ANEXOS Y MATRICES

ANEXO N° 1:
CRONOGRAMA DE PROCESO DE PLANEAMIENTO Y EVALUACION DEL POI- 2015-UGEL El Collao

Ener Feb marz abri Mayo Juni Juli Agt. Set Oct. Nov. Dic. RESPONSABLE
o o l o o
FORMULACION
Conformación de equipo técnico X GRPPAT , Sub Gerencia
responsable de formulación del POI de Planeamiento
Revisión de directiva de formulación y X GRPPAT , Sub Gerencia
socialización con todas las áreas de la de Desarrollo
institución Institucional
Determinación de fechas de entrega y Órganos y
análisis de productos (cronograma) dependencias del
Gobierno Regional
Director de Gestión Institucional X Presidencia Regional
solicita formalmente los planes
operativos de las áreas de la
institución (memorándum que adjunta
el cronograma de entrega)
Presentación de los requerimientos X Unidades Orgánicas y
por cada área de la UGEL y DREP. Órganos
desconcentrados
Análisis de la información presentada
Elaboración PROGRAMACION y X Sub Gerencia de
FORMULACION del POI Planeamiento
Levantamiento de observaciones X Unidades Orgánicas y
propuesta del POI consolidado Órganos
desconcentrados
Aprobación, difusión y publicación del Presidencia- GRPPAT
POI
SEGUIMIENTO
Reportes semestrales a cada área de X Unidades Orgánicas y
la UGELy DRE Órganos
desconcentrados
EVALUACION DEL POI
Presentación de los informes de X Unidades Orgánicas y
evaluación consolidados del POI Órganos
(primer semestre y anual) a órganos desconcentrados
de planeamiento correspondientes
Opinión técnica a informes a cargo de X Sub Gerencia de
los responsables sectoriales Planeamiento
REPROGRAMACIÓN DEL POI X Unidades Orgánicas y
Órganos
desconcentrados
Presentación de los Informes de X Unidades Orgánicas y
Evaluación Anual Órganos
desconcentrados
Informe Consolidado de la Evaluación X Áreas de Planeamiento
Anual
 Anexo 2: Glosario

- MINEDU: Ministerio de Educación

- GR: Gobierno Regional
- GRPPAT: Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial del Gobierno regional.
- DRE: Dirección Regional de Educación
- UGEL: Unidades de Gestión Local Educativa
- AGI: Área de gestión institucional de las DREC y UGEL
- AGP: Área de gestión pedagógica de las DRE y UGEL
- Entidades: Son las instituciones de cada uno de los sectores, con la que
mantiene relación de coordinación para fortalecer las funciones de rectoría y
regulación.

- Plan Bicentenario: Plan Estratégico de Desarrollo Nacional del Perú.

- PEN: Proyecto Educativo Nacional
- PESEM: Plan estratégico multisectorial es un Instrumento de gestión que
incorpora los lineamientos, orientaciones y prioridades sectoriales formuladas
por los sectores institucionales del nivel de gobierno nacional para orientar la
ejecución de los recursos al cumplimiento de las funciones primordiales del
estado, en un periodo quinquenal, dentro de un horizonte de mediano plazo.
- PP: Programa Presupuestal: Es una intervención articulada del estado, entre
sectores y por niveles de gobierno en torno a la solución de un problema
central que aqueja a la población del país.
- Organizaciones claves: a aquellas con intereses políticos, económicos,
sociales, académicos u otros en el sector o territorio.
- PELA: Programa Presupuestal Logros de Aprendizaje en educación básica
regular.
- PDRC: Plan de Desarrollo Regional Concertado
- PDLC: Plan de Desarrollo Local Concertado
- PER: Proyecto educativo regional
- PMPE: Plan De Mediano Plazo en Educación el mismo que equivalente al PEI
en algunas regiones.
- PEI: Plan Estratégico Institucional es un Instrumento orientador de la
gestión institucional de los Gobiernos Regionales, responde a la priorización de
los objetivos estratégicos institucionales de mediano plazo.
Objetivo Estratégico Es la descripción del propósito a ser alcanzado, que es
medido a través de indicadores y sus correspondientes metas, las cuales se
establecen de acuerdo al periodo del plan estratégico. El objetivo estratégico
está compuesto por el propósito, los indicadores y las metas.
- PEL: Proyecto educativo Local de cada UGEL
- Articulación de Planes Estratégicos: Es el análisis mediante el cual se
asegura que los objetivos estratégicos y sus correspondientes indicadores y
metas, identificadas en los diferentes procesos de planeamiento estratégico,
sean coherentes entre sí, no se contrapongan y contribuyan al logro de los
objetivos estratégicos establecidos en el sector o territorio, así como en el
PEDN
- POI: Plan Operativo Institucional es un documento de gestión que armoniza,
orienta y explica las actividades que una institución propone ejecutar en un año
fiscal, para cumplir los objetivos institucionales, con el recurso humano,
tecnológico, físico y económico disponible.
- Visión: Es la situación del sector o territorio que se espera alcanzar en el
futuro. Se usara como referencia la visión planteada en PRE, o PEL según
corresponda.
- Misión: Define la razón de ser de la entidad en el marco de las competencias y
funciones establecidas en su ley de creación; y de acuerdo a los criterios de la
modernización del Estado. Se usara como referencia la misión de la DREC o
UGEL según corresponda.
- Objetivo General Institucional: Es el cambio esperado en el corto plazo, que
reflejen los propósitos que en materia de servicios de administración, recursos
humanos, infraestructura y equipamiento desarrollara la institución. Responde
a la evaluación, selección y priorización de los objetivos estratégicos
institucionales de mediano plazo.

- Objetivo general del plan operativo: Es aquel cambio que se espera alcanzar
en la realidad que se interviene, en el término de un año, y significa la solución
a problemas generales identificados. A su vez tiene relación con los objetivos
estratégicos planteados por cada institución y con los objetivos generales
institucionales del Gobierno Regional del . Todo objetivo debe ser susceptible
de medición a través de indicadores verificables.

- Objetivo específico: Propósito particular que tiene un mayor nivel de detalle y

complementariedad, que grafica el resultado a alcanzar.

- Categoría Presupuestal: Categoría dentro del sistema nacional de

presupuesto a la que será afectada financieramente una actividad (programas
presupuestales -PPR, acciones centrales - AC, Asignaciones presupuestales
que no resultan en productos - APNP)

- Producto: Es el conjunto articulado de bienes y/o servicios que recibe la

población beneficiaria con el objetivo de generar un cambio. Los productos son
la consecuencia de haber realizado, según las especificaciones técnicas, las
actividades correspondientes en la magnitud y el tiempo previstos.
- Actividad: Actividad: Es una acción sobre una lista específica y completa de
insumos (bienes y servicios necesarios y suficientes), que en conjunto con
otras actividades garantizan la provisión del producto. Se debe considerar que
la actividad deberá ser relevante y presupuestable
- las actividades pueden ser de carácter permanente, periódico o temporal.
Constituye la unidad básica para la determinación de los recursos humanos,
físicos y financieros necesarios. Se desarrolla para lograr una meta
determinada.
- Acciones comunes: Son los gastos administrativos / logísticos de carácter
exclusivo del PP, los que además no pueden ser identificados en los productos
del PP, ni pueden ser atribuidos enteramente a uno de ellos. Se diferencia de la
Acción Central en el carácter exclusivo del gasto asociado a un PP. Por
ejemplo: monitoreo del PP, gestión del PP, etc
- Indicadores de desempeño: Son “medidas que describen cuán bien se están
desarrollando los objetivos de un programa, un proyecto y/o la gestión de una
institución”
Un indicador de desempeño tiene dimensiones de eficacia, eficiencia, calidad,
y/o economía.
o Eficiencia: Cuando se mide la relación entre la producción de un bien o
servicio, y los insumos que se utilizan.
 o Eficacia: Cuando mide el grado de cumplimiento de los resultados u
objetivos de política.
o Calidad: Cuando mide la capacidad de la intervención
o para responder a las necesidades de su población objetivo.
o Economía: Cuando mide la capacidad para administrar los recursos
financieros

- Formulación: Etapa en la cual se determina y organiza en mayor detalle las

diversas facetas de la situación actual, detallando las posibles actividades,
metas y cronograma de ejecución de los recursos necesarios, de acuerdo a la
asignación presupuestaria que otorga el ministerio de economía y finanzas.
- Evaluación: Proceso de comparación, medición o enunciado de un juicio de
valor en relación al cumplimiento de los objetivos propuestos en el plan. La
evaluación es un mecanismo de aplicación periódica que permite establecer la
pertinencia de las acciones programadas en función de los objetivos y metas
institucionales; permite formular juicio de valor sobre su diseño, aplicación y
uso de los recursos; determina los progresos alcanzando en un determinado
periodo de tiempo, identificando sus factores causales e incorpora propuestas
de mejora para la gestión institucional.
- Fuentes de financiamiento: Clasificación presupuestaria de los recursos
públicos, orientada a agrupar los fondos de acuerdo con los elementos
comunes a cada tipo de recurso. Su nomenclatura y definición están definidas
en el clasificador de fuentes de financiamiento para cada año fiscal.
- Específicas de gasto: Responde al desagregado del objeto del gasto y se
determina según el clasificador de los gastos públicos
- Cuadro de necesidades: es la descripción detallada de los requerimientos de
bienes y servicios para un año determinado. Se desprende de la identificación
de las actividades y es el insumo principal para la elaboración del plan anual de
adquisiciones.
- Gastos de operación de la entidad: Son aquellos que financian el conjunto
de actividades, operaciones y procesos necesarios que aseguran la provisión
adecuada y continua de viene y servicios en la entidad.
- Integralidad: Está referida a la aplicación del marco normativa, técnico y
administrativo vinculado a las actividades, metas y objetivos sujetos de
seguimiento y/o evaluación de tal manera que permita el análisis integral de los
mismos y sustente adecuadamente los juicios de valor que de tal proceso se
emitan.
- Genéricas de gasto: Agrupa los gastos según su objeto, de acuerdo con
determinadas características comunes.
- Monitoreo: El monitoreo o seguimiento de un plan operativo es un mecanismo
continuo de control gerencial fundamental en la medida en que permite
identificar oportuna y objetivamente las distorsiones en el logro de la metas y
objetivos trazados, usando principalmente, indicadores clave que midan su
grado de cumplimiento, facilitando de esta manera la toma de decisiones para
reorientar el recurso de las acciones a fi que resulten pertinentes para los fines
propuestos.
- Participación: Entendida como la integración de los decisores y equipos
técnicos en el proceso de planeamiento, en general es un requisito
imprescindible para alcanzar la legitimidad de sus resultados, implica además,
proporcionar información relevante para efectos del seguimiento y evaluación
así como en llevar a cabo las acciones necesarias para el cumplimiento de las
actividades programadas y la rendición de cuentas necesaria en el proceso de
evaluación.
- Plan anual de adquisiciones y contrataciones: herramienta de gestión que
contiene los procesos de selección programados (bajo cualquier modalidad) a
 ser convocados durante el año fiscal. Su elaboración se desprende del plan
operativo y su presupuesto puede ser igual, menor o mayor al aprobado.
- Recursos públicos: Todos los recursos financieros y no financieros de
propiedad del Estado o que administran las entidades del sector público.
- Unidad ejecutora: Las denominadas como tales en la normatividad
presupuestal y que tienen a su cargo la ejecución del PIP, así como a las
empresas del sector público no financiero que ejecutan PIP.
- Unidad operativa: Direcciones, oficinas y unidades que conforman la
estructura orgánica de la sede del Gobierno Regional del , Proyectos
Especiales Regionales y unidades ejecutoras, sean órganos de apoyo o
asesoría, a través del cual se desarrollan un conjunto de funciones
especializadas, coherentes y articuladas con funciones de rectoría y
regulación.
- Globalidad e integralidad: Porque debe tener alcance a todas las
dependencias administrativas del Gobierno Regional.
- Flexibilidad.- Susceptible de aceptar cambios justificados en la etapa de
ejecución por efecto de situaciones imprevistas a otros factores que incidan.
- Racionalidad: Orientada hacia una adecuación de los medios disponibles a los
objetivos previstos, para el logro de los resultados con el menor costo de
oportunidad y con máximo de eficiencia.
- Concertación: Deberá permitir la concertación de las acciones en los distintos
componentes de la organización.
- Eficiencia: Debe procurar una adecuada y oportuna utilización de los recursos
del Gobierno Regional.
 ANEXO N° 3

CONTENIDO DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

I. INTRODUCCION

II. BASE LEGAL

III. DIAGNOSTICO SITUACIONAL

Las Unidades de Gestión Local Educativa, incluirán un resumen ejecutivo

actualizado, de la situación en el ámbito de intervención tomando como base
los criterios metodológicos apropiados (talleres participativos en los que se
encuentren presentes las áreas de gestión institucional y pedagógica con los
responsables y especialistas), considerando los siguientes contenidos mínimos:

5.1. Identificación de problemas (considerando el análisis por las diferentes áreas,

AGI, AGP)

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas

Dirección

Tramite
documentario

Relaciones
publicas

Archivo

Área de
gestión
institucional

Planificación

Presupuesto

Racionalización

Estadística

Área de
gestión
pedagógica

Educación
básica regular
(inicial, primaria
secundaria)

Educación
básica especial

Educación
básica
alternativa

Educación
superior no
universitaria

Administración

Personal

Abastecimiento

Contabilidad

Tesorería

Bienestar social

Asesoría
jurídica

OCI

Análisis descriptivo del cuadro precedente

5.2. Estadística educativas atendidas de la UGEL

POLIDOCENTE
UNIDOCENTES MULTIGRADO
NIVEL/MOD COMPLETA
ALIDAD II.E DOCEN ALUM II.E DOCEN ALUM II.E DOCEN ALUM
E. TES NOS E. TES NOS E. TES NOS
Inicial
Escolarizado
Inicial No
Escolarizado
Primaria de
Menores
Primaria de
Adultos
Secundaria
de Menores
Secundaria
de Adultos
Técnico
Productiva
Básica
Especial
Básica
Alternativa
 TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0
IV. PERSPECTIVAS

1.1. Visión y Misión Institucional

Visión y Misión del País, del Gobierno Regional, y de las dependencias

considerando para el efecto la articulación sectorial nacional el siguiente
cuadro, de tal manera de articular dichos planes.

ARTICULACION DE PLANES

Nacional REGIONAL LOCAL

Plan PEN / PDCR PER PDCL PEL

Bicentenario MINEDU / GR /DREC

Visión

Misión

V. ARTICULACIÓN DE OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y PRIORIDAD

INSTITUCIONAL

Documento de Gestión

PER PEL PMPE/PEI Prioridad Institucional

2015
Objetivos OE 1: Sociedad Sociedad
estratégicos educadora educadora

OE2: Docencia Docencia en la Docencia en la

en la región provincia región (diseño
curricular)

OE3: Oportunidades Universalización

Oportunidades educativas de oportuna, integral y
educativas para calidad para de calidad a niños y
niñas de 0 a 5 años.
todos y todas todos y todas

OE4:Gestión Gestión Gestión educativa

educativa educativa descentralizada
descentralizada descentralizada

OE5: Afirmación Aprendizajes Afirmación cultural e

cultural e significativos interculturalidad
interculturalidad para la vida
 VI. PROGRAMACIÓN

7.1. Determinación de objetivos del Plan Operativo Institucional

Estos objetivos se desprenderán de las prioridades institucionales

establecidas en la tabla anterior, por lo que el plan operativo
tendrá un objetivo general y objetivos específicos.

7.2. Determinación de los indicadores

Indicadores de los Objetivos específicos en educación serán

determinados por el órgano de planificación de la entidad
institucional en coordinación con cada unidad de gestión
descentralizada (unidad operativa o ejecutora) correspondientes
del mismo modo se utilizaran los indicadores de los programas
presupuestales según corresponda.

Objetivo especifico Indicador Línea de Meta 2015

De resultado base 2014

7.3. Programación de Productos, actividades, tareas y metas

por categoría Presupuestal.

Se detallara los productos, actividades y tareas que ayudaran al

cumplimiento de los objetivos específicos en el caso de los producto,
actividades y tareas se utilizaran indicadores y metas (los cuales
provienen de los programas presupuestales especialmente el PELA
pues representa el 80% del presupuesto de la UGEL y DREP).

Objetivo Categoría Producto Activida Tarea Indicado Meta

especifico presupuesta d r anual
l

Seguidamente se procederá con la elaboración del cuadro de necesidades por cada

área, dicha información será insumo en la etapa de formulación (el cuadro de
necesidades presentado en el POI debe ser el consolidado de todas las áreas e
instituciones educativas del ámbito de la UGEL y DRE debe ser entregado como
anexo en la formulación). (Ver. Matriz 1 para llenado)
FORMATO CUADRO DE NECESIDADES DE BIENES Y SERVICO PARA EL AÑO 2015
REGION : _________________________________________

UGEL: : _________________________________________

Área:

TRIMESTRE
TOTAL ANUAL
PRIMER SEGUNDO TERCERO CUARTO
UNI. DE
ITEM DESCRIPCION COSTO
MEDIDA MONTO
CANT
E. F. M. A. M. JN. JL. Ag. S. O. N. D EN
IDAD
SOLES

VII. FORMULACION

1. Definición de productos, actividades, tareas (ver: Matriz 2)

i. Se establecerá una meta operativa por cada actividad y tarea

definida en función del resultado e indicador que se pretende
alcanzar.

ii. Se establecerá el costo por cada actividad en función a la

naturaleza del recurso asignado (fuente de financiamiento) y se
programara mensualmente. Así como la determinación de los
responsables de la ejecución de cada actividad y tarea.

Finalmente el informe y las matrices y anexos deberán ser firmados y visados por los
responsables.

Las MATRICES SE ENCUENTRAN EN EL ARCHIVO EXCEL ADJUNTO

ANEXO N° 4

ESQUEMA DE INFORME DE EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO

INSTITUCIONAL

I. GENERALIDADES: Señalar brevemente características relevantes de la

entidad, la organización del trabajo para la evaluación y sus implicancias en
la gestión.

II. DIAGNOSTICO GENERAL DEL PERIODO: Describir brevemente las

principales orientaciones y prioridades que se trazaron para el periodo,
relacionadas con las funciones asignadas y acciones programadas. Retos y
desafíos enfrentados. Para el caso de las entidades ejecutoras u operativas
propiamente dichas, se debe incluir información cuantitativa y cualitativa de
la evolución de los indicadores de producción y rendimiento.

III. RESULTADOS FÍSICO Y FINANCIERO ALCANZADOS EN EL MARCO

DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL: Revisión y descripción del
cumplimiento de metas y uso de los recursos presupuestales programados
y ejecutados, involucrados en la consecución de las actividades operativas
y objetivos generales. Evidenciar el presupuesto institucional de apertura
(PIA) y el presupuesto institucional modificado (PIM) durante y al final del
ejercicio y los indicadores de gestión presupuestales de eficiencia y
eficacia.

IV. ANÁLISIS INTEGRAL: Con la ayuda de los anteriores ítems, se realiza un

análisis integral de la gestión institucional considerando los principales
logros alcanzados motivo de análisis y los pendientes. Además, de manera
global se identificaran aquellos factores limitantes y las oportunidades
presentadas, detallando aquellos nudos críticos que impidieron alcanzar los
resultados proyectados, así como aquellas estrategias desarrolladas que
solucionarán la situación presentada.

Realizar el análisis integral y comentar de la incidencia de los logros

alcanzados de las principales actividades incluidas en ellas (actividades
trazadoras) y pertinencia de las no programadas para con los objetivos
específicos y por consiguiente en los objetivos generales del plan operativo,
comentar el/los indicadores obtenidos en cada caso , la valoración
alcanzada respecto al valor esperado. Es importante realizar una breve
descripción de la correlación que existe entre el logo de los indicadores y el
grado de cumplimiento de las actividades operativas que lo sustentan.

V. PERSPECTIVAS DE SUPERACIÓN: Determinar las soluciones técnicas

pertinentes y/o los correctivos necesarios, para evitar o superar
inconvenientes y/o deficiencias observadas durante el periodo analizado;
conclusiones y acciones a implementar, señalando responsables.
POI: Plan Operativo Institucional es un documento de gestión que armoniza, orienta y
explica las actividades que una institución propone ejecutar en un año fiscal, para
cumplir los objetivos institucionales, con el recurso humano, tecnológico, físico y
económico disponible. El POI es una herramienta de gestión que permite la ejecución de los
recursos presupuestales asignados en el PIA con criterios eficiencia, calidad de gasto y
transparencia.

Evaluación: Proceso de comparación, medición o enunciado de un juicio de valor en

relación al cumplimiento de los objetivos propuestos en el plan. La evaluación es un
mecanismo de aplicación periódica que permite establecer la pertinencia de las
acciones programadas en función de los objetivos y metas institucionales; permite
formular juicio de valor sobre su diseño, aplicación y uso de los recursos; determina
los progresos alcanzando en un determinado periodo de tiempo, identificando sus
factores causales e incorpora propuestas de mejora para la gestión institucional.