ADMISIÓN DE SOLICITUDES, ESCRITOS Y COMUNICACIONES QUE LOS CIUDADANOS O ENTIDADES

DIRIJAN A LOS ÓRGANOS DE LAS ADMINITRACIONES PÚCLICAS.

Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos o entidades dirijan a los órganos de las
Administraciones Públicas, a través del operador al que se le ha encomendado la prestación del Servicio
Postal Universal, se presentarán en sobre abierto, con objeto de que en la cabecera de la primera hoja
del documento que se quiera enviar, se haga constar con claridad: el nombre de la oficina, y la fecha, hora,
lugar y minuto de su admisión.

Estas circunstancias deberán constar en el reguardo justificativo de su admisión.

El remitente también podrá exigir que se hagan constar las circunstancias del envío, previa comparación
de su identidad, en la primera página de la copia, fotocopia u otro tipo de reproducción del documento
principal que se quiera enviar, que deberá aportarse como recibo que acredite la presentación de aquel
ante el órgano administrativo competente.

Practicadas las anteriores diligencias, el propio remitente cerrará el sobre, y el empleado formalizará y
entregará el resguardo de su admisión, cuya matriz quedará archivada en la oficina.

RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE PAQUETERÍA Y DOCUMENTACIÓN DENTRO DE UN EDIFICIO

PÚBLICO.

RECADOS Y MENSAJES

La correspondencia recibida en un organismo público llegará fundamentalmente por dos medios:

o Por Correo
o Por Mensajería

También hay que tener en cuenta la correspondencia dirigida a un organismo público que se ha de recoger
en la oficina de correos, generalmente en un “apartado de correos”.

Alguna correspondencia vendrá acompañada de un “albarán” o aviso de recibo, que son documentos que
sirven para dejar constancia de que se ha entregado el envío al destinatario. Este albarán o aviso de
recibo deberán ser firmados a la entrega por persona autorizada por el Organismo Público para la
recepción de correspondencia.

Básicamente el personal receptor deberá realizar tres funciones:

o Registro
o Clasificación
o Distribución

El Registro: Consiste en consignar en un documento las entradas de escritos y comunicaciones dirigida

a un órgano administrativo, a la vez que estampa un sello en cada producto postal recibido escribiendo el
número de orden de entrada y la fecha.

Algunos productos no precisan ser registrados, como :

o la documentación complementaria que acompaña a un escrito o comunicación

o los documentos publicitarios, comerciales o informativos
o la correspondencia cerrada que sólo puede ser abierta por la persona a la que va dirigida.
La Clasificación: consiste agrupar los productos postales recibidos en tres grupos:

o Correspondencia Urgente
o Correspondencia Ordinaria
o Correspondencia Certificada

También habrá que clasificar la correspondencia que va a nombre de una persona o servicio concreto del
organismo .Este correo se clasifica en los casilleros correspondientes para ser repartido (distribución).

La correspondencia Urgente habrá que entregársela de manera inmediata a la persona o departamento

correspondiente.

En ocasiones la correspondencia dirigida al organismo, no especifica la persona o departamento, suele ser

publicidad, catálogos, facturas…Este correo se aparta para ser abierto y revisado por el estamento
administrativo correspondiente.

Si la correspondencia no se encuentra identificada correctamente porque los datos del destinatario son
insuficientes, incompletos o erróneos se deberá apartar para su posterior posible identificación.

La Distribución: La distribución de la correspondencia puede hacerse de dos maneras:

o Entrega a mano
o Entrega en casilleros

Cada organismo, en función de sus dimensiones y del personal de que disponga, determinará como se
procede a la distribución de la correspondencia dentro de sus dependencias.

Otro aspecto a tener en cuenta por el ordenanza o conserje es el que tiene que ver con los recados y
mensajes que le encarguen los distintos órganos y autoridades del organismo. Por ello es importante
conocer la estructura jerárquica del mismo.

Dependiendo del organismo, será variable el número de jefaturas intermedias. No obstante, una escala
jerárquica básica, podría ser la siguiente:

 DIRECTOR GENERAL

 JEFE DE ÁREA
 JEFE DE SERVICIO
 JEFE DE SECCIÓN
 JEFE DE UNIDAD
 Administrativo
 PERSONAL ADMINISTRATIVO Auxiliar administrativo

 ORDENANZA O CONSERJE

El texto refundido de la Ley del Estatuto del Empleado Público (EBEP) aprobado por Real Decreto
Legislativo 5/2015 de 30 de octubre, en la clasificación de Grupos establece, y que habrá que tener en
cuenta en la próxima ley de Función Pública, No considera el Certificado de Escolaridad como requisito
para el acceso a ningún Grupo, disponiendo como Grupo de nivel más básico el C -2 para cuyo acceso
se requerirá el nivel de Graduado en ESO o equivalente.

No obstante: la Disposición Adicional Sexta prevé la posibilidad de “Agrupaciones Profesionales” para

cuyo acceso no se exige estar en posesión de ninguna titulación de las previstas en el sistema educativo,
y es en ésta categoría donde las AAPP están catalogando en la actualidad a los ordenanzas y conserjes.

El ordenanza o conserje recibirá órdenes de cualquier superior jerárquico, siempre y cuando esté
relacionado con sus funciones y con el trabajo que realiza dentro del organismo.
Consideramos Superior Jerárquico: Aquellas personas que no ejercen un control directo sobre él pero
que, dentro de la escala administrativa, pertenecen a grupos superiores y desempeñan trabajos
administrativos que necesitan la colaboración del ordenanza o conserje para ser ejecutados.

Debido a la gran cantidad de funciones que un ordenanza desarrolla en un organismo, se lleva a cabo,
generalmente una racionalización de éstas, siendo desarrolladas por diferentes ordenanzas o conserjes
dotando de este modo al servicio de una mayor calidad y eficacia.

Así, podemos ver que la primera persona que nos encontramos a la entrada de los organismos es un
portero/ordenanza, siendo su principal función la de proporcionar información al usuario sobre
localización de dependencias, horarios, servicios…

También podemos encontrar al ordenanza de un organismo realizando funciones en:

o Fotocopiadoras y otras máquinas reproductoras

o Vigilancia de puertas y enseres
o Prestando servicios en archivos, bibliotecas y almacenes
o Recibo, clasificación y distribución de la correspondencia…

Además de las funciones específicas: ante la orden de un superior jerárquico, podrá desempeñar cualquier
función, propia de su categoría, en un momento determinado. Mediante la asignación concreta de tareas a
cada portero/ordenanza, se consigue que el trabajo se agilice y sea más eficaz y eficiente.

El ordenanza/conserje dependerá jerárquicamente de un Jefe de ordenanzas y conserjes, si lo hubiere

que será el encargado de distribuir las tareas.

En caso de no existir la figura del “Jefe de Ordenanzas y Conserjes” el ordenanza recibirá órdenes directas
del “Jefe de Sección”, quien se convierte en su superior jerárquico. Todas las órdenes que ejecute el
ordenanza, así como los cambios o decisiones que deba asumir, serán comunicadas a dicho superior
jerárquico. El ordenanza solicitará sus permisos, licencias o cualquier cambio de sus tareas a dicho
superior.

Jerárquicamente, por encima del “Jefe de Sección” nos encontramos con el “Director General” o
“Secretario General”, cuyas órdenes habrá cumplir sin dilación alguna , ya que son las máximos altos
cargos jerárquicos dentro de la institución a la que estamos adscritos.

Así pues, el ordenanza y conserje recibirá órdenes directas del Jefe de Sección y recibirá mensajes
verbales de cualquier trabajador del centro, siempre y cuando:

o Estén relacionadas con el puesto y las tareas que realiza.

o Que dichos mensajes verbales no alteren o modifiquen el trabajo o tareas que esté llevando a cabo y
estén relacionados con sus tareas específicas.

Tras todo lo expuesto, queda de manifiesto que el ordenanza/conserje es un nexo de unión para que
todos los trabajos que se desarrollan dentro del organismo puedan ser ejecutados con éxito.

El ordenanza/conserje: Conducirá o tramitará sin tardanza las comunicaciones verbales, documentos,

correspondencia u objetos que le sean confiados y comunicará con la mayor diligencia posible, todas
aquellas órdenes que le sean encomendadas por sus superiores, tanto para sus compañeros,
subordinados o público.
FUNCIONES GENÉRICAS: DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS, OBJETOS Y CORRESPONDENCIA

Además de todo lo anterior: Podemos enumerar una serie de funciones que se derivan de aquellas tareas
que se realizan diariamente de forma cotidiana y que podríamos resumir:

o Reparto de la correspondencia: a las horas establecidas y en cualquier momento de la jornada laboral

en la que sea requerida su presencia para cualquier clase de envío tanto en el interior como en el
exterior del organismo.

o Clasificación de la correspondencia: según las normas establecidas por el organismo y Correos

o Recogida de la correspondencia: tanto interna como externa para su posterior entrega y distribución.

o Transporte de documentos urgentes: a cualquier unidad del organismo u organismos oficiales.

o Entrega en mano: de documentos excepcionales de organismos en domicilio de trabajadores del

mismo.

o Transporte y traslado: del material diverso necesario para las Direcciones o Secretarías del centro.

o Gestiones de carácter extraordinario: en los distintos Órganos de Correos

o Aportación de documentación: directamente a la propia Oficina de Registro, para que pueda ser
gestionada sin demora por el personal administrativo del servicio.

o Correo Certificado: al que se deberá prestar especial atención ya que por sus especiales
características debe ser registrado por los administrativos y repartido con la mayor celeridad.

o Traslado de material de oficina: para su posterior reparto.

o Recogida y reparto de Prensa diaria: que será repartida a la Dirección General y distintas
dependencias que compongan el organismo (biblioteca, concejalías, archivo…en su caso)

o Traslado de Portafirmas: al Director y demás Unidades Administrativas.

o Reparto de notas: internas o externas

o Traslado de hojas de pedido: a los Almacenes Generales

RECADOS Y MENSAJES

En relación con los recados y mensajes serán funciones del ordenanza/conserje:

o Recibir, conservar y distribuir: los documentos, objetos y correspondencia que a tales efectos les sean
encargados.

o Realizar dentro de la dependencia: los traslados de material, mobiliario y enseres necesarios.

o Realizar los encargos: relacionados con el servicio que se le encomienden, dentro y fuera del edificio.

o Manejar máquinas reproductoras: multicopistas, fotocopiadoras, encuadernadoras y otras análogas,

cuando sean autorizados para ello por el jefe del centro, oficina o dependencia.
Distinguimos los recados de los mensajes en que:

o Recados: el receptor es el propio ordenanza /conserje.

o Mensajes: el ordenanza/conserje es un canal de información, un canal de comunicación.

Es así que el ordenanza o conserje efectúa tareas de apoyo administrativo a la comunicación interna y/o
externa de los distintos departamentos, mediante la utilización de los equipos existentes y la aplicación de
técnicas apropiadas, con objeto de contribuir al correcto flujo de informaciones orales y/o escritas.

Para conseguir ese objetivo se atribuyen al ordenanza o conserje las siguientes funciones:

o La utilización con destreza y precisión de medios de teletransmisión: fax – télex – envío electrónico -
en el envío documental y/o de información que se requiera.
o La utilización de los medios de reprografía existentes: fotocopiadoras u otras máquinas reproducción,
que le permita obtener el número de copias solicitadas en el plazo y formato establecidos.
o Distribuir la documentación existente: fotocopias, correspondencia, grapados…
o Confeccionar carteles informáticos: y su colocación en los lugares indicados de acuerdo a las
instrucciones recibidas.
o Emitir comunicaciones : internas y/o avisos o llamadas por megafonía

Por último señalar: que el orden en que se han de efectuar los recados y/o transmisiones dependerá
esencialmente de dos circunstancias:

1ª – La urgencia de la labor encomendada.

2ª – El rango del órgano emisor de la comunicación

Dimensiones NORMALIZADAS de los envíos

1.- Dimensiones máximas de: Carta, Carta Certificada, Carta Certificada Urgente, Notificación, Publi-
correo, Publi-buzón, Libros y Publicaciones Periódicas.

o Sobre o caja: Largo + Alto + Ancho = 90 cm., sin que la mayor dimensión exceda de 60 cm.
o Rollo/tubo: Largo + 2 veces el diámetro = 104 cm., sin que la mayor dimensión exceda de 90 cm.
2.- Dimensiones máximas de:
o Carta Urgente: 235 x 120 mm. Espesor 10 mm. (medidas recomendadas).
3.- Condiciones de normalización de: Carta, Tarjeta postal, Carta Certificada, Carta Certificada
Urgente, Notificación, Publi-correo y Publ-ibuzón.
Si sus envíos permiten la manipulación automática, se beneficiarán de unas tarifas más reducidas. Para
ello deberán cumplir los requisitos siguientes:

o Formato rectangular. En sobre o en forma de tarjeta.

o Color del sobre: blanco o colores claros (excepto azul).
o Formato de letra:
 altura de los caracteres: entre 2 y 8 mm. (evitar superposición o contacto entre caracteres)
 fuente: de tipos comerciales en uso, evitando fuentes artísticas, cursiva, subrayados y espesores
muy finos o muy gruesos
 impresión: en negro o color oscuro, (evitando tintas fluorescentes).

o Sobres con ventanilla: las dimensiones de la ventanilla y la holgura interna entre sobre y carta
permitirán, en cualquier caso, la lectura completa del bloque de dirección.
 o Dimensiones: Comprendidas entre las mínimas de 14 x 9 cm. y las máximas de 23,5 x 12cm.
o Espesor máximo: 5 mm.
o Peso máximo unitario: 20 gr.

 El franqueo y las direcciones estarán situadas de acuerdo con las dimensiones especificadas en las
siguientes imágenes: SOBRE FORMATO NORMALIZADO

4.- Dimensiones máximas: Paquete Azul, Paquete Postal y Paq. 48 la nueva marca de Postal Exprés.

o Caja: Largo + Alto + Ancho = 200 cm., sin que la mayor dimensión exceda de 100 cm.
o Rollo/tubo: Largo = 100 cm., Diámetro = 15 cm.
5.- Dimensiones máximas. Paquete Internacional Económico y Paquetería Internacional Prisma (EPG).

o Caja: Largo + Alto + Ancho = 200 cm., sin que la mayor dimensión exceda de 105 cm.
o Rollo/tubo: Largo = 100 cm., Diámetro = 15 cm.
6.- Dimensiones máximas. Paquete Internacional Prioritario.

o Caja: Largo + Alto + Ancho = 200 cm., sin que la mayor dimensión exceda de 105 cm.
o Rollo/tubo: Largo = 100 cm., Diámetro = 15 cm.
7.- Dimensiones máximas. Correos Prisma Nacional.

o Caja: 80 X 50 X 50 cm.
o Rollo/tubo: Largo = 80 cm., Diámetro = 15 cm.
8.- Dimensiones mínimas. Todos los envíos.

o Sobre o caja: 14 x 9 cm.

o Rollo/tubo: Largo + 2 veces el diámetro = 17 cm., sin que la mayor dimensión se inferior a 10 cm.

Los envíos con dimensiones inferiores a las mínimas deberán llevar una etiqueta anexa de 10 x 7 cm.
en la que figuren la dirección y el franqueo.