Pautas para elaborar el modelo del sistema de información de trazabilidad

¡Hola!

Mi nombre es John Orlicky, consultor en sistemas de información y

los estaré acompañando en este proceso de aprendizaje. El siguiente
recorrido de aprendizaje ofrece una guía para que el aprendiz organice
su proceso e ideas frente a la trazabilidad de un producto dentro de
una red logística.

La intención es que, después de analizar este material de estudio,

esté en capacidad de proponer un modelo para el proyecto que trae
en ejecución, y con la asesoría de su tutor resuelva todas sus dudas.

El objetivo es suministrar pautas para la realización

de un modelo del sistema de información de
trazabilidad en una empresa de producción o
transformación. Dichas pautas también aplican
para una empresa de prestación de servicios,
haciendo las respectivas modificaciones
relacionadas con productos intangibles, según
sea el caso.

Para un sistema de información de trazabilidad

hay que concebir que, detrás de los documentos
requeridos para captura y procesamiento de
información, existen unas herramientas que
intervienen, tales como sistemas de cómputo,
actores de la cadena, procesos de la red logística,
entre otros elementos, los cuales es preciso
asociar.

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 OBJETIVO

Las siguientes pautas tienen por objeto definir de una manera

general los pasos para obtener un sistema de información de
trazabilidad en una empresa productora (preferencialmente); es
decir, desde la compra de la materia prima y sus principales insumos
hasta la entrega al cliente o distribuidor, pasando por el proceso de
producción o transformación.

PROPÓSITO

Este sistema debe garantizar al productor la seguridad de encontrar

las fallas en cualquier punto de la cadena del sistema de información
de trazabilidad y, por lo tanto, debe ser confiable y oportuno en sus
reportes, así como empoderar a los demás actores de la cadena de
suministro.

ALCANCE

Establecer una metodología para el diseño, ejecución y control

del sistema de trazabilidad, tomando como base los documentos
generados por los flujos físicos y sus registros en el sistema de
información que tenga la empresa, los cuales constituyen en una
herramienta flexible, donde se puede hacer seguimiento en las tres
etapas de la trazabilidad, las cuales es posible consultar en los
documentos o materiales del curso.

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 CONCEPTOS

Sistema de información de trazabilidad Código

Es la reunión de varios elementos organizados en Es la identificación de un producto. El más

una base de datos para cumplir un objetivo (GS1 utilizado es el código de barras, el cual contiene
Argentina, 2003) datos importantes como nombre del producto,
fecha de elaboración, fecha de vencimiento y
Trazabilidad procedencia (GS1 Argentina, 2003)

Capacidad para seguir o rastrear los elementos Documentos

y procesos de un producto, mediante un sistema
general que parte de la empresa productora con Diferentes soportes utilizados en el registro de
el apoyo de los demás actores de la cadena (GS1 las operaciones de una empresa que sirven de
Argentina, 2003) evidencia (GS1 Argentina, 2003)

Unidad de Producto Registro

Cantidad (kilos, metros, unidades, etc) de material Es la relación en un sistema de información de

al cual se le asigna un código que lo identifica trazabilidad de las diferentes transacciones, de
(GS1 Argentina, 2003) manera ordenada, secuencial, individual y precisa
(GS1 Argentina, 2003)

PROCEDIMIENTO GENERAL - DISEÑO

En un Sistema de información de trazabilidad, el diseño del sistema

es parte fundamental por cuanto se debe tener pleno conocimiento,
resaltando los siguientes aspectos: productos, procesos, materia
prima, insumos, documentos utilizados para el registro de sus
operaciones en cada una de las áreas; así como los proveedores, los
productos que venden, los documentos que utilizan –remisiones-, el
transporte que se utiliza y el tiempo de despacho -cuándo se deben
solicitar y cuánto tiempo dura su transporte a la planta- (Ballou, 2004)

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 PROCEDIMIENTO GENERAL - DISEÑO

Es necesario mantener acercamiento o reuniones de concertación

por diferentes medios con los principales proveedores, tanto de
materias primas e insumos como de servicios, para establecer
acuerdos y requisitos, como la información sistematizada, que se
pueda suministrar a la empresa.

PROCEDIMIENTO GENERAL - DISEÑO

Tener claro quiénes son los clientes, qué productos se venden en la

empresa, cuáles son las cantidades y tiempos de entrega, así como
los servicios de sociedades de intermediación aduanera. Asimismo,
es vital tener claro cuáles son las empresas de transporte que
prestan el servicio. Al tener pleno reconocimiento de estas variables
y actores, es posible conocer cuáles son sus inquietudes en relación
con el sistema de información de trazabilidad a diseñar y cuáles
han sido los inconvenientes presentados en la entrega, tales como
como daños de producto o empaque o en las entregas fuera de la
fecha convenida.

PROCEDIMIENTO GENERAL - DISEÑO

La concertación sugerida con los proveedores y los clientes

es posible hacerla a través de correos o llamadas telefónicas,
elaborando, de antemano, un cuestionario que contenga los puntos
antes mencionados.

El directorio, tanto de proveedores, empresas de servicio y de

clientes –con las respectivas direcciones y teléfono de contacto de
la persona encargada en caso de inconveniente alguno-, es de vital
importancia.

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 PROCEDIMIENTO GENERAL - DISEÑO

Se debe analizar la información disponible

del sistema general de la empresa.
Muchos de los documentos relacionados
con el sistema ya han sido registrados
mediante una interface a la aplicación en
desarrollo, lo que evita doble digitación
de la información y pérdidas de tiempo.

PROCEDIMIENTO GENERAL - DOCUMENTOS

A continuación, se relacionan los principales

documentos que se deben tener en cuenta para la
captura y el registro en el sistema de información
de trazabilidad.

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 PROCEDIMIENTO GENERAL - DOCUMENTOS - ABASTECIMIENTO

Ejemplos de algunos documentos que entran en el sistema de información

Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3

Contratos con los proveedores. Razón social, términos Orden de compra

Ellos alimentan la base de de negociación, servicios (especificación del producto
datos con la información de suministrados, dirección, teléfono. que se compra, fechas de
cada proveedor. entrega, etc)
Ejemplo 4 Ejemplo 5 Ejemplo 6

Factura del proveedor (fechas Documentos de importación Documentos de la SIA.

de pago) (B/L, manifiesto de importación,
pago de impuestos, naviera)
Ejemplo 7

Planillas de transporte (fecha, hora de salida, así como fecha y hora de llegada)

PROCEDIMIENTO GENERAL - DOCUMENTOS - TRAZABILIDAD INTERNA

Almacén:

Ejemplo Almacén 1 Ejemplo Almacén 1 Ejemplo Almacén 3

Planilla recepción de mercancías Entrada al almacén (descripción Etiquetas numeradas de

(fecha y hora de llegada, estado del producto recibido) materia prima e insumos.
de la mercancía)

Ejemplo Almacén 4 Ejemplo Almacén 5

Requisiciones a almacén (descripción, cantidad y Vale de entrega de productos a producción.

fecha)

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Ejemplo Producción 1
Solicitud de pedido del cliente
(especificaciones del producto
que se va a fabricar)
Ejemplo Despachos 1
Registro de calidad del
producto recibido (enviado
por el departamento de
aseguramiento de calidad)
Ejemplo Transporte 1
Planilla de transporte
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Producción:
Ejemplo Producción 2 Ejemplo Producción 3
Orden de producción (contiene Tiquete de salida de producto
los diferentes procesos por terminado (Código del
los que pasa la materia prima producto, fecha de terminación
solicitada al almacén y los y entrega a la bodega)
diferentes insumos que se van
a utilizar, cambios de tiquetes
al registrado inicialmente con
la materia prima, cantidades y
empaques)
Despachos:
Ejemplo Despachos 2 Ejemplo Despachos 3
Documento de entregas Solicitud camiones a la
(enviado por el área comercial empresa respectiva
semanalmente o según lo tenga
establecido la empresa)
Ejemplo Despachos 4
Remisión y factura de venta
Transporte:
Ejemplo Transporte 2
Copia planilla de transporte y factura (con sello
de recibido del cliente, hora, fecha y estado del
producto)
 PROCEDIMIENTO GENERAL

Antes de poner en funcionamiento la aplicación del

diseño del Sistema de información de trazabilidad
se deben hacer pruebas de los diferentes productos
entregados a los clientes. Aún más cuando se incurra
en problemas de calidad o demoras en la entrega para
verificar la efectividad del sistema de trazabilidad.

Una vez listo y aprobado, el Sistema de información de

trazabilidad debe divulgar su funcionamiento a todas las
áreas de la empresa que intervienen en las tres fases
de la trazabilidad: ascendente (abastecimiento), interna
(producción) y descendente (distribución) (GS1 Perú, 2011)

CONTROLES

La eficacia del sistema depende de los controles de

verificación y validación de la información suministrada.
Estos controles deben ser periódicos y deben confirmar
la exactitud de los registros.

La gerencia debe nombrar un responsable encargado

del mantenimiento y actualización del sistema de
información de trazabilidad. Por lo general, dicho
encargado será el Director de sistemas, quien
establecerá los niveles de autorización de entradas
según la categoría del proveedor o cliente autorizado
(GS1 Argentina, 2003)

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 CONTROLES

En conclusión, las verificaciones deben ser selectivas y

deben abarcar las tres fases del sistema.

Fuentes

-Ballou, R. H. (2004). Logística administración de la cdena de suministro. Mexico: PEARSON.

-GS1 Argentina. (2003). Trazabilidad Proyecto TRACE - 1. Buenos Aires : GS1 Argentina.

-GS1 Peru. (2011). GS1, Recuperado el 20 de Mayo de 2013, de http://www.gs1pe.org/e_news/24_

en_un_click_01.htm Etiqueta logística internacional. Recuperado el 20 de Mayo de 2013, de http://www.gs1pe.
org/e_news/24_en_un_click_01.htm

Créditos
Líder línea de producción
Alba Lucía Ramírez

Expertos temático
Amanda Clavijo

Asesoría didáctica
Sandra Cruz

Diseño gráfico
Alejandro Valencia L.

Programación
Julián Poveda Carvajal

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