PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

DIGITALES1
Garazi Sastre Natividad2, Universidad de Salamanca

RESUMEN

El presente trabajo aborda la problemática de la preservación y conservación de los

documentos digitales. Se definen esos documentos y se enumeran los principales soportes
digitales. Las diferencias con los documentos tradicionales, en lo que afecta a las tareas de
preservación, servirán de base para determinar los aspectos necesarios para el
establecimiento de una política de conservación. Se analizan los principales riesgos
relacionados con la obsolescencia tecnológica y con la degradación de los soportes y se
ofrecen diferentes estrategias de preservación como pueden ser la sustitución de los
soportes, la migración de la información o la emulación de la tecnología. Debido a la
complejidad en la preservación de este tipo de documentos, al aumento constante del
volumen de los mismos y a la necesidad de conservar este rico patrimonio para
generaciones futuras se concluye destacando la necesidad de políticas nacionales e
internacionales de preservación y la cooperación entre instituciones y entre los diferentes
agentes relacionados con los documentos digitales.

PALABRAS CLAVE

PRESERVACIÓN / CONSERVACIÓN / DOCUMENTOS DIGITALES

INTRODUCCIÓN

En la Sociedad de la Información en la que vivimos cada vez es más frecuente que el

patrimonio cultural, científico y de información se recoja en documentos digitales y, también
cada vez con más frecuencia, se produce únicamente en forma digital. Las tecnologías que

1
Cítese como: SASTRE NATIVIDAD, Garazi. Preservación y conservación de documentos digitales [en línea]. En: ArchivPost.
Salamanca: Asociación de Archiveros de Castilla y León, 2015. Disponible en: http://www.acal.es/index.php/archivpost-a-fondo
2
garazisastre@gmail.com
utilizamos para crear y aprovechar el patrimonio digital poseen numerosas ventajas que
explican que hayan sido adoptadas tan rápidamente en muchas partes del mundo.

No obstante, existen graves problemas para mantener utilizable y disponible ese patrimonio
digital que cada vez es más importante. Los medios que empleamos para guardarlo y
almacenarlo son inestables y la tecnología necesaria para tener acceso a él es superada rápida
y constantemente por otras nuevas. Cuando las tecnologías caducan, con ellas se pierde
también el acceso al patrimonio digital que permitían.

Estos problemas, tal y como se recogen en las Directrices para la preservación del Patrimonio
Digital, no son únicamente de carácter técnico, sino que también tienen dimensiones sociales
y de organización, ya que tenemos la responsabilidad de esforzarnos por conservar abiertos
los medios de acceso durante largos periodos de tiempo, a menudo sin recursos suficientes y
con estrategias inciertas.

La conservación de los documentos digitales es un problema de gran importancia y así lo ha

reconocido la UNESCO en la Carta para la preservación del patrimonio digital (UNESCO,
2003). En el artículo 3 de la misma se reconoce el peligro de pérdida a que están sometidos
estos materiales y se afirma: «El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse
para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la rápida obsolescencia de los
equipos y programas informáticos que le dan vida, las incertidumbres existentes en torno a
los recursos, la responsabilidad y los métodos para su mantenimiento y conservación y la
falta de legislación que ampare estos procesos».

A lo largo de los años bibliotecas, archivos y museos, como instituciones responsables de la

conservación de la memoria cultural que son, han desarrollado pautas, procedimientos y
prácticas destinadas a prolongar la vida de los materiales custodiados. La transición al entorno
digital que se ha vivido en las últimas décadas plantea una serie de nuevos retos a los
responsables de la preservación. Según Alice Keefer y Núria Gallart (KEEFER; GALLART,
2007) estos profesionales deben servirse de sus conocimientos y aptitudes en materia de
preservación de los documentos tradicionales, pero también deben adaptarse a la nueva
realidad adquiriendo conocimientos y competencias que les permitan introducir políticas y
prácticas adaptadas a los nuevos soportes y contenidos digitales.

LOS DOCUMENTOS DIGITALES Y SUS SOPORTES

El concepto de documento digital abarca una gran cantidad de formatos y contenidos

diferentes. Según la Carta para la Preservación del Patrimonio digital de la Unesco,

“Los objetos digitales pueden ser textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento,
grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginas Web, entre otros
muchos formatos posibles dentro de un vasto repertorio de diversidad creciente. A menudo
son efímeros, y su conservación requiere un trabajo específico en este sentido en los
procesos de producción, mantenimiento y gestión.”
Todos estos documentos pueden encontrarse registrados en diferentes soportes. Estos
soportes han ido evolucionando y en algunos casos unos soportes han sustituido a otros
aunque también pueden convivir varios de ellos. Los avances tecnológicos son los que
propician la aparición de nuevos soportes con una capacidad de almacenamiento cada vez
mayor.

Entre los soportes de documentos digitales se pueden citar:

Disquetes o discos flexibles: (Los tamaños más frecuentes son de 5 ¼” o de 3 ½”

pulgadas). Tienen una capacidad de almacenamiento bastante reducida, en concreto
1,44 MB para los discos de 3 ½”. Este tipo de dispositivo de almacenamiento es
vulnerable a la suciedad y los campos magnéticos externos, por lo que, en muchos
casos, deja de funcionar con el tiempo.

Discos magnéticos: permiten un acceso aleatorio a los datos, con posibilidad de

modificarlos y una capacidad de almacenamiento superior a los 200 Gb y en constante
incremento. Su vida útil estimada se sitúa en torno a los cinco años.

Cintas magnéticas: el acceso a los datos es lineal con lo cual es más lenta la búsqueda
y localización de los mismos. En general no permiten modificación de los datos, sino
la reescritura de los mismos. La vida útil y la capacidad de almacenamiento es similar
a los discos magnéticos.

Discos ópticos (CD-ROM y DVD): permiten un acceso aleatorio y en algunos casos

la modificación de los datos. Su vida útil es mayor que en los casos anteriores variando
desde los cinco a diez años de los productos con menos calidad a varias décadas para
los de mayor calidad.

Memorias USB (Universal Serial Bus), son dispositivos de almacenamiento que

utilizan una memoria flash para guardar información. Estas memorias se han
convertido en el sistema de almacenamiento y transporte personal de datos más
utilizado, desplazando en este uso a los tradicionales disquetes y a los CD. Se pueden
encontrar en el mercado fácilmente memorias de varios GB, y hasta 1 TB.

Tarjetas SD: Son un formato de tarjeta de memoria que se utiliza en dispositivos

portátiles tales como cámaras fotográficas digitales, PDA, teléfonos móviles,
computadoras portátiles e incluso videoconsolas (tanto de sobremesa como
portátiles), entre muchos otros. Las primeras tarjetas tenían capacidades que oscilaban
entre los 16, 32 y 64 MB y actualmente pueden llegar hasta los 64 GB.

Ordenadores, tabletas y teléfonos móviles, etc. Este tipo de aparatos disponen de

memorias internas de diferentes capacidades en las que se pueden almacenar
documentos digitales.

Servidores informáticos: son máquinas con una alta capacidad de almacenamiento.

Pueden ser servidores locales o remotos. Disponen de medidas de seguridad para
controlar los accesos. Hay grandes empresas que proveen de servicios de
almacenamiento a otras empresas e instituciones. Cada vez es más frecuente el
almacenamiento de documentos en la “nube”. Tiene la ventaja de que las empresas
responsables de dichos servidores se encargan de las medidas de seguridad y de hacer
copias de seguridad, o de tener servidores espejo “mirror”, para evitar la pérdida de
 datos. El principal inconveniente es que se delega en empresas ajenas la
responsabilidad del mantenimiento de dichos documentos y que el acceso tiene que
ser a través de la red.

Figura 1: Soportes digitales

En la preservación de recursos digitales, algunos de los conceptos tradicionales siguen siendo

válidos y otros ya no sirven en el nuevo entorno.

Según las Directrices para la preservación del patrimonio digital se define la Preservación
digital como las acciones destinadas a mantener la accesibilidad de los objetos digitales a
largo plazo. También se puede definir como las “…acciones necesarias para asegurar el
acceso continuado a materiales digitales durante el tiempo que sea requerido y para cualquier
finalidad legítima” (WALLER; SHARPE, 2006, p.10).

De estas definiciones se deducen ciertas similitudes pero también algunas diferencias con
respecto a las definiciones tradicionales. Cuando se trata de preservación digital:

- Se pretende preservar la información en vez del documento físico;

- Se pretende garantizar la accesibilidad y no solamente la utilización de la información.

Tradicionalmente la conservación del documento físico equivalía a la conservación de la
información que contenía. En esos casos existe un vínculo intrínseco entre el contenido y el
soporte en el que se graba la información. Este vínculo queda roto en los documentos digitales
por lo que van a plantear nuevos problemas relacionados con la conservación y accesibilidad
a la información.
DIFERENCIAS ENTRE LA PRESERVACIÓN TRADICIONAL Y LA PRESERVACIÓN DE
RECURSOS DIGITALES

La principal diferencia existente entre la preservación tradicional y la preservación de recurso

digitales es que la primera pretende mantener a los documentos en su estado original,
mientras que en la segunda los documentos digitales tienen que ser modificados y
transformados continuamente a lo largo del tiempo para que sigan siendo legibles e
inteligibles.

La diferencia viene marcada por la propia naturaleza de los documentos a preservar que
presentan unas características particulares. En la siguiente tabla se reflejan esas diferencias:

MATERIALES TRADICIONALES RECURSOS DIGITALES

Son objetos “fijos, estables y Vulnerabilidad de los
datos digitales
duraderos”
Deterioro lento Deterioro rápido de los soportes
Son portadores de sus propios No son reconocibles por su
metadatos observación, necesitan
Se deben guardar junto a su portador metadatos
Deben externos
gestionarse
separadamente de sus
Tienen valor como objeto sistemas
No tienenportadores
valor como objeto
Costes preservación bajos a medida Costes preservación altos
que pasan los años
debido a la migración de
formatos y sistemas
Tabla 1: Características de documentos tradicionales de
y digitales
almacenamiento

La conservación y preservación de cualquier documento tiene que tener en cuenta la

autenticidad de los mismos, así como la integridad de la información.

La integridad de la información plantea un desafío cuando se trata de documentos digitales.

En el caso de los documentos tradicionales los equipos dedicados a la conservación agotan
sus esfuerzos para lograr la distinción del original y cualquier intervención que se haga sobre
el mismo con el fin de evitar un falseamiento histórico de los documentos originales. En el
caso de los documentos digitales, el personal especializado encargado de su conservación
deberá documentar mediante metadatos toda la información generada a partir de la
documentación electrónica. Además tendrán que desarrollar estándares y políticas
normalizadas que permitan el acceso, el uso y el intercambio de la estructura de la
información así como de sus modificaciones a lo largo del tiempo. (EQUIHUA, 2013)

LA DIGITALIZACIÓN COMO MÉTODO DE PRESERVACIÓN

Un punto de coincidencia entre la preservación tradicional y la digital es el uso de la
digitalización como método de preservación de materiales analógicos.

Con el paso del tiempo, los documentos conservados en formatos tradicionales han estado
expuestos a diferentes fenómenos que dificultan su preservación y que los han ido
deteriorando. Debido a esto, uno de los métodos para conservarlos es la digitalización de los
documentos, asegurando así la existencia de una copia de los mismos. De este modo, el
digitalizar los documentos influye también a la hora de la consulta, ya que no es necesario
recurrir al original puesto que se dispone de una copia en estos formatos.

En la actualidad, numerosas bibliotecas, museos y otras instituciones han digitalizado sus

obras para intentar mejorar su conservación. Hay que tener en cuenta que es un proceso que
requiere tiempo y dinero y que, a grandes rasgos, el coste es mayor que el que suponía una
conservación tradicional.

CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS RECURSOS DIGITALES

Los recursos de todas las instituciones son limitados por lo que, tanto para la preservación de
documentos tradicionales como para la preservación de documentos digitales, será necesario
establecer una Política teniendo en cuenta las necesidades y recursos institucionales, los
intereses de los usuarios y los diferentes aspectos físicos e intelectuales de los documentos
tales como formato, estado, pertinencia, valor y uso. (KEEFER; GALLART, 2007)

Para establecer un programa de preservación habrá que tener en cuenta diferentes aspectos
que van a condicionar las actuaciones a realizar.

Entre las cuestiones a tener en cuenta están:

La selección de los recursos que van a ser preservados

Cuando empezar el tratamiento

Principales amenazas

Qué preservar

Métodos usados para la preservación

SELECCIÓN DE LOS RECURSOS QUE HAY QUE PRESERVAR

Para determinar los recursos a preservar habrá que buscar un equilibrio entre la importancia
relativa del documento y los factores de riesgo que lo amenacen o le hayan afectado. A la
hora de establecer los criterios para determinar qué documentos deben ser preservados se
presentan diferencias entre los documentos tradicionales y los digitales.

DOCUMENTOS TRADICIONALES DOCUMENTOS DIGITALES

El valor legal Además de los recogidos para los
documentos tradicionales:

El valor intrínseco del material Si la institución tiene pleno

derecho a manipular los datos para
asegurar su acceso en futuros
entornos informáticos
La pertinencia para los intereses de la Si hay permiso para acceder
al material en el futuro
Institución
El estado físico Si el recurso está en un formato
legible actualmente y
previsiblemente en el futuro
El uso actual y potencial Si el recurso está en un soporte
que se pueda gestionar para
transferir o almacenar datos
El valor artístico Si el recurso dispone de
documentación
identificativa, incluyendo
metadatos.

Las políticas entre su emplazamiento y

manipulación

La disponibilidad en otras bibliotecas

El coste-efectividad del tratamiento
La disponibilidad de personal e
instalaciones
para realizar el tratamiento
La existencia y disponibilidad de soportes
alternativos apropiados (BARÓ, 1990)

Tabla 2: Criterios de preservación

 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

PRINCIPALES AMENAZAS

Los problemas de conservación y preservación de los documentos digitales están

directamente relacionados con las características de los mismos.

Las principales características de los documentos digitales son:

su dependencia de los elementos informáticos para su lectura;

la volatilidad o facilidad para modificarlos y

la virtualidad debido a su independencia del soporte físico.

La biblioteca o institución responsable de la conservación de los documentos digitales

debe llevar a cabo la Gestión de riesgos que las Directrices para la preservación del
Patrimonio digital define como “Acción de determinar y evaluar los riesgos que
presentan diversas amenazas y, si es el caso, de tomar medidas para reducirlos a niveles
aceptables”.

Se puede decir que los problemas de legibilidad están asociados, por un lado, a la
obsolescencia tecnológica, tanto de hardware como del software, y, por otro, a la propia
naturaleza de los soportes en los que está registrada la información.

La obsolescencia tecnológica

La obsolescencia tecnológica es la incapacidad de utilizar los elementos informáticos a

causa de la propia evolución tecnológica. Un documento puede quedar inutilizado, no
porque se haya deteriorado o haya dejado de funcionar, sino porque hayan desaparecido
los elementos tecnológicos de su entorno original. Es lo que se conoce como documento
“huérfano”.

Los cambios que se producen en el entorno informático pueden afectar al hardware, al

software o a los soportes:

[8]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

Cambios en el hardware

La evolución de los equipos físicos ha experimentado un ritmo muy acelerado en la última

década. Se llega a afirmar que la vida media de los equipos informáticos es de entre dos
y cinco años. Aunque un equipo no deje de funcionar llega un momento en el que no se
puede utilizar porque ya no es posible descargar en él nuevas aplicaciones debido a la
falta de memoria, velocidad, espacio en el disco, procesador correcto, etc.

A modo de ejemplo se puede mencionar que los ordenadores actuales ya no incorporan

disqueteras adecuadas para leer los disquetes de 3 ½” ni de 5 ¼”, por lo que los
documentos que estén en esos soportes ya no son legibles. Los lectores de CD-ROM y de
DVD también empiezan a desaparecer de muchos ordenadores portátiles que incorporan
en su lugar entradas para la lectura de memorias USB y de tarjetas SD.

Cambios en el software

Los datos que forman un documento digital están codificados en un formato y constituyen
una serie de dígitos binarios o cadenas de bits. Esas cadenas de dígitos no tienen ningún
significado si no hay un programa o software capaz de leerlas. Según Abby Smith, los
objetos digitales solo existen mediante su recuperación. (KEEFER; GALLART, 2007,
p.59) Un software puede quedar también huérfano debido a cambios en los sistemas
operativos o en el propio hardware.

Cambios en los soportes

Los documentos digitales, como se apuntó en el apartado 1 de este trabajo, se pueden

almacenar en soportes físicos ya sean magnéticos –discos duros, disquetes, cintas, etc.- u
ópticos –CD-ROM, DVD, etc. La obsolescencia de estos soportes está relacionada con la
evolución del hardware necesario para su lectura. Si desaparece el hardware necesario
para la lectura de un determinado soporte los documentos contenidos en los mismos se
volverán ilegibles.

La degradación de los soportes

Aunque se considera que la obsolescencia tecnológica es el mayor problema para la

conservación de los documentos digitales debido a la rápida evolución tecnológica, la
fragilidad de los soportes digitales también supone un grave problema. Se entiende por
fragilidad la inestabilidad intrínseca del soporte unida a factores externos como el uso o
las condiciones ambientales que pueden conducir, tarde o temprano, a la pérdida de la
información grabada en él. (KEEFER; GALLART. 2007, p. 60).

[9]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

Entre los factores que afectan a los soportes digitales existen:

- Factores internos relacionados con la composición de los soportes. Estos soportes

están compuestos por capas de diferentes materiales sobre las que se graban los datos
mediante un proceso magnético u óptico. Todos los soportes están sometidos a un proceso
de deterioro que puede provocar errores en la lectura de los datos.

- Factores externos como pueden ser los cambios de temperatura y de humedad.

Estos factores pueden adelantar o agravar el ritmo de degradación natural de un
determinado soporte.

Hay factores nocivos que pueden afectar a la degradación de los soportes desde el
momento de su fabricación como pueden ser la mala calidad de los materiales originales,
la calidad en el proceso de fabricación, la proximidad a campos magnéticos, la presencia
de suciedad o polvo en el entorno, mal estado de los equipos de grabación, etc.

Las medidas de conservación deben empezar, por lo tanto, desde el proceso de fabricación
de los soportes y continuar, posteriormente, con las condiciones de almacenamiento y
manejo de los soportes físicos. Cualquier esfuerzo que contribuya a la extensión de la
vida de dichos soportes y a la legibilidad de los datos reducirá los riegos y la necesidad
de posteriores intervenciones de preservación.

En cuanto al almacenamiento es necesario mantener una serie de condiciones,

especialmente en lo que se refiere al control de la temperatura y humedad relativa. A
continuación se ofrecen las recomendaciones del Ministerio de Administraciones
Públicas y de la IFLA sobre dichas condiciones ambientales. (KEEFER; GALLART,
2007, p. 64)

Condiciones ambientales recomendadas por el Ministerio de las Administraciones

Públicas

Temperatura: 2º - 18º (+/- 1º)

o Soportes ópticos y soportes magnéticos

Humedad relativa:

o Soportes ópticos: 40% - 55% (+/- 2%)

o Soportes magnéticos: 40% (+/- 2%)

[10]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

Condiciones ambientales recomendadas por la IFLA

Temperatura

o Soportes ópticos: < 20º

o Soportes magnéticos: 15º (+/- 3º)

Humedad relativa:

o Soportes ópticos: 40%

o Soportes magnéticos: 30% - 40%

Tabla 3: Condiciones ambientales para la conservación

Además de las condiciones del entorno también es importante la forma en la que se

manejan los soportes digitales. La IFLA ofrece una serie de recomendaciones que
favorecen la conservación de los mismos:

Generales:

o Evitar tocar la superficie, y, si es necesario, utilizar guantes sin pelusas.

o Almacenar en áreas limpias, sin elementos magnéticos, polvo, humo, etc.

o Guardar en cajas especiales para el soporte, en posición vertical.

Discos ópticos:

o Utilizar marcadores suaves de punta de fieltro sin disolventes.

o Limpiar con un papel tisú no abrasivo o, mejor con una pistola de aire.

o Limpiar de forma suave, desde el centro hacia los bordes del disco

[11]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

Cintas magnéticas:

o Rebobinar las cintas después de cada uso.

o Adelantar y rebobinar las cintas periódicamente.

o Girar las cintas anualmente

Pérdidas espontáneas o catastróficas de la información

Además de la obsolescencia tecnológica y de la degradación de los sopores, los

documentos digitales corren los mismos riesgos que los documentos en soportes
tradicionales ante acontecimientos catastróficos como puede ser un incendio o una
inundación. En el caso de los documentos digitales este tipo de catástrofes puede suponer
un mayor problema debido al número de copias de este tipo de documentos. En los
documentos digitales no existe el concepto de tirada, como existía en un documento
impreso moderno, por ejemplo. En algunas ocasiones solo se guarda más de una copia, o
un número muy reducido de copias de estos recursos digitales, por lo que su pérdida puede
suponer la desaparición de la información que contienen. De ahí la importancia de
proteger los soportes y contenidos digitales. Para combatir ese tipo de pérdida de
información son necesarios estrictos sistemas de seguridad, controles de acceso, copias
de seguridad físicamente alejadas del centro, etc. (KEEFER; GALLART,

2007, p.67).

Otro riesgo que presentan los recursos digitales es la pérdida de información debido a la
falta de control de las versiones del recurso. Esa falta de control o la mala identificación
de las versiones pueden vulnerar también la autenticidad y la integridad de los datos. Esa
falta de control de las versiones puede deberse a una actualización mal documentada o a
la falta de actualización de los metadatos correspondientes.

QUÉ PRESERVAR

Cuando se plantea un plan de preservación de recursos digitales es necesario determinar

qué es lo que interesa preservar. Las respuestas posibles serán el contenido, el continente
o ambas cosas, y dependerá de la naturaleza del propio documento.

Siguiendo la terminología de las Directrices para la preservación del Patrimonio digital

de la UNESCO deberían preservarse los elementos esenciales (essential elements) o
propiedades significativas del recurso digital, es decir, aquello que representa
debidamente su significado o propósito esencial. Estas propiedades significativas son más
[12]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

que el contenido intelectual del documento e incluyen características como la

funcionalidad y la apariencia.

A medida que se ha asumido la independencia del documento electrónico de sus distintos

soportes físicos ha disminuido la problemática de la conservación física de los soportes
puesto que, considerando que una copia en el entorno informático es siempre una copia
idéntica, un cambio de soporte físico no implica ninguna transformación en el documento.
En cualquier caso sigue existiendo el reto de la conservación física de los soportes
digitales.

Dadas las características de la mayoría de los documentos digitales lo prioritario suele ser
la conservación del contenido ya que los soportes tienen una principalmente una función
utilitaria y pueden sustituirse sin que supongan una pérdida significativa para el valor del
documento.

Cada institución deberá determinar, por lo tanto, qué elementos es preciso conservar y en
qué forma le interesa hacerlo. Se puede hablar de tres niveles: (KEEFER; GALLART,
2007, p. 69)

- Conceptual o intelectual: lo que el usuario puede entender o utilizar;

- Lógico: los datos codificados que pueden ser interpretados por una aplicación
informática;

- Binario: los datos en su forma más básica, la cadena de bits.

Un documento puede presentarse en un determinado formato y ofrecer diferentes

funcionalidades que habrá que determinar si es necesario conservar. Hay documentos que
incorporan elementos multimedia, elementos dinámicos, aplicaciones interactivas,
enlaces hipermedia, etc. La complejidad del documento determinará también las
dificultades de preservación y el coste de la misma.

MÉTODOS PARA LA PRESERVACIÓN

Existen diferentes métodos para la preservación de los documentos digitales y la elección

de uno u otro dependerá de factores tales como:

[13]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

- El formato de los documentos

- Los usos previstos de ellos

- La capacidad técnica institucional disponible.

Lo más frecuente será utilizar la combinación de varios de los métodos ya que no hay
soluciones definitivas.

Entre las soluciones propuestas para evitar la obsolescencia tecnológica y asegurar que
los recursos sean legibles y utilizables en el futuro se encuentran las siguientes:

RENOVACIÓN DE LOS SOPORTES

Consiste en transferir los datos de un soporte a otro nuevo para evitar la pérdida de
información debida al deterioro que sufren las unidades de almacenamiento, tanto
magnéticas como ópticas. Este cambio de soporte no implica un cambio de software ni
de formato, es decir, se renueva el soporte sin alterar el contenido. La UNESCO
(Directrices) habla de “refrescamiento” que define como proceso que consiste en copiar
los datos de un soporte a otro sin cambiar su codificación, para evitar pérdidas de datos
provocadas por el deterioro o el reemplazo de los medios de almacenamiento.

Puede hacerse el cambio al mismo tipo de soporte o a otro más nuevo o más estable lo
que permitirá subsanar también la obsolescencia física de los soportes.

Estos cambios de soporte deberían programarse atendiendo a las indicaciones de los

fabricantes sobre la caducidad del soporte y a las mejores prácticas identificadas en la
profesión. También hay que tener en cuenta el tipo de uso y las condiciones de
almacenamiento.

Según Alice Keefer y Núria Gallart (KEEFER; GALLART, 2007, p.82) no debería
considerarse una estrategia, ya que no es una opción a elegir sino una acción
imprescindible.

[14]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

CAMBIOS DE LOS DATOS Y DE SU ENTORNO

Esta estrategia incluye las medidas adoptadas para intentar prevenir la pérdida de la
información debido al desfase del entorno digital –hardware, software, soportes y
formatos- evitando así que el recurso quede inaccesible.

Preservación de la tecnología

Este método se basa en la preservación del entorno técnico que hace funcionar el sistema,
incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de
medios, etc. Esto implica conservar tanto el hardware como el software originales, y
ocuparse de tenerlos en funcionamiento incluso cuando su obsolescencia sea ya completa,
lo que en algunos casos ha conducido a la creación de verdaderos museos cibernéticos.
(SERRA, 2001, p.6)

En cierta forma se trata más de un tipo de estrategia de recuperación después de un

desastre de objetos digitales que no han estado sometidos a una conservación adecuada.
Ofrece el potencial de tratar con la obsolescencia de los soportes, asumiendo que esos
soportes no se han deteriorado más allá de su legibilidad. Puede aumentar el acceso a
soportes y formatos de ficheros obsoletos, pero en última instancia es un callejón sin
salida, pues ninguna tecnología puede mantenerse funcional de forma indefinida.
(BARRUECO, 2004)

Migración de la información digital

La migración tiene como función principal la conversión del documento creado en un

determinado entorno y codificado en un determinado formato, a otro formato para que
funcione en una nueva plataforma informática más actual o más estandarizada.

Se parte de la idea de que los documentos deben ser accesibles a partir de los sistemas
informáticos existentes en cada momento, lo que exige su migración periódica a formatos
inteligibles por los sistemas actuales.

Existen diferentes estrategias de migración, entre las que cabe mencionar, además del
cambio de soporte mencionado más arriba, las siguientes: (SERRA, 2001)

Compatibilidad retroactiva. Los programas comerciales permiten a menudo leer

documentos creados con versiones anteriores de una misma familia de programas, así
como su migración a la versión actual. Este tipo de migración puede realizar alteraciones

[15]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

en la estructura interna de los documentos digitales no deseables desde el punto de vista

legal, o que atenten a la autenticidad del documento original.

Interoperabilidad. Programas de distintas empresas pueden compartir los mismos

formatos de documento digital. Esta estrategia comercial, practicada por los principales
productores de software, permite visualizar documentos de un formato propietario con el
programa de otra empresa y convertirlos a nuevos formatos propietarios.

Conversión a formatos estándar. La existencia de formatos estándar es la principal

garantía de la conservación de la funcionalidad de los documentos digitales. Esta
estrategia, debe contemplar la utilización de un formato seguro (fiable y auténtico)
durante el uso del documento, cuando tiene valores primarios, e incluir la posibilidad,
cuando se quiera disponer el documento para su conservación a largo plazo, de congelar
sus valores primarios en un formato estándar.

A pesar de ser el método más aceptado, la migración presenta numerosos problemas.

Migrar la documentación de un archivo digital es caro —en recursos materiales y
humanos—, laborioso y lento. También es una tarea peligrosa que comporta un riesgo de
pérdida de datos, tanto por errores en la grabación como por incompatibilidades entre
formatos. Uno de los mayores inconvenientes es que no se puede evitar la alteración del
documento original, alteración que puede afectar la estructura, el contenido, la apariencia
y la funcionalidad en mayor o menor grado. Si el objeto digital contiene varios formatos
diferentes habrá que tenerlo en cuenta ya que puede requerir tratamientos diferentes para
cada uno de ellos en el proceso de migración.

Eliminación de la dependencia de los documentos de una determinada tecnología

Este método consiste en eliminar las dependencias no esenciales que los documentos
mantienen con los programas con que han sido creados.

Estas dependencias pueden ser de dos tipos:

- Funcionalidades para editar o actualizar el documento electrónico (por ejemplo,

el sistema gestor de una base de datos). Cuando se plantea la conservación a largo
plazo de un documento digital auténtico se infiere que debe ser inmodificable. Por
lo tanto, no es necesario conservar más que las funcionalidades de visualización y
los datos contextuales.

- Vestigios de la tecnología original, como por ejemplo los formularios y listados

de una base de datos.

[16]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

Esta opción necesita una tecnología estándar para la recuperación de la información, una
vez eliminada su dependencia original.

Emulación de la tecnología

Este método pretende que los sistemas informáticos del futuro tengan la capacidad de
recuperar los datos originales, como si se tratase del software original. El programa
emulador debería permitir que el usuario del futuro vea y experimente el recurso tal y
cómo era cuando se creó. Al contrario de la “migración” que pretende convertir el
documento original para que funcione en sistemas nuevos, la “emulación” lo que pretende
es convertir el entorno para que pueda leer el documento en su estado original.

El objetivo de este método es conservar la funcionalidad que tienen los documentos

cuando son reproducidos por el software original. La emulación encapsula el
comportamiento del software o hardware junto con el objeto digital mismo. Esta
emulación se puede limitar a conservar la presentación visual de los documentos mediante
visores (viewers) o bien conservando la imagen electrónica del documento, con formatos
como pdf o djvu.

Según Jordi Serra (SERRA, 2001, p. 10) “esta opción garantiza la autenticidad de los
documentos conservados y la fidelidad de la reproducción, pero al mismo tiempo
presenta un importante inconveniente: tanto la versión reducida del software original
como el emulador también están sujetos a una progresiva obsolescencia, y su
mantenimiento y actualización pueden ser muy difíciles, especialmente cuando dependan
de una firma comercial que actúe exclusivamente en función de los intereses del
mercado.”

Estos cambios en los datos y su entorno se pueden resumir en el siguiente gráfico

(SERRA, 2008, p. 152)

[17]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

Figura 2: Estrategias de preservación digital - Esquema

La elección de un método o de otro se tendrá que decidir en función del tipo de

documento. En la siguiente tabla se pueden ver algunas de las estrategias recomendadas
en función del contenido de los documentos (SERRA, 2001)

[18]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

Tabla 4: Estrategias de preservación por tipo de documento

OTRAS ACTUACIONES

Además de las estrategias planteadas anteriormente existen otras opciones, aunque no

parecen soluciones para la preservación de los documentos digitales a gran escala. Entre
estas opciones podemos citar:

- Los museos informáticos: esta opción prevé el mantenimiento de “museos” de software

y hardware antiguos para garantizar la lectura de los documentos en el entorno en el que
fueron creados. Supondría guardar ejemplares de todos los modelos, más copias y piezas
de reparación. Parece una solución inviable.

- Impresión en soportes analógicos: Consistiría en la transferencia de información

guardada en soportes digitales a otros tradicionales como el papel no ácido o la
microformas debido a que estos soportes son más estables. Esta opción, que podría ser
viable para determinado tipo de documentos es totalmente inadecuada para documentos
multimedia, enlaces hipertextos o documentos dinámicos. El volumen de documentos
digitales hace es otro de los elementos que hace inviable esta opción

[19]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

- Preservación en línea: Esta opción propone el almacenamiento de los documentos en

servidores externos. Esta opción de almacenamiento en la “nube” está siendo muy
utilizada actualmente, pero hay que tener en cuenta que este sistema no elimina la
necesidad de hacer migraciones en algún momento a futuros formatos, ni de hacer copias
de seguridad.

- Arqueología digital: Esta opción más que una estrategia es la ausencia de ella ya que
lo que plantea es que no haga nada y se deje la recuperación de los documentos en manos
de los especialistas del futuro.

TENDENCIAS DE FUTURO

La expansión de los documentos electrónicos ha llevado a que en determinados ámbitos

su presencia sea mayoritaria y por tanto se hace imprescindible su conservación por
razones patrimoniales, culturales, jurídicas o de otro tipo. La globalización de los sistemas
de almacenamiento y los avances constantes de la tecnología, característicos de la
Sociedad de la Información actual, hacen que sean necesarios programas globales de
conservación y preservación de todo el patrimonio documental que se encuentra en ese
formato. Cada institución depositaria de documentos digitales tendrá que adoptar sus
propios programas de preservación pero las medidas locales ya no son suficientes. Se
hacen necesarias estrategias a largo plazo y la cooperación entre diferentes instituciones
que permitan compartir los enormes gastos que supone la preservación global de estos
documentos y que permita buscar soluciones a la enorme complejidad que dicha
preservación supone.

La preservación digital es una tarea en la que tienen que intervenir bibliotecarios y

archiveros, pero también todos los actores relacionados con la creación, la gestión y uso
de cada documento digital.

Son numerosos los proyectos de investigación en preservación digital que se están

desarrollando en todo el mundo, principalmente en países como Estados Unidos,
Australia, Nueva Zelanda, Gran Bretaña, Francia, Holanda, etc. La mayor parte de estos
proyectos están liderados por Bibliotecas o Archivos Nacionales, así como por
universidades. Es frecuente la colaboración con empresas tecnológicas.

Entre las principales líneas de actuación se pueden destacar:

El desarrollo e implementación de estándares internacionales de metadatos de

preservación.

[20]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

Los requerimientos de los sistemas de gestión de archivos digitales. La

elaboración de registros de formatos.

Creación e interconexión de repositorios institucionales, etc.

Hay que destacar que los aspectos más teóricos que caracterizaban las investigaciones de
principios de la década de 2000 han dado paso a aplicaciones más prácticas y aplicables
a entornos reales. Los debates sobre las alternativas técnicas de preservación (migración,
emulación, encapsulamiento, etc.), sobre los formatos más recomendables o sobre el
modelo funcional, tienen un menor peso relativo frente a los esfuerzos en pos de la
integración de herramientas, la automatización de los procesos o la creación de sistemas
expertos de ayuda a la toma de decisiones en cuestiones de preservación. (TERMENS,
2009)

CONCLUSIONES

Para garantizar la preservación de los documentos digitales las bibliotecas deben

implicarse en todo el ciclo vital del documento, es decir en la selección, descripción,
difusión y preservación. Para gestionar estos recursos a largo plazo, y dado que los
cambios son constantes y bastante rápidos, los bibliotecarios deben adoptar las buenas
prácticas reconocidas y realizar un seguimiento sistemático y constante de los diferentes
ámbitos que tienen impacto sobre la preservación como son la tecnología, las normas y
la legislación. Para la preservación digital no son suficientes las soluciones técnicas, sino
que se hace necesario el establecimiento de políticas nacionales e internacionales que
permitan adoptar las mejores decisiones.

El éxito de los programas de preservación de documentos digitales dependerá en gran

medida de la coordinación entre organismos, tanto a nivel nacional como internacional,
para implementar políticas favorables, promover el desarrollo y aplicación de normas y
facilitar la financiación necesaria.

La preservación digital requiere que se tomen medidas activas durante todo el ciclo de
vida del recurso por lo que las políticas de preservación deben establecerse a largo plazo.
La investigación se hace necesaria de forma constante para aplicar en cada momento las
soluciones técnicas más avanzadas y seguras. Para garantizar la conservación del
patrimonio digital se hace necesaria la participación de todos los actores relacionados con
ese tipo de documentación: creadores, informáticos, investigadores, políticos,
legisladores, bibliotecarios, etc.

[21]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

Como afirmaba Anne Thurston, fundadora y directora del International Records

Management Trust, tras la Conferencia internacional "La Memoria del Mundo en la era
digital: digitalización y preservación", que se celebró en Vancouver (Canadá) en
septiembre de 2012, “…si queremos que los archivos digitales que dependen de las
políticas, acciones y transacciones de los gobiernos sean accesibles, auténticos y
utilizables a largo plazo, se deben cumplir estándares profesionales internacionales. Por
ejemplo, es necesario grabar los metadatos de los documentos (quién los creó, cuándo,
dónde, cómo y por qué) para que estos sigan siendo significativos y accesibles […] la
preservación del patrimonio documental mundial no es solamente cuestión de crear y
almacenar información digital. Supone reposicionar y fortalecer la labor de los
profesionales de la información para que cumplan un papel primordial en el desarrollo
mundial. Estos profesionales ya han trabajado a nivel internacional para crear los
estándares, leyes, prácticas y tecnologías necesarios para realizar una buena gestión de
los archivos digitales. El desafío actual es fomentar la voluntad política para avanzar.”
(UNESCO, 2012)

Para terminar suscribo las palabras de Terry Kuny (BARRUECO, 2004) cuando dice:

“A medida que entramos en la era electrónica de objetos digitales, es importante saber

que hay nuevos bárbaros en la frontera y que estamos entrando en una época donde
mucho de lo que sabemos hoy, mucho de lo que está codificado y escrito
electrónicamente, se perderá para siempre. Estamos, en mi opinión, viviendo en medio
de la edad media digital. En consecuencia, igual que los monjes del pasado, le toca a
bibliotecarios y archiveros hacerse cargo de la tradición de conservar la historia y el
patrimonio documental de nuestros tiempos”

[22]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

BIBLIOGRAFÍA

Baró, Mònica. (1990). Preservatió i conservació de materials de biblioteca i d’arxiu a

Catalunya. Barcelona : Escuela Universitaria J. Rubió i Balaguer de Biblioteconomía y
Documentación.

Barrueco, José Manuel. (2004). Preservación y conservación de documentos digitales.

[en línea]. [Consulta: 22 marzo 2013]. Disponible en:
http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pdf

Beagrie, Neil; Semple, Najla; Williams, Peter; Wright, Richard. (2008). Digital
preservation policies study. JISC (Joint Information Systems Committee). [Consulta: 21
marzo 2013]. Disponible en:
http://www.jisc.ac.uk/publications/reports/2008/jiscpolicyfinalreport.aspx

Crespo Arcá, Luis. (2012). El transcurso del cuidado de libros y documentos: de la

conservación científica a la preservación digital. Boletín ANABAD, Octubre-Diciembre,
n.4.

Díaz Escolto, Alma Silvia; Ramírez Godoy, Mª Esther. (2013). La preservación digital.
Retos de la conservación de la información en las bibliotecas académicas. Mi biblioteca,
n. 32.

Equihua, Saúl Mtz. La preservación de documentos digitales. [Consulta: 20 marzo 2013].

Disponible en: http://www.biblogtecarios.es/saulequihua/la-preservacion-de-
documentos- digitales.

Establishing a central depository for preserving digital image collections..Part 1:

Responsibilities of transferee. (2001). Cornell, NY : Cornell University Library.
[Consulta: 21 marzo 2013].
http://www.library.cornell.edu/imls/image%20deposit%20guidelines.pdf

[23]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

Feijóo, Claudio. (2013). Soportes digitales y transformación de las industrias de

contenidos. El profesional de la información, enero-febrero, v. 22, n.1, pp.5-9. Disponible
en: http://dx.doi.org/10.3145/epi.2013.ene.01

IFLA. (2000). Principios para el cuidado y manejo de material de bibliotecas. Comisión

de Preservación y Acceso. Santiago de Chile: Centro Nacional de Conservación y
Restauración. DIBAN, 98 p. Disponible en: http://www.ifla.org/VI/4/news/pchlm-s.pdf

Keefer, Alice. (2005). Preservación digital y depósitos institucionales. El profesional de

la información, noviembre-diciembre, v.14, n. 6.

Keefer, Alice; Gallart, Núria. (2007). La preservacion de recursos digitales: El reto para
las bibliotecas del siglo XXI. Barcelona: Editorial UOC. ISBN: 9788497885667. p. 229

López de Prado, Rosario; Sánchez Hernampérez, Arsenio. (2012). El Plan de

Preservación y Acceso: conservación material en un mundo digital. Boletín ANABAD,
2012, Octubre- Diciembre, n. 4.

National Library of Australia. Directrices para la preservación del patrimonio digital.

(2003). UNESCO. [Consulta: 20 marzo 2013]. Disponible en:
http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf

Serra Serra, Jordi. (2001). Gestión de los documentos digitales: estrategias para su
conservación. El profesional de la información, septiembre, v. 10, n. 9.

Serra Serra, Jordi. (2008). Los documentos electrónicos: Qué son y cómo se tratan. Gijón:
Trea.

Tèrmens, Miquel. (2009). Investigación y desarrollo en preservación digital: un balance

internacional. El profesional de la información, noviembre-diciembre, v. 18, n.6, pp.613-
624. DOI: 10.3145/epi.2009.nov.04

[24]
 GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservación y conservación de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO

UNESCO. (2003) Carta para la preservación del patrimonio digital. [en línea]. [Consulta:
21 marzo 2013]. Disponible en: http://portal.unesco.org/es/ev.php-
URL_ID=17721&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html

UNESCO, Servicio de prensa. (2012). Preservación digital: preservar el patrimonio y

proteger los derecho civiles: entrevista con Anne Thurston. (en línea). [Consulta: 01 abril
2013]. Disponible en: http://www.unesco.org/new/es/media-services/single-
view/news/digital_preservation_preserving_heritage_and_protecting_civil_rights/

Walller, Martin; Sharpe, Robert. (2006). Mind de gap: assessing digital preservation
needs in de UK. Digital Preservation Coalition. [Consulta: 21 marzo 2013]. Disponible
en: http://www.dpconline.org/docs/reports/uknamindthegap.pdf

[25]