ADMINISTRASI FARMASI

BAB I
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI
DAN MANAJEMEN

Sudah menjadi ketentuan Tuhan Yang Maha Kuasa, bahwa manusia hidup di muka bumi ini tidak terlepaskan
dari kebutuhan. Dari berbagai kebutuhan itu, manusia tudak dapat memenuhinya secara sendirian, tetapi
memerlukan orang lain. Karena adanya saling ketergantungan, maka mereka perlu bekerja sama sehingga
kebutuhan-kebutuhan atau tujuan tersebut lebih mudah dicapai.
Kondisi seperti ini akan terjadi secara terus-menerus di masyarakat dengan berbagai jenis tujuannya. Semakin
besar tujuan yang ingin dicapai semakin banyak pula orang yang diajak bekerja sama. Dengan kata lain bahwa
untuk mencapai tujuan tertentu yang tidak dapat dicapai secara sendirian, maka diperlukan orang lain (dua orang
atau lebih) dan harus bekerja sama. Suatu rangkaian kegiatan yang mengandung adanya faktor sekelompok
orang, faktor kerja sama, dan faktor tujuan tertentu yang diusahakan untuk dicapai sering disebut administrasi.
Dalam hal ini dapat dinyatakan bahwa suatu administrasi dapat terjadi apabila terdapat faktor-faktor:
 Sekelompok orang (dua orang atau lebih),
 Kerja sama, dan
 Tujuan yang hendak dicapai

A. Pengertian Administrasi dan Manajemen

1. Pengertian Administrasi
Dilihat dari asal katanya (etimologi), kata administrasi dalam bahasa Inggris administration, berasal dari
kata administrare (bahasa Latin), yaitu suatu kata kerja yang berarti melayani, membantu, dan memenuhi.
Sering pula diartikan ad yaitu intensif dan ministrare yang berarti melayani. Jadi, administrasi berarti maelayani
secara intensif.
Pengertian sempit
Administrasi dalam pengertian sempit, berasal dari bahasa Belanda “administratie” yang artinya suatu
pekerjaan ketatausahaan dan kesekretarisan. Misalnya pekerjaan surat-menyurat, dokumentasi, dan
kearsipan.
Dalam buku Ensiklopedi Administrasi juga dinyatakan bahwa administrasi dalam arti tata usaha ini
berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) diartikan setiap penyusunan keterangan-keterangan
secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar
mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain.
Secara singkat dapat dinyatakan bahwa administrasi dalam pengertian sempit yang diartikan tata usaha,
yaitu segala kegiatan yang berkaitan dengan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kantor (usaha kerja
sama).
Pengertian luas
Dari gambaran yang diutarakan pada pendahuluan maka dalam pengertian luas, administrasi dapat
didefinisikan proses penyelenggaraan usaha, kerja sama dari sekelompok orang (dua orang atau lebih)
berdasarkan tingkat pemikiran tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari pengertian tersebut administrasi dapat dilihat dari tiga sudut, yaitu sebagai berikut:
(a) Sudut proses
Administrasi adalah keseluruhan proses yang meliputi kegiatan pemikiran-pemikiran, pengaturan-
pengaturan yang dimulai dari penentuan tujuan sampai dengan pelaksanaan/penyelenggaraan
sehingga tercapai tujuan.
(b) Sudut fungsional
Administrasi adalah keseluruhan fungsi yang dilakukan secara sadar oleh setiap orang atau
kelompok-kelompok menurut fungsinya untuk mencapai tujuan.
(c) Sudut institusional
 Adminsitrasi adalah keseluruhan orang-orang, baik orang per orang atau kelompok-kelompok
yang menjalankan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan. Adapun orang-orang yang
dimaksud di atas adalah sebagai berikut:
 Administrator adalah mereka yang menetapkan kebijaksanaan atau tujuan yang akan dicapai.
 Manajer adalah mereka yang memimpim pelaksanaan kerja serta mengerahkan segala fasilitas
kerja untuk mencapai tujuan.
 Staff/pembantu ahli adalah mereka yang membantu administrator atau manajer berdasarkan
keahliannya.
 Pekerja (worker) adalah mereka yang melaksanakan pekerjaan secara langsung di bawah
perintah manajer.
2. Berbagai Definisi Manajemen
a. Menurut George Robert Terry, Manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya dengan melalui kegiatan orang lain.
b. Menurut Mery Parket Follet, Manajemen adalah seni untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan melalui
orang lain.
c. Menurut James AF. Stoner, manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua sumber daya organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
d. Menurut Prof. DR. SP. Siagian MPA, manajemen adalah kemampuan atau keterampilan memperoleh
suatu hasil dalam mencapai tujuan melalui kegiatan orang lain.
Pokok pikiran tentang definisi manajemen adalah
 Adanya tujuan
 Adanya aktivitas/kegiatan
 Adanya proses
B. Ruang Lingkup Manajemen
Menurut Drs. Soekarna, K. Menggolongkan administrasi sebagai berikut.
1. Administrasi negara (public administration), adalah administrasi yang dilakukan untuk mengatur urusan-
urusan yang menyangkut kepentingan-kepentingan umum suatu negara. Administrasi negara meliputi
hal-hal sebagai berikut:
a) Administrasi pemerintahan negara, adalah seluruh tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan
kebijaksanaan pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, yang meliputi:
 Administrasi sipil, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departeman dan non
departemen mulai dari kegiatan kelurahan sampai kegiatan MPR.
 Administrasi militer, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan/diselenggarakan oleh angkatan
bersenjata.
b) Administrasi perusahaan negara, yaitu administrasi yang diselenggarakan dalam organisasi
perusahaan milik negara berupa BUMN (Badan Usaha Milik Negara) seperti Perum, Perjan,
PN, PT.
2. Administrasi swasta (private administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta yang tujuan
utamanya untuk kepentingan sendiri atau golongan. Administrasi swasta meliputi hal-hal sebagai berikut:
a) Administrasi niaga (business administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di
bidang niaga yang bertujuan untuk mencapai keuntungan bagi dirinya sendiri atau golongan
b) Administrasi non niaga (nonbusiness administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan
swasta di bidang-bidang usaha-usaha sosial, budaya, dan kemasyarakatan, seperti Yayasan
dan LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat).
3. Administrasi internasional (international administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang
dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional untuk memenuhi kepentingan negara-negara
anggotanya. Administrasi ini meliputi hal-hal sebagai berikut:
a) Administrasi niaga internasional (business international administration) adalah seluruh kegiatan
dan tindakan dari organisasi internasional dalamperniagaan atau perekonomian, misalnya:
OPEC, MEE.
 b) Administrasi non niaga internasional (non business international administration), adalah
seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional di
bidang usaha-usaha sosial, budaya maupun kemasyarakatan, misalnya: UNICEF.
Bagan Ruang Lingkup / Objek Penggolongan Administrasi

- PN - PT - Yayasan - OPEC - WHO

- Perjan - CV - LSM - MEE - UNESCO
- Perum

- PT

C. Hubungan Antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen

 Administrasi merupakan proses/usaha kerja sama untuk mencapai tujuan. Tujuan inti dari administrasi
adalah manajemen.
 Manajemen merupakan orang-orang dari dalam organisasi itu terutama pihak pimpinan guna mencapai
tujuan yang telah ditetapkan administrasi.
 Organisasi merupakan suatu wadah dimana manajer berusaha melaksanakan kegiatan untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan administrasi.
 Inti dari manajemen adalah kepemimpinan (leadership).
 Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi perilaku orang agar mau bekerja secara
sukarela untuk mencapai tujuan.
 Inti dari kepemimpinan adalah kemampuan pimpinan untuk mengambil keputusan.
 Inti pengambilan keputusan adalah adanya hubungan antara manusia baik dalam organisasi maupun di
luar organisasi untuk memperoleh informasi.

D. Unsur/Sarana Manajemen (Tools of Management)

Manajemen dapat dilaksanakan dengan baik apabila dilengkapi dengan alat-alat atau sarana (tools of
management). Sarana-sarana manajemen adalah meliputi 6 M, yaitu:
(1) Men (orang)
(2) Money (uang)
(3) Materials (bahan-bahan)
(4) Methode (cara)
(5) Machines (mesin-mesin)
(6) Market (pasar)
(1) Men (orang)
Men (orang) merupakan sarana yang paling penting, dan faktor yang dominan serta menentukan. Men
adalah sarana yang istimewa karena ia dapat dikatakan sebagai subyek dan dapat dikatakan sebagai obyek
(mempunyai fungsi ganda).
Men sebagai subyek , karena dialah yang memulai suatu tindakan atau usaha (starter of action). Dia pula
sebagai penggerak, motivator maupun dinamisator. Kalau diumpamakan sebagai mesin maka ia berfungsi
sebagai generator dari mesin tersebut.
Men sebagai obyek, karena ia dapat diatur dan digerakkan seperti sarana lainnya. Namun kelebihannya ia
mempunyai jiwa dan perasaan, sehinga perlu dihargai secara wajar sesuai dengan harkat
kemanusiaannya.
(2) Money (uang)
Apabila men (orang) yang berfungsi sebagai subyek telah mengatur dan menentukan tujuan organisasi,
maka giliran selanjutnya diperluakan uang sebagai sarana utama mencapai tujuan. Karena dengan uang
itu dapat digunakan untuk membiayai tenaga kerja, membeli material dan mesin serta dapat digunakan
untuk membiayai penelitian cara-cara (methode) kerja.
Money dapat digunakan pula untuk membiayai pemasaran. Pokoknya uang dapat digunakan untuk
berbagai keperluan dalam mencapai tujuan. Agar uang dapat berguna secara efektif dan efisien maka
perlu diatur oleh orang/bidang yang ahli yaitu finansial manajemen.
(3) Materials (bahan-bahan)
Setelah uang tersedia, maka kita harus menyediakan material sebagai sarana pokok dalam usaha produksi
maupun perdagangan. Material dapat berupa bahan mentah, bahan setengah jadi maupun bahan jadi.
(4) Methode (cara)
Apabila bahan baku telah tersedia maka ia harus diolah untuk menjadi barang jadi. Dalam rangka
pengolahan inilah diperlukan suatu cara tertentu yang sangat efektif dan efisien. Cara (methode) yang
digunakan dalam proses produksi harus merupakan standar sehingga dapat digunakan oleh semua
pegawai demi keseragaman kerja, mempermudah pengawasan serta mencegah hasil produksi yang tidak
memuaskan.
(5) Machines (mesin-mesin)
Mesin merupakan sarana penting dalam dunia modern. Bekerja dengan menggunakan mesin akan sangat
membantu mempercepat, memperlancar proses penyelesaian pekerjaan, serta melipatgandakan hasil
produksi. Karena itulah mesin sangat dibutuhkan sebagai sarana yang menguntungkan usaha produksi
dan perdagangan terutama dalam menghadapi saingan usaha.
(6) Market (pasar)
Apabila barang jadi telah menumpuk, maka kewajiban selanjutnya adalah melemparkan barang tersebut
ke pasar. Kegiatan dalam bidang pemasaran merupakan kegiatan puncak, kegiatan yang menentukan
apakah hasil jerih payah kita dapat diterima oleh konsumen atau tidak.
Tanpa keahlian bidang pemasaran, barang hasil produksi tidak dapat dijadikan uang, semua pagawai
tidak dapat digaji, kelanjutannya terjadi pemogokan, hambatan dan kerugian yang diderita perusahaan.

E. Prinsip-Prinsip Manajemen
Dalam melaksanakan manajemen diperlukan dalil khusus yang dapat dijadikan pedoman oleh para manajer
dalam melaksanakan tugasnya, yang disebut Prinsip-Prinsip Manajemen. Menurut Henry Fayol, ada 14 prinsip-
prinsip manajemen, yaitu:
1. Pembagian Kerja (Devision of work)
2. Wewenamg dan Tanggung jawab (Authority and Responsibility)
3. Disiplin (Discipline)
4. Kesatuan Perintah (Unity of Command)
5. Kesatuan Arah (Unity of Direction)
6. Mengutamakan Kepentingan Umum Diatas Kepentingan Pribadi (Sub Ordination Of Individual
interest to The Command Good)
7. Pemberian Upah (Remuneration)
8. Pemusatan (Centralization)
9. Jenjang Jabatan (The Hierarchy)
10. Tata Tertib (Order)
11. Kesamaan (Equity)
12. Kestabilan Staf (Stability of staff)
13. Inisiatif (initiative)
14. Semangat Korps (Esprit de Corps)
Untuk lebih mudah diingat, bagi kita cukup membahas 7 (tujuh) prinsip manajemen sebagai berikut:
1. Pembagian Kerja (Devision of Work)
Sebelum pekerjaan dilaksanakan, lebih dahulu diadakan pembagian kerja. Syarat pembagian kerja:
a. Pekerjaan disesuaikan dengan kemampuan atau keahlian dan pengalaman (The right man on the right
place).
b. Pekerjaan/tugas dibagi habis tanpa ada tumpang tindih.
c. Memperhatikan keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab.
d. Memperhatikan span of control (kemampuan atasan mengawasi bawahannya secara langsung).
Dalam melaksanakan tugas senantiasa dilengkapi dengan wewenang dan tanggung jawab “wewenang tanpa
tanggung jawab buta, tanggung jawab tanpa wewenang pincang”.
Setiap wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada bawahan harus jelas batasannya serta harus
menganut prinsip keseimbangan. Apabila wewenang terlalu berlebihan dibanding dengan tanggung jawab
 yang diterima akan terjadi kesewenang-wenangan. Sebaliknya apabila tanggung jawab berlebihan
dibanding dengan wewenang yang diterimanya maka bawahan yang bersangkutan tidak dapat
melaksanakan tugas dengan baik.
2. Wewenang dan Tanggung Jawab (Authority and Responsibility)
Dalam pembagian pekerjaan harus disertakan dengan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Setiap
wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada bawahan harus jelas batasannya serta harus
menganut prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab tersebut.
Apabila wewenang terlalu berlebihan dibandingkan dengan tanggung jawab yang diterima, maka akan
terjadi tindakan sewenang-wenang dari pejabat yang menerima wewenang tersebut terhadap bawahannya.
Sebaliknya apabila tanggung jawab berlebihan dibandingkan dengan wewenang yang diterima maka
bawahan yang menerima wewenang dan tanggung jawab tersebut tidak dapat melaksanakan tugas dan
tanggung jawab tersebut dengan sebaik-baiknya
3. Prinsip Kesatuan Komando (Unity of Command)
Komando atau perintah terhadap bawahan harus sama dari atas sampai bawah (satu bahasa) serta harus
berasal dari sumber yang sama/satu. Maksudnya agar dalam pelaksanaan tugas, bawahan tidak bimbang dan
ragu serta jelas kemana ia harus bertanggung jawab.
4. Prinsip KISS (Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi dan Simplikasi)
Koordinasi ialah segala kegiatan untuk menghimpun dan sekaligus untuk mengarahkan kegiatan-kegiatan
semua sarana atau alat-alat (6M) untuk mencapai tujuan organisasi. Atau usaha kerja sama antara badan
atau unit/bagian dalam pelaksanaan tugas tertentu dengan jalan sedemikian rupa sehingga terdapat saling
pengertian, saling mengisi, saling membantu dan melengkapi untuk mempermudah mencapai tujuan yang
ditentukan.
Integrasi ialah usaha untuk menyatukan berbagai bagian atau unit dalam organisasi sehingga merupakan
suatu kebulatan pemikiran maupun tindakan ke arah satu sasaran.
Sinkronisasi ialah usaha untuk menyelaraskan atau menyesuaikan kegiatan dari berbagai bagian guna
mencapai keserasian atau keharmonisan tindakan dalam mencapai sasaran.
Simplikasi ialah usaha untuk melakukan penyederhanaan di dalam organisasi maupun penyederhanaan
dalam sistem atau cara kerja supaya terjadi penghematan tenaga, waktu dan biaya sehingga tercapai tujuan
yang diinginkan. Penyederhanaan ini perlu dilakukan apabila terjadi kelesuan dalam bidang pemasaran,
terjadi penurunan produksi sehingga pemasukan tidak sesuai dengan pengeluaran.
5. Prinsip Tertib dan Disiplin
Suatu ketertiban dan disiplin dalam setiap usaha amat penting, sebab dengan menjalankan tertib dan disiplin
pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditentukan. Dengan disiplin dan tertib mutu kerja akan
mengingkat pula.
Misal semboyan dalam bahasa Latin: UBI URDO DEFICIT NULIA VIRTUS SUFICIT, yang artinya dimana
tidak berlaku ketertiban disana tidak akan tercapai mutu yang tinggi.
6. Prinsip Semangat Kesatuan atau Prinsip Expirit De Korps
Setiap orang yang bekerja sama dalam suatu usaha perlu memiliki jiwa kesatuan, rasa senasib dan
seperjuangan, mulai dari tingkat yang paling atas sampai paling bawah. Dengan semangat korps setiap
orang akan bekerja dengan senang hati akan timbul inisiatif serta prakarsa untuk memajukan usaha.
7. Prinsip Keadilan dan Kejujuran
Semangat kesatuan akan terbina jika dalam usaha itu berlaku keadilan dan kejujuran. Adil pula dalam
pembagian pendapatan (upah) sesuai dengan berat ringannya tugas dan tanggung jawab seseorang.
Kejujuran disini berarti bekerja pertama-tama untuk kepentingan bersama dalam organisasi dan bukan
mendahulukan kepentingan pribadi.
F. Efisiensi dan Efektifitas
Efisiensi dan efektifitas merupakan dua konsepsi utama untuk mengukir prestasi kerja (performance)
manajemen.
1. Pengertian Efisiensi
Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, yang berarti untuk mencapai hasil
tertentu dengan pengorbanan sekecil-kecilnya, contohnya :
Rugi
In put Out put In put > Out put
Break Even Point
In put Out put In put = Out put

Laba
In put Out put In put < cukup
2. Pengertian Efektifitas
Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan
yang ditetapkan. Jadi seorang manajer efektif adalah manajer yang dapat memilih pekerjaan yang harus
dilakukannya atau methode yang tepat untuk mencapai tujuan.

BAB II
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
A. Beberapa Pendapat tentang Fungsi Manajemen
Terdapat banyak sekali pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen oleh para pakar yang berbeda-beda.
Perbedaan terletak pada penggunaan istilahnya, tetapi pada prinsipnya pola pemikiran mereka tidak banyak
berbesa. Dari sekian banyak pakar, terlihat Henry Fayol yang mengemukakan pendapatnya sejak dini dengan
menyebutkan bahwa fungsi-fungsi manajemen meliputi:
1. perencanaan (planning);
2. pengorganisasian (organizing);
3. pemberian komando (coordinating); dan
4. pengawasan (controlling).
Kemudian pada abad modern ini bermunculan pakar-pakar dengan pendapatnya, sebagai berikut:
1. George Robert Terry, merumuskan fungsi-fungsi manajemen adalah POAC:
 Perencanaan (planning);
 Pengorganisasian (organizing);
 Penggerakan (actuating); dan
 Pengawasan (controlling).
2. Selanjutnya Harold Koontz dan Cyril O Donnel, berpendapat bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah:
 Perencanaan (planning);
 Pengorganisasian (organizing);
 Pengadaan tenaga kerja (staffing);
 Pengarahan/pembimbingan (directing); dan
 Pengawasan (controlling).
3. Kemudian pendapat Luther M Gullick tentang fungsi-fungsi manajemen adalah:
 Perencanaan (planning);
 Pengorganisasian (organizing);
 Pengadaan tenaga kerja (staffing);
 Pengarahan/pembimbingan (directing);
 Pengkoordinasian (coordinating);
 Pelaporan (reporting); dan
 Penganggaran (budgeting).
4. Prof. Dr. Sondang P Siagian, M.P.A. seorang pakar dari Indonesia, memberikan pendapat tentang fungsi-
fungsi manajemen, adalah :
 Perencanaan (planning);
 Pengorganisasian (organizing);
 Pemberian motivasi (motivating);
 Pengawasan (controlling); dan
 Penilaian (evaluating).
 Di atas telah dikemukakan bahwa walaupun pendapat dari pakar berbeda-beda, tetapi pola pemikirannya
tidak banyak berbeda/sama. Kesamaan pola pemikiran mereka terlihat dengan membandingkan fungsi-fungsi
manajemen tersebut, misalnya :
 Fungsi budgeting menurut Gullick dapat dimasukkan ke dalam fungsi planning,
 Fungsi staffing termasuk dalam organizing,
 Fungsi commanding, coordinating, directing dan motivating dapat dimasukkan dalam actuating,
 Sedangkan fungsi controlling dapat berkembang menjadi reporting dan evaluating.
Jelaslah bahwa walaupun istilah-istilah dari fungsi-fungsi manajemen menurut para pakar berbeda-beda
sebenarnya mempunyai maksud yang sama.
B. Fungsi Perencanaan
1. Pengertian dan tujuan perencanaan
Sebelum kita membuat rumusan pengertian perencanaan, lebih baik kita perhatikan rumusan pengertian
perencanaan dari beberapa ahli sebagai berikut:
 Newman, perencanaan adalah pembuatan keputusan apa yang akan dilaksanakan/ dikerjakan.
 Louis A. Allen, perencanaan adalah penentuan serangkaian kegiatan atau tindakan untuk mencapai hasil
yang diinginkan.
 Beishline, perencanaan menentukan apa yang harus dicapai, dimana, bagaimana hal tersebut harus
dicapai, siapa yang harus bertanggung jawab dan mengapa hal tersebut harus dicapai.
Kesimpulan rumusan pengertian perencanaan:
Adalah perumusan tentang apa yang akan dicapai serta tindakan-tindakan apa yang akan dilakukan untuk
mencapai tujuan yang dikehendaki dengan memperhitungkan kemampuan yang dimiliki.
Jelasnya perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang dan usaha
mencapainya dengan cara yang efektif dan efisien. Secara lebih rinci perencanaan mencakup kegiatan:
 Mempelajari dan meramalkan masa depan (forecasting)
 Menentukan sasaran/tujuan beserta fasilitas yang diperlukan dan memilih strateginya
 Membuat kebijaksanaan
 Membuat program kerja dan perhitungan waktu tiap kegiatan
 Menentukan prosedur kerja dan cara berhubungan antara kerabat kerja
 Menentukan rencana anggaran
Tujuan perencanaan
 Mempermudah pembagian kerja sehingga personil dapat diatur dengan baik
 Mempermudah proses pelaksanaan pekerjaan
 Pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik
 Penghematan sarana
 Memperkecil resiko
 Untuk menyusun skala prioritas
 Perubahan dapat dilaksanakan dengan segera bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan
Alasan dasar perencanaan
 Untuk mencapai Protective Benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam pembuatan keputusan.
 Untuk mencapai Positive Benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Manfaat perencanaan
 Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
 Mambantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama.
 Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih besar.
 Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
 Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
 Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi.
 Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
 Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
 Menghemat waktu, usaha dan dana
2. Prinsip-prinsip perencanaan
Di samping unsur-unsur dan sifat-sifat yang dituntut dalam perencanaan, maka perencanaan yang baik
harus didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut:
 Membantu/mendukung terhadap tujuan manajemen.
 Mengisi atau memasuki setiap kegiatan di setiap tingkatan manajemen (pervasivity)
 Merupakan kegiatan utama dan pertama dari seluruh kegiatan manajemen (primacy activity).
 Terkandung penghematan-penghematan dan ketepatan (efficiency).
 Adanya pilihan-pilihan terutama pilihan terhadap unsur-unsur manajemen (alternative).
 Merupakan faktor yang membatasi terhadap hal-hal yang ada manfaatnya (limiting factors).
 Dapat menyesuaikan/mengikuti perkembangan atau perubahan-perubahan dari situasi dan kondisi
(flexibility).
 Merupakan arah yang dapat berubah, tetapi tujuan tetap sama (the same of purpose).
 Dapat mengatasi saingan yang juga membuat perencanaan (strategy).
3. Persyaratan suatu perencanaan
(a) Rencana harus mengandung unsur 5 W dan 1 H
 What : menerangkan nama proyek; nama kegiatan apa yang harus dikerjakan
 Why : menerangkan tentang alasan mengapa kegiatan tersebut dilaksanakan.
 Where : menjelaskan dimana kegiatan/proyek itu harus dilaksanakan (menyatakan tempatnya).
 When : menerangkan waktu bilamana kegiatan/proyek tersebut dilaksanakan.
 Who : menerangkan tentang siapa (orangnya/organisasinya) yang akan menjalankan kegiatan tersebut.
 How : menerangkan bagaimana cara; langkah-langkah prosedur pelaksanaan serta anggaran yang
digunakan agar proyek/kegiatan dapat berjalan lancar.
(b) Rencana harus bersifat rasional, fleksibel, pragmatis dan kontinyu.
 Rasional : berarti rencana harus dibuat berdasarkan data perhitungan yang matang dan masuk akal.
 Fleksibel : berarti rencana itu harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan situasi dan kondisi
yang selalu berubah.
 Pragmatis : berarti rencana itu harus berdaya guna atau mempunyai kegunaan bagi kepentingan
masyarakat.
 Kontinyu : yakni suatu rencana dibuat sedemikian rupa sehingga kegiatan yang kita lakukan itu dapat
berlangsung terus-menerus dan berkelanjutan.
4. Macam-macam rencana
Hasil dari perencanaan adalah rencana. Dari hasil perencanaan ini ada bermacam-macam dilihat dari
berbagai sudut.
(a) Dilihat dari luas lingkupnya, rencana dibedakan menjadi empat macam.
 Rencana kebijaksanaan (policy plan), yaitu rencana tentang apa dan bagaimana cara penyelenggaraan
secara garis besar dan dengan data yang lengkap.
 Rencana program (program plan), adalah rencana yang memuat apa yang ingin dicapai dan cara
pelaksanaannya secara jelas dan dibuat berdasarkan fakta muktahir.
 Rencana proyek (project plan), merupakan bagian-bagiannya dari rencana program.
 Rencana operasional (operational plan), yaitu rencana yang memuat kegiatan-kegiatan operasional dan
sasaran-sasaran yang akan dicapai.
(b) Dilihat dari jangka waktunya, rencana dibedakan menjadi tiga macam
 Rencana jangka panjang (long range plan), rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu 10-25
tahun, Indonesia menganut 25 tahun.
 Rencana jangka menengah (medium plan) yaitu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu
antara 3 sampai dengan 8 tahun, di Indonesia 5 tahun.
 Rencana jangka pendek (short range plan), yaitu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu satu
tahun.
(c) Dilihat dari sudut materinya, rencana dibedakan:
 Rencana kepegawaian;
 Rencana keuangan;
  Rencana industri;
 Rencana pendidikan;
 Rencana kesehatan;
 Rencana pertanian;
 Rencana perdagangan.
(d) Dilihat dari sudut daerah/wilayah pelaksanaannya, rencana dibedakan:
 Rencana desa dan rencana antar desa;
 Rencana kota dan rencana antar kota;
 Rencana daerah dan rencana antar daerah;
 Rencana nasional dan rencana internasional.
(e) Dilihat dari sudut umum/khusus, rencana dibedakan menjadi empat macam
 Rencana umum (general plan) adalah rencana yang dibuat secara garis besar dan menyeluruh dari suatu
kegiatan.
 Rencana khusus (specific plan) adalah suatu rencana yang dibnuat secara terperinci.
 Rencana relasi kerja (network plan), yaitu rencana yang menunjukkan ke arah mana rencana itu
dipergunakan.
 Rencana semesta (overall plan), adalah rencana yang memberikan pola secara keseluruhan dari
pekerjaan yang harus dikerjakan.
(f) Dilihat dari sudut/segi arah
 Top down planning, rencana dari atas ke bawah berupa kebijaksanaan atau pedoman.
 Button up planning, rencana dari bawah ke atas berupa usulan.
 Horizontal planning, rencana yang disusun dengan mengkoordinasikan pada unit/bagian/ instansi yang
terkait.
5. Tipe-tipe perencanaan
Menurut John AF. Stonner dalam buku Management, ada 2 tipe rencana, yaitu:
(a) Rencana Strategis (Strategic Plan), yakni rencana yang dirancang untuk memenuhi tujuan organisasi yang
lebih luas dan mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.
Perencanaan strategis merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk
menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi.
(b) Rencana Operasional (Operational Plan), adalah penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana
strategis akan dicapai. Ada 2 tipe rencana operasional, yaitu:
(1) Rencana sekali pakai (single use plan), rencana ini dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan
tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai; seperti pembangunan gedung tertentu.
Tipe pokok rencana sekali pakai adalah:
 Program, meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas yang menunjukkan langkah-langkah
pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan menentukan satuan/parameter anggota
organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah serta menunjukkan urutan dan waktu
setiap langkah, dapat juga disertai anggaran bagi kegiatan yang diperlukan.
 Proyek, adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian yang terpisah dari
program, mempunyai ruang lingkup yang terbatas, aras penugasan yang jelas dan waktu
penyelesaian yang sudah ditentukan juga disertai dengan anggaran tertentu.
 Anggaran (budget), adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan
tertentu, dalam jangka waktu tertentu, yang merinci pendapatan dan pengeluaran. Anggaran
terutama merupakan peralatan koordinasi dan pengawasan kegiatan-kegiatan organisasi dan
komposisi penting dari program dan proyek.
(2) Rencana-rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan standar untuk penanganan situasi-
situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang. Rencana-rencana ini sekali ditetapkan
akan terus diterapkan sampai perlu diubah (dimodifikasi) atau dihapuskan. Rencana-rencana tetap
sangat membantu manajer menghemat waktu tanpa perlu membuat rencana ulang terhadap
pembuatan keputusan untuk situasi dan permasalahan yang sama.
Wujud umum rencana tetap adalah:
  Kebijaksanaan (policy) adalah pedoman umum pembuatan keputusan; merupakan batas bagi
keputusan untuk menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat.
Kebijaksanaan dapat menyangkut masalah penting maupun masalah sederhana, dapat
ditetapkan secara formal maupun muncul sebagai informal. Kebijaksanaan secara formal
muncul karena untuk meningkatkan efektifitas organisasi, untuk mencerminkan nilai-nilai
pribadi mereka (pakaian seragam) dan untuk menjernihkan berbagai konflik.
 Prosedur standar adalah suatu kebijaksanaan yang dilaksanakan dengan pedoman yang lebih
rinci. Prosedur standar memberikan sejumlah instruksi yang terinci untuk pelaksanaan
serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. Manfaat prosedur standar adalah menghemat
usaha manajerial, memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab,
menimbulkan pengembangan metode-metode operasi yang lebih efisien, memudahkan
pengawasan, memungkinkan penghematan personalia dan membantu kegiatan koordinasi.
 Aturan (rules atau regulations), adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu
harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Dalam melaksanakan suatu aturan,
para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan harus mematuhinya. Contohnya
tata tertib siswa selama praktikum resep atau praktikum kimia.
6. Langkah penyusunan perencanaan
Menurut James AF Stonner dalam buku Management, bahwa perencanaan dapat dipadatkan menjadi
empat langkah dasar. Keempat langkah perencanaan ini dapat disesuaikan dengan semua kegiatan perencanaan
pasa semua tingkat di dalam organisasi atau perusahaan. Empat langkah dasar penyusunan perencanaan adalah:
 Tetapkan tujuan atau seperangkat tujuan.
 Definisikan situasi saat ini.
 Identifikasikan hal-hal yang membantu dan yang menghambat tujuan-tujuan
 Kembangkan rencana-rencana atau seperangkat rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai
tujuan
Cara lain penyusunan rencana:
 Menerapkan tujuan.
 Mengumpulkan data yang relevan dengan tujuan.
 Menganalisa data yang ada.
 Menentukan beberapa alternatif.
 Memilih salah satu alternatif yang paling menguntungkan.
 Menyusun rencana
 Evaluasi/menilai kembali rencana.
7. Penerapan rencana
Setelah kita mempelajari segala sesuatu yang berhubungan dengan rencana maka di bawah ini akan diberi
contoh pembuatan rencana dengan menerapkan pertanyaan 5W + 1H
 What : nama proyek : rencana pengadaan barang di apotek
 Why : tujuan : untuk mengisi barang yang sebagian besar telah terjual atau untuk
menjaga keseimbangan persediaan barang dengan penjualan.
 Who : siapa petugas pembelian : adalah kepala bagian pembelian
Siapa penerima barang : kepala gudang
Siapa supplier/pemasok barang : adalah para Pedagang Besar Farmasi yang terpilih
karena harga lebih murah, syarat pembayaran lebih lama, barang diantar sampai
apotek tepat waktu dan lain-lain.
Siapa petugas pembuat surat pesanan : petugas bagian pembelian dan untuk obat
bius barang psikotropik ditandatangani apoteker.
Siapa petugas pencatat : kepala gudang mencatat di buku harian penerimaan
barang di kartu stok. Bagian pembukuan/akuntansi – mencatat rekening/pembelian
pada fraktur
 Buku jurnal umum atau jurnal pembelian barang atas pembelian barang secara
kredit
  Buku jurnal umum atau jurnal khusus pengeluaran kas bila pembelian secara
kontan
Siapa petugas pembayaran : kepala bagian keuangan. Bila fraktur sudah jatuh
tempo dibayarkan oleh kasir setelah mendapat persetujuan kepala bagian
keuangan/pemilik sarana apotek
 When : bilamana/kapan pelaksanaan pembelian. Pada hari/tanggal/bulan tertentu
Dimana jumlah persediaan sudah berada pada posisi Buffer stock
 Where : Dimana lokasi supplier/pemasok/PBF. Apakah di dalam kota atau di luar
Kota atau harus diimpor sendiri.
 How : Bagaimana metode/teknis pelaksanaan pembelian
 Tentukan nama, jenis dan jumlah obat yang akan dipesan/dibeli sesuai gudang
obat apotek atau informasi dari bagian peracikan obat atau penjualan bebas
terhadap penolakan resep atau obat baru yang sering ditulis dokter tapi belum
tersedia di apotek
 Klasifikasi obat-obat yang akan dibeli sesuai dengan nama atau alamat PBF yang
sudah diseleksi dengan perkiraan yang sudah dikonfirmasikan
 Buatkan surat pesanan untuk tiap-tiap PBF yang sudah ditandatangani oleh
petugas yang berwenang
 Surat pesanan dikirim atau dimonitor sampai barang datang pada saat dibutuhkan
 Penerimaan barang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu kesiapan bagian
gudang, kesiapan bagian pembukuan dan kesiapan bagian pembayaran
C. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
1. Pengertian
Pengertian pengorganisasian
Pengorganisasian adalah penyatuan, pengelompokan, pengaturan orang-orang untuk dapat digerakkan
sebagai suatu kesatuan sesuai dengan rencana yang telah dirumuskan menuju tercapainya tujuan yang
telah ditetapkan.
Pengertian organisasi
Organisasi adalah suatu sistem kerja sama antara sekelompok orang dengan yang lainnya secara teratur
mengenai hubungan tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Pengertian lain dari organisasi
Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Unsur-unsur organisasi
Dalam pengertian ini, unsur-unsur organisasi adalah sekelompok orang (2 orang atau lebih), adanya kerja sama
dan adanya tujuan.
3. Sasaran dan tujuan pengorganisasian
Berkaitan dengan pengertian organisasi di atas, maka:
 Sasaran pengorganisasian adalah diperolehnya suatu organisasi yang efektif untuk melaksanakan proses
manajemen; dan
 Tujuan pengorganisasian adalah terselenggaranya proses manajemen untuk memperoleh hasil secara
efektif dan efisien.
Dari hal-hal di atas jelaslah bahwa pengorganisasian memang sangat penting, oleh karena itu bagi seorang
manajer dituntut untuk dapat menjalankan fungsi pengorganisasian secara efektif.
4. Fungsi-fungsi pengorganisasian
Telah dikatahui bahwa pengorganisasian adalah kegiatan membagi-bagi kerja/tugas, wewenang dan
tanggung jawab dan hasilnya adalah organisasi. Didasarkan pada pengertian tersebut, maka pengorganisasian
dapat berfungsi sebagai berikut.
 Mengatur kerja dan kerja sama secara efektif.
 Mencegah dan mengurangi kelambatan-kelambatan kerja.
 Mencegah dan mengurangi kesimpangsiuran kerja.
  Mencegah dan mengurangi kesulitan-kesulitan kerja.
 Membuat pedoman-pedoman atau standar-standar kerja.
5. Keuntungan pengorganisasian
Pengorganisasian yang dapat menghasilkan organisasi yang baik, akan mendatangkan keuntungan-
keuntungan sebagai berikut:
 Setiap anggota organisasi mengetahui tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
 Hubungan-hubungan kerja akan jelas terlihat.
 Dapat dicapai koordinasi yang efektif antara satuan-satuan organisasi.
 Dapat memanfaatkan tenaga kerja dan fasilitas kerja secara efektif dan efisien.
6. Prinsip-prinsip organisasi
Suatu organisasi dikatakan baik, apabila dalam penyelenggaraan organisasi itu berdasarkan pada prinsip-
prinsip sebagai berikut:
 Adanya tujuan yang jelas, yang merupakan sumber dan pedoman kegiatan organisasi.
 Pembagian kerja/tugas (division/distribution of work). Dalam membagi tugas harus didasarkan prinsip
“the right man in the right place”, yaitu memberikan tugas kepada pegawai/bawahan, disesuaikan
dengan kemampuan, keahlian atau kondisi fisiknya.
 Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab (delegation of authority and responsibility), adalah
menugaskan kepada seorang bawahan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dan minta
pertanggungjawabannya.
 Hierarki, bahwa dalam organisasi ada tingkatan-tingkatan wewenang dan tanggung jawab dari atas
sampai ke bawah.
 Kesatuan perintah/komando (unity of command), bahwa setiap orang hanya menerima perintah dari satu
orang atasan yang sama.
 Batas kemampuan mengawas (span of control), bahwa seorang pemimpin terbatas jumlah orang yang
diawasi/dipimpinnya.
 Pertanggungjawaban (accountability), bahwa seorang bawahan wajib memberikan pertanggungjawaban
kepada orang/pejabat yang memberi tanggung jawab.
7. Cara-cara mengorganisasi
Untuk mengorganisasi secara teratur, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
 Mengetahui tujuan yang ingin dicapai.
 Membagi pekerjaan yang akan dilaksanakan kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.
 Mengelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut menjadi satuan-satuan yang praktis.
 Menetapkan tugas-tugas secara jelas untuk setiap kegiatan tersebut.
 Menyediakan alat-alat fisik dan fasilitas lain yang diperlukan.
 Mempekerjakan tenaga-tenaga yang cakap.
 Melimpahkan wewenang yang perlu dilimpahkan.
8. Bentuk-bentuk organisasi/struktur
Kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan dalam organisasi yang satu dengan lainnya sering tidak sama.
Ada kegiatan-kegiatan yang sangat komplek ada pula yang sederhana. Hal ini mengakibatkan penyesuaian
bentuk organisasi yang disusun. Pada umumnya organisasi ada empat macam bentuk yaitu sebagai berikut.
 Organisasi lini/garis
 Organisasi lini dan staf
 Organisasi staf (fungsional)
 Organisasi panitia
(a) Organisasi lini/garis/lurus
A : pimpinan
B dan C : menerima perintah dari A dan
memberikan pertanggungjawaban
kepada A

D dan E : masing-masing menerima

 perintah dan memberikan
pertanggungjawaban kepada B,
begitu pula F dan G kepada C
Ciri-ciri organisasi lini
 Organisasinya kecil dan karyawannya/pegawainya sedikit.
 Hubungan kerja dilakukan secara langsung, baik antara pimpinan dan bawahan atau sesama pimpinan
atau sesama bawahan.
 Spesialisasi pekerjaan atau tenaga belum banyak diperlukan.
 Tujuan/kebijaksanaan organisasi masih sederhana.
 Susunan organisasi juga masih sederhana, sehingga fasilitas yang diperlukan juga masih sederhana.
 Produksi yang dihasilkan belum beragam.
Dari kesederhanaan, organisasi lini mempunyai kebaikan-kebaikan antara lain sebagai berikut:
 Dalam hal pembuatan keputusan biasanya lebih cepat karena anggota timnya hanya sedikit.
 Karena antara anggota dapat berhubungan langsung dan saling mengenal, maka rasa kesetiakawanan
masih besar.
 Begitu pula dalam hal disiplin masih cukup tinggi
Kelemahan-kelemahan organisasi lini
 Pimpinan sering menyamakan antara tujuan pribadi dengan tujuan organisasi.
 Pimpinan cenderung berbuat/bersifat diktator karena organisasi dianggap milik pribadi.
 Kelangsungan hidup organisasi tidak berjalan dengan baik karena seluruh anggota bergantung kepada
satu orang pimpinan.
 Bawahan sulit berkembang, terutama untuk menjadi tenaga-tenaga spesialis sangat terbatas.
(b) Organisasi lini dan staf
A : pimpinan
B - C : menerima perintah dari A dan

memberikan pertanggungjawaban

kepada A. Begitu pula D - E

kepada B dan F – G kepada C
P : tenaga staf yang memberi nasehat

kepada A

Ciri-ciri organisasi lini staf

 Organisasinya besar dan kegiatannya banyak, sehingga memerlukan karyawan/pegawai yang banyak
pula.
 Karena organisasinya besar, maka hubungan kerja secara langsung sehari-hari antara pimpinan puncak
dengan bawahan atau bahkan sesama anggota organisasi sudah sulit dilakukan.
 Sesuai dengan namanya, organisasi ini terdiri dari dua kelompok pegawai, yaitu kelompok lini yang
melaksanakan tugas-tugas pokok dan kelompok staf, yang membantu pimpinan menurut
keahliannya.
 Dapat dipekerjakan tenaga-tenaga spesialis yang beraneka ragam.
Kebaikan-kebaikan organisasi lini dan staf
 Pembagian kerja yang tegas dan jelas.
 Dapat disalurkan bakat yang berbeda-beda.
 Koordinasi kegiatan-kegiatan dan orang-orang dalam setiap kelompok dapat dijalankan dengan mudah.
 Dapat dipekerjakan tenaga kerja yang sesuai dengan keahlian, bakat maupun pendidikan dan
pengalamannya (the right man in the right place).
  Dapat meningkatkan semangat kerja dan disiplin karena pekerja bekerja sesuai dengan bakat, keahlian,
pendidikan dan pengalamannya.
Kelemahan-kelemahan organisasi lini dan staf
 Para pelaksana tugas pokok (lini) sering bingung, karena dihadapkan kepada atasan secara lini dan
pimpinan staf yang memberi nasehat-nasehat.
 Sering terjadi ketidaksesuaian antara perintah dari pimpinan lini dengan nasehat dari pimpinan staf,
sehingga membingungkan anggota.
 Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangannya.
(c) Organisasi staf/fungsional
A : pimpinan
B - C : menerima perintah dari A dan
memberikan pertanggungjawaban
kepada A
D-E-F-G : dapat diperintah B dan C sesuai
dengan bidang keahliannya dan
memberikan pertanggungjawaban-
nya kepada B dan C
Ciri-ciri organisasi staf/fungsional
 Organisasi yang menekankan pada fungsi yang dilakukan setiap anggota.
 Kurang menekankan tingkatan-tingkatan organisasi (hierarki).
 Seorang bawahan tidak mempunyai atasan yang jelas, sehingga bawahan memberikan
pertanggungjawaban kepada lebih dari satu orang atasan.
 Setiap pimpinan merupakan tenaga spesialis yang ahli dalam bidangnya.
Kebaikan-kebaikan organisasi staf/fungsional
 Ada pembagian pekerjaan yang tegas antara pekerjaan manajerial dengan pekerjaan operatif.
 Dapat dicapai spesialisasi pekerjaan yang baik.
 Koordinasi/kerja sama antara orang-orang dalam suatu fungsi mudah dilaksanakan.
Kelemahan-kelemahan organisasi staf/fungsional
 Pemborosan biaya yang sangat besar.
 Ada kemungkinan timbul perselisihan antara pejabat.
 Inisiatif/prakarsa perseorangan tertekan.
Organisasi fungsional menurut F.W. Taylor
Menurut Taylor, organisasi yang dipergunakan dalam produksi, dibagi menjadi dua bagian, yaitu
bagian perencanaan dan pelaksanaan.
(1) Bagian perencanaan
 Time and cost clerk (TC), yaitu sub bagian yang bertugas memperhitungkan biaya/ongkos dan
waktu yang diperlukan dalam proses produksi.
 Route and order of work clerk (RC), yatu sub bagian yang bertugas memperhitungkan cara yang
sebaik-baiknya tentang perjalanan bahan mentah sampai dengan barang jadi yang diproses
dalam pabrik.
 Instruction card clerk (IC), yaitu sub bagian yang bertugas memberi petunjuk tentang cara bekrja
pegawai.
 Disciplination (Disc), yaitu sub bagian yang bertugas menjaga kedisiplinan kerja, ketertiban dalam
perusahaan.
(2) Bagian pelaksana/pabrik
 Gang boss (GB), yang bertugas mempersiapkan segala sesuatu untuk kerja para pekerja.
 Speed boss (SP), yang bertugas menjaga dan mengatur jalannya mesin sesuai dengan waktu yang
telah ditetapkan.
 Inspector (Ins), sebagai pengawas yang bertugas mengawasi dan mengendalikan agar pekerjaan
berjalan sesuai dengan aturan-aturannya sehingga menghasilkan barang sesuai dengan kualitas
yang ditetapkan.
  Repair boss (RB), yang bertugas memeriksa, meneliti mesin-mesin dan memperbaiki jika ada
kerusakan-kerusakan.
(d) Organisasi panitia
A-B-C-D : pimpinan

A : sebagai ketua panitia

Menurut Harold Koontz dan Cyril O Donnel, panitia adalah sejumlah orang yang diangkat atau dipilih
untuk berkumpul pada suatu organisasi tertentu, guna mempertimbangkan soal-soal yang diajukan
kepadanya. Sedangkan menurut G.R. Terry, panitia adalah sekumpulan orang-orang yang dipilih/diangkat
untuk berkumpul berdasarkan organisasi tertentu, guna mempersoalkan persoalan-persoalan yang
dihadapkan kepadanya.
Panitia sering disebut dengan dewan, senat, majelis, komisi, badan, satuan tugas, court, team (tim).
Ciri-ciri organisasi panitia
 Tugas-tugas kepemimpinan dijalankan secara bersama-sama oleh beberapa orang (kolektif).
 Berlakunya organisasi dalam waktu terbatas.
 Semua anggota pimpinan memiliki hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama.
 Tugas-tugas dari para pelaksanaannya dikelompokkan sesuai dengan bidang-bidang tertentu yang
dijalankan.
Kebaikan-kebaikan organisasi panitia
 Karena setiap hal dimusyawarahkan secara kolektif, maka keputusan yang diambil biasanya tepat.
 Setiap anggota pimpinan akan sulit bertindak secara diktatoris.
 Usaha kerja sama para pelaksana lebih mudah dibina.
Kelemahan-kelemahan organisasi panitia
 Karena segala dimusyawarahkan terlebih dahulu, maka proses pembuatan/pengambilan keputusan
terjadi sangat lambat.
 Karena setiap anggota mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama, maka apabila
proses penyelenggaraan kerja macet, maka tidak dapat diminta pertanggungjawaban yang satu
lebih besar dari yang lain.
 Sering timbul kesimpangsiuran kerja, karena perintah kepada pelaksana sering datang dari lebih satu
orang.
 Biasanya kreativitas pelaksana tidak kelihatan menonjol karena segala tugas dilakukan secara bersama-
sama.
Tujuan dibentuknya panitia:
 Untuk mengemukakan saran-saran
 Untuk menerima keterangan-keterangan
 Untuk mengklasifikasikan keterangan-keterangan
 Mendiskusikan keterangan-keterangan
 Menyediakan keterangan-keterangan kepada pihak lain
9. Reorganisasi
Reorganisasi adalah suatu aktivitas untuk menyusun kembali organisasi yang sedang menjalankan
kegiatannya.
Sebab-sebab reorganisasi
Reorganisasi dapat terjadi dengan sebab-sebab sebagai berikut
 Kegiatan-kegiatan organisasi sudah menjadi rutin dan baku.
 Adanya perubahan-perubahan dari dalam, misalnya perubahan kebijaksanaan, perubahan perencanaan,
perubahan keuangan dan kepegawaian.
 Adanya perubahan-perubahan yang terjadi di luar organisasi, misalnya perubahan kebijaksanaan dari
pemerintah, perubahan peraturan-peraturan.
Cara-cara reorganisasi
Reorganisasi dapat dilakukan dengan dua cara
  Musyawarah para pimpinan yang ada dalam organisasi dengan maksud memberikan keyakinan bahwa
reorganisasi perlu dilakukan (strategy of consern).
 Dipaksakan, dalam hal ini diperlukan suatu kekuatan untuk memaksakan reorganisasi (strategy of
force).
10. Tipe-tipe organisasi
(1) Tipe flat (piramid mendatar)
Pada umumnya organisasi swasta/niaga

(2) Tipe tall (piramid kerucut)

(3) Tipe piramid terbalik

Gol. IV
Gol. III
Gol. II
I
D. Penggerakan (Actuating)
1. Pengertian penggerakan
Fungsi penggerakan merupakan intinya manajemen, karena fungsi ini kegiatannya berhubungan langsung
dengan faktor manusia bawahan.
Dalam menggerakkan manusia sebagai bawahan ini, seorang pimpinan/manajer dituntut suatu kemampuan,
sehingga para bawahan dengan senang hati mengikuti ajakan atau kehendak pimpinan.
Banyak pakar yang mengemukakan pendapatnya tentang fungsi penggerakan ini, diantaranya sebagai
berikut:
 G.R. Terry
Penggerakan adalah menempatkan anggota dari pada kelompok agar kerja secara sadar untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan perencanaan dan pola organisasi.
 Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo
Penggerakan adalah pengaktifan dari pada orang-orang sesuai dengan rencana-rencana dan pola
organisasi yang telah ditetapkan.
 Prof. Dr. H. Arifin Abdulrachman
Penggerakan adalah kegiatan manajemen untuk membuat orang-orang lain suka dan dapat bekerja.
 Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A.
Penggerakan adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian
rupa, sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan
efisiensi dan ekonomis.
Dari berbagai pendapat para pakar di atas jika disimpulkan atau dapat diambil suatu pengertian bahwa:
 Penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan pimpinan/manajer untuk membuat bawahan dapat
melakukan tugas dengan senang seperti yang dikehendaki pimpinan; atau
 Penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan/manajer untuk menggerakkan anggota
organisasi sehingga mereka berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan/organisasi.
2. Sasaran dan tujuan penggerakan
Dengan memperhatikan pengertian penggerakan di atas, maka suatu penggerakan hendaknya mempunyai
sasaran dan tujuan sebagai berikut:
 Sasaran penggerakan
Agar seseorang bawahan menjadi pengikut yang taat, disiplin dan setia dalam mengerjakan tugas-
tugas dengan sebaik-baiknya.
 Tujuan penggerakan
Agar penyelenggaraan manajemen dapat berjalan secara efektif dan efisien.
3. Undur-unsur penggerakan
 Dorongan (Motivating) : yaitu menggerakkan orang dengan memberikan rangsangan yang baik, alasan-
alasan yang menimbulkan kemauan bekerja dengan baik.
 Pimpinan, bimbingan (Leading) : yaitu memberikan bimbingan dengan contoh teladan.
 Perintah/pengarahan (Directing) : yaitu memberikan pengarahan dengan petunjuk yang benar, jelas dan
tepat.
4. Faktor-faktor penggerakan
 Faktor kepemimpinan atau Leadership.
 Faktor komunikasi atau Communication.
 Faktor fasilitas atau Facility.
 Faktor hubungan antara manusia atau Human Relation.
5. Prinsip-prinsip penggerakan
Setelah mengetahui apa yang menjadi sasaran dan tujuan penggerakan, maka seorang manajer sudah
seharusnya mengarahkan kegiatannya dalam menggerakkan bawahannya sesuai dengan sasaran/tujuannya. Agar
dalam melakukan kegiatan-kegiatan tersebut benar-benar terarah perlu berpedoman pada prinsip-prinsip
penggerakan sebagai berikut:
 Efisiensi, dengan daya dan dana serta fasilitas yang terbatas dapat menghasilkan ketaatan, kedisiplinan
dan kesetiaan dari bawahannya secara maksimal.
 Efektifitas metode penggerakan, hendaknya metode yang digunakan dalam menggerakkan bawahan
secara tepat.
 Komunikasi manajerial, penggerakan dapat dilakukan melalui komunikasi antara pimpinan-pimpinan
atau manajer-manajer pada semua tingkatan.
 Information, yaitu perlu adanya informasi yang selalu tersalur, mengalir kepada semua pihak yang
harus memperoleh informasi tersebut (flow of information).
 Pemanfaatan organisasi informal dalam penggerakan secara strategis.
 Efektifitas kepemimpinan, yaitu penggerakan dengan mengefektifkan penyelenggaraan kepemimpinan.
6. pentingnya penggerakan
Telah dijelaskan di muka bahwa penggerakan merupakan intinya manajemen, karena fungsi ini
berhubungan langsung dengan faktor manusianya.
Seperti diketahui pula bahwa manusia merupakan faktor pusat, faktor pertama dan utama dalam kegiatan
manajemen. Oleh karena itu fungsi penggerakan adalah penting, karena:
 dengan penggerakan berarti membuat hidup dan berjalannya kegiatan-kegiatan manajemen;
 dengan penggerakan berarti fungsi perencanaan sebagai fungsi fundamental pertama dalam proses
manajemen dapat terealisasi;
 dengan penggerakan yang efektif, organisasi juga menjadi lebih efektif, dan
 dengan penggerakan yang efektif pula, manajemen akan berhasil karena orang-orang yang cakap dapat
digerakkan secara tepat, begitu pula pengawasan dapat berfungsi secara efektif.
E. Pengawasan (Controlling)
1. Pengertian pengawasan
Dalam fungsi penggerakan sudah diketahui bahwa manusia merupakan faktor yang sangat menentukan
hidup matinya kegiatan manajemen. Sebab manusialah yang menciptakan sekaligus melaksanakan kegiatan-
kegiatan manajemen. Faktor manusia/orang yang ada dalam manajemen terdiri dari pimpinan dan bawahan.
Dengan berbagai teori dan metode bagaimana seorang manajer/pimpinan menggerakkan bawahannya
agar mau dan tahu melaksanakan tugas. Akan tetapi manusia dengan kelebihan dan kekurangannya membawa
dampak terhadap penyelenggaraan manajemen pada setiap organisasi.
Dalam proses kerja mencapai hasil dalam organisasi sering pula terjadi pelaksanaan kerja tidak sesuai
dengan rencana yang ditetapkan. Sebaliknya dapat pula terjadi pelaksanaan kerja yang sesuai atau bahkan
melebihi dari rencana yang telah ditetapkan. Situasi tersebut akan diketahui melalui fungsi pengawasan yang
dilaksanakan manajer/pimpinan.
Apa sebenarnya fungsi pengawasan itu? Banyak pakar yang mengemukakan pendapatnya tentang
pengawasan, diantaranya sebagai berikut.
  Prof. Dr. H. Arifin Abdulrachman
Pengawasan adalah kegiatan atau proses untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan,
kegagalan untuk diperbaiki kemudian dan mencegah terulangnya kembali kesalahan-kesalahan itu,
begitu pula mencegah sehingga pelaksanaan tidak berbeda dengan rencana yang telah ditetapkan.
 G.R. Terry
Pengawasan adalah proses penentuan apa yang akan dicapai dengan suatu standar hasil melalui
pelaksanaan, bila perlu mengambil tindakan korektif sehingga pelaksanaan berjalan sesuai
rencana.
 Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A.
Pengawasan adalah proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk
menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan sebelumnya.
Dari beberapa pendapat para pakar di atas dapat diambil pengertian bahwa pengawasan adalah kegiatan
yang dilakukan manajer/pimpinan atau yang berwenang untuk mengetahui hasil pelaksanaan kerja, kemudian
memperbaiki apabila terjadi kesalahan-kesalahan atau penyimpangan-penyimpangan dan mencegah terjadinya
hal-hal yang tidak diinginkan terulang kembali, sehingga hasil yang dicapai sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan.
2. Sasaran dan tujuan pengawasan
Berdasarkan pengertian di atas, maka yang menjadi sasaran dan tujuanpengawasan adalah sebagai
berikut:
 Sasaran pengawasan adalah memperbaiki ketidaksesuaian, penyimpangan-penyimpangan,
penyelewengan-penyelewengan dan seterusnya mencegah agar tidak terjadi hal-hal yang
mengakibatkan ketidaksesuaian antara rencana dan hasilnya.
 Tujuan pengawasan adalah menciptakan kondisi tertib dinamis dan harmonis dalam penyelenggaraan
manajemen sehingga diperoleh hasil secara efektif dan efisien.
3. Syarat-syarat pengawasan
Agar pengawasan efektif, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut.
 Pengawasan harus terkait erat dengan sifat dan kebutuhan kegiatan manajemen.
 Pengawasan harus fleksibel, yaitu selalu mengikuti perkembangan ataupun perubahan-perubahan
situasi, baik dari luar atau dari dalam organisasi.
 Pengawasan harus berhubungan erat dengan pola organisasi.
 Pengawasan harus ekonomis, yaitu biayanya harus sehemat-hematnya atau serendah-rendahnya.
 Pengawasan harus menjamin tindakan-tindakan perbaikan.
 Pengawasan tidak mencari orangnya yang melakukan hal-hal yang tidak benar.
4. Proses pengawasan
Proses pengawasan merupakan rangkaian kegiatan secara berurutan yang dilakukan dalam pengawasan,
yaitu sebagai berikut:
 Menetapkan patokan (standar) pengawasan.
 Mengukur dan menilai hasil pekerjaan yang telah dicapai.
 Membandingkan hasil yang dicapai dengan patokan tersebut sehingga diketahui
kesesuaian/ketidaksesuaian yang terjadi.
 Melakukan tindakan korektif/perbaikan jika terjadi ketidaksesuaian sehingga hasil pekerjaan benar-
benar sesuai dengan rencananya.

Menetapkan standar Mengukur hasil Membandingkan hasil Melakukan perbaikan

5. Fungsi-fungsi pengawasan
Kegiatan pengawasan dalam penyelenggaraan manajemen di setiap organisasi berfungsi sebagai berikut:
 Mencegah dan memperbaiki terjadinya ketidaksesuaian, peyimpangan-peyimpangan dan
penyelewengan-penyelewengan.
 Membuat setiap kegiatan organisasi menjadi dinamis.
 Membuat setiap anggota organisasi bertanggung jawab secara maksiaml.
  Mendidik setiap anggota organisasi.
6. Prinsip-prinsip pengawasan
Prinsip-prinsip pengawasan merupakan pedoman dasar untuk melakukan pengawasan, agar kegiatan yang
dilakukan benar-benar sesuai/mencapai sasaran maupun tujuan pengawasan.
Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut:
 Berorientasi kepada tujuan organisasi.
 Efisiensi, dengan dana dan daya yang minimal untuk mancapai hasil pengawasan yang maksimal.
 Melihat ke depan, dalam rangka mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan.
 Menjamin manajer bawahan dengan mengefektifkan pengawasan secara langsung.
 Standar/patokan yang obyektif, tepat dan teliti.
 Umpan balik dan teliti ulang, yaitu pengawasan harus dapat memberikan umpan balik, sehingga dapat
meneliti ulang secara periodik dari cara-cara pengawasan yang dilakukan.
7. Macam-macam pengawasan
Kegiatan pengawasan banyak ragamnya dan dapat dilihat dari berbagai macam sudut.
a) Dilihat dari subyek/petugas yang mengawasi, pengawasan dibedakan sebagai berikut:
 Pengawasan manajerial, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer atau pimpinan
terutama yang berkaitan dengan proses manajemen.
 Pengawasan staf, adalah pengawasan yang dilakukan oleh tenaga ahli dalam bidang-bidang
tertentu.
 Pengawasan internal, adalah pengawasan yang dilakukan aparat pengawasan dari dalam
organisasi sendiri.
 Pengawasan eksternal, adalah pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar
organisasi, misalnya pihak pemerintah.
 Pengawasan formal, adalah pengawasan secara resmi sesuai dengan prosedur maupun tata kerja
oleh aparat pengawasan resmi.
 Pengawasan onformal, adalah pengawasan yang dilakukan secara tidak resmi dan tidak melalui
prosedur maupun tata kerja yang resmi.
 Pengawasan melekat (waskat), adalah pengawasan yang dilakukan oleh setiap atasan kepada
bawahan langsungnya.
b) Dilihat dari sistemnya, pengawasan dibedakan sebagai berikut:
 Pengawasan komparatif, yatu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan puncak dengan cara
membandingkan hasil dengan rencananya.
 Pengawasan verifikatif, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pengawas ahli terutama bidang
keuangan dan bahan-bahan.
 Pengawasan investigatif, pengawasan yang dilakukan melalui penyelidikan-penyelidikan, untuk
mengetahui hal-hal yang tersirat (penyelewengan-penyelewengan yang tidak kelihatan) serta
untuk membongkar penyelewengan.
 Pengawasan inspektif, ialah pengawasan yang dilakukan melalui pemeriksaan setempat untuk
mengetahui hal-hal atau situasi yang sebenarnya.
c) Dilihat dari segi waktu, pengawasan dibedakan sebagai berikut:
 Pengawasan preventif, pengawasan yang dilakukan dalam usaha mencegah kemungkinan-
kemungkinan terjadinya penyelewengan-penyelewengan atau penyimpangan-penyimpangan.
 Pengawasan represif, pengawasan yang dilakukan dalam usaha memperbaiki setelah terjadi
penyelewengan-penyelewengan atau penyimpangan-penyimpangan, dengan tujuan agar di
waktu yang akan datang tidak terjadi hal-hal yang sama.
 Pengawasan incognito, pengawasan secara tiba-tiba tanpa memberi tahu terlebih dahulu kepada
yang akan diawasi (pengawasan mendadak).
d) Dilihat dari obyek yang diawasi, pengawasan meliputi:
 Pengawasan keuangan;
 Pengawasan biaya/ongkos;
 Pengawasan material;
  Pengawasan produksi; dan
 Pengawasan kepegawaian.
8. Metode pengawasan
Pengawasan dapat dilakukan dengan dua macam metode:
 Pengawasan langsung (Direct control), yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi
secara langsung ke tempat pelaksanaan kerja yang sedang berjalan.
Dilakukan dalam bentuk:
a) Inspeksi langsung (On the spot)
b) Observasi langsung
c) Laporan di tempat
Keuntungannya:
a) Terjadi kontak langsung antara petugas dan yang diawasi.
b) Memberi kepuasan tersendiri, karena yang diawasi merasa diperhatikan.
c) Tertampungnya saran/masukan dari yang diawasi
Kelemahannya:
a) Waktu pengawas banyak tersita.
b) Mengurangi inisiatif bawahan.
c) Biaya makin besar.
 Pengawasan tidak langsung (Indirect control), yaitu pengawasan yang dilakukan melalui laporan secara
tertulis atau lisan.
Dilaksanakan dari jarak jauh dalam bentuk:
a) Laporan tertulis oleh yang diawasi.
b) Laporan lisan oleh yang diawasi.
Keuntungannya:
a) Waktu pengawas tidak banyak tersita.
b) Inisiatif bawahan/yang diawasi berkembang.
c) Biaya relatif kecil.
Kelemahannya:
yang diawasi cenderung melaporkan yang baik-baik saja (ABS).

BAB III
KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP)
A. Pengertian/Definisi
1. Menurut G.R. Terry (Principle of Management)
“Leadership is the activity of influencing people to strive wellingly for mutual objective” Kepemimpinan
adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar bekerja dengan ikhlas untuk mencapai tujuan
bersama.
2. DR. S.P. Siagian, M.P.A.
Kepemimpinan adalah suatu kegiatan untuk mempengaruhi perilaku orang-orang agar bekerja sama
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan demikian kepemimpinan mengandung unsur-unsur:
a) Ada orang yang dipengaruhi
b) Ada orang yang mempengaruhi
c) Ada tujuan bersama yang ingin dicapai
Dalam organisasi ada 2 pola dasar kepemimpinan, yaitu:
a. Kepemimpinan formal
Pemimpin yang diangkat secara resmi dalam jabatan kepemimpinan. Biasanya tergambar dalam struktur
organisasi.
b. Kepemimpinan informal
Tidak didasarkan atas pengangkatan dan biasanya lewat pengakuan serta penerimaan atas
kepemimpinannya.
Teori-teori kepemimpinan
Menurut DR. S.P. Siagian, M.P.A. “Peranan Staf Dalam Managemen” mengemukakan bahwa timbulkan
seorang pemimpin dapat dikemukakan 3 teori:
1. Teori genetis/keturunan (Hereditary theory)
Seseorang akan menjadi pemimpin karena ia dilahirkan dengan bakat-bakat kepemimpinan. Bakat
kepemimpinan itu ada sejak ia lahir (Leader are born and not made).
2. Teori sosial/kejiwaan (Psychology)
Bahwa tiap orang bisa menjadi pemimpin apabila diberikan pendidikan dan pengalaman yang cukup
(Leader are not made and not born).
3. Teori ekologis/lingkungan (Situational theory)
Seseorang hanya akan berhasil menjadi pemimpin yang baik, bila pada waktu lahirnya telah memiliki
bakat-bakat kepemimpinan kemudian dikembangkan melalui pendidikan dan diberi pengalaman yang
memungkinkan untuk mengembangkan bekatnya lebih lanjut.
B. Tipe Pemimpin
Menurut DR. S.P. Siagian, M.P.A. terdiri atas 5 gaya/tipe:
1. Tipe Otoriter/Otokrasi
a) Menganggap organisasi sebagai milik pribadi
b) Mengidentikkan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi
c) Menganggap bawahan sebagai alat
d) Tidak menerima saran dan kritikan
e) Tidak bergantung pada kekuasaan formal
f) Cenderung mengandung unsur paksaan
2. Tipe Militeristis
a) Sistem perintah lebih sering dipakai
b) Senang berdasarkan pangkat dan jabatan dalam menggerakkan bawahan
c) Senang pada formalitas
d) Menuntut disiplin yang tinggi
e) Sukar menerima saran dan kritik
3. Tipe Paternalistis
a) Menganggap bawahan sebagai manusia yang belum dewasa (menggurui)
b) Bersikap melindungi
c) Kurang memberi kesempatan bawahan mengambil keputusan
d) Kurang memberi bawahan berinisiatif
e) Kurang memberi bawahan mengembangkan kreasi
f) Bersikap maha tahu
4. Tipe Kharismatis
Mempunyai data tarik sehingga mempunyai pengikut yang besar. Sampai sekarang para sarjana belum
menemukan sebab-sebab mengapa seseorang pemimpin memiliki kharisma.
5. Tipe Demokratis
a) Dalam menggerakkan bawahan selalu berdasarkan bahwa manusia makhluk termulia di dunia
b) Mensinkronkan/menserasikan kepentingan dan tujuan organisasi dengan kepentingan dan tujuan
pribadi
c) Senang menerima saran dan kritik dari bawahannya
d) Mengutamakan kerja sama/team work
e) Kreatif dan inisiatif dikembangkan
f) Senang melihat bawahan sukses
g) Memperhatikan pengembangan kapasitas dan kepribadian
C. Syarat-Syarat Seorang Pemimpin
1. Menurut G.R. Terry
a) Energik
b) Pengendalian diri/Emotional stability
c) Mengetahui tentang hubungan antar manusia (Human relation)
 d) Dorongan pribadi (Personal motivation)
e) Mempunyai kecakapan berkomunikasi (Communicative skill)
f) Mempunyai kecakapan mengajar (Teaching skill)
g) Mempunyai kecakapan bergaul (Social skill)
h) Mempunyai kemampuan teknis
2. Menurut Henry Fayol
a) Sehat
b) Cerdas
c) Setia, jujur, adil (moral quality)
d) Berpendidikan
e) berpengalaman
3. Menurut Harold Koontz dan O’Donnel
a) Kecerdasan melebihi orang-orang yang dipimpin
b) Memperhatikan kepentingan orang banyak
c) Lancar berbicara
d) Mantap dalam berpikir dan emosi
e) Memiliki dorongan yang kuat dalam memimpin
f) Mementingkan kerja sama
4. Menurut Prof. Dr. Ruslan Abdul Gani
a) Kelebihan penggunaan pikiran/ratio
b) Kelebihan dalam rohania, jujur, setia dan berpegang teguh dalam prinsip dan tujuan
c) Memiliki kesehatan jasmani
5. Menurut Kepemimpinan ABRI
A. Syarat-syarat pemimpin
a) Watak yang baik (karakter, budi dan moral)
b) Intelegensia yang tinggi
c) Kesiapan lahir dan batin
d) Sadar akan tanggung jawab
e) Memiliki sifat-sifat kepemimpinan yang menonjol
f) Membimbing diri sendiri dengan azas dari prinsip kepemimpinan
g) Mampu mmembimbing bawahan dengan baik
h) Mengenal dan memahami bawahan/anak buah
B. Sifat-sifat pemimpin
a) Berani h) menjadi teladan
b) Mampu mengambil keputusan i) ulet/tahan uji
c) Dapat dipercaya j) loyal/kesetiaan
d) Berinisiatif k) tidak mementingkan diri sendiri
e) Bijaksana l) antusias/ikhlas dan gembira
f) Tegas m) simpatik
g) Adil n) rendah jati
C. Azas kepemimpinan/pola kepemimpinan Pancasila
a) Taqwa
b) Ing ngarso sung tulodo (memberi suri tauladan)
c) Ing madya mangun karso (bergiat dan menggugah semangat)
d) Tut wuri handayani (mempengaruhi dan memberi dorongan)
e) Waspada purba wasesa (selalu waspada)
f) Ambeg parama arta (mendahulukan yang harus didahulukan)
g) Prasaja (sederhana)
h) Satya (setia)
i) Gemi nastiti (sadar dan mampu memilih urutan prioritas)
j) Belaka (rela dan berani berkorban)
k) Legawa (berkemauan, rela dan ikhlas menyerahkan tanggung jawab)
 D. Prinsip-prinsip kepemimpinan
a) Mahir dalam soal-soal teknis dan taktis
b) Mengusahakan perbaikan
c) Membagi tugas-tugas
d) Mengetahui bawahan
e) Terpeliharanya komunikasi dengan bawahan
f) Keteladanan
g) Tanggung jawab yang tinggi
h) Terpeliharanya kekompakan
i) Keputusan yang cepat dan tegas
j) Pemberian tugas yang sesuai kemampuan
k) Bertanggung jawab
Keterampilan/kemampuan yang harus dimiliki pemimpin
Untuk mendukung peran, fungsi dan tugas seorang pemimpin, menurut Bexf Harlow, pemimpin harus memiliki:
1. Conceptual skill
Keterampilan menyelami keadaan, mengorganisasikan, mengkoordinasikan seluruh kegiatan
beserta orang/karyawan sehingga terarah dan hasil optimal dapat dicapai.
2. Human relation skill
Keterampilan menciptakan kerja sama antara bawahan dan pimpinan karena direrapkannya unsur
kemanusiaan dalam hubungan kerja tanpa meninggalkan segi formalnya.
3. Technical skill
Keterampilan yang bersifat teknis sesuai bidangnya.
Ketiga keterampilan tersebut perlu dimiliki setiap pemimpin tanpa memandang tingkat kedudukan dalam
organisasi. Untuk human relation skill porsinya sama (top manager, middle manager dan lower manager).
Sedangkan conceptual skill dan technical skill, makin tinggi kedudukan pemimpin makin diutamakan yang
conceptual skill.
D. Koordinasi
Pengertian
1. Menurut James A.F. Stoner (Management)
Koordinasi adalah proses penyatupaduan sasaran dan kegiatan dari unit-unit kerja/organisasi atau bagian
dari suatu untuk mencapai tujuan.
2. Menurut Drs. Daan Sugandha, M.P.A.
Koordinasi adalah penyatupaduan dari seluruh potensi dan unit-unit kerja/bagian/bidang yang berbeda
fungsi agar benar-benar mengarah pada sasaran yang sama guna memudahkan pencapaian tujuan dengan
efisien.
3. George R. Terry (Principle of Management)
Koordinasi adalah suatu proses usaha yang sinkron/teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang
tepat, mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada
sasaran yang telah ditetapkan.
4. DR. Awaluddin Djamin, M.P.A.
Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas
tertentu sedemikian rupa sehingga terdapat saling mengisi dan membantu dan saling melengkapi.
Syarat-Syarat Koordinasi (oleh Drs. Malayu S.P. Hasibuan)
1. Sense of cooperation = perasaan untuk kerja sama
2. Rivalry = persaingan antar bagian untuk mencapai kemajuan (biasanya pada perusahaan besar)
3. Team spirit = tiap bagian harus harga menghargai
4. Esprit de corps = menyertakan/menghargai bagian-bagian akan menambah semangat (kesetiakawanan)
Koordinasi Dalam Suatu Organisasi Susah Dilaksanakan
Karena atau disebabkan
1. Setiap bagian/unit/golongan mementingkan bagian/unit/golongannya masing-masing.
2. setiap bagian/unit kerja bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas dalam unitnya sendiri.
3. adanya vested interested dalam unit-unit/bagian-bagian, sehingga cenderung memusatkan perhatiannya pada
tujuan unit/bagiannya sendiri.
Pentingnya Organisasi
1. Koordinasi, memungkinkan suatu penyelesaian secara menyeluruh (total accomplishment).
2. Koordinasi, menciptakan kesatuan/integrasi beberapa macam tingkatan unit organisasi.
3. Koordinasi, menekankan pentingnya unsur manusia.
Prinsip-Prinsip Yang Perlu Diterapkan Dalam Melaksanakan Koordinasi
Menurut Drs. Daan Sugandha, M.P.A.
1. Kesepakatan dan kesatuan pengertian dalam mencapai tujuan bersama
2. Kesepakatan tentang kegiatan yang akan dilaksanakan masing-masing pihak
3. Adanya ketaatan dan loyalitas tiap pihak tentang tugas masing-masing serta jadwal yang telah ditetapkan
4. Adanya saling tukar informasi dari semua pihak
5. Adanya koordinator yang menggerakkan dan memonitor kerja sama
6. Saling menghormati terhadap wewenang dan fungsi masing-masing pihak
Adanya koordinasi yang menggerakkan serta memonitor kerja sama dan memimpin pemecahan masalah
Jenis-Jenis Koordinasi
Menurut Lingkupnya (Bidangnya)
1. Koordinasi intern
Koordinasi antar pejabat/unit di dalam suatu organisasi
2. Koordinasi eksteren
Koordinasi antar pejabat dari berbagai organisasi atau antar organisasi/instansi
Menurut Luasnya
1. Koordinasi pribadi
2. Koordinasi antar perorangan (team sepak bola)
3. Koordinasi antar golongan
4. Koordinasi antar instansi
Prinsip Koordinasi
1. Principle of direct contact
Koordinasi langsung secara horizontal antar perorangan dalam suatu organisasi, melalui hubungan
informal.
2. Principle of University of Managerial Function
Setiap manajer menjalankan fungsi yang sama tanpa memperhatikan kedudukan dalam organisasi
vertikal.
Media/Wadah/Sarana Koordinasi
1. Melalui rapat/pertemuan
2. Diskusi
Jenis Koordinasi Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 6 Th. 1998
Dibagi 3 mcam komunikasi;
1. Koordinasi fungsional
Koordinasi antara dua/lebih instansi yang mempunyai program berkaitan erat.
2. Koordinasi instansional
Koordinasi terhadap beberapa instansi yang menangani suatu urusan tertentu.
3. Koordinasi teritorial
Koordinasi terhadap dua/lebih wilayah dengan program tertentu.
Cara-Cara Melaksanakan Koordinasi
Koordinasi dapat ditempuh;
1. Memberikan keterangan langsung dan bersahabat.
2. Adanya kesatuan pengertian dan bahasa tentang pencapaian tujuan bersama.
3. Mendorong anggota untuk bertukar pikiran dan mengemukakan pendapat.
4. Mendorong anggota berpartisipasi dalam perumusan dan penciptaan sasaran. Dengan kata lain adanya
kesepakatan dalam penentuan kegiatan dan sasaran.
Tujuan Koordinasi (Oleh DR. S.P. Siagian, M.P.A.)
Atau guna koordinasi
1. Mencegah terjadinya konflik dan kontradiksi
2. Mencegah terjadinya persaingan yang tidak sehat
3. Mencegah terjadinya pemborosan
4. Mencegah terjadinya kekosongan ruang dan waktu (stagnasi)
E. Evaluasi (Penilaian)
Evaluasi adalah fungsi dari pada administrasi atau management.
Pengertian
Evaluasi adalah suatu proses pengukuran dan pembandingan dari hasil-hasil pekerjaan yang telah dicapai secara
nyata, hasil-hasil yang seharusnya (oleh DR. S.P. Siagian, M.P.A.) Atau dengan kata lain dapat diartikan bahwa
evaluasi adalah suatu proses penilaian/perbandingan antara hasil yang dicapai dengan hasil yang direncanakan.
Hakekat Evaluasi
1. Evaluasi dilakukan setelah suatu kegiatan selesai dikerjakan. Beda dengan pengawasan/ controlling,
karena pengawasan dilaksanakan pada saat kegiatan sedang berjalan, bukan pada saat kegiatan selesai
dikerjakan.
2. Jenis evaluasi bersifat korektif terhadap fase/kegiatan yang telah dikerjakan. Korektif berguna untuk fase
berikutnya/untuk perencanaan yang akan datang.
3. Evaluasi bersifat perspective (mengobati)
Karena setelah menemukan masalah dapat diberikan cara pemecahannya atau penyelesaiannya.
Tujuan Evaluasi
Untuk menemukan;
1. Masalah yang dihadapi/dialami agar dapat dipecahkan
2. Kelemahan yang ada
3. Peluang yang ada
4. Kekuatan dan potensi yang dimiliki
Perbedaan Antara Penilaian dan Pengawasan
Penilaian/evaluasi
1. Dilakukan setelah suatu kegiatan selesai dikerjakan
2. Bersifat korektif yang berguna sebagai bahan masukan untuk perencanaan kegiatan yang akan datang
3. Bersifat perscriptive/mengobati karena menemukan masalah dan pemecahan masalah yang berguna
untuk kegiatan yang akan datang.
Pengawasan (controlling)
1. Dilakukan pada saat kegiatan sedang dilaksanakan
2. Bermaksud memperbaiki/mencegah kesalahan atau penyimpangan
3. Untuk mencapai hasil guna dan daya guna/efisiensi dan efektif sesuai dengan rencana semula
F. Motivasi
Pengertian/Definisi
1. Motivasi adalah keadaan dalam diri seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan
kegiatan-kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan
2. Menurut M.C. Donald
Motivasi adalah suatu perubahan diri seseorang, ditandai dengan timbulnya perasaan dan reaksi untuk
mencapai tujuan
3. Menurut DR. S.P. Siagian, M.P.A.
Motivasi adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan, sehingga mereka
mau bekerja dengan ikhlas demi mencapai tujuan dengan efisiensi dan efektif
Komponen Motivasi
1. Komponen dalam (Inner component)
2. Komponen luar (Outer component)
Fungsi Motivasi
1. Mendorong tombulnya suatu perbuatan
2. Pengaruh/mengarahkan perbuatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan
3. Sebagai penggerak dalam menentukan cepat atau lambatnya suatu pencapaian tujuan
Jenis-Jenis Motivasi
1. Motivasi intrinsik, yaitu motivasi yang timbul dari dalam diri seseorang tanpa pengaruh dari luar
Misalnya : keinginan untuk mendapatkan keterampilan
2. Motivasi ekstrinsik, motivasi yang disebabkan oleh faktor-faktor luar
Misalnya : karena ada hadiah seseorang mau melakukan sesuatu
Kebutuhan Pokok Manusia
Pada umumnya tiap manusia mempunyai dua macam kebutuhan pokok
a. Kebutuhan materi
b. Kebutuhan non materi
Namun diakui bahwa kebutuhan yang demikian luas tersebut belum dapat digunakan sebagai dasar untuk
mengetahui secara spesifik kebutuhan manusia normal
Prof. Abraham H. Maslow, seorang ahli ilmu jiwa mengemukakan teori tentang suatu hierarki kebutuhan
(hierarchie of needs)
Hierarchy needs, tingkat kebutuhan manusia menurut Maslow;
1. Physical needs/physicology needs, yaitu kebutuhan pokok sehari-hari seperti makan, minum,
perumahan, pakaian dan istirahat.
Terapannya : ruang istirahat, berhenti makan siang, udara bersih untuk bernapas,
air untuk minum, liburan, cuti, balas jasa dan jaminan sosial dan periode
istilah on the job.
2. Safety and security needs, kebutuhan keamanan dan rasa aman termasuk keamanan jiwa dan
harta.
Terapannya : pengembangan karyawan, kondisi kerja yang aman, rencana-rencana
senioritas, serikat kerja, jaminan pensiun, asuransi, sistem penanganan
keluhan.
3. Social needs, kebutuhan sosial yaitu kebutuhan cinta, persahabatan, perasaan, memiliki dan
diterima dalam kelompok, kekeluargaan, bermasyarakat dan bernegara.
Terapannya : kelompok-kelompok kerja formal dan informal, kegiatan-kegiatan
yang bersifat atau disponsori instansi, acara-acara peringatan.
4. Esteen needs, kebutuhan akan prestise yaitu kebutuhan memperoleh kehormatan, penghargaan,
pujian, pengakuan, status/kedudukan, kepercayaan diri, reputasi dan prestasi, apresiasi.
Terapannya : kekuasaan, ego, promosi hadiah status simbol, pengakuan jabatan
dan penghargaan.
5. Self actualization needs, kebutuhan memperoleh kebanggaan, keagungan dan kemashuran, jati
diri.
Terapannya : menyelesaikan penugasan yang bersifat menantang, melakukan
pekerjaan kreatif, pengembangan keterampilan.
Pimpinan organisasi atau manajer hendaknya selalu berusaha memberi kesempatan pada bawahan untuk
memperoleh kepuasan pada berbagai tingkatan kebutuhan tersebut.
Ketidakmampuan memenuhi kebutuhan bawahan, akan berakibat
1. Karyawan secara berangsur-angsur atau serentak akan meninggalkan organisasi tersebut.
2. Karyawan akan tinggal bekerja akan tetapi ia memperalat organisasi, seperti akan merongrong
organisasi atau mengorbankan kepentingan organisasi demi kepentingan pribadi.
Teknik-Teknik Meningkatkan Motivasi
Menurut T. Hari Handoko ada 4 cara yang dapat dilakukan atau digunakan untuk mengubah perilaku bawahan;
1. Penguatan positif
a) Primer, berupa makanan, minuman yang memuaskan dan kebutuhan biologis
b) Sekunder, berupa penghargaan, hadiah, promosi atau uang
2. Penguatan negatif
Individu akan melihat atau mempelajari perilaku yang memberi konsekuensi tidak menyenangkan dan
kemudian menghindari perilaku tersebut dimasa akan datang
3. Pemadanan/kesetaraan
Dilakukan dengan mengadakan penguatan
 4. Hukuman
Manajer dapat mengubah perilaku bawahan yang kurang baik dengan memberi sangsi/hukuman sesuai
perbuatannya.
Teknik-teknik/cara-cara pembentukan perilaku atau teori belajar (learning theory)
Menurut W. Clay Hammer;
1. Jangan memberi penghargaan yang sama kepada semua orang
2. Mengamati dan memperhatikan tanggapan/aspirasi bawahan
3. Beri tahu karyawan tentang apa yang harus dilakukan untuk mendapat penghargaan
4. Beri tahu bawahan tentang kesalahan yang dilakukannya
5. Jangan memberikan hukuman di depan karyawan
6. Bertindak adil
Jenis-jenis perilaku yang timbul akibat frustasi/putus asa
Ada beberapa perilaku yang perlu diketahui oleh seorang manajer yang perpengarug langsung terhadap
usaha pencapaian tujuan sebagai akibat frustasi;
1. Sikap agresif
Bila seseorang terus menerus tidak/kurang berhasil dalam mencapai tujuan dari kegiatan
yang dianggapnya tepat/baik maka ia sering frustasi/putus asa.
 Bila frustasi berlangsung lama, yang pada akhirnya mencapai pada tingkat agresif yang
kadang-kadang sulit diatasi.
 Misalnya dalam sikap bermusuhan terhadap sesama karyawan, orang lain, atasan/bawahan
dan sekitarnya.
2. Sikap rasionalisasi
Bentuk perilaku yang selalu memberi alasan yang cenderung menyalahkan orang lain.
Misalnya menyalahkan atasan bila ia tidak naik pangkat.
3. Sikap regresif
Bentuk perilaku yang tindakannya kekanak-kanakan. Misalnya seseorang menendang
kendaraannya yang sedang mogok.
4. Sikap resignasi
Bentuk perilaku yang mengarah kepada sikap pasrah.
Jadi setiap pimpinan perlu waspada/tanggap terhadap gejala perilaku tersebut di atas, karena dapat
menimbulkan masalah yang dapat menghambat tercapainya tujuan organisasi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi tinggi rendahnya moril dalam suatu organisasi
1. Hubungan harmonis antara pimpinan dan bawahan
2. Pegawai menyukai pekerjaan
3. Suasana/iklim kerja bersahabat antar anggota/karyawan dalam organisasi
4. Terwujudnya tujuan pegawai dengan tercapainya tujuan organisasi
5. Adanya imbalan yang adil terhadap jerih payah yang telah diberikan kepada organisasi
6. Adanya jaminan dan perlindungan terhadap segala sesuatu yang dapat membahayakan diri dan
karier dalam pekerjaan
G. Konflik
Konflik adalah perbedaan persepsi, pendapat atau perbedaan sikap atau perilaku/nilai yang terdapat dalam
suatu organisasi yang menimbulkan pertentangan.
Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Sehingga Terjadi Konflik (Penyebab)
a. Karakteristik atau kepribadian
b. Sistem nilai dan keyakinan yang dimiliki
c. Kebutuhan
d. Perbedaan persepsi
e. Keterbatasan sumber daya
f. Kekakuan/kekaburan peraturan
g. Derajat ketergantungan
Sumber-Sumber Konflik (Andrew Dubrin) Dalam Organisasi
a. ketidakcocokan tujuan, value atau nilai
 b. orientasi adanya perubahan (introduction to change)
c. uraian tugas yang tidak jelas dan terperinci
d. iklim/suasana organisasi
e. konflik peran (persaingan peranan)
Cara-Cara Mengatasi Konflik
Mary Parker Foller mengajukan konsep alternatif penyelesaian perbedaan dan pertentangan dalam organisasi
dengan cara:
a. Dominasi, cara ini yaitu memenangkan salah satunya, cara ini menyenangkan bagi yang menang tetapi
merasa kecewa bagi yang kalah.
b. Kompromi, cara ini menyebabkan pihak-pihak yang bertikai dirugikan meskipun kerugian tersebut
sebahagian.
c. Integrasi, cara ini dapat menimbulkan perasaan lega, karena tidak ada pihak yang merasa dirugikan.
d. Musyawarah mufakat (khususnya di Indonesia)
H. Komunikasi
Salah satu faktor keberhasilan suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efisien adalah komunikasi.
Pengertian/Definisi
1. Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam gagasan atau informasi dari seseorang ke
orang lain.
2. Menurut Redfield, Charles E. (communication in management)
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dari suatu sumber informasi ke satu tujuan.
3. Menurut Herbert W. Simon
Komunikasi adalah pesan yang disampaikan oleh seseorang sumber melalui sebuah media kepada
seseorang penerima dalam konteks situasional.
Peranan/Guna Komunikasi
a. Menimbulkan kemahiran dalam pelaksanaan tugas/pekerjaan
b. Dapat mendorong semangat kerja
c. Sebagai alat utama bagi para karyawan untuk bekerja sama
Unsur-Unsur Komunikasi
a. Komunikator (pengirim berita/informasi)
Yaitu seseorang/sekelompok orang yang menyampaikan pikiran atau perasaannya kepada orang lain.
b. Message (pesan)
Yaitu lambang bermakna, membawakan pikiran/perasaan komunikator
c. Komunikan (penerima pesan/informasi)
Komunikan adalah seseorang/sejumlah orang yang menjadi sasaran komunikator ketika ia
menyampaikan pesannya. Sejumlah orang dapat berupa kelompok kecil atau kelompok besar yang
bersifat homogen atau heterogen.
Komunikan homogen, adalah sejumlah komunikan yang terikat oleh suatu organisasi yang mempunyai
kesamaan seperti umur, pendidikan, budaya, agama dan lain-lain.
Komunikan heterogen, adalah sejumlah komunikan yang terikat oleh organisasi yang berbeda-beda
seperti umur, pendidikan, budaya, agama dan lain-lain.
d. Media
Adalah sarana untuk menyalurkan pesan yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan.
e. Efek (umpan balik/feed back)
Adalah tanggapan, respon/reaksi dari komunikan ketika ia menerima pesan dari komunikator.
Komunikasi Dalam Manajemen
Komunikasi dalam manajemen meliputi 2 bagian berdasarkan dimana sasaran/khalayak berada:
A. Komunikasi internal
Komunikasi antara pimpinan dengan bawahan yang berada dalam organisasi secara timbal balik
a) Komunikasi vertikal
Komunikasi antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya dari bawahan kepada
atasan/pimpinan
b) Komunikasi horisontal
 Adalah komunikasi secara mendatar yaitu antara staf yang satu dengan staf yang lain.
Komunikasi horisontal sering kali berlangsung dalam suasana tidak formal.
c) Komunikasi diagonal
Adalah komunikasi dalam organisasi antara seseorang dengan orang lain yang berbeda
dalam kedudukan.
B. Komunikasi eksternal
Adalah komunikasi antara pimpinan atau pejabat yang mewakilinya dengan khalayak atau
masyarakat/public di luar organisasi.
Two way traffic communication adalah komunikasi dua arah yaitu komunikasi timbal balik antara
komunikator dengan komunikan.
One way traffic communication adalah komunikasi satu arah yaitu komunikasi sepihak, contohnya
komunikator yang aktif bicara atau menyampaikan informasi sedang komunikan hanya menerima
informasi.
Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektifitas Komunikasi
1. Kualitas komunikator, yaitu antara lain
a. Kemampuan berpikir
b. Bermental baik
2. Teknik komunikasi
a. Memperhatikan situasi dan kondisi serta menggunakan daya yang benar
b. Penyampaian informasi yang jelas, konsisten atau konsekuen
c. Menggunakan waktu yang tepat
d. Tepat sasaran
3. Media komunikasi
Yaitu komunikasi dengan menggunakan alat/media yang sering disebut komunikasi sekunder.
Media atau alat komunikasi dapat dibagi dalam 3 golongan;
a. Alat audial
Yaitu alat yang memberikan isyarat/makna melalui pendengaran seperti bel, telefon,
megaphone, tape recorder dan radio
b. Alat visual
Yaitu seperti surat kabar, majalah dan surat pameran
c. Alat audio visual
Yaitu seperti televisi, video dan lain-lain
Catatan dalam praktek sehari-hari
Media dibagi menjadi 2 kelompok;
a. Media cetak
Seperti surat kabar, majalah, brosur dan lain-lain
b. Media elektronik
Yaitu meliputi radio, televisi, video, dan lain-lain
Dalam berkomunikasi tidak selalu dapat dilakukan secara langsung antara komunikator dengan
komunikan. Bahkan sering kali dilakukan dengan cara tidak langsung, yaitu dengan menggunakan
media/saluran
4. Iklim informasi
Yaitu suasana komunikasi yang diciptakan oleh pola hubungan antara peribadi yang berlaku.
Komunikasi yang baik adalah dalam keadaan/suasana yang bersih dari prasangka/curiga dan perasaan
golongan
5. Komunikan
Agar komunikasi dapat berjalan efektif dan efisien maka komunikasi harus
a. Komunikan dapat menerima dan mengolah berita
b. Komunikan dapat menarik kesimpulan atau pengertian dengan baik
Dengan demikian seorang komunikan (penerima berita/informasi), harus
a. Dapat berpikir dengan baik
b. Dapat mendengar dengan baik
 c. Dapat membaca dengan baik
d. Dapat mengadakan pengamatan (observasi) dengan baik
Komunikasi pada garis besarnya dapat diklasifikasikan:
1. Komunikasi langsung (direct communication)
Adalah komunikasi secara langsung berhadapan muka (face to face) antara komunikator
dengan komunikan.
2. Komunikasi tidak langsung (indirect communication)
Adalah komunikasi yang menggunakan media/saluran seperti surat kabar, radio, majalah,
brosur, leaflet dan lain-lain.
Karakteristik atau ciri-cirinya
 Satu arah (one way communication) tidak terjadi umpan balik seketika
 Pesan yang disampaikan tertuju pada umum
 Pesan yang disampaikan secara serempak dapat diterima secara bersamaan/ pada saat
yang sama
3. Komunikasi formal
Adalah komunikasi resmi yaitu melalui struktur organisasi. Berupa peraturan atau
policy/kebijaksanaan.
4. Komunikasi informal
Adalah komunikasi yang tidak melalui struktur organisasi.
5. Komunikasi lisan
Adalah komunikasi antara komunikator dengan komunikan yang dapat saling
menyampaikan maksud secara langsung.
6. Komunikasi tertulis
Adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara tertulis (lewat surat). Dengan komunikasi
tertulis lebih memberi kepastian karena tidak mudah menghindari tanggung jawab, bila
dikemudian hari terjadi kekeliruan, karena ada bukti tertulis. Manfaat komunikasi tertulis,
yaitu dapat digunakan sebagai referensi.
7. Komunikasi lisan dan tertulis
Biasanya dilaksanakan pada saat tertentu. Bentuk komunikasi semacam ini paling efektif
dalam pelaksanannya. Komunikasi lisan yang dilengkapi dengan tertulis berupa grafik,
angka-angka atau gambar sangat bermanfaat.
Hambatan-Hambatan Dalam Komunikasi
Dalam komunikasi sering mengalami hambatan karena faktor individu atau manusia.
a) Asumsi yang berbeda antara komunikator dengan komunikan, karena adanya persepsi/nilai-nilai
tertentu atas pengalaman yang lalu.
b) Adanya praduga/saling curiga antara komunikator dengan komunikan, karena adanya reduksi/seleksi
terhadap informasi yang disampaikan/diterima.
c) Semantik bahasa, sering menimbulkan masalah dalam penafsiran suatu simbol/sinyal informasi yang
dikirim/diterima.
d) Emosi, merupakan reaksi subyektif yang timbul/perasaan yang kurang enak karena informasi yang
dikirim/diterima.
e) Keterampilan komunikasi yang bervariasi antara satu orang dengan orang yang lainnya.
Perbedaan tersebut dipengaruhi oleh : pendidikan, karakter, kepribadian dan kondisi pada waktu
komunikasi. Juga dipengaruhi oleh konsentrasi, kecakapan mendengar dan lain-lain.
I. Diskusi
Pengertian/Definisi
1. Diskusi kelompok adalah kumpulan orang yang melakukan tukar-menukar informasi, sumbang saran
dan pendapat dalam rangka mencapai suatu perubahan dalam diri manusia itu sendiri baik intel,
sikap atau pendapat yang selama ini tersimpan dalam diri masing-masing anggota kelompok.
2. Diskusi kelompok juga mempunyai pengertian
 Diskusi kelompok adalah suatu kegiatan permufakatan/musyawarah yang relatif tidak resmi tetapi
terencana dalam rangka pemecahan masalah yang timbul dalam suasana kerja atau untuk
mengembangkan semangat kerja para karyawan.
Manfaat/Tujuan Diskusi Kelompok
a. Sebagai alat mengembangkan azas demokrasi melalui musyawarah untuk mufakat.
b. Sebagai media pendidikan yaitu melatih peserta diskusi berani mengemukakan pendapat, saran, kritik
yang konstruktif dan memberi tanggapan.
c. Sebagai media pengembangan moral dengan terciptanya persahabatan, ketulusan dan sifat tenggang
rasa.
d. Mencegah atau memecahkan masalah yang dihadapi.
Sedang dalam organisasi diskusi kelompok bertujuan antara lain:
a. Karyawan yang diikutkan dalam diskusi merasa dihargai sehingga timbul rasa memiliki (sense of
belonging)
b. Karyawan dapat bekerja dengan penuh rasa tanggung jawab karena segala keputusan yang
diambil/disepakati merupakan juga keputusannya.
Pendapat lain tentang peranan manfaat diskusi
1. Menurut A.H.S. Stemerding (tehnis rapat dan diskusi kelompok)
a) Peserta dapat mengemukakan pendapat
b) Peserta dapat mengadu/mengkonfirmasikan pendapat
c) Peserta dapat meninjau kembali pendirian masing-masing
2. Menurut Taylor dan A.S. Mear (rapat, diskusi, konferensi dan mendirikan organisasi)
a) Menjamin adanya pendapat umum
b) Mengembangkan kualitas moral seperti persahabatan, ketulusan dan tanggung jawab
c) Sebagai pemerata yang membuktikan bahwa ide-ide bukan hanya milik kelas tertentu atau
pendidikan tertentu
Syarat Pemimpin Diskusi/Moderator
Ada 2, yaitu :
1. Kualitas pribadi, terdiri
a. Memiliki kemampuan intelegensi
b. Bermental tinggi (berbudi luhur atau budi pekerti yang baik, adil, sabar, simpati dan terbuka)
c. Bermoral tinggi (aktif dan tak mengenal lelah)
2. Dapat berkomunikasi dengan baik (memahami teknik-teknik komunikasi)
Peranan Pemimpin Diskusi (Moderator)
a. Menyiapkan sarana diskusi
b. Mengarahkan diskusi, agar peserta aktif, dinamis, obyektif, etis
c. Mengendalikan dan memberi kesempatan para peserta mengemukakan pendapat
d. Menyampaikan informasi tentang hasil diskusi/kesepakatan yang diambil
Teknik Diskusi
Untuk menjamin kelancaran dan keberhasilan diskusi perlu ditarapkan teknik;
a. Menetapkan tema diskusi, jangka waktu pelaksanaan dan susunan kelompok.
b. Pemberian motivasi pada peserta agar diskusi dinamis, demokratis dan etis.
c. Tiap anggota diberi kesempatan untuk menyampaikan informasi, pendapat dan tanggapan.
d. Pendapat, tanggapan dan saran disampaikan secara teratur, bahasa yang mudah dimengerti, singkat dan
jelas.
e. Menjaga kelengkapan dan arah diskusi sesuai dengan tema.
f. Mencatat dan merumuskan hasil-hasil diskusi.
g. Pimpinan diskusi/moderator tidak campur tangan dalam diskusi, kecuali untuk mengarahkan konflik
yang berkepanjangan.
ADMINISTRASI FARMASI
D
I
S
U
S
U
N
OLEH KELOMPOK II
1. CINDY MACHMUD
2. DEWINTA KAKUHESE
3. VELIA BAWANDA
4. NEISA KARINDA
5. SHYTA MANOY
6. RISARIO RAKINAUNG
7. RIBKA RUMANGIT
8. FRANSISKA LAWENDATU
9. FIONITA SALAMISI
10. JUNIATI MANOPPO
11. RIAFNI DALEMA
12. JELINA MAKAGANSA

KELAS XI FARMASI
SMK NEGERI 2 TAHUNA