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III EMEPRO – Belo Horizonte, MG, Brasil, 07 a 09 de junho de 2007

Planejamento de um sistema de informação e proposta de melhoria do


sistema de transporte de funcionários utilizando simulação: um estudo
de caso

Andrêssa Castro de Souza Lima (UFJF) andressalima09@yahoo.com.br

Eduardo de Carvalho Nocera (UFJF) edu_nocera@yahoo.com.br

Fernando Luiz Cyrino Oliveira (UFJF) fernandocyrino@gmail.com

Resumo
O presente trabalho apresenta um estudo de melhoria da coleta de funcionários realizado em
uma siderúrgica situada na cidade de Juiz de Fora (MG). O estudo consistiu do uso de
sistemas de informações, de análises estatísticas e de simulação, além do estudo logístico dos
itinerários traçados no momento do início da prestação de serviço pela empresa de ônibus.
Durante o processo de desenvolvimento foi elaborado um sistema de banco de dados, através
de pesquisas com os usuários e da elaboração de relatórios acompanhamento. O sistema de
informação foi planejado e elaborado de forma que unisse todos os dados referentes ao
transporte de pessoas, tais como: matriz origem-destino, pontos de embarque e desembarque,
linhas, itinerários, distâncias entre pontos etc. e a demanda diária real da utilização de todas
as linhas em todos os horários e turnos. De posse dessas informações, foi possível sugerir
alterações das linhas e pontos, além da possibilidade do uso de veículos de passageiros com
capacidade menor do que o padrão em certos horários e linhas. Estas propostas foram
geradas a partir da utilização de uma base criteriosa em análise estatística e simulação
estática.
Palavras-chave: Sistema de informação; Logística; Simulação.

1. Introdução
É crescente a preocupação das organizações em melhorar a qualidade de vida do trabalhador e
concomitantemente reduzir seus custos para se manter entre as empresas competitivas e
alcançar, portanto, o patamar de “melhores empresas para se trabalhar”.
Este trabalho é fruto de um projeto realizado para atender uma siderúrgica de grande porte
que busca exatamente os objetivos citados acima. Assim, serão utilizados conceitos de
logística, sistemas de informação, análise e simulação estatística para apresentar uma proposta
que alie a redução de custos e a melhor utilização do sistema de transporte de funcionários,
bem como, mais conforto para o usuário.
É mais comum ouvir falar em logística de produtos manufaturados tratando-se da relação
fornecedor-cliente, como o gerenciamento do fluxo de material e de informação, ou seja, da
cadeia de abastecimento. No entanto, para algumas organizações, a logística assume grande
importância quando se trata do transporte de pessoas. Neste caso, são freqüentes os estudos
sobre tipos de transportes e rotas com o intuito de reduzir custos.
O transporte representa normalmente uma boa fatia dos custos totais da empresa. Segundo
Ballou (2006), aumentar a eficiência por meio da máxima utilização dos equipamentos e
pessoal de transportes é uma das maiores preocupações do setor. Assim, variáveis como
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tempo e distância do percurso, número de veículos, rotas utilizadas dentre uma longa gama de
vias urbanas afetam diretamente os custos da empresa e também à satisfação do cliente deste
sistema de transporte, ou seja, o próprio funcionário da empresa.
A adoção de ferramentas de apoio à decisão na logística tem contribuído para a redução de
custos e ganhos operacionais significativos que aumentam a capacidade de competição das
empresas (CONCEIÇÃO, 2006). Como ferramenta essencial para facilitar a administração do
sistema de transporte de funcionários da empresa foi planejado um sistema de informação
personalizado que atendesse as necessidades do administrador desse sistema.
Um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes inter-
relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir
informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise
e o processo decisório em empresas e outras organizações (LAUDON e LAUDON, 1999).
Outra etapa importante na decisão na logística é tratar os dados referentes à demanda. Neste
trabalho foram usados dois tipos de coleta de dados e análise. O primeiro é um formulário que
alimenta o sistema de informação planejado para o transporte de funcionários, que tem como
saída relatórios que indicam a utilização estimada dos ônibus, as rotas e distâncias. Já o
segundo é um formulário que coletou, por um período a real, utilização dos ônibus e foram,
em seguida, com os primeiros dados coletados, realizadas simulações para reproduzir o
funcionamento de um sistema, que permite testar algumas hipóteses sobre o valor de variáveis
controladas.
A simulação utilizada neste estudo é a estática na qual a representação dos modelos é fixa e
pode-se interagir somente com um pequeno número de variáveis pré-determinadas. É aquela
usada em sistemas que incorporam elementos aleatórios, denominada Simulação Estocástica
ou de Monte Carlo, e na prática é viabilizada com o uso de computadores devido à grande
massa de dados a ser processada.
2. Descrição do Problema
Em maio de 2005, uma siderúrgica de grande porte situada na cidade de Juiz de Fora (MG),
preocupada com a redução de custos e da melhoria do bem estar de seus colaboradores,
encomendou um estudo que visasse propostas de melhoria no sistema de transporte coletivo
dos funcionários.
A partir disso, ocorreram várias reuniões com objetivo de entendimento do sistema envolvido
no processo e preparação do diagnóstico real do problema. Nessas reuniões, o Gerente de
Recursos Humanos e Qualidade Total relatou que uma empresa terceirizada era responsável
pelo transporte de seus colaboradores de suas residências até o trabalho e também pelo
retorno. Relatou também que para que fosse possível atender aos colaboradores, eram
disponibilizados vinte ônibus para atender os diversos lugares das cidades de Juiz de Fora,
Ewbanck da Câmara e Santos Dumont nos diversos horários de trabalho dos colaboradores.
No entanto, as informações com relação à utilização dos ônibus não existiam e notava-se que
alguns ônibus chegavam quase vazios, enquanto outros excediam o limite de capacidade.
Diante disso, o grupo responsável pelo estudo se comprometeu a analisar o problema e
elaborar uma proposta de estudo para a empresa, posteriormente aceita.
O estudo foi dividido em três etapas. A primeira etapa consistiu de uma pesquisa junto aos
usuários do sistema de transporte coletivo. A segunda etapa consistiu de um estudo de análise
estatística e de simulação dos dados coletados. A terceira etapa, que ocorreu paralelamente
com as demais, foi a elaboração e implementação do sistema de informações.
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3. Metodologia de Pesquisa
Após terem sido decididas as etapas do projeto, pode-se elaborar a metodologia de pesquisa
que seria empregada junto ao universo dos usuários do sistema, que no caso são todos
aqueles, funcionários ou não, que usufruem do sistema.
Através de várias reuniões foram estabelecidos quais dados deveriam ser coletados. A partir
deste momento, foi solicitado à empresa para que fizesse a coleta de alguns destes dados, que
foram: funcionamento em turnos e escalas, sistemas de informação já existentes, itinerários
por pontos e ruas, pontos de embarque e desembarque, bairros atendidos, entre outros. Para
que fosse possível a visualização espacial dos percursos percorridos por cada linha, decidiu-se
pela impressão de mapas da cidade de Juiz de Fora e posterior marcação dos itinerários de
cada uma das 15 linhas de Juiz de Fora (8 linhas responsáveis pelo transporte dos
funcionários que trabalham em horário administrativo e 7 linhas responsáveis pelo transporte
de funcionários em horários de turnos); as 5 linhas de Santos Dumont não puderam ser
desenhadas, pois não foi conseguido nenhum mapa da cidade com os detalhes necessários,
delimitando portanto o estudo. Além disso, as distâncias entre todos os pontos de cada linha
no sentido garagem/empresa e empresa/garagem foram coletadas.
Foram planejados formulários para que todos os colaboradores preenchessem, informando
linhas, pontos de embarque e desembarque que utilizam usualmente e alternativamente.
Paralelo a isso foi elaborado um outro formulário para ser preenchido pelos motoristas dos
ônibus diariamente durante um período de doze semanas. Após a análise conjunta do grupo de
estudo e representantes da empresa, foi decidido que tipo de conteúdo os formulários
deveriam ter, bem como a forma de aplicação e a forma de distribuição junto aos motoristas
dos ônibus. O formulário foi pensado de forma a coletar dados quantitativos que
possibilitassem a análise estatística e que cobrissem as variações das escalas de trabalho dos
colaboradores, períodos do mês, meses, semanas e condições climáticas. No formulário
constaram basicamente o número de pessoas que utilizavam determinada linha em cada dia e
em cada horário e a condição climática do referido dia (supôs-se que a chuva poderia ser um
fator determinante na escolha da linha a ser utilizada pelos colaboradores).
Elaborados os formulários, estes foram entregues aos motoristas das linhas semanalmente
durante as doze semanas estabelecidas. A cada semana havia o recolhimento dos formulários
preenchidos na semana anterior e, imediatamente os dados foram tabulados e inseridos em
planilhas específicas do Microsoft Excel para cada linha, como mostra a Tabela 1.

Dia da Nº de Nº de
Semana
Data Semana Hor_cheg Pessoas Chuva Hor_saida Pessoas Chuva
4/7/2005 seg 7 27 0 7 16 0
4/7/2005 seg 15 25 0 15 24 0
4/7/2005 seg 23 13 0 23 25 0
5/7/2005 ter 7 24 0 7 22 0
5/7/2005 ter 15 32 0 15 31 0
5/7/2005 ter 23 15 0 23 30 0
6/7/2005 qua 7 26 0 7 16 0
1
6/7/2005 qua 15 25 0 15 26 0
6/7/2005 qua 23 20 0 23 21 0
7/7/2005 qui 7 31 1 7 23 1
7/7/2005 qui 15 30 1 15 21 1
7/7/2005 qui 23 25 0 23 25 0
8/7/2005 sex 7 26 0 7 24 0
8/7/2005 sex 15 31 0 15 20 0
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8/7/2005 sex 23 25 0 23 27 0
9/7/2005 sab 7 24 0 7 22 0
9/7/2005 sab 15 17 0 15 22 0
9/7/2005 sab 23 15 0 23 17 0
Tabela 1 – Número de pessoas que utilizaram determinada linha em determinado horário

Por meio de recursos do aplicativo, pôde-se fazer algumas estatísticas descritivas básicas para
verificação da utilização efetiva do sistema de transporte, tais como média, desvio-padrão,
moda, mediana, mínimos e máximos. Com a análise dos resultados estatísticos pode-se
levantar alguns indícios de linhas que eram subutilizados e outros que ocasionalmente tinham
a capacidade de assentos ultrapassados.
4. Modelagem e Simulação do Sistema
Depois de coletados e inseridos os dados das doze semanas, pôde-se fazer uma análise
estatística mais elaborada, através da modelagem e simulação dos dados tabulados na tabela
1. Isto pode ser feito com o auxílio de duas ferramentas, os softwares (BestFit e @Risk ). O
BestFit foi utilizado para determinar qual distribuição se ajustava melhor aos dados coletados.
Antes de utilizar o BestFit os dados tabulados foram estratificados levando em consideração
os dias da semana e os horários de chegada e saída. Como resultado, o BestFit forneceu os
parâmetros de cada distribuição que serve de entrada para a simulação no @Risk. A partir
desse momento foram feitas simulações estáticas que possibilitou a verificação da
probabilidade de ocorrência de determinado evento, como por exemplo, qual a probabilidade
de que a utilização de determinada linha fosse de até 28 pessoas (o que permite o uso de
microônibus) ou que ultrapassasse a capacidade máxima dos veículos. Vale salientar que
foram simulados 10000 interações (dias) para cada linha para que as informações fossem mais
fidedignas possíveis.
Com a análise dos resultados da simulação, pode-se avaliar quais linhas e horários, poderiam
ser trocados por microônibus, justificando, portanto, o empenho do estudo até o momento.
5. Planejamento e Implementação do Sistema de Informação
Nesta etapa foi definida a forma de coleta dos dados do sistema de transporte relativos à
utilização pelos funcionários, tais como: turnos e códigos referentes; linhas usuais e
alternativas de chegada e saída; pontos de embarque e desembarque usuais e alternativos e
freqüência de utilização das linhas alternativas.
Foram definidos e determinados os relatórios que o sistema planejado deveria gerar e
posteriormente as tabelas do banco de dados necessárias e os dados relativos a cada uma.
A empresa optou pela implantação do sistema por uma empresa de informática terceirizada.
Todavia, a equipe de projeto esteve o tempo todo dando suporte ao programador para
eventuais dúvidas.
A seguir estão duas telas finais do sistema de informação:
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Figura 1 – Tela “Ponto linha ônibus RH”

Na tela da figura 1, é permitido incluir, alterar, excluir e localizar funcionários. A opção


localizar no alto da tela permite visualizar os funcionários já cadastrados; escolhendo um
funcionário e clicando com o mouse é possível alterar informações ou excluir o registro.
Na primeira parte desta tela, deve-se selecionar a empresa à qual pertence o funcionário (é
possível saber esta informação através das duas primeiras letras do número de matrícula).
Após selecionar a empresa, deve-se selecionar o nome do funcionário e selecionar o turno de
trabalho: administrativo (AD) ou turno (TU). Se o funcionário trabalha em turno, deve ser
informada a letra referente ao turno, por exemplo, A, B, C, D entre outras.
Já na segunda parte da tela, deve-se selecionar a linha de embarque usual, o ponto de
embarque usual, a linha de desembarque usual e o ponto de desembarque usual. Considera-se
embarque o sentido garagem/empresa e desembarque o sentido empresa/ garagem.
Por fim, na última parte desta tela, deve-se selecionar a linha alternativa de embarque, o ponto
de embarque alternativo, a linha alternativa de desembarque e o ponto de desembarque
alternativo. Deve-se marcar na última linha se o funcionário usa as linhas alternativas para
embarque e desembarque com freqüência, isto é, se o funcionário utiliza uma linha alternativa
mais de uma vez por semana. Considera-se a linha usual aquela mais usada e a linha
alternativa aquela usada apenas em casos especiais.
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Figura 2 – Tela “Consulta freqüência”

Na tela da figura 2 é possível emitir e imprimir relatórios sobre a utilização e a freqüência das
linhas de ônibus. Em todos os relatórios é possível escolher se quer ou não imprimir com
todos RH (funcionários) que utilizam aquela linha com baixa freqüência.
A primeira forma de gerar um relatório é: selecionando uma das linhas cadastradas, no
primeiro campo; selecionando o sentido da viagem, isto é, considera-se embarque o sentido
garagem/empresa e desembarque o sentido inverso; e selecionando o tipo de turno:
administrativo (AD) e turno (TU) – se a opção for TU tem-se a possibilidade de selecionar ou
não a letra do turno, isto é, pode-se gerar um relatório com todas as letras cadastradas ou com
apenas uma única letra.
A segunda forma é selecionar um bairro ou selecionar um bairro e linha. Nesta opção também
devem ser informados o sentido da viagem e o turno de trabalho.
A última forma de gerar um relatório da freqüência é selecionando uma das linhas cadastradas
e também um dos pontos cadastrados. Nesta opção também devem ser informados o sentido
da viagem e o turno de trabalho. Este relatório é um dos mais importantes no trabalho de
roteamento, uma vez que, através dele, é possível extrair a informação de quantas pessoas
embarcam em cada ponto – informação de grande valia para realocação de pontos e mudanças
nas rotas.
Todos os relatórios gerados fornecem estatísticas a respeito da freqüência de cada linha: a
utilização total, o número de usuários usuais, o número de usuários alternativos, especificando
quantos são de alta freqüência e quantos são de baixa freqüência. Além disso, o relatório tem
as seguintes informações: número de matrícula de cada funcionário que utiliza aquela linha,
nome do funcionário, linha de embarque e desembarque usual, linha de embarque e
desembarque usual e alternativo, o ponto de embarque e desembarque usual e alternativo.
6. Considerações Finais
O sistema planejado sofreu uma série de novos adendos por sugestão do próprio usuário,
tornando-se bastante completo e complexo. Uma vez inseridos os dados de todos os
funcionários da empresa e mantendo-se os mesmos atualizados, a administração da logística
de transporte de pessoal tornar-se-á muito mais lógica, fácil e segura ao usuário e ao
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administrador do sistema. Com isso, tais informações não estão mais restritas a uma pessoa e
sim a quem couber a administração do sistema.
O estudo possibilitou ainda o conhecimento do real nível de utilização de cada linha utilizada
através de criteriosa análise estatística respaldada por simulação estática de dados verdadeiros
coletados durante um período de tempo que abrangeu quaisquer variações, sejam elas de
escala de turno de funcionários, condições climáticas, dias da semana, períodos do mês e
feriados. Assim, o administrador do sistema de transportes poderá saber a probabilidade de
determinada linha exceder um número de pessoas, possibilitando alterações do veículo
transportador. O que se observou nas linhas de turno foi, em geral, uma subtilização da
maioria dos horários, principalmente nos finais de semana. Todavia, em algumas linhas de
horário administrativo, observou-se freqüentemente a superlotação dos ônibus. Para as linhas
subtilizadas, foi proposta a utilização de microônibus (máximo 28 lugares) nos casos em que
a probabilidade de mais de 28 passageiros é menor que 5%. A análise e sugestão do uso de
microônibus foram baseadas nas vantagens do mesmo no que tange aos custos de: carroceria,
pneus e manutenção e também à agilidade do veículo. No caso das linhas superlotadas, foi
sugerido o remanejamento de alguns passageiros das mesmas para outras em que não haja
excesso de pessoas e a alteração de pontos de coleta, minimizando a chance de ultrapassar a
capacidade máxima dos ônibus.
A equipe de projeto realizou medições das distâncias entre todos os pontos de todas as linhas
existentes. Os valores foram usados para conhecimento sobre a remuneração da empresa
transportadora, além de poder serem usados no caso de mudanças em itinerários,
acrescentando ou retirando pontos a partir do sistema computacional citado.
Ainda, foi desenvolvido pela equipe de projeto, a pedido da contratante, um manual contendo
a metodologia utilizada pela consultoria para quantificar a utilização real de cada linha. A
partir deste manual, a empresa poderá a qualquer tempo realizar tais análises e tomar decisões
(muitas delas estratégicas), a partir das informações obtidas.
7. Bibliografia
BALLOU, R. H. – Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos/ Logística Empresarial. Porto Alegre, Editora
Bookman, 2006,
CONCEIÇÃO, S. V. Et. Al., – Impactos da Roteirização de Veículos de um Centro de Distribuição: Um Estudo
de Caso. In: XXIV Encontro nacional de Engenharia de Produção, pp 989-996. Florianópolis: Novembro, 2004.
LAUDON, K. C., LAUDON J. P , Sistemas de Informação. Rio de Janeiro, Editora LTC, 1999.
Agradecimentos
O trabalho apresentado é fruto de um projeto de consultoria realizado pela “Mais Consultoria
em Engenharia de Produção”, da Universidade Federal de Juiz de Fora. Isto posto, todos os
agradecimentos são prestados a esta empresa júnior pelo apoio e documentos oferecidos para
a elaboração deste artigo.

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