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PARTICIPANTES:
Nombre Cargo
Juan Fernando Cajiao Gerente
Luz Mery Roncancio Ojeda Subdirectora QHSE
Teniendo en cuenta los parámetros que fija las Normas ISO 9001:2015, ISO
14001:2015, OHSAS 18001:2007 y Decreto 1072 de 2015, se determina el siguiente
orden del día:
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
DESARROLLO
REVISIÓN DE
CONLUSIONES,
ACUERDOS Y
COMPROMISOS DE RESPONSABLE SEGUIMIENTO ESTADO
LA REVISIÓN
GERENCIAL
ANTERIOR
Mantener la
asistencia
La empresa ha mantenido
constante a las
la asistencia constante a las
reuniones de
reuniones de coordinación
coordinación con la JENNIFER
con la Policía de Bogotá y el ABIERTO /
policía de Bogotá y CARDOZO
Ente Gestor para trabajar PERMANENTE
el Ente Gestor para OPERACIONES
estos focos de riesgo
trabajar estos focos
público que se han
de riesgo público
presentado
que se han
presentado
Realizar
Julio de 2016 y septiembre
conciliación con el JUAN
de 2016. Fue realizado y su
ente gestor y la FERNANDO
vigencia estará hasta CERRADO
procuraduría CAJIAO
octubre de 2016 con
general para el GERENCIA
prórroga máxima de 1 mes.
tema de multas
Diseño de
JUAN Ver Acción Correctiva #1 de
estrategias para
FERNANDO Gerencia en Open Km. ABIERTO /
mejorar el ingreso
CAJIAO Seguimiento septiembre de PERMANENTE
de la organización
GERENCIA 2016 con Subdirectores.
y reducir los gastos
Ampliar análisis de
indicadores e
información de
Ver Acción Correctiva de
índice de fallas con JOSE ALONSO
Mantenimiento Indicadores CERRADO
el grupo de RODRIGUEZ
en Open Km
subdirectores de
mantenimiento y
otros involucrados
Acciones de
intervención en el
patio de la Y y
JOSE ALONSO Ver Acción Correctiva Open ABIERTO /
SIRCI para dar
RODRIGUEZ km PERMANENTE
mejora al indicador
de cumplimiento de
disponibilidad
Actualizar el Luis Felipe El reglamento queda
CERRADO
reglamento de Ortíz actualizado con fecha de 10
higiene y de Septiembre de 2016 y se
seguridad de la realizan los siguientes
compañía. cambios:
Se excluye la Resolución
2346 de 2007 (Exámenes
Médicos Ocupacionales Art.
2.2.4.2.2.18 Dec. 1072)
y Decreto 614 de 1984
(Salud Ocupacional)
contemplados en el Decreto
1072, y se incluyen el
Decreto 2851 de 2013, el
Decreto 1079 de 2015,
Decreto 1906 de 2015 y
Decreto 1310 de 2016,
referentes al Plan
Estratégico de Seguridad
Vial.
El COPASST Se realizó capacitación al
debe estar COPASST en el Sistema
capacitado en la Integrado de Gestión y
sensibilización del divulgación de la Política del
Sistema Integrado a los
Sistema
COPASST miembros del COPASST, de CERRADO
Integrado de igual manera se les realiza
Gestión de la socialización con el nuevo
empresa y apoyar cambio de política en el 2017
la divulgación de de acuerdo a los cambios de
la política del SIG. las versiones de la norma.
En la revisión gerencial se
estableció un apartado de
gestión de comités, en el cual
El COPASST se deja plasmado las
debe dar informe actividades de participación
COPASST CERRADO
y participar con la del COPASST, lo cual quedó
revisión gerencial estandarizado y se seguirá
teniendo en cuenta como
entrada para la revisión
gerencial
En la revisión
anual del Sistema
Integrado de
Gestión por parte En la revisión gerencial se
de la alta Juan Fernando tiene establecido la
CERRADO
dirección se debe Cajiao respuesta a los temas
dar respuesta a presentados por COPASST
propuestas que
haya realizado el
COPASST en el
ejercicio de sus
funciones
El Comité de
Convivencia
Laboral debe Esta práctica fue
Catalina Garcia CERRADO
evidenciar su implementada
participación con
informes.
Firmar el Manual
Luis Felipe
de Seguridad por El Manual de Seguridad se
Ortíz
parte del encuentra firmado por parte
Juan Fernando
representante del representante legal y por CERRADO
Cajiao la encargada de la
legal y por la
Luz Mery implementación.
encargada de la
Roncancio
implementación.
Fortalecer el
Luz Mery Se viene desarrollando por ABIERTO/EN
programa de
Roncancio parte de QHSE PROCESO
riesgo público.
Se elaboró el documento
QHSE-P-026 Procedimiento
incapacidades prolongadas y
documentos para
Unificar el reubicación o restricciones,
en el cual se establecen las
procedimiento de ABIERTO/EN
Mitchel Montes medidas a tomar por parte de
reubicación de PROCESO
este personal con novedades
trabajadores de salud. Adicionalmente se
está trabajando en la
elaboración del Manual de
Rehabilitación con el apoyo
de la ECR
Evidenciar Se trabajó en el año 2017
conformación de en capacitar a la brigada
Luz Mery sin embargo el personal se ABIERTO/PER
brigadistas de
Roncancio retira debido a que se MANENTE
emergencia en considera como carga
acta. adicional
Solicitar más
capacitaciones
para el comité de
convivencia
laboral y manejar Luz Mery Se solicitaron
ABIERTO
de manera Roncancio capacitaciones a la ARL
independiente los
temas del comité
con aquellos de
gestión humana.
Actualizar matriz
ambiental con los La matriz de requisitos
legales se encuentra
otros requisitos
QHSE actualizada, la última fecha CERRADO
legales aplicables de actualización fue en
de índole Octubre de 2017
ambiental
Los simulacros ambientales
fueron realizados en el mes
de Octubre y Noviembre de
Realizar 2017, en el mes de Octubre
se realizaron los simulacros
simulacros QHSE CERRADO
de derrames con productos
ambientales químicos y para Noviembre
se realizaron los de
vendaval, incendio,
inundación.
En los meses de Marzo y
Realizar Abril de 2017 se realizaron
inspección a los estas inspecciones a través
proveedores de del proveedor Mejoras y
Abastecimiento Soluciones, los planes de CERRADO
sustancias
químicas en los acción de dichas
almacenes inspecciones se encuentran
en seguimiento
En el transcurso del año
2017 se inició gestión y
acercamiento con la
empresa MAC Johnson a
través de Astrorepuestos SA
Solicitar a Pelaez
Jannis Medina- para realizar gestión de
Hermanos la baterías dadas de baja por
Luz Mery GMóvil, de igual manera se CERRADO
entrega de
Roncancio realizó revisión de la
baterías a Willard
documentación legal
pertinente para poder
trabajar con este proveedor (
Resolución No. 01297 de
SDA.
De igual manera se están realizando mesas laborales con con ARL Seguros Bolívar
la cual se desarrolla de manera periódica en la cual se realiza seguimiento a
la accidentalidad de GMovil . Mediante esta reunión se determina los
seguimientos a los accidentes graves, moderados y pequeños y manejo de
recomendaciones. De igual forma se realiza mesa laboral con Famisanar y se
está buscando ampliar esta actividad con las otras EPS.
Troncal 22
Verbena 14
Tintal 35
La Y 15
Dado los resultados de reducción de 139 casos de personal con novedad médica
se consideran eficaces los controles establecidos por la organización para el
tratamiento de programas de rehabilitación de salud de los trabajadores.
Cabe mencionar que una de las variables que afecta la medición de los indicadores
de accidentalidad y necesaria para su cálculo son las horas hombre trabajadas
suministradas por nómina de GMovil, la cual se cierra aproximadamente 2 meses
vencidos por el tema de reporte de novedades por parte de los trabajadores, por lo
tanto la medición de los indicadores de accidentalidad se realizará cada 2 meses
vencido.
A pesar del alza presentada por el indicador, éste se encuentra bajo los límites de
control, se espera que éste disminuya en el último trimestre por las acciones
establecidas
Programa de Inspecciones.
Programa de Manejo de Sustancias Químicas.
Programa de Protección Contra Caídas.
PVE Ergonómico
PVE Psicolaboral
PVE Cardiovascular
PVE Auditivo
PESV
Programa de Riesgo Público
Programa de Evaluación y Revaluación de Contratistas
Programa de Emergencias
Programa de Seguridad Basada en Comportamientos
Programa de Estilos de Vida Saludable
En el seguimiento de cada uno de los programas se evidencia el cumplimiento de
las actividades y metas propuestas para éstos. Los PVE´s se han estipulado en
fases de trabajo para lo cual ya se han ejecutado las actividades establecidas en
cada uno.
Para el año 2017 el mes de Noviembre, llegó una notificación del Ministerio de
Trabajo informando de la calificación de presunto accidente de trabajo grave para
el trabajador Rafael Suarez, el cuál en primera instancia había sido tratado por EPS
ya que el trabajador presentaba patología de discopatías por Enfermedad Común
de la columna, la cual a su vez fue la parte afectada en el evento. Se espera que
dicha novedad afecte los indicadores de accidentalidad en las siguientes
mediciones.
Para el último trimestre del año queremos recalcar a los operadores la importancia
de llegar bien a casa, siendo seguros desde la labor como operadores y que en
casa los esperan poniendo una calcomanía en el velocímetro de los carros que no
están regulados donde dice el mensaje que EN CASA TE ESPERAN y no
sobrepases los límites de velocidad. Así mismo se han lanzado campañas al correo
con notas sobre la importancia de hacer la labor segura. Generamos un pacto por
la seguridad vial donde se citarán a descargos a los operadores que se hayan visto
involucrados en más de 10 accidentes de tránsito en dos años de operación y en
el último mes y el anterior se vea involucrado en un accidente de tránsito y el
operador que se vea involucrado en tres o más eventos en los últimos tres meses
los operadores tendrán un llamado de atención o sanción depende de la gravedad
del caso. Se modifica el comité interdisciplinario empezando desde la primera
semana de octubre, citando los 4 casos más representativos de cada patio en
accidentalidad interviniendo un representante de cada área. Con el apoyo de la
secretaria de movilidad tendremos en los patios de verbena, la Y y Tintal un taller
práctico sobre reconocimiento de puntos ciegos para no tener accidentes con motos
y ciclistas. Se revisará la posibilidad de contar con la instalación de lunas de la parte
derecha en móviles zonales y también lunas auxiliares internas para el descenso y
ascenso de los usuarios y evitar aprisionamientos. Se premiará trimestralmente a
operadores con mejor desempeño en operación y cero accidentes para motivar el
buen comportamiento y buena labor. Se realizarán campañas en corredores críticos
de accidentes como el corredor de la calle 72 y la calle 100 con cra. 15.
6. Cumplir como mínimo con el 90% del plan de trabajo anual del SG-SST
Las actividades establecidas para el plan de trabajo de QHSE de este año van
dirigidas de acuerdo a factores fundamentales para el proceso. Dentro de estos
tenemos la auditoria de certificación para este año en ISO 9001 e ISO 14001 por el
cambio de versión de la norma, el cumplimiento al decreto 1025 para el SG y SST
de la empresa y por último la continuación de la implementación de actividades de
P y P a través de la ECR. Para el primer trimestre se cumplieron la totalidad de las
actividades
La reducción de los g/km recorrido en el primer semestre del año con respecto al
primer semestre del año anterior fue de un 33%.
15. Reducir en un 10% los litros de agua potable consumida promedio anual
sobre los vehículos lavados.
Podemos observar que el primer trimestre del año presenta un aumento del 8%. Los
patios que presentaron alzas significativas con respecto al año pasado fueron Patio
Troncal y Patio La Y, ya que los tres meses tuvieron un porcentaje de consumo
mayor, por otro lado Patio Verbena y Patio Tintal el mes 2 y 3 disminuyeron
considerablemente el consumo de agua pero este no fue suficiente en términos
globales. Vale aclarar por qué los consumos de Patio La Y han aumentado de esta
manera, es claro que una cantidad de la flota que se tenía en Verbena se trasladó
y ahora reposa en La Y, así mismo se aclara la disminución del consumo en
Verbena.
Se evidencia una disminución en el consumo de Patio Tintal, por su parte Patio
Verbena continuó bajando su consumo significativamente, pero Patio la Y y Patio
Troncal aún presentan alzas relevantes las cuales siguen afectando el indicador. El
aumento del consumo global de la empresa en esta oportunidad fue de un 5%. Así
mismo vale aclarar que el aumento del consumo de agua en el primer semestre del
año fue de un 7%. Es importante indicar que se vienen guardando más vehículos
de otros concesionarios y posiblemente puede haber existido un aumento en el
consumo del Patio Troncal.
16. Asegurar que el 95% de la flota este autorregulada ante el programa de la SDA
anualmente
El primer trimestre del año presentó un aumento del 5,7% de Respel Aprovechado,
además es importante puntualizar que la cantidad de Respel total generado en este
trimestre es menor con respecto al del año pasado, en otras palabras se generó
menos cantidad de Respel este año y hubo un mayor porcentaje de
aprovechamiento del mismo.
El segundo trimestre presenta valores más estables el presente año, lo que muestra
una regularidad en la cantidad de material peligroso generado. El ahorro conseguido
fue menor comparado al del año anterior, pero de igual manera también fue menor
el costo de disposición de Respel y así mismo se sigue dando cumplimiento con el
100% de su valor total.
En los tres primeros meses el ingreso del año fue mayor que el año anterior
generando una ganancia.
El tercer trimestre muestra que en el presente año, se tuvo que invertir en el mes de
Agosto y Septiembre más de lo que ingresó. Generando así un déficit de $
5´919.672, pero también cabe resaltar que al no haberse entregado baterías en los
últimos 5 meses se ve afectado el indicador al ser estás un ingreso importante en
materia de residuos. Sin embargo el total del año aún se presenta con un valor
favorable de $ 4´740.756.
Con esta práctica se le está dando extensión de la vida útil a las llantas de la
operación y mitigando el impacto ambiental generado por la disminución de llantas
dadas de baja.
Se realizó la revisión del seguimiento de las matrices de riesgo de cada uno de los
procesos, evidenciando la evaluación de la eficacia de las acciones tomadas por
cada uno de los procesos y consignadas en cada uno de los documentos.
La Gerencia revisa los indicadores de los todos los procesos y se pudo evidenciar:
El cumplimiento de la Planeación
recibida de Mantenimiento es de
bajo cumplimiento lo cual
ocasiona que se compren
repuestos que no se usan.
Troncal: Desabastecimiento
mercado local bujes barras
híbridos
Incrementa desabastecimiento
repuestos Volvo a usar por
primera vez por correctivos.
Desabastecimiento pulsadores de
selectores de cambio Tintal II
Se planea el 20 de noviembre un
ejercicio donde se involucrarán
alternativas de migrar actividades
de Volvo a propias y evaluar la
posibilidad de ajustar servicios
con Volvo o con Chaneme.
Las causas de las Quejas por demoras en la frecuencia del servicio Zonal se deben
a: circulación por carril compartido, no exclusivo como en troncal; el mal estado de
las vías en la ciudad; circulación de la flota del TPC, así como el que la flota referente
se estableció en el año 2009 y el Cliente (Ente Gestor) no ha querido mi permitido
en general modificarla. En buena medida se tienen quejas por necesidad de más
buses en la Alimentación lo cual hasta septiembre logró pactarse con TM en cuanto
al refuerzo con un bus en hora pico.
Las causas de las Quejas por comportamiento indebido de los operadores se debe
a: Que en muchos de los operadores vienen del TPC con una cultura organizacional
pobre lo cual se desarrolla con un trabajo de largo plazo. Desde el área de
Capacitación y Desarrollo se encuentran trabajando con los operadores en una
nueva cultura a través de un programa de cambio cultural. También se atribuye al
estrés generado por el volumen de tráfico en la ciudad y a la poca tolerancia de los
conductores de las empresas del TPC hacia los conductores del Sistema o en
algunos casos a procedimientos de regulación operativos que estos deben cumplir
y que en muchos casos el usuario no entiende y no ha estado habituado a ello.
Las causas de las Quejas por incumplimiento en las paradas se deben en general
a que la comunidad instala paraderos no autorizados y ellos no están controlados
por Transmilenio S.A. ni aparecen en las unidades lógicas de los vehículos. De igual
forma, los paraderos han sido instalados en zonas que en la actualidad ya no
permiten la parada de los vehículos (ciclorutas). También los usuarios siguen con la
cultura del TPC acostumbrados que el vehículo para el cualquier sitio de la ruta, o
en muchos casos a que creen que el bus se detiene en todos los paraderos así no
se les haga la señal. Sin embargo se han realizado boletines a todos los operadores
fomentando la atención de las solicitudes de parada en los paraderos.
1.7.1 ACCIDENTALIDAD
Durante el año 2016, se presentaron 304 accidentes laborales. Estos cuentan con
sus correspondientes investigaciones y planes acción propuestos aplicados. En el
periodo de Enero a Octubre de 2016, se presentaron 242 accidentes laborales con
2361 días pérdidas.
1.7.2 INDICADOR DE PERIODICIDAD DE ACCIDENTES DE TRABAJO
Es positivo que los días perdidos disminuyeron y por ende su severidad ha sido
menor y el control ha sido efectivo.
En el transcurso del año 2017 se han llevado cabalmente las reuniones de los
miembros del COPASST, para este año se designó como secretario del mismo a
Luis Felipe Ortíz Herrera, de igual manera se han realizado cambios de miembros
del comité. Adicionalmente al realizarse el vencimiento del tiempo de vigencia del
COPASST se procedió a realizar las votaciones respectivas.
En el transcurso del año 2017 se han llevado cabalmente las reuniones de los
miembros del Comité de Convivencia, para este año se designó como Coordinador
del mismo a Johanna Catalina García Rodríguez, y como suplente Luz Dary Medina,
se han mantenido los miembros representantes de los trabajadores, de acuerdo con
votación de 2016, una vez desarrollada esta conformación se recibió capacitación
por parte de un Abogado Externo de: La Ley 1010, elección del Comité de
Convivencia, definición de Acoso Laboral.
Durante los días 23, 24, 25, 26, y 27 de octubre de 2017 se llevó a cabo la
auditoria interna del Sistema integrado de Gestión de Calidad, Ambiente y
Seguridad y Salud en el trabajo, bajo el esquema de las Normas Internacionales
ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007.
PROCESO DE QHSE
1. No se evidenció los soportes de la realización de la "Campaña de
seguimiento a PQR por no paradas a los paraderos", cuyo requerimiento está
definida en las estrategias de la parte Usuario, contraviniendo el numeral 4.2
de ISO 9001:2015.
2. 2. No evidencia que se hayan realizado, simulacros de emergencia ambiental
durante el último año, en alguno de los patios. El último simulacro ambiental
por derrame de hidrocarburo, se realizó el 16 de septiembre de 2016,
incumpliendo el numeral 8.2 de la norma ISO 14001:2015.
PROCESO DE MANTENIMIENTO
1. No se evidenció documentado el Plan de Mantenimiento de los equipos y
herramientas especializados del patio tintal, contraviniendo el numeral 7.1.1
de ISO 9001:2015.
Las causas de las Quejas por demoras en la frecuencia del servicio Zonal se debe
a: circulación por carril compartido, no exclusivo como en troncal; el mal estado de
las vías en la ciudad; circulación de la flota del TPC y en general a que el Ente
Gestor no ha permitido crecer la flota que previó en el año 2009 conforme a las
nuevas condiciones que tiene la ciudad.
Las causas de las Quejas por comportamiento indebido de los operadores se debe
a: que muchos de los operadores vienen del TPC con una cultura organizacional
pobre. El área de Capacitación y Formación se encuentran trabajando con los
operadores en una nueva cultura a través de un programa de cambio cultural.
También se atribuye al estrés generado por el volumen de tráfico en la ciudad y a la
poca tolerancia de los conductores de las empresas del TPC u otros, hacia los
conductores del Sistema002E
Las causas de las Quejas por incumplimiento en las paradas se deben en especial
a que la comunidad instala paraderos no autorizados y ellos no están controlados
por Transmilenio S.A. ni aparecen en las unidades lógicas de los vehículos. De igual
forma, los paraderos han sido instalados en zonas que en la actualidad ya no
permiten la parada de los vehículos (ciclorutas). También los usuarios siguen con la
cultura del TPC acostumbrados que el vehículo para el cualquier sitio de la ruta o
en algunos casos esperan que le bus se detenga sin hacerle ninguna señal solo por
el hecho de estar en el paradero.
Cumple con los objetivos del sistema y se evidencia mejora en los proceso
El SIG es adecuado de acuerdo a los objetivos del sistema dando alcance suficiente
para mejorar el desempeño de los procesos de la organización permitiendo el
cumplimiento de indicadores, de los requisitos legales y los programas de formación
y capacitación al interior de la empresa adaptándose fácilmente a la operación.
A nivel financiero:
A nivel legal:
A nivel contractual:
A nivel organizacional:
Los procesos desarrollan por iniciativa propia mejora en los mismos que
repercuten en el mejoramiento de la organización.
Mejora el desempeño de los procesos de la organización a través del trabajo
en equipo impactando en los objetivos establecidos por la alta dirección.
Ejemplo de ello es el caso de la disminución de pérdidas de servicios por las
mesas de trabajo interdisciplinarias en cada patio.
Promueve la coherencia institucional aportando al cumplimiento de ser
reconocidos como líderes y actores importantes en la Implementación y
operación del SITP, como constancia de ello se tiene el reconocimiento por
parte de la Interventoría y el Ente Gestor como el operador con el mejor
manejo y desempeño ambiental del SITP y el de más avance en
compromisos de implementación y desimplementación de flota usada de la
ciudad.
Las oportunidades de mejora para el SGI se han consignado a lo largo del recorrido
de la revisión de cada uno de los ítems y seguimientos de los procesos aquí
referidos.
Con relación a las acciones necesarias enfocadas hacia los objetivos ambientales
no alcanzados, se evidencia que se han realizado los seguimientos y por qué no se
ha logrado en los casos específicos alcanzar el nivel esperado.