Unitatea de invatamant

………………………….

GESTIONAREA UNEI BIBLIOTECI

FOLOSIND MS ACCESS

Îndrumător: .........................

Student: ..............................
 CUPRINS

1. Introducere…………………………………………………….…. 2
2. Tabele ………………………………………………….……….. 2
3. Interogări …………………………………………….………..... 5
4. Formulare ……………………………...……………………….. 7
5. Rapoarte ………………………………………………………... 11
6. Descrierea aplicației …..….……………………………………. 12
7. Concluzii ..……………..………………………………………. 13

1
1.Introducere
Proiectul este structurat pe capitole şi are ca scop descrierea modurilor în care se poate
proiecta și gestiona o bază de date în MS Access Office , în ceea ce privește derularea
activităților din orice tip de organizație. Astfel fiecare capitol realizează o scurtă descriere a
modului de realizare a Obiectelor cu care lucrează Access-ul.
Proiectarea corespunzătoare bazei de date asigură o întreţinere uşoară a acesteia. Datele
sunt memorate în tabele şi, la actualizarea unei anumite porţiuni de date doar într-un loc,
modificarea va apărea automat în întreaga bază de date,datorita relatiilor stabilite intre tabele.

2.Tabele
În secțiunea Tabele am creat tabelele.Autori,cititori, carti,si fisa imprumuturi. Tabelul
Autori , este organizat ca o foaie de calcul tabelar și prezintă informaţii generale despre autori ,
nume și prenume, data nasterii si data decesului Proiectarea s-a făcut în modul Design View,
respectând proprietăţile fiecărui câmp.

Câmpul Id_autor este definit cheie primară în tabel, de tip Autonumber , având rolul de a
identifica în mod unic o inregistrare.
Câmpurile existente în tabel şi tipul de dată specific fiecăruia sunt prezentate în
pictograma de mai sus.Câmpurile nume și prenume sunt de tip text de 25 de caractere , tabelul
Autori conține atât date de tip text cât și number.
Tabela Carti prezintă cele mai importante opere ale autorilor și date privind anul
aparitiei, editura si daca volumul este imprumutat.

2
 Aceasta conține câmpurii de tip auto number , number , text, iar id_carti este definit ca
cheie primară , iar câmpul autori este realizat cu ajutorul lookup wizard creând o legătură de
tipul one to many cu câmpul id_autori din tabela Autori.

Tabela Cititori oferă informați despre numărul cititorilor abonati la aceasta biblioteca si
alte date aditionale care trebuie cunoscute in cazul in care trebuie sa fie contactati: adresa si
numar de telefon.

3
 Această tabelă conține atât câmpuri de tip autonumber cât si number și text.

Tabela principală o reprezintă tabela Cititori , cu cheia primară id_cititor , este

cea care realizează legătura Many to Many cu tabela Carti , relație spartă de tabela Fisa
Imprumuturi.

3. Interogări
Baza de date conţine pe lângă tabele şi interogări. Acestea sunt folosite de aplicaţie
pentru vizualizări, modificarea şi analizarea datelor în diferite scopuri. De asemenea ele pot fi
folosite ca o sursă de înregistrări pentru formularele şi rapoartele utilizatorilor. Interogările au
fost proiectate folosind modul Design View, având posibilitatea de a alege tabelele din care
doresc să se facă interogarea .

Design View

În modul de proiectare Design View, prin opţiunea Show Table se pot alege tabelele care
să fie utilizate în interogare, iar după închiderea acestei opţiuni din tabele se pot alege câmpurile
dorite, impunându-le criterii. În cazul în care sunt selectate mai multe tabele, în fereastră sunt
afişate şi legăturile dintre ele, dacă există, precum şi tipul de legătură : one-to-many, many-to-
many, many-to-one.

4
 Interogările urmăresc definirea unei situaţii cât mai clare asupra modului de selectare a
anumitor informații ce dorim să fie scoase in evidența să fie sortate dupa un anumit criteriu ales
de noi.

5
 În interogarea Imprumuturi mai mari de 20 de zile cu ajutorul criteriului Ascending am
creat o interogare dinamico parametrică cu ajutorul căreia se aranjează în tabelă în ordine
crescătoare volumele in functie de numarul de zile cat au fost imprumutate.

În interogarea Carti inchiriate in luna ianuarie intalnim o interogare care utilizeaza

informatii din 3 tabele. Pentru a putea delimita perioada in care cautam informatiile am creeat o
conditie pe campul Data inchirierii utilizand comanda Between.

În cadrul proiectului am mai adăugat interogări de tipul parametric, in care se pot cauta
titlurile volumelor din biblioteca. De asemenea am creeat o interogare ce inventariaza numarul
cartilor din biblioteca si totodata o interogare ce afiseaza lista cititorilor in ordine alfabetica.

6
 Interogarea urmatoare foloseste functia count:

Interogarea ce afiseaza lista cititorilor in ordine alfabetica:

7
 4. Formulare

Formularul este o aplicaţie tipică Windows ce afişează unul sau mai multe ecrane pline cu
obiecte – meniuri, butoane de comandă, casete de editare, imagini, etc. - cu care utilizatorul
interacţionează pentru a controla evoluţia programului.

Proiectarea formularului se poate face fie folosind modul Design View, fie folosind
Wizard. În cazul din urmă , proiectarea este foarte uşor de realizat, întrucât reprezintă un set util
de casete de dialog în care utilizatorul este întrebat de unde provin datele, cum să se facă
aranjarea în cadrul formularului şi ce imagine grafică să apară în fundal. Cu ajutorul acestei
metode se poate crea rapid un formular cu un aspect plăcut.

Următorul formular este creat folosind Wizard. In creearea formularului am utilizat si un

subformular din tabela Fisa imprumuturi care ajuta la adaugarea de inregistrari in tabele.

8
 În această etapă a creării formularului am selectat tabelul din care vrem să extragem
informațiile care urmează a fi manipulate în formular.
Următorul pas este de a alege un aspect pentru formular, se alege stilul dorit pentru formular.

Următorul pas este de

a alege un aspect
pentru formular

9
 Se alege stilul dorit
pentru formular.

În crearea unui formular caseta cu instrumente este elementul cel mai important pentru
crearea diferitelor controale din cadrul unui formular.

Cu aceste instrumente se pot crea butoane de comandă, casete text sau liste derulante, se
pot afişa etichete, insera imagini sau se pot insera subformulare.

Totodată putem crea și formulare în modul Design view.

10
 Selectarea informațiilor care urmează a fi manipulate în formular se realizează prin
intermediul comenzilor din Proprieties.Putem de asemenea să decidem modul în care o să arate
formularul prin inserarea diferitelor imagini pe fundal.

In continuare prezint un formular ce utilizeaza informatii selectate cu ajutorul

Interogarilor:

11
 5. Rapoarte
Rapoartele sunt asemănătoare interogărilor prin faptul că ele folosesc date dintr-unul sau
mai multe tabele și afișează înregistrările respective. Spre deosebire de interogări însă ,
rapoartele adaugă formatări output-ului incluzând fonturi , culori , background-uri și alte
elemente.
Cea mai simplă cale pentru crearea unui raport este folosirea unuia dintre asistenţii
Wizard.
Alegerea modului Design view presupune respectarea unor paşi asemenea celor de la
formulare prin selectarea informațiilor ce urmează a fi prelucrate cu ajutorul comenzilor din
Proprieties.

Raportul Carti este realizat in modul Report realizând o afișare a volumelor in ordine
alfabetica. Acest raport permite printarea informatiilor:

12
 6. Descrierea aplicației

Baza de date utilizează 4 tabele legate prin relații one-to-many sau many-to-one , astfel
încât să descrie tipul de relații ce se pot realiza între câmpurile anumitor tabele cu restul datelor
din baza de date. Aceste legături sunt descrise de Relationships. Interfața grafică a aplicației este
realizată prin formulare start up pagina de început a fost proiectată să poată face trecerea prin
obiectele bazei de date ( tabele, interogări, formulare, rapoarte ), asigură o interfață prietenosă
aplicației , celelalte formulare conțin de asemenea butoane cu rolul de a pune în execuție diferite
comenzii ( în funcție de indicațiile înscrise pe acestea ).

13
 7. Concluzii

Investigarea teoretică întreprinsă însoţită de aplicaţia program prezentată, au condus la

evidenţierea următoarelor concluzii:

Urmând pașii prezentați mai sus se pot crea nenumărate tabele , interogări, rapoarte sau
formulare în funcție de necesitățile societății , cuprinzâd orice combinație de informații existente
în baza de date .
Numărul foarte mare de informații și evoluția lor în timp face ca la un moment dat
evidența acestora să nu mai poată fi controlată fară ajutorul unei aplicații specializate și usor de
utilizat.
De aceea se recomandă utilizarea unei baze de date sau a unui program informatic special
conceput pentru ținerea evidenței datelor.
Cu ajutorul acestor tabele , interogării , formulare și rapoarte au fost gestionate mult mai
ușor datele despre autori si volumele publicate, intr un mod atractiv

14