Índice

Fabricantes de ERP 3
SAP VS Oracle VS Microsoft Dynamics AX 4
¿Dynamics NAV o Dynamics AX? 6
Motivos para actualizar a Microsoft Dynamics NAV 2016 8
5 consideraciones para elegir entre Oracle EBS en la nube u on-premise 9
Nube versus on-premise 11
¿Está su empresa preparada para la nube? 13
Peligros de la nube 16
Fallos más comunes en implantaciones en la nube 18
Planificador de presupuestos 20
Costes ocultos de un ERP 23
Presupuesto SAP Business One 25
SAP HANA: Características y presupuesto 26
Comparación Bases de Datos 28
Proveedores: factores a tener en cuenta 30
Ahorrar dinero durante la implantación de un ERP 32
Aspectos cruciales para mantener la implantación según lo planeado 34
Trucos para analizar los procesos de las empresas y asegurarse el éxito 36

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Fabricantes de ERP

La oferta de fabricantes de ERP sigue ampliándose año tras año. La llegada de la nube y la dinámica
de implantación adoptada por las microempresas (entre 1 y 10 empleados) ha significado la
aparición de multitud de soluciones diseñadas para industrias específicas.

No obstante, los gigantes continúan apoderándose de la mayor parte del mercado. Los paquetes
menos conocidos suelen pasar desapercibidos incluso cuando puede existir algún sistema creado
específicamente para su sector de actividad. Aquí puede comprobar la comparativa entre fabricantes,
incluyendo los menos conocidos, en relación al sector de actividad.

CDC
SAP Oracle Microsoft Epicor Infor NetSuite
Software
Aeroespacial y Defensa X X X X
Agricultura X X X
Química X X X X X X
Construcción X X X X X
Ingeniería X X X
Servicios financieros X X X X X X
Público X X X X X X
Alimentario X X X X X
Electrónica X X X X X X
Equipamiento industrial y
X X X X X
maquinaria
Productos industriales X X X
Farmacéuticas X X X X X X X
Plástico X X X X X X
Inmobiliario X X X X
Venta minorista X X X X X X X
Telecomunicaciones X X X X X
Distribución mayorista de
X X X X X X X
bienes perecederos
Distribución mayorista de
X X X X
bienes no perecederos
Fuente: Panorama Consulting Solutions
SAP VS Oracle VS Microsoft Dynamics AX

Microsoft, SAP y Oracle se perfilan desde hace años como los grandes dueños del mercado de los
ERPs mundial. Con un 56% del total de la demanda dominada por estos 3 fabricantes parece raro
que pueda tratarse de sistemas tan diferentes. Aquí se exponen las diferencias entre estos tres
sistemas basado en lo recogido en el report “Clash of the Titans 2014” de Panorama Consulting
Solutions.

Facilidad de uso
Realizando una visión general a la facilidad de uso experimentada por los usuarios finales, se puede
deducir que los clientes encuentran Microsoft Dynamics AX más sencillo. Parece justo señalar que el
interfaz familiar con el que ahora se presentan todos los ERP bajo la marca Dynamics juega un papel
muy fundamental en este sentido.

Sin embargo, la facilidad de uso no viene sólo delimitada por la familiaridad, también por la flexibilidad
de adaptación y sus funcionalidades. En este sentido, tanto Oracle como Dynamics AX ofrecen alta
capacidad de adaptación a las empresas.

Fuente: Clash of the Titans 2014 – Panorama Consulting Solutions

1. Implementación
El tiempo de implementación es un elemento importante dentro de cualquier empresa. Todas las
compañías presentan peculiaridades que deben tenerse en cuenta antes de comenzar a implantarse
cualquier sistema. Cuantos más detallados estén los procesos, más fácil será ceñirse a la planificación
de implantación elegida por el proveedor.

Si hablamos de tiempo aproximado de implantación, encontramos que SAP y Oracle trabajan con
tiempos muy similares. Microsoft Dynamics AX por otro lado, contempla plazos de implantación
menores, pero está principalmente integrado en empresas menos complejas y más pequeñas que sus
competidores.

2. Personalización
La personalización es, en muchos casos, la clave del éxito en lo que a la implantación se refiere. Toda
empresa que realice este tipo de desembolsos desea obtener unos resultados que se ajusten
totalmente a sus necesidades y ahí es cuando entra en juego la personalización.

Cada uno de los ERP que estamos tratando puede ser personalizado en mayor o menor medida, pero
dependerá de la dificultad de los procesos y de la capacidad de proveedor. SAP suele marcarse como
uno de los sistemas más difíciles de personalizar, sin embargo, esa dificultad no suele frenar a las
empresas que contratan ese sistema.

3. La nube
Como ya hemos podido señalar con anterioridad, la nube parece que va a ser el futuro de los ERP.
Todos los sistemas actuales ya trabajan con algunas funcionalidades en la nube o incluso tienen la
posibilidad de llevar todo el ERP a esta modalidad. En este momento, no son muchas las empresas que
se han atrevido a migrar todo su ERP en la nube. No obstante, la tendencia existe y tomará más fuerza
en los próximos años.
¿Dynamics NAV o Dynamics AX?

Los dos sistemas de ERP ofertados por Microsoft bajo la marca Dynamics son dos de los softwares
empresariales más conocidos del mercado. Sin embargo, no son pocos los que confunden las
características de los dos sistemas.

En común
Dynamics es una misma marca que oferta dos sistemas completamente diferentes, NAV y AX, pero con
algunos aspectos en común. Tanto una como la otra, son herramientas de gestión de procesos dentro
de la empresa. Sus funciones básicas son la administración de procesos financieros (compras, ventas),
la cadena de producción y distribución y la gestión de almacén.

Tanto Dynamics NAV como Dynamics AX disponen de opciones de personalización. De esta forma, se
pueden adaptar casi con toda seguridad a un gran número de empresas, independientemente del
sector o industria al que pertenezcan.

Estas opciones de personalización aumentan su versatilidad con la inclusión de un amplio abanico de

idiomas y monedas. Con ello, las empresas que tengan una proyección internacional tendrán mayor
facilidad a la hora de gestionar las transacciones en el extranjero.

En relación a la implementación de los sistemas, encontramos que ambas opciones están

disponibles en la nube u on-premise (físicas). Sin embargo, Dynamics NAV 2016 ofrece compatibilidad
completa con Azure y otras nubes de forma nativa, mientras que Dynamics AX 2012 necesita ciertas
modificaciones para estar alojado en la nube sin problemas.

Diferencias
1. Tamaño de las empresas
La principal diferencia entre los dos sistemas reside en el tamaño de las empresas a las que están
dirigidos. Dynamics NAV se dirige principalmente para pequeñas y medianas empresas, aunque ofrece
opciones de escalado por si la empresa crece de forma posterior. De esta manera podría adaptarse el
tamaño del ERP al tamaño de la propia empresa.

Dynamics AX, por otro lado, se dirige desde un principio a grandes compañías que dispongan de una
amplia presencia en diferentes países o que tengan distintas ramas o sedes que trabajen de forma
distinta. Dynamics AX está más preparado para organizaciones de gran tamaño con multitud de
procesos distintos, lo que también se traduce en una mayor cantidad de funcionalidades disponibles.

2. Finanzas
Precisamente, las diferencias de tamaño a las que están dirigidos ambos programas provocarán
grandes diferencias a la hora de gestionar las finanzas. Por ejemplo, Dynamics AX tratará con procesos
más complejos y de mayor tamaño, que pueden incluir localizaciones en varios lugares y cálculos
basados en esa gran diferencia de información.

NAV, por su parte, estará más dirigido a funcionalidades de carácter local, o adaptadas a empresas de
menor tamaño y con requisitos financieros menos exigentes. No obstante, la funcionalidad financiera
en NAV puede ser mejorada con el Extended Pack.

3. Costes
Obviamente, el coste de Dynamics AX será mayor al de Dynamics NAV. Este aumento en el precio no
será sólo por el tamaño de las empresas al que se dirigen, sí no por la cantidad de esfuerzos e
infraestructura que se necesitará para ponerlo a punto.

4. Recursos humanos (RRHH)

En este caso, Dynamics AX ofrecerá unas opciones de gestión de personal mucho más amplias que
NAV, tanto para la contratación, las evaluaciones de desempeño, la gestión de bonificaciones o la
formación de los empleados.

NAV ofrecerá opciones más limitadas, sin la capacidad de establecer procesos más específicos dentro
del departamento de RRHH. Sin embargo, la personalización del sistema puede añadir funciones extra
que no se contemplan dentro del Standard Pack ni del Extended Pack.
Motivos para actualizar a Microsoft Dynamics NAV 2016

Al aparecer una nueva versión en el mercado siempre aparece la misma pregunta: ¿debo actualizar
ya? Un cambio de versión puede venir acompañado de muchas mejoras, pero también la eliminación
de herramientas interesantes. En el mundo empresarial, este tipo de decisiones pueden causar
muchos imprevistos si no se tienen en cuenta los cambios de versión.

Microsoft Dynamics NAV 2016 ha llegado cargado de novedades, por lo que actualizar a la nueva
versión supone una gran cantidad de cambios en los procesos. No obstante, no todos los CIO ven la
necesidad de actualizar el sistema. Para los indecisos, aquí se analizan las principales razones por las
que puede actualizar a NAV 2016 puede ser una buena idea a largo plazo.

Los motivos para actualizar

• Mayor adaptación a los cambios del mercado gracias a las nuevas funciones y opciones, tanto
para usuarios como para desarrolladores.
• Gestión de flujos de trabajo mejorada.
• Cliente para Tablet y Smartphone disponible para iOS, Android y Windows Phone.
• Office 365, Power BI y Dynamics CRM ahora ofrecen integración nativa con el sistema.
• Compatibilidad nativa con las bases de datos SQL de Azure
• La interfaz es la misma en cada uno de los dispositivos disponibles, ofreciendo una experiencia de
usuario más gratificante.
• Extensión del soporte oficial por parte de Microsoft.
• Actualizaciones mensuales gratuitas para los poseedores de una licencia.
• Herramienta OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para una digitalización más rápida de
documentos.
• Mejora del editor de código interno C/AL de NAV.
5 consideraciones para elegir entre Oracle EBS en la nube u on-
premise

Muchos usuarios de las aplicaciones de Oracle se preguntan si una solución Oracle en la nube es
adecuada para ellos o si deberían empezar con una solución on-premise de Oracle E-Business Suite
(EBS). Aquí se encuentran cinco consideraciones para ayudar a tomar la decisión.

1. Mejora de las soluciones on-premise

El foco de atención de Oracle ahora mismo se centra en las aplicaciones en la nube, y la mayoría de
funcionalidades nuevas se dirigen a esta plataforma. Los sistemas on-premise se quedarán limitados a
largo plazo si Oracle no apoya estos productos, por lo que hay muchos usuarios que han empezado a
buscar alternativas. Sin embargo, muchos clientes siguen realizando inversiones en mejoras a Oracle
EBS on-premise, como aplicaciones de Business Intelligence, implementando nuevos módulos o
incluso integrando aplicaciones como Salesforce con su sistema ERP.

2. Los sistemas on-premise serán tecnología obsoleta en 2 años

De acuerdo a un estudio de Gartner (Predicts 2014: The Rise of the Postmodern ERP and Enterprise
Applications World), para el 2017 los ERP on-premise con un alto nivel de personalización se tratarán
como tecnología obsoleta, y para el 2018 alrededor del 30% de las compañías habrán movido todas
sus aplicaciones de gestión empresarial a la nube. Como resultado, es posible que se realice una
migración a un conjunto de aplicaciones líderes en cada campo (ERP, CRM, HRM y demás) para ofrecer
a las empresas unas soluciones de gestión de procesos completas y en la nube. Tal y como lo ve
Gartner, es bastante improbable que esas aplicaciones vengan todas de una sola compañía, por lo que
habrá un énfasis mayor en la integración de aplicaciones.

3. Funcionalidades
¿La versión en la nube de Oracle EBS puede hacer todo lo que puede hacer EBS on-premise? La
respuesta corta es aún no. Aunque Oracle se encuentra trabajando en ello y EBS en la nube ofrece
muchas funcionalidades, todavía no están disponibles todas las que sí están en la versión on-premise.
Sin embargo, hay algunas funcionalidades exclusivas de la nube:
• Monitorizador de procesos: los fallos durante los procesos se presentan a los usuarios, sin que estos
tengan que ir comprobando o buscando si todo funciona correctamente. Además, ahora es más
fácil administrar y resolver ese tipo de fallos.

• Informes multi-dimensionales: la versión de este ERP en la nube ofrece un acceso seguro a informes
en directo de los datos del ERP. Además, hay ciertas aplicaciones de inteligencia empresarial dentro
de las funciones de la aplicación en la nube.

• Acceso a dispositivos móviles: aunque recientemente se ha añadido a la versión on-premise, la nube

dispone de algunas herramientas extra en cuanto a la conexión con dispositivos móviles, tales como
la recepción instantánea de recibos en el sistema móvil.

4. Coexistencia
Oracle añade nuevas funciones al servicio en la nube que no está agregando a la versión on-premise.
Como resultado, la coexistencia de módulos de Oracle EBS on-premise y en la nube puede tener
sentido, y ofrecer un amplio rango de funcionalidades. Por ejemplo, hay servicios de la nube que
pueden recoger datos del sistema on-premise mediante una integración personalizada, por lo que
puede ofrecer o mejorar servicios dentro de la empresa. Esta coexistencia además permite una
migración progresiva de los sistemas Oracle EBS on-premise a los de la nube.

5. Experiencia de usuario
La interfaz de Oracle EBS en la nube ofrece una experiencia de usuario similar a la de cualquier web,
ya que está diseñada para ser lo más intuitiva posible. En cambio, Oracle EBS on-premise se basa en
Java, algo que se ha acentuado aún más tras el parche 12.2.3. Las aplicaciones y módulos en Java
pueden sobrecargarse fácilmente y ralentizar la carga de procesos, sobre todo en compañías que
realicen una inversión más modesta en hardware durante la instalación del ERP. Aunque la eficacia y
la velocidad del sistema on-premise es indiscutible, puede verse empañada por la ejecución del
lenguaje Java, por lo que la versión en la nube se antoja más atractiva en este sentido.
Nube versus on-premise
¿Cómo se compara una solución en la nube a una aplicación instalada de forma local u on-premise?
¿Cómo sabes si la nube es adecuada para su compañía? Observe la siguiente tabla y despeje
cualquier duda sobre el tipo de sistema que tenga interés en instalar.
Aspecto Nube
Infraestructura IT mínima o no se quiere
Infraestructura invertir en infraestructura adicional o de
soporte.
A través de Internet o un dispositivo móvil.
Acceso
Empresas de crecimiento rápido que
quieran invertir en una solución a su
Perfil de la alcance capaz de crecer con ellos. Empresas
compañía que quieren la facilidad de acceder desde
cualquier parte sin invertir en
infraestructura IT propia.
Hay múltiples sedes u oficinas en distintos
Interconexión lugares pero no es viable un proyecto de
acceso remoto a la red existente.
La cuota de licencia permite usar el
software. Un pago mensual cubre tanto la
Costes de infraestructura, como el soporte técnico y
software las actualizaciones. Este pago se realiza
normalmente en función del número de
usuarios.
Los costes de implantación suelen ser
menores que los de soluciones on-premise,
Costes iniciales ya que la instalación, la preparación de la
infraestructura y parte de la configuración
la completa el proveedor del SaaS.
On-Premise
Soporte sólido de sistema e infraestructura,
con expertos en el software y una
estrategia para copias de seguridad.
Servidor de cliente para trabajadores en
red local y servidor remoto para empleados
en ubicación externa.
Compañías con la capacidad de realizar la
inversión inicial para la adquisición e
implantación del sistema. El marco de
tiempo mínimo para el ROI de una solución
on-premise debe estar entre 5 y 7 años.
Se accede desde distintos lugares, pero se
puede realizar gracias a una infraestructura
de soporte a acceso remoto.
El pago de la licencia permite a la compañía
ser propietaria del software. La renovación
de la subscripción, que sería
aproximadamente un 20%-25% del coste
original, habría que añadirla si fuese
necesaria.
Para un proyecto on-premise, se estima
que se invierte entre 1€ y 2€ por cada €
gastado en la licencia inicial del software,
tanto para la preparación de
infraestructura como para la instalación.
Aspecto Nube
Como se mencionó anteriormente, el pago
Costes
mensual del sistema en sí.
continuados
Una conexión a internet estable y
estaciones de trabajo para los usuarios.
Costes de
hardware
Tecnología web que permite una interfaz
intuitiva y normalmente personalizable,
Interfaz del con muchas de las características fáciles de
usuario usar que los usuarios de internet utilizan en
la mayoría de aplicaciones basadas en la
web.
No es una personalización demasiado
amplia, sino más bien de la superficie.
Personalización
del software
Depende del tamaño del proyecto y su
ámbito, pero suele ser menor que el
Tiempo de tiempo de implantación de on-premise, ya
implantación que la instalación, la preparación de la
infraestructura y parte de la configuración
la realiza el proveedor del SaaS.
El modelo de subscripción convierte las
inversiones de capital que crean beneficios
(CapEx) de la tecnología tradicional en una
CapEx vs. OpEx
inversión de carácter operacional (OpEx),
que puede ser positivo para una máxima
flexibilidad del flujo de caja (cash-flow).
On-Premise
Actualizaciones de software cada cierto
tiempo, en caso de que no estén incluidas
en la licencia.
Componentes como hardware y software
de servidores, copias de seguridad,
almacenamiento, recuperación de
desastres, acceso remoto y conectividad de
la red.
Tecnología con una interfaz adecuada al
sistema operativo utilizado.
Personalización más profunda y capacidad
de integración con otros sistemas.
Apropiado para compañías que necesitan
un alto nivel de personalización o que
necesitan una gran cantidad de servicios de
programación propios.
Depende del tamaño del proyecto y su
sector, pero puede ser un poco más largo
ya que involucra varias fases. Quizás como
mínimo añadir 2 o 3 meses más al tiempo
que se tardaría en una implantación de un
proyecto similar en la nube.
Tanto el software como el hardware son
inversiones de capital que crean beneficios
(CapEx).
¿Está su empresa preparada para la nube?
Hoy en día, el mundo de los sistemas informáticos empresariales está experimen-tando una
verdadera revolución. Con un futuro enfocado al negocio en la nube y todo lo relacionado con la
movilidad, parece lógico que cualquier CIO se plantee dar el gran salto.

Aquí podrá encontrar los principales aspectos que le ayudarán si su empresa está preparada para
lanzarse al “cloud computing”.

1. Adaptación al cambio
La tecnología cambia cada día y la nube no iba a ser menos. Si su empresa tiene una escasa capacidad
de adaptación al cambio, llevar sus procesos empresariales a la nube puede considerarse ir de 0 a 100
en poco tiempo.

No todas las compañías o empleados están preparados para afrontar un cambio en su forma de
entender el día a día de los procesos de la empresa. En ese caso, pueden plantearse cambios pequeños,
estableciendo aplicaciones en la nube que no supongan una integración drástica. Módulos de gestión
de documentos o recursos humanos suelen ser elecciones comunes a la hora de probar qué es eso de
la nube.

2. Seguridad
Este aspecto es uno de los temas más controvertidos. Certificar la seguridad de algo intangible supone
todo un reto, pero una vez conseguido, el problema se traslada hasta convencer al mercado de que
dicha seguridad es real.

Aspectos como la viabilidad de proveedor o la pérdida de control físico sobre los datos y aplicaciones
son clave para asimilar la integración de la nube en cualquier empresa. Si su compañía no termina de
fiarse de este nuevo servicio, nunca explotará al máximo las posibilidades que ofrece y experimentará
un desembolso económico que tardará más tiempo en recuperar.

3. Control
En el momento en el que los procesos empresariales pasan a formar parte de la nube, la compañía
pierde el control sobre los cambios, el mantenimiento y las actualizaciones. Cada organización debe
tener muy claro que no tiene poder de decisión en lo que a las actualizaciones se refiere.
Con un SaaS (Software as a service) el proveedor ofrece el servicio total, incluyendo mantenimiento y
mejoras en el sistema. Sin embargo, es importante saber, que todos los sistemas actuales tienen
cuentan con una opción que limita las actualizaciones, e incluso permite realizar pequeñas pruebas
antes de implantarlo de forma global.

4. Arquitectura de la organización
Las funcionalidades en la nube no requieren mucha inversión en hardware. Sin embargo, para poder
explotar el potencial que la nube puede aportar a su empresa una buena conectividad a internet es
básica. Antes de plantearse este tipo de soluciones debe realizarse un análisis de la compañía con el
propósito de estudiar la viabilidad del sistema que se busca implantar. En España existen aún lugares
en los que el ancho de banda es muy limitado, por lo que la compañía se ve frenada en su desarrollo.

5. Organización
Las compañías muy centradas en características on-premise, con grandes departamentos de TICs y
acostumbradas a llevar el mantenimiento y problemas de los servidores de la empresa,
experimentarán un cambio drástico que en algunos casos incluirá incluso la reestructuración del
departamento. Si la elección de la empresa es contratar un SaaS, el departamento de sistemas deberá
centrarse principalmente en la formación del personal, ya que el resto corre a cargo del proveedor.

6. Confianza
Cualquier proveedor de nube ofrece hoy en día un 99% de eficiencia, en lo que a posibilidad de acceso
se refiere. Sin embargo, se pueden encontrar momento en los que el sistema se “caiga” y el
departamento de sistemas no pueda hacer nada por solucionarlo. Las llamadas al teléfono de atención
al cliente y las esperas pueden frustrar al personal TIC y hacer que la empresa pierda dinero, pero
esperar es lo único efectivo en este tipo de escenarios. Es cierto que la confianza en sistemas on-
premise en este sentido es prácticamente la misma que en la nube, pero la reparación si puede
depender de las habilidades del equipo interno.
 Infraestructura Plataforma Software
Entorno local
(como servicio) (como servicio) (como servicio)
Aplicaciones Aplicaciones Aplicaciones Aplicaciones

Datos Datos Datos Datos

Runtime Runtime Runtime Runtime

Middleware Middleware Middleware Middleware

Sistema Operativo Sistema Operativo Sistema Operativo Sistema Operativo

Virtualización Virtualización Virtualización Virtualización

Servidores Servidores Servidores Servidores

Almacenamiento Almacenamiento Almacenamiento Almacenamiento

Networking Networking Networking Networking

Administrado por usted Administrado por el proveedor

Conclusión
El “cloud computing” está entrando cada vez más y más en las empresas. Con un estudio adecuado de
los procesos que definen a la empresa en cuestión y una mentalidad de grupo para conseguir su
implantación real en todos los departamentos, todo CIO puede modernizar su compañía mientras
ahorra costes.

Por último, cabe destacar que a pesar de lo que pueda parecer, la integración en la nube no tiene que
ser un todo o nada, puede ser un proceso de ensayo y error en el que se vayan confiando poco a poco
funcionalidades específicas con el objetivo de esperar a que la compañía se adapte mejor de forma
progresiva.
Peligros de la nube
¿Qué tipo de peligros conllevan los sistemas en la nube?
Aunque estos sistemas se utilizan cada día más, hay opiniones de todo tipo en cuanto a los peligros
que estos ofrecen. Una nueva tecnología siempre trae incertidumbre sobre todas sus características y
aquí se han reunido algunas de las razones por las que se cuestionan este tipo de sistemas.

El proveedor tiene toda la responsabilidad sobre el almacenamiento y control de los datos.

Con esto, hay expertos que opinan que la nube pone en peligro la libertad del usuario, ya que la
privacidad de los datos personales se queda en manos de terceros. El tratamiento de los mismos suele
quedar reflejado en los términos de servicio del proveedor del sistema en la nube, por lo que es
recomendable conocer en profundidad este aspecto del proveedor antes de contratar cualquier
servicio.

Las actualizaciones o modificaciones pueden llegar sin pedir consentimiento al usuario.

Esto puede ser positivo, ya que pueden arreglar agujeros de seguridad o mejorar funcionalidades. Sin
embargo, puede ocurrir exactamente el caso contrario, y que una actualización traiga una brecha para
atacantes o que quite una funcionalidad que era útil, pero que consideraban que podía ser eliminada.
El usuario puede verse obligado a buscar una herramienta que si tenga la funcionalidad eliminada y
que le ayude con su trabajo como hacía la anterior.

La seguridad depende exclusivamente del proveedor.

Esto no es algo malo en sí mismo, pero a veces uno no está seguro de si se toman medidas para
proteger los datos, lo que puede exponerlos a posibles atacantes. Hay exponentes en el pasado de
grandes empresas que han sido comprometidas en cuanto a seguridad, por lo que esta posibilidad
existe y no ofrece una seguridad al 100% para el cliente.

Sólo se podrán utilizar las aplicaciones y servicios que el proveedor esté dispuesto a ofrecer.
Aunque es cierto que hoy en día existe una amplia gama de servicios dónde elegir, éstos ofrecen
funcionalidades o extensiones concretas, y es bastante difícil instalar aplicaciones nuevas sin la
aprobación de los proveedores o incluso sin tener que realizar un pago previo. Esto puede limitar la
libertad y creatividad de tu propio sistema, aunque también puede ayudar a evitar funcionalidades no
necesarias y que puedan encarecer el precio de un SaaS.
Imposibilidad de saber qué hace realmente el programa.
Sin acceso al código fuente o al archivo ejecutable, es difícil saber si el programa realiza algún tipo de
proceso en segundo plano. Esto no quiere decir que haya aspectos de un SaaS que hayan sido
diseñados de forma maliciosa, pero no deja de existir la posibilidad de que el usuario sea totalmente
ajeno a cualquier tipo de proceso en segundo plano del programa en la nube.

Aquellos que no necesiten utilizar internet están fuera de su alcance.

Aunque es cierto que hoy en día Internet está en todas partes, puede ser que haya empresas que no
consideren necesario una inversión en banda ancha para su empresa. Al no poder acceder a Internet,
sus sistemas se basarían en instalaciones locales, descartando la nube como una opción para su
infraestructura. Es más, si las aplicaciones en la nube se convirtieran en la norma y copasen el mercado,
no podrían utilizar ningún tipo de software ya que todo estaría basado en la web.
Fallos más comunes en implantaciones en la nube

Durante los últimos años la nube se ha convertido en una prioridad para muchas empresas. Desde
grandes multinacionales hasta pequeñas start-ups están comenzando a confiar en este sistema.

El bajo coste inicial unido a la rapidez de implantación y la externalización del mantenimiento y las
actualizaciones, convierten a la nube en un sistema muy atractivo. Sin embargo, no todas las empresas
que deciden atreverse con esta tecnología logran implantarla de forma satisfactoria.

Aquí presentamos 4 errores muy comunes a los que puedes anticiparte a la hora de implementar un
ERP en la nube:

1. No entender el nuevo rol

En los procesos de implementación de un ERP en la nube el papel desarrollado por el equipo de
informática interno de la empresa comienza a jugar un papel secundario. Realizar diferentes pruebas
del sistema y controlar los tiempos del proveedor suelen ser las actividades más habituales en este
tipo de casos. Que la persona a cargo del proyecto conozca esta circunstancia es clave para que el
equipo informática continúe trabajando hacia el mismo objetivo.

2. Elegir el ERP equivocado

El análisis previo de los procesos de la empresa (blueprint) desembocará en una lista de posibles ERP
a implantar. No todos los ERP funcionan bien para todas las empresas, ya sea por tamaño,
funcionalidades o incluso particularidades de la empresa contratante. En este caso, y para asegurarse
la elección acertada, lo ideal es trabajar sobre una base sólida de conocimiento interno de la empresa.
Cuantos más datos contenga el análisis previo, más estrecho será el margen de error.

3. No tener las habilidades adecuadas

La tecnología cambia rápidamente y con ella, en la mayoría de los casos, las habilidades necesarias
para entenderla y trabajarla. Un error muy extendido es asumir que el equipo informático de la
empresa será capaz de comprender el sistema y sus necesidades por el simple hecho de que la nube
suele ser más sencilla. Conocer las capacidades del equipo con el que se trabaja y rodearse de personas
capaces de ver la potencialidad de esta herramienta puede ser fundamental para el éxito del proyecto.
4. No comprender los costes
La nube es más barata. Esa es la afirmación que se suele escuchar una y otra vez cuando se intenta
justificar una inversión. Es verdad, pero sólo en parte. Para trabajar en la nube es necesario entender
los costes que supone y no quedarse no la superficie. El coste inicial normalmente es más bajo que
cualquiera de las soluciones on-premise, sin embargo, el desembolso relacionado con las suscripciones
anuales puede ser considerablemente alto, teniendo en cuenta que el proveedor de la nube ofrece
mantenimiento y actualizaciones dentro de ese paquete, incluso cuando la empresa no lo quiere o no
lo necesita.
Planificador de presupuestos

En esta sección se intentará ofrecer una visión global de los distintos presupuestos para un ERP en
función del tamaño de su empresa. Se organiza en distintos rangos, de menor a mayor coste, que
podrán orientarle para elegir una solución ERP adecuada.

Primer rango
Aquí entran las soluciones básicas enfocadas a pequeñas y medianas empresas. El rango puede ir desde
0€ a 30.000€ anuales. El coste podría llegar a ser 0€ si tenemos en cuenta exclusivamente los costes
directamente asociados al ERP, pero es obvio que sería muy difícil alcanzarlo. No obstante, dentro de
este rango hay que diferenciar dos pequeños escalones de soluciones, una entre 0€ y 5.000€ y otra
entre 5.000€ y 30.000€ anuales.

De 0€ a 5.000€ entrarían aquellas soluciones de software más económicas dirigidas a empresas con un
coste más controlado. Puede ser que sean en forma de ERP en la nube, un ERP específico para una
pequeña empresa o que incluso sea un programa de distribución libre y que el propio equipo
informático de la empresa realice todas las tareas de implantación y así evite el gasto en una consultora
informática. Sin embargo, en este caso lo más probable es que se necesite mucha paciencia y que el
proyecto se alargue durante mucho tiempo.

De 5.000€ a 30.000€ tendríamos a soluciones más profesionales, con asesoramiento de una consultora
de software y ciertos gastos en infraestructura y formación. También entran en este rango los sistemas
ERP SaaS (Software como Servicio) dirigidos a un mayor volumen de usuarios y procesos, propio de
una mediana empresa que necesite un presupuesto más ajustado.

Estos costes dependen mucho del sector y tamaño de la empresa, aunque son opciones válidas para
PYMES que quieren implementar un ERP por primera vez. Que sea más barato no quiere decir que el
software sea peor, ya que un alto coste también puede indicar un alto número de procesos que la
empresa ni siquiera necesite.

En esta categoría podemos encontrar soluciones en la nube como la de Dynamics NAV de Microsoft,
Business ByDesign de SAP u Oracle Cloud ERP de Oracle.
Segundo rango
Aquellas soluciones profesionales para medianas empresas. El rango de precio puede variar desde los
30.000€ a los 200.000€ anuales.

En este nivel se encuentran soluciones profesionales para la mayoría de las medianas empresas. Hay
una gran diferencia entre la cantidad máxima y la mínima de este rango, pero es normal teniendo en
cuenta que el precio dependerá principalmente de la cantidad de licencias de software, de los módulos
requeridos, de la formación para empleados, de si se necesitan migrar datos y de si hay que realizar
una inversión en infraestructura y hardware.

Por ejemplo, para 7 licencias con 2 módulos, una personalización mínima y con una inversión de
hardware mínima, probablemente no se llegue a superar los 40.000€.

Por otro lado, si se necesitan 25 licencias, con una gran cantidad de funcionalidades para cubrir muchos
procesos, y una gran cantidad de hardware e infraestructura que soporte ese proyecto, es probable
que la cifra sobrepase los 100.000€. En este caso también hay que darse cuenta de la importancia de
simplificar al máximo los procesos de negocio de la empresa así como limitar el acceso al sistema a los
usuarios críticos, consiguiendo así el presupuesto más ajustado a las necesidades reales de su empresa.

Este tipo de ERP y su proyecto de implantación tendrán que contar con un equipo involucrado al
máximo, ya que habrá que realizar proyectos de formación, de soporte técnico, de instalación de los
equipos de hardware y configuración del software en los puestos de trabajo, etc. Por ello, es un
proyecto que sólo podrían acometer aquellas empresas que conocen perfectamente los beneficios que
les reportará un ERP y no quieren arriesgar en una cuestión tan importante para el rendimiento de su
negocio.

También hay que tener en cuenta que el mantenimiento, los cambios que se realicen a posteriori y las
actualizaciones pueden llegar a superar el coste inicial del proyecto durante la vida útil del ERP. Esto
puede conllevar una cantidad anual extra que no debe pasarse por alto, pero que será necesaria para
la correcta puesta a punto del sistema.

En esta categoría podemos encontrar opciones como Dynamics NAV de Microsoft, Business One de
SAP o JD Edwards de Oracle.
Tercer rango
Son las soluciones para multinacionales y grandes empresas. El precio es difícil de establecer en estos
casos, ya que depende de varios factores como el número de usuarios que acceden al sistema al mismo
tiempo, la infraestructura, el tipo de sistema, la cantidad de funcionalidades y procesos que se quieren
cubrir, etc.

Aquí entran las soluciones con mayores costes, pero que se adecuan a aquellas empresas que tienen
un gran volumen de información, procesos, usuarios o incluso las tres a la vez.

En esta categoría encontramos Dynamics Axapta de Microsoft, E-Business Suite de Oracle o la Suite
ERP de SAP.
Costes ocultos de un ERP

En ocasiones, hay costes ocultos durante la implantación de un sistema ERP que no se aprecian a
simple vista o que no se especifican por parte de los proveedores. Estos costes pueden aumentar el
precio final del producto, tanto a nivel económico como en el del tiempo de implantación. A
continuación se encuentran 7 costes ocultos que pueden aparecer en cualquier proyecto ERP.

1. Recursos internos para diseñar y ejecutar el proyecto

Normalmente una consultora no tiene en cuenta el tiempo y esfuerzo que desde dentro de la propia
empresa se va a realizar para la implantación de un proyecto. A la hora de comparar ofertas, hay que
tener en cuenta este trabajo extra, que puede venir, por ejemplo en forma de formación para
empleados. El equipo de la empresa que adopta el ERP debe entender que es una prioridad para el
funcionamiento interno y dedicarle la atención necesaria para una cuestión tan importante.

2. Adaptación a los cambios

En el mundo de la tecnología, los avances llegan muy rápido, pero también pueden llegar en la empresa
gracias a un cambio de tendencias de mercado, de gestión de la propia empresa o incluso de
legislación. La falta de planificación puede obligar a la empresa a realizar muchas modificaciones en el
último momento, lo que significará no sólo un sobrecoste, sino que además alterará el rendimiento
del sistema. Esto acabará creando un ERP con un proceso operativo demasiado complejo, lleno de
operaciones de última hora que no han sido estudiadas atentamente. Además, todas estas
modificaciones pueden convertir un cambio de versión o una migración en una tarea imposible, incluso
llegando a elevar los costes de soporte y mantenimiento.

3. Coste de actualización a nuevas versiones

Con una planificación correcta, se debe contemplar este tipo de costes. En este caso los costes de una
actualización pueden elevarse si también, como ya hemos dicho, incluimos una gran carga de
operaciones en el sistema ERP. Que el sistema esté organizado claramente puede ayudar a que una
actualización sea mucho más asequible y rápida.
4. Costes de formación de personal
Tanto para la instalación de un nuevo módulo, la contratación de nuevos empleados o el cambio de
funciones hay que tener en cuenta la formación. Una planificación que no tenga en cuenta estos
aspectos puede encontrarse con unos costes de formación desmesurados, lo que puede llevar a la
ralentización de los procesos de la empresa. Además, no sirve de nada tener una excelente solución
implantada si ninguno de los usuarios sabe qué hacer con ella, ya que al final caerá en desuso y no
tendrá un retorno de la inversión (ROI) positivo.

5. Ampliación de licencias
Este caso guarda relación con el punto anterior. Un aumento de la actividad o del número de
empleados de la empresa puede traer consigo la necesidad de ampliar el sistema ERP. La ampliación
de licencias en algunos casos es necesaria para poder permitir un mayor número de usuarios en el ERP,
por lo que resulta imprescindible planificar con antelación estos posibles imprevistos.

6. Desesperación por el retorno de la inversión (ROI)

La mayoría de soluciones ERP no reportan un aumento de su valor hasta que llevan un tiempo
implantadas en la empresa. Esto se consigue gradualmente, pero en muchos casos la urgencia puede
llevar a descartar una solución ERP antes incluso de que esta haya llegado a optimizar los procesos de
negocio de forma clara, y se opte por adoptar otra solución. El coste que esto conlleva puede tener
consecuencias en los presupuestos de una empresa y por ello es mejor analizar el rendimiento del ERP
progresivamente y con un amplio margen.

7. Depresión post-ERP
En mayor o menor medida, las personas son reticentes a los cambios y esto también se demuestra en
el mundo de los ERP. En muchos casos, tras la implantación de un nuevo sistema pueden aparecer
problemas de rendimiento al tener que cambiar toda una serie de procesos de trabajo. Que todo en el
nuevo ERP se vea y funcione de forma distinta puede ser un elemento negativo para algunos usuarios,
de ahí que la formación de los mismos adquiera una gran importancia en estos casos. De lo contrario,
el coste para su empresa puede ser doble, tanto para la moral de sus empleados, como para la demora
del punto de retorno de la inversión del proyecto.
Presupuesto SAP Business One
El coste de implantación de un sistema como SAP Business One depende de varios factores, entre
ellos, el tipo de licencia que se adquiera. En el siguiente cuadro se ve qué funciones se incluyen y
como el precio varía según el tipo de licencia (Estandar vs. Starter). A todo esto hay que añadir los
costes de implantación, adquisición de hardware, formación y otros gastos derivados de todo el
proceso de adaptación a un ERP.

La implantación básica de SAP Business One puede lograrse en un periodo de 6 a 8 semanas si la

empresa está dispuesta a adaptarse a una configuración estándar de estructuras de información,
además de tener un compromiso para el cambio tanto de sistema como de uso en su personal.

Módulos SAP Business One Estandar SAP Business One Starter

1000-2500€ + 17% de 900€ + 17% de
Licencias por usuario
manten. anual + IVA manten. anual + IVA
Contabilidad y Finanzas Completa Básica
Gestión de clientes (CRM) Sí Sí
Ventas Sí Sí
Compras Sí Básica (sin requisitos)
Gestión de Bancos Sí Sí
Inventario y Distribución Sí Sin picking y embalaje
Sólo listas materiales
Módulo de producción Sí
para ventas
Uso de apps móviles Sí Sí
Procesos de autorización de
Sí No
pedidos y documentos
Recursos Humanos (HRM) Sí Sí

Estas versiones de SAP Business One no incluyen ningún tipo de software específico, más bien tratan
las soluciones generales para cualquier tipo de empresa, eliminando así la barrera de la
personalización. Sin embargo, sigue habiendo posibilidad para la adaptación del sistema a las
necesidades de su empresa, aunque conllevará unos costes derivados que no se podrán pasar por alto
tan fácilmente.
SAP HANA: Características y presupuesto

Características
SAP HANA es un sistema de base de datos relacional realizado por SAP, con avances en la tecnología
“in-memory” o “en memoria”. Esta tecnología permite acceder a los datos alojados dentro de SAP
HANA de una forma más rápida, ofreciendo respuestas en tiempo real para realizar análisis en el
momento. Además, soporta grandes volúmenes de información al mismo tiempo, por lo que puede
gestionar grandes cantidades de datos en cualquier ocasión.

En un principio, SAP HANA se dirigía a las herramientas de Business Intelligence que necesitan una
mayor velocidad de respuesta para tener los datos siempre actualizados. Sin embargo, SAP HANA
ahora también permite la instalación de aplicaciones en su sistema, aprovechando las capacidades “in-
memory” para procesamiento de información. De este modo, se alcanzan velocidades más rápidas,
tanto para la generación de informes como para el funcionamiento de sistemas de gestión de procesos
en la empresa. No obstante, en el mercado se pueden encontrar otros sistemas con la misma premisa
que SAP HANA, como la Database-12c de Oracle o la tecnología Hekaton SQL Server de Microsoft, por
lo que existen distintas opciones a la hora de elegir bases de datos de acceso rápido y gestión de
grandes volúmenes de información.

Presupuesto
Este presupuesto es aproximado y puede servir como un vistazo a la inversión necesaria para una
infraestructura de este tipo. Por ello, la información aquí expuesta puede servir también como
referencia hacia el precio de otro tipo de bases de datos in-memory, como las de Oracle o Microsoft.

El presupuesto de la instalación de SAP HANA varía por distintos motivos. Uno de los principales es
que sus distintos componentes de hardware no tienen por qué adquirirse del mismo proveedor. Por
ejemplo, en el caso del hardware, tanto SAP como Microsoft y Oracle disponen de una serie de socios
de SAP que tienen equipos de hardware certificado para el uso con su base de datos, ya sea HANA, 12c
de Oracle o Microsoft y su SQL Server. Estos socios suelen ser otro tipo de compañías tecnológicas
como Cisco, Dell, Hitachi o IBM. Al tener esta variedad, el precio final puede cambiar dependiendo del
proveedor que suministre el hardware.
Además, en este caso hay que tener en cuenta que aunque la capacidad de los sistemas que soportan
HANA es bastante alta, el volumen de información que se maneje puede aumentar la necesidad del
número de máquinas para gestionar tal volumen de datos. También habría que tener en cuenta que
quizás hagan falta máquinas con una mayor capacidad de base. Estos dos factores unidos traerían
consigo un consecuente aumento del precio de la inversión en SAP HANA que vamos a detallar a
continuación.

En la siguiente tabla podrá encontrar un presupuesto aproximado para tres tipos equipos listos para
instalar SAP HANA, de 256 GB, 512 GB y 1 TB de capacidad respectivamente.

Descripción 256 GB 512 GB 1 TB

Sistema Base 28.000€ 28.000€ 28.000€
CPUs (extra, si se aplica) 0€ 0€ 20.000€
RAM (16 GB) 12.000€ 26.000€ 32.000€
4 x 200 GB Almacenamiento Flash 9.000€ 12.000€ 12.000€
4 x 1.2 TB Almacenamiento Disco Duro 4.000€ 4.000€ 4.000€
SuSe Linux 3.000€ 7.000€ 12.000€
Total 56.000€ 77.000€ 108.000€

Cantidades aproximadas basadas en la información del proveedor de SAP HANA.

Comparación Bases de Datos

En el mercado existen distintas bases de datos que pueden utilizarse para la instalación y uso de
aplicaciones de gestión de procesos. Aquí se encuentra una comparativa entre algunas de las bases
de datos más conocidas y así poder observar cual se podría adaptar mejor a su empresa.

SQL Server Oracle 12c SAP HANA

Primera versión
1989 1980 2010
Última versión SQL Server 2014 12.1.0.2 1.0 SPS9
Abril 2014 Julio 2014 Diciembre 2014
Cuota de mercado
#3 #1 #19
Tipo de base de datos Base de datos
Base de datos Base de datos relacional con
relacional relacional tecnología
´en memoria´
Desarrollador
Microsoft Oracle SAP
Lenguaje de
C++ C+ SQL Script
implementación
Soporte para XML
Sí Sí No
APIs y otros métodos JDBC, ODBC JDBC, ODBC JDBC, ODBC
de acceso Tabular Data Stream ODP.net
(TDS) Oracle Call Interface
ADO.net (OCI)
OLE DB
 SQL Server Oracle 12c SAP HANA
Particiones Con tablas en distintas
Particiones
filas (particiones Sí (varios tipos)
horizontales
horizontales)
Métodos de Replicación
Sí, pero depende del
replicación multimaestra
tipo de versión del Sí (varios tipos)
Replicación maestra-
servidor
esclava
Uso de datos al
mismo tiempo entre Sí Sí Sí
varios usuarios
Capacidad de acceso Sí, integrado en una
Sí, pero sólo a través
In-memory de las últimas Sí
del add-on Hekaton
versiones
Proveedores: factores a tener en cuenta
Proveedores
Tras la elección del ERP, hay que establecer cómo se implanta el sistema. Aquí entran en juego los
proveedores, cuya elección no es tan fácil como parece en un principio. De hecho, uno de los factores
de éxito de un proyecto de implantación de un ERP recae sobre la correcta elección del proveedor. Por
ello, se recomienda asegurarse de los siguientes aspectos antes de elegir al proveedor que trabajará
con su ERP.

Factores a tener en cuenta

✓ Experiencia del proveedor
✓ Conocimiento del sector de su empresa
✓ Entendimiento de los objetivos de su empresa
✓ Compromiso para el trabajo con el cliente
✓ Soporte y consejo tras la instalación

Experiencia del proveedor

Es importante trabajar con un proveedor que ofrezca seguridad con una larga experiencia en el campo
de implantación de sistemas ERP. Además debe conocer cómo funcionan los procesos y los pasos a dar
en cada momento, si no quiere ver su proyecto comprometido desde el primer momento. No obstante,
esto no significa que un proveedor que lleve menos tiempo en el mercado no pueda realizar un gran
trabajo, pero debe ser capaz de suplir esa carencia con unos objetivos y un asesoramiento del proceso
que transmita seguridad y confianza a su empresa.

Conocimiento del sector de su empresa

Aunque puede no parecer un aspecto esencial, el conocimiento que el proveedor tenga de su sector
contribuirá a la reducción de tiempo o problemas durante la implantación. Incluso el mismo software
ERP puede variar su implantación de un sector a otro. Además, un proveedor que tiene experiencia
directa en el mismo sector de su negocio comprenderá los retos a los que puede enfrentarse y así
predecir y solucionar alguna necesidad que usted no se dio cuenta que tenía.
Entendimiento de los objetivos
El proveedor debe entender desde un primer momento las razones que le llevan a adquirir un ERP y
ser capaz de responder y asesorarle para conseguir alcanzarlas todas. Esa será la única manera en la
que la empresa que se encargue del proyecto podrá tener la perspectiva correcta para la implantación
del sistema de forma eficaz y con la solución más completa y adecuada. Un proveedor que se implica
con los objetivos de su compañía es clave para poder alcanzarlos, ya que ofrecerá las mejores opciones
para cubrir cualquier tipo de necesidad de la empresa en el software.

Compromiso para el trabajo con el cliente

La experiencia de algunos proveedores puede llevarles a pasar por alto sus peticiones y realizar una
implantación en base a su experiencia previa. Hay que comprobar si el proveedor está dispuesto a
colaborar codo con codo con los responsables del proyecto y así asegurar que se contemplan todos los
procesos y perspectivas necesarias para la implantación correcta y completa del ERP en base a lo que
se ha establecido desde la empresa lo adquiere.

Soporte y seguimiento tras la implantación

Una vez que la implantación se ha realizado, puede ocurrir que la empresa encargada tenga menos
tiempo para ayudarle con su sistema ERP. En estos casos, pueden aparecer imprevistos que no sea
capaz de resolver con su equipo informático interno y tenga que recurrir al proveedor, y desconocer si
está disponible para arreglarlos puede resultar catastrófico. Las actualizaciones del sistema que
aparezcan después de la implantación también pueden ser un quebradero de cabeza. Por eso, es
importante establecer acuerdos sobre hasta qué punto el proveedor realizará un seguimiento tras la
implantación.

Conclusión
Es importante asegurarse de que el proveedor que se va a encargar de realizar este proyecto reúne las
condiciones óptimas. No obstante, también hay otras preguntas que se pueden realizar como ¿cuánto
tardará en implantarse el software?, ¿qué tipo de formación para los usuarios proporcionan? o ¿cómo
se dividen los costes del proyecto?
Ahorrar dinero durante la implantación de un ERP
En estos tiempos que pasan, hay muchas empresas que no pueden permitirse el gasto que supone
una implantación de un ERP. No obstante, aquellas compañías que lo consideren una prioridad para
mejorar el día a día de los procesos de su empresa, aquí se analizan algunos aspectos a tener en
cuenta para que el coste de la implementación no se vaya de las manos.

Comprar el software
1. Tiempo
El tiempo lo es todo, y las empresas proveedoras de servicios TIC también lo sufren. Como cualquier
compañía, los proveedores deben cumplir una serie de objetivos y cuanto más se acerque la fecha
límite más nerviosos estarán. Si puede permitirse el lujo de esperar para elegir proveedor, tenga en
cuenta este pequeño aspecto, porque puede ahorrarle dinero.

2. Compre sólo lo necesario

Parece lógico pensar que sólo va a pagar por lo que va a utilizar, pero en lo que a un ERP se refiere
existen muchos gastos que pueden venir representados por aspectos que no están dentro de sus
planes. Por ejemplo, la compra de licencias de usuario sólo para el número de usuarios que realmente
van a utilizar la aplicación. Analice la empresa, haga una lista y ponga un número concreto. Si la
empresa crece podrá ampliar el número de usuarios sin ningún problema.

3. Licencias
En algunos casos las empresas tienen licencias que pueden ser utilizadas para otro propósito. Es decir,
si se decide adquirir un sistema que obliga a tener determinadas licencias compruebe antes si éstas no
están ya en su poder trabajando en alguna otra aplicación. En la mayoría de los casos se adquieren
licencias por partida doble pudiendo reutilizar las que están en vigor.

4. Encontrar el proveedor adecuado

Una vez que el proyecto está definido y la empresa se ha decidido ya a implantar un ERP llega la hora
de elegir proveedor. Existen multitud de proveedores que harán la elección una verdadera pesadilla,
pero sí tiene claro los criterios de elección se puede ahorrar mucho tiempo y dinero.
Dentro de la elección de proveedores el precio es fundamental para muchas empresas. Los primeros
presupuestos suponen una prueba de las empresas proveedoras para estudiar las posibles opciones
del mercado, contemple todas las posibilidades y no acepta una primera oferta sin contrastar.

5. Migración del sistema

Existen multitud de herramientas que pueden migrar los datos desde el sistema anterior a uno nuevo.
Sin embargo, debe asegurarse que todos los datos que necesita van a estar contemplados en el nuevo
software. Si la empresa trabaja con archivos especiales, esos archivos deben estar contemplados en
los planes de migración. Además, no todo es la migración de datos. Después de años de utilización de
un software determinado se acumulan miles y miles de datos inservibles y desactualizados que no van
a ser de gran utilidad en el nuevo sistema. La limpieza de los datos puede ahorrar muchísimo tiempo
al proveedor.

6. Durante la implantación
Cíñase al plan principal. Durante el proceso de implantación del ERP surgirán dudas, problemas y
posibles personalizaciones del sistema, pero si no se ha contemplado en el estudio inicial y no supone
un fallo principal en los procesos de la empresa, quizás no es imprescindible.

Existen determinados cambios en el sistema que supone la paralización total de la implementación

con el consiguiente gasto económico y de tiempo, por lo que vuelve a ser importante resaltar la
importancia de un análisis exhaustivo previo de todos y cada uno de los procesos de la empresa para
que no se pase nada.
Aspectos cruciales para mantener la implantación según lo
planeado

Existe una base muy importante que toda empresa que se plantee la implantación de un nuevo ERP
debe tener en cuenta: una implantación exitosa no ocurre por accidente.

Detrás de todo proyecto de implantación existe la figura del jefe de proyecto. Esta persona será la
encargada de supervisar el proyecto paso por paso y asegurarse de que todo va surgiendo como debe.

1. Fijación de objetivos y alcance del proyecto

El primer paso para comenzar con la implantación de un ERP es realizar una reunión para fijar los
objetivos que quieren conseguir con este proyecto y el alcance que tendrá. Con un análisis realista que
recoja el momento en el que se encuentra la empresa y hacia dónde quiere ir, se evitarán sorpresas
futuras que podrán derivar no sólo en pérdida de tiempo, sino también dinero.

2. Equipo
Para un trabajo de esta envergadura, los miembros del equipo no pueden dejarse a su suerte. La
compenetración del equipo es fundamental para el éxito del proyecto.

Los expertos en formación de equipo aseguran que para que un proyecto de este tipo funcione deben
unirse personas complementarias, con sus fortalezas y sus debilidades bien definidas pero cubiertas
por otros miembros del equipo.

3. Asignación de los aspectos críticos

Aunque el equipo esté formado en su totalidad por grandes profesionales, no todos pueden tener el
mismo papel.

Hablamos de un proyecto sensible que puede poner en jaque el día a día de cualquier empresa, por lo
que las principales funcionalidades deben dejarse en manos de técnicos especialistas y de confianza.
4. Fija expectativas claras
Las personas tienen diferentes visiones en lo que a expectativas se refiere. Lo que para uno puede ser
un trabajo perfecto, para otro puede ver un proyecto a media hacer. Para no encontrarse con ninguna
sorpresa, la mejor opción es fijar las expectativas que se van a utilizar con anterioridad. De esta forma,
todo el equipo conocerá hasta donde debe trabajar para conseguir lo que se espera de él y del trabajo.
En una implantación no pueden dejarse flecos sueltos.

5. Priorizar las tareas y desarrollar una jerarquía

La implantación de un ERP puede demorarse bastantes meses en el tiempo. Con una media de más de
un año para empresas grandes, la priorización de tareas parece un aspecto fundamental para no
perder las riendas del proyecto.

Todos los miembros del equipo deben conocer cuál es el siguiente paso que deben tomar, y la
importancia o no de las tareas que realizan. Este tipo de proyectos debe llevarse a cabo con una
organización prácticamente perfecta, por ello, las tareas deben estar priorizadas con el objetivo de que
no se queden en un limbo organizacional.
Trucos para analizar los procesos de las empresas y asegurarse el
éxito

Los expertos aseguran que el análisis de los procesos de la empresa es esencial para aprovechar al
máximo el nuevo software. Pero a veces, se trata de miles y miles de datos que, de alguna manera,
hay que organizar para averiguar su sentido dentro del funcionamiento de la compañía. Aquí
encontrará algunos aspectos fundamentales a tener en cuenta durante el análisis de los procesos de
su empresa (blueprint).

1. Analiza los procesos adecuados

No todos los procesos son fundamentales. Es importante centrarse en procesos cruciales para el
funcionamiento de la compañía. Estudie dichos procesos y averigüe si están causando problemas, o
simplemente no funcionan de forma adecuada. Eso es lo que el ERP va a mejorar.

2. Comienza por los procesos más sencillos

Todos los procesos tienen aspectos problemáticos pero algunos son más difíciles de afrontar que otros.
Comenzar a analizar la empresa por los procesos más sencillos otorgará una base sólida sobre la que
trabajar y ascender hacia procesos más complejos que después se plasmarán en el estudio.

3. Elimina los procesos innecesarios

Una vez que se han identificado los procesos fundamentales de la empresa, queda una lista
interminable de técnicas secundarias, muchas de los cuales pueden ser eliminadas. Identificar y
transformar dichos procesos es uno de los objetivos principales de esta investigación. Se debe ser
consciente de que aunque una actividad lleve haciéndose de un modo específico durante años, no
significa que sea la mejor forma de hacerlo.

4. Prueba los datos aportados

Aunque se dé por hecho que nadie conoce mejor una empresa que las personas que trabajan y
conforman su día a día, en determinados momentos es necesario contratar a un equipo para que
pueda estudiarla desde fuera. Seleccionar a alguien para que analice los datos que se han ido
 recabando es fundamental en este proceso. La monotonía de los procesos puede hacer que no se
tengan en cuenta movimientos fundamentales que pueden ser la marca de identidad de un
departamento.

5. Modifica la documentación
Una vez que se tiene la opinión de un especialista independiente aparecerán aspectos diferentes entre
la primera visión del análisis y lo que ahora se tiene. Esa es la clave. Antes de comenzar con el proceso
de implantación se debe cambiar lo redactado con anterioridad e incluir los datos aportados por el
equipo especialista.

Una vez que todo esto se tenga en cuenta, y esté adecuadamente documentado podrá comenzar el
proceso de implementación.

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