Extensie GDPR

Trendix ERP
Cuprins

Extensie GDPR Trendix ERP ........................................................................................................................... 3

1. Preluarea acordurilor GDPR prin intermediul aplicatiei accesibila dintr-un dispozitiv de tip
tableta/smartphone. Acestea sunt transferate in aplicatia Trendix......................................................... 4
2. Preluarea acordurilor GDPR in format hartie, cu posibilitatea introducerii in aplicatia Trendix.... 10
3. Module pentru care se pot prelua acorduri ................................................................................... 12
4. Nomenclatoare ............................................................................................................................... 13
a. Definire acorduri GDPR ............................................................................................................... 14
b. Definire canale de comunicare ................................................................................................... 15
c. GDPR ........................................................................................................................................... 16
 Extensie GDPR Trendix ERP

Directiva privind protecția datelor cu caracter personal 95/46/EC este inlocuita, in mare masura,
de conceptul GDPR. Solicitarea acordului trebuie sa fie in forma inteligibila si usor accesibila. In acest scop
Trendix ERP a creat o modalitate facila de a prelua acordurile partenerilor, de a le gestiona si stoca.

Preluarea acordurilor GDPR prin intermediul Trendix se poate realiza prin doua cai
complementare.
1. Preluarea acordurilor GDPR prin intermediul aplicatiei accesibila dintr-un dispozitiv
de tip tableta/smartphone. Acestea sunt transferate in aplicatia Trendix.

Aplicatia pentru preluarea acordurilor privind GDPR se poate instala pentru device-urile
care au ca sistem de operare Android. Dupa instalare si efectuarea configurarilor necesare de
catre echipa Trendix (conectarea cu aplicatia Trendix) se va putea incepe preluarea acordurilor
aferente tertilor existenti.

In aceast ecran se pot cauta tertii (clientii) pentru care se doreste preluarea acordului
GDPR. Dupa introducerea caracterelor corespunzatoare si apasarea butonului de cautare (lupa),
se va deschide un nou ecran din care se va putea selecta tertul.
 Tertii pentru care au fost preluate acorduri sunt evidentiati cu culoarea verde. Efectuarea
unui click pe unul din terti, face trimitere catre pagina urmatoare. Indiferent ca se selecteaza un
tert evidentiat cu verde (pentru care au mai fost preluate acorduri) sau un tert evidentiat cu
albastru, pagina ce se deschide, este cea de preluare un nou acord. In acest mod se permite
actualizarea continua a acordurilor.
 Semnatura va fi salvata in format digital cu posibilitatea relistarii acestui acord.

De asemenea, filtrarea si cautarea in interiorul aplicatiei se poate realiza la diverse nivele

de operare a datelor. Unul dintre acestea este “Comenzi de lucru”. Se vor prezenta toate
comenzile din ultimele 90 de zile, 60 de zile, 30 de zile sau o zi, in functie de selectia operatorului.
 La nivelul aplicatiei se pot configura diverse setari specifice fiecarui utilizator: filtre, codul
de Securitate pentru preluarea acordurilor.
 Fluxul firesc al preluarii acestor acorduri ar fi urmatorul :

a. Clientul se prezinta in cadrul sediului societatii.

b. Atunci cand acestuia I se deschide o comanda, preiau date etc., operatorul are obligatia de a
solicita un acord pentru posibilitatea contactarii ulterioare in diverse scopuri prestabilite.
c. Se cauta numele clientului/comanda sau alte detalii despre persoana respective si se
selecteaza.
d. Clientul completeaza optiunile dorite pe device.
e. Informatiile sunt direct salvate in aplicatia Trendix.
 2. Preluarea acordurilor GDPR in format hartie, cu posibilitatea introducerii in aplicatia
Trendix.

Aceasta metoda de preluare poate exista si fara existenta extensiei pentru tableta. De asemenea,
functioneaza ca si metoda de back-up pentru situatii in care tabletele nu functioneaza din diverse motive
(lipsa bateriei, lipsa conexiunii la internet etc.).

La nivelul comenzilor de lucru, acordurile se pot prelua atat pentru client (personae fizice) cat si pentru
persoane de contact, respective delegate.

Apasarea butonului rosu cu caption “0/4” ne va deschide o machete intuitive de preluare a

acordurilor pentru persoana respective.

In urma selectarii optiunilor persoanei, culaorea cat si afisajul butonului se vor schimba in functie
de selectia efectuata. Exemplu : daca tertul a hotarat ca doreste sa primeasca doar “Publicitate…” si
chestionare pentru “Evaluarea satisfactiei…”, acesta va avea atasata eticheta “2/4”. Pentru a putea
prealua astfel de acorduri este impetuos necesar ca cel putin unul din canalele de comunicare sa fie
selectat.

In lista afisata in partea din stanga se desfasoara un istoric al acordurilor preluate pentru persoana
selectata.
 Tertul poate opta pentru a refuza orice metoda de comunicare intre el si societatea solicitatoare.
Aceasta se efectueaza bifand optiunea “Refuz preluare acorduri”.

Tot in partea de jos a machetei se poate atasa un fisier aferent acordului. Aceasta se efectueaza
apasand butonul reprezentat printr-o agrafa de birou. In urma apasarii, se va solicita fisierul ce se doreste
a fi atasat.

In partea de sus, in coltul din dreapta al machetei, se poate lista acordul ce urmeaza a fi completat
de catre tert. Acesta se poate personaliza in functie de necesitatile fiecarei societati.

Fluxul firesc al preluarii acestor acorduri ar fi urmatorul :

f. Clientul se prezinta in cadrul sediului societatii.

g. Atunci cand acestuia I se deschide o comanda, preiau date etc., operatorul are obligatia de a
solicita un acord pentru posibilitatea contactarii ulterioare in diverse scopuri prestabilite.
h. Se apasa butonul marcat cu semnul imprimantei. Acesta deschide documentul personalizat
care poate fi listat la imprimanta.
i. Clientul completeaza pe foaia listata optiunile dorite.
j. Operatorul, avand foaia clientului, completeaza optiunile acestuia in program si ataseaza
fisierul scanat.
 3. Module pentru care se pot prelua acorduri

Acorduri se pot prelua pentru diverse sectiuni ale Trendix ERP. Se pot prelua acorduri pentru terti, din
macheta corespunzatoare tertilor, clientilor fideli, client potentiali, clienti potentiali PVC, deci din
modulele de incasare cu bon fiscal, facturi, comenzi de lucru, comenzi PVC, client fideli, CRM, Hotel, Spa
etc. Preluarea din aceste module functioneaza in mod similar cu descrierea prezentata mai sus, accesand
pentru fiecare din situatii, controlul pentru preluare acord.
 4. Nomenclatoare

Meniul ce cuprinde setarile privind GDPR se gaseste in calea : Gestiune -> GDPR. De aici se fac
configurarile necesare.
a. Definire acorduri GDPR

Aici se pot adauga / modifica/ sterge tipurile de acorduri. Se introduce denumirea, cod, intervalul
in care acest acord este valabil, cat si starea lui si o descriere.
b. Definire canale de comunicare

Sunt predefinite canale de comunicare. Acestea pot fi setate ca active sau inactive.
 c. GDPR

Aceasta macheta cuprinde toate acordurile preluate pentru diversele tipruri de terti.

Se pot gestiona acordurile prin agaugare, atasare fisiere. Macheta are posibilitatea de a fi filtrate
conform necesitatilor. In partea de jos se detaliaza acordurile si canalele corezpunzatoare fiecarui acord.