GUIA DE ESTUDIO ~ CAPACITACIÓN EN OFIMÁTICA

Sábado 28 de Julio del 2017

Tabla de contenido
MS WORD ............................................................................................................................................................................... 1
 COMBINAR CORRESPONDENCIA................................................................................................................................ 1
 CREACIÓN DE TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................................ 8
 CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................................ 11
MS POWER POINT ................................................................................................................................................................ 13
 ¿QUÉ ES UN PATRÓN DE DIAPOSITIVAS? ................................................................................................................ 13
 INSERTAR O AGREGAR IMÁGENES .......................................................................................................................... 15
 AGREGAR NOTAS DEL ORADOR ............................................................................................................................... 16
 ACTIVAR LA VISTA MODERADOR ............................................................................................................................. 17
 AGREGAR HIPERVINCULOS ...................................................................................................................................... 19
MS EXCEL .............................................................................................................................................................................. 22
 DISEÑO Y ESTILOS DE TABLAS .................................................................................................................................. 22
 CREACIÓN DE GRÁFICOS .......................................................................................................................................... 24
 APLICAR FILTROS ...................................................................................................................................................... 25
 FUNCIONES Y FORMULAS BÁSICAS.......................................................................................................................... 26
MS OUTLOOK ........................................................................................................................................................................ 28
 Manejo de Correo..................................................................................................................................................... 28
 Funciones Básicas de Microsoft Outlook ................................................................................................................. 33
 Seguimiento .............................................................................................................................................................. 35
 ¿Cómo crear Firmas? ................................................................................................................................................ 39
MS WORD
 COMBINAR CORRESPONDENCIA
Mediante la opción Combinar correspondencia podemos generar varios documentos a partir de uno, cada uno de estos
documentos se diferenciará por los datos obtenidos de una fuente de datos (Base de datos, tabla Excel, etc.).

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De
esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están
almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de
sobres, etc. Es decir, combinar correspondencia permite obtener copias de un mismo documento, pero con los datos de
personas distintas.

 Conceptos previos

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el
origen de datos.

 Documento principal: Es el documento que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos.
 Origen de datos: Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones
de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro
corresponde a una fila y un campo corresponde a una columna.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de
Word.

 Crear el documento principal

En un documento de Word, selecciona de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia.

Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

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  Asistente combinar correspondencia

Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica
que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso.

En primer lugar, tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo
electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del
asistente.

 Combinar correspondencia

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos
el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este
momento.

Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.

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En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de
Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o
simplemente escribir una lista nueva.

- Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el
archivo que contiene el origen de datos.

- Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la
carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.

- Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella
para introducir los valores en la lista.

Opción Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que
indicaremos de dónde tomará los datos:

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  Seleccionar archivo origen de datos

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos
los datos que se combinarán y podemos añadir opciones. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede
variar ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qué
tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qué hoja se encuentran los datos, etc.

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Aquí podemos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cuáles utilizar. Lo normal es que estén todos
seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos más que desactivar su casilla haciendo clic en ella. También
podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc.

Posteriormente, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos
los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo
de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad
instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y
podremos elegir de la lista el campo a insertar.

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Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente.

En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un
destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algún
error detectado.

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Para terminar, hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir....

Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o
enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos aparecerá un cuadro
de diálogo para permitirnos elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento
creado será un documento normal sin combinación.

Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

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  CREACIÓN DE TABLA DE CONTENIDO

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está buscando en un documento.

Estos son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un documento bien planificado y
estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún punto
importante del documento.

Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que
forman el documento, puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos
contenidos en la tabla.

Para crear una tabla de contenidos debemos marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos;
esto se puede realizar mediante los estilos de títulos predefinidos por Word o mediante la herramienta de Esquema.

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  Generar la tabla de contenido

Cuando tengamos preparado el documento en niveles y

ya estén definidos los elementos que formarán la tabla
de contenido sólo nos queda generar dicha tabla.

Debemos colocarnos en el lugar donde queramos

insertar la tabla de contenidos (Normalmente una tabla
de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e
ir a la pestaña Referencias, desplegar el menú Tabla de
contenido.

Word dispone de dos modelos de Tablas automáticas.

Eligiendo uno de ellos se generará una tabla de
contenidos de forma instantánea, con el estilo que tiene
predefinido.

Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos

de muestra, que deberemos sustituir, con la estructura
que nos ofrece.

Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos

seleccionar la opción Tabla de contenido personalizada,
donde aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

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En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentación que tendrá el estilo
seleccionado. Para generar la tabla, sólo nos queda pulsar en Aceptar.

Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el menú Tabla de contenido.

En el menú Tabla de contenido, si pulsamos en , como su nombre indica, la tabla se eliminará;

pero pulsando en Guardar selección en galería de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se
añadirá al desplegable para que podamos elegirla en futuras ocasiones.

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  CONTROL DE CAMBIOS
Esta herramienta se utiliza para llevar un seguimiento de las revisiones y cambios realizados en un documento de Word.
Para activar el Control de cambios, haz clic en el comando Control de cambios que está en la pestaña Revisar.

Desde el momento en que lo activas, todos los cambios que realices serán resaltados en color rojo.
En caso de quieras cambiar la forma en que se visualizan los comentarios, haz clic en las Opciones de Visualización de
Revisiones.
 Texto tachado en color rojo: Las palabras que se borran, no desaparecen, sino que se tachan en rojo

 Subrayado en rojo: El texto o letras nuevas agregadas en el documento aparecen subrayadas en color rojo.

Aceptar o rechazar cambios

Ya que los cambios que se realizan son tan solo sugerencias, el autor del documento puede aceptarlos y volverlos
permanentes en el documento, o rechazarlos y regresar a la versión original.
Paso 1: Selecciona uno de los cambios.
Paso 2: En la pestaña Revisar, haz clic en el comando Aceptar o Rechazar, dependiendo de lo que quieras hacer con ese
cambio en especial.
Paso 3: Se aplicará la opción que elegiste y Word saltará al siguiente cambio.

Añadir Comentarios
Si en vez de cambiar una palabra por otra o corregir un error ortográfico, quieres comentar un fragmento o discutir una
idea del texto. En estos casos puedes usar la herramienta Comentarios de Word.
Cómo añadir un comentario:
Paso 1: Selecciona la parte del texto que quieres comentar.
Paso 2: En la pestaña Revisar, haz clic en el comando Nuevo Comentario.

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Paso 3: Se abrirá un panel al lado izquierdo de la pantalla donde podrás escribir el comentario.

Ocultar el control de cambios

Si tienes un documento que está lleno de marcas rojas a causa del control de cambios, puede que sea difícil leerlo.
Afortunadamente tienes la opción de cambiar la forma en que se visibilizan las revisiones. Una de estas opciones
es ocultar algunos de los cambios de la siguiente manera:
Paso 1: En la pestaña Revisar, haz clic en el comando Mostrar para revisión.
Paso 2: Allí se desplegará un menú donde verás cuatro opciones:
Revisiones simples: Esta opción te muestra la versión final del documento aplicando todos los cambios. Los
marcadores rojos aparecerán al lado izquierdo de la página indicándote cuando se han hecho los cambios.
Todas las revisiones: Te muestra todos los cambios y marcadores. Esta opción es la que está activa por defecto.
Ninguna revisión: Esta opción te muestra la versión final del documento y oculta todos los marcadores.
Original: Esta opción esconde todos los cambios y muestra la versión original del documento.

Paso 3: Selecciona la opción de acuerdo al tipo de cambios que quieres ver en el documento.

Mostrar las revisiones en globos

Por defecto, la mayoría de las revisiones aparecen en un panel al lado izquierdo de la pantalla, pero puedes hacer
que aparezcan en globos al lado derecho del documento. Esto puede hacer que el documento sea mucho más
fácil de leer.
Paso 1: Desde la pestaña Revisar, haz clic en el comando Mostrar marcas.
Paso 2: Se desplegará un menú donde debes seleccionar la opción Globos.
Paso 3: Se desplegará un menú adicional donde encontrarás tres opciones: Mostrar revisiones en globos, Mostrar
todas las revisiones en línea, Mostrar solo comentarios y formato en globos.

Selecciona la opción Mostrar revisiones en globos o Mostrar solo comentarios y formato en globos, dependiendo
de si quieres que todas las revisiones se vean en globos o solo los comentarios.

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MS POWER POINT
 ¿QUÉ ES UN PATRÓN DE DIAPOSITIVAS?
Patrones de diapositivas están diseñadas para ayudarle a crear presentaciones en menor tiempo, sin mucho
esfuerzo. Si desea que todas las diapositivas contengan el mismo tipo de fuente e imágenes, puede hacer los
cambios en el patrón de diapositivas y se podrá aplicar a todas las diapositivas.
Para tener acceso a la vista patrón de diapositivas, en la ficha Ver, seleccione Patrón de diapositivas.

Cuando el patrón de diapositivas se modifica, todas las diapositivas que se ajusten a dicho patrón reflejarán
tales cambios. Con todo, la mayoría de los cambios que realice probablemente se hagan en los diseños de
diapositiva relacionados con el patrón.
Cuando realiza cambios en los diseños y el patrón de diapositivas en la vista patrón de diapositivas, otras
personas que trabajan en la presentación (en la vista Normal) no pueden eliminar accidentalmente o modificar
lo que ha hecho.

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Temas

Un tema es una paleta de colores, fuentes y efectos especiales (como sombras, reflejos, efectos 3D etc.) que se
complementen entre sí. Un diseñador experto creado cada tema en PowerPoint.
Cada tema que use en la presentación incluye un patrón de diapositivas y el conjunto de diseños
correspondiente. En caso de que use más de un tema en la presentación, tendrá más de un patrón de
diapositivas y diversos conjuntos de diseños.

Diseños de diapositiva

Modificar y administrar los diseños de diapositiva en la vista patrón de diapositivas. Para tener acceso a la vista
patrón de diapositivas, en la ficha Ver, seleccione Patrón. Los diseños se encuentran bajo el patrón de
diapositivas en el panel de miniaturas en el lado izquierdo de la pantalla.

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Cada tema tiene un número diferente de diseños. Más probable es que no utilice todos los diseños que se
proporcionan con un tema determinado, pero elegir los diseños que mejor se adapten a su contenido de la
diapositiva.

 INSERTAR O AGREGAR IMÁGENES

En la pestaña Insertar, haga lo siguiente:

 Para insertar una imagen que esté guardada en su unidad local o en un servidor interno, elija Imágenes,
busque la imagen y luego elija Insertar.

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  Para insertar una imagen desde la web, elija Imágenes en línea y use el cuadro de búsqueda para localizar
una imagen.

Elija una imagen y luego haga clic en Insertar.

 AGREGAR NOTAS DEL ORADOR

Las diapositivas son mejores cuando no se llenan con demasiados datos. Puede incluir información útil y notas
en las notas del orador y referirse a ellas durante su exposición.

1. Para abrir el panel de notas, en la parte inferior de la ventana, haga clic en Notas.

2. Haga clic en el panel Notas situado debajo de la diapositiva y empiece a escribir sus notas.

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  ACTIVAR LA VISTA MODERADOR

La vista Moderador ha experimentado grandes avances. Solo tiene que conectar los monitores y PowerPoint lo
configurará automáticamente. En la vista Moderador usted puede ver las notas a medida que modera, mientras
que el público ve solo las diapositivas.

En la parte inferior de la ventana de diapositivas de PowerPoint, seleccione Presentación.

*Sugerencia Si trabaja con PowerPoint en un único monitor y desea mostrar la vista Moderador, en la vista
Presentación con diapositivas, en la parte inferior izquierda de la barra de control, seleccione y Mostrar vista
del moderador.

En la vista Moderador, puede hacer lo siguiente:

Para desplazarse a la diapositiva anterior o siguiente, seleccione Anterior o Siguiente.

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 Para ver todas las diapositivas de la presentación, seleccione Ver todas las diapositivas.

Sugerencia Verá miniaturas de todas las diapositivas de la presentación (como se muestra a continuación), lo
que posibilita acceder a una diapositiva específica durante la presentación.

Para obtener una vista detallada de la diapositiva, seleccione Acercar diapositiva y luego seleccione la parte que
desea ver.

Para señalar o escribir en las diapositivas a medida que realiza la presentación, seleccione Herramientas
puntero lápiz o láser.

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 Para ocultar o mostrar la diapositiva actual de la presentación, seleccione Presentación en negro o normal.

Aunque la vista Moderador se amplía automáticamente al proyector o al monitor externo, también puede
cambiar de un monitor a otro.

Sugerencia Para determinar manualmente qué equipo mostrará sus notas en la vista Moderador y cuál se
orientará al público (vista Presentación de diapositivas), en la barra de tareas, encima de la Vista moderador,
seleccione Mostrar configuración y luego Intercambiar Vista Moderador y Presentación de diapositivas.

 AGREGAR HIPERVINCULOS
Puede agregar hipervínculos a la presentación con el fin de realizar una amplia variedad de cosas. Puede usar
los vínculos para llegar a un lugar diferente en la presentación, abrir una presentación diferente, vaya al web,
abrir un nuevo archivo o comenzar un mensaje a una dirección de correo electrónico rápidamente.

Vincular a otra diapositiva en la misma presentación

1. En la vista Normal, seleccione el texto, la forma o la imagen que desea usar como hipervínculo.

2. En el Insertar ficha, en el grupo vínculos, haga clic en hipervínculo.

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 3. En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, en Vincular a, haga clic en Lugar de este documento.

4. Siga uno de los siguientes procedimientos:

 Para vincular a una diapositiva de la presentación actual, en Seleccione un lugar de este documento,
haga clic en la diapositiva que representa el destino del hipervínculo.

 Para vincular a una presentación personalizada (un selecto grupo de diapositivas) de la presentación
actual, en Seleccione un lugar de este documento, en Presentaciones personalizadas, haga clic en la
presentación personalizada que representa el destino del hipervínculo. A continuación, seleccione la
casilla de verificación Mostrar y devolución.

Vincular a una diapositiva de otra presentación

Para agregar un vínculo desde la presentación a una presentación diferente y, a continuación, copiar la
presentación en otro equipo, asegúrese de copiar también la otra presentación en la misma carpeta. Si no copia
la presentación conectado a, o si cambiar el nombre, mover o eliminar, el vínculo no funciona.

1. En la vista Normal, seleccione el texto, la forma o la imagen que desea usar como hipervínculo.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic Hipervínculo.

3. En Vincular a, haga clic en Archivo o página web existente.

4. Busque y seleccione el archivo de presentación que contiene la diapositiva a la que desea establecer
un vínculo.

5. Haga clic en Marcador y luego haga clic en el título de la diapositiva a la que desea establecer el vínculo.
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MS EXCEL

 DISEÑO Y ESTILOS DE TABLAS

 Combinar Celdas

Seleccionamos el rango de
celdas las cuales deseamos
combinar; a continuación,
damos clic en el botón
“Combinar y Centrar” de la
pestaña Inicio.

 Insertar Tabla
Seleccionamos el rango de celdas a las cuales deseamos
aplicar formato de tabla.

Nos trasladamos a la pestaña inserta y damos clic en el

botón tabla.

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 Nos saldrá la siguiente ventana, solicitando el rango (ya seleccionado) y si
nuestra tabla tiene encabezado (de tener encabezado se activara
automáticamente el filtro).

 Diseño de Tablas
Una vez aplicado el formato de tabla tendremos el siguiente resultado, se habilita la opción: “Herramientas de Tabla”, con
la pestaña de Diseño en donde podremos elegir entre una gama de opciones para personalizar el estilo de la tabla.

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  CREACIÓN DE GRÁFICOS

Seleccionamos los datos que incluiremos en el gráfico.

Nos trasladamos a la pestaña de Insertar y damos clic en el tipo de grafico que deseamos implementar.

Barra, Pastel, Línea, etc.

Seleccionamos la opción de grafico en columnas 3-D.

Así se verá nuestro gráfico.

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  APLICAR FILTROS
Seleccionamos el rango de celdas las cuales serán los encabezados de nuestras columnas para aplicar el filtro
correspondiente, nos trasladamos a la pestaña Datos y Seleccionamos opción Filtro.

Así se verán nuestros encabezados de columnas una vez aplicada la opción del filtro, a cada lado de los encabezados
aparecerá un botón que nos permitirá aplicar los filtros.

Al dar clic en el boton para aplicar filtro nos aparecera un

recuadro con el contenido de la columna seleccionada, en
este recuadro nos permite ordenar los datos ya sean
numéricos o texto (ascendente o descendente); así
también aplicar reglas de filtrado (Es igual a…, No es igual
a…) o escribir en el recuadro de Buscar el contenido
deseado.

Para desactivar la opción filtro, vamos a pestaña Datos y damos clic en Filtro, se deshabilitarán todos los filtros aplicados.
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  FUNCIONES Y FORMULAS BÁSICAS

Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el símbolo igual (=) de manera que indiquemos a
Excel que la celda contendrá una fórmula o función en lugar de un texto.

Nos aparecerá un listado de funciones ya predefinidas y seleccionamos

SUMA.

Damos doble clic sobre el nombre de la función SUMA o abrimos paréntesis

para seleccionar el rango o valor a ser evaluado, cerramos paréntesis y
damos ENTER.

Realizamos el mismo procedimiento con la columna de Gastos.

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 Se puede implementar formulas propias del usuario, siempre
anteponiendo el signo =, seleccionamos con el puntero la celda,
ponemos el operador y seleccionamos la segunda celda.

Ejm: = B10 – C10 .

Otra función que podemos implementar siguiendo la misma

metodología (anteponer signo igual, escribir el nombre de la función,
seleccionar rango).

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MS OUTLOOK
 Manejo de Correo
El Manejo del correo en Outlook 2010 es rápido y sencillo basta con una vista rápida para reconocer que sus opciones
son muy parecidas a las del servidor que se allá seleccionado, (para este ejemplo Hotmail) Primeramente "La carpeta de
Correo", (figura 6) muestra las opciones más comunes del servidor de correo como lo son:

 Bandeja de Entrada: Contiene los mensajes entrantes al correo

electrónico
 Borradores: Contiene los borradores creados por el usuario para su
posterior envío o aquellos que fueron guardados por el sistema por
diversas causas
 Elementos Enviados: Contiene los Mensajes emitidos por el usuario
de esta cuenta de correo electrónico
 Elementos Eliminados: Contiene Temporalmente los correos que
fueron eliminados
 Carpeta de Búsqueda: Permite crear carpetas con mensajes
organizados de manera específica
 Correo no deseado: Contiene correos recibidos cuyo origen es
desconocido o sospechoso

figura 1

Igualmente Outlook cuenta con un "visualizador de bandejas" (Figura 2) el cual al ser seleccionado cambia el color de
fondo del correo elegido a azul, para de esa forma indicar cuál es el correo que se encuentra seleccionado y muestra su
contenido en el "panel de Lectura" (Figura 2) situado a la derecha de este

Figura 2

28
 Figura 3

Outlook También cuenta con opciones extras además de la visualización y organización de correos electrónicos. Este te
permite a través de sus opciones adicionales (Figura 4), establecer eventos en fechas en específico para luego ser
recordados posteriormente a través de "Calendario", crear registros personalizados y más complejos de los contactos en
la dirección de correo a través de "Contactos" y registrar de manera organizadas eventos o tareas a través de "Tareas"

Figura 4

 Calendario
Calendario (Figura 5 y 6) Permite crear eventos y almacenarlos en una fecha y hora en específico, olvidar un evento ya no
será un problema gracias a esta herramienta que nos ofrece Outlook

Figura 5

29
 Figura 6

 Contactos
A través de contactos (Figura 7) Outlook permite administrar los contactos que se encuentran en su correo electrónico de
manera personalizada (Figura 8), permitiendo así identificar de manera más eficiente los remitentes de mensajes
entrantes, así como agilizar el proceso de hallazgo y contacto de este

Figura 7

30
 Figura 8

 Tareas
Organizar eventos en una computadora o en red nunca ha sido tan sencillo, gracias a Tareas de Outlook, esta herramienta
permite crear eventos o visualizar los ya existentes bien sea en una sola pc de manera individual o mediante una red de
ellas permitiendo al usuario recordar eventos o tareas q realizar durante el transcurso de la jornada Laboral.

Figura 9

31
 Figura 10

Pestañas

A partir de Office 2007, el entorno de sus programas ha variado drásticamente con el uso de pestañas, para una mayor
organización de las herramientas Outlook en su versión 2013 (Figura 11) trae dentro de sus pestañas las opciones:

 Archivo: Contiene las opciones básicas de guardado, Impresión, configuración de páginas entre otros
pertenecientes a Office
 Inicio: Contiene las funciones básicas de Outlook.
 Enviar y Recibir: Contiene Herramientas relacionadas con él envió de Documentos
 Carpeta: Contiene Herramientas que permite incrementar la Organización de su Correo
 Vista: Contiene herramientas que permiten modificar la visualización del contenido

Nota: Las herramientas visualizadas en las pestañas de Inicio, Enviar y Recibir, Carpeta y vista variaran dependiendo del
módulo que se esté utilizando.

Figura 11

32
  Funciones Básicas de Microsoft Outlook
 ¿Cómo crear una carpeta de correos?
Para la creación de carpetas dentro del correo de electrónico, solo será necesario tener seleccionado la opción de
"correo" de Outlook y hacer clic en la pestaña carpeta, una vez allí da clic en "Nueva Carpeta” para hacer aparecer una
ventana que te permitirá crear una nueva carpeta (Figura 12)

Figura 12

Allí ingresara el nombre de la carpeta, el tipo de contenido que deseas que este almacene y en donde se encontrara
ubicada, para posteriormente presionar aceptar y finalizar el proceso.

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  ¿Cómo etiquetar Correos?

Leído/No Leído
Existen tres formas diferentes de etiquetar los correos, la primera "No Leído/Leído" el cual permite marcar uno o varios
correos No leídos como Leídos y viceversa, para realizar dicha acción solo se necesita seleccionar uno o varios archivos y
hacer clic en el botón "No Leído/Leído" situado en la parte superior derecha como se muestra en la Figura 13

Figura 13

Categoría
La segunda forma de etiquetar correos es a través de la "categoría" el cual permite etiquetar de manera personalizada los
correos en las bandejas del usuario, para ello necesitaras seleccionar uno o varios correos, hacer clic en el botón de
categorías, para así desplegar la lista de colores, dependiendo de la categoría que se elija solo se necesitara elegir un color
para dividir los correos en esos diversos correos como se muestra en la figura 14

34
 Figura 14

 Seguimiento
Este último proceso consiste en señalar con el icono de una bandera, un correo electrónico para de esa forma recordar al
usuario el leer un correo electrónico en un periodo de tiempo, para crear ese seguimiento basta con seleccionar uno o
varios correos y hacer clic en "seguimiento”, una vez hecho eso señalar el tipo de seguimiento y hacer clic en el como se
muestra en la figura 15

35
 Figura 15

 ¿Cómo Vaciar una carpeta?

Vaciar una carpeta consiste en el proceso de eliminar todos los correos ubicados en una carpeta en específico para ello
primero deberá de encontrar en la opción correo de Outlook y haber seleccionado cualquiera de las carpetas,
posteriormente hacer clic en la pestaña carpeta y en el botón "Eliminar Todo".

Figura 16

36
Una vez hecho eso aparecerá en pantalla el siguiente mensaje donde daremos clic en Si para confirmar el borrado de
información

Figura 17

 ¿Cómo cambiar las vistas de las bandejas?

Para cambiar la vista de una bandeja se deben de dirigir a la pestaña de "vista" una vez allí elegir cualquiera de las
opciones de visualización ubicadas en la parte superior izquierda dependiendo de la seleccionada la forma de visualizar
la bandeja variara de gran forma, así como se puede apreciar en la figura 18,19, 20 y 21

Figura 18

37
Figura 19

Figura 20

38
 Figura 21

 ¿Cómo crear Firmas?

Al crear un nuevo correo selecciona en la pestaña “Mensaje” firmas este abrirá una ventana en la ingresará el formato y
diseño de la firma a como desea que se muestre en los correos enviados.

Figura 22

39
Figura 23

40