Manual

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO
CONQuito
MANUAL PARA LA ORGANIZACIN

DE
FERIAS DE SERVICIOS Y
PROMOCIN DE
EMPRENDEDORES Y EMPLEO
CONQuito
(Desde un enfoque de Promocin del Desarrollo Econmico Local)
CONQuito
MANUAL PARA LA
ORGANIZACIN DE FERIAS DE
SERVICIOS Y
EMPRENDEDORES
El uso de un lenguaje que no discrimine ni marque

diferencias entre hombres y mujeres, es una de las
preocupaciones de nuestra Organizacin. Sin
embargo, no hay acuerdo entre los lingistas sobre la
manera de hacerlo en nuestro idioma.
En tal sentido y con el fin de evitar la sobrecarga

grfica que supondra utilizar en espaol o/a para
marcar la existencia de ambos sexos, hemos optado
por emplear el masculino genrico clsico, en el
entendido de que todas las menciones en tal gnero
representan
siempre a hombres y mujeres.
CONQuito
MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE

EMPRENDEDORES
INDICE
1 PRESUPUESTO DE GASTOS 3. ACTIVIDADES POST-FERIA

..............................................24 ..............................................23
1. CONOCIMIENTO DEL 3. CUADRO DE SERVICIOS
MERCADO..............................8 GENERALES.........................31
1. INTRODUCCION...................5 3. LINEAMIENTOS....................5
1. OBJETIVOS.........................31 3. OBJETIVOS.........................36
1. PERMISO DE......................28 3.1 Estrategias del
1.1 Formulacin del proyecto PRODUCTO..........................12
..............................................19 3.1 La feria:.............................5
1.1 Institucional....................28 3.2 Identificar los sectores
1.1 Segmentacin de productivos........................5
mercado................................8 3.3 La feria como resultado
1.1. OBJETIVOS GENERALES 31 de un plan de apoyo y
1.2 Formacin del equipo....19 cooperacin entre los
1.2 local..................................28 actores:.................................6
1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS 3.4 Una visin de negocios
..............................................31 con enfoque de marketing.
1.2. Tipos y perfil de los ................................................6
clientes.................................8 3.5 La Feria como actividad
1.3 Tipo de Organizacin.....19 empresarial..........................6
1.4 Visita al campo 3.6 Participacin de los
(MiPyMes / empresas y sectores productivos
gremios)..............................20 organizados..........................7
1.6 Inscripcin.......................21 3.7 Constituir un equipo
1.7 Montaje............................21 exclusivo para la
11. LA ESTRATEGIA DE organizacin de la feria.....7
PRECIO PARA LOS 3.8 La feria como un aporte
AUSPICIANTES....................40 al posicionamiento local.....7
2. CONCEPTO.........................35 4 Estrategias de
2. DESARROLLO DE LA FERIA COMUNICACIN..................16
..............................................22 4. SERVICIO AL CLIENTE /
2. OBJETIVOS...........................5 USUARIO..............................32
2. ORGANIZADORES.............31 5. PARTICIPANTES.................36
2. PUBLICO OBJETIVO...........11 7. LUGAR................................39
2.1 Funciones del equipo....28 8. COMPROMISO...................33
2.1 Inauguracin...................22 8. LA SOSTENIBILIDAD.........39
2.2 Desarrollo de la feria... .22 Acondicionamiento del
2.3 Preparacin y uso de recinto ferial:.....................30
herramientas......................28
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Actividades de Promocin EN FUNCIN A OTRAS

orientadas a los FUENTES DE FINANCIACIN
expositores.........................18 ..............................................26
Actividades:...........................28 Eventos:.................................18
ALGUNOS CASOS PRCTICOS FINANCIAMIENTO..................25
..............................................31 FUNCIONAMIENTO................28
APORTES Y OTROS POSIBLES Fundaciones, empresas, etc.
INGRESOS...........................26 ..............................................36
Aprendimos tres cosas:.......17 Fundaciones, ONGs,
Artsticos:...............................18 Gremios, Asociaciones:....36
Auspiciantes..........................37 Instalacin.............................14
CAPTULO CUARTO:...............24 Juegos:....................................18
CAPTULO PRIMERO:...............5 LA FERIA COMO PRODUCTO
CAPTULO QUINTO:...............28 DE PROMOCIN LOCAL.......5
CAPTULO SEGUNDO:.............8 LA ORGANIZACIN Y LOS
CAPTULO TERCERO:.............19 PROCESOS..........................19
CARTA DE INVITACIN.-.......35 La promocin.........................18
COMUNICACIN...............32, 40 La publicidad.........................16
Con respecto a los Lanzamiento....................15, 17
auspiciadores.....................15 LOS ASPECTOS LEGALES Y
Concursos de determinados ADMINISTRATIVOS.............28
sectores productivos:.......18 LOS COSTOS Y
Conferencias magistrales FINANCIAMIENTO...............24
especializadas:..................18 Los participantes deben
CONVOCATORIA...............26, 41 cumplir ciertos requisitos:
CUADRO DE PROYECCIN DE ..............................................21
INGRESOS Y Para realizar la inscripcin se
PRESUPUESTOS deben considerar aspectos
PROYECCION DE INGRESOS como:...................................21
..............................................40 PERSONAL..................24, 26, 41
Desarrollo....1, 5, 16, 19, 20, 23 PLAN GNERAL DE LA FERIA. 31
DIRECTORA EJECUTIVA.............35 Premio a los productores
DISPOSICIN TRANSITORIA.- PYME del ao:....................18
..............................................34 PRESUPUESTO DE GASTOS. 26
DISPOSICIONES GENERALES PROMOCIN.....1, 23, 26, 33, 41
..............................................34 Proponemos el siguiente, por
EJEMPLO DE UNA CARTA DE supuesto, adaptado a las
PRESENTACIN DE LA FERIA necesidades concretas de
A POSIBLES PARTICIPANTES cada evento:.......................28
..............................................35 PROYECCIN DE INGRESOS
EL MARKETING........................8 DE VENTAS DE STANDS.....25
El pabelln.............................14 PUBLICIDAD...............26, 32, 41
El Pblico objetivo................36 PBLICO OBJETIVO...............38
Empaque / presentacin del REGLAMENTO........................34
producto..............................13 Rueda de Negocios:.............18
Empresas.....................9, 26, 37
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Se recomienda desarrollar el SERVICIOS................1, 2, 26, 41

siguiente proceso:.............19 Sorteos:..................................18
Segmentacin Demogrfica..8
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CAPTULO PRIMERO:
LA FERIA COMO PRODUCTO DE PROMOCIN LOCAL
1. INTRODUCCION
Las ferias deben disearse como eventos de promocin comercial o de servicios
dirigidos a la micro, pequea y mediana empresa, con independencia del sector
productivo al que pertenezcan. Deben entenderse como productos que forman parte
de la estrategia para fomentar el desarrollo econmico del Distrito Metropolitano de
Quito.
Las ferias organizadas por la Corporacin de Promocin Econmica CONQuito tienen

como objetivos de los productores, incubados y registrados en la Bolsa Metropolitana
de Empleo, de realizar ventas, incrementar y fidelizar clientes, con los de los
responsables y promotores de desarrollar los sectores productivos del Distrito
Metropolitano de Quito y su rea de influencia.
2. OBJETIVOS
A la hora de planificar la realizacin de una feria, debemos tener claro qu es lo que
queremos lograr y para ello tenemos que elaborar objetivos concretos basados en
elementos de calidad, cantidad y tiempo, de tal manera que los indicadores
relacionados reflejen los aportes y cambios que nos proponemos conseguir.
Ejemplos: (1) Incorporar 20 nuevas empresas al sistema de Bolsa de Empleo durante la

3 Feria de empleo, Quito Centro de Exposiciones Quito, que contribuye al
posicionamiento de los servicios que presta la ciudad.
(2) Lograr el posicionamiento del producto orgnico en la ciudad, como alternativa

saludable de aseguramiento nutricional. Y lograr incrementar, durante la Feria la
participacin activa de inversionistas en un 50%.
3. LINEAMIENTOS
3.1 La feria: Un instrumento al servicio del desarrollo econmico local. Desde nuestra
experiencia, es importante entender que los habitantes del Distrito Metropolitano de
Quito pueden adquirir determinadas capacidades productivas que les permitan
desarrollar ventajas competitivas o que la ciudad puede incorporar como alternativas
de servicio, por lo tanto, ventajas comparativas.
Las ferias deben mostrar estas ventajas de las potencialidades locales.
Lo importante en el promotor MYPE y de Bolsa de Empleo, es disear, organizar y

lanzar una feria que tenga estos preceptos de manera consciente, y trasmitirlos a
quienes tienen la responsabilidad de promover el desarrollo productivo empresarial y
productivo, as como a quienes ofertan y demandan mano de obra dentro del Distrito
Metropolitano de Quito. Debemos insistir en ello hasta que el concepto se convierta en
parte del bagaje profesional de quienes estamos involucrados (desde nuestros diversos
roles) en el Desarrollo Econmico Local.
3.2 Identificar los sectores productivos.

El promotor de la feria, debe conocer las necesidades explcitas del territorio y contar
con un diagnstico previo del mismo, como informacin vital para disear las ferias. Y
tener como fin ltimo contribuir a construir o dinamizar la economa local, con
productos que se constituyan en un referente de buena prctica de la zona.
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Ej. Las bioferias, ferias de empleo con sectores no tradicionales (discapacitados, sector
pblico, emigrantes, etc.)
3.3 La feria como resultado de un plan de apoyo y cooperacin entre los

actores:
La feria debe ser el resultado de un plan de apoyo a los sectores productivos de
MiPyMes seleccionados para su promocin as como de las empresas que generan
empleo y CONQuito como punto de consenso entre ellos.
Es un plan estructurado en campaas; esto significa que la feria no empieza el da de

la inscripcin, sino que debe empezar a organizarse cuando culmina la feria anterior
como parte de la evaluacin y balance de la misma.
Hay casos que ameritan un plan particular, teniendo en cuenta el segmento de

mercado al cual queremos llegar.
Por ejemplo: (1) Una Feria Escolar se debe preparar desde los meses de junio y julio
para identificar las necesidades de uniformes, teniendo en cuenta el diseo, las
cantidades, el tiempo y fechas, as como la capacidad de compra y pago de los
clientes. (2) Una feria de empleo orientada a fuerza de ventas debe prepararse en
octubre y noviembre para prever las fiestas navideas que disparan el mercado laboral
de vendedores y recaudadores puerta a puerta.
La Feria Personas con capacidades diferentes se empez a planear desde fines de

mayo con el fin de que marque un referente en consonancia con la campaa de
contratacin del 1% de personas discapacitadas en las empresas (Mediados de julio).
3.4 Una visin de negocios con enfoque de marketing.

Por lo general, las MiPyMes tienen un enfoque orientado a la produccin, y ofrecen
sus productos a los potenciales clientes teniendo como nica estrategia la variable
precio, lo que limita su crecimiento como empresa, lo mismo pasa con la mano de obra
que hoy se ve afectada por los inmigrantes de pases vecinos que ofrecen sus servicios
a precios por debajo del mercado.
Desde nuestro enfoque, la organizacin de una feria permite trabajar un cambio de

actitud en los productores para que su enfoque de negocios est centrado en los
clientes, esto significa explotar los valores agregados como por ejemplo Producto
orgnico, mano de obra calificada, certificacin de calidad ISO 9001 2000, etc..
Los productos y servicios ofertados deben ser instrumentos para ingresar a nuevos
segmentos y nichos de mercado, satisfaciendo necesidades y deseos de los potenciales
clientes con productos de calidad, con excelencia en la atencin de clientes y precios
competitivos.
3.5 La Feria como actividad empresarial.
La feria es un evento de promocin y negocios, en consecuencia es una actividad

empresarial y tiene que organizarse en esos trminos. La experiencia ha enseado que
existe un conjunto de decisiones que forman parte de una gestin empresarial gil,
moderna y eficaz que, a veces, es incompatible con el sistema administrativo estatal,
mucho ms pesado por la propia naturaleza de la institucin.
Este es un inconveniente que nos brinda la oportunidad de se cambiado, este reto

dejar sin duda en la mente de los empresarios y consumidores un referente de buena
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prctica del servicio pblico que hasta ahora ha sido impregnado en nuestras mentes
por ser gratuito y por tanto de psima calidad.
3.6 Participacin de los sectores productivos organizados
La coordinacin con los gremios y asociaciones productivas es importante para que

asuman, con inters, su participacin en las ferias, porque es un espacio en el que se
da una relacin directa entre usuarios y clientes resultando especialmente atractivo
para los futuros compradores de nuestro servicio ya que al eliminar intermediarios, por
ejemplo, garantiza precios ms bajos sin descuidar la calidad.
3.7 Constituir un equipo exclusivo para la organizacin de la feria.
Debe existir un equipo a tiempo completo para la organizacin porque el ritmo de

trabajo es fuerte. Un mes antes de la inauguracin se trabaja un promedio de 10 horas
diarias, y durante la feria de 16 a 18 horas. Por eso es necesario un equipo que se
turne en las tareas. La puesta en marcha tiene un trabajo promedio de un mes como
mnimo; en las ferias agropecuarias la organizacin depende de toda la campaa
agrcola donde se trabaja fuertemente la capacitacin y asistencia tcnica entre el
sombro y cosecha de productos, en la Bolsa Metropolitana de Empleo es necesario
llegar a un consenso de los oferentes de empleo por lo que hay que seleccionarlos muy
bien a travs de reuniones continuas de trabajo de manera que garanticemos una
sinergia saludable en esta tarea.
3.8 La feria como un aporte al posicionamiento local
La feria al estar organizada en funcin a las fortalezas y potencialidades locales,

permite que sea un instrumento para el posicionamiento de la Marca (CONQuito). En
consecuencia, ayuda a la creacin o consolidacin de la cultura regional tomando como
referente nuestro servicio.
Conquito est en un momento en el que cada uno de sus procesos marcha casi por s
solo, este precisamente es el momento adecuado para dar el salto y posicionarla como
un referente en la mete de la poblacin Quitea y por qu no del resto del pas.
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CAPTULO SEGUNDO:
EL MARKETING
1. CONOCIMIENTO DEL MERCADO

1.1 Segmentacin de mercado
Es muy importante segmentar el mercado al que se va a dirigir la feria, caso contrario,

sta pierde el carcter de referente, se dispersa la percepcin de la poblacin y no
nos permite ser identificados por aquello en especial, pasa a ser un evento mas
Las variables pueden ser:
Segmentacin Demogrfica. Define a qu perfil de potencial cliente se

dirige la feria, segn sexo, edad, estrato sociocultural, etc.
Segmentacin Geogrfica. Es importante identificar las zonas, de donde

provendrn los visitantes y participantes, para ello puede tomarse en cuenta la
distribucin zonal que ha diseado el Municipio del Distrito Metropolitano de
Quito.
Sector empresarial. Se puede definir que sector econmico est
generando empleo en cierta parte del ao, por ejemplo 1 trimestre
(Recaudadores por ventas navideas), 2 trimestre Ventas de intangibles,
instructores, transportistas (Venta de vacaciones), 3 trimestre Costureras,
supervisores, empleados de planta, repartidores (entrada a clases) 4 trimestre
Ventas temporales de todo tipo, operadores tursticos, etc. (navidades)
Esto nos permite conocer el marco para ubicar el perfil de los visitantes potenciales
clientes; asimismo, nos permite disear la feria, organizar y formar el equipo que la
desarrollar.
Por ejemplo: Si la feria est dirigida a las mujeres, el nombre de la feria, el montaje, el
ambiente, los servicios de atencin, etc.; deben tener en cuenta los hbitos de
consumo, las motivaciones de compra y, sobre todo, los productos que atraen a este
sector.
1.2. Tipos y perfil de los clientes. Es importante saber quin compra o toma la
decisin de la compra o del servicio propuesto ya que no debemos dispersar mucho las
opciones que va a mirar el asistente.
Tipos de clientes. Cuando una feria es de pequeos productores por ejemplo, tiene
la posibilidad de llegar a cuatro tipos de clientes:
a. Usuarios finales del bien o servicio. Aquellas que compran directamente.

Forman parte de la venta al detalle u hogares que solicitan directamente el
servicio, por lo tanto se trabaja el precio al por menor.
b. Comerciantes / Empresarios: Son los intermediarios, constituido por

ambulantes, tiendas, etc. Se les denomina comerciantes minoristas. Para ellos se
tiene una estrategia de precio al por mayor (En este caso la Bolsa de empleo
tiene como nicho las intermediadotas de personal que por el momento no son
consideradas en el proceso).
c. Empresas / Gremios. Pueden ser:

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Distribuidoras, Tiendas, o en el caso de la Bolsa Metropolitana de Empleo

Asociaciones, gremios profesionales, etc.
Empresas que, sin intermediar nuestros productos, requieran de ellos para su

personal por una diversidad de necesidades o en el caso de la Bolsa
Metropolitana de Empleo hablamos de los reclutadores de personal.
Empresas que adquieran productos para el funcionamiento de la misma.
d. Y por ltimo, existen empresas que requieren bienes de capital,

fabricados por MiPyMes. Poe ejemplo; hornos, maquinarias y herramientas para la
industria de la panificacin; cocinas, conservadoras, mquinas y equipos de
refrigeracin para restaurantes; zapatos
Impiden que la gente compre mis productos, porque la desplazan hacia

otros lugares?
La respuesta tiene que ser clara. Precisamos esto porque se tiende a creer que la
competencia a una feria es otra feria, organizada por otro promotor. Y, cuando no
existe otra se puede creer que no hay competencia, sin valorar que existen otros
negocios, ajenos a ferias, que ofrecen productos y servicios que satisfacen las mismas
necesidades.
De ah que sea importante saber cuales son las fortalezas y debilidades nuestras y de
la competencia; as contaremos con una informacin bsica para trabajar una
estrategia de feria que vaya ms all de lo comercial dejando un posicionamiento de
marca, fidelizando clientes entre otros. El pblico debe ser consciente de estar
comprando directamente a productores, con un mejor servicio, con precios sin
intermediarios y, adems, contribuyendo a potenciar la actividad productiva de su
regin y la generacin de empleo.
No basta ser una feria de productores locales o proveedores de servicios gratuitos,

tenemos que parecerlo y demostrarlo. Ah radica la diferencia competitiva con nuestra
competencia.
1.4. La tendencia del mercado. Es importante saber que la organizacin y el

concepto de feria no son siempre los mismos; Se deben ir adaptando a los cambios en
los gustos, deseos, necesidades y preferencias en la compra o adquisicin de un
servicio. Adems, los potenciales clientes exigen, cada vez ms, una atencin
esmerada por lo que la feria tiene que ir renovndose cada ao en funcin a las nuevas
demandas detectadas. Ah radica la importancia de conocer y visitar las diversas
experiencias de organizacin de ferias de carcter nacional, internacional y
especializado.
Para tener informacin de las ferias internacionales, es importante visitar las diversas
cmaras de la produccin, comercio y gremios de MyPiMes.
Conocer las tendencias del mercado quiere decir, averiguar por anticipado cules son
los cambios que se van a presentar en l.
1.5 Las motivaciones de compra. Cuando una persona va a una feria con la
disposicin de comprar, tiene dos ideas muy marcadas: que va a encontrar novedades
expresadas en el diseo y la tecnologa, y que va a comprar productos o adquirir
servicios de calidad a precios favorables, lo que se conoce como precio de feria.
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Tambin supone que la feria es un espacio donde encontrar servicios de recreacin y

ocio, que le permitan ir con la familia o los amigos; es decir, espera servicios
complementarios.
En este marco, los potenciales clientes desarrollan dos motivaciones de compras que
debemos tener en cuenta a la hora de disear y organizar la feria:
La reflexiva: Este tipo de compra se da cuando la feria es especializada o el cliente

requiere un producto cuyo costo es alto o se trata de un servicio innovador sin
precedente.
Por ejemplo. Si es una feria del Empleo, el potencial cliente va a buscar unas
determinadas caractersticas en el personal y el servicio mismo, que ya ha predefinido
antes de su visita, como un proceso de seleccin por competencias u otro enmarcado
dentro de su sistema de aseguramiento de calidad. El proceso de compra es ms
complejo, ya que requiere informacin y reflexin para tomar la decisin de compra.
La impulsiva: son compras que se realizan sin haberlas programado, y responden a

un deseo inmediato (se asientan en nuestras emociones para la toma de la decisin
PNL1). Se da en productos de rpida rotacin y menor valor.
Por ejemplo: (1) En BioFerias:
Alimentos sanos, vistosos, procesados y empacados en una canasta fcil de transportar

y ofrecida en medio de un ambiente con msica popular en alto volumen y un discurso
preparado por el mismo productor en cuanto a los beneficios del alimento en su estado
natural
Una feria tiene xito si en su estrategia atiende ambos tipos de motivacin de compra.
Por ello debe orientar a los expositores para que tengan productos en ambos sentidos.
1.6. Hbitos de compras. Hay que conocer la costumbre que tiene el potencial
cliente por comprar en determinadas zonas y mercados o adquirir servicios de uno u
otro nivel de complejidad. Y tener en cuenta que la costumbre puede ser modificada y
orientada hacia la feria a travs de las siguientes facilidades y estrategias:
Sencillo acceso al recinto ferial.

Garantas de seguridad y comodidad, dentro y fuera del recinto ferial.
Variedad de productos y servicios.
Garantas que respalden la calidad de los productos
Variedad de modalidades de pago: efectivo, tarjetas bancarias, venta y pago en
Dlares con un tipo de cambio preferencial.
La percepcin de que, al comprar en la feria, su dinero y su presencia tienen ms
valor
que en cualquier otro sitio de la competencia.
Atencin personalizada. Recuerden que estamos en el boom de los hipermercados,
centros comerciales y almacenes, donde, en muchos casos, los vendedores ya no son
ejecutivos de ventas, son asesores de compra entrenados.
Por ejemplo: Si el cliente va a comprar una canasta orgnica se le puede orientar en

la manera de preparar y servir los alimentos que se lleva. Si el servicio es de
contratacin de personal, el asesor puede darle unos tips para encontrar ms rpida y
1
Programacin Neuro Lingstica
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efectivamente los candidatos que busca u ofrecerle herramientas de exploracin rpida

en la entrevista, etc.
1.7 El conocimiento del mercado
El conocimiento de las variables del mercado da un mayor acercamiento al mercado

objetivo. Como promotores de la feria, nos permite:
a. Tener un mejor conocimiento del pblico objetivo a travs de la elaboracin del perfil
del posible cliente.
b. Cumplir con los objetivos de beneficios en ventas para los productores y las MYPE
que se inscriben como expositores (reclutadores en el caso de las ferias de empleo), e
ingresos para todos los que trabajan en la cadena productiva y de mercadeo (Bases de
datos fiables en el caso de la Bolsa Metropolitana de Empleo).
c. Avanzar en el posicionamiento de la localidad o regin en la actividad productiva

escogida y, por lo tanto, en la creacin de un nuevo espacio de mercado para la
produccin o producto o prestacin del servicio, que deseamos posicionar.
d. Lograr un proceso de mejora continua a travs de la feria. Esta es una herramienta

estratgica para trasmitir y poner en prctica nuevos conocimientos y tcnicas para el
desarrollo de productos o aplicacin de nuevas metodologas de acuerdo a la
tendencia.
e. Lograr la sostenibilidad en trminos financieros. S permite vender ms, obtener

nuevos clientes y la ruta de un crecimiento sostenible de sus negocios, es probable que
en la prxima feria, las inscripciones tengan una mayor demanda al considerarse como
una inversin que les generar sostenibilidad del proyecto respectivo.
2. PUBLICO OBJETIVO
Una vez determinado el segmento de mercado, tienen que cuantificarse los tipos de
clientes. Y conocer dnde podemos ubicarlos y como llegar a ellos.
Un ejemplo: Para productores de tomate en el Valle De Los Chillos. Cuantificaremos la

poblacin aproximada que hay en el valle y el catastro de empresas productoras o
proveedoras de tomate. Luego, para tener el indicador que me interesa de acuerdo a
mi plan de marketing debera saber cuantas marcas de tomate orgnico existen. Si
existen 25 mil consumidores, ste es mi pblico objetivo. Para llegar a todos me
planteo una estrategia de comunicacin que resalte las ventajas en cuanto a los
productores y proveedores en general y especialmente a mis competidores en la
produccin de tomate orgnico.
Esperando lograr, por lo menos, que de unas 6 mil personas que visiten la feria y
compren un kilo del producto. Esto permitira vender a 5 mil personas, que es el 20%
del mercado de consumidores de tomate orgnico del Valle d los Chillos.
Este ejercicio es fcil de realizar. Permite plantearnos un indicador que puede ser un
nmero de personas o un porcentaje de la poblacin y da informacin a los productores
o asesores del a Bolsa de Empleo, sobre las ventas o contactos que pueden realizar en
la feria. Tambin es un dato que permite negociar mejor con los potenciales
auspiciadores.
3. ESTRATEGIAS DELMARKETING MIX

CONQuito
La mezcla de acciones de mercadeo, denominada Marketing Mix, incluye clsicamente

a las llamadas 4 Ps: Producto, Precio, Plaza y Promocin. Estas son conjuntos de
acciones que deben adecuarse a cada familia de productos o servicios, segmentos de
mercado y ubicacin en las cadenas productivas.
Para el caso de las ferias, hay que considerar los siguientes aspectos estratgicos.
3.1 Estrategias del PRODUCTO. Desde el punto de vista del marketing, el concepto
de producto abarca hasta los servicios (intangibles). En ese sentido una feria tiene los
siguientes elementos: el servicio de organizacin (intangible), el recinto ferial y los
stands (tangibles).
Tenemos que manejar la feria como un gran producto a lanzar al mercado. A travs de
este enfoque trabajamos los componentes tcnicos de una estrategia de producto. Para
ello debemos tener en cuenta que la esencia est en la satisfaccin de necesidades
ms beneficios esperados.
Producto = Satisfaccin + Beneficios Esperados, Tiene que tenerse en cuenta

tanto para los productores MYPE / Asesores de Bolsa de Empleo, que son los clientes de
la feria; como para los visitantes de la feria, que son los clientes de los expositores.
Recinto ferial:
a. Debe asegurarse de que los galpones o pabellones tienen la amplitud, iluminacin y

ventilacin adecuadas para los productos o servicios. Las estructuras deben ser
modernas y seguras. Dando una imagen de solidez, modernidad y calidez.
(Recordemos que hay la posibilidad de vender e impregnar una mala imagen tambin)
b. Los stands tienen que armarse con paneles modulables para prestar servicios de
exhibicin de productos, rtulos de promocin y de seguridad, sin limitar el rea de
exhibicin de los productores y proyectando una imagen empresarial.
c. Las reas peatonales deben tener la amplitud adecuada para el paseo de los
visitantes considerando que las personas con discapacidad a menudo requieren de
espacions ms amplios y que faciliten la movilidad.
Calidad. Va a depender, bsicamente, de los siguientes elementos:
a. Los productos o servicios deben corresponder a los criterios de calidad que demanda
el mercado. Para ello se debe pasar del concepto de control de calidad al de calidad
como una cultura de vida, basado en procesos de calidad que aseguren la calidad del
producto final. Esto implica controlar todo el proceso de produccin y del servicio de
atencin al cliente. De ah la importancia de capacitar y dar asistencia tcnica a los
productores o reclutadores que se inscriben como expositores.
b. La organizacin debe contar con un recinto ferial y stands con la mejor calidad que
permita el presupuesto, con accesos tecnolgicos y servicios de atencin a los
expositores y clientes finales, para ello se puede involucrar a los dueos del recinto
como parte de la organizacin o auspicio.
Marca. Aqu es importante tener en cuenta la importancia de dar un nombre

comercial a la feria, en funcin a criterios tcnicos desarrollados en dos fases:
Primero, se desarrolla el concepto para desarrollar el nombre.

CONQuito
Se trabaja una relacin de nombres, teniendo en cuenta los objetivos y el tipo de feria,
en funcin al pblico objetivo.
- Segundo, se estudia la parte creativa del diseo grfico, para determinar el logotipo e
isotipo de la marca para asegurar que guarda armona con la imagen de CONQuito.
La marca resume la amplitud de los productos, el concepto de la feria y a quienes nos

queremos dirigir. Veamos un ejemplo de marcas:
Ejemplo de cobertura de una Marca de

Servicios. El cuadro habla por si solo de la
importancia y el manejo adecuado de la marca,
como un medio de promocin de servicios
especficos (referente), porque si logra introducir el
concepto, la cobertura ser mucho mayor.
Presentacin
Siempre relacionada con la imagen de feria. Se

tiene que trabajar a dos niveles:
a. El primero, es la forma de comunicar la feria a

los expositores y al pblico objetivo.
Trabajando la publicidad adecuada para cada caso.
b. El segundo, tiene que ver con el montaje del

recinto ferial, pabellones, stands, rea peatonal,
ambientacin (jardines, sonido, color, etc.),
sealizacin, informacin, mapeo, servicios y reas
de recreacin. Siempre con el objetivo de ofrecer la
mxima comodidad al visitante.
Empaque / presentacin del producto. Una vez determinada la feria que

queremos lograr, se trabajan los medios que permitan empaquetar o presentar el
concepto de la feria. En conclusin, es la nocin ms amplia de lo que significa el
empaque, implica trabajar Tipo de feria Lneas de Productos Pabellones Pblico
Objetivo La Feria Escolar
Producto orgnico
Canasta familiar
Empleo para vendedores
Capacidades diferentes
Ecoturismo
Nieras y servicio domstico
Catering
Software, etc.
Ordenadamente: lo primero que hay que trabajar es el logotipo e isotipo de la marca

de la Feria, con mucha creatividad y luego viene el papel membreteado, la carpeta, la
folletera, el afiche los banners, las identificaciones de Montaje, Participante,
Auspiciante y organizador y los rtulos. Estos vienen a ser los elementos bsicos del
empaquetamiento. Todo lo dems corresponde a la estrategia de publicidad.
Instalacin
CONQuito
El recinto ferial debe tener el rea suficiente para feria y recepcin de los vehculos.
Una subestacin elctrica, con la cantidad de energa necesaria. El sistema de agua
que permita un abastecimiento de agua a toda la feria y una batera sanitaria con
capacidad suficiente.
El pabelln
En general existen tres formas para trabajar dicha rea:
a. La primera es la agrupacin ordenada de stands, de acuerdo a las lneas de

produccin.
b. La segunda tiene que ver con el armado de toldos con capacidad para 40 a 60
stands (Promedio), requiriendo cierto criterio de tecnologa para la instalacin, que
brinde la seguridad a los expositores y los visitantes protegiendo los productos.
c. La tercera, tiene que ver con la construccin de galpones para ser utilizados como
pabellones o la instalacin de carpas en los exteriores del pabelln si las condiciones
antes mencionadas son favorables.
Es el momento de montar los stands, que deben contar con condiciones para la buena
presentacin de los productos y una atencin al cliente.
Por ejemplo: el punto de luz debe tener acceso a una cantidad de energa que permita
tener la iluminacin suficiente para apreciar los productos.
Los stands tienen una lgica modular, que permite reas para la venta y el almacn de
los productos, una presentacin adecuada y el cierre del stand, una vez culminada la
jornada.
Aprendizaje
Con relacin a los expositores, la feria contempla un proceso de capacitacin y
asistencia tcnica para el desarrollo de productos o servicios, los aspectos tcnicos de
la produccin, el marketing y ventas. Existe un segundo nivel de capacitacin e
informacin acerca del funcionamiento, uso adecuado y mantenimiento de los
productos, que se ofrecen en la feria.
Post Venta
Con relacin a los expositores se cuenta con dos actividades:
a. La primera: una reunin de balance, en un marco de confraternidad, donde se

pueda reconocer y premiar a los expositores que ms han destacado, al stand
ms hermoso, la mejor estrategia de atencin al cliente, la promocin ms
creativa y efectiva, el mejor vendedor o vendedora.
Estos, entre otros reconocimientos, que siempre son necesarios, desde nuestro rol de
organizadores de feria y de representantes del gobierno local y de las asociaciones
promotoras.
b. La segunda: tiene que ver con la realizacin de un taller de capacitacin para

planificar la organizacin de la siguiente feria, determinando, por ejemplo, las
instituciones tcnicas y proyectos para la asistencia y capacitacin en el lanzamiento
de nuevos productos.
Con respecto al pblico objetivo, implica trabajar tres cosas:

CONQuito
a. Armar una base de datos a partir de los cupones de sorteos, que se puedan realizar,
o cuestionarios que se efecten en la entrada o salida. Esto permite analizar a los
clientes que visitan la feria.
b. La entrega a domicilio o en una ceremonia oficial, de los premios de los sorteos

desarrollados. Se debe contar con material y equipos para el registro a travs de: fotos,
vdeos, actas de entrega, etc.
c. Los expositores tienen que realizar un seguimiento de los productos ms y menos

vendidos durante la feria y de igual manera los contactos y bases de datos generadas.
Con respecto a los auspiciadores
a. Se debe entregar una carta de agradecimiento y una copia del balance final de la
feria.
3.2 Estrategia de PRECIO para la participacin en la feria. Ser de carcter

promocional, en funcin a las MYPE o servicios promocionados en la feria y el fomento
del desarrollo productivo local se debe considerar los costos de inversin, los de
servicios y gestin; as como la difcil situacin de algunos sectores productivos. Lo
importante es garantizar la participacin de sectores representativos de la micro,
pequea y mediana empresa as como de los gremios y asociaciones en el caso de las
ferias de Empleo.
Ejemplo de cuadro de precios. Del cuadro se desprende que el m2 es de $60.00

(sesenta dlares) y el tamao depende de la produccin o productos a exponer en
ventas o del nivel de los expositores y reclutadores de personal en el caso de las ferias
de Empleo.
Una informacin que ayuda como referencia es el precio de inscripcin de otras ferias.
3.3 Estrategias de PLAZA Segn el Ciclo De Vida Del Producto Feria
Lanzamiento
Lo central de esta etapa es dar a conocer la feria a los productores y a los potenciales
clientes y consumidores de los servicios de CONQuito.
a. Requiere de la utilizacin intensiva de la publicidad y promocin.

b. Se recomienda aplicar la variable precio, introduciendo lo que se denomina precio de
lanzamiento para el costo del stand, y el precio directo del productor o de fbrica para
el consumidor.
c. Probablemente, en esta fase los ingresos sean bajos. Hay que considerar que, los
costos derivados de la inversin en infraestructura para la creacin de la feria, se
prorratearn en las prximas ferias, y los que se deriven de la estrategia de
comunicacin, pueden ser respaldados por empresas o instituciones interesadas en
auspiciar.
Desarrollo
Se trata de consolidar la feria como producto en el mercado.
a. En este punto hay que estudiar indicadores de preferencias de los clientes que
compran y visitan la feria, afluencia del pblico, montos de la venta total y el
comportamiento de la competencia.
CONQuito
b. Suelen efectuarse ajustes en los precios.

c. Se trabaja ms la tcnica del Merchandising (publicidad en el punto de venta).
d. Se mejoran y amplan los servicios que el pblico objetivo requiere para sentirse
cmodo en todo el recorrido y proceso de compra en la feria.
Madurez
Se alcanza cuando la feria se ha situado en el mercado y ya tiene aceptacin y un
buen nivel de consumo. En esta etapa deben generarse altos beneficios.
a. Las acciones de marketing generalmente son innecesarias, salvo s una fuerte

iniciativa
de la competencia hace peligrar las expectativas de ventas y beneficios.
b. Es el momento para evaluar la historia de la misma, su rendimiento, y preparar

planes para introducir innovaciones con el fin de perfeccionarla tcnicamente para
diferenciarla de la competencia.
c. Si la investigacin nos muestra resultados que hicieran prever el agotamiento del

producto (feria), hay que considerar su sustitucin.
Declinacin
Se inicia con una progresin descendente de las ventas y beneficios. Es aconsejable
emplear la feria en esta fase como vehculo de investigacin, con el fin de conocer los
gustos y preferencias de los consumidores y utilizar este conocimiento para la creacin
de productos sustitutos.
NOTA: Hay que aclarar los diversos tipos de feria, no tienen la misma duracin total
(ciclo), ni etapas (fases) debe entenderse como una referencia indicativa para la
aplicacin de distintas estrategias de marketing.
3.4 Estrategias de COMUNICACIN
La publicidad
Tiene como objetivo comunicar y posicionar el nombre y eslogan de cada feria
acompaado de la marca CONQuito, con el lugar y fecha del evento, as como la
ventaja competitiva (referente) y valor agregado.
Para ello utilizaremos los siguientes medios: Banners, murales, afiches, volantes,
perifoneo, spot de radio y TV.
El proceso para lanzar la publicidad, se inicia culminado el diseo y produccin de la

marca comercial de la feria, y debe seguir el siguiente proceso:
a. La marca se enva a un creativo, para el diseo del logotipo e isotipo, debe preparar
un brief (resumen para medios) del proyecto de la feria, y elaborar distintas
propuestas, a travs de una variedad de bocetos, para la marca comercial de la feria.
b. Se trabajan los artes de los medios contemplados, por lo general: Afiches, volantes,
banners horizontales, banners salchichas, banners verticales, murales y publicidad en
medios periodsticos.
c. Antes de tener los artes listos para la impresin, y posterior inicio de campaa, la
organizacin debe definir los auspiciadores para que sus logotipos estn en la
CONQuito
ubicacin correspondiente. A veces se desarrollan artes dejando espacios para seguir

buscando auspicios.
d. Paralelamente, se tiene que producir el spot para ser usado en los medios de audio,
que pueden ser: emisora locales, perifoneo o la programacin interna de otra feria en
el mismo recinto.
e. Mientras se desarrolla el proceso de diseo e impresin de los medios, se tendrn

listos los instrumentos y herramientas para el lanzamiento de la campaa de
publicidad, como:
Mapeo de zonas y lugares donde se van a colocar los afiches, banners, etc.
Recorrido del perifoneo.
Relacin de mercados donde se va ha retrasmitir el spot, as como el contrato o
convenio de trabajo con la radio local, con hoja de pautaje de los avisos.
Movilidad para todos estos aspectos.
Equipo de campo, o el servicio a contratar para la campaa de volantes, reparto
de afiches y perifoneo mvil.
f. Lanzamiento de la campaa. Nuestra propuesta de tiempos es la siguiente, en

funcin a la fecha de inauguracin de la feria:
Los murales con dos meses de anticipacin

Las banners con cuatro semanas.
El spot de audio con dos semanas.
Los afiches, dos semanas de anticipacin.
El volanteo, con una semana de anticipacin. Esta puede ser directamente al
pblico objetivo, o en forma conjunta con el perifoneo.
Con relacin a la campaa en la radio local es importante identificar cuales son los
programas ms sintonizados por nuestro pblico objetivo y coordinar las visitas a
dichos programas para promocionar la feria.
Aprendimos tres cosas:

Hay que respirar la feria en el sentido de estar implicados laboral y personalmente, para trasmitirla y
convencer a los dems.
1. Una feria con un enfoque de desarrollo local, articula y moviliza a otros agentes de desarrollo, como
los productores, empresarios, medios de comunicacin y pobladores del Distrito Metropolitano de
Quito.
2. En este tipo de feria, el definir que lo importante era llegar a los discapacitados, nos permiti afinar
la estrategia de comunicacin.
3. Para el trabajo de promocin y publicidad se requiere de una persona con el perfil profesional
adecuado que, adems, tenga una visin integral del trabajo que deseamos realizar. Evidentemente,
no lo va realizar solo sino que estar bajo la direccin del coordinador de la feria y en relacin con
los jefes de los Pabellones, contando con el apoyo de todo el equipo de la Feria.
La promocin
Tiene como objetivo incentivar la presencia de pblico para incrementar las ventas de
los expositores. La actividad promocional debe tener un responsable. Para ello
debemos tener en cuenta que existen dos procesos en la organizacin de la feria: el
primero orientado al expositor, y el segundo al pblico visitante. A continuacin
proponemos una relacin de medios, que pueden ayudar a organizar la estrategia.
Actividades de Promocin orientadas a los expositores.

CONQuito
Tendr como resultado final la certeza para las MIPYMES y reclutadores de que, por el
precio de un stand, estn recibiendo ms valor que el pago monetario por su derecho
de participacin.
Rueda de Negocios: Articula al expositor con clientes mayoristas, que demandan

productos o servicios de CONQuito para su comercializacin o aplicacin a travs de
cadenas de puntos de ventas o agencias de servicios. En el mbito de las MIPYMES la
rueda de negocios que ms se han desarrollado, son las BioFerias en donde los
demandantes buscan producto orgnico de calidad a mejores precios.
Premio a los productores PYME del ao: Existen determinada ferias que convocan
a todos los sectores productivos del Distrito, premiando a los que ms han destacado
por su crecimiento, calidad y generacin de mano de obra.
Concursos de determinados sectores productivos: Esto implica que se disee un

certamen innovador, que permita ver la capacidad de produccin desde una
perspectiva de innovacin y creatividad.
Conferencias magistrales especializadas: Se organiza un conjunto de

conferencias con especialistas que puedan dar a conocer su experiencia, en temas de
desarrollo tecnolgico, empresarial y nuevos productos.
Estas actividades hacen de la feria todo un acontecimiento empresarial, y ah est el

valor agregado al que, en el comienzo, hacamos referencia. Actividades de promocin
orientadas al pblico objetivo Son actividades a desarrollar en el transcurso de la feria,
tales como:
Eventos: Se organizan conferencias orientadas a informar a los consumidores cerca de

las bondades y fortalezas de los productos.
Sorteos: Se realizan sorteos permanentes que motiven la visita repetitiva, dando los
boletos en funcin al gasto efectuado en compras.
Juegos: Un espacio dedicado a la recreacin mas fraternal entre los visitantes y los
expositores.
Artsticos: Teatro, grupos de msica y baile, etc.
Tambin debemos tener en cuenta otros medios como: ofertas, canjes, regalos,
catlogos, desfiles de modas, tarjetas personales de descuento, etc.
Es recomendable contar con un plan de organizacin de sorteos, enfocado como

instrumento para la medicin de las ventas. Debemos ser muy cuidadosos en todo el
proceso, para garantizar su transparencia, dando seguimiento a:
La entrega de los cupones a los expositores, el llenado correcto de los cupones, la
colocacin en nforas adecuadas y visibles, el control diario de la entrega de los
cupones que ayude a medir el movimiento econmico diario, y terminar con la entrega
adecuada de los productos a los clientes ganadores.
CAPTULO TERCERO:
LA ORGANIZACIN Y LOS PROCESOS
1. ACTIVIDADES PREFERIA
1.1 Formulacin del proyecto
CONQuito
Se requiere una gran dosis de innovacin y creatividad y una formacin bsica en

formulacin de proyectos. En caso de tener dificultades recomendamos recurrir al
apoyo de ONG o Agencias expertas en DEL.
En el presente manual presentamos casos de proyectos de ferias que pueden dar

ideas, para formular proyectos mejorados.
1.2 Formacin del equipo
La formacin del equipo va a depender de quin lidere la organizacin de la feria. As,

la decisin de realizarla puede iniciarse en CONQuito, la municipalidad, alguna ONG,
una agrupacin de productores, etc. En todo caso siempre debe haber una
coordinacin estrecha entre los distintos actores locales. Y se debe buscar la asistencia
tcnica y el auspicio de organizaciones no gubernamentales y empresas interesadas en
apoyar al sector de las MyPiMes as como a los cesantes en cualquiera condicin.
Recomendamos los siguientes perfiles como los ms adecuados:
Formacin Acadmica profesional y tcnica en Administracin, Marketing, Economa o

formaciones afines y que est directamente relacionado con el da a da del proyecto.
Experiencia o voluntad de trabajar con el sector de micro y pequea empresa y

grupos
vulnerables de la poblacin.
Experiencia como organizador o promotor de eventos.
Que sea de la zona y conozca sus potencialidades.
Experiencia o formacin en aspectos del desarrollo local.
Capacidad de trabajar en equipo.
Capacidad para las relaciones pblicas.
1.3 Tipo de Organizacin

Si CONQuito a travs de CONQuito organiza... En este caso, la oficina encargada debe
ser aquella que tenga que ver con la promocin empresarial de la MYPE o el Desarrollo
Econmico Local a travs de cualquiera de sus proyectos.
Se recomienda desarrollar el siguiente proceso:
La formacin del equipo, en funcin al perfil y los trminos de referencia del proyecto,
feria o necesidades puntuales del mercado.
La elaboracin del proyecto, transversalizando el enfoque del Desarrollo Econmico
Local.
El proyecto debe ser presentado, en primer lugar, a la coordinacin del proyecto
correspondiente o la direccin, para que inicie el trmite de aceptacin y aprobacin
del mismo. Esta significa un apoyo institucional explicito a la corporacin.
Obtener una cuenta contable para ferias, que garantice el control y transparencia de
los recursos que ingresan para organizar la feria.
La Administracin debe brindar todas las facilidades procurando que las normas
internas de CONQuito no se conviertan en una traba para la toma de decisiones, como
las demandas de servicios y compras para la organizacin y lanzamiento de la feria.
Por ejemplo: Podra suceder que los ingresos por participar en la feria ingresan a la
cuenta de la administracin de CONQuito slo con una firma y, sin embargo, para sacar
los fondos, que permitan cubrir lo gastos presupuestados, se requieren ms de dos
CONQuito
firmas debido al proceso establecido. Evitar esto, requiere una comprensin de los
objetivos de la feria y no voluntad solamente, para simplificar el proceso.
Si lo organiza un equipo o empresa promotora... En este caso se dan dos variantes.
1. La organizacin de la feria llevada a cabo por una empresa privada de

eventos o un promotor. En este caso recomendamos conformar una comisin
organizadora, donde los representantes de CONQuito, los posibles expositores y los
posibles auspiciantes, puedan trabajar la primera fase de enfoque de la feria.
Aqu es importante que el representante de CONQuito asuma el liderazgo del proceso

preferia que corresponde a la preinscripcin: visita a las MiPyMes / empresas y
gremios en el caso de Bolsa de Empleo, capacitacin de las seleccionadas. De tal
manera que la empresa promotora inicie su trabajo desde la inscripcin de los
expositores seleccionados.
Si la empresa es promovida por los productores y/o entidades promotoras del

Desarrollo Local, Tambin se debe contar con un equipo de feria. Los miembros de la
comisin organizadora toman decisiones de carcter general y dan lineamientos que
trasmiten al coordinador general de la feria, que acta como gerente de la
organizacin. Tambin en este caso es importante contar con el apoyo de CONQuito,
para que lidere y coordine la etapa preferia.
1.3 Preinscripcin
Es abierta a la poblacin de todos los sectores productivos que tengan potencialidades
en funcin a las ventajas competitivas y comparativas de la zona.
La preinscripcin debe contar con un proceso bsico de publicidad y promocin,

dirigido, principalmente, a los actores definidos como prioritarios para su promocin.
Esto no implica que otros actores, con menos presencia en la actividad econmica, no
participen. Significa que, al final, les va a beneficiar ms a los primeros porque son los
que tienen potencialidades, como base para la creacin de un mercado competitivo al
servicio de la regin. Una herramienta para iniciar este proceso es el Diagnstico de la
situacin productiva / de empleo, econmica y empresarial. Es necesario contar con un
diagnstico de las necesidades del mercado. As podremos identificar los sectores
productivos ms importantes y los perfiles de los productos y servicios ofertados y
demandados.
1.4 Visita al campo (MiPyMes / empresas y gremios). Esta visita de campo nos
va a permitir contar con informacin en funcin a la feria que se va a organizar y, en
consecuencia, permitir disear o ajustar la propuesta de capacitacin, asistencia
tcnica, asesora y servicios que requiere el mercado al que apuntamos, por parte de
las instituciones especializadas que van apoyar esta parte del proceso podemos
recoger sus experiencias y datos estadsticos.
Es el momento de probar las fortalezas y debilidades de sus productos o servicios, de

levantar la informacin comercial (lnea de produccin, productos estrellas) y abordar
las necesidades para una buena presentacin en la feria Para cumplir con el trabajo de
ver la calidad de los productos, se puede nombrar una comisin integrada por el
responsable de la feria, participarn tcnicos, oficiales tcnicos y en l posible una
contraparte de las empresas, gremios, asociaciones y auspiciantes.
1.5 Capacitacin y asistencia tcnica

Se recomienda contar con un mdulo de capacitacin y asistencia tcnica por lnea
productiva a impulsar en la regin, que contenga lneas generales de varios temas.
CONQuito
Luego es importante capacitar al equipo que estar en el campo de batalla

relacionndose directamente con los expositores, auspiciantes y potenciales clientes.
Por ello deben estar debidamente preparados. Deben ser capacitados, no slo en
tcnicas de ventas y atencin al pblico sino, adems, conocer las necesidades del
mercado de punta apunta, y su proceso productivo.
1.6 Inscripcin
Los participantes deben cumplir ciertos requisitos:
Deben ser micro y pequeas empresas con productos innovadores, de calidad y con
capacidad de generacin de mano de obra.
No deben adeudar, por ningn concepto, al Gobierno Local o estar constituidos como
empresas tercerizdoras de servicios de colocacin.
Deben tener un buen perfil crediticio.
Deben ser emprendedores, dispuestos a la mejora continua.
Para realizar la inscripcin se deben considerar aspectos como:
Pagos
Capacitacin
Firma de contratos / firma de convenios.
Reglamentos
Entrega de credenciales y pases
Asignacin de espacios para bodegaje durante las noches
Entrega de mapas y distributivos de los stands y servicios de la feria
1.7 Montaje
Consta de: montaje, decoracin y ambientacin. Lo ideal sera contar con un recinto
ferial con un rea a partir de los 2.400 m2, que incluyen espacio para al menos 40
stands y los puntos de organizacin y auspicio, adems incluye espacio para el flujo de
los visitantes.
Durante la realizacin de la feria, el recinto ferial debe dar y brindar un ambiente de

feria. Para ello recomendamos lo siguiente:
Todo el cerco perimtrico debe estar adornado y sealizado con banderas y

banderines, sobretodo en la entrada principal.
Un programa de radio de la feria, con un fondo musical adecuado al pblico objetivo
de la feria.
Varias puertas de acceso.
rea peatonal para pblico asistente rotulada y sealizada.
Varios servicios higinicos y un adecuado sistema de limpieza y mantenimiento de los
mismos.
Prever reas para montar espectculos recreativos y de promocin cultural,
Contar con una zona de parqueo amplia.
Una adecuada sealizacin que permita ubicar fcilmente el campo ferial.
Tener garantizada la cantidad de energa requerida para el funcionamiento de las
mquinas, equipos y la iluminacin del recinto ferial.
Abastecimiento a travs de un reservorio o un sistema que garantice la disponibilidad
del
agua necesaria, se puede incluso pedir apoyo al EMAAPQ para que instale surtidores
de
agua para los visitantes.
CONQuito
2. DESARROLLO DE LA FERIA
2.1 Inauguracin
La inauguracin tiene que ser un gran acontecimiento para la zona, con impacto en la
opinin pblica. Por ello es importante que CONQuito invite a las autoridades
regionales, sectoriales y nacionales de ser el caso, as como al sector empresarial
interesado en los servicios de CONQuito.
En la inauguracin siempre tiene que tener alguna novedad con respecto al acto
protocolar, ste puede ser: un desfile de los productos que se exponen en la feria o
algn acto de premiacin a la innovacin, creatividad y espritu empresarial. La
inauguracin es una ocasin para que los organizadores muestren su espritu
innovador, por el lado de la Bolsa Metropolitana de Empleo, es el momento de
posicionar el servicio y en este contexto puede exhibir sus innovaciones tecnolgicas y
metodolgicas. Al final de la misma debe haberse creado un ambiente de
confraternidad afn a la feria.
2.2 Desarrollo de la feria

Muchos organizadores piensan que inaugurada la Feria solo tienen que preocuparse de
los eventos artsticos; sin embargo, durante esta etapa el trabajo es intenso con
relacin a los servicios que tenemos que brindar a los expositores como un excelente
servicio de vigilancia y seguridad, energa, agua, SS.HH., radio interna, promocin, etc.
Adems de los servicios a los visitantes como informacin, orientacin al consumidor,

SS.HH., seguridad, promociones y garanta que estn comprando productos de calidad.
Es importante desarrollar una estrategia que nos permita controlar el ingreso del
pblico, para cuantificar la asistencia por da, recoger su opinin acerca de los
productos, el servicio de atencin al cliente y dems servicios brindados, esto puede
hacerse emitiendo pases (costeados o gratuitos) con un desprendible que traiga una
pequea encuesta y la opcin de participar en sorteos, beneficios, etc.
Otra informacin importante es el movimiento econmico, que nos permite realizar un

balance de la feria y su impacto en la economa local. Para abordar todo el trabajo que
se desprende de los puntos anteriores, exponemos algunas iniciativas que nos
permiten contar con dicha informacin:
Preparar un mapa con la distribucin del pabelln y la ubicacin de los stands, para
entregar a los asistentes en la entrada.
Realizar un sondeo para recoger informacin, en diferentes das y horarios, sobre los
aspectos positivos, negativos y sugerencias para mejorar la feria. El mismo da en que
se
realiza el sondeo e debe procesar y comunicar los resultados a los responsables de la
organizacin.
Para todas estas actividades es importante contar con un jefe de pabelln que tenga
conocimiento de la actividad correspondiente al pabelln, que siempre est al servicio
del expositor y de los visitantes, para resolver cualquier inquietud.
2.3 ACTIVIDADES DE PROMOCIN ALDESARROLLO LOCAL
Las actividades de promocin del Desarrollo Local, debern estar en funcin al tipo y
las caractersticas de la feria. Veamos algunos casos:
Edad estimada Hombres Mujeres

Total Menores de edad
CONQuito
De 18 a 30 aos
Mayores de 30 aos
Etc.
Conferencias magistrales.-
Si es una feria de contenido educativo, podemos desarrollar conferencias magistrales
en temas afines.
Premio a la Excelencia del producto o servicio expuesto por categoras.-
Como ya hemos sealado, es importante organizar eventos para premiar a los
expositores y empresas que ms han destacado en el ao. Puede haber muchos
criterios: creatividad, innovacin, calidad en la produccin, buena atencin al cliente,
contribucin al empleo, a un desarrollo medioambiental sostenible, etc. Es un
reconocimiento pblico a la labor de los emprendedores s como de las personas que
dan y ofrecen empleo en condiciones dignas
3. ACTIVIDADES POST-FERIA
Consta, bsicamente, de actividades atinentes a los resultados de la feria:

Desmontaje,
Balance,
Liquidacin de pagos,
Elaboracin del informe y la sistematizacin recogiendo la evaluacin e impacto
de la feria para ser analizada por el equipo organizador, con vistas a valorar las
fortalezas y debilidades halladas y construir un proceso de reflexin previo al
diseo de la siguiente feria.
CONQuito
CAPTULO CUARTO:
LOS COSTOS Y FINANCIAMIENTO
1 PRESUPUESTO DE GASTOS
Un ejemplo:
1.0 PERSONAL
1.1 Responsable de organizacin
1.2 Asistente tcnico Jefe de pabelln
1.3 Asistente administrativo secretario
1.4 Promotor de feria: promocin, publicidad, eventos
1.5 Responsable de prensa
1.6 Promotor y jefe de pabelln
1.7 Mensajero
1.8 Transporte
1.9 cuas de radio
2.0 Convocatoria
2.1 Oficios, convocatoria, fichas de inscripcin
2.2 Movilidad
2.3 Reporte de volantes y pegado de afiches
2.4 Reportes de invitaciones
3.0 Publicidad
3.1 Afiches 1 millares
3.2 Volantes 2 millares
3.3 Banners
3.4 Murales
3.5 Spot de radio y TV. Local
3.6 Publicidad en diarios y revistas
3.7 Perifoneo
4.0 Promocin en eventos gremiales y asociaciones
4.1 Inauguracin y Espectculos de msica
4.2 Cupones de sorteo
4.3 Equipo de sonido para presentacin grupos musicales
5.0 Alquiler de bodegas
5.1 Pago de servicios: Consumo de agua y energa elctrica
5.2 Servicio de contabilidad
5.3 Internet
5.4 Servicio de limpieza
5.5 Seguridad y vigilancia (grupo de personas * 2 turno s de12 H.)
5.6 Servicio de montaje y desmontaje de toldos y tabiquera
5.7 Servicios de instalaciones elctricas
Con un presupuesto se puede determinar el costo de participacin de cada expositor

teniendo en cuenta los siguientes elementos:
La cantidad de potenciales expositores interesados.

El nmero de stands.
La situacin econmica y de mercado de los sectores productivos que deseamos
impulsar.
Se recomienda una diferenciacin de costos para aquellos expositores que auspician
el
evento y los que solo participan en el, adems esto vara de acuerdo al tipo de feria,
si
es de servicios o de emprendimientos.
CONQuito
Debemos tener en cuenta que existen gastos del presupuesto que pueden ser
asumidos por instituciones que trabajen en la promocin de la MYPE as como de
los otros servicios que presta CONQuito.
Otro sector de auspiciadores, que pueden ayudar a descargar el presupuesto, son
las empresas que venden productos o servicios a las MiPyMes o aquellas a las que
les interesa llegar al mismo pblico objetivo al que se dirige la feria y de igual
manera sucede con el servicio de Bolsa Metropolitana de Empleo. Una vez
realizada la seleccin de auspiciadores, debemos:
Contar con una propuesta coherente y articulada. Tener indicadores y fuentes

verificables, orientados al pblico objetivo que a ellos tambin les interesa.
Tener una tabla de posibles aportes valorizados de los auspiciadores, que, por lo
general, reflejar las necesidades de publicidad, promocin, prensa e inauguracin.
Debemos tener claro lo que vamos a ofrecer por el costo del auspicio, por ejemplo:
espacios de publicidad o para la presentacin de sus productos. Dependiendo de la
importancia de sus aportes tambin pueden estar en la mesa de honor de la
conferencia de prensa, de la inauguracin, de la actividad de promocin ms
importante de la feria, etc.
1. Auspicio de oro(Beneficios a, b, c, d y e)
2. Auspicio de plata (Beneficios a, b y e)
3. Auspicio bsico (Beneficios a y b)
Se recomienda no pedir dinero. Es preferible que los auspiciadotes asuman los gastos
directos que resulten de los compromisos con la organizacin de la feria.
2. PLAN DE
FINANCIAMIENTO
Se debe contar con un cuadro de proyeccin de ingresos de ventas de espacios para
stands, considerando espacios libres para auspiciadores.
PROYECCIN DE INGRESOS DE VENTAS DE STANDS

Adems el plan de financiamiento debe contemplar la posibilidad de contar con aportes
de otras instituciones y empresas interesadas, en rubros que estn en la estructura del
presupuesto de gastos.
Pabelln y/o stand preferencial para auspicios Oro, Plata y Bsico

Actores especiales MUNICIPALIDAD por ejemplo
Asociacin MYPE, de productores, gremios, colegios profesionales, etc.
Zonas De Servicios de comida
reas de libres
Auditorio
Etc.
CONQuito
PRESUPUESTO DE GASTOS
EN FUNCIN A OTRAS FUENTES DE FINANCIACIN
1. PERSONAL
1.1. Responsable de organizacin
1.2. Jefe de pabelln
1.3. Asistente administrativo
1.4. Promotor de feria: promocin, publicidad, eventos
1.5. Responsable de prensa
1.6. Mensajero
1.7. Locutor(a) de radio para el perifoneo y programa musical permanente
2. CONVOCATORIA
2.1. Oficios, convocatoria, fichas de inscripcin
2.2. Movilidad
2.3. Reporte de volantes y pegado de afiches
2.4. Reportes de invitaciones
3. PUBLICIDAD
3.1. Afiches
3.2. Volantes
3.3. Banners
3.4. Murales
3.5. Spot de radio y TV. Local
3.6. Publicidad en diarios y revistas
3.7. Perifoneo externo
4. PROMOCIN
4.1. Conferencia de Prensa
4.2. Inauguracin
4.3. Espectculos de msica
4.4. Cupones de sorteo
4.5. Equipo de sonido para presentacin grupos musicales
5. SERVICIOS
5.1. Pago de servicios: Consumo de agua y energa elctrica
5.2. Servicio de contabilidad
5.3. Internet
5.4. Servicio de limpieza
5.5. Seguridad y vigilancia
5.6. Servicio de montaje y desmontaje de toldos y tabiquera
5.7. Servicios de instalaciones elctricas
5.8. Custodia de bodegas
APORTES Y OTROS POSIBLES INGRESOS

Auspicios (OPB)
Empresas y emprendedores participantes
Aporte reinstituciones
Cupones vendidos para Sorteos
Etc.
Como se desprende de los cuadros, un plan de financiamiento depende bsicamente

de la capacidad de los organizadores para buscar el aporte de otras fuentes. Para ello
es muy importante el papel promotor de CONQuito y el proceso de trabajo colectivo de
todos los actores que tienen que ver con la organizacin de la feria. Cuando una feria
est posicionada es mucho ms fcil conseguir apoyo.
CONQuito
Por ejemplo: El presupuesto para la conferencia de prensa, o los servicios de prensa

puede ser asumido por un auspiciador.
Desde nuestra experiencia, en ocasiones,

Desde nuestra experiencia, en ocasiones,
ministerios, municipalidades o empresas,
ministerios, municipalidades o empresas,
apoyan con su rea de prensa cuando la
apoyan con su rea de prensa cuando la
conferencia incluye dignidades o cuando la
conferencia incluye dignidades o cuando la
feria tiene un aporte social, sobre todo si se
feria tiene un aporte social, sobre todo si se
enmarca en la ley.
enmarca en la ley.
CONQuito
CAPTULO QUINTO:
LOS ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS
1. PERMISO DE
FUNCIONAMIENTO
Para obtener mejores resultados deberemos observar las siguientes instancias niveles.
1.1 Institucional
Es importante consultar con Asociaciones, gremios, cuerpos colegiados y otras
organizaciones, si existen o no impedimentos legales para el despliegue de la feria,
esto deber constar en el plan ferial en un apartado de Aspectos legales y
administrativos como superado.
1.2 local
Se sugiere revisar:
Que no est en conflicto con las normas de la Municipalidad.
Licencia y permiso para realizar publicidad en la va pblica.
Permiso de Defensa Civil.
2. PLAN DE ADMINISTRACIN
2.1 Funciones del equipo
Proponemos el siguiente, por supuesto, adaptado a las necesidades

concretas de cada evento:
Coordinador general del evento
Coordinador logstico
Asistente administrativo
Responsable publicidad
Responsable promocin
Responsable de prensa
Responsable de seguridad (lo que dure la feria)
2.2 Planificacin y organizacin

Actividades:
a) Definicin y establecimiento de las polticas generales de la organizacin

b) con relacin al desarrollo empresarial de la ciudad y las oportunidades de
empleo.
c) Elaborar el plan general de la feria
d) Presentacin y aprobacin del plan.
e) Preparacin del plan operativo y de marketing: Actividades, presupuesto y
cronograma.
f) Diseo de las estrategias de promocin y publicidad.
g) Conformacin del comit o equipo organizador: capacitacin, roles y funciones
del equipo y designacin de responsabilidades.
2.3 Preparacin y uso de herramientas

Convocatoria
a) Para los expositores: Carta con publicidad explicando por qu deben inscribirse
en la feria y todos los beneficios proyectados.
CONQuito
b) Para los auspiciadores: Cartas que expliquen la importancia de la feria en

trminos de posicionamiento y marketing para el auspicio.
Documentacin
a) Para los organizadores: El proyecto y el plan operativo.
b) Para los auspiciadores: El perfil del proyecto con incidencia en lo que podran
aportar.
c) Para la preinscripcin: El perfil orientado a los productores de la micro y
pequea empresa as como a las empresas que requieren fortalecer su bases de
datos de personal.
Visita a potenciales expositores

Preparar una lista de verificacin, que permitan identificar la situacin de los mismos
respecto a:
a) Existencia de la necesidad en sectores afines al target de la feria:

b) Certificar la existencia necesidades puntuales, finalmente, conocer la ubicacin
exacta del mercado.
c) Es importante conocer la calidad de la oferta de empleo o del mercado y si
cumplen con los estndares de calidad establecidos para el rubro al que se
dedica.
d) Enfoque en los aspectos legales, es decir, si el potencial expositor es formal o
informal y, si que cumple con sus obligaciones tributarias.
e) Orientacin al mercado actual que se dirige a la segmentacin del su pblico
objetivo esperado en la feria.
Paralos programas de desarrollo de productos, servicios y capacitacin

a)Instituciones pblicas y privadas, con sus especialidades.
b)Cartas tipo para reunin de trabajo en funcin a las lneas productivas.
c)Formatos para firmas de convenio.
d)Ficha de preinscripcin.
e)Formatos de control de asistencia a las reuniones de organizacin y
capacitacin
f) de los expositores.
g) Fichas de entrada y salida de los cursos de capacitacin.
h) Formatos para registrar los servicios de asistencia tcnica y asesora.
i) Formatos de seleccin.
j) Contratos de participacin.
Financiamiento: herramientas para la gestin contable financiera

a) Presupuesto de inversin.
b) Presupuesto de la feria.
c) Proyeccin de ingresos.
d) Flujo de caja.
e) Comprobantes de pago.
f) Formato para la rendicin del informe econmico.
Formatos para la participacin en la feria

a) Formatos para el ingreso de materiales y muebles para el montaje.
b) Formatos para el ingreso de mercadera.
c) Formatos para el seguimiento de ventas.
d) Funciones del jefe del pabelln.
e) Funciones de los miembros de seguridad.
Para la inauguracin
CONQuito
a) Directorio de invitados.
b) Logstica: Estrado, mesa de honor, sonido, maestro de ceremonias.
c) Programa: Protocolo a tener en cuenta segn la jerarqua de las dignidades.
Para la estrategia de comunicacin

a) Arte del logotipo e isotipo de la marca de la feria.
b) Arte y elaboracin de: Carpeta, papel membreteado, volantes, afiches, banners,
paneles, murales y cupones para sorteos, etc.
c) Material para el registro flmico de las principales actividades de feria.
d) Para la conferencia de prensa: Directorio de programas periodsticos
especializados en MiPyMes o Empleo; medios de mbito local, regional y
nacional.
Acondicionamiento del recinto ferial:

Armado de estructuras: Pabellones y Stand.
Servicios higinicos y agua.
Sealizacin de la Zona de feria.
Instalaciones de cartel y banners
CONQuito
CAPTULO SEXTO:
ALGUNOS CASOS PRCTICOS
PLAN GNERAL DE LA FERIA
1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVOS GENERALES
Brindar al sector empresarial del distrito la informacin que le permita satisfacer sus
necesidades de financiamiento, capacitacin, servicios, tecnologa, etc. Asimismo,
compartir experiencias de empresarios de xito en nuestro medio, como vehculo de
motivacin empresarial.
1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

a) Presentar alternativas de servicios, proyectos y programas al sector de la micro,
mediana y pequea empresa as como del sector del empleo, para desarrollar
sus potenciales.
b) Presentar a los expositores las experiencias de empresarios de xito en nuestro
medio, como elementos de motivacin y formacin de cultura empresarial as
como de empleo.
c) Brindar un espacio de promocin a las nuevas iniciativas de negocio, basado en
experiencias de jvenes y mujeres del distrito.
2. ORGANIZADORES
CONQuito como organizador de ferias deber planificar la co organizacin de estos
eventos con Asociaciones, Gremios, Cuerpos colegiados y el tejido empresarial pblico
y privado en general, a fin de que se pueda generar transferencia de prcticas
productivas y de servicios con visin de desarrollo econmico local.
3. CUADRO DE SERVICIOS GENERALES

El cuadro de servicios generales debe brindar al posible expositor y/o auspiciante,
informacin muy clara sobre;
a) Marca y concepto de la fecha

b) Poblacin objetivo
c) Volumen de trafico esperado
d) Plan de mercadeo y publicidad
e) Costos y formas de pago
f) Posibles expositores y auspiciantes
g) Mapa fsico de la feria
h) Servicios generales
i) Seguridad fsica, custodia de bienes y guardiana
j) Reglamento de la feria
k) Cuadro de dignidades y mesa de trabajo
l) Referencias del recinto ferial en cuanto a otras ferias y los xitos alcanzados
m) Referencia a anteriores ferias organizadas
De nuestra por CONQuito y la relevancia que
experiencia:
alcanzaron
Stands de 8 a 12 m2, adecuados De nuestrapara experiencia:
la informacin general y la atencin
n) Conferencias
Stands de 8 a 12 m2, adecuados para la informacin general y la atencin
especializada.
o) Actividades artsticas
especializada.
Registrar los datos de las personas que requieran informacin general, as
p) Promociones,
como los quesorteos
Registrar los datosy de
requieran otras actividades
las personas
algn quepara
tipo de servicio. el visitante
requieran que puedan
informacin abrir
general, as
oportunidades
Brindar que derequieran
como losservicios merchandising
algn para ellos.
tipo de
de financiamiento, servicio. y consultora y capacitacin,
asesora
q) Descripcin
Brindar
as detallada de
de los
servicios para
como materiales standsregulares
financiamiento,
cursos asesora y consultora y capacitacin,
de formacin.
as como
Cada standmateriales
debe estar para cursos regulares
ambientado de formacin.
de acuerdo a las caractersticas del
Cada stand debe estar ambientado de acuerdo a las caractersticas del
servicio.
servicio.
Debe buscarse la excelencia en la atencin al usuario y/o cliente y la
Debe
calidad enbuscarse la excelencia
los servicios que se brindan.en la atencin al usuario y/o cliente y la
calidad en los servicios que se
Cada da habr una charla magistral. brindan.
Cada
Cada da habrdebe
institucin una charla magistral.
desarrollar los servicios de Post Venta, que permitan
garantizar la calidad del servicio o los servicios de Post Venta, que permitan
Cada institucin debe desarrollar
garantizar la calidad del servicio o
CONQuito
4. SERVICIO AL CLIENTE / USUARIO

Amabilidad: Saludo, Presentacin.
Acceso a la informacin: servicios a expositores y personal dedicado para los
auspiciantes.
Opcionalidad de servicios adicniales
Brindar soluciones
Cumplir con los horarios establecidos
Atencin personalizada
Limpieza
Etc.
6. COMUNICACIN
PUBLICIDAD
Tiene como objetivo posicionar el nombre de la feria como un centro de oportunidades
de productos y servicios, abierto a la comunidad, para el desarrollo y creacin de
negocios en el sector de la micro, mediana y pequea empresa y el empleo. As mismo
se brindar la informacin necesaria de fechas, duracin y lugar.
Los medios a utilizar sern los que llamen ms la atencin al sector que se enfoca la
feria, pudindose utilizar volantes, afiches, banners, spots de radio y TV local, en
lugares y horarios que permita llegar al sector de los negocios zonales.
PROMOCIN
CONQuito
Tiene como objetivo incrementar el nmero de usuarios y beneficiarios de los diversos

servicios y productos que se
exhiban en la feria de
posibilidades. Esta depender
principalmente de las promociones
de acuerdo a las estrategias de
marketing de cada expositor que
cuente con un stand. As mismo los Feria de Empleo Personas com capacidades
propietarios de las PYMES / diferentes
FICHA DE INSCRIPCIN
EMPRESAS CON NECESIDAD DE
INSTITUCIN / EMPRESA:
PEROSNAL que visiten la feria _______________________________________________________
podrn participar de las NOMBRE DEL DIRECTOR/ GERENTE/ ADMINISTRADOR
conferencias magistrales, _______________________________________________________
relaciones pblicas y otros eventos. NOMBRE DEL REPRESENTANTE ANTE LA COMISIN
Estas se desarrollarn, buscando ORGANIZADORA
que el evento sea cubierto antes y _______________________________________________________
durante el evento por el 1.3 DIRECCIN DE LA OFICINA
periodismo local y nacional, as _______________________________________________________
TELFONO : _______________ FAX: ___________________
como por los diversos programas
E-MAIL : _____________________________________________
de participacin de los medios de
comunicacin social. SERVICIOS/ PRODUCTOS (ENUMERARLOS)
___________________________ ________________________
Buscaremos relaciones nter ___________________________ ________________________
institucionales que auspicien el ___________________________ ________________________
evento para poder llegar a toda la ___________________________ ________________________
poblacin esperada, se puede usar
una ficha de contacto como esta.
8. COMPROMISO
Es importante enviar un oficio dirigido personalmente a cada representante en le cual

se busque la participacin de quienes quieran de verdad comprometerse a trabajar en
la feria. Una vez aceptada la participacin hay que solicitar una firma de compromiso
que nos ayude a sinergizar el trabajo de desarrollar la feria.
Por ejemplo.
Su institucin / empresa, se compromete a cumplir con los objetivos, disposiciones y

reglamento para el funcionamiento de Feria de Empleo PERSONAS CON
CAPACIDADES DIFERENTES.
Quito, mircoles, 06 de diciembre de 2017

FIRMA Y SELLO DEL REPRESENTANTE
Etc.
DISPOSICIONES GENERALES
CONQuito
REGLAMENTO
7. Slo participarn instituciones y/o empresas que cumplan con el objetivo de la

convocatoria, para lo cual debern llenar su ficha de inscripcin y presentarla
debidamente firmada
8. Cada empresa o institucin participante deber contar con su propio stand, el cual
debe estar de acuerdo al rea establecida en la convocatoria.
9. Los equipos, maquinas y herramientas debern trasladarse diariamente. En caso de
no contar con una bodega propia, se tiene dos posibilidades: Para las maquinas se
cuenta con una bodega general que se abre todos los das de la feria al inicio de
07:15 a 08:30 y al cierre de 19:45 a 22:00, y para los equipos electrnicos se
cuenta con dos oficinas que cuentan con seguridad.
10.Cumplir con el horario establecido por la convocatoria. Por ningn motivo el stand
deber estar vaco, en el lugar en l cual ha sido asignado.
11.Se deber contar con una estrategia de atencin al cliente, que nos permita
cumplir con el punto 5.3 de la convocatoria.
12.Llenar los instrumentos de registro: La ficha de informacin general, y la ficha de
los usuarios y clientes. El original se queda con el participante y una copia pasa a la
Direccin de Promocin Empresarial. Esto nos permitir contar con indicadores,
para poder realizar un balance, que evale el cumplimiento de nuestros objetivos y
metas.
13.Llenar el parte diario. Esto nos permitir junto con las dems fichas de informacin,
tener una carpeta de participacin que se tendr en cuenta en la organizacin de
los prximos eventos de esta direccin.
14.Todos contribuirn con la difusin y promocin del evento a partir de iniciativas que
ayuden a la convocatoria, as como a facilitar a los organizadores espacios para los
afiches y para la entrega de volantes y trpticos dirigidos al pblico objetivo, en el
Distrito Metropolitano de Quito.
15.Cada stand tendr su razn social debidamente visible, para su fcil identificacin.
Al interior de stand se deber colocar en un lugar visible, el de la marca de la Feria
y de CONQuito.
16.Los que lleguen 10 minutos sobre el horario establecido, recibirn un memorando; a
partir del cual, cada minuto tendr un costo de un dlar, en caso que la tardanza
sea mayor de una hora, el stand ser cerrado y si se repite por segunda vez, ser
retirado de la feria.
17.DISPOSICIN TRANSITORIA.- Cualquier inconveniente entre l(os)
participante(s) y los organizadores, ser resuelto en forma armoniosa.
CONQuito
EJEMPLO DE UNA CARTA DE PRESENTACIN DE LA FERIA A POSIBLES

PARTICIPANTES
1. CARTA DE INVITACIN.-
Quito, 06 de diciembre de 2017

Oficio Circular N 07 38 DE CC
Seora
Hilda Espinoza
GERENTE GENERAL
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO ANDALUCA
Ciudad
De mi consideracin:
La Corporacin de Promocin Econmica CONQUITO tiene como uno de sus objetivos

promocionar el desarrollo socioeconmico del Distrito Metropolitano de Quito, mediante
la concertacin de los actores pblicos y privados, para incrementar el nivel y calidad
de empleo, promover la produccin local, la innovacin tecnolgica y el financiamiento
productivo.
En este contexto, la Bolsa Metropolitana de Empleo se complace en invitarle a

participar de nuestra 3 Feria de Empleo en la cual reuniremos un importante grupo de
personas con discapacidades entrenadas para diferentes tipos de trabajo, con el objeto
de ofrecer personal capacitado a las diferentes empresas que requieren trabajar con
este sector vulnerable, las mismas que asistirn a la feria para conocer de las
disponibilidades de personas con discapacidad
Ser para nosotros de mucha importancia contar con su gentil auspicio para este
evento que se llevar a cabo el da jueves 26 de julio de 2007, a partir de las 10H00 en
el Pabelln Ciudad de Quito del Centro de Exposiciones Quito.
Adjunto srvase encontrar el detalle de las condiciones para el auspicio.
Atentamente,
Dra. Natacha Reyes Salazar

DIRECTORA EJECUTIVA
2. CONCEPTO
Tomando n cuenta que existen alrededor de 140 entidades entre Fundaciones,
asociaciones y gremios que han destinado su quehacer a este sector vulnerable
de la poblacin y que en hay una gran expectativa de los empresarios por
cumplir con la ley del 1% colocaciones de personal con discapacidad, se dio el
siguiente enfoque:
Para que un proceso de seleccin de personal discapacitado sea exitoso y

proporcione personal productivo a una organizacin, es necesario enfocarse
en las Capacidades y no en las Discapacidades de estas personas, esto
merece todo un proceso de diagnstico y preparacin previo.
CONQuito
En el marco de la ley de contratacin, hoy del 1%, de personal

discapacitado, es necesario considerar no solo la seleccin como tal, sino, el
proceso de Inclusin que esto amerita.
3. OBJETIVOS
Exhibir logros y avances alcanzados en las ferias anteriores.
Importancia y factibilidad de la mano de obra de personas especiales.
Fidelizar a los clientes nuevos y anteriores a travs del trabajo con
responsabilidad social
Promocionar y ampliar el trabajo de la Corporacin de Promocin Econmica
CONQuito
Abrir un espacio a las empresas con responsabilidad social y con necesidad de
cumplir la ley del 1% para promocionar y facilitar tales acciones
respectivamente
4. FECHA DE REALIZACIN JUEVES 26 de julio de 2007 a partir de las 09:30 hasta las
18:30.
El Pblico objetivo
Fundaciones, Asociaciones y Gremios que trabajan con personas discapacitadas
Personas con capacidades diferentes.
Tejido empresarial
5. PARTICIPANTES
Se hizo una base de datos de todas las entidades relacionadas, involucradas e
interesadas en el tema a las cuales se les extendi una invitacin para participar en la
feria, de toda esta base de datos se incorpor a aquellas que respondieron
positivamente en el plazo fijado, adems se hicieron visitas puntuales a potenciales
auspcienles de la feria a quienes se incorpor bajo el mismo criterio.
Fundaciones, empresas, etc.

Para facilitar el proceso de propuesta comercial de espacios se los dividi en tres
grupos:
A. Fundaciones, ONGs, Gremios, Asociaciones:

ORGANIZACION RESPONSABLE TELFONO
FUNDACIN FINE RIO COCA E ISLA
MARCHENA . CONJUNTO REIDENCIAL
MARCHENA .( EL TULIPAN ) Vernica Ypez 2354766 / 2350223
FUNDACIN GENERAL ECUATORIANA

SAN JAVIER N26-63 Y AV. ORELLANA Alexandra
Jaramillo 2221929 / 2221932
FUNDACIN JVENES CONTRA EL
CNCER AV. YUGOSLAVIA N325-170
Y AZUAY ( FRENTRE A LA PARADA DE
TROLE DEL FLORON ) Fernanda Renjifo 2438441
FUNDACIN NACIONAL ESCLEROSIS Rodrigo Donoso 2276667 / 2274973
MLTIPLE JORGE DRUNN 37-79 Y
UNION NACIONAL DE PERIODISTAS
CONQuito
( SECTOR IIAQUITO)
FUNDESI AV. 10 DE AGOSTO EDF. 10

DE AGOSTO N50-70 Y NACIONES UNIDAS
- PRIMER PISO OFIC. 14 ( MITAD DE LOS
ALMACENES DE PEA DURINE Y EL EDIF. Amparo Len
DINA MERCEDES BENS ) Espaa 2248108 / 2456389
GORA - FENCE 10 DE AGOSTO 54-
51 ENTRE VABRON DE CARONDELEC Y
VILLALENGUA EDIF. CONADIS .
PROYECTO AGORA Fanny Paz 3316301
FUNDACIN FUTURO MARIANA

ECHEVERIA 843 Y FRANCISCO DE NATES Crnl. Luis 2958700 / 2920635
Mosquera ext. 27240
A. Auspiciantes
EMPRESA RESPONSABLE TELFONO
MULTITRABAJOS AV LOS SHIRIS 760 Y
REPUBLICA DEL SALVADOR , EDF. TAPIA PISO 8 3330701 ext.
Daniel Dvalos 116 / 143
SIC CONTACT CENTER TOMAS DE
BERLANGA E8-12 E ISLA FEIMUR ( ENTRE
SHIRIS Y TOMAS DE BERLANGA UN EDIF. DE 2277577 EXT.
ESPEJOS ) Pal Len 257
COMEDIS VENEZUELA 6-88 Y ESPEJO .
PLANTA BAJA 2283418 EXT.
Liliana Zanafria 241
XEROX AV. AMAZONAS S35-17 Y PABLO
SANS . EDIF. XEROS 2439955 EXT.
Paula Loza 2535
REPSOLYFP AV. 12 DE OCTUBRE N24-593 Y
FRANCISCO SALAZAR 2976600 EXT.
Tamara Ruiz 3204
B. Empresas
HUMANFORCE MANAGEMENT AV. RIO

COCA 20-27 Y AMAZONAS Mara Augusta
Mancero 2462537 / 2462538
DENNIS LAPOINTE CALLE CARDENAL
MARCELO ESPINDOLA ( A LADO DE LA
CONGREGACION CORAZON SAGRADO) Efrn Velastegu 3064081 / 096
CARSEG S.A. AV. 10 DE AGOSTO 50-

23 Y LOS CEDROS
Ana Mara Velarde 2805180 ext. 139
ADECCO AV 12 DE OCTUBRE 18-05 Y
CORDERO ESQUINA ( DIAGONAL AL
SWISSHOTEL) Patricia Brito 2908940 / 2908948
CONQuito
AYMESA AV. MALDONADO 85-19 Y

AMARU AN
Jos Pez 2673166
CATERING ECUADOR ISAC GALVENIS

E 3-78 Y MORZART Mara Paulina
Garcs 2401134 Ext. 79
SJ JERSEY ECUATORIANO C.A DE LOS
CERESOS OE1-321 Y AV. REAL
AUDIENCIA Juanita Delgado 2472407 EXT. 205
AKZO NOBEL INTERQUIMEC
PANAMERICANA SUR. KM 14 Y MEDIO.
PASANDO EL ANTIGUO PEAJE DEL SUR , A
LA ENTRADA DE ETERNIT . ( LA ULTIMA Ana Paulina
FABRICA ) Coronado 2690909
DIARIO EL COMERCIO AV PEDRO
VICENTE MALDONADO OE1-88 Y EL 2670214 / 2670999 /
TABLON Fabin Vsquez 2679999
RECAPT S.A. 1O DE AGOSTO 45 99 Y

JUAN PABLO SAENS 3340204 / 3340199 /
Mnica Morales 096361115
METALTRONIC PANAMERICANA
NORTE KM 5 Y MEDIO LOTE E 3-90
CALLE N69 ( calle de las bodegas de
parque nor) Christian Celi 2480350 / 2480366
ECOFROZ EDIF. RUBIO
AV DE LOS SHIRIS No37-313 Y EL
TELEGRAFO 6 PISO Marcela Arroyo 2316293
UCT AV. 9 DE OCTUBRE Y PATRIA

EDIF.UCT ESQUINA 2544100 / 104 EXT.
Xavier Pez 116
CORPORACIN CONSAT AV.
AMAZONAS N36-55 Y JUAN PABLO SANS
EDIF ANTISANA 1 OFIC 506 PISO 5 Gloria Narvez 2251265
6. PBLICO OBJETIVO
De acuerdo a datos recogidos en la 2 Feria de Empleo 2007, podemos desprender que
el mercado laboral se segmenta por perodos del ao o por circunstancia del mercado
mismo, en este caso la ley de 1% defini el pblico objetivo a personas con
discapacidades :
Personas con;
Discapacidad Fsica
Discapacidad Mental
Discapacidad Auditiva
Discapacidad visual
Enfermedad invalidarte
Madres jefas de hogar con hijos discapacitados

Todos ellos sin discrimen de edad, sexo, afiliacin poltica, o religin pero si clasificados
por:
CONQuito
Impacto de la discapacidad (Leve, media, alta) o varias discapacidades a la vez

Capacidades laborales (Nivel de instruccin, Experiencia o adquisicin de oficios)
Capacidades de Emprendimiento
7. LUGAR
El recinto fue un aporte de nuestro Auspiciante CAPEIPI y result muy oportuno por la
accesibilidad que brindaba debido a la naturaleza de la feria.
8. LA SOSTENIBILIDAD
DESDE NUESTRO ROL PROMOTOR
El rol promotor de CONQuito, nos plantea el reto de mercadear la feria desde la ptica
del servicio que presta la ciudad. En ese sentido la sostenibilidad se en trminos de
autogestin y no de lucro. Entonces, la estrategia debe estar centrada en aumentar la
participacin de la Bolsa Metropolitana de Empleo en diferentes nichos de mercado
como servicio gratuito; este planteamiento se enfrenta a la lgica de las empresas que
organizan ferias que, lo que buscan es la mayor rentabilidad, y en ese concepto se
mueven. Para ello debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
8.1. la Bolsa Metropolitana de Empleo cuenta con un presupuesto de $1.500. para la

organizacin de ferias de Empleo, esto es insuficiente para organizar una feria de esta
magnitud
8.2. La coparticipacin y el auspicio

Buscando a uno de nuestros socios (CAPEIPI) conseguimos reducir los costos de recinto
ferial, por otro lado buscamos auspiciantes que corran con los gastos corrientes de la
feria y que estn alineados al concepto de la misma, de manera que, para ellos pueda
tener un efecto de rentabilidad en trminos sociales (en este caso).
De ah que nuestra estrategia de precio por expositor tenga en cuenta los costos de la
organizacin, y la situacin de los participantes como empresas con programas de
responsabilidad social.
9. LA GENERACIN DE INGRESOS: La rentabilidad versus y nuestro rol promotor
Pese a que la generacin de ingresos no es el objetivo de las Ferias de Empleo, resulta

impactar directamente en la sostenibilidad del proyecto ya que aporta de manera
significativa al presupuesto disponible.
10. LA PROPUESTA DEORGANIZACIN

Implica coherencia entre el plan y la organizacin necesaria para la ejecucin del
mismo. Para precisar la propuesta debemos tener en cuenta lo desarrollado hasta el
punto anterior y sumar los siguientes criterios que nos permitan tomar la decisin ms
apropiada a las necesidades de la organizacin:
10.1. La feria como actividad de promocin de los servicios de CONQuito debe tener un
manejo a nivel gerencial o de coordinacin, que permita realizar una gestin de
carcter empresarial, para brindar un excelente servicio y cumplir con los expositores
de la feria, PROMOVIENDO la creacin de un mercado potencial para nuestros servicios
o productos de los emprendedores, que no slo logre ventas, sino que adems logre un
POSICIONAMIENTO de la marca CONQuito como referente en el desarrollo econmico
del Distrito Metropolitano de Quito. Esto es posible, si se cuenta con una capacidad de
gestin, donde se articulen las capacidades de los recursos humanos, y se cuente con
un sistema administrativo y organizativo que permita actuar con seguridad, en el
cumplimiento de los compromisos que se desprendan de la organizacin de la feria.
CONQuito
10.2. El equipo humano

La experiencia de la 2 Feria de Empleo, nos dej claro que el trabajo en equipo merece
que se forme el mismo con tareas claramente definidas para cada uno y no solo las
buena disposicin de apoyar el lo que se pueda.
11. LA ESTRATEGIA DE PRECIO PARA LOS AUSPICIANTES
La estrategia de precios debe involucrar los aspectos ya mencionados, y adems tener

en cuenta los siguientes criterios:
11.1. Los costos en los que se incurre para la organizacin de la feria:

Costos bsicos de los servicios como energa elctrica, y agua.
Los gastos de gestin y servicio de personal de feria.
Los servicios de seguridad y vigilancia.
Los servicios de armado y desarmado de pabellones y stands.
11.2. La situacin de los participantes que garanticen su participacin como
expositores.
11.3. La condicin de Gratuidad que debe prevalecer para los expositores y visitantes.
11.4. El precio debe ser una cantidad fcil de sustentar, que tenga en cuenta tres
elementos complementarios a los ya expuestos, como son: el concepto modular, el
rea y el tiempo.
11.5. La depreciacin de los materiales, equipo logstico e infraestructura, que hace
posible contar con el recinto ferial.
La entrada es gratuita. Los organizadores entregaran una cantidad de pases, para el

control de los asistentes, y los que no cuenten con un pase podrn visitar la feria para
observar y tomar informacin.
12. LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIN

Est dirigida a nuestro pblico objetivo, ubicado principalmente en el Distrito
Metropolitano de Quito, para ello se deben trabajar las siguientes reas de la
comunicacin:
12.1. Promocin Tiene como objetivo incentivar la presencia de pblico y ayudar a los
procesos de inclusin de este sector de la poblacin en todo mbito de la sociedad.
Para ello realizaremos lo siguiente, de acuerdo al tipo de pblico:
a) Visitas a Asociaciones, Gremios y Fundaciones

b) Envo de boletines de prensa especializados a los medios de difusin noticiosa
c) Participacin en entrevistas televisivas, de radio y prensa
d) Participacin en programas televisivos y de radio de tinte variado
CUADRO DE PROYECCIN DE INGRESOS Y PRESUPUESTOS PROYECCION DE

INGRESOS
FERIA PERSONAS CON CAPACIDADES DIFERENTES

Pabelln: Los Caras Centro de Exposiciones Quito
rea: 700 Mts2 Aprox.
Stand: 2 Mts2 (12 Mts2 para auspiciantes)
N de Stand Costo Stand: 40 gratuitos
CONQuito
PROYECTADO DEL SERVICIO DE ORGANIZACIN COD MOVIMIENTO E

INVERSIN
1. PERSONAL
1.1. Responsable de organizacin
1.2. Responsable de prensa
1.3. Promotor y jefe de pabelln
1.4. Cuas de radio
2. CONVOCATORIA
2.1. Oficios, convocatoria, fichas de inscripcin
2.2. Movilidad
2.3. Reporte de volantes y pegado de afiches
2.4. Reportes de invitaciones
3. PUBLICIDAD
3.1. Afiches 1 millares
3.2. Volantes 2 millares
3.3. Banners
3.4. Murales
3.5. Spot de radio y TV. Local
3.6. Publicidad en diarios y revistas
3.7. E-mailing
4. PROMOCIN
4.1. Espectculos de msica
4.2. Equipo de sonido para presentacin grupos musicales
5. SERVICIOS
5.1. Pago de servicios: Consumo de agua y energa elctrica
5.2. Servicio de contabilidad
5.3. Internet
5.4. Servicio de limpieza
5.5. Seguridad y vigilancia (10 personas * 2 turnos )
5.5.1. Servicio de montaje y desmontaje de toldos y tabiquera
5.5.2. Servicios de instalaciones elctricas
Dr. Alvaro Jijn P.

Bolsa Metropolitana de Empleo
Corporacin de Promocin Econmica CONQuito

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MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN

El uso de un lenguaje que no discrimine ni marque

En tal sentido y con el fin de evitar la sobrecarga

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE

1 PRESUPUESTO DE GASTOS 3. ACTIVIDADES POST-FERIA

Actividades de Promocin EN FUNCIN A OTRAS

Se recomienda desarrollar el SERVICIOS................1, 2, 26, 41

Las ferias organizadas por la Corporacin de Promocin Econmica CONQuito tienen

Ejemplos: (1) Incorporar 20 nuevas empresas al sistema de Bolsa de Empleo durante la

(2) Lograr el posicionamiento del producto orgnico en la ciudad, como alternativa

Las ferias deben mostrar estas ventajas de las potencialidades locales.

Lo importante en el promotor MYPE y de Bolsa de Empleo, es disear, organizar y

3.2 Identificar los sectores productivos.

3.3 La feria como resultado de un plan de apoyo y cooperacin entre los

Es un plan estructurado en campaas; esto significa que la feria no empieza el da de

Hay casos que ameritan un plan particular, teniendo en cuenta el segmento de

La Feria Personas con capacidades diferentes se empez a planear desde fines de

3.4 Una visin de negocios con enfoque de marketing.

Desde nuestro enfoque, la organizacin de una feria permite trabajar un cambio de

3.5 La Feria como actividad empresarial.

La feria es un evento de promocin y negocios, en consecuencia es una actividad

Este es un inconveniente que nos brinda la oportunidad de se cambiado, este reto

3.6 Participacin de los sectores productivos organizados

La coordinacin con los gremios y asociaciones productivas es importante para que

3.7 Constituir un equipo exclusivo para la organizacin de la feria.

Debe existir un equipo a tiempo completo para la organizacin porque el ritmo de

3.8 La feria como un aporte al posicionamiento local

La feria al estar organizada en funcin a las fortalezas y potencialidades locales,

1. CONOCIMIENTO DEL MERCADO

Es muy importante segmentar el mercado al que se va a dirigir la feria, caso contrario,

Las variables pueden ser:

Segmentacin Demogrfica. Define a qu perfil de potencial cliente se

Segmentacin Geogrfica. Es importante identificar las zonas, de donde

a. Usuarios finales del bien o servicio. Aquellas que compran directamente.

b. Comerciantes / Empresarios: Son los intermediarios, constituido por

c. Empresas / Gremios. Pueden ser:

Distribuidoras, Tiendas, o en el caso de la Bolsa Metropolitana de Empleo

Empresas que, sin intermediar nuestros productos, requieran de ellos para su

Empresas que adquieran productos para el funcionamiento de la misma.

d. Y por ltimo, existen empresas que requieren bienes de capital,

Impiden que la gente compre mis productos, porque la desplazan hacia

No basta ser una feria de productores locales o proveedores de servicios gratuitos,

1.4. La tendencia del mercado. Es importante saber que la organizacin y el

Tambin supone que la feria es un espacio donde encontrar servicios de recreacin y

La reflexiva: Este tipo de compra se da cuando la feria es especializada o el cliente

La impulsiva: son compras que se realizan sin haberlas programado, y responden a

Por ejemplo: (1) En BioFerias:

Alimentos sanos, vistosos, procesados y empacados en una canasta fcil de transportar

Sencillo acceso al recinto ferial.

Por ejemplo: Si el cliente va a comprar una canasta orgnica se le puede orientar en

efectivamente los candidatos que busca u ofrecerle herramientas de exploracin rpida

1.7 El conocimiento del mercado

El conocimiento de las variables del mercado da un mayor acercamiento al mercado

c. Avanzar en el posicionamiento de la localidad o regin en la actividad productiva

d. Lograr un proceso de mejora continua a travs de la feria. Esta es una herramienta

e. Lograr la sostenibilidad en trminos financieros. S permite vender ms, obtener

Un ejemplo: Para productores de tomate en el Valle De Los Chillos. Cuantificaremos la

3. ESTRATEGIAS DELMARKETING MIX

La mezcla de acciones de mercadeo, denominada Marketing Mix, incluye clsicamente

Producto = Satisfaccin + Beneficios Esperados, Tiene que tenerse en cuenta

a. Debe asegurarse de que los galpones o pabellones tienen la amplitud, iluminacin y

Calidad. Va a depender, bsicamente, de los siguientes elementos:

Marca. Aqu es importante tener en cuenta la importancia de dar un nombre