ADMINISTRASI KEBIJAKAN KESEHATAN

2.1 Batasan Administrasi Kesehatan

Jika menyebutkan perkataan Administrasi Kesehatan ada dua pengertian yang terkandung
di dalamnya, yakni pengertian administrasi di satu pihak serta pengertian kesehatan dipihak lain.
Administrasi berasal dari kata administrare (latin; ad = pada, ministrare = melayani) dengan
demikian jika ditinjau dari asal kata administrasi berarti memberikan pelayanan kepada
masyarakat.(Azwar Azrul,1993)
Pada saat ini adminisrasi telah berkembang menjadi suatu cabang ilmu tersendiri, untuk itu
banyak pengertian administrasi yang telah dikenal salah satu diantaranya ialah :
“Administrasi adalah upaya mencapai tujuan yang diinginkan dengan menciptakan lingkungan
kerja yang menguntungkan (Koontz O’Donnel).” (Azwar Azrul,1993)
Administrasi merupakan wadah dan proses yang menentukan kebijakan dimana organisasi
dan manjemen dipakai sebagai sarana untuk menentukan kebijakan umum, dengan memanfaatkan
organisasi dan proses manjemen dalam usahanya untuk mencapai tujuan.
Dalam membahas tentang administrasi sering dikaitkan dengan manajemen yang berasal
dari kata managie (latin; manus = tangan, agree = melakukan, melaksanakan) yang berarti
melakukan dengan tangan.
Manajemen dan administrasi sering dipersamakan , namun yang jelas memang tidak dapat
dipisahkan. Perlu dibedakan pengertian Administrasi dalam arti sempit (Tata usaha, pekerjaan
Perkantoran - office work) dan Administrasi dalam arti luas (manajemen keseluruhan: Asas
manajemen, proses manajemen, fungsi manajemen dan kelembagaan.(Suarli,Yayan ,2009)
Manajemen adalah proses untuk mendefenisikan tujuan dan membuatnya efektif melalui
organisasi untuk mencapai satu tujuan.(Tulchinsky,Varavikova, 2000) Berdasarkan pengertian,
peranan dan fungsinya administrasi sering di samakan dengan manjemen, karena manajemen
memiliki peranan dan fungsi yang tidak jauh berbeda dari administrasi.
Administrasi atau manjemen dalam dunia kesehatan sangat diperlukan agar dalam
pelaksanaan program kesehatan dapat berjalan dengan efisien dan efektif. Administrasi pada
dasarnya merupakan usaha tertentu untuk mencapai suatu tujuan(Maidin Alimin,2004). Para
penyedia ataupun tenaga kesehatan dalam mempergunakan administrasi kesehatan memerlukan
persiapan baik dalam teori maupun praktek.( Tulchinsky,Varavikova, 2000).
Mengenai manajemen hendaknya disadari bahwa ilmu ini adalah alat dan bukan tujuan
organisasi; sekaligus dalam alam pikiran kita tertera antara lain fungsi manajemen, unsur
manajemen, asap/prinsip organisasi (manajemen), teknik manajemen, dan berkaitan dengan
kepemimpinan (managerial atau leadership). Dengan memahami perkembangan konsep
manajemen, pengertian manajemen, organisasi dan kepemimpinan seorang manajer dengan
kepemimpinannya diharapkan dapat mencapai hasil kegiatan secara optimal untuk mencapai
tujuan organisasi yang diharapkan. ( Azwar Azrul,1993 )
Beberapa pengertian manajemen menurut beberapa ahli sebagai berikut:
1. Lawrence A.Appley, dan Mary Parker Folett membatasi pengertian manajemen sebagai berikut:
“The art getting thing done trough people” (seni memperoleh sesuatu/hasil melalui orang lain).
2. Menurut G.R Terry, dalam bukunya principles of management, Manajemen merupakan suatu
proses yang khas, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, dan
pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan
dengan memanfaatkan sumberdaya manusia dan sumber daya lainnya.
Dari pengertian tentang manajemen tersebut, ada 4 hal penting yang perlu diketahui :
1. Manajemen adalah ilmu terapan.
2. Manajemen selalu berkaitan dengan kehidupan organisasi.
3. Keberhasilan organisasi akan tercermin dari kemahiran manajerial dan keterampilan teknis
operasional seorang manajer.
4. Dalam organisasi yang mempunyai jumlah SDM yang besar, ada sekelompok staf yang
mempunyai ruang lingkup kegiatan yang berbeda dengan kelompok staf yang lain.
(Muninjaya Gde,2004)

Untuk itu ada dua pendapat yang ditemukan, yakni :

1. Administrasi berbeda dengan manajemen

Pendapat pertama membedakan administrasi dengan manajemen. Untuk itu ada dua pendapat
pula yang ditemukan, yakni :

a. Administrasi lebih rendah dari manajemen

b. Administrasi lebih tinggi dari manajemen

2. Administrasi dengan manajemen

Pendapat kedua tidak membedakan administrasi dengan manajemen , menurut pendapat
terakhir ini, kedua istilah tersebut sering dipakai secara bergantian untuk macam kegiatan
yang sama.(Azwar Azrul,1993)

Manajemen akan selalu berhubungan dengan administrasi.(Suarli,Yayan,2009) Pendapat

yang dianut dalam buku AKK adalah pendapat yang kedua yaitu tidak membedakan antara
kedua istilah yang dimaksud. (Azwar Azrul,1993) Sama halnya dengan administrasi, maka
pengertian kesehatan banyak pula macamnya diantaranya adalah :
 Sehat adalah suatu keadaan sejahtera sempurna dari fisik, mental,dan sosial yang tidak
hanya terbatas pada bebas dari penyakit atau kelemahan saja (WHO1947 dan UU Pokok
Kesehatan No. 9 Tahun 1960).
 Sehat adalah suatu keadaan dan kualitas dari organ tubuh yang berfungsi secara wajar
dengan segala faktor keturunan dan lingkungan yang dipunyainya (WHO 1957).
 Sehat adalah suatu keadaan sejahtera dari badan, jiwa, dan social yang memungkinkan
setiap orang hidup produktif scara sosial dan ekonomis (UU Kesehatan No. 23 Tahun
1992). (Azwar Azrul,1993)
 Administrasi kebijakan kesehatan adalah administrasi yang diterapkan pada upaya
kesehatan demi terciptanya suatu keadaan yang sehat. (Maidin Alimin,2004)
2.2 Unsur Pokok Administrasi Kesehatan
Jika diperhatikan batasan administrasi kesehatan sebagaimana dikemukakan diatas, segera
terlihat bahwa dalam batasan tersebut dikemukakan setidak-tidaknya 5 unsur pokok yang
peranannya amat penting dalam menentukan berhasil atau tidaknya pelaksanaan administrasi
kesehatan. Kelima unsur pokok yang dimaksud ialah masukan (input), proses (process), keluaran
(output), sasaran (target), serta dampak (impac). (Azwar Azrul,1993)

1. Masukan.

Yang dimaksud dengan masukan (input), dalam administrasi adalah segala sesuatu yang
dibutuhkanuntuk dapat melaksanakan pekerjaan administrasi. Masukan ini dikenal pula dapat
melaksanakan pekerjaan administrasi (tools of administration). Masukan dan/atau perangkat
administrasi tersebut banyak macamnya.

Beberapa diantaranya yang terpenting adalah :

a. Komisi Pendidikan Administrasi Kesehatan Amerika Serikat

Komisi Pendidikan Administrasi Kesehatan Amerika Serikat memebedakan masukan dan/atau
perangkat administrasi atas tiga macam, yaitu :

1) Sumber
Yang dimaksud dengan sumber (resources) adalah segala sesuatu untuk menghasilkan
barang atau jasa. Sumber ini secara umum dapat dibedakan atas tiga macam, yakni :

a) Sumber tenaga
Sumber tenaga (Labour Resources) dibedakan atas dua macam, yakni tenaga ahli
(skilled) seperti Dokter, dokter gigi,Bidan, Perawat serta tenaga tidak ahli
(unskilled), seperti pesuruh, penjaga malam dan pekerjakasar lainnya.
b) Sumber modal
Sumber modal (Capital Resources) banyak macamnya. Jika disederhanakan dapat
dibedakan atas dua macam, yakni modal bergerak (working capital) seperti uang
dan giro serta modal tidak bergerak (fixed capital) seperti bangunan, tanah, dan
sarana kesehatan.
c) Sumber alamiah
Yang dimaksud dengan sumber alamiah (natural resources) adalah segala sesuatu
yang terdapat dialam yang tidak termasuk sumber tenaga dan sumber modal.
(Azwar Azrul,1993)
2) Tata Cara
Yang dimaksud tentang cara (procedures) adalah berbagai kemajuan ilmu dan
teknologi kedokteran yang dimiliki dan yang diterapkan. (Azwar Azrul,1993)

3) Kesanggupan
Yang dimaksud dengan kesanggupan (capity) adalah kaedaan fisik, mental dan
biologis tenaga pelaksana. Sacara umum bahwa kesanggupan tenaga pelaksana dari
Negara yang telah maju lebih tinggi dari pada Negara yang lebih maju lebih tinggi dari
pada tenaga pelaksana dari tenaga pelaksana dari Negara yang masih terbelakang.
 Mudah dipahami karena memanglah keadaan kesehatan serta keadaan gizi masyarakat
dinegara yang telah maju, jauh lebih baik dari pada Negara yang masih terbelakang.( Azwar
Azrul,1993)

b. Koontz dan Donnels

Koontz dan Donnels membedakan masukan dan/atau perangkat administrasi atas empat
macam, yakni manusia (man), modal (capital), manajerial (managerial) dan teknologi
(technology).( Azwar Azrul,1993)
Pembagian lain yang banyak dikenal dimasyarakat ialah yang disebut sebagai 4M, yakni
manusia,(man), uang(money), sarana (material), dan metode (methodh) untuk organisasi yang
tidak mencari keuntungan serta 6M, yakni manusia (man), uang (money), sarana (material),
metode (metodh), pasar (market) serta mesin (machianery) untuk organisasi yang mencari
keuntungan.

2. Proses
Yang dimaksud dengan proses (process) dalam administrasi adalah langkah-langkah yang
harus mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proses ini dikenal dengan nama fungsi administrasi
(function of administration). Pada umumnya proses dan ataupun fungsi administrasi ini merupakan
tanggung jawab pimpinan.( Azwar Azrul,1993)

Pada saat ini dikenal beberapa pembagian proses dan ataupun fungsi administrasi tersebut.
Beberapa diantaranya yang terpenting ialah :
a) Komisi Pendidikan Administrasi Kesehatan Amerika Serikat membedakan fungsi
administrasi atas 6 macam, yakni :
Perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), pengawasan
(controlling), pengkoordinasian (coordinating) dan penilaian (evaluation).
b) George R. Terry membedakan fungsi administrasi atas 4 macam, yakni perencanaan
(planning), pengorganisasian (organizing), pergerakkan (actuating) dan pengawasan
(controlling). Fungsi administrasi menurut Terry ini dikenal singkatan POAC.
c) Hendry Fayol membedakan fungsi administrasi atas 5 macm, yakni perncanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), perintah (commanding), pengkoordinasian (coordinating) dan
pengawasan (controlling).( Azwar Azrul,1993)

Pada saat ini dengan makin berkembangnya ilmu administrasi, maka pembagian fungsi
administrasi makin banyak pula. Berbagai pembagian tersebut, meskipun bervariasi, namun jika
dikaji secara mendalam pada dasarnya tidak memperlihatkan perbedaan yang berarti.( Azwar
Azrul,1993)
Dalam praktek sehari-hari untuk memudahkan pelaksanaannya, berbagai fungsi
administrasi ini sering disederhanakan menjadi 4 macam saja, yaitu :
(1) Perencanaan (planning) yang didalamnya termasuk penyusun anggaran belanja.
(2) Pengorganisasian (organizing) yang didalamnya termasuk penyusunan staf.
(3) Pelaksanaan (implementing) yang didalamnya termasuk pengarahan,
pengkoordinasian,bimbingan, penggerakan dan pengawasan.
(4) Penilaian (evaluation) yang didalamnya termasuk penyusunan laporan. (Azwar Azwar,1993)
3. Keluaran
Yang dimaksud dengan keluaran (output) adalah hasil dari suatu pekerjaan administrasi.
Untuk administrasi kesehatan, keluaran tersebut dikenal dengan nama pelayanan kesehatan (health
service). Pada saat ini pelayanan kesehatan tersebut banyak macamnya, secara umum dapat
dibedakan atas 2 macam.
Pertama, pelayanan kedokteran (medical sevices). Kedua, pelayanan kesehatan masyarakat
(public health services). ( Azwar Azrul,1993)
4. Sasaran
Yang dimaksud dengan sasaran (target group) adalah kepada siapa keluaran yang
dihasilkan, yakni upaya kesehatan tersebut ditujukan. Untuk administrasi kesehatan sasaran yang
dimaksudkan disini dibedakan atas 4 macam, yakni perseorangan, keluarga, kelompok dan
masyarakat. Dapat bersifat sasaran langsung (direct target group) atau pun bersifat sasaran tidak
langsung (indirect group target). ( Azwar Azrul,1993)
5. Dampak
Yang dimaksud dengan dampak adalah akibat yang ditimbulakn oleh keluaran, untuk
administrasi kesehatan, dampak yang diharapkan adalah makin meningkatnya derjat kesehatan.
Peningkatan derajat kesehatan ini hanya akan dapat dicapai apabila kebutuhan dan tuntutan
perseorangan, keluarga dan kelompok dan/atau masyarakat terhadap kesehatan, pelayanan
kedokteran serta lingkungan yang sehat dapat terpenuhi. Kebutuhan dan tuntutan ini adalh sesuatu
yang terdapat pada pihak pemakai jasa pelayanan kesehatan (health consumer).
a) Kebutuhan Kesehatan
Kebutuhan kesehatan pada dasarnya bersifat objektif dan karena itu untuk dapat
meningkatkan derajat kesehatan ‘perseorangan, keluarga, kelompok dan ataupun masyarakat
upaya untuk memenuhinya bersifat mutlak. Sebagai sesuatu yang bersifat objektif, maka
munculnya kebutuhan kesehatan sangat ditentukan oleh masalah kesehatan nyata yang ditemukan
dimasyarakat. Jika diketahui bahwa munculnya suatu penyakit sebagaimana dikemukakan
oleh Gordon dan LE Richt 1950 sangat ditentukann oleh faktor utama, yakni: pejamu (host),
penyebab penyakit (agent) serta lingkungan (environment), maka dalam upaya menemukan
kebutuhan kesehatan, perhatian haruslah ditujukan kepada ketiga faktor tersebut. (Azwar
Azrul,1993)
b) Tuntutan Kesehatan
Berbeda halnya dengan kebutuhan, tuntutan kesehatan (health demande) pada dasarnya
bersifat subjektif oleh karena itu pemenuhan tuntutan kasehatan tersebut hanya bersifat fakultatif,
dengan perkataan ini terpenuhi atau tidaknya tuntutan kesehatan perseorangan, keluarga,
kelompok, dan ataupun masyarakat tidak terlalu menetukan tercapai atau tidaknya kehendak untuk
meningkatkan derajat kesehatan, karena tuntutan kesehatan bersifat subjektif, maka munculnya
tuntutan kesehatan tersebut dipengariuhi oleh faktor-faltor bersifat sujektif pula.( Azwar
Azrul,1993)
2.3 Ruang Lingkup
Jika dikaji secara mendalam batasan administrasi kesehatan sebagaiman yang telah
dirumuskan oleh Komisi Pendidikan Administrasi Kesehatan Amerika Serikat tahun 1974, segera
terlihat bahwa ruang lingkup administrasi kesehatan mencakup bidang yang amat luas yang jika
disederhanakan dapat dibagi menjadi dua macam, yakni:
1. Kegiatan Administrasi
Telah disebutkan bahwa melaksanakan semua fungsi administrasi sama artinya dengan
melaksanakan semua fungsi administrasi dengan pengertian seperti ini menjadi jelas bahwa
kegiatan utama yang dilakukan pada aministrasi itu sendiri mulai dari fungsi perncanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan sampai dengan fungsi pengawasan (Terry).
Karena kegiatan utama administrasi adalah melaksanakan semua fungsi administrasi
maka jelas pula bahwa melaksanakan pekerjaan tata usaha. Pekerjaan administrasi bukan sekedar
mengetik, mengagenda dan ataupun menyimpan arsip surat menyurat (office work) yang
merupakan pekerjaan pokok seorang usaha.( Azwar Azrul,1993)
2. Objek dan Subjek Administrasi
Telah disebutkan bahwa objek dan subjek administrasi kesehatan adalah sistem kesehatan
yang berarti dapat menyelenggarakan administrasi kesehatan perlu dipahami dahulu apa yang
dimaksud dengan sistem kesehatan. Pengertian tentang sistem kesehatan banyak macamnya,
menjabarkan batasan sebagaiman yang dirumuskan oleh WHO (1984), yang dimaksud dengan
sistem kesehatan tidak lain adalah suatu kumpulan dari berbagai faktor yang kompleks dan saling
berhubungan yang terdapat pada suatu Negara dan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan
dan tuntutan kesehatan perseorangan, keluarga, kelompok, serta masyarakat pada setiap saat yang
dibutuhkan.
Sistem kesehatan itu sendiri mencakup hal yang amat luas sekali. Jika disederhanankan
dapat dibedakan atas dua subsistem, pertama subsistem pelayanan kesehatan, kedua subsistem
pembiayaan kesehatan. Untuk dapat terselenggaranya upaya kesehatan yang baik, kedua subsistem
ini perlu ditata dengan sebaik-baiknya.( Azwar Azrul,1993)
Ruang lingkup administrasi kebijakan kesehatan secara umum meliputi :
 Kebijakan kesehatan (health policy)
Kebijakan kesehatan membahas tentang penggarisan kebijaksanaan pengambilan
keputusan, kepemimpinan, public relation, penggerakan peran serta masyarakat dalam
pengelolaan program – program kesehatan.
Hukum Kesehatan (health law)
Hukum kesehatan membahas tentang peraturan atau perundangan di bidang kesehatan
meliputi : undang – undang kesehatan, hospital by law, informed consent, dan sebagainya.
Ekonomi kesehatan (health economic)
Ekonomi kesehatan membahas tentang konsep pembiayaan kesehatan, asuransi kesehatan,
analisis biaya, dan sebagainya.
Manajemen tenaga kesehatan (health man power)
Manajemen tenaga kesehatan membahas tentang perencanaan kebutuhan tenaga kesehatan,
motivasi tenaga kesehatan, kinerja tenaga kesehatan , dan sebagainya.
Administrasi rumah sakit (hospital administration)
Administrasi rumah sakit membahas tentang organisasi dan manajemen rumah sakit,
manajemen SDM rumah sakit, manajemen keuangan rumah sakit, manajemen logistic, dan
sebagainya.
 2.4 Manfaat penerapan administrasi kesehatan
Jika diperhatikan batasan administrasi kesehatan sebagaimana yang telah dirumuskan oleh
Komisi Pendididkan Administrasi Kesehatan 1947 segera terlihat manfaat yang diperoleh dari
diterapkannya administrasi kesehatan secara umum dibedakan atas 3 macam, yaitu:
1. Dapat dikelola sumber, tata cara, dan kesanggupan secara efektif dan efissien
Pada dasarnya bersifat terbatas dank arena itu dapat dikelola dengan sebaik-baiknya. Administrasi
kesehatan jelas dapt menyajikan penhelolaan yang dimaksud karena memang dalam melaksanakan
pekerjaan administrasi kesehatan dikenal dengan adanya antara lain fungsi perencanaan yang dapat
mengatur pemanfaatan sumber, tata cara, dan kesanggupan secara efektif dan efisien.
Sesungguhnya masalah efektif dan efisien ini telah sejak lama menjadi pusat perhatian para ahli
administrasi. Setidaknya paa abad-18 ketika berlangsung revolusi industri di Inggris upaya ini
diwujudkan dengan memperkenalkan falsafah administrasi baru dari job centered menjadi human
centered serta dari orientasi efektivitas menjadi orientasi efektivitas dan efisien hal yang sama juga
diperoleh Frederick Winslow Taylor (dikenal sebagai bapak gerakan administrasi ilmiah) serta
Hendry Fayol (dikenal sebagai bapak teori admnistrasi modern). Setelah Taylor melakukan
penelitian berjudul Time and Motion Study dan kemudian dipublikasikan dalam bukunya yang
terkenal The Principle Of Scientific Management, berhasil merumuskan pendapatnya bahwa
efektivitas dan efisien erat hubunganannya dengan penggunaan waktu dengan kegiatan yang tidak
produktif sedangkan Fayol membahas masalah efektivitas dan efisien ini melalui pengkajian
terhadap kemampuan pemimpin. Kajian tersebut kemudian dituliskan dalam bukunya yang
terkenal General and Industrial Management.( Azwar Azrul,1993)

2. Dapat dipenuhi kebutuhan dan tuntutan secara tepat dan sesuai mengenal kebutuhan dan
tuntutan adalah penting dalam melaksanakan administrasi kesehatan. Setiap upaya kesehatan yang
dilaksanakan ditujukan untuk pemenuhan kebutuhan dan tuntutan tersebut agar kebutuhan dan
tuntutan yang seperti ini dapat dipenuhi, tentu diperlukan keterampilan unutk menentukan
kebutuhan dan tuntutan itu sendiri. Disini menjadi penting peranana administrasi kesehatan, karena
dengan diterapkannya administrasi kesehatan tersebut akan dapat diketahui dengan tepat berbagai
kebutuhan dan tuntutan yang terdapat dalam masyarakat.( Azwar Azrul,1993)
3. Dapat disediakan dan diselenggarakan upaya kesehatan sebaik-baiknya karena upaya
kesehatan dapat mengatur pemanfaatan sumber, tata cara, dan kesanggupan yang dimiliki dengan
baik, serta dapat menetukan kebutuhan dan tuntutan dengan tepat, maka dapat diharapkan tersedia
dan terselenggaranya upaya kesehatan yang sebaik-baiknya.

Fungsi Administrasi

Pada dasarnya fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama perbedanya dimana fungsi
administrasi adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum,
sedangkan manajemen bersifat melaksanakan kegitan yang perlu dilaksanakan dalam rangka
pencapian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan.
Dalam proses pelaksanaan ini, administrasi mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilakukan
sendiri dan tugas-tugas itulah yang biasanya disebut sebagai fungsi-fungsi administrasi antara lain
:

 Planning (Perencanaan)

Perencanaan adalah suatu rincian yang merupakan organisasi yang besar didalamnya ada
penyusunan dan perumusan rencana diserahkan kepada sekelompok staf perencana, akan tetapi
penetapannya merupakan tugas dan tanggung jawab manajemen. (Daft, 2006:8)

 Organizing (Pengorganisasian)

Pengorganisasian adalah suatu kegiatan yang menyangkut tipe-tipe struktur organisasi dan
prinsip-prinsipnya, sejarah organisasi, gaya manajerial yang tepat digunakan, sifat dan jenis dari
berbagai bentuk kegiatan yang harus dilaksanakan. (Daft, 2006:9).

 Leading (Kepemimpinan)

Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk

memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10)

 Controlling (Pengendalian)

Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktifitas karyawan,
menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila
diperlukan. (Daft, 2006:11)

Ruang Lingkup Administrasi

Ruang Lingkup tugas administrasi pada kantor ini dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar
keterangan-keterangan yang berwujud (Gie, 2007:16) yaitu :

 Menghimpun
Yaitu : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang
tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana
diperlukan.
 Mencatat
Yaitu : kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan
yang diperluka sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan
 Mengelola
Yaitu : bermacam-macam kagiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikan dalam bentuk yang berguna.
 Mengirim
Yaitu : kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
 Menyimpan

Yaitu : kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Organisasi
Para pelaksana atau anggota dalam suatu institusi atau lembaga, sering merumuskan
program dan tujuan organisasi, mereka merumuskan aktivitas berbagai kerjasama untuk mencapai
tujuan tersebut. Mereka umumnya melakukan proses tersebut di dalam suatu wadah yang disebut
organisasi.
Robbins ( 1989: 4) mengemukakan bahwa organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang
dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja
atas dasar yang relatif terus-menerus untuk mencapai suatu tujuan, bersama, atau sekelompok
tujuan.

Karakteristik organisasi adalah :

a. Terdapat proses koordinasi secara sadar (manajemen)

b. Adanya kesatuan social
c. Adanya interaksi diantara anggota
d. Adanya imbalan prestise yang relatif
e. Sdsnys kepuasan membantu orang lain

Organisasi mengakui adanya kebutuhan untuk mengkoordinasikan pola interaksi para

anggota organisasi secara formal yaitu melalui struktur organisasi. Dengan demikian struktur
organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme
koordinasi yang formal, serta pola inetaraksi yang diikuti
Drucker ( 1997) Karakteristik Organisasi masa depan (The organization of the future) adalah :

a. Mencari tahu siapa konsumen tama kita

b. Mencari tahu apa yang merekam inginkan
c. Penuhi keinginan mereka dengan nilai yang lebih baik dari apa yang dilakukan oleh orang
lain
 d. Berhentilah selalu bertanya pada boss, anda tahu apa yang terbaik, dan anda mempunyai
kewajiban untuk melayani konsumen dan tidak selalu minta ijin
e. Anggota organisasi harus memiliki kebebasan dan otonomi serta bertindak professional
f. Anggota organisasi hanya butuh informasi dan pelatihan
g. Anggota organisasi tidak memperoleh sesuatu dengan Cuma – Cuma
h. Anggota organisasibekerja untuk memiliki sesuatu setiap hari
i. Anggota organisasi tidak akan mentolerir seseorang yang tidak mau menyumbangkan
tenaga untuk kelompok.

3. Manajemen
Manajemen dalam konsep populer berarti suatu upaya atau proses upaya dari seorang
pimpinan dengan kewenangan tertentu untuk mewujudkan sesuatu tujuan tertentu dengan
memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan yang dikuasai pimpinan tersebut, terutama
sumberdaya manusia yang berada dibawqah kekuasannya. Pakar manajemen sering menyatakan
bahwa management is getting done through the effort of other people.
Menurut H Koontz & O’Donnel, management involves getting things done throught and with
the people (Manajemen berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui
dan dengan orang lain). Selanjutnya Makharita. R ( 1977 – 1980) : management is the utilization
of available or potentials resources in achieving a given ends (manajemen adalah pemanfaatan
sumber – sumber yang tersedia atau yang berpotensial di dalam pencapaian tujuan). Dan Terry
mengemukakan bahwa management is a distinct process consisting of planning, organizing,
actuating, and controlling, utiliting in each both science and art, and followed in order to
accomplish predetermined objectives (Manajemen adalah suatu proses yang membeda – bedakan
atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan , pelaksanaan dan pengawasan, dengan
memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya).

Guna memperjelas Fungsi manajemen tersebut diatas, dapat dijelaskan sebagai berikut :
Planning ( perencanaan) ini meliputi serangkaian keputusan – keputusan termasuk
penentuan – penentuan tujuan, kebijakan, membuat program – program, menentukan metode dan
prosedur, serta menetapkan jadwal waktu pelaksanaan
 Organizing ( Pengorganisasian) , yaitu pengelompokan kegiatan – kegiatan yang diwadahi
dalam unit – unit untuk melaksanakan rencana dan menetapkan hubungan antara pimpinan dan
bawahannya.
Actuating ( Penggerakan), adalah usaha agar semua anggota kelompok suka melaksanakan
tercapainya tujuan dengan kesadarannya dan berpedoman kepada perencanaan dan usaha
pengorganisasian.
Controlling ( Pengawasan) adalah untuk mengetahui bahwa hasil pelaksanaan pekerjaan
sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Hal ini menyangkut standarisasi,( penentuan standar) ,
artinya membandingkan antara kenyataan dengan stansar dan bila perlu melakukan koreksi,
apabila pelaksanaannya menyimpang daripada rencana.

Dibawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan antara antara administrasi
dengan manajemen (artinya sama) :
1. William H Newman yang menyatakan bahwa arti administrasi sama dengan arti manajemen (
The technique of organizations is management)
2. M.E. Dimock : Administration ( or management) is a planned Approach to the solving of all
kinds of problems in almost every individual or group activity both public or private (Administrasi
atau manajemen adalah suatu pendekatan rencana terhadap pemecahan semua permasalahan yang
kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik Negara maupun swasta )

Kemudian pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen yaitu :

a. Dalton E. Mc Farland : Administration refers to determination of major aims and policies,

whereas management refers to the carrying out of operations designed to accomplish the
aims and effectuate policies. (Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan
kebijakannya, sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan
maksud menyelesaikan / mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijakan )
b. Ordway Tead : Administration is the process and agency which is responsible for the
determination of the aims for which an organization and its management are to strive …
etc (administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap
penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan dan sebagainya)
 . Management is process and agency which directs and guides the operation of
organization in the realizing of established aims …. Etc (Manajemen adalah suatu proses
dan badan yang secara langsung memberikan petunjuk, bimbingan kegiatan dari suatu
organisasi dalam merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan …. Dan seterusnya.)

Hubungan antara administrasi, organisasi dan manajemen .

Berdasarkan atas terori yang dikemukakan oleh Ordway Tead dan Dalton Mc Farland dapat
dimpulkan bahwa admnistrasi terdiri dari organisasi dan manajemen. Kemudian jika kita
mempelajari teori Dimock & Koenig, inti dari manajemen adalah kepemimpinan ( leadership is
the key to management ). Dalam pengambilan keputusan ( decisions making process) yang
mempunyai tanggung jawab dalam pengembilan keputusan adalah pemimpin / kepala, maka
dengan demikian inti dari kepemimpinan ialah pengambilan keputusan. Dalam proses
pengembilan keputusan olem pimpinan, yang harus menjadi pertimbangan adalah hubungan antar
manusia ( Human relation), terutama hubungan pimpinan dengan bawahan selaku staf pimpinan .
Dalam hal ini perlu dipertimbangkan bahwa seberapa besar kontribusi bawahan kepada pimpinan
dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa inti dari
pengambilan keputusan adalah hubungan antar manusia ( Human relation). Untuk memperjelas
hubungan antar administrasi, organisasi, manajemen, kepemimpinan, penghubungan antar
manusia dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :