ADMINISTRASI KONTRAK

KAPITA SELEKTA

Disusun Oleh :

Christy Sukirno

051.0015.00027

Dosen :

Susania Novita Putri, ST., MT., A.MP.

JURUSAN TEKNIK SIPIL

FAKULTAS TEKNIK SIPIL DAN PERENCANAAN

UNIVERSITAS TRISAKTI

JAKARTA

2018
 ADMINISTRASI KONTRAK

I. CONCEPTUAL

Proses pengelolaan administrasi kontrak merupakan interaksi pihak

pemilik dengan kontraktor yang meliputi kegiatan :

1. Mengkaji kelengkapan dokumen yang diisyaratkan

2. Prosedur komunikasi, surat-menyurat, dan sistem arsip

3. Pengelolaan pembayaran

4. Change order dan back charge

5. Klaim

6. Pengelolaan

A. Dokumen yang diisyaratkam

Mengkaji dokumen yang ada tidak semata-mata dokumen yang jaminan

lelang dan jaminan kerja yang jamak kita temui, tetapi juga ada yang lainnya

dan kontrktor harus menyiapkan dokumen tersebut secara lengkap. Dokumen

tersebut adalah sebagai berikut:

1. Tanda jaminan

2. Jaminan lelang

3. Jaminan kinerja

4. Jaminan peralatan

1
 5. Jaminan pembayaran

6. Jaminan subkontraktor

7. Sertifikat asuransi

8. Asuransi builder all risk

9. Asuransi transit

10. Asuransi comprehensive general liability, umumnya dalam kontrak

disebutkan

B. Surat Menyurat dan Sistem Arsip

Sistem pencatatan dan arsip kontrak yang baik dan lengkap memudahkan

pencarian kembali, sehingga membantu kelancaran operasional pelaksanaan

kontrak dalam hal :

1. Memantau dan menjaga dipenuhinya pasal-pasal kontrak oleh kedua

belah pihak penanda tangan kontrak

2. Mengetahui apa yang telah dikerjakan di masa lalu

3. Audit pelaksanaan kontrak sewaktu akhir proyek

4. Melakukan progress payment, change order, dan back charge

5. Melakukan korespondensi

2
 Catatan dan arsip kontrak umumnya dikelompokkan menjadi :

1. Masa perencanaan dan pembentukan

2. Perencanaan strategi dan jadwal kontrak

3. Prakualifikasi peserta lelang

4. Kerangka acuan dan garis besar lingkup proyek

5. Rancangan kontrak

6. RFP atau dokumen lelang

7. Dokumen proposal peserta lelang

8. Hasil evaluasi proposal

9. Catatan-catatan negosiasi dan penentuan pemenang

10. Dokumen kontrak asli termasuk adendum bila ada

11. Letter of intent

Masa eksekusi kontrak, yang penting disini :

1. Dokumen evaluasi status kemajuan pekerjaan

2. Invoice atau faktur dan catatan lain untuk pembayaran berkala

3. Pembayaran butir-butir reimbursable

4. Pengajuan change order

5. Dokumen evaluasi dan persetujuan change

6. Pembayaran change order

7. Dokumen pembayaran back order

8. Dokumen pembayaran serta evaluasi klaim

3
 9. Pembayaran dan sertifikat asuransi

10. Proses dan hasil atau penemuan audit

Korespondensi, otorisasi, dan laporan berkala

Korespondensi, otorisasi, dan laporan berkala mengatur hal mengenai

surat menyurat seperti format, alamat, laporan berkala, kemajuan proyek

(mingguan, bulanan, dll) dan sistem penyimpanan arsip.

Dokumen keuangan khususnya dana pinjaman

Dokumen yang dimaksud adalah seperti prosedur realisasi sampai

masalah pembayaran kembali dan laporan penutupan. Biasanya diatur

terpisah dari administrasi umum.

C. Pengelolaan Pembayaran

Pengelolaan ini perlu memperhatikan keinginan para pihak. Kontraktor

tidak akan melakukan pre financing pekerjaan yang telah diserahkan

kepadanya sesuai kontrak (tanpa ada pengaturan khusus mengenai masalah

itu, seperti bunga dll.). Pemilik hanya akan membayar pekerjaan yang telah

selesai pada waktu ditagih, berarti membayar sesuai kinerja.

4
 Ada beberapa cara perhitungan pembayaran

1. Biaya yang sesungguhnya telah dikeluarkan

2. Kurun waktu tertentu secara periodic

3. Kemajuan pekerjaan dan kinerja yang telah dicapai

Metoda milestone adalah pembayaran dikaitkan dengan milestone siklus

proyek, sedangkan jumlahnya diperhitungkan dengan kegiatan yang telah

dilakukan untuk mencapai yang bersangkutan dinyatakan sebagai persentase

dari total kontrak. Metoda milestone dengan persentase penyelesaian;

disamping dikaitkan dengan milestone, juga dikaitkan dengan volume

pekerjaan. Pembayaran berdasarkan perkiraan pengeluaran bulan yang akan

datang.

D. Change Order

Change order adalah perubahan lingkup proyek setelah kontrak

ditandatangani. Hal ini tidak dapat dihindari, maka harus dikelola dengan

baik karena penambahan mesti meningkatkan biaya. Timbulnya change order

bisa jadi dari pemilik, kontraktor atau subkontraktor. Beberapa penyebab

perubahan lingkup:

1. Ada informasi baru tentang spesifikasi atau kriteria desain engineering

2. Pemilik ingin memasukkan kemajuan teknologi itu. Diminta oleh calon

organisasi operasi pada saat akhir proyek sewaktu prakomisi

5
3. Perubahan karena terungkapnya kondisi yang berbeda dengan hasil

pengkajian terdahulu

4. Kurang jelasnya pasal-pasal kontrak, sehingga menimbulkan interpretasi

yang berlainan antara kontraktor dan pemilik

5. Keinginan mempercepat jadwal

Proses change order

1. Evaluasi mendalam tentang perlunya perubahan lingkup

2. Mengkaji dampak yang diakibatkan oleh adanya perubahan lingkup

3. Mengajukan persetujuan kepada pimpinan proyek bila perubahannya

cukup besar

4. Melakukan tindak lanjut berupa pengawasan dan laporan khusus untuk

meyakinkan bahwa perubahan lingkup kerja telah dijalankan

sebaik-baiknya

5. Perlu juga diperhatikan, makin jauh kemajuan proyek maka makin besar

dampak dari perubahan lingkup. Terkadang karena kondisi tertentu,

kontraktor tidak mengerjakan sebagian porsi pekerjaan yang telah

tercantum dalam kontrak. Maka pemilik mengerjakan sendiri atau

menunjukkan pihak ketiga, sedang biayanya dibebankan kepada

kontraktor, ini disebut sebagai back change.

6
E. Klaim

Merupakan permintaan atau tuntutan kompensasi uang atau biaya atau

jadwal diluar kontrak. Penyebab timbulnya klaim :

1. Material atau peralatan yang cacat

2. Keadaan lahan diluar perkiraan dan hasil test kurang akurat

3. Perubahan peraturan yang tidak diduga

4. Pasal-pasal kontrak yang kurang lengkap dan kurang jelas

Proses menangani klaim :

1. Pencarian fakta yang sesungguhnya telah terjadi

2. Pengkajian hubungan klaim dengan kontrak

3. Perkiraan biaya kompensasi

4. Negosiasi

F. Pengelolaan Keuangan Proyek

Faktor yang perlu diperhatikan :

1. Pembayaran material dan peralatan, sesuai dengan ikatan (PO) yang

telah ditandatangani

2. Pembayaran periodik kepada kontraktor dan konsultan

3. Pembayaran langsung untuk tenaga kerja/supervisor proyek

7
4. Kontijensi

5. Meletakkan dasar sistem akuntansi proyek

Faktor yang perlu diperhatikan kebutuhan sepanjang siklus biaya :

1. Untuk mengidentifikasi dan membedakan kegiatan satu dengan yang lain

dalam proses perencanaan desain engineering, pengadaan dan konstruksi

2. Pelaporan dan pengendalian kegiatan kantor pusat dan lapangan, seperti

engineering (per disiplin) dan konstruksi (per macam pekerjaan)

3. Kegiatan pengadaan sesuai klasifikasi peralatan dan material

4. Pengaturan arsip dan korespondensi

5. Untuk catatan aset pada akhir proyek

Operasi keuangan

Menyangkut beberapa hal seperti administrasi dana pinjaman; mengelola

pembayaran; pengendalian cash flow.

Operasi keuangan terdiri dari :

1. Operasi keuangan yang berkaitan dengan penggunaan dana pinjaman

dan/atau dari perusahaan induk

2. Administrasi keuangan yang berkaitan dengan pembayaran atas

pekerjaan yang sedang berjalan

8
3. Pengendalian dana/cash flow, agar jumlah dana yang telah ditentukan

tidak dilampaui. Aliran dana dapat diperlakukan sebagai aliran kas atau

diperhitungkan nilai tukar

4. Laporan penutupan keuangan membuat “catatan asset”

Jalan keluar untuk mengatasi kesulitan mencatat asset :

1. Pengelompokkan biaya pada daftar milik tetap memakai standar

perusahaan induk

2. Pengelompokkan biaya pada proyek tetap dititikberatkan untuk

pengawasan dan pengendalian proyek

3. Pada akhir proyek, pengelompokkan biaya pada proyek dijabarkan

dalam pengelompokkan daftar milik yang standar

4. Menyiapkan data dan pembukuan milik yang standar.

Secara garis besar tahapan proyek konstruksi dapat dibagi menjadi :

1. Tahap perencanaan (planning)

2. Tahap perancangan (design)

3. Tahap pengadaan/pelelangan

4. Tahap pelaksanaan (construction)

9
1. Tahap Perencanaan (Planning)

Merupakan penetapan garis-garis besar rencana proyek, meliputi

Rekruitment konsultan (MK, perencana) untuk menterjemahkan

kebutuhan pemilik, membuat TOR, survey, feasibility study kelayakan

proyek, pemilihan desain, schematic design, program dan budget,

financing. Disini merupakan tahap pengelolaan (briefing), studi, evaluasi

dan program yang mencakup hal-hal teknis ekonomis, lingkungan, dll

Hasil dari tahap ini adalah

1. Laporan survey

2. Studi kelayakan

3. Program dan bugdet

4. TOR (Term Of Reference)

5. Master plan

6. Study Kelayakan (Feasibility Study)

Tujuan dari tahap ini untuk meyakinkan Pemilik proyek bahwa

proyek konstruksi yang diusulkan layak untuk dilaksanakan, baik dari

aspek perencanaan dan perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber

pendanaan), maupun aspek lingkungannya.

10
 Kegiatan yang dilaksanakan pada tahap studi kelayakan ini adalah :

a. Menyusun rancangan proyek secara kasar dan mengestimasi biaya

yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

b. Meramalkan manfaat yang akan diperoleh jika proyek tersebut

dilaksanakan, baik manfaat langsung (manfaat ekonomis) maupun

manfaat tidak langsung (fungsi sosial)

c. Menyusun analisis kelayakan proyek, baik secara ekonomis maupun

finansial.

d. Menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi apabila

proyek tersebut dilaksanakan.

Tahap Penjelasan (Briefing)

Tujuan dari tahap penjelasan adalah untuk memungkinkan pemilik

proyek menjelaskan fungsi proyek dan biaya yang diijinkan, sehingga

konsultan perencana dapat secara tepat menafsirkan keinginan pemilik

proyek dan membuat taksiran biaya yang diperlukan.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah :

a) Menyusun rencana kerja dan menunjuk para perencana dan tenaga

ahli

11
 b) Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan

lapangan, merencanakan rancangan, taksiran biaya, dan persyaratan

mutu.

c) Mempersiapkan ruang lingkup kerja, jadwal waktu, taksiran biaya

dan implikasinya, serta rencana pelaksanaan

d) Mempersiapkan sketsa dengan skala tertentu yang menggambarkan

denah dan batas-batas proyek.

II. DESIGN DEVELOPMENT

2. Tahap Desain /Perancangan (Design)

Tahap perancangan meliputi dua sub tahap yaitu :

a. tahap Pra-Desain (Preliminary Design) dan

b. tahap pengembangan Desain (Development Design) / Detail Desain

(Detail Design).

PRELIMINARY DESIGN (PRA RANCANGAN)

Yang mencakup kriteria desain, skematik desain, proses diagram

blok plan, rencana tapak, potongan, denah, gambar situasi/site plan tata

ruang, estimasi cost.

DESIGN DEVELOPMENT (PENGEMBANGAN RANCANGAN)

Merupakan tahap pengembangan dari pra rancangan yang sudah

dibuat dan perhitungan-perhitungan yang lebih detail, mencakup :

12
 a) Perhitungan-perhitungan detail (struktural maupun non struktural)

secara terperinci

b) Gambar-gambar detail (gambar arsitektur, elektrikal, struktur,

mekanal, dsb)

c) Outline specification (garis besar)

d) Estimasi cost untuk konstruksi secara terperinci

DESAIN AKHIR DAN PENYIAPAN DOKUMEN PELAKSANAAN

(FINAL DESIGN & CONSTRUCTION DOCUMEN)

Merupakan tahap akhir dari perencanaan dan persiapan untuk tahap

pelelangan, mencakup :

a. Gambar-gambar detail, untuk seluruh bagian pekerjaan

b. Detail spesifikasi

c. Bill of quantity (daftar volume)

d. Estimasi biaya konstruksi (secara terperinci)

e. Syarat-syarat umum administrasi dan peraturan umum (dokumen

lelang)

13
 Tujuan dari tahap ini adalah :

a) Untuk melengkapi penjelasan proyek dan menentukan tata letak,

rancangan, metoda konstruksi dan taksiran biaya agar mendapatkan

persetujuan dari pemilik proyek dan pihak berwenang yang terlibat.

b) Untuk mempersiapkan informasi pelaksanaan yang diperlukan,

termasuk gambar rencana dan spesifikasi serta untuk melengkapi

semua dokumen tender.

Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan pada tahap perancangan

(design) ini adalah :

a. Mengembangkan ikhtisar proyek menjadi penjelasan akhir.

b. Memeriksa masalah teknis

c. Meminta persetujuan akhir ikhtisar dari Pemilik proyek

d. Mempersiapkan rancangan skema (pra-desain) termasuk taksiran

biayanya, rancangan terinci (detail desain), gambar kerja, spesifikasi,

jadwal, daftar volume, taksiran baiaya akhir, dan program

pelaksanaan pendahuluan termasuk jadwal waktu.

14
III. TENDERING

3. Tahap Pengadaan/Pelelangan (Procurement/Tender)

Tujuan dari tahap ini adalah untuk menunjuk Kontraktor sebagai

pelaksanan atau sejumlah kontraktor sebagai sub-kontraktor yang

melaksanakan konstruksi di lapangan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah :

a) PRAKUALIFIKASI

Seringkali dalam tahap pelelangan diadakan beberapa prosedur

agar kontraktor yang berpengalaman dan berkompeten saja yang

diperbolehkan ikut serta dalam pelelangan. Prosedur ini dikenal

sebagai babak prakualifikasi yang meliputi pemeriksaan sumber

daya keuangan, manajerial dan fisik kontraktor yang potensial, dan

pengalamannya pada proyek serupa, serta integritras perusahaan.

Untuk proyek-proyek milik emerintah, Kontraktor yang memenuhi

persyaratan biasanya dimasukkan ke dalam Daftar Rekanan Mampu

(DRM)

b) DOKUMEN KONTRAK

Dokumen kontrak sendiri didefinisikan sebagai dokumen legal

yang menguraikan tugas dan tangjung jawab pihak-pihak yang

terlibat di dalamnya. Dokumen kontrak akan ada setelah terjadi

ikatan kerjasama antara dua pihak atau lebih. Sebelum hal itu terjadi

terdapat proses pengadaan atau proses pelelangan dimana diperlukan

Dokumen lelang atau dokumen tender.

15
IV. CONSTRUCTION

4. Tahap Pelaksanaan (Construction)

Tujuan dari tahap pelaksanaan adalah untuk mewujudkan bangunan

yang dibutuhkan oleh pemilik proyek dan sudah dirancang oleh

Konsuktan Perencana dalam batasan biaya dan waktu yang telah

disepakati, serta dengan kualitas yang telah disyaratkan. Kegiatan yang

dilakukan pada tahap ini adalah merencanakan, mengkoordinasikan, dan

mengendalikan semua operasional di lapangan.

Perencanaan dan pengendalian proyek secara umum meliputi :

a) Perencanaan dan pengendalian jadwal waktu pelaksanaan

b) Perencanaan dan pengendalian organisasai lapangan

c) Perencanaan dan pengendalian tenaga kerja

d) Perencanaan dan pengendalian peralatan dan material

Sedangkan koordinasi seluruh operasi di lapangan meliputi :

a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pembangunan, baik untuk

bangunan sementara maupun bangunan permanen, serta semua

fasilitas dan perlengkapan yang terpasanag.

b. Mengkoordinasikan para Sub-Kontraktor

c. Penyeliaan umum.

16
 Pelaksanaan pekerjaan konstruksi untuk gedung berbeda dengan

pekerjaan konstruksi jalan atau konstruksi bendungan, pelabuhan dsb.

Pada pekerjaan konstruksi, 4 target yang harus dicapai kontraktor :

a) Selesai dengan mutu/kualitas paling tidak sama dengan yang

ditentukan dalam spec/perencanaan

b) Selesai dengan waktu lebih kecil atau sama dengan waktu

perencanaan

c) Selesai dengan biaya paling tidak sama dengan biaya yang

direncanakan

d) Selesai dengan tidak menimbulkan dampak lingkungan (sosial, fisik,

dan administratif)

e) Pemeriksaan lab/testing

f) Penyerahan pertama

g) Masa pemeliharaan

h) Penyerahan kedua.

V. PROJECT HANDOVER

Penyerahan proyek selesai dari kontraktor kepada direksi pekerjaan

diatur sesuai dengan tata cara meliputi persyaratan dan prosedur yang diatur

dalam dokumen kontrak. Kontraktor dapat mengajukan permohonan serah

17
 terima pekerjaan setelah pekerjaan selesai 100% untuk penyerahan pertama

pekerjaan.

1. Penyerahan Pertama Pekerjaan / Provisional Hand Over (PHO)

Hasil pekerjaan akan diperiksa oleh panitia penerima pekerjaan selambat

- lambatnya 7 (tujuh) hari setelah diterimanya surat permintaan dari

kontraktor. Apabila terdapat kekurangan dan atau cacat hasil pekerjaan,

kontraktor wajib menyelesaikan/memperbaiki yang akan diperiksa kembali

oleh panitia penerima pekerjaan dan apabila sudah memenuhi ketentuan

dokumen kontrak, maka dibuatkan berita acara penyerahan pertama

pekerjaan. Setelah penyerahan pertama pekerjaan, direksi pekerjaan akan

membayar 100% dari nilai kontrak dan kontraktor harus menyerahkan

jaminan pelaksanaan sebesar 5% dari nilai kontrak dan kontraktor wajib

memelihara hasil pekerjaan selama masa pemeliharaan (maintenance

program). Sehingga kondisi hasil pekerjaan tetap berada seperti pada saat

penyerahan pertama pekerjaan sampai dengan saat dilakukan pemeriksaan

penyerahan akhir pekerjaan

2. Penyerahan Akhir Pekerjaan / Final Hand Over (FHO)

Setelah diterimanya penyerahan akhir pekerjaan oleh direksi pekerjaan,

kontraktor berhak menerima pembayaran kembali jaminan pemeliharaan

dan jaminan pelaksanaan. Selanjutnya kontraktor wajib menyerahkan

pedoman pengoperasian dan pemeliharaan kepada direksi pekerjaan dan

apabila kontraktor tidak dapat melaksanakannya, maka direksi pekerjaan

dapat memperhitungkan pembayaran kepada kontraktor sesuai ketentuan

dokumen kontrak.

18