5.-M - P - V-Sistema Contable PDF

SISTEMA CONTABLE EN EXCEL Y ACCESS – CONTAEXCEL V. 3.0.
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CORPORACIÓN PERÚ CONTABLE
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA PESTAÑA “SISTEMA CONTABLE V 3.0”

Tal como lo indicamos anterior mente esta versión del sistema contable cuenta con tres
subsistemas o aplicativos:
APLICATIVO PLE 5.0

GESTOR DE INVENTARIOS
SISTEMA CONTABLE V 3.0
FACTURADOR ELECTRONICO - SUNAT
En esta parte del manual nos dedicaremos a describir las principales opciones que conforman
el sistema contable en Excel y Access.
Las opciones esta divididas en los siguientes grupos:
I. Datos generales
Ruta base de datos
Datos generales
Parámetros
Login
II. Asientos Contables
Inventario Inicial
Compras
Ventas
Asientos varios
Cuentas por cobrar Y/O pagar
Cierre contable
III. Operaciones del sistema
Actualizar Sistema
Modificar Y/O eliminar registros
PCGE
Reiniciar Data
IV. Reporte de Contables
Consulta por periodo
Reportes adicionales
V. Utilitarios
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CONTAEXCEL V. 3.0.5 ::::::: www.perucontable.com /tienda
SISTEMA CONTABLE EN EXCEL Y ACCESS – CONTAEXCEL V. 3.0.5
Crear Backup
Restaurar Backup
Generar Archivos en Pdf
Cuentas Bancarias
Daot
Reprocesar CUO’s
Reprocesar Estados de Operación
VI. Estados Financieros
Hoja de trabajo
Estados financieros contables
Estados financieros – SMV
Notas a los estados financieros
Detallemos cada uno de estas opciones
I. DATOS GENERALES.
1.1. RUTA BASE DE DATOS: Esta opción sirva para seleccionar la base de datos con
la cual trabajaremos; tal como lo hemos venido mencionando desde el inicio.
Al hacer clic en abrir nos mostrara el formulario de datos generales.
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1.2. DATOS GENERALES: Nos muestra el formulario de configuración general:
Inicialmente no permitirá hacer alguna modificación ya que la idea inicial del mismo
es solo mostrar la información de la empresa y que debemos confirmar; esto no impide
que hagamos las modificaciones pertinentes; para ello solo debemos hacer clic en la
opción modificar.
Para hacer efectivo cualquier modificación solo es necesario hacer clic en la opción
“ACTUALIZAR” y nos mostrara un mensaje de confirmación de dichos cambios.
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Entre las principales opciones que conforman este formulario y que están relacionados
al gestor de inventarios tenemos:
Nombres o razón social.

Ruc.
IGV (%).
Plan contable usado. – Por defecto estará seleccionado “PLAN CONTABLE
GENERAL EMPRESARIAL”.
Periodo. – compuesto por el año y el mes a en el cual vamos a trabajar, esta es
una de las opciones más delicadas en la que debemos tener mucho cuidado al
momento de trabajar nuestra información contable.
Esta opción la utilizaremos para cambiar de periodo (mes) e ingresar nuestras
operaciones.
Indicador de operaciones. – Por defecto será “Empresa o entidad operativa
Moneda utilizada. – como su nombre lo indica sirve para indicar la moneda en
la que será presentado la información contable; por defecto será nuevos soles.
Facturador Electrónico – Sunat: con esta opción podemos decidir si el sistema
emitirá facturas electrónicas a través del sistema facturador sunat (SFS –
SUNAT) que es el cuarto modulo del presente sistema.
Método de valuación: Para seleccionar el método de valuación que utilizaremos
para presentar nuestros KARDEX; podemos optar por el método “PROMEDIO
PONDERADO MOVIL” o “PEPS” dependiendo del criterio de cada
profesional.
Nota: esta opción lo podemos variar en cualquier momento no necesariamente
al inicio del periodo.
Dirección. – Información básica y necesaria para los encabezados de los libros
contables.
Ciudad. - Para ser utilizado en los reportes de los estados financieros.
Correlativo CUO. – Esta información nos va mostrando el correlativo utilizado
para codificar los asientos en el libro diario por ejemplo nos está mostrando el
numero 41; esto quiere decir que existen 41 asientos en el libro diario del mes
de enero del 2016.
También nos va a servir para reiniciar el correlativo a cero al empezar un nuevo
periodo por ejemplo si vamos a empezar a trabajar el mes de febrero debemos
ingresar e cero (0) en esta opción de tal forma que los asientos contables de este
mes empiecen desde el uno (1) y no con el cuarenta y dos (42).
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1.3. PARAMETROS: configuración de los principales parámetros a ser usados durante

el ingresa de información contable.
Con este formulario podemos configurar los principales cuentas contables y

porcentajes a ser considerados en el registro de las operaciones; inicialmente están
bloqueados los cambios de este formulario para proceder a modificar solo haremos
clic en modificar.
Generales: en este grupo seleccionaremos las cuentas contables correspondientes al
IGV, ISC Y OTROS TRIBUTOS; conceptos que son usados en los módulos de
compras y ventas de este sistema.
Detracciones: el objetivo de estos puntos es llevar un control más eficiente de
nuestras operaciones para lo cual este sistema nos ofrecerá reportes detallados de estos
tipos de operaciones todo esto basándonos en las configuraciones que hagamos
inicialmente.
Primero tenemos la cuenta principal con la cual manejaremos este tema quiere decir
la cuenta contable con la que controlaremos la cuenta de detracciones que ha sido
aperturada en el banco de la nación por defecto esta seleccionada la cuenta 1071:
Fondos sujetos a restricción; pero esto como todas las demás pueden ser cambiadas.
Asimismo, podemos llevar un control de las detracciones en operaciones de compras
y ventas para ello hemos creado su respectiva cuenta contable para estos casos.
Régimen de retenciones y Percepciones del IGV: Donde podemos configurar su
porcentaje actual y sus respectivas cuentas contables de control tanto para compras
como para ventas.
Otras retenciones relacionadas al Impuesto a la Renta: a diferencia de los puntos
anteriores este lo estamos trabajando con una solo cuenta contable tanto para compras
como para ventas.
Todas las cuentas pueden ser modificadas de acuerdo al criterio personal inclusive se
pueden crear nuevas cuentas contables para lo cual solo debemos utilizar el formulario
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de PCGE haciendo clic en el icono de búsqueda situado al costado de cada cuenta de

este formulario.
Mayores detalles del uso del módulo de PCGE diríjase al capítulo relacionado a este
punto que está en el grupo de “OPERACIONES DEL SISTEMA”.
II. ASIENTOS CONTABLES

Este grupo está diseñado exclusivamente para el ingreso de las operaciones contables las
mismas que generan asientos que alimentan el sistema contable.
2.1. INVENTARIO INICIAL: con este módulo ingresaremos solamente el inventario

inicial o lo que vendría a ser lo mismo para este caso el asiento de apertura incluido el
stock inicial de los inventarios de ser el caso.
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El uso de las opciones que lo conforman son bastantes simples por ejemplo
empezaremos ingresando o seleccionando la fecha de la operación luego ingresaremos
cada una de las cuentas contables y sus importes que conforman el asiento de apertura
(tanto en el debe o haber) además el detalle de las cuentas por cobrar y por pagar para
finalmente agregarle a la lista solo resta hacer clic en “AGREGAR”.
Nota: podemos utilizar el PCGE para seleccionar la cuenta contable haciendo clic en
la imagen de búsqueda situado al costado del cuadro de cuenta.
Para ingresar el detalle del stock inicial de inventarios solo debemos ingresar la cuenta
contable que le corresponde y utilizar la opción “ACT. INVENTARIOS” como, por
ejemplo:
Nos muestra el formulario utilizado para registrar los movimientos de inventarios el

mismo que ha sido explicado en el tema relacionado al “GESTOR DE
INVENTARIOS” pero esta vez habilitado exclusiva mente para registrar el stock
inicial de nuestros productos.
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En este formulario debemos buscar el producto(s) a registrar e ingresar la cantidad y

su respectivo costo unitario para para agregar a la lista y finalmente hacer clic en
“GUARDAR” para enviar nuestra información a la base de datos y luego cerrar el
formulario y obtendremos el importe total en el debe del módulo que estamos
trabajando tal como se muestra en la siguiente imagen:
Este procedimiento repetiríamos si nuestros productos que conforma nuestro

inventario corresponden a diferentes cuentas contables.
En caso deseemos MODIFICAR O ELIMINAR algún registro agregado a la lista

solo debemos hacer doble clic para que nos habilite esta opción.
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Tenemos la opción de “autocompletar” el cual nos muestra la diferencia que existe

entre el debe y el haber de tal forma que con ese registro el asiento este cuadrado como
se le conoce en el mundo contable.
Una vez ingresado el asiento de apertura solo resta ingresar la Glosa o descripción de
la operación y proceder a guardar el asiento de apertura.
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2.2. MODULO DE COMPRAS:

Este es uno de los principales módulos que incluye el presente sistema; utilizaremos
este módulo para registrar operaciones que necesitamos sean presentadas en el registro
de compras.
Trataremos de describirlo de forma general y será en los casos prácticos donde
revisaremos con mayor detalle cada una de sus opciones.
Detallemos las principales opciones:

2.2.1. Fecha de emisión: dato obligatorio podemos ingresarlo manualmente o utilizando
el calendario adjunto
2.2.2. Fecha de vencimiento: obligatoria cuando el tipo de comprobante es “14”.
2.2.3. Comprobante de pago:
Tipo: de acuerdo con la tabla N° 10 adjuntada en el mismo sistema; en esta
opción podemos ingresarlo manualmente o seleccionando (doble clic) de la
lista que nos muestra el formulario en la parte central.
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Serie: campo obligatorio que debe ser ingresado de forma manual.

Número inicial: número de comprobante de pago, en el caso de registrar
consolidaciones de comprobantes como por ejemplo boletas de venta, se
ingresará el numero inicial del consolidado caso contrario solo se ingresará el
número de comprobante de pago en este campo.
Número final: de uso exclusivo para cuando registremos consolidaciones de
comprobantes de pago.
2.2.4. Información del proveedor
Tipo: de acuerdo a la tabla N° 2.
Numero: número de documento de identidad del proveedor este campo va a
variar dependiendo del tipo de documento de identidad.
Apellidos y nombres o Razón social: Tanto este campo como el anterior

pueden ser ingresados de forma manual como también seleccionando (Doble
clic) de la lista que nos muestra el formulario, lista que está conformada por
todos los proveedores almacenados en la base de datos mediante el formulario
de “PROVEEDORES”.
Para seleccionar nuestro proveedor de una manera más fácil podemos filtrarlos
con algunos o todos los dígitos ya sea del número o la razón social de la
empresa:
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En caso de que necesitemos modificar o agregar nuevo proveedor podemos

proceder a crearlo utilizando el acceso directo a al formulario de
“PROVEEDORES” situado en este mismo grupo:
Algo importante que se ha incluido en esta versión del sistema contable es la

validación de comprobantes de pago directamente desde la página de sunat para
ello es necesario que se hayan ingresados los datos del comprobante y del
proveedor para proceder con este proceso; por ejemplo, con los datos del
siguiente comprobante de pago para validarlo debemos hacer clic en la imagen
de un check situado al costado del cuadro de numero de documento de
identidad:
Nos muestra el formulario de validación de comprobantes de pago en el cual

solo nos falta ingresar el número de autorización de la imprenta el mismo que
está incluido en el respectivo comprobante y procedemos a realizar la consulta:
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2.2.5. Constancia depósito de detracción

Campos obligatorios cuando la operación está sujeta al régimen de detracciones.
Fecha.
Numero.
Importe.
2.2.6. Referencia de comprobantes modificados
Para ser usados en los casos en que el comprobante que sustenta la operación modifica
a otros comprobantes de pago como por ejemplo en el caso de notas de crédito y débito
principalmente.
Fecha.
Tipo.
Serie.
Numero.
2.2.7. Tipo de operación: De acuerdo a la tabla N° 12, este campo está relacionado a
informar el tipo de operación que le corresponde según esta tabla.
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Este campo debemos tenerlo en cuenta cuando estamos trabajando con inventarios
para generar el kardex en los demás casos podemos optar por dejarlo con la
información por defecto que es el tipo “02 – compra nacional”
2.2.8. Tipo de compra: campo obligatorio que sirve para indicar el tipo de
adquisición:
2.2.9. Afecto a: Campo opcional, nos sirve para indicar si la operación esta afecta a:
En el caso de las detracciones debemos indicar el porcentaje; recordemos que todos

estos conceptos están relacionados con la configuración de la opción
“PARAMETROS” del grupo datos generales.
2.2.10. Manejo de inventarios: esta opción lo utilizaremos solamente cuando estemos
manejando inventarios para generar básicamente el KARDEX, con esta opción
podemos seleccionar los productos que conforman el comprobante de pago:
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Una vez completado nuestra lista de productos a registrar procedemos a guardar

dicha información en la base de datos.
Mayores detalles del uso de este formulario podemos encontrar en lo relacionado al

“GESTOR DE INVENTARIOS” en lo referente a movimiento de inventarios.
2.2.11. Importe gravado / total: Si hemos ingresado información relacionado a nuestros
inventarios automáticamente nos mostrara el costo total caso contrario debemos
ingresar el importe total ya sea a base imponible (sin incluir IGV) o el importe total
del comprobante (Incluido IGV) dependiendo del estado de la opción B_I.
2.2.12. B_I: este check nos permite ingresar el importe total o importe gravado de ser el
caso a con o sin IGV; por ejemplo, si este check esta macado significa que el
importe ingresado corresponde a la base imponible (sin IGV) caso contrario el
sistema tomara el importe ingresado como importe total del comprobante (incluido
IGV) por lo que automáticamente el sistema recalculara la base imponible.
En este caso el sistema de forma automática nos mostrara el importe a base imponible:
Nota: la información utilizada para describir una determinada opción no

necesariamente coincide con la información utilizada en la descripción de las opciones
anteriores por lo que este no es un caso real a ser aplicado, solo estamos utilizando de
manera didáctica de forma independiente para describir cada opción; más adelante
mostraremos casos completos para poder practicar.
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2.2.13. Importe no gravado: para los casos en que la naturaleza de la operación así lo
amerite.
Nota: en caso estemos manejando inventarios este campo mostrara
automáticamente el importe total de nuestros productos ingresados mediante el
módulo de inventarios.
2.2.14. Cuenta de origen de compra: campo obligatorio, en este cuadro ingresaremos la
cuenta contable que origina la operación de compra entre ellas tenemos, por
ejemplo: cuentas del elemento 6, cuentas de activo fijo, etc.
Podemos ingresarlo de forma manual, seleccionar de la lista mostrada en el mismo

formulario o utilizando la opción del “PCGE”.
En el caso anterior podemos observar que se ha generado los asientos automáticos

tanto de la provisión de la compra como también del ingreso al almacén veamos el
detalle:
La cuenta 60111 proviene de la cuenta de origen de compra, la cuenta 40111 representa

el IGV, la 4213 corresponde a la cuenta de control de detracciones en compras, estas
dos últimas cuentas son las que hemos ingresado en la opción de “PARAMETROS” y
finalmente la cuenta 4212 que viene a ser la cuenta de pasivo que por defecto es pues
la 4212.
La pregunta vendría a estar relacionado con el segundo asiento contable generado pues
sobre este debemos decir que el sistema esta permite amarrar cuentas contables de tal
forma que generen asientos automáticos esto lo encontramos en la opción de “PCGE”
que lo detallaremos en su respectivo capitulo. Por ejemplo, la cuenta 60111:
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Observamos que esta cuenta está amarrada por él debe a la cuenta 20111 con un
porcentaje del 100% (en base absoluta 0-1.00) y al haber con la cuenta 6111; es por
esto que se está generando un asiento de forma automática y volvemos a repetir
explicaremos este tema en su debido momento.
2.2.15. Reiniciar asientos: esta opción nos va a permitir volver a generar los asientos
contables ya sea por modificaciones en los datos del comprobante o en las cuentas
contables que lo conforman.
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2.2.16. ISC: Para ingresar el importe correspondiente al ISC de ser el caso.

2.2.17. Tipo de cambio: podemos ingresarlo de forma manual consultarlo directamente
de la página de sunat; tengamos en cuenta que el tipo de cambio consultado es el
tipo de cambio – Venta, esta consulta es teniendo en cuenta la fecha de emisión
ingresado en caso el sistema nos muestre el mensaje que no ha encontrado
información debemos cambiar la fecha de emisión solo para esta consulta luego
debemos cambiarlo para no modificar la información del comprobante de pago.
Nota: el ingreso de la información al presente sistema es en moneda nacional

en el caso de las operaciones en moneda extranjera debemos convertirlo a
moneda nacional para un correcto registro.
2.2.18. Otros tributos: importe que corresponde a otros tributos que no conforman la base
imponible.
2.2.19. Cuenta de pasivo: dato obligatorio, por defecto será la cuenta 4212.
2.2.20. Pago en efectivo: Criterio de pago del comprobante que sustenta la operación.
Al registrar esta operación nos mostrara un formulario con e que podemos realizar el
pago.
Nota: este módulo de cuentas por cobrar y/o por pagar lo detallaremos en los
siguientes capítulos.
2.2.21. Pago al crédito: si marcamos esta opción nos habilitara un cuadro donde
ingresaremos los datos de esta operación al crédito y lógica mente no tendremos
la opción de visualizar el formulario de cuentas por cobrar y por pagar.
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2.2.22. REGISTRAR: Una vez ingresado los datos que correspondes a la operación:
procedemos a guardarlo en la base de datos y lo primero que nos va a preguntar es:
En caso optemos por “SI” nos mostrara el formulario del registro de compras
electrónico con el detalle de cada uno de los campos correspondientes a los libros
electrónicos, de ser el caso realizaremos la modificación necesaria una vez terminado
solo haremos clic en “MODIFICAR” para luego actualizar nuestro registro y
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finalmente salimos del mismo .
Luego, regresamos al módulo de compras en la cual debemos hacer clic en

“GUARDAR” nueva mente para registrar nuestro comprobante en la base de datos y
finalmente nos va a confirmar el que se ha gravado correctamente.
Y de ser el caso nos mostrara el formulario de cuentas por cobrar y por pagar
específicamente para esta operación.
Nota: este módulo lo detallaremos en su momento.
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2.2.23. REINICIAR: Como su nombre lo indica sirve para dejar vacío el formulario y
empezar a ingresar nueva información.
2.2.24. SALIR: Para cerrar el formulario de módulo de compras general.
2.3. MODULO DE VENTAS:

Al igual que el módulo de compras es uno de los principales formularios que incluye
el presente sistema; utilizaremos este módulo para registrar operaciones que
necesitamos sean presentadas en el registro de VENTAS.

2.3.1. Fecha de emisión: dato obligatorio podemos ingresarlo manualmente o utilizando
el calendario adjunto.
2.3.2. Fecha de vencimiento: obligatoria cuando el tipo de comprobante es “14”.
2.3.3. Comprobante de pago:
Tipo: de acuerdo con la tabla N° 10 adjuntada en el mismo sistema; en esta
opción podemos ingresarlo manualmente o seleccionando (doble clic) de la
lista que nos muestra el formulario en la parte central.
Serie: campo obligatorio que debe ser ingresado de forma manual.
Número inicial: número de comprobante de pago, en el caso de registrar
consolidaciones de comprobantes como por ejemplo boletas de venta, se
ingresará el numero inicial del consolidado caso contrario solo se ingresará el
número de comprobante de pago en este campo.
Número final: de uso exclusivo para cuando registremos consolidaciones de
comprobantes de pago (Boletas de ventas y tikets)
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2.3.4. Información del proveedor

Tipo: de acuerdo a la tabla N° 2.
Numero: número de documento de identidad del proveedor este campo va a

variar dependiendo del tipo de documento de identidad.
Apellidos y nombres o Razón social: Tanto este campo como el anterior

pueden ser ingresados de forma manual como también seleccionando (Doble
clic) de la lista que nos muestra el formulario, lista que está conformada por
todos los clientes almacenados en la base de datos mediante el formulario de
“CLIENTES”.
Para seleccionar nuestro proveedor de una manera más fácil podemos filtrarlos
con algunos o todos los dígitos ya sea del número o la razón social de la
empresa:
En caso de que necesitemos modificar o agregar nuevo proveedor podemos

proceder a crearlo utilizando el acceso directo a al formulario de “CLIENTES”
situado en este mismo grupo:
2.3.5. Referencia de comprobantes modificados

Para ser usados en los casos en que el comprobante que sustenta la operación modifica
a otros comprobantes de pago como por ejemplo en el caso de notas de crédito y débito
principalmente.
Fecha.
Tipo.
Serie.
Numero.
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2.3.6. Tipo de operación: De acuerdo a la tabla N° 12, este campo está relacionado a
informar el tipo de operación que le corresponde según esta tabla.
Este campo debemos tenerlo en cuenta cuando estamos trabajando con inventarios
para generar el kardex en los demás casos podemos optar por dejarlo con la
información por defecto que es el tipo “01 – Venta nacional”
2.3.7. Tipo de compra: campo obligatorio que sirve para indicar el tipo de
adquisición:
2.3.8. Afecto a: Campo opcional, nos sirve para indicar si la operación esta afecta a:
En el caso de las detracciones debemos indicar el porcentaje; recordemos que todos

estos conceptos están relacionados con la configuración de la opción
“PARAMETROS” del grupo datos generales.
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2.3.9. Manejo de inventarios: esta opción lo utilizaremos solamente cuando estemos

manejando inventarios para generar básicamente el KARDEX, con esta opción
podemos seleccionar los productos que conforman el comprobante de pago:
Una vez completado nuestra lista de productos a registrar procedemos a guardar

dicha información en la base de datos.
Mayores detalles del uso de este formulario podemos encontrar en lo relacionado al
“GESTOR DE INVENTARIOS” en lo referente a movimiento de inventarios.
2.3.10. Importe gravado / total: Si hemos ingresado información relacionado a nuestros
inventarios automáticamente nos mostrara el costo total caso contrario debemos
ingresar el importe total ya sea a base imponible (sin incluir IGV) o el importe total
del comprobante (Incluido IGV) dependiendo del estado de la opción B_I.
2.3.11. B_I: este check nos permite ingresar el importe total o importe gravado de ser el
caso a con o sin IGV; por ejemplo, si este check esta macado significa que el
importe ingresado corresponde a la base imponible (sin IGV) caso contrario el
sistema tomara el importe ingresado como importe total del comprobante (incluido
IGV) por lo que automáticamente el sistema recalculara la base imponible.
En este caso el sistema de forma automática nos mostrara el importe a base
imponible.
2.3.12. Cuenta de origen de compra: campo obligatorio, en este cuadro ingresaremos la

cuenta contable que origina la operación de compra entre ellas tenemos, por
ejemplo: cuentas del elemento 6, cuentas de activo fijo, etc.
Podemos ingresarlo de forma manual, seleccionar de la lista mostrada en el mismo
formulario o utilizando la opción del “PCGE”.
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2.3.13. Reiniciar asientos: esta opción nos va a permitir volver a generar los asientos
contables ya sea por modificaciones en los datos del comprobante o en las cuentas
contables que lo conforman.
2.3.14. ISC: Para ingresar el importe correspondiente al ISC de ser el caso.
2.3.15. Tipo de cambio: podemos ingresarlo de forma manual consultarlo directamente
de la página de sunat; tengamos en cuenta que el tipo de cambio consultado es el
tipo de cambio – Venta, esta consulta es teniendo en cuenta la fecha de emisión
ingresado en caso el sistema nos muestre el mensaje que no ha encontrado
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información debemos cambiar la fecha de emisión solo para esta consulta luego
debemos cambiarlo para no modificar la información del comprobante de pago.
Nota: el ingreso de la información al presente sistema es en moneda nacional

en el caso de las operaciones en moneda extranjera debemos convertirlo a
moneda nacional para un correcto registro.
2.3.16. Otros tributos: importe que corresponde a otros tributos que no conforman la base
imponible.
2.3.17. Cuenta de Activo: dato obligatorio, por defecto será la cuenta 1212.
2.3.18. Pago en efectivo: Criterio de cobro del comprobante que sustenta la operación.
Al registrar esta operación nos mostrara un formulario con el que podemos realizar el
cobro.
Nota: este módulo de cuentas por cobrar y/o por pagar lo detallaremos en los
siguientes capítulos.
2.3.19. Pago al crédito: si marcamos esta opción nos habilitara un cuadro donde
ingresaremos los datos de esta operación al crédito y lógica mente no tendremos
la opción de visualizar el formulario de cuentas por cobrar y por pagar.
2.3.20. REGISTRAR: Una vez ingresado los datos que correspondes a la operación:
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procedemos a guardarlo en la base de datos y lo primero que nos va a preguntar es:
En caso optemos por “SI” nos mostrara el formulario del registro de compras
electrónico con el detalle de cada uno de los campos correspondientes a los libros
electrónicos de ser el caso realizaremos la modificación necesaria hacemos clic en
“MODIFICAR” para luego salir del mismo.
Luego debemos hacer clic en “GUARDAR” del formulario de compras general nueva
mente para hacer efectivo todos los cambios que hubiésemos podido hacer con el
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formulario de compras electrónico y nos va a confirmar el que se ha agravado

correctamente.
Y de ser el caso nos mostrara el formulario de cuentas por cobrar y por pagar
específicamente para esta operación.
2.3.21. REINICIAR: Como su nombre lo indica sirve para dejar vacío el formulario y
empezar a ingresar nueva información.
2.3.22. SALIR: Para cerrar el formulario de módulo de ventas general.

Adicionalmente al registro de ventas el sistema genera los archivos necesarios para el
facturador electrónico de sunat esto siempre y cuando hayamos marcado el check de
facturador electrónico que se encuentra en el formulario de datos generales de la empresa ya
demás hubiésemos detallado nuestra venta a través del módulo de manejo de inventarios de
ser así el sistema nos mostrara el siguiente formulario.
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Como podemos observar este módulo nos permitirá generar los comprobantes electrónicos a
ser enviado a sunat mediante el aplicativo gratuito de sunat llamado SISTEMA
FACTURADOR ELECTRONICO SUNAT – SFS a través de la siguiente plataforma.
El detalle de estos módulos lo encontrara en el capítulo relacionado al facturador electrónico

de sunat.
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2.4. ASIENTOS VARIOS:

Este módulo será utilizado para registrar operaciones diferentes a las compras, ventas
e inventario inicial como por ejemplo provisiones de depreciaciones, costo de ventas,
planillas, etc.
La lógica de utilización de este módulo viene a ser que debemos ingresar cada cuenta
y su respectivo importe en el debe o en el haber de todas las cuentas que conforman el
asiento contable además también generara asientos automáticos (hasta 3 asientos)
siempre que la cuente este amarrado previamente.
Existe un detalle a tener en cuenta y es que si bien en este módulo se puede registrar
cualquier operación incluidas lógicamente las cuentas por cobrar y por pagar y
teniendo en cuenta que estamos incluyendo un módulo llamado “CUENTAS POR
COBRAR Y POR PAGAR” estas operaciones deben ser registradas en dicho modulo
para poder llevar un control eficiente de estas operaciones.

2.4.1. Fecha de la operación: dato obligatorio podemos ingresarlo manualmente o
utilizando el calendario adjunto.
2.4.2. Tipo de operación: seleccionar cuando la operación está relacionada con el
movimiento de los inventarios y va ser presentado en el KARDEX.
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2.4.3. Existencias: Esta opción está relacionada a la anterior pues no va a permitir

seleccionar el (los) productos a registrar y que pues lógicamente se presentaran en
el Kardex.
2.4.4. Cuenta Contable: para ingresar la cuenta contable que conforma el asiento, lo
podemos hacer ingresándole manual mente o utilizando el formulario de PCGE.
2.4.5. Información del Proveedor e información del cliente: Estos campos los
utilizaremos cuando la operación que estamos registrando esté relacionado con
31
algún proveedor o cliente y debamos informarlo a sunat sobre todo para el tema de
los libros electrónicos; la lógica es completamente igual a lo utilizado en los
módulos de compras y ventas relacionados a Proveedores o clientes por lo que no
ahondaremos más sobre el particular.
2.4.6. Debe y Haber: Recuadros para excluyentes en los cuales ingresaremos los
importes que le corresponden.
2.4.7. Agregar: Con la cual podremos agregar la cuenta a la lista del siento contable.
2.4.8. Auto completar: Para cargar el importe que le falta para que le asiento este
balanceado o cuadrado como solemos llamarle.
2.4.9. Modificar y eliminar: con estas opciones podemos corregir o eliminar las cuentas
que han sido agregadas a la lista de asiento contable; para habilitar estas opciones
solo debemos hacer doble clic sobre la cuenta contable que deseamos modificarlo
o eliminarlo.
2.4.10. Referencia del comprobante de pago: siempre y cuando la operación esté

relacionado a un comprobante de pago como por ejemplo en los casos en que
optemos por registrar cobros o pagos.
2.4.11. Medio de pago: de acuerdo a la tabla N° 1, Este campo se convierte en obligatorio
cuando utilicemos una cuenta contable relacionada a cuentas bancarias (cuenta
1041) que lógicamente serán presentadas en el libro Bancos.
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2.4.12. Documento sustentatorio: campo relacionado al medio de pago; con este cuadro
podemos ingresar la información del documento que sustenta la operación o el
número de transacción de ser el caso.
2.5. CUENTAS POR COBRAR Y/O POR PAGAR:
Este módulo está completamente relacionado con los módulos de compras y ventas ya
que es de allí de donde provienen las operaciones de cuentas por cobrar y por pagar,
por lo tanto, este módulo completara las operaciones registradas en compras y ventas
tanto de las operaciones al crédito como de las que se registran al contado.
Detallemos las principales opciones que lo conforman.
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2.5.1. Cuentas por cobrar y cuentas por pagar: Lo primero que debemos seleccionar
es a qué tipo de operaciones vamos a trabajar tenemos cuentas por cobrar o cuentas
por pagar.
2.5.2. Búsqueda: Para seleccionar e ingresar criterios de búsqueda del comprobante a

ser cancelado o cobrado.
2.5.2.1. Criterio de búsqueda:
Entre las opciones de selección tenemos:

Todos los registros: nos mostrara la totalidad de las operaciones
relacionadas ya sea a compras o ventas.
Por fecha de operación: para visualizar los comprobantes de cierta
fecha ingresada en el cuadro de criterio.
Por glosa o descripción: mostrara las operaciones que en su glosa
contengan el texto ingresado en el cuadro de criterio.
Por mes: mostrar todas las operaciones de un determinado mes; para

esto en el cuadro de criterio debe ingresarse el número de mes en
formato “##”
Por usuario/responsable:
Por CUO: Para visualizar un determinado registro ya sea de compras
o ventas.
Por proveedor o cliente.
Sunat: DET, RET, PER E I_R: con esa opción podemos filtrar
operaciones afectas a detracciones (DET), retenciones (RET),
percepciones (PER) y retenciones del Impuesto a la renta (I_R).
2.5.2.2. Ingrese criterio: en la cual ingresaremos algunos datos para realizar el
filtrado de los documentos relacionados a cobros y pagos.
Una vez seleccionado el criterio e ingresado algunos datos que conforman el
criterio seleccionado debemos hacer clic en “BUSCAR”.
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2.5.3. Fecha de la operación: Fecha con la que será registrado el asiento contable que
genere la operación.
2.5.4. Cuadro de lista de comprobantes de pago: muestra el resultado de los criterios
de busque ingresados anteriormente.
Al seleccionar un comprobante de pago nos mostrara el detalle del mismo y a la

cual solo debemos confirmarlo e ingresar la cuenta contable de pago y los datos del
medio de pago conjuntamente el documento sustentatorio o número de transacción.
2.5.5. Importe a cobrar y/o Pagar: importe que será cancelado o cobrado por defecto
nos mostrará el importe total pero claro que puede ser modificado en cualquier
momento.
2.5.6. Datos de la operación al crédito: Nos mostrara el detalle de la operación al
crédito en cuanto al tiempo otorgado o crédito.
2.5.7. Datos del cobro / Pago: con el cual visualizamos si el comprobante está
relacionado a algún régimen de sunat como detracciones retenciones entre otros y
el cuadro donde ingresaremos la cuenta contable con la que realizaremos el cobro
o pago de ser el caso.
Nota: una vez ingresado la cuenta pago debemos presionar “Enter” Para
generar el asiento contable respectivo.
2.5.8. Medio de pago: campos obligatorios cuando la cuenta de pago /cobro está
relacionado a una cuenta bancaria en los cuales debemos seleccionar el tipo de
medio de pago e ingresar el número de transacción o documento sustenta torio de
ser el caso.
2.5.9. Datos de la cuenta por cobrar/pagar: en este parte del formulario nos muestra
la información del documento como por ejemplo el importe total, los pago/cobros
realizados e importes pendientes por pagar/cobrar tanto del documento principal
como del régimen tributario afecto (detracciones, percepciones, etc.)
35
Nota: en los casos de los comprobantes sujetos a percepciones o retenciones

estos no permiten realizar el cobro o pago puesto que dichos conceptos se
mantienen como crédito o débito fiscal que serán liquidados en su debido
momento.
2.5.10. Datos del asiento contable y glosa: esta información se genera de forma
automática luego de ingresar la cuenta contable de pago /cobro con sus respectivos
importes.
2.5.11. GUARDAR: Una vez ingresado los datos principales y generado el asiento
podemos guardar dicha información en la base de datos.
2.5.12. ELIMINAR: Para habilitar esta opción debemos hacer doble clic doble el
documento de la lista de documentos registrados:
Nota: al eliminar un registro de cuentas por cobrar/pagar también se eliminará su asiento

contable que le corresponde.
36
Veamos un ejemplo de una operación de venta al contado afecta a percepciones:
Esta operación luego de ser registrada nos mostrara el módulo de cuentas por cobrar y/o por
pagar con la información específica de este comprobante para terminar el registro de la
operación:
37
Una vez ingresado el importe y la cuenta de pago nos genera el asiento respectivo:
Y procedemos a registrarlo utilizando la opción de “GUARDAR”

2.6. CIERRE CONTABLE: este último módulo del grupo de asientos contables corresponde
al proceso de cierre contable, proceso que se realiza de forma automática en dos partes la
primera realiza el cierre de las cuentas de resultados trasladando los resultados a las
cuentas del balance general y la segunda parte realiza el cierre de cuentas de balance o
cuentas patrimoniales quedando así cerrado toda la contabilidad de forma automática.
Para realizar este proceso debemos tener nuestra hoja de trabajo generada
correctamente:
38
A partir de estos datos debemos dirigirnos a la hoja “APOYO ASIENTO” para

terminar de configurar el asiento de cierre relacionado a los a impuestos diferidos:
En esta hoja observábamos en la parte izquierda la distribución de la renta (obtenido de la hoja

de trabajo) y a su costado derecho la distribución de renta teniendo en cuenta la utilidad
contable y utilidad tributaria; para esto debemos ingresar los conceptos de adiciones y
deducciones tanto para las diferencias temporales como permanentes, en todo caso debemos
ingresar por lo menos el importe total de cada uno de los conceptos mencionados para que de
39
forma automática generemos el asiento de cierre en el caso que no ingresemos información

alguna el sistema calculara de igual manera la distribución de renta y su respectivo asiento.
Bien procedamos a generar el cierre contable de las cuentas de resultados:
Para visualizarlos asientos debemos generar los reportes de los libros o también podemos
utilizar la hoja de trabajo como en este caso:
Y luego de realizar el asiento de cierre de cuentas patrimoniales lógicamente se saldarán totas

las cuentas de la hoja de trabajo y por ende de toda la contabilidad del periodo.
40
III. OPERACIONES DEL SISTEMA
Entre las principales funciones de este grupo es la generación de la hoja de trabajo, modificar
Y/O eliminar registros, configuración del Plan contable general empresarial (PCGE) y
reiniciar data.
3.1. ACTUALIZAR SISTEMA: con esta opción podemos generar o actualizar la hoja
de trabajo la cual es requisito indispensable para obtener nuestros estados
financieros.
Entre las opciones que tenemos para obtener la hoja de trabajo son de forma a
cumulada a un determinado mes o de forma mensual; las opciones que hacen posible
esto está por demás explicarlas por ejemplo generemos la hoja de trabajo del mes de
enero del año 2016:
41
3.2. MODIFICAR Y/O ELIMINAR REGISTROS: Con esta opción podremos

realizar algún cambio en los registros almacenados en la base de datos o inclusive
eliminarlos.
3.2.1. Búsqueda:
3.2.1.1. Criterio de búsqueda: Entre los criterios de búsqueda de registros

tenemos:
Todos los registros.

Por CUO.
Por fecha de operación.
Por glosa o descripción.
Por mes.
42
Por cuenta contable y

Por código de libro: los libros son:
Libro caja = 0101
Libro bancos = 0102
Libro diario = 0501
Registro de compras = 0801
Registro de ventas = 1401
3.2.1.2. Ingrese criterio: en dicho cuadro de texto ingresaremos algún dato con
el realizaremos la búsqueda de registros esta está directamente
relacionado con el criterio seleccionado en el punto anterior.
3.2.2. Listado de registros contables:
Nos muestra la lista de los datos obtenidos de acuerdo a los criterios de búsqueda
ingresados, esta lista contiene información tales como:
CUO, Fecha de la operación, glosa, comprobante de pago asociado, libro o
registro contable al que pertenece, cuenta contable que lo representa en el diario,
importe del debe, importe del haber e importe total de ser el caso.
3.2.3. Modificar diario, compras, ect.

Al seleccionar un ítem del listado de registros contables se nos habilitara la
opción de modificación dependiendo del libro al que pertenece, por ejemplo:
Se la seleccionado un registro que pertenece al libro “0801 – Registro de

Compras” y se nos ha activado la opción de “MODIFICAR COMPRA” y al
hacer clic sobre la misma nos muestra el formulario del registro de compras
electrónico con el detalle de los campos que lo conforman y que los estamos
utilizando para realizar las modificaciones necesarias; al final para hacer efectivo
dichos cambios solo debemos hacer clic en “MODIFICAR”.
43
Nota: podemos validar la información mostrada haciendo uso de la opción

“VALIDAR”.
Ahora bien, regresemos al módulo de modificar o eliminar registros para indicar
que todos los registros mostrados se pueden modificar a través de la opción
“MODIFICAR – DIARIO” lógicamente acá nos mostrara la información menos
detallada.
3.2.4. Eliminar.
En lo que corresponde a eliminar los registros solo debemos seleccionarlo y
luego hacer clic en la opción eliminar (formulario modificar y/o eliminar
registros).
Primeramente, nos preguntara:
44
Para proceder debemos hacer clic en “SI” y seguidamente nos muestra:
Nos permite escoger entre eliminar todo el asiento contable con CUO:
“AD010002” o solo el registro que conforma el mismo asiento es decir si
optamos por no eliminara uno de los tres registros que conformen este asiento o
lo que es lo mismo eliminara el registro que le corresponde a la cuenta 60111 del
asiento con CUO: “AD010002”.
3.3. PCGE: Este es uno de los módulos más utilizados e importante del presente sistema
contable puesto que muestra la información de las cuentas que se usaran en el registro
de las operaciones, además de que estas cuentas contienen información que está
relacionada a los rubros de los estados financieros en los que se presentaran sus
respectivos saldos, así como también los amarres automáticos responsables de generar
los asientos automáticos.
45
3.3.1. BUSCAR: en esta pestaña podemos seleccionar la cuenta de forma rápida ya

que podemos filtrar las mismas ingresando algunos dígitos del código de cuenta
contable o algunas letras de la denominación.
Y puesto que este módulo se usa desde otro modulo como compras en la cual
tenemos que seleccionar cuentas contables entonces podemos utilizar este
formulario y para seleccionar la misma solo debemos hacer doble clic para
seleccionarlo.
3.3.2. NUEVA CUENTA: para ingresar nuevas cuentas a la base de datos; primero
debemos seleccionar la cuenta más próxima a la que vamos a crear por ejemplo
vamos a crear la cuenta:
1216: Otras
Una vez seleccionado la cuenta 1215 que viene a ser la más próxima a la nueva
cuenta nos dirigimos a la pestaña “NUEVA CUENTA” para agregar los dígitos
que le faltan e ingresar la denominación y proceder a crearlo.
46
3.3.3. MODIFICAR: Solo debemos seleccionar la cuenta a modificar
Del formulario anterior podemos observar el detalle de cada cuenta contable entre
las cuales tenemos las cuentas e importes que conforman los amarres para la
generación de los asientos automáticos y pues cada cuenta admite hasta tres
cuentas de amarre al debe entre estas deben sumar el 100% y una cuenta de amarre
al haber con el 100%.
Otro punto importante viene a ser los tres últimos cuadros de este formulario
correspondientes a los códigos de rubros de los estados financieros de acuerdo a la
SMV; veamos los estados financieros:
47
Observemos que cada rubro o partida del estado tiene un código este debemos
asociarlo a cada cuenta contable que necesitamos muestre su saldo en dicho rubro
por ejemplo la cuenta 10411:
COD. BALANCE (ESF) Y ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

(ERI) = “A0109”
Para ingresar el cogido del rubro ya sea del balance llamado también estado de
situación financiera o el estado de ganancias y pérdidas llamado también estado
de resultados; en este caso el saldo de la cuenta 10411 será presentado en el rubro
“A0109” que si nos fijamos se encuentra en el estado de situación financiera y
corresponde al rubro “Efectivo y Equivalentes de Efectivo”.
COD. BALANCE (ESF) Y ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

(ERI) - ESPECIAL = “P0306”
48
Este concepto de “Especial” está relacionado a lo siguiente:

Cada cuenta tiene una naturaleza ya sea activo, pasivo, ect. Por lo tanto,
su saldo debe adaptase a su naturaleza es decir si es una cuenta de activo
su saldo debe ser DEUDOR, pero puede darse el caso que no siga esta
regla y pues que su saldo sea ACREEDOR y por lo tanto se convierte
en caso especial y debe ser presentado en un diferente rubro como por
ejemple en la cuenta 10411 si su saldo resulta ser acreedor estamos
hablando de un sobregiro bancario y debe ser presentado en el rubro
“P0360 – Sobregiros Bancarios”.
COD. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO = “EFE0001”
Con la misma lógica de los campos anteriores pero este caso relacionado al
estado de FLUJOS DE EFECTIVO.
3.4. REINICIAR DATA: una opción importante, pero a la vez que debemos tener
cuidado porque lo que realiza esta opción es eliminar a totalidad de la información
contable menos los datos de los proveedores, clientes, inventarios, usuarios, entre
otros.
IV. REPORTES CONTABLES
4.1. CONSULTA POR PERIODO: Principalmente para visualizar los reportes de los
libros contables por periodo:
49
4.2. REPORTES ADICIONALES: Este apartado está diseñado para realizar reportes de
cuentas por cobrar, por pagar, detracciones, percepciones, retenciones y movimientos
de cuentas corrientes y claro con sus respectivos criterios de búsqueda:
Por ejemplo, generemos un reporte de cuentas corrientes desde el 01/01/2016

hasta el 31/01/2016
50
V. UTILITARIOS:
5.1. CREAR BACKUP: Con esta opción podemos crear una copia de respaldo con la
cual podemos recuperarlo en un momento posterior.
51
Al finalizar el proceso nos muestra el siguiente mensaje:
Los mismos que podemos encontrarlo en su respectiva carpeta de la siguiente

manera:
5.2. RESTAURAR BACKUP: Para volver a cargar la información almacenada en el

archivo creado anteriormente:
Nota: es recomendable restaurar una copia de respaldo desde una base de datos bacía
ya que este proceso eliminara toda la información que contenga la base de datos a ese
momento para ser reemplazada por lo que contiene el BACKUP.
5.3. ARCHIVOS EN PDF: Con esta opción podemos exportar nuestros reporte contable
y estados financieros en archivos en formato PDF:
52
Nota: primero debemos generarlo y además configurar las páginas de tal forma que
quede listo para imprimir.
53
5.4. CUENTAS BANCARIAS: con la finalidad de llevar un control de las operaciones

relacionadas a cuentas bancarias como también para generar el libro bancos de forma
electrónica:
Actualizaremos la cuenta 10411 de tal forma que quede asociado a una cuenta
corriente en específico para ser usado en el registro de las operaciones contables de la
empresa.
Tengamos en cuenta que este sistema nos permite hasta 9 cuentas corrientes a trabajar
de forma independiente las cuentas contables a las que debemos asociar estas cuentas
corrientes corresponde a las subcuentas de la 1041: Cuentas corrientes Operativas.
54
5.5. DAOT: Con este módulo podemos generar los archivos TXT para importarlo desde
el PDT 3500 OPERACIONES CON TERCEROS – DAOT; tanto de Costos como de
Ingresos.
Lo único de tenemos que hacer es ingresar el importe mínimo que a la actualidad son
2 UIT’s y seleccionar una de las dos opciones a generar o compras o ventas y
procedemos a procesarlo:
55
Del resultado obtenido debemos revisar nuestra información para luego generar
nuestro archivo TXT haciendo clic en la opción “GENERAR TXT – DAOT” ubicado
en la parte superior derecha de la misma hoja “DAOT” tal como lo podemos observar
en la imagen anterior y nos mostrara el siguiente mensaje indicándonos la ruta donde
podemos encontrar el respectivo archivo:
Nota: el mismo procedimiento debemos seguir para para generar el txt de ingresos o
ventas.
5.6. REPROCESAR CUO’s: esta opción se crea básicamente para obtener un orden tanto
cronológico como en la forma de codificación de los asientos contables en el libro
diario ya que suele suceder que al momento de ingresar los comprobantes de pago no
los ordenamos de forma cronológica y pues el sistema genera los CUO’s para cada
operación de forma desordenada como es el siguiente caso:
Como podemos ver los asientos están ordenados de forma cronológica pero lo CUO’s
no siguen ese mismo criterio y esto se debe justamente al orden en el que han sido
registrados los comprobantes de pago; esta situación lo podemos solucionar utilizando
esta opción de “REPROCESAR CUO’s” de esta manera:
56
En el formulario que tenemos para esta opción debemos seleccionar el criterio con el
que vamos a trabajar que puede ser mensual o anual, aunque es más recomendable
realizarlo de forma mensual y pues el periodo correspondiente que puede ser los meses
del año o el respectivo año.
Nota: es muchísimo más recomendable trabajarlo de forma mensual y que

además debemos tener presente que los periodos que ya fueron presentados
a sunat ya sea mediante los libros electrónicos o la impresión de los formatos
de nuestros libros contables NO DEBEN SER MODIFICADOS con esta
opción ni con ninguna otra.
Debemos tener en cuenta el siguiente mensaje:
57
5.7. REPROCESAR ESTADOS DE OPERACIÓN: Esta opción es similar a la anterior

con la única diferencia que no se reprocesa los CUO’s sino los ESTADOS DE
OPERACIÓN que son usados exclusivamente para el tema de los libros electrónicos
y pues lo utilizaremos si hemos realizado algunas modificaciones a los comprobantes
de pago que sustentan nuestras operaciones y necesitamos que se actualicen sus
respectivos estados de operación.
VI. ESTADOS FINANCIEROS:
6.1. HOJA DE TRABJAO: para visualizar nuestra hoja de trabajo:
58
Tengamos en cuenta que con esta opción solo podemos visualizar mas no actualizarlo,
pues si queremos actualizarlo debemos dirigirnos a la opción “ACTUALIZAR
SISTEMA” del grupo “OPERACIONES DEL SISTEMA”
6.2. ESTADOS FINANCIEROS CONTABLES:
Este grupo corresponde a los reportes contables relacionados a estados financieros

basados en los saldos de las cuentas principales; los estados que podemos visualizar
en este grupo son:
BALANCE GENERAL
ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS POR NATURALEZA Y
ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR FUNCIÓN.
A continuación, mostraremos el estado de ganancias y pérdidas por función:
Nota: para poder visualizar cualquier estado financiero es requisito indispensable que
tengamos nuestra hoja de trabajo generado correctamente caso contrario no podremos
visualizar de forma correctos los estados financieros.
59
Tengamos en cuenta que para los estados financieros contables podemos agregar
nuevas cuentas sobre todo lo relacionado al elemento 9 para ello solo debemos insertar
una nueva fila e ingresar en la misma los datos que deseemos agregar y copiar la
fórmula de la celda anterior (celdas de la fila “F”)
6.3. ESTADOS FINANCIEROS - SMV:

A diferencia del grupo de estados financieros del punto anterios estos están
presentados por RUBROS o PARTIDAS y como en el punto anterior también necesita
que la hoja de trabajo este correctamente.
6.3.1. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA:
60
Pues como podemos observar es un estado financiero más formal y está de acuerdo al
manual de preparación de estados financieros establecido por la Superintendencia de
Mercado de valores (SMV) y esto se logra gracias que en el módulo de PGCE cada
cuenta está asociado a un rubro de los estados financieros tal como lo explicábamos
en el punto que le corresponde a dicho modulo.
6.3.2. ESTADO DE RESULTADOS:
Este estado está diseñado con la misma lógica del estado de situación financiera;
tengamos en cuenta que los importes que están conformando algunos de los rubros de
los estados financieros presentados y los que aún faltan se ayudan de la hoja llamada
“ASIENTO - APOYO” y es puesto que esta hoja contiene información importante para
la determinación de los resultados financieros obtenidos como por ejemplo las
adiciones, deducciones, entre otros.
61
6.3.3. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO:

Este estado financiero no es generado de forma automática tal como sucedía con los
anteriores; por lo que para obtenerlo debemos seguir los siguientes pasos:
Aceptar mensaje de confirmación:
Seleccionar (doble clic) el rubro de este estado al que le corresponde cada operación
relacionada a cuentas patrimoniales extraída del libro diario.
62
Y pues al hacer doble clic sobre el rubro que le corresponde nos mostrara lo siguiente:
Una vez seleccionado su rubro a cada una de las operaciones mostradas procederemos a
generar muestro estado financiero:
63
6.3.4. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO: Este es uno de los estados más

complicados de realizar y este sistema nos es ajeno, pero claro si seguimos las
respectivas reglas al momento de ingresar nuestras operaciones no tendríamos
ningún inconveniente reglas que detallo a continuación:
Cada vez que ingresemos una operación que tenga efecto en el efectivo y
equivalentes de efecto debemos ir devengándole o como otros lo conocemos como
obligatoriedad de registrarlo a través de una cuenta por cobrar o por pagar; por
ejemplo:
Si vamos a registrar un préstamo bancario obtenido debemos registrarlo primero
con una cuenta por cobrar y luego ingresarlo a caja lo que es lo mismo en el
siguiente asiento contable:
168 Otras cuentas por cobrar diversas 5,000.00

451 Obligaciones financieras 5,000.00
X/X Por la provisión del préstamo bancario obtenido.
104 cuentas corrientes operativas 5,000.00

168 Otras cuentas por cobrar diversas 5,000.00
X/X Por la provisión del préstamo bancario obtenido.
De tal forma que cuando el sistema genere la hoja de trabajo para este estado pueda
asignarlo a su respectivo rubro.
Nota: es requisito indispensable también que este generado el libro mayor de todo el
periodo juntamente con la hoja de trabajo.
Al iniciar este proceso de generación de este estado financiero nos muestra

algunos mensajes que debemos tenerlo en cuanta:
Y nos mostrara la hoja de trabajo específicamente pare este estado:
64
En el caso de que tengamos que hacer algunas modificaciones relacionados a este estado
podemos hacerlos directamente en esta hoja o en todo cado utilizarlo el módulo de
“Modificación y/o eliminación de registros”.
65
66
6.4. DETALLE DE RUBROS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS: Para obtener un

detalle de las cuentas contable son sus respectivos saldos que conforman cada una de
los RUBROS anteriormente mostrados; Por ejemplo:
67
68

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SISTEMA CONTABLE EN EXCEL Y ACCESS – CONTAEXCEL V. 3.0.

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA PESTAÑA “SISTEMA CONTABLE V 3.0”

APLICATIVO PLE 5.0

Las opciones esta divididas en los siguientes grupos:

Al hacer clic en abrir nos mostrara el formulario de datos generales.

1.2. DATOS GENERALES: Nos muestra el formulario de configuración general:

Nombres o razón social.

1.3. PARAMETROS: configuración de los principales parámetros a ser usados durante

Con este formulario podemos configurar los principales cuentas contables y

de PCGE haciendo clic en el icono de búsqueda situado al costado de cada cuenta de

II. ASIENTOS CONTABLES

2.1. INVENTARIO INICIAL: con este módulo ingresaremos solamente el inventario

Nos muestra el formulario utilizado para registrar los movimientos de inventarios el

En este formulario debemos buscar el producto(s) a registrar e ingresar la cantidad y

Este procedimiento repetiríamos si nuestros productos que conforma nuestro

En caso deseemos MODIFICAR O ELIMINAR algún registro agregado a la lista

Tenemos la opción de “autocompletar” el cual nos muestra la diferencia que existe

2.2. MODULO DE COMPRAS:

Detallemos las principales opciones:

Serie: campo obligatorio que debe ser ingresado de forma manual.

Apellidos y nombres o Razón social: Tanto este campo como el anterior

En caso de que necesitemos modificar o agregar nuevo proveedor podemos

Algo importante que se ha incluido en esta versión del sistema contable es la

Nos muestra el formulario de validación de comprobantes de pago en el cual

2.2.5. Constancia depósito de detracción

En el caso de las detracciones debemos indicar el porcentaje; recordemos que todos

Una vez completado nuestra lista de productos a registrar procedemos a guardar

Mayores detalles del uso de este formulario podemos encontrar en lo relacionado al

Nota: la información utilizada para describir una determinada opción no

Podemos ingresarlo de forma manual, seleccionar de la lista mostrada en el mismo

En el caso anterior podemos observar que se ha generado los asientos automáticos

La cuenta 60111 proviene de la cuenta de origen de compra, la cuenta 40111 representa

2.2.16. ISC: Para ingresar el importe correspondiente al ISC de ser el caso.

Nota: el ingreso de la información al presente sistema es en moneda nacional

procedemos a guardarlo en la base de datos y lo primero que nos va a preguntar es:

finalmente salimos del mismo .

Luego, regresamos al módulo de compras en la cual debemos hacer clic en

Nota: este módulo lo detallaremos en su momento.

2.3. MODULO DE VENTAS:

Detallemos las principales opciones:

2.3.4. Información del proveedor

Numero: número de documento de identidad del proveedor este campo va a

Apellidos y nombres o Razón social: Tanto este campo como el anterior

En caso de que necesitemos modificar o agregar nuevo proveedor podemos

2.3.5. Referencia de comprobantes modificados

En el caso de las detracciones debemos indicar el porcentaje; recordemos que todos

2.3.9. Manejo de inventarios: esta opción lo utilizaremos solamente cuando estemos

Una vez completado nuestra lista de productos a registrar procedemos a guardar

2.3.12. Cuenta de origen de compra: campo obligatorio, en este cuadro ingresaremos la

Nota: el ingreso de la información al presente sistema es en moneda nacional

procedemos a guardarlo en la base de datos y lo primero que nos va a preguntar es:

formulario de compras electrónico y nos va a confirmar el que se ha agravado

2.3.22. SALIR: Para cerrar el formulario de módulo de ventas general.

El detalle de estos módulos lo encontrara en el capítulo relacionado al facturador electrónico

2.4. ASIENTOS VARIOS:

Detallemos las principales opciones:

2.4.3. Existencias: Esta opción está relacionada a la anterior pues no va a permitir

2.4.10. Referencia del comprobante de pago: siempre y cuando la operación esté

2.5.2. Búsqueda: Para seleccionar e ingresar criterios de búsqueda del comprobante a

Entre las opciones de selección tenemos:

Por mes: mostrar todas las operaciones de un determinado mes; para

Al seleccionar un comprobante de pago nos mostrara el detalle del mismo y a la

Nota: en los casos de los comprobantes sujetos a percepciones o retenciones