Professional Documents
Culture Documents
لمطالعة جميع مختصراتا المواد من المستوى الوأل يمكن مراجعة منتدى الناتساب المطور :
http://www.e-imamm.com
منتدى النتساب المطور http://www.e-imamm.com : جامعة المام محمد بن سعود السلمية
المقدمة
For business purposes of every kind and every level of performance writing, the
written letter remains the most important means of communication For the following
:reasons
وفيما يتعلق بالغأراض والعمال التجارية بغض النظر عن طبيعة العمال تبقى الرسائل الكتابية هي من أهم وأفضل
وسائل التصالتا في العصر الحالي للسباب التالية :
Letters are inexpensive (cheap) and useful means of communications when – 1
)asking or conveying information (exchange information
الرسائلا التجارية المكتوبة تبقى الرخص وغير مكلفة ومن أفضلا الوسائلا التصالية في حالا طلب معلومات أو تحويلها
أو إيصالها أو حتى تبادلا المعلومات .
They provide a permanent record and an evidence of business agreements – 2
تزودنا بسجلا دائم ودليلا إثبات التفاقايات التجارية لو حدثت أي خصومة تجارية ما بين المستورد والمزود .
Well written letters are considered the best method of informing customers about – 3
.new products etc
تبقى أفضلا وسيلة لخبار المستهلكين أو الطراف التي تتعاملا معها في أي صفقة تجارية any transactionوعن
المنتجات والخدمات التي تقدمها عن أي تغيير ، any modificationفي أي منتج ، productعن أي جزء جديد
تريد أن تدخلا فيه ، new mark you'd enteredونستخدم الرسائلا التجارية من أجلا إيصالا معلومة والحصولا
على معلومة وكيف نتواصلا مع أناس مهمين how to produce interactive or dealing with any party
Written communication is vital to the network users who interact from homes and – 4
.places of work nearly in all aspects of life
نستطيع أن نستغلا الشبكة العنكبوتية في إرسالا رسائلا مكتوبة في مجالا العمالا بحرية تامة من بيوتنا وأماكن العملا .
Whatever the kind of the letter, In general Business we have three alternatives of
salutation we can use when we write in general business Dear sir or Dear sirs or
.Dear Madam
أيا ً كان نوع الرسالة بإمكانك أن تستخدم في الفتتاحية صديقي السيد أو أصدقاائي السادة أو الصديقة السيدة أو بهذا المعنى
أيyours truly أوyours faithfully فيمكنك أن تستخدمcomplimentary clause وبالنسبة إلى الخاتمة
. صديقكم المخلص أوالمخلص لكم أو بهذا المعنى
The core of the letter (THE BODY OF THE LETTER) : So we should give more -(6)
attention and we should give more care, more concentration, more focus, on the
.body of the letter
وعادة يتكون من ثلث فقرات لتسهيلا عملية، جوهر الرسالة ويجب أن يعطى عناية أكثر وتركيز أكثر: الجزء السادس
: وهي كالتالي، الفهمunderstanding و، القراءةreading
The firs paragraphs: an opening /1
والتي تكسر أو تقللا الفجوة بين القارئ والمرسلاthat brings into the mind of the reader افتتاحية الرسالة
what the subject of وتخبر القارئ عن موضوع الرسالة، منسجمmood و تجلب النسجام وتجعلهم في مزاج
وتساعده في عملا ربط بين الرسالة، ?what is the purpose of the letter والغرض منها، the letter is
What وأي مسار ستسلك هذه الرسالة،to help him link up the letter on his files وفي أي ملف سيضعها
. is the pass should the message follow
The second part of the paragraph: information and facts about the important /2
.points you would like to know, to do, or to ask for
النقاطthe important points حقائق عنfacts و، معلوماتinformation الفقرة الثانية من الرسالة تتضمن
ليعملا شيء معين من، التي تحب أن يعرفها القارئ الذي سترسلا له الرسالةyou would like to know، المهمة
. he can take an action خللا امتلكه أو معرفته بالمعلومات و بالحقائق التي بالرسالة
. The third paragraph of the letter: it’s the last paragraph /3
. هي خاتمة الرسالةclosing that ends the letter نهاية الرسالة
with points and sentences such as requesting an early reply or promising further
.assistance
... تكون بنقاط معينه مثلا نتمنى رد سريع أو إعطاء وعد بالمساعدة
Note the difference between complimentary clause and the third paragraph of the
letter. The third paragraph of the letter should be as an introduction and it should
end to the complimentary clause. Then the complimentary clause should always
.follow the third part of the letter or the third paragraph of the letter
. فالفقرة الثالثة تعتبر كمقدمة للخاتمة النهائية للرسالة، لحظ الفرق بين الخاتمة وبين الفقرة الثالثة من الرسالة: ملحظة
The complimentary clause : The last paragraph of the letter should be followed -(7)
.by the complimentary clause which must match the salutation
. ويجب أن يكون هناك تناغم جيد وتوافق ما بين الفتتاحية والخاتمة، خاتمة الرسالة وهى الجملة الختامية
The complimentary close should be typed tow lines space below the last line of -1
.the letter of the final paragraph at the left-margin (Blocked Style)
على الجانب اليمن أو على, الجملة الختامية يجب أن تطبع بفراغ قادرة خطين تحت الجملة الثالثة التي انهينا بها الرسالة
indented وعلى الجانب اليسر إذا كنا نستخدم الـblocked style الهامش اليمن من الرسالة إذا كمنا نستخدم الـ
. فراغ قادره خطينtow line space وفى كلتا الحالتين يجب أن يكون هناكstyle
.Only the first letter of the first word is capitalized. e.g. Yours truly -2
. Your في كلمةY أولا حرف في أولا كلمة يبدأ بحرف حرف كبير مثلا
When the name of the company or the firm follows the complimentary clause it -3
:should be typed in capital letter. Example
Yours faithfully
.LUNAR DEVELOPMENT CO.LTD
Banny
if a woman likes to indicate to her marital status she may add (miss) or (Ms.) to her
.name
لو كانت كاتبة الرسالة امرأة فتوضح طبيعة حالتها الجتماعية هلا هي متزوجة أو غير متزوجة فتكتب آنسة أو سيدة ..
Amin
Director
ولحظ في المربع وضع p.pوهذا مختصر يدلا على ) (for and on behave onنيابة عن عزام أمين ،و
manger directorهو الـ positionالذي يشغله هذا الشخص ،والختصار p.pيقرأ . per pro
الجزاء الثانوية للرسالة THE SECONDARY PARTS OF THE LETTER (B) :
Your reference -1
مرجعكم :عندما ابتدأ رسالة فهي عادة تكون رد على رسالة أخرى أتتني سابقا من مكان معين وتحملا رقام وبالتالي أنا
أريد أن أرد على تلك الرسالة ،فأضع referenceالمرجع فنحن باللغة العربية نكتب كتابكم أو خطابكم برقام كذا ،
فالرقام هو عبارة عن referenceالمرجع ،وباللغة النجليزية نقولا your referenceوأضع رقام كتابهم وأضع
تحتها our referenceلحظ مثلا Example :
Your ref : AL/98
ALتشير إلى أولا أحرف الشخص فحرف Aيشير إلى السم الولا لكاتب الرسالة ،و الحرف الثاني Lيشير إلى
الحرف الولا من السم الثاني له ،ويكتب capital lettersوبعد ALنضع slashثم نكتب 1998ونشير بذلك
إلى رقام السنة وهو مرجعنا .
:Mailing reference -2
Any mailing instruction which have been shown and the nature of this letter which
have to be shown on the envelope. Should be typed on the letter immediately above
.the inside address
المرجع البريدي :أي تعليمات بريدية يجب أن ترى لمكتب البريد post officeأو غيرهم من الشخاص ،فيجب أن
تكون مبمينة على المغلف )الظرف( .
تصنيفات الميلا mail classification :
بعض الشكالا التي تكتب على الظرف وتشير إلى طبيعة الرسالة مثلا :كلمة PERSONALشخصي SECRET ،
سري PRIVATE ،خاص CONFIDENTIAL ،سرى ومختومة URGENT ،مستعجلا SPECIAL ،
DELIVERYإيصالا خاص ،فكلا هذه المور والمصطلحات تكون مكتوبة على المغلف بخط كبير وواضح حتى
This form of addresses will ensure that the person is dealing with the subject. And
.will have the letter brought to his notice
نكون متأكدين أن الشخص الذي يتعاملا مع موضوع هذه الرسالة يعرف طبيعة الموضوع وهو الشخص المعنى باستلم
هذه الرسالة و طبعا هذا يوفر الوقات والجهد ويزيد النجاز والداء المطلوب .
e.g Princess Sarvath College
P.O. BOX 3179
لحظ for the attention Miss Khawla Qawasmiعناية السيدة خولة قاواسمى تحته خط ،وبعد for the
attentionنضع نقطتين رأسيتين .
).The subject heading: This states briefly as possible what the letter is about -(4
موضوع الرسالة :يوضح قادر المكان موضوع الرسالة ،فباللغة العربية نكتب )بسم ا الرحمن الرحيم ....إلى حضرة
السيد أو معالي السيد ثم بعد ذلك نكتب الموضوع :طلب إجازة أو ترقاية( فالمدير وقاته ثمين والمسئولا وقاته ثمين وليس
لديه متسع من الوقات ليقرأ جميع الكتب التي تأتيه .
To be assistance when the letter is opened in the mail room and when the letter is
.being filled
تساعد في عملية الرشفة وتصنيف البريد الذي يأتي لنا ،وغرفة البريد التي تسمى الديوان باللغة العربية ،فالعمالا
والموظفين الذين يشتغلون في الديوان يصنفوا البريد بناء على الموضوعات التي تكون موجودة في بداية الرسائلا .
.The subject heading should be typed tow lines space below the salutation
انتبهوا إلى حجم الفراغ بين كلا ونقطة وأخرى ما بين كلا ، between every item and the next one
موضوع الرسالة يجب أن يطبع tow lines space belowبفراغ خطين تحت الـ salutationافتتاحية الرسالة ،
وهذا ليس mustإجباري ولكن هذا ممكن .
In order to give more concentrate on the subject heading you can put underline
under the subject heading as we see in point four. And the full stop is not necessary
.at the end of the heading
من أجلا إعطاء مزيد من التركيز على موضوع البند يمكنك وضع خط تحت عنوان الموضوع ،وأضف إلى ذلك انه
ليس ضروريا أن تستخدم نقطة في نهاية جملة الـ heading subjectومثالا ذلك "الموضوع :طلب رسالة" فليس
شرطا أن تضع نقطة بعد كلمة رسالة و لكنك تكتب بعد كلمة "الموضوع ":نقطتين رأسيتين ،ومن الممكن أن ترى سؤالا
في المتحان مثلا :صح أو خطأ :True or false :
NO.2/99
.Note that it will indicate to the subject heading
لحظ هذا فموضوع الرسالة هو )طلبنا رقام اثنين 2على رقام . (99
)The Enclosure: is indicated at the foot of the page below the signature, the -(5
).enclosure accompany the letter (document, catalogues, price list
محتويات المغلف :يجب أن يشار إليه تحت التوقايع في أسفلا الصفحة.
The label method is sometimes adopted, the labels are generally printed in bright
:colors. For two reasons
طريقة العنونة التي تتعتمد عادة ماتطبع بلون جذاب ولمع ،والغرض من ذلك سببين :
To remind the typist of enclosure of the document in the envelop -1
ليذمكر الطابع كيف ينهى الوثيقة ويضعها في الظرف.
To draw the attention of the person who will open the envelope that something -2
has been enclosed
حتى تجذب اهتمام الشخص بأمن هناك شيء في الداخلا )أي أن الظرف مرفق به أشياء(
)Note: that the abbreviated form is used (ENCLOSURE
ملحظة :أنه يستخدم حروف كابيتالا في بداية الختصار للكلمة وهى عادة تأتى في نهاية الجملة.
):Carbon copies-(6
النسخ الكربونية :عندما ترسلا رسالة إلى المستتقبلا قاد تلجأ الدارة في داخلا الشركة المرسلة للرسالة إلى أن تبعث بها
إلى الجهات المعنية من أجلا اتخاذ إجراء معين في كلا دائرة من هذه الدوائر وبالتالي لبد من إرسالا نسخة إلى كلا دائرة
من هذه الدوائر ،فمثلً إذا أرت أن ابعث برسالة إلى شركة مصنعة في الصين ففي الرسالة الصلية غالبا ً ل اكتب
carbon copiesبلا انسخ صورة وأطبع عليها نسخة إلى المدير المالي أو مدير المشتريات ليتخذ الجراء اللزم .
)is typed at the bottom left, hand of page, when copies are sent to other (.C.C
.people than the recipient
النسخ الكربونية يشار لها باختصار) (.C.Cو يجب أن تكتب capital letterبين قاوسين ,وتكتب على الجانب السفلا
اليسر من الصفحة ,وترسلا إلى أكثر من مستلم .
Sometimes the recipient has not to know that other people have received copies, in
)that case (b.c.c.
.Blind carbon copies are written on the copies but of course not on the original
في كثير من الحيان ليس شرط أن يعرف مستلم الرسالة أنها وصلت إلى أناس آخرين ,وهناك نسخ كربونية مخفية
بالنسبة لمستلم الرسالة ,و النسخ الصلية ل تكتب فيها النسخ الكربونية .
:Carbon copies are arranged according toتحدد النسخ الكربونية تبعا لعدة أمور :
The rank (it means the range) -الرتبة
Job priority -أولوية العمل
Geographical location -المواقع الجغرافية
Alphabetical order -الترتيب الهجائي
)postscript(p.s): is apart added to the letter. It may, however, consist of certain -(7
.important or a statement to which special attention is drawn
الحاشية :عبارة عن جزء يضاف إلى الرسالة يتألف من معلومة محددة أو جملة ويجب أن يثير اهتمام القارئ .
.Nota Bene N.B: mark will also can used for the same purpose -
ويجب أن تعلم أنه يمكن استخدامها لنفس الغرض.
وتستخأدم الحاشية لـ :The postscript is used
To give emphasis to an important point -1
)Topping tailing : The writer may add a personal touch to semi personal letters -(10
by writing the salutation and the complimentary close in (Bold), this is know as
.(topping and tailing) enough space has to be left when the letter is typed
التعقيب :الكاتب قاد يضيف لمسة شخصية على الرسائلا الشخصية من خللا كتابة شبه تحية ومجاملة في وثيقة جريئة ،
فيضيف لمسة إنسانية )شخصية( بينك وبين المزود بحيث تنشأ علقاة صداقاة ,فأنت تريد أن تعمبر له عن امتنانك عن
طريق الـ personal touch
ولحظ أنه يجب ترك فراغ كاف للرسالة عند الطباعة .
The features of a successful business letter
خصائص رسالة العأمال الناجحة
The essence of effective writing is to give the reader the feeling that he understands
.what he reads in a natural tone
جوهر كتابة الرسالة التجارية الفعالة أنها تعطى القارئ الشعور انه يفهم ما يقرأ كما يريد المرسلا ،والرسالة المكتوبة
هي عبارة عن احدي وسائلا التصالا ،وتتشكلا عملية التصالا من عدة عناصر:
/1المرسل :حيث يبعث رسالته المكتوبة على شكلا كلمات تمثلا رموز ،وتسمى عملية كتابة الرسالة بأي لغة ما
codingالترميز .
/2قناة التصال :تقوم بحملا الرسالة إلي المستقبلا ,ويجب تحويلا الكلم المرمز وفك تلك الرموز بحيث يستطيع متلقي
الرسالة أن يفهمها بلغته .
/3مستقبل الرسالة :تمر الرسالة بعدة مراحلا منها التغذية الراجعة والتشويش والزعاج ، Feedback and noise
والتشويش له عدة مصادر وقاد يكون من داخلا النظام نفسه.
The system of communication consists of input, output, feedback, issues,
.information and internal environment and external environment
Internal environment external environment consist of many types and many items so
.any change of any item will affect in all the system
عملية التصالا نظام يتكون من مدخلت ومخرجات عمليات وتغذية راجعة وبيئة داخلية وخارجية .
* البيئة الداخلية )جزئية( تتكون من عدة أمور علي مستوى المنشأة والمنظمة والهيكلا التنظيمي والعاملين والزبائن
والمنافسة والوسطاء .
* البيئة الخارجية )كلية( تتكون من بيئة اقاتصادية وبيئة سياسية وبيئة تكنولوجية وبيئة اجتماعية وبيئة ثقافية ...
.External environment is out of control of any firm
* والفرق بين البيئة الداخلية والخارجية )البيئة الكلية والبيئة الجزئية( هو أن البيئة الداخلية )الجزئية( إلى حد ما خاضعة
لسيطرة المنظمة أو سيطرة النظام بينما البيئة الخارجية خارج سيطرة النظام.
.Any change occurs in the external environment will affect in internal environment
أي تغيير يحدث في البيئة الخارجية سوف تؤثر في البيئة الداخلية
وعندما يصلا التشويش إلى الصفر عندها نقولا أن الرسالة ناجحة وفعالة واستطاعت أن تصلا إلى المستقبلا ويفهمها كما
أريد لها .
Here are five points that help in making your letter successful
* هناك خأمس نقاط تساعدك على جعل رسالتك ناجحة وسميتا The five Csلن جميعها تبدأ بحرف c
):Clarity -(1
الوضوح :يجب أن تكون الرسالة واضحة وقاارئ الرسالة أو مستلمها هو الذي يحكم على مدى وضوحها.
.Clarity is mean that convey thoughts in a simple style using direct sentences
الوضوح هو يعني أن ينقلا الفكار بأسلوب بسيط باستخدام جملا مباشرة
.Make all the necessary points in a logical sequence
جعلا جميع النقاط اللزمة في تسلسلا منطقي.
Avoid repeating an important word with different meanings -
تجنب تكرار الكلمات غير المهمة بدواعي مختلفة ,فل تحاولا أن تعبر عن الفكرة بأكثر من طريقة .
Use abbreviations but you should care of that the receiver can understand the -
.meaning of these abbreviations
استخدم المختصرات ولكن يجب النتباه بأن المتلقي يمكن أن نفهم معنى هذه الختصارات .
.Take special care when using prepositions and relative pronouns -
أعط عناية خاصة عندما تستخدم حروف الجر والضمائر باللغة النجليزية .
.Use the punctuation marks properly -
استخدم علمات الترقايم والتدقايق مثلا الفاصلة والنقطة وعلمة التعجب بشكلا صحيح .
والن أمثلة على وضوح رسالة العمال أو الرسائل التجارية المكتوبة باللغة النجليزية :Example
Confusing clear
مربك واضح
We refer to that point. – We refer to your order -
بالعودة إلى تلك النقطة ,أي نقطة فالرسالة تتضمن عدة نقاط وهناك
عدة رسائلا ومن مزودين مختلفين وبالتالي يحدث أحيانا تشويش.
……Your latest enquiry. –Your enquiry dated -
آخر طلبيه لك حيث أرسلت أكثر من رسالة لكثر من مزود ،
فابتعد دائما ً عن التعميم ،فيجب على مستقبلا الرسالة أن يفهم الرسالة
كما هي بحيث يجب أن تفرض أسوء الحتمالت كمرسلا للرسالة لذلك
يجب أن تكون حريصا ً على أن تعبرعن الجملة بشكلا صريح ومباشر.
.Your firm order. – Your confirmed order -
ً
طلبت منظمتكم )المنظمة تعطى أكثر من طلبيه وأحيانا لنفس الشخص(
.Conciseness : It means that the writer should not go on the unnecessary details -2
اليجاز :يجب على الكاتب أل يتعمق في كتابة التفاصيلا الغير مهمة والتفاصيلا الغير ضرورية .
.But the letter shouldn't be too short
of the customer. Because we want to satisfy our current customer in order to attract
.anew customer and an expected customer
إذًا يجب أن نولى عناية خاصة لرسائلا التذمر والشكوى و الحتجاج و العتراض ،من أجلا أن نعملا علقاة جيدة مع
الطراف التي تهمنا ونحافظ على الزبائن وحلا مشكلة التذمر .
The most widely used for general printing and stationery is the A series, and all over
.the international level
وهذه هي الكثر انتشارا واستخدما على المستوى الدولي ويسمونها A seriesأو متوالية A
وهذا نوع من أنواع حجم الورق ونسميها الـ international sizeالحجم الدولي أو الحجم
المعياري المتعارف عليه دوليا ،وهناك أنوع آخري مثلا A4و : A5
SIZE USEDFOR
A4 8.3*11.7 Long or medium letters
A5 8.3*5.8 Short letters
A6 5.8*4.1 postcards
A7 4.1*2.9 Compliment slips, post cards
:NOTE
.The basic size is A0 in the same proportion -
.A2 is half A1 and so on -
.B series is for postcards -
.C series is for envelopes -
A4 is the most widely used. And it's 8.3*11.7 and it's used for long or medium -
.letters
وعندنا أيضا سلسلة Bو تسمى B series and used for postcardsو عندنا سلسلة Cوتسمى C series
، and used for envelopesوممكن أن ترى سؤالا في المتحان مثلا :صح أو خطأ :True or false :
.B series is used for envelopes
والحلا هو :الجملة خاطئة.
The margin : Both right margin and left margin should be parallel with printed -2
heading The top and the bottom margin should be equal. And the left and the right
. margin should be equal too
الهامش :سواء الهامش اليمن أو الهامش اليسر فيجب أن يعطى عناية خاصة وأحيانا ً نكون ملزمين بـ standard
معايير معينة ،يجب أن يكون الهامش ومظهر الرسالة يكون مقروء بغض النظر عن الهامش اليسر أو الهامش اليمن ،
ويجب أن يكون الهامش اليمن واليسر على نفس الخط للـ printed headingفل يصح أن تكون الترويسة للرسالة
أكثر أو أقالا من الهامش الذي تريد أن تتركه في الرسالة وبالتالي التنسيق ما بين الهامش اليمن و الهامش اليسر مهم
جدا و يجب أن يكون متوازي paralleledوعلى نفس الخط ،ويجب أن يكون الهامش العلوي والسفلى متساويين.
).The left-hand margin should never be less than one inch (10 letters space
يجب أل يكون الهامش أقالا من واحد انش وهو عبارة عن فراغ لعشرة أحرف . ten letters space
Line spacing : With the majority of letter, it is preferable to use line spacing for the -3
.lines
الفراغ بين السطر :من المفضلا أن تستخدم فراغ واحد single spaceبين السطر والخر داخلا الرسالة ،
وفراغين بين الفقرة والخرى . double spacing for the paragraphs
The paragraphs: When there is a slight change in the subject, it is recommended -4
.to add a new paragraph
الفقرات :عندما يوجد تغيير بسيط في الرسالة أو المحاور أو الفكار الرئيسية التي تتكلم عنها فيفضلا أن تضيف فقرة
جديدة بشكلا منفصلا ،وهذا يجعلا الرسالة أسهلا To make writing letter easierأسهلا على الفهم والكتابة
والتركيز .
وحتى نجعلا الرسالة أكثر سهولة نقسم الرسالة إلى ثلثة فقرات divide the letter into three paragraphs
وهذا المصطلح نسميه قااعدة الثلث فقرات . three paragraphs rule :
Opening -1
Middle paragraph -2
Closing paragraph -3
-1الفتتاحية
-2الفقرة الوسطى
-3الفقرة الخأاتمة
The form of the paragraph refers to the style of display. The appearance of the
paragraphs contains three styles. Or it can be written according to one of the three
.styles
شكل الفقرة يشير إلى نمط العرض ،وعندنا ثلثا أشكال تشير إلى أشكال الفقراتا )ثلثة نماذج( :Three forms
ــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
Intended form
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
Blocked form
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــ
Hanging form
الشكلا الولا Indented form :تترك فراغ في السطر كما تترك فراغ في بداية كلا كلم ،والسطر الثاني والثالث
متوازي ول تترك فراغ .
الشكلا الثاني Blocked form :ثلثة أسطر تحت بعض ول نترك فراغ في بداية كلا فقرة ،وهذا الذي يستخدمه
المريكان أكثر .
الشكلا الثالث Hanging indention from :أي أم حبالا أو مثلا المخنوق أو المشنوق ،فالسطر الولا عادى ثم بعد
ذلك أقالا ثم بعد ذلك أقالا وهكذا .
لحظ هي الـ indented formنترك خمس مسافات أو أكثر هي المرة الولى five spaces or more in the
first lineإذا نترك خمس فراغات أو أكثر في السطر الولا ثم نتدرج في الخط الثاني و هكذا .و لحظ أيضا في الـ
blocked form, all lines begin at the left marginجميع الخطوط يجب أن تبدأ من الهامش اليسر و ل
نترك أي فراغ .أًما عن hanging formنظام المخنوق ففيه the first line is brought out to the left
marginفالسطر الولا فقط يبدأ من الهامش اليسر .بينما نترك فراغ في بداية السطر الثاني و السطر الثالث أيضا و
هذا الفراغ يزيد في بداية كلا سطر .و هذه الشكالا الثلثة ممكن أن تستخدم لكن الـ blocked formهو الكثر
استخداما خصوصا من قابلا المريكان ،بينما البريطانيين وبعض الدولا الوروبية ومعظم دولا العالم تستخدم
. indented form
diagram for a business letter showing of each part and the number of spaces
between them
الرسم البياني لعرض العمال الرسالة من كل جزء وعدد المسافاتا بينهما
.3مجموعة ثمانية
.Co. Ltd
File: 22222 Tel: 676774 P.O file 2206
-----------.Ref -------------- Dear
2
Inside address
--------------------
--------------------
2
Attention
2
Salutation
2
Subject Heading
2
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
Complimenatary
s.a
designation
2
Inc
2
-------------------------------------------------------------------------
والشكلا يعنى شركة استثمارات عقارية real estate investment company L.T.Dالمساهمة المحدودة إلى
آخره .لحظ كيف أتت الترويسة فوق اسم الشركة ثم بعد ذلك telex numberو العنوان telephone number
و الـ dateثم P.Oإلى آخره ،ولحظ المسافات بين كلا فقرة وأخرى ،فربما تجد سؤالا في المتحان صح أو خطأ
:True or false
The space between the inside address and the beginning of the attention are three
.letters
والجابة falseلن الصحيح . tow spaces
ومثالا لسؤالا آخر هلا هذا الترتيب صحيح ؟ ?Is this a right order
The inside address→ salutation → the attention
والجواب :خطأ ،لن الترتيب الصحيح يكون كالتالي :
The inside address→ the attention→ salutation
الترتب الجمالي للرسالة :
العنوان الداخلي )وبعده فراغيين( ← عناية السيد ) the attentionوبعده فراغيين( ← عنوان
الرسالة ) subject headingوبعدها فراغيين( ← موضوع الرس الة the body of the
، letterث م ن ترك خطي ن ونض ع خاتم ة الرس الة ← the complimentaryث م 4أو 5
مسافات ونضع التوقايع ، the signatureوالتوقايع يقع بي ن الس م والمنص ب ،وبع د التوقاي ع
ثلث فراغـــات ثـــم تـــأتي تـــأتى Incوه ى مختص ر لـ the insiderالمرفق ات the
، enclosureثم فراغي ن إذا أردن ا أن نض ع ف ي الرس الة a copy of the letterيعن ى
صورة ثانية .
Envelope: We should care about the shape of the envelope, and the type of the -5
.envelope, the kind of the envelope and the size of the paper of the envelope
المغلف )الظرف( :يجب أن تراعى كلا الشروط الذي ذكرناها في الورق الذي تكتب عليه رسائلا العمالا وأن تعطى
عناية خاصة للجودة والحجم ونوع المظروف ،ويجب الهتمام يطوى الرسالة وكيفية وضعها داخلا المغلف .
Because it will reflect the image and we will reflect ourselves when we send a
message. Also the envelope is a part of our message. In addition, it will reflect the
.first impression. And will explained the important of the first impression
فالمغلف جزء من الرسالة ،ويعطى النطباع الولا الذي وضحنا أهميته من قابلا .
Business firms usually use envelopes of the same quality as the paper of their
.letters
معظم مؤسسات العمالا والمنظمات تستخدم مظاريف بنفس جودة الورق الذي تكتب عليه الرسائلا.
.They are printed with the name and the logo in the top left-hand corner
فنحن نطبع السم والشعار the logoعلى أعلى الزاوية اليسرى .
.On the reverse side, envelopes are manufactured in various shapes and size
و على الجانب الخلفي تطبع المظاريف بعدة أشكالا وأحجام and here are some exampleوهنا بعض المثلة
من المظاريف .
النوع الول :النوع التجاري : Commercial envelopeوهو الكثر شيوعا ً واستخداما ً ،وتأخذ ورق
A4وتطور مرتين ،أي أن الورق من نوعية A4نطويها مرة واحدة لنجعلها مثلا ورقاتين ونضعها داخلا المغلف ،وهذا
المغلف نسميه . commercial envelopeوشكله كالتالي :
النوع الثاني :مغلف النافذة : Window envelopeوهذا في رسائلا البنوك ،ويكون عنوانك أنت على الشباك
الموجود في المغلف .فيكون مطبوعا على الكتاب نفسه داخلا المغلف .
It will reflect a good image about the bank, company, and the sender specially the
.firm or the company which dealing with the service
النوع الثالثا :ظرف البريد الجوي By Airmail envelope :ويستخدم للرسائلا التي ترسلا من خللا النقلا الجوى ،
وتكون خفيفة الوزن ومصممة بطريقة جيدة و الطار ما بين الزرق والحمر ويقصد هنا حدودها بالزرق والحمر .
it has a red and blue borders. And the words BY AIRMAIL are printed on its outside
.in the bottom left corner
و يكون مكتوب عليها بالحروف الكبيرة BY AIR MAILومعناها بواسطة البريد الجوى وتكون مكتوبة أسفلا الزاوية
اليسرى بالنسبة للمغلف كما هو واضح في الشكلا.
واكتفينا في, يعنى المؤسسة المالية العربيةArab finance corporation هذا الشكلا لهذه الرسالة وهو عبارة عن
. باسم الشركة فقط بالرغم من عندنا إحدى عشر نقطةheading الـ
. حاولا أن تضعه في المقدمةour reference KJ/ and your reference ولحظ
.1996 و هوdate ولحظ الـ
. عنوان الشركة المرسلا إليها واضحاGeneral Trading Company ولحظ العنوان
ولحظ استخدمنا فقرتين بدلً من ثلثة لماذا ؟
Because the letter is small, so we can – sometimes- use two paragraphs but, it's
.betters to use thee paragraphs specially if the letter long or medium
. لن الرسالة قاصيرة فنستطيع استخدام فقرتين
the smi- indented: This style was very common but nowadays it's rather old -2
.fashion
. ً هذا النمط هو شبيه المتدرج كان شائعا ً جداً لكن هذه اليام يعتبر نوع قاديم نسبيا
.The essential feature of this style is the blocking if the inside address
أي نعمله تحت بعض وهذا هو الختلف عنblocked الميزة الساسية لهذا السلوب في الداخلا العنوان الداخلي نكتبه
: والشكلا كالتي، indented
P.o 7225
Amman Jordan
.Dear sirs
OUR ORDER NO.3
We are pleased to inform you that items dispatched by you with
.you advice dated 12th march have arrived in good condition
The special containers have today been returned to you by
trucks carriage forward and we shall be glad if you will credit us with the
.sum of ID5 charges for these items
Yours faithfully
Ghaleb Pustangy
. fully indented لحظ في ثلثة أسطر العنوان وضعناهم تحت بعض بالضبط وهذا الختلف عن
.The semi-Blocked: This is another step forward the blocking -3
. according to time بدأنا من القديم وصولً للكثر شيوعا ً وحاولنا أن نتتبع أنماط الرسائلا حسب عمرها الزمني
Another step towards fully blocking is to have the paragraph vertically blocked in
.addition to the inside address
Blocked قالنا فقرة العنوان تأتىsemi-indented وفى الـ، كلا الفقرات تأتى تحت بعض بالضافة إلى العنوان
ول يزالا، وهي الفتتاحيةthe inside address and the salutation لكن هنا كلا الفقرات بالضافة إلى
والخاتمة ومحلا التوقايع ل يزالا على، the subject heading in the middle موضوع الرسالة في المنتصف
: the complimentary close and the signature remains in the right side الجانب اليمن
ARAB FINANCE CORPORATION
Our Ref KJ/BG …. Date:1996
/Ref BG
your reference وأما، لزالت في المنتصف لم يجر عليها أي تغييرArab Finance Corporation لحظ
يأتي على الجانبdate أي تحت بعض وBlocked كلهم يأتواand our reference and the address
ولحظ بداية الفقرات سواء الفقرة الولى أو الثانية لم نترك أي فراغ على، بدون تغييرour normal order اليمن
. الطلق وهذا الشيء يختلف عن الذي قابله
the fully blocked: This style has been adopted by American firms. All parts of the -4
.letter start at the left margin
: ومن مزاياه، وجميع أجزاء الرسالة تبدأ من الهامش اليسر، يعتمد من المؤسسات والشركات المريكية
.Easy to follow information -1
سهولة تتبع المعلومات
.Dear sirs
OUR ORDER NO.3
We are pleased to inform you that items dispatched by you with you
.advice dated 12th march have arrived in good condition
The special containers have today been returned to you by trucks
carriage forward and we shall be glad if you will credit us with the sum of
.ID5 charges for these items
Yours faithfully
Ghaleb Pustangy
Enc
.Dear sirs
OUR ORDER NO.3
We are pleased to inform you that items dispatched by you with you advice
.dated 12th march have arrived in good condition
The special containers have today been returned to you by trucks carriage
forward and we shall be glad if you will credit us with the sum of ID5 charges
.for these items
Yours faithfully
Ghaleb Pustangy
Enc
After using the fully-blocked style many firms has decided to move the date to the
right side of the page to return to its normal place. Because it makes the filling and
.the references easier and the letter looks more balanded
بعد استخدام النموذج العمودي الكاملا قاررت عدة مؤسسات أن تحرك التاريخ إلى الجهة اليمنى حتى يرجع إلى وضعه
الصلي من الصفحة ،حتى تعطى نوع من أنواع التوازن لمكونات الرسالة .
PUNCTUATION MARKS
عألماتا الترقيم
Type of punctuation, and we mentioned three typed of punctuation; open
punctuation, mixed punctuation, and closed punctuation. And we that there are
.no punctuation marks at all in open punctuation
يوجد ثلث أنواع من علمات الترقايم /1 :علمات الترقايم المفتوحة /2 ،علمات الترقايم المختلطة /3 ،علمات
الترقايم المغلقة ،وفي جميع أجزاء الرسالة بالنسبة للمفتوحة open punctuationل يوجد أي علمات ترقايم على
الطلق ،وفى المختلطة mixed punctuationيوجد علمات ترقايم بعض الجزاء مثلا salutation,
complimentary clause, reference and the dateلكن ل يوجد ترقايم في the body of the letter
.which contains the three paragraphs and which we call the core of the letter
والترقايم الكاملا fully punctuationهو الذي نقوم فيه بترقايم كافة أجزاء الرسالة ,وفي الجدولا التالي علمات
الترقايم وكم المسافة spaceالتي يجب أن ترك بين آخر حرف في الكلمة وعلمة الترقايم.
العلمة MARK الستخأدام INDICATION الفراغ
SPACING
[.] Full stop )Complete of a sentence (long phradse after 2
نقطة التوقف عندما ننتهي من كتابة جملة ,وقد أشبعنا الفكرة التي عبرتا عنها الجملة ونريد أن نبدأ فراغأين بعدها
بجملة أخأرى فنستخأدم نقطة التوقف
[,] Comma )Between items in series (short phrase after 1
الفاصلة عندما تذكر عدة بنود مرتبطة مع بعضها البعض على شكل سلسلة
[?] Question mark When a direct question is asked after 2
علمة الستفهام عندما تسأل سؤال مباشر
[;] Semi colon Before two sentences closely related (longer phrase than a after 1
الفاصلة المنقوطة )comma
تستخأدم بين جملتين مرتبطين ببعض و أحيان تكون جملة مفسرة الخأرى
[:] Colon Before a question introducing a number of things or after 2
النقطتان stating items
قبل ذكر السؤال ,أو عندما نذكر عدة أشياء مثلل )كالتي 1 :و (2
[']Apostrophe )To indicate possessive case, to indicate short form (don't No space
الفاصلة العليا تستخأدم للتعبير عن الملكية في اللغة النجليزية .و كذلك تستخأدم في الصيغ المخأتصرة.
[-] Hyphen In compound work to indicate division of a word when No space
الشرطة الصغيرة last letter of prefix and next letter are like e.g. (co-
)operation
تشير إلى تقسيم الكلمة .و أحيانا تستخأدم مع السابقة أو اللحقة suffix or prefix
Solipus [/] Slash Fraction / per e.g. 525/ton, N No space
الشرطة المائلة تستخأدم للتجزئة أو للتعبير عن الكمياتا مثل 100كيلو متر /الساعة.
@ )At the price of (at Before the
أحيانا تشير للثمن وهناك حاجة لستخأدامها في البريد اللكتروني. figure
الحروأف الكبيرة Capital letters :
متى يجب علينا أن نستخأدم الحروف الكبيرة ؟ ):(?When do we use capital letter
:at the beginning of a new sentence -1
مع بداية كلا جملة .
:all proper names -2
جميع السماء المعرفة أو أسماء العلم ،وربما تكون الحكمة من ذلك أن معظم السماء تدلا على صفات وبالتالي يسهلا
التفرقاة بين السم و الصفة .
:All the nationalities -3
إذا كان لديك كلمة مفردة واحدة ذات نغمة صوتية واحدة مثلا كلمة speedففي هذه الحالة غير مسموح أن تجزأ الكلم ة
بأن تضع حرفين منها في نهاية السطر وتضع الجزء الثاني في بداية السطر الذي يليه وتضع بينهما hyphenفهذا غير
مسموح به إطلقاا .
.plurals of one syllable words -2
جمع الكلمات ذات المقطع الواحد مثلا كلمة boxesفهي جمع كلمة boxفهذا غير مسموح به على الطلق .
Proper names -3
أسماء العلم مثلا أسماء الناس فأنت إن قامسمت السم فسيحدث onfusingسوء فهم .
Figures and sums of money: e.g: JD100 -4
الرقاام ومجموع مبلغ من المالا كما في المثالا السابق .
Abbreviations: Example: B.B.C -5
ل تصح التجزئة في المختصرات مثلا B.B.Cإذا قاسمتها فربما تعبر عن كلمة أخرى أو تصبح غير معروفة المعنى .
:The last word of the page -6
آخر كلمة في الصفحة :تجنب تجزأت آخر كلمة في الصفحة .
Avoid division when there is a doubt: So if you have a doubt, consult the -7
.dictionary. The dictionary will tell you if it is allowed to divide this word or not
تجنب التقسيم إذا كان لديك شك ،راجع القاموس في حالة الشك وسيخبرك هلا يمكن التقسيم أم ل .
:If necessary divide according to the following
إذا لزم المر تقسم وفقا ل للتي :
.Between the root of the word and its suffix -1
بين جذر )أولا( الكلمة والزيادة البعديــة فيهــا وتســمى ، suffixمث لا كلم ة friendshipفم ن الممك ن أن تض ع فاص لة
hyphenبين كلمة friendوالضافة shipكالتالي . (friend-ship) :
.Between the prefix and the root of the word -2
بين الضافة القبلية في الكلمة وتسمى ، prefixوجذر الكلمة مثلا . (dis-appear) :
.Between double consonants -3
بين الحروف المزدوجة كحرف ) (nnفي كلمة planningفيمكن وضع فاصلة بين الحرفين كالتالي .(plan-nig) :
Between tow consonant if they separately pronounced: There are many words in -4
English which has many consonant. (sentence). We can divide it by putting a
).hyphen between the fist two letters and the rest of the word (sen-tence
بين حرفين ساكنين منطوقاين وإذا كانت الكلمة من مقطعين صوتيين مثلا .(sen-tence) :
Error to be avoided
أخطاء يجب أن ناتجنبها
.Wrong spelling -1
التهجئة الخاطئة أو الكتابة الخاطئة :يجب أن تكون الملء ، dictaionوالتهجئة spellingللكلمات بشكلا صحيح .
:Irregular line spacing -2
الفراغات بين الخطوط الغير نظامية أو الغير منتظمة أي بعكس القواعد التي تعرفنا عليها .
.Incorrect punctuation -3
الترقايم الخاطئ :مثلً بدل من question markنضع exclamation markعلمة تعجب .
.Omission of letters, words or lines -4
يعنى طبيعة الرسالة والكلمات والخطوط .
.Incorrect division of words -5
التجزئة الخاطئة للكلمة في نهاية السطر .
Incorrect spacing: We should follow the right amount of spacing after or before -6
.the words or the punctuation marks
الفراغ الغير صحيح :فل بد أن نتبع مسافات الترقايم الصحيحة بين أواخر الكلمات وبعضها وبين علمات الترقايم .
Mistakes in address and the receiver’s address -8
الخطأ في كتابة العنوان وعنوان المرسلا إليه.
Margins: Whatever it was left side or right side margin, upper margin or lower -9
margin, if they have a bad appearance they will reflect a negative image in the mind
.of the our receiver
الهوامش :سواء كانت على الجانبين أو العلى أو السفلا فل بد أن نلتزم بالقياسات والمعاير التي ذكرناها حتى تظهر
الرسالة بمظهر جيد .
رموز متعارف عليها في مجال العمال :
.Caps. change all letters to capital
يغير جميع الحرف عند الطباعة إلى حروف كبيرة )والمقصود بالطباعة هنا الكتابة على الكمبيوتر(.
U.C. change the underlind letters into capital letters
يغير جميع الحروف التي تحتها خط إلى حروف كبيرة .
L.C. change to the lower case
.Trs. Transpose : It means to change the order of the words or the letters
أي تغير ترتيب الكلمة أو الجملة أي تعملا لها عملية نقلا أو توضعها في حالة أخرى.
]h.o [h and circle with a point inside it
يعنى دائرة وداخلها نقطة وتضع حرف hبجوارها فهي تعني تغيير ترتيب الكلمات والحروف change the order
of words or letters
]N.p. [begin anew program after the bracket
يجب أن نبدأ بفقرة جديدة بعد القوس ،يعنى أحيانا ً نحن نكتب أو ندمج فكرتين أو فقرتين لسبب أو للخر أو لعتقادنا
أنهما Related to each otherو بالتالي حينما تصلا الرسالة إلى المشرف أو المسئولا ويرى أنه يجب أن تكون
كلا واحدة في فقرة فيضع لك هذه الشارة حتى يبًين لك من أين يجب أن تبدأ هذه الفقرة .
Z
هذه الشارة التي تشبه حرف zلكنها مكتوبة باليد ، handwritingومعناها ليس هناك داع أن تعملا فقرتين فقط ادمج
الفقرتين مع بعض . Run on No new paragraph joins with line
פּ
و هذه العلمة اللتينية تعنى اشطب أو امسح من النص Delete mark in the textوقاد يكون ذلك الشيء المراد
مسحة كلمة أو رمز أو جملة أو غير ذلك.
X :It means that it is a damaged letter so you should replace it with the proper or the good
.one. Circle round damage letter to indicate that it should be rewritten
يعن أن هذه الرسالة غير صالحة و يحب أن تستبدلا برسالة أخرى جيدة ،ويجب أن توضع دائرة حولا الرسالة التي
ستعيد كتابتها من جديد.
┌
وتعنى حرك هذه الجملة أو الفقرة أو الفقرات إلى الشمالا .Move to left
┐
وتعنى حرك هذه الجملة أو الفقرة أو الفقرات إلى اليمين . Move to right
│
يعنى عندما ترسم خط عمودي verticalويسمى straighten marginيجب أن تعملا خط lineللهامش
. margin
┌
┘
الشارتين الرأسيتان عكس بعض معناهم take out space and close upاجمع الذي فيه فراغ وانهي الموضوع
و قاربهم من بعض .
:Stet
ارسم خط منقط بحيث يمكن إعادة ضبط هذه الرسالة .Let it stand draw dotted line
#
مخأتصر المراسلتا التجارية :إعداد أخأوكم :أبويوسف العنزي -27-
http://www.e-imamm.com : منتدى النتساب المطور جامعة المام محمد بن سعود السلمية
,Dear sir
We are very pleased to inform you that the first draft of your book has been
.completed
Yours sincerely
Amed Yazouri
Publishing Director
لعناية السيد فلن الفلني فل بد أن تحدد من هوMessage for: Mr. Sharif Hamawi لحظ الجدولا في الرسالة
ثم بعد ذلك المعلومات تك ون روتيني ة و، من مدير النشرFrom: Publishing Director وحدد المرسلا للرسالة،
وكماbody of the letter ثم بعد ذلك يأتي جسم الرسالة، يجب أن تكتب وتعبأ بشكلا صحيح المكان المخصص لها
We are very pleased to inform you that the first draft of your ) ثمDear sir هو معتاد بدأنا بـ
that the first draft of your ( ومعناها أننا سنكون مسرورين جداً لنخبركbook has been completed
. أن العينة الولى أو المسودة الولى من كتابك اكتملتbook
. مدير النشرPublishing Director أحمد بازورىAmed Yazouri صديقكم المخلصYours sincerely
Electronic mail (E-mail): You can send your message by using your laptop through the -2
internet with your e-mail not in a particular place in the organization. So you can keep
working and achieving your business while you are in your home or on your journey in the
.bus or any where
Subscibers to e-mail needs a personal computer, a telephone line, and a modem which is
.a device for converting signals to text
يمكنك إرسالا رسالة باســتخدام الكمــبيوتر المحمــولا مــن خللا شــبكة النــترنت مــع البريــد: (البريد اللكتروني )اليميلا
اللكتروني الخاص بك حتى تتمكن من مواصلة العملا وتحقيق عملك وأنت في منزلـك أو فـي رحلتـك فـي الحافلـة أو أي
مكان ،وهو بحاجة إلى أجهزة الكمبيوتر الشخصية ،خط الهاتف ،ومودم الذي هو جهاز لتحويلا الشــارات إلــى نــص .
ويمكنك أن ترسلا اليميلا في أي وقات من اليوم ليس فقط خللا الوقاات الرسمية .
?So what is the difference between data and information
ما الفرق بين البياناتا و المعلوماتا؟
Dataبيانات ,أمما informationفهي معلومات و يمكنك أن تتذكر العلقاة بينهما كمعادلة كيميائية كالتي :
Data + treatment = information
البياناتا +معالجة أو إجراء عملياتا عليها = معلوماتا
. So we can make use of information easily while it’s difficult to use Data in its raw state
لذلك فالمعلومات يمكن استخدامها والستفادة منها بينما يصعب الستفادة من البيانات إذا بقيــت فــي حالتهــا الوليــة data
بيانات كما هي ،لذلك إذا عالجنا البيانات تتحولا إلى مع معلومات informationيمكن الستفادة منها .
وإذا ربطنــا موضــوع الفــاكس بموضــوع اليميــلا نســتطيع أن نرســلا رســائلا ونرســلا documentsويمك ن أن نعم لا
مرفقات attachmentلملف fileكاملا أو أكثر إلى أي فاكس في العالم to any fax machine in the world
أو إلى أي جهاز كمبيوتر في العالم . any computer
:When you send an e-mail message you must Take care about some points
يجب أن تعطى عناية خأاصة إلى بعض النقاط عند إرسالك رسائل بالبريد الليكتروني:
.On the toolbar, click the new mail button -1
على شاشة الكمبيوتر اضغط clickعلى قاائمة new mailوهذا نموذج إيميلا جديد .
In the (To) and or (CC) boxes, type the e-mail name each recipient, separating -2
.(;) names with comma or semi-colon
عندك كلمة Toو كذلك CCسجلا اليميلا لكلا مستلم recipientوافصلا السماء بفاصلة منقوطة .
To add e-mail names from the address book. Its very easy to get any new addresses book
.and you can send a letter to that person
حتى تضيف اسم جديد لترسلا إليه فيمكنك أن تختار بسهولة من Address Bookأي عناوين اليميلت التي تتعام لا
معها وتضيفها لليقونات TO, CC, BCCوهذه كلها تكون موجودة تحت بعض .
.In the Subject box, type a message title subject -3
اكتب عنوان الرسالة التي تريده.
.Type your message and then click the SEND button on the New message toolbar -4
اكتب رسالتك وبعد كتابة الرسالة والتأكد أنها صـحيحة حسـب الجـراءات الـتي تعلمناهـا ويصـبح مظهرهـا جيـد اضـغط
one clickعلى أيقونة إرسالا sendوسوف يعطيك الكمبيوتر أن الرسالة وصلت إلى المستقبلا .
telex message: The telex message is typed as with a normal typewriter but sending a -3
.message needs operation skills and command of abbreviation recognized internationally
رسائلا البرقايات :كانت تطبع البرقايات و الرسائلا من خللا الطابعة العادية و اليوم تطبــع مــن خللا أجهــزة الكمــبيوتر
الحديثــة ،ولكــن إرســالا رســالة البرقايــة تحديــداً يتطلــب مهــارات تشــغيلية خاصــة وإلمــام تــام بالمختصــرات المتعــارف
عليهاعالميا ً مثلا لغات البرمجة القديمة لجهزة الكمبيوتر . DOS or BASIC
المظهر العام لرسالة البرقية :Layout of a telex message :
]Telecommunication corporation [tcc 70
Serial no, date, time, pocede to select
] [z13421 JUN 03 99 0150 PTS
السطر الثاني تكتب الرقام التسلسلي serial numberوبعد ذلك تكتب التاريخ مباشرة ثمم الوقات ، timeثم procede
to selectالذي نريد أن نختاره لحظ مع بداية القوس ] [213412هذا الرقام المتسلسلا ثم بعد ذلك التاريخ JUN 03
99ثم بعد ذلك الوقات الساعة الواحدة و 50دقايقة .
Layout of the text message
Fob means “free on board”. The goods are placed on the board of the ship by the seller at
.a port of shipment named in the contract
تعني على ظهر السفينة ،هذا الذي يريد أن يستورد أو يصدر البضاعة فل بد أن توضع البضاعة على ظهر الســفينة مــن
قابلا البائع في ميناء التصدير المنصوص عليه والمكتوب في عقد البيع.
.The risk of loss of or damage to the goods is transferred from the seller to the buyer
ومخاطر فقدان أو خراب أو إهلك البضاعة تنتقلا من البائع إلى المشتري .
فالذي يتحملا المخاطر حسب نظام الـ FOBوهو نظام التحميلا من فوق ظهر السفينة المشتري .
C&F
So F&C means the cost and freight. And in this system the seller must pay the costs and
.freight necessary to bring the goods to the named destination
هي اختصار لكلمة cost and freightالتكاليف والشحن ،وفى هذا النظام ل بد للبائع أن يدفع التكاليف الض رورية
لحضار البضاعة إلــى الجهــة المنصــوص عليهــا جهــة الوصــولا ،وكلمــة destinationتعن ى جه ة الوص ولا وكلم ة
namedتعنى المتفق عليها أو المنصوص عليها .
But the risk of losing or damaging of the goods as well as any cost increases are
.transferred from the seller to the buyer when the goods passed the ship's rail
لكن مخاطر فقدان أو خسارة البضــاعة وأي زيــادة فــي التكــاليف المســتقبلة تنتقــلا مــن البــائع إلــى المشــترى عنــدما تعــبر
البضاعة الميناء البحري للسفينة والمقصود ميناء التصدير .
ولحظ أنه في نظام الـ FOBلم نذكر أي زيادة في التكاليف فالبائع يضع البضاعة على ظه ر الس فينة وتنته ي مهمت ه ،
لكن هنا أكدنا عليها بشكلا واضح فالقانون حددها بمجرد أن تقولا C&Fندرك مجموعة شروط متعارف عليها .
CIF
CIF means const insurance and freight. You as a buyer should trade between the benefit
.and the cost and then you will take your decision
نظام التأمين insuranceوالشحن :freightففي نظام الـ FOBأن ت ح ر ت ؤممن أو ل ت ؤممن عل ى البض اعة ،فه ي
مسؤوليتك وليست مسؤولية البائع ،فأنت عندما تريد أن تتخذ قارار ل بد أن تعملا مفاوضة بين المنافع الكليــة و التكــاليف
الكلية فإذا وجدت بعقلنية rationalityأن المنافع الكلية أكبر من التكاليف الكلية ok then you will take your
decisionفسوف تتخذ قارارك بأن تؤمن مثل على البضاعة.
This term (CIF) is basically appears like C&F but with the addition that the seller has to
.marine insurancing against the risk of losing or damaging the goods during the carriage
هذا المصطلح CIFيشبه C&Fإلى حد كبير مع إضافة أن البائع يتحملا تك اليف الت أمين عل ى خط ورة ض ياع أو تل ف
البضاعة فقط خللا عملية التحميلا .
.The seller contract with the insurance and pays the insurance premium
يعنى عقد البيع يتضمن كلا الشروط التي تتعلق بالتأمين و التي يتحملها البائع.
Ex work
يعنى العمالا الخارجية ,و كلمة Exهي عبارة عن اختصار لكلمة .external
External works means that the seller responsibility according to external works is to make
)the goods available at the premises (e.g work or factory
إذا البائع يوفر البضاعة في النقطة المتفق عليها يعنى على أرضية المصنع أو أرضية العملا .
In particular the seller is not responsible for loading the goods in the vehicle. The vehicle
.should be provided by the buyer
المشتري يحضر الشاحنات إلى المصنع أو إلى مكان وجود البضاعة هذا هو الساس unless other agreedإل إذا
كان هناك اتفاق بخلف ذلك منصوص عيه في العقد .
The buyer bears the full cost and the risk involved in bringing the goods from the work or
.the factory to the desired destination
المشترى يتحملا المخاطر والتكاليف كاملة المرتبطة والمتضمنة إحضار البضاعة من المصنع أو أرض العملا إلى الجهة
المتفق عليها .
Bringing the goods from the desired destination, This term represents the minimum
.obligation for the seller
جلب البضاعة من الوجهة المطلوبة ،وهذا يمثلا الحد الدنى minimumللتزام obligationالبائع .
: EX-SHIP
ex ship means that the seller’s shall make the goods available to the buyer on the board
.the ship at the destination named in the contract
تعني أن البائع يجب أن يجهز البضاعة ويعملا على توفير البضاعة إلى المشترى بجانب السفينة على الرصيف عند
الجهة المتفق عليها في عقد البيع .
ومسئولية البائع the responsibility of the sellerفي مجالا ex shipأنه يتحملا التكاليف كاملة والمخاطر
كاملة إلى الجهة المتفق عليها في إحضار البضاعة وهى إلى جانب السفينة أو على الرصيف ،و ما بعد ذلك طبعا
يتحمله المشترى.
: EX QUAY
بجانب الرصيف :وهذا النوع يحتوى على أكثر من فرع وكلا نوع له شروطه ما لم ينص عقد البيع على خلف ذلك .
Ex quay means that the seller makes the good available to the buyer on the quay (whaf) at
.the destination named in the sales contract
يجب أن يعملا البائع على توفير البضاعة في الجهة المتفق عليها في عقد البيع يعنى على رصيف الميناء ،وهناك فرق
بين رصيف الميناء وبين جانب السفينة ،لن بينهما مسافة وبالتالي هناك تكاليف إضافية في حملا البضاعة ،فل بد أن
نميز بين external quayو .external ship
The seller has to bear all the risks and the full coast involved bringing the goods there.
.There are tow “ex quay” contracts in use
فهنا البائع يجب أن يتحملا التكاليف كاملة والمخاطر كاملة متضمنة إحضار البضاعة إلى الرصيف ،وهناك نوعان من
العقود المستخدمة في نظام ex quayوهما :
ex quay (duty paid) :1
مدفوعة الجر
ex quay (duties on the buyer account) :2
البائع يجب أن يدفع the seller should payوتكون الواجبات من مسئولية المشترى أن يحرر البضاعة .
الطراف المتعاملة مع بعضها البعض يوصى أن يحرصوا على أن يكون في عقد البيع و صف كاملا لكلا نوع من هذه
النواع . are recommended always to use the full description of this terms
Delivered at frontier: Delivered at frontier means that the seller’s obligations are fulfilled
.when the goods have arrived at the frontier’s but before the customs border
التسليم عند الحدود :وكلمة frontierتعنى حدود ، boundriesوعندنا نقطتين حدود يجب أن يوضح في العقد حدود
البلد المصدر أو حدود البلد المورد ،وتعنى أن مسئوليات أو التزامات البائع يجب أن تلبى عندما تصلا البضاعة إلى
الحدود لكن قابلا نقطة الجمارك .
FAS: Fas means free alongside the ship. Under this term the seller’s obligations are
.fulfilled when the goods have been placed alongside the ship on the quay or in lighters
تعني جانب السفينة :وهنا التزامات البائع يجب أن تنجز عندما توضع البضاعة بجانب السفينة ،وهذا يعنى أن المشترى
يجب أن يتحملا جميع التكاليف وجميع مخاطر فقدان أو خسارة البضاعة من لحظة وصولا البضاعة إلى جانب السفينة .
Bonded: A workhouse where goods liable to customs duty paid are deposited until duty
.paid
عبارة عن بضائع توضع بمخازن عند الجمارك بانتظار التخليص على تلك البضائع ،فهذه البضاعة في مرحلة ما تخزن
في مخازن عند جهات معينة قابلا إنهاء الجراءات الجمركية عليها .
Demurage: It’s a penalty imposed by the shipping company for not taking delivery of the
. goods within the time limit
وهى تكلفة الجزاء أو تكلفة العقوبة التي تفرض من الشركة الناقالة عندما تتأخر الشركة وبالتالي تدفع عقوبة أو غرامات
تأخير وهذه الغرامات عادة تكون تصاعدية .
E.O.E : (errors and omission excepted). It means that if there is any error or omission, they
.may be rectified later on
أي :أي خطأ ينتج أو تأخير ينتج :فأي نقص في الطلبية حسب نظام E.O.Eهو مسئولية البائع ,وبالتالي لبد أن
يرسلا النواقاص في أسرع وقات ممكن وتكون على حسابه لن هذا خطؤه .
LOCO: The buyer is take charge of the goods whenever they happen and is responsible
.for expenses incurred by moving them. The price of the goods only without transit charges
تكون مسئولية المشترى عن أي تكاليف إضافية نتيجة نقلا هذه البضاعة وسعر البضاعة يكون بدون مصاريف إضافية.
Franco: The seller undertakes to deliver the goods and play all costs including customs
duties to the buyer's place of business. The price includes all charges cost; insurance,
.freight, customs duties, carriage loading, and every possible charge
البائع يجب أن يقوم بتسليم البضاعة ودفع جميع التكاليف بما فيها الجمارك إلى مكان وجود العمالا الخاصة بالمشترى ،
فالسعر يتضمن جميع تكاليف الشحن والجور والتامين والجمارك والتحميلا .
Carriage paid: The cost of carrying the goods is included in the price quoted: carriage to
.the purchaser's place of business is paid by the supplier
تكاليف حملا ونقلا البضاعة متضمنة السعر المنصوص والمتفق عليه والنقلا إلى مكان المشترى يدفع عن طريق المزود.
Carriage forward: The quoted price doesn't include the cost of carriage that is the
.purchasers must pay the cost of carrying goods
السعر المتفق عليه بين البائع والمشترى ل يتضمن تكاليف النقلا وهذا يعنى أن المشترى يجب أن يدفعه تكاليف النقلا .
.Trade discount: to encourage customers to buy in large quantities
الخصم التجاري :لتشجيع الزبائن لكي يشتروا بكميات كبيرة.
.Cash discount: To encourage the payment
الخصم النقدي :للتشجيع على السداد .
Over- draft: The drawing of more than what a person has standing to his credit there,
.interest is charged by the bank upon the over draft
البنوك تعطى التجار والمشترين والبائعين تسهيلت بنكية وكلا واحد من هــؤلء لــه مقــدار معيــن مــن التســهيلت والبنــك
يسمح لك أن تسحب على المكشوف بناء على مقدرتك المالية وحركتك التجارية خللا السنوات السابقة .
Quantity discount: The percentage my vary according to the amount order, the larger, the
.order .the higher, the discount
ل تشتري ثلث وتحصلا على واحدة كهدية ،وتحدد نسبة الخصم حسب الطلبيــة فشــخص طلــب عشــرة خصم الكمية :مث ً
طن ممكن أن نعطيه خصم %10وأخر يطلب عشــرين طــن نعطيــه خصــم قاــد يصــلا إلــى %20-15وعــادة مــا تكــون
العلقاة تصاعدية كلما كبر حجم الطلبية زاد الخصم فهي علقاة طردية .
Commercial documents
الوثائق التجارية
Bank draft: Is a document or a form of a cheque, drawn by a banker on one of its
branches or some other bank requesting payment of a sum of money to the order of a
).person or the bearer.(it is a cheap method of remitting money
هو عبارة عن وثيقة ممكن أن يكون على شكلا شيك مسحوب على البنك أو احد فروعــه أو مــن بنــوك أخــرى تطلــب منــا
الدفع )ادفعوا لحاملا هذا الشيك ,أو ادفعــوا إلــى الســيد (.....وهنــاك بعــض الشــيكات تصــرف لحــامله وبعــض الشــركات
تصرف للمستفيد الولا وبعض الشركات تصرف فقط لشخص معين وهو وثيقة تضمن دفع الفلوس من طرف لخر ومن
بنك لخر )وهى تعتبر طريقة بسيطة وسهلة لتحويلا الفلوس مابين الطراف المختلفة( .
Dispatch note: It is sent by the department responsible for the packing and dispatch of the
.articles. It informs the purchaser that the goods have been sent
ترسلا من قابلا الدوائر المسئولة عن التغليف والتفريغ لطلبيات معينة وهى تتضمن المشتريات الــتي أرســلت للمشــترى أو
مستلم البضاعة ،وهى وثيقة استلم البضاعة أو تفريغها في المنطقة المنصوص عليها في عقــد الــبيع وأن يقــر المشــترى
بأنه قاام باستلم البضاعة أو تفريغها في المكان المخصص لها .
Credit note: A statement sent to a customer giving particular of an amount, he is entitled
.to be given for, such as returned goods allowances……etc
عبارة عن جملة أو فقرة ترسلا إلى الزبون تعطيه كميات محددة يسمح بها مثلا مرتجع البضاعة والصلحيات .
.Debit note: An advice of indebtedness sent by one trader to another
عبارة عن نصيحة أو ملحظة بالدين ترسلا من قابلا تاجر إلى تاجر وهى إقارار بوجود الدين .
.Invoice: A statement giving descriptions, quantity and price of goods
الفاتورة :وتتضمن الكمية وأسعار البضاعة وهى عبارة عن جملة تعطى وصف للمادة.
Goods received note: A note signed by the purchaser when the goods arrive at his
.stockroom, describes the name of the suppliers, the quantity and date of receipt
ملحظة وصولا البضاعة :وثيقة تبين أن البضاعة وصــلت ويجــب أن توقاــع مــن قابــلا المشــترى عنــد وصــولا البضــاعة
لمخازنه ويجب أن تشير إلى اسم المزود والكمية وموعد استلم أو وصولا البضاعة .
Delivery note : Is a document sent by supplier to the purchaser who check the goods
.against the delivery and signs one copy and give it back to the driver
وثيقة ترسلا من قابلا المزود إلى المشترى الذي سيفحص البضائع فيما يتعلق بموعد الستلم والتسليم ويوقاــع علــى إحــدى
النسخ ويرجعها إلى السائق وبعد كلا خطوة هنالك خطوة أخرى يجب أن تنفذ من اجلا الوصولا إلى عملا متكاملا.
Bill of exchange: UN conditional order in writing addressed by demand or affixed
.determinable time in future to the order of a specified person, or the bearer
الكمبيالة :ثبوت أمر لدفع مبلغ معين من الفلوس إلى صاحب الكمبيالة أو الشـخص المكتـوب اسـمه بالكمبيالـة فـي وقاـت
محدد .وعندما يحين هذا الوقات تصبح الكمبيالة مستحقة الدفع وتسمى طلب غير مشروط أمر مشروط .
Bill oh lading (B/L): The bill of lading is a principal transit document which gives
description of the goods, weight, packing, and some special instructions sent by the
shipper and signed by the carrier (the captain of the ship) to safe guard the ship owners
.against claims for damage
بوليصة الشحن :وثيقة تثبت عملية النقلا وتعطى وصف البضاعة والتعليمات المهمة وترسلا من قابلا الشاحن ،ويجــب أن
توقاع من قابلا الشاحن وهو قاائد السفينة من اجلا حفظ حقوق المالكين ومن اجلا إقاامة دعاوى مدنية إذا ضاعت البضاعة .
Proforma invoice: It is similar to a quotation shows the purchaser how the invoice will be
)written out of decides to buy the goods. (it is demand for money
الفاتورة الولية :تشبه عرض السعار وتبين للمشترى كيفية كتابة الفاتورة وما تتضمنه مــن بنــود ،والفــاتورة تثبــت حــق
البائع بثمن البضاعة لنها تبين الكميات وتكلفة كلا صنف ونوعية البضاعة ومواصفاتها وهنــاك توقايــع للبــائع والمشــترى
باستلم البضاعة .
Letter of credit (L/C): A method of payment in foreign trade, it is safe and quick method
but more expensive to the importer, where by the important arranges for a bank in his
country to open credit in favour of the exporter. If the credit can be altered or can celled at
any time, it is said to be a revocable credit where as credit cannot be altered or with
drawing during a creation period, usually six months is an irrevocable credit and is much
.safer
رسالة العتماد :عبارة عن طريقة دفع فيما يتعلق بالتجارة الخارجية وهــى آمنــة وســريعة ولكنهــا مكلفــة لن البنــك يأخــذ
نسبة عالية ،وفيما يتعلق بالمصدر في حالة فتح العتماد في بنك معين في بلدة ثم بعد ذلك البنك يخاطب بنك آخر في بلد
المستورد حسب الشروط المتفق عليها بحيث يضمن البائع أو المصدر أن ثمن البضاعة موجود فــي البنــك وبكفالــة البنــك
في بلده ،وتعاملا البنوك مع بعضها يضمن حق المشترى وحق البائع .
Price list: A list issued by the manufacture or whole seller giving the price of the goods
.and the terms of sale
قاائمة أسعار :تعد من قابلا المصنع أو من تاجر الجملة وتبين أسعار البضائع وشروط البيع والدفع والتسليم .
Certificate or origin: It is a certificate issued by responsible authorities showing the
.places of manufactured of certain article
شهادة المنشأ :تثبت أن تلك البضاعة أصلها بلـد معيـن كالصـين أو اليابـان ,وهـى مـن الوثـائق الهامـة جـداً فـي العمليـة
التعليمية وتشير إلى جودة المنتج من عدمه فهي عبارة عن مؤشر للجودة ،وتثبت أن المنشأ ليس مقملداً .
Customs declaration: It is a form which is deposited which customs authorities showing
.the details of the goods regarding contents, weight and value etc
الجمارك :إقارار المستهلك يعبأ ويقدم إلى السلطات المسؤلة عن الجمارك والتي تبين تفاصيلا البضاعة المتعلقة بمحتويات
المادة ومن ماذا تصنع المادة ومكونات المادة ،يجب أن تكون هذه المور واضحة جداً .
The quotation: A quotation is sent in reply to an enquiry and states the goods available ,
the current prices and delivery dates. a printed catalogue or price list is frequently sent
.with the quotation
عروض السعار :ترسلا بناء على طلبية من زبون معين أو من جهة معينة وتخبرنا عن إمكانية توفر البضائع من عدمها
والسعار الحالية لهذه البضائع وموعد التسليم والوصولا ،والكتالوج المطبوع عادة يرسلا مع عرض أو قاائمة السعار .
the statement of account: At the end of every month or other agreed period a copy of the
entries is made on a statement of account, which tells the purchaser the total sum owing
.for the period
كشف الحساب :في نهاية كلا شهر أو في نهاية كلا مدة متفق عليها يعملا كشف حساب بالبضاعة والــتي تخــبر المشــترى
كم يترتب عليه دفع مبالغ في مدة زمنية محددة مقابلا البضائع التي وصلته .
packing list: The number, weight and volume of parcels, crates, etc. in which goods are
.packed for shipment
قاائمة البضاعة المعدة للشحن وتكون على التغليف وعادة هذه القائمة نضعها على التغليف ونبين الرقاام والوزان وحجــم
البضائع التي وصلت .
Abbreviations used in business
المختصرات المستخدمة في مجالا العمالا التجارية
الخاتصار الشرح المعنى
a.a.r )Against all risks (insurance التأمين ضدد جميع المخاطر
Acc Account حساب
a/d After date بعد التاريخ
a.m )Ante meridiem (before noon قبل الظهر
Amt Amount كمية
B/F bill of exchange الكمبيالة
B/L bill of lading سند الشحن
B/P bill (s) Payable سند قابل الدفع
B/R bill(s) receivable فواتير قابلة للتسليم
)Bro(s )brother(s أخ أو أخوان
Cat Catalogue كاتالوج
C.F Cost and freight التكلفة و الشحن
Chq Cheque شيك
c.i.F Cost, insurance, freight التكلفة وتأمين الشحن
c/n credit note إشعار الدائن
Co Company شركة
C/o care of لعناية السيد
C.o.D cash on delivery الدفع عند التسليم
c.w.o Cash with order الدفع عند الطلب
D/A documents against acceptance وثائق القبول والموافقة
D/O delivery order أمر التسليم
Doz doze درزن
E.ando.E errors and omissions expected استثناء النواقص والخطاء
Esq Esquire المحترم
)Enc(s enclosures المرفقات
F.a.q free a long side quay تسليم الرصيف
f.a.s Free along side ship تسليم رصيف ميناء التصدير
Fyi for your information لمعلوماتك
Fiq for information only للمعلومات فقط
F.o.b free on board التسليم ظهر الباخرة
f.o.r free on rail تسليم السكة الحديد
f.o.s Free on steamer تسليم الباخرة
f.o.t Free on truck تسليم الشاحنة
G.M.t Green which mean time توقيت غرينتش
Inv Invoice فاتورة
Ltd Limited liability Company شركة محدودة المسئولية
l.c Letter of credit رسالة اعتماد
Messrs )Messieurs (fr. السادة
N.B Nota been ملحظة
p.a Per annum سنويا ا
:Example
الخرون تلك القيمة ويعملوا على محاكاتها فأنت ستفقد هذه القيمة.
القتباساتا مع أشكال جدولتها Quotations with tabulated forms :
Many quotations are made on special tabulated forms that make information more
organized easily understand and complete. In this case, a covering letter should be
sent with the tabulated quotations. The covering letter includes the same opening
.and closing sentence with the addition that the quotation is enclosed
أحيانا يكون هناك عروض أسعار مطبوعة وجاهزة ,ويجب أن يكون هنالك أشكالا محددة من هذه العروض ،كــثير مــن
عروض السعار تصمم وتصنع بطريقة خاصة حتى تزود المعلومات وتنظمها حيث كلا شي مبين وفي مكانه ومتعــارف
عليه بحيث نضمن عدم حدوث ما يسمى بالرباك أو التشويش لدى المشترى أو مستلم الرسالة.
العروض الطوعية :Voluntary offers
العروض الطوعية تمعني أن الشركة المصنعة أحيانا ً نتيجة طرح منتج جديد أو زيادة أعمالهــا أو مــن أجــلا جــذب زبــائن
جدد ومشترين يلجئوا إلى هذا النوع من الرسائلا أو العروض :
Many manufacturers should market him self his company and his product through
.what we call marketing mix
أي شركة يجب أن تسوق نفسها أو منتجاتها من خللا ما يسمى بعناصر المزيج التسويقي.
The items of marketing mix are consisting of four bases: the first base is the price,
.the second is product, the third is promotion, and the four is the place
لدينا أربع عناصر مزيج تسويقي للمنتجاتا المادية وهي )السعر والمنتج والترويــج والتوزيــع( وجميع هــذه المصــطلحات
الربعة التي تمثلا عناصر المزيج التسويقي باللغة النجليزية تبدأ بحرف ) ، (pفالجمهور يهمه السعر ،والمنتج وكلا مــا
يتعلق بدائرة حياته ،والترويج وكيف للمنتج أن يشبع كــلا تلــك الحاجــات ،والملئمــة وهــى إيصــالا الســلعة إلــى الزبــون
بالطريقة المناسبة والوقات والسعر المناسب .
ما يهمنا هنا هو الترويج ,وعندنا ما يسمى أيضا عناصر المزيج الترويجي.
التصال :Communication
This will increase our marketing share and this means that prospective ten buyer
.come to buy. This means that our sales will increase and our profit will increase too
نحن نريد أن نكسب ونستكشــف زبــائن جــدد ونخــبر الخريــن عــن منتجاتنــا وعروضــنا وبالتــالي يهمنــا أن يكــون معــدلا
الستجابة عالي ،فمن الممكن أن نرسلا مائة رسالة ،ولو كسبنا عشرة رسائلا فقط فان منتجاتنا ســتزيد وبالتــالي أرباحنــا
أيضا ستزيد ,وبالتالي يجب أن نتعاملا مع الزبائن علي أنهم قايمة فيما يتعلق بالمنتــج ،ومــن هنــا تــأتي أهميــة وفلســفة مــا
يسمى بالعروض الطوعية أو مبيعات الرسائلا Voluntary offers or sales letter
these letters are normally sent out in the form of circular letters, a direct -
.advertisement or TV commercial
تلك الرسائلا يمكن أن ترسلا علي شكلا رسائلا متعـددة للجميـع أو إعلن مباشـر وعنـدما نتحـدث عـن إعلن مباشـر هـذا
يعنى أننا نستخدم أنواع متعددة من قانوات التصالا مثلا الراديو والتليفزيون والمجلت والصحف والجرائد.
All these devises we can use but what is the type of our advertisement because -
.there are many type of advertisement
هناك العلن الخباري والعلن الذي يجذب النتباه والعلن الذي يوصلا رسالة معينــة ويركــز علــى خــواص المنتــج
والعلن من أجلا زيادة البيع .
when writing such letters, one must see that they are persuasive, convincing, price -
.and impressive regarding quality…..etc
عندما تكتب رسائلا إعلنية يجب أن تكون مقنعا ً ,وأن تكون الرسائلا ملئمة للجهة الموجهة أو الجمهور المســتهدف وأن
تكون موضحة ومركزة على ماتريد أن تستهدفه من العلن )هلا تريد أن تركز على الجودة أو السعر أو الخدمات( .
:Good sales letter are based on four fundamental points
رسالة المبيعاتا التجارية الناجحة تركز على أربع نقاط رئيسية :
/1النتباه:Attention :
To attract the reader's attention (arouse his curiosity) and induce him to read further,
so the opening paragraph should perhaps be more direct and personal, and more
It's a second letter sent by the seller, if the buyer hasn't placed an order or even
.replied to the seller's offer
هي عبارة عن خطاب ثاني يرسلا من قابلا البائع إذا لم يكن المشترى جاوب على رسالة المبيعات بحيث تتابعه وتبعث له
رسالة أخرى إلى أن نحصلا على التعاملا معه.
:The good follow up letter contain the following
رسائل المتابعة يجب أن تتضمن التي:
reference to the customer enquiry and that no response has been received after -1
.the seller's offer
* المرجع فيما يتعلق برسائلا استعلم الزبائن )بحيث لم يستجب بعد تقديمنا للعرض(
.wonder why in a helping manner-2
* أي تساؤلت بطريقة اعتيادية.
.reassure promise of service-3
* إعادة التأكيد والوعد بتقديم خدمات إضافية خصوصا خدمات ما بعد البيع.
كتابة الطلباتا :Writing orders
Orders : is a letter in which the buyer asks the seller to supply him with specified
.quantities of goods
الطلب :هو عبارة عن رسالة يبعثها المشترى يطلب فيها من البائع تزويده ببضائع محددة.
شكل الطلب :Order form
The use of serially numberd printed order forms facilitate references, all essential
.information is given where the order for two or more items should be tabulated
المشترى إذا كان عنده تكرار للشراء ومن نفس المزود أو من نفس المصنع تأخذ طلبياته رقام متسلسلا ويكون مطبوع
بشكلا يسهلا الحصولا على المعلومة بأسرع وقات ممكن.
أي طلبية من أي مشترى خصوصا في المجالت الصناعية تتضمن على عدة عناصر .وفى الطلب أن تريد الحصولا
على معلومات محددة وضرورية عن منتجات محددة وقاد تتضمن هذه المنتجات على بند واحد أو أكثر من بند.
:Example
.Serial No Describtion .Part No .Qty Rent
1 Pine wood rose table 276D 50 _
2 Pine wood rose chair 89C 120 _
3 Pine wood coffee table 072 30 _
عندما تضع الطلب على شكلا جدولا فهذا يسهلا عملية فهم الطلب من قابلا جميع الطراف بمن فيهم المصنع أو المزود
وبنفس الوقات يسهلا علينا عملية الوصولا إلى المعلومة وتجهيز الطلب بأسرع وقات ممكن وبالتالي نحن هنا نقللا
الخطاء ونسهلا على مجهزي الطلبيات عند المصنع أو المزود .
وعندما تكتب طلبية على شكلا رسائلا مكتوبة فهذا ل يمنع أن تؤكد باستخدام التليفون أو أي وسيلة أخرى ودائما وأبدا
هناك شكلا معين للطلب ،فعلى سبيلا المثالا :أنا أريد أن أطلب ثلث أصناف من المنتج لستخدامات مختلفة لبد أن
أعطيهم الرقام المتسلسلا لكلا عنصر ،فيجب أن نعملا أحيانا على ما يسمى برسائلا التغطية مثلا :
.Dear Sirs
This is to confirm the conversation regarding our order of 1000 floor – mats required
) urgently at the usual price ($ 0.500 each
.Please proceed with shipping accordingly
,Yours faithfully
Geeneral manger
وهى عبارة عن رسالة تؤكد على الطلب وبالتالي هي تخطو خطوة للمام .
نص الرسالة :هذا تأكيد لما تم مناقاشته فيما يتعلق بطلبيتنا رقام .......والمطلوبة حال وبشكلا سريع بالسعر الذي اتفقنا
عليه ,نرجو أن تقوموا بتجهيز البضاعة وتخليص إجراءات الشحن.
:Any order whether printed or not will generally state the following
إذا كان هذا الطلب سوف يتم من خللا المصنع بشكلا مرضى سوف نقوم بإرسالا طلبيات كثيرة في المستقبلا.
:Acknowledgement of order
رسالة الشكر عألى الطلبياتا
تعتبر رسالة شكر وفى نفس الوقات بقاء تواصلا مستمر مع المشترى ،فأنت كمزمود تحتاج إلى وقات لتجهيز هذه
البضاعة ،وخللا هذا الوقات تريد أن تطمئن المشترى على أن الطلب تحت الجراء ،وسوف تقوم بتزويده بالبضاعة
المطلوبة حسب الشروط المتفق عليها في أسرع وقات ممكن.
By this way, you are establishing good relationship and as way set before you
.should marking relationship
لحظ أهمية العلقاات في مجالا التسويق و أهمية استغللا الوقات و عدم وصولا المشترى إلى لحظة المللا.
When the seller received for goods that will take him some time to be prepared,
acknowledgement should be sent straight away, stating the expected date of
.delivery
عندما يستلم البائع أي طلبية التي ربما تأخذ منه بعض الوقات في عملية تحضيرها للشحن ،يرسلا رسالة شكر بأسرع
وقات ويوضح الموعد المتوقاع لتسليم البضاعة ،ويجب عليك كبائع أن تكون حريص على أن يكون اليوم المتوقاع للتسليم
أقارب ما يكون حقيقي). (expected date of delivery
.It will affect the relationship between the buyer and seller
وستؤثر على العلقاة الناجحة بين المزود والمشترى .
:Example
,Dear Sirs
We were very pleased to receive your order No.313 for car accessory. We
confirm supply of all items at the price and terms stated in your order and are
arranging for dispatch in 15 days S.S. with wave
Yours faithfully
An acknowledgement of order
نص الرسالة :كنا مسرورين جدا لستلمنا طلبكم المتعلق بإكسسوارات السيارات .نؤكد لكم أننا سوف نقوم بتزويدكم
بجميع البنود المطلوبة .و حسب السعار و الشروط المذكورة في طلبكم و نقوم بعملا الترتيبات اللزمة لرسالا البضاعة
خللا خمسة عشر يوما) .مع تحديد اسم الشركة الناقالة أو الشاحنة . ( S.S. with wave
تنفيذ الطلبياتا :Execution of orders
عند تنفيذ الطلب ترسل رسالة عادة تحتوي على : The letter usually contains
.Reference to the receipt of the order -1
إشارة إلى إرسالا الطلب
.The name of the carrier, or the forwarding agent -2
اسم الناقالا أو وكيلا الشحن .
.The prospective date of delivery -3
موعد الستلم المنتظر أو المتوقاع.
.Reference to the enclosed invoices -4
إشارة إلى الفواتير المرفقة.
:Example
,Dear Sir
Your order number 33188
Thank you for your interest in our offer of caned milk and we are please to advise
.you, that your order has been dispatched by Road Transport Services LTd
,Yours faithfully
Export manger
عزيزي :إشارة لطلبكم رقام 33188نشكركم على اهتمامكم بعروضنا المتعلقة بالحليب المعلب و يسرنا أن نخبركم أن
طلبكم سوف ينفذ وسنقوم بإرسالا البضاعة على شركة خدمات النقلا البرى .
:The letter should cover as shortly and simply as possible the following points
الرسالة التي تقدمها من أجل الحصول على وظيفة يجب أن تمتاز بالقصر وتتضمن ما يلي :
Some indications of the source of information from which you have learnt about the
).job (vacancy
يجب أن تذكر بعض المعلومات عن كيفية معرفتك عن هذه الوظيفة ومن دملك عليها أو الطريقة التي حصلت عليها
كقراءتها في الجرائد newspaperأو إعلن advertisingأو من التليفزيون on the TVأو من خللا الصحف
أو المجلت أو عن طريق زميلا .
A formal application for the past and expression of interest of the particular work -1
.required
يجب أن يكون طلبك رسمي وتبدى رغبتك واهتمامك لهذا العملا المطلوب وأهميته بالنسبة لك .
وكيف تتكيف مع الخرين ، how to communicate and affect the otherوتصبح محبوبا من الجميع
، ?How to adopt with otherفأنا كصاحب عملا أنظر إلى القيمة الكلية . the total value
You are able to learn and able to get training and make what we call a completed
.value. How to treat with this a completed value in your mind also skills experiment
الخبرات يجب أن تكون ذات موضوعية عالية وتكون متنوعة وليست متكررة .
.personal data: name, mailing, address, telephone no-2
المعلومات الشخصية المرتبطة بك كالسم والعنوان ورقام الهاتف .
Education, qualification, school college's universities night classes also mention -3
.certificates and degrees obtained
Applicants should have a good command of English language and typing speed not
.less that 30w.p.m short-hand would be preferable
الطلب ل بد أن يتضمن تعليمــات جيــدة وواضـحة وباللغــة النجليزيــة لنـك تريـد أن تعكــس مســتواك الحقيقـي فـي اللغـة
. ويجب أن يكون لديك القدرة على طباعة ما ل يقلا عن ثلثين كلمة في الدقايقة، النجليزية
.If interested, please write to P.O. BOX. Amman enclosing copies of you certificates
... إذا كنت مهتما ً أرسلا لنا نسخ من شهاداتك على البريد
Good salary and convenient working conditions are offered. (The atmosphere of
.job)
. الرواتب المجزية وظروف عملا مريحة تعطي جو العملا
:Example
Reference is made to your advertisement NO……. in Al-Rai the post of the excusive
.secretary
. الذي تطلبون فيه سكرتير تنفيذي....... في جريدة الرأي العدد.....بالشارة إلى إعلنكم رقام
:Using an introduction استخأدام المقدمة
If you have been informed or recommend for the job by a person who is well
knowledge or one of the company's members, you should mention the name of the
.adviser and his position at the beginning of your letter
وأناس أوصوا لك بالعملا وأنت من خللا زميلك أو أي عضو في الشركة أبلغك عــن تــوفر، إذا كنت تعملا في منطقة ما
. فرصة عملا في الشركة يجب أن تذكر أسم الشخص الذي نصحك بالتقديم للعملا وموقافه وأين يعملا
:Example 1
Miss Saadet Hameed. The Dean of princess sarvat community college, has
information me that you have enquired whether she could recommend one of her
student whether she could recommend one of her student for the past of secretary
.in your film
.عميد كلية المير للخدمات الجتماعية أبلغتنا أنها بحاجة إلى شخص بمواصفات معينة يستطيع أن يخدمكم كسكرتير جيد
:Example 2
MR. Naseem Imran, who has represented your firm in Lebanon for many years, very
.kindly gave me your address before left Beirut and allowed me to refer to him
نسيم عمران يمثلا شركتكم في لبنان تطوع مشكوراً وأعطاني العنوان قابلا أن يغادر بيروت قابلا العودة إلى عمله الصلي
Unsolicited applications : رسائل العتذار
An unsolicited application is written to a prospective employer who has not
.advantage
.هي عبارة عن رسالة اعتذار تكتب إلى الموظف أو المستخدم المنتظر الذي ل يملك أي مميزات إيجابية
Your letter will not have to complete with dozens of other applications and will be
.considered for any future opening
يقمدم إليك رسالة اعتذار إذا لم يكن طلبك يلبى الشروط مقارنة بالمنافسين أو لم يقتنعــوا بــالمؤهلت والمهــارات الموجـودة
.عندك أو مشاكلا في التصالا
In such situations you must try to find something about the firm’s activity and shows
.how your qualifications and experience could be used
ثــم, في بعض المواقاف تحاولا قادر المكان أن تجد بعض المجالت أو العمالا وتجمع معلومات حولا نشاطات الشركة
بعد ذلك تسألا نفسك هلا من معرفتك لنشاطات هذه الشركة أوالمجالت الموجودة في الشركة تناسب مؤهلتك والخــبرات
. الموجودة عندك
:Example 1
Please allow me to subject this application to you asking if you have an opening
.which you think fits my qualification
. أرجو أن تسمحوا لي بتقديم هذا الطلب لكم بأي وظيفة أنتم ترونها مناسبة لمؤهلتي وخبراتي
:Example 2
Please, consider me one of the candidates for any future opening for a typist or any
.clerical job which fits qualifications
The information, sentence, the conclusion and other information will be the same in
.all the mentioned kinds of applications
أرجو أن تعتبروني واحدا من المرشحين لي وظائف مستقبلية أو أي أعمالا كتابية والتي تناسب مؤهلتي.
المعلومات والجملا والستنتاجات والمعلومات الخرى يجب أن تكون نفسها فــي جميــع الرســائلا الــتي تكتبهــا الشــركة أو
الشركات الخرى.
Letter of application
,Dear Sir
Reference to your advertisement in Al-Rai daily newspaper in which you
.advertised the position of clerk-typist
I'm Jordanian, 20years old, single, I have a diploma in business and office practice,
practice, my typing speed is 45 w.p.m and my short hand dictation speed is 75-90
w.p.m, also I posses other related skills: business correspondences and filling , I will
appreciate it if you consider my applications ,and give me the change for an
.interview at your convenience
,Yours faithfully
HASSAN ZAYED
نص الرسالة :بالشارة إلى إعلنكم في جريدة الرأي اليومية والذي يطلب وظيفة طابع أو كاتب .
أنا أردني ,عشرون عام ,حاصلا على دبلوما في العمالا وإدارة المكاتب ,وتــدريب عملــي .أســتطيع أن أطبــع 45كلمــة
في الدقايقة ,وأكتب من 75إلى 90كلمة في الدقايقة.
وعندي بعض المهارات الخرى المتعلقة بهذا الموضوع) الرشفة وحفظ الملفات(.
سوف أكون مقمدرا وشاكرا إذا قابلتم طلبي وأخذتموه بعين العتبار وإعطائي فرصة مقابلتكم للحصولا على هذه الوظيفة.
.Recount briefly the abilities that you feel will quality for the job -4
يجب أن تعمدد باختصار مسؤولياتك واستعداداتك وشعورك وكيف أنك مؤهلا وتستطيع إدارة تلك الوظيفــة ,وربمــا يكــون
لك طريقة خاصة في إدارة هذا العملا وتحب أن تذكرها.
Make sure that your letter is correctly worded and contains no spelling or -5
.punctuation errors
يجب أن تتأكد من كتابة رسالتك بلغة سليمة وبكلمات ليست غامضة ومتعارف عليهــا وســهلة ومتداولــة ول تحتــوى علــى
أخطاء إملئية .وبالتالي قاضية الترقايم أيضا ً مهمة لن كلا ذلك يعكس شخصيتك وقادراتك ومؤهلتك ومهاراتك.
.Revise it carefully before sending it -6
يجب أن تعملا على مراجعة وقاراءة الرسالة أكثر من مرة قابلا إرسالها.
This is the important letter in your life because your future may be depending upon
.this letter
ربما مستقبلك كله ونجاحك في الحياة العملية يعتمد على تلك الرسالة لذلك يجب أن تعطيها قادر كبير من المسئولية.
)Using a curriculum vitae (C.V
استخدام السيرة الذاتية
كتابة السيرة الذاتية وبنودها هذا يعتبر فن بحد ذاته وكثير من الطلبات تستبعد لسوء كتابتها وكيفية تعبيرها .
:It's a common practice to write the application in two parts
هي عبارة عن تمرين عام في كيفية كتابة الرسائل في جزأين :
A quite brief letter setting out the main points referred to as a covering letter used -1
)with the C.V (data sheet
أنت في البداية تستخدم رسالة كرسائلا التغطية مختصرة تبين بها النقاط الرئيسية .
The C.V which shows the employer in detail, the qualifications, and the post -2
record of employment it must be neatly arranged and attractively laid out, so that it
.allows the employer to choose the area about which he might want further data
المؤهلت والسجلا الماضي )خبراتك ومهاراتك وقادراتك( يجب أن تعمبر عنها بطريقة جيدة وجذابة .
:Example
.A brief letter covering the c.v
هذه رسالة تغطية للسيرة الذاتية
,Dear Sir
I’m applying for the position of executive secretary advertised in Ad-Dustor, 9 th
march, 1999
I have held several responsible secretarial Jobs for a large organization, Based in
Amman. The enclosed C.V. gives a more detailed outline of my education and
.experience
.Yours faithfully
عزيزي :
أنا أتقدم إلى وظيفة سكرتيرة في منظمات كبيرة متمركزة أو موجودة في عمان ،وسيرتي الذاتية مرفقة تعطيكــم تفاصـيلا
أكثر عن عملي و مستواي مؤهلتي العلمية والخبرات العملية .
صديقكم .
:The C.V. generally may contain
السيرة الذاتية بشكل عام يجب أن تضمن التي:
.Personal data: date, place of birth, citizenship, marital status, address etc -1
معلومات شخصية :مكان و يوم الميلد ,المواطنة ,الحالة الجتماعية العنوان إلى آخره.
.Education: name of college, institute and any courses taken or degree obtained -2
التعليم :اسم الكلية أو المعهد وأي دورات في جمعية علمية أو مركز وأي شهادة حصلت عليها.
.Employment record: name and address, nature of work, name of position held -3
. السم والعنوان و الوظيفة أو العملا و الموقاع الذي كنت تشغله في الوظيفة:السجلا الوظيفي
Reference: name of persons (receiver) to whom you are known for a considerable -4
time and who are ready to testify to your ability, training and general character (listed
.at the end)
أسماء أشخاص تعرفهم يمكن أن نلجأ لهم كأصحاب عملا ونسألهم عن قاابليتك واستعدادك للتدريب وخصائصــك:المراجع
.(العامة )تكتب في النهاية
.Affiliations: Activities in social originations -5
. النشطة الجتماعية والمنظمات والعملا التطوعي
.Publications: foreign language, and any other skills -6
.علقااتك واللغات الجنبية التي تجيدها وأي مهارات أخرى
The C.V. is not a subject for a letter of application but is used to give clear and
.systematic information along with the covering letter
، هي ليست بديلا عن رسالة طلب التوظيف ولكنها تستخدم لتعطى معلومات منظمة وواضحة عنك بجانب رسالة التغطية
. فالسيرة الذاتية و حدها ل تكفى
.Example how to write C.V : مثال يوضح كيفية كتابة السيرة الذاتية
:Personal date
Name: Hassan Zeyed
Age: 20 years/single
:Education
Al-Amir Hassan secondary school 1984-1987
Amman trading college, Business, practice course 1987-1999
:Language
Excellent Arabic spoken and written
Fluent English spoken and written
:Experiences
part time secretary for National trading co. filling typing , 1987-1990
.correspondence
.Aramco purchasing Department 1990-1992
:Special skills
Driving licence
:Affailations
Jordan development commity
Reference: Mr. Azzam Abo Khaled
Amman Trading College 5207168
Dr. Mohamed Amoura
Amman Trading College 5217169
وهناك سيرة ذاتية مطولة تتكون من أكثر من شـريحة، كثير من المؤسسات تطلب منك سيرة ذاتية لصفحة واحدة مكتملة
. ومن أكثر من صفحة وتغطى موضوعات خاصة
GLOSSARY : قاموس المصطلحاتا
معناها الكلمة معناها الكلمة
إدارة Administration ميزة Advantage
جمعية Association إعلنا Advertisement
مساعد Assistant اخاتصارات Abbreviations
بدائل Alternatives إدارة التسويق المتقدمة Advance marketing management