REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR

PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA,
CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN COL-SEDE CIUDAD OJEDA

Microsoft Project y Diagrama de Gantt

Autor: Jimmy cabrera

Profesora : Lucrecia Marín

Ciudad Ojeda, febrero de 2018

 Microsoft Project

Es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y

comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en
el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al
progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. El software
Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2016 es la más
reciente a junio de 2017) es útil para la gestión de proyectos, aplicando
procedimientos descritos en el PMBoK del Project Management Institute.

Es un software de administración de proyectos desarrollado y vendido

por Microsoft. La primera versión del programa fue lanzada para el sistema
operativo DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft.
Microsoft adquirió todos los derechos del software en 1985 y produjo la
versión 2. La versión 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versión 4 para
DOS fue la última versión para este sistema operativo, comercializada en
1987. La primera versión para Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada
versión 1 para Windows. Un dato interesante es que la primera versión para
DOS introdujo el concepto de Líneas de dependencia (link lines) entre tareas
en la gráfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como
miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido
en ninguna de las ediciones de Office. Está disponible en dos versiones:
Standard y Professional.
La aplicación crea calendarización de rutas críticas, además de cadenas
críticas y metodología de eventos en cadena disponibles como add-ons de
terceros. Los calendarios pueden ser secuenciados para una disponibilidad
limitada de recursos, y las gráficas visualizadas en una Gráfica de Gantt.
Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los
cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y
otros datos. Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas,
filtros y campos, son almacenados en un servidor que comparte la
información con todos los usuarios.
Microsoft Project y Project Server son piezas angulares del Microsoft
Office Enterprise Project Management (EPM).
En 2007 en una conferencia Steve Ballmer reveló que las futuras versiones
de Microsoft Project contarán con Interfaz de usuario Ribbon.2
Project es una herramienta que se puede aplicar en cualquier área en donde
se trabaje por planeación de proyectos, es decir, en casi todo. Estas áreas
pueden ser el ramo de la construcción, ramo industrial, comercial y en
general todas las empresas públicas o privadas que quieran mejorar la
organización y gestión de sus proyectos.

En Project también se podrá controlar los recursos asignados a cada tarea o

actividad relacionada con el proyecto y hacer cálculos de rutas críticas para
optimizar tiempo y recursos. Es buena idea utilizar este programa ya que
además de las ventajas técnicas que ofrece es una manera de crear una
nueva cultura de planeación y seguimiento en las actividades de las
empresas. La última versión de Project es la 2007, que salió con algunas
mejoras significativas que facilitan aún más el trabajo en la gestión de
proyectos.
 El software Microsoft
Office Project en todas sus versiones (la versión 2010 es la más
reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando
procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of
Knowledge) del PMI (Project Management Institute).

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar

tareas a lo largo de un período determinado. Desarrollado por Henry
Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en
un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar
en secuencias de tiempo concretas.
Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el
cronograma. El inicio de una tarea que depende de la conclusión de
una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-
inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de
forma paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que
ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos.
Para la gestión de proyectos, el Diagrama de Gantt se ha desvelado
como un método muy eficaz. Permite visualizar las actividades a
realizar, la interdependencia entre ellas y su planificación en el tiempo
del proyecto. Sus usos más frecuentes se vinculan a proyectos y
planes de acción, procesos de mejora e, incluso, resolución de
problemas. En realidad, se puede utilizar para planificar cualquier tipo
de proceso simple, a ser posible de menos de veinticinco tareas, y que
esté definido temporalmente. En otras ocasiones se emplea para
fragmentar proyectos complejos en diferentes partes. Por eso, está
especialmente recomendado cuando el propósito es comunicar las
diferentes etapas de un proyecto a las personas involucradas.
Demasiada complejidad produciría sobrecarga de información y la
gente se sentiría abrumada.

Pasos básicos para elaborar un Diagrama de Gantt

Para elaborar el Diagrama de Gantt como herramienta de gestión de

proyectos, es recomendables los siguientes pasos:

 El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por

hacer una lista de todas las actividades que puede requerir un
proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una lista
demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto definiremos
tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden
de consecución.

 El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático

posible. Debe transmitir lo más importante, ya que será
consultado con frecuencia. Las personas implicadas en el
proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está
sucediendo en un momento concreto del proceso.
  Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra
versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto.
Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización
clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos
críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos
en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costes
sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de acuerdo a
las nuevas condiciones.

 Finalmente, cabe decir que por su sencillez, facilidad de uso y

bajo coste se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y
medianas empresas. El gráfico del diagrama de Gantt es, en
realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales:
en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio
hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se ponen los
tiempos.

En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores

ubicados en el eje horizontal deben definirse en días, semanas, meses,
semestres o, incluso, años.
En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que
indique su grado de progreso y el tiempo restante para su ejecución plena.
Para las tareas críticas o estructurales del proceso, lo más recomendable es
usar un color distinto.
En el mercado actual existen herramientas de software especializadas
en la creación y edición de diagramas de Gantt, como es el caso de
Microsoft Project, pero seguramente habrá ocasiones en las que los
participantes de un proyecto no tendrán acceso a dichas herramientas
por lo que será indispensable compartir los detalles de un proyecto
utilizando otro tipo de software.

Ejemplo de seguimiento de un proyecto usando un diagrama de Gantt por

ordenador.

Una alternativa es utilizar Excel para crear un diagrama de Gantt que

contenga información básica, pero de gran utilidad para la toma de
decisiones en el desarrollo del proyecto, como un gráfico de barras de
Excel que representará adecuadamente el diagrama de Gantt.