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MANUAL DE

PROCEDIMENTOS
V. 1.0

MARÇO 2010
Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

Í NDICE

ÍNDICE 2

INTRODUÇÃO 3

1AFINA 4

2PEDIDOS DE PAGAMENTO 10

3DESPESAS ELEGÍVEIS 16

4ALTERAÇÃO DE ORÇAMENTO 22

5CARIMBO DE IMPUTAÇÃO 25

6FOLHA DE CAIXA MENSAL 27

7 CONTA BANCÁRIA ESPECÍFICA 28

8DOSSIER FINANCEIRO 29

9RELATÓRIOS FINANCEIROS 30

10NOTAS FINAIS 31

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I NTRODUÇÃO

Pretendemos com este Manual criar as condições para que os projectos tenham sempre presentes as
orientações a implementar ao nível administrativo e financeiro, no sentido de antecipadamente poderem
adaptar as nossas exigências específicas aos procedimentos instituídos nas respectivas entidades gestoras.

Assim, no que concerne aos projectos implementados em Portugal continental, em que parte do
investimento (Medidas I, II, III e V) é financiado através do POPH (Programa Operacional do Potencial
Humano), é estritamente necessário o cumprimento integral das normas relacionadas com o Fundo Social
Europeu, com a possibilidade de graves penalizações. Para esse efeito, deverão ter em conta a legislação
específica que enquadra o financiamento do FSE, nomeadamente as normas e procedimentos previstos no
Decreto Regulamentar n.º 84-A/2007 de 10 de Dezembro, no que toca à imputação de custos e de
publicidade, e na demais legislação aplicável a esta matéria.

Alertamos, também, para o facto deste Manual não dispensar a leitura detalhada do Regulamento do PE
(Despacho normativo nº 27/2009, Diário da República, 2ª série – nº 151 – 6 de Agosto de 2009).

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1 AFINA

NOTA: é altamente aconselhável a utilização do browser Mozilla Firefox (http://www.mozilla-


europe.org/pt/firefox) para navegar na AFINA.

A Aplicação Financeira (AFINA), integrada na plataforma AGIL (Aplicação para a Gestão da Informação
Local), será a ferramenta que as entidades gestoras e/ou Técnicos Oficiais de Contas dos projectos irão
utilizar de uma forma sistemática e regular, de forma a efectuarem o registo das despesas incorridas e de
submeterem os pedidos de alteração de orçamento.

Todos os projectos que tenham concluído o processo de alterações ao projecto constantes em Termo de
Aceitação, estarão preparados para aceder à AGIL e posteriormente à AFINA.

Inicialmente, o acesso só poderá ser efectuado pelo(a) Coordenador(a) do Projecto, através do endereço
http://agil.programaescolhas.pt, sendo este o responsável por atribuir nova senha de acesso à pessoa com
competências na área financeira (TOC). Para atribuição do acesso, deverão seguir os seguintes passos:

1. Clicar em Agil X / Projecto / Consórcio / Instituições Parceiras;


2. Seleccionar a Entidade com função de gestão;
3. Inserir o e-mail e gravar;
4. Inserir a senha, confirmá-la e clicar em confirmar a senha.

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Para que possam alterar os dados de acesso, deverão clicar no nome que aparece no canto superior direito
do ecrã. Feito isto, ser-vos-á disponibilizada uma página onde poderão alterar os dados em referência.

Ultrapassados os formalismos de acesso, o utilizador poderá aceder definitivamente à AFINA. Após o login,
o layout inicial da AFINA é composto pelas seguintes abas principais: Dashboard, Projecto e Listagens.

Também estará disponível uma aba lateral no lado direito, onde poderão encontrar as notificações enviadas
pelo Programa Escolhas, a agenda e um espaço onde será possível reportar erros técnicos ao nível da
aplicação. Para mostrar ou ocultar a aba em referência, basta clicar na pequena pega que consta na
imagem seguinte (canto superior direito):

1. Dashboard

Este é um espaço totalmente configurável pelo utilizador. Aqui, no sentido de poderem aceder rapidamente
a uma informação mais utilizada, poderão adicionar, não só listagens, como outro tipo de informação.

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Percorrendo a aplicação, notarão certamente a existência de um botão com o título de Dashboard. Clicando
nesse botão, a informação que lhe está referenciada ficará imediatamente disponível na aba do Dashboard.

2. Projecto

Esta aba é composta pelas três áreas principais da AFINA.

2.1 Início

É composto por informação variada que não poderá ser editável pelos projectos.
Os Dados gerais (nome e duração do projecto, identificação das entidades gestoras e promotoras, etc.), as
medidas e acções a que se candidatam. Também existirá informação relativa ao NIB da conta específica do
projecto, a indicação se o projecto é financiado pelo POPH e a situação contributiva das Finanças e
Segurança Social.
Nesta aba, encontra-se o Indicador financeiro, que possibilita aos projectos acompanharem a evolução das
despesas incorridas.

No final desta aba, os projectos poderão encontrar uma listagem de todos os utilizadores que se encontram
registados na aplicação.

2.2 Orçamentos

Este espaço é composto por seis abas que poderão ser subdividas, de certa forma, em duas áreas distintas
- as alterações ao orçamento, por um lado, e o(s) orçamento(s), por outro.

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Relativamente aos pedidos de alteração de orçamento, a forma de submetê-los será apresentada de uma
forma detalhada no Capítulo 4 (Alteração de Orçamento). Nas alterações é possível visualizar a listagem
de todos os pedidos de alteração e verificar o estado dos mesmos.

Na coluna das opções, ao clicar em ver detalhes, poderão visualizar mais detalhadamente o(s) pedido(s)
submetido(s).

No canto superior direito da listagem de alterações, existem os botões Configurar e Excel.


Ao clicar no botão Configurar, encontra-se disponível o Campos a visualizar que permite escolher os
campos que pretendem que apareçam na vossa listagem. Para tal, basta marcar o campo pretendido. Para
alterar a ordem dos mesmos deverão clicar no campo em causa e arrastá-lo com o rato para a posição
desejada. Depois de clicar em Gravar a listagem será gerada.

Se é uma listagem que actualiza diversas vezes, pode dar-lhe um nome diferente utilizando para isso a
caixa existente antes do botão Gravar.
Desta forma, e sempre que necessitar desta listagem, não necessita de a voltar a configurar. Reparará que
a partir do momento em que tiver gravadas pelo menos duas listagens, elas estarão automaticamente
disponíveis no canto superior esquerdo do ecrã. Bastará clicar na listagem pretendida e esta será
automaticamente reproduzida.

Na área dos filtros poderão filtrar alguma da informação solicitada na fase anterior (Campos a visualizar).
Para este tipo de filtro, com um máximo de três níveis, deverão preencher os três campos disponíveis
(Campo/Acção/Critério) e a secção Filtrar caso.

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Por fim, a área da Paginação, onde é possível controlar o número de casos que queremos que apareçam
em cada página da nossa listagem. Para ordenarmos a nossa listagem segundo um dos campos, numérica
ou alfabeticamente, basta clicar no título do cabeçalho do campo desejado.

O botão Excel permite exportar para o Microsoft Excel as listagens previamente criadas.

A outra grande área dos Orçamentos permite visualizar os quatro tipos de orçamentos disponíveis.
O Inicial, que manter-se-á inalterável durante o período do projecto, reporta-se ao orçamento proposto em
sede de candidatura com as devidas alterações indicadas no Termo de Aceitação.
O Remanescente, identifica-se pelo orçamento que têm disponível das rubricas orçamentadas, após a
imputação das despesas incorridas.
O Executado, diz respeito ao orçamento realizado considerando as despesas incorridas.
O Actual, identifica-se pelo orçamento inicial modificado pelas alterações de orçamento.

2.3 Pedidos de Pagamento

Esta área é composta pelas abas Pedidos de Pagamento e Despesas. Na primeira, poderão de novo
visualizar a barra com o indicador financeiro (relembramos que a libertação dos 2º e 3º adiantamentos
anuais só ocorrerão após apresentação de despesa efectuada e paga, no montante de 70% do valor das
verbas anteriormente recebidas).

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Nesta área, tal como sucedeu com as alterações de orçamento, existem dois botões, onde poderão
configurar a visualização dos pedidos de pagamento e fazer o download em Microsoft Excel dos pedidos de
pagamento (cf. página 7). A forma como deverão preencher os Pedidos de Pagamento será abordada no
Capítulo 2 (Pedidos de Pagamento).

3. Listagens

Na última aba principal da AFINA, podemos visualizar e acompanhar de uma forma sintética a listagem dos
indicadores financeiros. Como já anteriormente mencionado, poderão configurar a informação e efectuar o
download através dos botões situados no lado superior direito.

Existe nesta área o botão Criar Atalho, que permite aceder a esta informação de uma forma mais rápida.

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2 PEDIDOS DE PAGAMENTO

A apresentação atempada e periódica dos Pedidos de Pagamento é uma das condições essenciais
para podermos transferir as verbas, regularmente, para os projectos.

Nesta perspectiva, importa salientar que, a apresentação de um determinado montante em Pedidos de


Pagamento, não resulta automaticamente na libertação das tranches regulamentares.

Para que isso aconteça, têm que se assumir determinados requisitos ao nível da comprovação da despesa
efectuada e/ou paga (cf. os nºs 6 e 7 do artigo 15.º do Regulamento do Programa Escolhas - RPE).

Outra das condições essenciais, tem que ver com a necessidade de, à data da transferência, a entidade
gestora ter comprovadamente a situação regularizada face à Administração Fiscal e à Segurança Social (cf.
o n.º 10 do artigo 15.º do RPE).

Concretizando o parágrafo anterior, recomendamos os projectos a recorrer à modalidade de prova de


divida, de acordo com o estipulado no Decreto-Lei n.º 114/2007. Nesse sentido, as entidades gestoras terão
que nos dar permissão para aceder às declarações nos sítios respectivos das declarações electrónicas das
Finanças (http://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/home.action) e Segurança Social Directa (https://www.seg-
social.pt/consultas/ssdirecta/), devendo para tal solicitar junto do Programa Escolhas o número de
contribuinte e o número da Segurança Social do mesmo.

Os Pedidos de Pagamento terão que vir obrigatoriamente validados na respectiva folha de rosto com a
vinheta do Técnico Oficial de Contas, estatutariamente habilitado para o efeito.

Neste sentido, para que possam efectuar o Pedido de Pagamento, deverão aceder à Aplicação Financeira
(AFINA) conforme explicado anteriormente. Após o login, deverão clicar na aba Pedidos de Pagamento de
forma a terem acesso à área de imputação das despesas.

Ao seleccionarem Despesas têm acesso ao módulo de imputação das despesas. No lado direito é possível
visualizar e editar os doze meses por cada um dos três anos de duração dos projectos (em regra, a duração
tipo dos projectos).

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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

O utilizador deverá seleccionar o mês correspondente às despesas incorridas de forma a preencher regular
e sistemática os dados relativos aos documentos contabilísticos.

NOTA: o preenchimento das despesas é efectuado de acordo com a data de emissão da despesa e
nunca pela data de pagamento da mesma.

Após a selecção do mês, o utilizador terá acesso ao layout de preenchimento das despesas. Ele é
composto pelos seguintes campos:

• Rubrica
• Rubrica na Medida V acção e)?
• Custos promovidos (pelos jovens) no âmbito da medida V acção e) - al. c) art. 15 nº3
• Descrição
• Nome Fornecedor
• NIPC Fornecedor
• Tipo Doc. Despesa
• Nº Doc. Despesa
• Data despesa
• Tipo Doc. Quitação
• Nº Doc. Quitação
• IVA
• Montante Total Pago
• Montante Imputado
• Fornecedor estrangeiro
• Nº Conta Contab. Geral
• Nº Lançam. Contab. Geral

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Para além dos acima mencionados, existem ainda o campo Taxa de Imputação (que não é necessário o
seu preenchimento, dado que o mesmo é apresentado de forma automática após a inclusão dos montantes)
e o campo Observações que só ficará editável para as despesas da Medida IV.

NOTA: a taxa de imputação nunca poderá ser superior a 100%. Significa que o montante imputado
terá que ser igual ou inferior ao montante total pago.

O preenchimento das despesas poderá ser feito de forma aleatória, independentemente das rubricas ou
medidas. É muito importante referir que todos os campos são de preenchimento obrigatório, salvo
algumas excepções (ex. projectos que não tenham despesas na Medida V, acção e)).

Após o preenchimento de uma despesa, o utilizador deverá clicar no botão Gravar, de forma a não perder a
informação. Caso o utilizador queira continuar a preencher mais despesas, deverá clicar no botão Adicionar
Despesa. Este procedimento possibilitará a criação de um novo módulo de preenchimento. No caso de
querer apagar de forma definitiva os dados de uma despesa, o utilizador deverá clicar no botão Remover.

NOTA: a aplicação dará uma mensagem de erro caso o valor imputado numa rubrica seja superior ao
orçamento actual dessa mesma rubrica.

O procedimento acima descrito (preenchimento das despesas) será o mais utilizado pelos projectos, dado
que o mesmo irá possibilitar a criação dos Pedidos de Pagamento.

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A criação do Pedido de Pagamento só poderá ocorrer quando atingirem o montante de 70% do valor das
verbas anteriormente recebidas. Poderão acompanhar a evolução da percentagem de despesas
apresentadas através do Indicador financeiro situado na aba Pedidos de Pagamento.
Quando atingirem essa percentagem, a aplicação criará nessa aba o botão Criar Pedido de Pagamento.

Ao clicar no botão aparecerá uma nova opção que possibilita seleccionar os meses que tenham despesas
imputadas. Após a sua selecção, o utilizador deverá clicar no botão Gravar.

Este procedimento criará o Pedido de Pagamento. Contudo, ainda será possível, nesta fase, imputar mais
despesas no(s) mes(es). O Pedido de Pagamento só ficará definitivamente fechado quando seleccionarem
Ver detalhes e clicarem no botão Submeter Pedido de Pagamento.

Após esta fase, o pedido de pagamento não poderá ser editável, encontrando-se no Estado “enviado”.
Deverão efectuar o download do Pedido de Pagamento que criará uma nova caixa com opções de escolha
obrigatória, relativas ao enquadramento que é dado ao IVA pelas entidades gestoras (cf. alínea c) do artigo
20º do RPE).
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NOTA: Opção 1 - com inclusão do IVA [Sim] não é conferido direito à respectiva dedução [Não]
Opção 2 - sem inclusão do IVA [Não], é conferido direito à respectiva dedução [Sim]

Após a selecção das opções indicadas, deverá clicar no botão Gerar Pedido de Pagamento que
automaticamente criará o botão Download do Pedido de Pagamento.

Este procedimento final permite efectuar o download do Pedido de Pagamento no formato PDF. Deverão
imprimir a folha de rosto, que terá que ser assinada pelo representante legal da entidade gestora e pelo
TOC, que também deverá colocar a vinheta e as listagens das despesas mensais.

O Pedido de Pagamento criado apresentará uma única folha de rosto, conjuntamente com a listagem das
despesas, ordenadas por mês e por medidas. Importa referir que a numeração dos Pedidos de Pagamento
é sequencial sendo dada automaticamente pela aplicação.

O Pedido de Pagamento deverá ser enviado por correio para a sede do Programa Escolhas, conjuntamente
com os extractos bancários da conta específica, dos meses a que dizem respeito ao Pedido de Pagamento,
bem como os extractos dos centros de custo contabilísticos relativos ao mesmo período

Paralelamente, todos os projectos que tenham financiamento da Medida IV, deverão enviar conjuntamente
com a restante documentação, cópias de todos os documentos de despesa e de quitação imputados ao
orçamento.

No que diz respeito à Medida I, II, III e V, serão solicitados por amostragem os documentos contabilísticos
respectivos (documentos de despesa e de quitação devidamente carimbados), não sendo necessário o
envio automático dos mesmos.

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Esse procedimento será efectuado através da AFINA, com a devolução do Pedido de Pagamento (Estado
em revisão) e a indicação dos documentos escolhidos para o efeito. Ao clicar em Pedidos de Pagamento e
em Ver detalhes, o utilizador poderá verificar os documentos seleccionados, bem como enviar cópia dos
mesmos. Para tal, basta clicar em Enviar Amostra e realizar o upload dos documentos.

Após o envio do Pedido de Pagamento através da AFINA, poderão acompanhar o seu estado.

• Aberto – o Pedido de Pagamento não chegou a ser gerado, possibilitando alterações ao mesmo.
• Enviado – o Pedido de Pagamento foi enviado, não possibilitando alterações. Ficará a aguardar a
análise do Programa Escolhas.
• Em revisão – o Pedido de Pagamento foi devolvido ao projecto de forma a ser corrigido. Após as
correcções solicitadas, deverão proceder ao reenvio do Pedido de Pagamento.
• Aprovado – o Pedido de Pagamento encontra-se nesta fase aprovado e consequentemente encerrado
pelo Programa Escolhas. Não será possível alterar o seu conteúdo.

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3 DESPESAS ELEGÍVEIS

Apesar das rubricas orçamentais estipularem, desde logo, o que poderá ser considerado elegível, importa
especificar mais detalhadamente as despesas que poderão integrar cada uma das rubricas, evitando assim
eventuais dúvidas que possam subsistir. No que diz respeito à Medida I, II, III e V:

Equipamentos:

Mobiliário diverso – mobiliário de apoio aos espaços consignados ao desenvolvimento das actividades
afectas às Medidas I, II, III e V.

Computadores – computadores, fixos ou portáteis, para suporte das actividades a desenvolver no âmbito
das Medidas I, II, III e V.

Impressora/multifunções – impressora ou multifunções para apoio às actividades a desenvolver no âmbito


das Medidas I, II, III e V.

Scanner – scanner para apoio às actividades a desenvolver no âmbito das Medidas I, II, III e V.

Máquina de fax e fotocopiadora – estes equipamentos que servirão também para apoio às actividades a
desenvolver no âmbito das Medidas I, II, III e V, poderão ser rentabilizados num só.

Máquina fotográfica – máquina fotográfica, preferencialmente digital, para suporte visual das actividades a
desenvolver no âmbito das Medidas I, II, III e V.

Leitor/Gravador de vídeo – leitor/gravador de DVD ou outro formato disponível no mercado para apoio aos
espaços consignados ao desenvolvimento das actividades afectas às Medidas I, II, III e V.

Televisor – televisores de apoio aos espaços consignados ao desenvolvimento das actividades afectas às
Medidas I, II, III e V.

Software – software diverso de apoio didáctico às actividades dinamizadas nas Medidas I, II, III e V.

Despesas com Recursos Humanos:

Coordenador do Projecto – remuneração base do(a) Coordenador(a) do Projecto, ou montante mensal


elegível dessa mesma remuneração base (limite elegível equivalente ao 23º nível remuneratório – cf. nº2 do
art. 17º do RPE).

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Técnicos – remunerações base mensal no todo ou em parte, e/ou honorários mensais dos técnicos afectos
à Medidas I, II, III e V. Não são considerados elegíveis técnicos administrativos e/ou financeiros (cf. nº4 do
art. 8º do RPE).

Monitores – remunerações base mensal no todo ou em parte, e/ou honorários dos monitores/formadores
afectos às Medidas I, II, III e V.

Dinamizador(a) Comunitário – remunerações base mensal no todo ou em parte, e/ou honorários mensais
dos dinamizadores afectos à Medidas I, II, III e V. Relembramos que o valor limite elegível é de 7500€, no
qual deverá estar incluído, no caso de contrato de trabalho, todos os encargos inerentes ao mesmo.

Formadores Ocasionais – honorários de Formadores pontuais afectos às Medidas I, II, III e V.

TOC ou despesas com os serviços de apoio financeiro – imputação mensal de serviços com Técnico
Oficial de Contas dos Projectos, nos casos em que esse contributo não é assegurado através do consórcio,
no máximo de 250€/mês (IVA incluído).

Encargos sociais sobre remunerações a cargo da Entidade Empregadora – imputação mensal de


encargos sociais da entidade empregadora, referentes aos recursos humanos contratados no âmbito
Medidas das I, II, III e V, na componente elegível ao projecto. Saliente-se que nesta rubrica não estão
incluídos os normais 11% a cargo dos trabalhadores que obviamente aparecerão englobados nas
respectivas remunerações base das rubricas acima descritas.

Seguro de acidentes de trabalho – eventuais imputações referentes ao seguro obrigatório de acidentes de


trabalho dos recursos humanos afectos às Medidas I, II, III e V que estejam a 100% afectos ao projecto.

Subsídio de refeição – corresponderá ao subsídio diário pago pela entidade gestora, à pessoa contratada
tendo em atenção os limites aplicáveis na função pública (cf. n.º4 do artigo 17.º do RPE). É importante
referir que só aceitaremos imputações deste abono a contratados que estejam meio-dia ou mais afectos ao
projecto.

Compensações decorrentes da caducidade de contratos de trabalho – são elegíveis as compensações


decorrentes da caducidade de contratos de trabalho a termo. Outras indemnizações ou compensações
decorrentes de outra forma de cessação de contratos de trabalho não poderão ser consideradas (cf. n.º4 do
artigo 17.º do RPE).

Ajudas de custo – corresponderá ao subsídio diário (ou parte do dia) pago pela entidade gestora aos
trabalhadores dependentes, e portanto, não podendo ser pagas ou liquidadas a trabalhadores
independentes e/ou prestadores de serviços, quando esta se ausenta em serviço de acordo com a lei em
vigor na Administração Pública. As decorrentes de utilização de viatura própria, com o pagamento ao
quilómetro fixado e actualizado anualmente em Portaria Governamental. A relevação contabilística das
ajudas de custo deve ser suportada com um boletim itinerário donde conste o nome do beneficiário, a hora

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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

da saída, o montante diário da ajuda de custo e os correspondentes dias e locais, a hora da chegada, a
descrição do serviço efectuado, o montante total das ajudas de custo e a autorização do responsável
competente (cf. n.º 3 do art. 17.º do RPE). É importante referir que os abonos referentes a ajudas de custo
são normalmente actualizados anualmente, em Portaria governamental.

Subsídio de deslocação – nos casos em que tal se justifique, corresponderá a subsídio mensal constante,
definido contratualmente com os recursos humanos contratados para o projecto, sendo objecto de
referência no respectivo recibo mensal de remunerações.

Medicina do trabalho - imputação dos encargos resultantes da obrigatoriedade da Medicina, Higiene e


Segurança do Trabalho para os contratados para o projecto, em casos em que esse contributo não possa
ser assegurado pelo consórcio. Nesta rubrica também poderá incluir a sinalética para os espaços e
extintores.

Encargos de funcionamento e desenvolvimento de acções e auto-avaliação:

Materiais de consumo das actividades – materiais diversos de apoio às actividades de desgaste rápido
ou de consumo único, incluindo ateliês, workshops, e que pelo seu custo não justifique detalhar em outra
das rubricas específicas para o efeito. Serão imputados nesta rubrica, designadamente, materiais de
papelaria, aquisição ou aluguer de DVD’s temáticos, revelação de fotografias, tintas, kit’s primeiros
socorros, etc.

Despesas de funcionamento / Material de escritório – materiais diversos de escritório (consumíveis,


tinteiros, arquivadores) que permitam o normal funcionamento dos espaços, despesas com a produção dos
carimbos de imputação, duplicação de chaves para os espaços. Aceitamos nesta rubrica os custos com
electricidade, água e gás, bem como eventuais despesas com produtos de limpeza/manutenção dos
espaços, à excepção do Centro de Inclusão Digital (cf. alínea c) do nº5 do artigo 10.º do RPE).

Alimentação, estadias e ingressos afectos a actividades – despesas relacionadas com alimentação em


actividades relacionadas com o projecto, visitas didácticas, acções de formação, bem como os respectivos
custos com ingressos em cinemas, museus, espectáculos diversos (ex. circo), parques temáticos, piscinas e
colónias de férias. Serão também imputáveis nesta rubrica os custos com estadias em parques de
campismo, pousadas da juventude, etc.

Transportes afectos a actividades – transportes com actividades nomeadamente aluguer de autocarros e


viaturas para deslocações, bem como comprovativos de abastecimento de combustíveis e portagens em
viaturas de aluguer, ou propriedade de entidade do consórcio que no entanto deverão ser suportados por
mapas de deslocações próprios, contendo referência à partida, ao destino, ao motivo da deslocação e
número de quilómetros percorridos. Os mapas deverão também ser validados por pessoa responsável pela
entidade gestora ou outra entidade do consórcio proprietária do veículo. Também poderão ser englobados
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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

nesta rubrica bilhetes de transportes públicos (comboio, autocarro, barco, metro) resultantes de saídas com
destinatários e/ou as deslocações dos recursos humanos no âmbito da formação dada pelo Programa
Escolhas (cf. nº 7 do artigo 17º do RPE). No caso específico dos recursos humanos que estejam em
prestação de serviço e que utilizem viatura própria para deslocação no âmbito da formação, deverão
apresentar um recibo verde pelo valor das despesas de combustível e portagens, assinalando a opção
“adiantamento para pagamento de despesas por conta e em nome do cliente”.

Aquisição, elaboração e reprodução de documentos – elaboração, eventuais reproduções e fotocópias


de documentação criada pelos próprios projectos, incluindo jornais, revistas, folhetos, brochuras, bem como
a aquisição de documentação de carácter lúdico-pedagógico de suporte às actividades (ex. livros,
enciclopédias, gramáticas, etc). Nesta rubrica iremos aceitar também custos com requisições de livros de
cheques, visto ser o modo preferencial indicado para pagamento, bem como custos com imposto selo de
contratos.

Seguros pessoais e de equipamentos financiados – esta rubrica destina-se a custos com os seguros
pessoais obrigatórios referentes a saídas com destinatários do projecto, bem como seguros referentes a
eventual equipamento adquirido somente através das Medidas I, II, III e V. Concretamente aos seguros
pessoais obrigatórios, aconselha-se leitura atenta do disposto no artigo 17º do Decreto-Lei Nº 304/2003 de
9 de Dezembro (regime jurídico de acesso e de exercício da actividade de promoção e organização de
campos de férias), que impõe às entidades organizadoras a obrigatoriedade de celebrarem um contrato de
seguro que cubra acidentes pessoais dos participantes, com as coberturas e montantes mínimos previstos
na Portaria n.º 629/2004, de 12 de Junho.
Relativamente à Medida IV, os seguros referentes ao equipamento adquirido terão de ser suportados pelo
consórcio, conforme alínea b) do n.º 5 do artigo 11.º do RPE.

Comunicações – custos relacionados com imputações efectuadas de linhas telefónicas, linhas de fax,
correios e telemóveis afectos ao projecto com um plafond mensal total de máximo elegível de 175€
mensais. Poderão também ser excepcionalmente incluídos custos com ligações à internet, obviamente
independentes dos imputados à Medida IV.

Seguro automóvel e despesas de manutenção de viaturas – nesta rubrica, só serão considerados


custos com o seguro automóvel e despesas de manutenção de viaturas disponibilizadas pelo consórcio que
estejam 100 % afectas ao Projecto.

Na rubrica Outros (equipamentos, recursos humanos e fornecimentos e serviços afectos) terá de haver
sempre a indispensável descrição da despesa.

A aprovação deste tipo de despesas pode estar desde logo salvaguardada através do orçamento aprovado
inicialmente, ou pode ser formalizada pela eventual aprovação de uma transferência entre rubricas
orçamentais.
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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

Como exemplos exequíveis destacamos os testes psicotécnicos a efectuar aos destinatários dos projectos,
a aquisição de equipamentos e/ou instrumentos musicais de relativa dimensão (ex. amplificadores, mesas
de mistura, guitarras, baterias), aluguer de equipamentos de som para actividades especificas do projecto
que não possam ser disponibilizados gratuitamente pelas instituições que integram o consórcio.

É importante referir que eventuais despesas efectuadas pelos projectos que se enquadrem em novas
rubricas, só serão aceites pelo Programa Escolhas, caso as mesmas tenham sido aprovadas a priori.

No que diz respeito às despesas da Medida IV:

Investimento Inicial:

Computadores·multimédia – quatro a seis computadores multimédia que equiparão o Centro de Inclusão


Digital que no seu total para serem elegíveis a 100% não poderão exceder 4 800€ ao custo unitário de 800€
(IVA incluído), no máximo.

Instalação de rede – custos dispendidos com a instalação de rede nos Centros de Inclusão Digital com o
limite elegível de 400€ (IVA incluído).

Software – software de suporte com o limite elegível de 700€ (IVA incluído).

Multifunções – um equipamento multifunções que comporta impressora/scanner/fotocopiadora que


equipará o Centro de Inclusão Digital, não podendo exceder 200€ (IVA incluído), no máximo.

Câmara de vídeo – uma câmara de vídeo para equipar o Centro de Inclusão Digital que não poderá
exceder 350€ (IVA incluído), no máximo.

Máquina fotográfica digital – uma máquina fotográfica digital para equipar o Centro de Inclusão Digital que
não poderá exceder 150€ (IVA incluído), no máximo

Mobiliário – nesta rubrica só serão considerados elegíveis até um máximo de quatro a seis conjuntos de
mesa com cadeira, bloco de gavetas, e um armário com o limite elegível total de 2 000€ (IVA incluído).

Instalação de internet em banda larga – custos dispendidos com a instalação de internet da banda larga
nos Centros de Inclusão Digital, com o limite elegível de 150€ (IVA incluído).

Outras despesas/equipamentos – rubrica residual referente a outros equipamentos ou despesas não


contempladas nas restantes rubricas, e que no seu todo não poderão ultrapassar os 300€ (IVA incluído).

Relativamente à inclusão do IVA, o mesmo só será elegível caso as respectivas entidades gestoras não sejam
passíveis de serem reembolsadas deste imposto, conforme alínea c) do artigo 20.º do RPE (este pressuposto
também se aplica às Medidas I, II, III e V).
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Funcionamento Anual:

Monitor CID@NET – remuneração de um monitor de informática afecto ao projecto no mínimo 35


horas/semana com o limite elegível máximo de 1 200€ mensais, sendo que a verba referida incorpora
encargos sociais, subsídios de alimentação, de férias e de Natal, acidentes de trabalho, medicina no
trabalho, bem como outros eventuais encargos a que o trabalhador tenha direito.

Acesso à Internet em Banda Larga – custos com acesso à Internet em banda larga, no máximo elegível
de 60€/mês ou 720€/ano.

Consumíveis de informática – despesas com consumíveis de suporte aos equipamentos adquiridos


unicamente para a Medida IV (cd’s, disquetes, tinteiros, toners, capas para cd’s), com o limite elegível
máximo de 100€ mensais ou 1200€ anuais.

Manutenção de equipamentos informáticos – custos com a assistência/manutenção dos Centros de


Inclusão Digital. Os limites máximos elegíveis serão de 70€/mês ou 840€/ano (IVA incluído). Esta rubrica
engloba por exemplo despesas com a substituição de ratos, teclados e cabos que fiquem danificados pelo
seu uso. É importante referir que todos os equipamentos substituídos deverão permanecer no Centro de
Inclusão Digital.

Relativamente ao Investimento Inicial, as quantidades referidas nos diversos equipamentos, por exemplo
quatro a seis computadores, para serem considerados elegíveis não poderão em nenhum caso ser
ultrapassadas. A única excepção é a aquisição de 2 cadeiras, no máximo, por computador.

Isto ocorrerá inclusivamente em situações em que o custo unitário esteja abaixo do previsto, pois mesmo
nesses casos só serão consideradas elegíveis as quantidades referenciadas anteriormente,
independentemente do seu custo.

Quer dentro das Medidas I, II, III e V, quer dentro da Medida IV, poderão eventualmente haver despesas
que não sejam asseguradas directamente pela entidade gestora. Por exemplo, as remunerações de
recursos humanos afectos ao projecto pagos directamente por uma entidade parceira que não a gestora.
Nesses casos deverão ser passados recibos de quitação mensais da entidade parceira à entidade gestora,
sendo anexado o respectivo recibo de remunerações. Após esse procedimento, deverão efectuar a
respectiva transferência mensal dos valores em questão, da gestora para a parceira.

Quer nesta situação específica dos recursos humanos, quer em outros recursos em que eventualmente o
procedimento seja idêntico, é necessária a elaboração de um protocolo específico que formalize essa
situação entre as Entidades envolvidas, que no fundo funcionará como aditamento ao respectivo Acordo de
Consórcio.
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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

4 ALTERAÇÃO DE ORÇAMENTO

Parte integrante e fundamental de um projecto é o orçamento protocolado com o Programa Escolhas. O


mesmo estará disponível na AFINA, de forma definitiva, após as alterações decorrentes dos Termos de
Aceitação.

Como já mencionado anteriormente, a AFINA possibilita a visualização de quatro tipos de orçamento.

Todos os projectos, sem excepção, começam com o orçamento actual igual ao orçamento inicial. A partir
do primeiro contacto com a AFINA, será possível alterar o orçamento através de um pedido de alteração
de orçamento (ou transferência entre rubricas orçamentais).

Estas alterações, aplicam-se somente entre as rubricas das Medidas I, II, III e V, exceptuando-se a acção
e) da Medida V. O princípio de alterações de orçamento não se aplica à Medida IV.

É importante referir que estas solicitações para transferências de rubricas deverão ser sempre
efectuadas a priori, anteriormente à concretização das despesas em causa, e só poderão ser assumidas
pelos projectos depois de aprovadas pelo Programa Escolhas.

De forma a efectuar esse procedimento, o utilizador da AFINA deverá ir à aba Orçamento e posteriormente
a Pedido de Alteração.

De seguida, visualizará o Mapa Discriminativo do Orçamento de Projecto, ou seja o orçamento actual. Esse
mapa possibilita que os projectos possam editar (alterar) os valores nas rubricas orçamentais.

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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

A soma das verbas que pretendem reforçar e/ou reduzir no orçamento têm que ser logicamente
idênticas. Caso não aconteça, a aplicação emite uma mensagem de erro a alertar essa situação.

Qualquer pedido de alteração deverá conter, obrigatoriamente, uma fundamentação para as alterações
solicitadas. Caso não seja preenchido, a aplicação emite igualmente uma mensagem de erro.

Outro aspecto importante a realçar é o facto de poderem modificar, em simultâneo, num único pedido de
alteração o orçamento para os três anos. Contudo não poderão alterar os montantes globais aprovados
para cada ano.

Quando o projecto concluir as alterações, deverá clicar no botão Gravar Alteração. Caso a aplicação não
dê uma mensagem de erro, aparecerá um novo botão Submeter Pedido de Alteração, que permitirá
finalizar esse procedimento.

Nesta fase, a aplicação apresentará um mapa resumo com as alterações solicitadas. No caso de
pretender alterar o conteúdo desse pedido, o mesmo ainda é possível até ao momento em que
seleccione o botão Submeter Pedido de Alteração.

Ao clicar, a aplicação dará uma mensagem, mencionado que o pedido foi submetido com sucesso. De
seguida, deverão ir à aba Alterações, de forma a efectuarem o download em PDF do Pedido de
Alteração.

Para que o pedido possa ser analisado e aprovado, os projectos deverão ter em consideração as
seguintes etapas:

a) Efectuar o download do ficheiro em PDF;


b) Gravar o ficheiro em PDF no computador;
c) Enviar por e-mail o ficheiro, mencionando no texto a intenção dessa alteração;
d) Aguardar resposta ao Pedido de Alteração.

Relativamente ao envio por e-mail do pedido, será a entidade gestora que o encaminhará para o Programa
Escolhas (ao Coordenador de Zona e ao Coordenador Financeiro), com conhecimento da entidade
promotora e do(a) Coordenador(a) do projecto.

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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

Este procedimento fará com que qualquer Pedido de Alteração não seja enviado por correio, diminuindo o
tempo de espera para a sua aprovação. É de referir que as assinaturas do representante da entidade
gestora e do(a) Coordenador(a) do projecto, outrora solicitadas, deixam de ser necessárias, sendo
substituídas pelo conhecimento dado através do e-mail.

Posteriormente, o pedido poderá passar por um estado de “revisão”, quando o mesmo é analisado pelo
Programa Escolhas, sendo devolvido para alteração do seu conteúdo.

Por fim, caso seja aprovado o Pedido de Alteração, os valores submetidos serão automaticamente
corrigidos no orçamento actual. Todos os pedidos submetidos passarão a figurar na aba Alterações,
registando dessa forma o histórico das alterações.

NOTA: A não execução das verbas atribuídas no ano civil, não possibilitará transferências das
mesmas para o ano seguinte (cf. nº 12 do artigo 15.º do RPE).

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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

5 CARIMBO DE IMPUTAÇÃO

De acordo com a alínea c), do n.º 1, do artigo 26.º do RPE, para definir critérios de imputação de forma a
que eventuais custos comuns possam ser claramente repartidos entre o projecto financiado no âmbito do
Programa Escolhas e outros projectos ou actividades com diferentes fontes de financiamento, é
obrigatoriamente necessária a utilização de um carimbo de imputação nos documentos contabilísticos do
projecto.

Esse carimbo específico para o projecto deve ser utilizado em todos os documentos contabilísticos de
suporte, incluindo recibos de remunerações ou honorários, ou um simples bilhete de transporte público.

Para que não existam dúvidas relativamente à informação a introduzir, deixamos formato de referência,
podendo obviamente o tamanho do carimbo ser ligeiramente mais pequeno:

Candidatura Nº____ /___/E4G

Nome da Entidade Gestora


Nª Contribuinte

Medida: I, II, III e V  Medida IV 


Rubrica PE ______________________
N.º Lanç. Contab. Geral ____________
Valor Total Documento ____________ €
Valor Imputado ACIDI, IP – Gestor do
Programa Escolhas _______________€

A informação a constar será a referenciada. O que está a negrito será a informação variável a preencher
por cada um dos projectos. Ou seja, o nome da entidade gestora, o número de contribuinte (NIPC) e o
(1) (2)
campo Candidatura Nº / /E4G, que deverá ser preenchido da seguinte forma:

(1)
Zona – NC, LX ou SI seguido do número do Projecto (ex. NC-001)
(2)
Região – N (Norte), C (Centro), L (Lisboa), Al (Alentejo) e Alg (Algarve).

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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

Para os projectos em que as Medidas I, II, III e V serão inteiramente financiadas através do POPH (todos
os projectos, excepto os implementados nas regiões autónomas dos Açores e Madeira), o formato de
referência do carimbo será o seguinte:

Candidatura Nº____ /___/E4G

Nome da Entidade Gestora


Nº Contribuinte

Medida: I, II, III e V


Rubrica PE ______________________
N.º Lanç. Contab. Geral ____________
Valor Total Documento ____________ €
Valor Imputado FSE-POPH _________€

O preenchimento dos campos a negrito para os projectos financiados pelo POPH será idêntico ao indicado
anteriormente.

A elaboração dos carimbos é da responsabilidade de cada consórcio, podendo ser imputado ao orçamento
do Projecto o respectivo custo.

NOTA: os Projectos financiados através do POPH terão que ter os dois carimbos, caso tenham
financiamentos das Medidas I, II, III e V, e Medida IV.

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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

6 FOLHA DE CAIXA MENSAL

Atendendo à especificidade das despesas que ocorrem nos projectos que financiamos, onde se recorre com
frequência a despesas em numerário de valor pequeno, nem sempre é compatível efectuar pagamentos em
cheque. Assim, é fundamental a elaboração de folhas de caixa mensais.

Um exemplo concreto desta situação são as saídas com jovens para actividades em que é frequente ser
necessário pagar bilhetes de transportes públicos, lanches, entre outras despesas de valor menor. Para
fazer face a estas questões, deverão os projectos manter uma folha de caixa de preenchimento mensal com
um saldo inicial por mês constante, sendo a reposição efectuada no último dia de cada mês. Tal deverá ser
feito através de cheque da conta bancária específica para o projecto, passado à ordem da pessoa
responsável pela Caixa, que poderá ser alguém ligado ao projecto, por exemplo o(a) Coordenador(a) do
projecto, ou alguém com essa responsabilidade na entidade gestora.

O saldo constante da Caixa fixado pelo projecto, que pela lógica descrita deverá ser sempre o mesmo no
inicio e no fim de cada mês, permitirá que aconteça o mesmo na contabilidade na conta alusiva aos
movimentos de caixa. Deverá ser fixado um montante razoável, ponderado pelos projectos, face ao
movimento que têm mensalmente neste tipo de despesas. Este procedimento não implica uma só reposição
de caixa por mês.

Poderá ocorrer mais que uma reposição. No entanto, essas eventuais reposições adicionais a meio do mês,
far-se-ão sempre para o valor fixo constante. Não obstando a esse procedimento, continuará a fazer-se, em
qualquer circunstância, a reposição do final do mês.

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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

7 CONTA BANCÁRIA ESPECÍFICA

Um dos procedimentos fundamentais ao nível do controlo financeiro a que os projectos estão obrigados é a
abertura de uma conta bancária específica, destinada somente a movimentar os recebimentos e
pagamentos do mesmo, conforme claramente estipula o n.º 1 do artigo 28.º do RPE.

Acresce que esta conta deve ser criada de origem, ou em último caso, só serão admitidas outras contas
bancárias que não criadas de origem, se à data de início do projecto tiverem comprovadamente saldo zero.

Em termos práticos, todos os pagamentos referentes aos projectos deverão estar reflectidos na conta
bancária, incluindo as reposições de caixa, e o pagamento mensal dos encargos sociais e impostos legais
referentes aos recursos humanos afectos.

Nos casos das entidades gestoras, que pela sua dimensão tenham um elevado número de recursos
humanos nos seus quadros, e que por esse motivo ao processarem as remunerações relativas ao projecto
preferirem pagar directamente de uma outra conta bancária que não a especifica, terão de proceder
à transferência mensal do total das remunerações devidamente documentadas, podendo incluir desde
logo os encargos sociais e impostos legais, para a outra conta da qual pretendem fazer os pagamentos.

Este procedimento será aceite com carácter excepcional, desde que devidamente informado o Programa
Escolhas (deverão enviar à coordenação financeira do Programa Escolhas, e-mail, fax ou carta, reportando
essa intenção), como eventualmente poderão ser aceites outras situações análogas com outro tipo de
despesas, desde que a avaliação efectuada à entidade gestora seja conclusiva relativamente à necessidade
de tal excepção.

Todos os pagamentos referentes ao projecto deverão ser efectuados através do fundo de maneio
resultante das reposições de caixa mensais, através de cheque ou através de transferência bancária.

NOTA: As contas não deverão ter qualquer tipo de cartões associados (débito ou crédito).

Não será, em caso algum, admitida a imputação de juros devedores da conta bancária ao projecto, de
acordo com a alínea b) do nº1 do artigo 20.º do RPE.

Os juros bancários a produzir pela conta bancária específica, deverão ser creditados a favor dos
respectivos projectos (cf. n.º 2 do artigo 28.º do RPE).

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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

8 DOSSIER FINANCEIRO

A instituição com função de gestão em cada projecto tem de manter sempre actualizado e disponível, para
consulta no âmbito das Auditorias a realizar, o dossier financeiro e contabilístico do projecto.

Para facilitar e uniformizar o trabalho a desenvolver, recomendamos um modelo de organização do mesmo


que deverá ter as seguintes segmentações:

Todos os extractos do centro de custo contabilístico específico criado para o projecto, (alínea b) do n.º 1
do artigo 26.º do RPE);

Todos os extractos bancários da conta aberta especificamente para o projecto, com as respectivas
reconciliações bancárias;

Cópia dos Pedidos de Pagamento enviados, organizados sequencialmente;

Folhas de caixa mensais anexadas aos respectivos documentos/comprovativos;

Documentos contabilísticos de despesas anexados ao respectivo comprovativo de pagamento, separados


por Medidas I, II, III e V e Medida IV, e organizados numa perspectiva mensal.

Esta organização uniforme do dossier financeiro em todos os projectos facilitará sobremaneira o trabalho de
todos.

Aos elementos referidos a constar do dossier financeiro poderão ser acrescentados outros elementos
julgados pertinentes pelas entidades gestoras, designadamente cópias dos contratos de trabalho
celebrados com os recursos humanos afectos ao projecto.

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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

9 RELATÓRIOS FINANCEIROS

A apresentação atempada dos relatórios financeiros periódicos bem como dos elementos complementares
a solicitar é outra obrigação essencial à avaliação financeira dos projectos nesta quarta geração do
Programa Escolhas.

Para que isso aconteça, é necessário cumprir escrupulosamente os prazos fixados no n.º 1 do artigo 27.º do
RPE. Se surgir, por questões de eficiência, alguma alteração pontual aos prazos definidos para entrega dos
relatórios financeiros, os projectos serão imediatamente informados desse facto

Irão ser disponibilizados, de forma atempada, formatos de referência dos relatórios financeiros com a
informação por nós considerada essencial na Aplicação Financeira (AFINA), no sentido do cumprimento
integral dos prazos definidos anteriormente.

A informação a solicitar complementarmente no n.º 2 do artigo 27.º do RPE, será também objecto de
solicitação atempada aos projectos.

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Programa Escolhas – Manual de Procedimentos

10 NOTAS FINAIS

Este Manual destina-se aos Coordenadores do projecto, às instituições gestoras e aos Técnicos Oficiais de
Contas dos projectos financiados pelo Programa Escolhas.

O interlocutor por excelência do Programa Escolhas, ao nível financeiro, será o(a) Coordenador(a) do
projecto, ao qual obviamente não será exigida nenhuma formação específica nesta área, mas simplesmente
ter presente o disposto no Regulamento do Programa Escolhas.

Esse acompanhamento por parte do(a) Coordenador(a) far-se-á pelo controlo regular da conformidade dos
procedimentos implementados, através de um conhecimento substancial do conteúdo deste Manual,
procurando ir assim ao encontro das responsabilidades acrescidas inerentes às funções que desempenham
no desenvolvimento dos projectos.

Relembramos também que irão ser realizadas auditorias financeiras a todos os projectos sem excepção, as
quais serão antecipadamente marcadas, sendo que para a realização das mesmas terão que estar
disponíveis, o( a) Coordenador(a) do projecto e um representante da entidade gestora.

Destas auditorias resultarão conclusões e eventuais pedidos suplementares de esclarecimentos, os quais


serão solicitados formalmente para a entidade gestora, sendo remetidas ao Coordenador(a) do projecto.
Todas as eventuais solicitações e pedidos de esclarecimentos terão que ser obrigatoriamente respondidos
pelas respectivas entidades gestoras com o conhecimento dos Coordenadores do projecto.

Deixamos também uma nota para salientar que este Manual não será estático, podendo ocorrer alguns
reajustamentos face à avaliação permanente do trabalho a efectuar, bem como a eventuais sugestões dos
próprios projectos.

Votos de Bom Trabalho!

O Núcleo Financeiro, Administrativo e Logístico

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