Manual para el manejo de CALC – Open Office

Módulo III
2016

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo III – Página 1

CONTENIDO

FÓRMULAS .................................................................................................................................... 1
Fórmulas frecuentes ..................................................................................................................... 4
Referencias relativas ..................................................................................................................... 4
Referencias absolutas ................................................................................................................... 5
Referencias mixtas ........................................................................................................................ 6
Referencias a otras hojas de cálculos o a otros libros .................................................................. 6
Copiar y pegar fórmulas ................................................................................................................ 7
Cálculo de porcentaje.................................................................................................................... 8
Función SUBTOTALES .................................................................................................................... 9
PRÓXIMO MÓDULO .................................................................................................................... 10

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo III

FÓRMULAS
Para introducir una fórmula se debe insertar primero el símbolo = o el +. De esta manera Calc
reconoce que lo sigue será una fórmula y no un simple texto o un número escrito en la celda.

En CALC pueden realizarse cálculos numéricos haciendo referencias a otras celdas en las que
se encuentran los valores involucrados en la operación o escribiendo los valores en la celda en
la cual se inserta la fórmula. Se recomienda usar la primera opción.

Ejemplos:

=3*3 escrito en la celda y al apretar ENTER se verá el resultado 9.

=2+5 escrito en la celda y al apretar ENTER se verá el resultado 7.

=SUMA(A1:A10) escrito en la celda y al apretar ENTER se verá el resultado obtenido de la suma

de todos los números que estén escritos en el rango seleccionado.

Imagen 1

Si el nombre de la función es conocido (Suma, Promedio, Mín, etc.) puede ser escrito

insertando previamente el signo =.

Luego de escribir el nombre de la función, se debe abrir un paréntesis para poder rellenarla
con los argumentos requeridos. Al abrir el paréntesis el mismo programa asigna una
explicación acerca de qué significa cada argumento.

Si no se conoce el nombre exacto de la función se la puede buscar en el menú Insertar

Función. Al seleccionar la función deseada aparece en el cuadro de diálogo una breve
explicación de la misma.

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo III – Página 1

 Imagen 2

Al presionar la opción el Asistente de función da una guía de cuáles son los argumentos
necesarios para insertar la función.

Imagen 3

Presionando el botón destacado en la figura anterior, se accede a la posibilidad de seleccionar

directamente todo el rango de número involucrados en la fórmula.

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo III – Página 2

 Imagen 4

Una vez seleccionado el rango, para volver a la parte principal del Asistente de función, se
debe presionar nuevamente el botón con la flecha verde. Para finalizar presionar la opción
Aceptar y en la celda destino aparecerá el resultado de la fórmula, en este caso, la suma de los
datos seleccionados.

Detalle de la fórmula

Resultado de la fórmula

Imagen 5

Generalmente los argumentos de las funciones se indican con referencias a otras celdas:

En los ejemplos mostrados no se están escribiendo los

números a ser sumados sino se está indicando el rango en el
cual se encuentran dichos valores. Al modificar un valor de
ese rango, automáticamente se actualiza el resultado
calculado.

De la misma manera se puede escribir =A1 + B1 para que se

Imagen 6 calcule la suma de los valores que estén escritos en dichas

celdas.

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo III – Página 3

Fórmulas frecuentes

CÁLCULO REQUERIDO FÓRMULA

Total SUMA

Promedio PROMEDIO

Mínimo / Máximo MÍN / MÁX

Contar cantidad datos CONTAR

Convertir en mayúscula/minúscula una MAYÚSC / MINÚSC

cadena de texto.
Ejemplo: =MAYÚSC(“hola”) arrojará como
resultado HOLA al presionar ENTER

Para escribir una cadena de texto dentro de una función se lo debe escribir entre comillas
como en el ejemplo de la tabla anterior.

Referencias relativas
Una referencia relativa en una fórmula, por ej: A1, se refiere a la posición relativa de la celda
que contiene la fórmula respecto de la celda a la que se hace referencia. Si cambia la posición
de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en
filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente.

Imagen 7

Imagen 8

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo III – Página 4

La fórmula escrita fue la de la celda D2. Luego se replicó la fórmula hacia abajo donde las
referencias se actualizaron automáticamente sin que el usuario tuviera que modificar
absolutamente nada.
Esto se produce debido a que las referencias no estaban fijas, o sea, eran referencias relativas
a la posición en la cual se escribió la fórmula.

Imagen 9

La fórmula escrita fue la de la celda B8, haciendo referencia al rango B2 a B7. Luego se replicó
(copió y pegó o arrastró) la fórmula en las celdas C8 y D8 donde los rangos de referencia C2 a
C7 y D2 a D7 se actualizaron automáticamente sin que el usuario tuviera que modificar
absolutamente nada. Esto se produce debido a que las referencias no estaban fijas, o sea, eran
referencias relativas a la posición en la cual se escribió la fórmula.

Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una
celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la
referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
referencia absoluta no cambia, o sea se sigue haciendo referencia a la celda original. De forma
predeterminada, las nuevas fórmulas usan referencias relativas por lo tanto puede ser
necesario cambiarlas a referencias absolutas.

Para que la referencia sea absoluta, o sea esté fija, se deben colocar un signo $ delante del
indicador de columna (letra) como del indicador de fila (número). Para insertar ambos signos a
la vez, presionar la combinación de teclas MAYUSCULA (Shift) + F4.

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo III – Página 5

 Imagen 10

Imagen 11

La fórmula escrita fue la de la celda C2. Esta fórmula tiene una referencia absoluta (fija) a la
celda C1. Al replicar la fórmula hacia abajo, la referencia relativa a la columna B se actualiza
automáticamente sin que el usuario tuviera que modificar absolutamente nada pero la
referencia a la celda C1 permanece siempre fija, independientemente de la celda en la cual se
esté replicando la fórmula.

Referencias mixtas
Una referencia mixta tiene una columna relativa y una fila absoluta o viceversa. Si cambia la
posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa mientas que la
referencia absoluta permanece invariable.

Imagen 12

Referencias a otras hojas de cálculos o a otros libros

De la misma manera se puede hacer referencia a celdas ubicadas en otras hojas dentro del
mismo libro de Calc.

En la celda activa se inserta el signo igual (=) y luego se presiona en la pestaña de la hoja donde
esté el dato requerido y se selecciona la celda en la cual esté dicho dato.

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo III – Página 6

Sintaxis propia de Calc: =Nombre de la hoja.Celda

Imagen 13

En el ejemplo, la sintaxis quedaría =Hoja1.A1 y se puede comprobar que, en la hoja 1, en la

celda A1 se encuentra escrito o calculado el valor de 25.

Procediendo de la misma manera se puede hacer referencia a celdas ubicadas en otros libros
de Calc.

Sintaxis propia de Calc: =’Nombre del archivo’#$Nombre de la hoja.Celda

Copiar y pegar fórmulas

Una vez copiada la fórmula se puede insertar en otra celda (pegar) de las siguientes formas
posibles:

• CTRL + V con lo cual no se solo se pega la fórmula sino también el formato que tenga la
celda copiada.
• Seleccionar la/s celda/s destino donde se pegará la fórmula y presionar el botón
derecho del mouse para desplegar las opciones.

Imagen 14

• Seleccionar la opción Pegado especial y a continuación la opción Fórmulas.

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo III – Página 7

 Imagen 15

Otra alternativa para replicar fórmulas en las celdas contiguas, es posicionarse en la celda en
que se escribió una fórmula, acercar el mouse en el extremo inferior derecho hasta que se
transforme en una cruz negra y presionando el botón izquierdo del mouse, arrastrar la fórmula
en todas las celdas en las que se quiere replicar la fórmula. Esto vale por ejemplo cuando se
quiere replicar la fórmula escrita en la columna A a las columnas B y C.

Cálculo de porcentaje
Para calcular un porcentaje se debe realizar la suma de los valores y luego dividir cada dato por
el total. El numerador queda como referencia relativa mientras que el denominador como
referencia absoluta.

Imagen 16

Para que el valor obtenido adquiera la forma de porcentaje se deben seleccionar las celdas
cuyo formato se va a cambiar y presionar en la barra de herramientas el comando de
porcentaje.

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo III – Página 8

Función SUBTOTALES
Al trabajar con fórmulas y filtro de datos se debe tener en cuenta que las fórmulas NO se
actualizan según los datos que se “ocultan” con el filtro. Si el promedio de edades del ejemplo
es 35, al filtrar los datos según algún criterio, se seguirá viendo el mismo promedio calculado
inicialmente por más que no represente el resultado de los valores que quedaron visibles. En
algunas tablas esto puede llevar a una malinterpretación de la información.

Flecha AZUL: se han

filtrado datos.

Imagen 17

Para evitar este problema se debe usar la función SUBTOTALES. En el primer argumento de la
función se debe determinar qué tipo de operación se quiere realizar seleccionando el código
que corresponda (promedio: 1; contar: 2; máx.: 4; min: 5; suma: 9; etc.; desplegando la Ayuda
se puede ver este detalle). En el segundo argumento de la función se debe indicar el rango de
datos con los que se quiere realizar dicho cálculo.

Imagen 18

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo III – Página 9

PRÓXIMO MÓDULO

• FUNCIÓN “SI”
• FUNCIONES CONDICIONALES
• BUSCAR V / BUSCAR H

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo III – Página 10