You are on page 1of 10

5/7 Office 365 進階功能,非營利組織這樣用更厲害

實作講義

作者:林合昕(失親兒基金會)

假設情境:

失親兒基金會,預計於 8 月份舉辦小星星繪畫比賽,希望能有(A)內部網站,放置活動說明、(B)

放置相關檔案、(C)線上進行活動執行經費的申請與審核。

A. 運用 Sharepoint 打造機構內部入口網

a) 主要任務:設定一個網站,並放置活動相關的內容。

b) 任務 1:進入預設的 sharepoint 網站(網站集合),作為內部入口網站(傳統體驗)

i) 登入 office 365

(1) https://www.office.com

ii) 進入預設小組網站

(1) 或輸入網址 https://組織登記名稱.sharepoint.com,例如

https://towf.sharepoint.com

(2) 使用選單中開啟 Sharepoint ,再點選特色網站

c) 任務 2:設定網站名稱與風格

i) 於齒輪中,進入 “快速入門”

ii) 選擇風格進行修改

iii) 選擇網站品牌修改名稱、上傳 logo

iv) 圖示:
d) 任務 3:新增公告用的的應用程式自訂清單

i) 點選齒輪新增應用程式自訂清單

ii) 自訂清單命名為 “小星星繪畫活動公告”

iii) 點選新增欄多行文字,輸入名稱 “本文”

iv) 圖示 A

v) 圖示 B
e) 任務 4:將公告自訂表單放在首頁

i) 點選 logo 回到首頁

ii) 點選齒輪編輯頁面

iii) 於頁面中插入方才任務 3 建立的自訂表單儲存

iv) 圖示

v) 補充:若網頁為新版的頁面,點選加號如下圖,完成後點選發佈

vi) 再自訂清單中,新增項目

(1) 傳統體驗版
(2) 新版

f) 任務 5:設定網站權限,讓組織內部的所有人,擁有讀取的權限。

i) 點選齒輪網站設定點選權限設定

ii) 點選小組網站訪客新增 “外部使用者以外的所有人”

iii) 補充:網站預設有小組網站擁有人、成員、訪客 3 個群組,且預先設定好,

完全控制、編輯、唯讀等 3 個不同權限

iv) 補充:於網站設定中,點選人員群組,可以自訂新群組。

v) 補充:於網站設定中,點選權限設定,可以修改細部的權限。

vi) 補充:若有網域架構(AD),可以使用 AD 安全性群組,更為整合便利。


B. Office 365 進階應用(I)與實作-從網路芳鄰進化到雲端檔案系統

a) 主要任務:在內部網站中,分類放置活動相關資料,並且使用 Teams 整合

b) 任務 1:新增文件庫

i) 於網站中點選齒輪新增應用程式

ii) 新增 “文件庫”

iii) 圖示

iv) 輸入文件庫名稱 “11 企劃組”

v) 反覆上面動作,新增 “21 行政組”、”31 公關組”

c) 任務 2:新增 Teams 團隊

i) 點選 O365 功能表中的 Teams,並建立團隊

ii) 設定團隊名稱為,”小星星繪畫比賽”、選擇開放的團隊下一步
iii) 選擇成員加入團隊

d) 任務 3:使用 Teams 整合 Sharepoint 文件庫

i) 點選 方才建立的團隊,檔案新增雲端空間

ii) 選擇 Sharepoint 的雲端空間


iii) 輸入 sharepoint 內部網站的網址

iv) 選擇希望附加的文件庫

v) 重複上述步驟,完成三個文件庫新增

e) 展示:

i) Temas 整合個人雲、公共雲,對應個人電腦公共電腦

ii) Teams 其他好用功能介紹

------------中場休息-------------------

C. 自己打造機構需要的 App

a) 主要任務:製作一個 app,讓承辦人可以進行請款的審核。

b) 任務 1:使用 Sharepoint 自訂表單功能,作為 APP 的資料存放處

i) 執行講義第 2 業 A-d 的自訂表單功能


ii) 命名為 “活動請款單”

iii) 新增下列欄位:

(1) 人員申請人*

(2) 選擇活動方案*:輸入幾個方案(小星星繪畫比賽、公益淨灘活動、我

愛媽咪親子遊)

(3) 數字申請金額*

(4) 單行文字主管 email*

(5) 多行文字備註

iv) 圖示:

c) 任務 2:製做簽核流程

i) 於請假單清單中開啟 Flow 功能

ii)
iii) 選擇 Flow 範本中的 "在新增項目中開始核准"

iv) 完成 Flow 需要的權限檢查後,選擇繼續

v) 將審核程序中,指派給的欄位,選擇方才建立的欄位 “主管 email”

vi) 儲存後完成

vii) 補充:Sharepoint 配合 Flow 可以自成一套系統

viii) 補充:Flow 可以更新欄位內容

ix) 補充:Flow 免費版的限制 https://flow.microsoft.com/en-us/pricing/

d) 任務 3:製做請款 app

i) 於請款單自訂清單上,選擇 power app


ii) 填一個名子

iii) 調整 BrowseScreen1 中 BrowseGallery1,預設 Body1、Subtitle1、Titel1

顯示的欄位,

iv) 存檔於雲端。

v) 分享給其他人使用

vi) 行動裝置,下載 Power app 的 app,登入後即可使用

vii) 完成!!

viii) 補充(進階):power app 公式 https://docs.microsoft.com/en-

us/powerapps/maker/canvas-apps/formula-reference

ix) 補充:Power App 可連結的資料表,包含簡單的 oneDrive 中的 excel,包

含進階的 SQL 或 common Data Service

x) 補充:Power app 免費版限制 https://powerapps.microsoft.com/en-

us/pricing/,Power app Plan1 包含 Flow Plan1

You might also like