y/o eliminar las peores prcticas con el fin de aprovechar realmente el
potencial que ofrece el BI. A travs de la lectura de este estudio obtendr un conocimiento slido
de cmo evitar el fracaso en BI y lograr el xito de sus iniciativas de BI.

1 El fracaso se define como un gasto considerable con una escasa o nula rentabilidad de la inversin.

1 Information Builders
Peor prctica n 1: Dar por hecho que el usuario empresarial
medio cuenta con los conocimientos prcticos o el tiempo
necesarios para utilizar las herramientas de BI.

Las herramientas de BI (diseo de informes, consultas ad hoc y herramientas OLAP) prestan un

valioso servicio y desempean un papel crucial en la estrategia global de BI de una empresa.
Sin embargo, no es lo que los usuarios empresariales necesitan. Los usuarios empresariales
necesitan una informacin fcilmente accesible y que resulte til para respaldar una toma de
decisiones fundamentada. Aunque las herramientas de BI ofrecen la posibilidad de descubrir
informacin, resultan demasiado complejas para la mayora de los usuarios empresariales.

Por desgracia, el mercado del usuario final est plagado de ofertas sobrevaloradas promovidas
por los fabricantes en las que se sugiere que las herramientas de BI son para todo el mundo.
Las actuales herramientas de BI suelen ir dirigidas a los usuarios empresariales porque ya no
precisan un conocimiento especfico de programacin o de bases de datos y utilizan
principalmente interfaces grficas y con capacidad para arrastrar y colocar que permiten a la
comunidad empresarial formular preguntas y recuperar resultados con formato a partir de las
bases de datos. A pesar de todas estas ventajas, siguen siendo demasiado complejas para que el
usuario final medio las incorpore a su rutina diaria.

Y a ello hay que aadir el hecho de que muy pocos usuarios empresariales participan en la toma
de decisiones relativas a BI. Por esta razn, su necesidad de mayor simplicidad no se tiene en
cuenta y se ven obligados a utilizar las herramientas de BI impuestas por los desarrolladores
informticos y los ejecutivos de su correspondiente unidad de negocio: la receta infalible para
cosechar un fracaso.

No prestar la atencin suficiente al verdadero usuario final

El primer error (y el ms daino) que suelen cometer las organizaciones al evaluar soluciones de BI
es no incluir a los usuarios empresariales en el comit de seleccin. Parece una prctica carente de
toda intuicin, ya que los usuarios empresariales sern los principales destinatarios de la solucin,
pero aun as sucede continuamente.

En la mayora de los casos, los integrantes del comit de seleccin de la herramienta son el origen
del fracaso del BI. Si se parte del supuesto de que los usuarios empresariales precisan una
herramienta de BI, el comit suele estar integrado por desarrolladores informticos y otros
usuarios avanzados que saben cmo utilizarlas. Las personas que disponen de este tipo de
habilidades tienden a buscar herramientas con amplias prestaciones y funcionalidad avanzada sin
tener en cuenta la facilidad de uso global de stas. Dicho de otro modo, el comit de seleccin
slo representa las necesidades de un reducido porcentaje de los usuarios empresariales.

Al excluir a los usuarios empresariales del proceso de seleccin de la solucin, no se tiene en

cuenta en absoluto la necesidad de simplicidad de stos. La decisin final del comit representa
las necesidades de los usuarios avanzados exclusivamente. El 90 por ciento de las herramientas
que se adquieren para todos los usuarios globalmente acaban siendo shelfware (software que se
queda en la estantera y no se usa).

Adems, los usuarios avanzados que saben utilizar las herramientas suelen dedicar horas para
crear un solo informe. Muy pocas personas pueden dedicar horas a conseguir el dato que
necesitan, y mucho menos a atender las peticiones de informacin de aquellos colegas que
carecen de conocimientos tcnicos.

2 Las peores prcticas en Business Intelligence

Demasiado para muy pocos
Las herramientas de BI para diseo de informes, consultas ad hoc y anlisis OLAP disponen de
cientos o incluso miles de funciones. Aunque la interfaz de usuario suele ser simple, la
complejidad proviene del lado de los datos. Incluso un almacn de datos sencillos cuenta con
cientos de columnas de datos, y no es infrecuente que algunos sistemas ms complejos tengan
miles de columnas. Cuando un usuario final se enfrenta a un lienzo en blanco, miles de columnas
de datos y cientos de funciones inaccesibles, la complejidad es automtica. Por dnde
empiezo? suele ser la primera pregunta, seguida de afirmaciones del tipo No tengo tiempo para
esto o Me rindo.

La pirmide de habilidades de los usuarios es objeto de un amplio debate y por lo general se

acuerda a partir de la descripcin de los usuarios finales en la mayora de las organizaciones.
La versin simple de la pirmide mostrada ms abajo demuestra que el 90 por ciento de los
usuarios de la mayora de las organizaciones entran dentro de la categora de usuarios conocidos
como usuarios empresariales no tcnicos, lo que significa que slo el 10 por ciento de los usuarios
son lo suficientemente avanzados como para utilizar una herramienta de BI.

10% Usuarios
avanzados

90% Usuarios empresariales no tcnicos

Figura 1: Existe consenso generalizado en que el 90 por ciento de los trabajadores que manipulan
informacin en la mayora de las organizaciones pueden entrar en la categora de usuarios
empresariales no tcnicos.

Lo que es posible y que no resulte tan evidente en la pirmide es que la mayora de ejecutivos y
jefes, que son los que por lo general toman las decisiones estratgicas, pertenecen a la parte
inferior de la pirmide, es decir, que son usuarios no tcnicos.

Es cuestin de tiempo
En algunos casos, los ejecutivos y jefes cuentan con la formacin tcnica suficiente para utilizar
una herramienta de BI, pero no disponen del tiempo necesario para trabajar con la herramienta
de BI y navegar por un almacn de datos para obtener la informacin que necesitan. La mayora
de la gente precisa una forma ms rpida y sencilla de obtener la informacin necesaria que la
que ofrece una herramienta de BI.

3 Information Builders
La facilidad de uso es ms importante que las prestaciones
Por qu tantas empresas evalan, adquieren y despliegan herramientas de BI para un abanico de
usuarios ms amplio que el estrictamente formado por los usuarios avanzados de la parte superior
de la pirmide? Existen diversas razones. Como se ha mencionado anteriormente, el verdadero
usuario final suele quedar excluido del comit de seleccin, al tiempo que los fabricantes de
herramientas de BI afirman con un exceso de entusiasmo que son tan fciles de usar que
cualquiera puede y debe usarlas. A todo ello hay que aadir que los jefes de TI tienen una
sobrecarga de peticiones de informacin, lo que no hace sino alimentar su deseo de liberarse de
dicha sobrecarga y resultar ms vulnerables al enfoque de herramientas de BI para todos.

En un caso concreto, una jefa de proyectos manifest que su organizacin estaba desplegando
una herramienta de BI y que todas las peticiones de informacin seran ad hoc. Cuando se les
pregunta si es esto lo que necesitan realmente sus usuarios, suelen responder que s con total
conviccin. Despus matizan que esa ha sido al menos su interpretacin de lo que queran.
El reto en este caso es que la jefa de proyectos est adoptando una decisin basada en un
resultado final deseado sin prcticamente tener en cuenta el proceso requerido para generar el
resultado o si los usuarios harn suyo dicho proceso.

Ni que decir tiene que estos proyectos nunca llegan a buen puerto. La inmensa mayora de los
usuarios nunca utiliza las herramientas porque son demasiado complejas. Siguen solicitando la
informacin al departamento de TI o a otros usuarios ms avanzados. Por supuesto que la
informacin que necesitan les llega a paso de tortuga.

Ralph Kimball, experto en almacenes de datos, lo explica con gran claridad en su libro titulado
The Data Warehouse Toolkit; 2da Edicim. En dicho libro, afirma que las herramientas de consultas
ad hoc, a pesar de su potencia, slo las entienden y utilizan de forma efectiva un pequeo
porcentaje de todos los usuarios posibles de un almacn de datos.

Los entendidos en BI y las mltiples versiones de la verdad

En algunos casos, los despliegues moderadamente exitosos de herramientas de BI se encuentran
en departamentos concretos. Por lo general, esto significa que cada departamento ha identificado
y depende de un puado de usuarios avanzados que se han convertido en expertos de la
herramienta o en los entendidos en BI. Estos usuarios emplean la herramienta de BI en nombre
de otros y crean y distribuyen informacin para su departamento. En estos casos, emerge otro
problema: la incoherencia entre las respuestas proporcionadas por diferentes usuarios avanzados,
lo que tambin se conoce como las mltiples versiones de la verdad.

Surgen mltiples versiones de la verdad cuando dos o ms personas aplican mtodos y funciones
de consulta diferentes y llegan a conclusiones distintas. El problema es que resulta difcil
determinar cul de las conclusiones es la correcta, en el caso de que alguna de ellas lo sea.

Los esfuerzos basados en herramientas que llevan a cabo los usuarios avanzados de BI no se
someten a rigurosas pruebas de calidad, como sucede en el caso de un departamento de TI.
El trabajo que desarrollan en una herramienta no suele ser auditable. Cuando esto sucede, se
pone en cuestin la validez del sistema de informacin, la herramienta de BI y el almacn de datos.

4 Las peores prcticas en Business Intelligence

Vlidos o no, la mayora de las empresas tienen ms confianza en los informes operativos generados
y comprobados por profesionales de TI. Crece el escepticismo al respecto de la informacin ad hoc
pura creada con una herramienta BI debido a la posibilidad de variaciones e incoherencias.

La solucin
Las organizaciones necesitan soluciones de BI que sean fciles de usar para todos los usuarios,
especialmente para aquellos situados en la base de la pirmide de facilidad de uso. Adems,
necesitan una solucin que erradique las mltiples versiones de la verdad a travs del acceso a
una fuente de informacin comn y a unos mtodos estndar de generacin de informes.
La respuesta a todos estos requisitos es una plataforma de BI.

Una plataforma de BI aprovecha las ventajas que ofrecen las herramientas de BI y otras
tecnologas, como bases de datos, integracin de datos y portales, para ofrecer una solucin de
extremo a extremo a un problema empresarial definido o a un conjunto de problemas
empresariales que puede calificarse como aplicacin de BI. Mientras las plataformas de BI son
implementadas por profesionales de TI, su resultado final, la aplicacin de BI, est diseada para
los usuarios empresariales.

Cunde entre las organizaciones la idea de que las plataformas de BI son demasiado complejas
para sus necesidades. Sin embargo, esta idea no poda estar ms alejada de la realidad. Si tenemos
en cuenta la integracin de datos, el almacenamiento y los costes de formacin del usuario final
asociados a las herramientas de BI, una aplicacin de BI creada a partir de una plataforma de
BI requiere el mismo tiempo de elaboracin que una herramienta de BI. Adems, los usuarios
finales incorporan las aplicaciones de BI fciles de usar a su rutina diaria, lo que constituye
probablemente el factor ms importante para el xito de cualquier aplicacin. Esta es la razn
por la que las plataformas de BI tienen un xito muy superior al de las herramientas de BI.

El hecho es que la mayora de los usuarios empresariales no tcnicos pueden acceder y acceden a
la informacin a travs de aplicaciones de BI, mucho ms sencillas de usar que las herramientas de
BI. Las aplicaciones de BI aprovechan la tecnologa de generacin de informes, los navegadores
web y el correo electrnico para hacer que la informacin resulte ms accesible a estos usuarios
empresariales en un entorno ms cmodo y fcil de usar.

Por ejemplo, las actuales aplicaciones de BI gestionadas mediante parmetros ofrecen a los usuarios
una sencilla interfaz web para navegar hasta el informe que desean, de forma muy parecida a como
localizan un artculo en eBay o un libro en Amazon. Las aplicaciones de BI permiten a los usuarios
personalizar fcilmente el informe mediante la seleccin de opciones de mens desplegables, de la
misma forma que rellenaran su direccin y las opciones de envo de una lista desplegable.

WebFOCUS es una plataforma de inteligencia de negocios de Information Builders diseada

especficamente para permitir que los desarrolladores creen exactamente estos tipos de
aplicaciones, como se ilustra en la Figura 2.

Ralph Kimball seala tambin que es probable que la mayora de los usuarios acceda a los datos a
travs de aplicaciones analticas gestionadas mediante parmetros prefabricadas. Entre un 90 y un
95 por ciento de los posibles usuarios vern sus necesidades atendidas por estas aplicaciones
listas para usar que son, en definitiva, plantillas que no exigen que los usuarios construyan
directamente consultas relacionales.

5 Information Builders
Figura 2: Una aplicacin de BI de WebFOCUS.

Information Builders adopta un enfoque ad hoc guiado como base de sus aplicaciones de
inteligencia de negocios. Este enfoque combina funcionalidad sofisticada con una facilidad de uso
que permite a los usuarios crear sus propios informes sin necesidad de usar ninguna herramienta
ni ser experto en tecnologa. Hace que la inteligencia de negocios sea apta para el consumo por
parte de los usuarios no tcnicos guindolos hacia las respuestas que necesitan.

Las aplicaciones de WebFOCUS se basan en esta navegacin ad hoc guiada. (Vase la figura 2.)
WebFOCUS permite a los desarrolladores crear mensajes de solicitud de filtros y columnas y
plantillas de informes, lo que permite a los usuarios empresariales personalizar fcilmente las
plantillas a travs de los mensajes de solicitud. El resultado: un nico informe gestionado
mediante parmetros que ofrece miles de salidas posibles sin necesidad de que el usuario final
sepa cmo utilizar una herramienta de BI.

WebFOCUS tambin ofrece la posibilidad de que cada formulario incluya una opcin de
suscripcin/programacin. Partiendo del navegador web y de la opcin de suscripcin, los
usuarios pueden solicitar la recepcin por correo electrnico de actualizaciones regulares de la
informacin generada. En conjunto, esto permite reducir la complejidad y el tiempo necesario
para crear y recuperar informacin, adems de aumentar el nmero de usuarios empresariales no
tcnicos que harn suya la aplicacin.

A partir de una combinacin de parmetros, el entorno flexible de generacin de informes de

WebFOCUS garantiza que los desarrolladores nunca se vean desbordados por nuevas peticiones
de informes. Asimismo, los desarrolladores pueden organizar informes y formularios que soliciten
informacin en un portal fcilmente navegable de manera que los usuarios empresariales
disfruten de las prestaciones de simplicidad, flexibilidad y personalizacin que necesitan para
integrar el BI a su rutina de trabajo diaria.

6 Las peores prcticas en Business Intelligence

Peor prctica n 2: Permitir que Excel se convierta en
la plataforma de BI por defecto

Excel es posiblemente la herramienta de BI ms utilizada en todo el mundo. Aunque la mayora

lo considera una simple hoja de clculo, Excel alberga los informes financieros de numerosas
organizaciones. De hecho, Excel hace furor ante la ausencia de una verdadera aplicacin de BI.
Cmo mucho, podemos decir que Excel es una herramienta de BI. Adems de todos los
problemas que originan las herramientas de BI y que hemos abordado en la seccin anterior,
Excel plantea su propio conjunto de problemas especficos.

La belleza de Excel es que ofrece una interfaz extremadamente sencilla para utilizar algunas
funciones de uso muy comn, como pueden ser calcular, presentar y mostrar datos numricos.
Dicha funcionalidad es tan necesaria para los usuarios empresariales que Excel, como parte de
Microsoft Office, se encuentra instalado casi en todos los ordenadores de sobremesa y porttiles,
adems de en muchos dispositivos mviles de todo el mundo. Se trata de una herramienta de
utilidad estndar que se facilita prcticamente a cualquier trabajador que manipule informacin
el mismo da en que empieza a realizar su primera tarea.

Procesos manuales en los que es fcil cometer errores

A pesar de que Excel es de gran utilidad para los usuarios empresariales, su punto dbil es la
calidad y coherencia de la informacin. Esto resulta especialmente daino en sectores muy
regulados que deben cumplir una legislacin estricta. Supongamos un escenario tan habitual
como el siguiente:
Los analistas de negocios desarrollan hojas de clculo Excel para apoyar las decisiones diarias
que exigen sus trabajos
Satisfechos con la autonoma y el anlisis sofisticado que les brinda Excel, comparten sus
innovaciones con sus colegas, que posteriormente modifican la lgica de la hoja de clculo y
buscan manualmente datos de sus propios almacenes de informacin
Con el paso del tiempo, se propagan por la organizacin hojas de clculo de calidad deficiente
con datos obtenidos de mltiples hojas de clculo poco seguras. Incluso los ejecutivos acaban
adoptando decisiones basadas en datos cuestionables y cuya procedencia es imposible
determinar

En este escenario, la empresa tiene la necesidad acuciante de auditar la informacin y las cifras de
las hojas de clculo (es decir, de sus informes) tanto para uso interno como para cumplir con las
exigencias de los organismos reguladores. Mientras tanto, la divisin de TI dispone de datos del
sistema de operaciones completos, auditables y con copia de seguridad que la comunidad de
usuarios de Excel no aprovecha.

El impacto de los errores en los datos

Excel no fue concebido como herramienta de BI. El problema no est en Excel, sino en su uso
como herramienta de BI. La mayor parte de la informacin que contienen las hojas de clculo de
Excel llega a ellas a travs de un proceso manual, propenso a los errores, y que en ningn caso
debera utilizarse para el BI. Las aplicaciones de BI slo deberan utilizar datos procedentes de
fuentes fiables y acreditadas.

7 Information Builders
Segn un estudio, el 7 por ciento de todos los datos contenidos en hojas de clculo Excel son
errneos. El impacto de este escenario ha salido a la luz recientemente en muchos casos, que han
tenido una gran difusin en los medios de comunicacin, en los que los errores de Excel han
costado a las empresas millones de dlares. En el ltimo ao, el European Spreadsheet Risk
Interest Group, un grupo dedicado al anlisis y la cuantificacin del coste de los errores de las
hojas de clculo en todo el mundo, ha informado de diversas situaciones, entre las que se
encuentran las siguientes:
La oficina de un auditor pblico de Minneapolis inform errneamente del cambio porcentual
en los saldos de fondos no reservados; un analista configur la frmula para la columna
correspondiente en la hoja de clculo dividiendo la diferencia entre los saldos de 2003 y 2004
por el total de 2004, en lugar de por la cifra de 2003
Una auditora en Housing and Urban Development (HUD) revel que un organismo local
responsable del rea de vivienda tena que pagar ms de 200.000 dlares para cubrir los costes
de un sobrepago a propietarios de terrenos debido a un error en la introduccin de los datos
En Nevada, un presupuesto municipal de 2006 se elabor a partir de una copia de la hoja de
clculo del presupuesto de la ciudad para 2005; a finales de 2005, surgi un problema que
provoc un dficit de 5 millones de dlares en los fondos de servicios de agua y alcantarillado;
al resolver el problema presupuestario de agua y alcantarillado, se detectaron y resolvieron
otros errores
Una conocida empresa del sector mdico y de productos de consumo tuvo que modificar sus
prdidas en el tercer trimestre en 9 millones de dlares, anunciando que el ajuste era necesario
debido a que se haban aadido demasiados ceros a la indemnizacin por despido de un
empleado en una hoja de clculo; el responsable de finanzas de la empresa calific el hecho
como una deficiencia en el control interno

La creacin de spreadmarts
Otro fenmeno propio de Excel es lo que se conoce como spreadmarts. Cuando los usuarios
individualmente acumulan los datos de los que depende su trabajo en hojas de clculo
personales, hasta el punto de que dicha informacin se convierte en una fuente de datos crtica,
sta se convierte en un spreadmart. Un spreadmart es un depsito de datos no regulado y sin
proteccin en manos de un usuario que en raras ocasiones realiza copias de seguridad de sus
datos y que puede abandonar su trabajo en la empresa en cualquier momento. Este usuario
individual no es el problema, sino ms bien la acumulacin de cientos de usuarios con depsitos
de datos no regulados.

Excel (o, para ser ms precisos, los spreadmarts creados con Excel) suele considerarse como la
peor pesadilla para el departamento de TI. El motivo de que as sea es que, cuando un ejecutivo
de alto nivel toma conciencia de los peligros que entraan los spreadmarts, el departamento de
TI es el responsable de poner orden en los datos y en el entorno y, de algn modo, regular,
automatizar y mantener el caos. De ah que en muchos departamentos de TI haya sido objeto de
debate si Excel es una herramienta de productividad o una herramienta anti-productiva

La solucin
Impedir que los analistas de negocios sigan usando Excel es como impedir que el agua fluya cuesta
abajo. No va a suceder. Lo que s puede hacerse, no obstante, es minimizar el trabajo manual
realizado en Excel e impedir la acumulacin de datos crticos en hojas de clculo personales.

8 Las peores prcticas en Business Intelligence

Una forma de lograrlo es convertir Excel en un visor de BI, en lugar de en una herramienta de BI.
Si los datos que se introducen en Excel son precisos, estn preformateados y precalculados, el
usuario no tendr prcticamente que hacer nada para obtener los resultados que necesita. Si el
proceso se automatiza, los datos pueden residir en una fuente regulada y protegida, como puede
ser un almacn de datos o un sistema de operaciones, y entrar en Excel exclusivamente a peticin.
WebFOCUS de Information Builders ofrece dos opciones para contribuir a mitigar de manera
significativa este problema:
Generacin automtica de informes en formato Excel
Actualizacin (o regeneracin) automtica de hojas de clculo y aplicaciones Excel con datos
precisos y regulados procedentes de cualquier origen de datos conectado

Ambas opciones limitan la cantidad de trabajo manual realizado en Excel, al tiempo que reducen
los errores en los datos y la acumulacin de spreadmarts personales. Ni que decir tiene que estas
opciones ofrecen la ventaja aadida de mejorar la productividad del analista.

En las figuras 3 y 4 se muestra cmo WebFOCUS ofrece la posibilidad de generar cualquier

informe (a peticin del usuario) como una hoja de clculo Excel. La figura 3 muestra el formulario
mediante el cual el usuario identifica los parmetros del informe y posteriormente solicita que el
informe se genere en Excel. La figura 4 muestra el informe en Excel resultante de la peticin.

Figura 3: La opcin de generacin de salida en formato Excel desde una aplicacin de BI de WebFOCUS.

Figura 4: La salida en formato Excel generada por una aplicacin de BI de WebFOCUS.

9 Information Builders
Un elemento diferenciador que puede que no resulte evidente en las figuras 2 y 3 es que
WebFOCUS convierte automticamente los clculos y subtotales del informe en clculos y sumas
de Excel. La mayora de herramientas de BI carecen de esta funcin crtica. Si la herramienta carece
de ella, el usuario se ve obligado a elaborar clculos y sumas manualmente, lo que reintroduce la
posibilidad de errores. Por contra, con WebFOCUS, el usuario puede simplemente utilizar la hoja
de clculo tal cual, lo que reduce el tiempo, el esfuerzo y el nmero de errores.

Hay quien defiende que las aplicaciones Excel son mucho ms que simples informes. Consideran
en cambio que es en ellas donde los analistas pueden planificar presupuestos y probar escenarios
financieros. Information Builders es plenamente consciente de la propuesta de valor que Excel
constituye para muchos sectores econmicos a la hora de dar respuesta a un gran nmero de
problemas de negocios. Teniendo esto presente, hemos diseado WebFOCUS para que funcione
con Excel, no para erradicar su uso. El valor aadido que aporta WebFOCUS es la eliminacin de
los procesos de introduccin de datos propensos a errores y de los almacenes de datos
individuales, factores que ponen a las organizaciones en riesgo de incumplir la ley Sarbanes-Oxley
de 2002 y otras normas relativas a la precisin y la disponibilidad de los datos.

WebFOCUS no erradica Excel de la vida laboral de sus usuarios empresariales, sino que permite
que las hojas de clculo de Excel se actualicen o regeneren directamente con datos actualizados
tomados de la aplicacin o la base de datos de origen correspondiente. Por decirlo de manera
sencilla, WebFOCUS hace que Excel sea ms seguro y menos propenso a los errores, al tiempo que
permite que los usuarios continen trabajando en su entorno preferido.

10 Las peores prcticas en Business Intelligence

Peor prctica n 3: Dar por hecho que un almacn de datos va a
resolver todas las necesidades de acceso y distribucin de los datos

Esta peor prctica resulta particularmente compleja. Los almacenes de datos son una parte
importante de la tecnologa de la informacin y, en particular, constituyen un componente crtico
de muchos sistemas analticos. Por tanto, el problema no es el almacn de datos. Por contra, la
peor prctica surge cuando un almacn de datos se considera la solucin a todos los problemas
de informacin o cuando se espera que la disponibilidad del almacn de datos conduzca a los
usuarios empresariales hasta la informacin.

La realidad es que no todas las aplicaciones de BI requieren un almacn de datos. Muchas

aplicaciones de BI estn mejor atendidas mediante la integracin y una tecnologa de portal que
permite que los datos residan donde se encuentran actualmente y que sean recuperados cuando
sean necesarios. Por desgracia, muchas organizaciones no evalan si un almacn de datos es la
solucin adecuada para sus necesidades antes de emprender el camino hacia la creacin de un
almacn de datos.

No evaluar ntegramente la necesidad de un almacn de datos

Es frecuente que las empresas emprendan un proyecto de almacn de datos antes de disponer
de una solucin de BI, o incluso antes de que se haya identificado la necesidad de informacin.
Cuando quieren darse cuenta, han incurrido en otro gasto sin resolver ningn problema.
Cuando tiene lugar cualquiera de estos escenarios, las empresas aumentan inmediatamente sus
gastos operativos.

Las organizaciones suelen apresurarse a crear almacenes de datos aduciendo motivos que no son
totalmente vlidos, como por ejemplo:
No es que fuera necesario para resolver el problema de negocio, sino que mi solucin de
inteligencia de negocios lo requera
Necesitaba obtener datos de ms de una aplicacin, de manera que era necesario disponer de
un almacn de datos
Necesitaba un almacn de datos porque todos los sistemas de informacin lo requieren

Crear un almacn de datos por cualquiera de estos motivos puede reducir automticamente la
puntualidad en la disposicin de los datos y aumentar el coste global del sistema. Segn los
principales analistas del sector, la integracin y el traslado de datos (el almacenamiento de datos)
puede consumir hasta el 80 por ciento del presupuesto de una implementacin de BI. Por decirlo
de manera sencilla, los almacenes de datos no deben implementarse sin conocer con claridad la
necesidad de negocio a la que responden y las decisiones relativas a almacenes de datos deben
estudiarse detenidamente.

La solucin
Existen muchas formas de integrar los datos de sus bases de datos y aplicaciones para poner a
disposicin del usuario empresarial la informacin importante de manera puntual. Cada
necesidad y/o proceso de negocio debe analizarse para determinar si la mejor solucin es un
almacn de datos u otro tipo de herramienta de acceso a la informacin.

11 Information Builders
Lo importante en este punto es identificar el mejor mtodo de integracin y acceso a la
informacin y no dar por sentado que un almacn de datos es la solucin adecuada antes de
evaluar todas las opciones.

WebFOCUS de Information Builders emplea ms de siete medios para integrar y acceder a los
datos con el fin de resolver un problema de negocio especfico. En la siguiente lista se indican los
cuatro mtodos ms importantes cuyo coste es inferior y ofrecen a los usuarios empresariales un
acceso ms rpido a la informacin que un almacn de datos.
Acceso a datos operativos, que permite la generacin de informes directamente desde
aplicaciones operativas o desde una copia de los datos operativos
Goteo de datos o almacenes de datos casi en tiempo real, que toman los datos de
transacciones y los sitan en un almacn de datos en el momento de la transaccin
Alertas de transacciones, que generan informacin y la distribuyen directamente hasta un
usuario a partir de datos de transacciones sensibles al factor tiempo
Generacin de informes de servicios web, que combinan la informacin disponible como
servicios web de fuentes internas y externas para crear informes que se distribuyen
directamente a los usuarios empresariales

Identificar la mejor solucin a sus necesidades

Las organizaciones necesita evaluar cuidadosamente su necesidad concreta y todas las solucin
disponibles para determinar la mejor forma de resolver el problema. Veamos los siguientes
ejemplos en los que no era necesario el tpico almacn de datos por etapas para una solucin de
inteligencia de negocios.

Ejemplo A: Los problemas de mantenimiento de los asientos de las aeronaves de una importante
aerolnea se prolongaban durante bastante tiempo, lo que impeda que la aerolnea vendiera
dichos asientos en sus vuelos, con la consiguiente reduccin de los ingresos y la rentabilidad.
La informacin que necesitaba la aerolnea para agilizar la reparacin de los asientos se distribuy
en tres aplicaciones diferentes y se necesitaba en tiempo real, ya que la aeronave se encontraba
en tierra durante las comprobaciones de mantenimiento.

A primera vista, podra parecer que integrar los datos de tres aplicaciones distintas en un almacn
de datos por etapas sera la solucin perfecta. Sin embargo, no era necesaria una iniciativa de
almacn de datos compleja, rpida y costosa. En este caso concreto, Information Builders
identific que slo se necesitaba un informe para resolver el problema. Se utiliz WebFOCUS para
generar un informe que combinara datos del sistema de mantenimiento de la aeronave, que
contena informacin relativa a los asientos y otros problemas existentes en la aeronave; el sistema
de inventario de piezas, que contena informacin sobre la ubicacin de las piezas necesarias para
resolver el problema (es decir, el almacn de piezas y el aeropuerto); y, finalmente, el sistema de
rutas de aeronaves, que contena informacin sobre el siguiente destino de todas las aeronaves,
de manera que la pieza estuviera disponible para realizar el mantenimiento lo antes posible.
Gracias a este informe, la aerolnea tiene ahora mayor capacidad para atender los problemas de
mantenimiento con rapidez y, en consecuencia, ha conseguido aumentar sus ventas de asientos y
mejorar su rentabilidad.

12 Las peores prcticas en Business Intelligence

Ejemplo B: Una empresa de telecomunicaciones almacenaba la informacin sobre sus clientes en
cinco sistemas independientes. En cualquier momento en que un cliente interactuara con la
empresa, la informacin correspondiente poda enviarse y almacenarse en cualquiera de los cinco
sistemas. La empresa de telecomunicaciones dispona de un almacn de datos por etapas que
cada noche acumulaba datos de estas cinco fuentes. Sin embargo, se hizo evidente el hecho de
que, con frecuencia, los datos del almacn de datos no estaban actualizados, lo que ocasionaba
importantes problemas en el servicio de atencin al cliente. Era necesario transferir las llamadas
telefnicas de un representante de atencin al cliente a otro (cada uno de ellos con acceso y
experiencia en el uso de uno solo de los cinco sistemas de operaciones). Esta prctica retrasaba la
resolucin de las llamadas, afectaba negativamente a la satisfaccin de los clientes y originaba un
mayor coste del servicio.

En este caso, ya exista un almacn de datos, pero por un motivo u otro era evidente que no
estaba atendiendo la necesidad para la que haba sido concebido. Para resolver el problema, se
utiliz la tecnologa de integracin de WebFOCUS para crear un almacn de datos de entrada de
datos por goteo. En la solucin, la tecnologa de supervisin de WebFOCUS detectaba las
transacciones que se dirigan a los cinco sistemas de operaciones y, seguidamente, enriqueca los
datos y los aada al nuevo almacn de datos en tiempo real.

La solucin proporcionaba a un mismo representante de atencin al cliente una vista completa

del cliente en una aplicacin de generacin de informes de WebFOCUS a los cinco minutos de
que se produjera cualquier interaccin del cliente.

Identificar cundo son necesarios los almacenes de datos

Una vez ms, el problema no radica en el almacn de datos, sino en el motivo aducido para su
creacin. El reto es ser capaces de identificar cundo un almacn de datos va a ser
verdaderamente til para resolver una necesidad de negocio.

Existen numerosos motivos vlidos para crear un almacn de datos, entre los que se
encuentran stos:
Cuando existe una necesidad crtica de reducir los gastos indirectos de un sistema de
transacciones o una aplicacin de produccin con el fin de mejorar el rendimiento de dicho
sistema y de la aplicacin de BI resultante que acceder al almacn de datos
Cuando las herramientas de BI requieren el acceso a los datos y es necesario reducir la
complejidad de los datos para agilizar el proceso de creacin de consultas
Cuando es necesario analizar los datos de perodos de tiempo pasados y dichos datos ya no
estn accesibles en las aplicaciones de operaciones

Si su misin es crear un sistema de BI para su empresa, lo que debe tener presente en relacin
con esta peor prctica de BI es que es un error dar por hecho que se necesita un almacn de
datos. Empiece siempre evaluando las necesidades de informacin y seleccionando la opcin de
integracin de datos ms adecuada a sus necesidades. Es posible que llegue a la conclusin de
que un almacn de datos se adapta a sus necesidades, pero, lo que es an ms importante, es
posible que llegue a la conclusin de que no lo necesita.

13 Information Builders
Peor prctica n 4: Seleccionar una herramienta
de BI sin una necesidad de negocio especfica

Puede que haya observado que, en los dos ejemplos que hemos abordado en la seccin anterior
(de una importante aerolnea y una empresa de telecomunicaciones), los problemas y las
soluciones estaban perfectamente definidos con claros objetivos de negocio. Entender el
problema les ayud a identificar e implementar una solucin de BI efectiva. Por otro lado, de las
cuatro peores prcticas que se abordan en este estudio, posiblemente la peor de todas sea la
adquisicin de software de BI para anlisis de carcter general. De hecho, los gastos ms
elevados y la rentabilidad ms reducida se derivan de la adquisicin de una solucin de BI
de carcter general. Dicho de otro modo, una empresa reconoce la necesidad de contar con
anlisis de negocio y planifica de inmediato un proyecto para evaluar y adquirir una solucin
de BI para sus usuarios.

Sin un objetivo especfico, la BI rara vez tiene un impacto en el negocio. El punto de partida para
crear una solucin de BI debera ser identificar un proyecto que resuelva un problema especfico
a travs del acceso a la informacin de forma puntual y en el contexto adecuado. Resolver un
problema significa que la informacin permitir agilizar un proceso lento, eliminar un cuello de
botella, reducir los gastos operativos o incluso convertirse en una nueva fuente de ingresos.

Si se identifican necesidades de informacin como las mencionadas desde un primer momento y

se utilizan como el motivo de negocio que justifica la implementacin de BI, la implementacin
de sistemas de BI tendr muchas ms posibilidades de ser un xito.

La solucin
La leccin que debemos aprender en este sentido es que la motivacin para buscar y adquirir un
software de BI, o crear un almacn de datos, nunca debera ser un objetivo de carcter general.
Si desea que sea un xito, deber conocer el problema de negocio y saber de antemano lo que
puede esperarse de la inyeccin de informacin en el proceso.

Aunque esta leccin tiene un carcter menos tecnolgico que las otras, las soluciones de
Information Builders le permiten adoptar un enfoque desde una nueva perspectiva a la hora de
disear un sistema. WebFOCUS no es una simple herramienta para acceder a un almacn de
datos, sino una plataforma de software que le permite obtener datos de cualquier origen con
cualquier nivel de latencia y proporcionarla en cualquier punto especfico del negocio para
resolver un problema. Es en este aspecto en el que obtendr ventajas claras y fcilmente
cuantificables.

14 Las peores prcticas en Business Intelligence

Usted tiene el antdoto

Aunque algunos de los aspectos que se abordan en este estudio puedan parecer puro sentido
comn, puede estar seguro de que hay alguien en su organizacin que pondr en marcha alguna
iniciativa en la que estar presente al menos una de estas peores prcticas. Y cmo hacerles
responsables del error cuando las publicaciones especializadas del sector, los fabricantes y los
consultores de tecnologas promueven la tecnologa ms avanzada y prometen toda clase de
ventajas? No es difcil caer en la trampa.

Pero la buena noticia es que usted dispone de las armas necesarias para identificar y combatir al
menos estas cuatro peores prcticas antes de que echen races en su empresa. Adems de las
soluciones presentadas en este estudio, tambin puede adoptar un enfoque contrario al que le
dicte la intuicin en relacin con las peores prcticas para allanar el camino hacia el xito.
Tenga en cuenta lo siguiente
Comience su prximo proyecto identificando de qu manera una informacin puntual que se
proporciona en el contexto adecuado puede acelerar el proceso, reducir los costes o mejorar la
productividad en un rea determinada. No ponga en marcha el proyecto con un objetivo de
carcter general!
Identifique el mtodo de integracin de datos que le permitir preparar los datos para su
aplicacin de la forma ms rpida y asequible. Puede que determine que un almacn de datos
resulta adecuado, o puede que no. (Si ya ha elegido una herramienta, puede que sus
posibilidades de eleccin en esta rea sean limitadas.)
Cree una aplicacin de BI que aproveche las ventajas que ofrecen los formularios web
gestionados mediante parmetros, las programaciones personales de usuarios finales para la
recepcin regular de correos electrnicos y opciones de salida alternativas (por ejemplo, HTML,
Excel, PDF) que aporten flexibilidad a los usuarios finales.
Incluya a los usuarios empresariales en el comit de seleccin para asegurarse de que se
implementa una solucin que todos los usuarios harn suya. Para la mayora de los usuarios,
esto se traduce en una aplicacin de BI fcil de usar que no les exija demasiado tiempo.
No obstante, tampoco debe ignorar las preferencias de sus usuarios tcnicos. Las herramientas
de BI, aunque complejas, constituyen un medio estupendo de ofrecer a los analistas tcnicos
del negocio una forma de aportar nuevas ideas a una aplicacin de BI en evolucin. Evale
cuntos analistas expertos en tecnologa hay realmente en su organizacin e incorpore estas
herramientas en la solucin final. Asegrese de que puedan compartir su trabajo con otros
usuarios empresariales con un perfil menos tcnico para que todos puedan beneficiarse de l.

Estos pasos permitirn alcanzar un resultado final con una rentabilidad de la inversin claramente
definida. Habr identificado desde el primer momento lo que su empresa necesita. Y habr puesto
las bases para que un mayor nmero de usuarios hagan suya la solucin al incluir al verdadero
usuario en el proceso de seleccin y al implementar una aplicacin de BI fcil de usar que se
integre con las aplicaciones de escritorio ms utilizadas.

Aunque estos cuatro pasos pueden seguirse con independencia de la plataforma de BI que elija,
creemos firmemente que WebFOCUS de Information Builders le proporcionar la combinacin
adecuada de posibilidades de integracin (ms de siete opciones) y prestaciones de desarrollo de
aplicaciones (para generacin de informes y programacin basada en parmetros), adems de
ofrecer las opciones de salida ms flexibles. Todo ello le permitir crear una aplicacin de BI
flexible con una mayor aceptacin por parte de los usuarios que, a su vez, permitir que la
organizacin logre sus objetivos de negocio.

15 Information Builders
Oficinas de ventas y de consultora
Amrica del Norte Australia Filipinas Beacon Frontline Solutions, Inc.
Information Builders Pty. Ltd. 63-2-750-1972
Estados Unidos
Melbourne 61-3-9631-7900 Finlandia InfoBuild Oy
Atlanta,* GA (770) 395-9913
Sydney 61-2-8223-0600 Espoo 358-207-580-843
Baltimore, MD Consulting: (703) 247-5565
Grecia Applied Science
Boston,* MA (781) 224-7660
Atenas 30-210-699-8225
Canales, (800) 969-4636
Europa Guatemala IDS de Centroamrica
Charlotte,* NC Consulting: (704) 494-2680 Alemania Information Builders (Deutschland) Ciudad de Guatemala 502-2361-0506
Chicago,* IL (630) 971-6700
Dusseldorf 49-211-523-91-0 India Amtex Systems, Inc.
Cincinnati,* OH (513) 891-2338
Eschborn 49-6196-77576-0 Chennai 91-44-42177082
Cleveland,* OH (216) 520-1333
Munich 49-89-35489-0 Israel NESS A.T. Ltd.
Dallas,* TX (972) 490-1300
Stuttgart 49-711-7287288-0 Tel Aviv 972-3-5483638
Denver,* CO (303) 770-4440 Blgica Information Builders Belgium Italia Selesta G C Applications S.P.A.
Detroit,* MI (248) 641-8820
Bruselas 32-2-7430240 Gnova 39-010-64201-224
Filadelfia,* PA (610) 940-0790 Espaa Information Builders Ibrica S.A. Miln 39-02-2515181
Hartford, CT (860) 249-7229
Barcelona 34-93-452-63-85 Turn 39-011-5513-211
Houston,* TX (713) 952-4800
Bilbao 34-94-452-50-15 Japn K.K. Ashisuto
Los Angeles,* CA (310) 615-0735
Madrid 34-91-710-22-75 Osaka 81-6-6373-7113
Minneapolis,* MN (651) 602-9100 Francia Information Builders France S.A. Tokio 81-3-5276-5863
New Jersey* (973) 593-0022
Pars 33-14-507-6600 Malaysia Elite Software Technology Sdn Bhd
Orlando,* FL (407) 804-8000 Pases Bajos Information Builders Kuala Lumpur 60-3-21165682
Phoenix, AZ (480) 346-1095
(Netherlands) B.V. Noruega InfoBuild Norway
Pittsburgh, PA (412) 494-9699
Amsterdam 31-20-4563324 Oslo 47-23-10-02-80
San Jose,* CA (408) 453-7600 Portugal Information Builders Portugal Singapur
Seattle,* WA (206) 624-9055
Lisboa 351-217-217-400 Automatic Identification Technology Ltd.
Sistemas federales,* DC (703) 276-9006 Reino Unido Information Builders (UK) Ltd. 65-6286-2922
St. Louis,* MO (636) 519-1411
Londres 44-845-658-8484 Sudfrica Fujitsu Services (Pty.) Ltd.
Sucursal Metro (NY/NJ),* Suiza Information Builders Switzerland AG Johanesburgo 27-11-2335911
Ventas NY: (212) 736-7928
Dietlikon 41-44-839-49-49 Suecia
Ventas NJ: (973) 593-0022
InfoBuild AB
Consultora: (212) 736-4433, ext. 4443
Representantes Kista 46-735-24-34-97
Washington,* DC Ventas: (703) 276-9006
Arabia Saud Nesma Advanced Technology Co. Cybernetics Business Solutions AB
Consultora: (703) 247-5565
Riyadh 996-1-4656767 Solna 46-7539900
Canad Austria Raiffeisen Informatik Consulting GmbH
Tailandia Datapro Computer Systems Co. Ltd.
Information Builders (Canada) Inc. Bangkok 662-679-1927, ext. 200
Viena 43-12-1136-3870
Calgary (403) 538-5415
Brasil InfoBuild Brazil Ltda.
Taiwn Galaxy Software Services
Ottawa (613) 233-0865
So Paulo 55-11-3285-1050 Taipei 886-2-2586-7890
Montreal* (514) 421-1555
China InfoBuild China, Inc.
Venezuela InfoServices Consulting
Toronto* (416) 364-2760
Shanghai 86-21-50805432 Caracas 58-212-763-1653
Vancouver* (604) 688-2499
Corea del Sur Unitech Infocom Co. Ltd.
Mxico Sel 82-2-2026-3100 Nmero gratuito
Information Builders Mxico Estados del Golfo Nesma Advanced Technologies Ventas, ISV, VAR e informacin de socios SI
Bahrain Kuwait Omn
Ciudad de Mxico 52-55-5062-0660
(800) 969-4636
Qatar Yemen Emiratos rabes Unidos

Riyadh 96-1-465-6767
Etiopa MKTY IT Services Plc ** Las instalaciones de formacin se ubican en estas oficinas;
existen otras oficinas disponibles.
Addis Ababa 251-11-5501933
** Autorizado para vender iWay Software.
Federacin Rusa FOBOS Plus Co., Ltd.
Mosc 7-495-124-0810

Oficinas corporativas Two Penn Plaza, Nueva York, NY 10121-2898 (212) 736-4433 Fax (212) 967-6406 DN7505619.0308
www.informationbuilders.es askinfo@informationbuilders.com
Oficinas en Canad 150 York St., Suite 1000, Toronto, ON M5H 3S5 (416) 364-2760 Fax (416) 364-6552
Consultas internacionales +1(212) 736-4433
Copyright 2007 Information Builders, Inc. Reservados todos los derechos. [63] Todos los productos y nombres de producto
mencionados en esta publicacin son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de sus respectivas empresas.