You are on page 1of 50

BAB I

KONSEP FUNGSI MANAJEMEN

1.1 Pengertian Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen dasar yang selalu berkaitan dengan

proses manajemen. Fungsi manajemen akan dijadikan acuan oleh manajer untuk

mencapai tujuan organisasi. Gullick dan Urwick menciptakan konsep dari prinsip

manajemen yang dibuat oleh Fayol.Kecenderungan konsep mereka adalah

pemisahan administrasi dan politik.Gulick menyatakan bahwa kedua hal tersebut

tidak mungkin dipisahkan. Pada tahun 1937, mereka menyatakan tujuh fungsi

manajemen pada tulisan mereka, Papers on The Science of Administration. Tujuh

fungsi manajemen itu adalah POSDCoRBE

1.2 PLANNING

“The planning function includes those managerial activities which

determine objectives and the appropriate means for achieving those objectives”

(Donnely, Gibson, & Ivancevich, 1984).

Fungsi planning merupakan penetapan secara garis besar yang perlu

dilakukan dan metode yang digunakan untuk melakukannya agar mencapai tujuan

yang telah ditetapkan bagi organisasi. Planning berfokus pada masa depan.

Karena tanggung jawab manajemen adalah untuk mempersiapkan organisasi

untuk hari yang belum terlihat ke depannya.

Prinsip Planning

a. Leadership building - mengkatalisis pembangunan masyarakat dan

keterlibatan, sebagaimana dibuktikan oleh semangat kewirausahaan,

pengembangan kepemimpinan dan investasi lokal di masa depan.

1
b. Diverse and participatory - Membawa beragam warga, generasi dan

organisasi masyarakat ke dalam fase awal mengembangkan visi dan

mengevaluasi alternatif layak dan membuat mereka terlibat dalam

pengambilan keputusan, tindakan dan penilaian kemajuan.

c. Transparent - Membuat jelas bagi para peserta, mendorong diskusi penuh

nilai-nilai diasumsikan menuju tanah, air dan pengembangan dan

pemahaman penuh dengan informasi teknis.

d. Strategic - Membangun aset lokal, dengan fokus pada realitas perubahan,

akar penyebab masalah dan opsi yang layak untuk menangani perubahan,

dalam kerangka sumber daya yang tersedia.

e. Comprehensive - Tampilan implikasi pada semua aspek masyarakat dan

kehidupan, daripada berfokus pada masalah sosial atau budaya tertentu

ekonomi, lingkungan.

f. Sustainable - Hasil dalam kebijakan dan kerangka kelembagaan yang

kuat untuk pengambilan keputusan lanjutan dan resolusi konflik,

sehingga warga bisa menjaga tanggung jawab pemerintah, versus cetak

biru statis untuk pembangunan.

g. Implemented - Menggunakan berbagai kekuatan lokal dan program,

melalui peran hati-hati dinegosiasikan untuk sumber daya manusia dan

keuangan dari tingkat lokal, regional, negara bagian dan nasional dan

dari sektor publik dan swasta.

h. Continual - Menetapkan struktur manajemen untuk perbaikan terus-

menerus, dengan indikator untuk menilai kemajuan dan merevisi

rencana.

2
Ruang Lingkup Planning

Lingkup Rencana Pengelolaan rincian bagaimana ruang lingkup akan

ditentukan dan dikelola. Hal ini juga mendokumentasikan bagaimana perubahan

lingkup akan ditangani.

Kelebihan Planning

a. Perencanaan dapat membuat pelaksanaan tugas menjadi tepat dan kegiatan

tiap unit akan terorganisasi menuju arah yang sama

b. Perencanaan yang disusun berdasarkan penelitian yang akurat akan

menghindarkan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

c. Perencanaan memuat standar-standar atau batas-batas tindakan dan biaya

sehingga memudahkan pelaksanaan pengawasan.

Kekurangan Planning

1. Tidak Melibatkan Orang yang Tepat

Salah satu kunci untuk perencanaan bisnis yang efektif adalah melibatkan

orang yang tepat atau mereka dengan informasi dan perspektif yang

mempengaruhi dapat terbaik proses.

2. Belanja Terlalu Banyak Waktu di Non-Essentials

Kelumpuhan oleh analisis adalah masalah yang dapat menghambat upaya

perencanaan bisnis. Ini bisa sulit untuk mengetahui kapan saatnya untuk

berhenti pengumpulan dan informasi meninjau, dan ketika saatnya untuk

menggunakan informasi tersebut untuk membuat keputusan dan bergerak

maju.

3
3. Kurangnya Akuntabilitas dan Implementasi Miskin

Mereka yang terlibat dalam perencanaan bisnis mengatakan bahwa

penghalang terbesar untuk sukses adalah eksekusi rencana itu, kata

Grensing-Pophal.

Contoh Planning

Saat perkuliahan mahasiswa harus membuat Kartu Rencana Study (KRS),

dalam hal ini mahasiswa sedang menyusun atau merencanakan mata kuliah yang

akan di ambil pada semester tersebut.

1.3 ORGANIZING

Pengorganisasian adalah penentuan pekerjaan yang harus dilakukan,

pengelompokan tugas dan harus membagikan pekerjaan kepada setiap karyawan,

penetapan departemen serta penentuan hubungan. Tujuan pengorganisasian adalah

untuk menetapkan peran struktur internasional sehingga orang dapat mengetahui

tugas dan tujuan.

Prinsip Organizing

Fungsi pengorganisasian dilakukan atas dasar pedoman diberikan oleh

para ahli. Ini dikenal sebagai prinsip-prinsip organisasi. Prinsip-prinsip organisasi

yang dikembangkan oleh Lyndall Urwick secara singkat dinyatakan di bawah:

(I) Tujuan: Semua organisasi dan setiap bagian dari usaha harus menjadi ekspresi

tujuan, baik eksplisit atau tersirat - prinsip objektif.

(Ii) Wewenang dan tanggung jawab: otoritas formal dan Tanggung jawab harus

co-terminus dan sama – yang prinsip korespondensi.

4
(Iii) Tanggung Jawab pengawasan: Tanggung jawab otoritas yang lebih tinggi

untuk tindakan bawahannya adalah mutlak - Prinsip tanggung jawab.

(Iv) skalar Prinsip: Harus ada garis yang jelas formal otoritas berjalan dari atas ke

bawah setiap organisasi. Prinsip skalar.

(V) Span of control: Tidak ada pengawas dapat mengawasi secara langsung karya

lebih dari lima, atau paling banyak, enam bawahan yang interlock kerja – Prinsip

Span of Control.

(Vi) Spesialisasi fungsi: Pekerjaan setiap orang di orgnisation harus dibatasi

sejauh mungkin ke kinerja fungsi terkemuka tunggal - Prinsip spesialisasi

(Vii) Koordinasi Upaya: Objek akhir dari semua organisasi halus, koordinasi yang

efektif – yang Prinsip koordinasi

(Viii) Definisi: Setiap posisi dalam setiap organisasi harus diuraikan secara jelas

tertulis – Prinsip definisi.

Ruang Lingkup Organizing

Tiga elemen organisasi internal yaitu, orang, teknologi dan struktur dan

elemen keempat, yaitu, sistem sosial eksternal dapat diambil sebagai ruang

lingkup O.B.

1. Orang

Orang-orang merupakan sistem sosial internal organisasi.Mereka terdiri

dari individu dan kelompok.Kelompok mungkin besar atau kecil, formal atau

informal, resmi atau tidak resmi.Mereka adalah dinamis.Mereka membentuk,

mengubah dan membubarkan.organisasi manusia perubahan sehari-hari.

2. Struktur

5
Struktur mendefinisikan satu-satunya hubungan orang dalam suatu

organisasi.orang yang berbeda dalam sebuah organisasi diberi peran yang berbeda

dan mereka memiliki hubungan tertentu dengan orang lain

3. Teknologi

Teknologi menanamkan kondisi fisik dan ekonomi di mana orang bekerja.

Dengan tangan kosong mereka orang dapat melakukan apa-apa sehingga mereka

diberi bantuan bangunan, mesin, peralatan, proses dan sumber daya. Sifat

teknologi sangat tergantung pada sifat organisasi dan mempengaruhi kerja atau

kondisi kerja.

4. Sistem Sosial

Sistem sosial menyediakan lingkungan eksternal di mana organisasi

beroperasi. Sebuah organisasi tunggal tidak bisa eksis juga.Ini adalah bagian dari

keseluruhan. O.B. adalah studi tentang perilaku manusia di tempat kerja dalam

organisasi.Dengan demikian, ruang lingkup O.B. termasuk studi tentang individu,

kelompok dan organisasi / struktur. Mari kita secara singkat merefleksikan apa

aspek masing-masing tiga penutup ini.

Kelebihan Organizing

Staf dikelola oleh orang dengan pengalaman dalam khusus yang sama

mereka yang memadai dapat memahami dan meninjau pekerjaan mereka. Staf

memiliki kesempatan untuk bergerak ke atas dalam bidang fungsional mereka,

yang memberikan alasan bagi mereka untuk tinggal jangka panjang.perusahaan

mendapatkan keuntungan dari keahlian dan perusahaan mereka pengetahuan dari

waktu ke waktu. Staf bekerja dengan orang lain di bidang mereka, yang

6
memungkinkan untuk berbagi pengetahuan dan bergerak pekerjaan lateral belajar

keterampilan baru.

Kekurangan Organizing

Bidang fungsional mungkin memiliki kesulitan bekerja dengan bidang

fungsional lainnya. Sering ada persepsi bahwa mereka bersaing dengan bidang

fungsional lainnya untuk sumber daya dan kurangnya pemahaman tentang apa

daerah lain lakukan bagi perusahaan. Jadi, departemen akuntansi mungkin marah

karena permintaannya untuk headcount tambahan ditolak, tetapi perusahaan hasil

keuangan menunjukkan kebutuhan bagi orang-orang penjualan tambahan daripada

akuntan. Sebagai perusahaan tumbuh lebih besar, bidang fungsional dapat

menjadi sulit untuk mengelola karena ukuran mereka. Mereka bisa menjadi

hampir seperti perusahaan kecil mereka sendiri, dengan metode kultur, fasilitas,

dan manajemen mereka sendiri.

Bidang fungsional dapat menjadi terganggu oleh tujuan mereka sendiri

dan fokus pada mereka, bukan pada tujuan perusahaan secara

keseluruhan.Misalnya, mungkin ada keinginan oleh T.I. yang departemen untuk

menerapkan baru, sistem komputer negara-of-the-art, tapi tujuan perusahaan

secara keseluruhan mendukung investasi dalam produk baru sebagai

gantinya.Sejak unit tidak memiliki gambaran dari seluruh perusahaan, mungkin

memusatkan perhatian pada tujuan yang diyakini penting tapi yang tidak prioritas

untuk manajemen puncak.

Contoh Organizing

7
Sebuah perlombaan dalam pembagian tugas, guna melancarkan lomba

yang diikuti.Seperti siapa yang harus mengerjakan, Bagaimana tugas-tugas

teresebut dikelompokan. Siapa yang bertanggung jawab akan tugas tersebut.

1.4 STAFFING

Staffing adalah proses memperoleh, menyebarkan, dan mempertahankan

tenaga kerja kuantitas dan kualitas untuk membuat dampak positif pada efektivitas

organisasi yang cukup Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen yang

dikemukakan oleh Harold Koonzt & Cyril O’Donnel yang berarti : Pengisian

Jabatan atau pengisian tenaga kerja atau penarikan tenaga kerja. Tujuannya adalah

untuk menarik, menempatkan pegawai menurut jumlah, jenis, keahlian dan

keterampilan, sesuai dengan kebutuhan perusahaan, agar pegawai dapat bekerja

secara efektif.

Prinsip Staffing

Pengisian jabatan didasarkan pada azas “The right man in the right place”

(penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat) dan The right man

in the right job (penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjan yang tepat).

Agar asas ini dapat diterapkan dengan baik,maka hendaknya pengisian jabatan

berpedoman kepada “apa” baru “siapa”. Apa artinya harus berpedoman pada

Job description (uraian tugas dan tanggung jawab akan dilaksanakan pada jabatan

itu). Siapa, harus berpedoman pada “Job Specification” (syarat-syarat

/klasifikasi-klasifikasi orang yang dapat melaksanakan pekerjaan pada jabatan

tersebut).

Ruang Lingkup Staffing

8
Fungsi staf lebih luas dalam lingkup dari akuisisi hanya personil

manajerial. Bahkan, mencakup proses tidak hanya mengembangkan eksekutif

tetapi juga memberikan kompensasi yang adil bagi mereka. Selain itu, perekrutan

dilakukan oleh manajemen baru dibentuk di perusahaan. Bahkan dalam suatu

perusahaan kepegawaian fungsi didirikan termasuk perencanaan eksekutif (atau

sumber daya marjinal, perencanaan dan administrasi kinerja eksekutif dan

administrasi program pengembangan manajemen, penilaian dari kompensasi

eksekutif.

Job analysis adalah menganalisa kegiatan-kegiatan apa saja yang harus

dilakukan pada suatu jabatan tertentu, mengapa pekerjaan itu dilakukan dan

bagaimana melakukannya.Dari hasil analisa jabatan ini, disusunlah uraian

pekerjaan dan spesifikasi jabatan (job description dan job specification).

Job description adalah suatu uraian-uraian mengenai tugas-tugas dan

tanggung jawab pada suatu jabatan, berapa jumlah pegawai, peralatan apa yang

digunakan, bagaimana hubungannya dengan bagian lain, sedangkan Job

specification adalah suatu uraian tentang persyaratan minimal pegawai untuk

dapat memangku suatu jabatan tertentu agar dapat bekerja secara efektif, seperti :

pendidikan, jenis kelamin, usia, kondisi fisik, pengalaman kerja, dll.

1. PENGADAAN (procurement)

Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi penempatan, orientasi dan

induksi untuk mendapatkan karyawan, baik kualitas maupun kuantitas yang

dibutuhkan perusahaan. Untuk mendapatkannya harus dilakukan dengan cara

analisis jabatan, uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Barulah bisa

ditentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang dibutuhkan.

9
Manfaat analisis ini akan memberikan informasi tentang aktivitas

pekaerjaan, standar pekarjaan, konteks pekarjaan, syarat-syarat karyawan,

perilaku dan alat-alat yang dpergunakan. Dengan adanya analisis ini bisa

diketahui:

1. Tugas dan tanggung jawab seorang pejabat.

2. Syarat-syarat tenaga kerja yang dapat mengisi lowongan pekarjaan yang kosong.

3. Jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan.

4. Dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan.

5. Sumber-sumber tenaga karja dan cara-cara penarikannya.

2. PENARIKAN (Recruiting)

Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar

mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong diperusahaan. “Mencari”

yaitu menetapkan sumber-sumber tenaga karja yang akan ditarik.

“Mempengaruhi” adalah menetapkan cara-cara penarikannya, seperti melalui

iklan pada media massa atau melalui para karyawan yang telah ada.

Adapun sumber-sumber penarikannya terbagi dua:

1. Sumber Internal

Adalah ditarik dari karyawan yang telah ada dalam perusahaan. Penarikan

ini dilakukan dengan cara “mutasi atau transfer” baik sifatnya vertical (promosi-

demosi) maupun horizontal.

2. Sumber Eksternal

Adalah untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong ditarik dari orang-

orang diluar perusahaan, yaitu: Lembaga-lembaga pendidikan, Kantor

10
penempatan tenaga kerja, Pasar tenaga karja Nepotisme atau kawan-kawan

karyawan.

3. SELEKSI

Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang

diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan.Dasar seleksi

adalah spesifikasi pekerjaan dari perusahaan bersangkutan. Metode seleksi dikenal

atas: “metode non ilmiah dan metode ilmiah”. Metode non ilmiah yaitu seleksi

yang dilaksanakan tidak didasarkan pada kriteria/standar atau spesifikasi

kebutuhan pekerjaan tetapi hanya didasarkan perkiraan dan pengalaman saja.

4. PENEMPATAN

Penempatan (placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang

yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian

pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjanya (penulis). Penempatan ini sangat

penting karena aktivitas-aktivitas perusahaan baru dapat dilakukan jika semua

jabatan ada pejabatnya.

5. Pelatihan

Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan teknis dan moral kerja

karyawan operasional sesuai dengan kebutuhan tugas-tugasnya (Drs.H.Malayu

S.P.Hasibuan). Pelatihan (training) karyawan perlu dilakukan untuk meningkatkan

efisiensi dan efektivitas kerjanya. Pelatihan ini memerlukan biaya, tetapi biaya–

biaya ini menjadi investasi jangka panjang di bidang sumber daya manusia bagi

perusahaan bersangkutan.’Training is the short term education process utilizing a

systematic and organized procedure by which nonmanagerial personnel learn

technical knowledge and skills for a definite purpose’ ( Andrew F.Sikula)

11
6. PEMBERHENTIAN

Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seorang

karyawan dengan suatu perusahaan.Pemberhentian (PHK) ini disebabkan oleh

keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak kerja habis, peraturan

perburuhan, pensiun, dan atau meninggal dunia.

Fungsi Staffing

1. Staffing adalah bagian dari fungsi manajemen yang paling penting, tanpa

sumberdaya yang baik ke empat fungsi manajemen itu tidak akan berjalan dengan

baik.

2. Staffing adalah aktivitas yang luas , sebagai fungsi kepegawaian dilaksanakan

oleh semua manajer dan disemua jenis masalah dimana kegiatan usaha dilakukan.

3. Staffing adalah kegiatan berkesinambungan , karena fungsi staf berlanjut

sepanjang kehidupan organisasi atau perusahaan karena adanya tranfer promosi

dan pemecatan.

4. Dasar dari fungsi kepegawaian adalah manajemen yang efisien personil.

Kelebihan Staffing

1. Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya

2. Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu

3. Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing-masing

menyelesaikan tugasnya dengan baik

Kelemahan Staffing

1. Rendahnya kesempatan atau pengembangan bagi manajer lokal

2. Rendahnya tingkat adaptasi serta efektifitas dari expatriatesyang direkrut.

12
3. Apabila melalui perekrutan internal, belum tentu pekerja memiliki potensi yang

baik

1.5 DIRECTING

Directing berarti memberikan instruksi, membimbing, dan konseling,

memotivasi dan memimpin staf dalam suatu organisasi dalam melakukan

pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi.

Koontz dan O’Donnel (1976 : 449) mengemukakan :“Directing is the

interpersonal aspect of managing by which subordinates are led to understand

and contribute effectively and efficiently to attainment of enterprise objectives,

directing involves guiding and leading subordinates.”

Fungsi Directing

Fungsi Pengarahan dan Implementasi adalah proses implementasi program

agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi

agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh

kesadaran dan produktifitas yang tinggi. Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan

Implementasi yaitu mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan,

dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan

efisien dalam pencapaian tujuan, memberikan tugas dan penjelasan rutin

mengenai pekerjaan, menjelaskan kebijakan yang ditetapkan. .

Ruang Lingkup Directing

Fungsi Directing adalah berorientasi karyawan, mengeluarkan intruksi,

pengawasan, motivasi, komunikasi dan kepemimpinan.

1. Employee Orentation: Seorang karyawan harus benar berorientasi pada

perusahaan di mana mereka bekerja.

13
2. Instructions: Instruksi adalah perintah atau perintah dengan seorang senior

mengarahkan bawahan untuk bertindak atau menahan diri dari bertindak di bawah

situasi tertentu.

3. Supervision: Dalam rangka untuk melihat bahwa pekerjaan dilakukan sesuai

dengan petunjuk atasan harus mengamati kegiatan bawahan.

4. Motivation: Manajemen harus mendorong karyawan untuk memanfaatkan bakat

dan keterampilan untuk berkontribusi pada tujuan organisasi.

Kelebihan Directing

1. Initiates Action

Karyawan diangkat hingga tiga fungsi pertama manajemen

(perencanaan, pengorganisasian dan staf).

2. Integrates Employees Efforts

Banyak karyawan bekerja dalam suatu organisasi. Kegiatan dari semua

adalah co-terkait. Keberhasilan suatu organisasi hanya mungkin bila semua orang

melakukan Ulasan pekerjaan mereka secara efisien.

3Means of Motivation:

Tujuan dari suatu organisasi hanya dapat Dicapai oleh karyawan

termotivasi. karyawan termotivasi bekerja dengan penuh dedikasi dan dengan

nuansa rasa memiliki.

4. Facilitates Implementing Changes

Seringkali, karyawan menunjukkan resistensi terhadap perubahan dalam

struktur organisasi mereka. Tetapi dengan perubahan permintaan waktu, perlu

dilaksanakan / ditegakkan.

Contoh Penerapan Directing

14
Sebagai contoh, di bawah fungsi mengarahkan manajemen masalah

karyawan diatasi oleh manajer sana dan kemudian. Selain itu, ia menuntun

mereka ke arah yang benar. Dengan cara ini, mereka memberikan kinerja kualitas

kerja unggul. Mereka mendapatkan kedua penghargaan dan gaji kenaikan untuk

Ulasan kinerja mereka lebih baik. Akibatnya, mereka mendapatkan motivasi.

1.6 COORDINATING

Madumere-Obike dan Abraham (2004: 29) menyatakan bahwa koordinasi

sebagai penyatu, penghubung, membangun dan mengharmonisasikan semua

kegiatan dan upaya anggota organisasi.Coordinating adalah sinkronisasi dan

integrasi kegiatan, tanggung jawab, dan kontrol perintah dan struktur untuk

memastikan bahwa sumber daya suatu organisasi yang digunakan paling efisien

dalam mengejar tujuan yang ditentukan.

Prinsip coordinating

1. Prinsip Tahap Awal

Prinsip ini digunakan pada tahap awal koordinasi. Hal ini digunakan untuk

membuat rencana lebih baik dan sukses. Jika koordinasi dimulai sejak awal maka

semua fungsi manajemen akan nerhasil dilakukan.

2. Prinsip Kontinuitas

Koordinasi dimulai dari tahap awal namun akan terus berkoordinasi harus

berlanjut hingga organisasi ada. Koordinasi harus dilaksanakan secara terus

menerus selama proses manajemen.

3. Prinsip Kontak langsung

Prinsip mengakibatkan hubungan baik antara manajer dan bawahan mereka. Hal

ini karena kontak langsung membantu untuk menghindari kesalahpahaman, salah

15
tafsir dan perselisihan antara manajer dan bawahan sehingga lebih efektif dan

efisien.

Kelebihan coordinating

1. Mencegah terjadinya kekacauan dan kekosongan kegiatan selama proses

organisasi berlangsung.

2. Dapat menyelaraskan pekerjaan bawahan dan atasan, sehingga terdapat kerjasama

yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.

Kekurangan coordinating

1. Ketidaktahuan tujuan organisasi

2. Kesulitan antar koordinasi

3. Rintangan dalam pembangunan lengkap

1.7 REPORTING

Pelaporan sebagai fungsi berkaitan dengan pemberian informasi kepada

manajer, sehingga yang bersangkutan dapat mengikuti perkembangan dan

kemajuan kerja. Jalur pelaporan dapat bersifat vertikal, tetapi dapat juga bersifat

horizontal.

Pelaporan dilakukan secara lisan atau tertulis sehingga penerima laporan

dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas pegawai yang memberi

laporan. Fungsi ini umumnya lebih banyak ditangani oleh bagian ketatusahaan.

Hasil catatan ini akan digunakan manajer untuk membuat laporan tentang apa

yang telah, sedang dan akan dilakukan dalam upaya pencapaian tujuan.

Contohnya adalah memberikan laporan tertulis kepada manajer setiap 1 bulan

sekali sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

Psrinsip-prinsip pelaporan yang baik dari manajemen adalah ;

16
1. Arus Informasi yang layak

Sebuah sistem pelaporan yang baik harus memiliki informasi yang tepat.

Informasi harus yang tepat ini diperuntukkan dari tingkat manajemen rendah ke

tingkat manajemen diatasnya. Informasi harus dibuat tepat dan pada waktu yang

tepat sehingga membantu dalam perencanaan dan koordinasi.

2. Tepat Waktu,

Laporan digunakan sebagai perangkat pengendali sehingga laporan harus

disajikan di awal atau segera setelah terjadinya suatu peristiwa.

3. Informasi Akurat,

Informasi dalam pelaporan harus seakurat mungkin.Informasi yang diberikan

tidak akurat dapat menyebabkan pembuatan keputusan yang salah.Namun, tingkat

akurasi mungkin berbeda dalam berbagai laporan sebab adanya perbedaan angka.

4. Dasar Perbandingan

Informasi yang diberikan melalui laporan akan lebih berguna bila dibandingkan

dengan angka pada periode terakhir, standar dan tujuan yang ditetapkan.

5. Laporan Harus jelas dan sederhana

Tujuan dari pembuatan laporan adalah untuk membantu manajemen dalam

perencanaan, koordinasi dan pengendalian.Tujuan ini dapat dicapai hanya ketika

laporan mudah dipahami oleh pembaca, terutama oleh atasan.

6. Biaya

Manfaat yang diperoleh dari sistem pelaporan harus sepadan dengan biaya yang

terlibat di dalamnya.Meskipun tidak mungkin untuk menilai manfaat dari sistem

ini dalam istilah moneter, harus ada upaya untuk membuat sistem seekonomis

mungkin.

17
7. Evaluasi Tanggung Jawab,

Sistem pelaporan harus memungkinkan evaluasi tanggung jawab manajerial.Jadi,

pelaporan manajemen harus dirancang dengan tujuan mengevaluasi pekerjaan

yang ditugaskan ke berbagai orang.

8. Kecukupan,

Data yang disajikan harus memadai disediakan dalam laporan menghemat waktu

manajemen dan memastikan perhatian atasan dengan segera.

9 . Visual Pelaporan,

Sebuah sistem pelaporan yang baik akan memiliki pelaporan visual. Pelaporan

visual dibuat dengan bantuan grafik.

10. Prinsip Konsistensi,

Prinsip konsistensi diikuti dalam sistem pelaporan yang baik. Berbagai format

yang digunakan untuk penyusunan berbagai laporan tidak harus sering berubah

dari waktu ke waktu. Jika dalam kasus-kasus tertentu, format apapun berubah

untuk membuat perbaikan, perubahan isi atau format harus dibenarkan.

11. Faktual

Sebuah sistem pelaporan yang baik harus didasarkan pada laporan yang berisi

informasi faktual. Manajemen harus mengambil keputusan di masa depan atas

dasar informasi yang terkandung dalam berbagai laporan.

12. Prinsip Singkat

Prinsip singkatnya harus diikuti saat melaporkan laporan yang panjang dan sangat

sulit untuk menganalisis. Laporan panjang umumnya sangat menyoroti detail kecil

yang tidak relevan dan isu-isu utama yang terlibat tidak diambil dengan benar.

18
1.8 BUDGETING

Fungsi Budgeting adalah a quantitative expression of a financial plan for

a defined period of time. It may include planned sales volumes and revenues,

resource quantities, costs and expenses, assets, liabilities and cash flows.

Suatuekspresi kuantitatif dari rencana keuangan untuk jangka waktu tertentu.Ini

mungkin termasuk volume penjualan yang direncanakan dan pendapatan, jumlah

sumber daya, biaya dan pengeluaran, aset, kewajiban dan arus kas. Maksudnya

disini adalah fungsi ini dapat digunakan untuk:

1. Sebagai pedoman kerja

Dilakukan dengan memberikan tugas dan target-target yang harus dicapai oleh

para karyawan dalam jangka waktu tertentu yang akan datang.

2. Sebagai alat pengkoordinasian kerja

Mengkoordinasikan kerja seluruh bagian dalam perusahaan, agar saling

menunjang, saling bekerja sama secara sinergis, dalam rangka menuju sasaran

yang telah ditetapkan.

3. Sebagai alat evaluasi kerja

Budget berfungsi sebagai tolak ukur, sebagai alat pembanding untuk menilai

(evaluasi) realisasi kegiatan perusahaan nanti. Ini berarti bahwa budget berfungsi

sebagai alat manajemen untuk menilai kinerja para karyawan.

Prinsip Budgeting

Prinsip yang paling penting dari Budgeting dalam manajemen adalah:

a) Perencanaan:

19
Prinsip utama dari penyusunan anggaran.Perencanaan adalah untuk jangka

panjang dan anggaran untuk jangka pendek. Perencanaan dan pemrograman

adalah dua sisi dari koin yang sama.

b) Penelitian:

Setelah perencanaan, tahap selanjutnya adalah penelitian. Penelitian melibatkan

penentuan kebutuhan nasional dan sumber daya dan kondisi global. Dunia

sekarang adalah unit komposit tunggal setiap perubahan dalam setiap bagian dari

dunia akan memiliki tolakan yang luas di bagian lain dunia.

c) Menyeimbangkan Anggaran:

Pada umumnya, anggaran harus seimbang yang merupakan indikasi dari

manajemen keuangan yang sehat. Dalam kasus anggaran tidak seimbang, ini cepat

atau lambat melemahkan kekuatan para investor atau publik.

d) Pengendalian

Pengawasan aliran keuangan untuk berbagai departemen menyiratkan pentingnya

kontrol dalam anggaran.

e) Kebijaksanaan Eksekutif

Eksekutif melaksanakan anggaran harus menikmati tingkat tertentu

kebijaksanaan.

f) Annularity

Berdasarkan prinsip ini, uang yang dihabiskan untuk berbagai departemen dan

eksekutif selama satu tahun. Setiap jumlah meninggalkan terpakai selama tahun

anggaran, persetujuan berdiri murtad dan tidak dapat menghabiskan sampai

selanjutnya disetujui untuk tahun anggaran berikutnya.

g) Tanggung Jawab Eksekutif

20
Untuk tujuan pemberian dana, para eksekutif harus membuat perkiraan

pengeluaran dan kemudian mempresentasikannya. Jumlah tersebut dapat

dipindahkan dari satu kepala ke yang lain, setelah mencari persetujuan dari

presiden.

i) Klasifikasi

Pengeluaran harus diklasifikasikan dengan cara yang efisien dalam anggaran

karena pemahaman yang mudah. Pendapatan dianggap diklasifikasikan ke dalam

berbagai kepala.

j) Unity

Berbagai pengeluaran diperkirakan dalam anggaran dan semua pendapatan yang

dihasilkan di satu jumlah, dari mana semua pengeluaran terpenuhi.

Ruang Lingkup Budget

1. Sumber Dana

Sumber dana dibagi menjadi dana sendiri, dana pinjaman dan dana

gabungan usaha/joint.

2. Alokasi Dana

Tahap ini lebih menjelaskan untuk menjual kembali dana yang diperoleh dari

penghimpunan dana dalam bentuk simpanan.

3. Control Dana

Ada syarat agar suatu perusahaan dapat mengelola keuangannya dengan baik,

yaitu :

a. Pemenuhan kebutuhan keuangan jangka pendek dan jangka panjang,

Peramalan jangka pendek menunjukkan peramalan dari pendapatan, biaya, dan

21
pengeluaran dalam periode satu tahun. Bentuk dari peramalan jangka panjang

adalah prediksi dari arus kas masuk dan arus kas keluar di masa yang akan datang.

b. Menyusun anggaran sesuai dengan perencanaan yang dilakukana anggaran

yang biasa disusun oleh perusahaan adalah anggaran operasi, anggaran modal, dan

anggaran kas.

c. Menyusun kontrol terhadap keuangan, Kontrol keuangan akan menberikan

feedback untuk mengungkapkan departemen dan orang mana yang menyimpang

dari perencanaan keuangan.

Kelebihan Budgeting

Keuntungan yang dapat diperoleh bila perusahaan menerapkan penyusunan

anggaran yang baik adalah :

a. Hasil yang diharapkan dari suatu rencana tertentu dapat diproyeksikan sebelum

rencana tersebut dilaksanakan. Bagi manajemen, hasil proyeksi ini menciptakan

peluang untuk memilih rencana yang paling menguntungkan untuk dilaksanakan.

b. Dalam menyusun anggaran , diperlukan analisis yang sangat teliti terhadap setiap

tindakan yang dilakukan. Analisis ini sangat bermanfaat bagi manajemen

sekalipun ada pilihan untuk tidak melanjutkan keputusan tersebut.

c. Anggaran merupakan penelitian untuk kerja sehingga dapat dijadikan patokan

untuk menilai baik buruknya suatu hasil yang diperoleh.

Kekurangan Budgeting

Terdapat pula beberapa kelemahan antara lain :

a. Dalam penyusunan anggaran, penaksiran yang dipakai belum tentu tepat dengan

keadaan yang sebenarnya.

22
b. Seringkali keadaan yang digunakan sebagai dasar penyusunan anggaran

mengalami perkembangan yang jauh berbeda daripada yang direncanakan. Hal ini

berarti diperlukan pemikiran untuk penyesuaian. Kemungkinan ini menghendaki

agar anggaran disesuaikan secara berkesinambungan dengan kondisi yang

berubah-ubah agar data dan informasi yang diperoleh akurat.

c. Melihat penyusunan anggaran melibatkan banyak pihak, maka secara potensial

dapat menimbulkan persoalan-persoalan hubungan kerja yang dapat menghambat

proses pelaksanaan anggaran.

Contoh Fungsi Budget

Untuk mencapai laba tahun 2016 sebesar Rp2.835.872,00 misalnya Bagian

Pemasaran harus menjual pada tahun 2016:

Kecap sedang 12.000 botol @ Rp533,33 = Rp 6.400.000,00

Kecap manis 24.000 botol @ Rp650,00 = Rp15.600.000,00

Kecap asin 18.000 botol @ Rp533,33 = Rp 9.600.000,00

Jumlah 54.000 botol = Rp31.600.000,00

Bagian Produksi pada tahun 2016 harus memproduksi;

Kecap sedang sebanyak 12.020 botol

Kecap manis sebanyak 23.985 botol

Kecap asin sebanyak 18.010 botol

Jumlah 54.015 botol

Bagian Keuangan harus menyediakan dana pada tahun 2016, triwulan:

I = Rp 4.287.991,00

II = Rp 7.191.279,00

23
III = Rp 7.011.271,00

IV = Rp 7.840.723,00

Jumlah = Rp26.331.264,00

Bagian Umum pada tahun 2016 harus menyediakan tenaga kerja yang diperlukan:

Tenaga produksi 20 orang

Tenaga pemasaran 100 orang

Tenaga lainnya 15 orang

Jumlah 135 orang

Fungsi budget akan lebih menunjukkan suatu perencanaan atau pedoman kerja

dalam hal mencari keuntungan.

1.9 EVALUATING

Fungsi evaluasi memastikan pengelolaan organisasi dengan bijaksana

sesuai apa yang telah direncanakan dan diorganisasikan berdasarkan sumber daya

organisasi. Evaluasi mendorong penggunaan sumber daya dalam tiap organisasi

secara bijaksana dan memberi sinergi pada tiap kegiatan. Fungsi evaluasi secara

tepat menempatkan pemeriksaan dan penyeimbangan untuk mengatur sumber

daya dan usaha demi perkembangan organisasi.

Kelebihan Evaluating

Dapat mengetahui kekurangan dan kelemahan selama proses sehingga dapat

direncanakan cara memperbaikinya

Kekurangan Evaluating

1. Fleksibilitas organisasi terbatas dan pengambilan keputusan lambat

2. Mengabaikan pentingnya orang-orang dan hubungan interpersonal

24
BAB II

KONSEP PROSES MANAJEMEN

2.1 PLANNING

Planning adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa

yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk

mencapainya. Sebagian kalangan berpendapat bahwa planning adalah suatu

aktivitas yang dibatasi oleh lingkup waktu tertentu, sehingga planning, lebih jauh

diartikan sebagai kegiatan terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu

dalam waktu tertentu. Planning merupakan unsur terpenting dari proses

manajemen. Hal ini mudah dipahami karena berbagai unsur proses manajemen

lainnya baru berperan jika unsur planning telah selesai direncanakan. Bahkan

sebenarnya lebih dari itu, pelaksanaan berbagai unsur proses manajemen lainnya

hanya akan berjalan sempurna jika selalu berpedoman pada planning yang telah

disusun sebelumnya

Contoh proses Planning:

Seseorang yang hendak melakukan suatu usaha, kemudian merencanakan

berbagai kegiatan yang akan dilakukannya agar tujuan usahanya tercapai

dengan melibatkan sumber daya yang ia miliki.

Prinsip proses Planning

1. Prinsip Kontribusi

Tujuan dari planning adalah untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi

yang efektif dan efisien, faktanya, kriteria dasar untuk perumusan rencana

adalah untuk mencapai tujuan utama dari organisasi. Pencapaian tujuan selalu

25
tergantung pada tingkat kesehatan rencana dan jumlah yang memadai dari

kontribusi organisasi di saat yang sama.

2. Prinsip Alasan yang Logis dan Konsisten

Rencana dibuat menyesuaikan kondisi lingkungan yang ada, seperti suasana

politik, ekonomi dan pasar, tindakan pesaing, dan lain-lain

3. Prinsip Faktor Pembatas

Faktor pembatas adalah kurangnya karyawan termotivasi, kekurangan tenaga

terlatih, kekurangan dana modal, kebijakan pemerintah regulasi harga, dan

lain-lain.

4. Prinsip Komitmen

Komitmen diperlukan untuk menjalankan usaha yang didirikan.

5. Prinsip Rencana yang Terkoordinasi

Rencana jangka panjang dan pendek harus dikoordinasikan satu sama lain

untuk membentuk sebuah rencana yang terintegrasi.

6. Prinsip Pemilihan Waktu

Jumlah rencana mayor dan minor dari suatu organisasi harus dirangkai secara

sistematis.Rencana harus dirangkai dalam tingkatan waktu, inisiasi dan

rencana tersebut harus diselesaikan dengan jelas.

7. Prinsip Efisiensi

Meminimalkan biaya dan mencapai pemanfaatan sumber daya yang efisien

harus menjadi tujuan dari rencana. Biaya penyusunan rencanadan

pelaksanaan tidak boleh melebihi output yang ada.

8. Prinsip Fleksibilitas

26
Rencana haruslah fleksibel untuk mendukung organisasi saat ada kendala tak

terduga dari lingkungan. Perlu diingat bahwa masa depan dapat berbeda

dengan apa yang diharapkan. Oleh karena itu, organisasi perlu menyiapkan

rencana yang dapat digunakan dalam segala situasi.

9. Prinsip Penerimaan

Rencana yang ada harus dipahami dan diterima oleh pegawai, karena

kesuksesan implementasi dari suatu rencana membutuhkan kemauan dan

usaha yang kooperatif dari mereka.

Keuntungan dari penggunaan proses planning adalah sebagai berikut.

1. Kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan dengan tujuan tertentu.

2. Pekerjaan menjadi produktif.

3. Biaya yang lebih murah.

4. Memberikan pedoman tentang arah, motif, komunikasi sehinga pekerjaan

lebih efektif.

5. Dapat digunakan untuk melihat hubungan aktifitas dalam pengusahaan

sehinga bisa meramalkan segala penyelesaiannya sehubungan dengan

perubahan yang terjadi.

6. Memberikan landasan untuk pengawasan.

Adapun kelemahan planning adalah sebagai berikut.

1. Karena berhubungan dengan masa yang akan datang, kepastian tidak dapat

ditentukan.

2. Kadang-kadang planning yang didahului dengan riset yang mendalam

membutuhkan biaya yang besar.

27
3. Penghalang psikologis,yang berarti individu sering memerhatikan kebutuhan

masa sekarang lebih berharga dibandingkan masa yang akan datang.

4. Ada individu yang menginterpretasikan planning sebagai cara kerja dengan

paksaan tentang hal yang telah digariskan.

Ruang lingkup proses planning dapat diuraikan sebagai berikut.

1. Strategic planning (perencanaan strategis)

Yaitu rencana yang dihasilkan menguraikan dengan lengkap kebijakan

jangka panjang yang ingin diterapkan,tujuan jangka panjang yang ingin

dicapai, dan rangkaian, serta penahapan kegiatan akan dilakukan.

2. Tactical planning (perencanaan taktis)

Yaitu rencana yang dihasilkan hanya mengandung uraian tentang

kebijakan, tujuan serta kegiatan jangka pendek.

3. Comprehensive planning (perencanaan menyeluruh)

Yaitu rencana yang dihasilkan mengandung uraian yang bersifat

menyeluruh, yang mana mencakup seluruh aspek dan ruang lingkup berbagai

kegiatan yang akan dilakukan.

4. Integrated planning (perencanaan terpadu)

Yaitu rencana yang dihasilkan jelas menggambarkan keterpaduan

antarkegiatan yang akan dilakukan, dan/atau dengan kegiatan lain yang telah

ada.

Waktu pelaksanaan

Sebelum melakukan suatu usaha atau segala bentuk kegiatan baik individu

maupun organisasi.

28
2.2 ORGANIZING

Merupakan suatu tindakan atau kegiatan menggabungkan seluruh potensi

yang ada dari seluruh bagian dalam suatu kelompok orang atau badan atau

organisasi untuk bekerja secara bersama-sama guna mencapai tujuan yang telah

ditentukan bersama, baik untuk tujuan pribadi atau tujuan kelompok dan

organisasi.

Dalam pengorganisasian dikenal istilah KISS (koordinasi, integrasi,

simplifikasi, dan sinkronisasi) dalam rangka menciptakan keharmonisan dalam

kegiatan organisasi.

Contoh proses organizing

Seorang manajer menggabungkan sumber daya yang ada kemudian

mengelompokkan beberapa sumber daya tertentu untuk menjalankan

tugasnya masing-masing.

Prinsip-prinsip Organisasi

Terwujudnya suatu organisasi yang baik, efektif, efisien serta sesuai

dengan kebutuhan, secara selektif harus didasarkan pada prinsip-prinsip

organisasi sebagai berikut.

1. Principle of organizational objectives (prinsip tujuan organisasi).

Tujuan organisasi harus jelas dan rasional, memiliki tujuan untuk

mendapatkan untung atau untuk pelayanan masyarakat.

2. Principle of unity of objective (prinsip kesatuan tujuan).

Suatu organisasi harus ada kesatuan tujuan yang ingin dicapai. Suatu

organisasi akan kacau, jika tidak ada kesatuan tujuan.

3. Principle of unit of command (prinsip kesatuan perintah).

29
Hendaknya setiap staf menerima perintah dan memberikan pertanggung

jawaban hanya kepada satu orang pimpinan, tetapi seorang pimpinan dapat

memerintah beberapa staf.

4. Principle of the span of management (prinsip rentang kendali).

Seorang pimpinan hanya dapat memimpin secara efektif sejumlah staf

tertentu.Jumlah staf ini tergantung kecakapan dan kemampuan dari pimpinan

yang bersangkutan.

5. Principle of delegation authority (prinsip pendelegasian wewenang).

Hendaknya pendelegasian wewenang dari seorang atau sekelompok orang

kepada orang lain jelas dan efektif, sehingga menggetahui wewenangnya.

6. Principle of parity of authority (prinsip keseimbangan wewenang dan

tanggung jawab).

Wewenang dan tanggungjawab harus seimbang., wewenang yang

didelegasikan dengan tanggung jawab yang timbul karenannya harus sama

besarnya.

7. Principle of responsibility (prinsip tanggung jawab).

Pertanggungjawaban dari staf terhadap pimpinan harus sesuai dengan garis

wewenang dan pelimpahan wewenang.

8. Principle of departmentation (prinsip pembagian kerja).

Penggelompokan tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiataan-kegiatan

yang sama ke dalam satu unit kerja (departemen) hendaknnya didasarkan atas

eratnya hubungan masing-masing staf tersebut.

9. Principle of personnel placement (prinsip penempatan personalia).

30
Penempatan staf pada setiap jabatan harus didasarkan atas kecakapan,

keahlian dan keterampilannya, mismanagement penempatan harus

dihindarkan.

10. Principle of scalar chain (prinsip jenjang berangkai).

Wewenang dari atas ke bawah harus merupakan rantai vertikal yang jelas dan

tidak terputus-putus serta menempuh jarak terpendek.

11. Principle of efficiency (prinsip efisiensi).

Suatu organisasi dalam mencapai tujuannya harus dapat mencapai hasil yang

optimal dengan penggorbanan yang minimal.

12. Principle of continuity (prinsip kesinambungan).

Organisasi harus mengusahakan cara-cara untuk menjamin kelangsungan

hidup.

13. Principle of coordination (prinsip koordinasi).

Koordinasi merupakan tindak lanjut dari prinsip-prinsip organisasi

lainnya.Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan

segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin dicapai.

Langkah-langkah dalam proses organizing meliputi :

1. Mengulas rencana

2. Membuat daftar tugas yang harus diselesaikan

3. Membagi tugas dalam satu kelompok sehingga seseorang mampu

mengerjakannya

4. Mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang terkait dengan cara yang

logis dan efisien.

5. Menetapkan pekerjaan untuk masing-masing individu

31
6. Melimpahkan wewenang untuk membangun hubungan antara pekerjaan

dengan kelompok pekerjaan.

Kelebihan dalam proses organizing

1. Memudahkan pekerjaan agar sesuai dengan kemampuan pekerja.

2. Pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih teratur.

Waktu pelaksanaan

Setelah melakukan proses planning dan sumber daya sudah tersedia.

2.3 ACTUATING

Actuating adalah proses mewujudkan atau melaksanakan segala sesuatu

yang telah direncanakan pada proses planninguntuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan dengan menjadikan keseluruhan anggota ikut bertekad dan berupaya

dalam mewujudkan tujuan kelompok tersebut. Adanya kesatuan tekad, semangat,

dan upaya untuk mewujudkan tujuan kelompok menumbuhkan keterkaitan,

kesetiaan, dan perasaan ikut memiliki dari anggota terhadap

kelompoknya.Actuating meliputi actuating (memberi bimbingan atauaktuasi),

motivating (membangkitkan motivasi), directing (memberikan arah), influencing

(memengaruhi), dan commanding (memberikan komando atau perintah).

Actuating lebih memusatkan perhatian pada pengelolaan sumber daya

manusia, karena actuating bertujuan menggerakkan anggota untuk melakukan

kegiatan guna mencapai tujuan suatu organisasi. Atas dasar itu proses ini sangat

berhubungan erat dengan ilmu tentang perilaku manusia.

Prinsip Actuating :

1. Prinsip mengarah kepada tujuan

2. Prinsip keharmonisan dengan tujuan

32
3. Prinsip kesatuan komando

Contoh Actuating :

Melaksanakan segala sesuatu yang telah ditetapkan pada proses planning.

Misalnya pada usaha pembudidayaaan ikan, pada proses planning telah ditetapkan

usaha apa saja yang harus dilakukan untuk membuat kolam budidaya, kemudian

pada proses actuating usaha yang telah direncanakan tersebut harus direalisasikan.

Kelebihan Actuating :

1. Tujuan dari organisasi dapat tercapai.

2. Menumbuhkan rasa ikut memiliki dan rasa tanggung jawab terhadap tujuan

organisasi.

3. Menciptakan kekompakan antar anggota kelompok dalam mencapai tujuan

organisasi.

Kekurangan Actuating :

Apabila proses actuating tidak dilakukan, proses manajemen tidak akan berjalan.

Waktu pelaksanaan actuating : Actuating dilaksanakan apabila planning

,organizing, dan sumber daya manusia sudah ada.

Ruang lingkup Actuating :

Usaha menggerakkan seluruh anggota untuk mewujudkan segala sesuatu yang

telah ditetapkan dalam proses planning untuk mencapai tujuan.

2.4 CONTROLLING

Pengawasan atau pengendalian dapat didefinisikan suatu usaha sistematis untuk

membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan

terlebih dahulu guna menentukan sejalan tidaknya kinerja dengan standar

tersebut.Pengawasan merupakan usaha sistematik untuk menetapkan standar

33
pelaksanaan tujuan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi

umpan balik, membandingkan kegiatan nyata denan standar yang telah ditetapkan

sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan serta mengambil tindakan

koreksi yang ditentukan.

Kelebihan controling :

Controling merupakan kegiatan untuk mencocokan kegiatan operasional

dilapangan dengan rencana yang telah ditetapkan. Apabila controling dilakukan

dengan tepat, organisasi dapat memperoleh manfaat, yaitu :

1. Dapat mengetahui tingngkat pencapaian program yang sudah dilakukan oleh

anggota kesesuaian dengan standar atau rencana kerja, kesesuaian sumberdaya

yang telah digunakan dengan sumberdaya yang telah ditetapkan.

2. Dapat mengetahui penyimpangan pada pemahaman anggota dalam melaksanakan

tugas-tugasnya.

3. Dapat engetahui apakah waktu dan sumberdaya lainnya mencukupi kebutuhan

dan telah dimanfaatkan secara efisien.

4. Dapat mengetahui sebab terjadinya penyimpangan.

5. Dapat mengetahui siapa saja anggota yang perlu diberi penghargaan,

dipromosikan, atau diberikan pelatihan lanjutan.

Kekurangan controling :

Apabila proses controling tidak dilakukan dengan benar dan tepat, maka

kekurangan-kekurangan dalam pelaksanaan tidak dapat terungkap dengan

sempurna, yang menyebabkan terhambat atau terganggunya proses pelaksanaan

karena masalah tidak terselesaikan.

Ruang lingkup controling :

34
Dalam melaksanakan proses controling, ada 5 jenis objek yang perlu dijadikan

sasaran pengawasan, yaitu :

1. Objek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang/jasa pengawasan ini

bersifat fisik.

2. Keuangan.

3. Pelaksanaan program di lapangan.

4. Objek yang bersifat strategis.

5. Pelaksanaan kerjasama dengan sektor lain yang terkait.

Proses pengawasan :

Terdapat 3 langkah penting dalam proses pengawasan manajerial, yaitu :

1. Mengukur hasil atau prestasi yang telah dicapai oleh anggota atau organisasi.

2. Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.

3. Memperbaiki penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor penyebabnya, daan

menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah interfensi.

Prinsip pengawasan menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnell (1988):

1. Prinsip tercapainya tujuan (principle of assurance of objective)

Controling harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan

perbaikan (koreksi) untuk menghindarkan penyimpangan/deviasi dari

perencanaan.

2. Prinsip efisiensi pengendalian (principle of efesience of control) Pengendalian

efisiensi ini bertujuan untuk menghindarkan deviasi-deviasi dari perencanaan

sehingga tidak menimbulkan ha-hal lain yang diluar dugaan.

35
3. Prinsip tanggung jawab pengendalian (Principle of control responbility)

Pengendalian hanya dapat dilaksanakan apabila manajer dapat bertanggung jawab

terhadap pelaksanaan rencana.

4. Prinsip pengendalian terhadap masa depan (principle of future control)

Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan

perencanaan yang akan terjadi, baik sekarang maupun pada masa yang akan

datang.

5. Prinsip pengendalian langsung (principle of direct control)

Tehnik control yang paling efektif adalah mengusahakan adanya bawahan yang

berkualitas baik.

6. Prinsip refleksi perencanaan (principle of reflection of plan)

Perencanaan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter

dan susunan perencanaan.

7. Prinsip penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational) Pengendalian

harus dilaksanakan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan bawahannya

merupakan sasaran untuk melaksanakan rencana.

8. Prinsip pengendalian individual (principle of individually of control)

Pengendalian dan tehnik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer.

9. Prinsip standar (principle of standar)

Control yang efektif dan efesien memerlukan standar yang tepat sebagai tolak

ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.

10. Prinsip pengawasan terhadap strategi (principle of strategic point control)

Controling yang efektif dan efesien memerlukan perhatian terhadap factor-faktor

yang strategi.

36
11. Prinsip perkecualian (the exception principle)

Perkecualian ini dapat terjadi pada keadaan tertentu ketika situasi berubah.

12. Prinsip pengendalian fleksibel (principle of flexibility of control) controling harus

luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.

13. Prinsip peninjauan kembali (principle of riview)

System control harus ditinjau berkali-kali agar system yang digunakan berguna

untuk mencapai tujuan.

14. Prinsip tindakan (principle of action)

Controling dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran rencana, orgnisasi,

staffing, dan directing.

Waktu pelaksanaan :

Controling dapat dilakukan apabila proses pelaksanaan telah dijalankan.

Contoh controling :

Misalnya pada manajemen pembudidayaan ikan .Seorang manajer yang menjadi

pemimpin dalam manjemen controlling bertugas memastikan agar ikan yang akan

dipanenkan tersebut sudah sesuai dengan standar yang berlaku di pasaran dan

telah ditentukan dengan waktu yang tepat juga. Manajer tidak hanya

memperhatikan produknya tapi juga memperhatikan anggota yang terlibat pada

usaha tersebut. Tugasnya ialah mengingatkan jika ada yang menyimpang dari

produksi ikan mas yang seharusnya dapat dicapai.

37
BAB III

INTEGRASI FUNGSI dan PROSES MANAJEMEN

4.1 Pengertian Integrasi

Integrasi ialah suatu pembaruan tertentu hingga menjadi kesatuan yang

utuh dan bulat.Integrasi berasal dari Bahasa Inggris yaitu “integrate”yang berarti

menggabungkan atau mengintegrasikan. Integrasi juga dapat dikatakan sebagai

proses mengkoordinasi atau menyatukan berbagai fungsi, tugas, dan bagian dalam

organisasi sehingga dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan.

4.2 Integrasi Fungsi dan Proses Manajemen

Tabel 1.2 Integrasi Fungsi dan Proses Manajemen

Fungsi P O A C

Planning Organizing Actuating Controlling

P Melakukan Pengelompokan Melakukan Memprediksikan

Planning perencanaan rencana pergerakan penyimpangan

untuk yang mungkin

Menentukan mewujudkan terjadi

tujuan tujuan

Merumuskan

strategi untuk

mencapai

tujuan

Menetapkan

38
standar

keberhasilan

O Merencanakan Penugasan dan Melakukan Melakukan

Organizing pengelompokan pembagian kerja pengelompokan pengawasan

tugas tugas terhadap suatu

Pembagian job berdasarkan kelompok

description kemampuan

anggota

S Merencanakan Mengelompokkan Menggerakan Melakukan

Staffing jumlah orang staf sesuai dengan anggota untuk pengawasan

yang tugas dan melaksanakan terhadap kinerja

dibutuhkan pembagian kerja tugas dengan anggota

baik

Melakukan

perekrutan

pegawai

D Merencanakan Memberikan

Directing pemberian arahan

arahan untuk mengenai

para anggota pekerjaan

Menjelaskan

kebijakan yang

39
ditetapkan

Co Merencanakan Melakukan Menjalin Pengawasan

Coordinating koordinasi koordinasi antar koordinasi dan koordinasi

antar anggota setiap anggota komunikasi

kelompok yang baik

R Membuat Membuat laporan Membuat

Reporting laporan pengelompokan laporan

perencanaan pengawasan dari

seluruh aktifitas

yang dilakukan

anggota

B Melakukan Memberikan dana Menyusun

Budgeting perencanaan kepada setiap anggaran

jumlah kelompok

anggaran yamg

dibutuhkan

E Mengevaluasi Melakukkan Melakukan

Evaluating kembali evaluasi evaluasi pada

pengelompokkan terhadap setiap kegiatan

sesuai pembagian pencapaian Melakukan

tugas tujuan perbaikan

BAB IV

40
BAB IV

PERSAMAAN DAN PERBEDAAN FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN

Fungsi dan proses manajemen memiliki perbedaan dalam hal

penggunaannya, namun sebenarnya dua hal tersebut tidak dapat dipisahkan satu

sama lain karena saling beraitan. Persamaan fungsi manajemen dan proses

manajemen terletak pada peran keduannya yaitu sama-sama berusaha

mewujudkan tujuan dari suatu organisasi.

3.1 Perbedaan fungsi dan Proses Managemen

Perbedaan Fungsi Manajemen Proses Manajemen

Kaitan antar Merupakan dasar yang selalu Merupakan implementasi

hubungan melekat di dalam proses dari fungsi manajemen

manajemen yang digunakan

sebagai acuan oleh manajer dalam

melaksanakan kegiatan untuk

mencapai tujuan.

Sifat Abstrak Konkret

Bentuk Teori Kegiatan

Elemen Setiap elemen dapat dipisahkan Setiap elemen saling

sesuai dengan peran dan berkaitan

penggunaan

Hasil Berupa target Berupa program

41
BAB V

EFEKTIVITAS FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN

5.1 Pengertian Efektivitas

Efektivitas adalah untuk mencapai tujuan. (Weihrich,Heinz.1993).

Efektivitas dalam manajemen sendiri dapat diartikan sebagai melakukan

pekerjaan yang benar (doing the right things), berkaitan dengan tingkat suatu

organisasi mencapai tujuannya (concerns with the degree to which the

organization achieves its goals), merujuk pada tujuan akhir (refers with ‘ends’ or

the attainment of organisational goals). Peranan efektivitas manajemen

merupakan faktor paling penting dalam keberhasilan jangka panjang suatu

organisasi (Drucker, 1974).

5.2 Efektivitas Fungsi Manajemen

Efektivitas dari Fungsi Manajemen adalah sebagai berikut :

a. Efektivitas Planning

Efektivitas planning sebagai fungsi manajemen terjadi apabila sebuah

organisasi berhasil menyusun dan menghasilkan planning yang tepat. Jika sebuah

organisasi belum berhasil melakukan perencanaan sesuai dengan yang telah

dibuat karena tidak bisa menganalisis dengan tepat, kurang percaya diri, dll, maka

selanjutnya akan sulit melanjutkan proses manajemen. Efektivitas planning adalah

sebuah tahap awal dalam mencapai tujuan.

b. Efektivitas Organizing

Efektivitas organizing dilakukan setelah efektivitas planning karena dengan

sebuah perencanaan yang baik dan matang makaorganizingakan berjalan secara

efektif dan optimal. Organizing tidak akan berjalan dengan benar apabila tidak

42
didahului dengan penyusunan sebuah rencana. Organizin gakan melanjutkan

tahap selanjutnya dari sebuah perencanaan dengan mengelompokkan tugas sesuai

dengan kemampuan serta keahlian para staf. Efektivitas organizing akan tercapai

apabila tugas yang telah dikelompokkan tadi tepat dan sesuai dengan bagian

masing-masing sehingga para staf dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

c. Efektivitas Staffing

Efektivitas staffing dapat dilihat dari perencanaan sumber daya manusia yang

sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.Pengenalan dan orientasi organisasi,

latihan, dan pengembangan staf harus dilaksanakan semaksimal

mungkin.Efektivitas staffing dapat dilihat pada kinerja staf setelah menyelesaikan

tugas yang telah ditentukan.

d. Efektivitas Directing

Efektivitas directing dilakukan seluruh unit kerja pada waktu tertentu di setiap

kegiatan. Directing harus dilaksanakan agar tidak terjadi miskomunikasi yang

dapat menyebabkan sebuah masalah. Beberapa aspek yang harus diperhatikan

dalam pengarahan, antara lain: memberikan motivasi dengan tulus kepada staf dan

menjaga komunikasi terus menerus baik antar staf, pimpinan terhadap staf,

maupun sebaliknya.

e. Efektivitas Coordinating

Efektivitas coordinating merupakan tanggung jawab seorang pimpinan.

Seorang pimpinan harus mengadakan koordinasi kepada staf dengan melakukan

kerja sama yang erat. Dalam coordinating, sering kali timbul masalah yang akan

mempersulit keadaan karena terjadinya perbedan dalam sikap dan cara kerja pada

masing-masing individu. Pimpinan harus dapat menyelesaikan masalah yang

43
terjadi dengan meningkatkan komunikasi ke semua lapisan unit kerja. Koordinasi

yang dijaga dengan baik akan meningkatkan efektivitas kinerja kegiatan untuk

lebih cepat mencapai tujuan.

f. Efektivitas Reporting

Fungsi reporting dalam manajemen berarti pemberitahuan informasi

mengenai berbagai aspek pekerjaan termasuk kemajuan dari berbagai program,

masalah dalam implementasi dan masalah internal dari staf kepada

pimpinan.Reporting dilakukan pada setiap tingkat dari tingkat bawah menuju

tingkat atas.

g. Efektivitas Budgeting

Efektivitas budgeting merupakan bagian penting untuk perencanaan efektif

dalam jangka panjang dan terkontrol dalam organisasi.Dengan adanya budgeting,

setiap organisasi dapat menilai kinerja yang hendak dicapai selama jangka waktu

tertentu yang dinyatakan dalam sudut pandang keuangan.Budgetingakan

berpengaruh dalam planning, controlling, dan decision’s making sehingga

efektivitasnya harus selalu ditingkatkan dan dijaga.

h. Efektivitas Evaluating

Efektivitas evaluating dilaksanakan setelah program kerja selesai atau telah

mencapai tujuan. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui kesesuaian outcome

(hasil) dan efek program dengan target yang telah ditentukan.

5.3 Efektivitas Proses Manajemen

a. Efektivitas Planning

Efektivitas planning sebagai proses manajemen dilihat dari pelaksanaan yang

sesuai dengan perkiraan dalam pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan

44
sebelumnya. Sebuah organisasi dapat menentukan tujuan dan merencanakan

proses, tetapi belum tentu hasil akhir dari perencanaan akan sesuai dengan yang

telah ditentukan.

b. Efektivitas Organizing

Organizing melibatkan membangun otoritas - hubungan tanggung jawab

antara orang-orang yang bekerja dalam kelompok dan menciptakan kerangka

struktural.Efektivitas organizing berkaitan erat dengan bentuk dan struktur

organisasi yang ditetapkan sebelumnya. Pembentukan struktur yangdilakukan

dengan baik dan objektif akan menghasilkan efektivitas yang terlihat pada staff

dalam pencapaian tujuan.

c. Efektivitas Actuating

Efektivitas actuating dapat tercapai apabila seorang manajer dapat memberikan

motivasi, bimbingan, dorongan, dan pengarahan secara baik dan maksimal.

Seorang pimpinan yang dapat menjalankan perannya dengan baik akan membawa

dampak pada peningkatan kualitas kinerja dari staf sehingga tujuan dapat tercapai.

d. Efektivitas Controlling

Efektivitas controlling dalam manajemen dilaksanakan oleh seorang manajer

kepada para staf.Controlling dapat dilakukan secara langsung maupun tidak

langsung dan mencakup seluruh tugas pokok, dan fungsi.Controlling yang

dilakukan secara berkala akan meningkatkan efektivitas dalam pelaksanaan fungsi

organisasi dengan baik.

5.4 Hambatan dalam mencapai Efektivitas

Teori dasar diambil berdasarkan penelitian Francis & Woodcock (1994)

terhadap berbagai perusahaan dalam skala kecil dan besar di dunia mengenai

45
hambatan organisasi dalam pendayagunaan stafnya. Berdasarkan penelitian itu,

maka terdapat 14 hambatan umum dalam organisasi dalam pendayagunaan

pegawainya, yaitu:

1. Tujuan yang tidak jelas – (Unclear Aims)

Alasan dalam pelaksanaan tugas tidak dijelaskan dengan baik membuat pelaksana

tidak mengetahui tujuan dari organisasi.

2. Nilai-nilai yang tidak jelas – (Unclear Values)

Anggota organisasi tidak mengetahui nilai-nilai organisasi membuat anggota

organisasi kurang loyal kepada organisasi.

3. Filosofi manajemen yang tidak layak – (Inappropriate Management Philosophy)

Prinsip manajemen yang mendasari pengambilan keputusan dan membentuk

atmosfer kerja tidak berpijak pada kenyataan yang ada dan tidak berpihak pada

kemanusiaan membuat anggota organisasi tidak nyaman.

4. Kurangnya perencanaan dan pengembangan manajemen – (Lack of Succession

Planning and Management Development)

Persiapan tujuan organisasi di masa depan yang tidak diantisipasi dan tidak

direncanakan dengan matang membuat organisasi tidak berjalan dengan

semestinya.

5. Struktur organisasi yang membingungkan - (Confused Organizational Structure)

Struktur organisasi yang tidak jelas menyebabkan organisasi tidak terurus dan

tidak berfungsi sebagaimana mestinya.

6. Kontrol yang tidak memadai – (Inadequate Control)

Kontrol yang tidak memadai menyebabkan pengambilan keputusan yang buruk

karena informasi yang kurang tepat dan kurang ditangani oleh orang yang tepat.

46
7. Perekrutan dan seleksi yang tidak tepat – (Inadequate Recruitment and Selection)

Perekrutan dan seleksi yang tidak tepat menyebabkan staf yang direkrut kurang

memiliki pengetahuan, kepribadian, atau keterampilan yang sesuai dengan

kebutuhan organisasi.

8. Imbalan yang tidak adil – (Unfair Rewards)

Imbalan yang tidak adil menyebabkan staf merasa tidak dihargai dan akan

menurunkan efektivitas manajemen.

9. Training yang kurang – (Poor Training)

Staf yang kurang mendapat training tidak akan dapat belajar secara efisien dalam

mengerjakan tugasnya.

10. Stagnasi personel – (Personnel Stagnation)

Diperlukan sikap yang dapat mendorong keefektifan pengerjaan tugas dan

pertumbuhan organisasi antar anggota organisasi.

11. Komunikasi yang tidak berjalan lancar – (Inadequate Communication)

Komunikasi yang tidak berjalan lancar seperti ketidak pahaman mengenai visi,

koordinasi antar anggota organisasi lemah, iklim organisasi rusak, dan para

pembuat keputusan kekurangan informasi akan berakibat fatal pada pencapaian

tujuan.

12. Tim kerja yang tidak berjalan baik – (Poor Teamwork)

Teamworkberperan penting dalam meningkatkan efektivitas dan sudah semestinya

setiap anggota organisasi dapat saling bekerja sama dengan baik.

13. Motivasi rendah – (Low Motivation)

47
Salah satu tugas seorang pimpinan adalah memberikan motivasi kepada

stafnya.Motivasi rendah menyebabkan kurang memiliki perhatian terhadap

permasalahan organisasi.

14. Kreativitas rendah – (Low Creativity)

Ide pengembangan yang tidak dimanfaatkan secara tepat akan menyebabkan

stagnasi dan menghambat organisasi daam pengembangan ide baru.

48
DAFTAR PUSTAKA
Daft, Richard L. (2011). Management 10th Ed. USA: South-Western, Cengange
Learning.
Dubrin, J. Andrew. (2012). Essentials of Management 9th Ed. USA: South-
Western, Cengange Learning.
Elwood, S. Buffa. 2000. Modern Production & Operation Management Jakarta:
Penerbit Binarupa Aksarana.
Essensial of Planning buku andrew of dubrin at
http://kvimis.co.in/sites/kvimis.co.in/file/ebook_attachments/Andrew%20J
%20DuBrin%20Essensial%20of%20Management.pdf . (accssed at 21
March 2017)
Fayol, H. (1949). General and Industrial Management. (C. Storrs, Trans.).
London: Sir Isaac Pitman & Sons, LTD. (Original work published 1918)
Freeman, Edward. 2003. Understanding Management Fifth Edition. USA:
Penerbit McGraw- Hill International Series.
Gulick, L. H. (1936). Notes on the Theory of Organization. L. Gulick & L.
Urwick (Eds.), Papers on the Science of Administration (pp. 3–35). New
York: Institute of Public Administration.
Harold, Koontz. 1997. Management 8th Edition Mcgraw Hill. Jakarta: Penerbit
PT Erlangga.
Hatch, M., J. and Cunliffe A.L. (2006). Organization Theory:Modern, Symbolic
and Postmodern Perspective 2nd Ed. Oxford:Oxford University Press.
Henry, N. (1975). Paradigms of Public Administration. Public Administration
Review, 35 (4), pp. 376–386.

Henry Fayol 2016 “General and Industrial Management”


https://books.google.co.id/books?hl=id&lr=&id=WFp5DQAAQBAJ&oi=fnd&pg=P
T2&dq=general+and+industrial+management&ots=y97owH9tlc&sig=XKp2ty1Sdk
Smnro6FUxOuRHUpA&redir_esc=y#v=onepage&q=general%20and%20industrial
%20management&f=false (Acessed at 27 March 2017)

Martin, D. W. (1987). Deja Vu: French Antecedents of American Public


Administration. Public Administration Review, 47(4), pp. 297–303.

P.C. Tripathi, P.N. Reddy (2007). Principles of Management, pp 2-5.

Robbins, S.,P. and Coulter, M. (2009). Management 10th Ed. USA:Pearson


Prentice Hall.
Scope Of Directing. https://www.wisdomjobs.com/e-university/principles-of-
management-and-organisational-behaviour-tutorial-366/scope-of-
directing-12795.html
Samiksha S. What is the Importance of Directing in an Organisation?.
http://www.yourarticlelibrary.com/organization/what-is-the-importance-
of-directing-in-an-organisation/980/

49
Smriti Chand. Staffing: it’s Meaning, Definition and Scope – Explained!
http://www.yourarticlelibrary.com/organization/staffing-its-meaning-
definition-and-scope-explained/25732/

Staffing Function of Management.


http://www.managementstudyguide.com/staffing-function.htm

Stoner, James A.F, Manajemen Jilid I Edisi Bahasa Indonesia. (Jakarta : PT.
Prehallindo). 1996. h. 11

50

You might also like