CODIGO: F-J-19

C.VILAR S.A.S.
VERSION: 01

FECHA DE VIGENCIA:
ACTA DE REUNIÓN 05 /04/2018

FECHA: 13 abril 2018

TITULO DE LA REUNION: Reunión General
LUGAR: Oficinas Usaquén CVILAR
LIDER DE LA REUNION: Marcela Urrea.
HORA DE INICIO: 02:00 HORA FINALIZACION: 08:00 pm

PUNTOS A TRATAR

1. Accidentalidad.
2. Cambio de bodega.
3. Novedades de los eventos.
4. Cambios en los formatos de bitácora.
5. Encuestas de satisfacción.
6.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

1. Re revisa la accidentalidad durante el periodo, se deberá divulgar nuevamente los números de

contacto de emergencia para comunicarse con la ARL, ya que muchas personas desconocen el
protocolo, adicional a esto los 2 accidentes que se presentaron y que son de menor relevancia,
se pudieron evitar por la prima y la premura de las instalaciones.
2. Se divulga a toda la compañía la necesidad de realizar el cambio de bodega, debido al poco
espacio que tenemos en la bodega actual, se socializa la necesidad de contar con más espacio
y unificar los procesos administrativos y operativos para establecer controles durante ña
operación y agilizar los procesos.
3. Se revisa durante la reunión la necesidad de establecer controles más efectivos y ajustes a los
procesos de realización de eventos, se tienen en cuenta algunos improvistos de clima que se
presentaron en el montaje de Maluma para la copa mundo, considerando que debido a la lluvia
se presentaron demoras en la instalación de los equipos, generando que el personal trabajara a
deshoras.
4. Debido a algunas inquietudes presentadas por algunos operarios de la compañía, referente a
los formatos a diligenciar alegando que es mucho papeleo y que gran parte de ese papeleo no
es necesario para la operación, se requiere simplificar el formato de bitácora, eliminando el
formato de post-producción y en aras de cumplir con requisitos de verificación de instalación
de proveedores del área de logística, se solicita ajustar la verificación del cumplimiento e
instalación de equipos para aprobación de facturas y pagos.

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DESARROLLO DE LA REUNIÓN

5. Se toma la determinación de cambiar las encuestas de satisfacción, eliminando el formato

físico y generando un formato digital que permita reducir la cantidad tanto de papel como de
preguntas, puesto que muchas de las encuestad de satisfacción, no se diligencian debido a que
estas contienen muchas preguntas y que, en el momento de darles respuesta, la persona
encargada del evento no está o en su defecto está muy ocupada para dar respuesta.
6.

REQUISITOS.
1. reuniones estrategicas Sí No
x
2. Reunión Gerencial Sí No

3. Gestión del Cambio Sí No

x

COMPROMISOS
FECHA DE RESPONSABLE DE LA FECHA DE
ITEM TAREA PENDIENTE
EJECUCIÓN ACCIÓN SEGUIMIENTO
Realizar cambio de encuestas de
Coordinador de sistemas
satisfacción, reduciendo la cantidad de 06/05/2018
1 integrados ,
preguntas
Actualizar el formato de post-producción, 30/05/2018
2

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ASITENTES

NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA

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