You are on page 1of 54

‫المملكة العربية السعودية‬

‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬


‫عمادة التعليم عن بعد‬
‫"كلية القاتصاد والعلوم الدارية"‬

‫مختصر مادة ‪:‬‬


‫المراسلتا التجارية‬

‫قام باختصارها أخوكم ‪:‬‬


‫أبو يوسف العنزي‬
‫‪9/1/1432‬هـ‬

‫ل تنسونا من دعوة صالحة بظهر الغيب لنا ولوالدينا وذرياتنا والمسلمين‬


‫ودعوة خأاصة لمن قام بإعداد المذكرة الصل من الخأوة في المستوى السابق‬

‫لمطالعة جميع مختصراتا المواد من المستوى الوأل يمكن مراجعة منتدى الناتساب المطور ‪:‬‬

‫‪http://www.e-imamm.com‬‬
‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫المقدمة‬

‫‪Although, telephone, telegraphic communications and recently the internet are‬‬


‫‪widely used, the ability to write appropriate business letters is highly valued in the‬‬
‫‪business world, because most other means of communication need to be confirmed‬‬
‫‪and detailed in writing.‬‬
‫على الرغم من وجود وانتشار التصالت من خللا التليفون والجهزة البرقاية والنت والشبكة العنكبوتية وما رافقهم‬
‫والستخدام الواسع لها إل انه تبقى الرسائلا المكتوبة بلغة العمالا حتى وإن ااستخدمت الإيميلا أو الوسائلا التكنولوجية‬
‫الخرى تبقى تثممن بدرجة عالية ومهمة لنها هي أفضلا الوسائلا من حيث إعطاء المعلومات بشكلا كاملا‪ ,‬وتعتبر كدليلا‪.‬‬

‫‪For business purposes of every kind and every level of performance writing, the‬‬
‫‪written letter remains the most important means of communication For the following‬‬
‫‪:reasons‬‬
‫وفيما يتعلق بالغأراض والعمال التجارية بغض النظر عن طبيعة العمال تبقى الرسائل الكتابية هي من أهم وأفضل‬
‫وسائل التصالتا في العصر الحالي للسباب التالية ‪:‬‬

‫‪Letters are inexpensive (cheap) and useful means of communications when – 1‬‬
‫)‪asking or conveying information (exchange information‬‬
‫الرسائلا التجارية المكتوبة تبقى الرخص وغير مكلفة ومن أفضلا الوسائلا التصالية في حالا طلب معلومات أو تحويلها‬
‫أو إيصالها أو حتى تبادلا المعلومات ‪.‬‬
‫‪They provide a permanent record and an evidence of business agreements – 2‬‬
‫تزودنا بسجلا دائم ودليلا إثبات التفاقايات التجارية لو حدثت أي خصومة تجارية ما بين المستورد والمزود ‪.‬‬
‫‪Well written letters are considered the best method of informing customers about – 3‬‬
‫‪.new products etc‬‬
‫تبقى أفضلا وسيلة لخبار المستهلكين أو الطراف التي تتعاملا معها في أي صفقة تجارية ‪ any transaction‬وعن‬
‫المنتجات والخدمات التي تقدمها عن أي تغيير ‪ ، any modification‬في أي منتج ‪ ، product‬عن أي جزء جديد‬
‫تريد أن تدخلا فيه ‪ ، new mark you'd entered‬ونستخدم الرسائلا التجارية من أجلا إيصالا معلومة والحصولا‬
‫على معلومة وكيف نتواصلا مع أناس مهمين ‪how to produce interactive or dealing with any party‬‬
‫‪Written communication is vital to the network users who interact from homes and – 4‬‬
‫‪.places of work nearly in all aspects of life‬‬
‫نستطيع أن نستغلا الشبكة العنكبوتية في إرسالا رسائلا مكتوبة في مجالا العمالا بحرية تامة من بيوتنا وأماكن العملا ‪.‬‬

‫‪( KINDS OF LETTERS :‬أناواع الرسائل(‬


‫)رسائل شخأصية( ‪1 – Personal letters‬‬
‫‪Letters we write to our friends, and relatives using informal style as in conversation‬‬
‫‪.over the telephone or chatting through the internet‬‬
‫رسائلا نكتبها إلى أصدقاائنا وأقااربنا ومعارفنا مستخدمين نمط ‪ style‬غير رسمي من خللا التليفون والشات ‪.‬‬
‫‪.To use the surname or the first name, it depends on how close is the correspondent‬‬
‫‪.For example: we can say Dear Salem or my Dear Salem‬‬
‫فليس شرطا أن تستخدم اسم العائلة أو اسم الشخص نفسه أو أي اسم آخر فهذا يعتمد على درجة قاربك من المرسلا إليه‬
‫فتقولا صديقي سالم أو صديقي الحميم سالم ولكن عندما تقولا عزيزي سالم فهذا يشير للعلقاة القوية بين المرسلا والمستلم‬
‫‪My Dear Salem it will indicate to the strong relationship between the sender and the‬‬
‫‪.receiver‬‬
‫‪) :‬رسائل رسمية(‪2- The official letters‬‬
‫‪written by ministers and governments departments generally using formal phrases‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-2-‬‬


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

.and typed on an official headed paper


. ‫ وتستخدم عبارات وفقرات رسمية في تكوين الرسالة‬، ‫رسائلا عملا تكتب من قابلا الوزراء ومدراء الدوائر الحكومية‬
and typed on an official headed paper
. (‫ويجب أن تطبع على ورقاة مروسة )رسمية‬
The brand name, and the name of the company or the name of the firm or the name
.of the university
. ‫ومعظم الشركات والمؤسسات تكتفي بكتابة شعار المؤسسة والشركة‬
3- Business letters
Nearly all letters written in business situations to accomplish various processes in
trade transactions; ranging from enquiries quotations, sale letters, orders,
. complaints …….etc
, ‫تقريباً هي جميع رسائلا العمالا التي تكتب في موقاف أعمالا أي لغرض التجارة وإنجاز أعمالا وإتمام صفقات تجارية‬
‫ طلبيات وممكن أن تكون رسائلا تذمر وشكوى‬orders ‫ و‬، ‫وممكن أن تكون رسائلا استعلم وأوامر شراء ومبيعات‬
4 – Semi-personal letters (‫ )رسائل شبه شخأصية‬:
Semi-personal letters: are business letters using less formal language when
intimate relationship exists as a result of long term dealing (take into your account
.that it is still formal but it's less formal language)
When you deal for along time with a particular supplier or producer during the time
the relationship between you and the other party becomes stronger and you became
.close to him so while writing the letters try to use some features as a personal letter
‫ وهذه عادة تلجأ إليها عندما تنشى علقاة قاوية بين‬، ‫عبارة عن رسائلا أعمالا تستخدم لغة أقالا رسمية ولكنها تبقى رسمية‬
‫ وبالتالي يتطلب المر أن تأخذ بعض خصائص الرسائلا الشخصية لتعبر عن العلقاة‬، ‫المستورد والمزود أو المصنع‬
. ‫الموجودة بين الطرفين والتي تكون أكثر حميمية‬
، ‫ وأما النواع الثلثة الخرى فيمكن أن نضعهم بمجموعة واحدة وهي رسائلا العملا‬، ‫والنوع الولا الرسائلا الشخصية‬
. ‫وهي التي سنتحدث عنها فأي رسالة نذكرها تعني الرسالة التجارية أو رسالة العمالا‬
THE DIFFERENCE BETWEEN PERSONAL LETTERS AND BOTH BUSINESS AND
OFFICIAL LETTERS :(‫ )الفرق بين الرسائل الشخأصية وكل من الرسائل الرسمية والتجارية‬:
BUSINESS AND OFFICIAL LETTERS PERSONAL LETTERS
Exchange between firms and persons – 1 .Sent to friends and relatives – 1
engaged in trade while official are sent by
.ministries government, departments …….etc
The subject is commercial (business – 2 .Private matters, social occasions - 2
.transaction)
.Display is very necessary – 3 .Not necessary - 3
.The signature is very important – 4 .Not necessary - 4
Sender's address, date, and the reference – 5 .Not necessary -5
.should always be inserted
Typed on standard measurements (size) of – 6 Can be written on fine decorated – 6
.paper .papers
.Copies of these must be filed – 7 .Unnecessary to take carbon copies – 7
.Mostly typed - 8 .Frequently hand-written - 8
‫ التجارية تبادلا ما بين المؤسسات والشخاص المنخرطين في التجارة والرسائلا الحكومية من قابلا الوزراء‬/1
. ‫ والرسائلا الشخصية ترسلا إلى الصدقااء و إلى القاارب‬، ‫والمسئولين الحكوميين والدوائر الحكومية إلى آخره‬
. ‫ بينما في الشخصية قاضايا خاصة ومناسبات اجتماعية‬، ‫ الموضوع تجارى‬/2
، ‫ العرض واليضاح مهم جداً لأن إخفاء بعض التفاصيلا قاد يجبرنا على إرسالا رسالة أخرى وهذا يأخذ وقات وتكلفة‬/3
. ‫وفي الشخصية غير ضروري‬
. ‫ وفي الشخصية غير ضروري‬، ‫ التوقايع مهم جداً لتعرف من الشخص الذي كتب الرسالة لنه سيتحملا المسؤولية‬/4
‫ عناوين المرسلا إليه وتاريخ إنشاء الرسالة والمرجع الذي هو الكتاب أو رقام الرسالة يجب أن يكونوا مدرجين‬/5

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -3-


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫وواضحين ‪ ،‬وفي الشخصية غير ضروري ‪.‬‬


‫‪ /6‬يجب أن تكتب على ورق معياري ذو قاياسات وأحجام معيارية متعارف عليها ‪ ،‬وفي الشخصية يمكن أن تكتب على‬
‫ورق مزخرف ذو ديكور جيد‪.‬‬
‫‪ /7‬يجب أن يكون هناك أكثر من نسخة ترسلا إلى الجهات المعنية التي يهمها المر ‪ ،‬وعندما ترسلا رسالة شخصية إلى‬
‫زميلك أو إلى صديقك فليس شرطا أن تأخذ نسخة ‪.‬‬
‫‪ /8‬يجب أن تطبع الرسالة ‪ ،‬والشخصية غالبا ً تكون بخط اليد لكي تعطى نوعا ً من الحميمية ‪.‬‬
‫التجارية أو رسائلا العمالا‪.‬‬
‫‪) PARTS OF THE LETTER‬أجزاء الرسالة(‬
‫)الجزء الرئيسي( ‪(A) The main part of the letter is‬‬
‫)‪.Printed heading (letter-head) (the inside address) is usually printed at the top -(1‬‬
‫الترويسة )رأسية الرسالة أو العنوان( وعادة تكتب في أعلى الصفحة ‪ ،‬وأحيانا تكتب في أعلى وأسفلا الصفحة ‪:‬‬
‫‪ : The heading contains‬محتوياتا التروسية )العنوان( ‪:‬‬
‫‪ /1‬اسم الشركة ‪The name of the firm :‬‬
‫‪ /2‬رقم الهاتف والفاكس أو التيلفاكس ‪The telephone number, the fax number, or the telefax :‬‬
‫‪ /3‬العنوان البريدي أو البرقي‪The telegraphic address :‬‬
‫‪ /4‬عنوان البريد اللكتروني ‪The e-mail address :‬‬
‫‪ /5‬رقم التيلكس ‪The telex number :‬‬
‫‪ /6‬مجال العمال ‪The line of business :‬‬
‫‪ /7‬العلمة التجارية ‪The trade mark :‬‬
‫‪ /8‬رقم التسجيل ‪ ، The registration number :‬وعادة يكون مطبوع بخأط صغير ‪.‬‬
‫‪ /9‬البنوك ‪The bankers :‬‬
‫‪ /10‬نوع ملكية الشركة ‪The type of the ownership (CO- Est. - Inc- Ltd) :‬‬
‫‪ /11‬الفروع ‪:The branches :‬‬
‫وفي بعض الحيان يحتوي العنوان على اسم الشركة أو المؤسسة فقط ‪.‬‬
‫)‪The date : The Date is typed at the top right-hand corner, except when the fully -(2‬‬
‫‪.blocked style is used‬‬
‫التاريخ ‪ :‬يجب أن يطبع التاريخ على الزاوية العليا اليمنى من الصفحة ‪ ،‬ما عدا عندما تستخدم السلوب العمودي فهنا ل‬
‫يأتي على الجانب اليمنى بلا يأتي على الجهة اليسرى ‪.‬‬
‫‪.Don't use figures for the month -1‬‬
‫‪ /1‬ل تعبر عن الشهر بالرقام ‪ ،‬فعندما نقولا ‪ 12/1/2010‬بالنسبة إلينا مفهومة ولكن عندما نستعملها في رسالة تجارية‬
‫قاد تجد أن رقام ‪ 1‬يعملا ‪ confusing‬إرباك لذلك يجب أن تستخدم ‪ January 12‬فيجب أن نشير إلى اسم الشهر ‪.‬‬
‫‪.Put a comma before the year -2‬‬
‫‪ /2‬ضع فاصلة قابلا السنة )‪. (,‬‬
‫وأي شكلا من الشكالا التالية صحيح عندما تكتب التاريخ ‪Any of the following forms are correct :‬‬
‫‪1999‬‬
‫‪999‬‬

‫وأنصح بالشكلا الولا ‪ :‬الثامن عشر من شهر ‪ June‬سنة ‪.1999‬‬


‫)‪The reference : usually placed on the top-left-hand corner and in the same line -(3‬‬
‫‪.of the date‬‬
‫المرجع ‪ :‬ويجب أن يكون على الجهة الشمالا على نفس الخط التاريخ ‪.‬‬
‫‪The reference gives the initial of the person who signs the letter, the number‬‬
‫‪needed for filing or classification. Because, if we need to reach any information or‬‬
‫‪.take any information so it will be easy to deal or react with that letter‬‬
‫المرجع يشير إلى الشخص الذي كتب الرسالة ‪ ،‬وأحيانا ً يشير إلى أولا حرفين من اسم المرسلا أو الكاتب زائد الرقام ‪،‬‬
‫وهو يحملا الرقام مثلا كتاب رسمي يحملا رقام ‪ ،‬وهذا الرقام يساعدنا في الرشفة والتصنيف وسهولة إخراج الرسالة ‪،‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-4-‬‬


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

: reference (Example: SR/NA/1999) ‫ المثالا على المرجع‬، ‫ووضعها في الملف الصحيح‬


. ‫ من كلمة ريحاني‬R ‫ من كلمة سعاد و‬S ‫ الـ‬Saad Rayhanny ‫السم سعاد ريحاني‬
‫ تعني تعيين جديد‬NA: it means a new appointment
. ‫ تشير إلى السنة التي كتبت بها الرسالة‬1999 ‫و‬
The inside address: The name and the address of the individual or the name of -(4)
.the firm to who the letter is place in its proper envelope
.‫ وهذا يؤكد أن الرسالة موضوعة في مكانها الصحيح‬، ‫السم والعنوان للشخص أو المؤسسة التي سنرسلا لها الرسالة‬
.Always in a single space with three lines space below the date or the reference
. ‫العنوان باللغة النجليزية ول بد أن يكتب على الجهة اليسرى وثلثة خطوط فراغ تحت التاريخ أو المرجع‬
all the contents of the letter begin at the left hand margin except the date when we
use the file style but when we use the blocked style we can also use it and start from
.the left hand margin, as we mentioned before
‫ لنك في الرسائلا‬، ‫جميع الخطوط يجب أن تبدأ من الجانب اليسر أو من الهامش اليسر للورقاة أو لصفحة للرسالة‬
. overseas countries ‫التجارية أو في رسائلا العمالا سوف تتعاملا مع بلد أجنبية‬
Mr. = mister
‫ وعلى سبيلا‬، ‫ عندما تبعث رسالة إلى شخص رجلا‬for addressing a male person ‫تعنى السيد وتستخدم‬
Mr. Gameel Taher : ‫المثالا السيد جميلا طاهر‬
:Misters
.Is used for addressing two or more person who are in a partnership
. ‫لشخصين أو أكثر يشكلون علقاة ما‬
:Miss
.Is used for addressing unmarried woman
. ‫ إذا أردنا أن نخاطب سيدة غير متزوجة‬: ‫آنسة‬
.Mrs
.For addressing a married woman. And you should make sure that she is married
. ‫ للمرأة المتزوجة‬: ‫سيدة‬
:Ms
Is used for both married and unmarried woman. And you use it when you aren't sure
.that the woman is married or not
. ‫تستعملا للعزباء والمتزوجة إذا كنت غير متأكد هلا هي عزباء أو متزوجة‬
Esq. = Esquire
.always follows the name and is considered as a courtesy
.Ghazi Esq : ‫ تأتي بعد السم مباشرة كمجاملة ونوع من اللباقاة مثلا‬، ‫ حرف كبير‬E ‫ وأولا حرف منها‬: ‫المحترم‬
. ‫وتعنى غازي المحترم‬
.Mr. and Esq. are not used at the same time
.Mr ‫ أو‬.Esq ‫السيد والمحترم ل تستخدم في نفس الوقات كأن تقولا السيد غالب المحترم فإما أن تستخدم‬
: ‫ ملحظاتا مهمة‬useful hints
Use the (For Attention Line) if you want your letter to reach a certain person -1
.e.g. Wadi seer college P.O BOX 216. For the attention of Mr. Ali Nemer
If you are writing to a person holding a particular position, write (The) -2
.before the position. E.g: The Finance Director. Or the Human Resource manager
. ‫( قابلا اسم المنصب‬The) ‫عند الكتابة لشخص يحملا منصب معين اكتب‬
"use C/O And it means "care of -3
: ‫ أي عناية السيد مثلا‬care of ‫ وتعنى‬O ‫ ثم حرف‬Slash ‫ ثم شرطة مائلة‬C ‫استخدم حرف‬
E.g Mr.Yuonis Shawki
C/o Hammam Shawki

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -5-


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

.It is recommended to use the following order -4


‫يفضلا أن تستخدم الترتيب التي في كتابة العناوين لنه توجد بعض الختلفات ما بين مثل المريكان أو الوروبيين‬
: ‫بشكلا عام والبريطانيين بشكلا خاص‬
.The name of the person forms the first line (a)
.‫اسم الشخص يجب أن يشكلا الخط الولا‬
.The name of the house or building and the name of the street, avenue (b)
.‫ثمم اسم المنزلا أو البناية و الشارع أو الدخلة الفرعية أو الشارع الفرعي‬
.The name of the town or city (c)
.‫اسم البلدة أو المدينة‬
.The post code (d)
.‫الرقام البريدي‬
.The name of the company (e)
: ‫ مثلا‬، ‫ نحن نستخدم لها آخر سطر‬England ‫ فعندما تقولا‬.‫ مثلا المملكة العربية السعودية‬,‫اسم القطر‬
Industrial house
Kent Road 34
Bolton B1 48 TF
UNITED KINGDOM
. ‫ المملكة المتحدة جاءت في آخر العنوان وكتبت بحروف كبيرة‬UNITED KINGDOM ‫لحظ‬
Salutation: The opening words of greeting in letters are known as the salutation. -(5)
It's typed at the left hand margin. Three lines space below the address or the
.attention line if used
‫ وهى عبارة عن الكلمات التي تستهلا بها الرسالة وعادة هي‬، (‫الجزء الخامس من الجزاء الرئيسية للرسالة )الفتتاحية‬
‫ و بعد أن ننتهي من‬, ‫التحية )السلم عليكم و رحمة ا و بركاته( وترك ثلث فراغات أو ثلث أسطر تحت العنوان‬
. ‫ الفتتاحية‬salutation ‫ نعد ثلثة أسطر ثم نضع‬Untied Kingdom ‫العنوان مثلا‬
: ‫ يجب أن يتضمن التي‬, ‫ الفتتاحية‬salutation ‫وشكل‬
.For governmental and municipal officials the forms generally used sir or sirs
. ‫ وفى الرسائلا الرسمية والحكومية نستخدم السيد والسادة‬، dear Mr ‫ وقاد نستخدم‬Dear sir
It's very important to make a good matching between the salutation and the
.complimentary
. ً ‫مهم أن يكون هناك تناغم وتوافق بين الفتتاحية والخاتمة حتى تخرج الرسالة بالشكلا المقبولا والمتعارف عليه عالميا‬
This table shows the kind of letter and salutation form and the complimentary form,
.and how you can end your letter
‫ وطبيعة الخيارات‬، ‫ والفتتاحية كيف تكون‬، ‫ خاتمة الرسالة‬complimentary ‫الشكلا التالي يوضح أنواع الرسائلا و‬
. ‫المتاحة أمامك التي ممكن أن تستخدمها في كلا نوع من أنواع الرسائلا‬
KIND OF LETTERS SALUTAION COMPLIMETARY
general business -1 Dear sir Yours faithfully -
Dear sirs Yours truly -
Dear madam
official -2 Sir Yours -
Gentlemen Faithfully -
Madam
semi-personal -3 Dear Mr. Harris With kind regards -
Dear Harris Yours sincerely -
personal -4 Dear Ted with best wishes -
My dear Ted very sincerely yours -
your affectionately -

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -6-


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

Whatever the kind of the letter, In general Business we have three alternatives of
salutation we can use when we write in general business Dear sir or Dear sirs or
.Dear Madam
‫أيا ً كان نوع الرسالة بإمكانك أن تستخدم في الفتتاحية صديقي السيد أو أصدقاائي السادة أو الصديقة السيدة أو بهذا المعنى‬
‫ أي‬yours truly ‫ أو‬yours faithfully ‫ فيمكنك أن تستخدم‬complimentary clause ‫وبالنسبة إلى الخاتمة‬
. ‫صديقكم المخلص أوالمخلص لكم أو بهذا المعنى‬
The core of the letter (THE BODY OF THE LETTER) : So we should give more -(6)
attention and we should give more care, more concentration, more focus, on the
.body of the letter
‫ وعادة يتكون من ثلث فقرات لتسهيلا عملية‬، ‫ جوهر الرسالة ويجب أن يعطى عناية أكثر وتركيز أكثر‬: ‫الجزء السادس‬
: ‫ وهي كالتالي‬، ‫ الفهم‬understanding ‫ و‬، ‫ القراءة‬reading
The firs paragraphs: an opening /1
‫ والتي تكسر أو تقللا الفجوة بين القارئ والمرسلا‬that brings into the mind of the reader ‫افتتاحية الرسالة‬
what the subject of ‫ وتخبر القارئ عن موضوع الرسالة‬، ‫ منسجم‬mood ‫و تجلب النسجام وتجعلهم في مزاج‬
‫ وتساعده في عملا ربط بين الرسالة‬، ?what is the purpose of the letter ‫ والغرض منها‬، the letter is
What ‫ وأي مسار ستسلك هذه الرسالة‬،to help him link up the letter on his files ‫وفي أي ملف سيضعها‬
. is the pass should the message follow
The second part of the paragraph: information and facts about the important /2
.points you would like to know, to do, or to ask for
‫ النقاط‬the important points ‫ حقائق عن‬facts ‫ و‬، ‫ معلومات‬information ‫الفقرة الثانية من الرسالة تتضمن‬
‫ ليعملا شيء معين من‬، ‫ التي تحب أن يعرفها القارئ الذي سترسلا له الرسالة‬you would like to know، ‫المهمة‬
. he can take an action ‫خللا امتلكه أو معرفته بالمعلومات و بالحقائق التي بالرسالة‬
. The third paragraph of the letter: it’s the last paragraph /3
. ‫ هي خاتمة الرسالة‬closing that ends the letter ‫نهاية الرسالة‬
with points and sentences such as requesting an early reply or promising further
.assistance
... ‫تكون بنقاط معينه مثلا نتمنى رد سريع أو إعطاء وعد بالمساعدة‬
Note the difference between complimentary clause and the third paragraph of the
letter. The third paragraph of the letter should be as an introduction and it should
end to the complimentary clause. Then the complimentary clause should always
.follow the third part of the letter or the third paragraph of the letter
. ‫ فالفقرة الثالثة تعتبر كمقدمة للخاتمة النهائية للرسالة‬، ‫ لحظ الفرق بين الخاتمة وبين الفقرة الثالثة من الرسالة‬: ‫ملحظة‬
The complimentary clause : The last paragraph of the letter should be followed -(7)
.by the complimentary clause which must match the salutation
. ‫ ويجب أن يكون هناك تناغم جيد وتوافق ما بين الفتتاحية والخاتمة‬، ‫خاتمة الرسالة وهى الجملة الختامية‬
The complimentary close should be typed tow lines space below the last line of -1
.the letter of the final paragraph at the left-margin (Blocked Style)
‫ على الجانب اليمن أو على‬, ‫الجملة الختامية يجب أن تطبع بفراغ قادرة خطين تحت الجملة الثالثة التي انهينا بها الرسالة‬
indented ‫ وعلى الجانب اليسر إذا كنا نستخدم الـ‬blocked style ‫الهامش اليمن من الرسالة إذا كمنا نستخدم الـ‬
. ‫ فراغ قادره خطين‬tow line space ‫ وفى كلتا الحالتين يجب أن يكون هناك‬style
.Only the first letter of the first word is capitalized. e.g. Yours truly -2
. Your ‫ في كلمة‬Y ‫أولا حرف في أولا كلمة يبدأ بحرف حرف كبير مثلا‬
When the name of the company or the firm follows the complimentary clause it -3
:should be typed in capital letter. Example
Yours faithfully
.LUNAR DEVELOPMENT CO.LTD

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -7-


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫)‪(CO= company LTD= lited‬‬


‫عندما يتبع اسم الشركة أو المؤسسة الجملة الختامية فيجب أن تطبع بأحرف كبيرة كما في المثالا السابق ‪ ،‬فبعد كلمة‬
‫صديقك المخلص )في نهاية الرسالة( ل بد أن نكتب اسم الشركة أو المؤسسة بأحرف كبيرة ‪.‬‬
‫)‪.Signature : The signature is always done by the hand in (blue) ink -(8‬‬
‫التوقايع ‪ :‬في رسائلا العمالا برغم أمن الرسالة تكون مطبوعة يجب أن يكون التوقايع بخط اليد و مكتوب بالحبر الزرق ‪،‬‬
‫‪As a proof that the letter is original‬لكي تثبت أمن الرسالة أصلية ‪ ،‬والتوقايع عادة يكون بين ‪the‬‬
‫‪ complimentary clause‬وما بين مثل ‪ yours faithfully‬أو ‪. Mrs. Nadi Banna‬‬
‫‪The authorized person signs within the space between the complimentary clause‬‬
‫‪.and the designation‬‬
‫فالتوقايع عادة يجب أن يأتي في نصف المربع البيض بين الثنين و يجب أن يكون كما ذكرنا بخط اليد ‪.‬‬
‫‪ully‬‬

‫‪Banny‬‬
‫‪if a woman likes to indicate to her marital status she may add (miss) or (Ms.) to her‬‬
‫‪.name‬‬
‫لو كانت كاتبة الرسالة امرأة فتوضح طبيعة حالتها الجتماعية هلا هي متزوجة أو غير متزوجة فتكتب آنسة أو سيدة ‪..‬‬

‫ماذا تعنى كلمة ‪ designation‬؟‬


‫تعنى ‪ position or business title‬مركز أو عنوان العملا الذي يقوم به هذا الشخص ‪ ،‬ومن الممكن أن يوقاع‬
‫الرسالة امرأة أو رجلا ‪.‬‬
‫‪ully‬‬

‫‪Amin‬‬
‫‪Director‬‬
‫ولحظ في المربع وضع ‪ p.p‬وهذا مختصر يدلا على )‪ (for and on behave on‬نيابة عن عزام أمين ‪ ،‬و‬
‫‪ manger director‬هو الـ ‪ position‬الذي يشغله هذا الشخص ‪ ،‬والختصار ‪ p.p‬يقرأ ‪. per pro‬‬
‫الجزاء الثانوية للرسالة ‪THE SECONDARY PARTS OF THE LETTER (B) :‬‬
‫‪Your reference -1‬‬
‫مرجعكم ‪ :‬عندما ابتدأ رسالة فهي عادة تكون رد على رسالة أخرى أتتني سابقا من مكان معين وتحملا رقام وبالتالي أنا‬
‫أريد أن أرد على تلك الرسالة ‪ ،‬فأضع ‪ reference‬المرجع فنحن باللغة العربية نكتب كتابكم أو خطابكم برقام كذا ‪،‬‬
‫فالرقام هو عبارة عن ‪ reference‬المرجع ‪ ،‬وباللغة النجليزية نقولا ‪ your reference‬وأضع رقام كتابهم وأضع‬
‫تحتها ‪ our reference‬لحظ مثلا ‪Example :‬‬
‫‪Your ref : AL/98‬‬
‫‪ AL‬تشير إلى أولا أحرف الشخص فحرف ‪ A‬يشير إلى السم الولا لكاتب الرسالة ‪ ،‬و الحرف الثاني ‪ L‬يشير إلى‬
‫الحرف الولا من السم الثاني له ‪ ،‬ويكتب ‪ capital letters‬وبعد ‪ AL‬نضع ‪ slash‬ثم نكتب ‪ 1998‬ونشير بذلك‬
‫إلى رقام السنة وهو مرجعنا ‪.‬‬
‫‪:Mailing reference -2‬‬
‫‪Any mailing instruction which have been shown and the nature of this letter which‬‬
‫‪have to be shown on the envelope. Should be typed on the letter immediately above‬‬
‫‪.the inside address‬‬
‫المرجع البريدي ‪ :‬أي تعليمات بريدية يجب أن ترى لمكتب البريد ‪post office‬أو غيرهم من الشخاص ‪ ،‬فيجب أن‬
‫تكون مبمينة على المغلف )الظرف( ‪.‬‬
‫تصنيفات الميلا ‪mail classification :‬‬
‫بعض الشكالا التي تكتب على الظرف وتشير إلى طبيعة الرسالة مثلا ‪ :‬كلمة ‪ PERSONAL‬شخصي ‪SECRET ،‬‬
‫سري ‪ PRIVATE ،‬خاص ‪ CONFIDENTIAL ،‬سرى ومختومة ‪ URGENT ،‬مستعجلا ‪SPECIAL ،‬‬
‫‪ DELIVERY‬إيصالا خاص ‪ ،‬فكلا هذه المور والمصطلحات تكون مكتوبة على المغلف بخط كبير وواضح حتى‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-8-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫تسهلا عملية ملحظتها من أي شخص‪.‬‬


‫‪For the attention line : If you want a certain person to deal with the letter the -3‬‬
‫‪.attention line is sometimes inserted between the inside and the salutation‬‬
‫الخط الذي يكتب علية لعناية السيد ‪ ،‬إذا أردت شخص معين أن يتعاملا مع الرسالة فنحن في هذه الحالة نكتب‬
‫‪ ، attention line‬ويوضع ‪ inserted‬بين ‪ salutation‬والـ ‪. inside address‬‬
‫فتشكيلة الرسالة ‪ : main part of the letter‬فوق تكتب ‪ letter head‬وهى الترويسة وتتكون من إحدى عشر‬
‫نقطة أو على القالا واحدة أو أكثر من الحدى عشر نقطة ‪ ،‬ثم بعد ذلك الـ ‪ date‬على الزاوية اليمنى العليا والـ‬
‫‪ reference‬على الزاوية العليا اليسرى ‪ ،‬ثم بعد ثلث خطوط فراغ تكتب الـ ‪ ، the inside address‬وبعده‬
‫‪ salutation‬الفتتاحية ‪ ،‬ثم بعد ذلك ‪the body of the letter which should consist three‬‬
‫‪ ,paragraphs‬ويسميها البعض ‪ three paragraphs rule‬قااعدة الثلث فقرات ‪ ،‬ثم نختم الرسالة بـ‬
‫‪ ، complimentary clause‬وأخيراً التوقايع ‪.‬‬
‫ولعناية السيد فيجب أن توضع بين ‪ inside address and the salutation‬في المربع البيض كما ترى‪.‬‬
‫‪Princess Sarvath College‬‬
‫‪O. BOX 3179‬‬

‫‪the attention; Miss Khawla Qawasmi‬‬

‫‪This form of addresses will ensure that the person is dealing with the subject. And‬‬
‫‪.will have the letter brought to his notice‬‬
‫نكون متأكدين أن الشخص الذي يتعاملا مع موضوع هذه الرسالة يعرف طبيعة الموضوع وهو الشخص المعنى باستلم‬
‫هذه الرسالة و طبعا هذا يوفر الوقات والجهد ويزيد النجاز والداء المطلوب ‪.‬‬
‫‪e.g Princess Sarvath College‬‬
‫‪P.O. BOX 3179‬‬

‫‪For the attention; Miss Khawla Qawasmi‬‬

‫لحظ ‪ for the attention Miss Khawla Qawasmi‬عناية السيدة خولة قاواسمى تحته خط ‪ ،‬وبعد ‪for the‬‬
‫‪ attention‬نضع نقطتين رأسيتين ‪.‬‬
‫)‪.The subject heading: This states briefly as possible what the letter is about -(4‬‬
‫موضوع الرسالة ‪ :‬يوضح قادر المكان موضوع الرسالة ‪ ،‬فباللغة العربية نكتب )بسم ا الرحمن الرحيم ‪ ....‬إلى حضرة‬
‫السيد أو معالي السيد ثم بعد ذلك نكتب الموضوع ‪ :‬طلب إجازة أو ترقاية( فالمدير وقاته ثمين والمسئولا وقاته ثمين وليس‬
‫لديه متسع من الوقات ليقرأ جميع الكتب التي تأتيه ‪.‬‬
‫‪To be assistance when the letter is opened in the mail room and when the letter is‬‬
‫‪.being filled‬‬
‫تساعد في عملية الرشفة وتصنيف البريد الذي يأتي لنا ‪ ،‬وغرفة البريد التي تسمى الديوان باللغة العربية ‪ ،‬فالعمالا‬
‫والموظفين الذين يشتغلون في الديوان يصنفوا البريد بناء على الموضوعات التي تكون موجودة في بداية الرسائلا ‪.‬‬
‫‪.The subject heading should be typed tow lines space below the salutation‬‬
‫انتبهوا إلى حجم الفراغ بين كلا ونقطة وأخرى ما بين كلا ‪، between every item and the next one‬‬
‫موضوع الرسالة يجب أن يطبع ‪ tow lines space below‬بفراغ خطين تحت الـ ‪ salutation‬افتتاحية الرسالة ‪،‬‬
‫وهذا ليس ‪ must‬إجباري ولكن هذا ممكن ‪.‬‬
‫‪In order to give more concentrate on the subject heading you can put underline‬‬
‫‪under the subject heading as we see in point four. And the full stop is not necessary‬‬
‫‪.at the end of the heading‬‬
‫من أجلا إعطاء مزيد من التركيز على موضوع البند يمكنك وضع خط تحت عنوان الموضوع ‪ ،‬وأضف إلى ذلك انه‬
‫ليس ضروريا أن تستخدم نقطة في نهاية جملة الـ ‪ heading subject‬ومثالا ذلك "الموضوع‪ :‬طلب رسالة" فليس‬
‫شرطا أن تضع نقطة بعد كلمة رسالة و لكنك تكتب بعد كلمة "الموضوع‪ ":‬نقطتين رأسيتين ‪ ،‬ومن الممكن أن ترى سؤالا‬
‫في المتحان مثلا ‪ :‬صح أو خطأ ‪:True or false :‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-9-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪.The full stop is necessary at the end of the heading‬‬


‫فالجابة ‪ false‬وعند التصحيح أضف كلمة ‪ not‬بمعنى "ليست" لتصبح العبارة ‪:‬‬
‫‪.A full stop is not necessary at the end of the heading‬‬
‫‪ Example‬مثالا ‪:‬‬

‫‪NO.2/99‬‬
‫‪.Note that it will indicate to the subject heading‬‬
‫لحظ هذا فموضوع الرسالة هو )طلبنا رقام اثنين ‪ 2‬على رقام ‪. (99‬‬
‫)‪The Enclosure: is indicated at the foot of the page below the signature, the -(5‬‬
‫)‪.enclosure accompany the letter (document, catalogues, price list‬‬
‫محتويات المغلف ‪ :‬يجب أن يشار إليه تحت التوقايع في أسفلا الصفحة‪.‬‬
‫‪The label method is sometimes adopted, the labels are generally printed in bright‬‬
‫‪:colors. For two reasons‬‬
‫طريقة العنونة التي تتعتمد عادة ماتطبع بلون جذاب ولمع ‪ ،‬والغرض من ذلك سببين ‪:‬‬
‫‪To remind the typist of enclosure of the document in the envelop -1‬‬
‫ليذمكر الطابع كيف ينهى الوثيقة ويضعها في الظرف‪.‬‬
‫‪To draw the attention of the person who will open the envelope that something -2‬‬
‫‪has been enclosed‬‬
‫حتى تجذب اهتمام الشخص بأمن هناك شيء في الداخلا )أي أن الظرف مرفق به أشياء(‬
‫)‪Note: that the abbreviated form is used (ENCLOSURE‬‬
‫ملحظة ‪ :‬أنه يستخدم حروف كابيتالا في بداية الختصار للكلمة وهى عادة تأتى في نهاية الجملة‪.‬‬
‫)‪:Carbon copies-(6‬‬
‫النسخ الكربونية ‪ :‬عندما ترسلا رسالة إلى المستتقبلا قاد تلجأ الدارة في داخلا الشركة المرسلة للرسالة إلى أن تبعث بها‬
‫إلى الجهات المعنية من أجلا اتخاذ إجراء معين في كلا دائرة من هذه الدوائر وبالتالي لبد من إرسالا نسخة إلى كلا دائرة‬
‫من هذه الدوائر ‪ ،‬فمثلً إذا أرت أن ابعث برسالة إلى شركة مصنعة في الصين ففي الرسالة الصلية غالبا ً ل اكتب‬
‫‪ carbon copies‬بلا انسخ صورة وأطبع عليها نسخة إلى المدير المالي أو مدير المشتريات ليتخذ الجراء اللزم ‪.‬‬
‫)‪is typed at the bottom left, hand of page, when copies are sent to other (.C.C‬‬
‫‪.people than the recipient‬‬
‫النسخ الكربونية يشار لها باختصار)‪ (.C.C‬و يجب أن تكتب ‪ capital letter‬بين قاوسين ‪ ,‬وتكتب على الجانب السفلا‬
‫اليسر من الصفحة ‪ ,‬وترسلا إلى أكثر من مستلم ‪.‬‬
‫‪Sometimes the recipient has not to know that other people have received copies, in‬‬
‫)‪that case (b.c.c.‬‬
‫‪.Blind carbon copies are written on the copies but of course not on the original‬‬
‫في كثير من الحيان ليس شرط أن يعرف مستلم الرسالة أنها وصلت إلى أناس آخرين‪ ,‬وهناك نسخ كربونية مخفية‬
‫بالنسبة لمستلم الرسالة‪ ,‬و النسخ الصلية ل تكتب فيها النسخ الكربونية ‪.‬‬
‫‪ :Carbon copies are arranged according to‬تحدد النسخ الكربونية تبعا لعدة أمور ‪:‬‬
‫‪ The rank (it means the range) -‬الرتبة‬
‫‪ Job priority -‬أولوية العمل‬
‫‪ Geographical location -‬المواقع الجغرافية‬
‫‪ Alphabetical order -‬الترتيب الهجائي‬
‫)‪postscript(p.s): is apart added to the letter. It may, however, consist of certain -(7‬‬
‫‪.important or a statement to which special attention is drawn‬‬
‫الحاشية ‪ :‬عبارة عن جزء يضاف إلى الرسالة يتألف من معلومة محددة أو جملة ويجب أن يثير اهتمام القارئ ‪.‬‬
‫‪.Nota Bene N.B: mark will also can used for the same purpose -‬‬
‫ويجب أن تعلم أنه يمكن استخدامها لنفس الغرض‪.‬‬
‫وتستخأدم الحاشية لـ ‪:The postscript is used‬‬
‫‪To give emphasis to an important point -1‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-10-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫تعطى تركيز وتأكيد على أكبر نقطة مهمة‪.‬‬


‫‪.To add a paragraph after the letter has already been signed -2‬‬
‫عندما تضيف فقرة خارج الرسالة بعد توقايعها وهذا يعطى أهمية أكبر على تلك الملحظة من قابلا المستلم‪.‬‬
‫‪.The writer should add his signature at the end of the postscript‬‬
‫كاتب الرسالة لبد أن يوقاع مرة أخرى تحت الملحظة حتى نتأكد أنه نفس الشخص الذي كتب الملحظة‪.‬‬
‫)‪Initials: Initials are typed at the left corner to identify the writer and typist for -(8‬‬
‫‪.future reference. Eg.sh/sm‬‬
‫حروف السم الولى ‪ :‬تطبع على الزاوية اليسرى لكي يحدد ويعرف كاتب وطابعة الرسالة كمرجع للمستقبلا‪.‬‬
‫)‪:Continuation sheet -(9‬‬
‫ملحق أو تكملة الرسالة ‪ ،‬وخصائصها ‪:‬‬
‫‪.For letter requiring more than one page, continuation sheet will be necessary -‬‬
‫إذا احتاجت الرسالة إلى أكثر من صفحة يمكن أن نستخدم أوراق إضافية أو ملحق‪ ,‬أي أمن الملحق تصبح ضرورية‪.‬‬
‫‪The continuation sheet should be plain (not headed) and of the same size and -‬‬
‫‪.quality of paper‬‬
‫الملحق يجب أن تكون بيضاء بدون رأسية ومن نفس حجم ونوع الورق‪.‬‬
‫‪continuation sheet usually begin with a line containing the number of the pages, the -‬‬
‫‪.date, and sometimes the name of the address‬‬
‫الصفحات الضافية عادة ما تبدأ بخط يحتوى على رقام الصفحة‪ ,‬والتاريخ‪ ,‬وأحيانا العنوان‪.‬‬
‫‪Some firms use what is described as (catch words) to insure correct continuity, i.e.: -‬‬
‫‪.the last word of the first page is shown at the top of the second page‬‬
‫بعض المؤسسات تستخدم مايطلق عليه ‪ catch words‬حتى تضمن استمرارية مناسبة للقارئ‪ ,‬فآخر كلمة تكتب في‬
‫الصفحة الولى توضع في أعلى الصفحة الثانية بشكلا منفصلا ‪.‬‬

‫)‪Topping tailing : The writer may add a personal touch to semi personal letters -(10‬‬
‫‪by writing the salutation and the complimentary close in (Bold), this is know as‬‬
‫‪.(topping and tailing) enough space has to be left when the letter is typed‬‬
‫التعقيب ‪ :‬الكاتب قاد يضيف لمسة شخصية على الرسائلا الشخصية من خللا كتابة شبه تحية ومجاملة في وثيقة جريئة ‪،‬‬
‫فيضيف لمسة إنسانية )شخصية( بينك وبين المزود بحيث تنشأ علقاة صداقاة‪ ,‬فأنت تريد أن تعمبر له عن امتنانك عن‬
‫طريق الـ ‪personal touch‬‬
‫ولحظ أنه يجب ترك فراغ كاف للرسالة عند الطباعة ‪.‬‬
‫‪The features of a successful business letter‬‬
‫خصائص رسالة العأمال الناجحة‬
‫‪The essence of effective writing is to give the reader the feeling that he understands‬‬
‫‪.what he reads in a natural tone‬‬
‫جوهر كتابة الرسالة التجارية الفعالة أنها تعطى القارئ الشعور انه يفهم ما يقرأ كما يريد المرسلا ‪ ،‬والرسالة المكتوبة‬
‫هي عبارة عن احدي وسائلا التصالا‪ ،‬وتتشكلا عملية التصالا من عدة عناصر‪:‬‬
‫‪ /1‬المرسل ‪ :‬حيث يبعث رسالته المكتوبة على شكلا كلمات تمثلا رموز ‪ ،‬وتسمى عملية كتابة الرسالة بأي لغة ما‬
‫‪ coding‬الترميز ‪.‬‬
‫‪ /2‬قناة التصال ‪ :‬تقوم بحملا الرسالة إلي المستقبلا‪ ,‬ويجب تحويلا الكلم المرمز وفك تلك الرموز بحيث يستطيع متلقي‬
‫الرسالة أن يفهمها بلغته ‪.‬‬
‫‪ /3‬مستقبل الرسالة ‪ :‬تمر الرسالة بعدة مراحلا منها التغذية الراجعة والتشويش والزعاج ‪، Feedback and noise‬‬
‫والتشويش له عدة مصادر وقاد يكون من داخلا النظام نفسه‪.‬‬
‫‪The system of communication consists of input, output, feedback, issues,‬‬
‫‪.information and internal environment and external environment‬‬
‫‪Internal environment external environment consist of many types and many items so‬‬
‫‪.any change of any item will affect in all the system‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-11-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫عملية التصالا نظام يتكون من مدخلت ومخرجات عمليات وتغذية راجعة وبيئة داخلية وخارجية ‪.‬‬
‫* البيئة الداخلية )جزئية( تتكون من عدة أمور علي مستوى المنشأة والمنظمة والهيكلا التنظيمي والعاملين والزبائن‬
‫والمنافسة والوسطاء ‪.‬‬
‫* البيئة الخارجية )كلية( تتكون من بيئة اقاتصادية وبيئة سياسية وبيئة تكنولوجية وبيئة اجتماعية وبيئة ثقافية ‪...‬‬
‫‪.External environment is out of control of any firm‬‬
‫* والفرق بين البيئة الداخلية والخارجية )البيئة الكلية والبيئة الجزئية( هو أن البيئة الداخلية )الجزئية( إلى حد ما خاضعة‬
‫لسيطرة المنظمة أو سيطرة النظام بينما البيئة الخارجية خارج سيطرة النظام‪.‬‬
‫‪.Any change occurs in the external environment will affect in internal environment‬‬
‫أي تغيير يحدث في البيئة الخارجية سوف تؤثر في البيئة الداخلية‬
‫وعندما يصلا التشويش إلى الصفر عندها نقولا أن الرسالة ناجحة وفعالة واستطاعت أن تصلا إلى المستقبلا ويفهمها كما‬
‫أريد لها ‪.‬‬
‫‪Here are five points that help in making your letter successful‬‬
‫* هناك خأمس نقاط تساعدك على جعل رسالتك ناجحة وسميتا ‪ The five Cs‬لن جميعها تبدأ بحرف ‪c‬‬
‫)‪:Clarity -(1‬‬
‫الوضوح‪ :‬يجب أن تكون الرسالة واضحة وقاارئ الرسالة أو مستلمها هو الذي يحكم على مدى وضوحها‪.‬‬
‫‪.Clarity is mean that convey thoughts in a simple style using direct sentences‬‬
‫الوضوح هو يعني أن ينقلا الفكار بأسلوب بسيط باستخدام جملا مباشرة‬
‫‪.Make all the necessary points in a logical sequence‬‬
‫جعلا جميع النقاط اللزمة في تسلسلا منطقي‪.‬‬
‫‪Avoid repeating an important word with different meanings -‬‬
‫تجنب تكرار الكلمات غير المهمة بدواعي مختلفة ‪,‬فل تحاولا أن تعبر عن الفكرة بأكثر من طريقة ‪.‬‬
‫‪Use abbreviations but you should care of that the receiver can understand the -‬‬
‫‪.meaning of these abbreviations‬‬
‫استخدم المختصرات ولكن يجب النتباه بأن المتلقي يمكن أن نفهم معنى هذه الختصارات ‪.‬‬
‫‪.Take special care when using prepositions and relative pronouns -‬‬
‫أعط عناية خاصة عندما تستخدم حروف الجر والضمائر باللغة النجليزية ‪.‬‬
‫‪.Use the punctuation marks properly -‬‬
‫استخدم علمات الترقايم والتدقايق مثلا الفاصلة والنقطة وعلمة التعجب بشكلا صحيح ‪.‬‬
‫والن أمثلة على وضوح رسالة العمال أو الرسائل التجارية المكتوبة باللغة النجليزية ‪:Example‬‬
‫‪Confusing‬‬ ‫‪clear‬‬
‫مربك‬ ‫واضح‬
‫‪We refer to that point.‬‬ ‫‪– We refer to your order -‬‬
‫بالعودة إلى تلك النقطة ‪ ,‬أي نقطة فالرسالة تتضمن عدة نقاط وهناك‬
‫عدة رسائلا ومن مزودين مختلفين وبالتالي يحدث أحيانا تشويش‪.‬‬
‫‪……Your latest enquiry.‬‬ ‫‪–Your enquiry dated -‬‬
‫آخر طلبيه لك حيث أرسلت أكثر من رسالة لكثر من مزود ‪،‬‬
‫فابتعد دائما ً عن التعميم ‪ ،‬فيجب على مستقبلا الرسالة أن يفهم الرسالة‬
‫كما هي بحيث يجب أن تفرض أسوء الحتمالت كمرسلا للرسالة لذلك‬
‫يجب أن تكون حريصا ً على أن تعبرعن الجملة بشكلا صريح ومباشر‪.‬‬
‫‪.Your firm order.‬‬ ‫‪– Your confirmed order -‬‬
‫ً‬
‫طلبت منظمتكم )المنظمة تعطى أكثر من طلبيه وأحيانا لنفس الشخص(‬
‫‪.Conciseness : It means that the writer should not go on the unnecessary details -2‬‬
‫اليجاز ‪ :‬يجب على الكاتب أل يتعمق في كتابة التفاصيلا الغير مهمة والتفاصيلا الغير ضرورية ‪.‬‬
‫‪.But the letter shouldn't be too short‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-12-‬‬


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

.‫ولكن يجب أل تكون الرسالة قاصيرة جدًا‬


.The letter should not be too short that it leaves vital information
. (vital) ‫فيجب أل تكون قاصيرة جدا فتعملا على إغفالا بعض المعلومات والفكار الحيوية المهمة‬
It's annoying for a customer to write again and to wait for further information to be
.sent
. ‫إنه أمر مزعج بالنسبة للعميلا حتى يكتب مرة أخرى ويبدأ ينتظر معلومات أكثر‬
And we want to save time and we want to reduce the cost and we want to reach our
.goals at fast as possible
. ‫فنحن نريد توفير الوقات والتكاليف وأن نصلا إلى أهدافنا بأسرع وقات ممكن‬
:Example
.You are kindly requested to advise us -
‫ ترجمتها لن تكون منضبطة ) نحن نطلب منك أن تتلطف و تنصحنا( فمن‬, ‫هذه جملة طويلة وإذا أردت أن تترجمها‬
.Kindly advise us) ) ‫ يرجى تقديم المشورة لنا‬:‫الفضلا أن تذهب إلى الهدف بشكلا مباشر و تقولا‬
The completeness: Some level of confusing or there may be some level of noise -3
but we should pay 100% from our effort to reduce the lower level this means that it's
better than nothing. The letter should state all necessary information and answer
.fully all the reader's enquiries
all ‫ وأن يفهم من الرسالة‬، ‫ فيجب أن تكون الرسالة واضحة‬%100 ‫ يجب أن نبذلا جهدنا لدفع التشويش‬: ‫الكمالا‬
‫ وتذكر جميع‬،and answer fully ‫ ويجيب بشكلا واضح‬، ‫ جميع المعلومات المهمة‬necessary information
.‫ والمعلومات الكافية حولا الموضوع‬sufficient information ‫النقاط المهمة‬
The worst letter that gives every piece of information about a product-except the
price. Especially if the target market or the customers of the target market is
.sensitive for prices
‫ ل سيما إذا كان المستهلكين المستهدفين‬. ‫أسوأ رسالة هي التي تعطى كلا أجزاء المعلومات حولا المنتج ما عدا السعر‬
. ‫حساسين اتجاه السعر‬
Three steps should be followed directly, step by step. When we want to deal with
.any market, these three steps can be used as abbreviation STP
: (STP) ‫وعندما نريد التعاملا مع السوق فهناك ثلث خطوات مختصرة بـ‬
.positioning (P) ‫ الوضع‬، targeting (T) ‫ الهدف‬، segmentation (S) : ‫التجزئة‬
. ‫فنعملا تجزئة سوقاية بناء على عدة معايير نفسية أو جغرافية أو غير ذلك‬
There is a difference between the need and the want. The need is sometimes met
(fed). The need should be satisfied. We need food, air, water, and so on. So the
need should be met. About the want, it's the means that we can use in order to
.satisfy or met the need
.‫ وسيلة حتى نشبع نحن حاجاتنا‬device ‫ فالرغبة هي أي‬، ‫وهناك فرق بين الحاجة والرغبة‬
We should give all the necessary information in order to avoiding the
misunderstanding of the letter, and in order to make the receiver satisfy and take
.action in a proper way
. ‫فينبغي تقديم جميع المعلومات اللزمة من أجلا تجنب سوء فهم الرسالة‬
:Example
INSTEAD OF: we allow you an extra discount
‫ سوف نسمح لك بخصم‬: ‫بدلً من أن تقولا‬
SAY: we grant you 10% discount
. %10 ‫ سنمنح لك خصم‬: ‫قالا‬
The courtesy : It means that the words of the letter must be friendly and -4
.diplomatic

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -13-


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

. ‫ يجب أن تكون كلمات الرسالة ودودة ودبلوماسية‬: ‫ أو اللباقاة‬polite ‫المجاملة أو الدب‬


The shape or the form of your writing the letter and the sentence of the letter and the
words on the letter should be polite and should be courtesy. You should use some
.diplomatic language
. ‫ وتستخدم عبارات دبلوماسية‬، ‫فيجب أن تكتب بلغة مؤدبة بلغة ل تتفهم بشكلا خاطئ‬
Correctness : Correctness is as accuracy. Accuracy is important with special -5
.attention to the title, the core of the letter and the subject
‫ ومحتوى‬، the figures ‫ والرقاام‬، the title ‫ فالدقاة مهمة و يجب إعطاء عناية خاصة بكلا من العنوان‬: ‫الدقاة‬
‫ والمرجع‬، address ‫ والعنوان البريدي‬، the subject ‫ وموضوعها‬، the core of the body ‫الرسالة‬
. prices ‫ والسعار‬، reference

GENERAL APPEARANCE OF BUSINESS LETTER


‫الشكل العام للرسالة‬
.The layout and the presentation of the letter are very important
:‫ وممكن ترى سؤالا في المتحان عنها مثلا‬، ً‫الشكلا العام للرسالة ومظهرها وتقديمها مهم جدا‬
?Why are the layout and the presentation of the letter important
.Because they give the first impression of the firm
.‫لنها تعطى النطباع الولا عن الشركة‬
So the first impression is the last impression and it will last in the permanent
.memory
.‫ وسوف يظلا في الذاكرة لمدة طويلة‬، ‫فالنطباع الولا يبقى هو النطباع الخير‬
THE FORMAL QUALITY INCLUDE : ‫والجودة الرسمية للرسالة تتضمن عدة نقاط‬
paper quality and size : Using a prober size and a good quality paper and well -1
.designed heading create an impression of carefulness and good taste
‫ يجب أن تستخدم حجم ورق مناسب ذا نوعية جيدة وتصميم ترويسة جيدة ومناسبة فهذا يولد‬: ‫الورق الجيد والحجم‬
. ‫ ويساعد على رفع درجة تقبلا الخرين لنا‬, ‫انطباع الدقاة‬
So it's essential to know the main paper size used in business. So study the
.following table
‫ و الجدولا التالي‬.‫لذ من الضروري أن نعرف ما هي أحجام الورق الرأسية المتعارف عليها و المستخدمة في العمالا‬
: ‫يبين حجم الورق بالناشات‬
PAPER SIZE IN INCHES (BRITISH SIZE)
‫ المقاس‬SIZE ‫ الستخدام‬USEDFOR
Foolscap 13*8 .‫ الرسائلا الطويلة‬Long letters
Quarto 10*8 ‫ متوسطة الطولا‬Medium length
Sixto 5*8 ‫ القصيرة والمذكرات الداخلية‬Short letter, memo
Octave 5*8 Compliment slips, post cards
‫الشكوى والتذمر والبطاقاات البريدية‬
Note: sixto is half the foolscap
Octavo is half the quarto
‫ وحجم ورقاة الكتافو يساوى نصف‬، ‫ حجم ورقاة السيكستو يساوى نصف حجم ورقاة الفولوسكاب‬: ‫ملحظة‬
.‫حجم الكوارتو‬
‫ مع العلم انه يوجد نوعين في العالم وهما الحجم‬، ‫ وهذا الحجم هو حجم بريطاني‬، ‫ سم‬2.25 ً ‫والنش يساوى تقريبا‬
. standard ‫البريطاني والحجم المعياري‬
In business field we should take care about business compliment and the customer,
so we should use what we call "recover strategy". We should solve all the problem

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -14-


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪of the customer. Because we want to satisfy our current customer in order to attract‬‬
‫‪.anew customer and an expected customer‬‬
‫إذًا يجب أن نولى عناية خاصة لرسائلا التذمر والشكوى و الحتجاج و العتراض ‪ ،‬من أجلا أن نعملا علقاة جيدة مع‬
‫الطراف التي تهمنا ونحافظ على الزبائن وحلا مشكلة التذمر ‪.‬‬
‫‪The most widely used for general printing and stationery is the A series, and all over‬‬
‫‪.the international level‬‬
‫وهذه هي الكثر انتشارا واستخدما على المستوى الدولي ويسمونها ‪ A series‬أو متوالية ‪A‬‬
‫وهذا نوع من أنواع حجم الورق ونسميها الـ ‪ international size‬الحجم الدولي أو الحجم‬
‫المعياري المتعارف عليه دوليا ‪ ،‬وهناك أنوع آخري مثلا ‪ A4‬و ‪: A5‬‬
‫‪SIZE‬‬ ‫‪USEDFOR‬‬
‫‪A4‬‬ ‫‪8.3*11.7‬‬ ‫‪Long or medium letters‬‬
‫‪A5‬‬ ‫‪8.3*5.8‬‬ ‫‪Short letters‬‬
‫‪A6‬‬ ‫‪5.8*4.1‬‬ ‫‪postcards‬‬
‫‪A7‬‬ ‫‪4.1*2.9‬‬ ‫‪Compliment slips, post cards‬‬
‫‪:NOTE‬‬
‫‪.The basic size is A0 in the same proportion -‬‬
‫‪.A2 is half A1 and so on -‬‬
‫‪.B series is for postcards -‬‬
‫‪.C series is for envelopes -‬‬
‫‪A4 is the most widely used. And it's 8.3*11.7 and it's used for long or medium -‬‬
‫‪.letters‬‬
‫وعندنا أيضا سلسلة ‪ B‬و تسمى ‪ B series and used for postcards‬و عندنا سلسلة ‪ C‬وتسمى ‪C series‬‬
‫‪ ، and used for envelopes‬وممكن أن ترى سؤالا في المتحان مثلا ‪ :‬صح أو خطأ ‪:True or false :‬‬
‫‪.B series is used for envelopes‬‬
‫والحلا هو ‪ :‬الجملة خاطئة‪.‬‬
‫‪The margin : Both right margin and left margin should be parallel with printed -2‬‬
‫‪heading The top and the bottom margin should be equal. And the left and the right‬‬
‫‪. margin should be equal too‬‬
‫الهامش ‪ :‬سواء الهامش اليمن أو الهامش اليسر فيجب أن يعطى عناية خاصة وأحيانا ً نكون ملزمين بـ ‪standard‬‬
‫معايير معينة ‪ ،‬يجب أن يكون الهامش ومظهر الرسالة يكون مقروء بغض النظر عن الهامش اليسر أو الهامش اليمن ‪،‬‬
‫ويجب أن يكون الهامش اليمن واليسر على نفس الخط للـ ‪ printed heading‬فل يصح أن تكون الترويسة للرسالة‬
‫أكثر أو أقالا من الهامش الذي تريد أن تتركه في الرسالة وبالتالي التنسيق ما بين الهامش اليمن و الهامش اليسر مهم‬
‫جدا و يجب أن يكون متوازي ‪ paralleled‬وعلى نفس الخط ‪ ،‬ويجب أن يكون الهامش العلوي والسفلى متساويين‪.‬‬
‫)‪.The left-hand margin should never be less than one inch (10 letters space‬‬
‫يجب أل يكون الهامش أقالا من واحد انش وهو عبارة عن فراغ لعشرة أحرف ‪. ten letters space‬‬
‫‪Line spacing : With the majority of letter, it is preferable to use line spacing for the -3‬‬
‫‪.lines‬‬
‫الفراغ بين السطر ‪ :‬من المفضلا أن تستخدم فراغ واحد ‪ single space‬بين السطر والخر داخلا الرسالة ‪،‬‬
‫وفراغين بين الفقرة والخرى ‪. double spacing for the paragraphs‬‬
‫‪The paragraphs: When there is a slight change in the subject, it is recommended -4‬‬
‫‪.to add a new paragraph‬‬
‫الفقرات ‪ :‬عندما يوجد تغيير بسيط في الرسالة أو المحاور أو الفكار الرئيسية التي تتكلم عنها فيفضلا أن تضيف فقرة‬
‫جديدة بشكلا منفصلا ‪ ،‬وهذا يجعلا الرسالة أسهلا ‪ To make writing letter easier‬أسهلا على الفهم والكتابة‬
‫والتركيز ‪.‬‬
‫وحتى نجعلا الرسالة أكثر سهولة نقسم الرسالة إلى ثلثة فقرات ‪divide the letter into three paragraphs‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-15-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫وهذا المصطلح نسميه قااعدة الثلث فقرات ‪. three paragraphs rule :‬‬
‫‪Opening -1‬‬
‫‪Middle paragraph -2‬‬
‫‪Closing paragraph -3‬‬
‫‪ -1‬الفتتاحية‬
‫‪ -2‬الفقرة الوسطى‬
‫‪ -3‬الفقرة الخأاتمة‬
‫‪The form of the paragraph refers to the style of display. The appearance of the‬‬
‫‪paragraphs contains three styles. Or it can be written according to one of the three‬‬
‫‪.styles‬‬
‫شكل الفقرة يشير إلى نمط العرض ‪ ،‬وعندنا ثلثا أشكال تشير إلى أشكال الفقراتا )ثلثة نماذج( ‪:Three forms‬‬
‫ــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬

‫‪Intended form‬‬

‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫‪Blocked form‬‬

‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــ‬

‫‪Hanging form‬‬
‫الشكلا الولا‪ Indented form :‬تترك فراغ في السطر كما تترك فراغ في بداية كلا كلم ‪ ،‬والسطر الثاني والثالث‬
‫متوازي ول تترك فراغ ‪.‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-16-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫الشكلا الثاني ‪ Blocked form :‬ثلثة أسطر تحت بعض ول نترك فراغ في بداية كلا فقرة ‪ ،‬وهذا الذي يستخدمه‬
‫المريكان أكثر ‪.‬‬
‫الشكلا الثالث ‪ Hanging indention from :‬أي أم حبالا أو مثلا المخنوق أو المشنوق ‪ ،‬فالسطر الولا عادى ثم بعد‬
‫ذلك أقالا ثم بعد ذلك أقالا وهكذا ‪.‬‬
‫لحظ هي الـ ‪ indented form‬نترك خمس مسافات أو أكثر هي المرة الولى ‪five spaces or more in the‬‬
‫‪ first line‬إذا نترك خمس فراغات أو أكثر في السطر الولا ثم نتدرج في الخط الثاني و هكذا‪ .‬و لحظ أيضا في الـ‬
‫‪ blocked form, all lines begin at the left margin‬جميع الخطوط يجب أن تبدأ من الهامش اليسر و ل‬
‫نترك أي فراغ‪ .‬أًما عن ‪ hanging form‬نظام المخنوق ففيه ‪the first line is brought out to the left‬‬
‫‪ margin‬فالسطر الولا فقط يبدأ من الهامش اليسر‪ .‬بينما نترك فراغ في بداية السطر الثاني و السطر الثالث أيضا و‬
‫هذا الفراغ يزيد في بداية كلا سطر‪ .‬و هذه الشكالا الثلثة ممكن أن تستخدم لكن الـ ‪ blocked form‬هو الكثر‬
‫استخداما خصوصا من قابلا المريكان ‪ ،‬بينما البريطانيين وبعض الدولا الوروبية ومعظم دولا العالم تستخدم‬
‫‪. indented form‬‬
‫‪diagram for a business letter showing of each part and the number of spaces‬‬
‫‪between them‬‬
‫الرسم البياني لعرض العمال الرسالة من كل جزء وعدد المسافاتا بينهما‬
‫‪ .3‬مجموعة ثمانية‬

‫‪REAL ESTATE INVESTMENT‬‬

‫‪.Co. Ltd‬‬
‫‪File: 22222‬‬ ‫‪Tel: 676774‬‬ ‫‪P.O file 2206‬‬
‫‪-----------.Ref --------------‬‬ ‫‪Dear‬‬
‫‪2‬‬
‫‪Inside address‬‬
‫‪--------------------‬‬
‫‪--------------------‬‬
‫‪2‬‬
‫‪Attention‬‬
‫‪2‬‬
‫‪Salutation‬‬
‫‪2‬‬
‫‪Subject Heading‬‬
‫‪2‬‬
‫‪------------------------------------------------------------------------‬‬
‫‪------------------------------------------------------------------------‬‬
‫‪Complimenatary‬‬
‫‪s.a‬‬
‫‪designation‬‬
‫‪2‬‬
‫‪Inc‬‬
‫‪2‬‬
‫‪-------------------------------------------------------------------------‬‬

‫والشكلا يعنى شركة استثمارات عقارية ‪ real estate investment company L.T.D‬المساهمة المحدودة إلى‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-17-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫آخره‪ .‬لحظ كيف أتت الترويسة فوق اسم الشركة ثم بعد ذلك ‪ telex number‬و العنوان ‪telephone number‬‬
‫و الـ ‪ date‬ثم ‪ P.O‬إلى آخره ‪ ،‬ولحظ المسافات بين كلا فقرة وأخرى ‪ ،‬فربما تجد سؤالا في المتحان صح أو خطأ‬
‫‪:True or false‬‬
‫‪The space between the inside address and the beginning of the attention are three‬‬
‫‪.letters‬‬
‫والجابة ‪ false‬لن الصحيح ‪. tow spaces‬‬
‫ومثالا لسؤالا آخر هلا هذا الترتيب صحيح ؟ ‪?Is this a right order‬‬
‫‪The inside address→ salutation → the attention‬‬
‫والجواب ‪ :‬خطأ ‪ ،‬لن الترتيب الصحيح يكون كالتالي ‪:‬‬
‫‪The inside address→ the attention→ salutation‬‬
‫الترتب الجمالي للرسالة ‪:‬‬

‫العنوان الداخلي )وبعده فراغيين( ← عناية السيد ‪) the attention‬وبعده فراغيين( ← عنوان‬
‫الرسالة ‪) subject heading‬وبعدها فراغيين( ← موضوع الرس الة ‪the body of the‬‬
‫‪ ، letter‬ث م ن ترك خطي ن ونض ع خاتم ة الرس الة ‪ ← the complimentary‬ث م ‪ 4‬أو ‪5‬‬
‫مسافات ونضع التوقايع ‪ ، the signature‬والتوقايع يقع بي ن الس م والمنص ب ‪ ،‬وبع د التوقاي ع‬
‫ثلث فراغـــات ثـــم تـــأتي تـــأتى ‪ Inc‬وه ى مختص ر لـ ‪ the insider‬المرفق ات ‪the‬‬
‫‪ ، enclosure‬ثم فراغي ن إذا أردن ا أن نض ع ف ي الرس الة ‪ a copy of the letter‬يعن ى‬
‫صورة ثانية ‪.‬‬
‫‪Envelope: We should care about the shape of the envelope, and the type of the -5‬‬
‫‪.envelope, the kind of the envelope and the size of the paper of the envelope‬‬
‫المغلف )الظرف( ‪ :‬يجب أن تراعى كلا الشروط الذي ذكرناها في الورق الذي تكتب عليه رسائلا العمالا وأن تعطى‬
‫عناية خاصة للجودة والحجم ونوع المظروف ‪ ،‬ويجب الهتمام يطوى الرسالة وكيفية وضعها داخلا المغلف ‪.‬‬
‫‪Because it will reflect the image and we will reflect ourselves when we send a‬‬
‫‪message. Also the envelope is a part of our message. In addition, it will reflect the‬‬
‫‪.first impression. And will explained the important of the first impression‬‬
‫فالمغلف جزء من الرسالة ‪ ،‬ويعطى النطباع الولا الذي وضحنا أهميته من قابلا ‪.‬‬
‫‪Business firms usually use envelopes of the same quality as the paper of their‬‬
‫‪.letters‬‬
‫معظم مؤسسات العمالا والمنظمات تستخدم مظاريف بنفس جودة الورق الذي تكتب عليه الرسائلا‪.‬‬
‫‪.They are printed with the name and the logo in the top left-hand corner‬‬
‫فنحن نطبع السم والشعار ‪ the logo‬على أعلى الزاوية اليسرى ‪.‬‬
‫‪.On the reverse side, envelopes are manufactured in various shapes and size‬‬
‫و على الجانب الخلفي تطبع المظاريف بعدة أشكالا وأحجام ‪ and here are some example‬وهنا بعض المثلة‬
‫من المظاريف ‪.‬‬
‫النوع الول ‪ :‬النوع التجاري ‪ : Commercial envelope‬وهو الكثر شيوعا ً واستخداما ً ‪ ،‬وتأخذ ورق‬
‫‪A4‬وتطور مرتين ‪ ،‬أي أن الورق من نوعية ‪ A4‬نطويها مرة واحدة لنجعلها مثلا ورقاتين ونضعها داخلا المغلف ‪ ،‬وهذا‬
‫المغلف نسميه ‪ . commercial envelope‬وشكله كالتالي ‪:‬‬

‫النوع الثاني ‪ :‬مغلف النافذة ‪ : Window envelope‬وهذا في رسائلا البنوك ‪ ،‬ويكون عنوانك أنت على الشباك‬
‫الموجود في المغلف‪ .‬فيكون مطبوعا على الكتاب نفسه داخلا المغلف ‪.‬‬
‫‪It will reflect a good image about the bank, company, and the sender specially the‬‬
‫‪.firm or the company which dealing with the service‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-18-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫وهذا يعطى انطباعا ً جيداً عن البنك والشركة ‪...‬‬


‫‪Because the service is intangible. Service is not good, not physical, not product and‬‬
‫‪services is not tangabile so It deosn't have a physical part which is the most‬‬
‫‪important part of the market. So by that way we can convert the untangible to‬‬
‫‪.tangible in the seervices product‬‬
‫لن الخدمة من المنتجات الغير ملموسة‪ .‬و بالتالي هنا يجب أن نركز على الشواهد المادية و التي من خللها يمكن‬
‫تحويلا الغير ملموس إلى ملموس في ذهن المستهلك ‪ ،‬وبالتالي هذا يدخلا ضمن الدلة المادية ‪، physical evidence‬‬
‫وشكله كالتالي ‪:‬‬

‫النوع الثالثا ‪ :‬ظرف البريد الجوي ‪ By Airmail envelope :‬ويستخدم للرسائلا التي ترسلا من خللا النقلا الجوى ‪،‬‬
‫وتكون خفيفة الوزن ومصممة بطريقة جيدة و الطار ما بين الزرق والحمر ويقصد هنا حدودها بالزرق والحمر ‪.‬‬
‫‪it has a red and blue borders. And the words BY AIRMAIL are printed on its outside‬‬
‫‪.in the bottom left corner‬‬
‫و يكون مكتوب عليها بالحروف الكبيرة ‪ BY AIR MAIL‬ومعناها بواسطة البريد الجوى وتكون مكتوبة أسفلا الزاوية‬
‫اليسرى بالنسبة للمغلف كما هو واضح في الشكلا‪.‬‬

‫النوع الرابع ‪ :‬مغلف المصيدة ‪: Trap envelope‬‬


‫‪.It permit content to be examined without being spoilt. And it called Trap enveloped‬‬
‫ومعنى كلمة ‪ trap‬مصيدة بمعنى من أجلا المن ‪ security‬احترازاً من المخاطر التي ممكن أن توجد مثلا المفرقاعات‬
‫وغيرها ‪ ،‬وبالتالي ل بد أن تخضع لفحوص من بعض الجهات التي يحق لها أن تفتح هذه الرسالة ‪ ،‬ومن أجلا أل تفسد‬
‫الرسالة ‪ ،‬وأن يطمئن ساعي البريد والجهات المنية فالمغلف تستطيع فتحة بكلا بساطة وفحصه ثم إرجاعه كما كان ‪.‬‬
‫النوع الخأامس ‪ :‬مغلف البريد المفضل ‪: post office preference :‬‬
‫‪.This kind of envelopes which is mostly used in Britain‬‬
‫وهذا النوع يستخدم في بريطانيا ‪ ،‬ولحظ أن البريطانيين يحبون أن يتميزوا بخصوصية في كلا شيء سواء في ‪style‬‬
‫‪ ، of letters‬وفى طبيعة الرسالة ‪ ،‬وفي ‪. envelope‬‬
‫‪Addressing the envelope‬‬
‫كيف تكتب العنوان على المغلف‪.‬‬
‫‪:The three important requirements of addressing the envelope are‬‬
‫‪Accuracy -1‬‬
‫‪Clearness -2‬‬
‫‪Good appearance -3‬‬
‫الثلث متطلبات الساسية في عنونة المغلف أو المظروف هي‪:‬‬
‫‪ -1‬الدقاة‪.‬‬
‫‪ -2‬الوضوح ‪.‬‬
‫‪ -3‬المظهر العام ‪.‬‬
‫‪Useful suggestion to ensure speed delivery‬‬
‫اقتراحاتا مفيدة حتى تؤكد سرعة إيصال الرسالة‬
‫‪Type the name and the address in the part of the envelope and start from the -1‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-19-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪.middle. The Blocked style is recommended‬‬


‫اكتب السم و العنوان في الجزء المخصص من المغلف وابدأ من الوسط ‪ ،‬ويوصى بنمط الـ ‪ Blocked style‬لنه هو‬
‫مريح‪.‬‬
‫‪.Type your correspondent's; full name, post town, postcode -2‬‬
‫اكتب اسم المرسلا إليه بشكلا كاملا وعنوانه متبوعا ً بالرمز البريدي للقطر‪.‬‬
‫‪Type the post town in Block capital letters, unless the post office approves the -3‬‬
‫‪abbreviation. Therefore, instead of writing Kingdom of Saudi Arabia you can use‬‬
‫‪.K.S.A‬‬
‫اكتب الرمز البريدي للبلدة بحروف كبيرة وكذلك اسم القطر بشكلا كاملا ‪ ،‬إل إذا كنت متأكد أن موظفي البريد سوف‬
‫يفهموا هذا المصطلح فيمكنك أن تكتب ‪ K.S.A‬لتدلا على المملكة العربية السعودية مثلً ‪.‬‬
‫‪.Fix the stamp on the right-hand corner -4‬‬
‫يجب أن تضع الطابع على الزاوية اليمنى‪.‬‬
‫‪Mailing notation should be typed in Block capitals as CONFIDENTIAL or -5‬‬
‫‪.PERSONAL. And they should be underlined‬‬
‫ملحظات مثلا سري وخاص يجب أن تكتب بخط كبير وأن يوضع تحتها خط ‪.‬‬
‫‪.If there is an attention in the inside address, it should be typed in a similar way -6‬‬
‫إذا كان هناك عناية السيد في العنوان الداخلي فيجب أن تطبع بنفس الطريقة ‪.‬‬
‫‪.Use one single space when typing the addresses -7‬‬
‫استخدم فراغ واحد عندما تطبع العنوان على المغلف‪.‬‬
‫‪:Styles of display‬‬
‫أناماط العرض )طرق عأرض الرسالة( ‪:‬‬
‫‪Letter display styles have rapidly changed and developed from the older one "fully‬‬
‫‪.indented" to the Blocked‬‬
‫تطورت أنماط الرسالة من أقادم شكلا وهو ‪ fully indented‬وهو المتدرج الكاملا إلى ‪ Blocked‬أو ما يسمى‬
‫الرأسي‪.‬‬
‫‪Choosing any of these styles is decided by the firm concerned and may depend on‬‬
‫‪the employer's reference‬‬
‫اختيار أي واحد من هذه النماط تقرره الشركة المهتمة بهذا النوع وهذا ربما يعتمد على المستخدمين أو المراجع ‪.‬‬
‫‪.And may depend on the employer reference and these are called rules of the house‬‬
‫وقاد وتعتمد على مرجعية صاحب العملا وهذه تسمى قااعدة المنزلا ‪ ، rules of the house‬وهذا يتعلق بما هو نمط‬
‫الرسالة الذي يجب أن تختاره وتعتمده وتكتب رسالتك بناء عليه ‪ ،‬والنماط هي ستة أنواع ‪:‬‬
‫‪the fully indenden: (the oldest one)This style has become obsolete and rarely -1‬‬
‫‪seen nowadays because it is time consuming and the parts are scattered over the‬‬
‫‪.page‬‬
‫المتدرج الكاملا ‪ :‬أقادم نوع ‪ ،‬ولنه قاديم جداً أصبح مستهلك ونادراً ما يرى هذه اليام لنه يستهلك الوقات وتكون أجزاء‬
‫الرسالة فيه مبعثرة على الصفحة ويجب أن تركز على هذه النقطة لنه من الممكن أن يطرح عليك سؤالا ‪:‬‬
‫‪?Why has the fully indented become obsolete‬‬
‫لنه يستغرق الوقات ‪Because it's time consuming‬‬
‫وتكون أجزاء الرسالة مبعثرة على الصفحة ‪and the parts are scattered‬‬
‫وهو موضح في هذا الشكلا لهذه الرسالة ‪:‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-20-‬‬


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

ARAB FINANCE CORPORATION

.… Our Ref KJ/BG


/Reg BG

The general trading co


P.o 7225
Amman Jordan
.Dear sirs
OUR ORDER NO.3
We are pleased to inform you that items dispatched by you with your
.advice dated 12th march have arrived in good condition
The special container has today been returned to you by trucks
carriage forward and we shall be glad if you will credit us with the sum
.of ID5 charges for these items
Yours faithfully
Ghaleb Pustangy

Fully-intended style (1)

‫ واكتفينا في‬, ‫ يعنى المؤسسة المالية العربية‬Arab finance corporation ‫هذا الشكلا لهذه الرسالة وهو عبارة عن‬
. ‫ باسم الشركة فقط بالرغم من عندنا إحدى عشر نقطة‬heading ‫الـ‬
.‫ حاولا أن تضعه في المقدمة‬our reference KJ/ and your reference ‫ولحظ‬
.1996 ‫ و هو‬date ‫ولحظ الـ‬
.‫ عنوان الشركة المرسلا إليها واضحا‬General Trading Company ‫ولحظ العنوان‬
‫ولحظ استخدمنا فقرتين بدلً من ثلثة لماذا ؟‬
Because the letter is small, so we can – sometimes- use two paragraphs but, it's
.betters to use thee paragraphs specially if the letter long or medium
. ‫لن الرسالة قاصيرة فنستطيع استخدام فقرتين‬
the smi- indented: This style was very common but nowadays it's rather old -2
.fashion
. ً ‫هذا النمط هو شبيه المتدرج كان شائعا ً جداً لكن هذه اليام يعتبر نوع قاديم نسبيا‬
.The essential feature of this style is the blocking if the inside address
‫ أي نعمله تحت بعض وهذا هو الختلف عن‬blocked ‫الميزة الساسية لهذا السلوب في الداخلا العنوان الداخلي نكتبه‬
: ‫ والشكلا كالتي‬، indented

ARAB FINANCE CORPORATION

Our Ref KJ/BG …. Date:1996


/Reg BG

The general trading co

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -21-


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

P.o 7225
Amman Jordan
.Dear sirs
OUR ORDER NO.3
We are pleased to inform you that items dispatched by you with
.you advice dated 12th march have arrived in good condition
The special containers have today been returned to you by
trucks carriage forward and we shall be glad if you will credit us with the
.sum of ID5 charges for these items
Yours faithfully
Ghaleb Pustangy

. fully indented ‫لحظ في ثلثة أسطر العنوان وضعناهم تحت بعض بالضبط وهذا الختلف عن‬
.The semi-Blocked: This is another step forward the blocking -3
. according to time ‫بدأنا من القديم وصولً للكثر شيوعا ً وحاولنا أن نتتبع أنماط الرسائلا حسب عمرها الزمني‬
Another step towards fully blocking is to have the paragraph vertically blocked in
.addition to the inside address
Blocked ‫ قالنا فقرة العنوان تأتى‬semi-indented ‫ وفى الـ‬، ‫كلا الفقرات تأتى تحت بعض بالضافة إلى العنوان‬
‫ ول يزالا‬، ‫ وهي الفتتاحية‬the inside address and the salutation ‫لكن هنا كلا الفقرات بالضافة إلى‬
‫ والخاتمة ومحلا التوقايع ل يزالا على‬، the subject heading in the middle ‫موضوع الرسالة في المنتصف‬
: the complimentary close and the signature remains in the right side ‫الجانب اليمن‬
ARAB FINANCE CORPORATION
Our Ref KJ/BG …. Date:1996
/Ref BG

The general trading co


P.o 7225
Amman Jordan
.Dear sirs
OUR ORDER NO.3
We are pleased to inform you that items dispatched by you with you advice dated
.12th march have arrived in good condition
The special containers have today been returned to you by trucks carriage forward
.and we shall be glad if you will credit us with the sum of ID5 charges for these items
Yours faithfully
Ghaleb Pustangy

your reference ‫ وأما‬، ‫ لزالت في المنتصف لم يجر عليها أي تغيير‬Arab Finance Corporation ‫لحظ‬
‫ يأتي على الجانب‬date ‫ أي تحت بعض و‬Blocked ‫ كلهم يأتوا‬and our reference and the address
‫ ولحظ بداية الفقرات سواء الفقرة الولى أو الثانية لم نترك أي فراغ على‬، ‫ بدون تغيير‬our normal order ‫اليمن‬
. ‫الطلق وهذا الشيء يختلف عن الذي قابله‬
the fully blocked: This style has been adopted by American firms. All parts of the -4
.letter start at the left margin
: ‫ ومن مزاياه‬، ‫ وجميع أجزاء الرسالة تبدأ من الهامش اليسر‬، ‫يعتمد من المؤسسات والشركات المريكية‬
.Easy to follow information -1
‫سهولة تتبع المعلومات‬

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -22-


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

.Easy to type with as the display is less involved -2


‫سهلا أن تكتب على الكمبيوتر لن المظهر العام لها جيد‬
More production with open punctuation -3
‫أسهلا في النتاجية برغم التنقيط المفتوح‬

ARAB FINANCE CORPORATION

.… Our Ref KJ/BG


Date:1996
/Reg BG
The general trading co
P.o 7225
Amman Jordan

.Dear sirs
OUR ORDER NO.3
We are pleased to inform you that items dispatched by you with you
.advice dated 12th march have arrived in good condition
The special containers have today been returned to you by trucks
carriage forward and we shall be glad if you will credit us with the sum of
.ID5 charges for these items
Yours faithfully
Ghaleb Pustangy
Enc

The British simplified (refered to as Blocked): The fifth style -5


is the fully-blocked style or the The British simplified
ARAB FINANCE CORPORATION

.… Our Ref KJ/BG


Date:1996
/Reg BG
The general trading co
P.o 7225
Amman Jordan

.Dear sirs
OUR ORDER NO.3
We are pleased to inform you that items dispatched by you with you advice
.dated 12th march have arrived in good condition
The special containers have today been returned to you by trucks carriage
forward and we shall be glad if you will credit us with the sum of ID5 charges
.for these items
Yours faithfully
Ghaleb Pustangy

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -23-


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪Enc‬‬
‫‪After using the fully-blocked style many firms has decided to move the date to the‬‬
‫‪right side of the page to return to its normal place. Because it makes the filling and‬‬
‫‪.the references easier and the letter looks more balanded‬‬
‫بعد استخدام النموذج العمودي الكاملا قاررت عدة مؤسسات أن تحرك التاريخ إلى الجهة اليمنى حتى يرجع إلى وضعه‬
‫الصلي من الصفحة ‪ ،‬حتى تعطى نوع من أنواع التوازن لمكونات الرسالة ‪.‬‬
‫‪PUNCTUATION MARKS‬‬
‫عألماتا الترقيم‬
‫‪Type of punctuation, and we mentioned three typed of punctuation; open‬‬
‫‪punctuation, mixed punctuation, and closed punctuation. And we that there are‬‬
‫‪.no punctuation marks at all in open punctuation‬‬
‫يوجد ثلث أنواع من علمات الترقايم ‪ /1 :‬علمات الترقايم المفتوحة ‪ /2 ،‬علمات الترقايم المختلطة ‪ /3 ،‬علمات‬
‫الترقايم المغلقة ‪ ،‬وفي جميع أجزاء الرسالة بالنسبة للمفتوحة ‪ open punctuation‬ل يوجد أي علمات ترقايم على‬
‫الطلق‪ ،‬وفى المختلطة ‪ mixed punctuation‬يوجد علمات ترقايم بعض الجزاء مثلا ‪salutation,‬‬
‫‪ complimentary clause, reference and the date‬لكن ل يوجد ترقايم في ‪the body of the letter‬‬
‫‪.which contains the three paragraphs and which we call the core of the letter‬‬
‫والترقايم الكاملا ‪ fully punctuation‬هو الذي نقوم فيه بترقايم كافة أجزاء الرسالة ‪ ,‬وفي الجدولا التالي علمات‬
‫الترقايم وكم المسافة ‪ space‬التي يجب أن ترك بين آخر حرف في الكلمة وعلمة الترقايم‪.‬‬
‫العلمة ‪MARK‬‬ ‫الستخأدام ‪INDICATION‬‬ ‫الفراغ‬
‫‪SPACING‬‬
‫‪[.] Full stop‬‬ ‫)‪Complete of a sentence (long phradse‬‬ ‫‪after 2‬‬
‫نقطة التوقف‬ ‫عندما ننتهي من كتابة جملة ‪ ,‬وقد أشبعنا الفكرة التي عبرتا عنها الجملة ونريد أن نبدأ‬ ‫فراغأين بعدها‬
‫بجملة أخأرى فنستخأدم نقطة التوقف‬
‫‪[,] Comma‬‬ ‫)‪Between items in series (short phrase‬‬ ‫‪after 1‬‬
‫الفاصلة‬ ‫عندما تذكر عدة بنود مرتبطة مع بعضها البعض على شكل سلسلة‬
‫‪[?] Question mark‬‬ ‫‪When a direct question is asked‬‬ ‫‪after 2‬‬
‫علمة الستفهام‬ ‫عندما تسأل سؤال مباشر‬
‫‪[;] Semi colon‬‬ ‫‪Before two sentences closely related (longer phrase than a‬‬ ‫‪after 1‬‬
‫الفاصلة المنقوطة‬ ‫)‪comma‬‬
‫تستخأدم بين جملتين مرتبطين ببعض و أحيان تكون جملة مفسرة الخأرى‬
‫‪[:] Colon‬‬ ‫‪Before a question introducing a number of things or‬‬ ‫‪after 2‬‬
‫النقطتان‬ ‫‪stating items‬‬
‫قبل ذكر السؤال‪ ,‬أو عندما نذكر عدة أشياء مثلل )كالتي‪ 1 :‬و ‪(2‬‬
‫‪[']Apostrophe‬‬ ‫)‪To indicate possessive case, to indicate short form (don't‬‬ ‫‪No space‬‬
‫الفاصلة العليا‬ ‫تستخأدم للتعبير عن الملكية في اللغة النجليزية‪ .‬و كذلك تستخأدم في الصيغ المخأتصرة‪.‬‬
‫‪[-] Hyphen‬‬ ‫‪In compound work to indicate division of a word when‬‬ ‫‪No space‬‬
‫الشرطة الصغيرة‬ ‫‪last letter of prefix and next letter are like e.g. (co-‬‬
‫)‪operation‬‬
‫تشير إلى تقسيم الكلمة‪ .‬و أحيانا تستخأدم مع السابقة أو اللحقة ‪suffix or prefix‬‬
‫‪Solipus [/] Slash‬‬ ‫‪Fraction / per e.g. 525/ton, N‬‬ ‫‪No space‬‬
‫الشرطة المائلة‬ ‫تستخأدم للتجزئة أو للتعبير عن الكمياتا مثل ‪100‬كيلو متر ‪ /‬الساعة‪.‬‬
‫@‬ ‫)‪At the price of (at‬‬ ‫‪Before the‬‬
‫أحيانا تشير للثمن وهناك حاجة لستخأدامها في البريد اللكتروني‪.‬‬ ‫‪figure‬‬
‫الحروأف الكبيرة ‪Capital letters :‬‬
‫متى يجب علينا أن نستخأدم الحروف الكبيرة ؟ )‪:(?When do we use capital letter‬‬
‫‪:at the beginning of a new sentence -1‬‬
‫مع بداية كلا جملة ‪.‬‬
‫‪:all proper names -2‬‬
‫جميع السماء المعرفة أو أسماء العلم ‪ ،‬وربما تكون الحكمة من ذلك أن معظم السماء تدلا على صفات وبالتالي يسهلا‬
‫التفرقاة بين السم و الصفة ‪.‬‬
‫‪:All the nationalities -3‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-24-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫أسماء الجنسيات والبلدان ‪.‬‬


‫‪:The pronoun (I) -4‬‬
‫الضمير )‪ (I‬باللغة النجليزية ومعناه أنا ‪.‬‬
‫‪: Titles -5‬‬
‫العناوين ‪ :‬مثالا ذلك ‪ The Prime Minister :‬ومعناها الوزير فبداية حرف التعريف والذي يعني )الـ( في اللغة‬
‫العربية بدأ بحرف كبير ‪ ، T‬وكذلك الكلمتين بدأتا بـ ‪ P‬و ‪. M‬‬
‫‪:title of books -6‬‬
‫أسماء عناوين الكتب مثلا ‪ Business Letter Theory And Practice :‬فكلا حروف العنوان في كلا الكلمات‬
‫بدأت بحروف كبيرة ‪.‬‬
‫‪:Days of the week and Months of the year -7‬‬
‫أسماء أيام السبوع والشهور والعياد مثلا ‪Saturday, Sunday, January, February :‬‬
‫‪:The abbreviation -8‬‬
‫المختصرات ‪ :‬مثلا ‪H.K.J‬اختصار لـ)‪ ، (Haahimain Kingdom of Jordan‬و ‪ K.S.A‬اختصار لـ )‬
‫‪.(kingdom of Saudi Arabia‬‬
‫‪:The first letter in each line in the poetry -9‬‬
‫أولا حرف في كلا بيت شعري من القصيدة النجليزية ‪.‬‬
‫‪:Names of the streets -10‬‬
‫أسماء الشوارع ‪.‬‬
‫‪Underscoring‬‬
‫وأضع خط تحت الكلمة‬
‫نضع خأط تحتا الكلمة في الحالتا التالية ‪:‬‬
‫‪.To emphasize any particular word or sentence -1‬‬
‫حتى نركز أو نلقى الضوء على كلمة أو جملة محددة‪.‬‬
‫‪For foreign words -2‬‬
‫للكلمات الجنبية ‪ :‬فأنت حينما تكتب باللغة العربية وقاابلتك كلمة أجنبية يفضلا أن تضعها بن قاوسين ‪ ،‬وحينما تكتب باللغة‬
‫النجليزية تصادف كلمات غير انجليزية يفضلا أن تضع تحتها خط ‪.‬‬
‫‪For subject heading -3‬‬
‫لموضوع الرسالة ‪ :‬عن ماذا تتكلم الرسالة أو الكتاب ‪.‬‬
‫‪.For marketing of rules lines in columns of figure -4‬‬
‫تستخدم مثلً في الخطوط والعمدة والرقاام الموجودة في العمدة‪.‬‬
‫‪For titles of the books -5‬‬
‫لعناوين الكتب‬
‫‪Dividing the words at the end of the line‬‬
‫تقسيم الكلماتا في ناهاية السطر‬
‫‪When you write a long word like CONGRATULATION at the end of the line while the‬‬
‫‪space which remains in the line is not enough then the computer sometimes accepts‬‬
‫‪part of the word in that line and put a hyphen in the end of the word and complete‬‬
‫‪.the word in the next line‬‬
‫حينما تكتب كلمة طويلة مثلا كلمة ‪ congratulation‬في نهاية السطر والمسافة المتبقية ف ي نهاي ة الس طر غي ر كافي ة‬
‫نحتاج حينئذ لتقسيمها ‪ ،‬وهناك حالت مسموح بها وأخرى غير مسموح بها على الطلق بعملية التقسيم ‪.‬‬
‫‪A special care should be given in the division of the word at the end of the line as‬‬
‫‪.this enables the typist to produce copies with even a good left and right margins‬‬
‫يجب أن يعطى الطابع عناية خاصة لعملية تقسيم الكلمــات فــي نهايــة الســطر حــتى ينتــج عمــلا بشــكلا متنــاغم منســق فــي‬
‫الهامش اليمن والهامش اليسر‪.‬‬
‫‪:NEVER DIVIDE‬‬
‫يعنى غأير مسموح على الطلق بالتجزئة في الحالتا التية‪:‬‬
‫‪:One syllable words -1‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-25-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫إذا كان لديك كلمة مفردة واحدة ذات نغمة صوتية واحدة مثلا كلمة ‪ speed‬ففي هذه الحالة غير مسموح أن تجزأ الكلم ة‬
‫بأن تضع حرفين منها في نهاية السطر وتضع الجزء الثاني في بداية السطر الذي يليه وتضع بينهما ‪ hyphen‬فهذا غير‬
‫مسموح به إطلقاا ‪.‬‬
‫‪.plurals of one syllable words -2‬‬
‫جمع الكلمات ذات المقطع الواحد مثلا كلمة ‪ boxes‬فهي جمع كلمة ‪ box‬فهذا غير مسموح به على الطلق ‪.‬‬
‫‪Proper names -3‬‬
‫أسماء العلم مثلا أسماء الناس فأنت إن قامسمت السم فسيحدث ‪ onfusing‬سوء فهم ‪.‬‬
‫‪Figures and sums of money: e.g: JD100 -4‬‬
‫الرقاام ومجموع مبلغ من المالا كما في المثالا السابق ‪.‬‬
‫‪Abbreviations: Example: B.B.C -5‬‬
‫ل تصح التجزئة في المختصرات مثلا ‪ B.B.C‬إذا قاسمتها فربما تعبر عن كلمة أخرى أو تصبح غير معروفة المعنى ‪.‬‬
‫‪:The last word of the page -6‬‬
‫آخر كلمة في الصفحة ‪ :‬تجنب تجزأت آخر كلمة في الصفحة ‪.‬‬
‫‪Avoid division when there is a doubt: So if you have a doubt, consult the -7‬‬
‫‪.dictionary. The dictionary will tell you if it is allowed to divide this word or not‬‬
‫تجنب التقسيم إذا كان لديك شك ‪ ،‬راجع القاموس في حالة الشك وسيخبرك هلا يمكن التقسيم أم ل ‪.‬‬
‫‪:If necessary divide according to the following‬‬
‫إذا لزم المر تقسم وفقا ل للتي ‪:‬‬
‫‪.Between the root of the word and its suffix -1‬‬
‫بين جذر )أولا( الكلمة والزيادة البعديــة فيهــا وتســمى ‪ ، suffix‬مث لا كلم ة ‪ friendship‬فم ن الممك ن أن تض ع فاص لة‬
‫‪ hyphen‬بين كلمة ‪ friend‬والضافة ‪ ship‬كالتالي ‪. (friend-ship) :‬‬
‫‪.Between the prefix and the root of the word -2‬‬
‫بين الضافة القبلية في الكلمة وتسمى ‪ ، prefix‬وجذر الكلمة مثلا ‪. (dis-appear) :‬‬
‫‪.Between double consonants -3‬‬
‫بين الحروف المزدوجة كحرف )‪ (nn‬في كلمة ‪ planning‬فيمكن وضع فاصلة بين الحرفين كالتالي ‪.(plan-nig) :‬‬
‫‪Between tow consonant if they separately pronounced: There are many words in -4‬‬
‫‪English which has many consonant. (sentence). We can divide it by putting a‬‬
‫)‪.hyphen between the fist two letters and the rest of the word (sen-tence‬‬
‫بين حرفين ساكنين منطوقاين وإذا كانت الكلمة من مقطعين صوتيين مثلا ‪.(sen-tence) :‬‬
‫‪Error to be avoided‬‬
‫أخطاء يجب أن ناتجنبها‬
‫‪.Wrong spelling -1‬‬
‫التهجئة الخاطئة أو الكتابة الخاطئة ‪ :‬يجب أن تكون الملء ‪ ، dictaion‬والتهجئة ‪ spelling‬للكلمات بشكلا صحيح ‪.‬‬
‫‪:Irregular line spacing -2‬‬
‫الفراغات بين الخطوط الغير نظامية أو الغير منتظمة أي بعكس القواعد التي تعرفنا عليها ‪.‬‬
‫‪.Incorrect punctuation -3‬‬
‫الترقايم الخاطئ‪ :‬مثلً بدل من ‪ question mark‬نضع ‪ exclamation mark‬علمة تعجب ‪.‬‬
‫‪.Omission of letters, words or lines -4‬‬
‫يعنى طبيعة الرسالة والكلمات والخطوط ‪.‬‬
‫‪.Incorrect division of words -5‬‬
‫التجزئة الخاطئة للكلمة في نهاية السطر ‪.‬‬
‫‪Incorrect spacing: We should follow the right amount of spacing after or before -6‬‬
‫‪.the words or the punctuation marks‬‬
‫الفراغ الغير صحيح ‪ :‬فل بد أن نتبع مسافات الترقايم الصحيحة بين أواخر الكلمات وبعضها وبين علمات الترقايم ‪.‬‬
‫‪Mistakes in address and the receiver’s address -8‬‬
‫الخطأ في كتابة العنوان وعنوان المرسلا إليه‪.‬‬
‫‪Margins: Whatever it was left side or right side margin, upper margin or lower -9‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-26-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪margin, if they have a bad appearance they will reflect a negative image in the mind‬‬
‫‪.of the our receiver‬‬
‫الهوامش ‪ :‬سواء كانت على الجانبين أو العلى أو السفلا فل بد أن نلتزم بالقياسات والمعاير التي ذكرناها حتى تظهر‬
‫الرسالة بمظهر جيد ‪.‬‬
‫رموز متعارف عليها في مجال العمال ‪:‬‬
‫‪.Caps. change all letters to capital‬‬
‫يغير جميع الحرف عند الطباعة إلى حروف كبيرة )والمقصود بالطباعة هنا الكتابة على الكمبيوتر(‪.‬‬
‫‪U.C. change the underlind letters into capital letters‬‬
‫يغير جميع الحروف التي تحتها خط إلى حروف كبيرة ‪.‬‬
‫‪L.C. change to the lower case‬‬
‫‪.Trs. Transpose : It means to change the order of the words or the letters‬‬
‫أي تغير ترتيب الكلمة أو الجملة أي تعملا لها عملية نقلا أو توضعها في حالة أخرى‪.‬‬
‫]‪h.o [h and circle with a point inside it‬‬
‫يعنى دائرة وداخلها نقطة وتضع حرف ‪ h‬بجوارها فهي تعني تغيير ترتيب الكلمات والحروف ‪change the order‬‬
‫‪of words or letters‬‬
‫]‪N.p. [begin anew program after the bracket‬‬
‫يجب أن نبدأ بفقرة جديدة بعد القوس ‪ ،‬يعنى أحيانا ً نحن نكتب أو ندمج فكرتين أو فقرتين لسبب أو للخر أو لعتقادنا‬
‫أنهما ‪ Related to each other‬و بالتالي حينما تصلا الرسالة إلى المشرف أو المسئولا ويرى أنه يجب أن تكون‬
‫كلا واحدة في فقرة فيضع لك هذه الشارة حتى يبًين لك من أين يجب أن تبدأ هذه الفقرة ‪.‬‬
‫‪Z‬‬
‫هذه الشارة التي تشبه حرف ‪ z‬لكنها مكتوبة باليد ‪ ، handwriting‬ومعناها ليس هناك داع أن تعملا فقرتين فقط ادمج‬
‫الفقرتين مع بعض ‪. Run on No new paragraph joins with line‬‬
‫פּ‬
‫و هذه العلمة اللتينية تعنى اشطب أو امسح من النص ‪ Delete mark in the text‬وقاد يكون ذلك الشيء المراد‬
‫مسحة كلمة أو رمز أو جملة أو غير ذلك‪.‬‬
‫‪X :It means that it is a damaged letter so you should replace it with the proper or the good‬‬
‫‪.one. Circle round damage letter to indicate that it should be rewritten‬‬

‫يعن أن هذه الرسالة غير صالحة و يحب أن تستبدلا برسالة أخرى جيدة ‪ ،‬ويجب أن توضع دائرة حولا الرسالة التي‬
‫ستعيد كتابتها من جديد‪.‬‬
‫┌‬
‫وتعنى حرك هذه الجملة أو الفقرة أو الفقرات إلى الشمالا ‪.Move to left‬‬
‫┐‬
‫وتعنى حرك هذه الجملة أو الفقرة أو الفقرات إلى اليمين ‪. Move to right‬‬
‫│‬
‫يعنى عندما ترسم خط عمودي ‪ vertical‬ويسمى ‪ straighten margin‬يجب أن تعملا خط ‪ line‬للهامش‬
‫‪. margin‬‬
‫┌‬
‫┘‬
‫الشارتين الرأسيتان عكس بعض معناهم ‪ take out space and close up‬اجمع الذي فيه فراغ وانهي الموضوع‬
‫و قاربهم من بعض ‪.‬‬
‫‪:Stet‬‬
‫ارسم خط منقط بحيث يمكن إعادة ضبط هذه الرسالة ‪.Let it stand draw dotted line‬‬
‫‪#‬‬
‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-27-‬‬
http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

.Inset space ‫اترك أو ادخلا فراغ بين سطر وآخر‬


Other styles of display
‫أساليب عأرض أخرى‬
‫ وأما النوع السادس فيمكن أن نسميه‬، ‫ وذكرنا خمسة أنواع فقط‬six types of display ‫تكلمنا عن ستة أنماط للرسالة‬
: ‫ يعنى أنواع أخرى من عرض الرسائلا وهي‬other style of display
.Fax message : The word FAX comes from the word facsimile -1
. ‫ يعنى بإمكانك أن تبعث بريد من خللا الفاكس‬face and mail ‫ كلمة فاكس أتت من كلمتي‬: ‫رسائلا الفاكس‬
The fax works on a system similar to the telephone with an advantage of sending exact
.copy of a document
‫ إيجابية أنه يستطيع أن يرسلا نسخة من‬advantage ‫فالفاكس يعملا بنظام شبيه إلى حد ما بنظام التليفون مع ميزة‬
. ً ‫ تماما‬scanner ‫ مثلا السكنر‬photo ‫ أو الصورة‬design ‫الرسالة أو التصميم‬
The fax has been widely used on the past few years and it’s still used by a large number of
.offices
‫ وهذا نموذج مقترح لرسالة‬،‫الفاكس كان يستخدم بشكلا كبير في السنوات الماضية ول يزالا يستخدم في المكاتب الكبيرة‬
: Here is a suggested display of a fax message ‫فاكس‬
‫دار الباروني للنشر و التوزيع‬
Fax message
Message for: Mr. Sharif Hamawi From: Publishing Director
Address: ATC Date: 5 August 1999
Fax No: 4201163 No. of page (1)

,Dear sir
We are very pleased to inform you that the first draft of your book has been
.completed

Yours sincerely

Amed Yazouri
Publishing Director

‫ لعناية السيد فلن الفلني فل بد أن تحدد من هو‬Message for: Mr. Sharif Hamawi ‫لحظ الجدولا في الرسالة‬
‫ ثم بعد ذلك المعلومات تك ون روتيني ة و‬، ‫ من مدير النشر‬From: Publishing Director ‫ وحدد المرسلا للرسالة‬،
‫ وكما‬body of the letter ‫ ثم بعد ذلك يأتي جسم الرسالة‬، ‫يجب أن تكتب وتعبأ بشكلا صحيح المكان المخصص لها‬
We are very pleased to inform you that the first draft of your ) ‫ ثم‬Dear sir ‫هو معتاد بدأنا بـ‬
that the first draft of your ‫( ومعناها أننا سنكون مسرورين جداً لنخبرك‬book has been completed
. ‫ أن العينة الولى أو المسودة الولى من كتابك اكتملت‬book
. ‫ مدير النشر‬Publishing Director ‫ أحمد بازورى‬Amed Yazouri ‫ صديقكم المخلص‬Yours sincerely
Electronic mail (E-mail): You can send your message by using your laptop through the -2
internet with your e-mail not in a particular place in the organization. So you can keep
working and achieving your business while you are in your home or on your journey in the
.bus or any where
Subscibers to e-mail needs a personal computer, a telephone line, and a modem which is
.a device for converting signals to text
‫ يمكنك إرسالا رسالة باســتخدام الكمــبيوتر المحمــولا مــن خللا شــبكة النــترنت مــع البريــد‬: (‫البريد اللكتروني )اليميلا‬
‫اللكتروني الخاص بك حتى تتمكن من مواصلة العملا وتحقيق عملك وأنت في منزلـك أو فـي رحلتـك فـي الحافلـة أو أي‬

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -28-


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫مكان ‪ ،‬وهو بحاجة إلى أجهزة الكمبيوتر الشخصية ‪ ،‬خط الهاتف ‪ ،‬ومودم الذي هو جهاز لتحويلا الشــارات إلــى نــص ‪.‬‬
‫ويمكنك أن ترسلا اليميلا في أي وقات من اليوم ليس فقط خللا الوقاات الرسمية ‪.‬‬
‫‪?So what is the difference between data and information‬‬
‫ما الفرق بين البياناتا و المعلوماتا؟‬
‫‪ Data‬بيانات‪ ,‬أمما ‪ information‬فهي معلومات و يمكنك أن تتذكر العلقاة بينهما كمعادلة كيميائية كالتي ‪:‬‬
‫‪Data + treatment = information‬‬
‫البياناتا ‪ +‬معالجة أو إجراء عملياتا عليها = معلوماتا‬
‫‪. So we can make use of information easily while it’s difficult to use Data in its raw state‬‬
‫لذلك فالمعلومات يمكن استخدامها والستفادة منها بينما يصعب الستفادة من البيانات إذا بقيــت فــي حالتهــا الوليــة ‪data‬‬
‫بيانات كما هي ‪ ،‬لذلك إذا عالجنا البيانات تتحولا إلى مع معلومات ‪ information‬يمكن الستفادة منها ‪.‬‬
‫وإذا ربطنــا موضــوع الفــاكس بموضــوع اليميــلا نســتطيع أن نرســلا رســائلا ونرســلا ‪ documents‬ويمك ن أن نعم لا‬
‫مرفقات ‪ attachment‬لملف ‪ file‬كاملا أو أكثر إلى أي فاكس في العالم ‪to any fax machine in the world‬‬
‫أو إلى أي جهاز كمبيوتر في العالم ‪. any computer‬‬
‫‪:When you send an e-mail message you must Take care about some points‬‬
‫يجب أن تعطى عناية خأاصة إلى بعض النقاط عند إرسالك رسائل بالبريد الليكتروني‪:‬‬
‫‪.On the toolbar, click the new mail button -1‬‬
‫على شاشة الكمبيوتر اضغط ‪ click‬على قاائمة ‪ new mail‬وهذا نموذج إيميلا جديد ‪.‬‬
‫‪In the (To) and or (CC) boxes, type the e-mail name each recipient, separating -2‬‬
‫‪.(;) names with comma or semi-colon‬‬
‫عندك كلمة ‪ To‬و كذلك ‪ CC‬سجلا اليميلا لكلا مستلم ‪recipient‬وافصلا السماء بفاصلة منقوطة ‪.‬‬
‫‪To add e-mail names from the address book. Its very easy to get any new addresses book‬‬
‫‪.and you can send a letter to that person‬‬
‫حتى تضيف اسم جديد لترسلا إليه فيمكنك أن تختار بسهولة من ‪ Address Book‬أي عناوين اليميلت التي تتعام لا‬
‫معها وتضيفها لليقونات ‪ TO, CC, BCC‬وهذه كلها تكون موجودة تحت بعض ‪.‬‬
‫‪.In the Subject box, type a message title subject -3‬‬
‫اكتب عنوان الرسالة التي تريده‪.‬‬
‫‪.Type your message and then click the SEND button on the New message toolbar -4‬‬
‫اكتب رسالتك وبعد كتابة الرسالة والتأكد أنها صـحيحة حسـب الجـراءات الـتي تعلمناهـا ويصـبح مظهرهـا جيـد اضـغط‬
‫‪ one click‬على أيقونة إرسالا ‪ send‬وسوف يعطيك الكمبيوتر أن الرسالة وصلت إلى المستقبلا ‪.‬‬
‫‪telex message: The telex message is typed as with a normal typewriter but sending a -3‬‬
‫‪.message needs operation skills and command of abbreviation recognized internationally‬‬
‫رسائلا البرقايات ‪ :‬كانت تطبع البرقايات و الرسائلا من خللا الطابعة العادية و اليوم تطبــع مــن خللا أجهــزة الكمــبيوتر‬
‫الحديثــة ‪ ،‬ولكــن إرســالا رســالة البرقايــة تحديــداً يتطلــب مهــارات تشــغيلية خاصــة وإلمــام تــام بالمختصــرات المتعــارف‬
‫عليهاعالميا ً مثلا لغات البرمجة القديمة لجهزة الكمبيوتر ‪. DOS or BASIC‬‬
‫المظهر العام لرسالة البرقية ‪:Layout of a telex message :‬‬
‫]‪Telecommunication corporation [tcc 70‬‬
‫‪Serial no, date, time, pocede to select‬‬
‫] ‪[z13421 JUN 03 99 0150 PTS‬‬

‫السطر الثاني تكتب الرقام التسلسلي ‪ serial number‬وبعد ذلك تكتب التاريخ مباشرة ثمم الوقات ‪ ، time‬ثم ‪procede‬‬
‫‪ to select‬الذي نريد أن نختاره لحظ مع بداية القوس ]‪ [213412‬هذا الرقام المتسلسلا ثم بعد ذلك التاريخ ‪JUN 03‬‬
‫‪ 99‬ثم بعد ذلك الوقات الساعة الواحدة و ‪ 50‬دقايقة ‪.‬‬
‫‪Layout of the text message‬‬

‫‪Telecommunication, corporation [tcc70‬‬


‫‪Serial no, date time, procode to select‬‬
‫]‪JUN 03 99 0150 PTS 213421‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-29-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪Called NO. end of number [2154214‬‬


‫‪Answer back [21521 SUN CO JO‬‬
‫]‪Sender’s NO [21444 REMCO JO‬‬
‫‪Plus‬‬
‫‪TEXT PROCEDE SHIPPING‬‬
‫‪ASAP LC CFM ACCOHDI NGLY RGDS‬‬
‫‪Sender’s No [21444 REMCO JO‬‬
‫‪Answer back WRUL [21521 SUN CO 10‬‬
‫‪End of line [MMMM‬‬
‫‪Duration [Time 01.1 MINS‬‬

‫‪ Pls‬نجد في البرامج القديمة‬


‫وبعدها الـ ‪proceed shipping‬‬
‫وبعدها ‪ASAP LC CFM Accordingly rgds‬‬
‫ثم بعد ذلك تكتب الذي تريده في جسم الرسالة‪.‬‬
‫ثم نكتب ‪Sender’s NO [214444 REMCo JO] :‬‬
‫لحظ كتبنا ‪ sender’s NO‬مرة أخ رى ف ي نهاي ة جس م الرس الة فنكت ب رقا م المرس لا ث مم نؤك د عل ى ‪answer‬‬
‫‪. back‬‬
‫‪Answer back wru 21521 SUN CO JORDAN‬‬
‫وبعــدها ‪ END OF LINE‬وم ن أج لا أن ه متع ارف علي ه عالمي ا أن ه انته ت الرس الة نض ع ]‪ [mmmm‬ثــمم نضــع‬
‫‪ DURARTION‬وهى المدة الزمنية التي استغرقاتها الرسالة ]‪ [Time 01. 1 Minute‬وهى ساعة و دقايقة واحدة‪.‬‬
‫وطبعا البرقايات لها عدة مميزات ‪ advantage‬أنها تك ون قاص يرة ومختص رة ج داً ‪ ،‬ولك ن ربم ا يك ون م ن المس اوئ‬
‫‪ disadvantage‬أنها بحاجة إلى أناس مختصين وبحاجة إلى معرفة عموم الناس إلى الرموز المتعارف عليها عالميا ‪،‬‬
‫ومن مميزاتها أنها معترف بها كوثيقة ‪ document‬ممكن أن تحتج بها قاانونياا أمام المحاكم مثلها مثلا الرسائلا‪.‬‬
‫‪Telegrams and cables: Telegrams and cables are sent from the post office or dictated -4‬‬
‫‪by the telephone. When you want to write a telegram the following points should be‬‬
‫‪.considered‬‬
‫البرقايات من خللا الكابلت ‪ :‬ترسلا من مكاتب البريد أو ممكن أن تجرى عملية مزاوجة بينها و بيـن التليف ون ‪ ،‬وعنـدما‬
‫تريد أن تكتب برقايات أو رسائلا من هذا النوع ل بد أن تؤخذ النقاط التالية بعين العتبار ‪:‬‬
‫‪Us the telegraphic address e.g JWICO -1‬‬
‫استخدم العنوان البرقاي مثلا ‪JWICO‬‬
‫‪Cables are usually written in capital letters -2‬‬
‫يجب أن تكتب الحروف كبيرة‬
‫‪.The word if used instead of fullstop -3‬‬
‫تستخدم الـ ‪ word stop‬بدل من النقطة ‪. full stop‬‬
‫‪.It’s better to use words rather than figures -4‬‬
‫يفضلا استخدام الكلمات بدلا الرقاام لحظ‬
‫‪JOPETROL‬‬ ‫‪]ADDRESSE’S TELEGRAPHIC‬‬
‫‪SHIPMENT RCVD STOP LC MESSAGE FOLLOWS STOP‬‬
‫‪JWICO‬‬ ‫‪] SENDER’S TELEGRAPHIC ADDRESS‬‬

‫‪.Common business terms, documents and abbreviation‬‬


‫المصطلحاتا وأ المختصراتا العامة وأ المتعارف عأليها في مجال العأمال‪.‬‬
‫خصوصــا فــي مجــالا الســتيراد والتصــدير والتخليــص فــي المــوانئ الجويــة أو البحريــة ‪ ،‬يجــب أن تعــرف الوثــائق‬
‫والمختصرات ‪ Documents and abbreviation‬مثلا ‪:‬‬
‫‪FOB‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-30-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪Fob means “free on board”. The goods are placed on the board of the ship by the seller at‬‬
‫‪.a port of shipment named in the contract‬‬
‫تعني على ظهر السفينة ‪ ،‬هذا الذي يريد أن يستورد أو يصدر البضاعة فل بد أن توضع البضاعة على ظهر الســفينة مــن‬
‫قابلا البائع في ميناء التصدير المنصوص عليه والمكتوب في عقد البيع‪.‬‬
‫‪.The risk of loss of or damage to the goods is transferred from the seller to the buyer‬‬
‫ومخاطر فقدان أو خراب أو إهلك البضاعة تنتقلا من البائع إلى المشتري ‪.‬‬
‫فالذي يتحملا المخاطر حسب نظام الـ ‪ FOB‬وهو نظام التحميلا من فوق ظهر السفينة المشتري ‪.‬‬
‫‪C&F‬‬
‫‪So F&C means the cost and freight. And in this system the seller must pay the costs and‬‬
‫‪.freight necessary to bring the goods to the named destination‬‬
‫هي اختصار لكلمة ‪ cost and freight‬التكاليف والشحن ‪ ،‬وفى هذا النظام ل بد للبائع أن يدفع التكاليف الض رورية‬
‫لحضار البضاعة إلــى الجهــة المنصــوص عليهــا جهــة الوصــولا ‪ ،‬وكلمــة ‪ destination‬تعن ى جه ة الوص ولا وكلم ة‬
‫‪ named‬تعنى المتفق عليها أو المنصوص عليها ‪.‬‬
‫‪But the risk of losing or damaging of the goods as well as any cost increases are‬‬
‫‪.transferred from the seller to the buyer when the goods passed the ship's rail‬‬
‫لكن مخاطر فقدان أو خسارة البضــاعة وأي زيــادة فــي التكــاليف المســتقبلة تنتقــلا مــن البــائع إلــى المشــترى عنــدما تعــبر‬
‫البضاعة الميناء البحري للسفينة والمقصود ميناء التصدير ‪.‬‬
‫ولحظ أنه في نظام الـ ‪ FOB‬لم نذكر أي زيادة في التكاليف فالبائع يضع البضاعة على ظه ر الس فينة وتنته ي مهمت ه ‪،‬‬
‫لكن هنا أكدنا عليها بشكلا واضح فالقانون حددها بمجرد أن تقولا ‪ C&F‬ندرك مجموعة شروط متعارف عليها ‪.‬‬
‫‪CIF‬‬
‫‪CIF means const insurance and freight. You as a buyer should trade between the benefit‬‬
‫‪.and the cost and then you will take your decision‬‬
‫نظام التأمين ‪insurance‬والشحن ‪ :freight‬ففي نظام الـ ‪ FOB‬أن ت ح ر ت ؤممن أو ل ت ؤممن عل ى البض اعة ‪ ،‬فه ي‬
‫مسؤوليتك وليست مسؤولية البائع ‪ ،‬فأنت عندما تريد أن تتخذ قارار ل بد أن تعملا مفاوضة بين المنافع الكليــة و التكــاليف‬
‫الكلية فإذا وجدت بعقلنية ‪ rationality‬أن المنافع الكلية أكبر من التكاليف الكلية ‪ok then you will take your‬‬
‫‪ decision‬فسوف تتخذ قارارك بأن تؤمن مثل على البضاعة‪.‬‬
‫‪This term (CIF) is basically appears like C&F but with the addition that the seller has to‬‬
‫‪.marine insurancing against the risk of losing or damaging the goods during the carriage‬‬
‫هذا المصطلح ‪ CIF‬يشبه ‪ C&F‬إلى حد كبير مع إضافة أن البائع يتحملا تك اليف الت أمين عل ى خط ورة ض ياع أو تل ف‬
‫البضاعة فقط خللا عملية التحميلا ‪.‬‬
‫‪.The seller contract with the insurance and pays the insurance premium‬‬
‫يعنى عقد البيع يتضمن كلا الشروط التي تتعلق بالتأمين و التي يتحملها البائع‪.‬‬
‫‪Ex work‬‬
‫يعنى العمالا الخارجية‪ ,‬و كلمة ‪ Ex‬هي عبارة عن اختصار لكلمة ‪.external‬‬
‫‪External works means that the seller responsibility according to external works is to make‬‬
‫)‪the goods available at the premises (e.g work or factory‬‬
‫إذا البائع يوفر البضاعة في النقطة المتفق عليها يعنى على أرضية المصنع أو أرضية العملا ‪.‬‬
‫‪In particular the seller is not responsible for loading the goods in the vehicle. The vehicle‬‬
‫‪.should be provided by the buyer‬‬
‫المشتري يحضر الشاحنات إلى المصنع أو إلى مكان وجود البضاعة هذا هو الساس ‪ unless other agreed‬إل إذا‬
‫كان هناك اتفاق بخلف ذلك منصوص عيه في العقد ‪.‬‬
‫‪The buyer bears the full cost and the risk involved in bringing the goods from the work or‬‬
‫‪.the factory to the desired destination‬‬
‫المشترى يتحملا المخاطر والتكاليف كاملة المرتبطة والمتضمنة إحضار البضاعة من المصنع أو أرض العملا إلى الجهة‬
‫المتفق عليها ‪.‬‬
‫‪Bringing the goods from the desired destination, This term represents the minimum‬‬
‫‪.obligation for the seller‬‬
‫جلب البضاعة من الوجهة المطلوبة ‪ ،‬وهذا يمثلا الحد الدنى ‪ minimum‬للتزام ‪ obligation‬البائع ‪.‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-31-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪: EX-SHIP‬‬
‫‪ex ship means that the seller’s shall make the goods available to the buyer on the board‬‬
‫‪.the ship at the destination named in the contract‬‬
‫تعني أن البائع يجب أن يجهز البضاعة ويعملا على توفير البضاعة إلى المشترى بجانب السفينة على الرصيف عند‬
‫الجهة المتفق عليها في عقد البيع ‪.‬‬
‫ومسئولية البائع ‪ the responsibility of the seller‬في مجالا ‪ ex ship‬أنه يتحملا التكاليف كاملة والمخاطر‬
‫كاملة إلى الجهة المتفق عليها في إحضار البضاعة وهى إلى جانب السفينة أو على الرصيف ‪ ،‬و ما بعد ذلك طبعا‬
‫يتحمله المشترى‪.‬‬
‫‪: EX QUAY‬‬
‫بجانب الرصيف ‪ :‬وهذا النوع يحتوى على أكثر من فرع وكلا نوع له شروطه ما لم ينص عقد البيع على خلف ذلك ‪.‬‬
‫‪Ex quay means that the seller makes the good available to the buyer on the quay (whaf) at‬‬
‫‪.the destination named in the sales contract‬‬
‫يجب أن يعملا البائع على توفير البضاعة في الجهة المتفق عليها في عقد البيع يعنى على رصيف الميناء ‪ ،‬وهناك فرق‬
‫بين رصيف الميناء وبين جانب السفينة ‪ ،‬لن بينهما مسافة وبالتالي هناك تكاليف إضافية في حملا البضاعة ‪ ،‬فل بد أن‬
‫نميز بين ‪ external quay‬و ‪.external ship‬‬
‫‪The seller has to bear all the risks and the full coast involved bringing the goods there.‬‬
‫‪.There are tow “ex quay” contracts in use‬‬
‫فهنا البائع يجب أن يتحملا التكاليف كاملة والمخاطر كاملة متضمنة إحضار البضاعة إلى الرصيف ‪ ،‬وهناك نوعان من‬
‫العقود المستخدمة في نظام ‪ ex quay‬وهما ‪:‬‬
‫‪ex quay (duty paid) :1‬‬
‫مدفوعة الجر‬
‫‪ex quay (duties on the buyer account) :2‬‬
‫البائع يجب أن يدفع ‪ the seller should pay‬وتكون الواجبات من مسئولية المشترى أن يحرر البضاعة ‪.‬‬
‫الطراف المتعاملة مع بعضها البعض يوصى أن يحرصوا على أن يكون في عقد البيع و صف كاملا لكلا نوع من هذه‬
‫النواع ‪. are recommended always to use the full description of this terms‬‬
‫‪Delivered at frontier: Delivered at frontier means that the seller’s obligations are fulfilled‬‬
‫‪.when the goods have arrived at the frontier’s but before the customs border‬‬
‫التسليم عند الحدود ‪ :‬وكلمة ‪ frontier‬تعنى حدود ‪ ، boundries‬وعندنا نقطتين حدود يجب أن يوضح في العقد حدود‬
‫البلد المصدر أو حدود البلد المورد ‪ ،‬وتعنى أن مسئوليات أو التزامات البائع يجب أن تلبى عندما تصلا البضاعة إلى‬
‫الحدود لكن قابلا نقطة الجمارك ‪.‬‬
‫‪FAS: Fas means free alongside the ship. Under this term the seller’s obligations are‬‬
‫‪.fulfilled when the goods have been placed alongside the ship on the quay or in lighters‬‬
‫تعني جانب السفينة ‪ :‬وهنا التزامات البائع يجب أن تنجز عندما توضع البضاعة بجانب السفينة ‪ ،‬وهذا يعنى أن المشترى‬
‫يجب أن يتحملا جميع التكاليف وجميع مخاطر فقدان أو خسارة البضاعة من لحظة وصولا البضاعة إلى جانب السفينة ‪.‬‬
‫‪Bonded: A workhouse where goods liable to customs duty paid are deposited until duty‬‬
‫‪.paid‬‬
‫عبارة عن بضائع توضع بمخازن عند الجمارك بانتظار التخليص على تلك البضائع ‪ ،‬فهذه البضاعة في مرحلة ما تخزن‬
‫في مخازن عند جهات معينة قابلا إنهاء الجراءات الجمركية عليها ‪.‬‬
‫‪Demurage: It’s a penalty imposed by the shipping company for not taking delivery of the‬‬
‫‪. goods within the time limit‬‬
‫وهى تكلفة الجزاء أو تكلفة العقوبة التي تفرض من الشركة الناقالة عندما تتأخر الشركة وبالتالي تدفع عقوبة أو غرامات‬
‫تأخير وهذه الغرامات عادة تكون تصاعدية ‪.‬‬
‫‪E.O.E : (errors and omission excepted). It means that if there is any error or omission, they‬‬
‫‪.may be rectified later on‬‬
‫أي ‪ :‬أي خطأ ينتج أو تأخير ينتج ‪ :‬فأي نقص في الطلبية حسب نظام ‪ E.O.E‬هو مسئولية البائع ‪ ,‬وبالتالي لبد أن‬
‫يرسلا النواقاص في أسرع وقات ممكن وتكون على حسابه لن هذا خطؤه ‪.‬‬
‫‪LOCO: The buyer is take charge of the goods whenever they happen and is responsible‬‬
‫‪.for expenses incurred by moving them. The price of the goods only without transit charges‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-32-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫تكون مسئولية المشترى عن أي تكاليف إضافية نتيجة نقلا هذه البضاعة وسعر البضاعة يكون بدون مصاريف إضافية‪.‬‬
‫‪Franco: The seller undertakes to deliver the goods and play all costs including customs‬‬
‫‪duties to the buyer's place of business. The price includes all charges cost; insurance,‬‬
‫‪.freight, customs duties, carriage loading, and every possible charge‬‬
‫البائع يجب أن يقوم بتسليم البضاعة ودفع جميع التكاليف بما فيها الجمارك إلى مكان وجود العمالا الخاصة بالمشترى ‪،‬‬
‫فالسعر يتضمن جميع تكاليف الشحن والجور والتامين والجمارك والتحميلا ‪.‬‬
‫‪Carriage paid: The cost of carrying the goods is included in the price quoted: carriage to‬‬
‫‪.the purchaser's place of business is paid by the supplier‬‬
‫تكاليف حملا ونقلا البضاعة متضمنة السعر المنصوص والمتفق عليه والنقلا إلى مكان المشترى يدفع عن طريق المزود‪.‬‬
‫‪Carriage forward: The quoted price doesn't include the cost of carriage that is the‬‬
‫‪.purchasers must pay the cost of carrying goods‬‬
‫السعر المتفق عليه بين البائع والمشترى ل يتضمن تكاليف النقلا وهذا يعنى أن المشترى يجب أن يدفعه تكاليف النقلا ‪.‬‬
‫‪.Trade discount: to encourage customers to buy in large quantities‬‬
‫الخصم التجاري ‪ :‬لتشجيع الزبائن لكي يشتروا بكميات كبيرة‪.‬‬
‫‪.Cash discount: To encourage the payment‬‬
‫الخصم النقدي ‪ :‬للتشجيع على السداد ‪.‬‬
‫‪Over- draft: The drawing of more than what a person has standing to his credit there,‬‬
‫‪.interest is charged by the bank upon the over draft‬‬
‫البنوك تعطى التجار والمشترين والبائعين تسهيلت بنكية وكلا واحد من هــؤلء لــه مقــدار معيــن مــن التســهيلت والبنــك‬
‫يسمح لك أن تسحب على المكشوف بناء على مقدرتك المالية وحركتك التجارية خللا السنوات السابقة ‪.‬‬
‫‪Quantity discount: The percentage my vary according to the amount order, the larger, the‬‬
‫‪.order .the higher, the discount‬‬
‫ل تشتري ثلث وتحصلا على واحدة كهدية ‪ ،‬وتحدد نسبة الخصم حسب الطلبيــة فشــخص طلــب عشــرة‬ ‫خصم الكمية ‪ :‬مث ً‬
‫طن ممكن أن نعطيه خصم ‪ %10‬وأخر يطلب عشــرين طــن نعطيــه خصــم قاــد يصــلا إلــى ‪ %20-15‬وعــادة مــا تكــون‬
‫العلقاة تصاعدية كلما كبر حجم الطلبية زاد الخصم فهي علقاة طردية ‪.‬‬
‫‪Commercial documents‬‬
‫الوثائق التجارية‬
‫‪Bank draft: Is a document or a form of a cheque, drawn by a banker on one of its‬‬
‫‪branches or some other bank requesting payment of a sum of money to the order of a‬‬
‫)‪.person or the bearer.(it is a cheap method of remitting money‬‬
‫هو عبارة عن وثيقة ممكن أن يكون على شكلا شيك مسحوب على البنك أو احد فروعــه أو مــن بنــوك أخــرى تطلــب منــا‬
‫الدفع )ادفعوا لحاملا هذا الشيك ‪ ,‬أو ادفعــوا إلــى الســيد‪ (.....‬وهنــاك بعــض الشــيكات تصــرف لحــامله وبعــض الشــركات‬
‫تصرف للمستفيد الولا وبعض الشركات تصرف فقط لشخص معين وهو وثيقة تضمن دفع الفلوس من طرف لخر ومن‬
‫بنك لخر )وهى تعتبر طريقة بسيطة وسهلة لتحويلا الفلوس مابين الطراف المختلفة( ‪.‬‬
‫‪Dispatch note: It is sent by the department responsible for the packing and dispatch of the‬‬
‫‪.articles. It informs the purchaser that the goods have been sent‬‬
‫ترسلا من قابلا الدوائر المسئولة عن التغليف والتفريغ لطلبيات معينة وهى تتضمن المشتريات الــتي أرســلت للمشــترى أو‬
‫مستلم البضاعة ‪ ،‬وهى وثيقة استلم البضاعة أو تفريغها في المنطقة المنصوص عليها في عقــد الــبيع وأن يقــر المشــترى‬
‫بأنه قاام باستلم البضاعة أو تفريغها في المكان المخصص لها ‪.‬‬
‫‪Credit note: A statement sent to a customer giving particular of an amount, he is entitled‬‬
‫‪.to be given for, such as returned goods allowances……etc‬‬
‫عبارة عن جملة أو فقرة ترسلا إلى الزبون تعطيه كميات محددة يسمح بها مثلا مرتجع البضاعة والصلحيات ‪.‬‬
‫‪.Debit note: An advice of indebtedness sent by one trader to another‬‬
‫عبارة عن نصيحة أو ملحظة بالدين ترسلا من قابلا تاجر إلى تاجر وهى إقارار بوجود الدين ‪.‬‬
‫‪.Invoice: A statement giving descriptions, quantity and price of goods‬‬
‫الفاتورة ‪ :‬وتتضمن الكمية وأسعار البضاعة وهى عبارة عن جملة تعطى وصف للمادة‪.‬‬
‫‪Goods received note: A note signed by the purchaser when the goods arrive at his‬‬
‫‪.stockroom, describes the name of the suppliers, the quantity and date of receipt‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-33-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫ملحظة وصولا البضاعة ‪ :‬وثيقة تبين أن البضاعة وصــلت ويجــب أن توقاــع مــن قابــلا المشــترى عنــد وصــولا البضــاعة‬
‫لمخازنه ويجب أن تشير إلى اسم المزود والكمية وموعد استلم أو وصولا البضاعة ‪.‬‬
‫‪Delivery note : Is a document sent by supplier to the purchaser who check the goods‬‬
‫‪.against the delivery and signs one copy and give it back to the driver‬‬
‫وثيقة ترسلا من قابلا المزود إلى المشترى الذي سيفحص البضائع فيما يتعلق بموعد الستلم والتسليم ويوقاــع علــى إحــدى‬
‫النسخ ويرجعها إلى السائق وبعد كلا خطوة هنالك خطوة أخرى يجب أن تنفذ من اجلا الوصولا إلى عملا متكاملا‪.‬‬
‫‪Bill of exchange: UN conditional order in writing addressed by demand or affixed‬‬
‫‪.determinable time in future to the order of a specified person, or the bearer‬‬
‫الكمبيالة ‪ :‬ثبوت أمر لدفع مبلغ معين من الفلوس إلى صاحب الكمبيالة أو الشـخص المكتـوب اسـمه بالكمبيالـة فـي وقاـت‬
‫محدد‪ .‬وعندما يحين هذا الوقات تصبح الكمبيالة مستحقة الدفع وتسمى طلب غير مشروط أمر مشروط ‪.‬‬
‫‪Bill oh lading (B/L): The bill of lading is a principal transit document which gives‬‬
‫‪description of the goods, weight, packing, and some special instructions sent by the‬‬
‫‪shipper and signed by the carrier (the captain of the ship) to safe guard the ship owners‬‬
‫‪.against claims for damage‬‬
‫بوليصة الشحن‪ :‬وثيقة تثبت عملية النقلا وتعطى وصف البضاعة والتعليمات المهمة وترسلا من قابلا الشاحن ‪ ،‬ويجــب أن‬
‫توقاع من قابلا الشاحن وهو قاائد السفينة من اجلا حفظ حقوق المالكين ومن اجلا إقاامة دعاوى مدنية إذا ضاعت البضاعة ‪.‬‬
‫‪Proforma invoice: It is similar to a quotation shows the purchaser how the invoice will be‬‬
‫)‪written out of decides to buy the goods. (it is demand for money‬‬
‫الفاتورة الولية‪ :‬تشبه عرض السعار وتبين للمشترى كيفية كتابة الفاتورة وما تتضمنه مــن بنــود ‪ ،‬والفــاتورة تثبــت حــق‬
‫البائع بثمن البضاعة لنها تبين الكميات وتكلفة كلا صنف ونوعية البضاعة ومواصفاتها وهنــاك توقايــع للبــائع والمشــترى‬
‫باستلم البضاعة ‪.‬‬
‫‪Letter of credit (L/C): A method of payment in foreign trade, it is safe and quick method‬‬
‫‪but more expensive to the importer, where by the important arranges for a bank in his‬‬
‫‪country to open credit in favour of the exporter. If the credit can be altered or can celled at‬‬
‫‪any time, it is said to be a revocable credit where as credit cannot be altered or with‬‬
‫‪drawing during a creation period, usually six months is an irrevocable credit and is much‬‬
‫‪.safer‬‬
‫رسالة العتماد‪ :‬عبارة عن طريقة دفع فيما يتعلق بالتجارة الخارجية وهــى آمنــة وســريعة ولكنهــا مكلفــة لن البنــك يأخــذ‬
‫نسبة عالية ‪ ،‬وفيما يتعلق بالمصدر في حالة فتح العتماد في بنك معين في بلدة ثم بعد ذلك البنك يخاطب بنك آخر في بلد‬
‫المستورد حسب الشروط المتفق عليها بحيث يضمن البائع أو المصدر أن ثمن البضاعة موجود فــي البنــك وبكفالــة البنــك‬
‫في بلده ‪ ،‬وتعاملا البنوك مع بعضها يضمن حق المشترى وحق البائع ‪.‬‬
‫‪Price list: A list issued by the manufacture or whole seller giving the price of the goods‬‬
‫‪.and the terms of sale‬‬
‫قاائمة أسعار‪ :‬تعد من قابلا المصنع أو من تاجر الجملة وتبين أسعار البضائع وشروط البيع والدفع والتسليم ‪.‬‬
‫‪Certificate or origin: It is a certificate issued by responsible authorities showing the‬‬
‫‪.places of manufactured of certain article‬‬
‫شهادة المنشأ ‪ :‬تثبت أن تلك البضاعة أصلها بلـد معيـن كالصـين أو اليابـان ‪ ,‬وهـى مـن الوثـائق الهامـة جـداً فـي العمليـة‬
‫التعليمية وتشير إلى جودة المنتج من عدمه فهي عبارة عن مؤشر للجودة ‪ ،‬وتثبت أن المنشأ ليس مقملداً ‪.‬‬
‫‪Customs declaration: It is a form which is deposited which customs authorities showing‬‬
‫‪.the details of the goods regarding contents, weight and value etc‬‬
‫الجمارك‪ :‬إقارار المستهلك يعبأ ويقدم إلى السلطات المسؤلة عن الجمارك والتي تبين تفاصيلا البضاعة المتعلقة بمحتويات‬
‫المادة ومن ماذا تصنع المادة ومكونات المادة ‪ ،‬يجب أن تكون هذه المور واضحة جداً ‪.‬‬
‫‪The quotation: A quotation is sent in reply to an enquiry and states the goods available ,‬‬
‫‪the current prices and delivery dates. a printed catalogue or price list is frequently sent‬‬
‫‪.with the quotation‬‬
‫عروض السعار‪ :‬ترسلا بناء على طلبية من زبون معين أو من جهة معينة وتخبرنا عن إمكانية توفر البضائع من عدمها‬
‫والسعار الحالية لهذه البضائع وموعد التسليم والوصولا ‪ ،‬والكتالوج المطبوع عادة يرسلا مع عرض أو قاائمة السعار ‪.‬‬
‫‪the statement of account: At the end of every month or other agreed period a copy of the‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-34-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪entries is made on a statement of account, which tells the purchaser the total sum owing‬‬
‫‪.for the period‬‬
‫كشف الحساب ‪ :‬في نهاية كلا شهر أو في نهاية كلا مدة متفق عليها يعملا كشف حساب بالبضاعة والــتي تخــبر المشــترى‬
‫كم يترتب عليه دفع مبالغ في مدة زمنية محددة مقابلا البضائع التي وصلته ‪.‬‬
‫‪packing list: The number, weight and volume of parcels, crates, etc. in which goods are‬‬
‫‪.packed for shipment‬‬
‫قاائمة البضاعة المعدة للشحن وتكون على التغليف وعادة هذه القائمة نضعها على التغليف ونبين الرقاام والوزان وحجــم‬
‫البضائع التي وصلت ‪.‬‬
‫‪Abbreviations used in business‬‬
‫المختصرات المستخدمة في مجالا العمالا التجارية‬
‫الخاتصار‬ ‫الشرح‬ ‫المعنى‬
‫‪a.a.r‬‬ ‫)‪Against all risks (insurance‬‬ ‫التأمين ضدد جميع المخاطر‬
‫‪Acc‬‬ ‫‪Account‬‬ ‫حساب‬
‫‪a/d‬‬ ‫‪After date‬‬ ‫بعد التاريخ‬
‫‪a.m‬‬ ‫)‪Ante meridiem (before noon‬‬ ‫قبل الظهر‬
‫‪Amt‬‬ ‫‪Amount‬‬ ‫كمية‬
‫‪B/F‬‬ ‫‪bill of exchange‬‬ ‫الكمبيالة‬
‫‪B/L‬‬ ‫‪bill of lading‬‬ ‫سند الشحن‬
‫‪B/P‬‬ ‫‪bill (s) Payable‬‬ ‫سند قابل الدفع‬
‫‪B/R‬‬ ‫‪bill(s) receivable‬‬ ‫فواتير قابلة للتسليم‬
‫)‪Bro(s‬‬ ‫)‪brother(s‬‬ ‫أخ أو أخوان‬
‫‪Cat‬‬ ‫‪Catalogue‬‬ ‫كاتالوج‬
‫‪C.F‬‬ ‫‪Cost and freight‬‬ ‫التكلفة و الشحن‬
‫‪Chq‬‬ ‫‪Cheque‬‬ ‫شيك‬
‫‪c.i.F‬‬ ‫‪Cost, insurance, freight‬‬ ‫التكلفة وتأمين الشحن‬
‫‪c/n‬‬ ‫‪credit note‬‬ ‫إشعار الدائن‬
‫‪Co‬‬ ‫‪Company‬‬ ‫شركة‬
‫‪C/o‬‬ ‫‪care of‬‬ ‫لعناية السيد‬
‫‪C.o.D‬‬ ‫‪cash on delivery‬‬ ‫الدفع عند التسليم‬
‫‪c.w.o‬‬ ‫‪Cash with order‬‬ ‫الدفع عند الطلب‬
‫‪D/A‬‬ ‫‪documents against acceptance‬‬ ‫وثائق القبول والموافقة‬
‫‪D/O‬‬ ‫‪delivery order‬‬ ‫أمر التسليم‬
‫‪Doz‬‬ ‫‪doze‬‬ ‫درزن‬
‫‪E.ando.E‬‬ ‫‪errors and omissions expected‬‬ ‫استثناء النواقص والخطاء‬
‫‪Esq‬‬ ‫‪Esquire‬‬ ‫المحترم‬
‫)‪Enc(s‬‬ ‫‪enclosures‬‬ ‫المرفقات‬
‫‪F.a.q‬‬ ‫‪free a long side quay‬‬ ‫تسليم الرصيف‬
‫‪f.a.s‬‬ ‫‪Free along side ship‬‬ ‫تسليم رصيف ميناء التصدير‬
‫‪Fyi‬‬ ‫‪for your information‬‬ ‫لمعلوماتك‬
‫‪Fiq‬‬ ‫‪for information only‬‬ ‫للمعلومات فقط‬
‫‪F.o.b‬‬ ‫‪free on board‬‬ ‫التسليم ظهر الباخرة‬
‫‪f.o.r‬‬ ‫‪free on rail‬‬ ‫تسليم السكة الحديد‬
‫‪f.o.s‬‬ ‫‪Free on steamer‬‬ ‫تسليم الباخرة‬
‫‪f.o.t‬‬ ‫‪Free on truck‬‬ ‫تسليم الشاحنة‬
‫‪G.M.t‬‬ ‫‪Green which mean time‬‬ ‫توقيت غرينتش‬
‫‪Inv‬‬ ‫‪Invoice‬‬ ‫فاتورة‬
‫‪Ltd‬‬ ‫‪Limited liability Company‬‬ ‫شركة محدودة المسئولية‬
‫‪l.c‬‬ ‫‪Letter of credit‬‬ ‫رسالة اعتماد‬
‫‪Messrs‬‬ ‫)‪Messieurs (fr.‬‬ ‫السادة‬
‫‪N.B‬‬ ‫‪Nota been‬‬ ‫ملحظة‬
‫‪p.a‬‬ ‫‪Per annum‬‬ ‫سنويا ا‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-35-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪p.t.o‬‬ ‫‪please turn over‬‬ ‫برجاء اقلب الصفحة‬


‫‪p.o.D‬‬ ‫‪payment on delivery‬‬ ‫الدفع عند التسليم‬
‫‪Qlty‬‬ ‫‪Quality‬‬ ‫الجودة‬
‫‪Qty‬‬ ‫‪Quantity‬‬ ‫الكمية‬
‫‪Rp‬‬ ‫‪replay paid‬‬ ‫إعادة الدفع‬
‫‪R.s.v.p‬‬ ‫‪steamer ship‬‬ ‫سفينة باخرة‬
‫‪Str‬‬ ‫‪Street‬‬ ‫شارع‬
‫‪s.s‬‬ ‫‪Steamer ship‬‬ ‫سفينة باخرة‬
‫‪Via‬‬ ‫‪by way of, through‬‬ ‫خلل‬
‫‪v.i.p‬‬ ‫‪Very important person‬‬ ‫شخص مهم جدا‬
‫‪Vol‬‬ ‫‪Volume‬‬ ‫الحجم‬
‫‪V.p‬‬ ‫‪Vice-president‬‬ ‫نائب الرئيس‬
‫‪Cr‬‬ ‫دين دائم‬
‫‪A.1‬‬ ‫)‪first-class (ship in Lloyds register‬‬

‫أنواع الرسائل التجارية ‪Kind of business letters :‬‬


‫رسائل الستعلم ‪:Letters of enquiry‬‬
‫‪Most business transactions begin with an enquiry. An enquiry can be made by telephone,‬‬
‫‪through the internet or by postcard. If you need more information, you will need to write a‬‬
‫‪.letter of enquiry‬‬
‫أي صفقة أعمالا تبدأ دائماً وأبداً بالستعلم فتبحث عن المعلومة مثلا أين تصنع هذه البضائع ومواصفاتها وكيفية وصولا‬
‫تلك البضائع إلممي وشروط الدفع ‪ ،‬فمعظم الصفقات التجارية تبدأ باستعلم و قاد يكون من خللا الهاتف أو النترنت أو‬
‫البطاقاات البريدية ‪.‬‬
‫‪Status enquiry : It's a business letter of confident all nature, usually sent by a supplier to‬‬
‫‪business references: banks, chamber of commerce or names of references, to be sure of‬‬
‫‪the buying capacity of a prospective buyer specially if he wishes to buy on credit for the‬‬
‫‪:first time. Status enquiry may be making on the following points‬‬
‫حالة أو شكل رسالة الستعلم ‪ :‬رسالة ذات طبيعة خاصة وعادة ترسلا من قابلا المورد إلى مراجع الأعمالا من بنوك أو‬
‫غرف تجارية أو أي جهة أخرى معينة حتى تتأكد من مقدرة وطاقاة المشترى خصوصا إذا أراد أن يشترى على نظام‬
‫الدين الذي يدفع لحقاً خاصة لولا مرة ‪ ،‬وقاد تكون الستفسارات بخصوص النقاط التالية ‪:‬‬
‫‪ standing of a firm-‬مصنع الشركة‬
‫‪ Reputation of a firm-‬سمعة وشهرة الشركة‬
‫‪ -Character, moral standing of a person‬سمات وأخلقايات شخص معين‬
‫‪ -Financial standing of a person or a firm‬المركز المالي‬
‫استعلم الشراء ‪:Sales related enquiry‬‬
‫‪A letter sent from the buyer to the seller to obtain detailed information about the goods or‬‬
‫‪:service. The buyer usually sends a letter of enquiry to ask for‬‬
‫عبارة عن رسالة ترسلا من قابلا المشترى إلى البائع حتى يحصلا على معلومات كافية عن البضائع والخدمات التي يريد‬
‫شراؤها وعادة يرسلا المشترى رسالة يطلب فيها حاجات محددة مثلا ‪:‬‬
‫‪ The supply and the availability of goods -‬طريقة التزويد ومدى توفر البضاعة‬
‫‪ Leaflets, catalogue or samples -‬العينات والكتالوجات‬
‫‪ Quotation or price -‬عروض السعار‬
‫‪ Term of payment, discount, delivery dates -‬شروط الدفع والخصومات وموعد التسليم‬
‫الستعلم لول مرة ‪:First enquiry‬‬
‫‪.If a prospective buyer approaches the supplier or the first time, it is advisable to include‬‬
‫إذا كان المشترى المنتظر اتصلا بالمزود أو المصنع لولا مرة ينصح أن الرسالة تتضمن التي ‪:‬‬
‫‪.The source of information from which you obtained his name -‬‬
‫أنت تبين مصدر المعلومات التي حصلت فيها على اسم سواء من خللا السفارة أو الغرف التجارية أو المعرض وهذه‬
‫تبين مدى اهتمام المشترى وتعكس صورة بطريقة أو بأخرى عن طبيعة المشترى وإلى أي درجة أطمئن لهذا المشترى ‪.‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-36-‬‬


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

.Some indication to the market in your area -


. ‫بعض المؤشرات حولا السوق في منطقتك‬
It is helping you to make yourself attractive as a buyer. The kind of goods you are
interested in, and details of what you would like the supplier to send you, (Catalogue, price
.list, samples … Etc)
. ‫ماهي نوعية البضاعة التي تهتم بها وماذا تريد من المزود أن يبعث لك مثلا كتالوجات وقاائمة السعار وعينات‬
.A conclusion or notes of hopes that price and terms are competitive -
‫استنتاجاتك وملحظاتك الذي تأمله حولا السعار وطبيعتها والشروط الخرى التي تجعلا العلقاة بينكم ذات قادرة تنافسية‬
. ‫عالية مقارنة مع الغير ومقارنة مع المنافسين‬
In case of routine enquiries, it is not necessary to give a lot of information as what you do
in the first enquiry. A short enquiry or a postcard that briefly points out your particular
.interest can do this
‫أما في رسائلا الستعلم الروتينية فليس ضروريا ً أن تعطى معلومات كافية وضرورية و طويلة حولا هذه المواضيع‬
‫ وممكن أن نعملا هذا برسائلا استعلم بسيطة جداً وقاصيرة على شكلا بطاقاة بريدية أو‬، ‫لنها تصبح عملية روتينية‬
. ‫برقاية تشير إلى مصلحتك المحددة لنك أصبحت معروفا ً لديه وأصبح هناك مستوى من الثقة والمعرفة بينكما‬
:Ordinary enquiry ‫رسائل الستعلم العادية‬
Mention briefly how did you hear about the firm you are writing? Addresses can generally
:be obtained from the following sources
‫اذكر باختصار كيف سمعت عن المؤسسة )مؤسسة الصانع( التي تريد أن تكتب إليها و ممكن أن تحصلا على عنوانها‬
:‫من المصادر التالية‬
the newspapers ‫الصحف‬
directors ‫محركات البحث‬
consulates ‫المستشارون‬
international fairs ‫المعارض الدولية‬
General catalogue ‫الكتالوجات العامة‬
trade magazines ‫المجلت التجارية‬
trade associations ‫النقابات التجارية‬
Yellow pages ‫الصفحات الصفراء‬
You can exchange the data and the information between the buyer and the manufactured.
:In this paragraph, you may include
:‫ التي يجب أن تتضمن ما يلي‬، ‫يمكنك تبادلا البيانات والمعلومات بين المشتري والمورد في هذه الفقرة‬
A short paragraph about yourself pointing out your particular interest. If necessary, indicate
.the state of the market
‫فقرة بسيطة عن نفسك تعرف من خللها نفسك وطبيعة عملك واهتماماتك والمنتجات المطلوبة و يجب أن تشير إلى حالة‬
. ً ‫السوق إذا كان ذلك ضروريا‬
:Examples
…Your embassy here in Amman has advised us to get in touch with you-
...........‫سفارتكم هنا في عمان نصحتنا أن نتصلا بكم‬
…we refer to the visit of our representative to you stand at Torino international fair-
..........‫بالعودة إلى زيارة ممثلنا إلى جناحكم الدائم في المعرض الدولي في مدينة تورينتو‬
… Your firm has been recommending to us that you are manufacturers of -
.......‫مؤسستكم أوصت أو بينت أنها الشركة الوحيدة لـ‬
… We have seen your advertisement in the world of commerce -
.......... ‫رأينا إعلنكم في مجلة التجارة الدولية‬
we are indebted with thanks to the commercial attache in your embassy for providing us -
…with your esteemed name and address
.. ‫نحن شاكرين بعمق العلقاات أو التصالا التجاري مع ملحقتكم التجارية بالسفارة لنها زودتننا باسمكم وعنوانكم‬
… We invite quotations for the supply of -

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -37-


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫نحن نطلب عرض أسعار لتزويدنا ب‪.........‬‬


‫‪… We have heard of your products through -‬‬
‫سمعنا عن منتجاتكم من خللا ‪.......‬‬
‫‪… We are Al- Masry co. the largest spare parts distributors in Jordan -‬‬
‫نحن شركة المصري من أكبر الشركات التي تتعاملا مع قاطع غيار السيارات مثلً ‪...‬‬
‫‪…We are most interested in household appliances-‬‬
‫نحن مسرورين من تطبيقات منتجاتكم و من خبرتنا بمنتجاتكم…‪..‬‬

‫البحث عأن معلوماتا ‪:Asking for information‬‬


‫‪The details state simply and clearly what you would like your prospective supplier to send‬‬
‫‪.you‬‬
‫التفاصيلا وطبيعتها يجب أن تذكر ببساطة ووضوح وكلا هذا سوف يؤدى إلى أن المزود سوف يقف بجانبك ‪.‬‬
‫‪:Examples‬‬
‫‪… will you please send us your catalogue and the price list for -‬‬
‫لو سمحتم و تفضلتم بإرسالا الكتالوج وقاائمة العروض والسعار إلى‪...........‬‬
‫‪…Please send us a Performa invoice for the following at your most competitive prices -‬‬
‫لو سمحتم ابعثوا لنا فاتورة أولية متمنيين أن تكون أسعاركم تنافسية‪........‬‬
‫‪… Kindly give us your lowest prices for -‬‬
‫رجاء إعطائنا قاائمة عن السعار‪.......‬‬
‫‪… I would appreciate more details -‬‬
‫سأكون ممتنا ً لمزيد من التفاصيلا ‪..‬‬
‫‪…We would like to know what trade discount you allow -‬‬
‫نود معرفة الخصم التجاري ‪..‬‬
‫نمط وطبيعة الكتابة ‪ ،the style of writing‬وطبيعة الجملة التي يجب أن نبدأ بها رسالتنا له مفعولا مؤثر على مدى‬
‫تجاوب المزود أو المصنع معنا ‪ ،‬فهي مكلفة بالنسبة لنا فيجب أن تبين كلا هذه التفاصيلا من اجلا أن تكون على بينة ‪،‬‬
‫صنع أو المزمود بالنسبة لك وتكون المور واضحة وصريحة ‪.‬‬ ‫وتعطى الثقة للم م‬
‫الخاتمة ‪:Closing‬‬
‫‪Usually a short paragraph is sufficient to close an enquiry; however, you could appreciate‬‬
‫‪.an early reply or a repeated hope to get a competitive price‬‬
‫هي عبارة عن فقرة قاصيرة تكون كافية حتى تنهى رسالة الستعلم وعلى أية حالا بإمكانك أن تكتب في الخاتمة )سوف‬
‫نكون شاكرين ومقدرين للستجابة السريعة لرسالتنا وآملين الحصولا منك على أسعار منافسة(‪.‬‬
‫‪:Examples‬‬
‫‪-.We are looking forward to hearing from you very soon‬‬
‫نحن نتطلع إلى السماع منك بأسرع وقات ممكن‪.‬‬
‫‪we hope that this would be an opening for an intimate business relationship between our -‬‬
‫‪.firms‬‬
‫أتمنى أن يكون ذلك افتتاحية مباركة لقاامة علقاة أعمالا دائمة ما بين مؤسساتنا‪.‬‬
‫‪.waiting your earliest reply -‬‬
‫منتظرون جوابكم المبكر على أحر من الجمر ‪.‬‬
‫‪If your price and terms prove to be competitive, we shall be in opposition to place a -‬‬
‫‪.substantial order‬‬
‫إذا كانت شروطكم وأسعاركم منافسة سوف نكون في وضع يمكننا من إقاامة علقاات دائمة معكم وطلب كميات كبيرة‬
‫وعدة طلبيات وبالتالي يصبح السوق واسع لكم على المدى الطويلا ‪.‬‬
‫‪-.We shall be grateful for an early reply‬‬
‫سوف نكون شاكرين جدا ومقدرين لي إجابة مبكرة‪.‬‬
‫‪.We shall be very grateful for any assistance you can give us in this matter‬‬
‫سوف نكون شاكرين لي مساعدة يمكن أن تقدموها فيما يتعلق بهذه القضية ‪.‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-38-‬‬


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

:Example

Al Bank Al Saudi Al hollandi


Mr. Sharif Hamwi
Amman training college date: 12/11/2002
R.O.BOX: 484
Amman Jordan
,Dear Sir
Mr. Ahmed Naji, whom we intend to hire, has introduced your name as a person
.reference
We would gratefully appreciate your advice about his moral standing, character
.and suitability for employment with us
Thanking you in advices for your valued co-operation, and looking forward to your
.reply with interest
Yours faithfully
Waseem Imran
Manager
Replies to enquiries, quotations and offers
‫الردوأد عألى السعار وأالستفساراتا وأالعروأض‬
The reply to an enquiry provides the prospective buyer with the request information.
Progressive firms look upon an enquiry for their goods as an opportunity that must not be
.missed; therefore, the reply must be built up into a sale or a good will
‫الرد على أي رسالة استعلم تزود المشترى المنتظر بالمعلومات المطلوبة )يجب أن نبعث بالمعلومات المطلوبة ل أكثر‬
.(‫ول اقالا إل إذا شعرنا نحن كمصمنعين أو مزومدين أن هناك معلومات إضافية المشترى لم يطلبها ولكنها قاد تفيده‬
About the prospective buyer, we can say as a manufacturer or supplier that this information
will help him and increase the relationship and facilities of relationship and can go more
.steps forwards and complete the transaction between the two parts
‫والمؤسسات تتطلع إلى إرسالا استعلم عن بضائعها وتعتبرها فرصة يجب أل تضيع وبالتالي الرد أو الستجابة على‬
. ‫رسالة الستعلم يجب أن يبنى بشكلا جيد وطريقة تعكس الصورة الذهنية الجيدة عن المصمنع أو المزمود‬
exchange has many terms ‫هناك عدة شروط لعملية التبادل‬
There should be at least two parties and each part able to deal with the other and has the -
.authority to deal with the other
‫ وإذا توفرت العناصر الثلثة نستطيع أن‬، ‫ل بد من وجود طرفين على القالا وكلا طرف لدية السلطة والرغبة والستعداد‬
. ‫نقولا أن أركان الطلب قاد اكتملت‬
Each part like to take something value in the mind of the other part, we exchange the
.value, exchange the benefit of the product even physical product
. ‫حتى لو كانت منتجات مادية فنحن نتبادلا قايم المنتجات وهذا من تعريف التسويق‬
Marketing is a social and administrate process that shoud be met and need of our
customer by producing the suitable product and the product here means any team we can
sell any team we can market physical product, or service or information or data or
.anything
‫أي شي يمكن أن يسوق وهذا عبارة عن تعريف للمنتج وبالتالي نحن نريد أن نصنع المنتج الذي يشبع الحاجة والرغبة‬
. ‫بناء على المفهوم التسويقي الحديث‬
In answering an enquiry satisfactorily, the seller should consider the following
:points
: ‫للجابة على أي طلبية أو استعلم وإشباع رغأبة باعثا الستعلم وتلبى طلبه يجب على البائع أن يهتم بالنقاط التالية‬
Expressions of thanks for the enquiry -1

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -39-


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫التعبيرات التي يريد استخدامها للشكر على رسالة الستعلم‪.‬‬


‫‪.The validity of the quotation. It is a good opportunity, new opportunity, tries to use it -2‬‬
‫مصداقاية عرض السعار ‪ :‬يجب أن تختار عرض أسعار جيد ومناسب وواقاعي ومنطقي ‪.‬‬
‫‪Details of the quoted price (packing, carriage, insurance, delivery dates, discount, -3‬‬
‫)‪etc.‬‬
‫التفاصيلا المتعلقة بالسعر )التحميلا والتغليف والنقلا والتأمين وموعد التسليم والخصومات( ‪.‬‬
‫‪Extract description of the goods through enclosures, booklets, leaflets, catalouges, -4‬‬
‫‪.price list etc‬‬
‫يجب أن تكون صادقاا ً وتبين جميع الخصائص اليجابية لمنتجك ول تتوقاع أمن المشترى لديه معلومات كافية فاعتبر أنه ل‬
‫يعرف شي عن منتجاتك وبالتالي أنت تستطيع أن تسموق الشياء البديهية والمفهومة ضمنيا في منطقة الشعور واللشعور‬
‫في النفس البشرية ‪.‬‬
‫‪Some person remembers us about the advantages, which attract the customer, by‬‬
‫‪.using catalogues leaflets, booklets, pricelist etc‬‬
‫جوهر عملية التسويق هو كيف تجذب الزبون وذلك باستخدام الوسائلا المختلفة من قاوائم السعار والكتالوجات إلى أخره‪.‬‬
‫‪An expression of hope that the quotation will be accepted and assurance of goods -5‬‬
‫‪.service and further assistance‬‬
‫حاولا أن تطمئن المشترى بأن تلك السعار ستكون تنافسية وستقوم بتقديم خدمات ما قابلا البيع وخدمات ما بعد البيع‬
‫وحاولا أن تكون علقاة جيدة لكي تكسبه ‪.‬‬
‫‪.Follow up the quotation -6‬‬
‫تابع عروض السعار‬
‫‪According to the new marketing concept, we must care as a manufacturer or supplier‬‬
‫‪.about the complete‬‬
‫‪The complete transaction is important but the strategic goal for the manufacturer is to‬‬
‫‪.build good relationship with the buyers‬‬
‫الهدف الرئيسي حسب المفهوم التسويقي الحديث للمصمنع أو المزمود ليس فقط هو إتمام الصفقة ‪ ,‬نعم إتمام الصفقة هدف‬
‫تكتيكي على المدى القصير ‪ short run‬ولكن ليس هو هدفي الستراتيجي طويلا المدى ‪ ، long run‬وهدفي أن أبنى‬
‫علقاة جيدة ودائمة وأحاولا أن أصلا إلى نقطة الولء ‪ I try to reach the point of loyalty‬والنتماء ‪.‬‬
‫‪.We should position our self in the mind of our customer‬‬
‫يجب أن نوجد مكانة لنفسنا في عقولا المستهلكين أو المشترين المنتظرين‪.‬‬
‫‪In answering an enquiry satisfactorily, the seller should consider the following‬‬
‫‪:points‬‬
‫حتى نعمل على ذلك بطريقة جيدة ونستطيع أن نحقق ما أوضحناه يجب أن نأخأذ بعين العتبار عدة نقاط ‪:‬‬
‫‪.Expression of thanks for the enquiry -1‬‬
‫نذكر عبارات الشكر والتقدير بإمارات مناسبة فيما يتعلق بالرد على رسالة الستعلم ‪.‬‬
‫‪.The validity of quotation -2‬‬
‫مصداقاية العروض ‪ ،‬ويجب أن تركز على نقاط القوة ‪ strong points‬في العرض ‪.‬‬
‫‪Details of the quoted price (packing, carriage, insurance, delivery dates, discount, -3‬‬
‫)‪etc.‬‬
‫يحتوى عرض السعار على التفاصيلا كالتغليف بطريقة مناسبة لعملية حملا وشحن البضاعة والتامين ونوعية التامين ‪,‬‬
‫وموعد التسليم والخصومات التي يمكن أن نقدمها والضمان وخدمات ما قابلا وأثناء وما بعد البيع ‪.‬‬
‫‪Extract description of the goods through enclosures: A booklet, leaflets, catalogues -4‬‬
‫‪.pricelist, etc‬‬
‫وصف دقايق وصادق للبضاعة وما تتضمنه ونعزز ذلك من خللا النشرات والكتالوجات وقاائمة السعار ‪.‬‬
‫‪An expression of hope that the quotation will be accepted and assurance of goods - 5‬‬
‫‪.service and further assistance‬‬
‫التعبير عن الملا بأن عرض السعار سيقبلا وقاضية التامين والتأكيد على خدمات هذه البضائع أو المرافقة لها وأي‬
‫مساعدات أخرى سوف تقدمها على المدى الطويلا ‪.‬‬
‫‪.Follow up the quotation -6‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-40-‬‬


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

. ‫تابع عرض السعار الذي تبعثه‬


: The letter should be reply enquiry consist of three paragraphs
:‫ ويجب خللها تطبيق قااعدة الثلث فقرات‬business letter ‫رسالة الرد أو الستفسار هي عبارة عن رسالة أعمالا‬
Opening paragraph, middle paragraph and closing paragraph

: Opening sentences ‫ الفتتاحية‬: ‫الفقرة الولى‬


:Example
…we thank you for your enquiry of 18 June appreciates your interest in your products -
........‫نشكركم على رسالة استعلمكم المؤرخة في الثامن عشر من يونيه ومقدرين اهتمامكم بمنتجاتنا‬
…we are very pleased to receive your enquiry dated-
.......‫نحن مسرورين جدا بتلقي رسالة استعلمكم المؤرخة بتاريخ‬
…we thank you for your letter of 16 Jan in which you enquiry about -
......‫ يناير والتي تستفسرون‬16 ‫نحن شاكرين جداً على رسالتكم المؤرخة‬
…we are very pleased to know that you were impressed with our products -
.........‫نحن مسرورين جدا لمعرفتنا أنكم مهتمون بخصائص منتجاتنا‬
…we think you have made the best choice in catalogue us-
..........‫نعتقد أنكم اخترتم الخيار الفضلا بتعاملكم معنا‬
.You should start to establish a good relationship
..…it is a best choice: ‫من الفضلا أن نعطى المشترى قايمة عالية من خللا بعض التعابير مثلا‬
How to communicate with other? How to affect with other? What is the impact of
?your expression
‫ وكيف تؤثر فيهم ؟‬، ‫كيف تتواصلا مع الخرين‬
:Providing the necessary information ‫توفير المعلوماتا اللزمة‬
In case of the information that we received there are two problems. Classified these
information what is important or not. I have special time how can I deal with the
.much information
‫ الواصلة إلينا تحتاج إلى وقات طويلا وطاقام إداري حتى يعملا على فرز المعلومات )ما هي‬: ‫ الزيادة في المعلومات‬-
(‫ وما هي المعلومات غير المطلوبة‬,‫المعلومات المهمة والمطلوبة في ذلك الوقات‬
I need some level of information if I reach the amount of information least than
.required this mean that there is some information absent
‫ ل استطيع أن اتخذ قارار جيد بغياب المعلومات المطلوبة وبالتالي النقص في المعلومات يسبب‬: ‫ النقص في المعلومات‬-
.‫مشكلة والزيادة في المعلومات تسبب مشكلة أيضا‬
You should create good image in the mind of our buyer and customer If we deal with
.him for the first time, you should create first image and you know the first image
، ‫يجب أن تخلق صورة جيدة في ذهن الزبون أو المستهلك عن منتجك وشركتك خصوصا ً عندما تتعاملا معه لولا مرة‬
. ‫فالنطباع الولا هو النطباع الذي سيدوم ويؤثر على صورتنا الموجودة في عقلا المستهلك‬
: Closing ‫الخأاتمة‬
.We look forward to the opportunity of service -
. ‫نحن نتطلع إلى فرص فيما يتعلق بالخدمات وتقديمها‬
We hope that you will find our terms satisfactory, and we assure you of our full co -
.operation and attention in this matter
... ‫نأملا أن تجدوا شروطنا مرضية لكم ونحن نؤكد لكم تعاوننا الكاملا العملية والهتمام في هذه المسألة‬
Competitive advantage : ‫الميزة التنافسية‬
Competitive advantage is something special unique to distinguish your self and your
product in something difficult to discolors from your competitor and difficult to
.duplicate your imitate from the other
‫عنــدما يكتشـف‬, ‫هذا يعنى انك تمتلك شـي معيـن وهـذا الشــيء المعيــن يمثـلا قايمــة وتسـتطيع أن تتميـز بــه عـن الخريــن‬

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -41-


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫الخرون تلك القيمة ويعملوا على محاكاتها فأنت ستفقد هذه القيمة‪.‬‬
‫القتباساتا مع أشكال جدولتها ‪Quotations with tabulated forms :‬‬
‫‪Many quotations are made on special tabulated forms that make information more‬‬
‫‪organized easily understand and complete. In this case, a covering letter should be‬‬
‫‪sent with the tabulated quotations. The covering letter includes the same opening‬‬
‫‪.and closing sentence with the addition that the quotation is enclosed‬‬
‫أحيانا يكون هناك عروض أسعار مطبوعة وجاهزة ‪ ,‬ويجب أن يكون هنالك أشكالا محددة من هذه العروض ‪ ،‬كــثير مــن‬
‫عروض السعار تصمم وتصنع بطريقة خاصة حتى تزود المعلومات وتنظمها حيث كلا شي مبين وفي مكانه ومتعــارف‬
‫عليه بحيث نضمن عدم حدوث ما يسمى بالرباك أو التشويش لدى المشترى أو مستلم الرسالة‪.‬‬
‫العروض الطوعية ‪:Voluntary offers‬‬
‫العروض الطوعية تمعني أن الشركة المصنعة أحيانا ً نتيجة طرح منتج جديد أو زيادة أعمالهــا أو مــن أجــلا جــذب زبــائن‬
‫جدد ومشترين يلجئوا إلى هذا النوع من الرسائلا أو العروض ‪:‬‬
‫‪Many manufacturers should market him self his company and his product through‬‬
‫‪.what we call marketing mix‬‬
‫أي شركة يجب أن تسوق نفسها أو منتجاتها من خللا ما يسمى بعناصر المزيج التسويقي‪.‬‬
‫‪The items of marketing mix are consisting of four bases: the first base is the price,‬‬
‫‪.the second is product, the third is promotion, and the four is the place‬‬
‫لدينا أربع عناصر مزيج تسويقي للمنتجاتا المادية وهي )السعر والمنتج والترويــج والتوزيــع( وجميع هــذه المصــطلحات‬
‫الربعة التي تمثلا عناصر المزيج التسويقي باللغة النجليزية تبدأ بحرف )‪ ، (p‬فالجمهور يهمه السعر ‪ ،‬والمنتج وكلا مــا‬
‫يتعلق بدائرة حياته ‪ ،‬والترويج وكيف للمنتج أن يشبع كــلا تلــك الحاجــات ‪ ،‬والملئمــة وهــى إيصــالا الســلعة إلــى الزبــون‬
‫بالطريقة المناسبة والوقات والسعر المناسب ‪.‬‬
‫ما يهمنا هنا هو الترويج ‪,‬وعندنا ما يسمى أيضا عناصر المزيج الترويجي‪.‬‬
‫التصال ‪:Communication‬‬
‫‪This will increase our marketing share and this means that prospective ten buyer‬‬
‫‪.come to buy. This means that our sales will increase and our profit will increase too‬‬
‫نحن نريد أن نكسب ونستكشــف زبــائن جــدد ونخــبر الخريــن عــن منتجاتنــا وعروضــنا وبالتــالي يهمنــا أن يكــون معــدلا‬
‫الستجابة عالي ‪ ،‬فمن الممكن أن نرسلا مائة رسالة ‪ ،‬ولو كسبنا عشرة رسائلا فقط فان منتجاتنا ســتزيد وبالتــالي أرباحنــا‬
‫أيضا ستزيد‪ ,‬وبالتالي يجب أن نتعاملا مع الزبائن علي أنهم قايمة فيما يتعلق بالمنتــج ‪ ،‬ومــن هنــا تــأتي أهميــة وفلســفة مــا‬
‫يسمى بالعروض الطوعية أو مبيعات الرسائلا ‪Voluntary offers or sales letter‬‬
‫‪these letters are normally sent out in the form of circular letters, a direct -‬‬
‫‪.advertisement or TV commercial‬‬
‫تلك الرسائلا يمكن أن ترسلا علي شكلا رسائلا متعـددة للجميـع أو إعلن مباشـر وعنـدما نتحـدث عـن إعلن مباشـر هـذا‬
‫يعنى أننا نستخدم أنواع متعددة من قانوات التصالا مثلا الراديو والتليفزيون والمجلت والصحف والجرائد‪.‬‬
‫‪All these devises we can use but what is the type of our advertisement because -‬‬
‫‪.there are many type of advertisement‬‬
‫هناك العلن الخباري والعلن الذي يجذب النتباه والعلن الذي يوصلا رسالة معينــة ويركــز علــى خــواص المنتــج‬
‫والعلن من أجلا زيادة البيع ‪.‬‬
‫‪when writing such letters, one must see that they are persuasive, convincing, price -‬‬
‫‪.and impressive regarding quality…..etc‬‬
‫عندما تكتب رسائلا إعلنية يجب أن تكون مقنعا ً ‪ ,‬وأن تكون الرسائلا ملئمة للجهة الموجهة أو الجمهور المســتهدف وأن‬
‫تكون موضحة ومركزة على ماتريد أن تستهدفه من العلن )هلا تريد أن تركز على الجودة أو السعر أو الخدمات( ‪.‬‬
‫‪:Good sales letter are based on four fundamental points‬‬
‫رسالة المبيعاتا التجارية الناجحة تركز على أربع نقاط رئيسية ‪:‬‬
‫‪ /1‬النتباه‪:Attention :‬‬
‫‪To attract the reader's attention (arouse his curiosity) and induce him to read further,‬‬
‫‪so the opening paragraph should perhaps be more direct and personal, and more‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-42-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪.original than in other letters‬‬


‫لجذب انتباه القارئ والمستمع والجمهور‪ ,‬وحتى تجذب انتباه القارئ يجب أن تثير فضــوله وتقنعــه أن يقــرأ أكــثر ويجمــع‬
‫معلومات أكثر وأن يهتم أكثر لذلك الجملة الفتتاحية في الرسالة ربما تكون مباشرة أكثر وشخصية‪.‬‬
‫‪Every one is different between the needs and performance of the persons. It is‬‬
‫‪difficult to find two persons have the same needs, the same performance and the‬‬
‫‪.same way of thinking‬‬
‫من الصعب جدا أن تجد شخصين لهما نفس الحاجات والرغبات والتفضيلت ونفس طريقة التفكير‪.‬‬
‫‪If you want to applied new marketing concept, you should meet the needs,‬‬
‫‪performance and wants of the customer. You should deal with the customer in good‬‬
‫‪.and suitable way according the way of thinking‬‬
‫إذا أردنا أن نطبق المفهوم الحــديث للتســويق يجــب إشــباع الحاجــات والرغبــات لــدى المســتهلك ومعــاملته بطريقــة جيــدة‬
‫والتصالا معه طبقا لطريقة تفكيره وحسب ماهو مقنع له ‪ ،‬وبالتالي تأتي أهمية مدى مناسبة الرسالة للشخص ‪.‬‬
‫‪:Example‬‬
‫‪.You and just few others were chosen‬‬
‫نحن اخترناك والبعض من بين كلا الناس ‪.‬‬
‫‪ /2‬الرغأبة ‪:Desire‬‬
‫‪People buy things because it satisfies something they want for their own (profit,‬‬
‫)‪pleasure, success….etc.‬‬
‫‪It's different between needs and wants. Needs is limited (food, water, respect, reach‬‬
‫)‪.to your Goal‬‬
‫الرغبة ‪ :‬وسيلة لشباع الحاجة ‪ ,‬وهناك وسائلا متعددة لشباع نفس الحاجة ‪ ،‬وكما أن النسان علــى المســتوى الشخصــي‬
‫له حاجات كذلك الشركات والمؤسسات ‪.‬‬
‫‪ /3‬القناع ‪:convincing‬‬
‫‪.you should create convincing in the mind of your Prospective buyer‬‬
‫يجب أن تكون قاادر على خلق القناعة في ذهن المستهلك خاصتك‪.‬‬
‫‪to convince the customer that your product or your off has special merit and that is‬‬
‫‪in his interest to accept it, Supported your statement by facts and experiments tests‬‬
‫عندما يكون عرضك فيه شيء مميز لن تجده في عروض المنافسين مع التركيز على ما يرافــق منتجــك وشــروط توريــده‬
‫والخصومات وخدمات ماقابلا البيع وخدمات المرافق البيعي وخدمات ما بعد البيع والضمان كلا هذه المور يمكن أن توملد‬
‫القناعة لدى المستهلك أو المشترى للتعاملا معك وشراء منتجك ‪.‬‬
‫‪:Example‬‬
‫‪.The career's digest gives you the latest ideas to Enhance your opportunity in life‬‬
‫هذا يساعدك على اكتساب الفرص واقاتناصها ‪.‬‬
‫‪ /4‬العمل ‪:Action‬‬
‫‪First impression generate when the buyer see the envelope. The shape or the form‬‬
‫‪.of envelope will enter in the forming of the first impression‬‬
‫أولا انطباع يتولد عند المشتري عندما ينظر المغلف ‪ ،‬ولحظ كيف تستخدم الطوابع والبطاقاة البريدية ولحظ أيضا أن‬
‫العملية غير مكلفة على الطلق ‪.‬‬
‫* ‪.By this way you can using what we call direct marketing or data base marketing‬‬
‫*‪.In British they use direct marketing‬‬
‫‪.In American they use data base marketing‬‬
‫بهذه الطريقة يمكنك استخدام ما نسميه التسويق المباشر أو قااعدة بيانات التسويق ‪.‬‬
‫في بريطانيا يستخدمون التسويق المباشر ‪ ،‬وفي أمريكا يستخدمون قااعدة بيانات التسويق ‪:Example :‬‬
‫أرجو أن ترسلا لنا اشتراكك في الحالا وبأقاصى سرعة ‪Please send us your subscription at once :‬‬
‫رسائل المتابعة ‪:Follow up letters‬‬
‫وهناك نوع آخر من الرسائلا الطوعية يطلق عليه رسائلا المتابعة‪.‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-43-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪It's a second letter sent by the seller, if the buyer hasn't placed an order or even‬‬
‫‪.replied to the seller's offer‬‬
‫هي عبارة عن خطاب ثاني يرسلا من قابلا البائع إذا لم يكن المشترى جاوب على رسالة المبيعات بحيث تتابعه وتبعث له‬
‫رسالة أخرى إلى أن نحصلا على التعاملا معه‪.‬‬
‫‪:The good follow up letter contain the following‬‬
‫رسائل المتابعة يجب أن تتضمن التي‪:‬‬
‫‪reference to the customer enquiry and that no response has been received after -1‬‬
‫‪.the seller's offer‬‬
‫* المرجع فيما يتعلق برسائلا استعلم الزبائن )بحيث لم يستجب بعد تقديمنا للعرض(‬
‫‪.wonder why in a helping manner-2‬‬
‫* أي تساؤلت بطريقة اعتيادية‪.‬‬
‫‪.reassure promise of service-3‬‬
‫* إعادة التأكيد والوعد بتقديم خدمات إضافية خصوصا خدمات ما بعد البيع‪.‬‬
‫كتابة الطلباتا ‪:Writing orders‬‬
‫‪Orders : is a letter in which the buyer asks the seller to supply him with specified‬‬
‫‪.quantities of goods‬‬
‫الطلب‪ :‬هو عبارة عن رسالة يبعثها المشترى يطلب فيها من البائع تزويده ببضائع محددة‪.‬‬
‫شكل الطلب ‪:Order form‬‬
‫‪The use of serially numberd printed order forms facilitate references, all essential‬‬
‫‪.information is given where the order for two or more items should be tabulated‬‬
‫المشترى إذا كان عنده تكرار للشراء ومن نفس المزود أو من نفس المصنع تأخذ طلبياته رقام متسلسلا ويكون مطبوع‬
‫بشكلا يسهلا الحصولا على المعلومة بأسرع وقات ممكن‪.‬‬
‫أي طلبية من أي مشترى خصوصا في المجالت الصناعية تتضمن على عدة عناصر‪ .‬وفى الطلب أن تريد الحصولا‬
‫على معلومات محددة وضرورية عن منتجات محددة وقاد تتضمن هذه المنتجات على بند واحد أو أكثر من بند‪.‬‬
‫‪:Example‬‬
‫‪.Serial No‬‬ ‫‪Describtion‬‬ ‫‪.Part No .Qty Rent‬‬
‫‪1‬‬ ‫‪Pine wood rose table‬‬ ‫‪276D‬‬ ‫‪50‬‬ ‫_‬
‫‪2‬‬ ‫‪Pine wood rose chair‬‬ ‫‪89C‬‬ ‫‪120‬‬ ‫_‬
‫‪3‬‬ ‫‪Pine wood coffee table‬‬ ‫‪072‬‬ ‫‪30‬‬ ‫_‬
‫عندما تضع الطلب على شكلا جدولا فهذا يسهلا عملية فهم الطلب من قابلا جميع الطراف بمن فيهم المصنع أو المزود‬
‫وبنفس الوقات يسهلا علينا عملية الوصولا إلى المعلومة وتجهيز الطلب بأسرع وقات ممكن وبالتالي نحن هنا نقللا‬
‫الخطاء ونسهلا على مجهزي الطلبيات عند المصنع أو المزود ‪.‬‬
‫وعندما تكتب طلبية على شكلا رسائلا مكتوبة فهذا ل يمنع أن تؤكد باستخدام التليفون أو أي وسيلة أخرى ودائما وأبدا‬
‫هناك شكلا معين للطلب ‪ ،‬فعلى سبيلا المثالا‪ :‬أنا أريد أن أطلب ثلث أصناف من المنتج لستخدامات مختلفة لبد أن‬
‫أعطيهم الرقام المتسلسلا لكلا عنصر ‪ ،‬فيجب أن نعملا أحيانا على ما يسمى برسائلا التغطية مثلا ‪:‬‬
‫‪.Dear Sirs‬‬
‫‪This is to confirm the conversation regarding our order of 1000 floor – mats required‬‬
‫) ‪urgently at the usual price ($ 0.500 each‬‬
‫‪.Please proceed with shipping accordingly‬‬

‫‪,Yours faithfully‬‬
‫‪Geeneral manger‬‬
‫وهى عبارة عن رسالة تؤكد على الطلب وبالتالي هي تخطو خطوة للمام ‪.‬‬
‫نص الرسالة ‪ :‬هذا تأكيد لما تم مناقاشته فيما يتعلق بطلبيتنا رقام‪ .......‬والمطلوبة حال وبشكلا سريع بالسعر الذي اتفقنا‬
‫عليه‪ ,‬نرجو أن تقوموا بتجهيز البضاعة وتخليص إجراءات الشحن‪.‬‬
‫‪:Any order whether printed or not will generally state the following‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-44-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫أي أمر يجب أن يتضمن ما يلي ‪:‬‬


‫‪.Reference to the offer, quotation, samples, etc -1‬‬
‫الشارة إلى العرض والطلب والعينات ‪.‬‬
‫‪.Confirmation of the agreed terms -2‬‬
‫التأكيد والموافقة على بعض الشروط‪.‬‬
‫‪.The number of the orders as the buyer may have subsequent orders -3‬‬
‫رقام الطلبية ‪ :‬أنت كمشترى يمكن أن تتعاملا مع المزود أكثر من طلبية وبالتالي يجب أن تحدد‪.‬‬
‫‪Exact description of the goods requierd (quantities, qualities, and the part number -4‬‬
‫)‪.if used‬‬
‫يجب أن يكون هناك وصف دقايق وصحيح يسهلا عملية تجهيز البضاعة المطلوبة فيجب الشارة إلى الكمية والجودة‬
‫والرقام للمنتج أو القطعة‪.‬‬
‫‪Giving full directions for (date of delivery, means of transport, packing, insurance) -5‬‬
‫‪.and any other conditions‬‬
‫يجب دائما أن تحدد التجاه الصحيح والكاملا وكلا المعلومات المستقبلية التي قاد يحتاجها المشترى )موعد التسليم‪ ,‬وسيلة‬
‫التصالا أو النقلا‪ ,‬الشحن‪ ,‬التغليف‪,‬التأمين ( وأي شروط وطلبات أخرى‪.‬‬
‫‪Any special documents which may be requierd (consular invoice, invoice, -6‬‬
‫)‪.certificate of origin,etc.‬‬
‫أي وثائق خاصة تتطلبها الصفقة على سبيلا المثالا الفواتير وشهادة المنشأ‪.‬‬
‫‪:Order should be start with opening sentense and then letter and then closing‬‬
‫وما ينطبق على رسائلا العمالا ينطبق على الطلبيات من ناحية ‪:‬‬
‫الفتتاحية ‪:Opening sentence‬‬
‫‪.………Thank you for your offer of 2 July, which we accept on the terms quoted -1‬‬
‫نحن نشكركم على عرضكم المؤرخ الثاني من يوليو والذي قابلنا شروطه الواردة في هذا الطلب‪.‬‬
‫‪……Will you please arrange immediate dispatch of -2‬‬
‫لو سمحتم رتبوا لرسالا البضاعة بشكلا مباشر وعاجلا ‪.‬‬
‫‪………Kindly dispatch by parcel post -3‬‬
‫لو تلطفتم ابعثوا لنا البضاعة من خللا ما يسمى بريد الخدمة‪.‬‬
‫‪.……We enclosed here with our order No -4‬‬
‫بالرجوع إلى الطلب رقام‪.........‬‬
‫‪.……Please arrange to supply us as soon as possible with the following items -5‬‬
‫يرجى وضع الترتيبات بتزويدنا بأسرع وقات ممكن بالبنود التالية‪........‬‬
‫‪………please deliver at the price and terms agreed upon as given below -6‬‬
‫يرجى تزويدنا وإرسالا البضاعة بالسعر والشروط المتفق عليها‪...........‬‬
‫الخأاتمة ‪:Closing‬‬
‫‪.Encouraging the supplier to executive the order with care‬‬
‫نريد أن نشجع المزود على أن ينفذ الطلب بعناية‪.‬‬
‫‪.Your early attention to this order will be appreciated -1‬‬
‫كلما تعطى اهتمام مبكر لهذه الطلبية سنكون مقدرين ومهتمين جدا‪.‬‬
‫‪.Please note that delivery is required by 5 APRIL -2‬‬
‫نرجو أن يكون موعد التسليم في الخامس من أبريلا‪.‬‬
‫‪.As the goods are urgently required, we shall be garteful for immediate dispatch -3‬‬
‫نظرا للحاجة الماسة إلى هذه البضائع سوف نكون شاكرين ومقرين لكم إرسالا البضائع بشكلا سريع‪.‬‬
‫‪.Kindly advise us when the goods are dispatch -4‬‬
‫لو تفضلتم بإخبارنا متى سوف تشحن البضاعة أو ترسلا‪.‬‬
‫‪If this order is satisfatorily executed, we shall place further orders in the near -5‬‬
‫‪.future‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-45-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫إذا كان هذا الطلب سوف يتم من خللا المصنع بشكلا مرضى سوف نقوم بإرسالا طلبيات كثيرة في المستقبلا‪.‬‬
‫‪:Acknowledgement of order‬‬
‫رسالة الشكر عألى الطلبياتا‬
‫تعتبر رسالة شكر وفى نفس الوقات بقاء تواصلا مستمر مع المشترى ‪ ،‬فأنت كمزمود تحتاج إلى وقات لتجهيز هذه‬
‫البضاعة ‪ ،‬وخللا هذا الوقات تريد أن تطمئن المشترى على أن الطلب تحت الجراء ‪ ،‬وسوف تقوم بتزويده بالبضاعة‬
‫المطلوبة حسب الشروط المتفق عليها في أسرع وقات ممكن‪.‬‬

‫‪By this way, you are establishing good relationship and as way set before you‬‬
‫‪.should marking relationship‬‬
‫لحظ أهمية العلقاات في مجالا التسويق و أهمية استغللا الوقات و عدم وصولا المشترى إلى لحظة المللا‪.‬‬
‫‪When the seller received for goods that will take him some time to be prepared,‬‬
‫‪acknowledgement should be sent straight away, stating the expected date of‬‬
‫‪.delivery‬‬
‫عندما يستلم البائع أي طلبية التي ربما تأخذ منه بعض الوقات في عملية تحضيرها للشحن ‪ ،‬يرسلا رسالة شكر بأسرع‬
‫وقات ويوضح الموعد المتوقاع لتسليم البضاعة ‪ ،‬ويجب عليك كبائع أن تكون حريص على أن يكون اليوم المتوقاع للتسليم‬
‫أقارب ما يكون حقيقي)‪. (expected date of delivery‬‬
‫‪.It will affect the relationship between the buyer and seller‬‬
‫وستؤثر على العلقاة الناجحة بين المزود والمشترى ‪.‬‬
‫‪:Example‬‬

‫‪,Dear Sirs‬‬
‫‪We were very pleased to receive your order No.313 for car accessory. We‬‬
‫‪confirm supply of all items at the price and terms stated in your order and are‬‬
‫‪arranging for dispatch in 15 days S.S. with wave‬‬
‫‪Yours faithfully‬‬
‫‪An acknowledgement of order‬‬

‫نص الرسالة ‪ :‬كنا مسرورين جدا لستلمنا طلبكم المتعلق بإكسسوارات السيارات‪ .‬نؤكد لكم أننا سوف نقوم بتزويدكم‬
‫بجميع البنود المطلوبة‪ .‬و حسب السعار و الشروط المذكورة في طلبكم و نقوم بعملا الترتيبات اللزمة لرسالا البضاعة‬
‫خللا خمسة عشر يوما‪) .‬مع تحديد اسم الشركة الناقالة أو الشاحنة ‪. ( S.S. with wave‬‬
‫تنفيذ الطلبياتا ‪:Execution of orders‬‬
‫عند تنفيذ الطلب ترسل رسالة عادة تحتوي على ‪: The letter usually contains‬‬
‫‪.Reference to the receipt of the order -1‬‬
‫إشارة إلى إرسالا الطلب‬
‫‪.The name of the carrier, or the forwarding agent -2‬‬
‫اسم الناقالا أو وكيلا الشحن ‪.‬‬
‫‪.The prospective date of delivery -3‬‬
‫موعد الستلم المنتظر أو المتوقاع‪.‬‬
‫‪.Reference to the enclosed invoices -4‬‬
‫إشارة إلى الفواتير المرفقة‪.‬‬

‫‪:Example‬‬
‫‪,Dear Sir‬‬
‫‪Your order number 33188‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-46-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪Thank you for your interest in our offer of caned milk and we are please to advise‬‬
‫‪.you, that your order has been dispatched by Road Transport Services LTd‬‬

‫‪,Yours faithfully‬‬

‫‪Export manger‬‬
‫عزيزي ‪ :‬إشارة لطلبكم رقام ‪ 33188‬نشكركم على اهتمامكم بعروضنا المتعلقة بالحليب المعلب و يسرنا أن نخبركم أن‬
‫طلبكم سوف ينفذ وسنقوم بإرسالا البضاعة على شركة خدمات النقلا البرى ‪.‬‬

‫‪Applying for jobs & letters of application‬‬


‫كيفية التقدم للعمل‬
‫‪Any one has a good quality so can he increase that good qualities and how can he‬‬
‫‪?attract the attention of the others upon his qualities‬‬
‫كلا شخص يحاولا أن يركز على النقاط اليجابية وهو يعتبر فن ويتطلب قادرة ومهارة وفراسة ويختلف الشخاص في‬
‫هذا المجالا فالشخص القادر على جذب انتباه الخرين إلى النقاط اليجابية الموجودة لديه واستغللا تلك النقاط وإبعاد‬
‫النظر عن النقاط السلبية يستطيع أن يسوق نفسه وبالتالي يستطيع أن يحقق ما يسمى ‪advantage of verse :‬‬
‫‪ praimovier‬المميزات اليجابية للسبق الصحفي‪.‬‬
‫‪The application or the letter, in which you offer your services and qualifications to the‬‬
‫‪employer, may be most important letter that you will ever write. Because it may‬‬
‫‪change the whole course of your career, it may move you from a student to an‬‬
‫‪.employee. It may change from one post to another‬‬
‫رسالة طلب الوظيفة ربما تكون الرسالة الهم التي تكتبها في حياتك ‪ ،‬فإذا حالفك الحظ وكانت الوظيفة مرموقاة وفيه تقدم‬
‫وظيفي واجتماعي فأنت عمليا ً تستطيع أن تقولا أنك أممنت الوضع الوظيفي والجتماعي لك ولسرتك ولمستقبلك المهني ‪،‬‬
‫فهي قاد تغير مسار حياتك نهائيا ً فإما أن تبقى للمهنة وتصبح محترف ‪ professional‬وإما أن تتركها وتنتقلا لمهنة‬
‫أخرى ‪ ،‬وممكن أن تنتقلا من حياة الطالب ‪ student stage‬إلى مرحلة الموظف ‪. employee stage‬‬

‫‪:The letter should cover as shortly and simply as possible the following points‬‬
‫الرسالة التي تقدمها من أجل الحصول على وظيفة يجب أن تمتاز بالقصر وتتضمن ما يلي ‪:‬‬
‫‪Some indications of the source of information from which you have learnt about the‬‬
‫)‪.job (vacancy‬‬
‫يجب أن تذكر بعض المعلومات عن كيفية معرفتك عن هذه الوظيفة ومن دملك عليها أو الطريقة التي حصلت عليها‬
‫كقراءتها في الجرائد ‪ newspaper‬أو إعلن ‪ advertising‬أو من التليفزيون ‪ on the TV‬أو من خللا الصحف‬
‫أو المجلت أو عن طريق زميلا ‪.‬‬
‫‪A formal application for the past and expression of interest of the particular work -1‬‬
‫‪.required‬‬
‫يجب أن يكون طلبك رسمي وتبدى رغبتك واهتمامك لهذا العملا المطلوب وأهميته بالنسبة لك ‪.‬‬
‫وكيف تتكيف مع الخرين ‪ ، how to communicate and affect the other‬وتصبح محبوبا من الجميع‬
‫‪ ، ?How to adopt with other‬فأنا كصاحب عملا أنظر إلى القيمة الكلية ‪. the total value‬‬
‫‪You are able to learn and able to get training and make what we call a completed‬‬
‫‪.value. How to treat with this a completed value in your mind also skills experiment‬‬
‫الخبرات يجب أن تكون ذات موضوعية عالية وتكون متنوعة وليست متكررة ‪.‬‬
‫‪.personal data: name, mailing, address, telephone no-2‬‬
‫المعلومات الشخصية المرتبطة بك كالسم والعنوان ورقام الهاتف ‪.‬‬
‫‪Education, qualification, school college's universities night classes also mention -3‬‬
‫‪.certificates and degrees obtained‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-47-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫التعليم والتأهيلا والشهادات والدرجات التي حصلت عليها ‪.‬‬


‫‪.past experience which has a particular bearing on the job and any other skills-4‬‬
‫الخبرة السابقة تلعب دور كبير جداً في مقدرتك على القيام بهذا العملا ‪.‬‬
‫‪A statement of the writer’s readiness to keep any appointment for an interview and -5‬‬
‫‪.to carry out the duties devotedly if appointed‬‬
‫مدى قادرة الكاتب وجاهزيته على أن يحافظ على تلك الفرصة و يجذب اهتمام والتفات وعناية الناس المقابلين له ‪ ،‬وإذا تم‬
‫التوظيف كيف تبين على أنك قاادر على القيام بهذا العمــلا المومكــلا إليـك أوأعمـالا أخــرى وكيــف تســتطيع أن تعمـلا تحــت‬
‫الضغط ‪. ?How much can you work under pressure and stress‬‬
‫الحصول على وظيفة ‪getting the first job demand :‬‬
‫هناك نقاط كثيرة ل بد أن نأخذها بعين العتبار فيما يتعلق بهذه الخاصية ‪:‬‬
‫‪Photocopy your certificates (more than one copy) because you may apply for -1‬‬
‫‪.more than one job at the same time‬‬
‫يجب أن يكون لديك عدد كاف من الصور عن الشهادات التي تحملها سواء كانت شهادات تعليمية أو شهادات مهنيـة تـبين‬
‫الخبرات والمهارات ‪ skills‬والدورات التي حصلت عليها ‪ ،‬لنك ل تتقدم إلى وظيفة واحدة بلا تتقدم إلى أكثر من جه ة‬
‫خصوصا ً فيما يتعلق بالقطاع الخاص ‪.‬‬
‫‪.Contact your reference= stuff member, friends, placement sections, etc -2‬‬
‫التوظيف ل يتم فقط من خللا التقدم البريدي على الوظائف في الجهات المحددة ولكن بالرجوع إلــى المرجعيــات والنــاس‬
‫المسئولين عنك والمعرفين بك فيدلوك كيف تتقدم إلى الوظائف وكذلك الطاقام الذي كان يعملا معك وأصدقاائك ‪.‬‬
‫‪.Checking advertisement each day and getting appointment for interview -3‬‬
‫تابع العلنات في الصحف والمجلت والتليفزيون يوميا ً ‪.‬‬
‫‪.Send copies of your letters and C.V to the companies that might have an opening -4‬‬
‫أرسلا نسخة من رسائلك إلى الشركات الجديدة الــتي تفتتــح ‪ ،‬وســوف تفــوز بمــا يســمى ‪the advantage of face‬‬
‫‪ proverb‬حسنات السبق ‪.‬‬
‫أنواع تقديم الطلباتا ‪: Kinds of applications are‬‬
‫‪.In reply to an advertisement -1‬‬
‫الرد على إعلن شركة ما )سابك‪ -‬ارامكو‪ -‬إلى آخره‪. (.....‬‬
‫‪.Using an introduction -2‬‬
‫استخدم مقدمة وعرف نفسك بشكلا جيد )تكون أنت المبادر( ‪.‬‬
‫‪.Unsolicited -3‬‬
‫أنواع أخر غير المرغوب بها ‪.‬‬
‫العلناتا ‪Announcement wanted :‬‬
‫‪.It’s written in response to an invitation, usually in the form of advertisement‬‬
‫في العلن ‪ :‬رسالة تكتب بناء على دعوة ومجهت لك من خللا العلن ‪.‬‬
‫‪Usually in the form of advertisement, in the opening sentence of your application‬‬
‫‪letter you will refer to the advertisement for the advantage to the applicant in writing‬‬
‫‪.a solicited letters of application‬‬
‫في الجملة الفتتاحية من رسالة التقدم للطلب يجب أن تشير إلى العلن المؤرخ في كذا وكذا الصادر في جريدة أو مجلة‬
‫كذا وتوضع المميزات لتقدمك إلى هذا الطلب بشكلا كتابي جيد يعكس شخصيتك ‪.‬‬
‫‪.He could assess his qualification in light of the employer’s requirements‬‬
‫تستطيع أن تخمن وتقدر ما هي مؤهلتك ومدى مناسبتك لهذه الوظيفة المطلوبة من قابلا المستخدم ‪ ،‬وهلا عندك المهارات‬
‫‪ skills‬والخبرات ‪ experiences‬والمؤهلت ‪ ، qualifications‬وهلا هذه الوظيفة تناسب طبيعتك ‪your nature‬‬
‫وطريقة تفكيرك ‪. way of thinking‬‬
‫‪.The certainty that the opening exists‬‬
‫تأكد من الفتتاحية والبداية المشجعة إن شاء ا تكون موجودة‪.‬‬
‫‪A leading company in Amman requires executive secretary to run a well organized‬‬
‫‪.office‬‬
‫شركة رائدة في عمان تطلب سكرتير أو سكرتيرة تنفيذية لدارة المكتب بطريقة ناجحة وتنظيمه ‪.‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-48-‬‬


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

Applicants should have a good command of English language and typing speed not
.less that 30w.p.m short-hand would be preferable
‫الطلب ل بد أن يتضمن تعليمــات جيــدة وواضـحة وباللغــة النجليزيــة لنـك تريـد أن تعكــس مســتواك الحقيقـي فـي اللغـة‬
. ‫ ويجب أن يكون لديك القدرة على طباعة ما ل يقلا عن ثلثين كلمة في الدقايقة‬، ‫النجليزية‬
.If interested, please write to P.O. BOX. Amman enclosing copies of you certificates
... ‫إذا كنت مهتما ً أرسلا لنا نسخ من شهاداتك على البريد‬
Good salary and convenient working conditions are offered. (The atmosphere of
.job)
. ‫الرواتب المجزية وظروف عملا مريحة تعطي جو العملا‬
:Example
Reference is made to your advertisement NO……. in Al-Rai the post of the excusive
.secretary
. ‫ الذي تطلبون فيه سكرتير تنفيذي‬.......‫ في جريدة الرأي العدد‬.....‫بالشارة إلى إعلنكم رقام‬
:Using an introduction ‫استخأدام المقدمة‬
If you have been informed or recommend for the job by a person who is well
knowledge or one of the company's members, you should mention the name of the
.adviser and his position at the beginning of your letter
‫ وأناس أوصوا لك بالعملا وأنت من خللا زميلك أو أي عضو في الشركة أبلغك عــن تــوفر‬، ‫إذا كنت تعملا في منطقة ما‬
. ‫فرصة عملا في الشركة يجب أن تذكر أسم الشخص الذي نصحك بالتقديم للعملا وموقافه وأين يعملا‬
:Example 1
Miss Saadet Hameed. The Dean of princess sarvat community college, has
information me that you have enquired whether she could recommend one of her
student whether she could recommend one of her student for the past of secretary
.in your film
.‫عميد كلية المير للخدمات الجتماعية أبلغتنا أنها بحاجة إلى شخص بمواصفات معينة يستطيع أن يخدمكم كسكرتير جيد‬
:Example 2
MR. Naseem Imran, who has represented your firm in Lebanon for many years, very
.kindly gave me your address before left Beirut and allowed me to refer to him
‫نسيم عمران يمثلا شركتكم في لبنان تطوع مشكوراً وأعطاني العنوان قابلا أن يغادر بيروت قابلا العودة إلى عمله الصلي‬
Unsolicited applications : ‫رسائل العتذار‬
An unsolicited application is written to a prospective employer who has not
.advantage
.‫هي عبارة عن رسالة اعتذار تكتب إلى الموظف أو المستخدم المنتظر الذي ل يملك أي مميزات إيجابية‬
Your letter will not have to complete with dozens of other applications and will be
.considered for any future opening
‫يقمدم إليك رسالة اعتذار إذا لم يكن طلبك يلبى الشروط مقارنة بالمنافسين أو لم يقتنعــوا بــالمؤهلت والمهــارات الموجـودة‬
.‫عندك أو مشاكلا في التصالا‬
In such situations you must try to find something about the firm’s activity and shows
.how your qualifications and experience could be used
‫ ثــم‬, ‫في بعض المواقاف تحاولا قادر المكان أن تجد بعض المجالت أو العمالا وتجمع معلومات حولا نشاطات الشركة‬
‫بعد ذلك تسألا نفسك هلا من معرفتك لنشاطات هذه الشركة أوالمجالت الموجودة في الشركة تناسب مؤهلتك والخــبرات‬
. ‫الموجودة عندك‬
:Example 1
Please allow me to subject this application to you asking if you have an opening
.which you think fits my qualification
. ‫أرجو أن تسمحوا لي بتقديم هذا الطلب لكم بأي وظيفة أنتم ترونها مناسبة لمؤهلتي وخبراتي‬
:Example 2

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -49-


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪Please, consider me one of the candidates for any future opening for a typist or any‬‬
‫‪.clerical job which fits qualifications‬‬
‫‪The information, sentence, the conclusion and other information will be the same in‬‬
‫‪.all the mentioned kinds of applications‬‬
‫أرجو أن تعتبروني واحدا من المرشحين لي وظائف مستقبلية أو أي أعمالا كتابية والتي تناسب مؤهلتي‪.‬‬
‫المعلومات والجملا والستنتاجات والمعلومات الخرى يجب أن تكون نفسها فــي جميــع الرســائلا الــتي تكتبهــا الشــركة أو‬
‫الشركات الخرى‪.‬‬
‫‪Letter of application‬‬

‫‪Personal manager‬‬ ‫‪HASSAN ZAYED‬‬


‫‪Contracting trading co‬‬ ‫‪may, 1992‬‬ ‫‪Jabel el-Hussein 12‬‬
‫)‪P.o.Box (8123‬‬

‫‪,Dear Sir‬‬
‫‪Reference to your advertisement in Al-Rai daily newspaper in which you‬‬
‫‪.advertised the position of clerk-typist‬‬
‫‪I'm Jordanian, 20years old, single, I have a diploma in business and office practice,‬‬
‫‪practice, my typing speed is 45 w.p.m and my short hand dictation speed is 75-90‬‬
‫‪w.p.m, also I posses other related skills: business correspondences and filling , I will‬‬
‫‪appreciate it if you consider my applications ,and give me the change for an‬‬
‫‪.interview at your convenience‬‬

‫‪,Yours faithfully‬‬
‫‪HASSAN ZAYED‬‬

‫نص الرسالة ‪ :‬بالشارة إلى إعلنكم في جريدة الرأي اليومية والذي يطلب وظيفة طابع أو كاتب ‪.‬‬
‫أنا أردني‪ ,‬عشرون عام‪ ,‬حاصلا على دبلوما في العمالا وإدارة المكاتب‪ ,‬وتــدريب عملــي ‪ .‬أســتطيع أن أطبــع ‪ 45‬كلمــة‬
‫في الدقايقة‪ ,‬وأكتب من ‪ 75‬إلى ‪ 90‬كلمة في الدقايقة‪.‬‬
‫وعندي بعض المهارات الخرى المتعلقة بهذا الموضوع) الرشفة وحفظ الملفات(‪.‬‬
‫سوف أكون مقمدرا وشاكرا إذا قابلتم طلبي وأخذتموه بعين العتبار وإعطائي فرصة مقابلتكم للحصولا على هذه الوظيفة‪.‬‬

‫‪Hints on writing letters of applications‬‬


‫تلميحاتا حول كتابة الرسائل من التطبيقاتا‬
‫‪Try to address an individual whose name appears in the advertisement, if not‬‬ ‫‪-1‬‬
‫‪make the salutation read dear sir‬‬
‫ضلا أن تبدأ رسالتك بذكر اسم الشخص ول تكتفي بالمركز الذي يشغله‪.‬‬ ‫إذا كان الشخص المعلن كاتب اسمه صراحًة يف م‬
‫‪.It will reflect positively in the mind of the person who deals with your application‬‬
‫وإذا لم يذكر اسمه واكتفى بمدير القوى البشرية بشركة‪ .........‬يجب أن ترسلا الرسـالة إلــى الســيد مــدير القـوى البشـرية‬
‫دون ذكر اسم وتكتفي بما هو مكتوب بالعلن ‪.‬‬
‫‪.Indicate the source from which you've learnt about the vacant post -2‬‬
‫يجب أن تشير إلى المصدر الذي علمت منه على هذه الفرصة أو الوظيفة ومن نصحك وربما أنــت تقــرأ إعلن وتعرفــت‬
‫إلى شخص يعملا في هذه الشركة وهو صديقك وبالتالي نصحك بالتقدم بطلب للتوظيف ‪ ،‬ويمكن أن تجمع بين الثنين ‪.‬‬
‫‪Layout the letter and write neatly as well‬‬ ‫‪-3‬‬
‫يجب أن تعملا على تصميم الرسالة والجزاء المكونة لها بطريقة جيدة وتهتم بالمظهر العام للرسالة ‪.‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-50-‬‬


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫‪.Recount briefly the abilities that you feel will quality for the job -4‬‬
‫يجب أن تعمدد باختصار مسؤولياتك واستعداداتك وشعورك وكيف أنك مؤهلا وتستطيع إدارة تلك الوظيفــة ‪ ,‬وربمــا يكــون‬
‫لك طريقة خاصة في إدارة هذا العملا وتحب أن تذكرها‪.‬‬
‫‪Make sure that your letter is correctly worded and contains no spelling or‬‬ ‫‪-5‬‬
‫‪.punctuation errors‬‬
‫يجب أن تتأكد من كتابة رسالتك بلغة سليمة وبكلمات ليست غامضة ومتعارف عليهــا وســهلة ومتداولــة ول تحتــوى علــى‬
‫أخطاء إملئية‪ .‬وبالتالي قاضية الترقايم أيضا ً مهمة لن كلا ذلك يعكس شخصيتك وقادراتك ومؤهلتك ومهاراتك‪.‬‬
‫‪.Revise it carefully before sending it -6‬‬
‫يجب أن تعملا على مراجعة وقاراءة الرسالة أكثر من مرة قابلا إرسالها‪.‬‬
‫‪This is the important letter in your life because your future may be depending upon‬‬
‫‪.this letter‬‬
‫ربما مستقبلك كله ونجاحك في الحياة العملية يعتمد على تلك الرسالة لذلك يجب أن تعطيها قادر كبير من المسئولية‪.‬‬
‫)‪Using a curriculum vitae (C.V‬‬
‫استخدام السيرة الذاتية‬
‫كتابة السيرة الذاتية وبنودها هذا يعتبر فن بحد ذاته وكثير من الطلبات تستبعد لسوء كتابتها وكيفية تعبيرها ‪.‬‬
‫‪:It's a common practice to write the application in two parts‬‬
‫هي عبارة عن تمرين عام في كيفية كتابة الرسائل في جزأين ‪:‬‬
‫‪A quite brief letter setting out the main points referred to as a covering letter used -1‬‬
‫)‪with the C.V (data sheet‬‬
‫أنت في البداية تستخدم رسالة كرسائلا التغطية مختصرة تبين بها النقاط الرئيسية ‪.‬‬
‫‪The C.V which shows the employer in detail, the qualifications, and the post -2‬‬
‫‪record of employment it must be neatly arranged and attractively laid out, so that it‬‬
‫‪.allows the employer to choose the area about which he might want further data‬‬
‫المؤهلت والسجلا الماضي )خبراتك ومهاراتك وقادراتك( يجب أن تعمبر عنها بطريقة جيدة وجذابة ‪.‬‬
‫‪:Example‬‬
‫‪.A brief letter covering the c.v‬‬
‫هذه رسالة تغطية للسيرة الذاتية‬

‫‪,Dear Sir‬‬
‫‪I’m applying for the position of executive secretary advertised in Ad-Dustor, 9 th‬‬
‫‪march, 1999‬‬
‫‪I have held several responsible secretarial Jobs for a large organization, Based in‬‬
‫‪Amman. The enclosed C.V. gives a more detailed outline of my education and‬‬
‫‪.experience‬‬
‫‪.Yours faithfully‬‬
‫عزيزي ‪:‬‬
‫أنا أتقدم إلى وظيفة سكرتيرة في منظمات كبيرة متمركزة أو موجودة في عمان ‪ ،‬وسيرتي الذاتية مرفقة تعطيكــم تفاصـيلا‬
‫أكثر عن عملي و مستواي مؤهلتي العلمية والخبرات العملية ‪.‬‬
‫صديقكم ‪.‬‬
‫‪:The C.V. generally may contain‬‬
‫السيرة الذاتية بشكل عام يجب أن تضمن التي‪:‬‬
‫‪.Personal data: date, place of birth, citizenship, marital status, address etc -1‬‬
‫معلومات شخصية ‪ :‬مكان و يوم الميلد‪ ,‬المواطنة‪ ,‬الحالة الجتماعية العنوان إلى آخره‪.‬‬
‫‪.Education: name of college, institute and any courses taken or degree obtained -2‬‬
‫التعليم ‪ :‬اسم الكلية أو المعهد وأي دورات في جمعية علمية أو مركز وأي شهادة حصلت عليها‪.‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-51-‬‬


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

.Employment record: name and address, nature of work, name of position held -3
.‫ السم والعنوان و الوظيفة أو العملا و الموقاع الذي كنت تشغله في الوظيفة‬:‫السجلا الوظيفي‬
Reference: name of persons (receiver) to whom you are known for a considerable -4
time and who are ready to testify to your ability, training and general character (listed
.at the end)
‫ أسماء أشخاص تعرفهم يمكن أن نلجأ لهم كأصحاب عملا ونسألهم عن قاابليتك واستعدادك للتدريب وخصائصــك‬:‫المراجع‬
.(‫العامة )تكتب في النهاية‬
.Affiliations: Activities in social originations -5
. ‫النشطة الجتماعية والمنظمات والعملا التطوعي‬
.Publications: foreign language, and any other skills -6
.‫علقااتك واللغات الجنبية التي تجيدها وأي مهارات أخرى‬
The C.V. is not a subject for a letter of application but is used to give clear and
.systematic information along with the covering letter
، ‫هي ليست بديلا عن رسالة طلب التوظيف ولكنها تستخدم لتعطى معلومات منظمة وواضحة عنك بجانب رسالة التغطية‬
. ‫فالسيرة الذاتية و حدها ل تكفى‬
.Example how to write C.V : ‫مثال يوضح كيفية كتابة السيرة الذاتية‬
:Personal date
Name: Hassan Zeyed
Age: 20 years/single
:Education
Al-Amir Hassan secondary school 1984-1987
Amman trading college, Business, practice course 1987-1999
:Language
Excellent Arabic spoken and written
Fluent English spoken and written
:Experiences
part time secretary for National trading co. filling typing , 1987-1990
.correspondence
.Aramco purchasing Department 1990-1992
:Special skills
Driving licence
:Affailations
Jordan development commity
Reference: Mr. Azzam Abo Khaled
Amman Trading College 5207168
Dr. Mohamed Amoura
Amman Trading College 5217169

‫ وهناك سيرة ذاتية مطولة تتكون من أكثر من شـريحة‬، ‫كثير من المؤسسات تطلب منك سيرة ذاتية لصفحة واحدة مكتملة‬
. ‫ومن أكثر من صفحة وتغطى موضوعات خاصة‬
GLOSSARY : ‫قاموس المصطلحاتا‬
‫معناها‬ ‫الكلمة‬ ‫معناها‬ ‫الكلمة‬
‫إدارة‬ Administration ‫ميزة‬ Advantage
‫جمعية‬ Association ‫إعلنا‬ Advertisement
‫مساعد‬ Assistant ‫اخاتصارات‬ Abbreviations
‫بدائل‬ Alternatives ‫إدارة التسويق المتقدمة‬ Advance marketing management

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -52-


http://www.e-imamm.com : ‫منتدى النتساب المطور‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫ عناية‬, ‫انتباه‬ Attention ‫العنوانا‬ Address


‫يسمح‬ Allow ‫مظهر‬ ppearance
‫طبقا ا لـ‬ According to ّ‫يتجننب‬ Avoid
‫على القأل‬ At least ‫سلطة‬ Authority
‫المشتري‬ Buyer ‫جنذاب‬ Attractive
‫منفعة‬ Benefit ‫الكمبيالة‬ Bill of exchange
‫سطح السفينة‬ Board ‫مختصر‬ Brief
‫يغطى‬ Cover ‫عقد‬ Contract
‫ شائع‬, ‫عام‬ Common ‫لجنة‬ Committee
‫إرباك محنير‬ Confusing ‫شهادة‬ Certificate
‫تصنيف‬ Classification ‫شهادة المنشأ‬ Certificate of origin
‫مفهوم‬ Concept ‫اتصال‬ Communication
‫شيك‬ Cheque ‫مراسلت‬ Correspondences
‫تجارية‬ Commercial ‫ الجاري‬, ‫الحالي‬ Current
‫فرق‬ Difference ‫إقأناع‬ Convincing
‫رغبة‬ Desire ‫يؤنكد‬ Confirm
‫ أداة‬, ‫وسيلة‬ Device ‫ خاراب‬, ‫تدمير‬ Damage
‫يشنجع‬ Encourage ‫ دائرة‬, ‫قأسم‬ Department
‫تصدير‬ Export ‫الخبرات‬ Experiences
‫كلية‬ Faculty ‫التعليم‬ Education
‫ حقل‬,‫مجال‬ Field ‫بيئة‬ Environment
‫شكل‬ Form ‫إقأتصادي‬ Economic
‫تسهيلت‬ Facilities ‫شركة‬ Firm
‫ الدعم‬,‫تغذية راجعة‬ Feedback ‫الرشفة‬ Filling
‫عام‬ General ‫خااصية‬ Feature
‫النوع‬ Gender ‫الستعلم لول مرة‬ First enquiry
‫البضائع‬ Goods ‫التجارة الخارجية‬ Foreign trade
‫النقاط الرئيسية‬ Headlines ‫الداء العام‬ General performance
‫يشير إلى‬ Indicate ‫القوى البشرية‬ Human resource
‫معهد‬ Institute ّ‫ يتضنمن‬, ‫يشمل‬ Include
‫استيراد‬ Import ‫المعارض الدولية‬ International fairs
‫مكنثف‬ Intensive ‫انطباع‬ Impression
‫صناعي‬ Industrial ّ‫ التأمين‬,‫الضمانا‬ Insurance
‫محاضر‬ Lecturer ‫ مرتبط بـ‬, ‫منخرط في‬ Involved in
‫هوامش‬ Margins ‫رسالة العتماد‬ Letter of credit
‫إدارة‬ Management ‫الحالة الجتماعية‬ Marital status
‫ التجنيد‬, ‫الجندية‬ Military ‫سوء الفهم‬ Misunderstanding
‫وزير‬ Minister ‫بحوث العمليات‬ Operations research
‫طريقة‬ Method ‫الدفع‬ Payment
‫طبيعة‬ Nature ‫فترة‬ Period
‫مالك‬ Owner ‫مبادئ‬ Principles
‫دائم‬ Permanent ‫إيجابيا ا‬ Positively
‫الشراء‬ Purchasing ّ‫تمرين‬ Practice
‫قأائمة البضاعة المعدةن‬ Packing list ‫إدارة النتاج والعمليات‬ Production & operations
‫للشحنّ وتكونا على التغليف‬ management
‫عروض السعار‬ Quotation ‫طريقة مناسبة‬ Proper way
‫كميات‬ Quantities ‫الفاتورة الولية‬ Proforma invoice
ّ‫ تعنبر عن‬, ‫تقندم‬ Represent ‫إدارة المشاريع‬ Projects management
‫علقأة‬ Relationship ‫المستلم‬ Receiver
‫قأاعدة‬ Rule ‫الديانة‬ Religion
‫ يمنيز‬, ‫يدرك‬ Recognize ‫مسئولا عن‬ Responsible for
‫التحية‬ Salutation ‫ قاسم‬,‫قاطاع‬ Sector

‫ أبويوسف العنزي‬: ‫ إعداد أخأوكم‬: ‫مخأتصر المراسلتا التجارية‬ -53-


‫منتدى النتساب المطور ‪http://www.e-imamm.com :‬‬ ‫جامعة المام محمد بن سعود السلمية‬

‫إستراتيجية‬ ‫‪Strategic‬‬ ‫قاياسي‬ ‫‪Standard‬‬


‫مصدر‬ ‫‪Source‬‬ ‫مزمود‬ ‫‪Supplier‬‬
‫مخزن‬ ‫‪Stockroom‬‬ ‫النقابات التجارية‬ ‫‪Trade associations‬‬
‫سريع ‪ ,‬مستعجلا‬ ‫‪Urgent‬‬ ‫إدارة الجودة الشاملة‬ ‫‪Total quality management‬‬
‫حجم‬ ‫‪Volume‬‬ ‫متعمدد‬ ‫‪Various‬‬
‫حيوي‬ ‫‪Vital‬‬ ‫قاميم‬ ‫‪Valuable‬‬

‫مخأتصر المراسلتا التجارية ‪ :‬إعداد أخأوكم ‪ :‬أبويوسف العنزي‬ ‫‪-54-‬‬

You might also like