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ndice
1 PROPSITO ............................................................................................. 2
3 RESPONSABILIDADES ........................................................................... 2
4 DEFINICIONES ......................................................................................... 3
4.1 Unidad de Negocios..............................................................................................3
4.2 Gerente, Supervisor o Lder del Proyecto .............................................................4
4.3 Equipo del Anlisis de Riesgos de Costo y Tiempo:.............................................4
4.4 Riesgos en un Proyecto: .......................................................................................4
4.5 Contingencia .........................................................................................................4
4.6 Anlisis de Riesgos de Costo y Tiempo:...............................................................5
4.7 Gerencia del riesgo: ..............................................................................................5
4.8 Probabilidad: .........................................................................................................5
4.9 Probabilidad Acumulada: ......................................................................................5
5 PROCEDIMIENTO .................................................................................... 6
5.1 Generalidades.......................................................................................................6
5.2 Objetivo del Anlisis de Riesgos de Costo y Tiempo ............................................6
5.3 Ventajas del Anlisis de Riesgos de Costo y Tiempo ...........................................6
5.4 Cuando debe Realizarse.......................................................................................7
5.5 Pasos del Anlisis de Riesgos de Proyectos ........................................................7
6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA .......................................................... 8
7 FORMA DE PRESENTACIN.................................................................. 9
8 REGISTROS ............................................................................................. 9
9 ANEXOS ................................................................................................. 10
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1 PROPSITO
1.1. El propsito del presente procedimiento es describir un enfoque prctico y sistemtico
para el Anlisis de Riesgos de Costo y Tiempo que pueda ser aplicado fcilmente a
todos los proyectos.
1.2. El Anlisis de Riesgos de Costo y Tiempo es una herramienta que permite a la Unidad
de Negocios respectiva, PDVSA Ingeniera y Proyectos y a las Organizaciones
Ejecutoras de Proyectos de Infraestructura (OEPI's) identificar, evaluar y mitigar los
riesgos de costo y de tiempo de ejecucin de cada proyecto. El Anlisis de Riesgos de
Proyectos permite a la gerencia del proyecto maximizar la probabilidad de xito al
identificar y analizar los riesgos, facilitando establecer estrategias que permitan su
mitigacin.
1.3. Este procedimiento permite:
Identificar las categoras de riesgo que son crticas para el logro de los
objetivos de costo y tiempo del proyecto,
2 ALCANCE/CAMPO DE APLICACIN
Este procedimiento se aplica a todos los proyectos de PDVSA como parte de las
"mejores prcticas de ejecucin de proyectos como se indica en las Guas de
Gerencia de Proyectos de Inversin de Capital (GGPIC) de PDVSA.
Este procedimiento se refiere a la clusula No. 4.9 "Control del Proceso", del
Manual de Aseguramiento de la Calidad.
3 RESPONSABILIDADES
Gerente de Calidad de Ingeniera y Proyectos. Es el responsable de la
implantacin y actualizacin del procedimiento aqu descrito.
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Llevar a cabo los pasos aqu descritos para la elaboracin del Anlisis de
Riesgos de Costo y Tiempo del Proyecto durante su ejecucin.
4 DEFINICIONES
4.1 Unidad de Negocios
Es la organizacin que provee para el proyecto los fondos, requerimientos,
aprobaciones finales y aceptacin.
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4.5 Contingencia
Previsiones de tiempo y costos que se incluyen en la planificacin del proyecto
para compensar los riesgos no identificados en el Anlisis de Riesgos de Costo y
Tiempo del proyecto y que pueden ocurrir pero no pueden ser anticipados o
mitigados en el momento de elaborar el estimado de clase II del proyecto. Para
calcularla, se tomar la diferencia entre el costo del proyecto y el valor resultante
del anlisis de riesgos de costo o de tiempo al 80% de la probabilidad acumulada
de cada item evaluado en el proyecto. (ver anexo 4).
La Contingencia de Costos:
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La Contingencia de Tiempo:
4.8 Probabilidad:
Es la posibilidad de que algo ocurra. (Por ejemplo: existe la probabilidad del 85%
de que la mayora del equipo ser entregado en una fecha especfica).
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5 PROCEDIMIENTO
5.1 Generalidades
Este procedimiento es una gua para ayudar a los integrantes del Equipo del
Anlisis de Riesgos de Costo y Tiempo en la aplicacin de este ejercicio de
manera sistemtica, correcta y efectiva.
Cada proyecto involucra una serie de riesgos que impactan sobre los
objetivos de costo y tiempo. El logro de estos objetivos requiere que los
riesgos asociados sean identificados tempranamente y mitigados como una
parte integral del proceso de gerencia de un proyecto.
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Mayor conciencia del riesgo como una variable del proyecto que debe ser
gerenciado.
Minimiza la incertidumbre.
Paso
Responsable Acciones/Responsabilidades
No.
1 Unidad de Negocios Solicita a la Gerencia de Proyectos el Anlisis
de Riesgos de Costo y Tiempo.
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Paso
Responsable Acciones/Responsabilidades
No.
2 Gerente, Supervisor o Lder Prepara la sesin de evaluacin de riesgos,
del Proyecto establece la fecha, el lugar y agenda.
Conforma el Equipo de Anlisis de Riesgos de
Costo y Tiempo.
3 Equipo del Anlisis de Recolecta data de entrada para la sesin de
Riesgos de Costo y Tiempo evaluacin: factores de riesgo (anexo 2),
informacin de costo, tiempo, tendencias,
informacin histrica relevante.
Efecta la sesin de evaluacin de riesgos.
Agrupa los riesgos identificados en categoras.
Establece las variables de costo y tiempo.
Establece rangos para cada una de las
variables de costo y tiempo, basado en el
impacto potencial de los riesgos sobre cada
variable (anexo 3). Prepara y completa las
matrices de riesgos de costo, tiempo. (ver
anexo 4).
Efecta el anlisis de riesgos utilizando un
software especializado (se recomienda
Montecarlo) y el informe resultante de la
sesin de evaluacin de riesgos (matrices de
riesgos). (ver anexos 4 y 5).
Prepara con los resultados del software
especializado de anlisis de riesgos (se
recomienda Montecarlo) el plan de mitigacin.
Completa el cuadro de mitigacin de riesgos
(ver anexos 6 y 7). Implementa actividades de
mitigacin justificadas por el anlisis.
4 Gerente, Supervisor o Lder Documenta los registros del Anlisis de
del Proyecto Riesgos de Costo y Tiempo. Elabora con-
juntamente con el Equipo, el Informe del
Anlisis de Riesgos de Costo y Tiempo.
6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6.1. Referencias de CITGO.
Capital Project Risk Management, Corporate Procedure No. 130-06, March
20, 1998, Rev. C1, CITGO.
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7 FORMA DE PRESENTACIN
Los Anlisis de Riesgos de Costo y Tiempo se presentarn en un informe bajo la
siguiente estructura:
Hoja de Portada
Referencia de las secciones que integran el cuerpo del informe del Anlisis de
Riesgo de Costo y Tiempo.
7.1. Alcance
7.2. Identificacin y evaluacin de riesgos potenciales de costo y tiempo
7.3. Resultados del anlisis de riesgos de costo y tiempo
7.4. Plan de Mitigacin
7.5. Costos asociados al Plan de Mitigacin
7.6. Recomendaciones
7.7. Anexos
8 REGISTROS
Minutas de reunin, ccmail, cartas, fax, etc., relacionadas con el Anlisis de
Riesgos de Costo y Tiempo.
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9 ANEXOS
Anexo 1: Proceso de Anlisis de Riesgos para Proyectos
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ANEXO 1
PROCESO DE ANLISIS DE RIEGOS PARA PROYECTOS
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ANEXO 2
FACTORES DE RIESGOS TPICOS
Riesgos Externos - Impredecibles
Fluctuaciones de moneda
Tendencias de inflacionarias
Influencia cultural
Condiciones ambientales
Cambios en la tecnologa
Riesgos de "performance"
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Carencia de planificacin
Recursos inadecuados
Relaciones adversas
Riesgos de Ejecucin
Riesgos Legales
Licencias, patentes
Riegos contractuales
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ANEXO 3
IDENTIFICACIN DE LOS RIEGOS Y ESTABLECIMIENTO DE
LOS RANGOS DE LAS VARIABLES CLAVES
Las matrices de evaluacin de riesgos son utilizadas por el equipo del Anlisis de
Riesgos de Costo y Tiempo para capturar el impacto de cada tipo de riesgo sobre
cada una de las variables de costo y tiempo. Para cada variable en la matriz, y
para cada tipo de riesgo, el equipo colocara un porcentaje de variacin
correspondiendo al mejor resultado posible y otro porcentaje de variacin
correspondiendo al peor resultado posible. Por ejemplo: si el estimado base de
cada elemento de costo es de Bs. 1.000.000, el equipo puede decidir que el mejor
caso ser de 20% por debajo de este valor (esto es Bs. 800.000), y el peor caso
ser de un 100% por encima (esto es Bs. 2.000.000). Este proceso se repite hasta
que todos los elementos de la matriz son llenados.
Una vez que las matrices sean completadas, se efecta el anlisis de riesgos
utilizando un software especializado. Los resultados de este anlisis son
introducidos en las columnas a la derecha de las matrices.
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ANEXO 4
MATRICES DE RIEGOS DE COSTO Y TIEMPO
EJEMPLO DE UNA MATRIZ DE RIESGOS DE COSTO
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ANEXO 5
GUA PARA EJECUTAR EL ANLISIS DE RIEGOS
Introducir los rangos de cada variable de costo y tiempo para cada factor de riesgo.
c) Seguir los pasos sealados pot el software par calcular los valores 50/50, el costo de
contingencia, las respectivas curvas de costo y tiempo vs. Probabilidad, y dems reportes,
los cuales sern:
Asignacin de la contingencia para los elementos de costo.
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ANEXO 6
INSTRUCCIONES PARA USAR EL CUADRO DE MITIGACIN DE RIESGOS
Este cuadro es muy fcil de usar en cualquier tipo de proyecto. Puede ser
realizado como parte de la Sesin de Evaluacin de Riesgos o como un ejercicio
independiente. Se recomienda que el Equipo de Anlisis de Riesgos de Costo y
Tiempo se rena para preparar el cuadro. El equipo debe proceder de la siguiente
manera:
a. Efectuar una tormenta de ideas para identificar los riesgos que impactan sobre el
costo y el tiempo.
b. Calificar de Alta, Baja o Mediana la probabilidad de que cada riesgo ocurra.
c. Calificar de Alto, Bajo o Mediano el potencial impacto de cada riesgo en caso de que
ocurra.
d. Efectuar una tormenta de ideas para identificar los pasos de mitigacin que reducirn
la probabilidad de ocurrencia, el impacto o ambos.
e. Calificar de Alto, Bajo o Mediano al costo asociado a cada paso de mitigacin relativo
al costo del proyecto.
f. Calificar de Alta, Baja o Mediana la probabilidad de que cada paso de mitigacin
tenga xito.
g. Revisar el Cuadro y seleccionar los pasos de mitigacin que deben ser incluidos en
el plan del proyecto.
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ANEXO 7
CUADRO DE MITIGACIN DE RIESGOS