SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

PADA PT.UNITED TRACTORS,Tbk

CABANG MEDAN

PROPOSAL

Di Susun
Oleh :

NAMA : ERRY MARLINA PARDEDE

NPM : 0902004
JENJANG : D III-AKUNTANSI

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer

STMIK BUDI DARMA
MEDAN
2011
 DAFTAR ISI

ABSTRAK..................................................................................................................................i
KATA PENGANTAR ..............................................................................................................ii
DAFTAR ISI............................................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN
1.1 1.1 Latar Belakang Masalah.........................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah.........................................................................................................3
1.3 Batasan Masalah............................................................................................................3
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian......................................................................................3
1.4.1Tujuan Penelitian.......................................................................................4
1.4.2 Manfaat Penelitian..............................................................................4
1.5 Metode Penelitian..........................................................................................................5
1.5.1 Tempat & Waktu Penelitian...............................................................6
1.5.2 Jenis Dan Sumber Data.....................................................................6
1.5.3 Metode Pengumpulan Data...............................................................7
1.5.4 Metode Analisis Data................................................................7
1.6 Sistematika Penulisan..................................................................................................8

BAB IITINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Umum Perusahaan ....................................................................................7
2.2 Visi .....................................................................................................................9
2.3 Misi ..........................................................................................................................9
2.4 Struktur Organisasi ......................................................................................9
2.5 Tugas,Wewenang, dan Tanggung Jawab .........................................................10
2.6 Bidang Kerja ......................................................................................................12
2.7 Logo ......................................................................................................................14
2.8 Lokasi Penelitian ...............................................................................................14

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Konsep Sistem informasi................................................................................15
3.1.1 Pengertian Sistem.............................................................................15
3.1.2 Pengertian Informasi..................................................................15
3.1.3 Pengertian Sistem Informasi....................................................16
3.2 Konsep Akuntansi Penjualan..................................................................16
3.2.1 Pengertian Akuntansi ................................................................17
3.2.2 Pengertian penjualan................................... ....................................17
3.3 Alat Bantu Perancangan Sistem..............................................................18
3.3.1 Konsep Bahan Pemrograman.......................................................19
3.3.2 Mysql......................................................................................19
3.3.3 Crystal Report..........................................................................29
3.3.4 Visual Basic..............................................................................30
3.4 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan.........................................................31
3.5 Penggolongan Sistem Informasi akuntansi Penjualan.....................................32
 3.5.1 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit.............................33
3.5.2 Sistem Informasi Akuntansi penjualan Tunai..........................34

BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan ...................................................................36
4.1.1 Prosedur PengolahanData ..........................................................36
4.1.2 Bagan Alir Dokumen ...........................................................38

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan ................................................................................................................
......43
2. Saran ..........................................................................................................................
......43

DAFTAR PUSTAKA
BIOGRAFI PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada dasarnya perusahaan didirikan untuk mencapai berbagai tujuan salah satunya
adalah menjaga kelangsungan hidup perusahaan dan untuk mendapat laba. Semakin pesatnya
perkembangan ekonomi sejalan dengan perkembangan dunia usaha, maka dalam suatu
perusahaan terdapat beberapa faktor yang menuntut pihak manajemen untuk bekerja lebih
efisien agar mampu bersaing dan mempertahankan perusahaan yaitu faktor internal dan
eksternal. Dalam menjalankan kegiatan operasi suatu perusahaan semakin luas pimpinan
tidaklah terlepas dari berbagai masalah, baik dibidang manajemen, produksi, penjualan,
pengelolahan kas, dan juga sistem informasi yang dibutuhkan. Tanpa sistem informasi suatu
organisasi perusahaan tidak dapat merencanakan dan mengawasi aktivitas yang kompleks.

Dari berbagai macam bidang diatas, sangat diperlukan prosedur dan sistem yang
memadai sehingga menjamin kelancaran informasi yang diperlukan dan menjaga
kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan. Sistem tersebut melibatkan fungsi-fungsi
yang ada pada sistem penjualan seperti, fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi
pengiriman dan fungsi akuntansi. Fungsi-fungsi tersebut ditunjukkan dengan adanya
formulir-formulir yang dibuat untuk setiap fungsi, seperti faktur penerimaan kas pada fungsi
kas, faktur penjualan pada fungsi penjualan, surat barang keluar pada fungsi gudang, dan
faktur-faktur lain untuk melakukan kesalahan dan produk yang dihasilkannya, sebagai
patokannya yaitu semakin tinggi penjualan maka semakin sehat dan semakin menguntungkan
suatu perusahaan yang berarti peluang untuk memperoleh laba juga semakin besar. Pada
sistem akuntansi penjualan perlu diciptakan suatu hubungan sehingga seluruh penjualan dan
segala pemasukan dari penjualan dapat dicatat secara wajar supaya tidak kecurangan antara
sipenerima barang dan sipenjual barang.

Suatu perusahaan baik perusahaan dagang maupun industri tidak terlepas dari
kegiatan penjualan, penjualan tersebut dapat dikenal dengan dua sistem yakni, sistem
penjualan kredit. Dalam prosedur transaksi penjualan memiliki tiga prosedur dalam
perusahaan yakni : prosedur penjualan tunai, prosedur penjualan kredit, dan prosedur
penerima kas. Oleh karena itu perusahaan dapat menentukan bagaimana prosedur yang harus
diterapkan oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat melakukan persaingan dan tujuan
perusahaan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Dimana penjualan juga sangat berguna
dalam penyampaian informasi demi penentuan keberhasilan suatu perusahaan untuk
mencapai laba, dengan adanya sistem akuntansi penjualan yang baik akan memperlancar
kegiatan operasional perusahaan khususnya kegiatan penjualan.

Sistem informasi akuntansi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan sebaagai

sarana menciptakan sistem pengawasan dalam suatu perusahaan, maka penulis tertaruk
mengambil judul Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT United Tractors
Cabang Medan

1.2 Rumusan Masalah

Sistem informasi akuntansi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan dimana

dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan yang baik maka akan memperlancar
kegiatan operasional perusahaan. Sehubungan dengan itu, penulis mencoba untuk
mengidentifikasi masalah sebagai berikut : Apakah sistem Informasi Penjualan Pada PT
United Tractors Tbk Cabang Medan sudah efektif ?.

1.3 Batasan Masalah

Pembatasan masalah yang digunakan adalah sebuah pembatasan yang bertujuan agar
dalam pembatasan lebih terarah dan sesuai dengan tujuan yang akan di capai. Dalam hal ini,
penulis hanya mengidentifikasi mengenai apakah sistem informasi akuntansi penjualan sudah
efektif ?. Maka penulis membatasi masalah dalam penelitian ini yaitu : Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan Suku Cadang ( Spare Part ) .

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.4.1Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis mengadakan penelitian ini adalah :
 Untuk mengetahui gambaran yang jelas tentang Apakah Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan pada PT United Tractors Tbk Cabang Medan sudah efektif.

1.4.2 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1.Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis dalam penelitian tentang

pelaksanaan sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan sebagai bahan masukan bagi
penulis mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penjualan.
b. Memberikan gambaran tentang prosedur Sistem Informasi Akuntasi Penjualan.

2. Bagi Perusahaan

a. Sebagai bahan masukan bagi pihak perusahaan yang dapat dijadikan sebagai dasar
dalam pemecahan suatu masalah yang sedang di hadapi oleh perusahaan,
b. Untuk mengetahui secara jelas keadaan manajemen PT United Tractors Tbk
Cabang Medan dalam menangani penjualan.

3. Bagi STMIK BUDI DARMA Medan

a. Sebagai bahan acuan bagi peneliti lain yang meneliti pada kajian yang sama
khususnya mahasiswa/i jurusan Akuntansi guna perkembangan karya ilmiah dimasa
yang akan datang.

1.5 Metode Penelitian

1.5.1Tempat dan Waktu Penelitian

Adapun tempat penelitian dan jadwal penelitian yang digunakan oleh penulis adalah
sebagai berikut :
a. Tempat Penelitian
penulis melakukan penelitian di PT United Tractors Tbk Cabang Medan yang
beralamat Jl. Raya Tanjung Morawa Km. 10 Medan 20148.

b. Waktu Penelitian
penelitian ini dilakukan selam 4 bulan, terhitung bulan Oktober sampai dengan
Februari 2012.

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

WAKTU PELAKSANAN
No Kegiatan Penelitian 'November 'Desember 'Januari 'Februari 2012
2011 2011 2012
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pengajuan Surat Izin
2 Pengumpulan Data
3 Analisa Data
4 Penyusunan Tugas Akhir
5 Pengajuan & Sidang Meja
Hijau

1.5.2 Jenis dan Sumber Data

a. Jenis Data
Dalam penyelesaian tugas akhir ini, jenis data yang penulis gunakan untuk
mendukung penelitian adalah data primer dan data sekunder. Adapun devinisi dari data
primer dan data sekunder adalah sebagai berikut :
1. Data Primer
Menurut Umar ( 2005 : 42 ) menyatakan bahwa : Data primer adalah data yang
didapat dari sumber pertama baik dari individu atau perseorangan seperti hasil
wawancara atau hasil pengisian kuesioner yang biasa dilakukan oleh peneliti .
 2. Data Sekunder
Menurut Umar ( 2005 : 42 ) menyatakan bahwa : Data sekunder adalah data primer
yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer atau
pihak lain misalnya dalam bentuk tabel-tabel atau diagram-diagram .

b. Sumber Data
Dalam menyelesaikan tugas akhir ini, sumber data yang penulis gunakan untuk
mendukung penelitian adalah data internal dan data eksternal. Adapun definisi dari data
internal dan eksternal adalah sebagai berikut :

1. Data Internal

Umar ( 2005 : 42 ) menyatakan bahwa : Data internal merupakan data yang didapat
dari dalam perusahaan atau organisasi di mana riset dilakukan.

Dalam penelitian ini data internal yang diperoleh seperti sejarah perusahaan, struktur
organisasi perusahaan, visi dan misi perusahaan serta dokumen-dokumen yang di gunakan
dalam sistem informasi akuntansi penjualan.

1.5.3 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dipakai dalam penyusunan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut :

1. Wawancara
Menurut Mardalis ( 2008 : 64 ) menyatakan bahwa :
Wawancara ( Interview ) adalah metode pengumpulan data yang digunakan peneliti
untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui bercakap-cakap dan berhadapan
muka dengan orang yang dapat memberikan keterangan pada sipeneliti.

2. Pengamatan
Menurut Mardalis ( 2008 : 63 ) menyatakan bahwa :
Pengamatan ( Observasi ) merupakan hasil perbuatan jiwa secara aktif dan openuh
perhatian untuk mernyadari adanya sesuatu rangsangan tertentu yang diinginkan, atau
suatu studi yang disengaja dan sistematis tentang keadaan / fenomena sosial dan gejala-
gejala psikis dengan jalan mengamati dan mencatat.

1.5.4 Metode Analisis Data

Adapun metode yang digunakan penulis dalam penelitian adalah metode analisis
deskriptif.
Menurut Sugiono ( 2005 : 11 ) menyatakan bahwa :
Penelitian deskricftif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai
variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih ( independen ) tanpa membuat
perbandingan, atau menghubungkan antara variabel satu dengan variabel yang lain.
Metode deskriftif bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah
berlangsung pada saat riset dilakukan.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memperoleh gambaran secara keseluruhan dari penyusunan tugas akhir ini,
maka penulis memberikan sistematika penulisan yang terbagi dalam rangkaian dari beberapa
bab, yang pada setiap bab terdiri dari sub-sub yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis membahas masalah latar belakang maslah yang
dihadapi, rumusan dan batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian,
metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini penulis membahas uraian tentang teori-teori yang menjelaskan
permasalahan yang akan diteliti secara ringkas.

BAB III : GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

Dalam bab ini penulis membahas uraian singkat mengenai obyek penelitian
seperti
sejarah singkat perusahaan,struktur organisasi,kegiatan umum perusahaan,visi
dan
misi perusahaan pada PT United Tractors TBK cabang medan.
BAB IV : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam bab ini penulis membahas uraian tentang data khusus yang berkaitan
dengan analisa dan perancangan sistem yang telah ditentukan.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dari uraian-uraian dalam bab-bab
sebelumnya,
kemudian penulis mencoba untuk memberikan saran-saran sehubungan
dengan
penyusunan penelitian tugas akhir ini yang dimaksudkan bahan masukan.

ALUR PROSES PENJUALAN SUKU CADANG SECARA KREDIT

Pelaksana Proses Keterangan
Secara tertulis menggunakan Nota Aplikasi kredit
Mulai ( NAK ). Permohonan dalam NAK
Part Sales dilengkapi dengan data-data pendukung seperti :
Support a. Akte pendirian perusahaan dan perubahannya.
( PSS ) Permohonan Kredit b. Lap. Keuangan 2 tahun terakhir.
c. Rekening Koran.
d. KTP, SIUP, NPWP, TDP.
e. Surat Perintah & Kontrak Kerja.
f. Catatan penting kredit-kredit sebelumnya.

Komite Kredit Analisa Kredit Analisa dilakukan oleh komite kredit.

Wewenang pemberian kredit :
300 juta Komite Kredit Cabang.
> 300 juta Komite Kredit HO.
Komite Kredit Konfirmasi Kredit Adalah persetujuan / penolakan atas permohonan
kredit yang diajukan.
Jenis konfirmasi kredit :
r. Persetujuan tak bersyarat.
s. Persetujuan bersyarat.
t. Penolakan PKPS.
PDH / SDH Pembukuan Dokumen Jangka waktu adalah 1 tahun dan diperpanjang secara
Perjanjian Kredit ( PKPS ) otomstis untuk tahun berikutnya.

ADH, PBSA Pembekuan Kredit dan Kredit pelanggaran dapat dibekukan apabila Nilai &
Pencarian Kembali aging A/R telah melebihi limit.
Pencairan kembali dilakukan oleh PBSA & SBA
Dept.
PBSA (Parts Perjanjian Kredit Overhaul Bila pelanggan membutuhkan transaksi suku cadang
Bussiness Atau Part & jasa perbaikan sebagai bagian proses overhaul atau
Support Adm) Commodity / Supply pembelian part
Commodity / Supply, maka dibuatkan perjanjian
tersendiri.
PBSA Penambahan Limit Kredit Otorisasi penambahan limit kredit dilakukan oleh
PBSA
Dilakukan apabila :
- Limit PKPS bertambah
- Perjanjian Kredit Overhaul / Part
Commodity / Supply telah disetujui.
PDH, SDH, Piutang Kredit Harus dimonitor sampai kredit terbayar. Monitor
ADH, Cresal, dilakukan secara harian & mingguan.
PBSA Apabila pelanggan tidak melunasi kreditnya sesuai
kesepakatan, maka dibuat surat teguran sampai tiga
kali.
ADH, Cresal Pembayaran Posting pembayaran dilakukan pada hari yang sama
Dept dengan tanggal uang diterima oleh Kasir.

Selesai
 BAB II
GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT United Tractors Tbk didirikan di indonesia pada tanggal 13 oktober 1972 dengan
nama PT. Inter Astra Motor Works, berdasarkan Akta Pendirian No 69 oleh Notaris Djojo
Muljadi, SH.
Akta pendirian tersebut telah disahkan oleh Mentri Kehakiman Republik Indonesia dalam
surat keputusan No. Y.A.5/34/8 tanggal 6 februari 1973 dan telah diumumkan dalam
Lembaran Berita Negara No. 31, Tambahan No. 81 tanggal 17 april 1973. Perusahaan
memulai kegiatan operasinya pada tahun 1973 dengan ruang lingkup perusahaan dan anak
perusahaan meliputi penjualan serta penyewaan alat-alat berat, kontraktor penambangan dan
batu bara. Perusahaan berkedudukan di jakarta dan mempunyai 18 cabang, 10 kantor lokasi
dan kantor perwakilan yang tersebar diseluruh indonesia, salah satunya adalah kantor cabang
medan.

Untuk menyelenggarakan usaha perseroan dibidang industri PT United Tractors

mendirikan beberapa perusahaan anak, yaitu :
1. PT. Pamaperdana Nusantara; kontraktor pertambangan
2. PT. Komatsu Indonesia; pabrik pembuatan dan perakitan alat-alat besar
komatsu
 3. PT. Pandu Dayatama Patria; pabrik pembuatan dan perakitan mesin alat-alat
besar.
4. PT. United Tractors Pandu Engineering; pabrik pembuatan komponen alat-alat
besar.
5. PT. Bereau Coal; Kontraktor Pertambangan
6. PT. Traktor Nusantara; Perusahaan yang menjual alat-alat berat.

Meningkatnya peranan kayu sebagai komoditi ekspor, maka terjadi peningkatan

penjualan dan populasi alat-alat berat. Pada tahun 1972, Heavy Equipment Divison PT. Astra
Internasional Inc
berubah menjadi badan hukum baru dengan nama PT United Tractors Tbk.

Pada tahun 1974 United TractorsTbk Cabang Medan menempati kantor, warehouse
dan workshop baru di Jl. Sisingamangaraja No. 8 Medan dan hanya mempunyai wilayah
kerja di Sumatera Utara dan Aceh, karena di Sumatera Barat dan Riau telah dibentuk cabang
padang dan cabang pekanbaru. Pembangunan yang kian pesat, peningkatan ekspor dan
dibukanya proyek-proyek raksasa Asahan dan LNG Arun, memyebabkan kegiatan PT United
Tractors Tbk Cabang Medan ikut meningkat pesat dan berpartisipasi disemua sektor, antara
lain aktifnya Rental Department dalam pembangunan LNG Arun dan proyek Asahan dengan
armada 40 alat-alat berat.

Peningkatan usaha tersebut menyebabkan perusahaan membutuhkan kantor, warehouse dan

workshop baru yang lebih besar dan luas, maka dibangunlah kantor baru di Jl. Raya Tanjung
Morawa Km.10 Medan 20148 pada awal tahun 1980 dan selesai pada bulan juni 1981.
Bidang-bidang usaha paling utama yang dilakukan oleh PT United Tractors Tbk
Cabang Medan adalah :
Administrasi Department, yaitu mengatur segala administrasi kebutuhan baik untuk
pengeluaran internal maupun external dan membukukan segala administrasi dari pemasukan
penjualan spare parts, jasa maupun unit.
Sales Consultant, yaitu menjual alat-alat berat yang diageni dan membantu memberikan
saran-saran atau konsultasi mengenai jumlah armada, model, aplikasi dan produksi alat-alat
yang dijual kepada konsumen.
Parts Departement, yaitu menjual Suku Cadang ( Spare Parts ) yang diageni oleh PT United
Tractors Tbk Cabang Medan dan memberikan kemudahan-kemudahan kepada pelanggan
dalam hal kebutuhan Suku Cadang ( Spare Parts ).
Service Department, yaitu melaksanakan after sales service pada alat-alat yang dijual dan
memberikan jasa-jasa perbaikan alat-alat di workshop ataupun di job site serta memberikan
saran-saran dan petunjuk tentang tatacara perawatan dan pengoperasian alat-alat berat kepada
pelanggan.
Rental Department, yaitu menyewakan alat-alat berat kepada klien. Tetapi sejak tahun 1982,
PT United Tractors Tbk Cabang Medan tidak lagi melakukan aktivitas penyewaan. Hal ini
dikarenakan klien-klien yang sering menyewa alat-alat berat PT United Tractors Tbk Cabang
Medan sudah memiliki alat-alat berat sendiri. Walaupun ada klien yang menyewa jangka
waktu penyewan relatif singkat.

PT United Tractors Tbk Cabang Medan mempunyai tujuan untuk mencapai kepuasan
pelanggan dan mengoptimalisasikan investasi yang ditanamkan melalui produk dan
pelayanan yang diberikan. Perusahaan ini mempunyai motto We Serve Better artinya kami
memberikan pelayanan yang lebih baik.

2.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Semakin besar suatu perusahaan, maka permasalahan yang dihadapi oleh seorang
pimpinan akan semakin kompleks. Oleh sebab itu, harus diadakan pembagian tugas,
tanggung jawab dan wewenang terhadap setiap karyawan, dapat dinyatakan dalam suatu
struktur organisasi dan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu perusahaan. Dalam
menjalankan kegiatan usahanya PT United Tractors Tbk Cabang Medan menerapkan suatu
struktur organisasi yang berbentuk garis, dimana kekuasaan dari setiap bagian organisasi
tercermin sebagai rantai perintah, yaitu perintah yang diberikan langsung oleh atasannya
masing-masing.
Adapaun struktur PT United Tractors Tbk Cabang Medan dapat dilihat pada gambar berikut
ini :

BRANCH MANAGER
Teddy Ramdani

Total Mekanik (12)

G8=1- Setiyono
G1&G2= 11 Mekanik
BusinesConsultan Parts Dept. Head - Achmad Dhani
Service Dept Head Adm Dept Head Perwakilan
- Agung Subandariyo
Eri Priyono Nursalim Issac Anthony
NAD
- Jeffri Sani
-Kasianto
- Mirza Ikhwani
COP (2) - Padli Suriyawan
BINA PERTIWI Haryyono - Ruli Fiandi Kater
Mayorana Parts Analyst
PSS ) (1))
(( 2subkont
M. Nasir - Vakhrul Razi
Herlambang Dimas
M. Mbatan
Fakhruddin S - Yuda Afrizal
Budi Iswanto - Nugroho S
 KCM
Badrun Radhi Supervisor ( 1 ) Cashier
Branc
Moh Ito Ginting Adi Fahrurozi & Subkont (2)
Instucture
Bachtiar Edison Sekretaries - Bambang
Erry Marlina (COP)
-Dedy (Store)
Personalia,
Tax&A/P (1)
Novi Efrida

EHS Offiser & GA (1)

- Asmidar

Whs Keeper ( 1 ) Bussines Trip & Admin

Edi Santoso Sales Unit, Parts&
Subkont ( 2 ) Tool Keeper (1) Subkont
MAN POWER Service
Reza Azhari Taufik Siregar
UT = 28 (1) Subkont
Delivery Man
Subkont kontrak = 14 Bambang - Asri Wardana
Adm Service (1)
Rudi Indrawan

Subkont Security (9)

(borongan) Subkont Cleaning Serv (7)
SIGAP PRIMA ASTREA (borongan)
Maintenance (2)
-Building: Sumardi
- Kendaraan
Budi marianto

Gambar 3.2. Struktur Organisasi PT. United Tractors Tbk, Cabang Medan
Sumber: PT. United Tractors Tbk, Cabang Medan ( 2011 )

Struktur organisasi dalam PT United Tractors Tbk Cabang Medan dibuat agar setiap
karyawan dapat mengetahui tugasnya masing-masing sehingga tidak ada terjadi
kesalahpahaman dalam bekerja, dan agar setiap karyawan dapat mengetahui kepada siapa dia
harus bertanggung jawab atas pekerjaanya. Hal ini dilakukan untuk menghindari tumpang
tindih dalam bekerja sehingga tidak ada karyawan yang dirugikan atas pekerjaan yang bukan
menjadi tanggung jawabnya.
 Uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat pada
struktur organisasi PT United Tractors Tbk Cabang Medan, adalah sebagai berikut :
1. Kepala Cabang ( Branch Manager ) adalah bertugas memimpin dan membina para
bawahannya dan bertanggung jawab atas semua yang terjadi didalam menjalankan
perusahaan untuk cabang medan dan mempunyai tanggung jawab terhadap President
Manager yang ada di kantor pusat jakarta.
2. Kepala bagian Administrasi ( Administration Departement Head ) adalah bertugas
melaksanakan semua hal yang menyangkut administrasi cabang; mengawasi dan
mengatur keluar masuknya uang dicabang, melaksanakan tugas-tugas bidang
personalia dicabang serta mengawasi dan memenuhi kebutuhan akan peralatan dan
perlengkapan kantor. Kepala bagian administrasi ini bertanggung jawab langsung
kepada kepala bagian cabang.
3. Kepala Bagian Penjualan ( Sales Department Head ) adalah bertugas menjual alat-alat
yang diageni oleh PT United Tractors Tbk ; membantu memberikan saran-saran dan
konsultasi tentang jumlah armada, model, aplikasi dan produksi alat-alat berat,
membantu pengusaha lemah dengan menyediakan alat-alat selesai rekondisi dengan
mutu tunggi tetapi harga ekonomis. Kepala bagian penjualan ini bertanggung jawab
langsung kepada bagian cabang.
4. Kepala bagian suku cadang (Part Departement Head) adalah bertugas menyediakan
suku cadang (spare part) dari produk yang diagenin oleh PT.United Tractors Tbk ;
memberikan kemudahan-kemudahan kepada para pelanggan dalam kebutuhan suku
cadang (spare part), memberikan konsultasi ke job site pelanggan untuk membantu
dalam masalah pergudangan dan inventory spare part, mengadakan kunjungan-
kunjungan rutin kepada pelanggan untuk mengetahui kebutahan dan kesulitan-
kesulitan dalam suku cadang (spare part),menunjang kegiatan bagian pelayanan
(service departement), kepala bagian suku cadang bertanggung jawab langsung
kepada kepala cabang.
5. Kepala bagian servis (service departemant head) adalah bertugas melaksanakan after
sales service pada alat-alat berat yang dijual oleh bagian penjualan ; memberikan jasa-
jasa perbaikan alat-alat berat di workshop ataupun di job site, memberikan petunjuk
dan saran-saran tentang cara-cara perawatan, operasi alat-alat barat kepada pelanggan,
melaksanakan program-program yang menunjang operasi alat-alat berat pelanggan,
menunjang kegiatan bagian penjualan dan bagian suku cadang (spare part),kepala
bagian servis bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang.
 6. Site Operation Head ( SOH ) bertugas menanda-tanganin invoce.faktur pajak dan
SPB jika PDH/ADH berhalangan dan memastikan tugas PDH,ADH, COP dan kasir
bejalan sesuai aturan dan tanggung jawab wewenang mereka.
7. Customer Order Processor (COP) bertugas melaksanakan proses di SAP untuk
transaksi tunai, memastikan bahwa pelanggan membawa order pembelian yang
ditandatangani berwenang di perusahaan pelanggan,menyerahkan suku cadang kepada
pelanggan setelah pembayaran diterima kasir dengan penerbitan bukti posting SAP
oleh kasir dan telah dihubungkan cap LUNAS.
8. Kasir bertugas memproses pembayaran di SAP pada hari yang sama dengan tanggal
penerimaan, menerbitkan bukti posting SAP setelah pembayaran dari pelanggan
diterima.

3.3 Visi Dan Misi perusahaan

a. Visi Perusahaan
Visi PT. United Tractors Tbk adalah menjadi distributor alat berat terkemuka
di wilayah regional yang berfokus kepada pelanggan serta mewujudkan prinsip the lowest life
time cost per total autput melalui upaya kolaboratif dan segi produk maupun jasa purnal jual.
b. Misi Perusahaan
Misi PT United Tractors Tbk yaitu menjadi perusahaan yang:
1. Men-transformasi pelanggan dengan manfaatkan pemahaman yang utuh
melalui interaksi berkelanjutan.
2. Menciptakan peluang bagi insan perusahaan untuk dapat meningkatkan status
sosial dan aktualisasi diri melalui kinerjanya.
3. Menghasilkan nilai tambah yang berkelanjutan bagi para pemegang saham.
4. Memberi sumbangan yang bermakna bagi kesejahteraan bangsa.

PROSEDUR KERJA DI PERUSAHAAN PT UNITED TRACTORS,Tbk

Prosedur akuntansi penjualan adalah :

1.Penerimaan piutang dari langganan perkas, pembebanan kepada langganan dan
pengkreditan hasil penjualan dengan tepat.

2.Peranan penjualan dan penerimaan kas harus dipindahkan sedemikian rupa sehingga
dapat diperoleh suatu pengecekan intern yang baik.
 3.Pengendalian yang sesuai harus dilakukan terhadap penjualan kredit sehingga
ketelitian secara teratur dapat dicek dengan piutang.

Untuk tercapainya berbagai tujuan tersebut, maka harus ada pembagian kerja yang
saling berkaitan dengan berbagai bagian atau departemen. Penting pembagian tugas ini
adalah setiap bagian mempunyai tugas dan tanggung jawab yang harus berjalan dari
pemimpin yang tertinggi kepada pelaksanaan yang bawahan.

Penjualan barang atau jasa dapat dilakukan dengan cara :

1.Tunai ( on cash ), artinya pembayaran dilakukan pada saat penyerahan barang dari
penjual kepada pembelian atau pada saat terjadi transaksi pembelian.

2. Kredit ( on account ), artinya pembayaran dilakukan beberapa waktu setelah barang

diserahkan dari penjualan kepada pembeli.

Misalnya dinyatakan sebagai berikut :

a. Syarat n/30, artinya pembayaran harus dilakukan paling lambat 30 hari setelah
tanggal faktur. ( n/30=netto 30 hari ).

b. Syarat n/30, n/30, artinya pembayaran harus dilakukan paling lambat 30 hari
setelah tanggal faktur, jika dibayar dalam jangka waktu 10 hari atau kurang
terhitung sejak tanggal faktur maka akan mendapatkan potongan 10%.

c. Syarat n/30 ( end of month ), artinya pembayaran harus dilakukan 10 hari setelah
akhir bulan dan tidak ada potongan.

2.4 Bagian-Bagian Terkait Dalam prosedur Penjualan

Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud

agar penjualan yang terjadi dapat diuraikan dalam surat pedoman prosedur berupa kalimat
maupun bagan atau dokumen ( flowchart ).
 Prosedur penjualan adalah ;
a. Bagian Pesanan Penjualan
Dalam perusahaan kecil, fungsi pesana dapat dipegang oleh seorang karyawan
dalam kegiatan penjualan, tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan
penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri dibawah bagian
penjualan.

b. Bagian Kredit

Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan

pembeli dengan syarat secara kredit harus mendapatkan persetujuan bagian kredit.
Agar dapat memberikan persetujuan bagian kredit menggunakan catatan yang
dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kredit,
biasanya dilampirkan dalam formulir.

c. Bagian Gudang
Bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum
dalam surat perintah. Barang-barang ini diserahkan kebagian pengiriman
untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli.

d. Bagian Pengiriman
Bagian pengiriman bertugas untuk mengirimkan barang-barang kepada
pembeli.

e. Bagian Billing ( Pembuatan faktur/penagihan )

Faktur penjualan baik tunai atau kredit harus bernomor urut tercetak dan teratur
sehingga tidak dapat disalahgunakan dalam hal penjualan baik secar tunai maupun
kredit.

Untuk mencapai tujuan penjualan yang efektif, maka ada pembagian tugas yang harus
dilaksanakan oleh tiap-tiap bagian sehingga setiap bagian mempunyai tugas masing-masing
yang harus dipertanggung jawabkan kepada atasan.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi
faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk
kepentingan pembayaran harga ke fungsi kas.

2. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli

3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh
pembeli serta menyerahkan barang tersebut kefungsi pengiriman.

4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggug jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan
barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

5. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan, penerima
kas dan pembuatan laporan penjualan.

Dari lima fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai tersaebut membentuk
jaringan sistem dan prosedur.

1. Prosedur Order Penjualan

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan
menerima faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan
pembayaran harga barang berfungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi
gudang dan fungsi penerima menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada
pembeli.
 2. Prosedur Penerimaan Kas
Dalam ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan
memberikan tanda pembayaran ( berupa pita register kas dan cap lunas pada
faktur penjualan tunai ) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli
tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi
pengiriman.

3. Prosedur Penyerahan Barang

Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.

4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai

Dalam prosdur ini berfungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi
penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.

5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

Dalam prosedur ini berfungsi kas menyetor kas yang diterima dari penjualan
tunai ke bank dalam jumlah penuh.

6. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas kedalam jurnal
penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui
fungsi kas.

7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan.

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan
berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan, dimana fungsi akuntansi juga
membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok
penjualan kedalam jurnal umum.

PROSEDUR PENJUALAN TUNAI

1. Pelanggan mendatangi bagian pesanan membuat serta memesan barang yang

diinginkan.
 2. Apabila pesanan disetujui, bagian pesanan membuat serta perintah dalam tiga
lembar yaitu : lembar pertama untuk bagian pengiriman, lembar kedua untuk
bagian gudang, dan lembar yang ketiga diarsipkan berdasarkan nomor urut.

3. Setelah menerima surat perintah pengiriman, bagian gudang mengelurkan

barang yang dipesan dan menyerahkan kebagian pengiriman.

4. Bagian pengiriman memeriksa yang diterima apakah sesuai jumlahnya

dengan yang tertera disurat pengiriman, bagian pengiriman membuat tanda
bukti dalam empat lembar yaitu : dua lembar untuk pengangkutan, satu lembar
dikirim kelangganan bersama dengan faktur, dan satu lembar lagi untuk arsip.

5. Kemudian bagian pesanan menerima surat perintah pengiriman serta

membandingkan dengan lembar yang diarsip, kemudian diberi tanda dikirim
dan tanggal pengiriman. Lembar asli surat perintah pengiriman dan surat tanda
muat dikirim sebagai faktur.

6. Dokumen-dokumen yang diterima oleh bagian faktur, akan diberi nomor.

7. Faktur yang diterima kebagian pesanan, menerima surat perintah pengiriman

setelah itu faktur tersebut dikirim kebagian pembukuan.

8. Pelanggan membayar penuh harga barang tersebut, setelah mneyerahakan

barang kebagian pengiriman, dengan membawa uang dan fotocopy faktur
penjualan kasir.

9. Kasir mencatat penerimaan kas uang pad buku penerimaan kas, dan membuat
ringkasan peneriman dan penjualan tunai kemudian mengirimkan kebagian
pembukuan.
COP (Counter) Kasir Administrasi ADH(Adm Department Head)
Memberikan Menghitung Mencatat data- Hasil laporan
data penjualan Dana / data untuk di penerimaan kas
parts, Harga Pembayaran Posting. Parts.
barang. dari Customer.

Membuat Mencat
Invoice,Fa at/Posti
k ng di
Pajak,SPB SAP
1
2
Invoice,Fak
Pajak,SPB

A Ttd,
Cap
Lunas
Kasir. Lapora
n Kas
Harian
.

1 1
2 Laporan 2
Penjualan.
Bon 3
pembelian

A A