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CONTABILIDADE DO
RIO GRANDE DO SUL
Manual de
Orientação e de
Procedimentos para as
Organizações Contábeis
Porto Alegre - RS
Julho de 2009
Editor:
CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE
DO RIO GRANDE DO SUL
Rua Baronesa do Gravataí, 471
90160-070 - Porto Alegre - RS
Fone/Fax: (51) 3254-9400
E-mail: crcrs@crcrs.org.br
Internet: www.crcrs.org.br
Coordenação geral:
Contador Rogério Rokembach – Presidente do CRCRS
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Apresentação
Colega:
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Sumário
1 - COMPETÊNCIAS DE CADA DEPARTAMENTO ..................... 7
2 - DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS À
ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL ........................................................... 9
3 - DOCUMENTOS LEGAIS ................................................................. 11
4 - RECURSOS HUMANOS - DEPARTAMENTO DE
PESSOAL ............................................................................................... 14
5 - SERVIÇOS DE TERCEIROS ........................................................... 27
6 - DOCUMENTOS REFERENTES À
MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA .................................................... 29
7 - DESPESAS E CUSTOS ....................................................................... 31
8 – ESTOQUES ........................................................................................... 33
9 - CONCILIAÇÃO CONTÁBIL E COMPOSIÇÃO DE
SALDOS ................................................................................................. 35
10 - ESTRUTURAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DAS
CONTAS CONTÁBEIS ...................................................................... 41
11 - COMPRAS, TRANSFERÊNCIAS E
BENEFICIAMENTOS DE MERCADORIAS E
PRODUTOS .......................................................................................... 49
12 - IMOBILIZADO - AQUISIÇÃO E VENDA ................................. 51
13 - VENDAS E CIRCULAÇÃO DE PRODUTOS E
MERCADORIAS, E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ................... 53
14 - RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS ............................................... 54
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Introdução
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1. COMPETÊNCIAS
DE CADA DEPARTAMENTO
Departamento Contábil:
- escrituração dos livros Diário e Razão;
- elaboração do livro LALUR e Fcont;
- elaborações de Balancetes de Verificação;
- elaboração de todas Demonstrações Contábeis exigidas pelas legis-
lações societária e fiscal;
- análise das Demonstrações Contábeis;
- controle dos bens do Ativo Permanente;
- elaboração e entrega da DIPJ, PJSI, DACON, DCTF, DIMOB e
DIRF;
- SPED Contábil.
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Recepção: atendimento ao público – pessoalmente ou por telefone.
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2. DOCUMENTOS QUE DEVEM
SER ENVIADOS À
ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL
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2. Depósito bancário: anexar cópia do comprovante da origem. Por
exemplo, no recebimento de duplicata, anexar cópia desta.
3. Avisos de cobrança bancária e de cartões de crédito: enviar os a-
visos de todas as operações (desconto, cobrança simples, vinculada, che-
ques descontados e em custódia, antecipações, cartões de crédito).
4. Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferên-
cias, aplicações, débitos, créditos, etc.
5. Contratos de seguros com apólice, empréstimos, financiamentos,
leasing, etc.: enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas.
6. Despesas com refeições, gasolina, álcool, material de limpeza,
brindes, conservação, manutenção e outras pequenas despesas somente
poderão ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal do
consumidor ou nota fiscal de serviços (1ª via e em nome da pessoa jurí-
dica).
7. Recebimentos de duplicatas por caixa: anotar a data do recebi-
mento no verso.
8. Relatórios (diário auxiliar) de clientes e fornecedores: enviar men-
salmente com a movimentação e a posição do final do período, numera-
dos sequencialmente.
9. Relatório Diário do Caixa: informar a movimentação de recebi-
mentos e pagamentos do dia em moeda corrente, fechando saldo do dia,
anexando os respectivos documentos.
10. Prazo de entrega de documentos contábeis e fiscais: até o dia 02
(dois) de cada mês.
OBSERVAÇÃO:
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3. DOCUMENTOS LEGAIS
3.1 – PRINCIPAIS
3.2 – ACESSÓRIOS
1 – Tributária:
PLACA INDICATIVA DA OPÇÃO PELO “SUPERSIMPLES”
Optantes: empresas enquadradas no SUPERSIMPLES Federal.
2 – Saúde Pública:
PLACA INDICATIVA DA PROIBIÇÃO DE VENDA DE CI-
GARROS E BEBIDAS ALCOÓLICAS PARA MENORES
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comercializam
bebidas e cigarros.
3 – Trabalhista:
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a) DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEÇÃO AOS
MENORES
Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores.
b ) ESCALA DE REVEZAMENTO
Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos
dias destinados ao repouso.
c) AVISO DE REEMBOLSO-CRECHE
Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema.
d) QUADRO DE HORÁRIO
Obrigados ao cumprimento: empregadores que não adotarem regis-
tros manuais, mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de
horário, exceto micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Na-
cional.
e) SEGURANÇA DO TRABALHO
Avisos e placas referentes à manutenção, armazenagem e manuseio
de materiais; materiais perigosos e insalubres; instalações elétricas; inter-
dição de uso; construção civil; explosivos; localização de extintores; carga
máxima de equipamentos e caldeiras.
4 – Defesa do Consumidor:
CONDIÇÕES DE VENDA A PRAZO
Preço à vista; taxa de juros ao mês, quando prefixada; taxa de juros
ao mês que será acrescida ao índice pactuado, quando pós-fixado; taxa
incidente de juros ao ano; multa de mora, que não poderá exceder a 2%.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os pres-
tadores de serviços.
1 – Defesa do Consumidor:
CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREÇOS DE ÓRGÃOS
(POLÍCIA CIVIL, PROCON)
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de pres-
tação de serviços.
2 – Fiscalização Sanitária:
CARTAZ DE INDICAÇÃO DO ÓRGÃO SANITÁRIO DE
FISCALIZAÇÃO
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Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gêne-
ros alimentícios, abertos ao público, fiscalizados pela Secretaria de Esta-
do da Saúde, diretamente ou por órgão delegado.
OBSERVAÇÃO:
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4. RECURSOS HUMANOS –
DEPARTAMENTO DE PESSOAL
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4.2 – ADMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS
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O contrato de experiência pode ser prorrogado uma única vez. O
prazo máximo considerado como experimental é de noventa dias, salvo
CCT – Convenção Coletiva de Trabalho que estipule outro prazo.
O aviso prévio deverá ser concedido pela parte que provoca a resci-
são do contrato de trabalho e tem a duração de 30 dias.
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dos, tais como situações especiais de estabilidade (funcionário em fase de
alistamento, com determinada idade, tempo de serviço ou acidente de
trabalho, gestantes, etc.).
4.4 – FÉRIAS
4.4.2 – Concessão
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Não pode ser efetuado desconto de faltas a título de férias. Contu-
do, haverá redução do período de gozo, sempre que o funcionário tiver
mais de 5 faltas injustificadas durante o período aquisitivo.
4.4.6 – Pagamento
O pagamento das férias deverá ser efetuado até 2 dias antes do iní-
cio do respectivo período. O empregado deve assinar e datar o recibo,
devendo uma via do aviso e do recibo de férias retornar ao escritório.
4.5.1 – Duração
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4.5.8 – Trabalho da Mulher, do Menor e de Categorias Diferenciadas
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4.6 – REMUNERAÇÃO
4.6.4 – Garantias
4.6.5 – Vale-transporte
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4.6.6 – Outras vantagens e benefícios
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4.7.3 – Prazo para Pagamento
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PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
O Programa de Prevenção de Riscos Ambientais ou PPRA é um
programa estabelecido pela Norma Regulamentadora NR-9, da Secretaria
de Segurança e Saúde do Trabalho, do Ministério do Trabalho.
OBSERVAÇÃO:
Apesar das dispensas deste item, aconselhamos manter os procedi-
mentos de controle tendo em vista eventuais riscos trabalhistas.
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4.10 – PENALIDADES
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5. SERVIÇOS DE TERCEIROS
Pessoas físicas inscritas são aquelas que estão registradas como au-
tônomas nas Prefeituras Municipais e no INSS e devem apresentar RPA
(recibo de pagamento a autônomo), nota fiscal de serviços ou recibos.
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5.2 – PESSOAS JURÍDICAS
OBSERVAÇÃO:
Quando houver venda ou prestação de serviços para órgãos públi-
cos, a retenção dos tributos federais deve obedecer a alíquota diferente
das acima citadas.
OBSERVAÇÃO:
Todo serviço referente à construção civil deve sofrer a retenção de
11% do INSS sobre a nota fiscal emitida. Porém as empresas optantes
pelo Simples Nacional poderão efetuar a retenção do INSS desde que
ofereçam a tributação no anexo IV. As empresas optantes do Simples
Nacional, tributadas no anexo III, não poderão sofrer a retenção do
INSS; caso ocorra, será motivo para exclusão do Simples Nacional.
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6. DOCUMENTOS REFERENTES
À MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA
6.1 – PAGAMENTOS
6.2 – RECEBIMENTOS
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da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por documento
(nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc.).
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7. DESPESAS E CUSTOS
OBSERVAÇÃO:
No caso de qualquer dúvida que eventualmente surja com relação
aos documentos para serem lançados em despesas/custos, etc., consulte
sempre o Departamento Contábil.
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8. ESTOQUES
8.1 – CONCEITO
8.2 – INVENTÁRIO
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9. CONCILIAÇÃO CONTÁBIL E
COMPOSIÇÃO DE SALDOS
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As contas de Fornecedores devem estar conciliadas com o relatório das
contas a pagar ou o setor Financeiro deve realizar uma composição de sal-
dos de cada fornecedor, com o objetivo de confrontar com a Contabilidade.
O Contabilista poderá utilizar conta contábil distinta para os fornecedores
mais representativos objetivando o controle contábil dessas contas.
Os tributos a pagar e em dia devem conferir com o pagamento do
mês seguinte; os tributos a pagar em atraso devem ser relacionados em
planilhas à parte para contabilização dos juros e multas e posterior con-
ferência com os saldos contábeis.
Empréstimos e financiamentos devem ser conciliados com o con-
trato objetivando a contabilização dos juros e das atualizações pelo perí-
odo de competência e mantidas planilhas de conferência do cálculo dos
juros, atualizações monetárias e outras despesas para que a empresa não
desembolse a mais do que o estipulado no contrato de empréstimo ou
financiamento.
Contas a pagar em dia devem estar conferindo com o(s) pagamen-
to(s) no(s) mês(es) seguinte(s) ou manter planilha com composição de
saldos.
Provisão de férias e 13º salário devem estar de acordo com o relató-
rio analítico por funcionário, fornecido pelo Setor de Pessoal.
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Atenção:
As contas contábeis devem estar rigorosamente conciliadas, ou seja,
os lançamentos constantes na Contabilidade deverão estar suportados
por documentos e ainda registrados na conta correta, bem como os sal-
dos contábeis confrontados com relatórios de outros setores (contas a
receber, a pagar, etc.) para refletirem a realidade da empresa. Ocorrem
muitos casos, principalmente em empresas que não têm uma auditoria
independente, em que os saldos não retratem bem a empresa, há lança-
mentos em contas erradas ou faltam lançamentos; por esses motivos as
contas devem estar conciliadas.
Resumindo:
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Por exemplo: a conta clientes deve estar conciliada com o relató-
rio do Contas a Receber; a conta de fornecedores com o relatório do
Contas a Pagar e assim por diante. Esses relatórios devem ser enviados à
Contabilidade ao final de cada mês para fins de conciliação.
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10. ESTRUTURAÇÃO E
CLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS
CONTÁBEIS
1. ATIVO
1.1 Circulante
1.1.01 Disponível
1.1.01.01 Caixa
1.1.01.02 Banco conta movimento
1.1.01.02.01 Banco X
1.1.01.03 Aplicações financeiras
1.1.01.03.01 Banco X
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1.1.02 Clientes
1.1.02.01 Cliente X
1.1.03 Duplicatas a receber
1.1.04 (-) Duplicatas descontadas
1.1.05 (-) Provisão p/ devedores duvidosos
1.1.06 Adiantamento a fornecedores
1.1.07 Adiantamento a empregados
1.1.08 Títulos a receber
1.1.08.01 Nota promissória a receber
1.1.09 Impostos diversos a compensar
1.1.09.01 ICMS a recuperar
1.1.09.02 IPI a recuperar
1.1.09.03 IRRF a recuperar
1.1.09.04 CSLL a recuperar
1.1.09.05 PIS a recuperar
1.1.09.06 INSS a recuperar
1.1.09.07 COFINS a recuperar
1.1.09.08 Outros tributos a recuperar
1.1.10 Estoques
1.1.10.01 Mercadorias para Revenda
1.1.10.02 Produtos em elaboração
1.1.10.03 Matéria prima
1.1.10.04 Material de embalagem
1.1.10.05 Materiais de Uso/Consumo
1.1.11 Títulos e valores mobiliários
1.1.11.01 Depósito p/ incentivo fiscal
1.1.12 Despesas antecipadas
1.1.12.01 Juros s/ empréstimo de capital de giro
1.1.12.02 Juros s/ financiamento Imobilizados
1.1.12.03 Despesas financeiras
1.1.12.04 Seguros
1.1.12.05 Vale transporte
1.1.12.06 Outras
1.2 Não Circulante
1.2.01 Realizável a longo prazo
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1.2.01.01 Aplicações em Incentivos Fiscais
1.2.02 Investimentos
1.2.02.01 Participação empresas ações diversas
1.2.02.02 Outros investimentos
1.2.03 Imobilizado
1.2.03.01 Terrenos
1.2.03.02 Móveis e utensílios
1.2.03.03 (-) Depreciação móveis e utensílios
1.2.03.04 Instalações
1.2.03.05 (-) Depreciação instalações
1.2.03.06 Máquinas, equipamentos e ferramentas
1.2.03.07 (-) Depreciação máquinas, equipamentos e ferramentas
1.2.03.08 Computadores e periféricos
1.2.03.09 (-) Depreciação Computadores
1.2.03.10 Veículos
1.2.03.11 (-) Depreciação veículos
1.2.03.12 Imóveis
1.2.03.13 (-) Depreciações Imóveis
1.2.04 Intangíveis
1.2.04.01 Marcas e Patentes
1.2.04.02 (-) Amortização Marcas e patentes
1.2.04.03 Pesquisa e desenvolvimento
1.2.04.04 (-) Amortização Pesquisas e desenvolvimento
1.2.04.05 Direitos autorais
1.2.04.06 (-) Amortização sobre direitos autorais
2. PASSIVO
2.1 Circulante
2.1.01 Salários a pagar
2.1.02 Fornecedores
2.1.03 Duplicatas a pagar
2.1.04 Empréstimo e financiamentos
2.1.05 Imposto a pagar / recolher
2.1.06 Títulos a pagar
2.1.07 Encargos Sociais a Recolher
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2.1.08 Outros Títulos a Pagar
2.1.09 Aluguéis a pagar
2.1.10 Água e Luz a pagar
2.1.11 Dividendos Propostos a Pagar
2.2 Não Circulante
2.2.01 Exigível a Longo Prazo
2.2.01.01 Promissórias a Pagar de Longo Prazo
2.3 Patrimônio líquido
2.3.01 Capital Social
2.3.01.01 Capital Subscrito
2.3.01.02 (-) Capital a Integralizar
2.3.02 Reserva de capital
2.3.02.02 Ágio na emissão de ações
2.3.02.03 Alienação de partes beneficiárias
2.3.03 Reservas de Reavaliação (saldos de 2007)
2.3.04 Ajustes de Avaliação Patrimonial
2.3.05 Reservas de Lucros
2.3.05.01 Reserva Legal
2.3.05.02 Reserva Estatutária
2.3.05.03 Reserva para Contingências
2.3.05.04 Reserva de Incentivos Fiscais
2.3.05.05 Reserva de Retenção de Lucros
2.3.05.06 Reserva de Lucros a Realizar
Reserva Especial para Dividendos Obrigatórios Não Dis-
2.3.05.07
tribuídos
2.3.06 (-) Ações em Tesouraria
2.3.07 (-) Prejuízos Acumulados
2.3.07.01 Lucros do exercício
2.3.07.02 (-) Prejuízos do exercício
3. DESPESAS
3.1 Custos diretos da produção
3.1.01 Custos dos produtos vendidos
3.1.01.01 CMV
3.2 Despesas Operacionais
3.2.01 Despesas Administrativas
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3.2.01.01 13º Salário
3.2.01.02 Adicional noturno
3.2.01.03 Água / Esgoto
3.2.01.04 Alimentação
3.2.01.05 Aluguéis e arrendamento
3.2.01.06 Assistência médica/social
3.2.01.07 Associação de classe
3.2.01.08 Contribuição/donativos
3.2.01.09 Correios
3.2.01.10 Depreciação/Amortização
3.2.01.11 Despesas com manutenção da loja
3.2.01.12 Farmácia
3.2.01.13 Férias
3.2.01.14 FGTS
3.2.01.15 Gás
3.2.01.16 Horas extras
3.2.01.17 Impostos e taxas
3.2.01.18 Impressos
3.2.01.19 Indenizações/aviso prévio
3.2.01.20 INSS
3.2.01.21 Legais e judiciais
3.2.01.22 Luz
3.2.01.23 Materiais de consumo
3.2.01.24 Multas de trânsito
3.2.01.25 Multas fiscais
3.2.01.26 Pró labore administração
3.2.01.27 Propaganda e publicidade
3.2.01.28 Reproduções
3.2.01.29 Revistas e jornais
3.2.01.30 Salários e ordenados
3.2.01.31 Seguros
3.2.01.32 Serviço terceiros pessoa física
3.2.01.33 Serviço terceiros pessoa jurídica
3.2.01.34 Telefone
3.2.01.35 Vale transporte
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3.2.01.36 Viagens e representações
3.2.02 Despesas Comerciais
3.2.02.01 Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa
3.2.02.02 Amostra grátis
3.2.02.03 Combustível
3.2.02.04 Comissões de venda
3.2.02.05 Embalagens
3.2.02.06 Fretes na entrega
3.2.02.07 Impostos s/ veículos
3.2.02.08 Manutenção de veículos
3.2.02.09 Propaganda e publicidade
3.2.03 Despesas financeiras
3.2.03.01 Encargos e Juros de Mora
3.2.03.02 Despesas Bancárias
3.2.03.03 CPMF
3.3 Despesas não operacionais
4. RECEITA
4.1 Receita bruta s/ vendas e serviços
4.1.01 Receita bruta de venda
4.1.01.01 Revenda de mercadorias
4.1.02 Receita bruta de serviços
4.1.02.01 Prestação de serviços
4.2 Dedução de receita bruta vendas/serviços
4.2.01 Dedução de receita bruta de vendas
4.2.01.01 Cancelamento de devoluções
4.2.01.02 Abatimento incondicional
4.2.01.03 ICMS
4.2.01.04 COFINS
4.2.01.05 PIS s/ vendas e serviços
4.2.02 Dedução de receita bruta s/ serviços
4.2.02.01 ISS
4.3 Receita operacional
4.3.01 Receita financeira
4.3.01.01 Variação monetária ativa
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4.3.01.02 Juros s/ aplicações financeiras
4.3.01.03 Descontos obtidos
4.3.01.04 Receita de aplicações pré-fixadas
4.3.01.05 Multas ativas
4.3.01.06 Dividendos
4.3.01.07 Juros s/ duplicatas
4.3.02 Recuperações diversas
4.3.02.01 Reembolsos diversos
4.3.02.04 Venda de sucatas
4.3.03 Receitas patrimoniais
4.3.03.01 Resultado da venda de bens
4.4 Receita de Participações Societária
4.4.01 Receita em Participações com Empresa Coligadas
4.4.01.01 Receita de Participações Societária
4.5 Outras Receitas não operacionais
5. CONTAS DE COMPENSAÇÃO
5.1 Resultado do exercício
5.1.01 Apuração de resultado
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O programa SPED-Contábil é uma ferramenta homologada que
permite o manuseio padronizado de arquivo contábil construído de
acordo com as regras definidas para o leiaute a ser utilizado pelo SPED.
Poderá ser utilizado tanto pelo profissional da Contabilidade quanto pelo
representante legal da empresa no momento da geração do arquivo. Po-
derá ser também utilizado por outros legitimamente interessados na vi-
sualização de escrituração contábil digital.
48
11. COMPRAS, TRANSFERÊNCIAS
E BENEFICIAMENTOS DE
MERCADORIAS E PRODUTOS
49
Salientamos que a simples referência de venda à vista não quita a nota
fiscal.
50
12. IMOBILIZADO AQUISIÇÃO E
VENDA
12.1 – CONCEITO
12.2 – AQUISIÇÃO
51
12.3 – VENDA
52
13. VENDAS E CIRCULAÇÃO DE
PRODUTOS E MERCADORIAS,
E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
53
14. RECOLHIMENTO DE
TRIBUTOS
TRIBUTOS FEDERAIS
OBSERVAÇÕES:
TRIBUTOS ESTADUAIS
• ICMS – GERAL
• ICMS – SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA
• ICMS – DIFERENCIAL DE ALÍQUOTA
OBSERVAÇÃO:
TRIBUTOS MUNICIPAIS
IMPORTANTE:
55
SETOR FISCAL
SETOR DE PESSOAL
56
SETOR CONTÁBIL
OBRIGAÇÕES MENSAIS
OBRIGAÇÕES TRIMESTRAIS
OBRIGAÇÕES ANUAIS
58