ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

SISTEMA DE CONTROL
PATRIMONIAL
VERSIÓN: 2.0

Los firmantes:

- Aprueban el presente documento y manifiestan el entendimiento de los objetivos y del

contenido del mismo,

- Reconocen las facultades y responsabilidades de las personas asignadas a los roles de este
proyecto.

- Acuerdan el inicio de los trabajos de desarrollo del proyecto, y

- Se comprometen asignar todos los recursos detallados en el presente documento.

 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Sistema de control patrimonial. Versión 2.0 – 20/02/2015

Contenido
Sección 1. Resumen del Proyecto ........................................................................2

1.1 Definición del problema y la necesidad existente ...............................2

1.2 Descripción del proyecto .....................................................................2
1.3 Metas y objetivos del proyecto............................................................2
1.4 Alcance del proyecto ...........................................................................3
1.5 Factores críticos de éxito ....................................................................3
1.6 Supuestos ...........................................................................................3
1.7 Restricciones.......................................................................................4
1.8 Riesgos ...............................................................................................4
Sección 2. Planeamiento del proyecto e hitos .......................................................6

2.1 Presupuesto ........................................................................................6

2.2 Gestión, entidades externas, políticas y directivas relevantes ...........6
2.3 Entregables y productos .....................................................................6
2.4 Principales hitos ..................................................................................6
Sección 3. Organización del Proyecto ..................................................................7

3.1 Estructura organizacional del proyecto ...............................................7

3.2 Roles y responsabilidades ..................................................................8
3.3 Matriz de responsabilidades ...............................................................9
3.4 Facilidades y recursos ......................................................................10

Sección 4. Información de contactos ..................................................................11

Sección 5. Glosario .............................................................................................12

Sección 6. Historial de revisiones .......................................................................12

Sección 7. Anexos ..............................................................................................13

Jr. Arica 148 – Magdalena del Mar

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Sección 1. Resumen del Proyecto

1.1 Definición del problema y la necesidad existente
CIVED no cuenta con un Sistema automatizado de Control de Seguimiento de la
Información, actualmente Logística trabaja con una base de Datos en Excel, realizando su
seguimiento y controles sobre la misma.

Es necesario contar con un sistema que reduzca tiempo empleado en el seguimiento

control de las visitas y actividades que realicen los representantes a las instituciones del
estado.

Todo esto dentro del Objetivo Estratégico: Optimizar la aplicación de recursos y

procesos.

Esta es una oportunidad de optimización de recursos y procesos, que permitirá un mejor

uso de los recursos del holding y conlleven a resultados mensurables, predecibles y
transparentes.

1.2 Descripción del proyecto

El presente proyecto consiste en la adquisición de una herramienta para el Control de
Seguimiento de la Información que permita un adecuado seguimiento y control de las
actividades y procesos realizados por CIVED, así como supervisar el proceso de
realización de convenios y elaboración de proyectos.

Dicha herramienta para el seguimiento de las actividades, procesos, elaboración y

realización de los proyectos.

1.3 Metas y objetivos del proyecto

 Rediseñar y automatizar el proceso de control y seguimiento de información de los
representantes de la ONG CIVED.

 Implantar el Sistema de Gestión del seguimiento de la información.

 Dotar del Hardware y Software para el control de seguimiento de la información en la

nube.

 Fortalecer la comunicación y coordinación interna.

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1.4 Alcance del proyecto

El proyecto incluye:

El Sistema de Control de Seguimiento de la Información, que permite registrar las actividades y procesos
de CIVED y aquellos que son cargados por diversos medios. Una vez registrado permite un adecuado
seguimiento y control de los mismos.

Definición de catálogos, ubicaciones y responsables por cada ítem.

Implementación de funcionalidad de perfiles de usuarios.

Procedimientos para una toma rápida y eficiente de reportes.

Procedimientos para mantener actualizados el seguimiento de las actividades que realizan los
representantes.

La carga de la información de los últimos reportes en CIVED.

Generación de Reportes a solicitud del usuario.

Importación de información automática.

Capacitación en el uso del sistema.

El proyecto NO incluye:

Interfaces con cualquier otro sistema.

Integración automática con aplicaciones ya existentes en CIVED. Este punto se verá con la futura
implementación del ERP.

1.5 Factores críticos de éxito

 Compromiso de todos los representantes.

 Claridad, orden y limpieza en el diseño y contenido del sistema para que los usuarios
puedan entender fácilmente el uso del aplicativo.

 Lograr incremento en la calidad del servicio del control de seguimiento de la

información, así como la mejora en el control, supervisión y elaboración de reportes.

 Modelar, formalizar y difundir los procesos internos, para Implementar un sistema de

gestión de seguimiento de la información eficiente e integrada.

1.6 Supuestos
 La información registrada en el sistema es responsabilidad del usuario supervisor.

 El sistema se entregara con los datos de los últimos 5 reportes y sobre esa
información se iniciara la carga de nuevos reportes.

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Sistema de control patrimonial.
1.7 Restricciones
 El sistema debe elaborarse en el lenguaje de programación .net y con base de datos
MySql.
 El sistema sólo estará disponible para usuarios registrados.
 El sistema deberá usar la misma base de usuarios que otros sistemas de CIVED.
1.8 Riesgos
# Riesgo Descripción
El universo de usuarios del
sistema es el personal de
Proyectos de la ONG CIVED,
Usuarios no eventualmente el personal de
1 aplicativo e incluir un ítem del menú que
capacitados Contabilidad podría realizar
ingresos a los ítems
correspondientes a la
valorización.
Las transacciones del sistema
(registro, consulta,
Performance final
2 modificación, reporte) son muy
no adecuada
lentas y llegan a cansar al
usuario.
El aplicativo no está disponible
24 x 7 para el registro de
Poca software y/o el sistema no
3 disponibilidad o puede crecer, o la base de
escalabilidad datos se hace muy lenta
mientras más datos existan en
ella.
Existen funcionalidad que el
usuario pidió y no fueron
Funcionalidades
4 implementadas.
no implementadas
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Acciones para mitigar el riesgo
 Diseñar el aplicativo lo más simple e
intuitivo posible que sea lo más fácil de usar
posible.
o Responsable: Gerencia Corporativa de
Sistemas
 Incorporar ayudas sobre el manejo del
contenga el manual de usuario.
o Responsable: Gerencia Corporativa de
Sistemas
 Establecer un plan de capacitación .
o Responsable: Gerencia Corporativa de
Sistemas / Gerencia de Operaciones
 Determinar adecuados niveles de servicio y
estimar la arquitectura técnica y hardware
necesario para su óptimo desenvolvimiento.
o Responsable: Gerencia Corporativa de
Sistemas
 Solicitar que la programación del aplicativo
se realice siguiendo estándares
internacionales.
o Responsable: Gerencia Corporativa de
Sistemas
 Asegurar la disponibilidad y soporte del
sistema 24x7.
o Responsable: Gerencia Corporativa de
Sistemas
 Asegurar la escalabilidad del sistema.
o Responsable: Gerencia Corporativa de
Sistemas
 Elaborar el Acta de Especificaciones
funcionales lo más clara posible y con
pantallas de simulación explicativas.
o Responsable: Gerencia Corporativa de
Sistemas y Gerencia de Operaciones
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# Riesgo Descripción Acciones para mitigar el riesgo

Los reportes no tiene la  Elaborar el Acta de Especificaciones

estructura que el usuario pidió. funcionales lo más clara posible y con
Reportes no
5 pantallas de reporte.
adecuados
o Responsable: Gerencia Corporativa de
Sistemas y Gerencia de Operaciones

Producto El aplicativo es complicado y

6 complicado de difícil de usar.  Ver acciones del Riesgo #1
usar

Personas claves Una o más de las personas  Elaborar el Acta de Especificaciones

dejan el proyecto Sponsor o claves en el funcionales lo más clara posible y detallar
y que los nuevos proyecto dejan la organización los beneficios económicos y no económicos
7
asignados no lo o pierden el interés en el del proyecto.
consideren proyecto. o Responsable: Gerencia Corporativa de
relevante Sistemas / Gerencia de Operaciones

Cualquier problema exógeno al

Problemas
8 proyecto que lo impacte  Ver acciones del Riesgo #7
políticos
directamente.

Falta de Una o más de las personas

9 compromiso de Sponsor pierden el interés en el  Ver acciones del Riesgo #7
sponsors proyecto.

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Sección 2. Planeamiento del proyecto e hitos

2.1 Presupuesto
El proyecto necesitaría un presupuesto S/. 12 500.00.

2.2 Gestión, entidades externas, políticas y directivas relevantes

El proyecto es de responsabilidad de CIVED, a solicitud de la Gerencia de Administración
de CIVED, ejecutado por la Gerencia Corporativa de Sistemas. Tiene impacto a nivel de
Gerencia de Administración, Recursos Humanos y Finanzas, dado que los procesos a los
que atienden están en esta Gerencia.

2.3 Entregables y productos

# Entregable Descripción

Sistema “Optimización del Sistema para el Sistema que permite el registro de las actividades de los consultores
1
Seguimiento de la Información”. y reporte de los mismos.

Reportes de acuerdo a las necesidades de la gerencia de

2 Reportes
administración y recursos humanos.

3 Capacitación en el uso del aplicativo Capacitación de uso en el sistema a CIVED y usuarios principales.

Manual de usuario y resumen del mismo (funcionalidades

4 Manual de usuario
principales) colgados en la Web.

2.4 Principales hitos

Fecha estimada de
Hito / Entregable
término

Aprobación del Acta de Constitución del Proyecto 15/02/2016

Aprobación del Acta de Especificaciones Funcionales 18/02/2016

Aprobación del Acta de Especificaciones Técnicas 22/02/2016

Envío de Solicitud de Pedido a la Gerencia de Administración y Finanzas 24/02/2016

Contratación del proveedor que desarrollará el sistema 26/02/2016

Desarrollo del Sistema 01/03/2016

Elaboración del Plan de Pruebas Funcionales 04/03/2016

Elaboración del Plan de Pruebas Técnicas 08/03/2016

Pruebas y validación funcionales 11/03/2016

Pruebas y validación técnicas 15/03/2016

Presentación del Manual de usuario y catálogos 18/03/2016

Aprobación del aplicativo 21/03/2016

Capacitación a empresas 25/03/2016

Puesta en producción 28/03/2016

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Sección 3. Organización del Proyecto

3.1 Estructura organizacional del proyecto
Describir la estructura organizacional del proyecto. Se debe incluir todo el equipo de
trabajo y todos los interesados (stakeholders) en el mismo. Se deben ingresar los nombres
de cada rol y el de la persona que asumirá ese rol en el proyecto. Se usará el siguiente
gráfico para mostrar la organización.

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3.2 Roles y responsabilidades

Rol Responsabilidad

 Legitimizar las metas y objetivos del proyecto.

 Se mantiene al tanto de las actividades principales del proyecto.
 Aprobar el Acta de Constitución del proyecto.
 Participa en el planeamiento del proyecto.
 Asegurar que los analistas funcionales estén comprometidos con el
proyecto.
Sponsor Funcional
 Asegurar que el proyecto tenga asignados y disponibles todos los recursos
(Felipe Garcia Rosell)
que necesita.
 Aprobar las Especificaciones Funcionales
 Apoya en la resolución de problemas, conflictos políticos, entre otros.
 Participa en la definición del alcance del proyecto.
 Aprueba cambios en el alcance
 Aprueba los principales entregables

 Es el responsable directo del proyecto

 Elabora el Acta de Constitución del Proyecto
 Supervisa y asegura que el proyecto se culmine a tiempo, en presupuesto y
en el alcance determinado.
 Elabora el Plan del Proyecto junto al equipo de trabajo.
 Gestiona el desempeño del equipo y las actividades del proyecto.
 Asegurar los objetivos determinados por la alta dirección y los interesados.
Jefe de Proyecto
 Responsable de comunicar: el estado del proyecto, gestión de riesgos
(Henry Villegas Cerna)
 Participar en las reuniones de coordinación con el equipo de trabajo
(proveedor)
 Escalar temas que no pueden ser resueltos por el equipo de trabajo
 Supervisar las labores del equipo de trabajo.
 Elaborar todos los documentos relacionados con conformidades,
desempeño, control y otros relacionados con el o los proveedores del
proyecto.

 Definir de las características funcionales del proyecto.

 Supervisar y asegurar que las características funcionales del proyecto se
implementen y estén disponibles a tiempo.
 Aprobar los documentos asociados a las actividades o hitos especificados
Analista Funcional
en la matriz de responsabilidades.
(Luis Parejas
 Asegurar los objetivos determinados por la alta dirección y los interesados.
Quintana)
 Participar en las reuniones de coordinación con el equipo de trabajo
(proveedor)
 Entrenar correctamente a los usuarios en los productos del proyecto.
 Escalar temas que no pueden ser resueltos por el equipo de trabajo.

 Planear y ejecutar el proyecto.

Equipo de trabajo  Ejecutar las tareas de acuerdo del Cronograma de trabajo.
(Proveedor Externo  Elaborar los entregables descritos en el Plan del Proyecto.
por contratar)  Participar directamente en éxito del proyecto.
 Escalar temas que no pueden ser resueltos por el equipo de trabajo.

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Rol Responsabilidad

Dirección Ejecutiva
 Interesado en que CIVED cuente con las herramientas adecuadas para
realizar su trabajo con eficiencia y calidad.

Gerencia de Administración.
 Coordinar y comunicar el proyecto, sus beneficios y acciones a realizar por
Stakeholders CIVED.

Recursos humanos
 Realizar el trámite de las contrataciones pertinentes relevantes al proyecto
en mención.

3.3 Matriz de responsabilidades

Completar la matriz de responsabilidades para cada uno de los roles del proyecto. La
matriz deberá reflejar la responsabilidad de cada rol funcional por hito y/o actividades

Stakeholders
Equipo de
Funcional

Funcional
Proyecto
Sponsor

Analista
Jefe de

trabajo
Hito principal

Aprobación del Acta de

x
Constitución del Proyecto

Aprobación del Acta de

x
Especificaciones Funcionales

Aprobación del Acta de

x
Constitución del Proyecto

Aprobación del Acta de

x
Especificaciones Técnicas

Envío de Solicitud de Pedido a

la Gerencia de Administración y X
Finanzas

Contratación del proveedor que

x
desarrollará el sistema

Elaboración del Plan de

x
Pruebas Funcionales

Elaboración del Plan de

x
Pruebas Técnicas

Desarrollo de Sistema x

Pruebas y validaciones
x
funcionales

Pruebas y validaciones
X
técnicas

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Stakeholders
Equipo de
Funcional

Funcional
Proyecto
Sponsor

Analista
Jefe de

trabajo
Hito principal

Presentación del Manual de

X
usuario y catálogos

Aprobación del aplicativo x

Capacitación x

Puesta en producción x

3.4 Facilidades y recursos

Describir los requerimientos de facilidades y recursos que necesita el proyecto; por
ejemplo: oficinas, facilidades especiales, computadoras, equipos de oficina, útiles,
herramientas, etc. Identificar las responsabilidades existentes para proveer los recursos
requeridos para el exitoso desempeño del proyecto.

Requerimiento de recursos Responsabilidad

Hosting, Laptop y PC’s Jefe de Proyecto.

Apoyo económico. Sponsor funcional.

Oficinas Sponsor funcional.

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Sección 4. Información de contactos

Identificar y registrar la información de los contactos principales y secundarios relevantes
del proyecto.

Rol Nombre/Cargo/Organización Teléfono y anexo Celular Email

Henry Villegas/Jefe de
Jefe de Proyecto 958479881 Henry15207@gmail.com
planificación/COOTEQ

Luis
Analista Funcional 958294594 Luisangel.pq89@gmail.com
Parejas/Analista/COOTEQ

Sponsor Funcional Felipe Garcia Rosell

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Sección 5. Glosario
Definir todos los términos y acrónimos requeridos para entender a cabalidad el presente
documento.

 Stakeholders: utilizado para determinar una persona o negocio que ha invertido

dinero en algo.

Hosting: Es el espacio físico donde se van a almacenar los archivos que conforman su
web, sus correos electrónicos y demás información

 Sponsor Funcional: Aquel que se mantiene al tanto de las actividades principales de un

proyecto.

 Analista Funcional: Supervisa y asegura que las características funcionales del

proyecto se implementen y estén disponibles a tiempo.

Sección 6. Historial de revisiones

Registrar los cambios al presente documento. Debe existir una tabla como la siguiente
para cada versión del documento. Se especificará la fecha de la versión, el nombre del
responsable del cambio y todos los cambios detallados.

NOMBRE: SISTEMA DE CONTROL DE

VERSIÓN: 1.0 FECHA: 14/09/2015
ACTIVOS

Título del cambio Detalle del cambio

El acta fue revisada el 05/02/2016 y rechazada en esa ocasión.

Jr. Arica 148 – Magdalena del Mar

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Sección 7. Anexos
Incluir todos los anexos relevantes.

Estructura desglosada del trabajo (EDT):

ANEXO I: Copia del documento original del requerimiento de elaboración

de un aplicativo tecnológico.

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