ELABORACION DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN

DOCUMENTAL BÁSICA

SUMARIO

INTRODUCCION...................................................................................................................... 45 
SELECCIÓN DE DOCUMENTOS................................................................................................ 47 
ADQUISICIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................................... 49 
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................. 50 
BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN ................................................................. 57 
DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN: BOLETÍN DE SUMARIOS, NOVEDADES, DIFUSIÓN 
SELECTIVA,NORMATIVA E INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA  .................................................. 59 
PRÉSTAMO Y OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS........................................................................ 62 
ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS ................................. 65 
SOLICITUD E INTERCAMBIO DE ARTÍCULOS DE REVISTAS ENTRE CENTROS .......................... 68 
ANEXOS .................................................................................................................................. 69 

44
INTRODUCCION
Uno de los trabajos propuestos para realizar en el Seminario de Información y
Documentación durante el año 2012, fue la elaboración de un manual de
procedimiento.
Un manual de procedimiento es uno de los documentos necesarios para un
sistema de calidad. En él se describen métodos, procesos, operaciones, etc,
para dar un producto o servicio. Su detallada descripción le imprime un carácter
de documento de uso exclusivo de la propia organización 1.
Partiendo del Mapa de Recursos de Información y Documentación, iniciado
durante el Seminario celebrado en 2011, se comienza a elaborar el manual de
procedimiento estableciendo los procesos de gestión documental básica en
distintos soportes (monografías, publicaciones periódicas, etc), sostenida por
centros y bibliotecas especializadas, que prestan servicios de información y
documentación a usuarios internos (profesionales de la Comunidad Autónoma
de la Región de Murcia) y externos (personal ajeno a la Comunidad Autónoma
de la Región de Murcia: investigadores, ciudadanos, estudiantes, etc).
Los procesos que se ha definido son:
1. Selección de documentos
2. Adquisición de documentos
3. Descripción documental (registro, catalogación, indización y resumen)
4. Búsqueda y recuperación de información
5. Difusión de información: boletín de sumarios, novedades, normativa e
información bibliográfica
6. Préstamo y obtención de documentos
7. Almacenamiento, conservación y expurgo de documentos
8. Solicitud e intercambio de artículos de revistas entre centros
La descripción de los procesos se ha realizado siguiendo un guion elaborado
para esta tarea. Los puntos del guion de descripción de procesos es la
siguiente:
1. Título del procedimiento
2. Definición
3. Objetivo
4. Descripción
Desde que se inicia hasta que termina. El desarrollo del procedimiento
deberá responder a las siguientes preguntas:
¿Qué hacer para prestar? ¿Cómo se hace? Qué instrumentos o equipos
de oficina se utilizan? ¿Dónde se hace? ¿Cuándo se hace? ¿Quién lo
hace? ¿Qué decisiones se toman? ¿Qué documentos se generan?
¿Cuál es el destino de los documentos o de información que se genera?
Si el resultado del procedimiento sirve de inicio para otro procedimiento
deberá señalarse su conexión.

1
Chaín Navarro, Celia. Técnicas de gestión de calidad en instituciones documentales. Murcia: Diego
Marín, 2001

45
 5. Definición de conceptos
6. Resultado
7. Evaluación (indicadores para saber si se ha cumplido el objetivo del
procedimiento)
Algunas partes de procesos no se han podido describir al detalle, ya que para
ello es necesario conocer el sistema de gestión documental que se va a utilizar.
Una vez que se conozca el sistema, se completará la descripción de los
procedimientos.
El manual también incluirá los procesos de gestión de documentación
específica inédita, que genera la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia
y es de uso interno (informes, proyectos, sentencias, etc), cuya descripción se
realizará más adelante.

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SELECCIÓN DE DOCUMENTOS

1. Título del procedimiento

Selección de documentos
2. Definición
Proceso mediante el cual se eligen los documentos que interesan a los
profesionales de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia (más
adelante CARM) y usuarios que reciben los servicios prestados por los
centros que pertenecen a la Red.
3. Objetivo
Seleccionar los documentos necesarios para el desarrollo del trabajo del
personal técnico de la CARM.
4. Descripción
1. El proceso de selección de documentos se inicia en el momento en el
que:
• El personal técnico solicita al centro que se adquiera
una publicación.
• El documentalista, a través de catálogos, otras
fuentes e Internet, selecciona publicaciones de interés
para los usuarios del centro.
• En el centro se reciben gratuitamente publicaciones
de otras instituciones o personas.
• En el centro se reciben publicaciones elaboradas en
el Servicio, Dirección General o Consejería.
2. La selección de documentos se realiza de acuerdo al criterio de:
• El contenido que sea de interés para la toma de
decisiones, elaboración de planes, proyectos y programas,
la resolución de problemas, formación del personal,
evaluación y sirva como referencia o consulta.
• En publicaciones periódicas se tendrá en cuenta el
factor de impacto.
3. La selección de documentos se realiza consultando: catálogos de
publicaciones, la base de datos del ISBN e Internet.
4. La selección de publicaciones la puede realizar el personal técnico de
la CARM o el técnico en documentación. El personal de la CARM
solicita el documento al responsable en documentación y una vez
que ha comprobado la idoneidad del documento, inicia el proceso de
adquisición.
5. El listado de adquisiciones queda relacionado en un documento que
contiene: título, autor, editor, lugar de edición, año, lugar donde se
adquiere y datos de contacto para adquirir los documentos (Ver
anexo I). Este documento se puede usar en el proceso de
adquisiciones con el fin de controlar las publicaciones que se
adquieren.

47
 6. Se genera un documento con los datos de los documentos a adquirir.
5. Definición de conceptos
Documento: Es toda fuente de información registrada sobre un soporte
físico o virtual.
Documento electrónico: documento cuyo soporte material es algún tipo de
dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado
mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado o
reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización (Fuente:
Wikipedia)
Usuario de la información: se encuentran comprendidos en un espectro muy
amplio que abarca desde una persona hasta una organización y/o
comunidad, donde se halla un grupo de individuos que demandan una
determinada información a un centro (Fuente: Recursos de interés
bibliotecario. Disponible en http://www.rdib.net/glosario.htm)
6. Resultado
Un listado con los documentos seleccionados para solicitar su adquisición.
7. Evaluación
• Nº documentos seleccionados relacionados con la temática
de la institución
• Encuesta de satisfacción de usuarios

48
ADQUISICIÓN DE DOCUMENTOS
Este proceso se encuentra pendiente de redactar.

49
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

1. Definición
Proceso mediante el cual los profesionales en esta área de la Comunidad
Autónoma de la Región de Murcia, tratan la información contenida en los
documentos pertenecientes a ésta Administración, siempre siguiendo la
normativa aceptada en nuestro país, con el fin de recuperarla lo más
pertinente y eficazmente posible.
2. Objetivo
Tratar los documentos que forman parte de la red de centros de información
y documentación de la CARM, registrando, catalogando, clasificando,
indizando y resumiendo su contenido, facilitando así el acceso a los mismos
para el desarrollo óptimo y ágil de los servicios prestados en esta
Administración.
3. Descripción
1. Alta del documento en la red. El personal responsable, al tener
constancia de un material de nuevo ingreso en el centro, ya sea por
compra, donación, intercambio o por producción propia, procederá a
su introducción en el sistema automatizado, con unos datos mínimos
informativos a los que llamaremos precatalogación y donde el
sistema le asignará un número de registro y control que identifique
inequívocamente ese documento.
2. Se procederá a continuación a la catalogación con el fin de
intercambiar la información contenida en los documentos. Se hará de
acuerdo a las normas internacionales utilizadas por todos los
profesionales de nuestro país, nos referimos a las ISBD
consolidadas, International Standard Bibliographic Description,
http://www.bne.es/es/Servicios/NormasEstandares/ISBDconsolidada/
Docs/ISBDconsolidada.pdf
En el anexo II, se adjuntará un manual de procedimiento mínimo para
cada tipo de soporte documental de adaptación de estas normas
ISBD consolidadas con los ejemplos más frecuentes, a fin de agilizar
los procesos.
3. Para la clasificación de la documentación se opta por la más
universal y general implantada en nuestro país e internacionalmente.
Hablamos de la CDU, Clasificación Decimal Universal, donde todos
los conocimientos se agrupan en 10 apartados numéricos; a partir de
estos números generales se va descomponiendo decimalmente dicha
información, hasta abarcar todos los conocimientos de una materia
http://www.udcc.org/udcsummary/php/index.php?id=25403&lang=en
Cada centro aplicará ésta clasificación hasta el nivel de detalle que
crea más pertinente y apropiado a la generalidad de sus usuarios. En
el anexo III se va a publicar una adaptación de la CDU mínima y
común a la mayoría de los centros de la red de información y
documentación de la CARM.
4. En la indización, es decir, en el extracto de unos mínimos términos,
palabras-clave, que indiquen la materia de nuestro documento,
utilizaremos la lista de materias que aplica la Biblioteca Nacional de

50
 España, ya que en ella, por su carácter general y exhaustivo, se
encuentran todas las materias de la documentación editada en
nuestro país a lo largo de los años,
http://catalogo.bne.es/uhtbin/authoritybrowse.cgi
Los centros de la red que por su especialización necesiten aplicar
otros vocabularios controlados más específicos y adaptados a su
área, como los thesauros o incluso los elaborados por los propios
centros, procederán a comunicarlo al resto de centros de la red, a fin
de tenerlo en cuenta a la hora de la recuperación de información.
Se confeccionará un vocabulario controlado mínimo y más utilizado
en la red de centros y publicará en el anexo IV de este manual de
procedimiento.
5. Se tenderá a conseguir realizar y sumar a la descripción un mínimo
resumen indicativo de cada documento integrante de la red de
información y documentación de la CARM. Aportando así agilidad,
eficacia y servicio al usuario invadido literalmente por la información
que nos rodea, evitándole pérdidas de tiempo en recuperar
documentos, que al final no eran los demandados y que por los datos
mínimos de la descripción bibliográfica podrían llevar a error.
En el anexo V se establecerá un listado mínimo de pasos a seguir
para una mayor normalización y optimización del tiempo en la
elaboración de este tipo de resumen. Avanzar hasta llegar a un
resumen mucho más exhaustivo como el informativo será una
decisión de cada centro de la red, adoptada según el nivel de
especialización de sus usuarios
4. Definición de conceptos (fuente: http://www.rdib.net/glosario.htm )
Asiento bibliográfico: relación de datos mínimos indispensables de un
documento, ya sea título, autor, materia, etc., que se realiza atendiendo a
unas reglas determinadas y que permite identificar dicho documento.
Base de datos: es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto
almacenados sistemáticamente para su uso posterior. En este sentido, una
biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría
por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
Se distribuyen diversos tipos de bases de datos: las bibliográficas, que
ofrecen datos de identificación de documentos; las numéricas o fácticas, que
contienen datos objetivos de un área temática específica; las de texto
completo, que ofrecen el texto íntegro de los documentos; las imágenes; etc
Biblioteca virtual: Aquella que incorpora los avances de la realidad virtual;
sus equipos de cómputo tendrán que reflejar la tecnología de punta y las
representaciones en hipermedia serán las adquisiciones más
representativas, para relacionar y dirigir al usuario a colecciones específicas
que no se encuentran en un solo sitio, y administrando su uso remoto.
Canje: Es el procedimiento de adquisición de publicaciones por el que
bibliotecas u otras instituciones intercambian materiales bibliográficos.
Catalogación: Conjunto de operaciones bibliotecarias necesarias para la
descripción completa de un documento y la asignación de una asignatura
topográfica. Las operaciones incluyen la catalogación por materias -interna-
además de la elección y redacción de los puntos de acceso principal y

51
secundario. El resultado de la catalogación es un registro o asiento
bibliográfico.
Catalogación centralizada: Modalidad de catalogación en la que una
biblioteca o un servicio central realiza la catalogación de los fondos, que se
envían a las diferentes sucursales junto con sus registros bibliográficos, en
soporte impreso o electrónico.
Catalogación compartida: Modalidad de catalogación en la que varias
bibliotecas, generalmente pertenecientes a una red con fondos similares, se
ponen de acuerdo para catalogar cada una de ellas solo una parte de los
fondos e intercambiar luego los registros entre sí.
Catalogación cooperativa: Modalidad similar a la catalogación compartida,
pero contando con una base de datos centralizada de la que se copian y a la
que se aportan registros poniendo en común el trabajo de todas las
bibliotecas de una red.
Catalogación por materias: Determinación de los puntos de acceso que
permiten la recuperación de un documento por razón de su contenido. En
concreto, consiste en la asignación del término o signo correspondiente a la
materia del documento en el lenguaje documental utilizado, bien sea un
sistema de clasificación, bien se trate de encabezamientos de materia o
descriptores de un "tesauro".
Catálogo: Lista ordenada de piezas que contiene una colección determinada.
Supone la descripción de las piezas, los elementos para la ordenación de las
descripciones y los recursos para la localización de las piezas de la
colección. En una biblioteca, dichas piezas son los documentos.
Catálogo bibliográfico: Conjunto ordenado de registros bibliográficos que
describen los documentos de una colección determinada (por ejemplo, de
una biblioteca). Puede ser manual o automatizado. El catálogo manual es un
conjunto de fichas de cartón que se ordenan por su encabezaminetro (autor,
título, materia, CDU). El catálogo automatizado es una base de datos
constituida por ficheros de registros y ficheros de índices.
Catálogo colectivo: Catálogo que contiene la información bibliográfica
(descripción completa y localización) de fondos pertenecientes a varias
bibliotecas unidas por algún fin común.
Catálogo sistemático: Catálogo ordenado jerárquicamente de acuerdo con
un código de clasificación.
Catálogo topográfico: Catálogo ordenado de acuerdo con la signatura
topográfica.
CDU (Clasificación Decimal Universal): Tiene su origen en la clasificación
elaborada por Dewey en 1876. Otlet y La Fontaine pidieron permiso a Dewey
para adaptarla al francés y configuraron un sistema que sirviera para
sistematizar todos los saberes. En España desde 1939 es el sistema oficial
de clasificación de las bibliotecas públicas. Sistema de clasificación que
divide el conocimiento en diez clases que, a su vez en diez subclases cada
una, y así sucesivamente. Sede Web UDCC.
Centro de documentación: Organismo orientado a la preparación de
compilaciones de documentos, además anuncian, seleccionan, procesan, a
través del resumen y la extratanción y la indización, recuperan y diseminan
determinados documentos en respuesta a las demandas y necesidades de

52
información específicas de los usuarios. Su objetivo es facilitar el acceso
rápido y sencillo a los documentos mediante un análisis de su contenido.
También llamado Centro de información.
Ciencias de la información: Según la UNESCO, no son sólo las Ciencias de
la comunicación de las masas (radio, TV, prensa, etc.) sino también todas
aquellas que comunican a los individuos cualquier información, como la
Biblioteconomía la Archivística, las Ciencias de la documentación.
Clasificación: Técnica que se utiliza para la identificación, agrupación y
distribución sistemática de documentos o cosas semejantes, con
características comunes o sistema determinado y que pueden ser con
posterioridad diferenciadas según su tipología fundamental. Dicho proceso
se aplica de acuerdo a un esquema lógico predeterminado para señalar su
ubicación. Cuando se trata de libros o documentos se llama clasificación
bibliográfica o documental.
Clasificación de Dewey: Tiene su origen en 1876. Conocida como DDC
(Dewey Decimal Classification), se usa por primera vez el sistema decimal,
destinado a dividir las clases en diferentes subclases y también se usa en la
notación. Sede Web DDC.
Descripción bibliográfica: Enumeración, ordenada y generalmente
codificada, de los elementos o aspectos que mejor pueden identificar
externamente un documento. Constituye el núcleo de un registro
bibliográfico
Descriptores: Palabra o grupo de palabras seleccionadas entre un conjunto
de términos para representar sin ambigüedad una noción contenida en un
documento o en una solicitud de búsqueda de información. Los descriptores
relativos a un tema se presentan de forma estructurada en tesauros.
Documentalista: Persona dedicada a recopilar datos biográficos, informes,
noticias, etc., sobre determinada materia.
Documento: Es toda fuente de información registrada. Dependiendo del
soporte en el que se difunda, hablaremos de impreso, electrónico, virtual o
digital.
Documento primario: Es todo documento original, realizado por el autor, por
ejemplo, un libro de poemas, una novela, un ensayo, un artículo.
Documento secundario: Es un documento que se refiere a otros documentos
primarios. Su finalidad es facilitar la búsqueda de información. Son ejemplos
de documentos secundarios las bibliográficas, los boletines, los catálogos,
etc.
Documentación: Ciencia que se ocupa de probar o justificar una cosa con
documentos. Es un proceso de preparación de la información disponible
sobre un hecho que se está investigando. Hace que esta información esté
dispuesta o asequible para examinar y analizar los hechos, las variables o
los datos en general.
Encabezamiento: Elemento que se destaca a la cabecera de un registro
bibliográfico, que sirve para ordenarlo dentro de un catálogo y para facilitar
su recuperación.
Encabezamiento de materia: Término o conjunto de términos que designan o
describen el asunto de que trata un documento.

53
Ficha catalográfica: Tarjeta de papel o cartulina de forma rectangular y
dimensiones pequeñas en la que se fija de forma sintetizada el contenido y
los caracteres externos de un documento o libro. De este modo se ofrece
una idea de la materia, partes constitutivas, etc., de los mismos desde un
punto de vista gráfico y tipográfico con la idea de facilitar el trabajo de los
investigadores.
Ficha de autoridades: Fichero o lista de los encabezamientos admitidos por
una biblioteca. Resuelve unívocamente los casos concretos en que existe
ambigüedad durante los trabajos de catalogación. Ofrece además al
catalogador las instrucciones y las referencias precisas para evitar
decisiones o formas dobles. Los ficheros de autoridad más utilizados son: de
nombres propios (de personas, de entidades, geográficos); de títulos
uniformes; de encabezamientos de materia; de notaciones de un sistema de
clasificación.
Fondo: Colección de los documentos de una biblioteca, hemeroteca,
filmoteca, etc.
Formato normalizado: Cualquier formato de trabajo que se ajusta a una
norma comúnmente aceptada (impreso, campos de un registro, etc.)
Gestión del Conocimiento: Corresponde al conjunto de actividades
desarrolladas para utilizar, compartir, desarrollar y administrar los
conocimientos que posee una organización y los individuos que en esta
trabajan, de manera de que estos sean encaminados hacia la mejor
consecución de sus objetivos.
Indización: Confección de índices. Traducción a un lenguaje documental
(sistema de clasificación, descriptores, encabezamientos de materias) del
contenido de un documento. Indicación de los lugares en que aparecen en
un documento.
Información: En sentido general es un conjunto organizado de datos, que
constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno
ISBD (International Standard Bibliographic Description): Contiene normas
internacionalmente admitidas para la descripción utilizable en monografías,
publicaciones periódicas y cualquier clase de materiales.
ISO (International Standard Organitation): Organización internacional de
normalización. Sede Web ISO.
Literatura gris: Se denominan así los documentos elaborados por el propio
centro o por otros centros e instituciones, que se difunden principalmente por
medio de fotocopias. Son publicaciones que nunca se aproximan a los
cauces comerciales habituales por lo que resulta difícil conseguirlas.
MARC (Machine Readable Cataloguing): Primer formato normalizado para la
catalogación y el intercambio de información bibliográfica legible por
ordenador, creado por la Library of Congress en 1966. Surge por la
necesidad de recoger la información bibliográfica e introducirla en el
ordenador mediante una estructura catalográfica que haga que el registro
sea identificado por el ordenador. Ha sido adoptado en otros países con
pequeñas variantes: USMAC, DMARC, UNIMARC. En España se llama
IBERMARC, existiendo una versión catalana denominada CATMARC. Sede
Web MARC Standards.

54
Normalización: Establecimiento de procedimientos y formas de trabajo
consensuados, para su aplicación en la fabricación de productos y en la
prestación de servicios.
OSI: Modelo de referencia de Interconexión de Sistemas Abiertos (OSI,
Open System Interconection) lanzado en 1984 fue el modelo de red
descriptivo creado por ISO. Proporcionó a los fabricantes un conjunto de
estándares que aseguraron una mayor compatibilidad e interoperabilidad
entre los distintos tipos de tecnología de red producidos por las empresas a
nivel mundial.
Punto de acceso: Información por la que se espera vaya ser buscado y
recuperado un documento. Una vez redactado a la cabeza de un registro
bibliográfico, se le llama encabezamiento.
Registro bibliográfico: Resultado escrito de la descripción de un documento.
Se denomina también asiento bibliográfico y ficha, aunque estos términos se
suelen usar para referirse a los catálogos manuales.
Registro informático: En un fichero de bases de datos, cada uno de los
elementos en que se divide. Contiene los datos de un elemento de los
descritos en el fichero, dividiendo la información en campos. Generalmente
es el contenido de un formulario completo del formato escogido para la
recogida de datos.
Resumen: Exposición breve y objetiva de un documento que indica el
propósito del trabajo, métodos, los resultados y conclusiones del trabajo.
Puede acompañar al documento original o incluirse en el documento que lo
sustituye.
Ruido: Dícese de los documentos que se recuperan durante una búsqueda y
que no son relevantes para el usuario que la realizó.
SGBD (Sistema de Gestión de Base de Datos): Son un tipo de software muy
específico, dedicado a servir de interfaz entre las bases de datos y las
aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de
datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de
consulta. Su expresión inglesa es DBMS (DataBase Management System).
Silencio: Documentos que existen en una base de datos, que interesarían al
usuario que busca información y que sin embargo no se recuperan porque
no ha habido coincidencia entre los términos que utilizó el analista (creador
de la base de datos) y los que utiliza el usuario que busca información.
Tesauro: Según Van Slype, es una lista estructurada de conceptos,
destinados a representar de manera unívoca el contenido de los documentos
y de las consultas dentro de un sistema documental determinado, y a ayudar
al usuario en la indización y en la correcta recuperación de la información
consultada.
Usuario de la información: se encuentran comprendidos en un espectro muy
amplio que abarca desde una persona hasta una organización y/o
comunidad, donde se halla un grupo de individuos que demandan una
determinada información a un centro.
Vaciado: Término coloquial que utilizan los bibliotecarios para referirse a la
catalogación de los artículos de una revista.
Z39.50: Es un protocolo de red que gestiona la interconexión de
ordenadores para funciones de búsqueda y recuperación. Pretende evitar

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conocer el funcionamiento de los distintos interfaces de OPACs mediante un
traductor universal.

5. Resultado
El control y aprovechamiento de toda la información documental de la red de
centros de la CARM.

6. Evaluación
• Nº de documentos precatalogados y registrados en un periodo
determinado.
• Nº de documentos catalogados, clasificados e indizados en ese
mismo periodo.
• Nº de documentos resumidos.
• Nº de documentos digitalizados y ofrecidos en red.
• Encuestas de satisfacción de usuarios y conclusiones periódicas.

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BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN

1. Título del procedimiento

Búsqueda y recuperación de información
2. Definición
Es el procedimiento mediante el cual se localiza un conjunto de documentos
que cumplen unas determinadas condiciones de entre los registros
bibliográficos incluidos en las bases de datos de la Red de información de la
CARM, encaminados a satisfacer las necesidades de información de los
usuarios.
3. Objetivo
Satisfacer las necesidades de información del usuario de la CARM, mediante
la interrogación de las bases de datos de la Red de información y
documentación de la CARM.
4. Descripción
Una vez conocido el sistema documental que se va a emplear, se
desarrollará el procedimiento de búsqueda de información. No obstante se
indica la secuencia a seguir en la estrategia de búsqueda más frecuente en
los sistemas de información, que es la búsqueda temática (ver Anexo VI)
El resultado del procedimiento de búsqueda servirá de inicio para el
procedimiento Difusión de información,
5. Definición de conceptos
Base de datos: Es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto
almacenados sistemáticamente para su uso posterior. Se distribuyen en
diversos tipos de bases de datos: las bibliográficas, que ofrecen datos de
identificación de documentos; las numéricas o fácticas, que contienen datos
objetivos de un área temática específica; las de texto completo, que ofrecen
el texto íntegro de los documentos; las de imágenes; etc
Documento: Es toda fuente de información registrada sobre soporte.
Extracto: lista de resultados de una búsqueda que contiene los puntos
esenciales
Encabezamientos de materias: Término o conjunto de términos que
designan o describen el asunto de que trata un documento.
Información: En sentido general es un conjunto organizado de datos, que
constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno.
Registro bibliográfico: Resultado escrito de la descripción de un documento.
Se denomina también asiento bibliográfico y ficha, aunque estos términos se
suelen usar para referirse a los catálogos manuales.
Usuario de la información: se encuentran comprendidos en un espectro muy
amplio que abarca desde una persona hasta una organización y/o
comunidad, donde se halla un grupo de individuos que demandan una
determinada información a un centro (Fuente: Recursos de interés
bibliotecario. Disponible en http://www.rdib.net/glosario.htm)

57
Estrategia: En un proceso regulable, conjunto de las reglas que aseguran
una decisión óptima en cada momento. (Fuente: Real Academia Española)
5. Resultado
El resultado de un proceso de selección (búsqueda), es un conjunto de
documentos, clasificados en un orden determinado, que cumplen los criterios
de selección especificados.
La relación de documentos seleccionados se visualiza en forma de extracto
o lista de resultados sobre los que nos podemos desplazar y acceder a su
visualización y contenido
6. Evaluación
• Cantidad suficiente de los resultados
• Encuesta de satisfacción de usuario
• Exhaustividad
• Pertinencia de los resultados
• Ruido
• Silencio
• Tiempo de ejecución de la búsqueda.

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DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN: BOLETÍN DE SUMARIOS,
NOVEDADES, DIFUSIÓN SELECTIVA, NORMATIVA E
INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA

1. Titulo del procedimiento

Difusión de información: boletín de sumarios, novedades, difusión selectiva,
normativa e información bibliográfica.
Definición
Proceso mediante el cual se organiza, mantiene y se suministra información
bibliográfica y documental en la CARM.
Objetivo
Facilitar la búsqueda, localización, difusión y recuperación de la información,
permitiendo a los usuarios finales conocer y acceder a los recursos
documentales públicos en sus distintos formatos y que existan en todas las
unidades o centros de documentación.
Descripción
Para poder realizar el procedimiento de difusión de información (boletín de
sumarios, novedades, difusión selectiva, normativa e información
bibliográfica) es necesario crear, administrar y mantener un sistema de
tratamiento y gestión documental que utilice estándares y normalice los
procedimientos de los fondos bibliográficos de los centros.
Las áreas de documentación bibliográfica se encargarán, entre otras de la
elaboración de:
- Boletín de sumarios
- Novedades bibliográficas
- Difusión selectiva
- Información bibliográfica
• Boletín de sumarios
1. Los sumarios de publicaciones periódicas se han incorporado al
sistema de gestión documental.
2. El buscador permitirá localizar los Sumarios de Publicaciones
Seriadas disponibles en cada uno de los centros adscritos a la red.

3. Los títulos se organizarán alfabéticamente, pudiendo tener acceso al

sumario de la publicación seriada y a su vez a los sumarios individuales
de cada uno de los títulos.
4. El sistema permitirá crear el Boletín de Sumarios automáticamente. El
técnico selecciona los sumarios de los títulos de revistas que quiere que
formen parte de ese boletín y el sistema automáticamente generará el
documento con todos los sumarios.
5. La periodicidad será adecuada a las necesidades de cada centro.

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 • Novedades bibliográficas
Esta es una búsqueda predefinida, mediante la cual el usuario del
sistema podrá recuperar los documentos introducidos en la red durante
determinados periodos de tiempo, así esta sección actuaría a modo de
alerta informativa.
Los títulos del boletín de novedades se organizarán alfabéticamente.
• Difusión selectiva de la información
Se entiende por difusión selectiva de la información el conjunto de
información que se obtiene periódicamente y se procesa con el fin de
enviarlo a los usuarios adscritos a la lista de distribución de la aplicación
asociada a un tesauro o listas de materias, mediante el envío periódico a
través de correo electrónico. (Ver anexo VII)
Objetivo:
Alertar de las novedades legislativas o documentos relacionados con el
área temática de su interés. Se trata de mantenerlos al día, haciéndoles
llegar periódicamente la información, mediante la actualización
constante, proporcionándoles la documentación a texto completo en pdf
o bien adjuntándoles el enlace a la página que contiene ese documento.
Descripción:
1. Periódicamente se selecciona los contenidos pertinentes de los
documentos a difundir.
2. Todas las referencias seleccionadas se catalogan, clasifican e
indizan en las bases de datos correspondientes a las que se les ha
añadido un campo para introducir los enlaces, que nos sirvan, para su
posterior recuperación a texto completo.
3. A los documentos catalogados e indizados se les adjudica a su vez
una clasificación temática.
4. Esta clasificación temática nos servirá para realizar el perfil de los
futuros usuarios.
Profesionales que llevan a cabo el procedimiento: el personal cualificado que
se responsabilice de cada uno de las actividades.
Los usuarios de los dos primeros productos son indeterminados y
desconocidos, no ocurre lo mismo con aquellos que deciden utilizar el
producto de la información selectiva, los cuales accederán a ella después de
contestar a un cuestionario previo (Por determinar).
• Información documental
El usuario puede acceder a búsquedas documentales predefinidas
configuradas en la sección de “monográficos”, dossieres que se irán
confeccionando en función de temas concretos que sean de interés por
su actualidad o en función de necesidades creadas por usuarios. A las
novedades bibliográficas que se van incorporando al sistema y a otro
tipo de información como son los enlaces de interés a páginas web
externas.

60
5. Resultados
Crear los suficientes productos de difusión que permitan al usuario conocer
rápida y eficazmente los recursos bibliográficos y documentales de que
dispone la CARM.
6. Evaluación
Arbitrar los mecanismos para poder evaluar si los procesos documentales
llevados a cabo sirven para dar respuesta a las demandas.
Encuestas de satisfacción de usuarios, medibles mediante el recuento de
entradas en los diversos productos. Esta encuesta se elaboraran en fases
posteriores.

61
PRÉSTAMO Y OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS

1. Título
Préstamo y obtención de documentos
2. Definición
Proceso mediante el cual se gestionan las transacciones por la que una
biblioteca o centro de documentación deja, temporalmente, a sus usuarios
(persona física o entidad) los documentos disponibles en ella, en los distintos
formatos, como apoyo al aprendizaje, la docencia, la investigación o la
práctica profesional del personal de la CARM.
3. Objetivo
Obtener y acceder a la información a través del contenido de los
documentos disponibles en cualquier centro integrado dentro de la Red con
el fin de compartir recursos y evitar la duplicidad de éstos.
4. Descripción del proceso
El préstamo que se va a definir es el de “Préstamo entre Organismos de
la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia” y el préstamo a otras
Administraciones.
En la descripción del proceso de préstamo hay que distinguir distintas
acciones:
- Alta de usuario. Cualquier centro podrá efectuar esta acción. Todas las
altas de usuario quedarán recogidas en una base de datos común para
todos los centros de la red con el fin de evitar la duplicidad de datos.
(Ver anexo VIII)
- Lugar dónde se efectúa el préstamo. Para formar parte de una política
compartida de préstamo será necesario que todos los catálogos, con los
fondos susceptibles de ser prestados, estén disponibles en un catálogo
común, con el fin de conocer exactamente el lugar en que está el
documento y su situación, para efectuar el préstamo. Así pues el lugar
donde se realizará el préstamo será el centro en el que se encuentre
físicamente disponible el documento.
- Personal. La persona que tramitará cualquier acción de préstamo será
el responsable en cada centro integrante en la red.

- ¿Cómo efectuar el préstamo? El usuario, suponiendo que ya esté

dado de alta, realizará su petición de forma presencial o no, a través del
correo electrónico, fax, etc.
En el centro donde se puede obtener el documento, el responsable
informará si está disponible o prestado, tanto una como la otra situación
aparecerá reflejada a través del sistema de gestión documental, así
como también figurará si se puede realizar el préstamo o no por estar
sancionado, caso que ocurrirá si el usuario ha incumplido los plazos en
la devolución de un préstamo anterior, si el documento está disponible
en el centro procederá a realizar este servicio. Una vez diseñado el

62
 sistema que se va a emplear se pormenorizará en los plazos de este
procedimiento.
En el caso de que la publicación no esté disponible, por encontrarse en
situación de prestado, se activará una llamada de “reserva”, previamente
diseñada para que cuando se produzca la devolución se pueda
comunicar al usuario que hizo la reserva , de la disponibilidad del
documento .
En el caso de que el usuario en cuestión se demore en la devolución del
ejemplar/res el responsable le recordará que está incumpliendo los
plazos de devolución.
Para la devolución del ejemplar, el usuario se personará en el centro del
cual se lo llevó y el responsable dará por terminado el proceso de
préstamo, apareciendo en la base de datos, de nuevo, como “disponible”
y lo colocará en su ubicación original. Si se ha activado la “reserva” se
comunicará a la persona interesada, por teléfono o correo electrónico, la
disponibilidad del documento.
Tanto el préstamo como la devolución, a parte de efectuarse de forma
presencial puede llevarse a cabo a través de los repartos internos entre
las Consejerías.
- ¿Cómo efectuar el préstamo a otras Administraciones? Esta
modalidad de préstamo se efectúa entre bibliotecas o centros de
documentación de otras Administraciones o de otras Comunidades
Autónomas, cualquier usuario podrá hacer uso de este servicio siempre
a través de un centro, convirtiéndose en “centro receptor” (recibe el
préstamo) o “centro prestatario” (emite el préstamo), para este último
caso, es para el que se describe el proceso, puesto que el centro
prestatario es el que impone sus normas.
Al igual que ocurre con el préstamo anteriormente descrito, ante una
consulta, se informará al usuario en que centro se encuentra el ejemplar
para que lo solicite directamente en éste.

Se requerirá una petición formal de préstamo entre centros mediante un

correo electrónico o un formulario, previamente diseñado con unos
datos básicos. (Ver anexo IX)
Una vez que el centro prestatario recibe la solicitud formal que se
requiere, el responsable comprueba la disponibilidad del ejemplar y se
procede igual que con el préstamo descrito en el punto anterior. Si no
está disponible, se activa la reserva, y si lo está se procede al envío del
documento, por correo postal certificado y con acuse de recibo.
Simultáneamente al envío se emitirá un correo electrónico a la biblioteca
peticionaria recordándole las normas para el préstamo. (Ver anexo X)
Una vez terminado el periodo de préstamo, la receptora devolverá el
ejemplar a la prestataria, al igual que lo recibió, por correo postal
certificado con acuse de recibo y se hará cargo, también, del pago de la
devolución.
5. Resultado
Acceso y obtención temporal de los documentos

63
6. Evaluación
En términos anuales:
• Nº de documentos prestados
• Nº de reservas de préstamo
• Nº de préstamos pendientes
• Tiempo medio de devolución de los documentos
• Encuesta de satisfacción del usuario

64
ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE
DOCUMENTOS

1. Título
Almacenamiento, conservación y expurgo de documentos
2. Definición
Almacenamiento es el sistema mediante el cual los materiales son
dispuestos en un espacio físico o virtual para su uso, mientras la
conservación comprende todas las actividades económicas y
administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la
formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas
referentes a la preservación de los materiales documentales y la
información contenida en los mismos.
3. Objetivo
Disponibilidad óptima del fondo.
4. Descripción
4.1. Almacenamiento.
El almacenamiento comienza en el momento en que disponemos los
materiales documentales en un espacio físico o virtual para su uso, tras
haber pasado por el proceso de descripción documental.
El almacenamiento será realizado por el personal responsable que
determine el centro y comprenderá los siguientes pasos.
Clasificación de materiales por el tipo de soporte.
Soporte papel.
• Se almacenará en estanterías convencionales para ello, las
publicaciones periódicas contarán con cajetines que impidan la
deformación de las mismas y en cajas archivadoras
normalizadas.
• Para evitar que los materiales anteriores se deformen sería
conveniente el uso de sujetalibros.
• Aquellos materiales en soporte papel que cuenten con un formato
especial, se almacenarán en mobiliario adecuado.
Especificaciones en Anexo I.
Documentos electrónicos.
• El almacenamiento de documentos digitales en soporte físico
tanto óptico como magnético se realizará en mobiliario adecuado,
cajoneras o estanterías especiales para este tipo de material.
• Documentos digitales en la red, teniendo en cuenta la volatilidad
de la información que circula en Internet será preciso proceder al
almacenamiento en un repositorio propio para poder conservar
los contenidos.

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4.2 Conservación.
• Conservación preventiva del fondo contra los tres tipos de
agresiones básicas, termodegradación, biodegradación y
manipulación adecuada
• Reparación y reproducción digital de los contenidos con la
finalidad de preservar el original.
• Migraciones de formato en soportes digitales desfasados para
preservar la información.
• Planificación de siniestros y restitución de elementos
deteriorados y perdidos.
Especificaciones por tipos de materiales en el anexo XI.
4.3 Expurgo.
El expurgo es la operación técnica de evaluación crítica del fondo con vistas
a mantener la vigencia y coherencia del mismo, es por lo tanto una tarea de
gestión más que contribuye a mantener la colección en óptimas
condiciones.
4.3.1. Criterios de expurgo.
Los criterios de expurgo serán objetivos y subjetivos. Los objetivos son
aquellos que se pueden medir con cantidades, medidas, fechas, etc.,
mientras que los subjetivos son aquellos que dependen de una
interpretación del personal responsable.
Criterios objetivos.
• Antigüedad de la colección.
• Redundancia.
• Uso.
Criterios subjetivos.
• Actualidad de la información.
• Adecuación de la obra a las necesidades los usuarios del centro.
• Calidad de la información.
Criterios materiales:
• Estado físico de la obra.
• Formato o tipo de documento.
• Presentación material.
4.3.2. Aplicación de los criterios de expurgo.
Los criterios de expurgo deben ser aplicados a la colección mediante el
cálculo de una medida a la que se aplicará un "punto de corte" o umbral de
decisión, que será un marcador que determinará uno u otro tratamiento y
destino final para cada documento.
Mientras que para la antigüedad y el uso, por ser criterios objetivos, es fácil
determinar la medida y el punto de corte que determinará el destino de las
obras, para los otros criterios la única medida será la opinión del personal
responsable.

66
 4.3.3 Después del expurgo.
Destino de los fondos.
• Fondos a conservar en la colección.
• Reintegración a su lugar de almacenamiento.
• Reparación o restauración, interna o externa.
• Fondos a retirar:
• Relegación o mantenimiento en la colección, pero en otro lugar de
almacenamiento o con otro status.
• Depósito interno.
• Depósito externo.
• Eliminación, salida de las obras de la colección
• Donación a otros centros.
• Destrucción física.
Evaluación del expurgo.
Como toda operación de la gestión de la colección, el expurgo es necesario
que sea evaluado para determinar hasta qué punto ha alcanzado sus
objetivos y poder corregir, si es el caso, en un futuro la metodología
utilizada.
Especificaciones sobre expurgo, indicadores de evaluación y ficha de
relación de documentos a expurgar en el anexo XII.
5. Definición de conceptos
Almacenamiento: Almacenamiento es el sistema mediante el cual los
materiales son dispuestos en un espacio físico o virtual para su uso.
Conservación: la conservación comprende todas las actividades económicas
y administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales,
la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas
referentes a la preservación de los materiales documentales y la información
contenida en los mismos.
Expurgo: Operación técnica de evaluación crítica con vistas a la retirada de
parte de una colección bibliotecaria. Supresión de determinados fondos de la
biblioteca, ya sea momentánea o definitivamente, con el fin de dar mayor
operatividad y eficacia a la gestión de la colección, ajustándola a las
necesidades reales de los usuarios. (RBDI)
Documento: Es toda fuente de información registrada sobre un soporte físico
o virtual.
6. Resultado
Mantener el fondo documental actualizado y conservado.
7. Evaluación
Evaluación del proceso de almacenamiento, conservación y expurgo.
Documento de control en el anexo XIII.

67
SOLICITUD E INTERCAMBIO DE ARTÍCULOS DE REVISTAS
ENTRE CENTROS

1. Título del procedimiento

Solicitud e intercambio de artículos de revistas entre centros
2. Definición
Proceso mediante el cual, de forma electrónica, los responsables de los
centros que integran la red, solicitan artículos al centro donde se encuentra
ubicada físicamente la revista.
3. Objetivo
Intercambiar artículos de revistas entre los diferentes centros que
pertenecen a la red y personal técnico de la CARM.
4. Descripción.
El formulario de solicitud permitirá buscar y seleccionar la revista. Como
sabemos que títulos tiene cada centro entonces al seleccionar la revista,
automáticamente aparecerá el correo electrónico del centro que tiene que
dar respuesta y la solicitud le llega a ese centro.
1. El usuario (el técnico de la CARM o responsable de otro centro)
solicita un artículo de revista, rellenando un formulario web. (Ver
anexo XIV)
2. El responsable del centro donde se encuentra ubicada la revista
recibe la solicitud del artículo.
3. Busca el artículo de la revista y lo escanea.
Seria interesante establecer un sistema donde se depositaran los
artículos que se escanean y en vez de enviar el artículo como
documento adjunto, que a veces da problemas por el tamaño del fichero,
enviar el enlace donde se encuentra el artículo.
4. Envía el artículo por correo electrónico. La Red establecerá los plazos
mínimos de respuesta.
Al enviar el artículo por correo electrónico el sistema debe registrar una
serie de datos a efectos de control y estadísticas. (Ver anexo XV)
5. Definición de conceptos (Por desarrollar)
6. Resultado
El envío del artículo en formato electrónico o la dirección web donde se
pueda descargar.
7. Evaluación
- Nª de solicitudes pendientes
- Nº de solicitudes en proceso
- Nº de solicitudes enviadas
- Encuesta de satisfacción de usuarios

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ANEXOS
Anexo I. Relación de documentos para seleccionar y adquirir
Título:
Autor:
Editor:
Lugar de edición:
Año:
Tipo de adquisición (compra, donación, propia):
Lugar de adquisición y datos de contacto(librería, institución, etc):
Fecha de solicitud:
Fecha de entrega:
Otros datos:
----------------------------------------------------------------------------------------
Título:
Autor:
Editor:
Lugar de edición:
Año:
Tipo de adquisición (compra, donación, propia):
Lugar de adquisición y datos de contacto(librería, institución, etc):
Fecha de solicitud:
Fecha de entrega:
Otros datos:

Anexo II. Manuales de procedimiento según los tipos documentales

procesados en la red de información y documentación de la CARM
- Monografías
- Publicaciones periódicas
- Recursos electrónicos
- Audiovisuales
- Mapas y materiales gráficos (incluye fotografías)
- Documentos on line , en Internet
-
Anexo III. Clasificación Decimal Universal adaptada. (Por desarrollar)
CDU mínima básica que desarrolle todas las materias aplicadas en la red
.

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Anexo IV. Listado de materias. (Por desarrollar)
Listado de materias mínimo aplicado en la red de centros de la CARM y los
listados específicos que algunos centros necesiten.

Anexo V. Especificaciones para elaborar resúmenes. (Por desarrollar)

Manual de procedimiento para la elaboración de los resúmenes en los
documentos de la CARM.

Anexo VI. Simulación de estrategia de búsqueda temática

1. Aclarar bien qué es lo que necesitamos realmente, en todos sus aspectos,
centrar o definir bien la necesidad de información, la pregunta que hemos de
formular a un sistema de información o BD:
‡ El tema que nos interesa en general
‡ Bajo que aspectos nos interesa y bajo cuales no
‡ Lengua de los documentos
‡ El tipo de documentos primarios que buscamos
‡ La época de los documentos que buscamos
‡ Una vez que tenemos claro lo que buscamos podríamos seguir estos
nueve pasos
2. Identificar conceptos importantes que describan la información que
buscamos
3. Sintetizarlos en palabras clave.
4. Determinar si hay sinónimos, términos relacionados u otras variaciones que
sea conveniente introducir en la búsqueda
5. Determinar cómo vamos a combinar los términos operadores boléanos y
truncamiento
6. Elegir la base de datos o el motor de búsqueda
7. Familiarizarse con las características de la base de datos o el motor de
búsqueda elegida: ayuda, búsqueda avanzada, FAQ
8. Expresar la búsqueda en función de las posibilidades de la base de datos
9. Evaluar los resultados
10. Replantear la estrategia en los puntos 3-5
Encontrar una referencia que se ajusta a nuestra demanda es de hecho el
mejor modo de precisar y mejorar nuestra búsqueda, usándola como ejemplo
podemos encontrar las que tienen los mismos términos descriptores,
clasificaciones, etc.
Es interesante llevar un registro de búsquedas, anotando la fecha, la base de
datos, o el motor de búsqueda utilizado, la formulación de la búsqueda, el
número de resultados obtenidos.

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Anexo VII. Difusión de información
Formulario de difusión selectiva de información (DSI)
Este servicio tiene como objetivo poner a disposición del usuario la información
normativa y bibliográfica de que se dispone en el centro de documentación.
El acceso a esta información se acotará por campos de interés. El usuario debe
seleccionar una o varias materias de las especificadas en el listado y quedará
incluido en la lista de distribución. La información se recibirá vía e-mail con una
periodicidad semanal.
Datos de contacto
Datos personales
Nombre:
Apellidos:
Consejería:
Dirección General:
Descripción puesto de trabajo:
Teléfono:
Fax:
e-mail:
De acuerdo con la legislación vigente, Ley Orgánica 15/199, de 13 de
diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, al utilizar este
servicio, acepto que mis datos sean incluidos en un fichero automatizado de
carácter confidencial y restringido para ser utilizado en la gestión de este
servicio.
Materias (a estudio posterior)

Anexo VIII. Datos básicos para el “alta de usuario”

• Denominación de la Unidad Administrativa a quien se le hace el
préstamo
• Organismo al que pertenece la Unidad
• Dirección y Código postal
• Teléfono/s de contacto
• Dirección de correo electrónico
• Otros: para cualquier puntualización, al margen de los datos básicos
y que se consideren relevantes

Anexo IX. Datos para el préstamo entre centros de la CARM

• Denominación del centro o biblioteca peticionaria
• Domicilio y código postal
• Teléfono
• Correo electrónico

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 • Título y autor de la publicación que se pide
• Editorial y año de publicación
• Fecha de préstamo
• Otros

Anexo X. Normas para el préstamo entre centros externos a la CARM

• Duración del préstamo: un mes con la posibilidad de una renovación
de otro mes
• Posible sanción en el caso de retraso en la dovolución o extravío del
documento
• Precio del envío, que el centro receptor abonará a la llegada del
documento en concepto de gastos de envío
• Informar de que en el caso de que se pierda el documento, la
biblioteca receptora procederá a su reposición
• Modo de devolución

Anexo XI. Especificaciones sobre conservación por tipos de materiales (Por

desarrollar)

Anexo XII. Especificaciones sobre expurgo, indicadores de evaluación y ficha

de relación de documentos a expurgar (Por desarrollar)

Anexo XIII. Documento de control de la evaluación del proceso de

almacenamiento, conservación y expurgo (Por desarrollar)

Anexo XIV. Creación de un formulario web de revistas, dicho formulario deberá

llevar los siguientes campos:
Título de la revista
Número y volumen
Año
Autor
Título del artículo
Nombre de la persona que solicita
Organismo
Teléfono y email

Anexo XV. Datos a efectos de control y estadística

Nª solicitud
Fecha de solicitud

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Fecha de envío
Estado: pendiente (se ha recibido), en proceso (se está realizando
el proceso para remitirlo) y enviado (se ha enviado y terminado el
proceso)
Observaciones

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