MANTENIMIENTO ¿INVERSIÓN? ¿CREADOR DE VALOR?
¿GENERADOR DE UTILIDADES?
Por:
Luis Felipe Sexto
Ing. Msc.
Management Consultant
Radical Management
lsexto@radical-management.com
Cuba-Italia
Es un hecho que mantenimiento colabora en el valor atribuido a un activo y en la
realización del valor generado desde un activo o sistema productivo (por ser un
proceso soporte del mismo). Es también un hecho que la empresa no existe para
que hagamos mantenimiento (excepto aquellas que su core business es
suministrar servicios de mantenimiento a otras empresas).
Existen tendencias que, si por un lado, son bien intencionadas y pretenden hacer
ver la importancia de realizar más actividades y dedicar recursos al
mantenimiento (incrementar costos de mantenimiento), por otro lado no aclaran
el sentido metafórico e ilustrativo de lo que se quiere trasmitir. Así tenemos estás
extendidas afirmaciones que es necesario aclarar:
1. “Mantenimiento es una inversión y no un costo”.
2. “Mantenimiento crea valor”.
3. “Mantenimiento es generador de utilidades”.
Analicemos cada una de estas afirmaciones.
El mantenimiento es un “costo” asociado a un
proceso productivo. El “costo directo” de
mantenimiento está vinculado al costo de la
mano de obra, los repuestos, materiales,
herramientas e instrumentos y costo de
terceros relacionados con actividades de
mantenimiento. De consecuencia, no es posible
confundirlo con una “inversión en
mantenimiento”.
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1. “MANTENIMIENTO ES UNA INVERSIÓN Y NO UN
COSTO”.
Ante todo es necesario delimitar los conceptos
de “inversión” y “costo”.
La inversión se refiere al empleo de un capital con el objetivo
de incrementarlo. No se invierte en mantenimiento por el
hecho de disponer y aprobar un presupuesto de
mantenimiento (Budget) anual. Ya que el Budget de
mantenimiento es el resultado de la previsión de costos en
que se debe incurrir generados por las actividades de
mantenimiento necesarias para garantizar el cumplimiento
de parámetros de disponibilidad, seguridad, funcionalidad,
confiabilidad y otros, dentro de un sistema productivo.
Se invierte en el sistema productivo cuando se esperan
incrementos de capital futuros, derivados de tal inversión,
con la producción de ciertos bienes y servicios. Hablamos de
inversión cuando dedicamos dinero con una expectativa
futura de incrementar el capital dedicado.
Por su parte, el costo es el valor monetario de los consumos
de factores que supone el ejercicio de una actividad
económica destinada a la producción de bienes materiales
y/o servicios. Desde el punto de vista normativo, la norma
europea EN 1325-1─Value Analysis and Functional Analysis.
Vocabulary─ define costo como: “los gastos efectuados, o
imputables a un producto determinado” (the expenditure
incurred, or attributable to, a given product).
De hecho, la mano de obra, las materias primas, la energía
que se utiliza, las comisiones de ventas, el alquiler de un
espacio, la actividad de mantenimiento necesaria para
garantizar la funcionalidad de los activos del proceso
productivo y otros, clasifican como costos como se muestra
en la figura. Se puede entrar en las particularidades de las
diferentes clasificaciones de costos, pero alejaría del objetivo
del artículo.
El mantenimiento es un “costo” asociado a un proceso
productivo. El “costo directo” de mantenimiento está
vinculado al costo de la mano de obra, los repuestos,
materiales, herramientas e instrumentos y costo de terceros
relacionados con actividades de mantenimiento. De
consecuencia, no es posible confundirlo con una “inversión
en mantenimiento”.
En el estándar europeo EN 15341, que se ocupa de los
Indicadores Claves de Desempeño (KPI) para mantenimiento
se define que: “El término ‘costo’ incluye todos los gastos
relacionados con los recursos utilizados para lograr los
resultados”.
Entre las componentes del “costo de producción” se
encuentra el “costo directo” de las actividades de
mantenimiento. Por ello, muchos directivos piensan que
eliminando las actividades preventivas de mantenimiento,
tienen más probabilidad de bajar el costo de producción.
Esto, en general, los lleva a decidir por un modelo de
actuación contra avería donde el tipo de mantenimiento que
se ejercita es correctivo inmediato (ver artículo del
autor “Tipos de Mantenimiento, ¿cuántos y cuáles
son?”) . Este hecho les conduce, frecuentemente, al efecto de
incremento del costo de producción que se pretende
disminuir. La misma lógica se aplica cuando se deciden los
despidos masivos buscando reducir o eliminar el costo de la
mano de obra.
Las medidas con efectos a corto plazo orientadas a disminuir
el costo de producción a través de la reducción o corte
del costo de mantenimiento preventivo necesario, conducen
inevitablemente, en el mediano y largo plazo, al efecto
indeseado de incremento del costo de producción. Se
invierte en la compra del asset, se incurre en costos para
hacerlo cumplir su misión según el uso previsto.
El concepto de mantenimiento según el estándar europeo EN
13306 es: "la combinación de todas las acciones técnicas,
administrativas y de gestión durante el ciclo de vida de
activo destinada a conservarlo o restaurarlo en un estado en
el que pueda desempeñar la función requerida". Resulta
evidente, que esta combinación de acciones generan costos
que están claramente justificados y orientados a garantizar
las funciones requeridas de los activos involucrados. El hecho
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que las actividades de mantenimiento clasifiquen como un
costo no significa que sea negativo o que haya que tratar de
eliminarlo. Son también costos necesarios la mano de obra
productiva, la energía y las materias primas que se utilizan, el
trasporte, el almacenamiento...
Si se incrementa el “costo de mantenimiento en actividades
preventivas” (lo que incluye al mantenimiento cíclico o
predeterminado y al mantenimiento basado en condición),
entonces será posible disminuir las pérdidas por resultado de
las consecuencias de los fallos. Lo cual mejora la eficiencia y
la eficacia de la producción. Y desde el punto de vista del
costo de producción, este se mejora, al limitarse el costo por
fallos imprevistos que exigen acciones correctivas
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inmediatas. Esto es así, porque se parte del hecho que
los costos inducidos (generalmente no contabilizados), por la
ausencia o inadecuado mantenimiento o por errores, son
mucho mayores que el costo directo de mantenimiento
preventivo.
Si en cambio, el “costo directo de mantenimiento” se
incrementa por tratarse de un incremento de actividad
correctiva imprevista, ello implica un alza del costo de
producción porque se incurre en la suma del “costo de
mantenimiento por correctivo imprevisto” más “el costo de
la consecuencia del fallo” (“costos inducidos”). El proceso
productivo tiende, de consecuencia, a ser ineficiente e
ineficaz. Y desde el punto de vista de costo de producción, se
eleva al potenciarse el costo por actividad correctiva
imprevista y los correspondientes “costos inducidos” por
esta. Esto incluiría las pérdidas de producción y la posible
caída de ventas o las pérdidas derivadas por el
incumplimiento de compromisos (multas, penalizaciones,
cobertura de daños, pérdida de contratos...).
2. “MANTENIMIENTO CREA VALOR”.
Los estándares que se ocupan del valor y de la gestión del
valor (Value y Value Management) están vigentes como
normas europeas con décadas de desarrollo. Según la norma
europea EN 1325-1: 1996, la última revisión es del 2014,
el valor, dentro de una lógica de Value Management, queda
definido como la satisfacción de necesidades y los recursos
utilizados para lograr dicha satisfacción. Por su parte, la
norma EN 12973: 2000aborda en pleno el tema de Value
Management.
En este punto hay que significar que el concepto de valor
tiene varias interpretaciones. En particular, el valor está
asociado a lo que se puede lograr con el activo en términos
de satisfacción de necesidades. En ISO 55000 se especifica
que el valor real o potencial asociado a un activo “puede ser
tangible o intangible, financiero o extra financiero incluyendo
la consideración de riesgos y obligaciones. Puede ser positivo
o negativo en las diferentes etapas de vida del activo.” Sin
embargo, la norma ISO 55000 se aproxima al valor
describiendo algunas de sus características generales, sin
hacer referencia a su definición precisa ni referencia a los
estándares que se ocupan del tema explícitamente (vea
también el artículo del autor “Familia ISO 55000. Gestión de
Activos, un análisis crítico”).
En una dimensión empresarial, el valor teórico de cualquier
empresa depende de los flujos de caja futuros que se estime
generará, es decir, de sus expectativas. Esto es el sentido del
valor para los accionistas o propietarios. Consecuentemente,
la creación de valor depende de dichas
expectativas. También, subjetivamente, se cuenta con el valor
que el cliente atribuye a determinados productos que puede
ser diferente a lo que se considera valor para la empresa que
produce.
Desde hace varias décadas el criterio del valor se emplea para
la evaluación de inversiones. Así tenemos el Valor Actual Neto
(VAN o VPN), como criterio financiero de evaluación. En
particular, desde este punto de vista, el valor de un activo
productivo no está dado por su costo ni por sus resultados
históricos o presentes, sino por el rendimiento que es capaz
de generar en el futuro. El VPN (o VAN) permite cuantificar
dicho valor.
Bajo estas consideraciones, se evidencia que las actividades
de mantenimiento no son las que generan el valor que
puede asociarse a un activo (real o potencial) o una empresa
(basado en las expectativas de los cash flow futuros). En
última instancia, las actividades de mantenimiento colaboran
en el mantenimiento del valor atribuible a un activo, pero el
valor del activo no viene generado por dichas actividades de
mantenimiento. Estas últimas buscan solo garantizar las
funciones previstas del activo, a costos que no son
comparables con el valor atribuido al activo. Recordemos,
que el valor, desde la perspectiva monetaria, se determina
por lo que el activo podrá dar en el futuro y no por lo que
hizo en pasado o hace en el presente.
Las actividades de mantenimiento generan costos (necesarios
cuando responden a objetivos, necesidades concretas y se
alinean a una estrategia) que pueden ser mayores o menores
según sean las políticas de mantenimiento que se apliquen y
el estado de deterioro y costo de recambios y mano de obra
necesarias para garantizar el nivel de disponibilidad y
seguridad requerida. Las actividades de mantenimiento
adecuadas al contexto son, sin duda, un colaboradoras del
valor del activo y generado por el activo en un cierto
momento.
El criterio mixto de atribución del valor de un activo se basa
en la hipótesis que el valor atribuible a un activo depende
del costo de sustitución del activo, combinado con
la capacidad del activo de producir beneficios económicos
futuros.
3. “MANTENIMIENTO ES GENERADOR DE UTILIDADES”.
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Las utilidades se crean luego de deducir gastos e impuestos.
Está claro que disminuyendo el costo de mantenimiento
(porque lo hacemos más eficiente y eficaz y no porque lo
eliminamos como actividad programada necesaria), tenemos
una contribución a poder generar más bienes o servicios por
parte de producción, y obtener así mayores utilidades como
empresa, luego de comercializado el producto.
Es fundamental, nuevamente distinguir que aumentar
beneficios o utilidades no significa necesariamente crear
valor. Se aprecia claramente que una empresa que
incrementa sus costos en la mejora de procesos, en la mejora
de la confiabilidad humana, en modernización, en la mejora
de sus relaciones con la comunidad, que invierte en
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innovación, tecnología… incurre en más costos y reduce su
utilidad a corto plazo, pero incrementa su valor (en óptica de
lo que puede generar en el futuro) como resultado del mejor
posicionamiento competitivo.
Pero la generación de utilidades, indirectamente, gracias a la
aplicación de la correcta estrategia de mantenimiento y su
ejecución, no es una ecuación lineal porque depende de otras
variables de mercado y de la propia estrategia de empresa.
Por ejemplo, depende del crecimiento, la diversificación, la
modernización, la mejora de la eficiencia productiva, la
adquisición de otras empresas, del comportamiento del
mercado…
Quien genera y determina la utilidad es la venta de los
productos y no la realización de actividades de
mantenimiento. Para ilustrar esta el caso hipotético de una
empresa donde puede haber un sistema productivo con un
elevado costo de mantenimiento (preventivo y correctivo)
por excesivas pérdidas por fallos (baja confiabilidad), pero
logra vender muy bien sus productos porque le favorece el
precio de mercado o los acuerdos contractuales establecidos.
Este caso deja entrever que incrementos en el costo de
mantenimiento para garantizar un uso previsto en
producción, no implican necesariamente una disminución de
utilidades, ni tampoco ha contribuido a generar más
utilidades.
Mantenimiento puede colaborar a obtener mayores
utilidades en la medida que viene ejecutado según las
exigencias del contexto operacional:
• Menos costo de mantenimiento predeterminado
(Preventivo Cíclico + Basado en Condición) que conlleve
un incremento del costo de la actividad correctiva
indeseada, ¡No!
• Más costo de mantenimiento predeterminado, que
implique menos disponibilidad productiva por actividad
programada excesiva e innecesaria, ¡No!
• Mantenimiento en su justa medida, es el único modo de
erogar el costo justo y obtener las menores pérdidas de
producción por fallas o sobremantenimiento.
CONCLUSIONES
1. El costo de mantenimiento, no es una inversión en si
mismo, sino que es un componente implícito del costo de
la inversión en activos físicos.
2. En un sistema productivo, las actividades de
mantenimiento generan una componente del costo de
producción. No puede ser considerada una inversión la
actividad de mantenimiento porque no se esperan
incrementos de capital haciendo mantenimiento, sino
que su objetivo es garantizar la funcionalidad según el
uso previsto de los activos que producen.
3. Las actividades de mantenimiento genera un costo
necesario. Dichas actividades pueden colaborar
en disminuir o mantener el valor que se atribuye a un
activo, pero no crean más valor para el activo, ya que la
misión de la función mantenimiento es hacer que los
activos cumplan sus funciones previstas.
4. Las actividades de mantenimiento, aún excelentemente
planificadas y ejecutadas, no constituye un generador de
utilidades. Sino que más bien contribuyen indirectamente
a mantener un costo de producción competitivo al evitar
el deterioro y las pérdidas por fallas. Esto se traduce en
una potencialidad de incrementar el margen de utilidad,
luego de comercializarse el producto.
5. Lo máximo que se puede lograr con un efectivo
mantenimiento contextualizado es garantizar la
producción segura y sin indisponibilidades que la
comprometan, y por extensión, la utilidad prevista con
dicha producción siempre que otros factores no lo
impidan.
6. La utilidad que se obtiene de la producción depende
fundamentalmente del precio de mercado, de los
acuerdos y contratos establecidos, de la política
impositiva, de las barreras aduanales, del costo de las
materias primas y recursos para producir, del costo de
almacenamiento y transporte y otras variables.
7. En un contexto productivo, la producción se planifica y de
consecuencia también las actividades de mantenimiento
se deben planificar, para lo cual se determina y asigna un
budget de mantenimiento necesario para garantizar el
objetivo de producción esperado. Sin una previsión de
necesidades técnicas y económicas de mantenimiento las
actividades planificadas difícilmente serán ejecutadas.
8. El hecho de incurrir en costos mayores para ejecutar el
mantenimiento necesario no significa que se obtendrán
más beneficios del activo. Significa más costo para
garantizar el uso previsto. Con seguridad, este gasto en
parte sería evitable si las actividades de mantenimiento se
ejecutaran eficaz y eficientemente (correcta planificación
y ejecución y uso adecuado de los recursos).
9. La contribución del mantenimiento al valor de un activo (e
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indirectamente a las utilidades), consiste en disminuir y/o
eliminar las pérdidas por degradación, fallas y anomalías
diversas asociadas a los activos objeto de mantenimiento
del sistema productivo.
Para lograr el anterior objetivo se debe concebir y respetar el
budget necesario de mantenimiento (costos necesarios
previstos para actividades orientadas a disminuir pérdidas de
valor y de eventuales utilidades). De este modo el valor
atribuible al activo en un cierto momento se puede mantener
o evitar que disminuya y las utilidades esperadas se lograrían,
si el sistema productivo no sufriera pérdidas por fallos y
actividades de mantenimiento no programadas o
innecesarias.
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