UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR

Facultad de Ciencias Empresariales

Ingeniería de Sistemas Empresariales

PROYECTO DE SISTEMA DE
GESTIÓN DE ESTUDIANTES Y
MATRICULAS DEL COLEGIO JUNTOS
CIENTIFICA

Acta de Constitución
del Proyecto
Versión 1.0

Elaborado por:
 Llacchuarimay De la cruz,
Betsy Nataly
 Delgado Tantalean, Dilmer
Marin
 Gutierrez Argomedo,
Alexandher
 Romero Ramos, Anthony
Alex

Abril, 2018
 Proyecto: Proyecto de Sistema de Gestión de
Fecha: 13/04/18
estudiantes y matriculas
Asunto: Acta de Constitución del Proyecto

CONTROL DE VERSIONES

PARTES QUE FECHA DE ELABORADO REVISADO APROBADO

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
CAMBIAN CAMBIO /MODIFICADO POR POR POR

1.0 Definición de Versión Inicial 13/04/18 Nataly Alexandher Dilmer Delgado

acta de Llacchuarimay, Gutiérrez
constitución Anthony Romero

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Gestión de alumnos y matriculas
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Ubicación: Pantanos de villa – VES Actualización: 14/04/2018
 Proyecto: Proyecto de Sistema de Gestión de
Fecha: 13/04/18
estudiantes y matriculas
Asunto: Acta de Constitución del Proyecto

TABLA DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN ....................................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

2. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO .......ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
3. NECESIDADES DEL CLIENTE ..............................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
4. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PRODUCTO .......ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
5. OBJETIVOS DEL PROYECTO ...............................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
6. REQUERIMIENTOS ...............................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
6.1. REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO ........................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
6.2. REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO ........................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
7. JEFE DEL PROYECTO Y SU NIVEL DE AUTORIDADERROR! BOOKMARK NOT
DEFINED.
8. ALCANCE DEL PROYECTO ..................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
8.1. ENTREGABLES DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO .. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
8.2. ENTREGABLES DE LA INGENIERÍA DEL PROYECTOERROR! BOOKMARK NOT
DEFINED.
9. PLAZOS DEL PROYECTO .....................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
9.1. CRONOGRAMA GENERAL ......................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
9.2. HITOS ........................................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
10. PRESUPUESTO .....................................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
11. INVOLUCRADOS ...................................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
11.1. INTERESADOS ............................................................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
12. RESTRICCIONES DEL PROYECTO .....................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
13. SUPUESTOS DEL PROYECTO .............................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

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Fecha: 13/04/18
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1. INTRODUCCIÓN

El proyecto de Sistema de Gestión administrativa de Centros Educativos, Gestión de Estudiantes y Matriculas es un

mecanismo de facilitación especializado en Odoo para la gestión administrativa de Colegios, Institutos y
Universidades, específicamente en el proceso de Gestión de matrículas y Alumnado que permite a optimizar y de esta
manera potenciar el negocio.

La implementación de este sistema de gestión representa un proyecto estratégico para el negocio de la educación,
ya que, utilizando este software la búsqueda de información estará mucho más accesible y rápido de encontrar. Para
lograr este propósito emplearemos un sistema de ERP integrado con código abierto que cuenta con licencia GNU
AGPL y este será adaptado según nuestras necesidades.

2. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto: Sistema de Gestión administrativa de Centros Educativos, Gestión de Estudiantes y
Matriculas.
Patrocinador: Universidad Científica del Sur.
Presentado por: Dilmer Delgado, Nataly Llacchuarimay, Alexandher Gutiérrez, Anthony Romero
Fecha de Presentación: 16/04/18

3. NECESIDADES DE LAS INSTITUCIONES Y UNIVERSIDADES

1. Optimizar el registro y admisión de estudiantes, con manejo de tarifas y pagos, duración de la matrícula,
gestión de las características de los cursos, validación de cualidades de ingreso, entre otras.

2. Obtener una herramienta para la administración de la información de los estudiantes, como sus notas, datos
personales, dirección, entre otras.

4. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PRODUCTO

Solución tecnológica que optimiza y automatiza el proceso de administración de información estudiantes y

matrículas de los mismos, así como también facilita la búsqueda de dicha información.

5. OBJETIVOS DEL PROYECTO

 El proyecto debe terminar en el plazo especificado en la propuesta de solución que se hace referencia en el
presente documento.

 El proyecto debe terminar con el presupuesto de la propuesta económica para ser distribuido en los centros
de costos de las áreas involucradas.
 El sistema propuesto y desarrollado debe cumplir con todos los requerimientos especificados.

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6. REQUERIMIENTOS

6.1. REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO:

El producto “Sistema de Gestión administrativa de Centros Educativos, Gestión de Estudiantes y Matriculas”, mejorara
el sistema existente de manejo de información de estudiantes y gestión de matrículas.

Implantación de una solución tecnológica de Gestión de Estudiantes y matriculas, con los siguientes requerimientos:

 Interfaz de sistema ágil y fácil de utilizar.

 Registro y admisión de estudiantes.
 Control de la gestión del alumno. Imputación de pagos y gastos.
 Gestión y emisión de matrículas.
 Creación y aprobación de documentos por parte de las áreas involucradas.

6.2. REQUERIMIENTOS DEL PROCESO:

 Tiempo: 4 meses.
 Costo: 0 soles.
 El desarrollo del proyecto se realizara en las instalaciones de la Universidad Científica del sur .

7. RESPONSABLES DEL PROYECTO Y NIVEL DE AUTORIDAD

ROL NOMBRES Y DESCRIPCIÓN PROFESIONAL RESPONSABILIDADES

APELLIDOS

Gestión del Proyecto durante las fases

Jefe del Proyecto de Inicio, Planificación, Ejecución,
Dilmer Delgado Estudiante de ingeniería de sistemas Seguimiento y Control, y Cierre del
con habilidades de liderazgo. proyecto.

Aprobación de cambios.
Digitalizador de Estudiante de ingeniería de sistemas Revisar la información puesta en el
proyecto Nataly con habilidades creativas, mente proyecto.
Llacchuarimay abierta para realizar un buen trabajo
y capacidad de corregir y analizar Documentar el proyecto.
informaciones.
Encargado adaptar el sistema ODOO
Programador Alexandher Estudiante de ingeniería de sistemas de acuerdo a los requerimientos del
Gutierrez con habilidad en programación. proyecto y a las necesidades del
mismo.

Estudiante de Ingeniería de Encargado de reunir, analizar e

Analista Anthony Romero Sistemas Empresariales con interpretar todos los datos que le sean
habilidades y conocimientos en encomendados por la empresa.
requerimientos y análisis de DB.

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8. ALCANCE DEL PROYECTO

8.1. ENTREGABLES DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO

 Acta de Constitución del Proyecto

 Plan de Gestión del Proyecto
 Informe de Estado
 Acta de Reunión
 Acta de Cierre del Proyecto
 Lista de riesgos

8.2. ENTEGRABLES DE LA INGENIERÍA DE PROYECTOS

Se utilizará la metodología de análisis estructurado y orientado a objetos.

 MODELO DEL NEGOCIO

 Mapa de procesos del negocio
 Modelamiento de procesos de negocio
- Identificación de los Procesos del Negocio
- Identificación de los actores del entorno del negocio
- Descripción de los Casos de Uso del Negocio
- Especificación de Reglas de Negocio
 ANÁLISIS DE SISTEMAS
 Requerimientos del sistema de información
 Análisis de los casos de uso
 Especificación de interfaces con otros sistemas
 DISEÑO DE SISTEMAS
 Diseño físico de datos
 CONSTRUCCIÓN DEL SISTEMA
 Instalación de Odoo
 Empezar con la adaptación de Odoo al proyecto
 Avance de la construcción del sistema
 Software construido y Pruebas Unitarias
 PRUEBAS DEL SISTEMA
 Documentación Técnica
 Migración e ingreso de Datos
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 Pruebas del Sistema

 Pruebas de Aceptación
 Documentación Técnica Actualizada

NO ESTA CONTEMPLADO DENTRO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

 Mantenimiento al sistema
 Servicio de atención al cliente mediante el software
 Actualizaciones futuras
 Proporcionar servidores
 Contratación de base de datos
 Implementación del sistema en varios dispositivos
 Entrenamiento a Usuarios

9. PLAZOS DEL PROYECTO

9.1. CRONOGRAMA GENERAL

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4

NOMBRE DE TAREA SESIONES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

FASE DE INICIACION

Mapa de procesos del X

negocio
Modelamiento de X
procesos de negocio
Análisis de los casos de X
uso
Especificación de X
interfaces con otros
sistemas
Diseño físico de datos X

Instalación de Odoo X

Empezar con la X
adaptación de Odoo al
proyecto

Avance de la X
construcción de sistema
Software construido y X
Pruebas Unitarias
Documentación Técnica X

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Asunto: Acta de Constitución del Proyecto

Migración e ingreso de X
Datos

Pruebas del Sistema X

Pruebas de Aceptación X

Documentación Técnica X X
Actualizada

9.2. HITOS

Para el desarrollo del Proyecto, se han definido los siguientes:

Hito Fecha
Acta de Constitución Aprobada 16/04/2018
Acta de Aprobación del Diagrama de Actividad 18/04/2018
y especificaciones del Modelo de Negocio
Acta de Aprobación del Modelo de Análisis del 07/05/2018
Sistema
Acta de Aprobación del Modelo de Diseño del 14/05/2018
Sistema
Acta de Aprobación de la Construcción del 25/06/2018
Sistema
Cierre del Proyecto 09/07/2018

10. PRESUPUESTO
- Costos estimados del Proyecto: estimado en 6, 000 soles
 Contrato de Diseño y Construcción: 4,000 soles (sueldo estimado en un mes de trabajo)
 Costos internos: 2,000 soles (materiales necesarios, lápices, colores, hojas bond, USB, internet y
servicios)

11. INVOLUCRADOS
11.1 INTERESADOS

NOMBRES Y ROL UNIDAD/AREA A ORGANIZACIÓN

APELLIDOS LA QUE
PERTENECEN
Dilmer Delgado Jefe de proyecto Est. Ingeniería de CIENTIFICA
Sistemas

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Asunto: Acta de Constitución del Proyecto

Nataly Digitalizador de Est. Ingeniería de CIENTIFICA

Llacchuarimay proyecto Sistemas
Alexander Gutierrez Programador Est. Ingeniería de CIENTIFICA
Sistemas
Anthony Romero Analista Est. Ingeniería de CIENTIFICA
Sistemas

12. RESTRICCIONES DEL PROYECTO

 Para lograr la implementación de dicho sistema, será necesario que el equipo del proyecto de la Facultad
de Ingeniería de Sistemas, así como las IT participen en las diferentes fases del proyecto en horarios y
tiempos establecidos.

 Debe garantizarse la integridad y confidencialidad de la información de la empresa que puede verse afectada
al dar acceso al público en general.
 Utilizar los siguientes estándares tecnológicos:
 Metodología del PMI para la Gestión de Proyectos
 Software de gestión empresarial Odoo
 Herramienta de modelamiento Bizagi
 Lenguaje de programación Visual Studio 2017
 Base de Datos SQL Server 2013
 Sistema Operativo Windows 10

13. SUPUESTOS DEL PROYECTO

 Se asume el cumplimiento de la participación programada para el personal funcional de la universidad y
representantes de las áreas involucradas según el plan de actividades.
 Se dispondrá de los equipos necesarios para las pruebas y puesta en producción de la solución.
 Se tiene definido los estándares de diseño, colores, distribución de información y fuentes.
 Debido a que el personal brindará el apoyo en el desarrollo del proyecto, es necesario que el tiempo de
respuesta de las áreas involucradas sea inmediato.

Fecha: Lunes, 16 de marzo del 2018

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